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OBS Diagramas de Gantt PDF
OBS Diagramas de Gantt PDF
utilidad, aplicaciones
y comparativa de
software
Domina los diagramas
de Gantt y mejora la
eciencia de tus
procesos de
empresa.
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Diagrama de Gantt
Utilidad, aplicaciones y
comparativa de software
ndice
Introduccin
Qu es un diagrama de Gantt y para qu sirve?
Cmo se construye un diagrama de Gantt
Ventajas e inconvenientes del diagrama de Gantt
Gantt Designer
GanttProject
GanttPV
Microsoft Excel
Microsoft Project
Microsoft Visio
Gantter
TaskJuggler
ProjectLibre
Smartsheet
1
Introduccin
Un diagrama de Gantt es una herramienta grfica sencilla y til, que se emplea en la gestin de
proyectos. Plasma de manera muy visual, a travs de un cronograma de barras horizontales,
las actividades que forman parte de un proyecto y su temporalizacin. Adems, facilita el
control de la progresin en la realizacin de las tareas y de los recursos destinados al
proyecto. Por esas y otra ventajas, su utilizacin es muy frecuente en todo tipo de empresas,
independientemente de su tamao o sector de pertenencia.
Se trata de una herramienta popular, cuyo uso se remonta incluso antes de la existencia de los
ordenadores, pocas en que los diagramas de Gantt se dibujaban a mano. Hoy en da, los
programas de software existentes facilitan esta labor a jefes y directores de proyecto, que son
quienes ms los necesitan. No slo es cuestin de poder disear los diagramas gracias a una
aplicacin, sino tambin de poder mantenerlos actualizados con facilidad e incorporar las
modificaciones del plan correspondientes. Gracias a la informtica, muchas tareas se pueden
ya automatizar, y es posible tambin programar avisos en el caso de que se produzcan
desfases, o para indicar que los tiempos planificados son imposibles de cumplir. stos son
slo algunos ejemplos de funciones avanzadas.
Se puede afirmar que las herramientas para disear diagramas de Gantt permiten una mejor
comunicacin entre los integrantes del proyecto, y entre ellos y terceras personas. Los
programas informticos brindan la posibilidad, por un lado, de compartir los proyectos de
forma sencilla para trabajar de forma colaborativa. A su vez, suelen ofrecer una gran variedad
de plantillas y vistas de presentacin, que generan diagramas muy visuales para una mejor
comprensin del proceso. No hace tanto tiempo que la idea de trabajar en equipo a tiempo real
sobre un mismo proyecto desde lugares distantes no era ms que un sueo. Gracias a Internet
y a los programas avanzados de gestin de proyectos, hoy esto es posible.
En cualquier caso, el funcionamiento a la hora de elaborar un diagrama de Gantt, sea cual sea
el mtodo empleado o el software elegido, pasa por unas etapas necesarias e ineludibles. En
primer lugar, una definicin de tareas exige puntualizar bien qu actividades requiere el
proyecto y qu implicaciones tiene cada una de ellas, en cuanto a recursos personales y
materiales. Despus, toca marcar fechas de inicio y de fin de cada actividad, su duracin y
orden de consecucin. La dependencia entre tareas es un aspecto fundamental para encajar
bien los tiempos y evitar holguras o tiempos muertos. A partir de aqu y con los datos anteriores
claros, se podr ya generar el grfico.
En favor de los diagramas de Gantt, se dice que hacen visual un proyecto y, en consecuencia,
ms comprensible. Su diseo implica un orden, con lo cual, contribuye a organizar las ideas y
tener claras las prioridades a los jefes de proyecto. La experiencia y pericia de stos se
reflejar en la produccin de un cronograma realista, con plazos y objetivos claros. Sin
embargo, no todo son ventajas. Los diagramas de Gantt pueden llegar a ser enormemente
complejos y de difcil comprensin si incluyen muchas tareas y subtareas, con sus
correspondientes asignaciones de recursos e interdependencias.
El diagrama de Gantt ayuda a los directores de proyectos a tomar decisiones que afectan
directamente a la rentabilidad del plan. Tener claros objetivos y plazos resulta esencial para su
total efectividad.
En definitiva, el diagrama de Gantt resulta de gran ayuda en el trabajo de las personas que se
2
Qu es un diagrama de Gantt y para
qu sirve?
