ASISTENTE

ADMINISTRATIVO CONTABLE:
GUIA 04:
DOCUMENTOS Y FORMATOS

Profesor Vctor Campos

Cooperativa CIEASEDEN 467 R.L
Universidad Internacional Negro Primero

CONTENIDO
AAC GUIA 04: FORMATOS 1
DOCUMENTOS MERCANTILES

CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS MERCANTILES:

1. Documentos Mercantiles o Corrientes o Comunes
2. Documentos Negociables o Documentos de Crdito

EXPLICACIN DE ALGUNOS DOCUMENTOS MERCANTILES CORRIENTES:

1. Requisicin
2. Solicitud de Cotizacin
3. Cotizacin
4. Orden de compra
5. Factura de Venta

EJEMPLOS: A= COMPRADOR, B= VENDEDOR

FORMATOS:
1. CHEQUE
2. DEPOSITO
3. RECIBO
4. ORDEN DE COMPRA
5. NOTA DE DEBITO
6. NOTA DE CREDITO
7. COTIZACION O REQUISION DE COMPRAS
8. FACTURA

EJERCICIOS

AAC GUIA 04: FORMATOS 2

 DOCUMENTOS MERCANTILES

A medida que aumentan las actividades mercantiles de una empresa u

organizacin, de esa misma manera se incrementan sus transacciones de carcter
mercantil. Esa variedad de convenios, tratos, acuerdos entre comerciantes o entre
personas que realizan actos de comercio, dan lugar a la utilizacin de una gran
variedad de documentos mercantiles. En la empresa, cualquier paso que se da se
hace constar en un documento.
De estos tratos o transacciones que se hacen a diario en un negocio, es
necesario que se deje constancia por escrito, ya que as queda una evidencia
clara, precisa, de la operacin realizada, estableciendo los derechos y
obligaciones que genera la operacin, es decir, queda establecido el
entendimiento a que llegarn ambas partes.
Los documentos mercantiles adquieren forma en el momento en que se
realizan las operaciones. Su importancia desde el punto de vista de la contabilidad
es que, para registrar cualquier operacin en el Libro Diario, debe estar amparado
dicho asiento por algn documento que justifique la veracidad de la operacin .

CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS MERCANTILES:

COMUNES Y NEGOCIABLES
1.- Documentos Mercantiles
Corrientes o Comunes
- Requisicin.
- Solicitud de Cotizacin.
- Cotizacin.
- Orden de Compra.
- Factura de Compra.
- Factura de Venta.
- Nota de Despacho.
- Nota de Dbito Comercial.
- Nota de Crdito Comercial.
- Comprobantes de Control Interno.
- Tarjetas de Trabajadores.
- Nmina
- Tarjetas de Inventario, etc.

2.- Documentos Negociables
o Documentos de Crdito
- Letra de Cambio.
- El Pagar.
- La Carta de Crdito.
- Certificado de Depsito.
- El Cheque.

AAC GUIA 04: FORMATOS 3

EXPLICACIN DE ALGUNOS DOCUMENTOS MERCANTILES CORRIENTES:

Requisicin: Con este documento se inicia el proceso para la compra. Es una

solicitud elaborada por la persona o el departamento que requiere determinado
artculo. En l queda claramente especificado lo que se pide, el nmero de
unidades, etc. Este documento debe ir firmado por un funcionario autorizado; el
mismo generalmente se elabora por triplicado en la siguiente forma:
1. Original para el Departamento de Compras.
2. Duplicado para el Departamento de Contabilidad.
3. Triplicado para el Departamento solicitante.

Solicitud de Cotizacin: Es un documento importante para el adecuado control

interno y la supervisin del Departamento de Compras, ya que constituye una
evidencia de que el pedido se realiz con el proveedor que ofreca los mejores
precios y condiciones. El Departamento de Compras emite varias solicitudes de
cotizaciones que remite a diversos proveedores, en las cuales quedan indicadas
todas las caractersticas del artculo y las condiciones en que lo desea la empresa.

