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Institute for Marketecology Chile S.A.

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Manual de Calidad Versin: 12

MANUAL DE CALIDAD

CERTIFICACIN DE PRODUCTOS

INSTITUTE FOR MARKETECOLOGY (CHILE) S.A.

Preparado por: Responsable de Calidad Aprobado por: Gerente General


Fecha: Agosto 2015 Fecha: Agosto 2015
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TABLA DE CONTENIDOS

1. Alcance del Sistema y Campo de Aplicacin

2. Presentacin de Institute for Marketecology Chile

3. Identificacin de Institute for Marketecology Chile

4. Poltica y Objetivos de Calidad de IMO Chile

5. Descripcin de la Organizacin, Responsabilidades y Autoridades

6. Estructura del Sistema de Calidad de IMO Chile

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1. ALCANCE DEL SISTEMA Y CAMPO DE APLICACION

Este Manual describe la estructura y organizacin del Institute for Marketecology


Chile S.A. (en adelante IMO Chile), como asimismo las responsabilidades, funciones
y procedimientos de su Sistema de Calidad Interno. El Manual de la Calidad es un
documento pblico.

La estructura de este sistema permite certificar la calidad de los productos y/o las
condiciones de calidad o ambientales del proceso en los cuales tales productos se
generan, con el objeto de entregar al mercado informacin relevante sobre el grado
de cumplimiento de normas y/o cdigos aplicables a tales productos y al negocio.

La metodologa de la certificacin de productos est definida y estructurada segn


los requerimientos de la norma NCH 2411 Of 2003 Criterios Generales
Concernientes a los Organismos de Certificacin que efectan Certificacin de
Productos, el documento INN 100 611 Tipos de Certificacin ISO y la norma
ISO Guide 28 de 1982 Reglas Generales de un Modelo de Certificacin de
Productos por Tercera Parte, por la Norma Chilena NCh-ISO 17065:2013
Evaluacin de conformidad Requisitos para organismos que certifican productos,
procesos y servicios, y la NCh-ISO 17020:2012 Evaluacin de la conformidad -
Requisitos para el funcionamiento de diferentes tipos de organismos que realizan la
inspeccin.

Este sistema de certificacin de IMO Chile tiene el propsito de ofrecer a los clientes
de sus reas de inters un servicio de certificacin que incremente el valor de los
productos que ellos comercializan.

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2. PRESENTACIN DE IMO CHILE

Misin

Nuestra misin es asegurar el acceso al mercado mundial de productos orgnicos,


amigables con el medio ambiente y socialmente responsables mediante un proceso
de certificacin y control de calidad fiable, consecuente cumpliendo los requisitos y
condiciones de acuerdo a los estndares privados y de las autoridades competentes.

Para lograr esta meta, desarrollamos procedimientos especficos de control para


nuestros clientes, mantenemos informados peridicamente a nuestros clientes de una
manera transparente. Apoyamos a nuestros clientes en sus requerimientos y
proyectos y, continuamente capacitamos a nuestros inspectores y personal de
certificacin.

Visin

Ser reconocidos internacionalmente como la principal organizacin de certificacin y


control de calidad de productos ecolgicos, amigables con el medio ambiente y
socialmente responsables en los sectores de alimentos, productos no alimenticios,
forestales y textiles.

Ser lderes de opinin a nivel mundial gracias a un elevado nivel de exigencia de


nosotros mismos, as como hacia nuestros clientes y socios.

Ser en todos los mercados el socio preferido para nuestros clientes y optamos por un
comportamiento sostenible y tico en todas nuestras actividades.

Trabajar de manera proactiva para desarrollar soluciones integrales para facilitar a


nuestros clientes el acceso a los mercados internacionales, construyendo puentes
entre los proveedores locales y los consumidores responsables.

Ofrecer soluciones integrales a nuestros clientes vinculando el cuidado del medio


ambiente y la responsabilidad social.

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3. IDENTIFICACIN DE IMO CHILE

Nombre del organismo : Institute for Marketecology (Chile) S.A.

