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PROCEDIMIENTO CONTROL IPSE-PI-P04 1/5

OPERACIONAL Fecha
15/02/2008

1. OBJETIVO:

Establecer un modelo de control y seguimiento para las actividades operacionales,

garantizando la prevencin y manejo de los riesgos de peligros de seguridad y salud en el
trabajo, mitigacin y manejo de los aspectos e impactos asociados al componente
ambiental, en cumplimiento de la poltica integral de gestin del instituto.

2. DEFINICIONES:

Control Operacional: Identificar y planificar las operaciones asociadas a los aspectos

ambientales y a los riesgos de salud ocupacional y seguridad significativos, con el propsito
de asegurarse que se efectan bajo condiciones especificadas o controladas.

Accin preventiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial
u otra situacin potencial no deseable.

Accin Correctiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad

detectada u otra situacin no deseable.

Aspectos Ambientales (AA): Elementos de las actividades, productos y servicios de una

Organizacin que pueden interactuar con el medio ambiente.

Aspecto Ambiental Significativo: Aspecto ambiental que tiene o puede tener un impacto
ambiental significativo.

Impacto Ambiental: Cualquier cambio en el ambiente, ya sea adverso o beneficioso, como

resultado total o parcial de los aspectos ambientales de una organizacin.

Impacto Ambiental Significativo: Se entender como impacto ambiental significativo

aquel que ha sido calificado como un impacto con alto nivel de importancia.

Lugar de trabajo: Cualquier espacio fsico en el que se realizan actividades relacionadas

con el trabajo, bajo el control de la organizacin.

Mejora continua: proceso recurrente de optimizacin del sistema de gestin en SI SO para

lograr mejoras en el desempeo en S y SO, de forma coherente con la poltica en S I SO de
la organizacin.

Peligro: Fuente, situacin o acto con potencial de dao en trminos de enfermedad o

lesin a las personas, o una combinacin de estos.

Riesgo aceptable: Riesgo que ha sido producido a un nivel que la organizacin puede
tolerar con respecto a sus obligaciones legales y su propia poltica en S I SO.

Identificacin del peligro: Proceso para conocer si existe un peligro y definir sus
caractersticas.
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PROCEDIMIENTO CONTROL IPSE-PI-P04 2/5
OPERACIONAL Fecha
15/02/2008

Parte interesada: Persona o grupo, dentro o fuera del lugar de trabajo involucrado o
afectado por el desempeo en seguridad y salud en el trabajo de una organizacin.

Riesgo: Combinacin de la probabilidad y la(s) consecuencia(s) de que ocurra un evento

peligroso especfico.

Riesgo Tolerable: Riesgo que se ha reducido a un nivel que la organizacin puede

soportar, respecto a sus obligaciones legales y a su propia poltica.

Acto Subestndar: Cualquier desviacin en el desempeo de las personas, en relacin

con los estndares establecidos, para mantener la continuidad de marcha de las
operaciones y un nivel de prdidas mnimas; se lo considera un acto anormal que impone
riesgo y ataca en forma directa la seguridad del sistema o proceso respectivo. Un acto
subestndar se detecta con observaciones.

Condicin Subestndar: cualquier cambio o variacin introducidas a las caractersticas

fsicas o al funcionamiento de los equipos, los materiales y/o el ambiente de trabajo y que
conllevan anormalidad en funcin de los estndares establecidos o aceptados, constituyen
condiciones de riesgo que pueden ser causa directa de accidentes operacionales. Una
condicin subestndar se detecta con inspecciones.

Salud Ocupacional: Se entender en adelante como Seguridad y Salud en el Trabajo,

definida como aquella disciplina que trata de la prevencin de las lesiones y enfermedades
causadas por las condiciones del trabajo, de la proteccin y promocin de la salud de los
trabajadores. Tiene por objeto mejorar las condiciones y el medio ambiente de trabajo, as
como la salud en el trabajo, que conlleva la promocin y el mantenimiento del bienestar
fsico, mental y social de los trabajadores en todas las ocupaciones (LEY 1562 de 2012).

