AUDITORAS EN SISTEMA DE GESTIN Y

TRATAMIENTO DE HALLAZGOS

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 AUDITORA

Introduccin

Proceso sistemtico, independiente y documentado, para

obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera
objetiva con el fin de determinar la extensin en que se
cumplen los criterios de auditora
(ISO 19011)

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 AUDITORA

Sistemtico Conjunto de procedimientos o pasos lgicos y organizados

Los auditores deben ser independientes de la actividad que es

Independiente auditada

Documentado Como resultado se tendrn evidencias de la auditora (Informe)

Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacion

Evidencias que segn los criterios de auditoria y que son verificables

Grupo de politicas, procedimientos o requisitos usados como

Criterios de Auditora Referencia y contra los cuales se compara la evidencia de
auditoria

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 POR QU NECESITAMOS AUDITAR?

Una Auditora realizada efectivamente debe:

Funcionar como un escner.
Permitir conocer el desempeo del sistema.
Proporcionar informacin real sobre la cual puedan basarse las
decisiones.
Eliminar ideas preconcebidas e informacin sesgada.

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 TIPOS DE AUDITORA

PRIMERA PARTE SEGUNDA PARTE TERCERA PARTE

ORGANIZACIN CLIENTE CERTIFICADORA

AUDITORIA INTERNA AUDITORIA EXTERNA AUDITORIA EXTERNA

OBJETIVOS: OBJETIVOS: OBJETIVOS:

Determinar si el SIG:
Es conforme con los requisitos.
Se ha implementado y se
mantiene de manera eficaz.
Para:
Evaluar el sistema Integrado
de Gestin.
Identificar oportunidades de
mejora.
Evaluar la adecuacin para cumplir
eficazmente los requisitos del
solicitante.
Verificar la aplicacin de
disposiciones contractuales.
Para:
Evaluar y seleccionar proveedores.
Mantener relaciones gana - gana.
Evaluar la capacidad para
cumplir los requisitos de la
Norma ISO 9001 ISO 14001
OHSAS 18001.
Para:
Certificacin o reconocimiento
por un tercero.

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 Requisitos fundamentales para una
Auditora Efectiva:

Apoyo de la Direccin
Auditores entrenados
Independencia de los auditores
Acceso a documentos
Acceso a todos los niveles gerenciales
Procedimiento de auditora definido

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 ISO 19011
La norma ISO 19011 es utilizada para realizar las Auditoras de los

Sistemas de Gestin en cualquier tipo de auditora.

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 PRINCIPIOS DE AUDITORA

1) Integridad
El auditor debe ser profesional e imparcial; actuar con honestidad y
responsabilidad
Demostrar su competencia durante el desarrollo del trabajo.

2) Debido cuidado profesional:

Debido cuidado, de acuerdo con la importancia de la tarea que
desempean y la confianza depositada en ellos.

3) Confidencialidad:
Discrecin en el uso y proteccin de la informacin adquirida en el curso de
sus labores.

5) Independencia:
Imparcialidad de la auditora y la objetividad de las conclusiones de la
auditora

(ISO 19011)
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 PRINCIPIOS DE AUDITORA

6) Enfoque basado en la evidencia

La evidencia de la auditora debe poder ser verificable, esto permitir que la
auditora sea fiable.

(ISO 19011)
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 GESTIN DE UN PROGRAMA DE AUDITORA

Criterios a considerar para la programacin de nuestras auditoras

Importancia de las actividades y procesos, relacionados con la calidad del

producto, prevencin de la contaminacin, accidentes e incidentes.
Resultados de las auditorias previas.
Cubrir todos los requisitos de la norma.
Disponibilidad de los auditados y auditores.

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 ETAPAS DE LA AUDITORA

Iniciacin de la Auditora

Revisin de la documentacin

Preparacin de las actividades de auditora

Actividades de Auditora in situ

Informe de auditora

Finalizacin de auditora

Seguimiento de Auditora

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 ACTIVIDADES DE AUDITORA

Iniciacin de la Auditora

Definicin de los objetivos, el alcance y los

criterios de auditoria

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 ACTIVIDADES DE AUDITORA

Revisin de la Documentacin

Una buena prcticas antes de realizar la auditora es

que los auditores revisen la documentacin
(procedimientos, manuales, instructivos) del proceso
o actividad a auditar

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 ACTIVIDADES DE AUDITORA

Preparacin del Plan de auditoria

Objetivo y alcance
Criterios
Equipo Auditor
Lugar y fecha
Duracin de las actividades
Reuniones de enlace y retroalimentacin
Reuniones de apertura y cierre
Designacin de responsabilidades

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 Preparacin de las Actividades de Auditora

Listas de verificacin
Herramienta del equipo auditor
Ayuda en la entrevista
Permite estructurar la evaluacin
Recordatorio
No limitarse a ella
No es para interrogar
Permite despersonalizar la auditora
Administracin del tiempo
Uniformidad al proceso de Auditora

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 Realizacin de las Actividades de Auditora

Reunin de apertura
Reuniones de enlace entre los auditores
Reunin de retroalimentacin
Reunin de cierre

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 Realizacin de las Actividades de Auditora

Comunicacin durante la auditoria

Miembros del equipo auditor consultarse peridicamente para intercambiar
informacin

Las evidencias recopiladas en la auditoria deben ser comunicadas al

auditado

Acciones para reconfirmacin del plan de auditoria

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 Realizacin de las Actividades de Auditora In situ

ELEMENTOS DEL SISTEMA

QUE DEBEN SER AUDITADOS

PERSONAL DOCUMENTACIN

PROCESO MATERIALES, ITEMS Y EQUIPOS

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 Realizacin de las Actividades de Auditora In situ

Para una correcta evaluacin ...