Cotizacin: Es el documento que nos enva el proveedor, como consecuencia de

la solicitud de cotizacin; en l nos explica todas las condiciones en que nos
puede vender el artculo solicitado, es decir, precio del artculo, condiciones de
pago, etc. La cotizacin no significa ninguna obligacin con el proveedor; ya que la
empresa est en la libertad de escoger entre todas las cotizaciones, aquella que
presente las condiciones ms favorables y beneficiosas para los intereses de la
empresa.

Orden de compra: Es el documento que emite la empresa compradora,

autorizando al proveedor a enviar la mercanca. En l quedan claramente
establecidos los requisitos fundamentales de la transaccin y lo convenido por
ambas partes. Este documento se elabora en original y varias copias.
1. Original va al Proveedor.
2. Una copia para el Departamento de Compras.
3. Una copia para Contabilidad.
4. Una copia para el Almacn, etc.

Factura de Venta: Es el documento emitido por el proveedor, donde queda

claramente indicado lo siguiente:
1. Nombre del vendedor-Direccin
2. Nombre del comprador-Direccin.
3. Descripcin de la mercanca, cantidad y precio.
4. Condiciones de pago (crdito-contado).
5. Descuentos concedidos o a conceder.
6. Cmo se remitir la mercanca.
7. Cantidad total a pagar, etc.

AAC GUIA 04: FORMATOS 4

EJEMPLOS: A= COMPRADOR, B= VENDEDOR

B vende mercancas a crdito a A por Bs. 200.000,oo.

En el Libro de Compra A ser: En el libro de Venta de B ser:

Compras 200.000,oo Cuentas por Cobrar 200.000,oo
Cuentas por Pagar 200.000,oo Ventas 200.000,oo

A posteriormente decide devolver Bs. 30.000,oo en mercancas de lo

comprado a B y para ello emite y enva una nota de dbito (le debita en su
cuenta) a B junto con la mercanca. Luego se tienen que hacer los asientos
respectivos.

En el Libro de Compra A ser: En el libro de Venta de B sera:

Cuentas por pagar 30.000,oo Devolucin en ventas 30.000,oo
Devolucin en compras 30.000,oo Cuentas por cobrar 30.000,oo

B cuando recibe la Nota de Dbito de A, puede registrar su operacin

directamente, como lo hemos visto en el ejemplo anterior, o puede emitir una
nota de crdito (indica que se acredita en cuenta) y con sta registra su
operacin; esa nota de crdito la enva a A, quien ya registr su operacin
con su nota de dbito. En definitiva, lo que es dbito para uno, es crdito
para el otro y viceversa.

1. Este documento debe ir acompaado por la Orden de Compra. Adems se

elabora un original que va al comprador y varias copias que se distribuyen
entre el comprador y el vendedor, de acuerdo con las necesidades
requeridas.
2. La empresa compradora, con este documento original registra la operacin
de compra en el libro Diario o en el Diario Auxiliar de Compras a Crdito. La
empresa vendedora, con una de las copias que le queda, contabiliza la
operacin de venta en el Diario General o en el Diario Auxiliar de Ventas a
Crdito.
3. Los modelos de Factura varan de una empresa a otra, pero en todo caso,
generalmente se conservan los datos enunciados anteriormente
4. Notas de dbito y de crdito comercial: Son documentos emitidos por el
comprador o por el vendedor con la finalidad de ajustar determinada
operacin y, como consecuencia, ajustar cuentas en la contabilidad.
5. Si el comprador recibe la mercanca y est en condiciones inferiores a la
exigida, o en la factura el precio estipulado fue superior a lo realmente
convenido, o la empresa compradora decide devolver la mercanca o parte
de sta, cualquiera de estas situaciones trae como consecuencia que debe
ser modificado el monto de la deuda que tiene con el vendedor. En estas
circunstancias el comprador emite una Nota de Dbito al vendedor para
ajustar la cantidad adeudada. Cuando el proveedor recibe la Nota de
Dbito, procede tambin a ajustar en sus libros la operacin.

