Manual Creacion de Un Club Rotario Nuevo

Organización de clubes nuevos
Guía para gobernadores de distrito y representantes especiales

organización de clubes nuevos
retención
captación
desarrollo y crecimiento del cuadro social

Índice
1 Introducción.....................................................................................................................1
2 Función y responsabilidades del gobernador de distrito..............................................3
3 Función y responsabilidades del representante especial...............................................9
4 Formularios que deben presentarse a RI......................................................................19

Estudio para la organización del nuevo club rotario.................................................................. 21
Formulario del club padrino de un nuevo club rotario............................................................... 23
Solicitud de admisión en Rotary International .......................................................................... 25
5 Ceremonia de entrega de la carta constitutiva............................................................29

Fecha y hora............................................................................................................................. 29
Palabras del gobernador........................................................................................................... 29
Preparación de la ceremonia de entrega de la carta constitutiva................................................ 30
6 Preguntas frecuentes.....................................................................................................33
Anexos
1: Hoja de trabajo para la organización de un nuevo club rotario............................................ 37
2: Hoja de trabajo para establecer la lista de clasificaciones del nuevo club............................. 39
3: Glosario de términos rotarios.............................................................................................. 41
4: Programas de reuniones semanales que se recomiendan al organizar clubes nuevos........... 45
5: Lista de control para la ceremonia de entrega de la carta constitutiva................................. 49
6: Modelo de comunicado de prensa...................................................................................... 51
1 Introducción
La organización de un club rotario nuevo requiere dedicación y trabajo intenso, pero para
mucho rotarios ésta ha sido una de sus experiencias más gratificadoras.
Hay diversas razones que justifican la organización de nuevo club rotario. Puede que en cier-
ta comunidad se cuente con socios en perspectiva cualificados interesados en ser parte del
movimiento rotario, pero quizás prefieren un horario de reuniones más conveniente. También
podría ser que el club rotario de la localidad no puede aceptar más socios debido a limitaciones
de espacio en el local habitual de reunión. Incluso podría surgir la necesidad de organizar un
nuevo club rotario cuyas reuniones se celebren en un idioma que no sea el predominante en
el distrito. Este tipo de situaciones, entre otras, sugerirían la necesidad de establecer un nuevo
club rotario.
Consulte la lista de El gobernador de distrito facilita el establecimiento de nuevos clubes en el territorio bajo su
representantes de jurisdicción. Los rotarios interesados en organizar un club nuevo deberán comunicarse con el
gobernador de distrito. Por su parte, el representante del Departamento de Apoyo de Clubes
Apoyo a Clubes y
y Distritos de Rotary International correspondiente a su área podrá asistir al gobernador de
Distritos (ACD) en
distrito y otros interesados en organizar un nuevo club rotario.
www.rotary.org/
clubdistrictreps. La presente guía contiene información para los gobernadores y representantes especiales
sobre el proceso que debe observarse así como los formularios que deben remitirse a RI para
la formación de nuevos clubes. Para su conveniencia, los formularios en línea están en
formato PDF y todos los campos pueden ser cumplimentados electrónicamente, con
excepción del espacio provisto para las firmas requeridas. Las copias impresas deben
ser firmadas y remitidas por correo postal a RI.
Debido a que en el mundo de Rotary las circunstancias varían según las condiciones locales, los
pasos para la organización de un club que se recomiendan en la presente guía son un referente
para garantizar que se satisfagan los requisitos mínimos establecidos por RI. Es posible que se
deban tomar medidas adicionales, de conformidad con la tradición rotaria local o los requisitos
de las leyes en determinadas jurisdicciones. Le recomendamos observar los pasos prescritos
para el establecimiento de un nuevo club, incluidos la lista de verificación y los recursos que se
sugieren, a fin de llevar a buen término la fundación de un club rotario.
O r ga ni z aci ó n d e c l u b e s nuev os 1
2 Función y responsabilidades del
gobernador de distrito
La organización de un club rotario nuevo es una empresa que requiere la supervisión minuciosa
del gobernador de distrito y la cooperación de muchas personas.
La organización de clubes nuevos es responsabilidad del gobernador de distrito (Reglamento de

RI, sección 15.090), bajo la supervisión general de la Directiva de RI. Al gobernador de distrito le
compete establecer un Comité Distrital de Extensión a fin de desarrollar e implementar un plan
para la organización de nuevos clubes, y cumplir las funciones de representante especial
o nombrar a la persona que ocupará dicho cargo, para coordinar las actividades de exten-
sión en los clubes de reciente formación. El gobernador también determinará la delegación de
funciones y autoridad, transmitirá al representante especial sus ideas sobre la colaboración del
club padrino y la captación de los socios fundadores, y hará partícipe a otros rotarios, a fin de
garantizar el éxito de todo club.
En el presente capítulo se destacan las principales responsabilidades del gobernador de distrito.

Como gobernador de distrito, deberá mantener al representante especial al tanto del papel que
usted desempeñará en el proceso. Los gobernadores abordan este proceso de distintas maneras,
algunos tienen una participación directa mientras que otros delegan a otros la mayor parte de
las responsabilidades. Puesto que cada situación es diferente, la organización de nuevos clubes
es el resultado de diversas circunstancias, las cuales deben ser consideradas. Debido a que el
representante especial continúa desempeñando funciones durante el año posterior a la fecha
en que se entregó la carta constitutiva al nuevo club, se recomienda que éste consulte con el
gobernador electo e incluso con el gobernador propuesto. La lista de control que se incluye en
esta publicación le servirá como punto de partida a medida que usted elabora su propia estra-
tegia para participar plenamente en el proceso de organización de un nuevo club en el distrito.
El cronograma de
planificación de la La hoja de trabajo para la organización de un club nuevo rotario (Anexo 1) le ayudará a usted
página 37 lo ayudará y al representante especial a fijar sus metas preliminares.
a elaborar un plan
Designar a los integrantes del Comité Distrital de Extensión
para la organización
de un nuevo club. Bajo la dirección del gobernador, el Comité Distrital de Extensión deberá trazar e implementar
un plan para organizar nuevos clubes rotarios dentro del distrito. Es responsabilidad del Comité:
• Buscar comunidades donde no funcionen clubes rotarios que reúnan las condiciones
aptas para la formación de un nuevo club.
• Localizar comunidades en las que podrían establecerse clubes rotarios adicionales, sin
que esto afecte negativamente a los clubes que ya funcionan en la localidad.
• Colaborar en la organización y el establecimiento de clubes nuevos.
Como requisito mínimo que se recomienda, los integrantes del Comité Distrital de Extensión
deben ser socios activos (no honorarios) de un club del distrito y estar al día en el cumplimiento
de sus obligaciones para con dicho club [Sección 17.030.3, Rotary Code of Policies]. Se dará
preferencia a ex gobernadores y otros rotarios que se hubieran dedicado, con éxito, a la orga-
nización de clubes nuevos.
O rg ani z aci ó n d e c l u b e s nuev os 3

Pasos a seguir:
❑❑ Determinar a quién y cuándo designará a los miembros del Comité Distrital de Extensión.
❑❑ Notificar a los integrantes del comité las responsabilidades que les competen y las expec-
tativas establecidas.
Proporcione el
Estudio para la orga- ❑❑ Supervisar las actividades del comité.
nización de un nuevo
❑❑ Determinar el medio de comunicación que usará para mantenerse en contacto con el comité.
club rotario (página
21) a la persona que
se encargará de llevar Realizar el Estudio para la organización de un nuevo club rotario
a cabo la encuesta. Si el Comité Distrital de Extensión considera factible el establecimiento de un club rotario en
una localidad, el gobernador de distrito deberá cumplimentar el Estudio para la organización
de un nuevo club rotario (página 21).
Pasos a seguir:
❑❑ Designar al rotario que realizará el estudio de la localidad en perspectiva. quien deberá
estar familiarizado con la zona a fin de determinar si la localidad es apta para albergar
un nuevo club.
❑❑ Iniciar la búsqueda del club padrino (de no contarse con uno).
❑❑ Determinar, en colaboración con la persona que realiza el estudio, si la localidad en pers-
pectiva cuenta con el número idóneo de profesionales y personas de negocios cualificadas
para albergar a un club adicional de por lo menos 20 socios activos, de conformidad con
el sistema de clasificaciones de Rotary.
Designar al representante especial y club padrino

El representante especial será quien se encargará de captar y orientar a los socios fundadores.
El éxito de un nuevo Puesto que el éxito del nuevo club dependerá en gran medida del representante especial,
club depende en seleccione a esta persona con sumo detenimiento.
gran medida de la
Ya que también trabajará en estrecha colaboración con el club padrino, o clubes padrinos, sería
dedicación del repre-
preferible que fuera socio de tal club. Deberá designar tanto al representante especial como
sentante especial. En al club padrino antes de remitir a RI el Estudio para la organización del nuevo club rotario.
algunas circunstan- Debido a distancias geográficas, en algunas regiones del mundo al representante especial le es
cias, el gobernador imposible reunirse regularmente con el club padrino y cumplir un papel más directo, en estos
de distrito cumple el casos el instructor distrital podría considerarse como un importante recurso.
papel de representan-
te especial. Aunque técnicamente no es obligatorio contar con un club padrino, se recomienda enfática-
mente contar con este recurso ya que ayudará al nuevo club a establecer un sólido cuadro
social dedicado al servicio y compañerismo. Los clubes nuevos pueden contar con más de un
club padrino, uno de los cuales deberá funcionar en las proximidades del nuevo club. El club
padrino deberá:
• Estar al día en sus obligaciones financieras para con RI.
• Tener 20 socios activos, como mínimo.
• Haber desarrollado un programa equilibrado en el marco del servicio rotario.
Es responsabilidad el club padrino:

• Asistir al representante especial en la planificación y organización de los trámites admi-
nistrativos del nuevo club.
• Colaborar en la organización de los programas iniciales y los primeros proyectos del nuevo
club.
4 Orga ni zació n d e clu b e s n u e vo s

• Orientar al nuevo club en su integración como miembro de RI.
• Presentar informes al gobernador, cuando éste lo solicite, durante el primer año de fun-
cionamiento del nuevo club.
Suministre copias del
Formulario del club • Servir como mentor del nuevo club durante dos años, por lo menos, después de admisión
padrino de un nuevo en RI.
club rotario (página
23) al posible club Según estudios realizados por RI, los clubes nuevos deben contar con un sólido sistema de apoyo
o clubes padrinos. durante los dos primeros años de funcionamiento. Se ha demostrado que el mayor número de
Informe a los fun- bajas, en términos de cuadro social y clubes, se da durante el segundo año de funcionamiento.
Los clubes que cuentan con el apoyo incondicional del club padrino en su segundo año, tendrán
cionarios del club
mayores posibilidades de convertirse en clubes autosuficientes y eficaces.
padrino sobre las res-
ponsabilidades que Considere las ventajas de contar con varios clubes padrinos:
deberán asumir y el • El nuevo club no sólo tendrá un sistema de apoyo más sólido sino también estará expuesto
plazo dentro del cual a las distintas prácticas de los clubes padrinos y a una gama más amplia de ideas.
deberán comunicar
su decisión. • La responsabilidad de ayudar al nuevo club no recae únicamente en un club o unos cuantos
rotarios.
• Ofrece una red de contactos más grande para captar a los socios fundadores.
• Se comparten los costos.
• Ser club padrino podría darle nuevo ímpetu al cuadro social.
Pasos a seguir:
❑❑ Designar al representante especial y procurarle un ejemplar de esta publicación.
Para consultar el ❑❑ Determinar las funciones y responsabilidades que delegará al representante especial
Informe sobre las (ver capítulo 3).
tendencias de nuevos
❑❑ Establecer un plan para comunicarse regularmente con el representante especial.
clubes y otros
estudios de RI, visitar ❑❑ Dar a conocer sus expectativas al representante especial.
www.rotary.org/es/ ❑❑ Considerar la posibilidad de contar con la ayuda del instructor distrital en la organización
membershipresources. y formación del nuevo club.
❑❑ Analizar el cronograma preliminar de planificación (ver anexo 1) con el representante
especial.
❑❑ Determinar las funciones que usted y el representante especial cumplirán al trabajar con
los socios fundadores.
❑❑ Buscar uno o varios clubes padrinos en perspectiva. Considerar las ventajas de contar
con varios clubes padrinos:
❑❑ Informar al club padrino (o clubes padrinos) acerca de las responsabilidades que deberán
asumir, o delegar la tarea al representante especial. (Más información en el capítulo 3).
❑❑ Remitir el Formulario del club padrino de un nuevo club rotario al presidente del club
padrino.
❑❑ Verificar que el club padrino haya realizado una votación oficial a fin de determinar si el
cuadro social en su totalidad está de acuerdo en apoyar al nuevo club.
Enviar el Estudio para la organización del nuevo club rotario
y el Formulario del club padrino de un nuevo club rotario a su
representante de ACD

Ambos documentos deben cumplimentarse debidamente, con las firmas requeridas, antes
Dirija toda pregunta de ser remitidos a RI. (Si desea cumplimentar los formularios electrónicamente, descargue la
respecto a los formu- versión en línea en www.rotary.org/downloadlibrary). Ingrese la información en los formularios,
larios al representan- imprímalos, obtenga las firmas necesarias y remítalos a RI por correo postal.
te de ACD. Pasos a seguir:
❑❑ Determinar junto con el representante especial las responsabilidades específicas del club
padrino.
❑❑ Asegurarse de que se haya informado al club padrino acerca de las responsabilidades
específicas que asumirá antes de comprometerse a participar en la organización de un
nuevo club.
❑❑ Si optase por no contar con un club padrino, explicar en detalle la razón.
❑❑ Obtener todas las firmas requeridas, y revisar los formularios antes de remitirlos.
❑❑ Contactar con el representante de ACD acerca de cualquier duda antes de remitir los
formularios.
Captación de los socios fundadores
En la etapa inicial del nuevo club rotario, éste está conformado por los socios fundadores, a
quienes se confiere la calidad de socio antes de que se apruebe la admisión del club a RI. La
mitad de los socios fundadores deben proceder de la comunidad local. Como gobernador de
distrito, usted decidirá el nivel de colaboración que tendrá con los socios fundadores del club.
Deberá contar con un plan de comunicaciones a fin de que usted, el representante especial, el
club padrino y los socios fundadores contribuyan plenamente al éxito del nuevo club. Considere,
además, el papel que cumplirán los asistentes de gobernador.
Deberá comunicar a los socios fundadores del club, ya sea personalmente o mediante el repre-
sentante especial, las responsabilidades generales que asumirán, entre las que se encuentran
las siguientes:
• Procurar la captación de los socios fundadores.
• Asegurarse de que exista diversidad en cuanto a las clasificaciones de los socios.
• Determinar el nombre del club.
• Adoptar los Estatutos prescritos a los clubes rotarios.
• Fijar el horario y lugar de la reunión.
• Adoptar el reglamento del club y la estructura de los comités.
• Seleccionar a los integrantes de la directiva y los funcionarios del club.
• Fijar la cuota de ingreso y la cuota anual que los socios deberán abonar.
Para más información sobre las responsabilidades de los representantes especiales, véase el
capítulo 3.

