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Conversin a GLS
Centro de Distribucin
Santa Ana Costa Rica
rea Rol
Comercial Define con el proveedor que productos le interesa sean
centralizados.
Resurtido Negocia porcentaje de descuento por centralizacin.
Operaciones C.D. Determina la capacidad existente para el manejo centralizado
del producto.
Los motivos por los que se requerir pasar por el proceso de Item File son los siguientes:
Verificar que los formularios sean presentados por el proveedor con la informacin y
documentacin necesaria, actualizada y completa, estos requisitos son entre otros:
COMPRADOR/
RECEPCIN VENDOR
ADMINISTRADOR
COMERCIAL MASTER
DE CATEGORA
La plantilla muestra en fondo gris los campos obligatorios; otros cdigos de color se
utilizan para los campos necesarios dependiendo del tipo de artculo.
1- UPC/EAN
Es el cdigo de barras del artculo, mismo que es escaneado en la caja
registradora
6- Estante 2 / Tamao
Informacin de tamao o contenido del artculo, el cual se muestra en la etiqueta
de precio.
o Mximo 15 caracteres
Por cumplimiento de Legislacin en Costa Rica solo debe usarse los que estn
aprobados por MEIC
o Mximo 40 caracteres.
o No puede ser igual a la Descripcin 1.
o Mximo : 20 caracteres
o Esta informacin proviene de un catlogo interno.
Estimados seores:
De acuerdo a la solicitud planteada, por este medio le informo que es el criterio de
[nombre proveedor] conforme al artculo [indicar fundamento legal], los productos que se
detallan abajo estn exentos del pago del Impuesto General sobre las Ventas [o bien
indicar si es gravado a nivel de fbrica o se encuentra inscrito en algn rgimen especial
de tributacin]:
Atentamente
www.walmart-centroamerica.com/online_item_file.htm
Para clasificar los artculos por su origen y por el canal usado para ser enviados a las
Tiendas, stos se identifican con un cdigo llamado Tipo de Artculo
Los artculos que se almacenan pueden ser locales o importados y a su vez pueden ser
bsicos o de temporada. (resurtibles 20,22,40,42)
Los artculos assembly pueden ser de entrega directa a tiendas o de cross dock (resurtibles
37, 33 no resurtibles, 07, 03, 43)
Artculo Walmart:
Es un nmero de 7 dgitos con el que se identifica la mercanca en Walmart; los
primeros dos dgitos corresponden al nmero de departamento.
Tipo 43 Mercanca de importacin y la entrega es por medio del CeDis. Staple Stock o Cruce
de Andn
Mercanca de importacin de inventario permanente
Tipo 40 Mercanca de importacin y la entrega es por medio del CeDis. Staple Stock. (En CD
para almacenar)
Tipo 42 Mercanca de importacin de temporada, y la entrega es por medio Staple Stock. (En CD
del CeDis. para almacenar)
Estas establecen:
El tipo de artculo
El canal donde ser procesada dicha orden
3.2 Vigencias
Cuando el Proveedor recibe una Orden de Compra debe llamar al rea de Asignacin de
Citas de Logstica para que le asigne la fecha y hora de recepcin de la mercanca. Dicha
fecha debe estar comprendida entre Fecha de Embarque y la Fecha de Cancelacin de la
Orden.de Compra.
Retail Link es un sitio web de Walmart donde se comparte informacin con los
proveedores, este acceso requiere la firma de convenios entre ambas partes.
Una vez que el Proveedor tiene acceso a Retail link, podr visualizar las rdenes de
compra por medio de alguno de los siguientes sistemas:
EDI
Orbit
3.3.1 EDI
El Proveedor puede adquirir directamente la licencia del sofware para el uso de EDI/AS2 o
acceder a las rdenes de compra mediante el pago del servicio a un Proveedor o Bur que
realizan la decodificacin de los mensajes EDI.
Jos Jimnez
NeoGrid Business Development
Jose.jimenez@neogrid.com
T: 55 11 2131-8506
C: 55 11 9607-2611
www.neogrid.com.com
Es necesario tener acceso a Retail Link para ver sus rdenes de compra (ver informacin
en el apartado siguiente- Orbit)
3.4. Orbit
ORBIT (Online Retail Business Information Transfer), es una aplicacin Web desarrollada
por Walmart que opera a travs de Internet y permite a los Proveedores recibir va
electrnica sus rdenes de Compra.
