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Procedimientos
Rectora
septiembre 2014
Manual de
Procedimientos
Rectora
- Listado de Procedimientos
Introduccin
1
Objetivo del Manual
Proporcionar un documento bsico como herramienta de trabajo para sistematizar las
actividades de los diferentes procesos a cargo de diversas unidades administrativas de la
Rectora y contribuir en el apoyo al cumplimiento de los fines sustantivos de la Institucin ;
coordinando la informacin eficiente e integral de la operacin funcional y organizacional ,
permitiendo un ptimo aprovechamiento de los recursos.
2
RED DE PROCESOS Fecha de
Elaboracin
Hojas
19/08/2014 Hoja 1 de 2
Universidad Estatal de Sonora
Cdigo de la Red
Rectora
54-RIA-RP/Rev.01
No.
Dir. Facultad Macro. No. Subproceso Tipo Responsable Producto Indicador No, Procedimiento Productos Indicadores Cliente
4.4 C 3 01 Rectora Alta Rector Satisfaccin Cumplimiento del 01 Control de Documento Cumplimiento del 100% Rectora,
100%/Cumplimie en el
Direccin del Documentos y actualizado Secretaras
nto logrado. procedimiento/porcentaje
cumplimiento Registros Generales y
de cumplimiento del
en los Unidades
procedimiento
procedimientos Acadmicas
correspondient
e a su rea.
4.4 C 3 01 Rectora Alta Rector Satisfaccin Cumplimiento del 02 Acciones Correctivas y Satisfaccin en el Nmero de acciones Rectora,
100%/Cumplimie correctivas o preventivas
Direccin del Preventivas otorgamiento eficaz y Secretaras
nto logrado. atendidas/ Nmero de
cumplimiento eficiente del servicio Generales,
acciones correctivas o
en los Unidades
preventivas finiquitadas
procedimientos Acadmicas,
correspondient Direcciones,
e a su rea. Coordinaciones y
dems reas de
la UES.
4.4 C 3 01 Rectora Alta Rector Satisfaccin Cumplimiento del 03 Auditoras Internas Conformidad en el Nmero de auditoras Rectora,
100%/Cumplimie realizadas/ Nmero de
Direccin del funcionamiento de Secretaras
nto logrado. auditoras programadas
cumplimiento los proceso Generales,
en los acadmicos y Unidades
procedimientos administrativos Acadmicas,
correspondient Direcciones,
e a su rea. Coordinaciones y
dems reas de
la UES.
3
4.4 C 3 01 Rectora Alta Rector Satisfaccin Cumplimiento del 04 Servicio o Producto No Satisfaccin del Cero servicio o Producto Rectora,
100%/Cumplimie No Conforme/ Servicio o
Direccin del Conforme usuario al otorgar el Secretaras
nto logrado. Producto No Conforme
cumplimiento servicio o producto Generales,
en los Unidades
procedimientos Acadmicas,
correspondient Direcciones,
e a su rea. Coordinaciones y
dems reas de
la UES.
4.4 C 3 01 Rectora Alta Rector Satisfaccin Cumplimiento del 05 Control de casos de Dictamen generado Porcentaje de casos Cliente Interno:
100%/Cumplimie atendidos en el tiempo
Direccin del Rectora en cada caso Personal de
nto logrado. establecido por la
cumplimiento Rectora, cuando
Rectora
en los se atiende un
procedimientos caso con base a
correspondient su
e a su rea. procedimiento.
Cliente Externo:
Toda aquella
persona que
remite un caso a
la Rectora.
4
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Rectora
Asegurar un control de documentos y registros de acuerdo a la norma ISO 9001:2008, que permita definir los
lineamientos para la generacin, aprobacin, actualizacin, distribucin y retiro de la documentacin que se
relaciona con el Sistema de Gestin de Calidad (SGC) de la Universidad Estatal de Sonora (UES); incluyendo los
documentos de origen externo. As como establecer los controles necesarios para identificar, almacenar, proteger,
recuperar, retener y disponer los documentos y registros.
II.- ALCANCE
Lo aplica la Universidad Estatal de Sonora, a travs del rea de Administracin del Sistema de Gestin de
Calidad. Este procedimiento es aplicable a todos los procesos y procedimientos involucrados en el Sistema de
Gestin de la Calidad y aquellos requeridos por la norma NMX-CC-9001-IMNC-2008.
III.- DEFINICIONES
Las unidades administrativas deben de comunicar de cualquier nuevo documento (interno como externo) o
modificacin del mismo al Enlace de calidad, siguiendo los lineamientos del procedimiento mencionado.
El funcionamiento de cualquier nuevo documento o su modificacin de ste, debe de antemano de ser
aprobado y autorizado por el Coordinador de calidad institucional.
Todo documento dentro del SGC debe estar identificado, revisado y autorizado antes de su emisin.
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
5
VII.- ANEXOS
6
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
1 Definicin de la documentacin
7
La
codificacin de los procedimientos se realiza
de la siguiente
manera:
A B PC / Rev. D
Donde:
A - Codificacin proporcionada por la
Contralora General del Estado de Sonora.
B.- Tres iniciales principales de la Unidad
Administrativa o Unidad Acadmica.
C.- Nmero consecutivo del procedimiento de
la Unidad Administrativa responsable.
D.- Nmero consecutivo de la revisin del
procedimiento.
El nmero de la revisin ser modificado
cada vez que el
procedimiento sea autorizado por la
Contralora General del
Estado de Sonora. Ejemplo:
54-SGA-P01/REV.02
Pertenece a la segunda revisin del primer
procedimiento
de la Secretara General Acadmica.
La codificacin de los registros se realiza de
la siguiente
manera:
A B PC FE / Rev. D
Donde:
A - Codificacin proporcionada por la
Contralora General del Estado de Sonora.
B.- Tres iniciales principales de la Unidad
Administrativa o Unidad Acadmica.
C.- Nmero consecutivo del procedimiento de
la Unidad Administrativa responsable.
D.- Nmero consecutivo de la revisin del
procedimiento.
E.- Nmero consecutivo del formato/registro
del procedimiento.
El nmero de la revisin ser modificado
cada vez que se
genere algn cambio sustancial en los
documentos,
formatos y anexos. La numeracin de las
revisiones puede
reiniciarse cada vez que lo considere
adecuado la
Coordinacin de Calidad Institucional, o
Contralora
General del Estado de Sonora de la
indicacin". Ejemplo:
54-SGA-P01-F01/REV.02
Pertenece a la segunda revisin del primer
registro o
formato del primer procedimiento de
Secretara General
Acadmica.
En el caso de anexos se utiliza la
nomenclatura anterior,
pero se sustituye F por la G.
2.3 Responsables de Proporciona el procedimiento con los Documentacin
procedimientos nombres de quien
elaboro el documento, quien lo revis y quien
lo autoriz.
8
Las responsabilidades para la elaboracin,
revisin y
autorizacin de los documentos y registros se
realizar
considerando lo siguiente:
a) Poltica de calidad. Rector.
b) Objetivos de calidad. Secretarios generales
y
directores de unidad acadmica.
c) Manual de calidad. Rector.
d) Procedimientos del SGC. Rector.
e) Procedimientos operativos. Autoridad del
rea
responsable del procedimiento operativo.
f) Diagramas de flujo. Autoridad del rea
responsable
del diagrama de flujo.
2.4 Enlace de Calidad Registra en la lista maestra de Lista maestra
documentacin la de
informacin referente a los procedimientos, documentacin
resguardndose en la carpeta electrnica del y registros
Sistema de
Gestin de Calidad en Dropbox.
Los enlace de calidad registran en lista
maestra de
documentacin los registros y documentos
propuestos por
los responsables de procedimientos, con
previa
autorizacin del Coordinador de calidad
institucional.
3 Modificacin de la documentacin.
9
3.3 Registra en la lista maestra de Lista maestra
Enlace de Calidad documentacin y registro de
considerando lo sealado en el punto 2.2 de documentacin
este
procedimiento.
El Enlace de calidad y el Coordinador de
calidad
institucional son los nicos responsables de
modificar la
lista maestra de documentacin y registro
54-REC-P01-
F01/REV.00
3.4 Registra en el histrico de cambios los Histrico de
cambios cambios.
realizados al procedimiento y a su
documentacin para
llevar el control de los mismos.
4 Consulta de la documentacin.
10
5.3 Comunica el nombre del documento al Enlace Lista maestra
de de
calidad, para que este sea registrado en la documentacin
lista maestra de
documentos.
5.4 Enlace de Calidad Designa un cdigo para la identificacin del
documento
externo.
En caso de que dos o ms procedimientos
usen un
mismo documento externo, este debe de
codificarse para
cada uno de los procedimientos de manera
separada. La
codificacin de los Documentos Externos se
realizar de la siguiente manera:
A B PC RD
Donde:
A - Codificacin proporcionada por la
Contralora General del Estado de Sonora.
B.- Tres iniciales principales de la Unidad
Administrativa o Unidad Acadmica.
C.- Nmero consecutivo del procedimiento de
la Unidad Administrativa responsable.
D.- Nmero consecutivo del Documento
Externo o Referencia del procedimiento.
Ejemplo:
54-SGA-P01-R01
Pertenece al primer documento externo o
referencia del
primer procedimiento de Secretara General
Acadmica.
5.5 Responsable del Recibe el documento externo, actualizando
Procedimiento su archivo
de documentos originales.
En caso que se trate de una
actualizacin.
5.6 Hace obsoleta la versin anterior del
documento y notifica al Enlace de Calidad de
su sitio de
este cambio.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Lic. Sesly Guadalupe Alvarez Lic. Ernestina Quintal Mtro. Samuel Espinosa
Soberanes/Administrador del Berny/Secretaria General de Guilln/Rector
S.G.C. Planeacin
SIP-F02/REV.01
11
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Rectora
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Lista maestra de Enlace de calidad Electrnico y/o 1 Ao Coordinacin de Archivo de
documentacin Papel Calidad Institucional concentracin
12
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
Rectora
Fecha de la verificacin:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 54-RIA-P01/Rev.01
SIP-F04/REV.01
13
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Rectora
Determinar las acciones necesarias para atender y eliminar las causas de las No conformidades, as como las
No conformidades potenciales, con el propsito de brindar seguimiento en la prevencin de ocurrencia o
recurrencia.
II.- ALCANCE
Lo aplica la Universidad Estatal de Sonora (UES), a travs del rea de Administracin del Sistema de Gestin
de Calidad.
III.- DEFINICIONES
1. El personal de la UES debe de detectar y reportar al coordinador del rea sobre cualquier situacin anormal
que complique el servicio al cliente.
2. El funcionamiento de la accin correctiva y preventiva deben de llevarse a cabo con el cumplimiento del
llenado de los reportes correspondientes y autorizados que se mencionan en el procedimiento, para tener una
evidencia clara y reporte de las mismas.
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
VII.- ANEXOS
14
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
2.1 Personal que identifica una Reporta al Enlace de calidad (medio Oficio o correo electrnico.
No conformidad electrnico o impreso), la No conformidad Formato de Servicio no
(PINC) (incluyendo las potenciales). conforme
15
2.2 Enlace de calidad Rene todos los comentarios y registros para Reporte de acciones
revisarlos y validarlos. correctivas / preventivas
a. En caso de que los problemas
detectados sean de una sencillez que no
requieran un anlisis para ubicar la causa raz
del problema, el responsable del
procedimiento definir y aplicar una
correccin, para lo cual el responsable debe
mantener registros de estas.
b. En el caso de que el problema a corregir
sea complejo y requiera un anlisis para
ubicar la causa raz, se entregar los reportes
de acciones correctivas/preventivas
(54-REC-P02-F01/REV.03) a los
responsables de procedimientos involucrados
en la No conformidad.
La codificacin de las accin
correctivas/preventiva ser llevar de la
siguiente manera:
Origen de la accin (C o P) + Tipo de accin
(AI, AE, SN y DP) + el nmero del mes que
se detecto la accin (Del 01 al 12) + el
consecutivo mensual de las acciones
detectadas (del 01 al N)
1) La primera letra del tipo de accin,
C=Correctiva o P=Preventiva.
2) Las primeras letras de cada palabra del
tipo de accin, AE=Auditora externa,
AI=Auditora Interna, SN=Servicio No
conforme; DP=Desempeo del proceso.
3) El nmero del mes que se detecto al
accin, del 01 al 12.
4) El nmero consecutivo mensual de
acciones detectadas.
Ejemplo:
CAI 03 01.- La primera Accin correctiva de
una Auditora Interna del mes de marzo.
2.3 Personal que identifica una Recibe los reportes de acciones Reporte de acciones
No conformidad (PINC) correctivas/preventivas, correctivas / preventivas
para que brinde respuesta sobre la No
conformidad. Es necesario especificar por
medio escrito (electrnico) en los
reportes de acciones correctivas/preventivas,
la(s) causa(s) raz del problema, acciones
necesarias para atender la No conformidad, y
la fecha de implementacin. Se recomienda
que en su determinacin sea un proceso
participativo con todos los involucrados. En
caso de ser necesario se
deber anexar el plan de accin o plan de
trabajo para sustentar la atencin de la No
conformidad.
Cada personal del rea o departamento
utilizar la tcnica conveniente para
determinar la causa raz del problema y
las acciones necesarias, siempre que ests
aseguren su eliminacin, la tcnica se
especificar en el formato de Reporte de
Accin correctiva/preventiva.
16
2.4 Enlace de calidad (EC) Revisa y valida la pertinencia de la atencin Reporte de acciones
de la No conformidad. correctivas / preventivas
Si la accin correctiva aplicada no cumple
con los requisitos de una solucin adecuada,
regresa al responsable para que realice los
cambios necesarios.
Si la accin correctiva ha sido atendida
satisfactoriamente se procede a la
programacin de su seguimiento.
3 Implementacin de las acciones
3.1 Personal que identifica una Implementa las acciones propuestas en los Reporte de acciones
No conformidad (PINC) reportes de correctivas/preventivas correctivas / preventivas
(54-REC-P02-F01/REV.03).
Si para la ejecucin de las acciones
correctivas determinadas se requiere la
adquisicin de recursos materiales se seguir
con lo dispuesto en el procedimiento
denominado adquisiciones
Si para la ejecucin de las acciones
correctivas determinadas se requiere de la
contratacin de recursos humanos se seguir
con lo dispuesto en el procedimiento
denominado contratacin de personal.
3.2 Enlace de calidad (EC) Mantiene una comunicacin constante con el Reporte de acciones
personal involucrado para la atencin efectiva correctivas / preventivas
de la No conformidad (incluyendo las
potenciales).
4 Seguimiento de las acciones
4.1 Enlace de calidad (EC) Asigna personal del SGC para la revisin de
las acciones propuestas para la eliminacin
de la No conformidad (incluyendo las
potenciales).
4.2 Personal asignado (PA) Revisa la congruencia entre las acciones Reporte de acciones
planificadas y las acciones realizadas, correctivas / preventivas
verificando su cumplimiento y la pertinencia
en la eliminacin de la No conformidad.
La evidencia de la atencin ser
responsabilidad del personal del rea o
departamento revisado, sin embargo
comentar al Enlace de calidad comentarios,
observaciones o recomendaciones derivados
de la revisin.
4.3 Enlace de calidad (EC) Registra los resultados de la revisin en el
control de seguimiento de acciones
correctivas y preventivas
(54-REC-P02-F02/REV.02). En caso de
existir incumplimiento en la atencin de las
acciones planificadas, se genera un servicio o
producto No conforme al responsable de
proceso con referencia al procedimiento
54-REC-P04./REV.04.
5 Conclusin de la No conformidad
5.1 Enlace de calidad (EC) Asegura que las acciones realizadas Reporte de acciones
eliminaron la causa raz de la No correctivas / preventivas
conformidad, se procede a cerrarla.
5.2 Utiliza la informacin para atender No
conformidades similares, evitar repeticiones
de la No conformidad en otras reas o
prevenir su ocurrencia o recurrencia.
17
5.3 Utiliza la informacin como parte de la
revisin de la direccin del SGC, incluyendo
las No conformidades abiertas (0%-50% de
avance), en seguimiento (51%-99%) y
cerradas (100% avance).
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Lic. Sesly Guadalupe Alvarez Lic. Ernestina Quintal Mtro. Samuel Espinosa
Soberanes/Administrador del Berny/Secretaria General de Guilln/Rector
S.G.C. Planeacin
SIP-F02/REV.01
18
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Rectora
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Reporte de acciones Enlace de calidad Electrnico y/o 5 Aos Coordinacin de Archivo de
correctivas y preventivas Papel Calidad Institucional concentracin
2 Control de seguimiento Enlace de calidad Electrnico y/o 5 Aos Coordinacin de Archivo de
de acciones correctivas y Papel Calidad Institucional concentracin
preventivas
3 Servicio no conforme Enlace de calidad Electrnico y/o 5 Aos Coordinacin de Archivo de
Papel Calidad Institucional concentracin
19
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
Rectora
Fecha de la verificacin:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 54-RIA-P02/Rev.01
SIP-F04/REV.01
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ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Rectora
Establecer la metodologa para planear y ejecutar las auditoras internas de calidad, que permitan verificar la
conformidad del Sistema de Gestin de Calidad (SGC) del Universidad Estatal de Sonora (UES), con respecto a
los requerimientos aplicables de la Norma ISO 9001:2008/NMX-CC-9001-IMNC-2008.
II.- ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todo la UES, personas, reas, procesos, procedimientos, actividades y
documentos que integran el SGC.
III.- DEFINICIONES
Auditor interno: Persona integrante de la institucin o subcontratado que verifica si las actividades relacionadas
con el SGC cumplen con los requerimientos especificados y determina su efectividad.
Evidencia objetiva: Es todo hallazgo que puede ser probado como verdadero.
Hallazgo de auditora: Resultado de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada frente a los criterios
de auditora, los hallazgos de auditora pueden indicar tanto conformidad, como no conformidad con los requisitos
de la norma ISO/NMX 9001, los criterios de auditora
as como la normatividad asociada al procedimiento.
Accin correctiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situacin
indeseable.
Accin preventiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situacin
potencialmente indeseable.
Auditora Interna: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora y
evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditora.
Revisin diagnstica: Auditora que tiene la finalidad de revisar el sistema de gestin de calidad, sin necesidad de
realizarse el protocolo de auditora.
Revisin documental: Auditora que en el que solamente revisa la documentacin de los procedimientos, siendo
estos: El documento del procedimiento y la matriz de indicadores meta.
Criterios de auditora: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia para la
auditora.
Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora.
Auditor Lder: Persona con la competencia para dirigir y llevar a cabo una auditora.
Equipo auditor: Grupo de auditores que llevan a cabo una auditora.
No conformidad: Es el incumplimiento a un requisito establecido por la norma, el procedimiento documentado o
la legislacin que rige la actividad.
Riesgo: Efecto de la incertidumbre en los objetivos.
Conclusiones de la auditora: Resultado de una auditora, tras considerar los objetivos de la auditora y todos los
hallazgos de la auditora.
Conformidad: Cumplimiento con los criterios de auditora (Requisitos, debes, declaraciones, entre otras).
Auditora Internas Con interaccin humana: Revisin que puede ser In Situ y Remota al personal auditado
(entrevista, revisin documental con participacin del auditado, muestreo, entre otros).
Auditora Internas Sin interaccin humana: Revisin que puede ser in Situ y Remota sin participacin presencial
del personal auditado (Revisin documental, recorridos, observacin, entre otros).
Auditora Interna Mixta: Considera que en la totalidad de reas auditadas, una parte sea revisada con interaccin
humana y sin interaccin humana.
IV.- REFERENCIAS
1. En caso que el Rector lo solicite, las auditoras internas con y sin interaccin humana se formalizarn por
medio de la realizacin de reunin de apertura y cierre.
2. Para las Auditoras internas Sin interaccin humana no ser obligatorio levantar hallazgos de auditora, pero se
redacta un informe con las observaciones que se hicieron en las reas revisadas, mismas que les dar
seguimiento en Enlace del SGC para el sitio.
3. La administracin del SGC debe de evidenciar toda la informacin de las auditoras, conforme al llenado de los
distintos formatos y reportes elaborados por la misma, como se indica en el procedimiento establecido.
4. La administracin del SGC debe de verificar el cumplimiento de las acciones correctivas en el tiempo
acordado bajo los lineamientos establecidos en el procedimiento.
5. Cada conclusin del informe de auditora deber considerar los riesgos reales y potenciales que tiene el
Sistema de Gestin de la Calidad.
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
VII.- ANEXOS
22
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
1 Programacin de la auditora
1.1 Coordinador de calidad Define y elabora el Programa anual de Programa anual de auditoras
institucional auditoras (54-REC-P03-F01/REV.00),
estructurado y programado de acuerdo a lo
siguiente:
1) Resultados de auditoras anteriores.
2) No conformidades registradas en el SGC.
3) Necesidades especificas de revisin por
los responsables de procesos y alta direccin.
1.2 Entrega al Enlace de Calidad para su revisin
y emisin de comentarios por parte del
Director de la Unidad Acadmica;
posteriormente es integrado el programa
anual de auditoras para su revisin y
autorizacin.
1.3 Enva al Enlace de calidad el Programa anual
de auditoras por va correo electrnico, con
la finalidad de difundir y programar las
actividades de los procesos.
1.4 Auditor lder Asigna para cada auditora al Auditor Lder, el
cual ser responsable de coordinar y dirigir
la(s) auditora(s) internas correspondientes.
Al Auditor Lder se le notificar la asignacin
de la responsabilidad, con anticipacin para
seleccionar a los miembros del equipo auditor
y si es posible los registran previamente en el
programa anual de auditoras.
2 Planeacin de la auditora
23
2.4 Elabora la notificacin de auditora Notificacin de auditora
(54-REC-P03-F02/REV.00 ), donde se indica:
La fecha en que se realizar a cada rea
la auditora
El objetivo y el alcance de la auditora
La agenda de la auditora,
Apartados de la norma a auditar, segn
acuerdo establecido en la reunin
especificada en la actividad 2.2En la
determinacin de los puntos auditar, se cuida
que sean de la injerencia del rea a auditar.
2.5 Prepara los registros de asistencia
(54-REC-P03-F03/REV.00).
3 Planeacin de la auditora
Lic. Sesly Guadalupe Alvarez Lic. Ernestina Quintal Berny/ Mtro. Samuel Espinosa
Soberanes/Administrador del Secretaria General de Guilln/Rector
S.G.C. Planeacin
SIP-F02/REV.01
25
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Rectora
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Programa anual de Enlace de calidad Electrnico y/o 1 Ao Coordinacin de Archivo de
auditoras Papel Calidad Institucional concentracin
2 Notificacin de auditoras Enlace de calidad Electrnico y/o 1 Ao Coordinacin de Archivo de
Papel Calidad Institucional concentracin
3 informe de Auditoria Auditor lider Electrnico y/o 1 Ao Coordinacin de Archivo de
Papel Calidad Institucional concentracin
4 Formato de acciones Enlace de calidad Electrnico y/o 1 Ao Coordinacin de Archivo de
correctivas/preventivas Papel Calidad Institucional concentracin
26
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
Rectora
Fecha de la verificacin:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 54-RIA-P03/Rev.01
SIP-F04/REV.01
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ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Rectora
Establecer los lineamientos generales a considerar durante la deteccin, tratamiento, disposicin y toma de
acciones para corregir y prevenir la entrega de algn servicio o producto No conforme, lo anterior con el fin de
asegurar que los servicios educativos generados por el Universidad Estatal de Sonora (UES), que no sea conforme
con los requisitos establecidos, se identifican y controlan.
II.- ALCANCE
Este procedimiento es aplicable para los servicios educativos y productos acadmicos No conformes que se
deriven de las actividades de la Rectora y en las Unidades Acadmicas, establece las actividades de identificacin
y control relacionadas con el tratamiento del servicio o producto No conforme.
III.- DEFINICIONES
Servicio o producto No conforme: Aquel servicio o producto que no cumple con las especificaciones deseadas, el
cual es detectado en las etapas previas y posteriores a la entrega del servicio.
No conformidad: Incumplimiento de un requisito.
Correccin: Accin tomada para eliminar una No conformidad detectada.
Accin correctiva: Accin tomada para eliminar la causa de una No conformidad detectada u otra situacin
indeseable.
Accin preventiva: Accin tomada para eliminar la causa de una No conformidad potencial u otra situacin
potencialmente indeseable.
Unidades administrativas en Rectora: Se refiere al Rector y Secretarios Generales.
Unidades administrativas en Direccin de Unidad: Se refiere al Director de Unidad, Secretario Acadmico y
Secretario administrativo.
IV.- REFERENCIAS
1. El personal de la UES debe de detectar e informar al Administrador del SGC sobre las No conformidades
correspondiente a su rea en su caso, conforme a los lineamientos del procedimiento correspondiente.
2. El responsable de proporcionar el servicio o producto determine que el servicio o producto no podr cumplir
con los requerimientos establecidos por la institucin, es importante notificar verbalmente o por escrito a los
usuarios antes de comprometerse a realizar el
servicio.
3. Si es necesario liberar un servicio o producto No conforme, ser necesario contar con una
autorizacin,liberacin o aceptacin bajo el consentimiento de Rector, Secretarios Generales o Director de la
Unidad Acadmica, segn sea el caso; asimismo se requerir que se tomen las medidas necesarias para que sea
corregida la falla y no se
siga brindando un servicio o producto fuera de especificaciones.
4. El Coordinador de calidad institucional debera supervisar la aplicacin del criterio para anteponer un servicio
no conforme.
5. Cada personal del rea o departamento utilizar la tcnica
conveniente para determinar la causa raz del problema y las acciones necesarias, siempre que ests aseguren
su eliminacin.
6. Los productos fuera de especificacin es importante identificarlos y resguardarlos para evitar su uso.
28
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
VII.- ANEXOS
29
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
30
2.2 Enlace de calidad Analiza toda la informacin proporcionada Documentacin requerida
para su revisin y validacin, y en un periodo
no mayor a tres dias habiles, se notifica al
peronal afectado la situacion del
servicio o producto No conforme.
En caso de que el resutado de la revisin
demuestre que no es un servicio o producto
No contorme, se explica la razn y en caso de
requerir mayor informacion se remite al
punto 2.1 de este procedimiento.
En caso contrario se notifica al responsable
de proceso o a la unidad administrativa de la
existencia de un servicio o producto No
conforme, por medio de oficio, anexando el
reporte de acciones correctivas/preventivas,
para su atencin con respecto al
procedimiento de acciones correctivas y
preventivas.
2.3 Enlace de Calidad Notifica al personal afectado (por el mismo
medio que recibio la notificacin) que la
unidad adminsitrativaresponsable esta
enterada de la deteccin del servicio o
producto No conforme, anexando el nmero
de oficio y elnmero de No conformidad
asignada.
3 Atencin del servicio o producto no conforme
31
Si la accin correctiva aplicada no cumple
con los requisitos de una solucin adecuada,
regresa al
responsable para que realice los cambios
necesarios.
Si la accin correctiva ha sido atendida
satisfactoriamente
se procede a la programacin de su
seguimiento,
describiendo las acciones que se realizarn
para atender el
servicio o producto No conforme.
4 Implementacin de acciones
.
4.1 Rector, Secretarios Implementa con relacin al procedimiento de Reportes de
Generales, Director de acciones acciones
Unidad, Secretarios de correctivas y preventivas. correctivas /
Unidad, Coordinador y Jefes preventivas
de Seccin.
5 Seguimiento de acciones.
Lic. Sesly Guadalupe Alvarez Lic. Ernestina Quintal Mtro. Samuel Espinosa
Soberanes/Administrador del Berny/Secretaria General de Guilln/Rector
S.G.C. Planeacin
SIP-F02/REV.01
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INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Rectora
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Reportes de acciones Enlace de calidad Electrnico y/o 1 Ao Coordinacin de Archivo de
correctivas y preventivas Papel Calidad Institucional concentracin
2 Encuesta de satisfaccin Enlace de calidad Electrnico y/o 1 Ao Coordinacin de Archivo de
Papel Calidad Institucional concentracin
3 Minutas de reuniones de Enlace de calidad Electrnico y/o 1 Ao Coordinacin de Archivo de
trabajo Papel Calidad Institucional concentracin
4 Reportes de entrevistas Enlace de calidad Electrnico y/o 1 Ao Coordinacin de Archivo de
Papel Calidad Institucional concentracin
5 Servicio no conforme Enlace de calidad Electrnico y/o 5 Aos Coordinacin de Archivo de
Papel Calidad Institucional concentracin
33
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
Rectora
Fecha de la verificacin:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 54-RIA-P04/Rev.01
SIP-F04/REV.01
34
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Rectora
II.- ALCANCE
Norma NMX-CC-9001-IMNC-2008
Normatividad Institucional aplicable.
Manual de Organizacin de Rectora.
V.- POLITICAS
Una vez asignado el caso se deber atender en el tiempo establecido por el Rector.
Este procedimiento lo deber seguir cualquier persona de la Rectora a quien se le asigne la atencin de un
caso o asunto en particular.
Si algn integrante de la Rectora recibe de parte de una instancia ajena a la nuestra, un documento impreso o
electrnico, lo debe de turnar a la Secretaria para su registro y trmite conforme al procedimiento.
La Rectora podr ampliar los casos cuando stos por alguna razn no puedan ser concluidos en el tiempo
requerido, firmando la ampliacin al responsable del caso e informndole a la secretaria de la nueva fecha de
vencimiento.
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
VII.- ANEXOS
36
Elabor: Revis: Aprob:
Lic. Eunice America Bojorquez Ing. Rubn Irazoqui Lic. Samuel Espinosa
Garca/Secretara de Rectora Galaviz/Secretario Tcnico Guilln/Rector
SIP-F02/REV.01
37
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Rectora
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Formato Control de Secretaria de Rectora Papel 1 Ao Rectora Archivo de
Casos FPE 02 concentracin
2 Oficios Secretaria de Rectora Papel 1 Ao Rectora Archivo de
concentracin
3 Archivo electrnico de Secretaria de Rectora Papel 1 Ao Rectora Archivo de
control de casos concentracin
38
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
Rectora
Fecha de la verificacin:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 54-RIA-P05/Rev.00
4 Se capturo su dictamen?
SIP-F04/REV.01
39
Manual de
Procedimientos
Secretara Tcnica
septiembre 2014
Manual de
Procedimientos
Secretara Tcnica
- Listado de Procedimientos
Introduccin
1
Objetivo del Manual
Proporcionar un documento bsico como herramienta de trabajo para sistematizar las
actividades de los diferentes procesos a cargo de diversas unidades administrativas de la
Rectora y contribuir en el apoyo al cumplimiento de los fines sustantivos de la Institucin ;
coordinando la informacin eficiente e integral de la operacin funcional y organizacional ,
permitiendo un ptimo aprovechamiento de los recursos.
2
RED DE PROCESOS Fecha de
Elaboracin
Hojas
19/08/2014 Hoja 1 de 1
Universidad Estatal de Sonora
Cdigo de la Red
Secretara Tcnica
54-STE-RP/Rev.01
No.
Dir. Facultad Macro. No. Subproceso Tipo Responsable Producto Indicador No, Procedimiento Productos Indicadores Cliente
3.1 A 3 01 Vinculacin Operativo Coordinador de Satisfaccin Cumplimiento del 01 Publicacin de Reportes mensuales Tiempo de respuesta Internos:
100%/Cumplimie para la correccin.
Vinculacin del Informacin en la de actividades en Personal de las
nto logrado. Tiempo de publicacin
cumplimiento Pgina web pgina web. unidades
de la informacin
en los acadmicas y
recibida.
procedimientos Rectora.
correspondient Externos:
e a su rea. Comunidad en
general.
3
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Secretara Tcnica
Establecer los lineamientos de operacin y publicacin de noticias para la pgina web de la Universidad Estatal
de Sonora, con el fin de controlar y actualizar de manera constante y ptima
el apartado de noticias inherentes a la institucin.
II.- ALCANCE
Contenido.- Informacin que ser publicada en las secciones interiores de la pgina web.
Noticia.- Informacin que ser publicada en la seccin de noticias de la pgina web.