Pasos a seguir:
❑❑ Determinar el papel que asumirá el gobernador de distrito en la captación de socios
fundadores. Determinar su nivel de participación: ¿tendrá una participación activa o
delegará la mayoría de las responsabilidades en el representante especial, club padrino
o al grupo de socios fundadores que organiza el club?
❑❑ Elaborar un plan de acción a fin de colaborar o capacitar al representante especial y al
club padrino en la captación de socios fundadores.
❑❑ Fomentar un cuadro social diverso en cuanto a clasificaciones.
❑❑ Establecer un programa de orientación e instrucción adecuado para los futuros socios y
socios fundadores.
Conferir la condición de club rotario provisional
El gobernador otorga al grupo organizador la designación de “club provisional” una vez que
el grupo comience a reunirse semanalmente y haya elegido a los funcionarios de club que se
suscribirán los Estatutos prescritos a los clubes rotarios. Tal designación permite al club provi-
sional entregar la credencial de compensación de ausencia a los rotarios visitantes.
Pasos a seguir:
❑❑ Cerciorarse de que el representante especial y los socios fundadores sean conscientes y
estén debidamente capacitados en cuanto al papel que cumplirán en la educación rotaria
de los nuevos socios.
❑❑ Elaborar un plan de comunicación para garantizar el mantenimiento de comunicacio-
nes periódicas entre el gobernador de distrito, representante especial, club padrino y el
RRIMC (si corresponde) a fin de mantenerse al tanto de las actividades y participación
en la instrucción de los socios fundadores y en perspectiva.
❑❑ Aclarar cualquier duda que el club provisional tuviera en cuanto al reglamento del club.
Examinar la Solicitud de admisión en Rotary International

y presentarla ante la Directiva de RI
La Solicitud de admisión en Rotary International se presentará a RI una vez que el club provisional
cuente con 20 socios fundadores activos y un grupo de clasificaciones diversas. La nómina de

socios presentada como parte de la solicitud de admisión tendrá carácter de nómina definitiva
La Solicitud de de los socios fundadores del nuevo club. Hasta que la Directiva no emita su decisión sobre la
admisión en Rotary solicitud, no se podrá admitir a socios adicionales en el club.
International figura
Puesto que la nómina de socios fundadores es un elemento esencial de la Solicitud de admisión
en la página 25. en Rotary International, se verifica la exactitud de tales nóminas. Con su firma, el gobernador de
distrito constata que ha verificado toda la información contenida en la solicitud y garantiza que las
personas cuyos nombres figuran en la nómina han recibido notificación de su inclusión en dicha lista.
Los datos incluidos en la nómina de socios deben ser exactos, ya que de lo contrario, acarrearía
serias consecuencias.
“En el caso de los clubes nuevos cuyas listas de socios son incorrectas, el secretario general
tomará las siguientes medidas:
a. retendrá la carta constitutiva del nuevo club,
b. notificará al gobernador que la carta constitutiva no se entregará hasta que todos los
nombres de la lista hayan sido verificados y que todas las solicitudes de admisión de
clubes que provengan de dicho distrito durante el año rotario en curso serán sometidas
a revisión,
c. notificará al gobernador que ha sido declarado no apto para ser elegido para cualquier
cargo en RI, durante los tres años posteriores a la conclusión de su gobernación”.
(Sección 18.050.15. del Rotary Code of Policies)
Pasos a seguir:
❑❑ Verificar todos los datos incluidos en la Solicitud de admisión en Rotary International.
❑❑ Cerciorarse de que la solicitud esté debidamente cumplimentada y sea legible.
❑❑ Analizar la hoja de trabajo sobre clasificaciones preparada por el representante especial
a fin de constatar de que se cuenta con un cuadro social equilibrado en lo que respecta
a clasificaciones.
❑❑ Remitir la cuota de admisión correspondiente junto con la solicitud.
❑❑ Contactar con el representante de ACD de tener dudas.
❑❑ Remitir la Solicitud de admisión en Rotary International al representante de ACD para
que sea aprobada por la Directiva de RI.
Entregar la carta constitutiva al nuevo club rotario
La carta constitutiva del nuevo club, firmada por el presidente de RI, porta el sello oficial de la
organización y se envía al gobernador de distrito, por lo general, en el transcurso de las cuatro
semanas siguientes a la admisión del club. El gobernador también firma la carta constitutiva.
Después de recibir la notificación de aprobación de la solicitud de admisión y confirmar que

el club funciona eficazmente, el gobernador de distrito, en colaboración con el representante
especial y los funcionarios del nuevo club, deberá fijar la fecha y la hora de la ceremonia de
entrega de la carta constitutiva. Sin embargo, bajo ninguna circunstancia deberá fijarse la
fecha de la entrega de la carta constitutiva antes de recibirse la notificación de la aprobación
de la solicitud de admisión, puesto que podrían surgir demoras inesperadas en la tramitación
de la solicitud.
Para más información sobre cómo organizar la ceremonia de entrega de la carta constitutiva,
consulte el capítulo 6.
Pasos a seguir:
❑❑ Calcular el tiempo que le tomarán al representante especial y los funcionarios del nuevo
club organizar la ceremonia de entrega de la carta constitutiva.
❑❑ Mantener al representante especial informado acerca de cualquier aspecto que desea
incorporar en la ceremonia, además de los indicados en el capítulo 6.
❑❑ Preparar con el representante especial el comunicado de prensa que se emitirá a los
medios de difusión de la localidad.
Se exhorta al gobernador a mantenerse en contacto con el nuevo club después de su funda-

ción y a apoyar el crecimiento continuo del mismo. El gobernador saliente deberá entregar
al gobernador electo una lista de los representantes especiales que se encuentran trabajando
activamente en la organización de nuevos clubes.

3 Función y responsabilidades del
representante especial
El gobernador de distrito nombrará a un rotario bien informado que sea socio de un club cerca-
no, de preferencia el club padrino, quien se desempeñará en calidad de representante especial
para la organización de un club nuevo y estará facultado para representar al gobernador en
los trámites relacionados con la organización del nuevo club. El gobernador fijará los deberes
concretos y la autoridad que le conferirá al representante según sea lo apropiado en el distrito.
Como parte de sus funciones, es probable que el representante especial lleve a cabo, entre
otras, las actividades que se describen más abajo. Deberá mantener una estrecha comunicación
con el gobernador de distrito en cuanto a las responsabilidades del cargo. Vale mencionar que
las actividades presentadas en este capítulo no necesariamente ocurren en el orden provisto.
Convoque la reunión A fin de desempeñar eficazmente su papel de represente especial, le recomendamos comunicar-
de planificación se asiduamente con el gobernador de distrito y su representante de Apoyo a Clubes y Distritos
después de aprobado (ACD) de RI y consultar el presente manual al igual que el Manual de Procedimiento (035-ES).
el Estudio para la
organización del club Convocar una reunión con el club padrino y el grupo organizador
rotario, pero antes de El propósito de tal reunión será fomentar el acercamiento entre los socios del club padrino y
que se dé inicio a la los socios fundadores que participan en el proceso de organización. El representante especial
organización propia- facilitará el encuentro entre ambos grupos y los orientará en el establecimiento de las pautas
mente dicha. de trabajo que deberán observar en los años próximos.
A la reunión deberá invitarse a los posibles socios fundadores cualificados, al gobernador de distri-
to y al presidente del club padrino, quien podría extender la invitación a otros rotarios de su club.
Aproveche esta reunión para que los asistentes intercambien ideas, fijen metas y se conozcan
mejor. Determinen cómo podrían captar posibles socios fundadores utilizando como punto de
Consulte la Hoja de partida los Estatutos prescritos a los clubes rotarios.
preguntas frecuentes
(página 33) antes de Programa que se sugiere para la reunión:
asistir a la reunión de • Repasar las disposiciones de los Estatutos prescritos a los clubes rotarios sobre el cuadro
planificación. social.
• Planear actividades de captación de socios.
Considerar los siguientes recursos como fuentes de posibles socios:

- Empresas y organizaciones importantes del área y las personas empleadas o afiliadas
a éstas que poseen las cualidades de afiliación.
- Rotarios que actualmente son socios de clubes vecinos, para quienes la hora de reunión
del club nuevo podría ser más conveniente.
- Ex rotarios que residen en el área.
- Ex becarios de La Fundación Rotaria o ex participantes en programas de RI (solicite
una lista de ex becarios que residen en el área a alumni@rotary.org).
- Rotaractianos y ex rotaractianos
- Ejecutivos jubilados que residen en el área.
- Guías o directorios comerciales o guías de teléfono locales.
Anime al grupo orga- - Directorios de otras asociaciones o grupos profesionales de la localidad.
nizador a adquirir los
- Graduados de institutos y universidades de formación empresarial.
siguientes recursos
educativos para usar-
los en las sesiones Pasos a seguir:
de información para ❑❑ Pedir al gobernador de distrito que delinee detalladamente sus expectativas en cuanto
socios en perspectiva. a usted y el papel que jugará en la organización del nuevo club.
- Juego de materia- ❑❑ Analizar el papel de mentor del club padrino con los socios del club en formación, a fin
les informativos de que éstos expresen lo que esperan recibir del club padrino.
para socios en
❑❑ Determinar la frecuencia de las comunicaciones entre el club padrino y el club en forma-
perspectiva
ción. Fomentar una sólida relación de trabajo entre ambos clubes.
(423-ES) o los
componentes ❑❑ Establecer un plan de comunicación para todas las personas que participan en el proceso
individuales: de organización. ¿Cómo se comunicará con los socios fundadores del grupo organizador
Bienvenido a y el club padrino? ¿Cómo se comunicarán el club padrino y el grupo organizador? ¿Qué
Rotary (265-MU), medios de comunicación prefieren las partes involucradas?
Información básica ❑❑ Delinear la manera en que se repartirán las responsabilidades entre el representante
sobre Rotary especial y el club padrino o grupo organizador en lo que respecta a la captación de los
(595-ES), Esto es socios fundadores.
Rotary (001-ES),
❑❑ Delinear un proceso y cronograma para cumplimentar los documentos requeridos para
¿Qué es Rotary?
la admisión del nuevo club.
(419-ES), El Desafío
de Rotary por 200 ❑❑ Animar al grupo organizador a distribuir materiales de RI entre los posibles socios y decidir
millones de dólares quién será el responsable de obtener dichos materiales. Consultar el Catálogo de RI en
– Folleto (986), línea en shop.rotary.org para enterarse de las últimas novedades.
y La Fundación ❑❑ Cerciorarse de que toda pregunta o duda que tenga el grupo organizador sobre Rotary
Rotaria – Tarjeta o el proceso de organización sea contestada o aclarada oportunamente.
informativa
(159-ES) ❑❑ Proporcionar al grupo organizador un ejemplar del Manual de Procedimiento (035-ES).
- Juego de videos
sobre el cuadro Informar al club padrino sobre las responsabilidades
social (427-MU) que le corresponden
- Esto es Rotary El éxito de un club nuevo depende de una buena organización y de su funcionamiento durante
(DVD, 449-ES) los primeros años. El club padrino juego un importante papel en el éxito del nuevo club. En
calidad de representante especial, deberá cerciorarse de que el club padrino sea realmente
- El Desafío de
un mentor para el nuevo club. Puesto que para muchos clubes será la primera que sirvan en
Rotary por 200
calidad de club padrino, una de las responsabilidades principales del representante especial es
millones de dóla- informar detalladamente al club acerca de sus responsabilidades y lo que se espera de sus socios.
res (DVD, 985-ES)
- Rotary y la comu- El club padrino servirá de mentor al nuevo club tanto antes como después de su fundación.
Junto con el club padrino, planifique y organice los procesos administrativos del nuevo club, y
nidad internacio-
analicen ejemplos específicos de cómo el club padrino orientará al nuevo club en sus programas
nal: Integrando la
y proyectos iniciales.
comunidad local
en el mundo
(DVD, 266-MU)

Pasos a seguir:
❑❑ Cerciorarse de que el grupo organizador ya haya iniciado conversaciones sobre el proceso
administrativo de un club rotario.
❑❑ Fundamentar el papel que el club padrino cumplirá en la captación de socios en pers-
pectiva.
Recomiende al club ❑❑ Elaborar un programa formal de orientación para posibles socios, en colaboración con
padrino que utilice los miembros fundadores.
los recursos de RI en ❑❑ Determinar la fecha aproximada en que el club nuevo celebrará su primera reunión e
la labor que realiza informar al respecto al gobernador de distrito.
con el club en
formación. ❑❑ Planificar, en colaboración con el grupo organizador, el gobernador de distrito y el club
padrino, las primeras ocho o diez reuniones del club.
❑❑ Verificar si los dirigentes del club padrino están dispuestos y preparados para servir de
mentores.
Captación de los socios fundadores en perspectiva

