CMO DETERMINAR LOS COSTOS DE MANO DE OBRA

DE TCNICOS DE MANTENIMIENTO
Autor: Carlos Mario Prez J.

Introduccin

E n los procesos de toma de decisiones en mantenimiento muchas veces se requiere conocer el costo real para
realizar alguna intervencin, esto permite comparar con otras opciones, como seleccionar otro tipo de estrategia de
mantenimiento, verificar si las tareas son costo-efectivas, contratar o comparar propuestas.

La concepcin de que el costo de la mano de obra es fijo es generalizada, por eso no siempre se analizan de manera
adecuada lo cual ha ocasionado que estos costos no se distribuyan de la manera correcta, y no incluyan todos los
costos asociados de manera real y precisa.

Un grupo de mantenimiento incluye personas que dirigen, que gestionan y que ejecutan, pero en las rdenes de
trabajo slo se registran los mantenedores y por eso los supervisores, ingenieros, planeadores, programadores,
responsables de herramientas y en ciertos casos responsables de almacenes y de compras no estn comprometidos de
manera apropiada.

Es bastante comn que los sistemas de administracin de mantenimiento por computador permitan registrar las horas
reales que se usaron en una labor determinada y tambin de la misma manera se registran tarifas por hora por
especialidad o especialista y de esta manera el costo de la actividad es el producto de los dos valores.

La pregunta que normalmente se hacen los administradores a todo nivel y en diferentes grupos de trabajo en una
empresa es: por qu los valores obtenidos como costo total de mantenimiento difiere tanto del que se obtiene en un
sistema contable?, y para esto hay varias explicaciones: la primera, las horas registradas no son reales, ya que a veces
no se registran todas las horas asociadas a la labor, horas de espera, aprovisionamiento de recursos, horas de prueba,
entre otras. En otros casos la tarifa no es la correcta porque incluyen generalmente slo el salario y las prestaciones
sociales, tales como pago de salud, pensiones, riesgos y beneficios que entrega la empresa.

Este artculo muestra una aproximacin muy precisa de los diferentes costos que asume una compaa para prestar un
servicio integral de mantenimiento y cmo relacionarlos en la tarifa de mano de obra.

Para determinar el costo de una intervencin en una orden de trabajo (O.T.) es necesario establecer los diferentes
componentes del costo y calcular su contribucin a la tarifa. Este valor integra en un costo unitario los diferentes
conceptos, adems debe permanecer estable durante un lapso tal que la gestin sea medida en periodos de tiempo
suficientemente largos como para registrar acontecimientos que puedan afectarla.

Una premisa fundamental para el clculo de las tarifas, es que en los valores "cargados" a las rdenes de trabajo se
debe recuperar toda la inversin para prestar los servicios de mantenimiento, representada en costos directos e
indirectos en los que se incurre en un periodo dado; si estos costos estn presupuestados apropiadamente, los valores
resultantes reflejarn esta situacin planeada; pero no necesariamente un desfase entre lo presupuestado y lo
realizado significa una mala ejecucin, sino que puede ser una mala gestin de presupuestos, porque un buen
presupuesto parte de un buen conocimiento de los consumos y recursos de periodos anteriores, adems de una
definicin correcta de las estrategias de mantenimiento.

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 COSTOS DE LA MANO DE OBRA

Para cargar consumos de mano de obra directa de mantenimiento en una orden de trabajo se utiliza una tarifa por
hora/hombre de cada una de las especialidades de mantenimiento, aunque puede hacerse por especialista sin que
cambie el proceso de clculo, sin embargo este nivel de detalle no agrega un valor significativo al anlisis si se tiene en
cuenta el esfuerzo realizado.

La tarifa est basada en el salario bsico, y en una serie de factores que afectan y
aportan al valor hora/persona y que no se pueden describir explcitamente en las
rdenes de trabajo.