SGI: Sistema de Gestin Integrado

Parte interesada: Persona o grupo, dentro o fuera del lugar de trabajo involucrado o
afectado por el desempeo en seguridad y salud en el trabajo de una organizacin.
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OPERACIONAL Fecha
15/02/2008

3. DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD:

SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
Establecer el Concepto de Seguridad,
Salud Ocupacional previo a la Gestin de Seguridad,
contratacin (Requerimientos SISO) y Salud Ocupacional y Estudio Previo y/o
1
teniendo en cuenta el instructivo para Bienestar Social. convenios Contratos
control y seguimiento a contratistas del
IPSE.
El profesional SISO se rene con el Gestin de Seguridad,
Lista de chequeo de
contratista y diligencian la Lista de Salud Ocupacional y
2 Seguridad y Salud
chequeo de Seguridad y Salud Bienestar Social,
Ocupacional
Ocupacional. Supervisor de Contrato.
Definicin de planes de accin para el
control operacional.
Proceso Planificacin
A partir de la evaluacin de los peligros y Institucional,
riesgos en SISO con mayor significancia, Gestin de Seguridad,
Planes de accin
3 se definen los planes de accin SISO Salud Ocupacional y
para vigencia actual.
con el propsito de desarrollar las Bienestar Social.
actividades institucionales, bajo criterios .
de la seguridad y salud ocupacional en
los proyectos de seleccionados en la
ZNI.
Implementacin de medidas de
control.
Se realiza el control operacional a los
riesgos en SISO a travs de los planes
de accin SISO y control de las
comisiones de los servidores pblicos
que realizan trabajos operacionales en Formato Evaluacin
las ZNI y el control a contratistas a travs de seguimiento del
del formato evaluacin del seguimiento Sistema de Gestin
del sistema de gestin de seguridad, de Seguridad, Salud
salud ocupacional para proyectos - Ocupacional para
4 proyectos.
El IPSE entregar a los contratistas a Lder Coordinacin de
modo de informacin, en caso de que lo Bienestar Social, Formato actas de
requieran, los instructivos para tareas Seguridad y Salud seguimiento.
crticas. Ocupacional.
Lder de la Informes de
El control a los contratistas se llevar a Contratacin. comisin.
cabo por medio de: Reuniones de Supervisores de
seguimiento, supervisin e interventora, contrato.
en los cuales peridicamente, segn se
defina en los convenios y/o contratos, se
reportar la gestin de SISO aplicables
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PROCEDIMIENTO CONTROL IPSE-PI-P04 4/5
OPERACIONAL Fecha
15/02/2008

SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
al objeto y alcances de cada contrato.
As mismo, a travs del diligenciamiento
de la Lista de chequeo Seguridad y
Salud Ocupacional para contratistas,
para el cumplimiento de los compromisos
SISO adquiridos contractualmente y del
Formato Evaluacin de seguimiento del
Sistema de Gestin de Seguridad, Salud
Ocupacional para proyectos y de los
instructivos SISO que apliquen.

Se realizar tambin el control a los

funcionarios que se desplazan a las ZNI
a travs del formato Control a
Comisin, informando sobre los riesgos
a que estn expuestos, que pueden
ocasionar y las medidas para su
prevencin y/o control incluyendo el
manual del viajero.
Seguimiento y medicin de controles.

Los planes de accin SISO propuestos

para las actividades propias del Instituto
y desarrolladas directamente por el
personal, sern verificados en las visitas
Lder de Gestin de Acta de seguimiento
de comisin a las localidades
Auditorias planes de accin de
seleccionadas y se presentarn los
5 Lder de la SISO.
resultados a la Direccin General en
Contratacin. Actas de Comit de
reuniones de revisin por la misma.
Procesos involucrados. seguimiento.
As mismo, el seguimiento al control a
contratistas se efectuar peridicamente,
segn lo dispuesto en las clusulas
contractuales, con el apoyo de los
supervisores.
Revisin. Los resultados de los planes
de accin operacional sern presentados
en la Revisin por la Direccin. En caso
Lder de Infraestructura.
de detectarse incumplimientos o
Lder Coordinacin de
situaciones anormales en la operacin Acta de Revisin por
6 Bienestar Social,
que determinen riesgos y peligros no la Direccin.
Seguridad y Salud
controlados, se debern realizar planes
Ocupacional.
de accin o de mejoramiento orientados
a que el contratista prevenga, reduzca y
controle los riesgos en SISO, evaluar la
Gestin del Cambio interno y externo.
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OPERACIONAL Fecha
15/02/2008

GESTION AMBIENTAL
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
Definicin de planes de accin para el
control operacional.

A partir de la evaluacin de los aspectos

e impactos ambientales con mayor
significancia, se definen los programas Lder Proceso
Programas de Manejo
1 de manejo ambiental, con el propsito de Planificacin Institucional.
Ambiental
desarrollar las actividades institucionales, Profesionales CEGAS
bajo criterios de prevencin,
minimizacin, mitigacin, y control de los
impactos ambientales. De igual manera,
para tener capacidad de respuesta ante
un evento anormal o de emergencia.
Implementacin de medidas de
control.