AAC GUIA 04: FORMATOS 5

EJERCICIOS:

1. Juan Lpez tiene una cuenta corriente en el Banco de Venezuela (Cta.

Nro.0132-0150-18-5515803287), el 23-02-2007 necesita depositar Bs.
1.000.000,oo, de la siguiente manera: Bs. 550.000,oo en cheque del Banco
Mercantil (de su cuenta, del 21-02-07) y Bs. 450.000,oo en efectivo. Llene
cuidadosamente el cheque, endselo y luego llene la planilla de depsito.
2. El 18 de Enero de 2007 Mara Prez compr una Enciclopedia a Lisbeida
Martnez, por un monto total de Bs. 350.000,oo; la vendedora le hizo firmar
siete (7) letras de cambio a Bs. 50.000,oo c/u y con un vencimiento de 30
das cada letra. Llene la primera letra.
3. El 16-02-07, la empresa Maoli, C.A., emite orden de compra al proveedor
Runov, C.A., R.I.F.: J-30297851-2, N.I.T.: 0103265479, con pago anticipado
del 50% de la factura, va de entrega parcial de:
- 03 Escritorios Secretariales en frmica, color palo rosa med. 1,20 x
0,75 con un juego de gavetas, a Bs. 200.000,oo c/u.
- 03 Sillas Secretariales, lnea cromada color marrn giratoria, a Bs.
50.000,oo c/u. Ambos precios incluyen el I.V.A. Llene la forma
respectiva.
4. El 28-03-07 la Empresa Olivetti, C.A. le cotiz a la empresa ABC, C.A., 2
Equipos de Computacin IBM Modelo Think Centre a razn de Bs.
3.000.000,oo c/u (monto bruto). Llene el formato respectivo.
5. El 01-03-07 la Empresa Maoli, C.A., emiti una Nota de Dbito n. 0109, de
la factura n. 0280, de fecha 21-02-07 a la Sra. Rosa de Jeric por (1)
telefonera a razn de Bs. 45.000,oo (precio total).Llene la correspondiente
forma.
6. El 02-03-07 la Empresa JK, C.A. ubicada en Barcelona, requiere comprar a
MN, C.A., lo siguiente:
- 3 cajas de papel de Reproduccin a Bs. 40.000,oo c/u (monto bruto).
- 1 caja de formas impresas para terceros a Bs. 50.000,oo c/u (monto
bruto).
Llene la Requisicin de Compras anexa, de acuerdo a los datos
suministrados. Condiciones de Pago: 50% Anticipado, despachado por el
Sr. Jos Gonzlez, confirmado va fax.
7. El 29-03-07 la empresa Maoli, C.A. emiti una nota de crdito n. 0068, a
VERECA, S.R.L., R.I.F.: J-30248475-9, N.I.T.: 0102587919, por concepto de
4 tarjetas de papel hilo, a razn de Bs. 3.000,oo c/u, de la factura n. 0290,
de fecha 20-03-07. Es importante sealar que el precio ya incluye el I.V.A.
Llene el formato respectivo.
8. El 06-03-07 la empresa Rodel, S.R.L., vende a Maoli, C.A., R.I.F.:
J-30265819-6, N.I.T.: 0106192872, por medio del Sr. Fabin Castro, a
crdito:
- 3 escritorios ejecutivos a Bs. 190.000,oo c/u (monto bruto).
- 4 sillas ejecutivas a Bs. 45.000,oo (monto bruto).
Segn factura n. 0168. Llene la forma, sabiendo que dichos artculos son
gravables.

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AAC GUIA 04: FORMATOS 9
AAC GUIA 04: FORMATOS 10
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