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ANALISIS DEL PROCESO DE GESTION DE COMPRAS DE PRODUCTO TERMINADO

POR MAQUILA EN LA EMPRESA CUEROS VELEZ S.A.S.

Por:

MAURICIO MONSALVE

MISAEL MARTNEZ

CRISTBAL SALCEDO BELTRAN

JUAN CAMILO ECHAVARRA

ISABEL MOLINA

Profesor:

JUAN JAIRO ARBOLEDA

INSTITUCIN UNIVERSITARIA ITM

SEDE ROBLEDO

LOGSTICA DE COMPRAS

MEDELLN 2016
Introduccin

La gestin de compras es una de las tareas ms importantes en la cadena de


suministros, una empresa puede mejorar sus mrgenes de beneficio siguiendo
una poltica de aprovisionamiento adecuada, el xito de una empresa depende
directamente de una buena gestin en las compras, en este trabajo analizaremos
de forma critica el proceso de gestin de compras de producto terminado por
maquila en la empresa Cueros Vlez S.A.S, para lo cual describiremos el proceso,
definiremos puntos crticos en base a los conocimientos adquiridos en la clase
sobre los principios de gestin de compra de clase mundial proponiendo al final
opciones de mejora en caso de haberlas que impacten de manera positiva el
proceso y ayuden a la empresa en su eficiencia y competitividad.

1. Resea de la empresa

Historia.
La historia de una de las empresas ms reconocidas hoy en el pas empez hace
30 aos en una casa de Medelln, en donde Juan Ral Vlez, hoy presidente de
Cueros Vlez, se dedicaba a cortar, a punta de tijera, las correas a mano, que
luego venda en las calles de la ciudad.
Pero el primer gran salto, que dio esa naciente empresa fue en 1991, cuando
particip en la primera feria Colombia Leather Marzket en Bogot, en la que
present una coleccin de bolsos y cinturones con productos que no se
encontraban en el mercado.
Hoy se trata de una multinacional colombiana en crecimiento que actualmente
tiene presencia en Centroamrica, Suramrica y el Caribe. Cuenta con 240
tiendas en el pas, ms de 2.900 empleados directos y una planta de produccin
propia en la que hizo inversiones del orden del milln de dlares.
1.1 Contexto de la gestin de compra

Este procedimiento aplica para compras de productos terminados por maquila realizados
por fabricantes externos nacionales.

1.2 Delimitacin del proceso

Polticas o directrices generales

A. Para efectos de este procedimiento se entiende maquila como la fabricacin


compartida de un producto cual se puede dar de dos tipos:

Maquila por capacidad de planta: En este caso el fabricante externo aporta la


mano de obra y Cueros Vlez S.A.S aporta la muestra y la materia prima.

Maquila por proveedor especializado: En este Caso Cueros Vlez S.A.S aporta el
diseo.

B. Para el caso de la recepcin del producto terminado en calzado, los proveedores


deben pedir cita con un (1) da de anticipacin, el auxiliar de recepcin de
Fabricantes Externos ser quien coordine dicha recepcin.

C. No se recibe mercanca del proveedor sin la documentacin requerida es decir


factura en la cual debe venir relacionado el pedido de compra y la liberacin de
producto, esta aplica solo para proveedores locales.

D. Los proveedores que se encuentran en la ciudad de Medelln o en el rea


metropolitana, tendrn un plazo de 5 hbiles para recoger las devoluciones del
producto no conforme en las instalaciones de Cueros Vlez S.A.S, si cumplido
este plazo el proveedor no recoge el producto, se le enviar contra entrega (el
proveedor asume el flete).

E. Para el caso de maquila de calzado, la materia prima se factura y se cobra como


paquete completo y para el caso de maquila de bolso y marroquinera a la materia
prima se le hace remisin y si en la planta de corte hay capacidad se entrega ya
cortada.

F. En las reuniones donde planeacin informa a fabricantes externos las cantidades


que se deben producir en talleres por falta de capacidad de la planta, se deber
oficializar mediante un correo electrnico.