Se realiza el control operacional a los

aspectos ambientales significativos, a
travs de los programas de manejo
ambiental, as como con el control a
comisin y a los contratistas.

Para la implementacin de los programas

ambientales al interior de la entidad, se
destinarn los recursos necesarios para
garantizar el control de las operaciones y
se designarn los responsables de cada
programa.

2 El IPSE entregar a los contratistas las

exigencias de control operacional para
Lder del proceso de Registro de las acciones
prevenir o mitigar los impactos
Gestin Social y definidas en cada programa.
ambientales asociados a cada una de las
Ambiental. Formato Control a Comisin.
actividades donde se identific alta
Apoyo personal de los Conceptos CEGAS.
significancia.
procesos de Gestin de Informes de comisin
Infraestructura, Gestin de Informes de seguimiento,
El control a los contratistas se llevar a
la Contratacin, Gestin supervisin o interventora
cabo por medio de: Reuniones de
de Proyectos.
seguimiento, supervisin e interventora,
en las cuales peridicamente, segn se
defina en los convenios y/o contratos, se
reportar la gestin realizada por el
contratista segn condiciones del
contrato.

Se realizar tambin el control a los

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PROCEDIMIENTO CONTROL IPSE-PI-P04 6/5
OPERACIONAL Fecha
15/02/2008

GESTION AMBIENTAL
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
funcionarios que se desplazan a las ZNI
a travs del formato Control a Comisin,
informando sobre los impactos
ambientales que pueden ocasionar y las
medidas para su prevencin y/o control.
Seguimiento y medicin de controles.

Los programas de manejo y control

ambiental propuestos para las
actividades propias del Instituto y
Lder proceso de Gestin
desarrolladas directamente por el
Social y Ambiental Informe de seguimiento
personal, sern verificados
Lder proceso Gestin de programas ambientales.
3 semestralmente.
Auditoras Informes de seguimiento,
Supervisores o supervisin o interventora
As mismo, el seguimiento a los
interventores
contratistas se efectuar peridicamente,
segn lo dispuesto en las clusulas
contractuales, con el apoyo de la
supervisin o interventora designada en
cada contrato.
Revisin

Los resultados de los programas de

control operacional sern presentados en
la Revisin por la Direccin. En caso de
detectarse incumplimientos o situaciones Lder proceso de Gestin Acta de Revisin por la
4 anormales en la operacin que Social y Ambiental Direccin.
determinen impactos ambientales no Apoyo lderes de proceso. Planes de mejoramiento
controlados, se debern realizar planes
de accin o de mejoramiento orientados
a prevenir, eliminar, reducir y controlar
los aspectos ambientales que los
ocasionaron.

4. FLUJOGRAMA CONTROL OPERACIN SISO
CONVENCIONES
Actividad
Descripcin
Documentos
Decisin
No. ActIvidad. (ver
# 3. Desarrollo)
Continuacin otra
# pgina o seccin de
cuadro
LISTA DE CHEQUEO DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL
PLANES DE ACCCION PARA LA VIGENCIA
ACTUAL.
REGISTRO DE LAS ACCIONES
DEFINIDAS EN CADA PLAN DE
ACCION
FORMATO Evaluacin de
seguimiento del Sistema de
Gestin de Seguridad, Salud
Ocupacional para proyectos.
FORMATO ACTAS DE
SEGUIMIENTO
INFORMES DE COMISION
ACTA DE SEGUIMIENTO
PLANES DE ACCION DE SISO.
ACTAS DE COMITE DE
SEGUIMIENTO.
ACTA DE SEGUIMIENTO
PLANES DE ACCION DE SISO.
ACTAS DE COMITE DE
SEGUIMIENTO.
PROCEDIMIENTO CONTROL
OPERACIONAL
PROCEDIMIENTO CONTROL
OPERACIONAL SISO
INICIO
ESTABLECER EL CONCEPTO DE
SEGURIDAD, SALUD
OCUPACIONAL
DILIGENCIAMIENTO LISTA DE
CHEQUEO
DEFINICION DE PLANES DE ACCION PARA
CONTROL OPERACIONAL
control de las comisiones de los servidores
IMPLEMENTACION DE MEDIDAS DE
CONTROL.
SEGUIMIENTO Y MEDICION DE
CONTROLES
REVISION
FIN
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IPSE-PI-P04 7/5
Fecha
15/02/2008
Establecer el Concepto de Seguridad, Salud
Ocupacional previo a la contratacin
(Requerimientos SISO) y teniendo en cuenta el
instructivo para control y seguimiento a
contratistas del IPSE.
El profesional SISO se rene con el contratista
y diligencian la Lista de chequeo de Seguridad
y Salud Ocupacional.
A partir de la evaluacin de los peligros y riesgos en
SISO con mayor significancia, se definen los planes
de accin SISO con el propsito de desarrollar las
actividades institucionales, bajo criterios de la
seguridad y salud ocupacional en los proyectos de
seleccionados en la ZNI.
Se realiza el control operacional a los riesgos en
SISO a travs de los planes de accin SISO y
pblicos que realizan trabajos operacionales en
las ZNI y el control a contratistas.
El control a los contratistas se llevar a cabo por
medio de: Reuniones de seguimiento,
supervisin e interventora, as mismo, a travs
del diligenciamiento de la Lista de chequeo
Seguridad y Salud Ocupacional para contratistas
Los planes de accin SISO propuestos para las
actividades propias del Instituto y desarrolladas
directamente por el personal, sern verificados
en las visitas de comisin y se presentarn los
resultados a la Direccin General en reuniones
de revisin por la misma.
As mismo, el seguimiento al control a
contratistas se efectuar peridicamente, segn
lo dispuesto en las clusulas contractuales, con
el apoyo de los supervisores.
Los resultados de los planes de accin
operacional sern presentados en la Revisin por
la Direccin. En caso de detectarse
incumplimientos o situaciones anormales en la
operacin que determinen riesgos y peligros no
controlados, se debern realizar planes de
accin o de mejoramiento orientados a que el
contratista prevenga, reduzca y controle los
riesgos en SISO, evaluar la Gestin del Cambio
interno y externo.
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PROCEDIMIENTO CONTROL IPSE-PI-P04 8/5
OPERACIONAL Fecha
15/02/2008

