SISTEMA DE GESTIN PBLICA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA

APERTURA, REPOSICIN CIERRE DE
FONDO ROTATIVO Y CAJA CHICA
Manual de Procedimientos para la Apertura, Reposicin y Cierre de Fondo Rotativo y Caja Chica
Sistema de Gestin Pblica
Ministerio de Economa y Finanzas Pblicas
Viceministerio de Presupuesto y Contabilidad Fiscal
Direccin General de Sistemas de Gestin de Informacin Fiscal

2012

Propiedad Intelectual del Ministerio Economa y Finanzas Pblicas

Prohibida su reproduccin total o parcial
CONVENCIONES

Tips o consejos para el usuario

Definiciones o conceptos relacionados

Resumen del contenido del punto actual

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Sistema de Gestin PblicaManual de Procedimientos para la Apertura, Reposicin y Cierre de Fondo Rotativo
y Caja Chica
Contenido
CONVENCIONES .................................................................................................. 3
1 INTRODUCCION ............................................................................................ 6
2 MARCO LEGAL Y NORMATIVO ................................................................... 6
3 DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOSPARA ADMINISTRACION DE
FONDOS ROTATIVOS Y CAJA CHICA................................................................. 6
3.1 FLUJOGRAMA DE PROCESOS ............................................................. 8
3.1.1 APERTURA DE FONDO ROTATIVO Y CAJA CHICA ........................ 8
3.1.2 REPOSICIN DE FONDO ROTATIVO Y CAJA CHICA .................... 9
3.1.3 CIERRE DE FONDO ROTATIVO Y CAJA CHICA............................ 10
3.2 SECUENCIA DE OPERACIONES ......................................................... 11
3.2.1 APERTURA DEL FONDO ROTATIVO Y CAJA CHICA .................... 11
3.2.2 REPOSICION DEL FONDO ROTATIVO Y CAJA CHICA ................ 12
3.2.3 CIERRE DEL FONDO ROTATIVO Y CAJA CHICA .......................... 13
4 DESCRIPCION DETALLADA DE OPERACIONES......................................... 14
4.1 DESCRIPCIN DETALLADA DE LAS OPERACIONES DE APERTURA
DEL FONDO ROTATIVO Y CAJA CHICA ....................................................... 14
4.1.1 PROCESO 1. Solicitud de la Unidad Solicitante.......................... 14
4.1.2 PROCESO 2. Registro en el SIGEP ................................................. 14
4.1.3 PROCESO 3. Certificacin Presupuestaria .................................. 14
4.1.4 PROCESO 4. Elaboracin C-31 Sin Imputacin Presupuestaria.
14
4.1.5 PROCESO 5. Aprobacin del C-31 SIP ........................................ 15
4.1.6 PROCESO 6. Firma del C-31 SIP .................................................... 15
4.1.7 PROCESO 7. Elaboracin documento de priorizacin ............. 15
4.1.8 PROCESO 8. Aprobacin del documento de priorizacin ...... 15
4.1.9 PROCESO 9. Impresin de Cheque ............................................. 16
4.1.10 PROCESO 10. Firma fsica del cheque .................................... 16
4.1.11 PROCESO 11. Entrega del Cheque al Beneficiario ............... 16
4.1.12 PROCESO 12. Pago .................................................................... 17
4.2 DESCRIPCIN DETALLADA DE LAS OPERACIONES DE REPOSICION
DEL FONDO ROTATIVO Y CAJA CHICA ....................................................... 17
4.2.1 PROCESO 1., Solicitud de Reposicin ......................................... 17
4.2.2 PROCESO 2. Instruccin de Regisro de Reposicin ................... 17
4.2.3 PROCESO 3. Elaboracin de Comprobantes C-31 CIP ............ 17

