Gua de Sistematizacin

Programa FORTALECE (MINEC/GTZ)

Calle El Mirador y 91 Avenida Norte #4709
San Salvador, El Salvador, C.A.
Telefax: (503) 2263- 2244
E-mail: fortalece@fortalece.org.sv
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Gua de sistematizacin

Coordinadora
Regina Bauerochse-Barbosa
Asesora Principal
Programa FORTALECE MINEC/GTZ

Gua elaborada por:

Anja Nina Kramer
Asesora GTZ
Desarrollo Econmico Local y Empleo

Validacin
Katrin Kasischke
Asesora Principal GTZ

Maritza Majano-Rivas
Asesora tcnica GTZ

Urania Morales
Asesora tcnica GTZ

Guadalupe de Razeghi
Asesora tcnica GTZ

Mirna Janete Bulnes

Consultora

Carmen de Pereira
Consultora

Amanda Mndez
Consultora

Edicin
Anja Nina Kramer
Asesora

Silvia Rubio
Asesora tcnica GTZ
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Indice

Introduccin ........................................................................................................................................1

0. Documentacin durante la experiencia (archivo)....................................................................5

1. Diseo del perfil de la sistematizacin......................................................................................7

2. Descripcin de la experiencia (ficha).........................................................................................9

3. Recuperacin del proceso (memoria) ......................................................................................12

3.1 Estudio tcnico......................................................................................................................13
3.2 Anlisis institucional............................................................................................................14
3.3 Anlisis financiero ................................................................................................................16

4. Anlisis y reflexin .......................................................................................................................17

4.1 Evaluacin de impactos......................................................................................................17
4.2 Lecciones aprendidas..........................................................................................................21

Anexos
Gua de sistematizacin
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Introduccin

Se reconoce que el conocimiento es un elemento clave para los procesos de desarrollo sostenible
en los pases. En un contexto de globalizacin de la economa, en el que los cambios ocurren
con mucha rapidez, el conocimiento contribuye a que las personas, empresas, las instituciones
y las naciones, puedan prepararse, aprovechar, producir y orientar dichos cambios de manera
exitosa.

El foco principal de la cooperacin tcnica alemana GTZ est centrado en la generacin

de conocimientos tcnicos y prcticos para soluciones adaptadas a las necesidades locales,
que permitan a las personas transformar su propio presente y futuro. La sistematizacin es
un proceso generador de conocimiento. Entendiendo el conocimiento como todo lo que un
actor (persona o institucin) utiliza para generar comportamientos, actitudes y acciones
dirigidas hacia un objetivo. De hecho, podemos considerar que el conocimiento es todo lo
que se tiene y ayuda a interpretar el entorno y, como consecuencia, a actuar.

El conocimiento generado por las personas, como individuos o como parte de una organizacin
(conocimiento implcito), puede ser sistematizado para ser compartido con otros (conocimiento
explcito). Cuando este conocimiento sistematizado, es adecuadamente gestionado, es decir,
se encuentra con un contexto en el cual puede ser transmitido y aplicado, ocurre un proceso
de socializacin del conocimiento, que a su vez permite la generacin de nuevo conocimiento,
puesto que los nuevos conocimientos siempre parten del conocimiento anterior.

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Objetivo de la gua

El objetivo de esta gua es facilitar el proceso de sistematizacin

de experiencias de programas y proyectos de desarrollo. Se dirige
a instituciones del gobierno, alcaldas municipales, cooperantes,
ONGs, organizaciones comunitarias y otros actores interesados
en compartir sus experiencias con otros tcnicos, instituciones y
beneficiarios.

Para una aplicacin efectiva de la gua se requiere de conocimientos prcticos en la gestin e

implementacin de programas y proyectos de desarrollo, as como una formacin y experiencia
en procesos de investigacin. La gua propone una serie de pasos metodolgicos, criterios,
instrumentos y formatos para la realizacin de sistematizaciones. No es auto-didctica, se
recomienda una induccin y un acompaamiento del proceso por expertos en sistematizacin.

Esta gua de sistematizacin se basa en instrumentos de gestin de conocimiento, y los

procedimientos para la documentacin de productos de la GTZ, as como en un primer borrador
para la documentacin de procesos, propuesto por la consultora Amanda Mndez. Adems,
incorpora elementos de las guas metodolgicas, elaboradas por la consultora Carmen de Pereira,
que fueron aplicadas por las instituciones de la Red para la generacin del empleo juvenil para
sistematizar sus experiencias seleccionadas, en el marco de la medida propia Integracin social
y econmica de jvenes en Egipto, Vietnam y El Salvador, ejecutada por GET/ICON Institute.
La metodologa empleada fue desarrollada por la CEPAL y es utilizada por el ICAP de Costa
Rica, tiene como fundamento el ciclo de vida de los proyectos. Fue revisada y validada por un
equipo de asesoras tcnicas de GTZ y consultoras independientes durante la aplicacin de varias
experiencias de programas y proyectos de la GTZ en El Salvador.

Conceptos

La sistematizacin es un proceso de reconstruccin y reflexin analtica sobre una experiencia

vivida. Implica un proceso de investigacin, anlisis y documentacin.

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La sistematizacin sirve para...
Presente Futuro
Aprender de las experiencias Transferir de la experiencia y compararlas
Indagar los problemas, las medidas de con otras
solucin y los factores de xito Analizar y adaptar metodologas de
Evaluar impactos trabajo
Comparar la prctica con la teora Disear enfoques futuros y redisear
Acumular conocimientos generados proyectos
desde y para la prctica Generar la memoria institucional
Iniciar y promover la cooperacin
y el trabajo en redes

Requisitos para una sistematizacin

Para que se puedan realizar sistematizaciones es necesario en primer lugar que haya un compromiso
institucional. Desde la gerencia hasta las personas que efectan la sistematizacin se requiere un
cambio en el estilo de trabajo y en las prioridades del que hacer diario como expresin de su
apropiacin del proceso.

En si, el proceso de sistematizacin demanda los mismos elementos

que la ejecucin de proyectos:

Planificacin del perfil de la sistematizacin

Asignacin de recursos (humanos y financieros)
Aplicacin de metodologas e instrumentos de investigacin

Para que las instituciones y las personas se fortalezcan del proceso y generen aprendizajes es
necesario proveer espacios de intercambio durante el proceso de sistematizacin e investigacin.
De tal forma se contribuye a una cultura de aprendizaje grupal.