La publicación Animar a los socios fundadores a participar activamente en la captación de los nuevos socios,
Orientación de socios realzando así su papel de arquitectos del club. Mantener a los socios fundadores informados
nuevos: Guía para los sobre Rotary, de manera que, llegado el momento, sean ellos quienes promuevan el club de
clubes (414-ES) es un manera proactiva entre posibles socios. Motivar a los socios del club padrino para que fomenten
valioso recurso para entre los socios fundadores en perspectiva las ventajas que ofrece la afiliación a un club rotario
el desarrollo de pro- e invitarlos a participar en sus proyectos de servicio y eventos especiales.
gramas de instrucción Deberá, además, destacar la importancia de contar con un cuadro social diverso. La comprensión
para socios nuevos y internacional y la buena voluntad comienzan con la aplicación de los mismos principios dentro del
en perspectiva. ámbito del club. Analizar si la nómina de socios en perspectiva refleja la diversidad de la comunidad
en términos de grupos étnicos, edad y religión. ¿Refleja la composición del cuadro social en cuanto
a sexo el colectivo profesional de la comunidad? Si no fuera el caso, exprese sus inquietudes a los
socios fundadores del club o, de lo contrario, felicítelos por un trabajo bien hecho.
Deberá asegurar también que el club cuenta con un cuadro social equilibrado en lo que respecta
a clasificaciones. Será su responsabilidad, además, remitir la Hoja de trabajo para establecer las
clasificaciones del nuevo club (anexo 2) al gobernador de distrito. El objetivo de todo club rotario
es ser una muestra representativa de los sectores profesionales y empresariales de la localidad. El

principio de clasificaciones es uno de los conceptos fundamentales de RI. Por lo tanto, es respon-
Recomiende a los sabilidad del representante especial describir el concepto al grupo organizador, informarle sobre
socios de ambos clu- la normativa oficial de RI y fomentar el establecimiento de un club con un cuadro social diverso.
bes que consulten las
publicaciones Guía Pasos a seguir:
para el desarrollo del ❑❑ Establecer un cronograma de las actividades que deben realizarse para obtener la con-
cuadro social (417-ES) dición de club provisional.
y Recursos para la
❑❑ Determinar junto con los socios fundadores el mensaje que deberán destacar sobre el
evaluación del club
nuevo club ante posibles socios. ¿Qué es lo que atraerá a posibles socios al nuevo club?
para sus actividades
¿Qué lo diferencia de los otros clubes de la localidad?
de captación de socios,
las cuales pueden des- ❑❑ Discutir la importancia de contar con un cuadro social diverso con los socios fundadores y
cargarse de el club padrino, el cual deberá promover constantemente este concepto como un recurso
www.rotary.org/es esencial para la captación de nuevos socios.
/membershipresources. ❑❑ Proporcionar al grupo organizador varias copias de la normativa sobre diversidad y cla-
sificación que figura en el Manual de Procedimiento (035-ES) los Estatutos de RI, y los
Estatutos prescritos a los clubes rotarios.
❑❑ Cumplimentar, junto con los socios fundadores, la encuesta sobre clasificaciones, el
estudio de diversidad, y el estudio de 25 minutos sobre el cuadro social disponibles en

línea como parte de los Recursos para la evaluación del club. Dar participación al club
Véase la Hoja de padrino en tales actividades.
trabajo para
❑❑ Determinar la fecha aproximada en que el club nuevo celebrará su primera reunión.
establecer las
Colaborar junto con los socios del club padrino y los socios fundadores en la planificación
clasificaciones del de las primeras reuniones del nuevo club.
nuevo club (anexo 2).
❑❑ Cumplimentar la Hoja de trabajo para establecer las clasificaciones del nuevo club y
presentarla a consideración del gobernador.
Asistir a los socios fundadores con las funciones administrativas
Mientras más información y orientación reciban los socios fundadores acerca de la adminis-
tración del club, aun antes de recibir la carta constitutiva, mayor será la posibilidad de que el
club funcione eficazmente una vez admitido en la organización. Debido a la importancia que
La Solicitud de revisten los puntos que aparecen a continuación en negritas, el representante especial deberá
admisión en Rotary cerciorarse de que los socios fundadores los comprendan cabalmente y que sepan a quién
International figura recurrir en caso de tener dudas o preguntas.
en la página 25.
Localidad y nombre del club
Todo club rotario funciona dentro de determinada localidad, es decir, el área en que el club
prestará servicio. Una localidad está conformada por una o más comunidades. La localidad
del club rotario deberá figurar inscrita en la Solicitud de admisión en Rotary International y en
los estatutos del club.
El nombre deberá identificar al club, su localidad y la comunidad a la que sirve. El nombre deberá
ser fácil de ubicar en un mapa del área. Cuando ya existan uno o más clubes dentro de una
comunidad dada, los clubes adicionales utilizarán el nombre de la localidad en combinación
con otra designación específica, a fin de distinguirlos de los demás clubes. No se recomienda
incluir en el nombre del club la designación de una comida (desayuno, almuerzo, cena), pues-
to que podría dar la impresión de que los socios del club sólo se reúnen para comer juntos.
El secretario general determinará si el nombre seleccionado es apropiado sobre la base de la
Solicitud de admisión en Rotary International.
En el capítulo 6 aparecen ejemplos de nombres de clubes rotarios apropiados. Si tuviera alguna

duda al respecto, contacte con su representante de ACD.
Horario y lugar de la reunión semanal

El lugar y la hora de reunión del nuevo club rotario deberán considerarse detenidamente,
El Glosario de térmi- teniendo en cuenta los siguientes elementos: edad de los socios fundadores, responsabilidades
profesionales y personales, lugar de residencia y de trabajo, y distancia que deberán recorrer
nos rotarios (anexo 3)
para asistir a las reuniones del club. Por ejemplo, si la mayoría de los socios tiene hijos peque-
ayudará a los socios
ños y prefiere no asistir a reuniones nocturnas, la hora de la reunión deberá fijarse antes de las
fundadores a fami- 17.00. Los socios que residen en áreas suburbanas pero trabajan en el centro podrían elegir el
liarizarse con estos lugar en base a la hora de reunión. A fin de minimizar gastos para los socios del club, consi-
nuevos conceptos y dere la posibilidad de celebrar las reuniones a la hora del desayuno o sin servicio de comidas.
terminología de uso
común en Rotary.

Celebración de reuniones semanales
Durante las primeras reuniones semanales del nuevo club, se deberán abordar varios asuntos,
entre ellos, los requisitos de afiliación, el propósito y contenido de los documentos estatutarios,
y la elección de los funcionarios del club. En el anexo 4 se incluye un modelo de programa.
Elección de funcionarios provisionales y la primera Asamblea del Club
La elección de funcionarios con habilidades de liderazgo es un elemento clave para el éxito del
nuevo club. Los funcionarios y directores deberán ser elegidos por su visión de futuro, cualidades
Véanse los modelos
de liderazgo y competencia administrativa, teniéndose en cuenta, además, su disponibilidad
que se ofrecen en la para llevar a cabo las tareas relacionadas con el club. El representante especial y el club padrino
página para progra- deberán guiar al nuevo club en la elección de sus funcionarios.
mar el orden del día
de las reuniones La nueva junta directiva se reunirá inmediatamente después de la elección de sus integrantes,
iniciales del club. a saber: presidente, presidente electo (generalmente la misma persona ocupará ambos cargos
si el club recibe su carta constitutiva durante el segundo semestre del año rotario, entre enero
y junio), vicepresidente (se podrá elegir a más de un vicepresidente), secretario, tesorero y
macero. Presidirá esta reunión el representante especial.
Tras la elección de la directiva y el nombramiento de los integrantes de los comités, el pre-

sidente convocará la primera Asamblea del Club. La asamblea funciona es en sí una sesión
de planificación, durante la cual los presidentes de los comités analizan las responsabilidades
correspondientes a sus comités. Es una excelente oportunidad para que los dirigentes del club
tracen sus planes, a fin de integrarlos en el programa general del club.
Estructura de los comités del club

La directiva del nuevo club elaborará un plan para los comités que sea coherente con sus metas
Para descargar el Plan y objetivos. En los artículos 9 y 10 del Reglamento que se recomienda a los clubes rotarios se
de liderazgo para los describen la estructura y los deberes de los cinco comités que se recomiendan (Administración,
Clubes (245-ES) visite Relaciones Públicas, Cuadro Social, Proyectos de Servicio y La Fundación Rotaria). Cada año se
www.rotary.org establecerán comités adicionales según sea necesario.
/downloadlibrary,
Las responsabilidades de cada comité se delinearán en el reglamento del club. Los comités
o shop.rotary.org se reunirán inmediatamente después de su formación, a fin de que sus integrantes puedan
para obtener un ejem- analizar sus deberes y planear sus actividades. Tan pronto se determinen los proyectos iniciales,
plar impreso para los cada comité informará a la directiva del club sobre sus planes. Ningún comité podrá tomar
funcionarios e inte- decisiones sin antes presentar un informe a la directiva y obtener su aprobación, salvo que se
grantes de los comités cuente con la expresa autorización de este cuerpo. Los presidentes de los comités serán res-
del nuevo club. ponsables de la celebración de las reuniones y de informar a la directiva sobre las actividades
de sus respectivos comités.
En su calidad de representante especial, aliente a los presidentes de los comités del club padrino
a que se reúnan con sus homólogos del club nuevo. Motive, asimismo, a los miembros de los
comités del club en formación a asistir a las reuniones de los comités del club padrino.
Puesta en marcha del Plan de Liderazgo para los Clubes
El Plan de Liderazgo para los Clubes es la estructura administrativa que se recomienda a los
clubes rotarios. Es en el marco de dicho plan, que los clubes rotarios desarrollan procedimientos
reglamentarios para asegurar la continuidad, la comunicación y la participación de los socios.
El plan se basa en actividades de planificación estratégica y la fijación de metas, utilizándose
para dicho propósito la Guía para la planificación de clubes rotarios eficaces. La capacitación
de los rotarios y su participación en actividades de servicio y compañerismo constituyen los
elementos clave del plan. El Plan de Liderazgo para los Clubes podrá adaptarse a fin de reflejar
la identidad del club. El representante especial podría recurrir al asistente del gobernador para
ayudar a los dirigentes de los clubes a implementar el plan.
Pasos a seguir:
❑❑ Confirmar que haya consenso entre los socios fundadores del club en cuanto al horario
y lugar de la reunión semanal.
❑❑ Supervisar la adopción de los Estatutos prescritos a los clubes rotarios y el reglamento
correspondiente.
❑❑ Exhortar a los socios fundadores que logren alcanzar un mínimo de 20 socios para cierta
fecha.
❑❑ Fomentar el desarrollo de un cuadro social diverso que sea representativo de la compo-
sición profesional de la comunidad.
❑❑ Supervisar la programación de las reuniones semanales y la elaboración del orden del día,
en colaboración con el club patrocinador y los socios fundadores del nuevo club (véase
modelos de programas en el anexo 4).
❑❑ Supervisar la elección de los funcionarios y la junta directiva del club provisional.
❑❑ Cerciorarse de que el tesorero interino cobre las cuotas pertinentes a los socios en pers-
pectiva.

❑❑ Presidir la primera reunión de la junta directiva y verificar que se cuente con los comités
Los clubes de EE.UU., necesarios.
Samoa Americana,
❑❑ Explicar el objetivo de la asamblea del club a los socios fundadores y ayudarlos en la
Guam, Marianas del
realización de la primera asamblea.
Norte, Puerto Rico
y las Islas Vírgenes ❑❑ Orientar a los socios fundadores, en coordinación con el club padrino, en la celebración
de EE.UU. deberán de las reuniones de los comités.
solicitar a la Dirección ❑❑ Invitar a los miembros de los comités del nuevo club a asistir a una reunión de los comités
Nacional de Rentas del club padrino, a fin de que comprendan mejor el funcionamiento de un comité con
Públicas (Internal experiencia.
Revenue Service –
IRS) el employer ❑❑ Animar al club a adoptar el Plan de Liderazgo para los Clubes.
identification number ❑❑ Colaborar con el grupo organizador para que complete y remita al gobernador de distrito
(EIN). Para ello, utili- la “Solicitud de admisión en Rotary International”, acompañado de la cuota de admisión
zarán el Formulario del club.
SS-4 del IRS (para las
❑❑ Asegurase de que el grupo organizador cumpla con todas las regulaciones gubernamen-
instrucciones corres- tales vigentes en la localidad.
pondientes, ingresar
en www.irs.gov/forms Colaboración con el club provisional
pubs). Tras recibir el
EIN, el club notificará El gobernador de distrito otorgará al club la designación de “club provisional”, una vez que esté
al representante de listo para reunirse semanalmente y haya elegido a sus funcionarios, designación que mantendrá
la Apoyo a Clubes hasta que reciba su carta constitutiva. Tal designación permite al club provisional entregar la
y Distritos, a fin de credencial de compensación de ausencia a los rotarios visitantes.
que dicho número se El club padrino deberá continuar en calidad de mentor del club provisional durante esta impor-
incluya en los regis- tante etapa de desarrollo del nuevo club. Como representante especial deberá constatar que
tros permanentes el club padrino continúe en tal capacidad y comunicarse periódicamente con éste, si no fuera
del club en la Sede su propio club. Deberá también mantener una buena comunicación con el club provisional,
Mundial de RI. y cerciorarse de que está recibiendo la orientación y asesoría necesarias. En este período de
tiempo, el club podría recibir mentoría en las siguientes áreas:
• Creación del sitio Web del club
• Elaboración de un plan de comunicación, incluido el boletín del club. Anime al redactor
del boletín del club padrino a que se reúna con el futuro redactor del club provisional

para intercambiar ideas sobre la producción del boletín, temas y recursos disponibles en
el distrito y RI. Se recomienda la publicación de boletines electrónicos por ser económicos

y fáciles de distribuir.
La publicación
• Desarrollo del cuadro social y educación de los socios en perspectiva. No deje de recurrir
Relaciones públicas al instructor distrital en caso necesitara su participación en algún aspecto de capacitación.
eficaces: Guía para
los clubes rotarios • Intercambio de ideas para los programas de las primeras ocho reuniones semanales, por
(257-ES) es un exce- lo menos.
lente recurso para los
Pasos a seguir:
clubes provisionales
❑❑ Instar a los socios del club provisional a desarrollar un sitio web para dar mayor visibilidad
puesto que contiene
al club en la comunidad y atraer a socios fundadores.
sugerencias para pro-
mover sus actividades ❑❑ Destacar la importancia de contar con un cuadro social diverso en lo que respecta a
en la comunidad. clasificaciones. Contar con socios con experiencia en diversos campos profesionales es
una ventaja para establecer un club sólido y eficaz.
❑❑ Si el club no contase con suficientes socios para cumplir con los requisitos para obtener
la carta constitutiva, sugerir la celebración de un programa de educación para socios
en perspectiva en una noche de un día hábil. Ayudar a promover el evento y pedir a los
socios del club padrino y grupo organizador que inviten a la reunión a miembros de la
Comunidades en
comunidad. Para el efecto, véase la publicación Orientación de socios nuevos: Guía para
acción/Recursos para
los clubes (414-ES).
evaluar las necesida-
des de la comunidad ❑❑ Consultar con el gobernador de distrito sobre el progreso de la Solicitud de admisión
(605-ES) contiene en Rotary International a fin de actualizar y modificar el cronograma propuesto, de ser
sugerencias para el necesario. Asistir al club provisional en la preparación de la documentación necesaria,
desarrollo de proyecto a fin de que la remitan al gobernador de distrito tan pronto como éste lista. Constatar
de servicio eficaces. que el club cobre las cuotas de ingreso a los nuevos socios.
Los clubes que par- ❑❑ Informar al gobernador de distrito acerca del progreso del nuevo club.
ticipan en proyectos
de servicio diversos Preparación de la ceremonia de entrega de la carta constitutiva
y bien organizados
atraen a un número Tras la aprobación de la solicitud de ingreso por parte de la Directiva de RI, el club se convierte
mayor de socios. El en club miembro de Rotary International, y se notifica al gobernador de distrito. El represen-
representante espe- tante especial deberá iniciar, en consulta con el gobernador de distrito, los preparativos para
la ceremonia de entrega de la carta constitutiva tan pronto como se remita la Solicitud de
cial y el club padrino
admisión en Rotary International. Sin embargo, no deberá fijarse la fecha para la entrega de
deben informar al
la carta constitutiva hasta que el gobernador haya sido notificado sobre la aprobación de la
club provisional sobre solicitud de admisión.
los recursos de RI que
tiene a su disposición. Los funcionarios del nuevo club, asistidos por el representante especial, trazan los planes y
organizan el evento. Para mayor información, véase el capítulo 5. En los anexos 4 y 5 figuran
una lista de control para la ceremonia de entrega de la carta constitutiva y un modelo de
comunicado de prensa, los cuales pueden adaptarse según sea necesario.
Pasos a seguir:
Véase el Manual de ❑❑ Después de recibir la notificación de aprobación de la solicitud de admisión, fijar en
identidad visual colaboración con el nuevo club, el club padrino y el gobernador de distrito la fecha para
(547-ES) para la la ceremonia de entrega de la carta constitutiva. Esperar un mínimo de cuatro semanas
normativa acerca después de remitir la documentación a RI para el trámite de la Solicitud de admisión
del uso del emblema en Rotary International. No fijar la fecha para la ceremonia de entrega hasta recibir la
notificación del gobernador de distrito de la solicitud fue aprobada.
de Rotary.
❑❑ Preguntar a los funcionarios del nuevo club sobre el tipo de apoyo o ayuda que desean
recibir para planificar la ceremonia.
❑❑ Solicitar a los socios del club padrino que ayuden al nuevo club en los preparativos de
la ceremonia.