Esta aplicacin es para pequeos proveedores con un volumen de Ordenes de compra
bajo. Por sus limitaciones no es para uso masivo de ordenes de compra.
Su utilizacin no tiene ningn costo para el proveedor, pero requiere que los proveedores
tengan: acceso a Internet, Usuario y Contrasea de Retail Link y de Orbit (autorizados por
Walmart) para visualizar las ordenes de compra.
Para obtener mayor informacin sobre esta herramienta por favor contctenos.
Recuerde que este solo puede ser utilizado por proveedores de muy bajo volumen
Todos los productos nuevos que ingresan a los Centros de Distribucin deben
cumplir con la Especificacin de Producto, Embalaje y Paletizado.
Este documento establece las caractersticas fsicas y requisitos legales que deben
cumplir los productos para ser manejados en los Centros de Distribucin de Wal-
Mart Costa Rica (Centralizados)
Aplica para productos nuevos, modificados y productos que ya estn
centralizados,.
Para obtener mayor detalle de los requisitos establecidos, por favor contactar al
Centro de Atencin a Proveedores de Logstica.
Todos los productos a entregarse en el CEDI deben cumplir con las caractersticas que
fueron previamente registradas en el sistema y aprobadas durante el proceso de
validacin:
Se debe solicitar una Cita por cada Unidad de Transporte a despachar hacia el CEDI
Cdigo de proveedor
Nmero de la Orden de Compra
Nombre y telfono de quien solicita la cita
Modalidad de Entrega: Paletizado o a Piso
Tipo de Entrega: Inmediata o Dejando el Contenedor
Cantidad total de lneas a entregar por Po
Cantidad total de cajas a entregar por PO
La relacin que debe existir entre las Facturas y las Unidades de Transporte es la siguiente:
Para las entregas de productos a Staple Stock , las tarimas deben cumplir con el Ti-
Hi (Cajas x Cama y Camas x Tarimas) registrado en el sistema
Para las entregas de Cross Dock las tarimas se deben conformar de acuerdo al
mnimo y mximo de bultos (cajas) indicado por el Recepcionista.
La conformacin o "armado de las tarimas debe hacerse maximizando la utilizacin
del espacio cbico dentro de las dimensiones de la tarima y evitando inconsistencias
como: desbordamientos (salientes), escoriamientos (inclinaciones) o cualquier otro
tipo de conformacin irregular.
Si la mercanca sufriera dao durante la descarga, conformacin o sujecin el
producto no se recibir y el proveedor asumir la prdida, Siempre y cuando dicha
prdida no se deba a negligencia o accin dolosa de personal de Walmart.
La mercanca se asume como recibida hasta que el Proveedor haya firmado el
Comprobante de Entrega de Mercanca (POD- Proof Of Delivery).
Los proveedores que cumplan con los requisitos y deseen pasarse a la modalidad de
entrega de Cross Dock (Ordenes tipo 03 y 33) podrn hacerlo siempre y cuando la
Unidad de Compra del producto sea igual a la Unidad de Despacho
El sistema GLS tambin permite manejar Cross Dock tipo consolidado (Ordenes tipo
73) consiste en entregar varios tems dentro de una misma caja, la cual tendr como
destino una Tienda especifica, segn distribucin propuesta por el rea Comercial.
En caso de generarse varias facturas para una misma Orden de Pedido, el proceso
de pago pasar a ejecutarse Manualmente.
Se recomienda incluir el Cdigo de Barras del Producto (UPC) para cada lnea
de la factura, esto agiliza el proceso de identificacin y digitacin de los
artculos en el sistema GLS (Freight Fill Entry). Tener dicho dato reduce la
probabilidad de errores de captura.
Las entregas paletizadas deben realizarse con pallets (tarimas) de 4 entradas tipo
Europea de 1.00 m x 1.20 m.
Los pallets deben estar en perfectas condiciones (esto incluye tanto su estado, no
estn hmedas y que estn libres de plagas).
El sistema de paletizado utilizado en los CDs es el de pallet alquilado a operadores
de renta autorizados, el cul sustituye la compra y reparacin. (Ver seccin 6.4.4.3)
Los contactos locales para aclarar dudas y coordinar la implementacin del sistema
son las Gerencias de resurtido y las Gerencias de los Centros de distribucin as
como tambin el Gerente de Logstica. A nivel regional, con la Gerencia regional de
Centros de Distribucin.