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y Caja Chica
 4.2.4 PROCESO 4. Aprobacin del C-31 CIP ....................................... 18
4.2.5 PROCESO 5. Firma del C-31 CIP ................................................... 18
4.2.6 PROCESO 6. Elaboracin Documento de Priorizacin de Pago
18
4.2.7 PROCESO 7. Aprobacin del Documento de Priorizacin....... 18
4.2.8 PROCESO 8. Impresin de Cheque ............................................. 19
4.2.9 PROCESO 9. Firma Fsica del Cheque ......................................... 19
4.2.10 PROCESO 10. Entrega de Cheque .......................................... 19
4.2.11 PROCESO 11. Cobro del Cheque por el Encargado del
Fondo 19
4.3 DESCRIPCIN DETALLADA DE LAS OPERACIONES DE CIERRE DEL
FONDO ROTATIVO Y CAJA CHICA............................................................... 20
4.3.1 PROCESO 1. Presentacin de Redicin Final de descargo ..... 20
4.3.2 PROCESO 2. Revisin de Rendicin Final .................................... 20
4.3.3 PROCESO 3. Elaboracin del C-31 para cambio de imputacin
20
4.3.4 PROCESO 4. Aprobacin del C-31 de Cambio de Imputacin
21
4.3.5 PROCESO 5. Reversin de documento original (si la Rendicin
Final incluye depsito bancario por saldo no utilizado) ....................... 21
4.3.6 PROCESO 6., Aprobacin del C-31 de cambio de imputacin
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Sistema de Gestin PblicaManual de Procedimientos para la Apertura, Reposicin y Cierre de Fondo Rotativo
y Caja Chica
 ADMINISTRACION DE
FONDO ROTATIVO Y CAJA
CHICA SIGEP
Sistema de Gestin Pblica.

Fondo Rotativo y Caja Chica

1 INTRODUCCION
Fondo destinado para gastos
menores e imprevisto segn
Este procedimiento permite, mediante el Sistema de Gestin reglamento especfico y
Pblica SIGEP, efectuar la Apertura, Reposicin y Cierre del normativo vigente.
Fondo Rotativo.
Responsable del Fondo
Persona natural, designada
2 MARCO LEGAL Y NORMATIVO para el manejodel Fondo

Las Entidades Pblicas a travs de sus Reglamentos

Disponibilidad
Especficos, establecen los alcances, procedimientos,
Cantidad de dinero que se
importe del fondo, gastos autorizados, monto mximo de tienen para gastar o usar en
gastos, prohibiciones de gasto, formularios a utilizarse, un momento determinado.
sanciones, etc., los mismos que deben estar enmarcada
en lo establecido en el artculo 27 de la Ley de Administracin
y Control Gubernamental (SAFCO) N 1178 de 20 de julio de
1990, que establece que cada Entidad del Sector Publico
deber elaborar los Reglamentos Especficos para el
funcionamiento de los Sistemas de Administracin y Control
Interno, en el Marco de las Normas Bsicas dictadas por el
rgano Rector.

3 DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOSPARA
ADMINISTRACION DE FONDOS ROTATIVOS Y CAJA
CHICA

El presente manual contempla procedimientos para las

siguientes instancias de administracin de Fondos Rotativos y
de Caja Chica:

1) Apertura de Fondo Rotativo y Caja Chica

2) Reposicin de Recursos de Fondo Rotativo y de Caja Chica

3) Cierre de Fondo Rotativo y de Caja Chica

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y Caja Chica
 El Fondo Rotativo y Caja Chica constituyen fondos de recursos
destinados a cubrir gastos menores e imprevistos,
determinados segn reglamento especfico de la Entidad
Pblica que debe ser elaborado con observancia de la
normativa legal inherente.

El SIGEP es un instrumento de registro y control de las

operaciones presupuestarias, de tesorera y contabilidad, y
consecuentemente es un instrumento de registro y control del
Fondo Rotativo y Caja Chica.

El Fondo es administrado a travs del encargado designado

por procedimientos internos en cada entidad:

Efecta la apertura del Fondo Rotativo y de Caja Chica y

procede a ejecutar el gasto en funcin a la disponibilidad
de recursos.

Efectuado el descargo solicita la reposicin del Fondo

Rotativo, adjuntando la documentacin pertinente.