El diagrama de Gantt es una herramienta que se emplea para planificar y programar tareas a lo
largo de un perodo determinado de tiempo. Gracias a una fcil y cmoda visualizacin de las
acciones a realizar, permite realizar el seguimiento y control del progreso de cada una de las
etapas de un proyecto. Reproduce grficamente las tareas, su duracin y secuencia, adems
del calendario general del proyecto y la fecha de finalizacin prevista.
http://tradepractices.files.wordpress.com/2012/06/2dgantt.jpg
Desarrollado por Henry Laurence Gantt a principios del siglo XX, el diagrama se muestra en un
grfico de barras horizontales ordenadas por actividades a realizar en secuencias de tiempo
concretas. Las acciones entre s quedan vinculadas por su posicin en el cronograma: por
ejemplo, el inicio de una tarea que depende de la conclusin de una accin previa se ver
representada con un enlace del tipo fin-inicio. Tambin se reflejan aqullas cuyo desarrollo
transcurre de forma paralela en el tiempo. Adems, se pueden asignar a cada actividad los
recursos que sta necesita, con el fin de controlar los costes y personal requeridos.
Para la gestin de proyectos, se ha desvelado como un mtodo muy eficaz. Se trata de una
forma visual de transmitir las actividades a realizar, la interdependencia entre ellas y su
temporalizacin. Intentar explicar lo mismo con palabras resultara demasiado confuso. Por eso,
est especialmente recomendado cuando el propsito es comunicar las diferentes etapas de
un proyecto a las personas involucradas de la forma ms clara posible. Demasiada
complejidad producira sobrecarga de informacin y la gente se sentira abrumada.
El primer paso para construir un diagrama de Gantt pasa por listar todas las actividades que
puede requerir un proyecto. Puede que, como resultado, obtengamos una relacin bastante
larga. Definiremos tiempos realistas para la realizacin de cada tarea, prioridades y orden de
consecucin. Agruparemos las actividades por partidas especficas para simplificar al mximo
la grfica. El diseo del diagrama de Gantt debe ser lo ms esquemtico posible, debe
transmitir lo ms importante, ya que ser consultado con frecuencia. Las personas implicadas
deben quedarse con una idea clara de lo que est sucediendo en un momento concreto del
proceso. Si se desea, se puede crear y mantener actualizada otra versin ms detallada para
la persona que ejecuta el proyecto.
Gracias al diagrama de Gantt, es posible una monitorizacin clara del progreso para descubrir
con facilidad los puntos crticos, los perodos de inactividad y para calcular los retrasos en la
ejecucin. De este modo, ayuda a prever posibles costes sobrevenidos y permite reprogramar
las tareas de acuerdo a las nuevas condiciones.
Finalmente, cabe decir que por su sencillez, facilidad de uso y bajo coste, se emplea con
mucha frecuencia en pequeas y medianas empresas.
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Cmo se construye un diagrama
de Gantt
Un diagrama de Gantt es una herramienta grfica que sirve para planificar y gestionar
proyectos de manera eficiente. Resulta extremadamente til para quienes desean manejar bien
el tiempo y la organizacin de una serie de tareas, para cumplir de forma ordenada con las
diferentes fases de un proyecto. Ayuda a evitar sorpresas desagradables a ltima hora por
falta de tiempo. Por su sencillez es ampliamente utilizada en empresas de todo tipo, muy
especialmente en PYMES.
Este cronograma, representado por un grfico con barras horizontales, es bastante sencillo de
crear. Detallamos, a continuacin, los pasos y aspectos ms importantes a tener en cuenta:
2. Reunir la informacin necesaria acerca de todos los pasos o procesos necesarios que
forman parte del desarrollo del plan y los recursos que se requieren en cada momento.
sta ser la informacin que emplear el director del proyecto como punto de partida
para construir el diagrama de Gantt.
3. Determinar los plazos que llevar cada actividad. Asignaremos un tiempo de realizacin
a cada tarea o fase del proyecto. La longitud de las barras horizontales en el diagrama
de Gantt es la que representa la duracin de cada etapa.
4. Programar las tareas a realizar para ajustar bien los plazos, escalonar los procesos y
eliminar tiempos muertos. Para cada etapa, debemos fijar una fecha de ejecucin. As, el
diagrama de Gantt ser de gran ayuda para cumplir con el plazo lmite de entrega final
del proyecto.
5. Colocar todas las barras de las tareas a realizar en el grfico. El diagrama de Gantt
ensambla todas las piezas con un objetivo temporal fijado. A mayor plazo para la
realizacin del proyecto, aquellos procesos de menor tamao, se vern ms claros.
6. Evaluar y asignar las relaciones de dependencia entre las diferentes etapas o tareas del
proyecto. Observando el diagrama de Gantt debe quedar claro en un golpe de vista el
orden en qu deben desarrollarse las actividades, cules de ellas quedan
subordinadas a otras y cules son independientes.
Tener claros los objetivos y los plazos, as como la informacin detallada sobre los recursos
necesarios y disponibles para la realizacin del proyecto resulta fundamental. Slo con esta
premisa el diagrama de Gantt podr desplegar todo su potencial y resultar completamente
eficaz.