❑❑ Contactar con los medios periodísticos locales y emitir un comunicado de prensa a fin
Utilice la lista de con-
de informar al público sobre la fundación del nuevo club. En el Anexo 6 se ofrece un
trol para la ceremonia
modelo de comunicado de prensa.
de entrega de la carta
constitutiva (página ❑❑ Informar al gobernador de distrito sobre el avance de los preparativos.
49) y el comunicado
de prensa (página Apoyo a los clubes nuevos
51), a medida que
La responsabilidad del representante especial continúa vigente hasta que el presidente, el
ayuda a los funcio-
secretario y los presidentes de los principales comités comprendan cabalmente las funciones y
narios del nuevo club
responsabilidades de sus cargos. Una vez recibida la carta constitutiva, el representante especial
en los preparativos deberá observar de cerca el progreso del nuevo año durante el primer año de su fundación;
y promoción del asimismo, se insta al gobernador electo a reasignar al representante especial a fin de que
evento. cumpla tal cometido.
Aunque se espera que el club padrino continúe apoyando al nuevo club un año después de
haber recibido la carta constitutiva, se recomienda que siga como mentor durante los primeros
años de su formación. El representante especial, igualmente, deberá continuar su relación con
el nuevo club y el club padrino por espacio de varios años.
Distribuya ejemplares
A fin de asegurar el buen desempeño del nuevo club, el representante especial y/o el club
de Cómo proponer padrino deberá:
nuevos socios en
• Ayudar a los nuevos rotarios a que estén debidamente informados sobre Rotary mediante
Rotary (254-ES) en el
la asistencia a las reuniones semanales.
transcurso de una de
la primeras reunio- • Motivar a los otros clubes del distrito y miembros de los comités distritales a que participen
nes del nuevo club. en la formación de los nuevos socios.
Destaque la impor- • Instar a los socios del nuevo club a asistir a la Conferencia de Distrito y la Convención de RI.
tancia de continuar la
búsqueda de nuevos • Asesorar al club sobre la asistencia de los socios a los seminarios distritales de capacitación.
socios. • Estar disponible para asesorar al club cuando éste comience a planificar el primer proyecto
de servicio.
• Instruir a los rotarios sobre La Fundación Rotaria.
• Colaborar con el club nuevo en la planificación de sus programas durante el primer año.
Distribuya ejempla- • Planificar actividades conjuntas de recaudación de fondos con el club padrino y el nuevo club.
res de La Fundación
Rotaria de RI – Guía • Animar a los socios del club padrino a que asistan a las reuniones semanales del club nuevo.
de consulta rápida • Motivar a los socios del nuevo club a compensar ausencias en clubes vecinos (use el
(219-ES) en una reu- localizador de clubes en www.rotary.org para el horario de las reuniones).
nión del club, a fin de
que los socios estén Al transcurrir seis meses, verifique la situación del club con respecto a los puntos enumerados
a continuación y ofrezca a los socios la asesoría correspondiente:
bien informados
acerca de las opor- • ¿Son las reuniones semanales dinámicas y están bien planeadas?
tunidades de partici- • ¿Están cumpliendo los comités su labor en las áreas de aumento del número de socios,
pación que ofrece La servicio en la comunidad, La Fundación Rotaria y la formación de los dirigentes del club?
Fundación Rotaria.
Los ejemplares gra- • ¿Celebra la directiva del club reuniones mensuales?
tuitos pueden pedirse • ¿Sigue funcionando el club bajo la estructura del Plan de Liderazgo para los clubes?
a shop.rotary.org.

Primer informe semestral y cuotas
Los funcionarios del club padrino deberán orientar al presidente y al secretario del nuevo club
Recomiende a los rotario sobre el procedimiento que deben seguir para el envío del primer informe semestral
socios del nuevo (SAR) y las cuotas pertinentes. Cerciórese de que estén al tanto de la normativa en materia
de pago de cuotas, ya que los clubes nuevos deben abonar a RI las cuotas correspondientes
club que realicen la
al período semestral subsiguiente al semestre que fueron admitidos en la organización, con la
actividad descrita en
salvedad de que
la Guía para la plani-
❑❑ Los clubes admitidos entre el 16 de mayo y el 30 de junio están exonerados de la pre-
ficación estratégica
sentación del SAR y el pago de cuotas correspondientes al 1 de julio
(la cual puede descar-
garse del sitio Web de ❑❑ Los clubes admitidos entre el 16 de noviembre y el 31 de diciembre están exonerados de
RI) para establecer el la presentación del SAR y el pago de cuotas correspondientes al 1 de enero
plan de trabajo y la
visión del club. Deberá asesorarse también a los funcionarios del nuevo club sobre el cumplimiento de las leyes
impositivas locales y nacionales.
Cumplimiento de las obligaciones financieras pendientes
Asesore al nuevo club respecto al procedimiento que utiliza RI para cobrar las obligaciones

financieras vencidas de los clubes. Explique que a los clubes con obligaciones financieras pen-
Gestione las activida- dientes que excedan de 250 dólares, recibirán una notificación por parte de la Secretaría de RI
des administrativas transcurridos 90 días (tres meses) a partir del vencimiento de la fecha de pago. Si la cuenta no
del club, incluido el ha sido saldada, se decretará el cese de la condición de miembro de los clubes con obligaciones
pago del SAR, en financieras insolutas que excedan de 250 dólares, transcurridos 180 días (seis meses) a partir
www.rotary.org/ del vencimiento de la fecha de pago. Para más información sobre los procedimientos para la
restitución de la condición de miembro y reorganización de un club cesado, véase los artículos
memberaccess.
9.020.2. a 9.020.8. del Rotary Code of Policies.
Mantenimiento de registros completos
El secretario del club padrino podrá ayudar a su homólogo del club nuevo en la organización
de un sistema permanente de registros, a fin de que éste conserve en sus archivos toda la
documentación requerida desde los primeros días de su funcionamiento. Toda información
relacionada con la organización del club y la nómina de los socios fundadores son documentos
que revisten gran valor histórico. Es necesario cerciorarse de que el nuevo secretario reciba un
ejemplar del reglamento y de los estatutos del club (debidamente cumplimentados los artículos
2 y 3). Estos documentos deberán conservarse como registros permanentes del club. Ayude al
secretario a establecer un sistema sencillo para registrar la asistencia a las reuniones del club
y recopilar anécdotas interesantes que deberían formar parte del historial del club. Asegúrese
de que el club cuente con un ejemplar del Manual de Procedimiento (035-ES).
Todo cambio y bajas en el cuadro social debe registrarse minuciosamente y notificarse a RI a

través del portal Ingreso/rotarios en www.rotary.org/memberaccess. (Aunque se prefiere el uso
del portal Ingreso/Rotarios, los cambios pueden reportarse también mediante el Formulario de
datos del socio, disponible en el sitio Web de RI, y está incluido en el Manual del secretario del
club, que forma parte del Juego de materiales para funcionarios del club.) Estos datos también
deberán notificarse a los funcionarios distritales. Un socio del club padrino deberá ayudar al
secretario a preparar el informe de asistencia mensual y remitirlo al gobernador de distrito antes
del día 15 del mes siguiente.
Recursos de Rotary
RI cuenta con toda una gama de publicaciones, videos y recursos en línea. El secretario del
club recibirá un juego de materiales impresos tras la admisión del club como miembro de RI.
Informe al club que estos materiales deberán utilizarlos la directiva del club en la ejecución de
sus deberes, los socios del club para continuar su formación rotaria, y el Comité de Desarrollo
del Cuadro Social y los rotarios como recursos educativos para los socios en perspectiva.
Se recomienda al Comité de Desarrollo del Cuadro Social del nuevo club usar la Guía para el
desarrollo del cuadro social (417-ES) y el suplemento en línea Recursos para la evaluación del

club. Las evaluaciones periódicas son esenciales para el buen funcionamiento de los clubes
Recomiende al club rotarios, especialmente aquellos de reciente formación. Las publicaciones Orientación de socios
que consulte los nuevos: Guía para los clubes (414-ES) y Cómo proponer nuevos socios en Rotary (254-ES) son
recursos que se ofre- dos valiosos recursos para el Comité de Desarrollo del Cuadro Social. La Guía para la planifica-
cen en el Catálogo de ción estratégica, publicación disponible sólo en línea, es de utilidad a los clubes para trazar un
RI (019-ES), el cual plan a largo plazo que les sirva de marco de trabajo para establecer sus metas. Es una actividad
que deberían realizar los clubes nuevos dadas las ventajas que ofrece.
también está disponi-
ble en línea a través Comunidades en acción/Recursos para evaluar las necesidades de la comunidad (605-ES) es otro
del sitio Web de RI: recurso de utilidad para los clubes nuevos puesto que la implementación de proyectos de servicio
www.rotary.org al eficaces es vital para el éxito del club. Los nuevos clubes deben estar bien informados acerca de
igual que otras los programas y servicios que ofrece La Fundación Rotaria. La Fundación Rotaria de RI – Guía
publicaciones de de consulta rápida (219-ES), es una reseña general de las oportunidades de participación en La
descarga gratuita en Fundación Rotaria.
www.rotary.org Información básica sobre Rotary en línea (www.rotary.org/rotarybasics) es un módulo de apren-
/downloadlibrary. dizaje virtual que ofrece a los rotarios y socios en perspectiva una visión general de Rotary.
Pasos a seguir:
❑❑ Informar al presidente y secretario del club sobre las ventajas de usar el portal Ingreso/rotarios.
Repasar con ambos funcionarios el módulo de aprendizaje en línea sobre “Ingreso/Rotarios”.

❑❑ Delegar las responsabilidades de capacitación en el presidente, secretario y tesorero del
RI cuenta con una club padrino, los cuales deben reunirse con sus homólogos del nuevo club para analizar
serie de DVD de suma sus funciones administrativas.
utilidad para informar
a los socios nuevos ❑❑ Cerciorarse de que el nuevo club esté debidamente capacitado sobre la presentación de
acerca de la labor que los informes semestrales, y acerca del cumplimiento de las normas impositivas locales y
nacionales.
realizan los rotarios
en todo el mundo. ❑❑ Mantenerse en contacto con el club por lo menos una vez al mes durante el primer año
El Juego de Videos para brindarle la orientación necesaria.
sobre el cuadro social
❑❑ Contactar con el club padrino por lo menos una vez al mes durante el primer año para
(427-MU), el Desafío
cerciorarse de que continúa brindado apoyo al nuevo club. Solicitar al club padrino que
de Rotary por 200 colabore con el nuevo club en las áreas en que requieran asistencia.
millones de dólares
(DVD, 985-MU), ❑❑ Solicitar al RRIMC y al coordinador regional de La Fundación Rotaria que se comuniquen
Rotary y la comuni- con el nuevo club para dar charlas sobre el desarrollo del cuadro social y los recursos de
dad internacional: la Fundación, respectivamente.
Integrando la comu- ❑❑ Preguntar al nuevo club si requiere ayuda o apoyo en la realización de sus proyectos.
nidad en el mundo
❑❑ Sugerir al nuevo club el uso de los Recursos para la evaluación del club, en especial el
(DVD, 266-MU), Esto
Cuestionario de satisfacción de los socios. La realización de tales encuestas durante los
es Rotary (449-ES), y
primeros años del club es de utilidad para determinar que es lo que los socios esperan
RVM: The Rotarian: la realmente de su afiliación al club.
revista en video son
materiales audiovisu- ❑❑ Realizar una lluvia de ideas con el nuevo club para la celebración de programas intere-
ales que inspirarán la santes y dinámicos.
participación de los ❑❑ Averiguar si el club tiene dudas o problemas en cuanto al cobro de las cuotas u otras
nuevos rotarios en funciones administrativas.
proyectos de servicio
en la comunidad e ❑❑ Hacer un seguimiento de las actividades de captación y conservación de socios del club,
y brindar la asesoría necesaria.
internacionales.
❑❑ Informar periódicamente al gobernador de distrito y asistente de gobernador acerca del
progreso del nuevo club.
4 Presentación de los formularios
reglamentarios de RI
Es imprescindible la presentación de los siguientes documentos para solicitar la admisión en

Rotary International:
• Estudio para la organización de un nuevo club rotario
• Formulario del club padrino de un nuevo club rotario (si corresponde)
• Solicitud de admisión en Rotary International
Todos los formularios pueden descargarse en formato PDF en www.rotary.org/downloadlibrary.

