Proyecto: “Construcción centro de abastos en el municipio Valle del Guamuez – Putumayo”

ACTIVOS Y PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

Los activos de los procesos de la organización abarcan los activos relativos a procesos de las
organizaciones participantes en el proyecto, los cuales pueden usarse para influir de manera
positiva a lograr el éxito del proyecto.

Entre los principales activos se encuentran planes, políticas, procedimientos, lineamientos, bases
de conocimiento, lecciones aprendidas y la información histórica.

Para el proyecto “Construcción centro de abastos en el municipio Valle del Guamuez –

Putumayo” se agrupan en dos categorías:

1. Información histórica
a. Proyectos anteriores

Título del Proyecto: Construcción y equipamiento de una planta para el procesamiento de

derivados lácteos en el Municipio Valle del Guamuez Departamento del Putumayo.

Objetivo: Aminorar los niveles de informalidad en la producción, acopio, procesamiento y

comercialización de productos lácteos en el municipio Valle del Guamuez, departamento del

Putumayo.

Alcances: se busca atender 1000 productores lecheros mediante la construcción de una

infraestructura de acopio y conservación de leche cruda.

Localización: El municipio se encuentra ubicado al sur occidente del Departamento del

Putumayo, región fronteriza con la República del Ecuador. Limita al sur con el Municipio de

San Miguel, al norte con el Municipio de Orito, al oriente con el Municipio de Puerto Asís y la

Provincia de Sucumbíos (Ecuador), y al occidente con el Municipio de Ipiales (Nariño).

Localización: 6 meses

Presupuesto: Mil trescientos cuarenta y nueve millones ciento ochenta y ocho mil seiscientos

setenta y ocho pesos ($1.349.188.678)

Stakeholders Directos e Indirectos: Ganaderos de la región, Autoridades Gubernamentales,

Ambientalistas, Consumidores, Proveedores, intermediarios en la comercialización de leche,

ICA

b. Lecciones aprendidas de proyectos o fases anteriores

Del proyecto “Construcción y equipamiento de una planta para el procesamiento de derivados

lácteos en el Municipio Valle del Guamuez Departamento del Putumayo” se tiene como lecciones
aprendidas sobre estrategias de comunicación, las siguientes:

 La utilización del correo no garantiza comunicación efectiva y tampoco resta

responsabilidad para el reporte de información, es recomendable solo usarlo como
registro histórico o envío de información adicional.
 Lo que se quiere comunicar debe ser claro y conciso
 La información no se debe enviar a todos los interesados en el mismo formato, es
necesario adecuarlo a cada uno de ellos.
 Relacionarse con otros proyectos para hacer de sus experiencias y lecciones aprendidas
herramientas de mejoramiento en el proyecto.
 Innovar técnicas de presentación de informes, utilizar maquetas, videos, visitas a la obra.
 Realizar la correcta identificación de los interesados desde la formulación del proyecto,
definiendo roles y su nivel de influencia y poder.

2. Base corporativa de conocimiento

a. Registro de interesados del proyecto
REGISTRO DE STAKEHOLDERS PROYECTO: CONSTRUCCION CENTRAL DE ABASTOS MUNICIPIO VALLE DEL
GUAMUEZ -PUTUMAYO