Antes de conclusin del ejercicio fiscal o, cuando

especficamente le sea instruido, procede a cerrar el
Fondo, entregando la rendicin final para as culminar el
ciclo.

Para realizar la apertura, reposicin y cierre del Fondo Rotativo

y Caja Chica en el SIGEP, los funcionarios designados en el
proceso, deben tener habilitados los siguientes perfiles:

Operador de Ejecucin de Gasto05

Aprobador de Ejecucin de Gasto 24
En cargado de Firma de Comprobantes de gasto 69
Operador de Priorizacin de Pago 76
Aprobador de Priorizacin de Pago 77
Responsable de Impresin de Cheques 78
Responsable de Entrega de Cheques - 79
Operador de Ejecucin del Gasto de Regularizacin 105
Aprobador de Ejecucin del Gasto de Regularizacin 106

El esquema general de la secuencia de operaciones, se

presenta en los siguientes cuadros: i) Flujograma de Procesos ii)
Secuencia de Operaciones

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3.1 FLUJOGRAMA DE PROCESOS

3.1.1 APERTURA DE FONDO ROTATIVO Y CAJA CHICA

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3.1.2 REPOSICIN DE FONDO ROTATIVO Y CAJA CHICA

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y Caja Chica
3.1.3 CIERRE DE FONDO ROTATIVO Y CAJA CHICA

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3.2 SECUENCIA DE OPERACIONES

3.2.1 APERTURA DEL FONDO ROTATIVO Y CAJA CHICA

Perfil del
N Operaciones
Usuario
La Unidad Solicitante, realiza su
requerimiento la apertura del Fondo
Rotativo y Caja Chica, indicando la
1 Ninguno
persona responsable. Se genera el proceso
Administrativo y la documentacin
correspondiente de Autorizacin.
El responsable de la Unidad Financiera,
2. recibe la documentacin instruye el Ninguno
registro para la apertura del Fondo.
La Unidad Financiera, procesa el
documento de certificacin
3 presupuestaria, de las partidas de gasto Ninguno
habilitadas para ejecucin segn
reglamento especfico.

El Usuario asignado procede a ELABORAR

el comprobante de gasto Sin Imputacin
Operador de
Presupuestaria, afectando a la Cuenta
4 Ejecucin del
Contable 1.1.1.3 Fondo Rotativo.
Gasto - 05
Asimismo procede a VERIFICAR el
Comprobante.
El Usuario Autorizado, APRUEBA el Aprobador de
5 comprobante de Gasto Sin Imputacin Ejecucin del
Presupuestaria. Gasto 24
Encargado de
El Usuario Autorizado procede a realizar la
Firma de
6 FIRMA del comprobante de gasto Sin
Comprobantes
Imputacin Presupuestaria en el SIGEP.
de Gasto - 69
El Usuario de la Unidad de Tesorera
Operador de
ELABORA el documento de Priorizacin de
7 Priorizacin -
Pago al responsable del Fondo
76
(Beneficiario).
El usuario Autorizado de la Unidad de
Tesorera APRUEBA el documento de Aprobador de
8 Priorizacin de Pago y el sistema genera el Priorizacin -
C-31 de pago, afecta al saldo de la 77
Cuenta nica, debitando el importe.
Responsable
El usuario Responsable de IMPRESIN DE
de Impresin
9 CHEQUES, imprime el cheque del pago al
de Cheques
Responsable del Fondo (Beneficiario).
78

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y Caja Chica
 La MAE y las autoridades habilitadas como
firmas habilitadas en el Banco Corresponsal
10 de la Cuenta nica proceden a Firmar el Ninguno
cheque una vez revisada toda la
documentacin de respaldo.
El usuario encargado de la Unidad de Responsable
11 tesorera procede a ENTREGAR al cheque de Entrega de
al Responsable del Fondo (Beneficiario). cheques - 79
El responsable del Fondo ejecuta el gasto
12 ninguno
en cumplimiento a reglamento especfico.