El gobernador de distrito deberá revisar cuidadosamente todos los documentos a fin de verificar
la exactitud de la información incluida y aprobar cada uno de ellos. Tras firmar los formularios,
remítalos al representante de la División de Apoyo a Clubes y Distritos (ACD) a cargo de su
área. Consérvese una copia para los archivos del club.
Tenga presente que todos los datos de contacto exigidos en los formularios se mantendrán en
la base de datos de RI y sólo se utilizarán para comunicarse con los rotarios. Se recomienda
enfáticamente que los rotarios incluyan su dirección de correo electrónico.
El Anexo 3 contiene las definiciones de muchos de los términos utilizados en los formularios.
Asegúrese de explicar a los funcionarios del club nuevo y del club padrino la terminología
rotaria a fin de facilitar la cumplimentación de todos los formularios. Si tiene alguna pregunta,
comuníquese con su representante de ACD. También podrá encontrar respuestas a muchas de
las preguntas más frecuentes en el capítulo 6.
"
Estudio para la organización de un

nuevo club rotario
CLUBES MIEMBROS DE RI
Debe ser completado por el rotario a cargo del estudio (designado por el gobernador de distrito) y
enviado al gobernador para su aprobación y firma
Nombre propuesto para el nuevo club: CLUB ROTARIO MONTERÍA SINÚ
Distrito: 4270
Localidad: MONTERÍA
Estado/provincia/departamento: CÓRDOBA
País: COLOMBIA
Describa los diversos aspectos de la localidad en lo relativo a las categorías que figuran a continuación.
INFORMACIÓN DEMOGRÁFICA PERTINENTE (como número de habitantes o principales industrias e instituciones):
Montería es la capital del departamento de Córdoba, Colombia. Está ubicada al noroeste del país, a orillas del río Sinú, por lo que
es conocida como la "Perla del Sinú". Con una población de 581.000 habitantes, es uno de los centros ganaderos, agroindustriales
y culturales más importantes de la Costa Caribe colombiana. Es considerada la capital ganadera de Colombia, anualmente celebra
la Feria de la Ganadería en el mes de junio. Es además, un importante centro comercial y universitario.
OTRAS ORGANIZACIONES DE SERVICIO:

KIWANIS ZONA SINCELEJO-MONTERÍA.
NÚMERO DE CLUBES ROTARIOS EN LA MISMA LOCALIDAD (de no funcionar ninguno, anote el más cercano):
1) CLUB ROTARIO MONTERÍA
2) CLUB ROTARIO MONTERÍA II
PERSONAS QUE PODRÍAN CONSTITUIR LA BASE DEL NUEVO CLUB Y SUS RESPECTIVAS OCUPACIONES
(Deberá limitarse el número de personas con la misma clasificación en la lista de socios fundadores. Para obtener más información,
consulte el artículo 5.2(b) de los Estatutos de RI).
ANEXO LISTADO.
ROTARIOS/EX ROTARIOS (nombres y clubes):

1) JOHANA OSPINA BUELVAS. CR MONTERÍA II
Evaluación de la persona que realiza el estudio: Certifico que he visitado esta localidad y que me
parece adecuada para la formación de un nuevo club rotario.
Nombre Fecha
"
ESTUDIO PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN NUEVO CLUB ROTARIO, PÁGINA 2
A ser cumplimentada por el gobernador de distrito
Club padrino
Club(es) rotario(s) padrino(s): CLUB ROTARIO MONTERÍA II
❑❑ El nuevo club no tendrá club padrino.
Representante especial
Tratamiento (Sr., Sra., Srta., Dr., Lic., Prof., etc.): Señora Apellido: MILANÉS SUÁREZ
Nombres: FRANCIA SOFIA
Socio/a del Club Rotario de CR MONTERÍA II

(Suministre el nombre oficial del club, incluido el país)
Correo electrónico: franciamilanes15@gmail.com
Dirección postal (si es un apartado postal, suministre una dirección alternativa para envíos por mensajería):
Carrera 5 N° 31 23 piso 2
Código postal: NO
Decisión del gobernador de distrito
La localidad ❑ es
✔
❑ no es apta para el funcionamiento de un club rotario.
Firma del gobernador de distrito Fecha
El gobernador de distrito enviará el original al representante de la División de Apoyo a Clubes y Distritos.

Conserve una copia para los archivos del club.
22 Orga n ización d e clu b e s n u e vo s

"
Formulario del club padrino

de un nuevo club rotario
Nombre del club padrino: Club Rotario de
Número del club padrino:
Los socios votaron el a favor de apadrinar un nuevo club rotario,

fecha
el cual posiblemente se llamará Club Rotario de

(localidad, estado/provincia//departamento, país, región geográfica)
❑❑ Nuestro club acepta servir en calidad de club padrino. Brindaremos asistencia en la organización del
nuevo club y en la ceremonia de entrega de la carta constitutiva, y colaboraremos estrechamente
con el nuevo club durante al menos un año.
❑❑ Nuestro club cuente a la fecha con socios activos.

(Todo club padrino debe contar con un mínimo de 20 socios.)
Firma del presidente del club padrino Fecha
Firma del secretario del club padrino Fecha
"
"
Solicitud de admisión en
Rotary International
Toda la información solicitad en este formulario es obligatoria. Los formularios incompletos demorarán
la tramitación.
Estatutos prescritos a los clubes rotarios

Esta sección se corresponde con los artículos de los Estatutos prescritos a los clubes rotarios.
Artículo 2: Nombre
Esta entidad se denominará Club Rotario de

CLUB ROTARIO MONTERÍA SINÚ
( nombre, localidad, estado/provincia/prefectura/departamento, país/área geográfica)
El nombre del club debe ser fácilmente identificable en un mapa, a fin de que quienes no conozcan la
región puedan determinar rápidamente la ubicación aproximada del club.
Artículo 3: Localidad del club
La localidad del club es MONTERÍA y las áreas colindantes.

(nombre de la localidad)
Una localidad es una descripción geográfica del área a la que sirve.

Véase la página 34 para encontrar ejemplos de localidades y nombres de club apropiados.
Artículo 10, Sección 4: Nombres de los funcionarios
Presidente JOHANA OSPINA BUELVAS
Secretario EUGENIA INÉS ESCUDERO LÓPEZ
Presidente electo PABLO EUGENIO CASTILLA NEGRETE
Tesorero GLENDA PATRICIA CORREA PACHECO
Vicepresidente(s) CLOVIS RAFAEL PUCHE USTA
Macero FIORELLA FERRARI FLÓREZ
Artículo 14: Revistas de Rotary (marque una opción)
❑❑ Todos los socios se suscriben a The Rotarian.
❑
✔
❑ Todos o algunos de nuestros socios se suscriben a la siguiente revista regional aprobada oficial-
mente por RI: COLOMBIA ROTARIA , y todos están suscritos a ésta o a
The Rotarian. (Asegúrese de que todos los socios fundadores indiquen la revista de su elección en la lista de socios fundadores)
❑❑ El club se ubica en un país eximido de suscribirse a la revista por la Directiva de RI.
"
SOLICITUD DE ADMISIÓN EN ROTARY INTERNATIONAL, PÁGINA 2
Reunión semanal
LUNES 7:30 PM
Día de la semana Hora
CASA DEL PRESIDENTE ELECTO

Lugar de la reunión
CALLE 69 N° 4 80 APTO 603 EDIFICIO OPORTO 69 BARRIO EL RECREO

Dirección
Dirección Código postal
Cuota de admisión en RI
Número de socios fundadores 20 x 15US$ = U$ 300 ($600.000)
Moneda en que se efectuó el pago de la cuota de admisión e importe: PESOS COLOMBIANOS
La cuota de admisión se pagará por medio de:
❑❑ Cheque* ❑ Giro postal ❑ Agente de finanzas
❑
✔
❑ Depósito efectuado en una cuenta bancaria de RI fuera de EE.UU.
❑❑ Otro:
*Los clubes de fuera de EE.UU. que paguen con cheque deberán girarlo a través de un banco de EE.UU.
(Sírvase adjuntar el cheque o comprobante del pago.)
Información para contactar con el nuevo club
Si el club tiene una dirección postal preferida, como un apartado postal, sírvase indicar a continuación
dicha información:
CARRERA 9 N° 56 44 CASA 16 CONJUNTO ALEJANDRÍA BARRIO LA CASTELLANA
Teléfono (incluya prefijo de país y código de ciudad): 057 4 791 37 54
Fax (incluya prefijo de país/código de ciudad): NO
Correo electrónico: crmonteriasinu@gmail.com
Sitio web: http://crmonteriasinu.blogspot.com/

"
SOLICITUD DE ADMISIÓN EN ROTARY INTERNATIONAL, PÁGINA 3
Certificación
Sírvanse leer detenidamente los puntos indicados a continuación. Si firma certifica que este nuevo club
cumple los requisitos establecidos en los documentos estatutarios de RI.
El Club rotario provisional de MONTERIA SINÚ

(nombre, localidad,estado/provincia/prefectura/departamento, país/área geográfica)
por medio de la presente solicita la admisión en RI y confirma que

1. Acatará los Estatutos y el Reglamento de RI.
2. Ha adoptado los Estatutos prescritos a los clubes rotarios por RI como los estatutos del club y
acatará sus disposiciones.
3. Sus reglamentos siempre estarán en consonancia con los documentos estatutarios de RI, incluidos
los Estatutos prescritos a los clubes rotarios.
4. No formará parte ni adquirirá obligaciones como miembro de ninguna otra organización que no
sea RI.
5. Cumplirá sus obligaciones como club miembro de RI y se someterá a la jurisdicción de esta orga-
nización.
Las firmas del presidente y del secretario de este club provisional sirven como constancia de que este
club se ha organizado de acuerdo con los documentos estatutarios y normas de Rotary International,
y que la información incluida en esta solicitud es verídica y correcta.
Firma del presidente del club Fecha
Firma del secretario del club Fecha
Como gobernador del distrito, certifico que esta solicitud reúne los requisitos establecidos en los docu-
mentos estatutarios de RI y en las normas de la Directiva de RI, y por la presente respaldo la solicitud
de admisión en la organización.
❑
✔
❑ Todos los socios del club rotario provisional han participado en un programa informativo y de
orientación adecuado, bajo la guía de los dirigentes distritales y de los socios del club rotario
padrino.
❑❑ El club ha establecido una cuota de admisión (de al menos 15 US$) y cuotas per cápita adecuadas.
✔
❑❑ El club cuenta con un cuadro social equilibrado conforme a las pautas establecidas en el Artículo
✔
5, Sección 2 de los Estatutos de RI, el cual, en parte, dispone que: “Todo club rotario deberá con-
tar con un cuadro social equilibrado en el cual no predomine ninguna actividad empresarial o pro-
fesional. Los clubes no podrán elegir a una persona para afiliarse en la categoría de socio activo
si tuviera ya cinco o más socios que ocuparan la misma clasificación, a menos que el club tuviera
más de 50 socios, en cuyo caso el club podría aceptar la afiliación, siempre que los socios con
dicha clasificación no sumen más del 10% del número total de socios activos del club”.
Firma del gobernador de distrito Fecha
Lista de socios fundadores

Se adjunta una lista de socios fundadores de acuerdo con las disposiciones de la Directiva de RI.
"
LISTA DE SOCIOS FUNDADORES
Saque copias de esta página y llene los datos de cada socio (mínimo: 20 socios fundadores).
Sírvase escribir a máquina o con letra de imprenta.
Tratamiento (Sr., Sra., Srta., Dr., Lic., Prof., etc.): SRA Apellido: OSPINA BUELVAS
Nombres: JOHANA
Sexo: ❑ Masculino ❑
✔
Femenino
Idioma preferido: ESPAÑOL
Rotario/Ex rotario: ❑ No ❑ Sí
✔
Si la respuesta es afirmativa, indique el número de identificación de socio: 6858601
Nombre del club actual/anterior: CLUB ROTARIO MONTERÍA II
Empresa actual/anterior: EMPLEO AUTÓNOMO
Cargo: PSICOLOGÍA ORGANIZACONAL
Teléfono (incluya prefijo de país y código de ciudad) Fax (incluya prefijo de país y código de ciudad)
Particular: 057 4 7913754 Particular:NO
Oficina: NO Oficina: NO
Móvil: 057 300 303 2929
Correo electrónico: jobpsic@yahoo.com
Dirección postal* (marque una):
❑ Particular
✔
❑ Oficina ❑ Otra
Carrera 9 N° 56 44 casa 16 conjunto Alejandría Barrio La Catellana
* Si esta dirección es un apartado postal, suministre una dirección alternativa para envíos por mensajería.
Dirección alternativa: (sólo si la dirección postal es un apartado postal)
❑
✔
Particular ❑ Oficina ❑ Otra
Revista: ❑ The Rotarian ❑

✔
Revista regional de Rotary

5 Ceremonia de entrega de la carta
constitutiva
La ceremonia de entrega de la carta constitutiva es la ocasión en la que se da al nuevo club la

bienvenida oficial como miembro de RI y deberá ser un momento memorable en la historia del
club rotario. La reunión debería incluir un discurso inspirador sobre Rotary y la entrega de la
carta constitutiva por parte del gobernador de distrito.
La carta constitutiva del nuevo club, firmada por el presidente de RI, lleva el sello oficial de la
organización y se envía al gobernador de distrito, por regla general, en el transcurso de las
cuatro semanas siguientes a la admisión del club. El gobernador también firma la carta consti-
tutiva y hace entrega de ésta al nuevo club. La carta constitutiva deberá conservarse con sumo
cuidado y, si fuera posible, deberá ser enmarcada y exhibida en un lugar visible en las oficinas
del club, la sede de las reuniones o la oficina del secretario.
fecha y hora
La fecha de la organización oficial del club, la cual marca su ingreso como miembro de RI, es
la fecha en que el club es admitido por la Junta Directiva de RI; no la de la entrega de la carta
constitutiva. El nuevo club no deberá esperar hasta la presentación formal de su carta constitu-
tiva para iniciar sus actividades; más bien, el club deberá comenzar a funcionar tan pronto sea
admitido por la Directiva como miembro de Rotary International. Sin embargo, bajo ninguna
circunstancia deberá fijarse la fecha de la entrega de la carta constitutiva antes de recibirse
la notificación de la aprobación de la solicitud de admisión, puesto que podrían presentarse
demoras inesperadas en la tramitación de la solicitud.
Después de recibir la notificación de aprobación de la solicitud de admisión y confirmar que

el club funciona eficazmente, el gobernador de distrito, en colaboración con el representante
especial y los funcionarios del nuevo club, deberá fijar la fecha y la hora de la ceremonia de
entrega de la carta constitutiva. Al seleccionar la fecha, se deberá dejar suficiente tiempo
para la planificación minuciosa del programa, y calcular el tiempo que se deberá dedicar a las
actividades de hospitalidad y publicitar entre todos los clubes del distrito este importante acto.
Evite la superposición de fechas con otros eventos distritales, a fin de facilitar la asistencia de
los socios de otros clubes al acto de entrega de la carta constitutiva.
Palabras del gobernador
En el acto de entrega de la carta constitutiva, normalmente el gobernador de distrito pronuncia