Aviso.- Informacin que ser publicada en la seccin de avisos y ser visualizada en todo el sitio.
Evento.- Informacin que ser publicada en la seccin calendarios.
Banner.- Formato publicitario que deber ser publicado en la seccin de banners.
Pdf.- Formato de documento porttil.
Doc.- Formato electrnico de archivo de texto.
Docx.- Formato electrnico de archivo de texto comprimido.
Txt.- Formato electrnico de texto plano.
Mb.- Unidad de medida de cantidad de datos informticos.
Pixel.- Unidad homognea en color que forma parte de una imagen digital.
Jpeg.- Formato electrnico de imagen comprimida.
Png.- Formato electrnico de grficos de red porttiles.
E.- Enlaces.
PUA.- Personal de las unidades acadmicas.
R.- Rectora.
SGP.- Secretara General de Planeacin.
IV.- REFERENCIAS
El personal de las unidades acadmicas y de Rectora deber cumplir con los requerimientos de formato y
contenido establecidos en el presente procedimiento.
Todo contenido que se dese publicar, dentro del espacio virtual de la web se sujetar a los estndares de
diseo y forma de la pgina electrnica de la UES.
La informacin que enven como noticia, pasar por un filtro en el rea de comunicacin social antes de ser
publicada.
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
4
VII.- ANEXOS
5
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
6
3 Verificacin de los requerimientos de
contenido
3.1 Revisa los siguientes requerimientos de
contenido.
Deber contener la siguiente informacin:
Ttulo o encabezado
Sumario, enunciado corto que abunde en la
informacin
contenida.
Cuerpo de la nota, en breves prrafos
redactar la informacin
a publicar, la cual debe estar priorizada de lo
ms relevante a
lo de menor trascendencia con buena
ortografa.
No publicar informacin que contenga algn
tipo de
proselitismo poltico, contenido religioso,
sindical o personal.
Se prohbe estrictamente las publicaciones
de contenidos de
intolerancia, violencia, racismo o inequidad de
gnero.
No crear ningn enlace o vnculo a pginas
externas que
contengan material que no concuerden con la
normatividad,
cdigo de tica y regulaciones que
conciernan a la UES. En
caso de ser requerido un enlace a pginas
externas, el rea o
encargado de la solicitud de estos vnculos,
ser
completamente responsable de su contenido,
modificacin,
formato y diseo.
No permite los espacios de comercializacin,
a menos que
cuenten con la aprobacin de Rectora.
4 Revisin y Actualizacin
7
4.3 Deber informar anualmente en el transcurso
de inicio de
ciclo escolar va correo electrnico si la
informacin
permanece o requiere de cambios, en caso
de no hacerlo se
notificar va correo electrnico si dicha
informacin deber
ser removida.
En el rea de noticias, en caso de no haber
una
actualizacin de datos, dos semanas despus
de publicar la
ltima nota informativa
4.4 Encargado de Publicacin Remover la informacin de la pgina
(EP) principal.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
8
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Secretara Tcnica
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Correo electrnico Responsable de Electrnico 5 Aos Secretara Tcnica Archivo de
Comunicacin Social concentracin
2 Sistema de publicacin Responsable de Electrnico 5 Aos Secretara Tcnica Archivo de
web Comunicacin Social concentracin
9
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
Secretara Tcnica
Fecha de la verificacin:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 54-STE-P01/Rev.02
SIP-F04/REV.01
10
Manual de
Procedimientos
Coordinacin Jurdica
septiembre 2014
Manual de
Procedimientos
Coordinacin Jurdica
- Listado de Procedimientos
Introduccin
1
Objetivo del Manual
Proporcionar un documento bsico como herramienta de trabajo para sistematizar las
actividades de los diferentes procesos a cargo de diversas unidades administrativas de la
Rectora y contribuir en el apoyo al cumplimiento de los fines sustantivos de la Institucin ;
coordinando la informacin eficiente e integral de la operacin funcional y organizacional ,
permitiendo un ptimo aprovechamiento de los recursos.
2
RED DE PROCESOS Fecha de
Elaboracin
Hojas
19/08/2014 Hoja 1 de 1
Universidad Estatal de Sonora
Cdigo de la Red
Coordinacin Jurdica
54-COJ-RP/Rev.01
No.
Dir. Facultad Macro. No. Subproceso Tipo Responsable Producto Indicador No, Procedimiento Productos Indicadores Cliente
3.1 C 3 01 Jurdico Operativo Coordinador Actos Nmero de actos 01 Convocatoras y Convocatoras y Nmero de Unidades
celebrados/Nme convocatorias y
Jurdico celebrados por Contratos para contratos para acadmicas y
ro de actos contratos para
la UES con celebrados Licitaciones Pblicas licitaciones pblicas Rectora
licitaciones pblicas /
apego a la apegados a la con apego a la
Nmero de
legalidad. legalidad. legalidad.
convocatoras y
contratos apegados a la
legalidad.
3
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Coordinacin Jurdica
Vigilar que las convocatoras y contratos para las licitaciones pblicas, se elaboren con estricto apego a la
normatividad vigente, para la adquisicin de los bienes y prestaciones de servicios.
II.- ALCANCE
Bienes Muebles: Es el mobiliario, consumibles y equipo por medio del cual operas las reas acadmicas y
administrativas de la UES, mismos que forman parte de su patrimonio.
Licitante y/o proveedor: Las personas fsicas o morales que hayan adquirido las bases para participar en
licitaciones.
Compranet: Sistema electrnico de contrataciones gubernamentales con direccin en Internet
www.compranet.gob.mx
SFP: Secretara de la Funcin Pblica
Contralora: La Secretara de la Contralora General
rea solicitante: Son los diferentes departamentos acadmicos y administrativos que conforman a la institucin
los cuales externan sus necesidades.
IV.- REFERENCIAS
Manual de calidad
Norma ISO-9001:2000 / NMX-CC-9001-IMNC-2000
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico
Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico.
Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Prestacin de Servicios Relacionados con Bienes Muebles de la
Administracin Pblica Estatal.
Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestacin de Servicios Relacionados con Bienes
Muebles de la Administracin Pblica Estatal
Presupuesto de Egresos del Estado de Sonora.
Reglamento del Comit de Adquisiciones, arrendamientos y Servicios y Obras de laUES.
Tabla de montos mximos y mnimos federales y estatales para determinar el procedimiento de contratacin para
cada ejercicio fiscal.
V.- POLITICAS
Seguir con estricto apego la gua de las actividades descritas del procedimiento.
Revisar con sumo detalle que se cumplan los requisitos de la convocatoria.
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
VII.- ANEXOS
4
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
1 Elaboracin de la convocatoria
5
2.7 Recibe documentacin validada e integra al
expediente.
Con la informacin anterior
6
Al momento de entregar los bienes
adjudicados en el almacn, este le entregar
un formato denominado entrada de almacn,
el cual deber estar firmado y sellado por el
mismo indicando la fecha en la que entreg
los bienes.
"El proveedor recibe documentacin del
almacn donde entreg y remite a la
Coordinacin Jurdica (entrada de almacn,
contrato y factura todo en original).
4.1 Recibe documentacin y verifica que la Entrada de almacn, contrato
entrega de los bienes adjudicados se realice y factura
conforme a lo especificado en el contrato.
(Que est dentro del tiempo estipulado en las
bases para la entrega de los bienes y que
cumpla con la calidad ofertada por el mismo
proveedor en su oferta tcnica).
Si cumple con lo anterior
Lic. Ana Silvia Valenzuela Ing. Rubn Irazoqui Mtro. Samuel Espinosa
Ruz/Coordinador Jurdico Galaviz/Secretario Tcnico Guilln/Rector
SIP-F02/REV.01
7
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Coordinacin Jurdica
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Oficio de Invitacin Coordinador Jurdico Papel 1 Ao Coordinacin Archivo de
jurdica concentracin
2 Requisicin Coordinador Jurdico Papel 1 Ao Coordinacin Archivo de
jurdica concentracin
3 Formato de Recepcin Coordinador Jurdico Papel 1 Ao Coordinacin Archivo de
de Documentos jurdica concentracin
4 Propuesta Tcnica Coordinador Jurdico Papel 1 Ao Coordinacin Archivo de
jurdica concentracin
5 Acta de junta de Coordinador Jurdico Papel 1 Ao Coordinacin Archivo de
aclaraciones jurdica concentracin
6 Dictamen tcnico Coordinador Jurdico Papel 1 Ao Coordinacin Archivo de
jurdica concentracin
7 Contrato de compra Coordinador Jurdico Papel 1 Ao Coordinacin Archivo de
jurdica concentracin
8 Entrada de Almacn Coordinador Jurdico Papel 1 Ao Coordinacin Archivo de
jurdica concentracin
9 Cuadro comparativo Coordinador Jurdico Papel 1 Ao Coordinacin Archivo de
jurdica concentracin
10 Acta de fallo Coordinador Jurdico Papel 1 Ao Coordinacin Archivo de
jurdica concentracin
11 Convocatoria para Coordinador Jurdico Electrnico y/o 1 Ao Coordinacin Archivo de
licitaciones Papel jurdica concentracin
12 Oficio de Sancin Coordinador Jurdico Electrnico y/o 1 Ao Coordinacin Archivo de
Papel jurdica concentracin
8
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
Coordinacin Jurdica
Fecha de la verificacin:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 54-COJ-P01/Rev.02
3 Se elabor la convocatoria?
SIP-F04/REV.01
9
Manual de
Procedimientos
septiembre 2014
Manual de
Procedimientos
Secretara General
Acadmica
- Listado de Procedimientos
Introduccin
1
Objetivo del Manual
Proporcionar un documento bsico como herramienta de trabajo para sistematizar las
actividades de los diferentes procesos a cargo de diversas unidades administrativas de la
Rectora y contribuir en el apoyo al cumplimiento de los fines sustantivos de la Institucin ;
coordinando la informacin eficiente e integral de la operacin funcional y organizacional ,
permitiendo un ptimo aprovechamiento de los recursos.
2
RED DE PROCESOS Fecha de
Elaboracin
Hojas
19/08/2014 Hoja 1 de 4
Universidad Estatal de Sonora
Cdigo de la Red
Secretara General Acadmica
54-SGA-RP/Rev.02
No.
Dir. Facultad Macro. No. Subproceso Tipo Responsable Producto Indicador No, Procedimiento Productos Indicadores Cliente
3.1 A 1 01 Organizacin y Alta Coordinador de Satisfaccin Servicios 01 Autorizacin de Cargas Profesores con Nmero de grupos con Unidades
evaluados / profesores al inicio de
Operacin Direccin Organizacin y del cliente de Acadmicas cargas acadmicas Acadmicas.
Servicios clases/Nmero total de
Acadmica Operacin los servicios programados a asignadas.
grupos.
Acadmica proporcionados evaluar.
.
3.1 A 1 01 Organizacin y Alta Coordinador de Satisfaccin Servicios 02 Generacin de Reportes anuales de Informacin recibida en Internos:
evaluados / tiempo y
Operacin Direccin Organizacin y del cliente de Estadsticas de la informacin UES: Rectora,
Servicios forma/Indicadores de
Acadmica Operacin los servicios programados a Biblioteca estadstica Secretara
informacin solicitada.
Acadmica proporcionados evaluar. bibliotecaria del General
Informacin recibida en
. Centro de Estudios Acadmica,
tiempo y
Superiores del forma/Indicadores de Direccin de
Estado de Sonora. informacin concentrada. Unidad
Acadmica,
Direccin de
Programas
Especiales y
Secretara
General de
Planeacin y
Vinculacin.
Externos:
Secretara de
Educacin
Pblica- Instituto
Nacional de
Estadstica,
Geografa e
Informtica.
3.1 A 1 01 Organizacin y Alta Coordinador de Satisfaccin Servicios 03 Evaluacin del Resultados de la Porcentaje de Unidades
evaluados / evaluaciones aplicadas
Operacin Direccin Organizacin y del cliente de Desempeo Docente evaluacin del Acadmicas
Servicios de los alumnos a sus
Acadmica Operacin los servicios programados a desempeo docente
profesores en cada
Acadmica proporcionados evaluar.
perodo escolar (%EAP).
.
3
3.1 A 1 02 Cooperacin Alta Coordinador de Satisfaccin Nmero de 04 Gestin y Seguimiento Relacin de alumnos Porcentaje de Alumnos Unidades
solicitudes que participan en
Acadmica y Direccin Cooperacin del cliente en el de Convocatoria para por convocatoria Acadmicas.
registradas / convocatorias
Asuntos Acadmica y cumplimiento Nmero de la Movilidad Acadmica internacional.
internacionales durante
Internacionale Asuntos de las solicitudes que
el ciclo escolar
s Internacionales solicitudes cumplen con la
convocatoria.
(PAPCCE). / Nmero de
apegado a la expedientes recibidos
convocatoria. integrados
correctamente (NERIC).
3.1 A 1 03 Administracin Alta Coordinador de Satisfaccin Nmero de 05 Trmite de Titulacin -Ttulos Nmero de reuniones Unidades
Trmites realizadas/Nmero de
Escolar Direccin Administracin del estudiante -Cdulas Acadmicas y
otorgados / reuniones programadas
Escolar en el Nmero de Profesionales Secretara de
con los Jefes de
otorgamineto trmites Educacin y
Departamento de
de ttulos programados. Cultura.
Registro y Control
profesionales y Escolar de cada Unidad
de cdula Acadmica.
profesional.
3.1 A 1 04 Servicios Alta Coordinador de Satisfaccin Nmero de 06 Servicio Social Acuerdos de -Tiempo de respuesta en Unidades
servicios la revisin y aprobacin
Estudiantiles Direccin Servicios del estudiante Servicio Social. Acadmicas
evaluados / de acuerdos de servicio
Estudiantiles por los Nmero de Proyectos de
social / Tiempo
servicios servicios Servicio Social
programado.
otorgados. otorgados. aprobados.
-Tiempo de respuesta en
Constancias de la revisin y aprobacin
Servicio Social. de proyectos de servicio
social / Tiempo
programado
3.1 A 1 04 Servicios Alta Coordinador de Satisfaccin Nmero de 07 Evaluacin del 1) Reporte de los 1.- Fecha de recibimiento Directores de
servicios de la base de datos /
Estudiantiles Direccin Servicios del estudiante Programa Institucional resultados de la Unidad.
evaluados / fecha de oficio de la
Estudiantiles por los Nmero de de Tutora (PIT). evaluacin a nivel
solicitud de envo de la
servicios servicios institucional
base de datos.
otorgados. otorgados. 2) Reporte de los
2.- Bases de datos con
resultados de la cumplimiento de criterios
evaluacin por / Bases de datos con no
Unidad Acadmica cumplimiento de criterios
3) Reporte de los 3.- Nmero de alumnos
resultados de la inscritos / Nmero de
evaluacin por tutor. alumnos participantes en
la evaluacin del
programa de tutoras x
(100%)
4.- Tiempo de
procesamiento de la
evaluacin del programa
de tutoras / Tiempo
programado para el
procesamiento de las
evaluaciones del
programa de tutoras.
4
3.1 A 1 04 Servicios Alta Coordinador de Satisfaccin Nmero de 08 Seguimiento de los 1) Reportes 1.- Porcentaje de Coordinacin
servicios unidades acadmicas
Estudiantiles Direccin Servicios del estudiante Reportes Mensuales mensuales de cada de Servicios
evaluados / con entrega oportuna de
Estudiantiles por los Nmero de de Servicios programa por UA. Estudiantiles.
los reportes mensual
servicios servicios Estudiantiles 2) Reporte mensual Programa
(%UAC).
otorgados. otorgados. Institucional por cada Operativo Anual.
2.- Porcentaje de
programa. unidades acadmicas
3) Reporte semestral con entrega completa de
institucional de cada los reportes mensuales
programa (%UAC).
3.- Encuesta de
satisfaccin del cliente
3.1 A 1 05 Investigacin y Alta Coordinador de Satisfaccin Cumplimiento del 09 Reclutamiento y Grupo asignatura con Porcentaje de grupos Unidades
100% del con profesor al inicio de
Posgrado Direccin Investigacin y del personal Seleccin de Docentes docentes asignados. Acadmicas
procedimiento/Cu clases en cada perodo
Posgrado docente y mplimiento para los Programas de
escolar.
administrativo logrado. Maestra de la UES.
(Nmero de grupos con
por
profesor al inicio de
cumplimiento clases / Nmero total de
del grupos) x 100
procedimiento.
3.1 A 1 05 Investigacin y Alta Coordinador de Satisfaccin Cumplimiento del 10 Evaluacin al Planta Docente de Promedio general de la Unidades
100% del evaluacin docente.
Posgrado Direccin Investigacin y del personal Desempeo Docente Posgrado, que Acadmicas
procedimiento/Cu Suma de promedios de
Posgrado docente y mplimiento para los Programas de contribuye al logro de
los profesores que
administrativo logrado. Maestra de la UES. los estndares
participaron en la
por requeridos por la
evaluacin docente/ Total
cumplimiento Institucin. de profesores que
del participaron en la planta
procedimiento. docente.
Porcentaje de profesores
con promedios
aceptables.
(Profesores con
promedio igual o mayor a
8 en su evaluacin
docente / Total de
profesores que
participaron en la planta
docente.) x 100
3.1 A 1 05 Investigacin y Alta Coordinador de Satisfaccin Cumplimiento del 11 Apoyo a Profesores Solicitud autorizada Porcentaje de solicitudes Unidades
100% del que cumplen con los
Posgrado Direccin Investigacin y del personal para Realizar Estudios para la realizacin de Acadmicas
procedimiento/Cu requisitos y lineamientos.
Posgrado docente y mplimiento de Posgrado estudios de
administrativo logrado. posgrado.
por
cumplimiento
del
procedimiento.
5
3.1 A 1 05 Investigacin y Alta Coordinador de Satisfaccin Cumplimiento del 12 Trmite de Pago a los Ficha de deposito Porcentaje de casos de Secretara
100% del pago a los apoyos
Posgrado Direccin Investigacin y del personal Apoyos Autorizados Pliza de cheque con General
procedimiento/Cu programados en los
Posgrado docente y mplimiento para Estudios de la firma de recibido. Administrativa.
tiempos establecidos
administrativo logrado. Posgrado Oficio Personal docente
(%CATE).
por correspondiente. que se encuentra
Promedio de das hbiles
cumplimiento para la atencin de los en la
del casos de los apoyos Presupuestacin
procedimiento. programados asignados para Estudios de
(PDAC). Posgrado.
6
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Secretara General Acadmica
II.- ALCANCE
Autorizacin de cargas acadmicas, en lo que respecta a la asignacin de grupos -asignatura a profesores de los
programas de licenciatura, de las unidades acadmicas de la institucin.
III.- DEFINICIONES
Convocatoria para ingreso del personal acadmico ordinario :Es la convocatoria dirigida a profesionistas
interesados en desarrollar actividades acadmicas en educacin superior, para impartir las asignaturas no
cubiertas por el personal con definitividad o interinos.
Plaza Desierta: Son las plazas convocadas para las cuales no se presentan aspirantes o los resultados de la
evaluacin de stos no son satisfactorios.
IV.- REFERENCIAS
La Coordinacin de Organizacin y Operacin Acadmica debe revisar las cargas acadmicas y las propuestas
de contratacin para la autorizacin de las mismas.
Las unidades acadmicas deben facilitar la informacin suficiente para la evaluacin de las cargas acadmicas
de los profesores como la contratacin de los mismos.
Las unidades acadmicas deben, para una mayor integracin de la informacin, llenar los formatos autorizados y
correspondientes a la carga acadmica del personal definitivo 54-SGA-P03-F01/REV.00 y contrataciones
54-SGA-P03-F02/REV.00 y el concentrado de profesores seleccionados
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
VII.- ANEXOS
7
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
8
3.5 Secretario General Revisan el concentrado de profesores Oficio y/o formato de
Acadmico Coordinador de seleccionados y turnan al Rector y Profesores Seleccionados
Organizacin y Operacin Secretara General Administrativa para su
Acadmica contratacin.
4 Plazas desiertas
Mtra. Mariza Aguirre MC. Ernestina Almada Mtro. Samuel Espinosa Guilln
Fimbres/Coordinador de Ruiz/Secretario General /Rector
Organizacin y Operacin Acadmico
SIP-F02/REV.01
Acadmica
9
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Cargas Acadmicas del Coordinador de Electrnico y/o 4 aos Coordinacin de Archivo de
Personal Definitivo Organizacin y Operacin Papel Organizacin y concentracin
Acadmica Operacin
Acadmica
2 Cargas Acadmicas para Coordinador de Electrnico y/o 4 aos Coordinacin de Archivo de
Contrataciones Organizacin y Operacin Papel Organizacin y concentracin
Acadmica Operacin
Acadmica
3 Oficio de solicitud de Secretario General Electrnico y/o 4 aos Secretara General Archivo de
propuestas de cargas Acadmico Papel Acadmica concentracin
acadmicas
4 Oficios de concentrado y Coordinador de Electrnico y/o 4 aos Coordinacin de Archivo de
seleccin de profesores Organizacin y Operacin Papel Organizacin y concentracin
Acadmica Operacin
Acadmica
5 Oficio de propuesta Secretario General Papel 4 aos Secretara General Archivo de
autorizada Acadmico Acadmica concentracin
6 Convocatoria para el Coordinador de Papel 4 aos Coordinacin de Archivo de
ingreso Organizacin y Operacin Organizacin y concentracin
de personal acadmica Acadmica Operacin
ordinario Acadmica
7 Formato de Profesores Director de Unidad Papel 4 aos Direccin de Unidad Archivo de
Seleccionados concentracin
8 Oficio del Formato de Director de Unidad Papel 4 aos Direccin de Unidad Archivo de
Profesores concentracin
Seleccionados
9 Oficio y/o Formato de Secretario General Papel 4 aos Secretara General Archivo de
Propuestas para la Acadmico Acadmica concentracin
asignacin de las plazas
desiertas
10
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
Fecha de la verificacin:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 54-SGA-P01/Rev.01
SIP-F04/REV.01
11
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Secretara General Acadmica
Integrar la informacin estadstica de las bibliotecas de las unidades acadmicas para la generacin de reportes
institucionales de manera anual, que permita contar con los datos que requieran los usuarios internos y externos.
II.- ALCANCE
Comprende la solicitud y recepcin de la informacin estadstica de las bibliotecas de todas las Unidades
Acadmicas.
III.- DEFINICIONES
Acervo: Se considera como acervo todo el material que se encuentra en biblioteca para ser consultado.
Biblioteca: Local donde se encuentra un considerable nmero de libros ordenados para su consulta o lectura.
Coleccin: Unidad bibliogrfica que contiene varias obras o partes de obras de uno o varios autores.
Coleccin de Consulta: Es el conjunto de materiales que posee la biblioteca en diversos formatos (Papel,
audiovisuales, electrnicos),l para consultar informacin como diccionarios, enciclopedias, atlas, estadsticas,
prontuarios, anuarios, almanaques, ndices, referencias, bibliografas, catlogos, manuales.
Ejemplar: Cada una de las obras de un documento de una determinada edicin de ste.
Estadstica: Ciencia que utiliza conjuntos de datos numricos para obtener inferencias basadas en el clculo de
probabilidades.
Indicador: Variable, medicin; dispositivo, seal o referente que pone de manifiesto un hecho. Permite medir el
grado de ajuste a los objetivos y verificar el cumplimiento de criterios de calidad.
Mapoteca: Coleccin de mapas y/o lugar en que se ubican para su uso.
Material audiovisual: Documento en texto y/o imgenes y/o sonidos cuyo contenido requiere de equipo
especializado.
Normas para Bibliotecas de Instituciones de Educacin Superior e Investigacin del Consejo Nacional para
Asuntos Bibliotecarios: Las normas son una gua con recomendaciones para conducir las actividades inherentes a
los servicios bibliotecarios.
PDI: Programa de Desarrollo Institucional.
Prstamo especial: Es el prstamo externo que se hace a los usuarios internos previa autorizacin por escrito de
la Jefatura de Departamento de Servicios Bibliotecarios de la Unidad Acadmica. El prstamo ser por un perodo
de tres a quince das naturales y hasta cinco obras de diferente ttulo de la coleccin general.
Prstamo externo: Autorizacin que se otorga a los usuarios internos, para llevar el material fuera de la
biblioteca, previa presentacin de su credencial de biblioteca vigente o comprobante de inscripcin acompaado de
credencial oficial. Este tipo de prstamo se otorgar por dos das hbiles y hasta tres obras de diferente ttulo de la
coleccin general.
Prstamo interno: El prstamo interno consiste en la utilizacin de los materiales dentro del rea de la biblioteca .
Este servicio se brinda a toda aquella persona que lo solicita.
IV.- REFERENCIAS
12
Publicacin Peridica: Revista en serie que aparece en intervalos regulares o determinados, siendo cada
fascculo enumerado o fechado consecutivamente; suele contener artculos sueltos, narraciones y otra clase de
escritos.
Servicios Bibliotecarios: Conjunto de prestaciones y apoyo de carcter acadmico o administrativo destinados a
facilitar el acceso a los registros de informacin disponibles.
Sistema de clasificacin Library of Congress: Sistema de clasificacin de acervos utilizado en la biblioteca del
Congreso de Estados Unidos, mismo que tambin se utiliza en la Institucin.
Ttulo: Palabra o frase con la cual se enuncia una obra o una parte de ella en relacin a su contenido.
Usuario: (En el caso de las bibliotecas) Se refiere a los estudiantes, profesores, y pblico en general que solicita
los servicios de biblioteca.
Usuario Externo:(En el caso del presente procedimiento) Son las instancias fuera de la UES y que requieren
informacin estadstica de las bibliotecas: ejemplo: SEP-INEGI.
Usuario Interno:(En el caso del presente procedimiento) Son las instancias de la institucin y que requieren
informacin estadstica de las bibliotecas: Rectora, Secretara General Acadmica, Direccin de Unidad
Acadmica y Secretara General de Planeacin.
54-SGA-P05-R01 - Normas para las Bibliotecas de las Instituciones de Educacin Superior e
Investigacin http://www.conpab.org.mx/librosVersionHtml/pdf/Normas.pdf
54-SGA-P05-R02 - Sistema de clasificacin Library of Congress http://catalog.loc.gov/
54-SGA-P05-R03 - ISO 9001:2008/NMX-CC-9001-IMNC-2008.
Manual de Organizacin de la Secretara General Acadmica
V.- POLITICAS
N/A
VII.- ANEXOS
13
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
2.1 Encargado de Biblioteca. Elabora informe anual de las estadsticas de Informe estadstico por
biblioteca, y lo enva al director de unidad y/o oficio o correo
al responsable de bibliotecas de la COOA. electrnico
2.2 Captura la informacin estadstica anual en la Respaldos electrnicos
pgina que la Secretara de Educacin de Informes
Pblica-Instituto Nacional de Estadstica, Estadsticos.
Geografa e Informtica indica y lo enva al
diretor de unidad y/o al responsable de
bibliotecas de la COOA.
3 Procesamiento, generacin y reportes de
informacin estadstica concentrada
3.1 Responsable del Revisa informacin capturada por los
Departamento de departamentos y hace correcciones en caso
Bibliotecas de la de existir errores de captura por el personal
COOA. bibliotecario.
3.2 Concentra y genera un informe anual de las Informe estadstico por
estadsticas, lo turna a la Secretara General oficio o correo
Acadmica y a la COOA electrnico SEP-INEGI.
3.3 Secretaria General Enva reporte anual de las estadsticas Reporte estadstico por
Acadmica. institucionales a la Rectora. oficio
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Lic. Isabel Elvira Hernandez M.C. Ernestina Almada Mtro. Samuel Espinosa
Quintero/Responsable del Dpto. Ruz/Secretario General Guilln/Rector
de Biblioteca Acadmico
SIP-F02/REV.01
14
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Programa Departamento de Bilbioteca Electrnico 3 Aos Coordinacin de Archivo de
Calendarizado. Organizacin y concentracin
Operacin
Acadmica
2 Informe estadstico Encargadas de Electrnico y/o 3 Aos Secretara General Archivo de
bibliotecas Papel Acadmica concentracin
3 Oficio Secretara General Papel 2 Aos Coordinacin de Archivo de
Acadmica Organizacin y concentracin
Operacin
Acadmica
4 Archivo de concentracin Encargadas de Electrnico 3 Aos Secretara General Archivo de
bibliotecas Acadmica concentracin
5 Programa calendarizado Responsable del Electrnico 1 Ao Coordinacin de Archivo de
de solicitud de informes Departamento de Organizacin y concentracin
estadsticos Bibliotecas de la Operacin
COOA. Acadmica
15
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
Fecha de la verificacin:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 54-SGA-P02/Rev.01
SIP-F04/REV.01
16
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Secretara General Acadmica
Contribuir a la mejora de la funcin docencia a travs de la evaluacin del desempeo docente por parte de los
estudiantes, que permita la retroalimentacin peridica a los profesores y el establecimiento de estrategias para
corregir deficiencias.
II.- ALCANCE
Este procedimiento incluye la aplicacin de encuestas a los estudiantes de las cinco unidades acadmicas y la
generacin de los reportes correspondientes sobre el desempeo docente de todos los profesores con horas frente
a grupo.
III.- DEFINICIONES
1. Se realizar semestralmente
2. Se aplicar al 100% de los profesores
3. Se realizar va internet
4. Se aplicarn al total de los grupos asignaturas que cuente, al menos, con 5 estudiantes inscritos, con la
participacin del 80% de los estudiantes inscritos en el perodo correspondiente
5. Los resultados de las evaluaciones, por parte de los estudiantes, debern entregarse por los jefes de carrera a
cada uno de los profesores en forma personal
6. Con base en los resultados las unidades acadmicas debern establecer y desarrollar estrategias y acciones
para mejorar el desempeo de los docentes, incluyendo los requerimientos de capacitacin pedaggica y
actualizacin disciplinaria
7. La direccin de la unidad acadmica gestionar, ante la Secretara General Acadmica, los requerimientos de
capacitacin.
8. Con base en los requerimientos de capacitacin, la Secretara General Acadmica, integrar el programa de
capacitacin pedaggico y/o disciplinaria.
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
VII.- ANEXOS
18
Elabor: Revis: Aprob:
19
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Correo electrnico de Coordinador de Operacin Electrnico 1Ao Coordinacin de Archivo de
solicitud de base de y Organizacin Acadmica Operacin y concentracin
datos con los grupos Organizacin
asignatura. Acadmica
2 Correo electrnico de El Coordinador de Electrnico 1 Ao Coordinacin de Archivo de
envo de relacin de Informtica y Secretario Informatica y concentracin
alumnos, Acadmico de Unidad Secretara
grupo-asignatura y Acadmica de
profesores. Unidad
3 Oficio de informe de Secretario General Papel 1 Ao Secretara General Archivo de
fechas de aplicacin de Acadmico Acadmica concentracin
las encuestas.
4 Oficio de entrega de Secretario General Papel 1 Ao Secretara General Archivo de
resultados. Acadmico Acadmica concentracin
20
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
Fecha de la verificacin:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 54-SGA-P03/Rev.01
SIP-F04/REV.01
21
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Secretara General Acadmica
Detectar las oportunidades y facilitar los trmites para estudios en territorio nacional as como en el extranjero ,
gestin de programas, desarrollo de propuestas y el financiamiento correspondiente para que las unidades
acadmicas ofrezcan a sus estudiantes opciones de participacin en programas para la movilidad institucional.
II.- ALCANCE
22
V.- POLITICAS
Los expedientes de los estudiantes, docentes y administrativos, deben incluir toda la informacin personal
solicitada en la convocatoria para que se le pueda dar trmite al procedimiento.
Los expedientes deben incluir todos los formatos internos de control sin excepcin.
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
VII.- ANEXOS
23
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
Si autoriza.