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO CONTROL OPERACIONAL

CONVENCIONES
Actividad

Descripci
n
Documento
s

Decisin PROCEDIMIENTO CONTROL

OPERACIONAL
No. ActIvidad.
# (ver 3. Desarrollo)
Continuacin
# otra pgina o
seccin de
cuadro
INICIO

DEFINICION DE PROGRAMAS Y
1 SUBPROGRAMAS PARA CONTROL
OPERACIONAL

SE EVALUAN LOS
ASPECTOS E IMPACTOS
AMBIENTALES, AS COMO
DE LOS PELIGROS Y
RIESGOS EN S&SO

INSTRUCTIVO Y PERMISOS PARA TRABAJO

SE DEFINEN PROGRAMAS Y SEGURO EN ALTURAS.
SUBPROGRAMAS BAJO
PROGRAMAS DE MANEJO
CRITERIOS DE MINIMIZACIN,
AMBIENTAL, SEGURIDAD Y SALUD INSTRUCTIVO Y PERMISO PARA TRABAJO
MITIGACIN, PREVENCIN,
OCUPACIONAL SEGURO CON ENERGAS PELIGROSAS.
CONTROL DE LOS IMPACTOS
AMBIENTALES Y MITIGACIN INSTRUCTIVO Y PERMISO PARA TRABAJOS
DE RIESGOS LABORALES. EN CALIENTE

INSTRUCTIVO GENERAL PARA EL

A TRAVS DE
FORMATO CONTROL A CONTRATISTA
Y PROYECTOS INTERNOS
FORMATO CONTROL DE COMISIN
ANLISIS DE INDICADORES DE
PROGRAMAS AMBIENTALES Y SISO
EN SIGMA
IMPLEMENTACION DE MEDIDAS DESARROLLO DE INSPECCIONES
2
DE CONTROL
INSTRUCTIVO GENERAL PARA EL
SE REALIZA CONTROL DESARROLLO DE INSPECCIONES
OPERACIONAL A LOS RIESGOS
S&SO Y A LOS ASPECTOS INSTRUCTIVO PARA EL ALMACENAMIENTO
AMBIENTALES SIGNIFICATIVOS SEGURO DE COMBUSTIBLES
INSTRUCTIVO PARA EL TRANSPORTE DE
SE REALIZAN OTROS
COMBUSTIBLES
CONTROLES OPERACIONALES A
A TRAVS DE COMISIONES DE FUNCIONARIOS,
CONTRATISTAS Y A INSTRUCTIVO PARA EL TRANSPORTE DE
PROYECTOS. COMBUSTIBLES

INSTRUCTIVO PARA EL ALMACENAMIENTO,

TRANSPORTE Y DISPOSICIN DE RESIDUOS
COMISIONES A LAS ZNI CONTRATISTAS PELIGROSOS.