unas palabras aludiendo a los siguientes temas:
• La importancia de Rotary para todos los rotarios y los miembros de la comunidad
• Reseña del compromiso contraído por el nuevo club al ingresar en Rotary International
• Los beneficios del compañerismo rotario en el distrito y en todo el mundo
• El efecto de los programas de La Fundación Rotaria en todo el mundo
• El compromiso contraído por Rotary para la erradicación de la polio
• La importancia del desarrollo continuo del cuadro social
Al concluir el discurso de apertura, el gobernador procederá a la entrega de la carta constitutiva.
O r g an i z aci ó n d e cl u b e s nuev os 29
Preparación de la ceremonia de entrega de la carta constitutiva
Los funcionarios del nuevo club, asistidos por el representante especial, trazan los planes y
organizan el evento, considerando los aspectos que figuran más abajo. Para facilitar la planifi-
cación de la reunión, consulte la lista de verificación de la reunión de presentación de la carta
constitutiva en el anexo 5.
Lugar
Tras fijar la fecha del acto, se deberá seleccionar el lugar de la reunión, la cual dependerá de
las instalaciones disponibles en la localidad y el número previsto de participantes.
Cálculo de gastos
El precio de las entradas deberá ser razonable y, a la vez, suficiente para cubrir todos los gastos
relacionados con la realización de la reunión. El nuevo club debe tener un papel importante
en la planificación, y como tal, la última palabra en lo referente al grado de formalidad o la
escala del evento.
Al preparar el presupuesto, tome en cuenta el número previsto de asistentes y el costo de la

comida, así como los demás costos por concepto de materiales impresos (por ejemplo, pro-
gramas, invitaciones, entradas, tarjetas para indicar los asientos asignados a los participantes,
material publicitario) y otros gastos (pequeños obsequios y recuerdos; decoraciones, accesorios
para la realización de la reunión; asistencia de invitados especiales).
Invitaciones a los clubes del distrito
Se enviarán las invitaciones con suficiente anticipación para que los clubes tengan la oportu-
nidad de anunciar el evento en dos reuniones semanales, por lo menos. La invitación deberá
indicar la fecha, la hora, el precio de entrada y el lugar de la reunión, así como el nombre
del orador (o los oradores), el nombre de la persona con quien contactar para responder a la
invitación y el plazo para reservar lugar. Se sugiere que los rotarios efectúen por adelantado el
pago correspondiente a las reservas.
Publicidad
Envíe comunicados de prensa a los medios de difusión locales con miras a concienciar a la
comunidad e interesar al público sobre el nuevo club rotario. En el Anexo 6 se incluye un
modelo de comunicado de prensa.
A fin de propiciar la atención de los medios, envíe entradas de cortesía a los directores o jefes
de sala de redacción de los periódicos y de las estaciones de radio y televisión de la localidad.
Invitados de honor
A fin de presentar el nuevo club a la comunidad en la que prestará servicio, se deberán cursar
las invitaciones a los dignatarios locales y a todos los funcionarios en ejercicio y ex funcionarios
de Rotary International que residen en el distrito o en los distritos vecinos. El nuevo club deberá
decidir si alguno de los invitados de honor debería recibir entradas de cortesía a la ceremonia.
Comité de bienvenida
El club padrino a menudo sirve como comité de bienvenida, saludando personalmente a los
invitados a su llegada.

Inscripciones
Se deberán tomar las medidas pertinentes para disponer de suficiente lugar para el área de
inscripciones. Con el fin de facilitar las presentaciones, deberán prepararse distintivos con el
nombre de todos los concurrentes.
Asientos
Prepare con antelación la disposición de los asientos. Generalmente, el gobernador de distrito,

el representante especial, el presidente del club padrino, el presidente y el secretario del nuevo
club, y los invitados de honor, acompañados de sus respectivos cónyuges, toman asiento en
un lugar prominente del local. Consulte el protocolo rotario en el Manual de Procedimiento.
Programa
El programa en su totalidad deberá apuntar a promover el compañerismo y motivar a los socios

del club nuevo.
Se deberá dar suma consideración a la selección del rotario que pronunciará el discurso principal.
Elija a un rotario que se destaque por pronunciar discursos inspiradores.
Tradicionalmente, el representante especial del gobernador de distrito o el presidente del club

padrino abre la sesión y preside en calidad de maestro de ceremonias, habiéndose cerciorado
previamente de que todos los participantes en el programa sepan cuándo les corresponde
intervenir y de cuánto tiempo disponen.
En el anexo 5 se incluye un programa sugerido.
Programa conmemorativo
Como recuerdo de la presentación de la carta constitutiva y con carácter de documento de

interés histórico, podría entregarse al nuevo club un programa conmemorativo, Éste no tiene por
qué ser costoso ni rebuscado. Los programas de este tipo suelen incluir los siguientes elementos:
• Nombre del nuevo club rotario
• Fecha, hora y lugar de la ceremonia de entrega de la carta constitutiva
• Programa, incluidos los nombres de los oradores
• Descripción de los actos de entretenimiento y nombres de los participantes
• Nombres de los funcionarios y socios fundadores
• Nombre del club padrino (o los clubes padrinos) y del representante especial
Obsequios al nuevo club
Tanto el club padrino como los otros clubes, frecuentemente hacen entrega de obsequios al
nuevo club rotario (por ejemplo, un podio, una bandera con el emblema de Rotary, insignias
de solapa con el emblema de Rotary, o la campana y el martillo ceremonial). El club padrino
podría también sufragar el costo de la cuota de admisión del nuevo club. Corresponde al
gobernador de distrito o al representante especial hacer los arreglos para la entrega de tales
obsequios y notificar previamente al maestro de ceremonias los nombres de los clubes que
harán tales presentaciones.
6 Preguntas frecuentes
La lista siguiente contiene respuestas a las posibles preguntas de los socios fundadores y de los
clubes padrino sobre la organización de un club nuevo.
¿Es necesario el Estudio para la organización de un nuevo club rotario?
Sí, la Junta Directiva de RI pide que se efectúe uno antes de iniciar la captación de socios.
¿Debe el club nuevo contar con un club padrino?
No, pero la Junta Directiva de RI recomienda enfáticamente que se cuente con un club padri-
no porque ello puede reducir de manera significativa el índice de bajas de los nuevos clubes
al ayudarlos a establecer su cuadro social, sugerir proyectos de servicio relevantes y ofrecer
oportunidades para fomentar el compañerismo. Un nuevo club puede tener uno o más clubes
padrino, pero al menos uno de éstos deberá estar situado cerca del nuevo club.
¿Debe pertenecer el representante especial al club padrino?
No. En muchos casos, el club del representante especial funciona como club padrino, sin
embargo, esto no es un requisito. El gobernador puede designar a cualquier rotario para des-
empeñarse como representante especial.
¿Debe haber un número mínimo o máximo de socios fundadores?
El mínimo es de 20 socios; no hay un número máximo.
¿Cuáles son las condiciones necesarias para afiliarse?
Los posibles socios cualificados son:

❑❑ En la actualidad propietarios de una empresa o ejercen cargos profesionales, ejecutivos
o gerenciales, o se han jubilado tras desempeñar tales actividades.
❑❑ Dirigentes cívicos que han demostrado su dedicación al servicio mediante su participación
personal en asuntos de la comunidad.
❑❑ Ex becarios de La Fundación Rotaria, según lo define la Directiva de RI.
Asimismo, deben:
❑❑ Ser capaces de cumplir los requisitos de asistencia a la reunión semanal y participar en
los proyectos de ayuda a la comunidad del club.
❑❑ Residir o trabajar dentro del área del club.
❑❑ Ocupar una clasificación no excesivamente representada en el club (con excepción de
los ex becarios de La Fundación Rotaria).
¿Se han establecido restricciones respecto a las clasificaciones?
Sí. El club puede tener hasta 5 socios activos o el 10% de socios activos (cifra que sea la mayor)
en cada una de las clasificaciones. Por ejemplo, una lista de 20 socios fundadores podrá tener
un límite de 5 socios con la clasificación de “educación” o “finanzas”. Por otra parte, en una
lista de 60 socios fundadores podrá haber hasta 6 socios (10%) bajo la misma clasificación.
Revise la hoja de trabajo sobre clasificaciones preparada por el representante especial para
asegurarse de que el club cuente con una lista de socios fundadores equilibrada y diversificada
en la que estén presentes líderes empresariales, profesionales y cívicos.
RI no mantiene una lista de clasificaciones, puesto que cada comunidad puede tener profesiones
o empresas particulares a esa área geográfica. Para crear clasificaciones apropiadas para los
posibles nuevos socios, consulte la guía telefónica local, cámara de comercio u otro directorio
comercial.
¿Cómo puedo encontrar a mi Representante de la División de Apoyo a Clubes y

Distritos?
Puede encontrar al representante de ACD para su área en www.rotary.org/clubdistrictreps.
¿Qué ejemplos de nombres de clubes rotarios pueden darme?
Varias comunidades
Tres comunidades Belford-Roxo-Lote 15
Club que presta servicios en parte Alpheretta/Norte del condado de Fulton
de un condado
Club que abarca todo el condado e Condado de Colón (Colonia Nueva)
incluye el nombre del lugar de reunión
Clubes adicionales dentro de la misma comunidad

Vecindario urbano Chania (Creta), Grecia
Año en que se organizó el club Piatra Neamt 2005
Inclusión del apodo de la ciudad Arequipa (La Ciudad Blanca)
Lugar conocido de la ciudad Buenos Aires-Plaza de Mayo
Nombre de una persona José Gervasio Artigas
Club que funciona en un área costera Tampa Bay (Tampa)*
Horario de reunión del club

Mañana Santiago-Amanecer; Santa Fe-Madrugador
Mediodía Sedona-Mediodía; Victoria (Mediodía)
Noche Vargas-Atardecer; San Francisco (Crepúsculo)
* El nombre de la ciudad Tampa es necesario en el nombre del club ya que la descripción geográfica Tampa Bay (Bahía
de Tampa) no se corresponde con una comunidad.
Si el nombre del club es el mismo que el nombre de un club que hubiera sido dado de baja, se
debe proporcionar una explicación detallada.

¿Puede una persona que es socio de un club rotario ya establecido figurar como
socio fundador de un nuevo club rotario?
Sí. El socio deberá comunicar al club su propósito de afiliarse al nuevo club, a fin de que sea
dado de baja a partir de la fecha en que Rotary admite oficialmente al nuevo club. Un rotario
no puede ser simultáneamente socio de dos clubes rotarios, a menos que en uno de ellos sea
socio honorario.
¿Se pueden imponer para siempre el lugar o la hora de las reuniones al nuevo club?
No. Una vez admitido el nuevo club en RI, goza de los mismos derechos que el resto de los
clubes rotarios y puede decidir por si mismo el día, hora y lugar de sus reuniones.
¿Deben cumplirse ciertos requisitos en relación con la descripción de la localidad?
Sí, se requiere una descripción por escrito. Véase la página XX para más información al respecto.
¿Qué puede hacer el nuevo club para evitar problemas con la solicitud?
Cuando se cuente con una lista parcial de socios fundadores, deberá enviarse ésta al represen-
tante de la División de Apoyo a Clubes y Distritos para que la analice y formule comentarios al
respecto. Llame a su representante de ACD siempre que tenga una duda. Puede encontrar a
su representante de la ACD en www.rotary.org/clubdistrictreps.
¿Es sólo cuestión de formalidad que la Directiva de RI apruebe la admisión de un

nuevo club en Rotary?
No. La documentación que acompaña la solicitud se examina detenidamente a fin de garantizar

que cumplan con los documentos estatutarios y normas establecidas por la Directiva. Ha habi-
do casos en los que los clubes provisionales nunca se convirtieron en clubes rotarios porque la
Directiva de RI no aprobó sus solicitudes.
¿La firma del gobernador constituye toda su participación en la organización de un

nuevo club?
No. El gobernador debe aprobar primero el Estudio para la organización del club rotario y
después nombrar al representante especial. Además, debe confirmar que examinó y aprobó
la solicitud. Dependiendo de las circunstancias de la formación de cada club, es posible que
gobernador esté muy involucrado personalmente en el proceso o que éste ceda la mayor parte
de su responsabilidad al representante especial.
¿Puede cualquier rotario organizar un club nuevo?
No. Los rotarios interesados en formar un nuevo club deben trabajar en estrecha colaboración
con el gobernador de distrito y el representante especial designado a tal efecto.
¿Cómo se organiza un nuevo club en un país o región geográfica sin presencia rotaria?
La Junta Directiva de RI ha decidido que los rotarios interesados en organizar un club rotario en
un país no rotario, deberá contactar con el Comité de Extensión de Rotary correspondiente. La
Directiva de RI ha asignado a esos comités regionales la labor de facilitar la presencia de Rotary
en esas áreas y apoyar a los clubes rotarios que deseen llevar a cabo proyectos de servicio en
ellas. Al trabajar bajo la orientación de un comité de extensión, Rotary podrá presentar una
imagen coherente y coordinada al comunicarse con los gobiernos locales y regionales. Si le
interesa organizar un club rotario en un país o región geográfica no perteneciente a Rotary,
comuníquese con el presidente del Comité de Extensión de Rotary o el representante de la
División de Apoyo a Clubes y Distritos que atiende su área.
36 Orga ni zin g Ne w C l u b s
Anexo 1:
Hoja de trabajo del gobernador
de distrito para la organización
de un club nuevo
Acción Fecha prevista Fecha de realización
Se nombra al representante
especial
Se recibe el Formulario del

club padrino de un nuevo club
rotario
Se rellena, firma y envía a RI el

Estudio para la organización
del nuevo club rotario (junto con
el Formulario del club padrino de un
nuevo club rotario)
Se captan los posibles socios

fundadores
Se verifica la Hoja de
trabajo para establecer las
clasificaciones del nuevo club
Se decide el nombre del club,

así como el lugar y la hora de
las reuniones
Se establecen las cuotas per

cápita, las reuniones semanales
y la elección de los funcionarios
del club
Acción Fecha prevista Fecha de realización
El gobernador de distrito
otorga al club la designación
de club provisional
Los socios fundadores adoptan

los Estatutos prescritos a los
clubes rotarios, el reglamento
del club y la estructura de los
comités
La Solicitud de admisión
en Rotary International es
enviada para su aprobación al
gobernador de distrito
El gobernador de distrito envía

la Solicitud de admisión en
La directiva de RI admite al
nuevo club
El gobernador de distrito recibe

