INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA

JUAN PABLO PREZ ALFONZO IUTEPAL

APLICACIN DE CONTEO CCLICO

TRABAJO DE COMPLEMENTO DE NDICE ACADMICO

Realizado Por:
Hctor Alvarado

Cdula: 22.556.155

Valencia, Julio 2012

 NDICE

Introduccin.. 2

Aplicacin de Inventario Cclicos. 3

Que son los inventarios.. 3

Administracin de inventarios 3

Los Conteos Cclicos 4

Mtodo de Inventario Cclico.. 5

Procedimiento General.. 5

Etapas Generales del Inventario Cclico 6

Ventajas del Inventario Cclico.. 7

Tcnicas.. 7

Conclusin. 11

Referencias 12
 INTRODUCCIN

El manejo de inventarios es uno de los temas ms recurrentes en las reuniones de

produccin y manufactura por la alta importancia que representa el tener los
inventarios lo ms exacto posible para poder contar con su disponibilidad al momento
de planear o planificar las estrategias de produccin. Por ello se invierte tanto en
tecnologa como en recurso humano para poder mantener la exactitud de inventario
en los niveles de clase mundial que no es otro que el 98%+ de exactitud.

Una de las grandes herramientas o tcnicas que se han desarrollado para ello son
los inventario o conteo cclico, los cuales monitorean con cierta periodicidad la
exactitud de los inventarios que puedan ser mas susceptibles a una diferencia bien sea
por su rotacin de inventario, por su volumen, costo, o riesgo de extravi y/o robo
segn sea el caso.

Por ello el enfoque de este informe es sobre el conteo cclico y su relevancia para
el buen funcionamiento de la administracin de inventario de diversas plantas.

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 APLICACIN DE INVENTARIOS CCLICOS

Que son los inventarios

Inventario, una palabra que no es desconocida del todo, ha alcanzado una

notoriedad muy alta, se ha escuchado que se debe mantener niveles ptimos de
inventarios, pero Qu es eso?; Cuanto inventario se deber mantener? Si se
mantienen inventarios demasiado altos, el costo podra llevar a una empresa a tener
problemas de liquidez financiera, esto ocurre porque un inventario "congelado"
inmoviliza recursos que podran ser mejor utilizados en funciones ms productivas de
la organizacin. Adems, el inventario "congelado" tiende a tornarse obsoleto, a
quedar fuera de uso y corre el riesgo de daarse.

Por otro lado, si se mantiene un nivel insuficiente de inventario, podra no

atenderse a los clientes de forma satisfactoria, lo cual genera reclamaciones,
reduccin de ganancias y perdida de mercado, al no afirmar la confiabilidad de los
clientes en la capacidad de reaccin de la empresa, ante las fluctuaciones del
mercado.

El manejo de inventarios es un componente fundamental de la productividad. La

empresa de hoy tiene que ser productiva para sobrevivir y prosperar. En mercados
altamente competitivos, las empresas trabajan con inventarios cada vez ms bajos y
con niveles de servicios cada vez ms altos. Un ejemplo es el desarrollo del sistema
JUST IN TIME (Justo a Tiempo) en la industria automotriz.

Administracin de inventarios.

Se entiende por Administracin o Gestin de Inventarios, todo lo relativo al

control y manejo de las existencias de determinados bienes, en la cual se aplican
mtodos y estrategias que pueden hacer rentable y productivo la tenencia de estos
bienes y a la vez sirve para evaluar los procedimientos de entradas y salidas de dichos

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productos. En la Gestin de Inventarios estn involucradas tres (3) actividades
bsicas a saber:

Determinacin de las existencias: La cual se refiere a todos los procesos

necesarios para consolidar la informacin referente a las existencias fsicas de los
productos a controlar incluyendo los procesos de:

o Toma fsica de inventarios

o Auditoria de Existencias

o Evaluacin a los procedimientos de recepcin y ventas (entradas y

salidas)

o Conteos cclicos

Anlisis de inventarios: La cual est referida a todos los anlisis estadsticos

que se realicen para establecer si las existencias que fueron previamente
determinadas son las que deberamos tener en nuestra planta, es decir aplicar
aquello de que "nada sobra y nada falta", pensando siempre en la rentabilidad
que pueden producir estas existencias. Algunas metodologas aplicables para
lograr este fin son:

Los Conteos Cclicos

Los conteos cclicos son una tcnica para levantar inventarios fsicos en la cual se
cuenta el inventario con frecuencia en lugar de una o dos veces al ao. La clave de un
buen conteo cclico y, por tanto, de los registros exactos est en decidir que artculos
contaremos, y cuando y quin ser el encargado de hacerlo.

En la actualidad casi todos los sistemas de inventarios estn computarizados. Se

puede programar la computadora para que genere un aviso de conteo cclico en los
casos siguientes:

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 1. Cuando el registro muestra un saldo bajo o nulo de la mercanca en existencia.
(es ms fcil contar pocos artculos.)

