Universidad rural de Guatemala.

Sede no. 13 malacatan san marcos.

Facultad de ciencias jurdicas y sociales.
Derecho Notarial.
Lic. Freesley Ramos.

PERDIDA, REPOSICION Y DESTRUCCION DE PROTOCOLO.

Pedro de Jess Munguia Lpez

14 013 0022
Sptimo Semestre.
A Y N.

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PERDIDA, REPOSICION Y DESTRUCCION DE PROTOCOLO.

El protocolo puede perderse, destruirse o deteriorarse, casos en que es necesario reponerlo. Ante
esta circunstancia el notario debe dar aviso al juez de primera instancia, el cual deber instruir
averiguacin y terminada la misma resolver declarando procedente la reposicin del protocolo y
en caso de que exista delito mandar a que se inicie el respectivo procedimiento penal incluso en
contra del propio notario. Al declarar procedente la reposicin el juez pedir a la corte suprema de
justicia copias de los testimonios especiales enviados por el notario al archivo general de
protocolos. Si no existieran testimonios en el archivo se pedirn las copias o duplicados que
hubieren en los registros y se citar a los otorgantes y a interesados previnindoles la presentacin
de los testimonios o copias que tengan en su poder. Esta citacin se har por avisos en el diario
oficial y otro de los de mayor circulacin.

Si no fuere posible reponer todas las escrituras el juez tendr que citar de nuevo a los interesados
para consignar en actas los puntos que las escrituras conten an y en caso de desacuerdo o
incomparecencia, los interesados tendrn que recurrir a un juicio en la va ordinaria.

REPOSICIN DEL PROTOCOLO. Art. 90-95 Ttulo XIII Cdigo de Notariado

Procedencia. Procede por perdida, destruccin o deterioro del protocolo.

TRAMITE:

1- Aviso al Juez de Primera Instancia por parte del Notario o de otras personas
2- El Juez instruir la investigacin y declarar la reposicin si fuere procedente,
3- El Juez mandar a pedir los testimonios especiales al AGP,
4- Si no existen los testimonios, se pedirn los duplicados que hubieren en los Registros pblicos y
se citara a los interesados mediante publicaciones en el D.O y en otro, previnindoles que
presenten los testimonios o copias que tengan,
5- Si an no ha quedado repuesto el protocolo, el juez pedir certificaciones de los registros si las
los instrumentos hubieren sido registradas,
6- Si aun faltare reponer el protocolo, el juez citara de nuevo a los interesados para consignar, en
acta, el contenido de tales instrumentos,
*En caso de desacuerdo o incomparecencia de los otorgantes, los interesados deben de recurrir a
la va ordinaria,
7- El protocolo quedara repuesto con los duplicados de los testimonios y copias simples
legalizadas, con las certificaciones

Prdida, destruccin y deterioro del protocolo El notario como profesional del derecho, debe
tomar cuidado en relacin a la conservacin del protocolo que ha sido confiado por parte del
Estado a su cargo, tomando en cuenta el lugar y la seguridad para evitar la inseguridad jurdica que
llegue a generar problemas o dificultades a las partes interesadas, porque los principios de
Durabilidad y Seguridad se veran vulnerados; el primero de ellos, se refiere a la prolongacin en el
tiempo de los actos y negocios jurdicos que son celebrados por los particulares ante notario,
derivndose dos circunstancias importantes para las partes siendo estas: La consulta del registro
notarial y la obtencin de una prueba en que se encuentre incorporado un derecho en el
instrumento, la cual se lleva a cabo por medio de la expedicin de testimonios, ya que como se
indic anteriormente, las escrituras matrices quedan en poder del notario. En cuanto al principio
de Seguridad, es una garanta que el Estado otorga a sus habitantes, la cual encontramos regulada
en el Artculo 2. de la Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala, la que se comprende
como una seguridad de tipo jurdico, ya que al momento de darse la prdida de los documentos
que contiene el protocolo automticamente se perdera la prueba del derecho que se consigna en
los mismos, lo que vendra a ocasionarle a los otorgantes daos irreparables.

Las causas que motivan la reposicin del protocolo son perturbadoras, por ser un grave dao que
le produce a la instrumentacin, porque se priva de la mayor fuente de consulta que existe para
los 39 sujetos pacientes de la relacin y para el propio notario, como lo son las escrituras que
conforman el registro notarial. Como se deduce, el notario responde por la integridad y
conservacin del tomo o tomos del protocolo.