G. Todos los proveedores de fabricacin externa deben realizar el proceso de


seleccin para poder ofrecer sus productos y servicios.
1.3 Nombre del proceso

Compra de producto terminado por maquila.

2. Objetivos

2.1 objetivo general

Abastecer de manera oportuna y eficiente las necesidades de producto terminado de


fabricacin externa a la compaa.

2.2 Objetivos especficos

Garantizar la compra de producto con las especificaciones de calidad segn los


criterios de la compaa.

Adquirir los productos al costo que genere benficos.

Asegurar el ingreso oportuno de los productos al centro de distribucin.

Verificar la tecnologa en las actividades del proceso.

En el proceso de gestin de compra se observa en todo el proceso el uso de herramienta


de gestin ERP SAP en el mdulo compra MM, para esto requiere la licencia del
programa, equipo de cmputo con programas de Excel.

3. Diagrama de proceso y Detalle escrito

3.1 Compra de producto terminado por capacidad de planta


3.2 Compra de producto terminado por proveedor especializado
4. Verificar la tecnologa en las actividades del proceso.

Herramienta
Actividad del proceso de Como se realiza la
Tecnologa
compra. actividad.
Implementada
Mediante formatos
especialmente diseados, en
Seleccin de proveedores Microsoft Excel Excel y con funciones de
anlisis de datos se realiza la
seleccin de los proveedores.
Asignar muestras a
Manualmente.
proveedores
Telfono, correo Se enva la solicitud al
Contactar proveedores electrnico plataformas proveedor por medio de
virtuales correo o llamada telefnica
Recibir contra muestra del Se crean referencias en el
SAP
proveedor. SAP
SAP CO01 del Mdulo Ingresar a la transaccin SAP
Crear Orden de fabricacin.
PP CO01 del Mdulo PP
transaccin SAP ME21N en el
Crear pedido de compra. SAP ME21N
mdulo MM
Generar reporte de la orden
de pedido por la transaccin
Enviar pedido de compra. ME21N del Mdulo MM ME21N del Mdulo MM y
enviar al proveedor por medio
de correo electrnico.
ME28 transaccin mediante la
Liberar pedido de compra. ME28 cual se aprueba en forma
grupos de pedidos
Generar un reporte por la
transaccin SAP CO03 del
Transaccin SAP mdulo PP y verificar el
Validar lista de chequeo
CO03 mdulo PP material
que se le va a enviar al
proveedor
Enviar el instructivo de trabajo
Enviar instructivo de trabajo. Correo Electrnico al proveedor por correo
electrnico en formato pdf.
Realizar seguimiento a la SAP ME2N del mdulo Generar el reporte por la
compra. MM, Correo transaccin SAP ME2N,
electrnico y reporte Exportar el reporte a Excel y
con tablas dinmicas convertir en tabla dinmica,
en Excel. enviar por correo electrnico a
las reas implicadas en el
proceso, A partir de esa
informacin llamar y enviar
correo electrnico al
proveedor para verificar
fechas de entrega y el estado
del pedido.

Con el uso de SAP ERP, la empresa en esencia automatiza la entrada y salida de


informacin a travs de las secciones especficas de la organizacin. Para aquellos
preocupados por la gestin de materiales, el mdulo SAP MM se integra con otros
mdulos como Ventas y Distribucin (SD), gestin de almacenes (WM), Planificacin de la
produccin (PP), Gestin de Calidad (QM), Finanzas (FI) y Controlling (CO).

PP es un mdulo logstico del Sistema SAP que se encarga del Control y de la


Planificacin Productiva en plantas industriales, SAP PP es utilizado por las industrias
lderes del mercado para gestionar ntegramente sus procesos productivos.

El mdulo SAP MM se encarga de las funciones de compras e inventarios de las


organizaciones que se dedican a grandes volmenes de compra, dndoles prctica en el
control de la gestin de inventario, gestin de lotes, la compra, la categorizacin del
cliente, valoracin, verificacin de facturas y proceso de adquisicin, slo por nombrar
unos pocos.

No podemos dejar por fuera a la herramienta ms utilizada para analizar los datos que se
manejan en sistema SAP, Microsoft Excel esta herramienta ayuda de forma eficiente a
tener un mejor anlisis de la informacin para toma de decisiones.