Rut : 96.950.170-8

Direccin : Av. Santa Mara 0112 Of. J- Providencia

Telfono/Fax : 56 2 2792 6151

Representante legal : Henrich Neisskenwirth

Personalidad Jurdica : Escritura Pblica ante Notario Eduardo Avello


Concha de fecha 28 de noviembre de 2006.

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4. POLITICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD DE IMO Chile

IMO Chile se compromete a proveer un servicio de certificacin, conforme a los


valores de la Visin y de la Misin de la Institucin, que aporte un valor agregado a
sus clientes, con el propsito de mejorar la calidad y/o manejo ambiental de los
productos.

Objetivos de Calidad

Mantener la acreditacin ante el Instituto Nacional de Normalizacin (INN), y


otras autoridades competentes para la certificacin de todos los productos de
las reas de inters del negocio de IMO Chile.

Capacitar y motivar a nuestro personal para que se comprometa con el


cumplimiento de los fundamentos de la poltica y del sistema que la soporta.

Disponer de personal calificado, infraestructura adecuada y equipamiento


validado por la organizacin para la prestacin de los servicios de certificacin.

Buscar la mejora continua mediante la evaluacin sistemtica de nuestro


desempeo y la opinin de los clientes.

Henrich Neisskenwirth
Gerente General
IMO Chile S.A.

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5. DESCRIPCIN DE LA ORGANIZACIN, RESPONSABILIDAD Y


AUTORIDAD

5.1 Organigrama de IMO Chile

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5.2 reas y Responsabilidades

5.2.1 Gerencia General

La Gerencia General tiene como finalidad la ejecucin de las polticas y directrices


que garanticen el correcto y eficaz funcionamiento de IMO Chile. La Gerencia General
es el rgano de Direccin Superior con mayor grado administrativo. De la Gerencia
General dependen todas las dems reas encargadas de llevar a cabo las actividades
tanto administrativas como operacionales de la empresa

El Gerente General es el responsable de la gestin administrativa de la empresa y de


velar que todos los procesos se realicen de manera apropiada e intachable. Es el
representante de IMO Chile frente a Ecocert, IMO Swiss y los accionistas, siguiendo
siempre la metodologa establecida en el procedimiento IMO CL I 3.1.1 Descripcin
Cargo Gerente General

Responsabilidades especficas:

Representar los intereses de IMO Chile frente al propio personal como frente a
las autoridades de supervisin y acreditacin y clientes.
Responsable de la toma de decisiones frente a las autoridades de supervisin y
acreditacin.
Supervisar el cumplimiento de las disposiciones establecidas en el Manual de
Calidad y en el Manual de Garanta de Calidad IMO.
Aprobar el balance y presupuesto anual.
Firma de permiso de cobranza y remuneraciones.
Resolver conflictos y problemas que escalaron a otros niveles tanto internos
como externos.
Supervisin y planificacin de los objetivos o metas propuestas en la Revisin
por la Direccin.

5.2.2 Operaciones

Es el responsable de la gestin administrativa del proceso de inspeccin, tiene la


responsabilidad mayor para que el trabajo de inspeccin se realice de manera
apropiada e intachable, en conformidad con el programa estandarizado de control
establecido en el Manual de Garanta de Calidad. Debe asegurar la accesibilidad a
toda la informacin requerida por los clientes y tambin garantizar la transparencia e
imparcialidad del trabajo de los inspectores.

El responsable de liderar la gestin de esta rea es el Gerente de Operaciones


siguiendo la metodologa establecida en el procedimiento IMO CL I 3.1.13
Descripcin del cargo Gerente de Operaciones.
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Responsabilidades especficas:

Gestin operativa de inspecciones.


Programacin del calendario de inspecciones.
Resolucin de conflictos o consultas de los clientes.
Venta del servicio de IMO Chile S.A.
Supervisin y capacitacin de los inspectores nuevos y con trayectoria.
Supervisin y coordinacin de inspectores e inspecciones en el rea de
agricultura orgnica.
Verificacin de cobros por servicios de certificacin.