Pasos de la sistematizacin

Antes 0. Documentacin durante la experiencia (archivo)

1. Paso Diseo del perfil de la sistematizacin
Durante 2. Paso Descripcin de la experiencia (ficha)
Donde y cuando se realiz, que actores participaron, con que objetivos,
que resultados se obtuvo
3. Paso Recuperacin del proceso (memoria)
Visualizacin completa de lo sucedido, no solo de lo programado,
considerando los puntos de vista de los diversos actores en el proceso
(equipo, contrapartes, grupo meta), delimitar la experiencia
4. Paso Anlisis y reflexin
Evaluacin de impactos, problemas, medidas de solucin, factores de
xito (lecciones aprendidas)
Despus 5. Paso Publicacin y divulgacin

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Modelo para la sistematizacin

Este modelo refleja los pasos del proceso de investigacin propuesto. Para cada paso la gua
presenta un apartado con igual numeracin (nmero de paso = nmero de apartado).
Adems la estructura propuesta del documento final de la sistematizacin prev los mismos
pasos como captulos.

TIP! Al concluir la sistematizacin se sugiere vaciar la informacin en la ficha de

sistematizacin, no antes (ver anexo 6).

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 Gua de sistematizacin

0. Documentacin durante la experiencia (archivo)

Para poder realizar una sistematizacin efectiva es necesario que ya durante la experiencia, en
cada fase del ciclo de proyecto se establezca y se mantenga un sistema de documentacin
cronolgica que facilita la realizacin posterior de la sistematizacin.

TIP! Se sugiere llevar una carpeta electrnica y un archivo fsico por proceso o producto
que permita realizar la recopilacin de la documentacin requerida para la
sistematizacin.

Las informaciones que debe llevar la carpeta son...

Descripcin del producto y planes de trabajo, as como organigrama de gestin
Directorio o listado de personas participantes en cada fase del proceso
(nombres, instituciones con direccin y telfono)
Documentos conceptuales y de planificacin entregados al inicio, esquema de implementacin
Ayudas memorias de reuniones de trabajo, de coordinacin o de planificacin, detallando los
principales acuerdos y resultados obtenidos
Documentos para la implementacin, por ej. instrucciones de procedimiento y manuales de
formacin
Informes de talleres de planificacin, formacin o evaluacin (lista de participantes, agenda,
plan metodolgico, transcripciones, pasos a seguir)
Publicaciones del proyecto u otros relevantes para la ejecucin del proceso, por ej. estudios del
tema y experiencias similares
Indicadores de impacto1: desde la lnea de base hasta la documentacin de los resultados de
medicin peridica, por ej. recopiladas en tablas de resumen, descripcin del sistema y planes
de monitoreo, instrumentos de medicin, por ej. cuestionarios, cadena de impacto
Memoria fotogrfica y audiovisual (en una base de fotos electrnica se pueden abrir diferentes
carpetas segn proceso o tema)
Materiales de promocin e informacin, por ej. folletos
Artculos de la prensa, entrevistas propias con beneficiarios del proceso o en radio o televisin

Esta lista sirve como inventario del sistema de documentacin.

1
Para ms informacin ver apartado 4.1 Evaluacin de impactos.
5
Gua de sistematizacin

En el caso de que no se cuente con una documentacin sistemtica o se quiera revisar la informacin
archivada, es recomendable hacerse la siguientes preguntas generadoras:

Con qu informacin de mi trabajo cuento? (informacin existente)

Dnde se encuentra esa informacin? (lugar donde se encuentra)
Para qu sirve esa informacin? (uso de la informacin)
Cul considero que es la mnima informacin que necesito para planificar en mi trabajo?
(estndar)
Cul es la informacin que me falta? (necesidades)
Cmo voy a conseguir la informacin que me falta? (estrategia)

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 Gua de sistematizacin

1. Diseo del perfil de la sistematizacin

Para disear el perfil de la sistematizacin hay que plantearse las siguientes preguntas:

I. Para qu se quiere sistematizar esa experiencia?

Qu conocimientos se espera obtener, qu producto se pretende lograr, a quin se quiere
que le sirva, qu riqueza contiene que amerita realizar el esfuerzo de sistematizar?

II. Qu se quiere sistematizar?

Un proyecto en su conjunto, una etapa del mismo, el tratamiento de un cierto tema, la
interrelacin generada de un determinado grupo, etc.

III. Cmo se va a realizar la sistematizacin?

Definir el mtodo de investigacin: herramientas o tcnicas de investigacin y las estrategias
que se utilizarn para obtener la informacin pertinente.
Planificar el proceso de la sistematizacin: quines participan y de qu manera, en qu
plazos se realizar, qu recursos se necesitan, etc.

TIP! Se sugiere formular el perfil de la sistematizacin en un documento que contesta

las preguntas anteriores para dimensionar y delimitar la experiencia que se quiere
sistematizar.

Mientras mayor sea la dimensin de la experiencia que se quiere sistematizar, la extensin del
anlisis ser mayor. La opcin adecuada depende de los objetivos que nos proponemos obtener
con la sistematizacin: Si se desea abarcar la experiencia en su conjunto, asumiremos conscientemente
que el anlisis no podr ser muy profundo. Si optamos por alguna dimensin de la experiencia,
tendremos que asumir que no nos podremos dar cuenta de la totalidad de la experiencia.

Esquema del perfil de la sistematizacin

- Ttulo: buscar un nombre del documento final de la sistematizacin que sea relevante, novedoso
y atractivo para los destinatarios de la investigacin, destacando tiempo y ubicacin de la
experiencia sistematizada
- Justificacin: explicar brevemente en qu consisti la experiencia y justificar la importancia
que tiene sistematizarla
- Objetivos: exponer lo que se espera alcanzar, tanto en trminos de productos como de procesos,
aprendizajes, etc. y establecer una jerarqua de los objetivos

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Gua de sistematizacin

- Metodologa: presentar y fundamentar el mtodo de investigacin; describir ordenada y

brevemente las principales tareas que se van a llevar a cabo y de que manera se piensa hacerlo;
definir responsabilidades, etc.
- Recursos: realizar un clculo de los tiempos, materiales y recursos financieros que se
requerirn
- Plan de trabajo: determinar los plazos adecuados para cada paso de la sistematizacin,
establecer la secuencia bsica de las tareas a realizar y los momentos claves en que se convocar
la participacin de otros, definir productos intermedios

TIP! Ttulo, justificacin y objetivos del perfil de la sistematizacin servirn al mismo

tiempo para introduccin del documento final de la sistematizacin (ver Estructura
del documento en el anexo 1).

