PROCEDIMIENTO DE GESTION GYM.SGP.PG.

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SISTEMA DE GESTIN DE PROYECTOS DE Fecha: 22/06/2008
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1. OBJETIVO

El presente documento tiene por objetivo presentar al lector el Sistema de Gestin de GyM, con los
diferentes sistemas que lo componen; as como brindar una explicacin a nivel general del Sistema
de Gestin de Proyectos de Construccin.

2. DEFINICIONES PREVIAS

2.1. Sistema:

Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactan para obtener un fin comn.

2.2. Gestin:

Gestin es el conjunto de actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacin. Comprende
la planificacin, organizacin, asignacin de recursos, direccin, y control de una organizacin.

2.3. Proyecto:

Es un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y de finalizacin, con un

objetivo y requisitos especficos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costo y recursos.

2.4. Sistema de Gestin:

Es el Sistema a travs del cual se establecen las Polticas, metodologa, herramientas, y otros
componentes que permitan a los equipos de trabajo que conforman la Organizacin alcanzar los
objetivos trazados para ellos.

El servicio brindado por una empresa es desarrollado a travs de la realizacin de diversos procesos.
Cada uno de ellos requiere de un Sistema de Trabajo para su realizacin eficaz, eficiente y oportuna.
El Sistema de Gestin esta conformado por todos los Sistemas de Trabajo diseados para cada
proceso, los cuales son en gran medida formales considerando la complejidad y la criticidad de los
mismos procesos.

La cantidad de sistemas formales marca la madurez, eficacia y la eficiencia de la Organizacin.

2.5. Componentes del Sistema de Gestin

De manera general, un Sistema de Gestin estar conformado por:

9 Polticas
9 Procedimientos
9 Instructivos
9 Herramientas
9 Sistemas Informticos (Software)
9 Personas, con sus Funciones y Perfiles
9 Capacitaciones

2.6. Alcances de un Sistema de Gestin

El Sistema de Gestin de una empresa abarca tanto su cadena productiva, como sus procesos de
direccin y soporte. La figura 01 muestra de manera general los mbitos que componen una empresa,
y cmo todas ellas estn incluidas en el Sistema de Gestin empresarial:
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SISTEMA DE GESTIN EMPRESARIAL

DIRECCIN

CADENA DE
PRODUCCIN

SOPORTE

Figura 01 Alcances de un Sistema de Gestin

Por ende, podemos concluir que un Sistema de Gestin empresarial se compone de:

9 Un sistema de Gestin de la Cadena Productiva

9 Un sistema de Gestin de los Procesos de Soporte
9 Un sistema de Gestin de los Procesos Directivos

2.7. Visin de Procesos de un Sistema de Gestin

Un Sistema de Gestin puede tener tanto una visin funcional como una visin de procesos. El
Sistema de Gestin diseado por GyM tiene una visin por proceso debido a las siguientes razones:

9 Permite mayor optimizacin de los procesos y satisfaccin del cliente final.

9 Se evitan vacos, yuxtaposiciones y sub-optimizacin al analizarse todos los pasos desde el inicio
hasta el cierre del proceso.

VISION
FUNCIONAL

Gerente de Proyecto

Administracin Of. Tcnica Produccin

VISION
POR
PROCESO Proceso 1

Proceso 2

Proceso 3

Figura 02 Visin funcional y visin por procesos

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3. SISTEMAS DE GESTIN DE GYM

Es el conjunto de Polticas, Procedimientos, Hitos de Control, Instructivos, Herramientas, Sistemas

Informticos, Capacitaciones, etc. que ha definido GyM para gestionar la Empresa. En el Sistema de
Gestin de GyM se establece la forma en que deben ser realizados los trabajos necesarios para el
desarrollo de los Proyectos.

SISTEMA DE GESTIN DE GyM

DIRECCIN DIRECTORIOS

- Proyectos EPC
CADENA DE - Proy. de Construccin
PRODUCCIN - Presupuestos EPC
- Presup. de Construccin

PdRGA,
SOPORTE Calidad,
Logstica,
Equipos, etc.