IDENTIFICACION EVALUACION CLASIFICACION

NOMBRE EMPRESA/ LOCALI ROL EN EL INFORMACION REQUERIMIENTO EXPECTATIVAS INFLUEN FASE INTERNO APOYO
CARGO ZACIO PROYECTO DE CONTACTO S PRIMORDIALES PRINCIPALES CIA MAYOR /EXTERN /NEUTRA
N POTENC INTERES O L/OPOSI
IAL TOR
William Alcalde Valle del Sponsor Calle 7ª Nº 5-11 - Disponer del equipo Que los vendedores Alta Todo el Interno Apoyo
Andrés Botina Guamuez Barrio Central - de trabajo con Agropecuarios del municipio proyecto
Telefax 098- experiencia suficiente reciban a satisfacción la obra
4282120 en la ejecución del para la comercialización de
proyecto sus productos
Mairena Sair Gerente del Valle del Proyect Cel: 3216411525 Cumplir con el plan Que el proyecto sea Alta Todo el Interno Apoyo
Rodriguez proyecto Guamuez maneger mairena236@hotma del proyecto culminado satisfactoriamente proyecto
il.com dentro del tiempo y costos
planificados
Ing. Eduardo Representante Valle del Constructora Calle 8ª No 25 – 30 Facilitar todos los Ejecutar el proyecto con los Alta Todo el Interno Apoyo
Mauricio Unión Guamuez – Barrio Esmeralda documentos del estándares de calidad dentro proyecto
Carvajal – temporal ingmauri@hotmail.c proyecto del plazo y costo planificados
ARQUITRA om sin incidentes laborales ni
BE medioambientales
Ing. German Secretario de Valle del Supervisor Calle 7ª Nº 5-11 - Cumplir con los plazos Que el proyecto cumpla con Alta Todo el Interno Apoyo
Maya Calpa planeación y Guamuez Barrio Central - establecidos y la los estándares de calidad proyecto
obras Telefax 098- calidad exigida dentro del plazo y costo
públicas 4282120 planificados
Ing. Civil José Interventor Valle del Interventoria Calle 4ª No. 16 -32 Vigilar las actividades Aprobar un producto final Alta Todo el Externo Apoyo
Miguel Díaz Guamuez Barrio Las Acacias técnicas, financieras y que cumpla con las contrato
miguediaz@hotmail. administrativas del especificaciones técnicas
com contrato escritas en el contrato
Mauricio Representante Valle del Proveedor Carrera 20 con calle Disponer de las Entregar productos con las Baja Fase Externo Apoyo
Cisneros comerciantes Guamuez 9ª esquina. exigencias técnicas de exigencias técnicas inicial
Teléfono: 4282324 los productos solicitadas
Vendedores Vendedores Valle del Clientes Valle del Guamuez Infraestructura Recibir a satisfacción una Baja Fase final Externo Apoyo
agropecuarios agropecuarios Guamuez adecuada para la obra con las condiciones
del municipio comercialización de ideales para su actividad
sus productos
Equipo de Oficina de Valle del Personal de Calle 7ª Nº 5-11 - Cumplir el plan del Que el proyecto se ejecute en Baja Todo el Interno Apoyo
trabajo gestión Guamuez apoyo Tele 098- 4282120 proyecto los tiempos planificados proyecto
Doc. Lorena Secretaria de Valle del Autoridad Calle 7ª Nº 5-11 - Manejo de los residuos Aplicar normas de salubridad Baja Todo el Externo Neutral
Llerena salud Guamuez Ambiental Barrio Central - y contaminantes de en el manejo de residuos y proyecto
Telefax 098- acuerdo a las normas contaminantes provenientes
4282120 de salubridad de la obra
 b. Plan para la dirección del proyecto
LOGO DE LA PLAN PARA LA DIRECCION DEL PROYECTO VERSION: 001
EMPRESA
CONSTRUCCION CENTRAL DE ABASTOS MUNICIPIO VALLE DEL GUAMUEZ - PUTUMAYO FECHA:

CODIGO DEL FORMATO

CONTROL DE VERSIONES
VERSION REALIZADA POR REVISADA POR APROBADA POR FECHA MOTIVO

NOMBRE DEL PROYECTO

CONSTRUCCION CENTRAL DE ABASTOS MUNICIPIO VALLE DEL GUAMUEZ - PUTUMAYO

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO Y ENFOQUE MULTIFASE:

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO ENFOQUE MULTIFASE
FASE DEL ENTREGABLE CONSIDERACIONES PARA EL CONSIDERACIONES PARA EL CIERRE DE ESTA FASE
PROYECTO PRINCIPAL INICIO DE ESTA FASE
Administración del Gestión financiera Inicio del proyecto Documentos aceptados
proyecto Gestión de calidad
Gestión de recursos humanos
Preliminares Estudios y licencias Tramite de estudios y licencias Recepción estudio de suelo y licencia de construcción, diseños arquitectónico, estructural, eléctrico
y de comunicaciones, hidráulica y sanitaria.
Adquisición de Suministro de los materiales Solicitud de materiales requeridos para Pago de las órdenes de compra y recepción de todos los materiales solicitados
materiales requeridos para la obra la ejecución del proyecto
Construcción Central de abastos Inicio de la ejecución de la obra por Se ejecutó la obra de acuerdo a las actividades planificadas:
parte de la constructora Trabajos preliminares, Cimentación,
Estructuras, Mampostería, pañetes y pintura, Cubierta:
Pisos y enchape, Carpintería metálica, Instalaciones hidráulicas, sanitaria, eléctricas y de
comunicación, y obras finales exteriores
Auditoría e Desarrollo de los protocolos Implementación del proyecto Finalización de las fases a auditar
interventoría del de pruebas a los sistemas
proyecto instalados
Cierre Acta de cierre del proyecto Prueba de instalaciones, control de Cierre contractual, cierre administrativo y cierre del proyecto.
calidad, entrega de la obra al cliente.