TIP! Metodologa, recursos y plan de trabajo del perfil de la sistematizacin servir al mismo
tiempo para describir la metodologa aplicada como captulo del documento final de
la sistematizacin (ver Estructura del documento en el anexo 1).

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 Gua de sistematizacin

2. Descripcin de la experiencia
La descripcin de la experiencia en s, consiste en a) la descripcin del proyecto o programa, b)
la descripcin del producto a sistematizar y c) de la descripcin del proceso de implementacin
segn fases definidas. Las descripciones necesarias dependern del perfil de la sistematizacin:
Si se quiere sistematizar un proyecto con todos sus productos o solamente un producto finalizado
o una fase de implementacin de un producto.

Para describir donde y cuando se realiz la experiencia, que actores participaron, con que objetivos
e impactos deseados, se parte de los documentos iniciales de un proceso como es la descripcin
del proyecto o del producto, planes de trabajo, documentos conceptuales elaborados y reas de
impacto transversal del proyecto.

EXCURSO Qu es un proceso?

Un proceso...
- es un conjunto actividades para
realizar una meta;
- tiene un comienzo y un final;
- requiere de insumos y
- genera un valor agregado.

a) Descripcin del proyecto

Un proyecto es un conjunto de intervenciones que busca un cambio positivo en la situacin del
grupo meta. La descripcin de un proyecto usualmente contiene los objetivos, indicadores, grupo
meta, instituciones involucradas, plan de trabajo, etc. dependiendo de los documentos de base
del proyecto.

b) Ficha de producto
Cada proyecto consiste en subprocesos, los cuales tienen como resultados productos concretos.
Por ejemplo la ejecucin de un curso de capacitacin es un proceso definido. Tiene como productos
los materiales de capacitacin y los facilitadores formados.
Ver Ficha del producto en el anexo 2.

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Gua de sistematizacin

c) Descripcin del proceso de implementacin

1. Proceso productivo:
Definir y disear el proceso para elaborar el producto o servicio del proyecto:
-Mencionar y describir brevemente las metodologas e instrumentos aplicados
-Seleccionar y describir el proceso y la tecnologa para el proyecto
-Elaborar el flujograma respectivo (grfico que define el proceso de implementacin y
prestacin de servicios)
2. Ingeniera del proyecto2:
Especificar y cuantificar las obras de infraestructura fsica
Especificar y cuantificar el equipo y maquinarias
3. Aspectos administrativos:
Plantear la estructura y funcionamiento del equipo del proyecto, por ejemplo un
organigrama

TIP!!! Se propone hacer un flujograma o grfico que facilite la reconstruccin del

proceso en su totalidad y de sus elementos.

Una descripcin del proceso de implementacin requiere de la definicin de sus fases para una
buena documentacin del mismo:

Definicin de fases del proceso

Consiste en descomponer el proceso en los elementos, pasos o fases que lo constituyen para poder
descubrir la lgica interna y comprender las relaciones que se han establecidos entre los diversos
elementos del proceso. Es necesario identificar los hitos que sealan los cambios, las etapas o
fases del proceso. Cada una de estas fases debe tipificarse, explicando cules con sus principales
rasgos y que las distingue de la anterior y de la siguiente. Es til ponerles un nombre que resalte
su caracterstica.
Ver ejemplo de definicin de fases del proceso en el anexo 3.

TIP! Se sugiere llevar una tabla segn fases del proceso como resumen de la
documentacin recopilada, despus o de forma continua durante la experiencia
que se va actualizando peridicamente.

2
La ingeniera de un proyecto solamente es relevante para proyectos que tienen elementos de construccin de infraestructura fsica o
inversiones en equipos y maquinaria, por ejemplo un proyecto de reconstruccin despus de un terremoto. En caso contrario se omite.

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 Gua de sistematizacin

Documentacin del proceso

Fase Perodo Objetivos Actividades Metodologas Participantes

Recursos Resultados realizadas Instrumentos
Nombre de Perodo de Qu se Cuales Qu Tipo y No. de
la fase ejecucin, esperaba fueron las metodologa e organizaciones
segn fechas obtener? actividades instrumentos (OG, ONGs, empresas
etapas del duracin, Qu resultados realizadas se aplicaron? privada)
proceso horas intermedios se Nombre de las
invertidas, obtuvo al final instituciones
costos de de cada fase? Grupo meta:
actividades Por ej. plan No., sexo, edades,
estratgico municipios

Ver ejemplo de documentacin del proceso en el anexo 4

Como es necesario documentar lo sucedido y los resultados que se obtuvieron, y no solamente

lo planificado, se requiere de otros documentos como son las ayudas memorias, informes y listas
de participantes de forma cronolgica y sintetizada que se resumen en esta tabla propuesta. Por
lo cual se reitera la importancia vital de la documentacin sistemtica durante la experiencia en
archivos fsicos y electrnicos (ver paso 0).

La descripcin de la experiencia se entiende como una preparacin y organizacin de la informacin

necesaria para hacer la recuperacin posterior de la experiencia (ver siguiente paso 3).

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3. Recuperacin del proceso (memoria)

La recuperacin del proceso de la experiencia vivida consiste en la visualizacin completa de lo

sucedido, no solo de lo programado, considerando los puntos de vista de los diversos actores en
el proceso (equipo, contrapartes, grupo meta). No basta con presentar las actividades que el
proyecto haba programado, ni las acciones desarrolladas por el equipo del proyecto, sino todo
lo que realmente sucedi, incluyendo lo que hicieron las personas o grupos con los que se trabaj,
para lo que es necesario hacer una reflexin progresiva del proceso: como, cuando, con quien,
con que recursos se trabaj. Se trata de explicar porque se incluy algo no programado o no se
ejecuto algo programado.