4
Ventajas e inconvenientes del diagrama
de Gantt
El diagrama de Gantt, como herramienta de gestin de proyectos, presenta numerosas
ventajas y algunos inconvenientes. Es recomendable conocer cules son para poder exprimir
todas sus posibilidades.
2. Ayuda a organizar las ideas. Cuando los objetivos y las acciones se dividen en
segmentos ms pequeos resultan ms accesibles, ms fciles de alcanzar. A la vez,
se ve ms clara su posible complejidad. La construccin de un diagrama de Gantt
obliga a seccionar el todo en diferentes partes y crea un cuadro con todas sus piezas.
4. Contribuye a establecer plazos realistas. Las barras del grfico indican en qu perodo
se completar una tarea o un conjunto de tareas. Permite tomar una perspectiva
temporal adecuada y es til para la consecucin a tiempo de los objetivos fijados.
Importante es tambin tener en cuenta otros eventos de la compaa ajenos al proyecto,
que podran consumir tambin recursos y tiempo.
4. Difcil de plasmar en una sola hoja de papel. Generalmente, los diagramas realizados
por ordenador estn diseados para ser visualizados en pantalla, divididos en
segmentos que se unen para ver el proyecto al completo. Para imprimir el grfico en
papel, se deber hacer por partes para, despus, unirlas entre s. Si se quiere exponer
el diagrama en un lugar visible a todos y mantenerlo actualizado, este hecho puede ser
un autntico inconveniente por la carga de trabajo que conlleva.
Vistos los pros y los contras, cabe decir que el diagrama de Gantt es un mtodo funcional, til y
muy visual que las empresas emplean para planificar todo tipo de actividades y proyectos.
Permite realizar un seguimiento relativamente sencillo de los plazos previstos y reorientar, si es
necesario, la programacin de tareas inicialmente asignada.
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Gantt Designer
Gantt Designer es una aplicacin de software libre que funciona con Microsoft Windows y sirve
exclusivamente para disear diagramas de Gantt, para calendarizar los proyectos con gran
facilidad. A pesar de que es gratuita, se requiere un registro para poder utilizarla con todas sus
funcionalidades y sin limitaciones de ningn tipo.
Se trata de una herramienta grfica que permite programar y actualizar las tareas de forma
intuitiva y gil. Los datos se introducen como en una hoja de clculo y los que se representan
grficamente como, por ejemplo, la hora de inicio o la duracin, se pueden modificar con tan
solo desplazar el ratn.
Cada tarea que se incluye se representa visualmente y aparece con una fecha lmite de
realizacin. Permite aadir, borrar y modificar tareas tantas veces como haga falta. Establecer
relaciones de dependencia y subordinacin entre actividades resulta sencillo, y las acciones
predecesoras o sucesoras se visualizan fcilmente. Deja tambin insertar comentarios, entre
otras opciones.
En cuanto al diseo, es posible variar el tipo de barra y su color, aadir anotaciones al principio
en la mitad o al final de la barra. Por defecto, las barras se muestran en una fila independiente,
pero tambin pueden manualmente ser aadidas justo a continuacin o en la misma lnea que
una barra ya dibujada. Se pueden mover las filas de arriba abajo. En la imagen siguiente,
vemos un ejemplo de los diferentes formatos posibles de barras y colores que ofrece Gantt
Designer.
Por lo que se refiere a la temporalizacin, con Gantt Designer se pueden asignar das de inicio y
duracin de las tareas, y verificar con rapidez si los horarios y plazos se pueden realmente
cumplir dentro del margen temporal previsto. El diagrama muestra el da hoy y la lnea de
tiempo queda marcada. El indicador de porcentaje de realizacin de cada tarea indica su
progreso: se ir incrementando de forma automtica a medida que se acerque a su fecha lmite
de finalizacin. Permite configurar qu das de trabajo se van a destinar al proyecto cada
semana siempre que, como mnimo, sea uno. El proyecto puede comenzar un da cualquiera y
se pueden estructurar las semanas de manera que los fines de semana y festivos queden
automticamente fuera del cmputo cuando se introduce la cantidad de das necesarios para
realizar una actividad. Los horarios se planifican segn necesidades. Si se cambia la fecha de
inicio, se actualiza el diagrama y se reprograman las tareas automticamente.
Fcil de usar y muy intuitivo. Funciones como modificar la fecha de inicio de las tareas y
su duracin se pueden realizar con slo mover el ratn.
Muy visual. Aporta diferentes formatos de visualizacin, con una amplia gama de tipos
de barras y colores.
Compatibilidad con Microsoft Office. Permite copiar y pegar una parte o el todo de un
grfico en documentos de Office, o exportar los datos a un archivo CSV. Las
configuraciones ms completas son compatibles con Microsoft Project y el calendario
de Outlook.