24
3.1 Coordinador de Dar seguimiento a cada alumno inscrito en Oficio o Correo
Cooperacin el programa, informando mediante oficio a la electrnico de
Acadmica y Asuntos Direccin de la Unidad la situacin que aceptacin del
Internacionales, Encargado guarda la estudiante.
de propuesta, pudiendo ser:
Intercambio Acadmico, a) Mediante oficio si el candidato es aceptado
Encargado del en
Departamento de el programa y los apoyos econmicos que la
Movilidad e institucin otorgar al estudiante (gastos
Internacionalizacin deber
comprobar siempre y cuando as lo requiera
el
departamento de contabilidad).
b) De manera verbal o por correo electrnico,
en
caso de que el candidato no sea aceptado.
c) En caso de que el candidato renuncie al
apoyo,
el Enlace de Vinculacin y Cooperacin
notificar
por correo electrnico, verbal o de manera
escrita.
Una vez aceptado el alumno.
25
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Convocatoria para Coordinador de Electrnico y/o 1 Ao Coordinacin de Archivo de
movilidad acadmica Cooperacin Acadmica y Papel Cooperacin concentracin
Asuntos Internacionales Acadmica y
Asuntos
Internacionales
2 Formnato de solicitud Coordinador de Electrnico y/o 1 Ao Coordinacin de Archivo de
para la movilidad Cooperacin Acadmica y Papel Cooperacin concentracin
acadmica Asuntos Internacionales Acadmica y
Asuntos
Internacionales
3 Solicitud o correo Coordinador de Electrnico y/o 1 Ao Coordinacin de Archivo de
electrnico de aceptacin Cooperacin Acadmica y Papel Cooperacin concentracin
del estudiante Asuntos Internacionales Acadmica y
Asuntos
Internacionales
26
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
1 Se elabor la convocatoria?
SIP-F04/REV.01
27
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Secretara General Acadmica
Tramitar las solicitudes de elaboracin de los ttulos profesionales requeridos por las unidades acadmicas, as
como el registro de los mismos y la expedicin de cdula profesional ante la Direccin General de Profesiones.
II.- ALCANCE
Aplica a las actividades relacionadas con la elaboracin y expedicin del ttulo profesional de los egresados de
cada una de las unidades acadmicas de la institucin y la gestin ante la Direccin General de Profesiones de su
registro y expedicin de cdula profesional.
III.- DEFINICIONES
Los ttulos profesionales deben ser elaborados y expedidos en beneficio del alumno, una vez que ste haya
cumplido con todos los requisitos establecidos en la reglamentacin vigente.
Las unidades acadmicas deben de suministrar la informacin y documentacin necesaria y suficiente para la
tramitacin de la elaboracin de los ttulos profesionales que se exigen dentro de la reglamentacin vigente.
Los ttulos profesionales deben tener las firmas de las autoridades correspondientes y el sello para su entrega
al alumno solicitante.
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
VII.- ANEXOS
28
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
29
3.1 Coordinador de Firma y sella los ttulos profesionales y los
Administracin Escolar remite a la Secretara General Acadmica
para su firma.
3.2 Secretario General Firma los ttulos profesionales y los remite a
Acadmico Rectora para su firma.
3.3 Firma los ttulos profesionales.
6.1 Secretario General Enva por oficio a las unidades acadmicas, Oficio de envo de titulos y
Acadmico los ttulos profesionales registrados, cdulas cedulas profesionales y
profesionales y paquetes de expedientes con paquete de expedientes
documentos originales para su entrega a los Ttulos,
interesados. Cdulas profesionales
Documentos
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Mtra. Rosa Edilia Garca M.C. Ernestina Almada Mtro. Samuel Espinosa
Valenzuela/Coordinadora de Ruz/Secretario General Guilln/Rector
Administracin Escolar Acadmico
SIP-F02/REV.01
30
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Oficio de solicitud para la Coordinador de Papel 5 aos Coordinacin de Archivo de
elaboracin de ttulos Administracin Escolar Administracin concentracin
profesionales Escolar
2 Control de Trmites de Coordinador de Electrnico 5 aos Coordinacin de Archivo de
Titulacin y cedulas Administracin Escolar Administracin concentracin
profesionales Escolar
3 Listado de egresados Coordinador de Papel 5 aos Coordinacin de Archivo de
Administracin Escolar Administracin concentracin
Escolar
4 Listado del Lote de Coordinador de Electrnico y/o 5 Aos Coordinacin de Archivo de
ttulos profesionales Administracin Escolar Papel Control Escolar concentracin
5 Oficio de envo a las Secretario General Papel 5 Aos Secretara General Archivo de
unidades acadmicas de Acadmico Acadmica concentracin
ttulos y cedulas
profesionales y paquete
de expedientes con
documentos originales
31
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
Fecha de la verificacin:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 54-SGA-P05/Rev.01
SIP-F04/REV.01
32
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Secretara General Acadmica
Apoyar la aprobacin de acuerdos y proyectos de servicio social para la prestacin del servicio social en la
Universidad Estatal de Sonora.
II.- ALCANCE
Incluye las acciones que permitan impulsar la prestacin del servicio social como son: revisin y aprobacin de
acuerdos y proyectos y registro de bajas del programa de servicio social.
III.- DEFINICIONES
R: Rector.
SGA: Secretario General Acadmico.
CSE: Coordinador de Servicios Estudiantiles.
Acuerdo de servicio social: Documento signado por el Director de Unidad donde se convenga con una unidad
receptora de cobertura municipal, recibir y oficializar la prestacin del servicio social de alumnos de la unidad
acadmica correspondiente.
Proyecto de servicio social: Documento que toma como antecedente un convenio o acuerdo de servicio social
para regular la participacin del alumno en dicha institucin, indicando: Nombre del proyecto, cantidad de
prestadores a participar, horarios, relevancia del proyecto, objetivos y metas, metodologa, cronograma de
actividades y fecha de elaboracin.
Solicitud de baja del programa de servicio social: Documento que sirve para dar trmite a la baja voluntaria o por
sancin institucional, de prestadores de servicio social y poder incorporase despus por nica vez en otro proyecto.
IV.- REFERENCIAS
Manual de Calidad.
Lineamientos Generales para el Servicio Social.
Manual de Procedimiento de Servicio Social.
ISO 9001:2008/NMX-CC-9001-IMNC-2008.
Catlogo de Convenios y Acuerdos de Servicio Social.
Manual de Organizacin de la Secretara General Acadmica .
V.- POLITICAS
Las unidades acadmicas deben facilitar la informacin requerida para la aprobacin de nuevos acuerdos y
proyectos de servicio social.
Las unidades acadmicas deben, para una mayor integracin de la informacin, llenar los formatos
correspondientes a los acuerdos de servicio social (F16) y proyectos (F02) as como solicitud de baja del programa
de servicio social (F04).
Los proyectos de servicio social deben de contener todas las firmas correspondientes de los interesados para
su aprobacin, como lo seala el procedimiento establecido.
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
VII.- ANEXOS
33
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
34
Elabor: Revis: Aprob:
35
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Acuerdo de Servicio Coordinador de Servicios Papel 1 Ao Coordinacin de Archivo de
Social Estudiantiles Servicios concentracin
Estudiantiles
2 Proyecto de Servicio Coordinador de Servicios Electrnico y/o 1 Ao Coordinacin de Archivo de
Social Estudiantiles Papel Servicios concentracin
Estudiantiles
3 Solicitud de baja del Coordinador de Servicios Papel 1 Ao Coordinacin de Archivo de
Programa de Servicio Estudiantiles Servicios concentracin
Social Estudiantiles
4 Convenio del servicio Coordinador de Servicios Electrnico y/o 1 Ao Coordinacin de Archivo de
social Estudiantiles Papel Servicios concentracin
Estudiantiles
5 Oficio de aprobacin del Coordinador de Servicios Electrnico y/o 1 Ao Coordinacin de Archivo de
proyecto de servicio Estudiantiles Papel Servicios concentracin
social Estudiantiles
6 Oficio de bajas de Coordinador de Servicios Electrnico y/o 1 Ao Coordinacin de Archivo de
alumnos Estudiantiles Papel Servicios concentracin
Estudiantiles
7 Oficio de propuesta de Director de Unidad Papel 1 Ao Direccin de Unidad Archivo de
acuerdo de servicio Acadmica Acadmica concentracin
social
36
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
Fecha de la verificacin:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 54-SGA-P06/Rev.01
SIP-F04/REV.01
37
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Secretara General Acadmica
Brindar un mejor servicio a los alumnos por medio de la atencin a las propuestas salientes de los resultados de
la evaluacin del Programa Institucional de Tutoras de las Unidades Acadmicas .
II.- ALCANCE
La evaluacin del PIT es semestral y electrnica, se aplica en las cinco unidades acadmicas, en todos los
Programas Educativos y con un mnimo del 50% de participacin de los alumnos inscritos en el periodo
correspondiente.
III.- DEFINICIONES
1. La Coordinacin de Servicios Estudiantiles mantendr como eje rector la evaluacin del PIT, como base para
el establecimiento de estrategias de trabajo colegiado y ejecucin de acciones para la mejora continua del
programa.
2. La coordinacin del PIT de cada unidad deber de organizarse y facilitar junto los tutores para que los alumnos
apliquen en el centro de cmputo la evaluacin del programa.
3. Los reportes de los resultados de la evaluacin del PIT y de los tutores debern de ser utilizados por todas las
instancias involucradas para la mejora continua de la operacin del programa.
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
VII.- ANEXOS
38
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
39
Elabor: Revis: Aprob:
Lic. Edna Guadalupe Montao M.C. Ernestina Almada Mtro. Samuel Espinosa
Salcido/Coordinador de Ruz/Secretario General Guilln/Rector
Servicios Estudiantiles Acadmico
SIP-F02/REV.01
40
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Listas de tutorados por Coordinador de Servicios Electrnico 5 Aos Coordinacin de Archivo de
tutor por periodo escolar Estudiantiles y Coordinador Servicios concentracin
y por unidad del PIT de la unidad Estudiantiles
2 Reportes de los Coordinador de Servicios Electrnico 5 Aos Coordinacin de Archivo de
resultados de la Estudiantiles y Coordinador Servicios concentracin
evaluacin del PIT del PIT de la unidad Estudiantiles
3 Propuestas de mejora Coordinador de Servicios Electrnico y/o 5 Aos Coordinacin de Archivo de
continua en la operacin Estudiantiles y Coordinador Papel Servicios concentracin
del PIT de las unidades del PIT de la unidad Estudiantiles
acadmicas
4 Oficio de solicitud de Secretario General Papel 5 Aos Secretara General Archivo de
base de datos de Acadmico Acadmica concentracin
tutorados
5 Oficio de acciones de Secretario General Papel 5 Aos Secretara General Archivo de
mejora para la operacin Acadmico Acadmica concentracin
del PIT.
41
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
1
Se recibi la solicitud de los listados de tutorados por tutor con
su nmero de expediente y por Programa Educativo?
2
Se le entreg reporte con los resultados de la evaluacin del
PIT a nivel institucional, de todos los Programas Educativos y
tutores de su unidad acadmica?
3
Se le solicit la propuesta de mejora continua de la operacin
del PIT en su unidad a partir de los resultados de la evaluacin
del programa?
4
Se le dio seguimiento a la implementacin de la propuesta de
mejora de la operacin del PIT de su unidad enviada a la
Secretara General Acadmica?
SIP-F04/REV.01
42
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Secretara General Acadmica
Llevar el control y seguimiento de los reportes de los programas a cargo de la Coordinacin de Servicios
Estudiantiles.
II.- ALCANCE
La CSE es el rea encargada del seguimiento de las actividades de manera institucional, revisando los reportes
mensuales de cada unidad para el desarrollo de las estrategias consideradas necesarias para el mejor
funcionamiento del programa.
La CSEUA deber hacerse responsable de la captura y envo puntual de los reportes mensuales de su unidad .
Los responsables de cada rea debern reportar a su coordinador las actividades y servicios brindados cada
mes.
El no cumplimiento de una meta de servicios o el exceder la misma deber ser justificado adems de incluir
propuestas de solucin.
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
VII.- ANEXOS
43
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
1.1 Coordinador de Servicios Solicita a las coordinaciones de las unidades Oficio de solicitud del Plan de
Estudiantiles (CSE) el plan de trabajo anual donde incluirn las Trabajo Anual
actividades calendarizadas a realizar durante
el ciclo escolar por programa.
1.2 Director de Unidad (DU) Verifica los indicadores de los programas de
su unidad para contribuir la mejora de los
mismos.
1.3 Coordinador de Servicios Realiza revisin de los programas y se llega a Minuta de reunin con
Estudiantiles y Coordinacin acuerdos de operacin de los mismos, acuerdos establecidos
de unidades. adems de acordar las fechas de entrega de
los reportes mensuales.
2 Realizacin de reportes
2.1 Responsable de Programas Realiza reporte de sus actividades y servicios Reporte de actividades del
de RPCSE del mes y entrega a su coordinacin mes sobre el plan de trabajo
anual
2.2 Coordinador de Servicios Rene los reportes de cada programa Reportes de actividades de
Estudiantiles de la Unidad (Tutoras, Salud universitaria y Formacin los programas de Tutoras,
(CSEU) Integral) Salud Universitaria y
Formacin Integral
2.3 Realiza reportes de los Programas de la CSE, Reporte mensual sobre los
obteniendo las cantidades en relacin a servicios brindados a
servicios brindados, alumnos y tutores alumnos y tutores
participantes. participantes
2.4 Realiza envo de reporte mensual a la CSE Documento electrnico y
dentro de la fecha establecida. Oficio de reporte mensual del
plan de trabajo anual
2.5 Coordinador de Servicios Realiza reporte con concentrado de Reporte mensual institucional
Estudiantiles informacin de las cinco unidades de los servicios brindados a
alumnos y tutores
participantes.
2.6 Supervisa resultados de las unidades y
realiza observaciones.
2.7 Realiza captura del POA, registrando
servicios brindados, alumnos y tutores
participantes de cada unidad, proporcionando
observaciones, justificacin y acciones de
mejora en caso de metas no alcanzadas o
excedidas.
2.8 Realiza concentrado semestral de servicios, Reporte semestral
analizando resultados por unidad y a nivel institucional sobre los
institucional. servicios brindados a
alumnos y tutores
participantes
2.9 Secretario General Supervisa los resultados institucionales de los
Acadmico (SGA) servicios brindados para contribuir a la mejora
de los programas.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
44
Elabor: Revis: Aprob:
Lic. Edna Guadalupe Montao M.C. Ernestina A. Almada Mtro. Samuel Espinosa
Salcido/Coordinador de Ruiz/Secretaria General Guilln/Rector
Servicios Estudiantiles Acadmica
SIP-F02/REV.01
45
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Oficio de Solicitud del Coordinador de Servicios Electrnico y/o 5 Aos Coordinacin de Archivo de
Plan de Trabajo Anual Estudiantiles Papel Servicios concentracin
Estudiantiles
2 Reportes de actividades Coordinador de Servicios Electrnico 5 Aos Coordinacin de Archivo de
del mes sobre el plan de Estudiantiles de la Unidad Servicios concentracin
trabjao anual Estudiantiles
3 Reporte mensual de Coordinador de Servicios Electrnico y/o 5 Aos Coordinacin de Archivo de
servicios brindados a Estudiantiles de la Unidad Papel Servicios concentracin
alumnos y tutores Estudiantiles
participantes
4 Reporte mensual Coordinador de Servicios Electrnico 5 Aos Coordinacin de Archivo de
Institucional de servicios Estudiantiles Servicios concentracin
brindados a alumnos y Estudiantiles
tutores participantes
5 Reporte semestral Coordinador de Servicios Electrnico 5 Aos Coordinacin de Archivo de
institucional de servicios Estudiantiles Servicios concentracin
brindados a alumnos y Estudiantiles
tutores participantes
6 Minuta de reunin con Coordinador de Servicios Electrnico 1 Ao Coordinacin de Archivo de
acuerdos establecidos Estudiantiles Servicios concentracin
Estudiantiles
46
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
3
Se entregaron los reportes mensuales acordes al formato
correspondiente?
4 Se realiz la supervisin y anlisis de los resultados?
SIP-F04/REV.01
47
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Secretara General Acadmica
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Reclutamiento y Seleccin de Docentes para los Programas de Maestra de la
UES.
II.- ALCANCE
N/A
VII.- ANEXOS
48
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
M.C. Mara Grethel Ramrez M.C Ernestina Almada Mtro. Samuel Espinosa
Siqueiros/Coordinador de Ruz/Secretario General Guilln/Rector
Investigacin y posgrado Acadmico
SIP-F02/REV.01
49
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Propuesta de docentes Coordinador de Papel 3 Aos Coordinacin de Archivo de
para impartir clases de Investigacin y Posgrado Investigacin y concentracin
maestra Posgrado
50
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
SIP-F04/REV.01
51
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Secretara General Acadmica
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Evaluacin al Desempeo Docente para los Programas de Maestra de la UES.
Obtener el grado de satifaccin de los maestrantes por medio de la evaluacin al desempeo docente.
II.- ALCANCE
Aplicacin de la evaluacin al desempeo docente para definir el grado en que el docente contribuya al logro de
los estndares requeridos por la asignatura.
III.- DEFINICIONES
N/A
VII.- ANEXOS
52
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
M.C. Mara Grethel Ramrez M.C. Ernestina Almada Mtro. Samuel Espinosa
Siqueiros/Coordinador de Ruz/Secretario General Guilln/Rector
Investigacin y Posgrado Acadmico
SIP-F02/REV.01
53
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Correo electrnico de Coordinador de Electrnico 5 Aos Coordinacin de Archivo de
Base de Datos Investigacin y Posgrado Investigacin y concentracin
Posgrado
2 Correo electrnico del Coordinador de Electrnico 5 Aos Coordinacin de Archivo de
Cuestionario de Investigacin y Posgrado Investigacin y concentracin
Evaluacin Posgrado
4 Correo electrnico de la Coordinador de Electrnico 5 Aos Coordinacin de Archivo de
evaluacin Investigacin y Posgrado Investigacin y concentracin
Posgrado
54
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
SIP-F04/REV.01
55
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Secretara General Acadmica
Elevar la calidad acadmica de la planta docente por medio de la convocatoria para realizar estudios de
posgrado para un mejor proceso de enseanza-aprendizaje a los alumnos.
II.- ALCANCE
Aplica a todos aquellos casos de solicitudes para apoyo de los profesores, para realizar estudios de posgrado
con o sin goce de beca PROMEP.
III.- DEFINICIONES
Convocatoria
Manual de Organizacin de la Secretara General Acadmica
V.- POLITICAS
La Coordinacin de Investigacin y Posgrado debe de informar a todas las reas involucradas en este proceso ,
con toda claridad, sobre las responsabilidades y funciones que a cada quien le compete, brindndoles una
asesora profesional para una mejor toma de decisiones.
Las unidades acadmicas a travs de las solicitudes de apoyo que presenten sus profesores, deben de
suministrar la informacin necesaria y suficiente para la tramitacin de los apoyos para la realizacin de estudios
de posgrado, que se exige dentro de la reglamentacin vigente.
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
VII.- ANEXOS
56
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
1 Establecimiento de lineamientos y
disposiciones.
1.1 Rector Transmite al Secretario General Acadmico,
los lineamientos y disposiciones que han de
regir el otorgamiento de los apoyos para
estudios de posgrado y las reas que se van
a atender con el objeto de preparar la
convocatoria.
En reunin con el coordinador de
investigacin y posgrado.
1.2 Secretario General Especifica los lineamientos y disposiciones
Acadmica establecidos para la elaboracin de la
convocatoria.
2 Realizacin de la convocatoria.
M.C. Mara Grethel Ramrez M.C Ernestina Almada Mtro. Samuel Espinosa
Siqueiros/Coordinador de Ruz/Secretario General Guilln/Rector
Investigacin y posgrado Acadmico
SIP-F02/REV.01
57
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Convocatoria para Coordinador de Papel 1 Ao Coordinacin de Archivo de
Realizar Estudios de Investigacin y Posgrado Investigacin y concentracin
Posgrado Posgrado
2 Oficio de difusin de la Secretario General Papel 1 Ao Secretara General Archivo de
Convocatoria Acadmico Acadmica concentracin
3 Solicitud de Apoyo para Secretario General Papel 1 Ao Secretara General Archivo de
Estudios de Posgrado Acadmico Acadmica concentracin
4 Dictamen de las Comit Institucional de Papel 1 Ao Secretara General Archivo de
Solicitudes de Estudiuos becas Acadmica concentracin
de Posgrado
5 Oficio de Informes a Secretario General Papel 1 Ao Secretara General Archivo de
Profesores Apoyados Acadmico Acadmica concentracin
6 Oficio de notificacin a la Secretario General Papel 1 Ao Secretara General Archivo de
Coordinacin de Acadmico Acadmica concentracin
Recursos Humanos.
58
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
SIP-F04/REV.01
59
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Secretara General Acadmica
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Trmite de Pago a los Apoyos Autorizados para Estudios de Posgrado
Coadyuvar a que los profesores en estudios de posgrado dispongan del recurso econmico a tiempo para el
pago de sus estudios por medio de la atencin oportuna a las solicitudes de apoyos autorizados de la convocatoria
de la Universidad Estatal de Sonora (UES).
II.- ALCANCE
Aplica a todas las solicitudes de los profesores que quieran gozar de los apoyos autorizados para realizar
estudios de posgrado, producto de la convocatoria UES.
III.- DEFINICIONES
1.- Aunque el apoyo este validado por un acuerdo firmado por el Rector y estn programadas las fechas de la
asignacin del recurso econmico; el profesor, solicitar por medio escrito el apoyo ya programado al mismo.
2.- Todos los casos asignados a esta rea sern atendidos conforme al presente procedimiento, sin embargo
para efectos de medicin de indicadores, solamente se tomaran en cuenta aquellos casos de pago a los apoyos de
posgrado que se encuentren programados y presupuestados.
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
VII.- ANEXOS
60
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
2.2 Secretario General Revisa la propuesta y en su caso, lo autoriza, Oficio de solicitud de apoyo
Acadmico o emite las observaciones para las
correcciones pertinentes.
2.3 Coordinador de Integra a las bases de datos Base de datos de los apoyos
Investigacin y Posgrado. correspondientes la informacin del apoyo otorgados
otorgado.
2.4 Recibe constancia de obtencin de grado Expediente del maestro
(acta de examen o ttulo de grado) integrando
copia al expediente y a la base de datos
correspondiente la informacin del grado
acadmico obtenido.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
61
Elabor: Revis: Aprob:
M.C. Mara Grethel Ramrez M.C. Ernestina Almada Mtro. Samuel Espinosa
Siqueiros/Coordinador de Ruz/Secretario General Guilln/Rector
Investigacin y Posgrado Acadmico
SIP-F02/REV.01
62
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Requisicin Coordinador de Electrnico y/o 1 Ao Coordinacin de Archivo de
Investigacin y Posgrado Papel Investigacin y concentracin
Posgrado
2 Hoja informativa de Coordinador de Electrnico 1 Ao Coordinacin de Archivo de
solicitud Investigacin y Posgrado Investigacin y concentracin
Posgrado
3 Base de datos de los Coordinador de Electrnico 1 Ao Coordinacin de Archivo de
apoyos otorgados Investigacin y Posgrado Investigacin y concentracin
Posgrado
4 Oficio de solicitud de Coordinador de Papel 1 Ao Coordinacin de Archivo de
apoyo Investigacin y Posgrado Investigacin y concentracin
Posgrado
5 Propuestas de oficio para Secretario General Papel 1 Ao Coordinacin de Archivo de
apoyo a posgrado Acadmico Investigacin y concentracin
Posgrado
6 Expediente del maestro Coordinador de Papel 1 Ao Coordinacin de Archivo de
Investigacin y Posgrado Investigacin y concentracin
Posgrado
63
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Trmite de Pago a los Apoyos Autorizados para Hoja 1 de 1
Estudios de Posgrado
Fecha de la verificacin:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 54-SGA-P12/Rev.01
SIP-F04/REV.01
64
Manual de
Procedimientos
septiembre 2014
Manual de
Procedimientos
Secretara General de
Planeacin
- Listado de Procedimientos
Introduccin
1
Objetivo del Manual
Proporcionar un documento bsico como herramienta de trabajo para sistematizar las
actividades de los diferentes procesos a cargo de diversas unidades administrativas de la
institucin y contribuir en el apoyo al cumplimiento de los fines sustantivos de la misma ;
coordinando la informacin eficiente e integral de la operacin funcional y organizacional ,
permitiendo un optimo aprovechamiento de los recursos de la institucin.
2
RED DE PROCESOS Fecha de
Elaboracin
Hojas
25/08/2014 Hoja 1 de 3
Universidad Estatal de Sonora
Cdigo de la Red
Secretara General de Planeacin
54-SGP-RP/Rev.05
No.
Dir. Facultad Macro. No. Subproceso Tipo Responsable Producto Indicador No, Procedimiento Productos Indicadores Cliente
3.1 C 2 01 Planeacin Alta Secretario Satisfaccin Cumplimiento del 01 Elaboracin y Documento del PA. Tiempo programado de Rectora,
100%/Cumplimie elaboracin del
Direccin General de del Evaluacin del Unidades
nto logrado. PA/tiempo de
Planeacin cumplimiento Programa Anual Acadmicas,
elaboracin.
en los Secretara de la
procedimientos Contralora
correspondient General del
e a su rea. Estado y
Secretara de
Educacin y
Cultura.
3.1 C 2 01 Planeacin Alta Secretario Satisfaccin Cumplimiento del 02 Generacin de Documentos de Tiempo de elaboracin Coordinacin de
100%/Cumplimie de documento de
Direccin General de del Estadstica Bsica Estadstica Bsica Administracin
nto logrado. estadstica bsica /
Planeacin cumplimiento Escolar,
Tiempo programado de
en los Responsables
respuesta de la
procedimientos del proyecto de
elaboracin del
correspondient documento de seguimiento de
e a su rea. estadstica bsica. egresados de las
unidades
acadmicas.
3.1 C 2 01 Planeacin Alta Secretario Satisfaccin Cumplimiento del 03 Realizacin de Documento de Tiempo de Coordinacin de
100%/Cumplimie procesamiento de la
Direccin General de del Estudios de Egresados Egresados Administracin
nto logrado. informacin / Tiempo de
Planeacin cumplimiento Escolar,
planeado de
en los Responsables
procesamiento de la
procedimientos del proyecto de
informacin.
correspondient Tiempo de recepcin de seguimiento de
e a su rea. la informacin / Tiempo egresados de las
planeado de la recepcin unidades
de la informacin. acadmicas.
Puntos evaluados
satisfactoriamente /
Puntos para evaluar la
informacin.
3
3.1 C 2 01 Planeacin Alta Secretario Satisfaccin Cumplimiento del 04 Trmites de Atencin en forma 1) Porcentaje de Clientes Internos:
100%/Cumplimie solicitudes atendidas
Direccin General de del Requerimientos de efectiva y eficaz, el Maestros
nto logrado. (%SA).
Planeacin cumplimiento Programas trmite de cada una Alumnos
2) Porcentaje del
en los Extraordinarios y de las solicitudes
presupuesto ejercido
procedimientos Validacin de asignadas a la Clientes
(%PE).
correspondient Comprobaciones coordinacin de Externos:
e a su rea. proyectos Instancias
extraordinarios. supervisoras
Organismos
evaluadores
Autoridades
auditoras
3.1 C 2 01 Planeacin Alta Secretario Satisfaccin Cumplimiento del 05 Control de casos de la Dictamen generado Porcentaje de casos Cliente Interno:
100%/Cumplimie atendidos en el tiempo
Direccin General de del Secretara General de en cada caso. Personal de la
nto logrado. establecido por la
Planeacin cumplimiento Planeacin. Direccin de
Direccin de Programas
en los Programas
Especiales.
procedimientos Especiales,
correspondient cuando se
e a su rea. atiende un caso
con base a su
procedimiento.
Cliente Externo:
Toda aquella
persona que
remite un caso a
la Direccin de
Programas
Especiales.
3.1 C 2 01 Planeacin Alta Secretario Satisfaccin Cumplimiento del 06 Gestin y apoyo a los Se obtienen tres ? Porcentaje de Responsables de
100%/Cumplimie programas educativos
Direccin General de del programas educativos productos de este evaluacin y
nto logrado. asesorados.
Planeacin cumplimiento para los procesos de proceso: acreditacin en
? Porcentaje de
en los evaluacin y El documento de las unidades
programas educativos
procedimientos acreditacin. autoevaluacin del acadmicas.
que atienden las
correspondient programa educativo. recomendaciones. Jefes de carrera.
e a su rea. Un dictamen sobre el ? Porcentaje de
estado que guarda el observaciones
programa educativo. atendidas.
Un listado con ? Porcentaje de
recomendaciones y/o observaciones
observaciones para cumplidas.
? Porcentaje de
solventar las
programas educativos
observaciones evaluados, acreditados
hechas por el comit y en seguimento.
evaluador y/o
acreditador.
4
Catlogo de Macroprocesos Catlogo de Facultades Elabor Revis Valid
1 Administracin del Sistema Acadmico A Desarrollo Academico
Mtro. Luis Diego Ernestina Quintal Mtro. Samuel
2 Sistema de Planeacin B Desarrollo Administracin Castellanos Berny/Secretaria Espinosa
3 Administracin de la Gestin Interna Castillo/Jefe de General de Planeacin Guilln/Rector
C Gestin de Planeacin Seccin de
Organizacin
Administrativa
5
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Secretara General de Planeacin
Elaborar y proporcionar seguimiento al Programa Anual conforme a los lineamientos establecidos por la
Secretara de Hacienda del Gobierno del Estado Sonora, y las polticas, estrategias y metas establecidas por la
Secretara General de Planeacin con base en el Reglamento de Planeacin Institucional, Plan de Desarrollo
Institucional y Programa Estatal de Educacin.
II.- ALCANCE
Aplica a todas las unidades responsables y presupuestales de la institucin (Rectora y unidades acadmicas).
III.- DEFINICIONES
Norma NMX-CC-9001-IMNC-2008.
Manual de Programacin y Presupuestacin de la Secretara de Hacienda.
Programa Estatal de Educacin.
Polticas de operacin de los programas especiales
Ley federal de ingresos y egresos
Ley estatal de ingresos y egresos
Ley general de contabilidad gubernamental
Reglamento de Planeacin y evaluacin.
Plan de Desarrollo Institucional.
Manual para elaborar el POA.
Manual para elaborar informes del POA.
Sistema automatizado para la elaboracin y seguimiento del POA.
Manual de Organizacin de Planeacin.
V.- POLITICAS
Considerar la programacin de los recursos acordes a las condiciones de ejercicio de la armonizacin contable.
Considerar la correcta administracin de evidencia que demuestre el cumplimiento de la meta.
Toda meta no cumplida o excedida en los parmetros establecidos, deber mencionar una justificacin que
integre los siguientes cuestionamientos: Cundo?, Cmo?, Quin?, Se reasignaron los recursos?, Hacia
dnde se reasignaron?, y Se requirieron mayores recursos de los programados?.
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
6
VII.- ANEXOS
7
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
1.1 Secretaras Generales (SG) Establecen los techos financieros para las Techos financieros
y Rectora (R) unidades responsables.
1.2 Secretara General de Comunica los techos financieros a las
Planeacin (SGP) unidades responsables.
1.3 Coordinacin de Planeacin Actualiza el manual para la elaboracin del Manual del PA
y Evaluacin (CPE) PA.
1.4 Coordinacin de Informtica Actualiza el sistema automatizado de captura
(CI) para la elaboracin del PA.
1.5 Coordinacin de Planeacin Enva a las unidades responsables la
y Evaluacin (CPE) actualizacin del Sistema automatizado de
captura y el manual para la elaboracin del
PA. En el caso que se requiera, atiende
dudas y sugerencias de las Unidades
Responsables.
1.6 Secretaras generales (SG) Establece los techos financieros por unidad
y direcciones de unidad presupuestal.
acadmica (DUA)
1.7 Enlaces del POA (EP) Comunica y enva a las unidades
presupuestales la actualizacin del Sistema
de captura, manual para la elaboracin del PA
y los techos financieros.
1.8 Supervisa que las unidades presupuestales
tengan instalada la versin vigente del
Sistema de captura, el manual para la
elaboracin del PA y los techos financieros.
En el caso que se requiera, atiende dudas y
sugerencias de las Unidades Presupuestales.