Una vez seleccionado su operador de renta, deben informar en cada pas al Centro
de Atencin a Proveedores de Logstica (CAP), la fecha de inicio de entrega bajo el
sistema paletizado.
Nota: El POD muestra el detalle de los artculos que fueron recepcionados, as como
los identificados con inconsistencias segn los siguientes criterios:
Sobrantes (O:Overage)
Faltantes (S:Shortage)
Daados (D: Damage)
Rechazo (R:Rejected)
Contactos Regionales:
El rea de Vendor Master, forma parte del rea financiera y es responsable de:
Plazo de pago
Cargos por negociaciones comerciales y logstica:
o Acuerdo por No Devolucin de Mercanca y/o Mercanca Defectuosa
o Acuerdo por Entrega Centralizada
Asignar un nmero de identificacin de proveedor o Vendor Number a cada uno
de nuestros proveedores habilitndolo as en los sistemas de Walmart.
123456 78 9
Es el nmero base que Este define el Permite identificar
identifica al proveedor departamento Wal-Mart diferentes condiciones en
(6 dgitos) (2 dgitos) un mismo departamento
(1 dgito)
Las condiciones generales y acuerdos de negociacin sern las mismas para todos los
artculos que se registren a un mismo departamento.
Se emitir una Orden de Pedido (PO) por cada Nmero de Proveedor de nueve
dgitos
El Proveedor confeccionar una factura de acuerdo a la Orden de Pedido.
Al realizar la entrega en el Centro de distribucin (CD) se confeccionar un
Documento de Recepcin de Mercanca (Proof of Delivery-POD), el cual debe ser
revisado y firmado por el Transportista o representante del Proveedor.
Si existen diferencias entre lo facturado y lo recibido, las mismas se registrar en la
seccin del OSDR del Documento de Recepcin de Mercanca (POD).
Al finalizar el proceso se entregar una copia sellada del Documento de Recepcin
de Mercanca al transportista o representante del proveedor
Se ingresar factura del Proveedor al sistema.
El Sistema realizar la comparacin de los datos automticamente
El sistema liberar la factura para pago.
DETALLE PO RECEPCION
A B
C
D
E
I
H
G
Proceso de Pago
Glosario de Trminos
A continuacin presentamos algunos trminos de uso comn en Logstica Wal-Mart
Centroamrica.
Altura del empaque de Proveedor: Medida utilizada para calcular el volumen para embarque
(en centmetros)
Ancho del empaque de Proveedor: Medida para calcular el volumen para embarque (en
centmetros)
Artculo In&out: Son artculos que se compran una vez y no son repuestos en el inventario, en
muchos casos se usan para promociones, temporadas o eventos especiales, y generalmente
se envan por reparticin o distribucin a las tiendas. Por estas razones no cuentan con
historial y son activados en el sistema por un mximo tres meses.
Artculo de Temporada: Artculos que son vendidos en temporadas especficas todos los aos.
Cuentan con un historial y una temporalidad definida ao con ao, son activados por un
mximo de tres meses.
Cantidad Neta/ Cantidad a la Venta: Le indica al consumidor el contenido del empaque que
est comprando, determina el precio por unidad en la etiqueta de precios.
CAP: Centro de Atencin a Proveedores. |Es el rea que sirve como contacto permanente
entre el proveedor y Logstica y viceversa. CAP atiende todos los temas de Logstica, excepto
lo correspondiente a resurtido.
CAT Centro de Atencin a Tiendas. Es el rea que sirve como canal de comunicacin entre el
Centro de Distribucin y la distintas Tiendas.
Descripcin 1 del Artculo: Descripcin visible para el Cliente en las etiquetas de precios del
punto de venta, mximo 20 caracteres, no puede ser igual a la descripcin de sealizacin.
Descripcin del Tiquete de Caja o Descripcin del UPC: Debe ser una descripcin muy breve y
clara del producto, mximo 12 caracteres.
Despacho: Se conoce as, tanto al proceso, como al rea encargada de hacer la consolidacin
final de tarimas y cargarlas en los camiones para su envo a las tiendas.
EDI: Software que permite la conexion e intercambio de informacin entre diferentes sistemasa
y empresas, sistema oficial para el envo de ordenes de compra hacia los proveedores.
