Documentos adjuntos GOS

DOMINGO, 28 DE NOVIEMBRE DE 2010

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Es muy comn que junto a la informacin introducida en nuestras transacciones necesitemos

disponer de documentacin que, sea por la razn que sea, no se puede introducir directamente en
SAP. Por ejemplo, queremos guardar adjunto a un contrato en SAP el mismo contrato escaneado y
firmado por nuestro cliente; deseamos adjuntar una reclamacin escrita y escaneada que nos ha
enviado nuestro a cliente a una orden de trabajo realizada por uno de nuestros operarios.

Estas actividades se pueden resolver a travs de un sistema de gestin documental externo a SAP o
interno a travs del DMS de SAP. Sin embargo, lo que voy a explicar en este artculo es una forma
de trabajo ms sencilla a travs de "Generic Object Services" (GOS).

Muchas de las transacciones comunes en SAP poseen la posibilidad de adjuntar archivos externos
que complementen la informacin introducida en SAP. Me refiero a archivos de imgenes .jpg, .gif;
archivos de office .doc, .xls, .ppt, etc. A la posibilidad de introducir esta informacin lo llamaremos
GOS.

Antes de empezar a trabajar es interesante echarle un vistazo a la informacin que nos proporciona
la wiki de SAP sobre GOS.

Parametrizacin
No es necesaria.
Creacin y visualizacin del anexo
Imaginemos que queremos adjuntar una reclamacin de un cliente a una orden de trabajo de uno de
nuestros operarios.

Entramos en nuestra orden de trabajo. La orden la habremos creado previamente.

Logstica / Mantenimiento / Gestin de mantenimiento / Orden / IW32 - Modificar

Marcamos en el icono de 'Servicios para objeto' / Crear / Crear documento externo (URL).

Escribimos la descripcin y el path para nuestro fichero.

Por qu un fichero externo? Los servicios para objeto GOS permiten incluir ficheros y
almacenarlos en la misma base de datos de SAP? Pues mi experiencia me dice que no es aconsejable
incluir ficheros adjuntos dentro de la propia base de datos de SAP. A la larga, esto nos podra generar
problemas de espacio en el servidor con consecuencias imprevistas.

Volvemos a entrar en la orden de trabajo: Servicios para objeto / Lista anexos.

Doble click sobre el documento y se abrir externamente a SAP el documento.

Automatizacin
Para evitar que sea el usuario quien tenga que realizar la tarea de introducir los datos del adjunto en
SAP podramos crear un pequeo programa que se encargue de informar estos datos en SAP
diariamente.
Este programa se debe basar en business objects especficos de SAP. Para asignar documentos
externos a rdenes de trabajo nos basamos en el BUS2088. Otros business objects son

BUS2031 para documentos de ventas*.

BUS2012 para pedidos de compras.

 Herramientas / Workbench / Desarrollo / SAP Business Workflow / Herramientas def. / Integracin
aplicacin / SWO1 - Business objects builder

Podramos utilizar el mdulo de funciones 'SGOS_URL_CREATE_DIALOG' como base para

nuestro programa. Deberamos tener en cuenta en este programa las tablas SRGBTBREL y SOOD
donde se almacena la informacin de los GOS creados.

*Atencin, en las transacciones de venta los servicios para objeto estn desactivados por defecto.
Para activarlos y poder ser utilizados debe aadirse el parmetro SD_SWU_ACTIVE y darle el valor
'X'.