Compatibilidad web. Es posible imprimir una imagen de calidad ntida e insertarla en una
pgina de un sitio web.
Gantt Designer se utiliza para la gestin de proyectos, pero su sencillez la hace muy
conveniente para cualquier uso que requiera una programacin de actividades en el tiempo. La
presentacin de sus diagramas es vistosa. Por eso, la emplean con frecuencia ejecutivos o
directores que necesitan mostrar la temporalizacin de sus proyectos de forma muy visual en
reuniones de empresa o presentaciones a clientes.
6
GanttProject
GanttProject es una aplicacin de escritorio multiplataforma para la programacin y gestin de
proyectos, muy similar a Microsoft Project. Se ejecuta en Windows, Linux y MacOSX, es libre y
su cdigo es opensource. Basada en lenguaje Java y con licencia GPL, es un proyecto de
software que surgi en la Universidad de Marne-la-Valle, en Francia.
La diferencia principal entre los diagramas de Gantt y PERT es que el de Gantt es un grfico de
barras, mientras que PERT es un diagrama de flujo. Ambos son, probablemente, los cuadros
de gestin de proyectos ms ampliamente conocidos. Los diagramas de Gantt hacen un mayor
hincapi en el tiempo que se tarda en completar las tareas, mientras que los grficos PERT
inciden en las relaciones que se establecen entre las actividades. Suele ser til la combinacin
de ambos tipos de grficos, ya que los diagramas de Gantt no ilustran tan efectivamente la
dependencia de una tarea en relacin a otra, pero los grficos PERT, segn cmo, pueden
llegar a ser demasiado complejos y confusos.
La versin actual disponible del programa es GanttProject 2.6.2 y se puede descargar en ingls
desde la pgina de su creador http://www.ganttproject.biz/download.php
7
GanttPV
GanttPV es una aplicacin de software gratuita de cdigo abierto, con licencia GPL, disponible
para Windows, MacOSX y Linux. Otra opcin para la programacin y gestin de proyectos.
Algunos dicen de ella que es una herramienta para geeks porque se basa en Python, un
lenguaje de programacin muy popular dentro de la comunidad de desarrolladores.
Se trata de un software de fcil instalacin, que ofrece las funciones ms bsicas para
programar proyectos, definir las tareas y controlar los recursos asignados. Permite hacer el
seguimiento de diferentes proyectos en paralelo y exportar los diagramas a una pgina web.
Resulta ideal para aquellas personas que tan slo necesitan una herramienta de planificacin.
La diferencia ms importante con respecto a otros programas para disear diagramas de Gantt
reside en que GanttPV permite aadir scripts para automatizar tareas, asignar formatos para la
entrada de datos o para la importacin o exportacin de stos. Los scripts se almacenan en un
directorio del programa y actan como si hubieran estado integrados desde un inicio como
comandos en el men original. La manera ms sencilla para aprender scripting en GanttPV es
modificando y experimentando con secuencias de comandos ya existentes.
La herramienta calcula las fechas de finalizacin y, de este modo, permite a los jefes de
proyecto controlar su desarrollo para que avance de acuerdo a los objetivos previstos. La
planificacin dibujada en el diagrama de Gantt se compartir con todas aquellas personas
implicadas en la realizacin de las tareas definidas para cada etapa del proyecto. El hecho de
que varias personas puedan actualizar la misma base de datos al mismo tiempo representa
una importante ventaja.
Para controlar la productividad y los gastos de personal, con GanttPV se calcula un coste por
hora y se realizan previsiones semanales en cuanto a carga de trabajo. Tambin tiene en
cuenta la cantidad de tiempo que se puede retrasar una tarea o un conjunto de ellas sin que
este hecho afecte a los plazos finales del proyecto, lo que se denominan el free float y el total
float.
Sin embargo y a pesar de todas sus ventajas, esta aplicacin presenta algunos inconvenientes.
GanttPV no es de las herramientas ms sencillas en cuanto a su uso y lleva un tiempo aprender
cmo funciona. Una serie de iconos de ayuda sobre los comandos explican las funciones de
cada uno de ellos para facilitar la labor a quien se inicia en su utilizacin. Tampoco su interfaz es
de las ms atractivas. No permite opciones de colaboracin ni ofrece funciones avanzadas de
software de gestin de proyectos. Por todas estas razones y para sacarle su mximo jugo, es
recomendable que este programa lo empleen personas con una cierta experiencia en gestin
de proyectos.
8
Microsoft Excel
Microsoft Excel es un programa integrado en el paquete Microsoft Office, con funciones de hoja
de clculo para crear tablas, calcular y analizar datos. No se trata de una herramienta creada
especficamente para realizar diagramas de Gantt pero s ofrece funciones avanzadas a la hora
de disear grficos de todo tipo. Es una aplicacin de pago que funciona bajo el sistema
operativo Windows y popularmente utilizada, tanto por empresas como por particulares.