5.2.3 Inspectores

Es el responsable de supervisar in situ las etapas de produccin, elaboracin,


procesamiento y exportacin/importacin de los productos certificados por IMO Chile,
siguiendo la metodologa establecida en el procedimiento IMO CL I 3.1.3 Descripcin
Cargo Inspector y llevando los registros en la forma dispuesta en tal documento.

Adems son responsables de informar al Gerente de Operaciones de cualquier


anormalidad que detecten y que pueda afectar la reputacin de IMO Chile, y del
Sistema de Calidad que lo sustenta.

Responsabilidades especficas:

Coordinacin de la inspeccin con los clientes.


Preparacin de documentacin o pre-inspeccin con coordinador.
Realizar inspecciones en terreno.
Levantamiento de la informacin y verificacin de esta en base a los
reglamentos.
Revisin de los documentos de inspeccin y elaboracin de documentacin de
inspeccin.
Revisin de la informacin y documentacin levantada en inspeccin.
Entrega de los documentos de inspeccin a Coordinacin.
Verificacin de versin final de certificacin internacional y seguimiento de no
conformidades de normativas internacionales.

5.2.4 Evaluacin y Certificacin

El Jefe de Certificacin es el responsable del proceso de certificacin y del buen


funcionamiento de la entidad de certificacin frente a las autoridades
correspondientes. Adems es responsable de la organizacin interna del proceso de
evaluacin y certificacin en IMO Chile S.A. El encargado de liderar la gestin de esta
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rea debe cumplir con lo establecido en el procedimiento IMO CL I 3.1.14 -


Descripcin Cargo del Jefe de Certificacin.

Responsabilidades especficas:

Responsable de la toma de decisiones del rea de evaluaciones, firma como


responsable del informe anual de gestin del rea de evaluacin y del
cumplimiento de las disposiciones oficiales.
Supervisa el cumplimiento de las disposiciones establecidas en el Manual de
Calidad y en el Manual de Garanta de Calidad de IMO.
Aprueba y confirma la programacin del proceso de evaluacin y certificacin
durante la temporada.
Responsable ante el SAG.
Coordinacin de certificacin para Brasil y Corea.
Supervisin y capacitacin de Evaluadores.

5.2.5 Evaluadores

Son responsables de evaluar los informes de inspeccin segn los hallazgos


encontrados por el inspector y de determinar cualquier posible no conformidad
respecto al mbito de certificacin del proyecto segn la norma que certifique. El
responsable de esta rea debe seguir la metodologa establecida en el procedimiento
IMO CL I 3.1.5 - Descripcin del cargo de Evaluador.

Responsabilidades especficas:

Organizar el proceso de evaluacin de los informes de inspeccin que le han


sido asignados.
Examinar y evaluar toda la informacin recabada en el curso de la inspeccin.
Evaluar si los hallazgos durante la inspeccin cumplen las normas
correspondientes para la certificacin solicitada, conforme a los procedimientos
estandarizados.
Verificar la integridad de los documentos.
Preparar la lista final de condiciones de certificacin y proponer la decisin
preliminar de certificacin.
Verificar si las sanciones de categora mayor propuestas por los inspectores
proceden y en este caso presentar el informe a los entes correspondientes.
Remitir los documentos finales de certificacin a comunicacin para su envo al
cliente.

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5.2.6 Certificadores

Responsables de verificar y validar la decisin de certificacin propuesta para un


determinado proyecto, segn lo requerimientos de los mbitos de certificacin. El
responsable de esta rea debe seguir la metodologa establecida en el procedimiento
IMO CL I 3.1.4 - Descripcin del cargo de Certificador.

Responsabilidades especficas:

Coordinar con los otros certificadores la toma de decisiones de certificacin.


Participar en las sesiones del Comit de Certificacin de IMO Chile.
Supervisar la capacidad de los certificadores que estn a su cargo.
Validar la pertinencia de la decisin de certificacin propuesta.
Firmar los documentos de certificacin final: Carta de Notificacin, Resumen de
Evaluacin, Certificado, Acta de Certificacin, asumiendo la responsabilidad
sobre la decisin de certificacin.
Evaluar la calidad del trabajo del evaluador por medio de controles al azar.