Pregunte
Escuche
Observe
Piense
Evale
Registre

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 Realizacin de las Actividades de Auditora In situ

TCNICA DE ENTREVISTA
Palabras fundamentales del Auditor:

Cmo
Dnde
Cundo
Qu
Por qu
Quin

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 Realizacin de las Actividades de Auditora In situ

TCNICA DE ENTREVISTA

Preguntas Abiertas
Preguntas Cerradas
Se debe evitar hacer:
Preguntas que sugieren una respuesta
Preguntas con connotacin emotiva
Entonacin adecuada

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 Realizacin de las Actividades de Auditora In situ

ACTITUDES A TOMAR EN EL TRANSCURSO DE LA

AUDITORA
Permanecer seguro
Administrar el tiempo adecuadamente
No dejarse conducir o engaar
Ser detallista y eficiente
Evitar apartarse del tema

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 Realizacin de las Actividades de Auditora In situ

ACTITUDES QUE DEBEN SER EVITADAS

Ser negativo, indisciplinado

Ser crtico
Caer en disputas
Discutir personalidades
Comparar al auditado
Ser sarcstico

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 COMPETENCIAS DE LOS AUDITORES

Cualidades personales
tico imparcial, sincero, honesto y discreto
De mentalidad abierta
Un auditor Diplomtico-Amable
debe ser: Con capacidad de comunicacin (oral y escrita)
Observador
Perceptivo
Preparado
Paciente
Verstil capaz de adaptarse a diferentes situaciones
Tenaz persistente, orientado a la consecucin de los objetivos
Decidido
Seguro de si mismo acta y funciona en forma independiente a la
vez que se relaciona eficazmente con otros
Puntual

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 Realizacin de las Actividades de Auditora In situ

GENERACIN DE HALLAZGOS DE AUDITORA

Evidencia de Criterios de
auditora auditora

Hallazgos de auditoria

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 Realizacin de las Actividades de Auditora In situ

GENERACIN DE HALLAZGOS DE AUDITORA

TERMINOS RELACIONADOS

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 TRMINOS RELACIONADOS

NO CONFORMIDAD MAYOR

La ausencia o el incumplimiento en la implementacin y mantencin de uno o

mas elementos obligatorios del sistema, o una situacin que en base a
evidencia objetiva disponible, planteara la existencia de dudas significativas
sobre la calidad de lo que se provee.

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 TRMINOS RELACIONADOS

NO CONFORMIDAD MENOR

Un hallazgo que indica una debilidad en el Sistema, Procedimiento, registros

o en la gestin de una actividad en particular. Puede ser tambin una
situacin que en base a evidencias objetivas determinara la existencia de
dudas significativas en cuanto a la capacidad futura del Sistema de alcanzar
la Poltica y Objetivos.

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 TRMINOS RELACIONADOS

OBSERVACIN

Un hallazgo que merece la atencin de la organizacin, pero que no requiere

obligatoriamente una accin correctiva.

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 No Conformidades ms Comunes...

Existencia de Documentos Obsoletos

Procedimientos que no se cumplen o desactualizados
Controles operacionales que no se cumplen o que no
se han implementado.
Registros incompletos o sin implementar
Legajos de personal incompletos
Contratos que no se cumplen en todas sus clusulas
No se evalan a los subcontratistas.
Criterios no homogneos de control
Fechas de Calibracin vencidas

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 No Conformidades ms Comunes...

Falta eficacia en la atencin de encuestas de satisfaccin de Cliente

No hay registros relativos al reproceso de producto No Conforme
Productos/registros almacenados en condiciones inadecuadas
Falta implementar acciones para mejorar el desempeo de los indicadores
No hay apoyo de la Gerencia al Sistema de Acciones Correctivas
Acciones Correctivas inadecuadas

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 Informe de Auditora

Estructura:

Alcance y objetivos de la auditora

Identificacin de los auditores
Personas contactadas
Fecha de la auditora
Normas de referencia
Eficacia del Sistema para el cumplimiento de los objetivos de la
auditoria.
Fortalezas y Debilidades
Descripcin de las no conformidades encontradas
Adjuntar: SAC y Observaciones
Exclusiones

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 Informe de Auditora

Informe de Auditora
Qu no debe incluirse ?
Opiniones Subjetivas
Informacin Confidencial no correspondiente
Crtica hacia individuos
Declaraciones ambiguas
Detalles triviales
Hallazgos no mencionados en la reunin de cierre

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 Seguimiento de Auditora

CORRECTA REDACCIN DE NO CONFORMIDADES

Las no conformidades debern registrarse y deber

contar con evidencias de auditora que las sustenten.

Problema
Evidencia
Requisito incumplido

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 Levantamiento de hallazgos

No
conformidad

NO SI
ok FIN
Accin inmediata

Evaluacin de la
efectividad de las
Evaluacin de acciones tomadas
causas

Implementacin
de acciones
Acciones correctivas
correctivas

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Especialistas en Sistema de Gestin 36
 MUCHAS GRACIAS

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