Excel permite visualizar el desarrollo temporal de un proyecto, aunque no cuenta con las
funcionalidades propias de otras herramientas destinadas en exclusiva a crear diagramas de
Gantt. Sin embargo, al ser una herramienta de uso comn, nos sirve para salir del apuro
cuando no queremos o no podemos instalar un programa de gestin de proyectos en nuestro
ordenador.
Para generar un cronograma bsico con Excel, hay dos procedimientos posibles: uno utilizando
el formato condicional y, el otro, empleando la funcin de grficos. Esta segunda opcin es,
seguramente, la ms sencilla. A continuacin, explicamos el proceso de una forma rpida y
resumida.
En primer lugar, preparamos una hoja de clculo con las tareas a realizar y la duracin de cada
una de ellas, adems de sus fechas de inicio y finalizacin. Despus, creamos un grfico de
barras apiladas y agregamos los datos de la tabla. En este punto, ser necesario realizar
algunos ajustes para ocultar parte de las barras y dar formato al eje horizontal, de manera que
el diagrama se muestre de forma correcta. Ya tendremos entonces una simulacin del
diagrama de Gantt. A partir de aqu, se puede agregar una barra de resumen para representar
la duracin total del proyecto, marcar el fin de proyecto u otro hito importante en el cronograma,
e incluso indicar quines son las personas responsables en cada etapa de su desarrollo. Del
mismo modo, es posible vincular grficamente las actividades que preceden o suceden a
otras.
Los diagramas de Gantt con Excel quedan vistosos, pero plantean dificultades cuando hay que
modificar la programacin de las actividades a causa de adelantos o retrasos en las fechas
inicialmente previstas. Excel no ofrece las funcionalidades completas propias de las
herramientas de gestin de proyectos. Como mucho y de forma bastante manual, podemos
dejar constancia de la programacin de la planificacin original del proyecto para compararla
con las modificaciones realizadas a posteriori y con la ejecucin real del proyecto.
En definitiva, Microsoft Excel es por su popularidad un camino muy accesible para realizar
diagramas de Gantt con fines de presentacin y visualizacin, pero que presenta ciertos
inconvenientes a la hora de organizar adecuadamente la informacin. Es poco prctico para
actualizar la programacin cuando es necesario y, en general, para realizar modificaciones
sobre los planes previstos. Microsoft Excel no es una herramienta diseada para la gestin de
proyectos y no se le puede pedir ms.
En Internet, encontramos muchos tutoriales que explican paso a paso cmo crear un diagrama
de Gantt con Excel. De hecho, en el propio sitio web de Microsoft, vemos tambin algunas
orientaciones sobre cmo hacerlo: Presentar datos en un diagrama de Gantt con Excel.
9
Microsoft Project
sta es la herramienta por excelencia para la gestin de proyectos empresariales. Una
aplicacin de software de pago que funciona con Windows, cuyo formato de archivo es MPP y
que se integra con Office 365.
Crditos imagen:
http://review.techworld.com/applications/3404323/microsoft-project-2013-review/
Microsoft Project es una herramienta completa que presenta mltiples funcionalidades para
facilitar la labor del director de proyecto. Por supuesto, entre ellas, se encuentra el diseo de
diagramas de Gantt. A continuacin, citamos las ms relevantes:
Ruta crtica. Permite analizar las tareas y la secuencia en qu deben realizarse, para
reconocer cules son esenciales y las relaciones de dependencia entre ellas. Sirve para
estimar la duracin total del proyecto, para determinar el tiempo ms corto posible de
realizacin, sin tiempos de holgura, y para prever recursos adicionales necesarios.
Ofrece indicadores muy vlidos para una buena planificacin.
Diagrama de Gantt. Se crea automticamente con los datos del proyecto. Como en
cualquier grfica de esta clase, el eje de abscisas representa el tiempo, mientras que el
eje de ordenadas muestra las actividades. Las barras horizontales en el diagrama
marcan el desarrollo de las tareas en el tiempo, su duracin y su secuencia. Se
diferencian por colores las actividades crticas de las que no lo son, y tambin aqullas
que incluyen tareas de menor rango.
Clculo de costos. Calcula los costes de los recursos y la mano de obra, una vez que
han sido distribuidos por tareas. El sistema genera varios tipos de informes,
relacionados con los gastos y con los materiales necesarios.
Resumen de proyecto. Muestra la informacin clave del proyecto, como las fechas de
inicio y fin, duracin, horas totales de trabajo, costes, estado de las tareas y recursos
necesarios.