3.2.2 REPOSICION DEL FONDO ROTATIVO Y CAJA CHICA

Perfil del
N Operaciones
Usuario
El responsable del Fondo, realiza la solicitud
de Reposicin del Fondo, adjuntando la
1. documentacin de respaldo (detalle de Ninguno
gastos, facturas, recibos, formulario de
pago de impuestos, etc.)
El responsable de la Unidad Financiera,
2. recibe la documentacin instruye el Ninguno
registro para la reposicin del Fondo.
El Usuario asignado procede a ELABORAR
Operador de
el (los) comprobante(s) de gasto Con
3 Ejecucin del
Imputacin Presupuestaria. Asimismo
Gasto - 05
procede a VERIFICAR el Comprobante.
El Usuario Autorizado, APRUEBA el
Aprobador de
4 comprobante de Gasto Con Imputacin Ejecucin del
Presupuestaria. Gasto 24
Encargado de
El Usuario Autorizado procede a realizar la
Firma de
5 FIRMA del comprobante de Gasto Con
Comprobantes
Imputacin Presupuestaria en el SIGEP.
de Gasto - 69
El Usuario de la Unidad de Tesorera
Operador de
ELABORA el documento de Priorizacin de
6 Priorizacin -
Pago al responsable del Fondo
76
(Beneficiario).
El usuario Autorizado de la Unidad de
Tesorera APRUEBA el documento de Aprobador de
7 Priorizacin de Pago y el sistema genera el Priorizacin
C-31 de pago, afecta al saldo de la 77
Cuenta nica, debitando el importe.
El usuario Responsable de IMPRESIN DE
CHEQUES, imprime el cheque del pago al Responsable
Responsable del Fondo (Beneficiario). de Impresin
8
de Cheques
78

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y Caja Chica
 La MAE y las autoridades habilitadas como
firmas habilitadas en el Banco Corresponsal
9 de la Cuenta nica proceden a Firmar el Ninguno
cheque una vez revisada toda la
documentacin de respaldo.
El usuario encargado de la Unidad de Responsable
10 tesorera procede a ENTREGAR al cheque de Entrega de
al Responsable del Fondo (Beneficiario). cheques 79
El responsable del Fondo, prosigue la
11 ejecucin de los gastos en cumplimiento a ninguno
reglamento especfico.

3.2.3 CIERRE DEL FONDO ROTATIVO Y CAJA CHICA

Perfil del
N Operaciones
Usuario
El responsable del Fondo, presenta la
rendicin Final del Fondo, adjuntando la
1 Ninguno
documentacin de respaldo (detalle de
gastos, facturas, recibos, etc.)
El responsable de la Unidad Financiera,
2 recibe la documentacin instruye el Ninguno
registro de cierre del Fondo.
El Usuario asignado procede a ELABORAR
Operador de
el (los) comprobante(s) de gasto Con
Ejecucin del
Imputacin Presupuestaria por el CAMBIO
3 Gasto de
DE IMPUTACION al documento ORIGINAL
regularizacin
DE APERTURA C31 Sin Imputacin, Asimismo
105
procede a VERIFICAR el Comprobante.
Aprobador de
El Usuario Autorizado, APRUEBA el Ejecucin del
4 comprobante de Gasto Con Imputacin Gastos de
Presupuestaria. regularizacin
106
Si la Rendicin Final tiene depsito
bancario por gastos no ejecutados, el
USUARIO asignado procede a ELABORAR el Operador de
5 comprobante de REVERSION al documento Ejecucin del
ORIGINAL DE APERTURA C31 Sin Gasto - 05
Imputacin, Asimismo procede a
VERIFICAR el Comprobante.
Aprueba el Comprobante de REVERSION Aprobador de
6 del Documento ORIGINAL DE APERTURA Ejecucin del
C31 SIP. Gasto 24

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4 DESCRIPCION DETALLADA DE OPERACIONES

4.1 DESCRIPCIN DETALLADA DE LAS OPERACIONES DE

APERTURA DEL FONDO ROTATIVO Y CAJA CHICA
Certificacin Presupuestaria
A continuacin se describe de forma detallada el Documento que respalda
procedimiento para la Apertura del Fondo Rotativo y Caja administrativamente, la
Chica. disponibilidad del presupuesto
a nivel de partidas de gasto.
4.1.1 PROCESO 1. Solicitud de la Unidad Solicitante

La Unida solicitante, hace su requerimiento de apertura del

Fondo, seguidamente se realiza el proceso administrativo
mediante el cual se APRUEBA y AUTORIZA la apertura del
Fondo. La documentacin generada es remitida a la
Unidad Financiera para el registro correspondiente.