Los costos indirectos generados por la organizacin de mantenimiento tienen

como fin la administracin de la mano de obra directa. El mecanismo que
asegura que los costos indirectos sean distribuidos en las rdenes de trabajo es su
involucramiento en el clculo del costo de mano de obra directa, debido a que en
todas las rdenes de trabajo; existe al menos una especialidad asignada, pero no
todas necesitan materiales ni herramientas que son costos directos de fcil Los costos indirectos (gastos) en
asignacin a labores definidas. que incurre mantenimiento deben
recuperarse a travs de las horas
en que el personal de mano de
Dentro de los costos indirectos se encuentran todos los costos de mantenimiento obra directa est efectivamente
que no se pueden cargar directamente en una orden de trabajo, su total dando un servicio de mantenimiento.
corresponde al presupuesto o gasto real propio de los centros de responsabilidad
de mantenimiento. Este costo es distribuido mediante la tarifa por hora hombre
directa, asignada a las rdenes de trabajo.

SALARIO BSICO PONDERADO

Antes de analizar cada uno de los factores, se debe determinar un valor promedio ponderado de los diferentes tipos o
categoras que tiene una especialidad; la Tabla 1 ilustra un ejemplo de la forma como se puede calcular la tarifa/hora
de mano de obra: si existen cinco tipos de especialistas relacionados, el clculo de la tarifa se puede hacer para una de
ellas que globalice las especialidades o puede hacerse discriminadamente, debe tenerse en cuenta que un control
detallado no necesariamente mejora la gestin de costos.

CANTIDAD DE PERSONAS
CATEGOA SALARIO
POR CATEGORA

Calicado 4 Salario 1

Novato 4 Salario 2

Aprendiz 3 Salario 3

Experto 2 Salario 4

Ayudante 6 Salario 5

Tabla 1

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 ABREVIATURA A UTILIZAR EN LAS
FRMULAS:
El salario promedio ponderado de la especialidad o por oficio se calcula de la
siguiente manera: SBP: Salario bsico ponderado.
P: Personas.
Salario de la categora 1 * Numero de personas en la categora 1 CE : Categora de la especialidad.
SBC: Salario bsico de la categora.
Salario de la categora 2 * Numero de personas en la categora 2 PE: Personas en la especialidad.
SPa: Salarios personal administrativo.
As sucesivamente, se procede a hacer la sumatoria de estos salarios y luego se divide FPB: Factor de prestaciones y beneficios.
por el nmero de personas totales, con lo que se obtiene un salario bsico FPBCa: Factor de prestaciones, beneficios
y costo administrativo.
ponderado que generalmente es expresado en [$/persona]. Este valor se utiliza como
GA: Gastos administrativos.
denominador en la mayora de los clculos de los factores.
SM: Salarios de mantenedores.
C&C: Capacitacin y consultoras.
( P/ CE * SBC) Icc: Inversin en capacitacin y
SBP = consultora.
PE
TM: Total de mantenedores.
HM: Herramienta menor.
HCGT: Herramienta compartida del
FACTORES grupo de trabajo.
T: Transporte (Costo de vahculos
asignados de manera permanente)
1. Factor de prestaciones, beneficios y costo SBM: Salario bsico mensual.
GV: Gastos de viaje.

Este factor se aplica al salario bsico ponderado y se debe averiguar en el rea de C: Comunicaciones.

recursos humanos con los responsables de pago nmina y seguridad social. ncluye CCmm: Consumibles cajas menores y
miscelneas.
los pagos obligatorios de ley tales como salud, pensiones, riesgos profesionales,
VDHN: Valor dotacin herramienta
vivienda, alimentacin, transporte, dotacin obligatoria de ley. nueva.
MVUD: Nmero de meses vida til
Relaciona el costo de las personas de gerencia de mantenimiento, apoyo logstico, dotacin.
supervisores, planeadores y programadores, almacenistas, responsables de salas de VDH: Valor dotacin herramientas
compartidas del grupo de trabajo.
herramientas que apoyan el personal operativo; el clculo de este factor arroja un
CMAV: Costo mensual alquiler o
valor que se suma a los valores unitarios de salarios promedios. El factor de costo de utilizacin del servicio.
administracin comprende tambin el gasto realizado en insumos y medios para el MMV: Nmero de mantenedores que se
logro del adecuado funcionamiento de un grupo de mantenimiento, tales como: movilizan en el vehculo.
PGVP: Pagos de gastos de viaje del
Convenios de soporte anual del sistema de administracin de mantenimiento personal.
por computador. GCP: Gastos de comunicaciones del
personal.
Utilizacin de computadores y programas informticos por ao.
CC: Costos de consumibles.
Uso de elementos y consumibles de oficina. CPMAP: Costo posesin del
mantenedor anual presupuestado.
HD: Horas disponibles.
( SPa * FPB) + GA FU: Factor de utilizacin.
FPBCa =
SM HT: Horas trabajadas.
HD: Horas disponibles.