1.9 Unidades presupuestales Realiza la propuesta del PA por meta y partida Propuesta del PA
(UP) presupuestal.
1.10 Enlaces del PA (EP) Supervisa que se cumplan los lineamientos
para la programacin y los techos financieros
establecidos.
1.11 Coordinacin de Planeacin Revisa los PA de las unidades responsables
y Evaluacin (CPE) para realizar retroalimentacin o la
integracin institucional.
1.12 Recibe el Manual para la programacin y Manual para la programacin
presupuestacin de la Secretara de y presupuestacin
Hacienda del Gobierno del Estado de Sonora
(SHGES).
1.13 Verifica los lineamientos del Manual para la
programacin y presupuestacin con
respecto a la integracin del PA institucional.
1.14 Rectora (R) Autoriza la propuesta de programacin y
presupuestacin de la institucin.
1.15 Coordinacin de Planeacin Entrega a la Secretara de Hacienda del
y Evaluacin (CPE) Gobierno del Estado de Sonora, la propuesta
de programacin y presupuestacin de la
institucin en lo que respecta nicamente al
recurso estatal.
2 Programacin del PA definitivo
8
2.3 Secretaras generales (SG) Las unidades responsables por medio del
y direcciones de unidad enlace del PA, comunican y envan las
acadmica (DUA) modificaciones de los techos financieros, en
caso de ser necesario.
2.4 Enlaces del PA (EP) Supervisa que las unidades presupuestales
tengan instalada la versin vigente del
Sistema de captura, y el manual para la
elaboracin del PA. En el caso que se
requiera, atiende dudas y sugerencias de las
Unidades Presupuestales.
2.5 Unidades presupuestales Realizan el PA definitivo. PA definitivo
(UP)
2.6 Enlaces de PA (EP) Supervisa que se cumplan los lineamientos
para la programacin y los techos financieros
modificados.
2.7 Coordinacin de Planeacin Revisa los PA de las unidades responsables
y Evaluacin (CPE) para realizar retroalimentacin o la
integracin institucional.
2.8 Rectora (R) Autoriza la programacin y presupuestacin
definitiva de la institucin.
2.9 Consejo directivo (CD) Aprueba la programacin y presupuestacin Acta del consejo directivo
definitiva de la institucin.
3 Evaluacin del PA
9
3.12 Evala el cumplimiento de las metas del PA Informes trimestrales
con la finalidad de realizar las acciones
correctivas o preventivas, en caso de ser
necesario.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
M.C. Jess Manuel Velzquez Lic. Mara Ernestina Quintal Mtro. Samuel Espinosa
Castellanos/Coordinador de Berny/Secretaria General de Guilln/Rector
Planeacin y Evaluacin Planeacin
SIP-F02/REV.01
10
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Techos financieros y su Coordinador de Planeacin Electrnico 5 Aos Secretara General Archivo de
modificacin y Evaluacin de Planeacin concentracon
2 Manuales del POA Coordinador de Planeacin Electrnico 5 Aos Secretara General Archivo de
y Evaluacin de Planeacin concentracon
3 Propuesta del POA Coordinador de Planeacin Electrnico 5 Aos Secretara General Archivo de
y Evaluacin de Planeacin concentracon
4 Manual para la Coordinador de Planeacin Electrnico 5 Aos Secretara General Archivo de
programacin y y Evaluacin de Planeacin concentracon
presupuestacin
5 Presupuesto Coordinador de Planeacin Electrnico 5 Aos Secretara General Archivo de
y Evaluacin de Planeacin concentracon
6 Techos financieros Coordinador de Planeacin Electrnico 5 Aos Secretara General Archivo de
modificados y Evaluacin de Planeacin concentracon
7 POA definitivo Coordinador de Planeacin Electrnico 5 Aos Secretara General Archivo de
y Evaluacin de Planeacin concentracon
8 Informes trimestrales Coordinador de Planeacin Electrnico 5 Aos Secretara General Archivo de
y Evaluacin de Planeacin concentracon
9 Acta del consejo directivo Coordinador de Planeacin Electrnico 5 Aos Secretara General Archivo de
y Evaluacin de Planeacin concentracon
11
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
Fecha de la verificacin:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 54-SGP-P01/Rev.01
SIP-F04/REV.01
12
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Secretara General de Planeacin
Elaborar un documento de estadstica bsica, con objeto de brindar informacin oportuna y de carcter
Institucional, adems de servir como insumo en la elaboracin de informes acadmicos, administrativos e internos.
II.- ALCANCE
Estadstica bsica. Conjunto de datos descriptivos de la poblacin escolar, planta docente, administrativa y de
apoyo acadmico, as como de infraestructura (aulas, laboratorios y talleres), de cmputo y acervo de un ciclo
escolar especifico.
Ciclo escolar. Periodo que abarca aproximadamente un ao.
Periodo escolar. Periodo que abarca aproximadamente un semestre.
Aspirante. Persona que al cumplir ciertos requisitos solicita ingresar a la institucin.
Alumno inscrito. Alumno con matrcula vigente, ya sea de nuevo ingreso y reingreso.
Alumno nuevo ingreso. Alumno matriculado por primera vez en la institucin, comenzando con el primer
semestre del plan de estudios y con 0 crditos.
Alumno de reingreso. Alumno que despus de haber estudiado un semestre anterior en la institucin, decide
inscribirse en el semestre actual. Por otro lado, los alumnos inscritos por primera vez en la institucin que
provengan de otras escuelas revalidando materias, se consideraran como alumnos de reingreso.
SIIA. Sistema de cmputo denominado Sistema Integral de Informacin Administrativa .
IV.- REFERENCIAS
NMX-CC-9001-IMNC-2008.
Normatividad institucional aplicable.
Manual de Organizacin de Planeacin.
V.- POLITICAS
La generacin de estadstica bsica debe ser elaborada, tomando en cuenta la informacin que las unidades
acadmicas y unidades administrativas de la Rectora proporcionen en los formatos autorizados por la Secretara
General de Planeacin.
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
VII.- ANEXOS
13
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
1 Levantamiento de la informacin.
1.1 Coordinacin de Servicios Solicita por oficio o por medio electrnico a Base de datos
Escolares las unidades acadmicas, se enve a la Oficio
Coordinacin de Informtica, la base de datos Medio electrnico
del mdulo de control escolar del SIIA, el
siguiente da hbil posterior a la fecha lmite
de inscripciones y reinscripciones tardas
sealada en el calendario escolar.
1.2 Jefe del Departamento de Enva a la Coordinacin de Informtica, la Base de datos de Control
Registro y Control Escolar base de datos completa y correcta, el Escolar
UA siguiente da hbil posterior a la fecha lmite
de inscripciones y reinscripciones sealada
en el calendario escolar.
1.3 Coordinacin de Informtica Recibe de la Unidad Acadmica la base de
datos, y verifica que la informacin se
encuentre en condiciones ptimas de
operatividad.
En caso de existir alguna observacin, se
solicitar al jefe del departamento de Registro
y Control Escolar UA, el re-envo de la
informacin, lo cual deber ser atendido en
un periodo no mayor a dos das hbiles.
1.4 Notifica a la Coordinacin de Servicios
Escolares y al responsable del rea de
estadstica de la SGP, la autorizacin para
acceder a las bases de datos recibidas de las
unidades acadmicas.
2 Verificacin de la informacin
2.1 Coordinacin de Servicios Verifica por medio de la lista de verificacin Lista de verificacin de la
Escolares y responsable del de la informacin, que sta est completa y informacin
rea de estadstica de la que sea congruente a fin de generar la
SGP estadstica bsica.
En caso de existir alguna diferencia u
omisin de la informacin.
2.2 Coordinacin de Notifica a la Coordinacin de Informtica,
Administracin Escolar para que sta a su vez, solicite los datos
faltantes a la unidad acadmica que
corresponda.
2.3 Coordinacin de Notifica a la Coordinacin de Servicios
Informtica Escolares y responsable del rea de
estadstica de la SGPYV, la autorizacin para
acceder a las bases de datos completas.
2.4 Secretario General Solicita por oficio a las unidades Oficio de
de Planeacin acadmicas, la informacin adicional de Solicitud de
control escolar. Se solicita en primera informacin
instancia adicional de
al Director de Unidad, el cual lo canaliza con control escolar
el
responsable de Planeacin (UA), a falta de la
existencia de esta figura en la unidad
acadmica, el Secretario Acadmico de UA
ser el responsable de la atencin a la
solicitud.
2.5 Solicita por oficio o por correo electrnico Oficio de
la plantilla de personal al coordinador de solicitud de
recursos humanos. plantilla de
personal
14
2.6 Responsable del Recibe acceso los reportes y consultas
rea estadstica de la SGP generadas por el sistema SIIA, cargados al
sistema de control escolar del SIIA (acceso a
travs de la red interna de la institucin) y
procede a la revisin detallada de la
informacin.
Despus de recibir el responsable del rea
estadstica, la informacin solicitada en el
paso 1.1. y 1.3
2.7 Rector Recibe, revisa y autoriza la reproduccin del
documento de estadstica bsica.
2.8 Secretario General de Revisa y autoriza el documento de Documento de
Planeacin estadstica bsica, as como la presentacin estadstica bsica
al Rector.
2.9 Rector Recibe, revisa y autoriza la reproduccin del
documento de estadstica bsica.
2.10 Secretario General de Enva documento estadstico por medio de
Planeacin oficio, dirigido al Secretario General
Acadmico y
Administrativo, y directores de unidades
acadmicas.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Lic. Manuel Roberto Dyke Lic. Mara Ernestina Quintal Mtro. Samuel Espinosa
Garca/Jefe de Seccin de Berny/Secretaria General de Guilln/Rector
Estadstica Planeacin
SIP-F02/REV.01
15
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Oficio de Secretario General de Electrnico y/o 3 Aos Secretara General Archivo de
Solicitud de Planeacin Papel de Planeacin concentracon
informacin
adicional de
control escolar
2 Lista de verificacin de la Jefe de Seccin de Electrnico y/o 3 Aos Secretara General Archivo de
informacin Estadstica Bsica Papel de Planeacin concentracon
3 Oficio de Coordinador de Electrnico 5 aos Coordinacin de Archivo de
Solicitud de Administracin Escolar Administracin concentracon
Base de datos Escolar
de control
escolar
4 Base de Datos de Jefe del Electrnico 5 aos Departamento de Archivo de
Control Escolar Departamento de Registro y Control concentracon
Registro y Control Escolar UA
Escolar UA
5 Documento de Secretario General de Electrnico y/o 1 ao Secretara General Archivo de
Estadstica Bsica Planeacin Papel de Planeacin concentracon
6 Oficio de Solicitud de Secretario General de Electrnico y/o 3 Aos Secretara General Archivo de
Plantilla de Personal Planeacin Papel de Planeacin concentracon
16
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
Fecha de la verificacin:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 54-SGP-P02/Rev.03
SIP-F04/REV.01
17
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Secretara General de Planeacin
Elaborar un estudio de seguimiento de egresados que nos permita Conocer las nuevas exigencias que plantea el
ejercicio profesional de los egresados, como consecuencia de las transformaciones econmicas, sociales,
tecnolgicas, para su incorporacin oportuna en los planes y programas estudios, as como tambin apoyar en el
diseo de programas de educacin continua pertinentes para la actualizacin de profesionales en ejercicio.
II.- ALCANCE
Este procedimiento aplica a las unidades acadmicas que cuentan actualmente con egresados, con la finalidad
de fundamentar cambios curriculares en los programas educativos, ajustados a las exigencias vigentes del
mercado de trabajo.
III.- DEFINICIONES
Estudio de egresados: Documento que proporciona informacin relevante sobre las condiciones laborales de los
egresados, as como la perspectiva general sobre la institucin en los aspectos importantes de su trayectoria
acadmica.
Egresado: Alumno que termina la totalidad de sus crditos del plan de estudios.
Directorio de egresados: Listado general de los egresados de un ciclo escolar determinado (Enero Junio y
Agosto-Diciembre).
SPSS: Statistical Packed for Science Social.
IV.- REFERENCIAS
Los responsables del proyecto de seguimiento de egresados deben de proporcionar la informacin en tiempo y
forma, con la mayor confiabilidad posible, para la elaboracin del documento de egresados.
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
VII.- ANEXOS
18
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
19
Elabor: Revis: Aprob:
Lic. Hctor Eduardo Mungua Lic. Mara Ernestina Quintal Mtro. Samuel Espinosa
Morales/Coordinador de Berny/Secretario General de Guillen/Rector
Evaluacin Institucional Planeacin
SIP-F02/REV.01
20
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Directorio de egresados Jefe de Seccin de Electrnico 3 aos Secretara General Archivo de
Estudios Institucionales de Planeacin concontracin
2 Programa de Trabajo Coordinador de Evaluacin Electrnico 3 aos Secretara General Archivo de
Institucional de Planeacin concontracin
3 Formulario de Egresados Coordinador de Informtica Electrnico 3 aos Secretara General Archivo de
de Planeacin concontracin
4 Plantilla SPSS Jefe de Seccin de Electrnico 3 aos Secretara General Archivo de
Estudios Institucionales de Planeacin concontracin
5 Documento de Secretario General de Electrnico 3 aos Secretara General Archivo de
Egresados Planeacin de Planeacin concontracin
21
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
Fecha de la verificacin:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 54-SGP-P03/Rev.01
3 Se dise el cuestionario?
SIP-F04/REV.01
22
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Secretara General de Planeacin
Tramitar las solicitudes de los alumnos y profesores de los requerimientos necesarios para la ejecucin de los
proyectos extraordinarios en tiempo y forma, para atender los compromisos institucionales con las instancias
supervisoras, organismos evaluadores y autoridades auditoras.
II.- ALCANCE
Internos.- Todos los relacionados con el seguimiento de ejecucin y supervisin de los proyectos extraordinarios .
Externos.- Todos los relacionados con rendicin de cuentas y auditorias .
III.- DEFINICIONES
Lineamientos para la operacin de los proyectos extraordinarios vigentes, en el perodo contemplado para su
ejecucin.
manual de Organizacin de Planeacin.
V.- POLITICAS
Dar seguimiento, prontitud y celeridad, a los requerimientos de los proyectos extraordinarios para coadyuvar al
cumplimiento de impactos acadmicos, metas y objetivos plasmados en los proyectos autorizados.
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
VII.- ANEXOS
23
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
24
2.3 Firma de VoBo y asientra en el formato de Formato de
control de control de casos
documentos adems se registra en
una base de datos electrnica, el objetivo,
meta, bien o servicio del proyecto a
realizarse.
Una vez asentada toda la informacin
correspondiente.
2.4 Turna para su autorizacin al Formato de
despacho de la Secretaria General de requisicin de
Administrativa. apoyos
extraordinarios y
Formato de
control de casos
2.5 Da seguimiento a la culminacin del trmite
de la
requisicin, con el rea de finanzas.
Una vez, culminado el trmite de la
requisicin.
2.6 Solicita al rea de finanzas la comprobacin Control de casos
del
pago y se asienta en el archivo electrnico
Control
de Casos.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Lic. Norma Anglica Bleizeffer Lic. Mara Ernestina Quintal Mtro. Samuel Espinosa
Mendivil/Coordinadora de Berny/Secretario General de Guilln/Rector
Gestin de Fondos Planeacin
SIP-F02/REV.01
25
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Control de Convocatoras Coordinador de Gestin de Electrnico y/o 5 Aos Secetara General Archivo de
Fondos Papel de Planeacin concontracin
2 Formato de Requisicin Coordinacin de Gestin de Electrnico 5 Aos Secetara General Archivo de
de Apoyo Extraordinario Fondos de Planeacin concontracin
3 Formato de Control de Coordinador de Gestin de Electrnico y/o 5 aos Secetara General Archivo de
Casos Fondos Papel de Planeacin concontracin
26
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
SIP-F04/REV.01
27
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Secretara General de Planeacin
Asignar y atender internamente los casos en tiempo y forma que se reciben en la Secretara General de
Planeacin.
II.- ALCANCE
Norma NMX-CC-9001-IMNC-2008
Normatividad Institucional aplicable.
Manual de Organizacin de Planeacin.
V.- POLITICAS
1. Una vez asignado el caso se deber atender en el tiempo establecido por el Secretario General de Planeacin.
2. Este procedimiento lo deber seguir cualquier persona de la Secretara General de Planeacin a quien se le
asigne la atencin de un caso o asunto en particular.
3. Si algn integrante de la Secretara General de Planeacin recibe de parte de una instancia ajena a la nuestra ,
un documento impreso o electrnico, lo debe de turnar a la Secretaria para su registro y trmite conforme al
procedimiento.
4. El Secretara General de Planeacin podr ampliar los casos cuando stos por alguna razn no puedan ser
concluidos en el tiempo requerido, firmando la ampliacin al responsable del caso e informndole a la secretaria de
la nueva fecha de vencimiento.
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
28
VII.- ANEXOS
1.1 Responsable del Recibe y captura en el archivo electrnico de Archivo electrnico de control
procedimiento. control de casos, asigna nmero de control al de casos.
caso. Integra el formato FPE 02 y lo turna al
Secretario General de Planeacin.
1.2 Secretario General de Revisa el caso, lo asigna y asienta Formato control de casos
Planeacin instrucciones, turnndolo a la secretaria. FPE02
1.3 Responsable del Registra el responsable del caso y la fecha de
procedimiento. asignacin en el archivo electrnico de
control de casos y lo entrega al personal
asignado, para su trmite.
1.4 Acuerda con el Secretario General de
Planeacin, las acciones y lneas para la
atencin del caso. Conforme al proceso
correspondiente segn la naturaleza del caso.
Nota (la atencin del caso no se da mediante
este Procedimiento).
"En los casos que no se puedan cerrar por la
naturaleza del caso en el tiempo establecido"
1.5 solicita al Secretario General de Planeacin
que
asigne una ampliacin como fecha lmite.
1.6 Informar a la Secretaria de la fecha de
ampliacin.
1.7 Responsable del Registra en el archivo electrnico de control
Procedimiento de casos la nueva fecha de ampliacin para
el
caso.
Responsable del caso de la Una vez atendido el caso, conforme al punto
SGP. 1.5 anterior.
1.8 Entrega el dictamen a la Secretaria
para que lo capture y lo pase con el
Secretario
General de Planeacin para el cierre.
1.9 Responsable del Captura el dictamen del caso y lo entrega al
procedimiento. Secretario General de Planeacin.
1.10 Secretario General de Revisa el caso y lo cierra.
Planeacin
1.11 Responsable del Archiva el caso. Archivo electrnico Control
procedimiento. de Casos
2 Seguimiento a los casos
29
Elabor: Revis: Aprob:
Lic. Mara del Carmen Garca Lic. Ma. Ernestina Quintal Mtro. Samuel Espinosa
Casanova/Responsable del Berny/Secretario General Guillen/Rector
Procedimiento Acadmico
SIP-F02/REV.01
30
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Formato Control de Secretaria de la Secretara Papel 1 ao Secretara General Archivo de
Casos FPE 02 General de Planeacin. de Planeacin. concentracin
2 Archivo electrnico de Secretaria de la Secretara Papel 1 ao Secretara General Archivo de
control de casos General de Planeacin. de Planeacin. concentracin
31
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
5 Se captur su dictamen?
SIP-F04/REV.01
32
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Secretara General de Planeacin
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Gestin y apoyo a los programas educativos para los procesos de evaluacin y
acreditacin.
Contribuir al cumplimiento de las actividades relacionadas a los procesos de evaluacin y acreditacin a travs
de la gestin y apoyo a los responsables de los programas educativos.
II.- ALCANCE
Todo evaluador interno que participa en actividades de acreditacin y evaluacin deber respetar la
confidencialidad de la informacin.
La conformacin de las carpetas de evidencias para las revisiones, debern ser actualizadas y resguardadas
en las reas o departamentos que las generaron.
Las actividades de acreditacin y evaluacin debern de ser un proceso participativo entre las reas directivas ,
administrativas y acadmicas.
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
33
VII.- ANEXOS
34
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
1 Autoevaluacin
36
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Seguimiento de las Coordinacin de Calidad Electrnico 1 ao Coordinacin de Archivo de
recomendaciones Institucional Calidad Institucional concentracin
2 Calendario Coordinacin de Calidad Electrnico 1 ao Coordinacin de Archivo de
Institucional Calidad Institucional concentracin
3 Dictamen de Hallazgos Organismo acreditador Electrnico 1 ao Coordinacin de Archivo de
Calidad Institucional concentracin
4 Agenda de trabajo Coordinacin de Calidad Electrnico 1 ao Coordinacin de Archivo de
Institucional Calidad Institucional concentracin
5 Carpeta de evidencia Jefes de carrera Papel 5 aos Coordinacin de Archivo de
Calidad Institucional concentracin
6 Programa de trabajo Coordinacin de Calidad Electrnico 5 aos Coordinacin de Archivo de
(Visita) Institucional Calidad Institucional concentracin
7 Manual de referencia Coordinacin de Calidad Electrnico 5 aos Coordinacin de Archivo de
Institucional Calidad Institucional concentracin
8 Contrato o convenio de Finanzas Papel 5 aos Coordinacin de Archivo de
Servicio de Evaluacin Calidad Institucional concentracin
9 Correo electrnico Coordinacin de Calidad Electrnico 5 aos Coordinacin de Archivo de
Institucional Calidad Institucional concentracin
37
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Gestin y apoyo a los programas educativos para los Hoja 1 de 1
procesos de evaluacin y acreditacin.
Fecha de la verificacin:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 54-SGP-P06/Rev.01
SIP-F04/REV.01
38
Manual de
Procedimientos
septiembre 2014
Manual de
Procedimientos
Secretara General
Administrativa
- Listado de Procedimientos
Introduccin
1
Objetivo del Manual
Proporcionar un documento bsico como herramienta de trabajo para sistematizar las
actividades de los diferentes procesos a cargo de diversas unidades administrativas de la
Rectora y contribuir en el apoyo al cumplimiento de los fines sustantivos de la Institucin ;
coordinando la informacin eficiente e integral de la operacin funcional y organizacional ,
permitiendo un ptimo aprovechamiento de los recursos.
2
RED DE PROCESOS Fecha de
Elaboracin
Hojas
19/08/2014 Hoja 1 de 2
Universidad Estatal de Sonora
Cdigo de la Red
Secretara General Administrativa
54-SAD-RP/Rev.01
No.
Dir. Facultad Macro. No. Subproceso Tipo Responsable Producto Indicador No, Procedimiento Productos Indicadores Cliente
3.1 B 3 01 Recursos Operativo Coordinador de Satisfaccin Nmero de 01 Adquisiciones Satisfaccin del Nmero de requisiciones Rectora,
solicitudes surtidas / Nmero de
Materiales y Recursos del Cliente por Cliente en funcin de Secretaras
recibidas / requisiciones recibidas.
Servicios Materiales y el Nmero de lo requerido Generales y
Generales Servicios cumplimiento a solicitudes Unidades
Generales la solicitud solventadas en Acadmicas
realizada. forma eficaz y
eficiente.
3.1 B 3 02 Contabilidad Operativo Coordinador de Satisfaccin Fecha de entrega 02 Elaboracin de Entrega en tiempo y Tiempo de respuesta en Rectora,
de la informacin la elaboracin de los
Contabilidad del cliente de la Estados Financieros forma de los estados Secretaras
/ Fecha estados
informacin programada de financieros de la Generales,
financieros/Tiempo de
suministrada entrega. Institucin Unidades
respuesta programado.
en tiempo. Acadmicas,
.
Direcciones,
Coordinaciones y
dems reas de
la UES.
3.1 B 3 03 Finanzas Operativo Coordinador Satisfaccin Tiempo de 03 Administracin del Satisfaccin de las Cumplimiento anual del Rectora y
suministro de los 100 % del programa de
de Finanzas del cliente en la Presupuesto Unidades Unidades
recursos dispersiones
entrega de los financieros / Acadmicas en la Acadmicas
/Cumplimiento anual del
recursos Tiempo ministracin del
programa de
financieros. programado de presupuesto
entrega.
dispersiones.
3.1 B 3 04 Recursos Operativo Coordinador Satisfaccin Cumplimiento del 04 Contratacin de Contrato autorizado Tiempo de contratacin / Rectora
100%/Cumplimie Tiempo de contratacin
humanos de Recursos del Personal del personal Secretaras
nto logrado. de 30 das.
Humanos cumplimiento Generales,
en los Unidades
procedimientos Acadmicas.
correspondient
e a su rea.
3
3.1 B 3 04 Recursos Operativo Coordinador Satisfaccin Cumplimiento del 05 Formacin de Capital Cumplimiento del Cumplimiento del Rectora,
100%/Cumplimie programa / Cumplir al
humanos de Recursos del Humano programa de Secretaras
nto logrado. 100% con el programa
Humanos cumplimiento capacitacin. Generales,
de capacitacin.
en los Constancias. Unidades
Nmero de constancias /
procedimientos Acadmicas.
Nmero programado de
correspondient constancias otorgadas a
e a su rea. los capacitados.
3.1 B 3 04 Recursos Operativo Coordinador Satisfaccin Cumplimiento del 06 Elaboracin de Nmina Nmina Tiempo de elaboracin / Rectora,
100%/Cumplimie Tiempo programado de
humanos de Recursos del Secretaras
nto logrado. respuesta en la
Humanos cumplimiento Generales,
elaboracin de la
en los Unidades
nmina.
procedimientos Acadmicas y
correspondient rgano de
e a su rea. Control
Administrativo.
4
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Secretara General Administrativa
Brindar un sistema eficaz y eficiente de proveedura, adquisicin de bienes y servicios para la Universidad Estatal
de Sonora.
II.- ALCANCE
Incluye todas las adquisiciones de bienes muebles, consumibles y servicios para el buen funcionamiento de la
Rectora y unidades acadmicas; enmarcadas en la Ley Federal y Estatales de Adquisiciones, Arrendamientos y
Servicios, as como sus respectivos reglamentos.
III.- DEFINICIONES
Manual de Calidad
Norma ISO-9001:2008 / NMX-CC-9001- IMNC-2008.
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico.
Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico.
Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Prestacin de Servicios Relacionados con los Bienes Muebles de la
Administracin Pblica Estatal.
Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, y Prestacin de Servicios Relacionados con los Bienes
Muebles de la Administracin Pblica Estatal.
Ley de Egresos del Gobierno Federal.
Reglamento del Comit de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Obra de la UES.
Manual de Organizacin de la Secretara General Administrativa .
V.- POLITICAS
Las secretaras generales, coordinaciones y direcciones de unidad deben identificar correctamente y en forma
precisa sus necesidades de requerimiento de materiales, bienes y servicios para desarrollar un programa anual
sustentado en el ejercicio presupuestal del ao corriente.
La adquisicin de material, bienes y servicios debe de sustentarse en el llenado de los distintos formatos
sealados en el procedimiento mencionado, para evidenciar el cumplimiento del mismo.
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
5
VII.- ANEXOS
6
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
7
2.2 Asigna para cada criterio de evaluacin (a, b,
c, d y e mencionados en el punto anterior),
una puntuacin determinada, de la siguiente
manera:
2 Puntos: Puntuacin alta
1 Punto: Puntuacin media
0 Puntos: Puntuacin mnima
Una vez determinada la puntuacin para
cada uno de los criterios de evaluacin y para
cada uno de los proveedores, el responsable
de adquisiciones
2.3 Responsable de Realiza la suma aritmtica de estos puntos,
Adquisiciones interpretando el resultado obtenido de la
siguiente manera:
De 7 a 10 PROVEEDOR APROBADO
Menos de 7 PROVEEDOR NO APROBADO
2.4 Registra el resultado de cada uno de los Catlogo de proveedores
criterios de evaluacin, as como el resultado
general en el catlogo de proveedores
evaluados F-7.4-09.
Slo aquellos proveedores que obtuvieron la
calificacin de PROVEEDOR APROBADO,
son aceptados como proveedores de la UES.
2.5 Revisa el Catlogo de proveedores evaluados
al final de cada semestre y se actualiza cada
que se incorpora un proveedor nuevo o cada
que se penaliza a algn proveedor.
2.6 Mantiene el Catlogo de proveedores
evaluados como evidencia de los resultados
de las evaluaciones, re-evaluaciones y de
cualquier accin necesaria que se derive de
la misma.
3 Realizacin de la compra.
3.1 Coordinador de Recursos Analiza las cotizaciones y verifica en la tabla Tabla de montos
Materiales y Servicios de montos mximos y mnimos contemplada
Generales en la Ley de egresos del Gobierno Federal o
presupuestos de egresos del Gobierno del
Estado de Sonora, segn sean los recursos
atendiendo a la cuanta de la adquisicin,
considerar individualmente y en funcin del
presupuesto total autorizado para designar el
procedimiento de la compra.
Si la compra es por medio de adjudicacin
directa
3.2 Turna al Secretario General Administrativo
para su aprobacin.
3.3 Secretario General Recibe y turna al Rector la documentacin Documentos para su
Administrativo correspondiente para su aprobacin y en su aprobacin
caso para someter al Comit de
adquisiciones arrendamiento, obras y servicio
de la UES.
Una vez recabadas las firmas de
autorizacin y en su caso la aprobacin del
Comit de adquisiciones, arrendamientos,
obras y servicios de la UES
3.4 Coordinador de Recursos Turna al responsable de adquisiciones para Orden de compra
Materiales y Servicios que realice el compromiso mercantil con el Orden de servicio
Generales proveedor adjudicado, mediante una orden de Firma de Contrato
compra, orden de servicio o firma del
contrato, segn sea el caso.
8
El proveedor surte el bien en el plazo
convenido directamente al almacn
3.5 Almacenista Recibe de conformidad una copia de factura o Requisicin de material
documento presentando por el proveedor Solicitud de servicio
acompaado de la Orden de compra o Salida de almacn
servicio, as como la requisicin de materiales
y/o la solicitud de servicio u oficio que
integran el expediente de la compra, una vez
revisados que los bienes entregados
cumplen con lo solicitado, dndole entrada al
almacn mediante el formato y turnando el
bien al departamento que lo requiere.
3.6 Coordinador de Recursos Recibe la factura por parte del proveedor
Materiales y Servicios acompaada de la comprobacin de entrega Comprobacin en almacn
Generales en almacn, se le anexa todo el expediente y
turnndolo al departamento de finanzas para
su pago en la fecha convenida.
4 Adquisicin por licitacin pblica.
9
Cuando la UES lo considere necesario
urgencias, productos tecnolgicos muy
especficos, negociaciones personalizadas.