Adems, la nueva versin del software, Microsoft Professional 2013, presenta novedades
importantes con respecto a la anterior, Microsoft Project 2010. Bsicamente, incluye una nueva
interfaz grfica para usuario, nuevas plantillas que simplifican la creacin de proyectos, y
modernas herramientas para presentaciones e informes ms visuales, que facilitan la
comprensin de otras personas no directamente involucradas en el proyecto.
en la nube para trabajar en remoto, compartiendo los datos a travs de un sitio web dedicado
al proyecto. Se pueden sincronizar las listas de tareas entre Project Professional 2013 y Office
365.
El desarrollo del proyecto, la asignacin de recursos a las tareas, la gestin del presupuesto y
el anlisis de las cargas de trabajo estn perfectamente controlados en todo momento. En
conclusin, las caractersticas avanzadas de Microsoft Project Professional 2013 hacen de esta
herramienta un autntico referente para la administracin de proyectos.
10
Microsoft Visio
Microsoft Visio es un software de pago, que funciona con el sistema operativo de Windows, y
que fue ideado especficamente para crear todo tipo de grficos y diagramas. No es una
herramienta destinada a la gestin de proyectos, sino que es un programa de dibujo vectorial.
Muy fcil de utilizar y verstil, porque ofrece muchas funciones de edicin, tiene el pequeo
inconveniente de un proceso de instalacin largo.
Crditos imagen:
http://www.trainingable.com/use-microsoft-visio-for-mac-web-based-application-for-flow-chart-
and-diagrams/
Originalmente se cre como una herramienta para arquitectos e ingenieros pero, cuando
Microsoft la adquiri, se dio cuenta que era muy difcil competir con aplicaciones tan potentes
como AutoCad y similares. As, se fue transformando en un programa orientado a empresas y,
hoy en da, se utiliza sobre todo para el anlisis de procesos y operaciones.
Microsoft Visio sirve para disear diagramas de flujo y de procesos, mapas conceptuales,
lneas de tiempo y organigramas con gran facilidad. Incluye tambin la opcin de crear
diagramas UML y a partir de bases de datos.
Los cronogramas de Gantt estn contemplados dentro de los grficos que es posible dibujar
con esta herramienta y su materializacin resulta muy sencilla. La presentacin es visual,
atractiva y moderna. Para crear un diagrama de Gantt con Microsoft Visio, tan slo hay que
especificar el nombre de las tareas, introducir las fechas de inicio y fin, y su duracin en
unidades temporales, que pueden ser de horas, das, semanas y meses. Permite cambiar el
orden de las filas para visualizar mejor las actividades y agregar hitos. Incluso deja transformar
los hitos en tareas y, a la inversa, de forma sencilla. Las dependencias entre ellas se pueden
crear para mostrar en el grfico cules son las que preceden y/o suceden a otras, a la vez que
para observar cmo los cambios en unas afectan a las otras. Puede agrupar varias tareas
subordinadas en una tarea de resumen y agregar descripciones, recursos necesarios y
porcentajes de finalizacin de cada actividad programada.
La interfaz de este software es del mismo estilo que las de los dems programas de Microsoft.
Incluye una gran variedad de herramientas de diseo, modernas plantillas y diferentes
formatos para crear y modificar diagramas profesionales. Los efectos variados y estilos
rpidos hacen que sea muy fcil de utilizar y que, en un momento, resulte posible dibujar un
vistoso diagrama. El resultado, la grfica, puede exportarse fcilmente a Microsoft Project para
aprovechar todas sus funcionalidades de planificacin y gestin de proyectos complejos.
Microsoft Visio facilita el trabajo en equipo, ya que los diagramas pueden ser modificados por
varias personas a la vez. Los documentos se pueden guardar en la nube con SkyDrive y se
pueden compartir los proyectos con otras personas gracias a su compatibilidad con
SharePoint. A travs de Visio Viewer, cualquier persona puede ver los diseos creados con
Microsoft Visio de forma sencilla y gratuita.
En definitiva, Microsoft Visio es una herramienta empleada por las empresas para organizar
sistemas y procesos internos. Y, aunque no est pensada para la gestin de proyectos, resulta
muy til a directores y altos ejecutivos que necesitan generar grficos de forma rpida y visual
para sus presentaciones. Sirve para comunicar los proyectos y su desarrollo a los diferentes
equipos y personas quienes, adems, pueden intervenir y participar fcilmente en la
elaboracin de los diagramas.
Microsoft Visio se presenta en tres ediciones. Cada una de ellas ofrece funcionalidades
diferentes, desde las ms sencillas a las ms completas: Microsoft Visio Standard 2013,
Microsoft Visio Professional 2013, Microsoft Visio Pro para Office 365.
11
Gantter
Gantter es una aplicacin online gratuita, integrada con Google Drive, para la planificacin de
proyectos empresariales. Ofrece las mismas funciones que otras aplicaciones de
programacin de escritorio populares, pero con la comodidad de acceder a ella con un
navegador y disponer de un almacenamiento de archivos centralizado. Permite importar, abrir y
editar archivos nativos de Microsoft Project.
