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Articulo - Que Es BPM PDF
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3 de Noviembre 2009
Qu es BPM?
Qu es BPM?
Las empresas necesitan constantemente adaptar y mejorar sus procesos, pero frecuentemente
estn frenadas por aplicaciones y sistemas que no estn preparados para explotar nuevas
oportunidades y adaptarse a los cambios de forma gil. El BPM, con sus enfoques evolucionados y
sus tecnologas punta, ha emergido como el elemento clave para proveer a las organizaciones de
la Agilidad y Flexibilidad necesaria para responder de forma rpida a los nuevos cambios y
oportunidades de mercado.
Pero a su vez, las empresas exigen un alto ROI (Retorno de la Inversin), y ya muchas de ellas
han comprobado que este tipo de tecnologas y enfoques lo aporta, consiguiendo espectaculares
mejoras y beneficios..
Cuando hablamos de BPM 360 estamos haciendo referencia a cubrir la mejora continua de los
procesos de una empresa (Ver Figura 1). Normalmente se partir de un anlisis de la situacin
actual de los procesos empresariales (Monitorizacin de los Procesos Actuales, recogiendo
algunos indicadores de referencia) que nos indicar qu desearamos mejorar para conseguir
unos resultados empresariales. Una vez conozco que tenemos que desarrollar un proyecto BPM,
comenzamos a Modelizar y Disear Procesos de Negocio, creando lo que se denomina como
Arquitectura Empresarial (se detecta el mapa de procesos de la empresa y se modelizan los
procesos para su automatizacin, as como se definen los nuevos indicadores a controlar para
orientarnos hacia los objetivos de negocio). En la Automatizacin e Integracin, se ejecutan los
procesos de negocio utilizando motores de Workflow y soluciones de integracin de aplicaciones
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(para conectarnos con los aplicativos ya existentes) y de datos. Segn se van ejecutando los
procesos de negocio, se ir controlando el comportamiento mediante la monitorizacin
(detectando cargas de trabajo, cuellos de botella, ineficiencias, buenos resultados, puntos de
mejora). En la monitorizacin se detectan mejoras a realizar, por lo que se empieza de nuevo el
ciclo revisando la modelizacin y haciendo los ajustes necesarios de diseo. Estamos en un
proceso de mejora continua.
Con el trmino BPM360, estamos hablando que en BPM tenemos diferentes fases:
1- Anlisis de Procesos: Analizar los procesos actuales o nuevos para conocer cmo definirlos
(definicin de tareas, cmo ejecutar dichas tareas, quin realiza las tareas, dnde se realizan,
qu datos utiliza, qu reglas de negocio deben cumplirse)
2.- Diseo de Procesos: Disear los procesos de negocio siguiendo una notacin BPM
3.- Ejecucin de los procesos de negocio: automatizar los procesos con un motor de workflow
e integrar las aplicaciones y datos para que exista una orquestacin adecuada.
4.- Monitorizacin y Anlisis: Monitorizar las actividades de negocio y relacionar la informacin
de los procesos con la estrategia empresarial para conocer si nos encaminamos a los objetivos o
no, y as tomar decisiones reactivas.
Los procesos y recursos empresariales deben dirigirse hacia la meta estratgica de la empresa,
pero debemos ser capaces de conocer qu est impidiendo no llegar a los objetivos marcados,
qu cuellos de botella estn ocurriendo, cmo solventar las excepciones y cmo orquestar los
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procesos y recursos para conseguir el reto buscado. Para lograr tener un conocimiento y control
absoluto de los procesos y recursos empresariales, se requieren de tecnologas que orquesten los
procesos, la organizacin y los sistemas con los clientes, colaboradores y otros entes externos
que garanticen el buen funcionamiento de la empresa hacia los objetivos empresariales. La
solucin hay que buscarla en BPM y sus tecnologas SOA, BPA, BRMS, BAM, y BI.
Para tener xito en la implantacin del BPM, las organizaciones no deben de cometer el gran
error de centrarse solo en las tecnologas, sino en el conocimiento, dominio y mejora continua de
sus procesos, datos, y recursos empresariales. Se sugiere detectar una necesidad de mejora en
la empresa para la primera experiencia en BPM, de forma que se haga un anlisis del proceso
actual, se optimice, y se fijen los indicadores clave que muestren los hitos conseguidos. La
monitorizacin del proceso lleva a una mejora continua.
La gestin de procesos es cada vez una prioridad en el 65% de las empresas. Las organizaciones
buscan una agilidad empresarial, que optimice los procesos de negocio, que controle los riesgos
operativos, que gestione los recursos y se encamine hacia el cumplimiento de objetivos
empresariales.
La figura 2 muestra las distintas tecnologas del BPM por cada una de las etapas del ciclo de vida
de la gestin de los procesos del negocio, definiendo as el alcance del mismo.