5. Verificacin de la informacin del proceso anterior(Indicadores)

La evaluacin de los proveedores se aplicar a aquellos que hayan facturado durante el


semestre $250.000.000 de pesos o ms. Otros aspectos a evaluar:

CRITERIO PONDERACIN SUBCRITERIO


Orden, aseo y limpieza
Capacidad de respuesta
Dependencia
20
EMPRESA Precio
Comunicacin
Conocimiento tcnico
Instalaciones
Cumplimiento en fecha de programacin
CUMPLIMIENTO 30 (ingreso a tiempo) Se toma segn los
indicadores de cumplimiento)
CALIDAD Cantidad de producto no conforme (se toma
30 del indicador de PNC que lo suministra el rea
de calidad
SERVICIO Cantidad de devoluciones y garantas de
POSTVENTA 20 producto (sale del informe enviado por el rea
de garanta

Los resultados de dicha evaluacin de proveedores sern interpretados as:

Resultados de evaluacin Interpretacin de Accin


resultados
El proveedor da No requiere implementar
cumplimiento a las polticas ninguna accin. Se
95%-100% Excelente y parmetros comerciales reevaluar anualmente
de compra, definidos en los
aspectos a evaluar.
El proveedor da No requiere implementar
cumplimiento a las polticas ninguna accin y se
y parmetros comerciales reevaluarn
de compra, definidos en los semestralmente.
80%-94% Bueno
aspectos a evaluar, pero se
identifican aspectos que
requieren seguimiento
interno del proveedor.
El proveedor tiene aspectos Enviar aspectos por
de los definidos en la mejorar y pedir acciones
evaluacin muy dbiles. especficas de
65%-79% Condicionado mejoramiento al proveedor.
Estos proveedores se
reevaluarn
trimestralmente.
0-64% Para revisin El proveedor debe mejorar Enviar aspectos por
para continuar mejorar y pedir acciones
especficas de
mejoramiento al proveedor,
se debe hacer seguimiento
en la prxima evaluacin y
si no se supera el puntaje
no se le vuelve a comprar.

6. Matriz DAFO

D A
Falta de acompaamiento a los Escases de proveedores.
proveedores a travs de un Mala calidad de los productos por
programa de desarrollo de parte de los proveedores.
proveedores. No cumplir los objetivos
En el proceso logstico de estratgicos, metas comerciales y
recepcin no se define el crecimiento proyectado por un
procedimiento, por lo que puede abastecimiento externo de
haber falencias en la entrega por producto terminado no oportuno y
parte del proveedor. de baja calidad.
No se tiene establecido un mapa
de proveedores.
F O
Personal competente y con un Implementar programa de
enfoque hacia la satisfaccin del desarrollo de proveedores para
cliente por medio del proceso de propiciar mejora continua de parte
gestin de compras. de los proveedores y as reducir
Estructura organizativa adecuada costos de operacin en la cadena
en donde se definen con claridad de abastecimiento.
las funciones y responsabilidades Importante definir procedimiento al
por parte de los funcionarios en proceso de recepcin de producto
todo el proceso. terminado para mitigar posibles
fallas en las entregas por parte de
proveedores.
Definir un mapa de proveedores
para permitir al proceso de
compras seleccionar fcilmente al
proveedor ms apropiado segn
las necesidades de la compaa.

7. Descripcin de la causa raz


La empresa Cueros Vlez presenta falencias en el desarrollo de proveedores porque
cuenta con personal que se resiste al cambio para facilitar los medios de comunicacin, y
por falta de sistemas de comunicacin avanzados.

Los Cambios Organizacionales surgen de la necesidad de romper con el equilibrio


existente, para transformarlo en otro mucho ms provechoso, en este proceso de
transformacin las fuerzas deben quebrar con el equilibrio, interactuando con otras
fuerzas que tratan de oponerse, (Resistencia al Cambio) es por ello que cuando una
organizacin se plantea un cambio, debe implicar un conjunto de tareas para tratar de
minimizar esta interaccin de fuerzas.