A diferencia de la etapa anterior (descripcin de la experiencia), la recuperacin del proceso

necesitar una capacidad de anlisis de los actores participantes, sistematizador y responsables
del proyecto. En la etapa anterior el mtodo es descriptivo, en este paso un mayor nivel de
razonamiento y compresin es imprescindible.

Reiteraremos que la sistematizacin es un proceso de reconstruccin y reflexin analtica sobre

una experiencia vivida, que implica un proceso de investigacin y documentacin. Lo cual denota
su carcter de abstraccin y no de descripcin. Hay que diferenciar una recopilacin sintetizada
en base de la informacin obtenida de los documentos (descripcin de la experiencia), de la
sistematizacin que adems consiste en razonar, comparar y medir los conocimientos prcticos
adquiridos durante la experiencia.

La recuperacin del proceso o la memoria colectiva de la experiencia vivida es el paso de la

sistematizacin que requiere de una metodologa de investigacin definida (ver paso 1 perfil de
la sistematizacin). Las herramientas usualmente aplicadas son entrevistas individuales
(estructuradas, semi-estructuradas o abiertas), grupos focales y talleres de formulacin colectiva
de las lecciones aprendidas.

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 Gua de sistematizacin

3.1 Estudio tcnico

El estudio tcnico contempla una introduccin en las bases conceptuales, el enfoque y principios
del proyecto o producto, as como la estrategia de intervencin del proyecto o producto. Este es
el marco referencial con el cual se contrasta la experiencia vivida.

Revisin terica
Uno de los objetivos de la sistematizacin es contrastar la prctica con la teora para generar un
aprendizaje desde y para la prctica, por lo tanto debe partir de los conceptos tericos que
fundamentaron la intervencin. La sistematizacin debe contemplar un breve resumen de los
conceptos, a lo mejor una visualizacin grfica.

Reconstruccin de la hiptesis de impacto

Cada proyecto tiene una estrategia de intervencin que se basa en una hiptesis de impacto: Se
implementa un proceso determinado para obtener resultados e impactos esperados.

Ejemplo

Proceso de cambio situacin futura

punto de partida

PROYECTO
Menos casos de
Alta incidencia de Planificacin participativa y diarrea en la
diarreas en una organizacin de comits comunales comunidad
comunidad Mejora del abastecimiento con agua
potable en la comunidad
Sensibilizacin y capacitacin de
lderes comunales para la prevencin
de la diarrea
Hiptesis de impacto: La alta incidencia de diarrea en la comunidad se da por falta
de acceso a agua potable y falta de conocimientos sanitarios. Con la intervencin del
proyecto se reducirn los casos de diarrea.

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Gua de sistematizacin

Todo proceso intencionado como lo son los proyectos de desarrollo se basa en determinadas
apuestas o hiptesis de impacto que los diversos actores pretenden lograr a travs de su participacin
en l. Es necesario reconstruir estas hiptesis de impacto y los cambios que ha sufrido la estrategia
de intervencin. Se articula en tres dimensiones:

1. el problema que se pretende resolver.

2. los objetivos que se persiguen (la situacin deseada que se pretende alcanzar a travs de
la intervencin)
3. las estrategias que se han establecido para lograr los objetivos
Los contenidos de cada una de estas dimensiones deben ser explicados y conceptualizados.

Reconstruccin de la visin completa

El momento del anlisis tcnico consiste en la elaboracin de un conjunto de interrogantes, que
van desde amplias y generales hasta las ms precisas y directamente articuladas a la realidad.
Para considerar los puntos de vista de los diversos participantes en el proceso es conveniente
buscar formas de interrogarlos para la reconstruccin. Se pueden elaborar guas para entrevistas
a profundidad o cuestionarios para una recopilacin de los puntos de vistas individuales o se
realiza un taller con todos los participantes o diferentes grupos de actores con una metodologa
participativa que visualice los resultados. Este ltimo mtodo tiene la ventaja de contribuir a la
generacin de una visin conjunta de lo sucedido. Las preguntas deben formularse por fases del
proceso.

TIP! La formulacin de las preguntas tienen que derivarse de los objetivos de la

sistematizacin y las dimensiones de inters para el anlisis y el aprendizaje
esperado segn el perfil de la sistematizacin.

El anlisis concluye con el ordenamiento de la informacin que proviene de la reconstruccin del

proceso y finalmente dando respuesta a la reconstruccin de la hiptesis de impacto (fundamento
terico de la intervencin). En ocasiones es necesario completar la informacin con otras fuentes.

3.2 Anlisis institucional

El anlisis interno institucional se refiere a la institucin ejecutora del proyecto. El anlisis externo
institucional abarca las instituciones involucradas en la implementacin de la experiencia.

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 Gua de sistematizacin

Anlisis interno institucional

1. Investigar sobre la historia de la institucin en forma breve, para comprender mejor su
origen y su razn de ser.
2. Averiguar en particular el ao de su creacin, las circunstancias y razones de formulacin
del programa/ proyecto (antecedentes del programa/ proyecto).
3. Describir en breve aspectos tcnicos del programa/ proyecto (contraparte, objetivo, perodo
de ejecucin, componentes, resultados esperados, volumen, personal).
4. Recuperar las razones para la realizacin de la experiencia a sistematizar, por ej. estudios
de factibilidad, anlisis situacional, diagnsticos rpidos participativos.
Un resumen de este apartado puede formar parte de la introduccin/antecedentes del documento
final de la sistematizacin.

Anlisis externo institucional

1. Identificar los actores institucionales involucrados en la experiencia a sistematizar aquellos
que dieron mayor empuje al desarrollo de la experiencia, conocer porque se involucraron
ms, porque unos se comprometieron ms que otros, etc.
2. Describir brevemente su naturaleza y fines institucionales.
3. Analizar las siguientes variables de los actores involucrados
3.1 Capacidad: Establecer el peso poltico del actor social con relacin al tipo de poder que
maneja: tcnico, administrativo o financiero. Tambin es importante su estilo de gestin
para conocer los espacios de negociacin futura.
3.2 Intereses y necesidades: Reconocer el inters por parte de cada actor social clave, sobre
el desarrollo de la experiencia seleccionada. Las necesidades de los actores, puedan
estar basadas en diferentes satisfactores como son: el poder, realizacin personal,
afiliacin, mejoramiento de los servicios, entre otros.
3.3 Alianzas y conflictos: Valorar la afinidad o disparidad que tiene cada actor con los otros
actores sociales clave; para determinar su capacidad de movilizar a otros actores sociales
en funcin de sus intereses.
4. Determinar las fortalezas y debilidades de las instituciones en relacin con la experiencia
vivida.