Cualquier recurso que no pueda asignarse precisamente en las rdenes de trabajo se

debe colocar en el numerador y si algn funcionario comparte su trabajo entre los
dos esquemas, puede colocarse su porcentaje respectivo en la fraccin.

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 2. Factor de capacitacin y consultoras

Relaciona un valor promedio por persona al dividir el dinero invertido en un periodo que generalmente es de un ao
en entrenamiento, formacin, consultoras y asesoras exclusivas del rea de mantenimiento, este valor se relaciona
con el salario bsico mensual.

Icc
C&C= 12 Meses * TM
SBM

3. Factor de Herramienta menor

Generalmente todo tcnico de mantenimiento tiene una dotacin bsica de herramienta manual que se asigna
permanentemente y que no es posible ni vale la pena anotar en las rdenes de trabajo, el factor relaciona un valor
mensual con el salario bsico ponderado.

Como ejemplo de lo anterior se tiene: Si un tcnico tiene una dotacin de herramienta y equipo prueba que tiene un
valor de 1.000 unidades monetarias y se le asigna un tiempo de vida til de 4 aos, cada ao se deben cargar a cada
especialista $250 de dotacin que son parte integral del hecho de tener el tcnico disponible para trabajar.

VDHN
HM= MVUD
SBP

4. Factor de Herramienta compartida del grupo de trabajo

En algunas ocasiones un grupo de tcnicos de mantenimiento o cuadrilla tiene una dotacin bsica de herramientas
que se asigna permanentemente y es bastante comn que esta herramienta este en un cuarto designado para ello,
pero no es fcil, a veces no es posible ni vale la pena anotar en las rdenes de trabajo, el factor que relaciona un valor
mensual con el salario bsico ponderado de las personas de la cuadrilla o grupo.

VDHC
HCGT= MVUD
SBP * MGT

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 5. Factor transporte (Costo de vehculos asignados de manera permanente)

Es frecuente en algunas organizaciones que un grupo de personas se desplacen permanentemente en un vehculo y

como tal es difcil cargarlo como un recurso expreso en las diferentes rdenes de trabajo y por eso es mejor tomarlo
como un valor que aumenta el costo unitario de usar la mano de obra.

CMAV
T= MMV
SBP

6. Factor de gastos de viaje

Si los gastos de viaje siempre se pudieran definir para un trabajo especfico, serian costo directo, mas en los casos en
los cuales los tcnicos permanentemente generan esos egresos para diferentes labores, es ms lgico determinar el
costo mensual por persona y relacionarlo con el salario bsico ponderado.

PGVP
GV= 12 meses * TM

SBP

El costo de gastos de viaje del personal puede ser el valor presupuestado o el histrico, pero expresado en [$/mes].

7. Factor de comunicaciones

Con este factor se agrupan todos los costos por suministro, mantenimiento y administracin de radios, localizadores y
telfonos mviles que se utilizan dentro del cumplimiento y ejecucin de las rdenes de trabajo.

GCP
C= 12 meses * TM
SBP

8. Factor de consumibles, cajas menores y miscelneos

Con este factor se cubren las compras por cajas menores y otros consumibles que se utilizan dentro del cumplimiento
y ejecucin de la orden de trabajo, tales como soldadura comn, tornillera, detergentes, algunos lubricantes, telas y
disolventes; para los cuales la determinacin precisa en una labor es dispendiosa y poco til. Se puede usar un valor
presupuestado o un valor real y relacionarlo con el salario bsico ponderado.

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 Se debe realizar una clasificacin de los materiales indirectos o consumibles, considerando que estos corresponden a
materiales que aunque se utilicen en la ejecucin de un trabajo no se pueden ni medir ni cargar directamente a una
unidad especfica o equipo.

CC
CCmm= 12 meses * TM

SBP

9. Factor salario

Es un factor fijo que es uno (1) y representa el valor que es afectado por los anteriormente calculados.

Costo de Posesin o disponibilidad de un mantenedor: La Tabla 2 muestra como determinar el costo de

poseer o tener un tcnico de mantenimiento.

F1 - Prestaciones, beneficios y costo administrativo +

F2 - Capacitacin y consultoras +
F3 - Herramientas menor +
F4 - Herramienta compartida del grupo de trabajo +
F5 - Transporte +
F6 - Gastos de viaje +
F7 - Comunicaciones +
F8 - Consumibles, cajas menores y miscelneos +
F9 - Salario

= Costo de posesin o disponibilidad de un tcnico

Tabla 2

Este valor expresa cuantos salarios bsicos cuesta tener un tcnico en la organizacin, no cunto gana el tcnico; pues
es una medida de la inversin en tener personal de mantenimiento.

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 La Tabla 3 y el Grfico 1 muestran un ejemplo de cmo calcular los factores en una empresa:

FACTOR COSTO %

Prestaciones, benecios y costo administrativo 1,4 37%

Capacitacin y consultoras 0,15 4%

Herramientas menor 0,09 2%

Herramienta compartida del grupo de trabajo 0,12 3%

Transporte 0,7 19%

Gastos de viaje 0,1 3%

Comunicaciones 0,16 4%

Consumibles, cajas menores y miscelneos 0,08 2%

Salario 1 26%

TOTAL 3,8 100%

Tabla 3

Grfico 1

As el costo de tener disponible un tcnico de esta especialidad es 3.8, es decir si el salario es por ejemplo 1.000
unidades monetarias por mes, a la empresa le cuesta tenerlo 3.800 unidades monetarias por mes.

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 TARIFA DE MANO DE OBRA

La manera ms simple de expresar la tarifa de la mano de obra es:

CPMAP
TMO=
HD * FU

El asunto es encontrar las horas trabajadas y disponibles; las horas trabajadas son registradas en las rdenes de trabajo,
mientras que las horas disponibles son las horas tericas de permanencia en el sitio de trabajo con las condiciones para
trabajar, para hallarlas es necesario definir el tiempo terico de permanencia de cada persona en el sitio de trabajo y
luego deducir:

Horas de vacaciones
Horas de capacitacin
Horas de incapacidad
Horas de ausentismo
Horas de festivos
Horas de tiempo muertos en la jornada

A continuacin en la Tabla 4 un ejemplo:

Horas por jornada 8

Horas de tiempos muertos y refrigerios 2

Horas por jornada disponibles 6

Das del ao disponibles tericos ( se restan festivos
242
o y das de actividades recreativas o corporativas)
Horas disponibles tericas/ao 242*6

Das de vacaciones 15

Horas indisponibles por vacaciones 15*6

Das indisponibles por capacitacin 7

Horas indisponibles por capacitacin 7*6

Total horas disponibles 1320

Factor de ausentismo 2%

Horas indisponibles por ausentismo 1.320*0,02=26

Total horas disponibles 1294

Nmero de horas trabajadas 580

Horas en la empresa anuales 1294

Horas en la empresa mensuales 108

Horas en la empresa semanales 25

Horas en la empresa diarias 5

Tabla 4

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 Si en las ordenes de trabajo aparecen por mes 60 horas el factor de utilizacin seria de
60 horas trabajadas / 108 horas disponibles
Fuentes internacionales o nacionales indican que estos valores que son pertenecientes generalmente al rango del 40%
o el 50%.

HT
FU=
HD

Del total de horas disponibles que tiene una persona o especialidad en un perodo,
solamente un porcentaje corresponde a servicios realmente prestados al cliente.