Cambiar no es muy fcil, primeramente porque ni todas las personas estn dispuestas a
realizar esfuerzos en este sentido y, aunque estn dispuestas es muy fcil volver a los
antiguos padrones de funcionamiento.

Por ltimo, si las personas conocen lo suficiente sobre el cambio a encarar y se sienten
capaces de realizarlo, empieza a tener mucha importancia la verdadera voluntad de
cambiar, de all la importancia de una buena capacitacin e informacin oportuna antes de
ellos.

De otro lado, a pesar de la empresa contar con el programa SAP, no todos los empleados
tienen acceso a l ni conocimiento de su funcionamiento, por lo tanto se les priva de la
posibilidad de tener comunicacin permanente con los proveedores. Incluso muchas
rdenes de compra se les envan a proveedores a travs de correo electrnico y por ende
no se cuenta con la informacin actualizada y a la mano. Adicional, este programa
tambin ayudara al registro de la mercanca que ingresa desde los talleres externos para
evitar continuar hacindolo manualmente y por lo tanto, evitar errores humanos.

8. Opciones de mejora

Diseo de un programa de fidelizacin de clientes para interactuar ms con


ellos y que encuentren en la empresa todo lo que necesitan.

Tener una base de datos actualizada de diferentes proveedores tanto


nacionales como extranjeros con las diferentes cotizaciones y tiempos de
cada uno.

Estudio que evidencie el ahorro de dinero y satisfaccin de clientes en caso


de dotar el departamento con computadores con SAP.
9. Conclusiones

En este proyecto se identifica claramente la necesidad en la organizacin


de implementar ayudas tecnolgicas, a la vanguardia, que permitan el
mejor desarrollo de la empresa y mantenerse en un nivel de competitividad
de clase mundial, tal como mejorar la implementacin de un ERP.

Mediante la utilizacin de la herramienta diagrama de flujo, fcilmente se


permite conocer en los procesos de la organizacin de una manera
general.

En la descripcin del proceso realizar preguntas como Quin lo hace?


Cmo lo hace? En qu momento se hace? Y y con que lo hace?,
facilit el conocimiento detallado de los procesos, con el objetivo de
identificar oportunidades de mejora.

Analizar y segmentar las ofertas nacionales con respecto a la necesidad de


proveedores, es una de las acciones claves para reducir los costos de
produccin, eliminando o disminuyendo el volumen de exportacin.

Es pertinente este proyecto en la empresa CUEROS VELEZ S.A.S,


teniendo como resultado un departamento de compras que administra y
centraliza de una manera de clase mundial, las compras de la
organizacin.

El modelo que brinda la matriz de Kraljic, contribuye a la planeacin de una


buena estrategia de compras de clase mundial, parte de este modelo se
basa en la caracterizacin que se aplica a CUEROS VELEZ S.A.S. para los
proveedores potenciales.
La certificacin de los proveedores es el siguiente paso, luego de
establecer relaciones y alianzas estratgicas con aquellos proveedores
nacionales potenciales, lo cual contribuir al xito de CUEROS VELEZ
S.A.S.

Las alianzas estratgicas que se formarn en CUEROS VELEZ S.A.S. con


los proveedores certificados, debern basarse en la construccin de una
Sinergia y en la productividad mutua.

Al desarrollar este proyecto y al generar alianzas estratgicas con los


proveedores, se mejora el suministro de la compaa, se generan
relaciones afines y se reduce el nivel de agotados, por lo que se
incrementa el nivel de servicio hacia los clientes de CUEROS VELEZ
S.A.S.

10. Cibergrafa

http://api.eoi.es/api_v1_dev.php/fedora/asset/eoi:36386/componente36385.pdf

http://competitividadvelez.blogspot.com.co/

http://es.slideshare.net/bbandymas/proyecto-cueros-velez-sa

http://www.dinero.com/edicion-impresa/caratula/articulo/por-que-cueros-velez-consolida-
como-empresas-mas-grandes-del-pais/209369

http://www.portafolio.co/negocios/empresas/cueros-velez-fortalece-pais-36554

http://www.velez.com.co/institucional/quienes-somos