4.8 Coordinador de Recursos Comunica telefnicamente al proveedor antes
Materiales y Servicios de realizar la verificacin en sus instalaciones
Generales para asegurar el suministro de bienes y
servicios, manteniendo los registros
derivados de estas verificaciones.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
C.P. German Landell Lic. Ivn Romano Tapia / Mtro. Samuel Espinosa
Martnez/Coordinador de Secretario General Guilln/Rector
Recursos Materiales y Servicios Administrativo
SIP-F02/REV.01
Gene
10
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Requisicin de Coordinador de Recursos Electrnico y/o 2 aos Coordinacin de Archivo de
materiales Materiales y Servicios Papel Recursos concentracin
Generales Materiales y
Servicios Generales
2 Solicitud de servicio Coordinador de Recursos Electrnico y/o 2 aos Coordinacin de Archivo de
Materiales y Servicios Papel Recursos concentracin
Generales Materiales y
Servicios Generales
3 Cuadro comparativo Coordinador de Recursos Electrnico y/o 2 aos Coordinacin de Archivo de
Materiales y Servicios Papel Recursos concentracin
Generales Materiales y
Servicios Generales
4 Orden de compra Coordinador de Recursos Electrnico y/o 2 aos Coordinacin de Archivo de
Materiales y Servicios Papel Recursos concentracin
Generales Materiales y
Servicios Generales
5 Orden de servicio Coordinador de Recursos Electrnico y/o 2 aos Coordinacin de Archivo de
Materiales y Servicios Papel Recursos concentracin
Generales Materiales y
Servicios Generales
6 Salida de almacn Coordinador de Recursos Electrnico y/o 2 aos Coordinacin de Archivo de
Materiales y Servicios Papel Recursos concentracin
Generales Materiales y
Servicios Generales
7 Oficio de Requisicin Coordinador de Recursos Papel 2 aos Coordinacin de Archivo de
Materiales y Servicios Recursos concentracin
Generales Materiales y
Servicios Generales
8 Criterios de Evaluacin Coordinador de Recursos Electrnico y/o 2 aos Coordinacin de Archivo de
Materiales y Servicios Papel Recursos concentracin
Generales Materiales y
Servicios Generales
9 Catalogos de Coordinador de Recursos Electrnico y/o 2 aos Coordinacin de Archivo de
Proveedores Materiales y Servicios Papel Recursos concentracin
Generales Materiales y
Servicios Generales
10 Tabla de Montos Coordinador de Recursos Electrnico y/o 2 aos Coordinacin de Archivo de
Materiales y Servicios Papel Recursos concentracin
Generales Materiales y
Servicios Generales
11 Licitacin pblica o Coordinador de Recursos Electrnico y/o 2 aos Coordinacin de Archivo de
simplificada Materiales y Servicios Papel Recursos concentracin
Generales Materiales y
Servicios Generales
11
12 Contrato de los Coordinador de Recursos Electrnico y/o 2 aos Coordinacin de Archivo de
Proveedores Materiales y Servicios Papel Recursos concentracin
Generales Materiales y
Servicios Generales
13 Documentos para su Secretario General Papel 2 aos Secretara General Archivo de
aprobacin Acadmico Acadmica concentracin
14 Comprobacin de Coordinador de Recursos Papel 2 aos Coordinacin de Archivo de
entrega en almacen Materiales y Servicios Recursos concentracin
Generales Materiales y
Servicios Generales
15 Bases de la licitacin Coordinador de Recursos Papel 2 aos Coordinacin de Archivo de
Materiales y Servicios Recursos concentracin
Generales Materiales y
Servicios Generales
16 Formato electrnico y/o Responsable del rea de Electrnico y/o 2 aos Coordinacin de Archivo de
impreso de las Adquisiciones Papel Recursos concentracin
caractersticas tcnicas Materiales y
de los bienes Servicios Generales
12
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
Fecha de la verificacin:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 54-SAD-P01/Rev.02
SIP-F04/REV.01
13
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Secretara General Administrativa
Elaborar correcta y oportunamente los estados financieros de la institucin que coadyuven a la toma de
decisiones de la Rectora y la Secretara General Administrativa .
II.- ALCANCE
Incluye todas las actividades que conlleven registros contables, presupustales y financieros.
III.- DEFINICIONES
Para llevar a cabo la elaboracin del estado financiero debe de integrarse toda la informacin contable y
presupuestal de las unidades acadmicas y Rectora de la Universidad.
Las reas involucradas en la elaboracin del estado financiero de la Universidad deben proporcionar
informacin necesaria, expedita y oportuna para el registro e integracin en el sistema.
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
VII.- ANEXOS
14
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
1.1 Director de Unidad Enva la informacin contable va Internet, Oficio de envo del registro
Acadmica notificando a la Secretaria General contable mensual.
Administrativa mediante oficio que el registro
contable mensual ha sido concluido, teniendo
como plazo mximo el da 05 de cada mes,
para la integracin en la contabilidad
institucional.
1.2 Coordinador de Finanzas Registra en el Sistema Integral de
Informacin Administrativa todos los
movimientos por concepto de ingresos y
egresos. Plazo mximo el da 05 de cada
mes.
2 Movimientos de nmina por concepto de
percepciones y deducciones.
2.1 Coordinador de Recursos Entrega de reportes de nmina, archivos de
Humanos impuestos, archivos de ISSSTESON, anexos
de nmina de personal de base y confianza y
honorarios asimilados a sueldos. El da de
pago de la nmina.
2.2 Coordinador de Registro de movimientos fuera de nmina
Contabilidad Tres das despus del pago de la nmina.
2.3 Coordinador de Finanzas Entrega de estados de cuenta bancarios de
las cuentas de nmina y las aplicaciones
bancarias de las nminas. Con plazo mximo
el primer da de cada mes y el da siguiente
del pago de la nmina (respectivamente).
2.4 Registra en el Sistema Integral de
Informacin Administrativa todos los
movimientos por concepto de percepciones y
deducciones de nmina. Plazo mximo el da
6 de cada mes. Excepto por los
correspondientes al mes de diciembre.
3 Movimientos que afectan el patrimonio de la
institucin y adeudos ante terceros.
3.1 Registra en el Sistema Integral de
Informacin Administrativa todos los
movimientos que afecten el patrimonio de la
institucin y adeudos ante terceros. Plazo
mximo el da 07 de cada mes. Excepto por
los correspondientes al mes de diciembre.
3.2 Entrega de saldos conciliados de las cuentas
bancarias correspondientes al rea de
finanzas. Plazo mximo el da 5 de cada mes.
Excepto por los correspondientes al mes de
diciembre.
3.3 Coordinador de Integra la contabilidad institucional en el
Contabilidad Sistema Integral de Informacin
Administrativa. Plazo mximo el da 07 de
cada mes. Excepto por los correspondientes
al mes de diciembre.
3.4 Revisa y corrige a detalle la informacin
integrada al Sistema Integral de Informacin
Administrativa. Plazo mximo el da 9 de
cada mes. Excepto por los correspondientes
al mes de diciembre.
15
3.5 Elabora el cierre contable en el Sistema
Integral de Informacin Financiera. Plazo
mximo el da 9 de cada mes. Excepto por
los correspondientes al mes de diciembre.
4 Revisin y autorizacin de los estados
financieros.
4.1 Imprime los Estados Financieros. Plazo Estados Financieros
mximo el da 10 de cada mes. Excepto por
los correspondientes al mes de diciembre.
4.2 Entrega los estados financieros al Secretario
General Administrativo. Plazo mximo el da
10 de cada mes. Excepto por los
correspondientes al mes de diciembre.
4.3 Secretario General Revisa y entrega los estados financieros para
Administrativo autorizacin al Rector. Plazo mximo el da
10 de cada mes. Excepto por los
correspondientes al mes de diciembre.
4.4 Rector Revisa y autoriza los estados financieros. A
partir del da 10 de cada mes. Excepto por los
correspondientes al mes de diciembre.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Lic. Rosa Isela Lpez Lic. Ivn Romano/Secretario Mtro. Samuel Espinosa
Cuevas/Coordinadora de General Administrativo Guillen/Rector
Contabilidad
SIP-F02/REV.01
16
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Estados Financieros Coordinador de Electrnico y/o 5 aos Coordinacin de
Contabilidad Papel Contabilidad
2 Oficio Coordinador de Papel 2 aos Coordinacin de
Contabilidad Contabilidad
17
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
Fecha de la verificacin:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 54-SAD-P02/Rev.01
SIP-F04/REV.01
18
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Secretara General Administrativa
Asegurar la gestin de los recursos financieros estatal y federal para lograr mantener la operacin de la
institucin.
II.- ALCANCE
Las unidades acadmicas y unidades administrativas de la Rectora en el ejercicio de su gasto, deben tomar en
cuenta slo el control interno de la coordinacin de finanzas para levantar el reporte de la programacin y de
partidas presupuestales, conforme a los perodos estipulados en la entrega de los informes.
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
VII.- ANEXOS
19
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
20
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Control de ministraciones Coordinador de Finanzas Electrnico y/o 1 Ao Coordinacin de Archivo de
Papel Finanzas concentracin
2 Calendarizacin de Coordinador de Finanzas Electrnico y/o 1 Ao Coordinacin de Archivo de
techos financieros Papel Finanzas concentracin
3 Formato de control de Coordinador de Finanzas Electrnico y/o 1 Ao Coordinacin de Archivo de
gestin Papel Finanzas concentracin
21
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
Fecha de la verificacin:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 54-SAD-P03/Rev.01
SIP-F04/REV.01
22
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Secretara General Administrativa
Mantener cubiertas las necesidades de recursos humanos, tanto de las reas acadmicas y administrativas de la
Universidad, de acuerdo a los requisitos establecidos para la formalizacin de la relacin laboral.
II.- ALCANCE
Requisitos de Admisin: Caractersticas que se deben acreditar para ocupar un puesto en las Unidades
Acadmicas y Rectora, estipulados en las Condiciones Generales de Trabajo , artculo VII.
Expediente de Personal para Contratacin: Evidencia de soporte que avala la contratacin y la documentacin
establecida como Requisitos de Ingreso.
Funciones Genricas: Actividades genricas que se desarrollarn por determinado personal al ocupar un puesto.
Calendario de para Recepcin de Movimientos y Pagos de Nmina: Documento que establece las fechas lmites
de recepcin de movimientos para el pago de sueldos, considerando las periodos quincenales de cada ao, as
como los de finiquitos del personal docente por obra determinada y pago de gratificaciones de fin de ao
(aguinaldo, bono de ajuste de calendario y bono navideo).
Contrato: documento que expresa la voluntad de las partes para el desarrollo de una actividad mediante la
prestacin de un servicio.
Nombramiento: documento legal en el que se acuerdan por las partes (Institucin/Trabajador) las condiciones
laborales de sueldo, tiempo y funciones a desarrollar entre la institucin y sus trabajadores.
IV.- REFERENCIAS
Las Direcciones de Unidad Acadmica, Secretaras Generales y Secretara Tcnica de Rectora deben de
proporcionar toda la informacin necesaria para analizar la solicitud de contratacin del personal, como se indica
en el procedimiento en mencin.
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
VII.- ANEXOS
23
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
24
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Nombramientos de Coordinador de Recursos Papel 5 Aos Coordinacin de Archivo de
Personal de Nuevo Humanos Recursos Humanos concentracin
Ingreso
2 Contrato de Personal de Coordinador de Recursos Papel 5 Aos Coordinacin de Archivo de
Nuevo Ingreso Humanos Recursos Humanos concentracin
3 Expediente de personal Coordinador de Recursos Papel 5 Aos Coordinacin de Archivo de
para contratacin Humanos Recursos Humanos concentracin
25
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
Fecha de la verificacin:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 54-SAD-P04/Rev.01
SIP-F04/REV.01
26
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Secretara General Administrativa
Promover y estimular el desarrollo y potencial del recurso humano, en virtud de brindar un servicio de calidad a
nuestros clientes externos e internos.
II.- ALCANCE
Aplica a las actividades que conlleven la administracin de las acciones de formacin, con relacin al personal
administrativo y de servicios adscritos a Rectora.
III.- DEFINICIONES
27
La formacin y desarrollo del personal se debe llevar a cabo con base al programa de formacin.
El programa de formacin debe de sustentarse en la ficha de requerimiento de formacin y en las solicitudes
expresas de los titulares.
Los eventos tendrn una duracin mnima de dos horas y como mximo no tendr lmite de tiempo.
La formacin genrica podr ser en modalidades de cursos, talleres, diplomados y cualquier otro que sirva para
fortalecer las competencias laborales de los trabajadores.
La formacin podr ser interna o externa.
La formacin externa, ser la que se imparta por personas ajenas a la institucin o empresas y despachos
especializados en la materia de la competencia.
Los titulares conforme a sus requerimientos de formacin debern contemplar en su Programa Operativo Anual
(POA), recursos presupustales necesarios para cubrir el gasto en la partida de asesora y capacitacin.
Los titulares de las Unidades Administrativas sern los responsables de establecer el mtodo apropiado para
proporcionar formacin especfica, registros que debern de ser remitidos a esta Coordinacin para integrar su
carpeta de competencia.
Para el caso de cursos, talleres, diplomados deber sealarse nmero de participantes, contenido del curso ,
duracin, fecha, materiales de formacin, costos del eventos (requisitos financieros).
La Coordinacin de Recursos Humanos de manera anual actualizar la Matriz de Competencias, solicitando a
las reas que se especifique los cambios en la estructura o la incorporacin de nuevos puestos en el Sistema de
Gestin de Calidad.
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
VII.- ANEXOS
28
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
1 Determinacin de la Competencia
3.1 Coordinador de Recursos Enva evaluacin de Desempeo, por oficio. Cdula de la Evaluacin de
Humanos Desempeo
3.2 Rector, Secretarios Evala a los colaboradores utilizando la Cdula de la Evaluacin de
Generales, Director de cdula. Desempeo
Unidad, Secretarios de
Unidad.
3.3 Coordinacin de Recibe la evaluacin de desempeo. Cdula de la Evaluacin de
Recursos Humanos Desempeo
3.4 Captura los resultados en los formatos de Anlisis de los
Cedula de Evaluacin de Desempeo y resultados de la
Anlisis evaluacin del
de Evaluacin de Desempeo (electrnico) desempeo.
Cedula de la
Evaluacin de
Desempeo
Una vez concluido el anlisis del proceso de
evaluacin de desempeo
3.5 Realiza una reunin con la alta direccin para Anlisis de los
analizar, validar los resultados de las resultados de la
evaluaciones del personal. evaluacin del
desempeo. .
3.6 Integra en el documento de descripcin de Descripcin de
puestos los registros que acrediten la Puesto.
escolaridad,
experiencia y las habilidades del personal, as
como la evaluacin del personal.
29
4 Documentacin
30
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Programa de Coordinador de Electrnico y/o 2 Aos Coordinacin de Archivo de
capacitacin Recursos Humanos Papel Recursos humanos concentracin
2 Anlisis de los Coordinador de Recursos Electrnico y/o 2 Aos Coordinacin de Archivo de
resultados de la Humanos Papel Recursos humanos concentracin
evaluacin del
desempeo.
3 Cdula Evaluacin del Coordinador de Papel 2 Aos Coordinacin de Archivo de
Desempeo Recursos Humanos Recursos humanos concentracin
4 Matriz de Competencias Coordinador de Recursos Papel 2 Aos Coordinacin de Archivo de
Humanos Recursos humanos concentracin
5 Expediente del Coordinador de Recursos Papel 2 Aos Coordinacin de Archivo de
trabajador del SGC. Humanos Recursos humanos concentracin
6 Documento de Coordinador de Recursos Electrnico y/o 2 Aos Coordinador de Archivo de
Descripcin de Puestos Humanos Papel Recursos Humanos concentracin
31
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
Fecha de la verificacin:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 54-SAD-P05/Rev.02
SIP-F04/REV.01
32
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Secretara General Administrativa
Contar con los sistemas y mecanismos adecuados para procesar en tiempo y forma los movimientos de nmina
de paga que contemplan las percepciones y deducciones conforme a la normatividad.
II.- ALCANCE
Aplica a todo el personal docente, administrativo, de servicios y directivo en lo que corresponde a: sueldos y
prestaciones econmicas, as como a las deducciones.
III.- DEFINICIONES
La Rectora, las Secretaras Generales y las Direcciones de Unidad Acadmica; deben de proporcionar la
informacin clara, expedita y oportuna para el desarrollo de las actividades descritas en el procedimiento
mencionado.
Los movimientos de toda ndole correspondiente al procedimiento, cuando as lo amerite; deben de ser
autorizados de antemano por el Rector y Secretarios Generales a las reas de su incumbencia.
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
33
VII.- ANEXOS
34
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
35
2.8 Asistente Tcnico de Revisa reportes de incidencias, pagos de
Nmina Normal y Temporal horas extras, descuentos (cuotas sindicales,
seguros, inasistencias, retardos, omisiones
de registro de asistencia, adeudos, etc.),
dndolas de alta mediante la captura en el
Sistema de Nmina para que sean
procesadas.
2.9 Elabora requisiciones de
personal de la Rectora que
pertenece a la nmina temporal y revisa las
de las unidades acadmicas para turnarlas
al Coordinador para que gestione la firma
del Rector.
2.10 Actualiza, perodicamente, las tablas para el
clculo del I.S.R.
adems cuando se requiere proyecta
informativamente sueldos netos.
2.11 Captura de altas, bajas y movimientos de Concentrado de informacin
nmina normal, controla y administra de observaciones de pago en
tiempos y procesos de las emisiones nmina.
quincenales de pagos de sueldos y
prestaciones, de acuerdo al calendario de
nmina establecidos.
2.12 Emite la pre-nmina y
reportes de movimientos y reportes de
movimientos para que sean validados por
quienes efectan los movimientos (las
capturas) para que sean procesados y as
emitir los recibos, cheques, reportes y
aplicaciones bancarias.
2.13 Elaborar los nombramientos del personal de
la Rectora y las Unidades Acadmicas, que
pertenece a
la nmina normal para turnarlos al
Coordinador para que gestione la firma del
Rector, peridicamente actualiza tablas para
el clculo del I.S.R en el sistema de nmina.
2.14 Recibe los formatos para la medicin de la
satisfaccin de los empleados.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
36
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Requisiciones de Coordinador de Recursos Electrnico y/o 2 Aos Coordinacin de Archivo de
Contratacin de Personal Humanos Papel Recursos Humanos concentracin
2 Concentrado de Coordinador de Recursos Electrnico y/o 2 Aos Coordinacin de Archivo de
Informacin de Humanos Papel Recursos Humanos concentracin
Observaciones de Pago
de Nmina
3 Oficio de respuesta Asistente Tcnico de Papel 2 Aos Coordinacin de Archivo de
Nmina Normal y Temporal Recursos Humanos concentracin
37
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
Fecha de la verificacin:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 54-SAD-P06/Rev.01
SIP-F04/REV.01
38
Manual de
Procedimientos
Unidades Academicas
septiembre 2014
Manual de
Procedimientos
Unidades Academicas
- Listado de Procedimientos
Introduccin
1
Objetivo del Manual
Proporcionar un documento bsico como herramienta de trabajo para sistematizar las
actividades de los diferentes procesos a cargo de diversas unidades administrativas de la
Rectora y contribuir en el apoyo al cumplimiento de los fines sustantivos de la Institucin ;
coordinando la informacin eficiente e integral de la operacin funcional y organizacional ,
permitiendo un ptimo aprovechamiento de los recursos.
2
RED DE PROCESOS Fecha de
Elaboracin
Hojas
03/09/2014 Hoja 1 de 5
Universidad Estatal de Sonora
Cdigo de la Red
Unidades Academicas
54-UAC-RP/Rev.03
No.
Dir. Facultad Macro. No. Subproceso Tipo Responsable Producto Indicador No, Procedimiento Productos Indicadores Cliente
3.1 C 1 01 Acadmico Operativo M.A. Ramn Satisfaccin Cumplimiento del 01 Trmite de solicitudes Solicitudes Porcentaje de profesores Profesores de la
100%/Cumplimie de tiempo completo de
Navarro Aguilar del de profesores para autorizadas Unidad
nto logrado carcter definitivo,
cumplimiento estudios de posgrado.
interinos y de obra
en el
determinada que reciben
procedimiento
la convocatoria al menos
con 45 das de
anticipacin.
3.1 C 1 01 Acadmico Operativo M.A. Ramn Satisfaccin Cumplimiento del 02 Asignacin de Grupos asignaturas Porcentaje de grupos Jefes de Carrera
100%/Cumplimie asignatura con profesor
Navarro Aguilar del grupos-asignatura a los con profesores
nto logrado es igual a nmero de
cumplimiento profesores asignados.
grupos con profesor al
en el
inicio de clases/Nmero
procedimiento
total de grupos (x100)
3.1 C 1 01 Acadmico Operativo M.A. Ramn Satisfaccin Cumplimiento del 03 Trmite de solicitud, ? Ttulos. 1).- Lotes entregados Egresados
100%/Cumplimie con los requisitos
Navarro Aguilar del registro de ttulo y ? Cdulas
nto logrado establecidos.
cumplimiento expedicin de cdula Profesionales
2).- Claridad y suficiencia
en el profesional.
en la informacin.
procedimiento
3).- Atencin del
personal.
4).- Agilidad y rapidez
en el servicio.
5).- Disponibilidad para
aclarar dudas respecto al
trmite.
3.1 C 1 01 Acadmico Operativo M.A. Ramn Satisfaccin Cumplimiento del 04 Inscripcin de alumnos Alumnos de nuevo -Satisfaccin del cliente Toda persona
100%/Cumplimie
Navarro Aguilar del Ingreso Inscritos en interesada a
nto logrado
cumplimiento el UES. ingresar a la
en el UES, que cumpla
procedimiento con los
requisitos.
3
3.1 C 1 01 Acadmico Operativo M.A. Ramn Satisfaccin Cumplimiento del 05 Servicio social ? Acuerdos de 1) Inscripcin al Alumnos
100%/Cumplimie programa de servicio
Navarro Aguilar del servicio social
nto logrado social (ISS)
cumplimiento ? Proyectos de
2) Satisfaccin del
en el servicio social
cliente al iniciar servicio
procedimiento ? Solicitudes de
social (SC)
baja del programa de 3) Conclusin del
servicio social servicio social por
? Solicitudes de perodo escolar (CSS)
inscripcin al 4) Satisfaccin del
programa de servicio cliente al concluir
social servicio social (SC)
? Reportes
mensual de
seguimiento de
servicio social
? Reporte final del
servicio social
3.1 C 1 01 Acadmico Operativo M.A. Ramn Satisfaccin Cumplimiento del 06 Servicio de prstamo Clientes satisfechos 1. Prstamos internos Alumnos,
100%/Cumplimie con relacin a los
Navarro Aguilar del en biblioteca en sus necesidades profesores y
nto logrado clientes potenciales.
cumplimiento de informacin por personal
2. Prstamos externos
en el medio de los administrativo.
con relacin a los
procedimiento prstamos internos,
clientes potenciales.
externos y 3. Prstamos especiales
especiales, para con relacin a los
apoyar las clientes potenciales.
actividades 4. Satisfaccin de los
inherentes a las clientes
funciones de
docencia,
investigacin,
vinculacin y difusin
de la cultura.
3.1 C 1 01 Acadmico Operativo M.A. Ramn Satisfaccin Cumplimiento del 07 Servicio de prstamos Brindar el servicio de Servicios promedio Todos los
100%/Cumplimie semestral otorgados por
Navarro Aguilar del de equipo en el centro prstamo de equipo alumnos de la
nto logrado cliente (SOA)
cumplimiento de cmputo de cmputo de UES.
Satisfaccin de los
en el manera oportuna y
clientes
procedimiento adecuada para
satisfacer las
necesidades de los
alumnos que lo
soliciten.
4
3.1 C 1 01 Acadmico Operativo M.A. Ramn Satisfaccin Cumplimiento del 08 Servicios de tutoras Reporte mensual de No. de Servicios de Coordinacin de
100%/Cumplimie tutoras brindados.
Navarro Aguilar del la Coordinacin del Servicios
nto logrado (Mensual)
cumplimiento Programa Estudiantiles de
en el Institucional de la UES
procedimiento Tutoras de la unidad
acadmica.
3.1 C 1 01 Acadmico Operativo M.A. Ramn Satisfaccin Cumplimiento del 09 Servicio mdico Reporte mensual de Nmero de servicios Coordinacin de
100%/Cumplimie mdicos brindados
Navarro Aguilar del atencin mdica Servicios
nto logrado (mensual).
cumplimiento SGA-CSE-PSU-M03. Estudiantiles de
en el Reporte semestral de la Unidad
procedimiento atencin mdica (CSEU)
SGA-CSE-PSU-M04
3.1 C 1 01 Acadmico Operativo M.A. Ramn Satisfaccin Cumplimiento del 10 Servicio Psicolgico Cumplir con al Atencin del 5% de la Estudiantiles
100%/Cumplimie matrcula de los
Navarro Aguilar del menosel 90% de la inscritos en la
nto logrado estudiantes inscritos
cumplimiento meta asignada para UES.
durante el
en el el semestre
semestre. Esto conforma
procedimiento
la Meta Semestral
Programada.
3.1 C 1 01 Acadmico Operativo M.A. Ramn Satisfaccin Cumplimiento del 11 Prstamo de material, Satisfaccin en el Brindar el servicio de Docentes y
100%/Cumplimie prstamo de material,
Navarro Aguilar del equipo y reactivos de prstamo del alumnos de los
nto logrado equipo y reactivos de
cumplimiento laboratorio. material, equipo y Programas
manera oportuna y
en el reactivos de Educativos de
adecuada para satisfacer
procedimiento laboratorio. LE, IAI y LNH de
las necesidades de los
docentes y alumnos que la UES.
lo soliciten. Clientes
externos.
3.1 C 1 01 Acadmico Operativo M.A. Ramn Satisfaccin Cumplimiento del 12 Solicitud de servicios Equipo en ptimas Porcentaje de servicios Docentes y
100%/Cumplimie preventivos realizados
Navarro Aguilar del preventivo y correctivo condiciones de uso. alumnos de los
nto logrado semestralmente.
cumplimiento de equipos. programas
en el educativos de
procedimiento LE, IAI y LNH de
la UES.
3.1 C 1 01 Acadmico Operativo M.A. Ramn Satisfaccin Cumplimiento del 13 Cumplimiento de Informes entregados Cumplimiento de la Docentes
100%/Cumplimie entrega del informe
Navarro Aguilar del informes de los
nto logrado semestral
cumplimiento docentes del P.E.
en el
procedimiento
3.1 C 1 01 Acadmico Operativo M.A. Ramn Satisfaccin Cumplimiento del 14 Reuniones de Actas y acuerdos de Reuniones efectuadas Docentes
100%/Cumplimie en el mes.
Navarro Aguilar del academia reuniones de
nto logrado
cumplimiento academia.
en el
procedimiento
5
3.1 C 1 01 Acadmico Operativo M.A. Ramn Satisfaccin Cumplimiento del 15 Capacitacin ? Competencias 1. Nivel de satisfaccin Personal que
100%/Cumplimie en la ejecucin del
Navarro Aguilar del laborales. realice trabajos
nto logrado Programa Anual de
cumplimiento ? Programa de que afecten a la
Capacitacin.
en el capacitacin. calidad del
2. Nivel de desempeo
procedimiento ? Resultados de la servicio.
del personal capacitado.
evaluacin del
desempeo al
personal capacitado.
3.1 C 1 01 Acadmico Operativo M.A. Ramn Satisfaccin Cumplimiento del 16 Elaboracin de Reportes contables Eficacia en el Encargados de la
100%/Cumplimie procesamiento de
Navarro Aguilar del reportes contables contabilidad de
nto logrado registros Contables (EP)
cumplimiento las Unidades
en el Acadmicas.
procedimiento
3.1 C 1 01 Acadmico Operativo M.A. Ramn Satisfaccin Cumplimiento del 17 Logstica de eventos Logstica y asesora Nivel de cumplimiento de Unidades
100%/Cumplimie los eventos programados
Navarro Aguilar del para eventos. Administrativas
nto logrado (NCEP). Donde Si
cumplimiento Resultados de la de la Unidad
NCEP>=90%
en el evaluacin del nivel Acadmica,
satisfactorio,
procedimiento de satisfaccin en el Rectora,
Si NCEP< 90%
apoyo logstico de los insatisfactorio Empleados de la
usuarios. Nivel de satisfaccin en UES, Otras
la logstica del evento. Dependencias,
Donde si Si NSL>=90% Instituciones o
satisfactorio, Si NSL< Particulares.
90% insatisfactorio
3.1 C 1 01 Acadmico Operativo M.A. Ramn Satisfaccin Cumplimiento del 18 Registro de activos Entrada de Almacn. Activos fijos Encargado del
100%/Cumplimie inventariados y
Navarro Aguilar del fijos Salida de Almacn. control general
nto logrado etiquetados (AFIE)
cumplimiento Etiqueta con el de inventarios en
en el cdigo de inventario Rectora.
procedimiento del activo fijo. Encargado de
Formato de Contabilidad de
Resguardo de Rectora.
activos fijos firmado.
3.1 C 1 01 Acadmico Operativo M.A. Ramn Satisfaccin Cumplimiento del 19 Gestin administrativa Prcticas realizadas Porcentaje de prcticas Profesor
100%/Cumplimie realizadas (PPR).-
Navarro Aguilar del de las prcticas de encargado de la
nto logrado Donde 100% se
cumplimiento campo prctica.
considera satisfactorio.
en el
Nmero de prcticas
procedimiento
canceladas por el rea
(PCA).- Donde >= 2 se
considera ineficiente.
Satisfaccin del cliente:
donde el 85% se
considera satisfactorio
6
3.1 C 1 01 Acadmico Operativo M.A. Ramn Satisfaccin Cumplimiento del 20 Elaboracin y Informes trimestrales Nmero de metas Secretara de
100%/Cumplimie alcanzadas/Metas
Navarro Aguilar del Evaluacin del de metas Hacienda del
nto logrado programadas
cumplimiento Programa Operativo Gobierno del
en el Anual Estado de
procedimiento Sonora
Organo de
Control Interno
ISAF
Consejo Directivo
de la UES
3.1 C 1 01 Acadmico Operativo M.A. Ramn Satisfaccin Cumplimiento del 21 Promocin y Nmero de alumnos Porcentaje de alumnos Alumnos
100%/Cumplimie y/o egresados de la UAH
Navarro Aguilar del Seguimiento de egresados y egresados y/o
nto logrado que aplican a las
cumplimiento Programas de docentes que docentes de la
convocatorias de
en el Movilidad Acadmica participan en las UAC y el
movilidad acadmica que
procedimiento convocatorias de encargado de
cumplen con los
movilidad requisitos y que obtienen movilidad
internacional que se beca. internacional.
promueven en la
UAH.
3.1 C 1 01 Acadmico Operativo M.A. Ramn Satisfaccin Cumplimiento del 22 Bolsa de trabajo Insercin laboral de Atencin a las vacantes Estudiantes,
100%/Cumplimie
Navarro Aguilar del estudiantes y egresados y
nto logrado
cumplimiento egresados empresas.
en el
procedimiento
7
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Unidades Academicas
Tramitar las solicitudes de los docentes de la unidad acadmica para el otorgamiento de apoyo para realizar
estudios de posgrado, conforme a las disposiciones que en tal materia establece la Rectora, con el propsito de
que stas sean debidamente autorizadas.
II.- ALCANCE
Aplica a todos aquellos casos de solicitudes de profesores para realizar estudios de posgrado, con o sin goce de
beca PROMEP, en el mbito de la Universidad Estatal de Sonora, a travs de la Secretara General Acadmica.
III.- DEFINICIONES
Apoyo de Posgrado. Son los apoyos que recibe un profesor de la institucin para que realice estudios de nivel de
posgrado: maestra, doctorado y posdoctorado (se excluye especializacin). Pueden ser en la forma de
otorgamiento de tiempo, con o sin goce de sueldo, ajuste de horario, descarga de clases, pago de colegiatura e
inscripcin u otros gastos asociados a los estudios, etctera. Puede ser uno o una combinacin de estos aspectos.
PROMEP. Programa de Mejoramiento de Profesorado. Programa federal con el cual se busca elevar la calidad
de la educacin superior en Mxico, a travs de la mejora en el nivel de formacin de los profesores. Es operado
por la Secretara de Educacin Pblica.
Sistema PROMEP. Sistema en lnea para la captura de las solicitudes de apoyos PROMEP (becas y otros) que
opera por Internet la Subsecretara de Educacin Superior de la Secretara de Educacin Pblica.
Solicitud. Est constituida por la peticin formal que somete el profesor para gestionar un apoyo para realizar
estudios de posgrado. En caso de apoyo PROMEP, incluye adems la documentacin establecida por las
disposiciones del PROMEP.
IV.- REFERENCIAS
Convocatoria para estudios de posgrado que emite la UES para el semestre y ao que corresponda.
Convocatoria virtual PROMEP, publicada en http://promep.sep.gob.mx correspondiente al ao en curso.
Reglas de operacin e indicadores del Programa de Mejoramiento al Profesorado publicada en :
http://promep.sep.gob.mx/inge/htm.
ISO 9001:2008/NMX-CC-9001-IMNC-2008.
Procedimiento Apoyo a profesores para realizar estudios de posgrado 76-03-03-23-05/05DPE-01-P01/REV.03.
Procedimiento Trmite de pago a los apoyos autorizados para estudios de posgrado .
76-03-03-23-05/05DPE-01-P03/REV.02
Manual de Organizacin de Unidad Acadmica.