Embalaje o Empaque: Elemento que permite la correcta sujecin y proteccin de los productos
o empaques, para su envo a las tiendas. Facilita la manipulacin y permite un mejor
aprovechamiento del cubicaje.
UPC/EAN Embalaje del Proveedor: El cdigo del UPC del empaque o caja (DUM 14). Es decir
el cdigo de barras que contiene la caja que el proveedor entrega en el Centro de Distribucin.
Se utiliza tambin para registrarlo en EDI.
Envoltura: Material flexible, al cual, el empacador da una forma cualquiera, segn la tecnologa
que se disponga o bien su conveniencia.
Estante 1 / Color / Sabor / Aroma: Se detalla el color, sabor o aroma, cuando se considera un
atributo importante para la identificacin del artculo. Este se imprime en la etiqueta de precio,
mximo 6 caracteres.
Estiba / Tarima/ Pallet/ Poln: Plataforma, generalmente fabricada de madera natural (hoy se
fabrica tambin en madera compensada, cartn, plstico o metal) y se destina para el
almacenamiento, la manipulacin y el transporte de productos embalados.
Granel: Producto ordenado uno sobre otro, sin ninguna base entre el piso y el producto.
Item File: rea encargada de la administracin y actualizacin del catlogo de artculos y sus
atributos.
Licencia: Es una etiqueta que contiene un cdigo de barras impreso que sirve como
identificador nico de la Mercanca. El producto debe ser identificado con un nmero de
Licencia desde su recepcin en la bodega y permanece con ste nmero para que pueda ser
controlado durante el tiempo en que se encuentre en la bodega. Al escanear la Licencia, se
puede determinar la cantidad que el Sistema reconoce en existencia de ese producto en una
determinada ubicacin.
Longitud del empaque de proveedor: Medida para calcular el volumen para embarcar (en
centmetros)
Marca: Cdigo de Marca por el cual el producto es conocido. Cdigo de Marca para ligarlo con
el artculo nuevo. Informacin proviene de un catlogo interno.
ORBIT (Online Retail Business Information Transfer): Aplicacin Web, desarrollada en Walmart,
por medio de Internet permite a los proveedores recibir va electrnica sus rdenes de compra.
Peso del empaque de Proveedor: Peso de la caja de empaque del proveedor (en kilos) dato
utilizado por el rea de Trfico para la consolidacin de camiones del proveedor.
Picking: Proceso de alisto o preparacin de los Pedidos, consiste en transportar los productos
solicitados por la tienda desde su lugar de almacenaje en el Centro de Distribucin a una
rampa de despacho.
PIN: Es el pago que realiza el proveedor a Wal-Mart para la activacin del su producto en el
sistema.
POD: Comprobante de Recepcin de Mercanca, muestra el detalle de los artculos que fueron
recepcionados, as como los idenficados con inconsistencia, sobrantes, faltantes, daados o
rechazados.
Plu/ SKU/ Cdigo de identificacin/ Item number: Es el nmero o cdigo con que se identifica
un producto en los sistemas de Wal-Mart Centroamrica.
Producto Agotado: Producto que por alguna razn no tiene existencias, pero que se contina
vendiendo y el Proveedor an lo distribuye.
Retail Link: Sitio web de Walmart, donde comparte informacin con sus Proveedores, el acceso
a dicho sitio requiere la firma de convenios entre las partes.
Staple Stock: Son los productos que se almacenan en el Centro de Distribucin y tienen un
inventario de seguridad.
Unidad de Empaque: Dato que indica la cantidad de producto que viene en cada caja.
Unidad de Empaque del Proveedor: Empaque con el cual es entregado los productos al Centro
de Distribucin o al punto de venta en caso de manejarse por Compra Directa.
Vendor Pack: (Empaque del Proveedor). Es el empaque con el cual el Proveedor entrega su
mercanca al Centro de Distribucin, es la unidad mnima que en el sistema permite comprarle
a un Proveedor.
Vendor Pack Quantity: Es le nmero de piezas que contiene el Empaque del Proveedor.
Warehouse Pack: (Empaque del Centro de Distribucin). Es el empaque con el cual el Centro
de Distribucin enva la mercanca a las tiendas.
Warehouse Pack Quantity: Es el nmero de piezas que tiene el empaque del Centro de
Distribucin.