Actores Capacidad Intereses y Alianzas y Fortalezas y

necesidades conflictos debilidades

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Gua de sistematizacin

3.3 Anlisis financiero

El anlisis financiero debe formar parte de cualquier sistematizacin. Tiene por objeto estudiar
la factibilidad, desde el punto de vista de los resultados financieros. Por lo tanto, los beneficios
y costos del proyecto se calculan en trminos econmicos, a los precios vigentes en el mercado.
Entendiendo como costos la cantidad de recursos econmicos y humanos, as como aportes en
especie, por ejemplo local. Es importante plantear las conclusiones del anlisis financiero,
considerando el tipo de experiencia que se est sistematizando, debe analizarse la rentabilidad
y la sostenibilidad.

Es elemental dimensionar los costos de la experiencia para futuros proyectos. Sin embargo,
usualmente ese tipo de informacin es difcil de obtener. Muchas veces es necesario hacer un
levantamiento especial y reconstruir o estimar los posibles costos de cada institucin involucrada.

Anlisis financiero

Fase Inversiones Ingresos/Costos Fuentes de Aportes de

Financiamiento Instituciones

Ver ejemplo de anlisis financiero en el anexo 6.

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 Gua de sistematizacin

4. Anlisis y reflexin
En la fase final del proceso de sistematizacin se retoman los resultados de la evaluacin de
impactos y se documentan las lecciones aprendidas.

4.1 Evaluacin de impactos

Para la evaluacin de impactos se necesitan: a) descripcin del sistema de monitoreo de impacto

y b) del plan de monitoreo, y sobre todo c) los resultados de la medicin de impacto. De nuevo,
se describe el proceso de obtencin de datos y no solamente como fue planificado por parte del
investigador. Como base para la planificacin de nuevos proyectos, se formulan recomendaciones
para mejorar el impacto y su medicin.

TIP!! Se sugiere llevar tablas dentro de la carpeta de sistematizacin y hacer informes

de resumen de forma peridica acerca de los impactos obtenidos.

a) Descripcin del sistema de monitoreo

La descripcin del sistema de monitoreo de impacto especifica la cadena de impacto (hiptesis
de impacto) y los instrumentos de medicin.

b) Plan de monitoreo
En el plan de monitoreo de definen los indicadores de impacto, como y cuando se miden.

Indicador Requerimientos Mtodos de Momento de Recursos

de datos medicin medicin

c) Resultados de la medicin de impacto

Para resumir los resultados de la medicin de impacto se sugiere elaborar tablas de resumen de
los valores de cada indicador obtenidos en diferentes momentos durante la experiencia, as como
comparar los impactos segn fase de implementacin.

Resumen de valores

Indicador Valor Valor 1 Valor 2 Observaciones

inicial medicin medicin
...lnea de base

Comparacin de impactos
Fase Impactos esperados Impactos obtenidos Efectos inesperados
cuantitativos y cualitativos positivos y negativos

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Gua de sistematizacin

EXCURSO Qu es el monitoreo de impacto?

El monitoreo de impacto mide los cambios en el bienestar de un grupo meta que se pueden
atribuir a un proyecto o poltica.
Facilita el aprendizaje dentro de una organizacin
Prev informacin para mejorar la eficacia de programas y polticas
Crea las bases para adaptar la planificacin y ejecucin de programas y proyectos

Los pasos para definir un sistema de monitoreo de impacto son:

1. Definir el objetivo

Si es necesario: 2. Identificar reas de impacto

7. Adaptar la ejecucin

3. Formular cadena de impacto

6. Interpretar y retroalimentar

5. Levantamiento de 4. Desarrollar indicadores y

informacin (lnea de base) metodologa de medicin

La cadena de impacto resume la estrategia de intervencin y la hiptesis de impacto de un

proyecto. Es la base para la formulacin de indicadores. Muchos proyectos an se centran en
el monitoreo de actividades y resultados, y no en la evolucin de impacto (cambios en el grupo
meta). La cadena de impacto ayuda a identificar la utilidad directa del grupo meta al alcance
de las intervenciones del proyecto, para lo cual se formulan los indicadores de impacto.
Reconoce la brecha de atribucin como un problema metodolgico. Los impactos altamente
agregados difcilmente pueden ser atribuidos al proyecto (por ejemplo pobreza).

Objetivo superior
Utilidad final

Utilidad indirecta
Brecha de atribucin

Objetivo del proyecto

Utilidad Directa
Monitoreo de
Productos y servicios impacto
Utilizacin de
del proyecto
servicios

Monitoreo de resultados
Resultados

Actividades Monitoreo de actividades

Insumos Actividades

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 Gua de sistematizacin

Los informes de impacto deben contener adems de los datos de medicin informacin a cerca de
las siguientes reas:

reas de anlisis reas de impacto transversales

Costo-beneficio (por beneficiario) Reduccin de pobreza
Sostenibilidad Impacto ambiental
Grado de replicabilidad Impacto de gnero
Participacin juvenil

1) Anlisis costo-beneficio
1. Vinculacin del proyecto con las polticas institucionales
2. Vinculacin a las polticas del sector al cual contribuye la experiencia
3. Identificacin de costos y beneficios econmicos y sociales:
Valoracin cualitativa de los mritos socioeconmicos directos e indirectos del proyecto y
de los costos indirectos: empleo, distribucin del ingreso, impacto sobre las facilidades de
infraestructura de la zona y otros. La valoracin se efecta para las fases de implementacin
y ejecucin.
4. Comparacin entre la situacin con proyecto y sin proyecto
Deben plantear ambos escenarios:
4.1 Con proyecto, que beneficios y costos han tenido
4.2 Sin proyecto, que beneficios y costos hubieran tenido

2) Anlisis de sostenibilidad y replicabilidad

Preguntas guas acerca la sostenibilidad:
Cules es el grado de durabilidad de los impactos en personas e instituciones?
Permanecen los impactos al finalizar la intervencin sin perjudicar el medio ambiente?
Se mantienen las innovaciones generadas en instituciones y en la cultura?
Se cubren las necesidades de financiamiento para seguir aplicando las innovaciones generadas?