El protocolo notarial puede perderse, destruirse o deteriorarse en todo o en parte, y no obstante

el esmero y cuidado del notario es posible, por la naturaleza de la cosa depositada, sucedan una o
ms de las condiciones sealadas, pues el poder del hombre, salvo cuando interviene activamente,
no es capaz de impedir infortunadas consecuencias. Una de las finalidades del protocolo es dar
seguridad jurdica a la relacin contenida en los distintos instrumentos autorizados por el notario
dentro del mismo, razn por la cual al producirse la prdida o bien la destruccin o deterioro del
protocolo se hace necesaria la reposicin. La responsabilidad del notario como depositario y
conservador del protocolo es alta ante la ley y las partes interesadas por alguno de los
instrumentos pblicos en el contenido.

Prdida del protocolo En el transcurso de la carrera profesional del notariado, existe la posibilidad
que el protocolo notarial pueda perderse, dejando de tenerlo en su poder, sea por su culpa o
descuido o por una contingencia o desgracia fuera de su control personal. Pero, en todo caso, la
prdida debe asimilarse como un hecho involuntario. La obligacin legal del notario, como
depositario del protocolo, surge a la vida jurdica para que sea cumplida del modo y forma que la
ley seala y no puede producirse otra; sin embargo, existe la posibilidad de que la obligacin de
conservacin sea incumplida por propias causas involuntarias.

No obstante la disposicin mencionada, pueden darse casos en los que, por causas ajenas a la
voluntad del notario, caso fortuito o fuerza mayor, imposibles de prever o evitar, el protocolo se
pierda total o parcialmente y deje el notario de ejercer el depsito sobre l.

De esa cuenta, el caso fortuito se extiende a todos los actos e instituciones jurdicas en los cuales
el hombre puede verse involucrado. Se define la fuerza mayor por Manresa como: la violencia
ejercida sobre la persona, procedente de un acontecimiento inevitable o del acto legitimo o
ilegitimo de persona distinta de la obligada, que supone imposibilidad de cumplir su obligacin,
mientras que el caso fortuito tiene lugar con independencia de la voluntad del hombre e incide
sobre la prestacin o la cosa a que la obligacin se refiere.

El protocolo notarial se puede perder por negligencia del notario o de los parientes, cuando el
notario fallece. Por hurto o robo.

Ya sea por prdida, destruccin o deterioro, la destruccin se puede dar en forma total y parcial,
mientras que el deterioro se produce en forma parcial. Aspectos que se pueden dar, ya sea en un
protocolo cerrado o uno en formacin; esto nos indica que las partes pueden quedar en una
situacin de incertidumbre legal, porque el dao que sufren las escrituras matrices es la
disminucin del valor jurdico del cual se encuentran posedas. Cualquier circunstancia que
produzca la reposicin del protocolo conlleva consecuencias para la instrumentacin notarial,
porque al ser la escritura pblica una prueba de las declaraciones plasmadas por el notario y
desaparecido todo o una parte del protocolo se sufre la prdida de la prueba preconstituida. Lo
que produce el no poder obtener una copia de los instrumentos que conforme el protocolo
notarial, para hacer valer los derechos frente a terceros.

Proyecto de procedimiento para la reposicin del protocolo El Artculo 90 del Cdigo de Notariado
contiene dos partes relacionadas con la prdida, destruccin o deterioro del protocolo notarial.

La primera sucede cuando el notario no tiene ninguna responsabilidad en alguno de esos actos; el
cual establece: El notario, al enterarse de la prdida, destruccin o deterioro del protocolo dar
aviso al Juez de Primera Instancia de su domicilio para los efectos de la reposicin.

La redaccin del Artculo es desafortunada porque utiliza el verbo enterar y este significa
informar a uno de algo o instruirle en cualquier negocio, y el notario en cualquiera de esos
eventos, pudo tener conocimiento personal del acaecimiento, pero de ninguna manera que fue
informado. Es necesario recordar que en Guatemala la jurisdiccin es una sola; ms no as la
competencia, pues sta es repartida por el Estado atendiendo a la cuanta, al territorio, al grado, al
turno y a la materia, siendo sta ltima dividida en materia civil, penal, laboral, administrativa, de
familia y otras de carcter especial.