Crditos imagen
http://www.techrepublic.com/blog/it-consultant/microsoft-project-scheduling-for-free-with-gantt
er/
Crear diagramas de Gantt con Gantter es posible, sin que haga falta la instalacin de software
de ninguna clase en el ordenador. Los proyectos se pueden guardar en la nube y compartirlos
con otras personas, de manera que stas pueden acceder al proyecto para consultarlo o
modificarlo desde cualquier ubicacin y en cualquier momento. Existe la opcin de dar
diferentes tipos de permisos de acceso a los documentos, en funcin de las caractersticas y
atribuciones de cada usuario.
Gantter dispone de una galera de plantillas para facilitar la realizacin de los diagramas. Esta
herramienta incluye las funciones ms habituales, como establecer el inicio y fin de las tareas,
su duracin, y los recursos necesarios para llevarlas a cabo. Pero tambin incorpora
caractersticas avanzadas, como la posibilidad de definir tareas importantes e hitos, marcar
tiempos de retraso y mrgenes temporales entre tareas, adems de algunos ajustes y avisos
automticos. La planificacin dinmica y colaborativa son clave en esta aplicacin: varias
personas pueden conversar, adjuntar archivos e intervenir a la vez en la edicin, con el
proyecto abierto y en tiempo real. La documentacin queda archivada en la cuenta de Google
Drive. Representa una gran ventaja el hecho de tener visible y actualizada la progresin del
proyecto en todo momento, adems de un acceso inmediato cuando hace falta.
Como ya hemos comentado, Gantter es compatible con Microsoft Project, de manera que
puede importar archivos de esta conocida aplicacin y exportar los proyectos en formato XML,
tambin compatibles con MS Project. Con Gantter VU para Android, la programacin de
proyectos es accesible tambin desde dispositivos mviles.
Se ofrecen diferentes ediciones para los usuarios de Google Drive, Google Apps y
smartapp.com. Adems de estas versiones cloud de Gantter, se ha lanzado recientemente una
edicin para escritorio que est disponible en la tienda Chrome Web Store y ofrece la mayor
parte de las caractersticas de la solucin online, con la facilidad de funcionar en local con
Windows o Chrome OS cuando la conexin a Internet falla.
Las personas que tienen una cuenta de Google y quieren descargar la aplicacin online no
necesitan ningn registro adicional. Sin embargo, el programa solicita una serie de permisos de
acceso a informacin personal como, por ejemplo, la direccin de correo electrnico o la
informacin bsica de la cuenta, entre otros.
Gantter http://www.gantter.com/
12
TaskJuggler
TaskJuggler es un software de gestin de proyectos, gratuito, que acta bajo una licencia GPL
de cdigo abierto. Se basa en el lenguaje de programacin Ruby y, por ello, es compatible con
cualquier sistema operativo: Linux, Unix, Windows, MacOS y otros. Rene caractersticas ms
avanzadas que otras herramientas habituales que tan solo se limitan a la edicin de diagramas
de Gantt, sin ms prestaciones.
Se trata de una aplicacin seria y profesional para ayudar a los directores y jefes de proyecto
en la programacin y control de sus trabajos. Cubre todo el abanico de tareas propias de la
gestin de proyectos, desde la idea inicial hasta la completa finalizacin del plan. A su vez,
resulta de ayuda para definir el alcance del proyecto, la asignacin de recursos, los costes y la
previsin de ingresos, la estimacin del riesgo y la gestin de la comunicacin mediante
informes.
TaskJuggler optimiza el plan, ya que calcula las rutas temporales, y asigna los recursos segn
las caractersticas del proyecto y las limitaciones definidas previamente. Un sistema de alertas
avisa en caso de que se produzcan desfases. Facilita las modificaciones durante la progresin
del proyecto de forma flexible y, por supuesto, genera diagramas de Gantt vistosos, aunque no
es su objetivo principal.
La ltima edicin de TaskJuggle, la 3.5.0 es descargable de forma gratuita desde el sitio web
original: http://www.taskjuggler.org/download.html
11
ProjectLibre
ProjectLibre es el software de administracin y gestin de proyectos de cdigo abierto que
contina la trayectoria iniciada por la antigua y reconocida herramienta Openproj. Basado en el
lenguaje de programacin Java, es compatible con los sistemas operativos Windows, MacOS y
GNU/Linux.
Desde que ProjectLibre se present en agosto de 2012 ha obtenido una gran aceptacin en
todo el mundo. Su funcionamiento es similar a Microsoft Project: abre archivos nativos de este
programa, presenta una interfaz intuitiva y ofrece funcionalidades muy completas. ProjectLibre
es a Microsoft Project lo que OpenOffice es a Microsoft Office, es la versin gratuita de este
famoso gestor de proyectos.