V.- POLITICAS
La Secretara General Acadmica debe de informar a todas las reas involucradas en este proceso con toda
claridad sobre las responsabilidades y funciones que a cada quien le compete, que brinden una asesora
profesional para una mejor opcin en la toma de decisin.
Las unidades acadmicas deben de suministrar la informacin necesaria y suficiente para la tramitacin de los
apoyos a profesores para la realizacin de estudios de posgrado, que se exige dentro de la reglamentacin
vigente.
El llenado de la informacin para el apoyo a profesores para realizar estudios de posgrado debe de cumplir con
los formatos autorizados y establecidos en el procedimiento correspondiente.
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
8
VII.- ANEXOS
1 Generacin de solicitudes
1.1 Director de Unidad Recibe del Secretario General Acadmico la Convocatoria para profesores
convocatoria y la turna al Secretario de estudio de posgrado
Acadmico.
1.2 Secretario Acadmico Coordina la difusin de la convocatoria. Oficio para la difusin de la
Convocatoria Estudios de
Posgrado.
1.3 Profesor Presenta solicitud de apoyo al Jefe de Solicitud de apoyo
Carrera.
1.3 Directos de Unidad Enva la documentacin a la Secretara
General
Acadmica.
1.4 Jefe de Carrera Recibe la solicitud de parte del profesor y la
turna al Secretario Acadmico.
1.5 Secretario Acadmico Compila las solicitudes de apoyo y las turna al
Director de Unidad.
1.6 Director de Unidad Enva las solicitudes de apoyo al Secretario Oficio de Solicitud de Apoyo
General Acadmico.
1.7 Director de Unidad Recibe del Secretario General Acadmico el Notificacin de los resultados
resultado de las solicitudes y lo comunica al de las solicitudes.
Secretario Acadmico.
1.8 Secretario Acadmico Comunica a profesores, Jefes de Carrera y
Secretario Administrativo el resultado de las
solicitudes.
1.9 Profesor Obtiene la documentacin e informacin Notificacin de los resultados
requerida por PROMEP, solicitando al de las solicitudes.
Secretario Acadmico de Unidad el trmite de
la documentacin de carcter institucional.
Una vez recibida la clave y contrasea de
acceso, as como lo establecido en el punto
anterior.
1.10 Profesor Requisita toda la informacin requerida por el
sistema en lnea PROMEP y realiza las
acciones pertinentes incluyendo la impresin
y firma de los formatos o fichas a que haya
lugar.
1.11 Entrega la documentacin completa
establecida por
las disposiciones PROMEP al Secretario
Acadmico.
1.12 Secretario Acadmico Revisa que todo est en regla y entrega al Documentos
Director de Unidad.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
9
Elabor: Revis: Aprob:
Ing. Martn Crdova Navarro / MA. Ramn Navarro Aguilar / M.C. Ernestina Arabella Almada
Secretario Acadmico Director de la Unidad Ruiz / Secretario General
Acadmica Acadmico
SIP-F02/REV.01
10
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Unidades Academicas
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Convocatoria Responsable del Papel 1 Ao rea de Posgrado Archivo de
procedimiento concentracin
2 Solicitud de Apoyo Responsable del Papel 1 Ao rea de Posgrado Archivo de
procedimiento concentracin
3 Dictamen Responsable del Papel 1 Ao rea de Posgrado Archivo de
procedimiento concentracin
4 Notificacin Responsable del Papel 1 Ao rea de Posgrado Archivo de
procedimiento concentracin
5 Documentos PROMEP Responsable del Electrnico y/o 1 Ao rea de Posgrado Archivo de
procedimiento Papel concentracin
11
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
Unidades Academicas
SIP-F04/REV.01
12
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Unidades Academicas
Asignar los grupos-asignatura que requieran los programas educativos de licenciatura, en la unidad acadmica, a
los profesores con definitividad y para contratacin, en cada periodo escolar, con el fin de que los grupos
asignaturas cuenten con profesores asignados.
II.- ALCANCE
Incluye determinar el nmero de grupos-asignatura a ofertar, la asignacin de profesores, definir las necesidades
de contratacin y seleccionar a los profesores a contratar, en todos los programas educativos de licenciatura de la
unidad acadmica. Este procedimiento se aplica en el mbito de la Universidad Estatal de Sonora, a travs de la
Secretara Acadmica de la Unidad y los clientes especficos son los Jefes de Carrera .
III.- DEFINICIONES
Convocatoria para ingreso del personal acadmico ordinario: es la convocatoria para contratacin de personal
docente para impartir las asignaturas no cubiertas por el personal con definitividad o interinos.
Plaza Desierta: son las plazas convocadas para las cuales no se presentan aspirantes o los resultados de la
evaluacin de stos no son satisfactorios.
Comisin de Evaluacin y Dictaminacin de Unidad (CEDU): es el rgano encargado de vigilar que se cumplan
los procedimientos de ingreso y promocin.
Jurados Calificadores (JCAL): son los rganos acadmicos integrados por profesores encargados de evaluar a
los concursantes que aspiran a formar parte del personal acadmico ordinario.
IV.- REFERENCIAS
El procedimiento deber llevarse a cabo atendiendo los principios de equidad, transparencia, y la mejora en la
calidad educativa.
Para la asignacin de las diferentes asignaturas, deber considerarse la correspondencia del perfil del profesor ,
como un aspecto prioritario.
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
VII.- ANEXOS
13
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
2.1 Director de Unidad Integra la Comisin de Evaluacin y Oficio y/o correo electrnico
Dictaminacin de integracin de comisin
En atencin a la convocatoria para el ingreso
de personal acadmico ordinario, emitida por
Rectora.
2.2 Secretario Acadmico de Recibe las solicitudes, currculos y Solicitudes
Unidad documentacin probatoria que
presenten los aspirantes verificando que se
cumpla con los requisitos establecidos en la
convocatoria.
14
2.3 Coisin de Evaluacin y Designa a los Jurados Calificadores y les Listado de Profesores
Dictaminacin notifica el lugar, la hora y la fecha en que se
llevarn a cabo las evaluaciones
correspondientes.
2.4 Jurado Calificador Evala a los participantes y entrega los Concentrado de Resultados
resultados a la Comisin de Evaluacin y
Dictaminacin.
2.5 Comisin de Revisa, analiza y observa en su caso, los Acta de resultados de ingreso
Evaluacin y resultados emitidos por el Jurado Calificador. de personal acadmico
Dictaminacin De no existir observaciones, integra los (carcter determinado e
resultados en el formato de indeterminado)
Concentrado de Profesores Seleccionados.
2.6 Director de Unidad Enva al Secretario General Acadmico el Oficio y Concentrado de de
Formato de Concentrado de Profesores profesores seleccionados
Seleccionados.
2.7 Informa a los profesores seleccionados, en Oficio de aviso de profesores
colaboracin con el secretario acadmico y asignados
jefes de
carrera y notifica al Secretario Administrativo
para que
realice el trmite de contratacin.
2.8 Secretario Acadmico Programa el curso de induccin para los
profesores de nuevo ingreso.
3 Plazas Desiertas
15
3.7 Director de Unidad comunica al Rector para proceder a la
contratacin con respecto al artculo 48 del
Estatuto del
Personal Acadmico.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Ing. Martn Cordova Navarro / M.A. Ramn Navarro Aguilar / M.C. Ernestina Arabella Almada
Secretario Acadmico de la Director de la Unidad Ruiz / Secretario General
Unidad. Acadmico
SIP-F02/REV.01
16
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Unidades Academicas
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Concentrado de Responsable del Electrnico y/o 2 Aos Secretara Archivo de
resultados del proceso procedimiento Papel Acadmica concentracin
de seleccin de
profesores
2 Evaluacin del Responsable del Electrnico y/o 1 Ao Secretara Archivo de
currculum de profesor procedimiento Papel Acadmica concentracin
de tiempo completo
3 Evaluacin del Responsable del Electrnico y/o 1 Ao Secretara Archivo de
currculum de profesor procedimiento Papel Acadmica concentracin
por asignatura
4 Concentrado de Responsable del Electrnico y/o 1 Ao Secretara Archivo de
Resultados procedimiento Papel Acadmica concentracin
5 Concentrado de Responsable del Electrnico y/o 1 Ao Secretara Archivo de
Profesores procedimiento Papel Acadmica concentracin
Seleccionados
6 Cargas acadmicas para Responsable del Electrnico y/o 1 Ao Secretara Archivo de
contrataciones procedimiento Papel Acadmica concentracin
7 Cargas acadmicas del Responsable del Electrnico y/o 1 Ao Secretara Archivo de
personal definitivo procedimiento Papel Acadmica concentracin
17
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
Unidades Academicas
Fecha de la verificacin:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 54-UAC-P02/Rev.00
SIP-F04/REV.01
18
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Unidades Academicas
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Trmite de solicitud, registro de ttulo y expedicin de cdula profesional.
Atender las solicitudes de ttulos profesionales requeridos por los egresados de la unidad acadmica, as como
solicitar la elaboracin, el trmite de registro de los mismos y la expedicin de cdula profesional.
II.- ALCANCE
Aplica a las actividades relacionadas con la expedicin de ttulo y cdula profesional, desde la solicitud hasta su
entrega al egresado.
III.- DEFINICIONES
Egresado: persona que aprueba y acredita todas las asignaturas y actividades que conforman un plan de
estudios.
Ttulo Profesional: es el documento legal expedido por instituciones del Estado descentralizadas o particulares
que tengan reconocimiento de validez oficial de estudios, a favor de la persona que haya concluido los requisitos
acadmicos correspondientes o demostrado tener los conocimientos necesarios de conformidad con la Ley
General de Profesiones y otras disposiciones aplicables.
Registro de Ttulo y Cdula Profesional: son las autorizaciones personales con efecto de patente para el ejercicio
profesional de las profesiones reguladas en los Estados Unidos Mexicanos.
Expediente para trmite de registro de ttulo y expedicin de cdula profesional: Documentacin requerida por la
Coordinacin General de Registro, Certificacin y Servicios a Profesionistas y por la Direccin General a
Profesiones de la SEP, para los trmites de registro de ttulo y expedicin de cdula profesional.
IV.- REFERENCIAS
Los ttulos profesionales deben ser elaborados y expedidos en beneficio del egresado, una vez que ste haya
cumplido con todos los requisitos establecidos en la reglamentacin vigente.
El Departamento de Registro y Control Escolar debe de suministrar la informacin necesaria y suficiente para la
tramitacin de la elaboracin de los ttulos profesionales que se exigen dentro de la reglamentacin vigente.
Los ttulos profesionales deben tener las firmas de las autoridades correspondientes y el sello para su entrega al
alumno solicitante.
Los ttulos y cdulas profesionales son resguardados en un lugar apropiado para asegurar su conservacin hasta
la entrega al interesado.
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
VII.- ANEXOS
19
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
20
3.1 Director de Unidad Recibe va oficio de la Secretara General Oficio, ttulos, cdulas y
Acadmica Acadmica, los ttulos profesionales paquetes de expedientes.
registrados, cdulas profesionales y paquetes
de expedientes con documentos originales y
los turna al Departamento de Registro y
Control Escolar.
3.2 Jefe del Departamento de Recibe los ttulos profesionales registrados,
Registro y Control Escolar y cdulas profesionales y paquetes de
Director de Unidad expedientes con documentos originales.
Acadmica
3.3 Auxiliar de Control Escolar Notifica va telefnica y/o correo electrnico al
egresado.
3.4 Llena el formato de Comprobante de entrega Comprobante de entrega de
de documentos y entrega al egresado el documentos.
ttulo profesional registrado, cdula
profesional y documentos originales.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Lic. Edgar Gonzlez Valenzuela Ing. Martn Cordova Navarro / MA. Ramn Navarro Aguilar /
/ Jefe del Depto. de Registro y Secretario Acadmico Director de la Unidad
Control Escolar Acadmica
SIP-F02/REV.01
21
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Unidades Academicas
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Solicitud de ttulo Jefe del Departamento de Electrnico y/o 5 Aos Dpto. de Registro y Archivo de
profesional a Secretara Registro y Control Escolar Papel Control Escolar concentracin
General Acadmica
2 Verificacin de requisitos Jefe del Departamento de Electrnico y/o 5 Aos Dpto. de Registro y Archivo de
para el trmite de cdula Registro y Control Escolar Papel Control Escolar concentracin
profesional
3 Verificacin de requisitos Jefe del Departamento de Electrnico y/o 5 Aos Dpto. de Registro y Archivo de
para estudios de Registro y Control Escolar Papel Control Escolar concentracin
posgrado
4 Control de trmites de Coordinador de Electrnico y/o 5 Aos Dpto. de Registro y Archivo de
titulacin Administracin Escolar Papel Control Escolar concentracin
5 Solicitud de ttulo Jefe del Departamento de Electrnico y/o 5 Aos Dpto. de Registro y Archivo de
profesional Registro y Control Escolar Papel Control Escolar concentracin
6 Comprobante de entrega Jefe del Departamento de Electrnico y/o 5 Aos Dpto. de Registro y Archivo de
de documentos Registro y Control Escolar Papel Control Escolar concentracin
22
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
Unidades Academicas
SIP-F04/REV.01
23
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Unidades Academicas
Atender a los aspirantes seleccionados en el proceso de Inscripcin, para que formalicen su ingreso a la
Institucin.
II.- ALCANCE
Aplica a los aspirantes seleccionados en el proceso de inscripcin a los diferentes programas educativos nivel
Licenciatura que ofrece la UES.
III.- DEFINICIONES
Inscripcin.- Es el proceso mediante el cual un alumno refrenda su calidad como tal, mediante su registro en una
o ms asignaturas u otras actividades acadmicas de alguno de los programas educativos de Licenciatura que
ofrece la UES.
Servicio.- Conjunto de actividades que buscan responder a una o ms necesidades de un cliente.
Aspirante Seleccionado.- Persona aceptada por la Institucin para ingresar a un programa educativo de
Licenciatura que ofrece la UES.
Programa Educativo nivel Licenciatura.- Instrumento curricular donde se organizan las actividades de
enseanza-aprendizaje, que permite orientar al docente en su prctica con respecto a los objetivos a lograr, las
conductas que deben manifestar los alumnos, las actividades y contenidos a desarrollar, as como las estrategias y
recursos a emplear con este fin.
Mdulo Escolar SIIA.- Sistema Integral de Informacin Administrativa.
EXANI II.- Examen Nacional de Ingreso a la Educacin Superior.
UES.- Universidad Estatal de Sonora.
IV.- REFERENCIAS
a).- El aspirante Seleccionado que no cumpla con algn requisito del Art. 5 del Reglamento Escolar vigente ;
firmar una carta compromiso.
b).- El proceso de inscripcin se llevar a cabo exclusivamente en el periodo que seale el calendario escolar
vigente.
c).- En caso de que el alumno no pueda por si mismo realizar el trmite de inscripcin lo podr realizar por medio
de apoderado legalmente asignado.
d).- Cuando el alumno no est en condiciones de cubrir la cuota semestral; acudir ante la Direccin de Unidad
para autorizacin de convenio de acuerdo al Artculo 15 del Reglamento de Cuotas Escolares.
e).- Los alumnos que por algn motivo no se puedan inscribir por razones de cualquier ndole en el perodo
normal, lo podrn realizar en perodo de Inscripciones tardas tal y como lo seala el calendario escolar, lo cual
genera el pago de una cuota adicional.
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
24
VII.- ANEXOS
25
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
26
3.4 Cotejador Llena el formato de cotejo de documentos, y Formato de cotejo de
en documentos
su caso la carta compromiso, los cuales Carta compromiso
anexa Expediente Escolar
al expediente escolar.
3.5 Indica al aspirante que pase al Expediente Escolar
siguiente mdulo para realizar el proceso de
registro en las asignaturas que cursar en el
perodo escolar y entregar el expediente
escolar con su documentacin
4 Registro en el Sistema Escolar y
Recepcin del Expediente con la
documentacin.
4.1 Asesor Verifica la identidad del aspirante y le Expediente Escolar
recibe el expediente escolar con la
documentacin.
4.2 Localiza al aspirante en el sistema de Registro en el Sisitema
Inscripcin y procede a realizar el registro en Escolar
el paquete de asignaturas correspondiente al
programa educativo.
4.3 Imprime 2 ejemplares del comprobante Comprobante de
de inscripcin del alumno. Inscripcin (Horario)
4.4 Asesor/Alumno Firman el comprobante de inscripcin. Comprobante de Inscripcin
(Horario)
4.5 Asesor Entrega un ejemplar del comprobante de Comprobante de
inscripcin al alumno e integra el otro Inscripcin (Horario)
ejemplar en el Expediente Escolar. Expediente Escolar
4.6 Conserva y resguarda el Expediente Expediente Escolar
Escolar del Alumno.
5 Encuesta de Satisfaccin y Registro
en el Seguro Facultativo
5.1 Personal de Apoyo Entrega al alumno inscrito la encuesta de Encuesta de Satisfaccin
satisfaccin para su llenado, de acuerdo a la
muestra seleccionada.
5.2 Realiza el registro del alumno inscrito Registro en el Seguro
en el Seguro Facultativo segn corresponda y Facultativo.
le entrega el paquete informativo. Paquete Informativo
6 Supervisin del proceso y emisin de
listados de alumnos inscritos
6.1 Director de Unidad Supervisa el proceso de inscripcin y Listado total de alumnos
recibe el listado total de alumnos inscritos inscritos
emitido por el Departamento de Registro y
Control Escolar.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Lic. Edgardo Gonzlez Ing. Martn Crdova Navarro / MA. Ramn Navarro Aguilar /
Valenzuela / Jefe del Depto. de Secretario Acadmico de la Director de la Unidad
REgistro y Control Escolar Unidad Acadmica
SIP-F02/REV.01
27
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Unidades Academicas
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Base de datos Excel Secretara Acadmica de Electrnico y/o 5 Aos Mdulo Escolar SIIA Archivo de
unidad Papel concentracin
Auxiliar Escolar
Jefe del depto. De Reg. Y
Control Escolar.
2 Mdulo Escolar SIIA Auxiliar Escolar Electrnico 5 Aos Mdulo Escolar SIIA Archivo de
concentracin
3 Listado de Aspirante Coordinador de Informtica Electrnico y/o 5 Aos Pgina Web Archivo de
Seleccionado Papel concentracin
4 Turno de inscripcin Departamento de Registro Electrnico 5 Ao Mdulo Escolar SIIA Archivo de
y concentracin
Control Escolar
5 Comprobante de Asesor Electrnico y/o 5 Aos Mdulo Escolar SIIA Archivo de
Inscripcin Papel Archivo Fsico concentracin
(Horario)
6 Formato de Cotejo de Departamento de Control Electrnico y/o 5 Aos Archivo Fsico Archivo de
Documentos Escolar Papel Archivo Fsico concentracin
7 Carta compromiso Departamento de Control Electrnico y/o 5 Aos Archivo Fsico Archivo de
Escolar Papel concentracin
8 Recibo de pago Auxiliar de Caja Electrnico y/o 5 Aos Sistema de caja Archivo de
Papel concentracin
9 Expediente Escolar Departamento de Registro Papel 5 Aos Departamento de Archivo de
y Registro y concentracin
Control Escolar Control Escolar
10 Registro en el Sistema Departamento de Registro Electrnico 5 Aos Sistema Escolar Archivo de
Escolar y Control Escolar concentracin
11 Encuaesta de Departamento de Registro Papel 5 Aos Departamento de Archivo de
Satisfaccin y Control Escolar Registro y Control concentracin
Escolar
12 Registro en el Seguro Departamento de Registro Papel 5 Aos Departamento de Archivo de
Facultativo y Control Escolar Registro y Control concentracin
Escolar
13 Listado total de Alumnos Departamento de Registro Electrnico y/o 5 Aos Departamento de Archivo de
Inscritos y Control Escolar Papel Registro y Control concentracin
Escolar
28
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
Unidades Academicas
Fecha de la verificacin:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 54-UAC-P04/Rev.01
SIP-F04/REV.01
29
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Unidades Academicas
Apoyar las actividades relacionadas a la prestacin del servicio social de los alumnos de la unidad acadmica.
II.- ALCANCE
Aplicar a travs de la Secretara Acadmica de Unidad las acciones que permitan la prestacin del Servicio
Social como son: envo a Secretara General Acadmica para la revisin y aprobacin de convenios acuerdos y
proyectos despus de haber sido avalados por Direccin de Unidad, baja del programa de servicio social, as como
control difusin, de inscripcin, seguimiento, baja del programa de servicio social y reporte final de los alumnos.
III.- DEFINICIONES
Convenio de servicio social: Documento signado por el Rector donde acuerdan la Institucin participante y la
Universidad, oficializar la prestacin del servicio social de alumnos de todas las Unidades Acadmicas .
Acuerdo de servicio social: Documento signado por el Director de Unidad donde se convenia con una institucin
de cobertura regional recibir y oficializar la prestacin del servicio social de alumnos de la unidad acadmica.
Proyecto de servicio social: Documento elaborado por un profesor de tiempo completo, que toma como
antecedente un convenio o acuerdo de servicio social para regular la participacin del estudiante en dicha
institucin indicando especficamente cantidad de prestadores a participar, tiempos, objetivos, metas, metodologa
actividades y calendarizacin.
Solicitud de inscripcin al programa de servicio social: Documento a travs del cual el alumno queda inscrito en
el servicio social elegido y se da de alta oficialmente en el Sistema de Servicio Social.
Reporte mensual de seguimiento de servicio social: Documento que sirve para dar seguimiento de las
actividades realizadas por el alumno durante su trayectoria en cumplimiento de sus 480 horas de servicio social.
Solicitud de baja del programa de servicio social: Documento que sirve para dar trmite a la baja voluntaria de
prestadores de servicio social y poder incorporase despus por nica vez en otro proyecto.
Reporte final del servicio social: Es el documento a travs del cual el alumno prestador, despus de acumular
480 horas de servicio social, narra de manera clara y detallada, las actividades desarrolladas durante el periodo de
prestacin de servicio, as como los beneficios para la comunidad y el prestador de servicio social.
Catlogo de proyectos de servicio social: Documento que contiene la informacin ms relevante respecto al total
de proyectos de servicios social autorizados para la Unidad Acadmica .
IV.- REFERENCIAS
Manual de calidad.
Lineamiento de servicio social.
ISO 9001:2008/NMX-CC-9001-IMNC-2008.
Manual de Procedimientos de servicio social.
Catlogo de proyectos de servicio social.
Manual de Organizacin de la Unidad.
V.- POLITICAS
El Departamento de Servicio Social debe facilitar la informacin para la elaboracin y propuesta de acuerdos y
proyectos de servicio social.
El Departamento de Servicio Social debe programar e impartir plticas de difusin del procedimiento en
coordinacin con el jefe de carrera con el objetivo de que el alumno inicie su servicio social.
Los acuerdos y proyectos de servicio social deben de contener todas las firmas correspondientes de los
interesados para aprobacin y seguimiento, como lo seala el procedimiento.
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
30
VII.- ANEXOS
31
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
32
1.13 Responsable del rea de Incorpora el nuevo proyecto al Catlogo de Catlogo de proyectos
Servicio Social Proyectos de servicio social donde los
estudiantes pueden prestar su servicio y lo
difunde.
2 Inscripcin y seguimiento al programa de
servicio social
2.1 Programa e imparte plticas de difusin del Trpticos
procedimiento en coordinacin con el jefe de
carrera con el objetivo de que el alumno inicie
su servicio social
2.2 Inscribe a los alumnos interesados en la Solicitud de inscripcin al
prestacin de su servicio social. programa de servicio social
2.3 Recibe, y revisa los reportes mensuales de Reportes mensuales de
seguimiento de servicio social llevados por el seguimiento de servicio
prestador, registrando en el sistema todos los social
movimientos que ataen al alumno como son Oficio solicitud de baja del
horas acumuladas (seguimiento) as como programa de servicio social
baja del programa de servicio social.
3 Reportes de bajas
3.1 Director Unidad Acadmica Enva por oficio las bajas al programa de Oficio Solicitud de baja del
servicio social a la Secretara General programa de servicio social.
Acadmica con atencin a la Coordinacin de
Servicios Estudiantiles.
4 Conclusin del servicio social
4.1 Responsable del rea de Recibe los documentos, revisa y valida el Reporte final del servicio
Servicio Social cumplimiento del proyecto de servicio social, social.
llena el formato de reporte final y lo enva al
Departamento de Registro y Control Escolar.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
C. Teresa de Jess Montijo Ing. Martn Crdova Navarro / M.A. Ramn Navarro Aguilar /
Acosta / Responsable del rea Secretario Acadmico Director de la Unidad
de Servicio Social Acadmica
SIP-F02/REV.01
33
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Unidades Academicas
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Acuerdo de Servicio Jefe de Seccin Papel 5 Aos rea de Servicio Archivo de
Social Social concentracin
2 Proyecto de Servicio Jefe de Seccin Papel 1 Aos rea de Servicio Archivo de
Social Social concentracin
3 Solicitud de baja del Jefe de Seccin Papel 1 Aos rea de Servicio Archivo de
Programa de Servicio Social concentracin
Social
4 Solicitud de Inscripcin al Jefe de Seccin Papel 1 Aos rea de Servicio Archivo de
Programa de Servicio Social concentracin
Social
5 Reporte mensual de Jefe de Seccin Electrnico y/o 1 Aos rea de Servicio Archivo de
seguimiento de Servicio Papel Social concentracin
Social
6 Reporte final del Servicio Jefe de Seccin Papel 1 Aos rea de Servicio Archivo de
Social Social concentracin
7 Convenio de Servicio Jefe de Seccin Papel 5 Aos rea de Servicio Archivo de
Social Social concentracin
34
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
Unidades Academicas
Fecha de la verificacin:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 54-UAC-P05/Rev.00
SIP-F04/REV.01
35
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Unidades Academicas
Ofrecer a todos los clientes el acceso al acervo, mediante el prstamo interno, externo y especial, con la finalidad
de satisfacer sus necesidades de informacin para apoyar las actividades inherentes a las funciones de docencia ,
investigacin, vinculacin y difusin de la cultura.
II.- ALCANCE
Brindar el servicio de prstamo externo y especial a todos los estudiantes y personal de la Unidad Acadmica y
de prstamo interno a toda persona que lo requiera. Este trmite debe ser realizado de manera personal por el
interesado que desee recibir el servicio de prstamo en biblioteca.
III.- DEFINICIONES
Acervo: Se considera como acervo todo el material que se encuentra en biblioteca para ser consultado.
Multa: Es la sancin econmica impuesta al cliente que entrega los materiales de consulta despus del tiempo
estipulado para ello. Esta se determina de acuerdo a Reglamento vigente de biblioteca.
Prstamo especial: El prstamo especial es el prstamo externo que se hace a los clientes internos previa
autorizacin por escrito de la Secretara Acadmica de la Unidad. El prstamo ser por un periodo de tres a quince
das naturales y por no ms de cinco obras diferentes.
Prstamo externo: El prstamo externo es aquella autorizacin que se otorga a los clientes internos, para llevar
el material fuera de la biblioteca, previa presentacin de credencial vigente o comprobante de inscripcin
acompaada de credencial oficial. Este tipo de prstamo se otorgar hasta por dos das hbiles y no ms de tres
obras de diferente ttulo de la coleccin general.
Prstamo interno: El prstamo interno consiste en la utilizacin de los materiales dentro del rea de la biblioteca .
Este servicio se brinda a toda aquella persona que lo solicita.
Cliente: Se refiere a los estudiantes, profesores, y el pblico en general que tiene acceso al acervo y los servicios
de biblioteca.
Sistema de clasificacin Library of Congress: Sistema de clasificacin de acervos utilizado en la Biblioteca del
Congreso de Estados Unidos, mismo que tambin utiliza en la mayora de las bibliotecas universitarias de Mxico.
Control de estadsticas: Registro de los servicios que se brindan a los clientes de biblioteca, mismo que se
anotan para informes estadsticos y que a la vez constituyen indicadores para la toma de decisiones y el apoyo a
los clientes.
Se refiere a identificar las palabras utilizadas en el documento que pueden ser desconocidas, conceptos
especializados, palabras que se presten a interpretaciones errneas o que se abrevien para facilitar la lectura.
IV.- REFERENCIAS
El cliente debe mostrar credencial vigente o papeleta de pago de inscripcin y credencial oficial de identificacin
que lo acredite como cliente de la biblioteca para poder ser beneficiario de los servicios de prstamo externo y
prestamos especiales.
La Direccin de la Unidad Acadmica es quien toma las decisiones sobre las situaciones de los prestamos no
contemplados en el reglamento.
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
36
VII.- ANEXOS
37
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
Si el prstamo es especial
38
1.14 Imprime y entrega la multa correspondiente Multa
para que la firme de recibido y la pague,
bloquea al
usuario automticamente en el sistema y no
le
regresa el comprobante de prstamo hasta
que
presente el comprobante de pago.
Para solicitar nuevo prstamo externo o
especial.
1.15 Usuario Paga en caja su multa, presenta la papeleta
de pago para reactivar su servicio de
prstamos. Se
repite la Actividad 1.3.
1.16 Auxiliar de Biblioteca Reactiva el servicio de prstamos del usuario.
C. Brenda Benigna Trillas Ing. Martn Crdova Navarro / M.A. Ramn Navarro Aguilar /
Franco / Encargada de Secretario Acadmico Director de la Unidad
Biblioteca Acadmica
SIP-F02/REV.01
39
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Unidades Academicas
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Reporte estadstico Encargado de biblioteca Electrnico y/o 1 Ao Biblioteca Archivo de
mensual Papel concentracin
2 Credencial de biblioteca Encargado de biblioteca Papel 6 Meses NA Archivo de
o papeleta de pago de concentracin
inscripcin.
3 Credencial oficial. Encargado de biblioteca Papel 1 Ao NA Archivo de
concentracin
4 Papeleta de prstamo Encargado de biblioteca Papel 6 Meses Biblioteca Archivo de
externo. concentracin
40
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
Unidades Academicas
Fecha de la verificacin:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 54-UAC-P06/Rev.00
SIP-F04/REV.01
41
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Unidades Academicas
Ofrecer a los clientes de la UES el servicio de prstamo de equipo de cmputo con software, facilitndoles el
aprendizaje y el trabajo autnomo para el desarrollo de sus actividades acadmicas.
II.- ALCANCE
Es aplicable para los servicios de prstamo de equipo de cmputo para atender las necesidades acadmicas de
los clientes.
III.- DEFINICIONES
Equipo de cmputo: Computadora instalada y conectada a la red ubicada en la sala de uso general para los
usuarios.
Prstamo de equipo de cmputo: Utilizacin que hace el usuario del equipo de cmputo dentro de la salas de
uso general en el centro de cmputo.
Registro de usuarios diario: Registro electrnico en el que se registra el tiempo y equipo que utiliza el usuario
durante el servicio.
Reporte estadstico mensual: Documento que contiene la informacin estadstica concentrada por mes.
AL: Cliente.
AC: Auxiliar del centro de cmputo.
ECC: Encargado del centro de cmputo.
IV.- REFERENCIAS
N/A
VII.- ANEXOS
42
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
2.1 Auxiliar del Centro de Elabora reporte del registro electrnico de la Reporte de Registro
Cmputo atencin al usuarios. Electrnico de Atencin al
Usuario.
2.2 Elabora el reporte estadstico mensual. Reporte Estadstico Mensual
2.3 Encargado del Centro de Presenta ante las autoridades de reportes Reporte Estadstico Mensual.
Cmputo estadsticos mensuales.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
C. Gabriela Morales Fernndez Ing. Martn Cordova Navarro / MA. Ramn Navarro Aguilar /
/ Encargada del Centro de Secretario Acadmico Director de la Unidad
Cmputo Acadmica
SIP-F02/REV.01
43
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Unidades Academicas
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Reporte mensual Encargada del Centro de Electrnico y/o 1 Ao Centro de cmputo Archivo de
Cmputo Papel concentracin
2 Registro electrnico Encargada del Centro de Electrnico 1 Ao Centro de cmputo Archivo de
diario Cmputo concentracin
44
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
Unidades Academicas
SIP-F04/REV.01
45
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Unidades Academicas
Administrar el servicio de tutoras con el fin de cumplir con el objetivo General del Programa Institucional de
Tutoras.