4.1.2 PROCESO 2. Registro en el SIGEP

El responsable de la Unida Financiera recibe y revisa la

documentacin, e instruye el registro pertinente en el SIGEP

4.1.3 PROCESO 3. Certificacin Presupuestaria

El usuario responsable del manejo presupuestario, realiza la

certificacin presupuestaria, C-31 Con Imputacin
Presupuestaria en el momento del Preventivo detallando la
siguiente informacin:

Direccin Administrativa

Unidad Ejecutora

Fuente de Financiamiento

Organismo Financiador

Apertura Programtica

Disponibilidad de las Partidas de Gasto

4.1.4 PROCESO 4. Elaboracin C-31 Sin Imputacin

Presupuestaria.

El Usuario asignado 5 Operador de Ejecucin de Gasto o el

perfil asignado por el gestor, procede a ELABORAR el
comprobante de gasto Sin Imputacin Presupuestaria,
incorporando la siguiente informacin:

Tipo de Documento: Original

Tipo de Ejecucin: Normal de Gasto

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 Clase de Gasto Sin Imputacin: Anticipo
SISIN: Si el fondo es para Proyectos de
Inversin
Total Autorizado: Importe Autorizado
Beneficiario: Seleccionar al responsable del
Fondo de Caja Chica
Importe Beneficiario: Importe Autorizado
Detalle Contable-Cta. Contable: 1.1.1.3 Fondos Rotativos
Importe Cuenta Contable: Importe Autorizado
Cuenta Bancaria y Libreta: Selecciona la Cuenta y libreta
Importe Cuenta bancaria y Libreta: Importe Autorizado

Asimismo procede a VERIFICAR el Comprobante.

4.1.5 PROCESO 5. Aprobacin del C-31 SIP

El Usuario encargado con el perfil 24 Aprobador de

Ejecucin de gasto procede a la APROBACION, revisa la Asiento Contable
informacin contenida y procede con la APROBACION. Devengamiento Apertura del
Fondo Rotativo y Caja Chica
Nota.: Una vez aprobado el documento la informacin ___________ X ____________
contenida no es modificable. 1.1.1.3 Fondos Rotativos (D)
2.1.1.9 Otras Cuentas a Pagar
a Corto Plazo (H)
4.1.6 PROCESO 6. Firma del C-31 SIP

El Usuario Autorizado con el perfil 69 Encargado de Firma de

Documentos, procede a realizar la FIRMA del comprobante
de gasto Sin Imputacin Presupuestaria en el SIGEP, este
paso da curso para las operaciones de TESORERIA.

4.1.7 PROCESO 7. Elaboracin documento de priorizacin

El usuario de Tesorera, con el perfil 76 Operador de

Priorizacin de Pago, ELABORA el registro de priorizacin,
insertando la siguiente informacin: Asiento Contable Pago
Apertura del Fondo Rotativo y

Tipo de Formulario: Ejecucin de Gasto Caja Chica

Tipo de Documento: Sin Imputacin ___________ X ____________
2.1.1.9 Otras Cuentas a Pagar
a Corto Plazo (D)
4.1.8 PROCESO 8. Aprobacin del documento de priorizacin
1.1.1.2.1 Cuenta nica del
Tesoro (H)
El usuario Autorizado con el perfil 77 Aprobador de
Priorizacin de Pago, de la Unidad de Tesorera APRUEBA el

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 documento de Priorizacin de Pago y el sistema genera el
C-31 de pago, afecta al saldo de la Cuenta nica,
debitando el importe en la libreta correspondiente.