Figura 04 Sistema de Gestin GyM

Los Sistemas de Gestin formales en GyM son:

9 SG Proyectos EPC
9 SG Proyectos Construccin
9 SG Presupuestal EPC
9 SG Presupuestal Construccin
9 SG Integrado Prevencin de Riesgos y Gestin Ambiental
9 SG Calidad
9 SG reas Soporte
9 SG Direccin

En el presente documento se describe de manera general el Sistema de Gestin de Proyectos de

Construccin, el cual es desarrollado a profundidad en el presente Manual de Gestin.

4. SISTEMA DE GESTIN DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIN DE GYM

Es el conjunto de tcnicas, metodologas y sistemas de trabajo establecidos por GyM para desarrollar
los procesos que conforman los proyectos de construccin. Este Sistema de Gestin tiene por objetivos
alcanzar la satisfaccin del cliente respetando el alcance del contrato, sus especificaciones tcnicas
y el plazo acordado; as como buscar permanentemente la eficiencia en la produccin y la obtencin
del resultado ms ptimo.

La Gestin de Proyectos de Construccin de GyM tiene como eje medular la Gestin de la

Produccin, la cual es definida lneas ms abajo.
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El Sistema de Gestin de Proyectos de Construccin se rige por las Polticas de GyM y del Grupo Graa
y Montero, y tiene definidos Hitos de Control, Procedimientos, Herramientas, Sistemas Informticos,
Funciones establecidas, perfiles y capacitaciones para su desarrollo. El Manual de Gestin de
Proyectos de Construccin rene los Procedimientos e Instructivos del Sistema.

Los Proyectos desarrollados por GyM como parte del alcance de sus servicios, tanto EPC como de
Construccin, presentan 5 grandes Fases o Etapas: Inicio, Planificacin, Ejecucin, Control y Cierre.
La figura 05 muestra la temporalidad y superposicin de estas Fases o Etapas (no son consecutivas
sino concurrentes) as como el nivel de actividad que demanda cada una de ellas en el tiempo.

El Sistema de Gestin de Proyectos de GyM privilegia un enfoque por cada uno de los procesos que
lo componen, antes que por las etapas del Proyecto. No obstante, los procesos que conforman el
Sistema de Gestin de Proyectos (tanto EPC como de Construccin) de GyM siguen estas etapas
como una caracterstica intrnseca de los Proyectos.

Figura 05 Etapas de un Proyecto

4.1. Hitos de Control del Sistema de Gestin de Proyectos de Construccin

El Sistema de Gestin de Proyectos de Construccin contiene Hitos de Control tanto para su etapa
Presupuestal como para la etapa de Ejecucin. Los Hitos de Control de la etapa Presupuestal se
encuentran desarrollados en detalle en el Manual de Gestin Presupuestal, mientras que los de
Ejecucin se encuentran explicados en el Manual de Gestin de Proyectos. Los Principales Hitos de
Control son:

PRESUPUESTO
REUNION DE
CIERRE
REUNION
PRESUPUESTO
SELECCIN DE IDEAS

PROYECTO

REUNION DE REUNIN DE REUNIN DE

TRANSFERENCIA COMPROMISO CIERRE DE
PROYECTO

EJECUCIN

Figura 06 Hitos de Control del Sistema de Gestin de Proyectos de GyM (en azul).
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A. Seleccin:
La seleccin se realiza con el fin de destinar los recursos presupuestales a las propuestas ms
adecuadas para GyM.

B. Reunin de Ideas:
Es el tiempo destinado para compartir el conocimiento de los profesionales que han participado
en proyectos similares, con el fin identificar todas las alternativas que deban ser exploradas para
realizar presupuestos mejor planeados y ms exactos.

C. Reunin de Cierre Presupuestal:

Es la reunin en la cual formalmente se revisan los riesgos cuantificados que acompaan cada
propuesta, y se establecen el margen del Proyecto y las calificaciones de la propuesta. Adicionalmente
se define el rol Comercial de seguimiento y los acuerdos para la negociacin del contrato.

D. Reunin de Transferencia:
Tiene por objetivos verificar la Transferencia adecuada y satisfactoria de la informacin Presupuestal
al Equipo de Proyecto y establecer los compromisos de las reas de Soporte de Oficina Principal
para el apoyo ptimo del arranque del Proyecto.

E. Reunin de Compromisos:
Es la Reunin en la cual el equipo del Proyecto presenta las estrategias desarrolladas para la
ejecucin del Proyecto y se compromete a obtener el Margen Meta. As mismo, se formaliza el apoyo
que debe ser brindado por las Gerencias y la Oficina Principal para el mximo aprovechamiento de
las oportunidades y la minimizacin de los riesgos del Proyecto.

4.2. Eje Bsico del Sistema de Gestin de Proyectos de Construccin

Dentro del Sistema de Gestin de Proyectos de Construccin, existe un grupo de Procesos definidos
como el Eje Bsico de Gestin de los Proyectos de Construccin para alcanzar los objetivos de manera
eficiente. Los Procesos que integran el Eje Bsico de Gestin son:

9 Planeamiento
9 Programacin
9 Gestin Contractual
9 Control de Calidad
9 Control de Costos
9 Control de Productividad
9 Control de Plazo y Avance
9 Logstica
9 Control Financiero
9 Prevencin de Riesgos, Gestin Ambiental y Responsabilidad Social

Todos estos Procesos y los Sistemas de Trabajo establecidos para su desarrollo son explicados a
profundidad en el presente Manual de Gestin de Proyectos de Construccin.

4.3. Manual de Gestin de Proyectos

Es el documento que agrupa todas las Polticas, Procedimientos, Instructivos, Herramientas y

otros soportes pertenecientes al Sistema de Gestin de Proyectos. Es por ello que constituye los
lineamientos centrales para la Gestin de Proyectos y establece el lenguaje GyM. El Manual procura
ser la herramienta de consulta ms frecuente en la gestin del da a da del Proyecto.

Est dirigido a todos los Ingenieros que conforman equipos de Proyecto, y a las jefaturas de las reas
de Soporte de los Proyectos. Los Manuales existentes en GyM son los siguientes:

9 Manual de Presupuestos Proyectos EPC

9 Manual de Presupuestos Proyectos de Construccin
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9 Manual de Gestin de Proyectos EPC

9 Manual de Gestin de Proyectos de Construccin

Cada uno de ellos puede venir acompaado con un CD en el que se encuentran los documentos y
herramientas en versin digital. La entrega de cualquiera de estos Manuales podr ser coordinado
con el rea de Control de Gestin de Proyectos.

4.4. Gestin de Produccin.

Como se menciona en lneas anteriores, el Sistema de Gestin de Proyectos de Construccin se

desarrolla teniendo a la Gestin de Produccin como su eje medular.

El Sistema de Produccin esta formado por procesos constructivos y el flujo que representa la
consecucin ininterrumpida de dichos procesos constructivos que tienen lugar en un orden planificado,
para dar como resultado el producto final: el Proyecto. Los Procesos son un conjunto de actividades
ordenadas que transforman los insumos en productos intermedios, mientras que los flujos comprenden
la sucesin de todos los procesos.

La produccin requiere que los procesos o actividades de ejecucin sean realizados para poder obtener
el producto final. Pero para poder ejecutar estos procesos es necesario realizar actividades de soporte
como la aprobacin de planos, la obtencin de permisos, la compra de materiales, etc. La produccin
por ende, esta conformada por actividades tanto de ejecucin como de soporte, siendo ambas igual
de importantes ya que la no realizacin oportuna de cualquiera de ellas afecta la continuidad de los
procesos o flujo.

Las prdidas en el Sistema de Produccin se dan tanto por paras en el flujo, como por la utilizacin
de recursos excesivos en los procesos. La fuente principal de prdidas en el Sistema
de Produccin es por la paralizacin del flujo, por lo que es fundamental procurar
minimizarla.

La razn principal por la que ocurren paralizaciones en el flujo es la existencia de alta variabilidad en el
Sistema de Produccin. Por ende, la variabilidad es la fuente principal de prdidas en la construccin.
La variabilidad se incrementa con la complejidad de proyectos, la alta velocidad requerida para
su ejecucin, la mayor dependencia que tiene un proceso en sus predecesores, y las condiciones
difciles que enfrenta un Proyecto como su ubicacin en lugares remotos, medios de transporte muy
complicados, o climas agresivos.

La Gestin de Produccin es el manejo sistemtico y metdico de las actividades de ejecucin y

soporte, que componen la produccin, sobre la base de principios, tcnicas y teoras formales que
nos permitan lograr continuidad del flujo de produccin y una constante optimizacin de la misma. La
Gestin de Produccin aplica estrategias para reducir la Variabilidad o mitigar su impacto.

El Objetivo de la Gestin de la Produccin es Producir con Calidad, en el Plazo y optimizando la

Productividad. La Productividad es la eficiencia en el uso de los recursos. Se representa como la
relacin entre la cantidad producida y los recursos utilizados.

Para optimizar la Productividad, la Gestin de la Produccin busca en primer lugar obtener un flujo
de produccin continuo, y posteriormente la optimizacin de los procesos.

El flujo continuo se obtiene con:

9 La elaboracin de un buen Planeamiento (visin a largo plazo) que aplique Principios de Fsica de
Produccin y que establezca estrategias para manejar la Variabilidad, y
9 Una Programacin confiable (visin de mediano y corto plazo), metdica y sistemtica de las
actividades a realizar
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Para lograr una Programacin confiable, es imprescindible analizar y levantar las restricciones de las
tareas programadas, y medir la confiabilidad de la programacin a travs del PPC y del anlisis de las
causas de incumplimiento.

As mismo, la Gestin de la Produccin contempla la aplicacin de los principios de fsica de produccin

entre los cuales podemos mencionar:

9 Identificacin de cuellos de botella.

9 Uso de Buffers.
9 Reduccin del lote de trabajo.
9 Balanceo de la carga de trabajo.

Todos los temas relacionados con la Gestin de Produccin (Planeamiento, Programacin, Control de
Productividad, etc) pertenecen al Eje Bsico de Gestin de Proyectos y se encuentran en el Manual
de Gestin de Proyectos.

ACTIVIDADES DE EJECUCION
Excavacin, Instalacin de tubera, Compactacin de zanja

PRODUCCION

ACTIVIDADES SOPORTE
Logstica, Reclutamiento, QA/QC, PdR

Planeamiento, la Programacin, Optimizacin de Flujos y Procesos

APLICACIN DE PRINCIPIOS
DE FISICA DE PRODUCCION:
+
Uso de Buffers
MANEJO DE LA
Reduccin del Tamao del Lote VARIABILIDAD
Balanceo de Carga de trabajo

G EST ION D E LA PR O D UC C ION

Figura 07 Esquema de Gestin de la Produccin

5. CUMPLIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIN DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIN

DE GYM

El sistema de gestin incluye mecanismos para ajustar sus requerimientos a las caractersticas
particulares de cada proyecto (aplicabilidad), por lo que su cumplimiento es aplicable a todos los
proyectos de construccin de GyM. Corresponde a cada integrante de los diferentes equipos
de proyectos realizar sus labores de acuerdo a los sistemas de trabajo establecidos y velar
por el cumplimiento de los mismos.
GyM realiza diferentes esfuerzos por difundir apropiadamente entre todos los colaboradores de la
empresa la existencia del Sistema de Gestin y de los procedimientos correspondientes, pero es
responsabilidad de todos nosotros acudir a los mecanismos establecidos (Gerentes de Proyecto,
Gerencias de Divisin, Jefaturas de reas de Soporte, Recursos Humanos, Control de Gestin de
Proyectos, etc) para obtener la informacin pertinente para poder hacer nuestras labores de acorde
con las metodologas establecidas.
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6. MEJORA CONTINUA Y ACTUALIZACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE PROYECTOS

DE CONSTRUCCIN DE GYM

Todo Sistema de Gestin debe ser mejorado continuamente y actualizado de manera que se mantenga
siempre vigente, til, eficaz y eficiente. Es responsabilidad de todos los miembros del equipo de GyM
procurar identificar reas de oportunidad en nuestro Sistema de Gestin a travs de la revisin de
nuestros procedimientos y herramientas, de su aplicacin y posterior anlisis.

Todas las sugerencias de posibles mejoras a cualquier aspecto, documento, o tema relacionado al
Sistema de Gestin de GyM debern ser enviadas al rea de Control de Gestin de Proyectos a travs
de la direccin electrnica: controldegestion@gym.com.pe

Adicionalmente a estas sugerencias, GyM tiene previstas revisiones peridicas del Sistema y su
cumplimiento para identificar las mejoras y actualizaciones que deban ser incluidas, as como las
formas en que estas sern difundidas.