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El Proceso es ese elemento empresarial fundamental e intangible que est presente en toda la
organizacin, pero que an muchas empresas no lo estn gestionando. Por esta y muchas otras
razones tales como competitividad, nuevos canales, compras y fusiones, y nuevas tecnologas y
soluciones, cada vez hay ms empresas que implementan la Gestin de Procesos en sus
organizaciones. Para lograr implementar esta gestin, se requiere de un elemento fundamental
que se denomina Modelos de Negocio. Dichos modelos son un conjunto de tcnicas y
representaciones grficas plasmadas sobre una base de datos orientada a objetos, y basados en
estndares, que permiten representar y entender cules son :
Muchas organizaciones se han dado cuenta de que aunque han hecho grandes inversiones en
tecnologas, sistemas y aplicaciones, an no han alcanzado el control total de cada proceso, de
principio a fin, adems de la flexibilidad y agilidad necesaria.
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Para entenderlo mejor, a travs del dibujo de la figura 3 podemos ver que existen diferentes
capas en la arquitectura empresarial: Bases de datos, Sistemas y Aplicaciones, Procesos de
Negocio y Roles (Clientes, personal, proveedores, partners, etc.). El objetivo de un sistema de
workflow es, a travs de un motor gestionar de forma automatizada los procesos y flujo de
actividades, documentos, imgenes y datos, orquestando e integrando los Recursos Informticos
y los Roles:
Clientes
Proveedores
Directivos
Trabajadores Cliente
6
1 2-4
Procesos /
Tareas 8-
9
5 7
Aplicaciones /
Software /
Bases de Datos
Con BPM:
El trabajo no queda atascado o extraviado.
Los jefes pueden enfocarse ms en los problemas del negocio y del personal, tal como el
rendimiento y capacitacin individual, mejoras de procedimientos, y casos especiales,
ms que en la rutina de asignacin de tareas.
Los procedimientos son formalmente documentados y seguidos de forma exacta y
estndar, asegurando que el trabajo es llevado a cabo en la forma planificada,
cumpliendo a su vez todos los requerimientos y normas del negocio y externos.
La persona adecuada, dispositivo o sistema es asignado a cada caso, y los casos ms
importantes o crticos en el tiempo, son asignados primero. Los usuarios no gastan
tiempo escogiendo sobre cual caso trabajar, aplazando quizs aquellos casos ms
importantes pero de mayor dificultad.
Se logra el procesamiento paralelo, donde 2 o ms actividades no dependientes pueden
ser realizadas concurrentemente, generando as beneficios en cuanto a reduccin de
tiempo de los procesos, mejor servicio al cliente y reduccin de costes.
Convertimos el entorno de trabajo de Reactivo a un entorno ProActivo, con todas las
ventajas y beneficios que esto conlleva.
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Principales Funcionalidades
En cuanto a las principales funcionalidades que BPM provee, tenemos :
Beneficios
Los beneficios, tanto tangibles como intangibles, son numerosos. A continuacin se describen
los ms importantes :
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Qu es BPM?
La gestin del rendimiento empresarial es el proceso de medir y analizar indicadores claves con el
fin de ser ms eficientes y lograr objetivos tcticos y estratgicos, bajo cuatro perspectivas: el
aprendizaje y el crecimiento, los procesos de negocio, el cliente, y las finanzas. Los procesos y
recursos empresariales deben ser monitorizados con el fin de saber cules son sus resultados, su
rendimiento, y su comportamiento. Slo de esta manera podremos implementar en la empresa u
organizacin un ciclo permanente de Mejora Continua, y tener realmente dominados nuestros
procesos de negocio.
Las diferentes tecnologas que se estn implantando en esta etapa del ciclo, son el BAM (Business
Activity Monitoring), el Business Intelligence y el Cuadro de Mando Integral o Balanced
Scorecard, y el CPM (Corporate Performance Management). La monitorizacin puede ser activa o
en tiempo real, o ms bien pasiva o de anlisis posterior. Sea una u otra, sta permite a las
empresas reaccionar a tiempo, cambiar procesos y recursos existentes, e incluso, cambiar sobre
la marcha la terminacin de aquellos procesos que estn fallando.
Conclusiones
La implantacin del BPM y los BPMS, est emergiendo como un factor clave y estratgico, el cual
las organizaciones estn adoptando con ms frecuencia para mejorar sus procesos y recursos
empresariales. Constituirn uno de los principales ejes de inversin TI en las Empresas y
Administracin Pblica en los prximos aos. Claramente la tecnologa BPM, combinada con una
adecuada Gestin de Procesos, debe tener caractersticas especficas para ofrecer flexibilidad y
agilidad en la evolucin y dinamismo de los procesos de negocio y sistemas informticos
asociados. El primer requisito es que el proceso automatizado debe ser fcil de modificar sin
ayuda de un programador, de forma que la barrera del cambio disminuya. La tecnologa BPM ha
evolucionado en esta direccin con la introduccin de descripciones grficas de los procesos,
motores de reglas de negocio, y otros mecanismos, y la posibilidad de modificar el proceso de
forma inmediata, sobre la marcha y sin interrupciones.
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