2. Cuando el registro muestra un saldo positivo, pero anot un pedido atrasado

acumulado (lo cual indica una discrepancia).

3. Despus de un nivel especificado de actividad.

4. Para sealar una revisin basada en la importancia del artculo (como en el

sistema ABC).

El conteo cclico depender del personal disponible. Algunas empresas programan

al personal regular de almacn para que cuente durante ratos de su jornada laboral
que no sean muy activos. Otras compaas contratan empresas privadas para que
acudan a contar el inventario.

Mtodo de inventario cclico.

El inventario cclico es un mtodo de inventario en el que el inventario se cuenta a

intervalos regulares durante el ejercicio. Dichos intervalos (o ciclos) dependen del
indicador de inventario cclico establecido en los materiales.

El inventario cclico permite contar con ms frecuencia los artculos de alta

rotacin que los artculos obsoletos, por ejemplo.

Procedimiento general

En el registro maestro de materiales (datos de almacn), se marcan todos los

materiales que deben incluirse en el inventario cclico, mediante un indicador de
inventario cclico. El indicador de inventario cclico se utiliza para agrupar los
materiales en diversas categoras de inventario cclico (por ejemplo, A, B,C y D). En
cada categora se definen los intervalos de tiempo del recuento de materiales.

Se pueden marcar los materiales del siguiente modo:

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 Manualmente en el registro maestro de materiales (datos de almacn)

Automticamente con el anlisis ABC

Para realizar un anlisis ABC, se debe utilizar alguna utilidad sistemtica que
permita contemplar las posibles variables de seleccin de las polticas ABC que
pueda desarrollar la empresa como son: volumen del producto, costo del producto,
rotacin de inventario entre otras. En dicho anlisis, el sistema asigna los materiales a
las categoras individuales, segn el consumo o las necesidades. Tambin se puede
especificar si en el anlisis slo deben considerarse los materiales con indicador de
inventario cclico, o bien deben considerarse todos los materiales. El indicador de
inventario cclico puede actualizarse automticamente mientras se ejecuta el anlisis
ABC.

A travs de estas aplicaciones sistemtica se podrn emitir los respectivos

reportes que van a realizar la seleccin de forma automtica de los tem o
componentes a ser evaluados en su exactitud de inventario.

Etapas generales del inventario cclico

El inventario cclico de materiales est formado por las siguientes etapas:

Marca de materiales del inventario cclico: Esta etapa slo es necesaria si se

realiza un inventario cclico por primera vez o si se desea actualizar los
indicadores de inventario cclico. En el registro maestro de materiales (datos
de almacn), se actualiza el indicador de inventario cclico de todos los
materiales a incluir en el inventario cclico.

Se puede activar el indicador de uno de los siguientes modos:

Lo ms importante de los conteos cclicos es poder comparar, investigar y

arreglar las causas de variacin entre los conteos cclicos y el Krdex u informacin
del sistema de inventarios (si existe).

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Ventajas del Inventario Cclico

Elimina el cierre y la interrupcin de la produccin necesaria para los

inventarios fsicos anuales.

Elimina los ajustes del inventario anual

Utiliza auditores profesionales para revisar el inventario con precisin

Permite identificar la causa de los errores y toma de decisin para remediarlos

Mantiene los registros de inventarios exactos.

Tcnicas

La clave de un buen conteo cclico y, por tanto, de los registros exactos est en
decidir que artculos contaremos, y cuando y quin ser el encargado de hacerlo.

Los conteos cclicos constituyen una tcnica para levantar inventarios fsicos en la
cual contamos el inventario con frecuencia en lugar de una o dos veces al ao..

En la actualidad los sistemas de inventarios estn computarizados. Se puede

programar la computadora para que genere un aviso de conteo cclico en los casos
siguientes:

1. Cuando el registro muestra un saldo bajo o nulo de la mercanca en

existencia. (es ms fcil contar pocos artculos.)

2. Cuando el registro muestra un saldo positivo, pero anot un pedido atrasado

acumulado ( lo cual indica una discrepancia).

3. Despus de un nivel especificado de actividad.

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 4. Para sealar una revisin basada en la importancia del artculo (como en el
sistema ABC). Tal como en la tabla siguiente:

Uso Anual en Bs. Periodo entre Revisiones

Menos de 2500 180

250 a 3000 90

3000 a 10000 45

3000 o mas 30

El momento ms fcil para contar las existencias es cuando no hay actividad en el

almacn o en la planta de produccin. Esto significa los fines de semana o durante el
segundo o tercer turnos, cuando el local est menos activo. De no ser posible lo
anterior, se requerir asentar y separar los bienes con ms cuidado para contar el
inventario mientras la produccin est en marcha y hay transacciones en proceso.

Una tcnica de conteo es el conteo cclico, su ventaja es facilitar el trabajo de

aquellos que administran los inventarios disminuyendo la cantidad de tems a contar
diariamente priorizando por su costo y cantidad.