el aviso de aprobación de RI
Se decide la fecha para la

entrega de la carta constitutiva
Se hace entrega la carta ALEXANDER SURMAY MARTÍNEZ

constitutiva al nuevo club

Anexo 2:
Hoja de trabajo para establecer las
clasificaciones del nuevo club
Esta hoja de trabajo deberá ser rellenada por el representante especial y verificada por el gobernador
de distrito. Este documento quedará archivado en los registros del club y del distrito, pero no
se envía a RI.
Nombre del socio Clasificación
1. PABLO EUGENIO CASTILLA NEGRETE ING. CIVIL- ESTUDIO SUELOS (GEOTECNIA)
2. CLOVIS RAFAEL PUCHE USTA MEDICINA-GINECOLOGÍA - OBSTETRICIA
3. PIEDAD CRISTINA GUERRA BEGAMBRE EDUCACIÓN
4. FIORELLA FERRARI FLÓREZ ARQUITECTURA-DISEÑO URBANO
5. DIANA CARINA MARTELO BARRIOS ING. INDUSTRIAL-CALIDAD
6. ERIKA PATRICIA RUÍZ PEÑA EDUCACIÓN
7. ALEXANDER SURMAY MARTÍNEZ GESTIÓN DOCUMENTAL
8. DANIEL DAVID DÍAZ FERNÁNDEZ ASESORÍA JURÍDICA
9. JOSÉ LUIS MESTRA BELTRÁN COMUNICACIÓN SOCIAL
10. GLENDA PATRICIA CORREA PACHECO AUDITORÍA
11. MAYINELA BURGOS BETANCOURT GERENCIA
12. EUGENIA INÉS ESCUDERO LÓPEZ ING. CIVIL-CONSTRUCCIÓN VIAS
13. MARÍA CAROLINA CAICEDO PETRO TELEFONÍA
14. JUAN MANUEL TIRADO ROMÁN ODONTOLOGÍA-CIRUGÍA MAXILOFACIAL
15. MARCO ANSELMO VILLAMIL ARIAS ODONTOLOGÍA
16. PAOLA EUGENIA CABRALES GUERRA PSICOLOGÍA
17. OMAR DARIO LOZANO FLÓREZ AUTÓNOMO
18. LUIS GERMÁN GHISAYS BOTERO NEGOCIO PROPIO
19. ELINE MARGARITA ROMERO YANES DERECHO-DEFENSORÍA DE FAMILIA
20. JOHANA OSPINA BUELVAS PSICOLOGÍA ORGANIZACIONAL
Verificación de la diversificación de las clasificaciones
❑
✔
❑ Certifico que las clasificaciones de los socios fundadores de este club están diversificadas
y cumplen las disposiciones del Artículo 8 de los Estatutos prescritos a los clubes rotarios.
Representante especial Fecha
❑
✔
❑ Verificado por el
Gobernador de distrito Fecha

Anexo 3:
Glosario de términos rotarios
Asamblea de Club
Reunión de todos los socios del club, incluidos sus funcionarios, directores
y presidentes de comités, la cual se celebra a fin de analizar el programa y
actividades del club, o instalar socios nuevos.
Clasificación
Negocio o servicio profesional concreto y distintivo que se ofrece a la

comunidad. Cada club determina las clasificaciones que existen en su
comunidad, y a cada socio activo se le asigna una clasificación que se
corresponda con su negocio o actividad profesional principal o con la de su
firma, compañía o institución.
Club padrino
Club rotario que asume la responsabilidad de colaborar en la organización

de un nuevo club y de orientarlo durante sus primeros pasos como club
miembro de RI. El club padrino sirve de mentor tanto antes como después de la
fundación del nuevo club. El club del representante especial a menudo asume
el papel de club padrino del nuevo club, pero no es imprescindible que así sea.
Si otro club fuera seleccionado para apadrinar al nuevo club, el gobernador
informará al representante especial al respecto. El nuevo club puede, asimismo,
tener varios clubes padrinos.
Club provisional
Condición otorgada por el gobernador de distrito a un grupo de socios

fundadores una vez que el club se reúna semanalmente y haya elegido a los
funcionarios del club que se adhieran a los Estatutos prescritos a los clubes
rotarios. Dicha designación permite al club provisional entregar la credencial de
compensación de ausencia a los rotarios visitantes.
Coordinador regional de La Fundación Rotaria (CRFR)
Rotario nombrado por el presidente y el presidente electo de RI, previa consulta

con los miembros del Consejo de Fiduciarios de La Fundación Rotaria. Hay 42
coordinadores regionales de La Fundación Rotaria sirviendo como recursos de
La Fundación en regiones geográficas específicas. Puede encontrar una lista
actualizada en www.rotaty.org.
Cuota de admisión
Los clubes nuevos pagan a RI una cuota de admisión de 15 US$ por socio
fundador. La cuota de admisión cubre el costo incurrido por RI para fundar y
atender al nuevo club.
Cuotas per cápita
Cuotas de afiliación que cada club paga semestralmente a RI (el 1 de julio y el

1 de enero) por cada uno de los socios activos del club.
Cuotas y otros pagos
La cuota de admisión del club y las cuotas per cápita anuales que todos los
socios activos pagan al club. Las cuotas per cápita son establecidas por el club.
Diversidad
RI reconoce el valor de la diversidad en cada club. Rotary exhorta a los clubes

a considerar a las personas de su comunidad que cumplan los requisitos
de afiliación conforme a las reglas vigentes, y a que intenten incluir en el
club a una variedad apropiada de personas. Los clubes representativos de la
comunidad profesional y empresarial poseen la clave de su propio futuro.
Estatutos prescritos a los clubes rotarios
Son las disposiciones que deben ser adoptadas por todos los clubes. Dichas
disposiciones están en consonancia con los Estatutos y el Reglamento de RI y
sólo pueden ser enmendadas por el Consejo de Legislación. Todo club rotario
nuevo es admitido como miembro de RI tras adoptar los Estatutos prescritos a
los clubes rotarios. (Reglamento de RI, sección 2.030.)
Estudio de clasificaciones
Estudio anual llevado a cabo por un club rotario en el que se comparan las
clasificaciones de los socios con la composición de la comunidad. Su propósito
es asegurar la diversificación profesional del club se revisa periódicamente. Este
estudio se encuentra en Recursos para la evaluación del club, el cual puede
descargarse del sitio Web de RI.
Formulario de datos de socios
Alternativa a la actualización automática del cuadro social mediante

Ingreso/Rotarios. Formulario de RI que el secretario del club utiliza para informar
al secretario general sobre nuevos socios, pérdida de socios y cambios de
dirección o clasificación. Puede descargarse de www.rotary.org. También se
incluye en el Manual del secretario del club, el cual forma parte del Juego de
materiales para funcionarios del club.
Funcionarios fundadores
Presidente, presidente electo, vicepresidente(s) (podrá haber más de uno),

secretario, tesorero y macero. (artículo 10.4 de los Estatutos prescritos a los
clubes rotarios.)
Hoja de trabajo para el establecimiento de clasificaciones
Documento en que se detallan las clasificaciones de los socios del nuevo club el
cual debe ser rellenado por el representante especial de gobernador y verificado
por el gobernador. El distrito y el club conservarán esta información en sus
registros. Consulte la hoja de trabajo sobre clasificaciones del nuevo club en el
anexo 2.

Informe semestral
Informe que todos los clubes envían a RI el 1 de julio y el 1 de enero en el que

se certifica a la Junta Directiva de RI el número de socios en dichas fechas. El
presidente o el secretario del club pueden completar el informe en línea (a
través de Ingreso/Rotarios) o enviarlo al secretario general en formularios que
proporciona RI. Las cuotas per cápita del club a RI se basan en esos informes.
Ingreso/Rotarios
Sección de www.rotary.org con acceso exclusivo para rotarios a través de

contraseña que les permite contribuir a La Fundación Rotaria, administrar sus
suscripciones a boletines electrónicos, inscribirse en reuniones y acceder a los
beneficios para socios. Los funcionarios de clubes y distritos tienen acceso a
informes y registros adicionales. Por ejemplo, los presidentes y secretarios de
club pueden actualizar el cuadro social del club, consultar e imprimir el informe
semestral y pagar las cuotas per cápita. La sección Ingreso/Rotarios es el método
de actualización de datos preferido por RI.
Junta directiva del club
Es el organismo constituido conforme al reglamento del club que rige el

funcionamiento del mismo. El presidente, el presidente electo y el vicepresidente
siempre forman parte de la directiva del club. A opción del club, también
podrán prestar servicio como miembros de la directiva el tesorero, el secretario y
el macero. (artículo 10.4 de los Estatutos prescritos a los clubes rotarios.)
Lista de socios fundadores
Lista con todos los socios fundadores activos que se envía como parte de la
Solicitud de admisión en Rotary International. Todas las solicitudes de admisión
de nuevos clubes exigen que se envíe información detallada sobre todos los
socios fundadores activos. Sólo se requiere información sobre los socios activos
(la lista de socios honorarios es preparada y mantenida por el club). Los datos de
las listas de socios fundadores están sujetos a verificación por parte de RI. Si la
lista de socios fundadores es inexacta, RI notificará al gobernador de distrito. La
aprobación por parte del gobernador de distrito de una lista incorrecta da lugar
a complicaciones.
Manual de Procedimiento
Publicación creada para ayudar a los dirigentes del club y de distrito a entender
el funcionamiento de Rotary, así como las normas y procedimientos más
relevantes para sus servicios. El manual se publica cada tres años después
de la reunión del Consejo de Legislación. También contiene los documentos
estatutarios de RI.
Reglamento que se recomienda a los clubes rotarios
Disposiciones que rigen un club rotario. El Reglamento que se recomienda a los

clubes rotarios es proporcionado por la Directiva de RI, pero los clubes pueden
modificarlo a fin de que se cumplan los requisitos establecidos por el propio
club, siempre que los cambios efectuados no contravengan los documentos
estatutarios. Se puede obtener el Reglamento que se recomienda a los clubes
rotarios en www.rotary.org o a través de los representantes de la División de
Apoyo a Clubes y Distritos.
Representante especial
Rotario nombrado por el gobernador de distrito para que lo represente en los

trámites relacionados con la organización de un nuevo club. Rotary International
requiere que se proporcionen los datos de contacto del representante especial
por si surgieran preguntas o problemas relacionados con la solicitud de
admisión del club nuevo.
Rotary Code of Policies
Documento que contien todas las normas generales y permanentes de la Junta

Directiva de RI y suplementa los documentos estatutarios de RI. La versión más
reciente está disponible en www.rotary.org (efectúe una búsqueda con las
palabras: Rotary Code of Policies).
Socio fundador
Socio fundador de un club rotario elegido como socio antes de que el club sea
admitido como miembro de RI.
44 Orga ni zin g Ne w C l u b s
Anexo 4:
Programas de reuniones semanales
que se recomiendan al organizar
clubes nuevos
Tradicionalmente, el representante especial trabaja en coordinación con el presidente del club nuevo al
organizar y presidir estas reuniones. Utilice los programas sugeridos que aparecen a continuación como
guía cuando planifique las primeras reuniones semanales con los socios organizadores.
Orden del día que se sugiere para la primera reunión

• Los asistentes deberán presentarse a los demás y hacer referencia a su negocio o profesión. Se
hará notar la presencia de los ex rotarios y de las otras personas interesadas en ingresar en el club.
• Explicar los distintos tipos de servicio en que los rotarios tienen la oportunidad de participar.
• Explicar en términos generales La Fundación Rotaria y sus programas. Distribuir ejemplares de
La Fundación Rotaria de RI – Guía de consulta rápida (219-ES). Solicite ejemplares gratuitos en
shop.rotary.org.
• Explicar las cuatro Avenidas de Servicio, los cuatro elementos de los clubes eficaces y otros principios
rectores que distinguen a los socios de los clubes rotarios.
• Entregar a todos los asistentes un ejemplar de Esto es Rotary (001-ES) y de Información básica
sobre Rotary (595-ES). Exhortar a los participantes a visitar la presentación interactiva Información
básica sobre Rotary en línea (http://www.rotary.org/rotarybasics), para aprender más sobre Rotary.
• Invitar al gobernador de distrito para que hable sobre las funciones del distrito y del gobernador
de distrito.
• Explicar los requisitos de asistencia al 50% de las reuniones e indicar a los presentes dónde pue-
den compensar las ausencias dentro del área local o a través de un ciberclub (encontrará más
información en www.rotary.org).
• Explicar la importancia de tener un cuadro social equilibrado y la necesidad de atraer nuevos socios.
• Enfatizar los requisitos para ser socio:
Los posibles socios cualificados son:
❑❑ En la actualidad propietarios de una empresa o ejercen cargos profesionales, ejecutivos o
gerenciales, o se han jubilado tras desempeñar tales actividades.
❑❑ Dirigentes cívicos que han demostrado su dedicación al servicio mediante su participación
personal en asuntos de la comunidad.
❑❑ Ex becarios de La Fundación Rotaria, según lo define la Directiva de RI.
Asimismo, deben:
❑❑ Ser capaces de cumplir los requisitos de asistencia a la reunión semanal y participar en los
proyectos de ayuda a la comunidad del club.
❑❑ Residir o trabajar dentro del área del club.
❑❑ Ocupar una clasificación no excesivamente representada en el club (con excepción de los ex
becarios de La Fundación Rotaria).
• Explicar las obligaciones en materia de finanzas para con el club, el distrito y RI.
• Solicitar el pago pendiente por concepto de la cuota de ingreso de los socios del nuevo club
(15 US$) a quienes todavía no hayan remitido los fondos.
• Mostrar partes del Juego de videos sobre el cuadro social (427-MU) o Esto es Rotary (449-MU).
• Anunciar y explicar el calendario de las reuniones subsiguientes.
• Dar por concluida la reunión.
Orden del día que se sugiere para la segunda reunión

• Confirmar el día, hora y lugar de las reuniones semanales.
• Organizar una discusión sobre las metas y objetivos del club, incluyendo los tipos de servicio en
la comunidad o servicio internacional en que están interesados en participar los posibles socios.
Considerar la posibilidad de programa una sesión para que el club complete la Guía para la plani-
ficación estratégica. Esta actividad puede descargarse del sitio Web de RI y su objetivo es ayudar
a los clubes a trazar un plan a largo plazo.
• Explicar en términos generales la participación de Rotary en los esfuerzos de erradicación de la
polio. Proporcionar una actualización sobre el progreso realizado en el Desafío de Rotary por 200
millones de dólares. Distribuir insignias “Pongamos fin a la polio” (988) a los socios (disponibles
en shop.rotary.org).
• Revisar el principio de clasificaciones y considerar la posibilidad de completar el estudio de clasi-
ficaciones incluido en Recursos para la evaluación del club (disponible en el sitio Web de RI). Esta
actividad está diseñada para que participe todo el club y en ella se exhorta a los socios a reclutar
a profesionales de la comunidad que todavía no estén representadas en el club.
• Si el nuevo club tiene el mínimo requerido de 20 socios fundadores, anunciar que en la próxima
reunión se adoptarán los estatutos y el reglamento del club, y se elegirán los funcionarios y la
directiva del club. Todos los socios deberán asistir a la reunión preparados para emitir sus votos.
Orden del día que se sugiere para la tercera reunión
Tan pronto como 20 o más personas calificadas hayan convenido en ser los socios fundadores y hayan
pagado la cuota de admisión en RI, el club provisional deberá elegir a sus funcionarios, adoptar los
Estatutos prescritos a los clubes rotarios y su reglamento interno, cobrar la cuota de ingreso que corres-
ponda a cada socio fundador y completar el formulario de Solicitud de ingreso en Rotary International.
Es posible que el club no esté listo en la tercera reunión; prepare la reunión como corresponda.
• Invitar a un dinámico ex becario como orador.
• Definir la localidad del club y seleccionar un nombre que implique que el club está vinculado con
el área. (Tenga presente que el club no tiene derecho a ostentar oficialmente el nombre seleccio-
nado hasta que lo apruebe la Junta Directiva de RI. No imprima artículos con el nombre de éste
hasta que usted haya recibido aprobación de RI.)
• Adoptar los Estatutos prescritos a los clubes rotarios.
• Seleccionar la semana y el mes en que se celebrará la reunión anual de los funcionarios del club,
la cual deberá tener lugar entre el 1 de julio y el 31 de diciembre.
• Seleccionar la semana y el día en que se celebrarán las reuniones mensuales de la directiva.