4.1.9 PROCESO 9. Impresin de Cheque

El Responsable con el perfil 78 Encargado de Impresin de

Cheque, procede con la Impresin de Cheques, identifica
el nmero de pago, procede a imprimir el mismo pulsando
registrando los siguientes datos:

Nmero de Cheque;

Cdigo Micra;

Formato de Cheque;

El usuario debe preparar previamente el cheque fsico en la

bandeja de la impresora y luego pulsar el cono imprimir.
Automticamente se imprimir el cheque y el estado
cambiara a IMPRESO

4.1.10 PROCESO 10. Firma fsica del cheque

Una vez que el cheque fsico est impreso, corresponde

realizar el trmite administrativo para la firma del cheque
con la MAE o los funcionarios habilitados para la FIRMA
FISICA.

Una vez cumplido este proceso, se debe efectuar en el

sistema la entrega del cheque.

4.1.11 PROCESO 11. Entrega del Cheque al Beneficiario

El usuario encargado con el perfil 79 Encargado de Entrega

de Cheques, procede a la entrega de cheques, procede a
entregar el cheque al responsable del Fondo registrando los
siguientes datos:

Habilitado;

Lugar de Expedicin del Recibo.

Como constancia de la entrega debe imprimir y solicitar la

firma fsica del RECIBO DE ENTREGA CHEQUES al Beneficiario
para este proceso el responsable del Fondo.

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4.1.12 PROCESO 12. Pago

El Responsable del fondo realiza el cobro del cheque y

procede con los gastos en cumplimiento al reglamento
especfico y normativa vigente.

4.2 DESCRIPCIN DETALLADA DE LAS OPERACIONES DE

REPOSICION DEL FONDO ROTATIVO Y CAJA CHICA

A continuacin se describe de forma detallada el

procedimiento para la Reposicin del Fondo Rotativo y Caja
Chica.

4.2.1 PROCESO 1., Solicitud de Reposicin

El responsable del Fondo, realiza la solicitud de Reposicin

del Fondo, adjuntando la documentacin de respaldo
(detalle de gastos, facturas, recibos, formulario de pago de
impuestos, etc.).

4.2.2 PROCESO 2. Instruccin de Regisro de Reposicin

El responsable de la Unida Financiera recibe y revisa la

documentacin, e instruye el registro de reposicin en el
SIGEP.

4.2.3 PROCESO 3. Elaboracin de Comprobantes C-31 CIP

El Usuario asignado procede a ELABORAR el comprobante

Recuerde que el registro
de gasto Con Imputacin Presupuestaria, incorporando la
del preventivo, es el
siguiente informacin: registro refleja un acto
administrativo, para dejar
Tipo de Documento: Original constancia, certificar o
Tipo de Ejecucin: Normal de Gasto verificar la disponibilidad
Momentos del Gasto: Preventivo Compromiso de crditos presupuestarios
Devengado y efectuar la reservade los
Clase de Gasto Con Imputacin: Segn Partidas de Gasto del mismos al inicio de un
descargo trmite de gastos.
SISIN: Si el fondo corresponde para
Proyectos de Inversin
Total Autorizado y Liquido Pagable: Importe segn descargo de
gastos realizados
Beneficiario: Responsable del Fondo
Rotativo y Caja Chica
Importe Beneficiario: Mismo importe del Total
Autorizado

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y Caja Chica
 Detalle Presupuestario: Apropiacin a la Estructura
Programtica segn
descargo, la suma de los
importes de las estructuras
debe ser la misma al importe
Total Autorizado
Cuenta Bancaria y Libreta: Apropiacin segn
estructurasde los gastos
Importe Cuenta Bancaria y Libreta: Mismo importe del Total
Autorizado

Asimismo procede a VERIFICAR el(los) Comprobante(s).