ANTE QUE AUTORIDAD COMPETENTE SE REALIZA:

El Artculo 90 del Cdigo de Notariado, existe un vaco y por ende una laguna legal, al no
establecer de forma clara y directa qu Juez de Primera Instancia es el competente para conocer
sobre la reposicin por prdida del protocolo a cargo del notario, sino nicamente indicando que
el notario dar aviso al Juez de Primera Instancia de su domicilio, sin considerar que en el domicilio
de Guatemala existen rganos jurisdiccionales de diferentes materias, anteriormente descritas.

As tambin, el Artculo no es claro ni preciso, al no contemplar que en el caso de prdida del

protocolo a cargo del notario, puede o no existir un delito, entendindose de inmediato que
debera conocer un juez del ramo penal, por la existencia o posible existencia de una accin
delictiva.

Asimismo, no indica la va procesal en la cual se debe conocer dicha reposicin. El siguiente paso
sealado por el Cdigo de Notariado, es el que se refiere a la intervencin del Juez de Primera
Instancia, como regula el Artculo 91, el cual establece: El juez instruir la averiguacin que
corresponde, terminada la cual resolver declarando procedente la reposicin, y en caso de delito,
mandar que se abra procedimiento criminal contra los presuntos culpables. Este Artculo, no
solamente contiene errores de redaccin, sino tambin es un Artculo que por no ser claro ni
preciso se convierte en obscuro, ambiguo y confuso; ya que no establece de manera clara qu
rgano jurisdiccional es el competente para conocer en caso de prdida del protocolo a cargo del
notario; pues no se trata nicamente de dar aviso al juez de primera instancia del domicilio sobre
la prdida, destruccin o deterioro del protocolo sino de establecer un procedimiento prctico
para instar la persecucin penal en el caso que se presuma la comisin de un delito, y as lograr
obtener la reposicin del protocolo a cargo del notario.
En Guatemala, nicamente los jueces penales son aquellos competentes para instruir la
averiguacin de un delito que se presume fue realizado; pero al no establecer el Artculo 90 qu
rgano jurisdiccional es el competente para conocer sobre este asunto, los Artculos subsiguientes
del Ttulo XIII del Cdigo de Notariado, contienen tambin lagunas legales, pues el legislador,
nicamente se refiere a el juez, sin establecer si es un juez en materia penal, civil, laboral, etc.

Es importante remarcar, que en el ttulo XIII del Cdigo de Notariado, en relacin a la reposicin
de protocolo, se refiere nicamente al procedimiento ordinario que deben promover las partes
interesadas dentro de un instrumento pblico, cuando no haya sido posible la reposicin del
protocolo; ms sin embargo no establece qu procedimiento debe iniciar o promover el notario
ante la prdida del protocolo a su cargo, previamente a que las partes inicien el juicio ordinario.

El Artculo 96 del Cdigo Procesal Civil y Mercantil, establece: Va Ordinaria: Las contiendas que
no tengan sealada tramitacin especial en este Cdigo, se ventilarn en juicio ordinario. Pero en
el caso de la prdida del protocolo, no existe contienda alguna, pues solamente existe una parte
interesada frente a dicha situacin, el notario, y es ste quien debe dar aviso al juez de primera
instancia y quien est obligado a tramitar dicho asunto hasta lograr su reposicin; aunque esto
conlleve acudir a rganos auxiliares como lo es el Ministerio Pblico, en caso que el notario
presuma la posible comisin de un delito.

Por ello, es fcil determinar que no solamente existe una laguna legal en el Ttulo XIII en relacin a
la reposicin de protocolos, al no establecer de forma clara y directa qu rgano jurisdiccional es
el competente, sino tambin existente un vaco legal al no establecer un procedimiento especfico
para que el notario pueda tramitar la reposicin del protocolo a su cargo; sino nicamente un
procedimiento para las partes que se vean afectadas por la imposibilidad de reponer el protocolo
perdido. Considero que la va idnea que debe establecerse para que el notario pueda tramitar la
reposicin del protocolo a su cargo es la Va Voluntaria; al ser nicamente el notario la persona
interesada en la reposicin del mismo.

Reposicin de protocolo Respecto a la reposicin del protocolo, el artculo 90 del Cdigo de

Notariado regula que: El notario, al enterarse de la prdida, destruccin o deterioro del protocolo,
dar aviso al Juez de Primera Instancia de su domicilio para los efectos de la reposicin.