Preguntas guas acerca de la replicabilidad:

Cul es el grado de replicabilidad?
transferencia a otras regiones posible sin adaptaciones
se requiere una fase piloto para poder hacer las adaptaciones necesarias
partes que tienen que adaptarse al contexto, el concepto se mantiene
se requiere de adaptaciones conceptuales al contexto
Cul es el costo de replicar la experiencia?
Qu condiciones mnimas requiere la rplica de la experiencia?

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Gua de sistematizacin

3) Sondeo de impacto de reas transversales

Pobreza - Situacin de pobreza en la regin de intervencin al inicio de la experiencia

- Enfoque de reduccin de la pobreza: ayuda a la ayuda propia a nivel micro, servicios
sociales a nivel meso, mejora del entorno a nivel macro
- Identificacin de la contribucin a la reduccin de la pobreza (relativa y/o absoluta)
Medio - Descripcin del medio ambiente natural, con nfasis en el entorno, sin el proyecto.
ambiente - Medio ambiente con la experiencia.
- Identificacin del impacto ambiental con la ejecucin de la experiencia
- Medidas de mitigacin, costos y la relacin con el costo del proyecto
- Evaluacin global de impacto de la experiencia en el entorno
Gnero y - Descripcin de la situacin inicial ante la participacin de mujer y jvenes con indicadores
juventud de desarrollo segn gnero y edad al inicio de la experiencia en el tema de inters, por
ej. empleo
- Participacin del grupo meta segn gnero y edad
- Impactos esperados, obtenidos y efectos inesperados segn gnero y edad

En el caso que un proyecto no cuente con un sistema de monitoreo, en la sistematizacin se deben

mencionar los impactos esperados y se puede hacer un acercamiento a travs de la percepcin de
los involucrados, si se han logrado o no. La sistematizacin no es una evaluacin de impacto, ni
substituye un sistema de monitoreo.

20
 Gua de sistematizacin

4.2 Lecciones aprendidas

Para documentar las lecciones aprendidas se analizan las dificultades y problemas enfrentados y
como se han superado, se distinguen las situaciones de xito y sus causas, as como se resaltan los
errores cometidos para evitarlos en un futuro. Lo importante es formular sugerencias y
recomendaciones para prximas fases o futuros proyectos.

TIP! Se sugiere analizar las dificultades, factores de xito y errores cometidos por cada
fase de la experiencia vivida y documentarlo en forma de tabla.

Dificultades superadas

Fase Dificultades Como se superaron Sugerencias para

presentadas (estrategias y resultados) prevenir dificultades

Situaciones de xito

Fase Exitos reconocidos Factores de xitos Recomendaciones para

(externos e internos) fases / procesos futuros

Errores para no volver a cometer

Fase Errores identificados Causas del error Recomendaciones para

fases / procesos futuros

21
Anexos de la Gua de sistematizacin

Anexos
Anexo 1: Estructura del documento

ndice

0. Introduccin/ Antecedentes

1. Metodologa de sistematizacin (perfil de la sistematizacin)

2. Descripcin de la experiencia

3. Recuperacin del proceso

3.1 Estudio tcnico

3.2 Anlisis institucional

3.3 Anlisis financiero

4. Anlisis y reflexin

4.1 Evaluacin de impacto

4.2 Lecciones aprendidas

5. Conclusiones

Glosario (cuando es necesario)

Anexos

Bibliografa

22
 Anexos de la Gua de sistematizacin

Anexo 2: Descripcin del producto

Proyecto
Pas / regin
de intervencin

Nombre
del producto:
Responsable
del producto

23
 Anexos de la Gua de sistematizacin

24
Anexo 3: Ejemplo de definicin de fases del proceso

Fases de la formacin de la CIS

Comisin Intersectorial de Atencin Integral a los Adolescentes. Distrito VI de Managua, Nicaragua

situacin futura
punto de partida Proceso

Cronologa 1997 1998 1999 2000 ...

Fases 1. conformacin 2. consolidacin y extensin 3. autonoma

desarrollo estudio CAP sobre la salud
organizacional sexual y reproductiva de los
adolescentes en el Distrito
VI
primer plan anual segundo plan anual tercer plan anual
eleccin del 1er equipo eleccin del 2 equipo eleccin del 3er equipo
coordinador coordinador coordinador
11 reuniones 11 reuniones 11 reuniones
evaluacin del plan evaluacin del plan (70%) evaluacin del plan (73%,
(53% - Mitch, paro) integracin de los y las actividades fuera de plan)
definicin de visin, misin, adolescentes organizacin adolesc.
objetivos, etc. lema y pster

miembros 7 delegaciones ms 8 delegaciones ms 9 delegaciones 7 delegaciones ms

estado 1 delegado alcalda 1 delegado alcalda 1 delegado alcalda 1 delegado alcalda
5 ONGs 5 ONGs 7 ONGs 8 ONGs,
sociedad civil 2 grupos de base 2 grupos de base
1 comisin adolesc.
primer torneo segundo torneo tercer toreo cuarto torneo
actividades ms capacitacin adultos en (26 equipos) ((32 equipos) (47 equipos)
exitosas CPMV taller visin, misin taller metodologa encuentro de adol.
concurso de dibujo logo participativa (2 das con muchos eventos)
capacitacin adolescentes en quermeses, feria presentacin pster en
CPMV presentacin pster en Mxico
conferencia Tokio sobre capacitaciones de
ciudades saludables adolescentes
 Anexos de la Gua de sistematizacin

Cronologa 1997 1998 1999 2000 ...