El principio de Paretto, el principio por el que opera el conteo cclico el cual, dice
que aproximadamente el 80% de los efectos son causados por el 20% de las causas,
mientras que el 20% de los efectos son causados por el 80% de las causas.

En trminos de tems e inventario, por el principio de Pareto se puede decir que el

80% del valor del inventario, ser aportado por el 20% de los tems, es decir la mayor

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parte de lo que vale el inventario ser debido a las cantidades en inventario de pocos
tems.

El conteo cclico depender del personal disponible. Algunas empresas programan

al personal regular de almacn para que cuente durante ratos de su jornada laboral
que no sean muy activos. Otras compaas contratan empresas privadas para que
acudan a contar el inventario. Otras empresas ms usan contadores de tiempo
completo durante el ciclo y estos solo se encargan de contar el inventario y resolver
las diferencias con los registros. Si bien este ltimo mtodo parecera muy caro,
muchas empresas piensan que, de hecho, es menos caro que el molesto conteo anual
del inventario, que se realiza normalmente cuando la empresa cierra dos o tres
semanas por vacaciones anuales.

Ejemplo.

Se requiere definir, establecer el conteo cclico basado en la clasificacin de los

siguientes tems. Los tems en tres categoras: A, B y C, donde los tems de categora
A generan aproximadamente el 80% del costo del inventario y los tems de las
categoras B y C generan el 20% restante. Se entiende por el valor del inventario a la
suma de los valores del inventario de cada tem.

Este costo del inventario se calcul as.

Costo de Inventario = cantidad de artculos * Costo unitario

En la siguiente tabla se encontr la clasificacin de los artculos

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 Luego se le asign el ciclo del conteo por categora y as se calcul la cantidad de
tems a contar por da.

Artculos por da = Artculos/(Ciclo en das)

Nivel A Realizar conteo semanal

Nivel B Realizar conteo cada 2 semanas

Nivel C Realizar conteo cada 3 semanas

10 Reglas para llevar a cabo en la administracin de inventarios de manera ptima

1. Toda entrada y salida de inventario debe estar debidamente documentada.

2. Todo tem debe estar debidamente codificado.
3. En cuanto sea posible, todos los tems deben estar guardados en el mismo
lugar.
4. No recibir comisiones de un proveedor.
5. En cuanto sea posible, el lugar fsico donde se realiza la recepcin de
materiales debe ser diferente del lugar de las entregas.
6. Los tems deben ser almacenadas en orden con respecto a su peso: los ms
livianos arriba y los ms pesados, abajo.
7. Ningn miembro del almacn se puede ir hasta que no se haya hecho un
conteo fsico de los tems que tuvieron movimiento ese da.
8. Cuando se hace el inventario fsico debe ser contado por tres auditores
diferentes y se consignan los que tengan 2 lecturas iguales, de lo contrario un
cuarto auditor vuelve a contar delante de los otros tres.
9. En el punto ms lejano del almacn debe haber un extintor (20 metros)
10. Los reportes de inventario deben estar como mximo tres das despus del
cierre del periodo.

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 CONCLUSIN

Cuando se refiere a la exactitud de inventarios, en realidad no se est refiriendo a

un ndice que mide la exactitud de los registros de inventarios. Como ya se conoce, en
algunos casos, es distinta la cantidad en existencia que sealan los registros y la
existencia que en realidad fsicamente se encuentra en almacn, esto derivado por
errores humanos cometidos tanto en el registro de las transacciones, como en el
manejo fsico de los productos, entre otras causas.

Se ha visto que para determinar que tan bien se reflejan los registros la situacin
real de las existencias, se utiliza la herramienta del conteo de inventario, llamado por
muchos como conteo cclico o Inventario cclico

Para determinar la exactitud de inventarios, no es ms que dividir el nmero de

renglones que definimos como renglones exactos durante el proceso de conteo
cclico entre la cantidad de renglones que se revisaron durante ese conteo,
multiplicado por cien Como puede observarse, existe un concepto que se denomina
rengln exacto, y este en un concepto arbitrario, ya que un rengln que se
denomina exacto durante el conteo cclico, no es slo un rengln en el que existe
total concordancia entre el valor del conteo y el registro de inventario, sino tambin
es aquel que se encuentra en un rango determinado que se denomina tolerancia.

En otras palabras, los renglones exactos son aquellos en los cuales su valor en
existencia real se encuentra dentro del rango dado de valores de registro. Este rango
es determinado por el grado o porcentaje de la tolerancia asignado a cada rengln.

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 REFERENCIAS

Bibliogrficas

Hudson, W. (1998), Manual del Ingeniero Industrial 4ta Edicin. McGRAW-HILL.

Impreso en Mxico.

Schonberger, R. (1991), Manufactura de Categora Mundial Editorial Ltda.,

Impreso en Colombia.

Pginas Web.

Chiavenato, I. (2002): Gestin del talento humano. Bogot. Edit. Prentice

Hall.

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