5.2.7 Comit de Certificacin

Est formado por lo menos por uno de los Certificadores, quien preside este Comit,
el Jefe de Certificacin y los Evaluadores calificados designados por el certificador
presente.

Segn las necesidades de certificacin, el Comit se reunir en caso de ser necesario


para revisar y evaluar el (los) documento(s) de certificacin emitido(s) por los
Evaluadores. Los documentos sern presentados por cada evaluador al Comit y
estos sern analizados por cada uno de sus integrante para poder aprobar o rechazar
la certificacin, con su correspondiente fundamento. Tambin se revisarn las
categoras y sanciones aplicadas para las diferentes no-conformidades, y se
analizarn las consultas, reclamos o diferentes criterios de interpretacin de la norma
o cdigo de referencia para la certificacin de productos. En caso de ser necesario, el
Evaluador tendr que corregir los documentos emitidos segn los comentarios
realizados por el Comit.

El Comit tambin debe analizar y responder a las Apelaciones presentadas por


clientes respecto de rechazos y suspensiones de certificacin.

Responsabilidades especficas del Comit de Certificacin de IMO:

Hacer revisiones sobre las decisiones de certificacin e informar de estas al


Consejo Rector.

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Analizar y resolver las consultas, reclamos o diferentes criterios de


interpretacin de los Evaluadores sobre la norma o cdigo de referencia para la
certificacin de productos.
Evaluar los resmenes de evaluacin emitidos por los Evaluadores, con el
objeto de decidir (aprobar o rechazar) la entrega de la certificacin a los
clientes y de ajustar las categoras de las no-conformidades emitidas en caso
de ser necesario.

En caso de que alguno de los integrantes del Comit de Certificacin haya participado
o realizado la inspeccin para la cual se realiza la certificacin no podr participar en
el anlisis y evaluacin de los informes emitidos.

5.2.8 Consejo Rector

Con el objetivo de salvaguardar la imparcialidad de las decisiones de certificacin, se


ha creado un Consejo Rector (CR) independiente. De acuerdo al Artculo 5.2 de la
NCh- ISO 17065:2013, esta instancia garantiza la participacin de todos los grupos de
inters relevantes y monitorea las polticas y principios relativos a la imparcialidad de
las actividades de certificacin. El actuar del Consejo rector est establecido en el
procedimiento IMO CL I 2.4.3 Trminos de referencia del Consejo Rector.

5.2.9 Calidad

Responsable de la revisin continua del sistema de calidad y de la proteccin de


datos de IMO Chile y de verificar que el sistema de calidad de IMO cumpla
permanentemente con los requisitos establecidos. El responsable de esta rea debe
seguir la metodologa establecida en el procedimiento IMO CL I 3.1.2 - Descripcin
del cargo de Responsable del Sistema de Calidad

Responsabilidades especficas:

Encargado de la elaboracin de documentos y registros internos.


Responsable de la mejora contina del sistema de calidad.
Responsable que todo el personal tenga acceso a todas las partes relevantes
para su cargo de la documentacin del sistema de calidad.
Responsable de gestionar las auditoras internas.
Presentar a la Gerencia General y al Consejo Rector informes sobre los
resultados de auditoras internas.
Informar en forma oportuna a las autoridades competentes de acreditacin
sobre cambios ocurridos.

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5.2.10 Finanzas y Contabilidad

rea a cargo de planificar, organizar, controlar y coordinar los eventos relacionados


con las operaciones de orden econmico financiero de IMO Chile. Entrega
informacin que ayuda a la toma de decisiones, al control de gestin, al control de
activos, pasivos, ingresos, costos, gastos, y en general informacin que permita medir
la eficacia y eficiencia del gasto. Se encarga tambin de la facturacin y gestin de
cobranzas, as como de la generacin de informacin contable y su ingreso en
Sistema Softland para la empresa externa de contadores.