Fases 1. conformacin 2. consolidacin y extensin 3. autonoma

dificultades crear inters en la desarrollar un sentido Acercamiento adultos y menos representantes del
cooperacin, motivar y comn, acercamiento entre adolescentes, falta de estado parte por creacin de
aprovechar la motivacin estado y ONGs infraestructura propia la comisin estatal de
prevencin de la violencia
juvenil del Distrito VI

medidas adecuadas encontrar motivo comn crear una identidad festejar los logros encuentro de las dos
para la cooperacin manejo de conflictos alcanzados en conjunto comisiones para conocer
definir un fin concreto definicin de principios crear entendimiento entre el quehacer e intercambiar
que identifique de trabajo adultos y jvenes experiencias de trabajo
actividades conjuntas dar lugar para conocerse encontrar una rutina de ms divulgacin
evitar conformacin mejor y hacer amistades trabajo buscar alianzas
externa establecer estructura de
comunicacin

25
 Anexos de la Gua de sistematizacin

26
Anexo 4: Documentacin del proceso

El siguiente ejemplo para la documentacin de un proceso se trata de la elaboracin de materiales de

formacin. Las fases futuras, no documentadas de ese proceso en ejecucin son:
Diseo y diagramacin
Revisin y aprobacin impresin
Lanzamiento
Implementacin
Evaluacin

Fase Tiempo/ Recursos Actividades Resultados Instituciones Participantes

Sondeo y Junio-Agosto 2003 - Anlisis de programas de orientacin
sistematizacin 35 das laborales laboral de Alemania y Amrica Latina
500 USD - Elaboracin de TdR para la
sistematizacin de materiales de
orientacin laboral en el pas
- Preseleccin de estudiantes absolventes
del curso de consultora por parte de la
universidad UES
- Entrevistas de seleccin a base de ofertas
tcnicas y econmicas
- Ejecucin de la consultora jnior.
Coleccin, clasificacin y evaluacin del
material
- Diseo global del programa (objetivos,
grupos meta, contenidos, involucrados,
principios bsicos)
09/09/03 - Presentacin de los resultados de la
sistematizacin y del programa en su
diseo global ante enlaces tcnicos de
Pas Joven y
19/09/03 - ...ante instituciones del sector
- Buenos ejemplos identificados Directora ejecutiva, Pas Joven
- Enfoque de trabajo determinado Equipo tcnico, Pas Joven
- Concepto elaborado, consensuado Docente, UES
y presentado Consultora jnior, estudiante UES
- Propuesta de trabajo elaborado Asesora, GTZ
- Presentacin en data show del
programa
- Documento de sistematizacin
accesible en pgina web
- Realizacin de un Info-Desayuno
- Conformacin de grupo
coordinador a nivel nacional de
enlaces tcnicos de Pas Joven

Fase Tiempo/ Recursos Actividades
Elaboracin de los Septiembre 2003- - Aprobacin del diseo global
mdulos del Abril 2004 - Definicin de contenidos mnimos
programa 25 das laborales - Elaboracin conjunta de los TdR para la
600 USD elaboracin de los materiales
- Contratacin de consultores
independientes por mdulos
- Definicin del modelo de gestin e
implementacin
- Revisin tcnica del material de los
materiales elaborados
- Incorporacin de las observaciones
- Gestin de fondos para la impresin
No. 3 Orientacin Agosto-Septiembre - Elaboracin de la gua metodolgica y - Contenidos y tiempos de la gua
emprendedora 2003 material de apoyo
10 das laborales - Preparacin metodolgica del taller
1,000 USD - Elaboracin de cuestionarios de
evaluacin y guas de observacin
27/08/03 - 1 taller de prueba
- Aplicacin de prueba del cuestionario de
las caractersticas emprendedoras
personales
No. 4 Orientacin Octubre 2003 - Elaboracin de la gua metodolgica y
ocupacional 10 das laborales material de apoyo
1,500 USD - Preparacin metodolgica del taller
- Elaboracin de cuestionarios de
evaluacin y guas de observacin
21/10/03 - 1 taller de prueba
- Adaptacin del material
27
Resultados
- 7 reuniones mensuales de
seguimiento del grupo coordinador
a nivel nacional
- Ayudas memorias de todas las
reuniones
metodolgica evaluados
- Gua metodolgica, cuaderno de
trabajo y material de apoyo
elaborado
- Informe del taller de prueba
- Contenidos y tiempos de la gua
metodolgica evaluados
- Gua metodolgica, cuaderno de
trabajo y material de apoyo
elaborado
Anexos de la Gua de sistematizacin
Instituciones Participantes
Directora ejecutiva, Pas Joven
Tcnica, Pas Joven
Enlaces tcnicos de Pas Joven:
MINED, INSAFORP, ISDEMU,
MINEC, MTPS
8 jvenes lderes de la regin en el
taller (3 hombres, 5 mujeres, entre
14 y 19 aos)
8 jvenes de un municipio para el
cuestionarios (3 hombres, 5 mujeres,
entre 16 y 19 aos)
Consultor independiente
2 Consultores jnior
Asesora, GTZ
15 estudiantes del C. E. San
Francisco, Zacatecoluca (7 hombres,
8 mujeres, entre 14 y 17 aos),
Consultor independiente
Profesora del C. E.
Asesora, GTZ
 Anexos de la Gua de sistematizacin

28
Fase Tiempo/ Recursos Actividades Resultados Instituciones Participantes
No. 1 Orientacin Diciembre 2003- - Elaboracin de la gua metodolgica y - Informes de los talleres de prueba 12 estudiantes del INJOSICA,
Vocacional Febrero 2004 material de apoyo - Contenidos y tiempos de la gua Zacatecoluca (primer taller: 6
No. 2 Competencias 30 das laborales - Preparacin metodolgica del taller metodolgica evaluados hombres, 6 mujeres, entre 16 y 22
Socio-laborales 4,500 USD - Elaboracin de cuestionarios de - Guas metodolgicas, cuadernos de aos)
No. 0 Introduccin evaluacin y guas de observacin trabajo y materiales de apoyo (segundo taller: 7 hombres, 5
04 y 11/02/04 - 2 talleres de prueba de un da elaborados mujeres, entre 16 y 18 aos)
- Adaptacin del material Psiclogo, INJOSICA
Enlace tcnico de Pas Joven,
MINED
Tcnica, Pas Joven
Asesora, GTZ

Validacin Marzo 2004 - Reunin de preparacin metodolgica - Ayuda memoria de los talleres de 12 estudiantes de la UPES (3
de los materiales 4 das laborales - Elaboracin del plan metodolgico y gua validacin hombres 9 mujeres, entre 20 y 26
500 USD de validacin - Insumos para mejorar la redaccin aos)
25/03 y 01/040/4 - 2 talleres a un da y formulacin de los materiales 3 jvenes lderes de la regin (1
- Elaboracin y envo de ayuda memoria - Identificacin de necesidades de mujer, 2 hombres, entre 20 y 24 aos)
de los talleres de validacin preparacin los facilitadores 2 consultores jnior
Tcnica, Pas Joven
Enlace tcnico de Pas Joven,
MINED
Asesora, GTZ
 Anexos de la Gua de sistematizacin

Anexo 5: Ejemplo de anlisis financiero

Este anlisis financiero se elabor para dos medidas piloto en el proceso de emprendizaje para la
creacin de nuevas empresas en la regin La Paz. La primera fue desarrollada en Zacatecoluca en
los aos 2004 y 2005. La segunda fue una transferencia de la metodologa al municipio de Olocuilta
en 2005.