Asiento Contable Devenga

4.2.4 PROCESO 4. Aprobacin del C-31 CIP miento Reposicin del Fondo
Rotativo y Caja Chica
El Usuario Autorizado, de la APROBACION, revisa la ___________ X ____________
informacin contenida y procede con la APROBACION. Cuentas Contables de Gasto
Corriente o Inversin (D)
Nota.: Una vez aprobado el(los) documento(s) la 2.1.1.9 Otras Cuentas a Pagar
informacin contenida no es modificable. a Corto Plazo (H)

4.2.5 PROCESO 5. Firma del C-31 CIP

El Usuario Autorizado procede a realizar la FIRMA del (los)

comprobante(s) de gasto Con Imputacin Presupuestaria
en el SIGEP, este paso da curso para las operaciones de
TESORERIA.

4.2.6 PROCESO 6. Elaboracin Documento de Priorizacin de

Pago

El usuario de Tesorera, ELABORA el registro de priorizacin,

insertando la siguiente informacin:

Tipo de Formulario: Ejecucin de Gasto

Tipo de Documento: Con Imputacin

4.2.7 PROCESO 7. Aprobacin del Documento de Priorizacin Asiento Contable Pago

Reposicin del Fondo Rotativo
El usuario Autorizado de la Unidad de Tesorera APRUEBA el y Caja Chica
documento de Priorizacin de Pago y el sistema genera el ___________ X ____________
C-31 de pago, afecta al saldo de la Cuenta nica, 2.1.1.9 Otras Cuentas a Pagar
debitando el importe en la libreta correspondiente. a Corto Plazo (D)
1.1.1.2.1 Cuenta nica del
Tesoro (H)

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y Caja Chica
4.2.8 PROCESO 8. Impresin de Cheque

El Responsable de Impresin de Cheques, identifica el

nmero de pago, procede a imprimir el mismo pulsando Para realizar la impresin
del cheque la priorizacin
registrando los siguientes datos:
del pago debe encontrarse
en estado Aprobado.

Nmero de Cheque;

Cdigo Micra; Para cancelar la impresin

Formato de Cheque; del cheque se debe seguir
los siguientes pasos:
El usuario previamente deber preparar el cheque fsico en Tesorera
la bandeja de la impresora, posteriormente se deber pulsar Atencin de Pagos
el cono imprimir, automticamente se imprimir el cheque, Cancelar impresin de
el estado cambiara a IMPRESO. Cheque

4.2.9 PROCESO 9. Firma Fsica del Cheque

Una vez que el cheque fsico est impreso, corresponde

realizar el trmite administrativo para la firma del cheque
con la MAE o los funcionarios habilitados para la FIRMA
FISICA.

Una vez cumplido este proceso, se debe efectuar en el

sistema la entrega del cheque.

4.2.10 PROCESO 10. Entrega de Cheque

El usuario encargado de la entrega de cheques, procede a

entregar el cheque al responsable del Fondo registrando los
siguientes datos:

Habilitado;

Lugar de Expedicin del Recibo.

Como constancia de la entrega debe imprimir y solicitar la

firma fsica del RECIBO DE ENTREGA CHEQUES al Beneficiario
para este proceso el responsable del Fondo.

4.2.11 PROCESO 11. Cobro del Cheque por el Encargado del

Fondo

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y Caja Chica
 El Responsable del fondo realiza el cobro del cheque y
procede con los gastos en cumplimiento al reglamento
especfico y normativa vigente.

4.3 DESCRIPCIN DETALLADA DE LAS OPERACIONES DE

CIERRE DEL FONDO ROTATIVO Y CAJA CHICA

A continuacin se describe de forma detallada el

procedimiento para el Cierre del Fondo Rotativo y Caja
Chica.

4.3.1 PROCESO 1. Presentacin de Redicin Final de

descargo

El responsable del Fondo, presenta la rendicin Final del

Fondo, adjuntando la documentacin de respaldo (detalle
de gastos, facturas, recibos, formulario de pago de
impuestos, etc.).

4.3.2 PROCESO 2. Revisin de Rendicin Final

El responsable de la Unida Financiera recibe y revisa la

documentacin, e instruye el registro el registro de cierre en
el SIGEP.