El Gerente de Finanzas es consciente de los gastos e ingresos. Debe prever,


planificar y analizar el estado financiero. El responsable de esta rea debe seguir la
metodologa establecida en el procedimiento IMO CL I 3.1.12 - Descripcin del cargo
de Gerente de Finanzas.

Esta rea tambin cuanta con el apoyo del Cargo Responsable de Contabilidad, sus
funciones se describen IMO CL I 3.1.7 Descripcin Cargo Responsable de
Contabilidad y Asistente de Contabilidad IMO CL I 3.1.10 Descripcin Cargo Asistente
de Contabilidad.

5.2.11 Comunicaciones

El objetivo del cargo es apoyar al Gerente de Operaciones en la comunicacin entre


IMO Chile y el cliente. El responsable de esta rea debe seguir la metodologa
establecida en el procedimiento IMO CL I 3.1.15 - Descripcin Cargo
Comunicaciones.

Responsabilidades especficas:

Administracin del e-mail oficial de IMO Chile.


Asistencia al Gerente de Operaciones para programacin de inspecciones y
actividades IMO.
Generacin de presupuestos para servicios de inspeccin y certificacin.
Recepcin de decisiones de certificacin e informe a clientes
Coordinacin de agenda de actividades del Gerente General.
Encargada de la mantencin de archivos de proyectos certificados.

5.2.14 Coordinacin

El Cargo de Coordinacin tiene como objetivo principal apoyar al Gerente de


Operaciones en la planificacin y preparacin de las auditoras. El responsable de
esta rea debe seguir la metodologa establecida en el procedimiento IMO CL I 3.1.6 -
Descripcin Cargo de Coordinador.
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Responsabilidades especficas:

Planificacin y coordinacin de INAs (visitas no anunciadas).


Planificacin y coordinacin de toma de muestras a clientes.
Responsable de verificacin de envo de muestras al laboratorio.
Asistencia al Gerente de Operaciones para coordinacin y programacin de
inspecciones.
Mantencin del flujo de informacin y comunicacin entre las reas de la
oficina.
Seguimiento de inspecciones de Responsabilidad Social.

5.2.15 Responsable de Registro de Insumos y Transacciones

El Responsable de Registro de Insumos y Transacciones est encargado de la


emisin de certificados de control para normas internacionales y norma nacional,
administracin de los registros de insumos que mantiene IMO en su sitio web y
aprobacin de etiquetas y recetas para norma nacional y normas internacionales. El
responsable de esta rea debe seguir la metodologa establecida en el procedimiento
IMO CL I 3.1.9 - Descripcin Cargo de Responsable de Registro de Insumos y
Transacciones.

Responsabilidades especficas:

Emisin de certificados de transaccin nacional.


Registro de insumos agrcolas y enolgicos.
Contacto con clientes del registro insumos agrcolas y enolgicos.
Aprobacin de etiquetas y recetas para normas internacionales para IMO
Suiza.

5.2.16 Asistente de Registro

El objetivo del cargo es proporcionar asistencia en la emisin de certificados de


control para normas internacionales y norma nacional, aprobacin de etiquetas y
recetas para norma nacional y normas internacionales. El responsable de esta rea
debe seguir la metodologa establecida en el procedimiento IMO CL I 3.1.16 -
Descripcin Cargo de Asistente de Registro.

Responsabilidades especficas:

Emisin de certificados de transaccin nacional.


Aprobacin de etiquetas y recetas para normas internacionales para IMO Suiza
Aprobacin de etiquetas y recetas para norma nacional.
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6. ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE CALIDAD DE IMO

La estructura del Sistema de Calidad est definida en su documentacin de soporte,


la cual est compuesta por las siguientes categoras:

El Manual de Calidad
El Manual de Garanta de Calidad (MGC) (Procedimientos Generales y
Especficos del sistema, nomenclatura IMO CL X A.B.C1)
Las Instrucciones y comunicaciones formales a los clientes
Los Registros del Sistema
Normas de Referencia

De los documentos del sistema se deben distinguir aquellos que describen la forma
de:

Mantener su control administrativo


Realizar sus actividades operacionales
Cumplir los requisitos del proceso de la certificacin de cada producto

A continuacin se describe la estructura del Sistema de Calidad de IMO Chile:

6.1.1 Procedimientos Generales

El Sistema de Calidad de IMO Chile cuenta con un sistema formal para la elaboracin,
verificacin, renovacin y supervisin de todos los documentos del Manual de
Garanta de Calidad, segn lo indica el procedimiento IMO CL I 2.3.1 Sistema de
elaboracin y edicin de documentos.

6.1.2 Control de documentos y registros

Toda la documentacin del sistema se administra en forma centralizada por personal


involucrado en actividades y reas relacionadas a la inspeccin y certificacin de IMO
Chile, segn lo indica el procedimiento IMO CL I 2.2.1 Sistema de archivos e
Informacin en IMO Chile,

Mediante el procedimiento IMO CL I 2.2.1 Sistema de archivos e Informacin en IMO


Chile, se establece la forma de administrar, mantener, acceder, proteger los
procedimientos y registros del sistema que evidencian como se han realizado las
actividades.

1
X: Parte del Manuel de Garanta/ A.B.C. Captulo y sub-captulos
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La documentacin controlada y vigente del sistema se puede extraer de las Tablas de


contenido de documentos del sistema: IMO CL TC I Tabla de Contenidos de
documentos del sistema de Gestin e IMO CL TC II Tabla de Contenidos de
documentos del sistema de control (inspeccin y certificacin).

6.1.3 Auditoras Internas

El sistema de calidad de IMO Chile es auditado peridicamente por auditores


calificados y por el Responsable del Sistema de Calidad, segn una planificacin
aprobada por el Gerente General.

La metodologa para programar y realizar las auditoras internas, como asimismo


registrar sus resultados y las No Conformidades que se encuentren, est descrita en
el procedimiento IMO CL I 2.4.1 Auditoria Interna de Calidad.

El Responsable de Calidad es responsable del llevar el control y registro de las No


Conformidades pendientes de las auditoras internas realizadas a IMO Chile, como
asimismo de aquellas que fueron cerradas despus que se realiz la verificacin de la
efectividad de la accin correctiva.

6.1.4 Acciones Correctivas y Preventivas

Las Acciones Correctivas se pueden generar por tres fuentes de informacin, todas
las cuales son desviaciones que afectan a la calidad del sistema, y ellas son:

Auditoras internas
Reclamos de Clientes
Revisin de la Gerencia

La metodologa de implementacin de acciones correctivas destinadas a corregir


estas desviaciones, se establece en el procedimiento IMO CL I 2.5.8 Acciones
Correctivas y preventivas, en donde adems se indica la metodologa para
administrar las No Conformidades que se detecten y la metodologa para determinar
la efectividad de las acciones correctivas, accin que se realiza durante el
seguimiento de la accin correctiva. El proceso para determinar la accin correctiva
se inicia con el anlisis de la causa de la No Conformidad con la finalidad de definir
una accin correctiva efectiva que permita su erradicacin.

El procedimiento de acciones correctivas hace referencia al procedimiento IMO CL I


2.5.7 Reclamos de Clientes, que establece la forma de filtrar y analizar todos los
reclamos y/o observaciones de clientes para determinar si efectivamente corresponde
a una No Conformidad que requiera de una accin correctiva mediante Revisin
Gerencial.
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El procedimiento incluye tambin las medidas para identificar, definir, registrar,


controlar, evaluar y dar seguimiento a las acciones preventivas, producto de la
deteccin de una no conformidad potencial en el sistema de la calidad.
El Responsable de Calidad debe llevar el control de las acciones correctivas y
preventivas en proceso y de comprobar que ellas se implementen y verifiquen, en un
plazo que debe ser acordado con el responsable del rea respectiva, a menos que
existan razones fundadas para extender este plazo, lo cual debe ser aprobado por el
Gerente General.

6.1.5 Revisin por la direccin

La Revisin de Gerencia es efectuada por el Gerente General por lo menos una vez al
ao o bien cuando se estime necesario, en conformidad con el procedimiento IMO CL
I 2.4.5. Revisin por la direccin

La Revisin se realiza a travs de reuniones programadas por medio de una Agenda


Formal. En estas reuniones debe participar el Gerente General, el Gerente de
Operaciones, el Jefe de Certificacin y el Responsable de Calidad. Durante estas
reuniones se revisa en forma sistemtica lo siguiente:

Materias que surgieron en la revisin anterior


Informes sobre las visitas de supervisin y re-evaluacin efectuadas por
organismos de acreditacin
Informes de auditoras internas
Reclamos de clientes
Necesidad de modificacin del sistema de calidad, incluyendo el Manual
Adecuacin o necesidad de recursos
Necesidades de capacitacin y entrenamiento de personal
Resmenes de la gestin de cada rea por temporada (presentado por cada
responsable de rea)
Informes mensuales de actividad (presentado por cada responsable de rea)
Otra informacin relevante que haya sido presentada en reuniones generales

Una vez finalizada la reunin, el Responsable de Calidad emite el informe


correspondiente, el cual debe incluir al menos:

Acciones que se debern tomar, los responsables para llevarlas a cabo, los
recursos asignados si corresponde, y los plazos convenidos.
Las no conformidades detectadas, el responsable para corregirlas y los plazos
convenidos.
El informe final debe ser aprobado y firmado por el Gerente General.

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Los responsables de las diferentes reas de IMO Chile podrn ofrecer opiniones al
Gerente General respecto a las posibles soluciones para corregir las desviaciones
que se detecten y las acciones preventivas necesarias para adecuar el sistema a los
requerimientos de los clientes, las tecnologas disponibles y el desarrollo de los
negocios.

6.1.6 Comunicacin y Apelaciones de Clientes.

Los procedimientos IMO CL I 2.1.1 Procedimientos estandarizados certificacin, IMO


CL I 2.1.2 Programa Estandarizado Control, IMO CL I 2.1.14 Programa
estandarizado de Control para organizaciones de pequeos productores e IMO CL I
2.5.1 Poltica General de uso del Logotipo de IMO establecen la metodologa
general para informar a los clientes, actuales o potenciales, sobre:

Informacin acerca del sistema de certificacin ofrecido y su alcance.


Tipos de certificaciones de productos que se ofrecen y sus procedimientos para
otorgar, mantener, ampliar, suspender y cancelar la certificacin.
Informacin sobre el proceso de evaluacin y metodologa de certificacin de
cada tipo de certificacin de productos.
Informacin sobre los aranceles a cobrar por la certificacin.
Descripcin de los derechos y obligaciones de los proveedores de productos
certificados, incluyendo sus restricciones y/o limitaciones en el uso de marcas
de conformidad, certificados y los medios de difusin de tales atributos.

El procedimiento IMO CL I 4.5.3 Procedimientos de apelacin establece la forma en


la cual se deben manejar las apelaciones presentadas por los clientes, con indicacin
al anlisis que se debe realizar para determinar si ellos representan una No
Conformidad que requiera la implementacin de la accin correctiva correspondiente.

6.2 Procedimientos Especficos

6.2.1 Capacitacin, Entrenamiento y Calificacin de Personal

La capacitacin y calificacin del personal que participa en el proceso de certificacin,


que cumplen funciones de inspeccin, evaluacin y/o certificacin, estn descritas en
el procedimiento IMO CL I 3.2.2 Estrategia para la formacin y capacitacin del
personal, en donde se establecen:

Los requisitos de capacitacin formal de los candidatos a


inspectores/evaluadores de IMO Chile en tcnicas de auditoras y en las
normas, cdigos y/o especificaciones de referencia para la certificacin de
cada producto o manejo.
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Los requisitos de entrenamiento prctico en terreno.


La forma de calificar al inspector/evaluador que ha reunido los conocimientos,
entrenamiento y experiencia para desempearse como tal.

Mediante esta metodologa todos los inspectores y evaluadores de IMO Chile deben
capacitarse en el cdigo o norma de referencia que determina los requisitos de
certificacin del producto o proceso, y obtener la calificacin para uno o ms
productos o procesos.

En el rea de Operaciones, el responsable de evaluar la competencia y desempeo,


de inspectores es el Gerente de Operaciones, as como tambin del cargo de
Comunicaciones y Coordinacin.

En el rea de Certificacin, el Jefe de Certificacin es quien evaluara la competencia


y el desempeo de los evaluadores. En esta rea tambin se deber evaluar los
cargos de Responsable y Asistentes de Registro y Transacciones.

6.2.2 Entidades Externas

La contratacin de servicios de entidades externas requeridos para la certificacin de


un tipo de productos en particular, tal como ensayos de laboratorio o personas, se
realiza por medio de la Gerencia de IMO Chile. Los trminos de esta contratacin, as
como el listado respectivo de entidades, estn contenidos en el procedimiento IMO CL
I 2.5.4 Subcontratacin de Entidades Externas, as como en el convenio de
Contratacin IMO CL I 2.5.6. Convenio Contratacin de Laboratorios.

Las entidades externas son evaluadas para determinar su competencia y capacidad


para cumplir con los requerimientos del servicio solicitado, la persona responsable de
evaluar y monitorear la competencia de los subcontratistas que forman parte del
proceso as como los parmetros de evaluacin estn tambin contenidos en el
procedimiento IMO CL I 2.5.4.

6.2.3 Asesores Externos

Para proveer de servicios especficos, tcnicos y creativos en diferentes reas, se


puede recurrir a la asesora de un profesional o un grupo calificado en funcin de su
experiencia y formacin.

El asesor contratado se considera como personal externo y, por lo tanto, no tiene


responsabilidad de cargo.

Preparado por: Responsable de Calidad Aprobado por: Gerente General


Fecha: Agosto 2015 Fecha: Agosto 2015
Firma: Firma:
Institute for Marketecology Chile S.A. Pgina 20 de 20
Manual de Calidad Versin: 12

6.2.4 Relacin Contractual con el Cliente

El procedimiento IMO CL I 2.1.2 Programa Estandarizado Control establece la


metodologa general para otorgar, ampliar, mantener, suspender y cancelar la
certificacin del producto, como asimismo la forma de incorporar cualquier cambio de
los requisitos, ya sea por cambios en el producto o por cambios en las normas.

El procedimiento IMO CL I 2.5.1 Poltica General de uso del Logotipo de IMO


establece los requisitos generales para el uso de licencias, marcas registradas.

El responsable de mantener la relacin contractual con los clientes es el Gerente


General de IMO Chile, como asimismo es el responsable de otorgar, ampliar,
mantener, suspender y cancelar la certificacin es del Comit de Certificacin a
propuesta del Gerente General de IMO Chile.

6.2.5 Proceso de Certificacin de Productos

El proceso de certificacin de productos o procesos se realiza en base a un


documento normativo de referencia, tal como una norma, cdigo, especificacin o
documento contractual, que establece los atributos y/o caractersticas tcnicas y las
condiciones o metodologas bajo las cuales el producto o proceso a certificar se
produce o realiza, respectivamente.

A partir de ello, IMO Chile define y aplica un procedimiento para la evaluacin de las
variables que afectan a los atributos y/o caractersticas tcnicas del producto o
proceso, con el propsito de comprobar si se cumplen los requisitos establecidos en
el documento normativo de referencia. De esta forma se asegura que lo declarado por
el cliente respecto de su producto o proceso es efectivo y por tanto se le puede
otorgar la certificacin correspondiente, segn se establece en los procedimientos
IMO CL I 2.1.2 Programa Estandarizado Control e IMO Cl I 2.1.1 Procedimientos
estandarizados certificacin.

Preparado por: Responsable de Calidad Aprobado por: Gerente General


Fecha: Agosto 2015 Fecha: Agosto 2015
Firma: Firma: