UNIDADES 5 Y 6

CAPITULO 4 EL ALMACEN Y CONTROL DE INVENTARIOS

4.1 EL ALMACEN

Una vez que se han colocado los pedidos a los proveedores es obligatorio para ellos entregar la
mercanca en tiempo y forma de acuerdo a lo solicitado, pero donde se recibir la mercanca?. Es el
almacn de materia prima o tambin llamado almacn general en donde generalmente se reciben las
mercancas que hemos pedido a nuestros proveedores. Aunque como ya dijimos en la mayora de los
casos el almacn no depende directamente del departamento de compras sino del departamento de
produccin la relacin existente entre compras y el almacn nos exige conocer en detalle el
funcionamiento de los almacenes.

El almacn es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los
bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos por la administracin, la produccin
o la venta de artculos o mercancas.
Todo almacn puede considerarse redituable para un negocio segn el apoyo que preste a las funciones
productoras de utilidades: produccin y ventas.
Es importante hacer hincapi en que lo almacenado debe tener movimiento rpido de entrada y salida o
sea rotacin.
Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo del producto final sin
agregarle valor, razn por la cual se debe conservar el mnimo de existencias con el mnimo de riesgo de
faltante, al menor costo posible de operacin y con la suficiente seguridad de que no se daar.

Los costos en los que incurrimos por tener un almacn pueden clasificarse como sigue:

a.- Inters sobre el capital inmovilizado representado por el valor de las existencias.
b.- Gastos de seguros.
c.- Espacio ocupado multiplicado por el valor comercial del metro cuadrado.
d.- Amortizacin del edificio y equipamiento del almacn.
e.- Devaluacin de la mercanca
f.- El deterioro y la merma
g.- Los costos del personal del almacn incluyendo prestaciones.

Dependiendo del tipo de organizacin generalmente existen tres clases de almacenes:

a.- Almacn de materia prima o general

b.- Almacn de herramientas y refacciones (Mantenimiento)
c.- Almacn de producto terminado.

En esta ocasin nos referiremos a los dos primeros dejando el tercero para cuando tengamos la
oportunidad de platicar sobre ventas, pero esto ser en otra ocasin.

4.2 PRINCIPIOS BASICOS PARA CUALQUIER ALMACEN:

1.- La custodia fiel de los materiales o productos deben encontrarse siempre bajo la responsabilidad de
una sola persona en cada almacn.
2.- El personal de cada almacn debe ser asignado a funciones especializadas, hasta donde sea posible, de
recepcin, almacenamiento, registro, revisin, despacho y de ayuda en el control de inventarios.
3.- Debe existir una sola puerta, o bien una de entrada y otra de salida y ambas bajo control.
4.- Hay que llevar un registro al da y control interno de entradas y salidas.
5.- Es necesario informar a control de inventarios y a contabilidad de los movimientos diarios de entradas
y salidas del almacn y a programacin y control de las existencias.
6.- Se debe asignar una identificacin a cada producto y unificarla por el nombre comn y conocido por
compras, control de inventarios y produccin.
7.- La identificacin deber estar codificada cuando sea posible.
8.- Cada material o producto tiene que ubicase segn su clasificacin e identificacin en pasillos, estantes
y espacios marcados con una nomenclatura que facilite su colocacin y su localizacin, esta misma
informacin deber marcarse en la tarjeta de control.
9.- Los inventarios fsicos deben de levantarse solo por personal ajeno al almacn.
10.- Toda operacin de entrada y salida del almacn requiere la documentacin autorizada segn un
sistema establecido.
11.- La entrada al almacn debe estar prohibida a toda persona que no est asignada a l, y estar
restringida al personal autorizado por la gerencia o el departamento de control de almacenes.
12.- Los materiales almacenados debern obtenerse facilmente cuando se necesiten.
13.- La disposicin del almacn deber facilitar en control de los materiales.
14.- El rea ocupada por los pasillos respecto del total del almacenamiento, proporcionalmente deber ser
tan pequea como lo permitan las condiciones de operacin.

4.3 FUNCIONES DEL ALMACEN

a.- Mantener las materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.
b.- Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas.
c.- Mantener en constante informacin al departamento de compras sobre las existencias reales de materia
prima.
d.- Llevar en forma minuciosa controles sobre las materias primas ( entradas y salidas)
e.- Vigilar que no se agoten los materiales. (mximos y mnimos)

4.4 CONSIDERACIONES ACERCA DE LAS CONDICIONES DEL ALMACEN

Al momento de seleccionar un espacio para dedicarlo a almacn deberemos de tener en cuenta los
siguientes puntos importantes:
1.- Las superficies puestas a disposicin de las existencias. En este caso cantidades a almacenar son
evidentemente proporcionales al lugar que se dispone para colocarlas, por lo que conviene apreciar para
cada articulo el espacio que se le pueda reservar y establecer el periodo en que se conservar en
consecuencia.

2.- El volumen. Cuanto ms voluminoso es el material, menos se puede almacenar, pero si se estudia
cada problema de almacenamiento y manutencin, llegaremos a colocar ms material del que hubiramos
podido pensar en un principio.

3.- El peso. La exageracin en un almacenaje de mercancas pesadas puede conducir a catstrofes o a

riesgos que es preferible evitar.

4.- Los precios. El valor total de una existencia es proporcional a las posibilidades financieras de la
empresa.

5.- La frecuencia de consumo. La marcha mas o menos rpida de las salidas de un articulo determinado
aumenta o disminuye el inters de la supervisin que se le debe dar.

6.- La necesidad imperiosa de almacenar. Aqu el almacenamiento tiene que ser ordenado y ha de
proporcionar condiciones fsicas que ayuden a la conservacin de la calidad de los productos
almacenados.

Depositar material en un almacn es lo mismo que depositar dinero en un banco. Tiene doble finalidad:
a.- Protegerlo
b.- Que sea til por medio de buenos servicios y de almacenamiento econmico.

Los fondos convertidos momentneamente en materiales, se aprovechan mejor si la empresa puede

convertirlos nuevamente en dinero en el menor plazo de tiempo posible.
4.5 CONTROL DE INVENTARIOS

El control de inventarios, constituye un procedimiento que tiene como propsito asegurar el

mantenimiento de las reservas a un nivel que permita satisfacer los planes de produccin. En otras
palabras, el departamento de compras debe tener materiales a disposicin para cuando estos sean
necesarios; esto implica, la existencia de una reserva en inventario para casos excepcionales y esto como
parte del proceso de adquisiciones.
Cabe mencionar, que la existencia en inventario, proporciona la seguridad de tener materiales disponibles,
para un momento dado no perder la continuidad en la produccin.
Un sistema de control de inventarios tiene que resolver dos problemas fundamentales:

1.- Cuanto pedir.

2.- Cuando pedirlo.

Estas cuestiones son de extraordinaria importancia para la funcin de compras.

Debemos sealar que en realidad, el control de materiales abarca tres etapas diferentes:

1.- El movimiento de ellos, hasta el punto donde entran en el proceso de produccin.

2.- Desde la entrada de los materiales en la produccin, hasta la salida del producto terminado.

3.- La de los productos acabados.

De lo anterior debemos sealar que a compras le interesa el inventario de materias primas o materiales de
produccin, es decir, la mercanca que ser consumida directa o indirectamente por los procesos de
fabricacin (materias primas o semi-elaboradas, piezas componentes, repuestos y suministros y es el
departamento de ventas el que se encarga de la operacin del almacn de producto terminado.

4.6 OBJETIVOS DEL CONTROL DE INVENTARIOS.

Las existencias en inventario son el medio de instrumentar muchas de las funciones y objetivos de la
compra.
Proporcionar la seguridad de tener los artculos disponibles cuando son necesarios y obligar a la
proteccin adicional de las existencias de reserva, intocable tericamente, pero que en la practica sirven
para llenar necesidades cuando se desarrolla una demanda extraordinaria o cuando falla el sistema normal
de adquisiciones como por ejemplo, cuando las mercancas llegan retrasadas o son rechazadas por alguna
razn.
Un buen empleado de almacn no permita nunca que las existencias se agoten por completo antes de
volver a encargar o solicitar nuevos materiales.
Por otro lado no se debe enviar una requisicin con demasiada anticipacin ya que se podran deteriorar
los materiales antes de ser usados, ocuparan un espacio innecesario si la empresa est pagando un
alquiler e inmovilizara una buena cantidad de efectivo que la empresa pudiera utilizar para otros
compromisos.
Los requisitos ideales de un sistema de control de inventarios que aseguran su perfecto funcionamiento
son:

1.- Sencillez
2.- Flexibilidad
3.- Exactitud
4.- Oportunidad

Un sistema con estas caractersticas es capaz de hacerle frente a cualquier exigencia razonable que se
presentara.
4.7 METODOS DE CONTROL DE INVENTARIOS
Consideraremos dos mtodos generales de control de inventarios:

1.- Utilizar el mtodo de mximos y mnimos.

2.- Utilizar el mtodo de ordenes recibidas, y no para formar stocks.

El primero conviene especialmente para materiales relativamente normalizados cuyos precios no fluctan
mucho y que se utilizan en cantidades bastante regulares. De ello se infiere que una empresa puede
recurrir a ese mtodo para ciertas clases de materiales pero no para otras.
El establecimiento de mximos y mnimos definidos, y puntos de recompra fijos (plazo de
reaprovisionamiento) implica varias consideraciones:

1.- El movimiento real difiere del terico. Ya sealamos que tericamente las existencias viejas deberan
de ser agotadas cuando llega una nueva partida, por eso, el mnimo terico, debera ser igual a cero; sin
embargo, no se puede planificar tan estrechamente sino establecer un mnimo real con previsin de
reserva (mnimo de seguridad), al cual se podr recurrir en caso de que las nuevas entregas se retrasen.

Esto se dice que depende de la velocidad de consumo, la importancia que el producto tiene dentro del
programa, la disponibilidad de los sustitutos y el tiempo requerido para pedir y recibir los materiales. Por
lo tanto, ese mnimo real deber de mantenerse tan reducido como sea posible de acuerdo a un nivel
razonable de seguridad.

2.- El sistema de mximos y mnimos, supone el empleo de una requisicin que representa la cantidad
supuestamente ms conveniente por comprar. Una vez fijada esa cantidad, servir de pauta en forma ms
o menos automtica para emitir la requisicin en el momento apropiado. Es conveniente en este caso
(sopesar los descuentos por compras de cantidad), con el Tiempo para recibir los materiales, costo, gastos
de mantenimiento, la obsolescencia y fluctuaciones de precios.

3.- La requisicin la emite el almacn en el momento en que el stock est an lo suficientemente por
encima de la cantidad mnima, como para cubrir el consumo probable de material hasta la entrega de lo
solicitado. Ese punto se conoce como: punto de recompra.

4.- El punto mximo del inventario se fijar como la suma del mnimo real ms la cantidad de la
requisicin solicitada.

El punto mnimo real significa establecer un mnimo por debajo del cual no se permitirn que bajen las
materias primas, antes de que sea efectuado un nuevo pedido.
El mnimo real, seala la cantidad que puede ser necesitada mientras se consigna un nuevo pedido.
De acuerdo a lo antes visto encontramos que el mtodo de mximos y mnimos opera de la siguiente
manera:

1.- Al retirar las existencias y disminuir el inventario mximo, se anota la cantidad de materia prima que
queda en almacn, hasta llegar al punto de recompra, y en este momento se solicitar a compras a travs
de una requisicin las materias primas que se necesiten.

2.- Debemos de comprender que mientras se espera la llegada del nuevo material, las existencias irn
disminuyendo hasta llegar al mnimo real.
3.- Por ltimo, al momento de recibir las materias primas e introducirlas al almacen se entiende que las
existencias llegarn nuevamente al su punto mximo real.

En trminos contables podramos decir que lo anterior se refiere a controlar el movimiento de entrada y
salida de los materiales bajo la denominacin de inventario perpetuo, consistente en el funcionamiento de
dos cuentas que sirven para controlar respectivamente las existencias de almacn y los resultados, por lo
que toca a la contabilidad. La primera de esas cuentas se mueve con la denominacin de almacn y la
segunda con la de salidas de almacn.

Nota: el termino mximo es utilizado para designar la cantidad mayor de un articulo, que debe ser tenido
en el almacn.

El siguiente ejemplo tomado del libro Sistema de Compra de Wilbur B. England ilustrar con mayor
claridad el funcionamiento de sistema de mximos y mnimos.
En una fabrica se tienen registros que en los meses reflejados en la tabla siguiente se han consumido las
piezas indicadas y que el tiempo que tard el proveedor en surtir es en anotado ah

Unidades usadas por mes Tiempo de compra en das

ENERO 40 4
FEBRERO 32 5
MARZO 48 8
ABRIL 41 4
MAYO 20 5
JUNIO 35 4
___________ _____________

Promedio 36 Promedio 5

5 = 1/6 de 30 das
6 = 1/6 de 36 unidades

1.- Este ejemplo nos indica que las unidades usadas por mes, resultan de un consumo medio de 36
unidades y un tiempo de compras de 5 das (termino) medio. Cinco das don 1/6 de 30, por lo cual la
empresa si tiene una produccin continua consumir 1/6 de 36 unidades durante el tiempo que se tarda el
proveedor en que la nueva entrega supla el stock de un mes, suponiendo que 36 unidades sea la cantidad
econmica por comprar y adems que no haya ningn excedente como reserva.

El mnimo = 0; el punto de recompra = 6

2.- Supongamos ahora que se considere deseable mantener una reserva intocable, digamos de 4 unidades,
para cubrir contingencias.
Entonces nuestros puntos de verificacin sern:

Mximo = 40 (36 por encima del mnimo real)

Mnimo terico = 0
Mnimo real = 4
Punto de recompra = 10 (o sea 6 por encima del mnimo real).

3.- En el supuesto de que adems de la reserva intocable, se desee una proteccin an mayor que la
ofrecida por el promedio de los tiempos de consumo y compra, como se indica en los puntos 1 y 2. Esa
proteccin adicional puede lograrse utilizando no el promedio sino el mximo en cada caso. En funcin
de los datos, esos mximos seran 48 unidades de consumo y 8 das de tiempo de compras (en vez de 36 y
5) adems, si el consumo mximo coincidiera con el tiempo de compra ms largo tendramos:

Tiempo de compra = 8 das

Consumo mximo = 48 unidades

Entonces el punto de recompra = consumo de 8 das o aproximadamente de las necesidades mensuales

(31 das). Un cuarto de las necesidades mximas de un mes (48) = 12; Punto de recompra = 4 + 12 = 16
Mximo = 4 + 48 = 52

La proteccin se lograr utilizndose las dos cifras mayores adems de la reserva intocable.

TIPOS DE INVENTARIOS

Inventario de ciclo:
La proporcin del inventario total que vara en forma directamente proporcional al tamao del lote se
conoce como inventario de ciclo. La frecuencia con la que se deben de hacer los pedidos y la cantidad de
los mismos recibe el nombre de Tamao de lote. En estos casos se obedecen 2 principios:

1.- Tamao de lote Q, varia en forma directamente proporcional al tiempo transcurrido entre pedidos. Si
se hace un pedido cada 5 semanas este deber ser del tamao de la demanda de esas 5 semanas.

2.- Cuanto ms tiempo transcurra entre dos pedidos sucesivos de un articulo determinado, tanto mayor
tendr que ser el inventario del ciclo.

El inventario promedio del ciclo es el promedio de los dos valores extremos del ciclo:

Inventario promedio del ciclo = (Q + 0)/2

Esta frmula es exacta cuando la taza de demanda es constante y uniforme.

Inventario de seguridad:

Es una proteccin contra la incertidumbre de la demanda, del tiempo de entrega y del suministro. Los
inventarios de seguridad son necesarios cuando los proveedores no entregan la cantidad deseada, en la
fecha convenida y con la calidad aceptable. El inventario de seguridad garantiza que las operaciones no se
interrumpan cuando esos problemas se presenten.

Inventario de previsin:

Es el inventario que utilizan las empresas para absorber la irregularidades que se

presentan a menudo en la taza de demanda. Ejemplo los fabricantes de aires
acondicionados reciben el 90% de su demanda durante tres meses del ao, esto provoca
que el fabricante acumule un inventario en los periodos de baja demanda a fin de no
tener que incrementar demasiado sus niveles de produccin cuando su demanda alcanza
los puntos mximos. El suavizar las tazas de produccin por medio de inventarios logra
incrementar la productividad.

Inventario en transito:

El inventario que se mueve de un punto a otro recibe el nombre de inventario en

transito. El inventario en transito esta constituido por los pedidos que los clientes han
hecho, pero todava no han sido repartidos, este inventario en transito puede medirse
como la demanda promedio durante el tiempo de entrega tanto de transporte o
produccin. Que es la demanda promedio por periodo multiplicada por el numero de
periodos comprendidos dentro del tiempo de entrega del articulo para trasladarse entre
los dos puntos, o sea:

Inventario en transito = d * l

Ejemplo:
Una planta enva mensualmente taladros elctricos a un mayorista, en partidas cuyo lote
promedio es de 280 pzas. La demanda promedio del mayorista es de 70 taladros por
semana y el tiempo de entrega desde la planta es de tres semanas en promedio Cunto
inventario en transito maneja este mayorista?

Inventario del ciclo = Q/2 = 280/2 = 140

Inventario en transito = d*l = (70 pzas/sem * 3 semanas) =210 taladro

4.8 CANTIDAD ECONOMICA DE COMPRAS (EOQ) (Economic Order

Quantity)
En el ejercicio anterior pudimos contestar la pregunta de cuando comprar, o en otras palabras el momento
en el que deberemos de ordenar, pero salta la siguiente pregunta Cuanto comprar? A continuacin
mostraremos un mtodo diseado bajo ejercicios de proyecciones.

Esta formula fue introducida en 1915 y modificada a su forma actual en 1922, es una teora que se emplea
para determinar la cantidad que debe comprarse. A pesar de lo complejo de la formula el concepto es fcil
de entender una vez que se han comprendido los principios bsicos. El uso de la computadora simplifica
la teora ya que puede realizar los clculos en segundos.
La EOQ puede aplicarse a todos los artculos del inventario, principalmente a los de mediano valor.
Deber tenerse en cuenta dos factores 1) Qu cantidad del articulo debe comprarse de una vez? y 2)
Cul ser el costo de llevar al inventario y completar una compra?.
Un comprador sabe que si adquiere menos cantidad de un articulo, hay una disminucin en los cargos de
llevar el inventario, pero un aumento en los cargos del costo de adquirirlo; y por el contrario si compra
cantidades mayores hay un aumento en los cargos de llevar el inventario y una reduccin para adquirirlo.
Existe una cantidad correcta (EOQ), expresada matemticamente, que producir el costo mnimo.

4.9 COSTOS DE INVENTARIOS

Para cada articulo que figura en el inventario, los costos de tenerlo deben de ser menores que los costos
de no tenerlo. Los inventarios existen solo por esa razn, los costos de inventarios son reales aunque
difcil de cuantificar adecuadamente. La importancia de los elementos de costo en una situacin dada
depende de las decisiones que se tomen, muchos costos permanecen fijos cuando se dobla la magnitud de
la orden de un artculo, pero los mismos costos sern variables cuando se consideran 5,000 artculos. Los
principales costos de inventario se describen a continuacin:

Costos de envo, mantenimiento y posesin

Costos por ordenar o comprar
 Costos organizados
Costos por estar fuera de existencia.
Costos de variacin de precios

Los primeros incluyen los costos de manejo, las instalaciones para su almacenamiento, el costo del equipo
para el manejo de inventarios, seguros y gastos de merma u obsolescencia.
Los costos por ordenar incluyen los costos de administracin, oficinistas, telfono, correo y energa
asociados con la con la orden de compra.
Los costos organizados son los costos que estructuran una corrida de produccin, aprendizaje del personal
y baja de produccin.
Los costos por estar fuera de existencias son los incurridos por haber parado una lnea de produccin o
una venta o contrato perdido.
Por ultimo los costos por variacin de precio cuando un vendedor ofrece un precio por una cierta cantidad
y lo que queremos comprar es menor se obtienen directamente.