Aportes financieros en Olocuilta Aportes financieros en Zacatecoluca

Actor Aportes Actor Aportes
Alcalda Municipal de Instalaciones y transporte Alcalda Municipal de Convocatoria; seguimiento al grupo
Olocuilta 775 USD Zacatecoluca meta; refrigerios y local
800 USD

ISDEMU asesora jurdica FEDISAL/RED Facilitacin de talleres, elaboracin

1,000 USD de la gua metodolgica
1,500 USD

COMSIMAO Convocatoria y gestin MINTRAB, ITCA- Captacin de jvenes

300 USD FEPADE, MINED/ 100 USD
INJOSICA
AMPES Asistencia tcnica para la FADEMYPE Facilitacin de talleres,
coordinacin general coordinacin/organizacin
1,000 USD elaboracin de la gua metodolgica
1,500 USD

FOSOFAMILIA, Caja de Participacin en la feria de servicios FOSOFAMILIA, Participacin en la feria de servicios

Crdito de San Pedro financieros FUSADE-PROPEMI, financieros
Nonualco 100 USD FADEMYPE 150 USD

Universidad Nacional de Coordinacin de los tutores de GTZ Diseo metodolgico del proceso,
El Salvador - UES emprendizaje en horas sociales coordinacin general, alimentacin
500 USD y papelera
5,000 USD

GTZ Trasferencia metodolgica Swisscontact Elaboracin y adaptacin de la gua

3,000 USD metodolgica, sistematizacin,
seguimiento y asistencia tcnica 6,000 USD
3,000 USD alimentacin,
viticos para tutores de 300 USD
emprendizaje, local, alimentacin asistencia tcnica y acompaamiento
y papelera 1,000 USD
600 USD
TOTAL 10,375 USD TOTAL 16,350
Costo-beneficio 12 planes de negocio con probable Costo-beneficio 3 iniciativas con financiamiento de
financiamiento de 12 mujeres 4 beneficiarios
864,58 USD por beneficiaria 4,097,50 USD por beneficiarios

29
Anexos de la Gua de sistematizacin

Anexo 6: Ficha de sistematizacin

1. Informacin general de la institucin

Pas

Sector

Nombre de la institucin

Direccin
Contacto principal
(nombre de la persona, correo electrnico,
pagina web)

Tipo de organizacin
(gubernamental, no gubernamental,
privada, con o sin fines de lucro, de base)

2. Informacin general de la experiencia

Nombre del programa /

proyecto/ iniciativa

rea temtica

reas de intervencin
(capacitacin, asesoras, etc.)

Nivel de intervencin
(nacional, regional, local

Regin de intervencin
(departamento, municipios, rural y/o urbano)

Grupo meta
(rango de edad, sexo, providencia, otros)

Perodo y duracin del programa/

proyecto

Presupuesto

Fuentes de financiamiento
(de quien y cuanto, bajo que condiciones)

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 Anexos de la Gua de sistematizacin

3. Informacin tcnica de la experiencia

Objetivos Cules son el objetivo general y objetivos especficos?

Justificacin
Enfoques y estrategias
Metodologas e instrumentos
Innovacin
Cules son los problemas principales del grupo meta que se pretende resolver
con la experiencia? Cul era la idea inicial para la realizacin del proyecto?
Qu enfoques y estrategias se han definido para resolver los problemas del
grupo meta? Qu actividades principales se realizan? Cmo se ejecuta la
experiencia?
Qu metodologa e instrumentos se aplican en qu momentos de la experiencia?
Cmo se caracterizan?
Qu aspectos de la experiencia se destacan como innovadores y/o exitosos?

Instituciones involucradas Qu instituciones han participado? Qu aporte hace cada institucin?Cmo

se coordinan?

4. Evaluacin de impacto

Sistema de monitoreo y de Cules son los indicadores cuantitativos y cualitativos para medir el xito
evaluacin de la experiencia?Cmo se levanta la informacin? Quines realizan la
medicin? De que forma se involucran otras instituciones y el grupo
meta?
reas de impacto Cules son las reas de impacto de la experiencia?
Resultados/ Impactos Cules son los resultados principales e impactos cuantitativos y cualitativos
en el grupo meta y el entorno?
Temas transversales Que impactos se obtiene en la reduccin de la pobreza, en el desarrollo del
medio ambiente y en aspectos de gnero?
Anlisis costo beneficio Cules con los costos y beneficios sociales y econmicos? Cmo es la
relacin de costo-beneficio sin y con la experiencia?
Cules es el grado de durabilidad de los impactos? Permanecen los
Sostenibilidad impactos al finalizar la intervencin?
Se mantienen las innovaciones generadas? Se cubren las necesidades de
financiamiento?
Cul es el grado de replicabilidad?
- transferencia posible sin adaptaciones
Replicabilidad - se requiere una fase piloto para poder hacer las adaptaciones
necesarias
- partes tienen que adaptarse al contexto, el concepto se mantiene
- se requiere de adaptaciones conceptuales al contexto

31
Anexos de la Gua de sistematizacin

5. Lecciones aprendidas

Dificultades superadas Qu dificultades se han presentado? Cmo se superaron? Qu

sugerencias se hacen para prevenir las dificultades?
Factores de xito Qu xitos se han tenido?Qu factores de xito se han identificado
(externos e internos)? Que se recomienda para procesos futuros?
Errores para no volver a Qu errores se han cometidos? Cules fueron las causas para el
cometer error? Que se recomienda para procesos futuros?

32