• Determinar la cuota de ingreso y la cuota anual que deberán pagar los socios. El importe deberá
cubrir las cuotas que imponen RI y el distrito. Las cuotas pagaderas a RI figuran en el formulario
de solicitud de ingreso.
• Diseñar una estructura de los comités que apoye las metas y objetivos del club. Tenga presente
los comités indicados en el Plan de Liderazgo para los clubes.
• Adoptar un reglamento para el club que esté en consonancia con los Estatutos de RI, el Reglamento
de RI y los Estatutos prescritos a los clubes rotarios (los cuales pueden descargarse de www.rotary.org).
• Elegir a los funcionarios.
Anexo 5:
Lista de verificación para la ceremonia
de entrega de la carta constitutiva
❑❑ Fecha fijada y confirmada
❑❑ Lugar de la reunión – seleccionado y confirmado
❑❑ Presupuesto aprobado por la directiva
• Precio por entrada, multiplicado por el número previsto de asistentes
• Gastos previstos
• Ingresos previstos
❑❑ Clubes rotarios invitados (se deberá mantener un registro detallado de aquellos que acepten)
❑❑ Socios del club padrino invitados (se deberá mantener un registro detallado de aquellos que acepten)
❑❑ Representante especial invitado
❑❑ Gobernador de distrito invitado
❑❑ Actos del programa planeados
• Recepción/hora de compañerismo
• Se abre la sesión
• Bienvenida
• Cena
• Presentación de los invitados de la mesa de honor
• Presentación de los rotarios visitantes, con mención de su correspondiente club
• Discurso sobre Rotary
• Entrega de la carta constitutiva
• Aceptación de la carta constitutiva y discurso a cargo del presidente del club nuevo
• Colocación de la insignia de Rotary en la solapa de los socios fundadores
• Presentación de los socios del club nuevo y sus cónyuges
• Entrega de obsequios por parte de otros clubes
• Expresión de agradecimiento a cargo del gobernador o el representante especial
❑❑ Orden del día correspondiente a la ceremonia – entregado a todos los participantes, con indicación
del tiempo asignado a cada elemento del programa
❑❑ Programa conmemorativo
• Diseño
• Material impreso
• Copia enviada, con la debida anticipación, a todo participante
❑❑ Publicidad
• Comunicados de prensa para todos los periódicos y estaciones de radio y televisión
• Entradas o pases de cortesía para los medios de difusión
❑❑ Invitaciones especiales para:
• Dignatarios de la localidad
• Funcionarios y ex funcionarios de RI del distrito
• El gobernador de distrito electo y el gobernador de distrito propuesto
• Representantes de otros clubes de servicio
❑❑ Aspectos logísticos
• Selección del menú y servicio de la comida o cena
• Inscripciones
• Comité de bienvenida
• Centros de mesa, decoraciones
• Asignación de asientos
• Impresos, publicaciones de RI
• Atenciones a los invitados especiales
• Sistema de sonido
• Guardarropa
• Recepción de las personas que llegan tarde
• Iluminación
• Ventilación
• Estacionamiento
• Accesorios para el programa
• Distintivos de Rotary
Otros detalles

Anexo 6:
Modelo de comunicado de prensa
Adapte este comunicado de prensa a las circunstancias propias de la localidad de su club rotario, siguien-
do las instrucciones entre paréntesis. Póngale un título que interese a personas no rotarias, como por
ejemplo: “Los residentes de la comunidad se unen para mejorar [nombre de su ciudad]”. Incluya infor-
mación de su distrito. La extensión máxima del comunicado deberá ser de una página. Para sugerencias
adicionales sobre cómo redactar y utilizar los comunicados de prensa, visite http://www.rotary.org/es/
pages/ridefault.aspx y haga clic en Cuadro social, Administración del club rotario y Relaciones públicas.
One Rotary Center | 1560 Sherman Avenue | Evanston, IL 60201-3698, EE.UU.
Persona de contacto: [nombre] [dirección de correo electrónico] [números de teléfono y de fax]

www.rotary.org
COMUNICADO DE PRENSA
[Titular]
[CIUDAD, FECHA] — Rotary International, la primera organización de servicio humanitario del mundo,
llega a [Ciudad]. El [fecha] los socios del área recibieron la carta constitutiva del nuevo club, el cual
forma ahora parte de la asociación mundial de aproximadamente 33.000 clubes rotarios que funcionan
en más de 200 países y regiones geográficas. El cuadro social del club rotario constituye una muestra
representativa de la vida profesional y empresarial de la comunidad. Los clubes rotarios de todo el
mundo se reúnen semanalmente, son apolíticos, aconfesionales y están abiertos a todas las culturas,
razas y credos.
El Club Rotario de [nombre del club] tiene planeado implementar [descripción de las iniciativas y activi-
dades previstas durante el primer año] El Club Rotario de [Ciudad] se integra a la red global de volun-
tarios de Rotary dedicados a mejorar sus comunidades y fomentar la buena voluntad internacional a
través de las obras del club, programas de becas, intercambios culturales y subvenciones humanitarias.
[Incluya en este espacio una cita de un líder rotario del área, por ejemplo: “Rotary fue fundada en
Chicago hace más de 100 años y ahora su influencia se hace sentir en todo el mundo. Los logros de
Rotary pasarán a la historia por la inspiradora gesta de hombres y mujeres de todas las razas, credos y
nacionalidades, que han efectuado extraordinarias contribuciones a la causa de la paz".]
La Fundación Rotaria es el brazo filantrópico de la asociación que recibe y distribuye fondos para
cubrir los esfuerzos de servicio humanitario de los clubes y los programas de intercambio diseñados
para mejorar la buena voluntad y la comprensión internacional. Todos los años, la Fundación otorga
millones de dólares a los proyectos llevados a cabo por clubes y distritos que trabajan tanto a nivel local
como mediante alianzas internacionales. La Fundación Rotaria también patrocina el programa de becas
internacionales privado de mayor magnitud del mundo.
Durante más de 20 años, Rotary ha liderado el sector privado en la campaña para la erradicación de la
polio en el mundo. El Desafío de Rotary por 200 millones de dólares es la respuesta de La Fundación
Rotaria a la subvención-desafío de 355 millones de dólares otorgada por La Fundación Bill y Melinda
Gates para la campaña de erradicación de la polio. Estas subvenciones ratifican la eficacia de la meto-
dología del programa PolioPlus de Rotary.
Para información sobre cómo afiliarse al nuevo club rotario o para encontrar maneras de colaborar con
Rotary en su comunidad, comuníquese con [nombre del presidente o el secretario del club].
Fundada en Chicago en 1905, Rotary es una asociación internacional de dirigentes empresariales, pro-
fesionales y cívicos que proporcionan servicio humanitario y contribuyen a promover la buena voluntad
y la paz en el mundo. Para mayor información sobre Rotary, consulte www.rotary.org.
###
Los clubes deben añadir al comunicado de prensa que aparece anteriormente:

• Una cita del presidente del nuevo club rotario sobre los planes para el primer año.
• Información breve sobre los proyectos locales e internacionales del club.
• Una fotografía del nuevo club participando en una actividad de servicio, incluidos los nombres de
las personas que aparecen en la fotografía y una descripción de la actividad.

Formulario de evaluación
de esta publicación
RI procura suministrar recursos eficaces a los rotarios y a los clubes y distritos. Sus comentarios nos
ayudarán a mejorar las ediciones futuras de esta guía. Muchas gracias.
1. ¿Qué papel desempeña en la organización del nuevo club?
2. ¿Cómo utilizaron la guía el gobernador de distrito y el representante especial?
3. ¿Qué aspectos le resultaron más útiles?
4. ¿Qué aspectos le resultaron menos útiles?
5. ¿Qué información añadiría a la guía?
6. Comentarios o sugerencias adicionales:
Datos de contacto (optativo)
Fecha:
Nombre:
Club rotario: Distrito:
Dirección:
Ciudad, estado/provincia, código postal:
País:
Correo electrónico: Teléfono:
Remitir a:
Membership Development Division (MD100)
One Rotary Center
1560 Sherman Avenue
Evanston, IL 60201-3698, EE.UU.
Fax: +1 847 866 9446
Correo electrónico: membershipdevelopment@rotary.org
¡Dé la bienvenida al club
a los socios nuevos!
Orientación de socios nuevos
Todo lo que necesita para convertir en

rotarios a los socios nuevos
Descárguelo de www.rotary.org
Solicite Orientación de socios nuevos
(414-ES) US$1,00 a:
shop.rotary.org | Tel.: +1 847 866 4600 | Fax: +1 847 866 3276 | shop.rotary@rotary.org
La presente es la edición de 2009 del documento Organización de clubes nuevos: Guía para gobernadores
de distrito y representantes especiales (808-ES). Se basa en los Estatutos prescritos a los clubes rotarios, el
Reglamento que se recomienda a los clubes rotarios, los Estatutos de Rotary International, el Reglamento de
Rotary International y el Rotary Code of Policies. Todo cambio que el Consejo de Legislación de 2010 o la Directiva
de RI efectúen a dichos documentos anula la normativa estipulada en esta publicación.
Plan de Liderazgo para los clubes
Guía para la planificación estratégica
Guía para la planificación de clubes rotarios eficaces
Estas guías fueron creadas para utilizarse de forma conjunta.

Descárguelas de www.rotary.org.
808-ES–(1209)

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Organización de clubes nuevos

Guía para gobernadores de distrito y representantes especiales

desarrollo y crecimiento del cuadro social

2 Función y responsabilidades del gobernador de distrito..............................................3

3 Función y responsabilidades del representante especial...............................................9

4 Formularios que deben presentarse a RI......................................................................19

5 Ceremonia de entrega de la carta constitutiva............................................................29

La organización de clubes nuevos es responsabilidad del gobernador de distrito (Reglamento de

En el presente capítulo se destacan las principales responsabilidades del gobernador de distrito.

O rg ani z aci ó n d e c l u b e s nuev os 3

Designar al representante especial y club padrino

Es responsabilidad el club padrino:

4 Orga ni zació n d e clu b e s n u e vo s

Captación de los socios fundadores

6 Orga ni zació n d e clu b e s n u e vo s

Conferir la condición de club rotario provisional

Examinar la Solicitud de admisión en Rotary International

Entregar la carta constitutiva al nuevo club rotario

Después de recibir la notificación de aprobación de la solicitud de admisión y confirmar que

Se exhorta al gobernador a mantenerse en contacto con el nuevo club después de su funda-

8 Orga ni zació n d e clu b e s n u e vo s

Considerar los siguientes recursos como fuentes de posibles socios:

10 Orga ni zació n d e clu b e s n u e vo s

Captación de los socios fundadores en perspectiva

Asistir a los socios fundadores con las funciones administrativas

En el capítulo 6 aparecen ejemplos de nombres de clubes rotarios apropiados. Si tuviera alguna

Horario y lugar de la reunión semanal

12 Orga ni zació n d e clu b e s n u e vo s

Elección de funcionarios provisionales y la primera Asamblea del Club

Tras la elección de la directiva y el nombramiento de los integrantes de los comités, el pre-

Estructura de los comités del club

Puesta en marcha del Plan de Liderazgo para los Clubes

14 Orga ni zació n d e clu b e s n u e vo s

16 Orga ni zació n d e clu b e s n u e vo s

Cumplimiento de las obligaciones financieras pendientes

Mantenimiento de registros completos

Todo cambio y bajas en el cuadro social debe registrarse minuciosamente y notificarse a RI a

Es imprescindible la presentación de los siguientes documentos para solicitar la admisión en

Todos los formularios pueden descargarse en formato PDF en www.rotary.org/downloadlibrary.

Estudio para la organización de un

Nombre propuesto para el nuevo club: CLUB ROTARIO MONTERÍA SINÚ

OTRAS ORGANIZACIONES DE SERVICIO:

ROTARIOS/EX ROTARIOS (nombres y clubes):

A ser cumplimentada por el gobernador de distrito

Club(es) rotario(s) padrino(s): CLUB ROTARIO MONTERÍA II

❑❑ El nuevo club no tendrá club padrino.

Nombres: FRANCIA SOFIA

Socio/a del Club Rotario de CR MONTERÍA II

Correo electrónico: franciamilanes15@gmail.com

Decisión del gobernador de distrito

Firma del gobernador de distrito Fecha

El gobernador de distrito enviará el original al representante de la División de Apoyo a Clubes y Distritos.

22 Orga n ización d e clu b e s n u e vo s

Formulario del club padrino

Nombre del club padrino: Club Rotario de

Número del club padrino:

Los socios votaron el a favor de apadrinar un nuevo club rotario,

el cual posiblemente se llamará Club Rotario de

❑❑ Nuestro club cuente a la fecha con socios activos.

Firma del presidente del club padrino Fecha

Firma del secretario del club padrino Fecha

Estatutos prescritos a los clubes rotarios

Esta entidad se denominará Club Rotario de

Artículo 3: Localidad del club