CORRALES & CIA SAC

FORMATO ACTA DE REUNION

Acta N° 01
ASUNTO DE LA REUNIÓN:
Fecha: 05/07/2016
Establecer los reportes a solicitar como parte
Hora: 10:00 am
de las funciones del Asistente administrativa.
Lugar: Oficina de gerencia - Independencia

Asistentes
Nombre y apellido Cargo
Ricardo Paz Sub Gerente General
Yony Bujaico Jefe de ventas
Job Rosales Jefe de distribución y abastecimiento
César Guzmán Jefe de planeamiento y presupuesto
Carolina Mongrut Asistente administrativa

Orden del día:

1. Verificación de asistentes.
2. Palabras del Sr. Ricardo Paz.
3. Reunión con todos los asistentes.
4. Acuerdos.

Desarrollo de la reunión.

La presente reunión fue dirigida por el Sr. Ricardo Paz donde se trató el caso específico
de la asignación de roles del Asistente administrativa, como apoyo en el envío de
reportes al jefe de ventas, Jefe de distribución y abastecimiento y Sub Gerente
General.

Según los acuerdos se determinó la siguiente matriz de reportes funcionales:

Dicha matriz se encuentra sujeta a mejora, perfeccionando el reporte con información

del sistema mediante tablas dinámicas. Cada cuadro de reporte será determinado por
el jefe de área correspondiente emitido al Jefe de planeamiento y presupuesto para el
diseño del Manual de cada reporte codificado en la siguiente tabla.

Elaborado por: Revisado por:

César Guzmán Ricardo Paz

SOLICITANTE AREA CODIGO REPORTE OBJETIVO FRECUENCIA OBSERVACION
Mantener actualizado a los vendedores
Envío de reporte antes de
Yony Bujaico Ventas externas MVE-VX-100 Stock del día externos con los stock de mercaderías Diario
las 8:30 am
disponibles para la venta.
Ventas externas y Ofertas por Contar con los descuentos por la compra por Enviado el primer día útil
Yony Bujaico MVE-VE-110 Mensual
puntos de ventas volumen volumen. de cada mes
Cronograma de
Ventas externas y Mantener al tanto a la fuerza de ventas de Emitido el primer día útil
Yony Bijaico MVE-VE-111 promociones y Quincenal
puntos de ventas las promociones y ofertas para los clientes. de cada mes y el día 15.
ofertas
Contar con el avance de las ventas,
Ventas externas y Seguimiento de revisando la recencia, frecuencia y monto
Yony Bujaico MVE-VE-112 Semanal Emitido los días miércoles
puntos de ventas ventas facturado en la gestión de cada vendedor y
conocer más a nuestro cliente
Contar con los precios actualizados de los
Ventas externas y
Yony Bujaico MVE-VE-113 Precio de vidrios vidrios, según su precio de compra, Semanal Emitido los días jueves
puntos de ventas
competencia e importación
Información necesaria para el requerimiento
Stock por rubro e
de mercadería, el stock actualizado, Actualizar cuadro el sábado
Job Rosales Abastecimiento MAD-AB-100 ingreso de Semanal
teniendo en cuenta los contenedores 12pm
contenedor
programados.
Control de
Requerido los días lunes a
Job Rosales Abastecimiento MAD-AB-110 excedentes por Controlar los excedentes de cada código Semanal
las 4pm
rubro
Rotación de Control de almacén y su abastecimiento
Job Rosales Abastecimiento MAD-AB-111 Semanal Viernes 5pm
almacén proactivo
Comportamiento Dar seguimiento al comportamiento global
Ricardo Paz Gerencia MGE-GE-100 Semanal Entregable el sábado 8am
de ventas de ventas por rubro
Matriz de precios Contar con precios referenciales de los
Ricardo Paz Gerencia MGE-GE-110 Semanal Entregable el sábado 12pm
de competencias competidores para ajustes de precios

Matriz de reportes funcionales

Elaborado por: Revisado por:

César Guzmán Ricardo Paz