Independientemente de las causas que afecten el factor de utilizacin, las horas en las cuales
no se hace "uso" de un oficio, mantenimiento debe recuperar el costo que para l
representa dicha especialidad.

Por eso la mano de obra totalizada (con sus factores de costos asociados) pasa a ser un costo Los empleados son uno
de los principales activos
fijo, slo vara de perodo a perodo el costo estndar, entonces es tarea de mantenimiento de la empresa, por esto
mejorar la utilizacin y as lograr bajar el valor de las tarifas y aumentar su rendimiento. en vez de prescindir de
ellos, se debe tratar de
La tendencia a "disminuir costos" prescindiendo del personal debe ser reemplazada por los conseguir un aumento de
su productividad y
objetivos de disminuir los tiempos perdidos del personal o aumentar la productividad. Para
mermar los tiempos
una empresa es independiente el pago a los tcnicos, del nivel de ocupacin de los mismos, perdidos.
por eso se afirma que ese costo es un costo fijo desde el punto de vista dinero empleado por
la empresa.

EL EFECTO DE LOS DESPLAZAMIENTOS

El tiempo de desplazamiento entre unidades de trabajo geogrficamente distantes hace que se realice esta pregunta
de manera constante: Los tiempos de desplazamiento son parte de las rdenes de trabajo o "Tiempo perdido o son
tiempo bien empleado"?, Una respuesta positiva para el primer caso implica tener menos horas trabajadas y el
segundo medir los tiempos de desplazamiento con el fin de calcular mejor el tiempo realmente disponible.

Si no se asocian a las rdenes de trabajo entonces disminuye la disponibilidad del personal y en las rdenes de trabajo
no se consideran como parte de ellas, para evitar discusiones que no aportan mucho es necesario partir del hecho de
que mientras las personas se desplazan devengan su salario, por lo tanto s hacen parte de las rdenes de trabajo.

A continuacin en la Tabla 5 un ejemplo que ilustra cmo se afecta el factor de utilizacin sin considerar los
desplazamientos (no es lo recomendado).

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 Nmero de horas estimadas en desplazamientos 29

Nmero de horas reales en desplazamientos 18

Nmero de horas trabajadas 49 - 18 = 31

Nmero de horas disponibles 108 - 29 = 79

Factor de utilizacin 31/79 = 0,39

Tabla 5

Ntese la influencia de esta decisin que independientemente de la que se adopte exige que estos tiempos se midan
y se hagan anlisis tales como porcentaje de tiempo por rdenes de trabajo asignado a estos trabajos.

EL EFECTO DE LAS HORAS EXTRAS

Las horas extras mejoran aparentemente el aprovechamiento de la mano de obra, pero deben afectar el numerador y
el denominador del factor de utilizacin. Tal como lo muestra el ejemplo de la Tabla 6. Por lo tanto no constituyen tal
mejora.

Nmero de horas extras laboradas 15

Factor de utilizacin (49 + 15)/ (108 + 15) = 0,52

Tabla 6

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 CARLOS MARIO PREZ JARAMILLO

Ingeniero Mecnico egresado de la Universidad Pontificia Bolivariana (Medelln-Colombia), especialista en

sistemas de informacin de la universidad EAFIT (Medelln-Colombia).

Profesional certificado en mantenimiento y confiabilidad por la SMRP, Sociedad de Profesionales de

Mantenimieno y Confiabilidad de Estados Unidos.

Profesional en RCM2 de Aladon Network, y ha sido entrenado en Inglaterra, Estados Unidos y Chile.

Asesor y consultor de direccin y gerencia de mantenimiento en Ecuador, Per, Espaa, Chile, Argentina, Cuba,
Mxico, Panam, Costa Rica, El Salvador y Colombia.

Ha desarrollado y apoyado la aplicacin de modelos de gestin de activos en compaas del sector alimenticio,
petrolero, petroqumico, textil, de servicios pblicos, entrenamiento y energtico.

Especialista en realizacin de anlisis, evaluaciones de procesos e implementacin de modelos de gestin en

empresas de diversos sectores en Latinoamrica, alrededor de 20 aos.

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