Para crear un diagrama de Gantt, lo primero que hay que hacer es redactar una lista de tareas
o actividades, desglosando en cada una de ellas tambin las subtareas. El siguiente paso
consiste en marcar sus fechas de inicio y fin, la duracin de cada una de ellas y el orden de
prioridades para su ejecucin. Aqu tambin es necesario ver cules dependen de otras y
cmo se vinculan entre ellas. Finalmente, se asignan los recursos de forma detallada y para
cada una de las actividades definidas. Aadir o eliminar tareas es sencillo, y tambin es posible
observar cmo va avanzando la ejecucin, reflejado mediante un porcentaje. La representacin
WBS (Work Breakdown Structure) posibilita ver la descomposicin en tareas y subtareas de las
fases del proyecto.
ProjectLibre permite guardar las lneas de base para poder realizar comparaciones entre la
planificacin inicial y la realizacin final del proyecto. De ese modo, se puede fcilmente
observar qu influencia han ido ejerciendo las diferentes modificaciones y actualizaciones con
respecto al plan inicial. Tambin presenta diferentes tipos de vista, incluso una que permite
gestionar mltiples proyectos. Los ficheros se graban con la extensin POD (Project Open
Document), pero tambin se pueden imprimir como PDF, o guardar en XML, para una
compatibilidad con Microsoft Project.
Esta aplicacin ofrece una alternativa ms que aceptable, bastante funcional y completa para
aquellas personas que no quieran pagar por un software de gestin de proyectos, como es
Microsoft Project. Puede que le falten algunas opciones referidas a la presentacin de informes,
por ejemplo, pero en general no tiene demasiado que envidiar.
La ltima versin de este programa, ProjectLibre 1.5.8, es muy reciente, ya que se ha lanzado
en diciembre de 2013. Se puede obtener ms informacin en http://www.projectlibre.org/ y
descargar gratuitamente desde el sitio web de SourceForge
http://sourceforge.net/projects/projectlibre/
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Smartsheet
Smartsheet es una aplicacin de software online que facilita la gestin de proyectos de forma
colaborativa y en tiempo real. Es de pago y funciona por subscripcin, con diferentes paquetes
de funcionalidades posibles. Compatible con Google Apps y con el CRM SalesForce, se integra
tambin con Box. Al ser online, funciona con cualquier sistema operativo que se tenga instalado
en el ordenador, sea ste Windows, MacOS o Linux. Se puede trabajar tambin desde
dispositivos mviles y tabletas.
Este software es idneo para administrar y controlar muchos tipos de proyectos, en especial
los que requieren de un trabajo en equipo, pero tambin para crear listas de tareas, manejar
informacin de clientes, elaborar previsiones de venta, planificar eventos o controlar procesos
de negocio en general.
Una vez que ya se ha creado un diagrama de Gantt, es tambin sencillo modificarlo, ya que
muchas de las funciones se basan en movimientos del ratn del tipo arrastrar y soltar. Por
ejemplo, para variar las fechas de inicio y fin, para marcar los hitos o para construir
dependencias entre tareas. Esta sencillez la hace muy accesible a todo tipo de pblico.
Tambin con un clic del ratn o un toque sobre la pantalla se pueden ajustar los diagramas. Las
vistas, con sus tareas clave y sus fechas de inicio y fin, son fcilmente intercambiables: vista
de cuadrcula, vista de calendario y vista de Gantt. Permite insertar el diagrama en un
PowerPoint, exportarlo en formatos de archivo PNG o PDF, y tambin adjuntarlo a un mensaje
de correo electrnico.
Sin embargo, es una herramienta que tambin presenta algunos inconvenientes. Los ms
importantes se relacionan con una orientacin ms enfocada en las tareas que en los recursos,
en primer lugar y, en segundo trmino, con el hecho que no presenta la posibilidad de marcar
las lneas de base del proyecto. En consecuencia, no ofrece una visin comparativa de los
cambios que se van produciendo en el diagrama de Gantt.
Acerca de OBS:
LA 1 ESCUELA DE NEGOCIOS 100% ONLINE
Online Business School (OBS) nace en 2007 como la primera escuela de negocios
totalmente online en lengua espaola. Con un equipo de profesores en activo en todo el mundo,
apostamos per formar directivos y gestores de negocio que lideren compaas e instituciones,
poniendo a su alcance una formacin que es lder en programas innovadores y que se
adelantan a los cambios del entorno empresarial.
TITULACIN OBS
Al realizar nuestros programas, nuestros alumnos obtienen titulacin de Universitat de
Barcelona, adems de las titulaciones propias que otorgan Online Business School y EAE
Business School.