II.- ALCANCE
La administracin del servicio de tutoras se aplica a los alumnos inscritos en cada perodo escolar de todos los
programas educativos que se ofertan en la unidad acadmica.
III.- DEFINICIONES
Tutor: Docente, cuya responsabilidad es ofrecer atencin integral grupal y /o personalizada a los alumnos la UES,
colaborando en la deteccin de problemticas particulares que se traduzcan en dificultades acadmicas; as como
facilitar la incorporacin y adaptacin de los alumnos a nuestra Universidad, orientndole con informacin precisa
acerca de los reglamentos institucionales y procedimientos, con el fin de que realice sus trmites
acadmico-administrativos de una manera ms gil y que ello impacte en la conclusin exitosa de sus estudios
universitarios.
46
Los jefes de carrera de cada PE asignarn los tutores en trabajo conjunto con el responsable del PIT del PE y la
coordinacin del PIT de unidad.
Cada tutor elaborar los reportes mensuales de la actividad tutorial con los logros obtenidos y se los har llegar
al responsable de PIT de su PE.
El responsable del PIT de cada PE elaborar el reporte mensual de tutoras y se lo enviar a la coordinacin del
PIT de la unidad.
La coordinacin del PIT de la unidad enviar el reporte mensual a la coordinacin de servicios estudiantiles, a
travs de la secretara general acadmica.
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
VII.- ANEXOS
1 Programacin
47
Elabor: Revis: Aprob:
Mara de los ngeles Romo Ing. Martn Crdova Navarro / MA. Ramn Navarro Aguilar /
Rodrguez / Responsable del Secretario Acadmico Director de la Unidad
PIT de la Unidad Acadmica
SIP-F02/REV.01
48
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Unidades Academicas
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Asignacin de tutores Encargado del PIT de la Electrnico y/o 3 Aos Secretara Archivo de
(base de datos y oficios Unidad Papel Acadmica concentracin
de comisin)
2 Reporte mensual de Tutor Electrnico y/o 3 Aos Secretara Archivo de
actividad tutorial Papel Acadmica concentracin
Responsable de tutoras de
cada PE
3 Reporte mensual de los Responsables de tutoras Electrnico y/o 3 aos Secretara Archivo de
servicios de tutoras de de cada PE - Papel Acadmica concentracin
cada PE
Encargado del PIT de
unidad
4 Reporte mensual de la Encargado del PIT de la Electrnico y/o 3 Aos Secretara Archivo de
Coordinacin del PIT de Unidad Papel Acadmica concentracin
la unidad
49
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
Unidades Academicas
Fecha de la verificacin:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 54-UAC-P08/Rev.00
SIP-F04/REV.01
50
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Unidades Academicas
Otorgar el servicio de consulta mdica a los alumnos inscritos a la Unidad Acadmica que lo soliciten .
II.- ALCANCE
El servicio mdico se otorga a los alumnos inscritos en cada periodo escolar de todos los programas educativos
que se ofertan en la Unidad Acadmica.
III.- DEFINICIONES
Alumno inscrito: Todo alumno con matricula vigente dentro del periodo escolar
UES: Universidad Estatal de Sonora
CSE: Coordinacin de Servicios Estudiantiles
CSEU: Coordinacin de Servicios Estudiantiles de la Unidad
DU: Director de Unidad
PSU: Programa de Salud Universitaria
SAU: Secretario Acadmico de Unidad
SGA: Secretaria General Acadmica
UAH: Unidad Acadmica Hermosillo
IV.- REFERENCIAS
Reglamento escolar
NMX-CC-9001-INMC-2008/ISO 9001-2008
Manual del tutor
Norma Oficial Mexicana NOM-009-SSA2-1993, para el fomento de la salud escolar
Manual de Organizacin de la Unidad Acadmica.
V.- POLITICAS
El Mdico de cada Unidad, otorgar el servicio mdico correspondiente a los alumnos inscritos a la UES cuando
ste sea solicitado dentro del horario y periodo convenido para ello.
El Mdico de cada plantel, debe elaborar un reporte mensual y semestral de las actividades realizadas, as como
la productividad de su servicio, tomando en cuenta padecimientos mas frecuentes y anotando las observaciones y
conclusiones en cada reporte.
Cada reporte ser entregado en electrnico a la Coordinacin de Servicios Estudiantiles de la Unidad en las
fechas establecidas por esa coordinacin.
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
51
VII.- ANEXOS
52
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
53
2.1 CSEU Recibe el reporte mensual, distribuyendo la Recibir el reporte mensual,
informacin y distribuyendo la informacin y
corroborando que ste se entregue el periodo corroborando que ste se
establecido. entregue el periodo
establecido.
2.2 Mdico de Unidad Realiza el reporte mensual incluyendo las
actividades que
se realizaron durante ese periodo de tiempo,
incluyendo el
nmero de consultas otorgadas, los
padecimientos ms
frecuentes, el nmero de estudiantes de cada
programa
educativo que acudi al servicio, as como
observaciones y
recomendaciones del rea.
3 Reporte semestral de actividades
Dra. Eva Alejandra Molina Ing. Martn Crdova Navarro / M.A. Ramn Navarro Aguilar /
Alcantar / Responsable del Secretario Acadmico Director de la Unidad
Servicio Mdico Acadmica
SIP-F02/REV.01
54
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Unidades Academicas
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Medico UAC Electrnico 5 Aos Secretara Archivo de
Acadmica concentracin
Reporte mensual de
atencin mdica
Reporte mensual de
atencin mdica
2 Medico UAH Electrnico 5 Aos Secretara Archivo de
Acadmica concentracin
Reporte semestral de
atencin mdica
55
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
Unidades Academicas
Fecha de la verificacin:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 54-UAC-P09/Rev.01
SIP-F04/REV.01
56
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Unidades Academicas
Otorgar el servicio de consulta psicolgica a los alumnos inscritos de la Unidad Acadmica que as lo soliciten .
II.- ALCANCE
El Servicio Psicolgico se otorga a los alumnos inscritos en cada perodo escolar de todos los programas
educativos que se ofrecen en la Unidad Acadmica Hermosillo .
III.- DEFINICIONES
Reglamento Escolar
Manual del tutor
NMX-CC-9001-INMC-2008/ISO 9001-2008
Cdigo de tica del Psiclogo
Manual de Organizacin de la Unidad Acadmica.
V.- POLITICAS
El servicio psicolgico brindar atencin personalizada a alumnos inscritos de la UES durante el perodo de
clases y en el horario convenido para ello.
El responsable del servicio ser el encargado de elaborar un reporte mensual, mismos que sern entregados de
manera electrnica a la Coordinacin de Servicios Estudiantiles de la Unidad en las fechas previamente
convenidas. El Servicio Psicolgico deber conservar estos documentos en formato electrnico con fines de
consulta y seguimiento.
nicamente para los fines de este documento, aparecer como firmante la CSEU debido a que la elaboracin del
mismo se realiza de manera colegiada entre los responsables del Servicio Psicolgico de la Unidad.
Por motivos de tica profesional, los formatos SGA-CSE-PSU-P01 y SGA-CSE-PSU-P02 no podrn ser
mostrados, dado que comprometen la identidad e integridad de los pacientes. En el Cdigo de tica del Servicio de
Psicologa se seala los siguiente:
a) Es responsabilidad del psiclogo(a) mantener bajo estricta confidencialidad los datos que pueda obtener como
resultado de su actividad profesional.
b) La informacin que el(la) psiclogo(a) obtenga como resultado de su actividad profesional, ser considerada
confidencial y slo podr ser revelada cuando exista el consentimiento escrito de la persona que origina dicha
informacin. Slo puede ser revelada, sin autorizacin, a familiares, profesionales o autoridades competentes
cuando exista un peligro inminente para el individuo o para terceros.
c) Todo(a) psiclogo(a) debe evitar la complicidad activa o pasiva, directa o indirecta en acciones que violen los
derechos inalienables de las personas.
57
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
VII.- ANEXOS
58
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
59
1.8 Acudir a su cita puntualmente, segn el Agenda
horario en base al horario establecido. En
caso de no cumplir con dicho horario,
quedar a disposicin del Psiclogo asignar
una nueva sesin o brindarle el servicio en
ese momento si se cuenta con el tiempo
necesario para hacerlo.
En caso de que el alumno
inscrito acuda en crisis, el
responsable del servicio determinar
si es necesaria la atencin inmediata, de ser
as.
1.9 Psiclogo de la Unidad Reprograma la sesin Agenda
del estudiante citado en ese momento
para la atencin del alumno en crisis.
Tiene la responsabilidad de
prestar el servicio psicolgico al
alumno inscrito que as lo solicite, o
bien, cuando ste sea canalizado de
manera obligatoria por alguna de las
personas convenidas para ello.
1.10 Organiza y programa las Agenda
sesiones en conjunto con el alumno,
o su representante, en los horarios
convenidos por ambas partes.
1.11 Anota los datos
ms relevantes de la consulta con el
alumno y lo anexa al expediente
personal del mismo.
Una vez terminada la consulta,
60
2.1 Jefe de Seccin de Coordina la entrega y recepcin de los Agenda
Servicios reportes de acuerdo a las fechas y horarios
Estudiantiles establecidos, del mismo modo, enva las
metas mensuales de la Unidad Acadmica,
as como las acciones a llevar a cabo
durante cada semestre de actividades.
2.2 Envia de manera electrnica el Reporte mensual de atencin
reporte mensual SGA-CSE-PSU-P03 a la psicolgica
Seccin de Servicios Estudiantiles
de la Unidad en los tiempos convenidos
para ello.
2.3 Psicolgo de la Unidad Llena el reporte con la informacin brindada Reporte mensual
durante la consulta diaria y que servir para el
seguimiento y llenado del reporte mensual.
2.4 Llena el reporte con la informacin de la
consulta diara.
2.5 Enva el reporte mensual al Seccin de
Servicios Estudiantiles de manera electrnica
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Mtro. Jos Antonio Noriega Ing. Martn Crdova Navarro / MA Ramn Navarro Aguilar /
Escalante / Psicolgo de la Secretario Acadmico Director de la Unidad
Unidad Acadmica
SIP-F02/REV.01
61
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Unidades Academicas
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Reporte mensual Psiclogo de la Unidad Electrnico y/o 2 aos rea de Servicio Archivo de
Papel Psicolgico concentracin
62
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
Unidades Academicas
Fecha de la verificacin:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 54-UAC-P10/Rev.01
SIP-F04/REV.01
63
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Unidades Academicas
Ofrecer el servicio de prstamo de material, equipo y reactivos de laboratorio a los clientes de las Carreras de
Licenciado en Ecologa, Ingeniera Ambiental Industrial y Licenciado en Nutricin Humana .
II.- ALCANCE
Es aplicable para los servicios de prstamo de material, equipo y reactivos de laboratorio para atender las
necesidades acadmicas de los clientes de los Programas Educativos de Licenciado en Ecologa, Ingeniera
Ambiental Industrial y Licenciado en Nutricin Humana.
III.- DEFINICIONES
Material de laboratorio: Cristalera y/o plstico til para contener, medir y/o transferir, as como tambin
dispositivos de calor, entre otros.
Equipo de laboratorio: Dispositivos para medir, pesar, etc.
Reactivos: Sustancias qumicas, colorantes, medios de cultivo.
Buenas Prcticas de Laboratorio: Manual con el reglamento de un laboratorio. Cuidados a materiales y equipos.
Laboratorio: Instalacin equipado con lo necesario para la realizacin de prcticas.
NSC: Nivel de satisfaccin del cliente.
CALIF: Calificacin.
NTP: Nmero total de preguntas.
NGA: Nivel de grupos atendidos.
NPR: Nmero de prcticas realizadas.
NPP: Nmero de prcticas planeadas.
NPC: Nmero de prcticas canceladas.
Equipo de trabajo: Grupo de estudiantes que trabajan juntos.
IV.- REFERENCIAS
64
VII.- ANEXOS
Q.B. Guadalupe Amaya Gmez Ing. Martn Crdova Navarro / M.A. Ramn Navarro Aguilar /
/ Auxiliar de Laboratorio Secretario Acadmico Director de la Unidad
Acadmica
SIP-F02/REV.01
65
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Unidades Academicas
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Formato de solicitud de Auxiliar de laboratorio Electrnico y/o 5 Aos Laboratorio Archivo de
material, equipos y Papel concentracin
reactivos de laboratorio
2 Oficio de actividades Auxiliar de laboratorio Electrnico y/o 5 Aos Laboratorio Archivo de
mensual Papel concentracin
3 Bitcora de adeudo de Auxiliar de laboratorio Electrnico y/o 5 Aos Laboratorio Archivo de
material y equipo de Papel concentracin
laboratorio
4 Libro Florete Auxiliar de laboratorio Papel 5 Aos Laboratorio Archivo de
concentracin
66
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
Unidades Academicas
SIP-F04/REV.01
67
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Unidades Academicas
Ofrecer a los clientes de los programas educativos de la UES el servicio de prstamo de equipos en ptimas
condiciones de uso.
II.- ALCANCE
Es aplicable para el servicio preventivo y correctivo de equipos para atender las necesidades acadmicas de los
clientes de los Programas Educativos de la UES UAH.
III.- DEFINICIONES
Buenas Prcticas de Laboratorio: Manual con el reglamento de un laboratorio. Cuidados a materiales y equipos.
Laboratorio: Instalacin equipado con lo necesario para la realizacin de prcticas.
PE: Programas Educativos.
ptimo: Equipo en condiciones de ser utilizado adecuadamente.
NSPCR: Nivel de servicios preventivos y correctivos realizados.
NSR: Nmero de servicios realizados.
NTSS: Nmero total de servicios solicitados.
IV.- REFERENCIAS
N/A
VII.- ANEXOS
68
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
69
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Unidades Academicas
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Formato de solicitud de Auxiliar de laboratorio Electrnico y/o 6 Meses Laboratorio Archivo de
material, equipos y Papel concentracin
reactivos de laboratorio
2 Libro Florete Auxiliar de laboratorio Papel 6 Meses Laboratorio Archivo de
concentracin
3 Oficio de actividades Auxiliar de laboratorio Electrnico y/o 6 Meses Laboratorio Archivo de
mensual Papel concentracin
4 Bitcora de adeudo de Auxiliar de laboratorio Papel 6 Meses Laboratorio Archivo de
material y equipo de concentracin
laboratorio
70
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
Unidades Academicas
SIP-F04/REV.01
71
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Unidades Academicas
II.- ALCANCE
El jefe de carrera solicitar a su planta docente, al inicio del semestre: el programa semestral de trabajo y el plan
de clase de las materias a impartir; y al final del semestre el informe final de actividades. Este procedimiento se
aplica en el mbito de la Universidad Estatal de Sonora, a travs de las jefaturas de carrera y sus clientes
especficos son los PTC, PADJ y PA.
III.- DEFINICIONES
Jefe de Carrera.- Persona que se encarga de coordinar, brindar apoyo, y seguimiento en la unidad acadmica a
las actividades de docencia, gestin, investigacin, tutoras.
Carga Acadmica.- Asignacin de los grupos que quedan bajo la responsabilidad del docente.
Programa Semestral de Trabajo (PST).- Documento requisitado por los docentes sobre sus actividades de
docencia, investigacin, tutoras y gestin durante el ciclo escolar.
Plan de Clase (PC).- Documento requisitado por el docente de forma detallada de las actividades a desarrollar en
cada una de las asignaturas.
Informe Final de Actividades (IF).- Documento que refleja las actividades llevadas a cabo durante todo el ciclo
escolar acorde al programa semestral de trabajo y el Plan de clases.
Tabla Final de Resultados.- Instrumento interpretativo de las actividades realizadas por los docentes adscritos a
las Jefaturas de carrera.
PTC.- Abreviacin del trmino Profesor de Tiempo Completo.
PADJ.- Abreviacin del trmino Profesor Adjunto.
PA.- Abreviacin del trmino Profesor por Asignatura.
IV.- REFERENCIAS
NORMA ISO9001-2008/NMX-CC-9001-IMNC-2008.
Lineamientos de productividad docente.
Estatuto de Personal Acadmico.
Manual de Organizacin de Unidad Acadmica.
V.- POLITICAS
El docente entregar el Programa Semestral de Trabajo y el Plan de Clase en un plazo mximo de 15 das,
contados a partir del da siguiente de haber recibido mediante oficio la carga acadmica correspondiente para el
ciclo escolar vigente.
El docente entregar el Informe Final de Actividades en un plazo no mayor a 10 das, contados a partir del da
siguiente de la finalizacin de su PST.
El Programa Semestral de Trabajo se debe de elaborar conforme a las actividades inherentes a las necesidades
de cada Jefatura de Carrera.
El Plan de Clase se debe elaborar acorde al Modelo Educativo ENFACE y a las actividades sugeridas en las
secuencias didcticas de cada asignatura a impartir por el personal docente.
El Programa Semestral de Trabajo, el Plan de Clase y el Informe Final de Actividades, debern estar sustentados
en el llenado de los distintos formatos sealados en el procedimiento, para evidenciar el cumplimiento del mismo.
El Jefe de Carrera emitir una Tabla Final de Resultados, el cual ser un concentrado en Excel para llevar el
anlisis y evaluacin de las actividades programadas para as poder retroalimentar al docente.
72
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
VII.- ANEXOS
73
Elabor: Revis: Aprob:
M.C. Romualdo Bojrquez Ing. Martn Crdova Navarro / M.A. Ramn Navarro Aguilar /
Martnez / Jefe de Carrera Secretario Acadmico Director de la Unidad
Acadmica
SIP-F02/REV.01
74
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Unidades Academicas
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Base de datos Excel Secretara Acadmica de Papel 5 aos Jefatura de Carrera Archivo de
unidad concentracin
2 Oficio de carga Jefe de Carrera Electrnico y/o 5 aos Jefatura de Carrera Archivo de
acadmica Papel concentracin
3 Programa Semestral de Docente/ Jefe de Carrera Electrnico y/o 5 aos Jefatura de Carrera Archivo de
Trabajo Papel concentracin
4 Plan de Clase Docente/ Jefe de Carrera Electrnico y/o 5 aos Jefatura de Carrera Archivo de
Papel concentracin
5 Oficio de Solicitud de Docente/ Jefe de Carrera Electrnico y/o 5 aos Jefatura de Carrera Archivo de
Informe Final de Papel concentracin
Actividades
6 Informe Final de Docente/ Jefe de Carrera Electrnico y/o 5 aos Jefatura de Carrera Archivo de
Actividades Papel concentracin
7 Tabla Final de Jefe de Carrera Electrnico y/o 5 aos Jefatura de Carrera Archivo de
Resultados Papel concentracin
8 Oficio de Docente/ Jefe de Carrera Electrnico y/o 5 aos Jefatura de Carrera Archivo de
retroalimentacin Papel concentracin
75
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
Unidades Academicas
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cumplimiento de informes de los docentes del P.E. Hoja 1 de 1
Fecha de la verificacin:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 54-UAC-P13/Rev.01
SIP-F04/REV.01
76
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Unidades Academicas
Realizar las reuniones de las academias como cuerpos colegiados de consulta, las cuales tienen como propsito
elevar la calidad del proceso enseanza-aprendizaje a travs de los mecanismos acadmicos necesarios para el
logro de los objetivos institucionales.
II.- ALCANCE
A nivel unidad, aplica tanto al Coordinador de Academia como a los docentes que la conforman; generando en
consenso acuerdos que se plasmarn en un acta, mismos que sern avalados y gestionados en un dado caso por
el Secretario Acadmico de la Unidad.
III.- DEFINICIONES
Academia: rganos Colegiados consultivos que agrupan a docentes en reas y /o ncleos integradores afines a
los programas acadmicos.
Coordinador de academia (CO): Docente responsable de la academia.
Docente: Profesor de tiempo completo o parcial que tiene a su cargo por lo menos un grupo asignatura.
Reunin de academia: Junta convocada por el coordinador de academia, donde participan los miembros de la
academia para promover, planear y coordinar las labores de docencia, investigacin, tutoras y gestin que
desarrollan.
Acta de academia: Documento o reporte escrito en el que se hace constar, por quien en calidad de coordinador
de academia le corresponde extenderla, la relacin de lo acontecido durante la celebracin de una reunin y de los
acuerdos o decisiones tomados por los asistentes.
IV.- REFERENCIAS
NORMA ISO9001:2008/NMX-CC-9001-IMNC-2008
Organizacin y funcionamiento de las academias.
Manual de Organizacin de Unidad Acadmica.
V.- POLITICAS
1. Los integrantes de la academia debern reunirse para tratar asuntos de carcter exclusivamente acadmico.
2. Debern realizarse por lo menos una reunin mensual y de cada reunin se elaborar un acta de academia
detallada de los acuerdos que se tomen, la cual deber ser firmada por los participantes y entregarse una copia al
secretario acadmico.
3. Los docentes sern miembros de la academia en donde tengan asignadas el mayor nmero de horas frente a
grupo, sin menoscabo de que puedan participar en otras academias.
4. Los integrantes de la academia debern participar de manera obligatoria en las reuniones convocadas y en las
actividades asignadas por la academia.
5. Cada academia estar dirigida por un coordinador.
6. Son candidatos a Coordinador de Academia los profesores de tiempo completo, que tengan una antigedad
mnima de dos aos en la institucin.
7. El Coordinador de Academia dispondr hasta 5 horas a la semana para realizar su funcin.
8. El Coordinador de Academia recibir en el oficio de carga acadmica la asignacin de la comisin .
9. El Coordinador de Academia podr ser liberado de su comisin a peticin de los miembros de la academia y
por el Secretario Acadmico, con base en la apreciacin que se realice del desempeo de sus funciones.
10. El Coordinador de Academia, evaluar el desempeo de los integrantes de la academia.
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
77
VII.- ANEXOS
1.1 Secretario acadmico Proporciona a los coordinadores de academia Oficio calendarizacin del
por medio de oficio las fechas lmite para la secretario acadmico
entrega de las actas de academia mensuales.
1.2 Integra las academias de las unidad
acadmica en acuerdo con Jefaturas de
Carrera.
1.3 Establece en los acuerdos con los integrantes
de academia el calendario de reuniones a
realizar en el semestre con las fechas, lugar y
horarios e informa por oficio al Secretario
acadmico y Jefaturas de Carrera.
1.4 Convoca va correo electrnico con 3 das de
anticipacin hbiles z los docentes
integrantes de la academia de la reunin
estableciendo fecha, hora, lugar, duracin y
materiales necesarios para la sesin.
2 Realizacin de la reunin de academia
2.1 Coordinador de academia Lectura de los acuerdos del acta de academia Acta de reunin de academia
anterior e informa sobre las resoluciones y anterior
gestiones brindadas por el secretario
acadmico.
2.2 Coordina la reunin promoviendo la
consolidacin de las actividades docentes
creando un ambiente propicio. Elabora el acta
de academia de la reunin.
2.3 Docente Participa activamente en la temtica tratada
en la reunin, propone acuerdos y realiza
compromisos colegiados.
2.4 Firma el acta de academia derivada de la Acta de reunin academia.
reunin con los acuerdos y temas tratados y Registro general de
se compromete a realizar los compromisos asistencia
asignados.
3 Informe del acta de academia
3.1 Coordinador de academia Entrega copia al secretario acadmico y jefe Acta de academia
de carrera del P.E. correspondiente. Deposita
electronicamente en la plataforma el acta de
reunin de academia.
3.2 Secretario acadmico Gestiona los acuerdos y solicitudes de los Acta de academia
docentes de la academia plasmados en el
acta y hace del conocimiento de los
resultados obtenidos al coordinador de
academia antes de su prxima reunin.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
78
Elabor: Revis: Aprob:
Lic. Mara Librada Cruz Bypoli Ing. Martn Crdova Navarro / M.A. Ramn Navarro Aguilar /
/ Coordinador de Academia Secretario Acadmico Director de la Unidad
Acadmica
SIP-F02/REV.01
79
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Unidades Academicas
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Oficio calendarizacin Coordinador de academia Papel 5 aos Secretara Archivo de
del secretario acadmico Acadmica concentracin
2 Oficio calendarizacin Coordinador de academia Papel 5 aos Secretara Archivo de
del coordinador de Acadmica concentracin
academia
3 Acta de reunin de Coordinador de academia Papel 5 aos Secretara Archivo de
academia Acadmica concentracin
4 Registro general de Coordinador de academia Papel 5 aos Secretara Archivo de
asistencia Acadmica concentracin
5 Evalaucin de Secretario Academico Papel 5 Aos Secretara Archivo de
Profesores. Acadmica concentracin
80
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
Unidades Academicas
Fecha de la verificacin:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 54-UAC-P14/Rev.01
SIP-F04/REV.01
81
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Unidades Academicas
Promover y estimular el desarrollo y potencial del recurso humano, en virtud de brindar un servicio de calidad a
nuestros clientes externos e internos.
II.- ALCANCE
Aplica a las actividades que conllevan a la administracin sobre las acciones de capacitacin, con relacin al
personal adscrito a la Unidad Acadmica Hermosillo, que realice trabajos que afecten a la calidad del servicio.
III.- DEFINICIONES
El Programa de Capacitacin se debe de elaborar conforme al anlisis de las competencias laborales del
personal de cada rea.
La capacitacin se debe sustentarse en el llenado de los distintos formatos sealados en el procedimiento, para
evidenciar el cumplimiento del mismo.
En caso de que alguno de los participantes no asista a los eventos de capacitacin o no cumpla con los niveles
de desempeo establecidos, se reprogramar su asistencia y participacin en los subsecuentes Programas de
Capacitacin de la Unidad o de Rectora.
Por medio del proceso de Evaluacin de desempeo, se podr validar competencias, siempre y cuando se
obtenga la calificacin mxima del factor a considerar.
82
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
VII.- ANEXOS
83
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
1.1 Encargado de Recursos Se realiza reunin con el Director de la Elementos sustantivos de las
Humanos Unidad, Secretarios de Unidad (Acadmico y competencias laborales.
Administrativo) y, Responsables de rea, Lista de Asistencia.
para determinar, validar, actualizar y modificar
los elementos que integran las competencias
laborales.
1.2 Integra en el documento de competencias Competencias Laborales.
laborales los registros que acrediten la
escolaridad, experiencia y las habilidades del
personal.
En caso de modificacin y/o actualizacin de
los elementos sustantivos de las
competencias.
1.3 Realiza la comparacin con el Anlisis de las
anlisis de las competencias. Competencias.
2 Programa de Capacitacin
84
Elabor: Revis: Aprob:
Lic. Elimey Ziga Mazn / Lic. Mara del Carmen Woolfolk M.A. Ramn Navarro Aguilar /
Encargado de Recursos Navarro / Secretario Director de la Unidad
Humanos Administrativo Acadmica
SIP-F02/REV.01
85
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Unidades Academicas
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Programa de Encargado de Recursos Electrnico y/o 2 Aos rea de Recursos Archivo de
Capacitacin Humanos Papel Humanos de la concentracin
Unidad Acadmica.
2 Encuesta de Satisfaccin Encargado de Recursos Papel 2 Aos rea de Recursos Archivo de
Humanos Humanos de la concentracin
Unidad Acadmica
3 Lista de asistencia Encargado de Recursos Papel 2 Aos rea de Recursos Archivo de
Humanos Humanos de la concentracin
Unidad Acadmica
4 Elementos sustantivos Encargado de Recursos Electrnico y/o 2 Aos rea de Recursos Archivo de
de las competencias Humanos Papel Humanos de la concentracin
Unidad Acadmica
5 Anlisis de las Encargado de Recursos Electrnico y/o 2 Aos rea de Recursos Archivo de
competencias Humanos Papel Humanos de la concentracin
Unidad Acadmica
6 Oficio de invitacin Encargado de Recursos Papel 2 Aos rea de Recursos Archivo de
Humanos Humanos de la concentracin
Unidad Acadmica
7 Constancia de curso de Encargado de Recursos Papel 2 Aos rea de Recursos Archivo de
capacitacin Humanos Humanos de la concentracin
Unidad Acadmica
8 Cedula de Evaluacin del Encargado de Recursos Papel 2 Aos rea de Recursos Archivo de
Desempeo al Personal Humanos Humanos de la concentracin
Unidad Acadmica
86
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
Unidades Academicas
Fecha de la verificacin:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 54-UAC-P15/Rev.00
SIP-F04/REV.01
87
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Unidades Academicas
Elaborar correcta y oportunamente los Reportes Contables de Unidad Acadmica que integran la contabilidad
general de la Institucin y que coadyuven a la toma de decisiones tanto de la Unidad Acadmica como de la
Rectora.
II.- ALCANCE
Manual de Calidad
Norma ISO 9001:2008/NMX-CC-9001-IMNC-2008
Software SIIA
Clasificador por Objeto del Gasto
Manuel de Organizacin de Unidad Acadmica.
V.- POLITICAS
La Unidad Acadmica debe de cumplir en los tiempos que se especifican en el procedimiento, en la elaboracin y
entrega de los reportes contables.
La elaboracin del reporte contable debe de ser revisado y autorizado por los responsables correspondientes ,
como lo seala el procedimiento.
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
VII.- ANEXOS
88
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
2.1 Responsable del Imprime el Estado de Cuenta Bancarios el Estado de cuenta bancario
procedimiento 1er. da hbil de cada mes.
2.2 Auxiliar contable Elabora conciliaciones bancarias de Unidad Conciliaciones bancarias
Acadmica.
2.3 Responsable del Elabora el Pre - cierre Contable.
procedimiento/auxiliar
contable
3 Elaboracin y autorizacin del reporte
contable.
3.1 Entrega los reportes definitivos y Conciliaciones bancarias
conciliaciones bancarias al Secretario
Administrativo de la Unidad Acadmica, para
su aprobacin. Plazo mximo el da 04 de
cada mes.
3.2 Secretario Administrativo de Revisa, autoriza y entrega los reportes
la Unidad Acadmica contables y conciliaciones bancarias al
Director de Unidad Acadmica, para su
autorizacin. Plazo mximo el da 4 de cada
mes.
3.3 Responsable del Elabora oficio a la secretaria administrativa de Elabora oficio a la secretaria
procedimiento la terminacin del proceso contable financiero administrativa de la
del mes. Se anexan conciliaciones bancarias. terminacin del proceso
Plazo mximo el da 5 de cada mes. contable financiero del mes.
Se anexan conciliaciones
bancarias. Plazo mximo el
da 5 de cada mes.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
89
Elabor: Revis: Aprob:
C. Yambe Zulema Quintanilla Lic. Mara del Carmen Elsa M.A. Ramn Navarro Aguilar /
Castillo / Asistente Tcnico Woolfolk Navarro / Secretario Director de la Unidad
Administrativo Acadmica
SIP-F02/REV.01
90
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Unidades Academicas
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Plizas de Diario, Responsable de Electrnico y/o 5 aos rea de Archivo de
ingresos y egresos procedimiento/auxiliar Papel Contabilidad concentracin
contable
2 Conciliaciones contables Responsable de Electrnico y/o 5 aos rea de Archivo de
procedimiento. Papel Contabilidad concentracin
3 Ficha de deposito Responsable de Papel 5 aos rea de Archivo de
procedimiento/auxiliar Contabilidad concentracin
contable
4 Relacin de plizas. Responsable de Electrnico y/o 5 aos rea de Archivo de
procedimiento/auxiliar Papel Contabilidad concentracin
contable
5 Auxiliares de bancos. Responsable de Electrnico y/o 5 aos rea de Archivo de
procedimiento. Papel Contabilidad concentracin
91
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
Unidades Academicas
Fecha de la verificacin:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 54-UAC-P16/Rev.00
SIP-F04/REV.01
92
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Unidades Academicas
Coordinar las acciones de logstica para regular la asignacin y uso de las salas y equipo destinadas a la
realizacin de eventos institucionales que lleven a cabo las distintas reas de la Unidad Acadmica, as como los
apoyos requeridos para los mismos, a fin de que los eventos (internos o externos) se desarrollen en los tiempos
programados y cumplan con su finalidad y que los bienes muebles e inmuebles sean utilizados con
responsabilidad.