4.3.3 PROCESO 3. Elaboracin del C-31 para cambio de

imputacin
Cambio de Imputacin

El Usuario asignado procede a ELABORAR el comprobante Registro en el cual se procede a

de gasto Con Imputacin Presupuestaria por el CAMBIO DE realizar la afectacin
presupuestaria, al documento C-
IMPUTACION al documento ORIGINAL DE APERTURA C31 Sin
31 Sin Imputacin
Imputacin registrando la siguiente informacin: Presupuestaria, original en el cual
solo se tuvo la afectacin contable
Tipo de Documento: Cambio de Imputacin
Tipo de Ejecucin: Normal de Gasto
Comprobante SIP: Registra el N del Compte. SIP
(Doc. apertura del Fondo)
Clase de Gasto Con Imputacin: Segn Partidas de Gasto
Total Autorizado y Liquido Pagable: Importe segn descargo de
los gastos realizados
Beneficiario: Responsable del Fondo
Rotativo y Caja Chica
Importe de Beneficiario Importe segn descargo de
los gastos realizados

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y Caja Chica
 Detalle Presupuestario: Apropiacin a la Estructura
Programtica segn rendicin
final, la suma de los importes
de las estructuras debe ser la
misma al importe Total
Autorizado
Detalle Contable-Cuenta Contable: 1.1.1.3 Fondos Rotativos
Importe de Cuenta Contable: Importe s/g descargo de
gastos realizados (importe
negativo
Cuenta Bancaria y Libreta: Apropiacin segn doc.
Apertura de Fondo.

Asimismo procede a VERIFICAR el(los) Comprobante(s).

4.3.4 PROCESO 4. Aprobacin del C-31 de Cambio de Asiento Contable Pago

Imputacin Reposicin del Fondo Rotativo
y Caja Chica
El Usuario Autorizado, de la APROBACION, revisa la ___________ X ____________
informacin contenida y procede con la APROBACION. Cuentas Contables de Gasto
Corriente o Inversin (D)
Nota.: Una vez aprobado el(los) documento(s) la 1.1.1.3 Fondos Rotativos (H)
informacin contenida no es modificable.

4.3.5 PROCESO 5. Reversin de documento original (si la

Rendicin Final incluye depsito bancario por saldo no
utilizado)

Si la Rendicin Final tiene depsito bancario por gastos no

ejecutados, el USUARIO asignado procede a ELABORAR el
comprobante de REVERSION al documento ORIGINAL DE
APERTURA C31 Sin Imputacin, registra la siguiente
informacin:

Tipo de Documento: Reversin

Tipo de Ejecucin: Normal de Gasto
Comprobante SIP: Registra el N del Compte. SIP
(Doc. apertura del Fondo)
Total Autorizado: Importenegativo
segndepsito.
Beneficiario: Responsable del Fondo
Rotativo y Caja Chica
Importe de Beneficiario Importenegativo
segndepsito.
Detalle Contable-Cuenta Contable: 1.1.1.3 Fondos Rotativos
Importe de Cuenta Contable: Importenegativo
segndepsito.
Cuenta Bancaria y Libreta: Apropiacin segn doc.
Apertura del Fondo.

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y Caja Chica
 Boleta de depsito: Informacin de Banco,
Cuenta Bancaria, Libreta, N
Boleta, Importe de la Boleta,
fecha de Operacin Bancaria
segn extracto, importe a
regularizar en el comprobante

Asimismo procede a VERIFICAR el Comprobante. Asiento Contable Pago

Reposicin del Fondo Rotativo
y Caja Chica

4.3.6 PROCESO 6., Aprobacin del C-31 de cambio de ___________ X ____________

imputacin 1.1.1.2.1 Cuenta nica del

Tesoro (D)
1.1.1.3 Fondos Rotativos (H)
El Usuario Autorizado, de la APROBACION, revisa la
informacin contenida y procede con la APROBACION.

---------------- Fin de los procesos ----------------

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