4.10 APLICACIN DE LA FORMULA EOQ

Es probable que los gerentes de compras no usen la tcnica EOQ con ms frecuencia porque no ha sido
probada matemticamente a su satisfaccin, Adems la computacin de la raz cuadrada ofrece cierto
grado de problemas. No obstante existe un buen numero de empresas que utilizan esta metodologa por lo
que nos permitiremos realizar el siguiente ejemplo:

EOQ = Cantidad Econmica De compras en unidades.

A = Consumo por ao
S = Costo En Dinero de adquirir cada orden u orden parcial.
I = Costo Anual de llevar el inventario expresado en decimales (%)
C = Precio unitario del articulo en pesos.

EOQ = 2AS/IC

Los cargos o costos totales de llevar el inventario ( S) se computan sobre el inventario promedio,
puesto que la cantidad promedio del inventario es la mitad de un embarque al otro. A o consumo
anual, es la cantidad requerida del articulo segn se ha previsto se obtiene del programa de produccin o
del pronostico de ventas. C es el precio del articulo que va a comprarse . I, o cargos de llevar el
inventario, puede proporcionarlo el contralor. En el caso de que los datos o cargos de llevar el inventario
no fueran fciles de obtener, puede calcularse con bastante exactitud sumando los porcentajes
individuales como pude verse en el siguiente ejemplo:
 Costo del componente Variacin del porcentaje por ao

1.- Inters de la inversin 5a6

2.- Cargo por espacio 1/4
3.- Cargo por manejo 1a3
4.- Suministros
5.- Seguros
6.- Impuestos a
7.- Obsolescencia 5 a 10
8.- Depreciacin 5
9.- Deterioro 3
10.- Empleo del dinero en otra parte 4a8

Total del porcentaje por ao 12 a 24

La cantidad S o costo de adquirir el inventario, no es el costo promedio de expedir una orden de

compra. Se refiere al costo de cada embarque recibido y no a cada orden colocada. La razn EOQ sirve
para equilibrar los costos conjuntos de adquisicin en relacin con el costo de llevar el inventario. S
puede variar ligeramente dependiendo de los artculos en estudio.

CLASIFICACION DE INVENTARIOS CON EL METODO ABC

Una organizacin tiene miles de artculos en el inventario, pero solo un pequeo porcentaje merecen la
ms cuidadosa atencin y el mayor grado de control. El anlisis ABC es un proceso que consiste en
dividir los artculos en tres clases de acuerdo con su uso monetario o costo de manera que los gerentes
puedan concentrar su atencin en aquellos que tengan un valor monetario mayor. Esto equivale a forman
una grafica de tipo a la que se usa en la tcnica grafica de Pareto en donde iremos acumulando las
graficas de barra en una hiprbola que al final nos Acumula el 100% de las existencias:

Como podemos observar los artculos de clase A suelen representar cerca del 20% del total, pero les
corresponde un 80% del costo monetario total. Los artculos B suelen representar otro 30% del total pero
un costo monetario aproximado de apenas 15%. Por ltimo los artculos clasificados como clase C
corresponden apenas al 5% del valor monetario aunque podra ser una cifra mayor en volumen de partidas
de inventario.

El objetivo del anlisis ABC es identificar los niveles de inventario en los artculos de los artculos clase
A y permitir que la gerencia los controle cuidadosamente. Para empezar el analista multiplica la taza de
demanda anual por el valor monetario del articulo con lo cual determina el uso monetario. Con esta
informacin se construye la grafica de Pareto, las divisiones son inexactas, los artculos A pueden ser ms
o menos el 20% del total de artculos pero corresponden al 80% del uso monetario.
En el caso de los artculos clase C es apropiado un control mucho ms ligero, los faltantes del articulo
clase C puede ser tan crucial como los artculos clase A pero su costo de manejo tiende a ser bajo. Esto
sugiere que niveles de inventarios altos pueden ser tolerables en el caso de artculos clase C.