II.- ALCANCE
Aplica a todas las necesidades de logstica y coordinacin de los diversos eventos institucionales internos y /o
externos (conferencias, seminarios, presentaciones, reuniones de trabajo, talleres, cursos, licitaciones, etc.)
III.- DEFINICIONES
Evento: Acto programado de diversa ndole que va dirigido a un cierto nmero de personas.
Solicitud de Espacio para Eventos: Es el formato mediante el cual el solicitante de un evento da a conocer sus
requerimientos.
Logstica de Eventos: Es la actividad mediante la cual, el encargado provee de los insumos que se necesiten en
un evento para poder llevarse a cabo; necesidades tales como acomodo de mobiliario, instalacin de mamparas ,
limpieza, edecanes, equipo de sonido, equipo electrnico, entre otros.
Apoyos Adicionales: Se consideran apoyos adicionales los servicios de cafetera, letras, carteles,
personificadores, etc.
Responsable de Mantenimiento: Persona a cargo del personal que realiza reparaciones generales.
Responsable de Intendencia: Persona a cargo del personal que realiza la limpieza.
IV.- REFERENCIAS
El evento se sustenta mediante la presentacin del formato de Solicitud de Espacio para Eventos sealado en los
Lineamientos establecidos para tal efecto (insumo).
La ejecucin de los eventos se realiza conforme a las necesidades de cada solicitante y en apego a los
Lineamientos establecidos (proceso).
Los plazos para cancelacin o reprogramacin de las solicitudes de eventos se estipulan en los Lineamientos
para la solicitud de espacio para eventos.
Evaluar el desempeo del procedimiento con base a los indicadores establecidos en la matriz de meta e
indicadores (resultado).
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
93
VII.- ANEXOS
94
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
3.1 Asistente Tcnico de Emite el cheque de Gasto por Comprobar Pliza de Cheque
Contabilidad para la compra de los insumos menores del
evento.
3.2 Jefe de rea de Eventos Presenta ante contabilidad de Unidad la Formato de Comprobacin
comprobacin de facturas con requisitos de Gastos.
fiscales de los insumos menores adquiridos
para el evento dentro del plazo establecido en
los Lineamientos de Gastos por Comprobar.
4 Ejecucin de la logstica
5.1 Jefe de rea de Eventos Contacta al cliente para recabar el equipo o Vale de prstamo de equipo
bienes propiedad de la UES y reintegra los
Vales de Prstamo.
Cuando no se recibe la totalidad del equipo
prestado.
5.2 Aplica los Lineamientos para los descuentos
o reposicin del equipo correspondiente.
5.3 Aplica la evaluacin de los eventos
sostenidos.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
C.P. Zulema Lugo Armenta / Lic. Ma. del Carmen Woolfolk M.A. Ramn Navarro Aguilar /
Responsable de Eventos Navarro / Secretario Director de la Unidad
Administrativo Acadmica
SIP-F02/REV.01
96
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Unidades Academicas
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Lineamientos para la Secretario Administrativo Papel 5 Aos Secretara Archivo de
solicitud de espacio para Administrativa concentracin
eventos.
2 Solicitud de Espacio para Jefe de rea de Eventos. Papel 5 Aos Jefatura rea de Archivo de
Eventos. Eventos concentracin
3 Vale de Prstamo de Jefe de rea de Eventos Papel 5 Aos Jefatura rea de Archivo de
Equipo. Eventos concentracin
4 Encuesta de satisfaccin Jefe de rea de Eventos Papel 5 Aos Jefatura rea de Archivo de
de Logstica de eventos Eventos concentracin
97
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
Unidades Academicas
Fecha de la verificacin:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 54-UAC-P17/Rev.00
SIP-F04/REV.01
98
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Unidades Academicas
Controlar a travs de la recepcin de activos fijos la asignacin de los bienes muebles que integran el patrimonio
de la Institucin, registrndose a travs del resguardo de activos fijos y codificndose para el control e
identificacin particular.
II.- ALCANCE
Aplica a todo aquel servidor pblico adscrito a la unidad acadmica que tiene asignado un activo para el
desarrollo de sus funciones.
Aplica a todos aquellos bienes que de acuerdo a la normatividad se catalogue como activo fijo.
III.- DEFINICIONES
Se refiere a identificar las palabras utilizadas en el documento que pueden ser desconocidas, conceptos
especializados, palabras que se presten a interpretaciones errneas o que se abrevien para facilitar la lectura.
IV.- REFERENCIAS
N/A
VII.- ANEXOS
99
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
1 Registro de Bienes
1.1 Responsable de Activo Fijos Procesa la alta en el sistema electrnico de Factura proveedor
bienes basndose en la factura.
1.2 Almacenista Recibe los bienes que entrega el Factura del proveedor,
proveedor debiendo realizar la entrada y la salida y entrada del
salida del almacn
almacn y recabar la firma de quien recibe el
activo.
1.3 Responsable de Etiqueta el bien con un numero Salida de almacn y
activos fijos de inventario generado por el sistema y copia factura proveedor.
(RAF) posteriormente
emitir el formato de resguardo y recabar la
firma del
custodio.
1.4 Custodio Custodia del Formato de resguardo
activo fijo recibiendo, revisando y firmando el del sistema.
formato de
resguardo
1.5 Secretaria Revisa, autoriza y verifica se cumplan los Formato de resguardo
administrativa de procedimientos para las distintas compras de
unidad (SAU) activos fijos.
1.6 Encargado de Registra en forma contable las Copia factura proveedor
contabilidad en adquisiciones hechas en la unidad, as como,
rectora (ECR) efectuar
conciliaciones peridicas con los registros de
activos fijos
de la unidad.
1.7 Encargado del Da de alta en el sistema todas Entrada y salida de
control general de las adquisiciones de bienes muebles almacn recibida por el
inventarios en recibidos y almacenista de la
rectora. (ECIR) registrados por el responsable de activos fijos unidad.
de la
unidad.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
C. Francisco Chavez Serrano / Lic. Ma. del Carmen Woolfolk MA. Ramn Navarro Aguilar /
Encargado de Activos Fijos Navarro / Secretario Director de la Unidad
Administrativo Acadmica
SIP-F02/REV.01
100
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Unidades Academicas
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Entrada de Almacn Almacenista Papel 5 Aos Almacn Archivo de
concentracin
2 Salida de Almacn Almacenista Papel 5 Aos Almacn Archivo de
concentracin
3 Factura del proveedor Responsable de Activos Electrnico y/o 5 Aos Almacn Archivo de
Fijos Papel concentracin
4 Formato de resguardo Responsable de Activos Electrnico y/o 5 Aos Custodio Archivo de
del sistema. Fijos Papel concentracin
101
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
Unidades Academicas
Fecha de la verificacin:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 54-UAC-P18/Rev.01
SIP-F04/REV.01
102
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Unidades Academicas
Apoyar a travs de la administracin y logstica de la flotilla vehicular, choferes, viticos y seguro de accidente, la
realizacin de las prcticas de campo de los programas educativos.
II.- ALCANCE
Aplica a todas las reas solicitantes de la Unidad Acadmica Hermosillo que tengan en sus Programas de
estudio la necesidad de realizar salidas de prcticas de campo, como parte integral del aprendizaje.
III.- DEFINICIONES
Prcticas de campo: Aquellas actividades que llevan a cabo alumnos y profesores fuera de las instalaciones de
la Unidad Acadmica Hermosillo, con el objeto de complementar y aplicar sus conocimientos
terico-metodolgicos relacionados con las asignaturas correspondientes.
Viticos: Recurso econmico que se otorga en base a un tabulador autorizado para que se lleve a cabo el viaje o
salida a prctica.
Seguro escolar: Pliza que protege hasta cierto monto a los alumnos en caso de que sufran un accidente
mientras desarrollan sus actividades estudiantiles.
Logstica: conjunto de medios y mtodos necesarios para llevar a cabo la organizacin de un evento.
IV.- REFERENCIAS
La salida a prctica deber preferentemente estar programada dentro de las metas de cumplimiento del
Programa Operativo Anual y cubierta presupuestalmente por la Jefatura de Carrera, salvo autorizacin
extraordinaria de la Direccin de Unidad.
La solicitud de la salida a prctica deber ser solicitada a la Secretara Administrativa por la Jefatura de Carrera a
travs del formato de requisicin.
Se deber cumplir con el llenado del formato denominado Control de Salidas a Prcticas.
El rea de Recursos Materiales verificar a travs de las bitcoras las condiciones generales de los vehculos, la
cobertura de la pliza de seguro, placas y licencias vigentes.
Las jefaturas de carrera a travs de los profesores a cargo, debern asegurarse de llevar en cada salida a
prctica, la pliza de seguro escolar vigente.
103
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
VII.- ANEXOS
104
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
1.6 Tcnico de Campo Concentra en un formato todas las prcticas Formato Concentrador
de campos del mes y designa en cada salida de Programacin de
a los choferes. Salidas a Prcticas.
La programacin concentrada de salidas del
mes,
deber proporcionarse con anticipacin a los
choferes que
sern comisionados para atender la
programacin.
1.7 Cotiza las salidas programadas con las tarifas
de
viticos y turna el concentrado a Contabilidad.
En base al formato concentrador de
programacin de
salidas a prcticas, se reserva del
presupuesto de las
Jefaturas de Carrera, el recurso para cubrir
las salidas a
prcticas programadas por las distintas
Jefaturas.
2 Reprogramacin o Cancelacin
En caso de reprogramacin o cancelacin de
salidas a
prcticas
2.1 Jefe de carrera Da el aviso a la Secretara Oficio
Administrativa para que a su vez el chofer
reciba la notificacin.
3 Verificacin de Comisiones y Viticos
105
3.2 Tcnico de Campo Revisa y corrobora la requisicin y el formato
de salida de prcticas de campo.
3.3 Asigna a cada prctica un chofer y vehculo, Formato de
sealndolo programacin de
en cada formato de control de salida a salidas a prctica.
prctica que se recibi
de la Jefatura.
3.4 Elabora el oficio de comisin al chofer, del Oficio de comisin
cual, se turna
copia al rea de Recursos Humanos para el
control de
asistencia.
Una vez revisada la requisicin y el formato
de control de
salida a prctica
3.5 Secretario Inicia con el llenado del formato de solicitud Solicitud de viticos
Administrativo de viticos.
3.6 Comunican al profesor y chofer comisionados Solicitud de viticos
para la y
salida a prctica, que recojan cheque o Cheque
efectivo
correspondiente a los viticos asignados.
4 Preparacin del Vehculo
4.1 Chofer Revisa las condiciones del vehculo que se Bitcora Vehicular
utilizar en Preventiva
cada salida a prctica, a travs del formato de
bitcora de
vehculo.
4.2 Tcnico de Campo Recibe a travs del formato las condiciones
del vehculo para la salida a prctica y
entrega las llaves al chofer.
5 Conclusin de la prctica
5.1 Chofer Entrega las llaves y vehculo con el formato Bitcora vehicular
de bitcora preventiva
del vehculo, a travs del cual reporta las
condiciones en que
lleg el vehculo.
El formato es revisado por el Responsable del
Procedimiento y en caso de requerir algn
mantenimiento o arreglo.
5.2 Tcnico de Campo Programa orden de servicio a talleres de Orden de Servicio
acuerdo a lo solicitado en la bitcora.
5.3 Profesor y chofer Presentan Comprobantes
comisionados ante el Departamento de Contabilidad, la fiscales
comprobacin de Reporte de
viticos a travs de los comprobantes fiscales actividades
correspondientes y su reporte de actividades
anexo de
acuerdo al manual para el otorgamiento de
viticos.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
106
Elabor: Revis: Aprob:
C.P. Zulema Lugo Armenta / Lic. Ma. Del Carmen Woolfolk M.A. Ramn Navarro Aguilar /
Responsable de Eventos y Navarro / Secretario Director de la Unidad
Prcticas de Campo Administrativo Acadmica
SIP-F02/REV.01
107
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Unidades Academicas
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 REGISTRO GENERAL Jefe de Carrera Electrnico y/o 5 Aos Jefatura de Carrera Archivo de
DE ASISTENCIA Papel concentracin
2 CONTROL DE SALIDAS Jefe de Carrera Electrnico y/o 5 Aos Jefatura de Carrera Archivo de
A PRACTICAS Papel concentracin
3 FORMATO Jefe de Carrera Electrnico 5 Aos Jefatura de Carrera Archivo de
CONCENTRADOR DE concentracin
PROGRAMACION DE
SALIDAS A PRACTICAS.
4 SOLICITUD DE Jefe de Carrera Electrnico y/o 5 Aos Jefatura de Carrera Archivo de
VITICOS Papel concentracin
5 BITCORA VEHICULAR Jefe de Carrera Electrnico y/o 5 Aos Jefatura de Carrera Archivo de
PREVENTIVA Papel concentracin
6 Encuesta de satisfaccin Jefe de Carrera Papel 5 Aos Jefatura de Carrera Archivo de
de Logstica de eventos concentracin
108
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
Unidades Academicas
Fecha de la verificacin:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 54-UAC-P19/Rev.01
SIP-F04/REV.01
109
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Unidades Academicas
Elaborar y proporcionar seguimiento al Programa Operativo Anual conforme a los lineamientos establecidos por
la Secretara de Hacienda del Gobierno del Estado Sonora, y las polticas, estrategias y metas establecidas por la
Secretara General de Planeacin con base en el Reglamento de Planeacin Institucional, Plan de Desarrollo
Institucional y Programa Estatal de Educacin.
II.- ALCANCE
Aplica a todas las unidades responsables y presupuestales de la institucin (Rectora y unidades acadmicas).
III.- DEFINICIONES
Norma NMX-CC-9001-IMNC-2008.
Manual de Programacin y Presupuestacin de la Secretara de Hacienda.
Programa Estatal de Educacin.
Polticas de operacin de los programas especiales
Ley federal de ingresos y egresos
Ley estatal de ingresos y egresos
Ley general de contabilidad gubernamental
Reglamento de Planeacin y evaluacin.
Plan de Desarrollo Institucional.
Manual para elaborar el POA.
Manual para elaborar informes del POA.
Sistema automatizado para la elaboracin y seguimiento del POA.
Manual de Organizacin de la Unidad Acadmica.
V.- POLITICAS
Considerar la programacin de los recursos acordes a las condiciones de ejercicio de la armonizacin contable.
Considerar la correcta administracin de evidencia que demuestre el cumplimiento de la meta.
Toda meta no cumplida o excedida en los parmetros establecidos, deber mencionar una justificacin que
integre los siguientes cuestionamientos: Cundo?, Cmo?, Quin?, Se reasignaron los recursos?, Hacia
dnde se reasignaron?, y Se requirieron mayores recursos de los programados?.
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
110
VII.- ANEXOS
111
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
1.1 Secretaro General y Rector Establece los techos financieros para las Techos financieros
unidades responsables
1.2 Secretaro General de Comunica los techos financieros a las
Planeacin unidades responsables
1.3 Coordinador de Planeacin Actualiza el manual para la elaboracin del Manual para la Elaboracin
y Evaluacin POA del POA
1.4 Coordinador de Informtica Actualiza el sistema automatizado de captura
para la elaboracin del POA
1.5 Coordinador de Planeacin Envia a las unidades responsables la
y Evaluacin actualizacin sdel sistema automatizado de
captura y el manual para la elaboracin del
POA. En caso que se requiera, atiende dudas
y sugerencias de las unidades responsables.
1.6 Secretaro General (SG) y Establece los techos financieros por unidad Techos financieros
Direccion de Unidad responsable
Acadmica (DUA)
1.7 Enlace del POA (EP) Comunica y enva a las unidades
presupuestales la actualizacin del Sistema
de captura, manual para la elaboracin del
POA y los techos financieros.
1.8 Supervisa que las unidades presupuestales
tengan instalada la versin vigente del
Sistema de captura, el manual para la
elaboracin del POA y los techos financieros.
En el caso que se requiera, atiende dudas y
sugerencias de las Unidades Presupuestales.
1.9 Rector, Secretarios Realiza la propuesta del POA por meta y Propuesta del POA
Generales, Secretario partida presupuestal.
Tcnico, Director de
Unidad, Secretarios de
Unidad, Coordinadores y
Jefes de Carrera
1.10 Enlace del POA (EP) Supervisa que se cumplan los lineamientos
para la programacin y los techos financieros
establecidos.
1.11 Coordinador de Planeacin Revisa los POA de las unidades responsables Propuesta del POA
y Evaluacin (CPE) para realizar retroalimentacin o la
integracin institucional.
1.12 Recibe el Manual para la programacin y Manual para la programacin
presupuestacin de la Secretara de y presupuestacin
Hacienda del Gobierno del Estado de Sonora
(SHGES).
1.13 Verifica los lineamientos del Manual para la
programacin y presupuestacin con
respecto a la integracin del POA
institucional.
1.14 Rectora (R) Autoriza la propuesta de programacin y
presupuestacin de la institucin.
1.15 Coordinador de Planeacin Entrega a la Secretara de Hacienda del Propuesta del POA
y Evaluacin (CPE) Gobierno del Estado de Sonora, la propuesta
de programacin y presupuestacin de la
institucin en lo que respecta nicamente al
recurso estatal.
2 Programacin del POA definitivo
112
2.1 Coordinador de Planeacin Establece el presupuesto de ingresos y Presupuesto
y Evaluacin (CPE) egresos de la institucin.
2.2 Realiza las modificaciones a los techos Techos financieros
financieros, en caso de ser necesario. modificados
2.3 Secretario General (SG) y Comunican y envan las modificaciones de
Director de Unidad los techos financieros, en caso de ser
Acadmica (DUA) necesario.
2.4 Enlace del POA (EP) Supervisa que las unidades presupuestales
tengan instalada la versin vigente del
Sistema de captura, y el manual para la
elaboracin del POA. En el caso que se
requiera, atiende dudas y sugerencias de las
Unidades Presupuestales.
2.5 Rector, Secretarios Realizan el POA definitivo. POA definitivo
Generales, Secretario
Tcnico, Director de
Unidad, Secretarios de
Unidad, Coordinadores y
Jefes de Carrera
2.6 Enlace de POA (EP) Supervisa que se cumplan los lineamientos POA definitivo
para la programacin y los techos financieros
modificados.
2.7 Coordinador de Planeacin Revisa los POA de las unidades responsables POA definitivo
y Evaluacin (CPE) para realizar retroalimentacin o la
integracin institucional.
2.8 Rector (R) Autoriza la programacin y presupuestacin
definitiva de la institucin.
2.9 Consejo directivo (CD) Aprueba la programacin y presupuestacin Acta del consejo directivo
definitiva de la institucin.
3 Evaluacin del POA
3.1 Coordinador de Planeacin Enva el manual para la elaboracin de Manual para la Elaboracin
y Evaluacin (CPE) informes y la actualizacin del sistema de Informes
automatizado de captura. Sistema Automatozado de
Captura
3.2 Rector, Secretarios Elabora los formatos de evidencia del E1 al Registros en las bases de
Generales, Secretario E4 segn corresponda la caracterstica de la datos
Tcnico, Director de meta.
Unidad, Secretarios de
Unidad, Coordinadores y
Jefes de Carrera
3.3 Captura el valor de la meta realizada, Programa General de
descripcin de las actividades, evidencia y su Actividades
ubicacin, y en caso necesario la justificacin.
3.4 Conserva la evidencia que respalda el
cumplimiento de las metas programadas.
3.5 Enva de manera electrnica o impresa a los Programa General de
enlaces del POA los formatos de evidencia Actividades, Formato General
del E1 al E3 segn corresponda la de Indicadores
caracterstica de la meta.
3.6 Enlace de POA (EP) Recibe las evidencias electrnicas o impresas
y revisa la captura del cumplimiento de las
metas.
3.7 Enva de manera electrnica a la Programa General de
Coordinacin de Planeacin y Evaluacin, los Actividades, Seguimiento de
formatos de evidencia del E1 al E4 segn Metas
corresponda la caracterstica de la meta.
3.8 Coordinador de Planeacin Revisa la captura correcta, el cumplimiento
y Evaluacin de las metas programadas y los formatos del
E1 al E4 segn corresponda la caracterstica
de la meta.
113
3.9 Enva la retroalimentacin en caso de ser Formato de
necesario. Retroalimentacin de la
Programacin y Seguimiento
del POA
3.10 Realiza los informes solicitados por la Informes Trimestrales de
Secretara de Hacienda del Gobierno del Hacienda del Gobierno del
Estado de Sonora. Estado.
3.11 Enlace del POA Realiza el seguimiento de la conservacin y
acceso a la evidencia que demuestra el
cumplimiento de las metas programadas.
3.12 Evala el cumplimiento de las metas del POA Acciones correctivas o
con la finalidad de realizar las acciones preventivas
correctivas o preventivas, en caso de ser
necesario.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Dra. Belen Espinoza Galindo / M.A. Ramn Navarro Aguilar / Lic. Mara Ernestina Quintal
Responsable de Planeacin Director de la Unidad Berny / Secretaria General de
Acadmica Planeacin
SIP-F02/REV.01
114
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Unidades Academicas
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Techos financieros Coordinador de Planeacin Electrnico 5 aos Coordinacin de Archivo de
y Evaluacin Planeacin y concentracin
Evaluacin
2 Manuales del POA Coordinador de Planeacin Electrnico 5 aos Coordinacin de Archivo de
y Evaluacin Planeacin y concentracin
Evaluacin
3 Propuesta del POA Coordinador de Planeacin Electrnico 5 aos Coordinacin de Archivo de
y Evaluacin Planeacin y concentracin
Evaluacin
4 Manual para la Coordinador de Planeacin Electrnico 5 aos Coordinacin de Archivo de
programacin y y Evaluacin Planeacin y concentracin
presupuestacin Evaluacin
5 Presupuesto Coordinador de Planeacin Electrnico 5 aos Coordinacin de Archivo de
y Evaluacin Planeacin y concentracin
Evaluacin
6 Techos financieros Coordinador de Planeacin Electrnico 5 aos Coordinacin de Archivo de
modificados y Evaluacin Planeacin y concentracin
Evaluacin
7 POA definitivo Coordinador de Planeacin Electrnico 5 aos Coordinacin de Archivo de
y Evaluacin Planeacin y concentracin
Evaluacin
8 Informes trimetrales Coordinador de Planeacin Electrnico 5 aos Coordinacin de Archivo de
y Evaluacin Planeacin y concentracin
Evaluacin
9 Acta del Consejo Coordinador de Planeacin Electrnico 5 aos Coordinacin de Archivo de
Directivo y Evaluacin Planeacin y concentracin
Evaluacin
115
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
Unidades Academicas
SIP-F04/REV.01
116
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Unidades Academicas
Atender, difundir y dar seguimiento a las convocatorias de movilidad nacional e internacional de la Unidad
Acadmica, e integrar los expedientes de los participantes.
II.- ALCANCE
Este procedimiento aplica a alumnos, egresados y/o docentes, en lo referente a la atencin, difusin y
seguimiento de
las convocatorias de movilidad nacional e internacional, intercambios acadmicos, cursos, prcticas
profesionales,
estancias y estudios de idiomas en el extranjero que la UES, promueva a travs del enlace de vinculacin en la
UAH
para la Coordinacin de Cooperacin Acadmica y Asuntos Internacionales de la Secretara General .
III.- DEFINICIONES
117
Intercambio Acadmico.- Es la permanencia del alumno, egresado y /o docente en una institucin o universidad
en el
extranjero, cursando programas educativos de un ao, semestre o cuatrimestre y que se acreditarn en el UES.
Curso.- Son estancias cortas para capacitacin, conferencias, seminarios o intercambio de experiencias
acadmicas
relacionadas con el perfil del programa educativo del alumno, egresado y/o docente.
Prcticas profesionales.- Son los proyectos relacionados con la aplicacin del conocimiento terico a lo prctico y
se
podrn acreditar en empresas, instituciones extranjeras a travs de la prestacin de servicios profesionales y
proyectos
de investigacin.
Estancias.- Es el desarrollo de un proyecto o programa especfico en el extranjero, ejemplo: Misiones
Comerciales,
promocin de proyecto, visitas a instituciones, empresas y/o universidades
Programa de idiomas en el extranjero.- Cursos acadmicos para el fortalecimiento de idiomas.
Programas Internacionales.- Es todo aquel programa que incluya prcticas profesionales en el extranjero ,
intercambio
acadmico internacional, estancias, cursos y estudios de idiomas en el extranjero.
Aspirante.- Alumno, egresado y/o docente, que pretende participar en una convocatoria de movilidad
internacional
Movilidad internacional.- Desplazamiento del alumnos, egresado y /o docente, al extranjero ya sea para la
realizacin
de prcticas profesionales, intercambio acadmico internacional, estancias, cursos y estudios de idiomas en el
extranjero.
Trmites Extras.- Todas aquellas actividades que el alumno, egresado y /o docente tenga que realizar una vez
que
result acreedor de una beca de alguna convocatoria de los programas internacionales como entrega de
documentos
faltantes solicitados por la universidad de destino, proporcionar un nmero de cuenta en el cual se depositar la
beca,
etc.
Homologacin de materias.- Formato que entregan los alumnos participantes en alguna convocatoria, donde
presentan las materias que cursaran tanto en la universidad de destino as como en UES. (F-7.2-10).
Comprobacin de gastos.- Comprobantes que el alumno, egresado y /o docente debe de presentar una vez
realizada
la estancia en la que particip, donde demuestra los gastos que se efectuaron con la beca otorgada por UES.
Docente.- Persona que tiene el rol de la docencia en UES
EV.- Enlace de Vinculacin
Alumno.- Son alumnos de la Universidad Estatal de Sonora, todos aquellos que hayan sido aceptados en alguno
de los
programas educativos de UES y los mismos lo refrenden en su inscripcin en cada periodo escolar.
Egresado.- Ex-alumno que ha cumplido satisfactoriamente con el plan de estudios.
AEYD.- Alumno, egresado y/o docente
IV.- REFERENCIAS
118
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
VII.- ANEXOS
119
VIII.- DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO
2.1 Enlace de Vinculacin Brinda a los alumnos, egresados y/o docentes Solicitud de informacin
interesados en alguna de las convocatorias, por los alumnos, egresados
la y/o docentes.
informacin y orientacin, necesaria para su
participacin en los programas de movilidad
acadmica.
2.2 Asesora a los alumnos, egresados y/o Formato de solicitud para la
docentes, Movilidad Acadmica
interesados en aplicar en alguna convocatoria
sobre
el llenado de los formatos que se establecen
comorequisito de inscripcin en cada una de
las
convocatorias.
2.3 Conforma los expedientes de los alumnos,
egresados y/o docentes que aplicaron para
alguna de
las convocatorias de los programas de
movilidad
acadmica.
3 Cierre de las convocatorias
120
4.1 Enlace de Vinculacin Notifica a los alumnos, egresados y/o
docentes seleccionados en alguna de las
convocatorias de los programas de movilidad
acadmica de su aceptacin en el programa
al
cual aplicaron, por medio de publicacin de
resultados en peridico mural, pgina de la
UES
y redes sociales.
Una vez que los alumnos, egresados y/o
docentes fueron notificados de su aceptacin
4.2 Da el seguimiento a cada uno de ellos en Solicitud de informacin
trmites extras o informacin que puedan por los alumnos, egresados
necesitar. y/o docentes
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Lic. Sharon Sarah Pacheco Ing. Martn Crdova Navarro / M.A. Ramn Navarro Aguilar /
Flix / Enlace de Vinculacin y Secretario Acadmico Director de la Unidad
Cooperacin Acadmica Acadmica
SIP-F02/REV.01
121
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Unidades Academicas
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Formato de solicitud para Enlace de Vinculacin Papel 1 Ao rea de Vinculacin Archivo de
la concentracin
Movilidad Acadmica
2 Ficha de registro Enlace de Vinculacin Papel 1 Ao rea de Vinculacin Archivo de
Programa concentracin
de Estudio de Idiomas en
el
Extranjero
3 Formato de Enlace de Vinculacin Papel 1 Ao rea de Vinculacin Archivo de
Homologacin concentracin
de materias
4 Solicitud de informacin Enlace de Vinculacin Papel 1 Ao rea de Vinculacin Archivo de
por los alumnos, concentracin
egresados
y/o docentes
122
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
Unidades Academicas
SIP-F04/REV.01
123
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Universidad Estatal de Sonora
Unidades Academicas
Coadyuvar a la insercin laboral de alumnos y/o egresados de la Unidad Acadmica Hermosillo, a travs de una
adecuada vinculacin institucional de acuerdo al perfil de los programas educativos impartidos en la Unidad.
II.- ALCANCE
El servicio de bolsa de trabajo se brindar en el Universidad Estatal de Sonora, a travs de la Unidad Acadmica
Hermosillo a los alumnos y/o egresados de la Unidad y Representantes de los sectores pblico, privado y social ,
que as lo requieran.
III.- DEFINICIONES
Encargado de Bolsa de Trabajo.- Persona responsable de la vinculacin laboral con los diferentes sectores
productivos de la regin, cmaras y asociaciones, con la finalidad de promocionar el servicio de bolsa de trabajo.
UAH.- Unidad Acadmica Hermosillo.
Bolsa de Trabajo.- Servicio de colocacin de personal que ofrece de forma gratuita la UAH a alumnos y /o
egresados y a los sectores productivos de la regin.
Plazas disponibles.- Nmero de vacantes cubiertas por alumnos y/o egresados de la UAH.
Vacante.- Oportunidad laboral.
Estado de la vacante.- Cubierta y disponible.
EBT.- Encargado de Bolsa de Trabajo.
DU.- Director de Unidad.
CP y V.- Coordinador de de Planeacin y Vinculacin.
Alumno.-Son alumnos de la Universidad Estatal de Sonora, todas aquellas personas a las que se les haya
aceptado su ingreso en alguno de los programas educativos y las mismas lo refrenden en su inscripcin en cada
periodo escolar. Egresado.- Alumnos que ha cumplido satisfactoriamente el plan de estudios.
Solicitante del servicio de bolsa de trabajo (SSBT).- Alumnos y/o egresados que requieren de un trabajo, as
como representantes de los sectores pblico, privado y/o social que requieren de personal.
Formato de publicacin de vacantes.- Instrumento de promocin de las plazas disponibles.
Representantes de los sectores pblico, privado y /o social.- Persona con la cual se tiene contacto directo para
atencin de los requerimientos de la bolsa de trabajo.
IV.- REFERENCIAS
Manual de Calidad.
ISO 9001-2008/NMX-CC-9001-IMNC-2008
Manual de Organizacin de la Unidad Acadmica.
V.- POLITICAS
? El rea de Bolsa de Trabajo debe facilitar el Formato de Solicitud del Puesto a los representantes del
sector pblico, privado y/o social.
? El rea de Bolsa de Trabajo debe hacer la difusin de las vacantes entre los docentes y /o tutores.
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
124
VII.- ANEXOS
Lic. Samantha Rivera Tllez / Ing. Martn Crdova Navarro / M.A. Ramn Navarro Aguilar /
Encargada de Bolsa de Trabajo Secretario Acadmico Director de la Unidad
Acadmica
SIP-F02/REV.01
125
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Universidad Estatal de Sonora
Unidades Academicas
Resguardo Disposicin
No. Registro Puesto Responsable* Tipo
Tiempo Ubicacin final
1 Formato de solicitud del Enlace de bolsa de trabajo Electrnico y/o 1 ao rea de Bolsa de Archivo de
puesto Papel trabajo y prcticas concentracin
profesionales
2 Formato de curriculum Enlace de bolsa de trabajo Electrnico 2 aos rea de Bolsa de Archivo de
trabajo y prcticas concentracin
profesionales
3 Formato publicacin de Enlace de bolsa de trabajo Electrnico y/o 1 ao rea de Bolsa de Archivo de
vacantes Papel trabajo y prcticas concentracin
profesionales
4 Formato de plazas Enlace de bolsa de trabajo Electrnico 1 ao rea de Bolsa de Archivo de
colocadas trabajo y prcticas concentracin
profesionales
126
VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO
Unidades Academicas
Fecha de la verificacin:
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 54-UAC-P22/Rev.01
SIP-F04/REV.01
127