GRUPOS DE GESTION DE PRODUCTOS

GRUPO DE RESPONS No. CORREO REUNIONES A LAS QUE INFORMES A PERIODICI RIESGO QUE GESTIONA INTERESADOS
CONTA ELECTRON DAD DEL
GESTION ABLE CTO ICO
ASISTE PRESENTAR INFORME
Gestión de la Director del Cel: mairena236 Inicio del proyecto Informes de seguimiento Mensual Ejecución del proyecto con los Sponsor, equipo de
integración del proyecto: 321641 @hotmail.c Inicio con equipo interno al proyecto internos al estándares de calidad dentro del trabajo, clientes,
proyecto Mairena Sair 1525 om De traspaso de responsabilidad sponsor y comité de plazo y costo planificados sin interventor
Rodríguez De seguimiento del proyecto dirección, externos al incidentes laborales ni
De entregas y aprobaciones al cliente y los stakeholders medioambientales.
cliente
Gestión del Gerente del 312235 Monidiaz@ Reuniones con el sponsor, con Informe del estado Semanal Cambios en el diseño inicial del Director del
alcance del proyecto – 6938 yahoo.es el director, con el equipo de semanal del proyecto proyecto o en las prioridades de la proyecto, interventor
proyecto Mónica Díaz trabajo, con la constructora y Informe del desempeño operatividad del proyecto, causando
reuniones solicitadas por el del trabajo dilatación en el inicio del proyecto
cliente
Gestión del Director del Cel: mairena236 Inicio del proyecto Informes de seguimiento Mensual Cambios en el diseño inicial del Sponsor, cliente,
tiempo del proyecto: 321641 @hotmail.c Inicio con equipo interno al proyecto internos al proyecto o en las prioridades de la interventor
proyecto Mairena Sair 1525 om De traspaso de responsabilidad sponsor y comité de operatividad del proyecto, causando
Rodríguez De seguimiento del proyecto dirección, externos al dilatación en la ejecución del
De entregas y aprobaciones al cliente y los stakeholders proyecto
cliente
Gestión de los Jefe 321263 jefefinancie Reuniones de seguimiento del Informe financiero del Mensual Cambios en el presupuesto del Sponsor, director del
costos del financiero: 8140 roes@hotm proyecto proyecto proyecto afectando los costos del proyecto, clientes,
proyecto Mirian Deisy ail.com mismo interventor
Rodríguez
Gestión de la Interventor: 321234 miguediaz Reuniones de seguimiento del Informes de verificación Semanal Ejecución del proyecto con los Sponsor, director,
calidad del José Miguel 8903 @hotmail.c proyecto y seguimiento de las estándares de calidad dentro del gerente, cliente,
proyecto Díaz om actividades técnicas, plazo y costo planificados supervisor
financieras y
administrativas del
contrato
Gestión de los Jefe de 312397 talentohum Reuniones con el director y la Informe de recursos Trimensual Demora en la selección de Constructora,
recursos Personal: 0311 ano@hotm constructora humanos y contratistas director y gerente
humanos Leidy Johana ail.com actualizaciones
Gutierrez
Gestión de las Gerente del 312235 Monidiaz@ Reuniones con el sponsor, con Informes de cambios en Semanal Manejo de la información con el Sponsor, director,
comunicacione proyecto – 6938 yahoo.es el director, con el equipo de el proyecto procedimiento y medios equipo de trabajo,
s del proyecto Mónica Díaz trabajo, con la constructora y correspondientes constructora,
reuniones solicitadas por el interventor,
cliente supervisor,
proveedores,
autoridades
ambientales
Gestión de las Administrado 302248 administrad Reuniones con los proveedores, Informes de compras y Semanal Variabilidad en los precios de Proveedores, jefe
adquisiciones r del 9174 or@hotmail con la constructora el director inventario de materiales materiales de construcción financiero,
del proyecto Proyecto: .com del proyecto interventor.
Carlos
Andrés Parra
Gestión de los Gerente del 312235 Monidiaz@ Reuniones con el sponsor, con Informes de alcance de Mensual Satisfacción de expectativas de los Sponsor, director,
interesados del proyecto – 6938 yahoo.es el director, con el equipo de expectativas de los interesados equipo de trabajo,
proyecto Mónica Díaz trabajo, con la constructora y interesados Inestabilidad política constructora,
reuniones solicitadas por el interventor,
cliente supervisor,
proveedores,
autoridades
ambientales
Gestión de la Residente de 311487 cesarreside Reuniones con las autoridades Informes de manejo de Mensual Ejecución del proyecto sin Constructora,
seguridad del obra: Cesar 3322 nte@hotma ambientales, con el equipo de residuos y planes de incidentes laborales ni gerente, interventor
proyecto Riorecio il.com trabajo y reuniones de seguridad aplicados. medioambientales. autoridades
seguimiento del proyecto ambientales
 ENFOQUE DE TRABAJO PLAN DE GESTION DE CAMBIOS
El proyecto se planeara de tal manera que las partes involucradas en la ejecución del Los cambios se gestionarán de tal manera que se puedan evaluar, aplicar e informar
mismo conozcan las partes y procesos necesarios para poder llevar a cabo correcta y efectivamente, como se describe a continuación:
satisfactoriamente el proyecto, como se indica a continuación:
1. Solicitud realizada (Por personal involucrado en el proyecto o stakeholder)
1. El equipo de trabajo planifica de forma general el proyecto 2. Evaluación de la criticidad del cambio, según el receptor de la solicitud
2. Se determina el alcance, restricciones y supuestos. 3. Aceptación del cambio o escalamiento del mismo según criticidad
3. Se generan las fases y cronograma de actividades. 4. Comunicación del cambio
4. Se asignan roles dentro del equipo de trabajo. 5. Realización del cambio
5. Se programan reuniones quincenales para seguimiento del proyecto y 6. Modificación de la planificación y líneas base
retroalimentación de los procesos. 7. Aplicación del cambio e informe a los interesados
6. Se validan los entregables al finalizar cada uno.
7. Se completan los entregables y se genera un Acta de cierre del proyecto .
GESTION DE LINEAS BASE COMUNICACIÓN ENTRE STAKEHOLDERS
Las reuniones de seguimiento se realizaran quincenalmente, en estas se presentarán los NECESIDADES DE COMUNICACIÓN DE TECNICAS DE COMUNICACIÓN A
documentos del estado actual del proyecto los cuales deben contener la siguiente LOS STAKEHOLDERS UTILIZAR
información:
Planeación del proyecto. Reuniones por parte del equipo del
1. Tiempo planificado y tiempo real
trabajo. Los documentos generados de
2. Cumplimiento del cronograma
Coordinación de las actividades del proyecto estas reuniones se comunicarán
3. Cumplimiento de costos
mediante medio impreso y correo
4. Cumplimiento de objetivos de calidad
Estado del proyecto electrónico
De acuerdo a la anterior información se generarán los siguientes pronósticos:
.
1. Pronóstico de costo
2. Pronóstico de tiempo Rendimiento del proyecto.
REVISIONES DE GESTION LINEA BASE Y PLANES SUBSIDIARIOS
TIPO DE CONTENIDO EXTENSION O ALCANCE OPORTUNID LINEA BASE PLANES SUBSIDIARIOS
REVISION DE AD
GESTION DOCUMENTO ADJUNTO TIPO DE PLAN ADJUNTO
SI/NO SI/NO
Reuniones Revisión de planes Reunión presidida por el Fin de LINEA BASE Plan de gestión de alcance SI
quincenales y actas Gerente de Proyecto, asisten quincena de DEL ALCANCE Plan de gestión de requisitos SI
Entrega de encargados de las fases mes SI Plan de gestión de SI
solicitudes de comunicaciones
cambios
Reuniones Revisión del Reunión presidida por el Fin de mes LINEA BASE SI Plan de gestión de costos SI
mensuales estado del Gerente de Proyecto, asisten DEL TIEMPO Plan de gestión de calidad SI
proyecto encargados de las fases
Reuniones con Agenda según Reunión solicitada por cliente, Programación LINEA BASE Plan de recursos humanos SI
cliente y solicitud del asiste el Gerente de proyecto e del cliente DEL COSTO
stakeholders cliente, involucrados en el asunto de Plan de gestión de riesgos SI
SI
la reunión Plan de gestión de adquisiciones SI
 c. Solicitudes de cambio

Descripción: se presenta la solicitud de cambio diligenciando el formato para tal fin, donde se describe la solicitud presentada, se

justifica explicando la situación presentada y se firma por la persona encargada de la fase afectada. Dicha solicitud pasara al análisis

cuantitativo del cambio, para su aprobación por parte del director del proyecto, en el caso de no aprobarse se cierra la solicitud, de lo

contrario se realiza la modificación de la planeación para su respectiva aplicación e información de la misma.

d. Sistemas de gestión de la información

INFORMES DE
AVANCES. PUNTOS DE
GENERACIÓN RECEPCIÓN.
DE LA
FORMATOS DE INFORMACIÓN REVISIÓN
CONTROL Y RESPUESTA SINTESIS Y
ANÁLISIS PUBLICACIÓN
ALMACENAJE
SOLICITUDES DE
INFORMACIÓN
EXTERNA.

FUENTES DE INFORMACIÓN PROCESO DE RECOLECIÓN ACOPIO ANALISIS REMITENCIA SINTESIS