Las personas que segn el Cdigo de Procedimientos Penales (actual Cdigo Procesal Penal),
pueden denunciar un delito pblico, tienen tambin derecho de poner en conocimiento del juez,
el hecho que haga necesaria la reposicin del protocolo. Por aparte, el artculo 91 del Cdigo de
Notariado seala: El juez instruir la averiguacin que corresponde, terminada la cual resolver
declarando procedente la reposicin, y en caso de delito, mandar que se abra procedimiento
criminal contra los presuntos culpables.

De la lectura de los artculos 90 y 91 del Cdigo de Notariado, es necesario seguir diligencias

voluntarias ante el Juez de Primera Instancia de lo Civil, a travs de un avisosolicitud, que debe
presentar el notario observando lo que estipula el artculo 61 del Cdigo Procesal Civil y Mercantil
para toda solicitud inicial; adems debe aportar los elementos de prueba necesarios para que el
juez declare procedente la reposicin y, en caso existan indicios racionales de delito, mandar se
inicie proceso penal contra los presuntos culpables.
Al declararse por el juez, procedente la reposicin del protocolo, el notario tiene tres fuentes
donde lograrla: a) Pedir al Archivo General de Protocolos de la Corte Suprema de Justicia los
testimonios especiales enviados por el notario; b) Pedir certificaciones de las copias que hubieren
en el Registro de la Propiedad de los instrumentos que constan en el protocolo perdido, destruido
o deteriorado y c) Citar a los otorgantes e interesados en los instrumentos autorizados por el
notario, por medio de publicaciones en el Diario Oficial y en otro de mayor circulacin durante un
mes, por tres veces; pero si los otorgantes e interesados estn en desacuerdo, harn efectivos sus
derechos en la va ordinaria.

Salvo mejor opinin, se considera que la prdida, destruccin o deterioro de un protocolo no

sucede con mucha frecuencia, porque el notario es el depositario y responsable de su uso y
conservacin. Queda claro que la finalidad del protocolo, entre otras, es la conservacin de los
instrumentos pblicos. Como contraparte a esto puede suceder que el protocolo se pierda,
deteriore o destruya, por lo que ante esto el notario debe ponerlo en conocimiento del Juez de
Primera Instancia Civil, para que ante l se lleven a cabo las diligencias necesarias para lograr la
reposicin. El Cdigo de Notariado en el artculo 92 establece: Las personas que, segn el Cdigo
de Procesamientos Penales, pueden denunciar un delito pblico, tienen tambin derecho de
poner en conocimiento del juez, el hecho que haga necesaria la reposicin del protocolo.

Trmite de la reposicin del protocolo Ya teniendo el juez conocimiento de la prdida, destruccin

o deterioro del protocolo, el procedimiento que se debe seguir es el siguiente: 61 El juez debe
instruir la averiguacin correspondiente, para determinar si no existi delito, y en su caso certificar
lo conducente en contra de los responsables. Luego de la averiguacin, el juez declarar
procedente la reposicin. El juez pedir al Archivo General de Protocolos copias de los
testimonios especiales enviados por el notario y que corresponden al protocolo que debe
reponerse. Si el notario no hubiese enviado los testimonios especiales, debe el juez solicitarlos a
los Registros Correspondientes (de la propiedad, mercantil, etc.) y citar a los otorgantes o
cualquier interesado para que presenten los testimonios que tengan en su poder, mediante avisos
que debern ser publicados en el Diario Oficial y en uno de los de mayor circulacin en el pas, por
tres veces durante un mes. Estos avisos deben contener el ndice del protocolo, si existiere, y los
nombres de los otorgantes.

Si no fuera posible lo anterior, y las escrituras hubieran sido registradas, el juez solicitar al
Registro de la Propiedad Inmueble certificaciones de los registros efectuados, o duplicados si
existieren. Si aun faltaren algunas escrituras que reponer, el juez debe citar a los otorgantes,
nuevamente (la ley no establece si de la misma manera en que se les cit la primera vez, pero si
debera hacerse de esa forma) y consignar en acta los puntos sobre los que los instrumentos
versaban. Si en ese momento los otorgantes no se pusieran de acuerdo, la ley establece que
pueden hacer valer sus derechos ante los rganos jurisdiccionales competentes. Las copias de los
testimonios, las certificaciones de los registros y las actas levantadas por el juez, en su caso,
formaran el protocolo y con esto el mismo quedar repuesto.