TALENTO HUMANO GESTIN DE PROYECTOS INSTRUCTIVO PARA EL CONTROL DE

REALIZA UN CONTROL DE
RIESGOS OCUPACIONALES Y
AMBIENTALES POR MEDIO
DEL FORMATO DE CONTROL
DE COMISION
EMISIONES ATMOSFRICAS.
SE REALIZA EL CONTROL POR
MEDIO DEL FORMATO DE CONTROL
A CONTRATISTAS Y PROYECTOS EL IPSE ENTREGARA LAS DEMAS
INTERNOS, VISITAS DE EXIGENCIAS PARA EL CONTROL
INTERVENTORA Y REVISIN DE LOS DE RIESGOS OCUPACIONALES Y
INFORMES DE EJECUCIN DE AMBIENTALES SIGNIFICATIVOS
ACTIVIDADES DE PROVEEDORES Y
CONTRATISTAS.

SE DESTINAN LOS RECURSOS PARA

EN LA ETAPA CONTRACTUAL
GARANTIZAR EL CONTROL DE LAS
DEBE ESTABLECERSE LOS
OPERACIONES Y SE DESIGNAN LOS
REQUISITOS DE CONTROL
RESPONSABLES DE CADA
OPERACIONAL.
PROCESO.

1
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PROCEDIMIENTO CONTROL IPSE-PI-P04 9/5
OPERACIONAL Fecha
15/02/2008

INFORMES DE COMISIONES
INFORME DE SEGUIMIENTO AL SEGUIMIENTO Y MEDICIN DE
3
CONTROL OPERACIONAL CONTROLES

LOS PROGRAMAS DE CONTROL

SE PRESENTARAN LOS
AMBIENTAL Y SEGIMIENTO PARA
RESULTADOS A LA DIRECCIN
LAS ACTIVIDADES PROPIAS DEL
GENERAL EN LOS CMITES DE
INSTITUTO SERN VERIFICADAS
DIRECCIN.
SEMESTRALMENTE

EL SEGUIMIENTO AL CONTROL DE
CONTRATISTAS SE EFECTUARA
PERIODICAMENTE SEGN LAS
CLUSULAS CONTRACTUALES,
CON EL APOYO DE INTERVENTORA.
LA INFORMACIN DE
SEGUIMIENTO Y MEDICI;ON DE
CONTROLES ESTAR EN SIGMA

REVISIN 4

SE DETECTAN
INCUMPLIMIENTOS O
SITUACIONES ANORMALES EN LA
OPERACIN?

REALIZAR PLANES DE
MEJORAMIENTO ORIENTADOS A
ELIMINAR, REDUCIR Y CONTROLAR
LOS RIESGOS EN S&SO Y AMBIENTE

FIN
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PROCEDIMIENTO CONTROL IPSE-PI-P04 10/5
OPERACIONAL Fecha
15/02/2008

5. IDENTIFICACIN DE RIESGOS

Incumplimiento de las normas y requisitos

No realizacin del seguimiento y control a los riesgos no aceptables y a los impactos
significativos

7. DOCUMENTOS ANEXOS

Para el control de actividades a los contratistas se elaboraron los siguientes instructivos

para los componentes SISO y ambiente:

Instructivo para control y seguimiento a contratistas del IPSE

Instructivo para control de equipos e instrumentos de medicin
Instructivos para el control operacional a contratistas
Lista de chequeo Seguridad y Salud Ocupacional para contratistas
Instructivos y formatos de permiso para trabajo seguro en alturas.
Instructivo y permiso para trabajo seguro con energas peligrosas.
Instructivo y permiso para trabajos en caliente
Instructivo general para el desarrollo de inspecciones
Formato Evaluacin de seguimiento del Sistema de Gestin de Seguridad, Salud
Ocupacional para proyectos.
Instructivo de control a visitantes del IPSE
Formato control de visitantes
Procedimiento para la identificacin de peligros, valoracin de riesgos y
determinacin de los controles.
Matriz para la identificacin de peligros, valoracin de riesgos y determinacin de
los controles
Instructivo para desplazamiento por va area para los servidores pblicos del IPSE
Instructivo para desplazamiento por va fluvial y/o martima para los servidores
pblicos del IPSE
Instructivo para desplazamiento por va terrestre para los servidores pblicos del
IPSE

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA MOTIVO DEL CAMBIO

06/02/2010 Se estructuro el flujograma del procedimiento.
16/11/2010 Se actualizaron actividades, responsables y registros
25/05/2012 Actualizacin por cambio de lideres
07/02/2013 Se actualizaron actividades y registros.

Revis Aprob
CARGO: CARGO:
FIRMA: FIRMA: