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Informe Agenci de Viajew PDF
Informe Agenci de Viajew PDF
VICERRECTORADO ACADMICO
DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLGICOS
COORDINACIN DE TURISMO, HOTELERA Y HOSPITALIDAD
NDICE GENERAL
Acta de Aprobacin...ii
ndice de Figurasiv
ndice de Anexosiv
Resumen.....v
Dedicatoriavi
Agradecimientosvi
Introduccin1
CAPITULO I
FASE DE PLANIFICACIN..3
1.1.Objetivos de la pasanta..3
1.1.1Obejtivo general....3
1.1.2 Objetivos especficos....3
1.2 Marco institucional.3
1.2.1 Razn Social..3
1.2.2 Logo..3
1.2.3 Descripcin de la empresa.4
1.2.4 Propsito4
1.2.5 Misin.5
1.2.6 Visin 5
1.2.7 Valores5
1.3 Metodologa de Recoleccin de la Informacin.7
1.4 Plan de trabajo propuesto7
CAPITULO II
FASE DE EJECUCN9
2.1. Cronograma ejecutado...9
2.2 Anlisis del trabajo ejecutado.10
2.2.1 Descripcin del cargo..10
2.2.2 Actividades especficas...10
2.2.3 Procedimientos de trabajo...12
NDICE DE FIGURAS
Figura 1.1 Logo corporativo de la Agencia de Viajes y Turismo PassariniSuarez..4
Figura 1.2 Cronograma de Actividades a realizar durante el perodo de pasantas...7
Figura 1.3 Cronograma de Actividades ejecutadas durante el perodo de pasantas.....9
Figura 1.4 Flujograma del proceso de manejo y control de reembolsos en Passarini-Suarez14
Figura 1.5 Flujograma del proceso de manejo y control de reembolsos en Passarini-Suarez15
NDICE DE ANEXOS
ANEXO A. BSPlink agente de Passarini-Suarez CA..................................................24
ANEXO B. Comisiones de las aerolneas.....................................................................26
ANEXO C. Solicitud de reembolso de boletos.28
ANEXO D. Formato de procedimientos Manejo y control de reembolsos..30
ANEXO E. Formato de descripcin de cargo...36
RESUMEN
El informe presentado a continuacin muestra los detalles de las actividades
realizadas en el Departamento de Administracin en la Agencia de Viajes y Turismo
Passarini Suarez, C.A. El cul se encarga de realizar los ajustes y cierres de los reportes
de las aerolneas de forma semanal o quincenal dependiendo de cual sea el caso.
Conlleva realizar los ajustes de comisin por ventas, ajustes del Impuesto al Valor
Agregado retenido (IVA retenido) e Impuesto Sobre La Renta (ISLR), hacer las
facturas de comisin por ventas de las lneas areas, cartas de envos a las mismas con
los documentos como indica la Asociacin Internacional de Trfico Areo (IATA:
International Air Traffic Association), revisar la boletera diariamente en busca de
errores en la facturacin y tambin de ajustar los reembolsos hechos a los pasajeros que
lo solicitan y aplican para dicha solicitud. Estos procesos permiten el cierre y cuadre de
los reportes de las lneas areas de forma adecuada para poder establecer el
funcionamiento ptimo de la agencia ya que otros departamentos dependen de la
realizacin eficiente de este trabajo el cual ayud al pasante a comprender mejor los
procesos que estn detrs de cada venta y como se desenvuelve la relacin entre las
agencias de viajes y aerolneas.
Palabras Clave: Reportes, IATA, reembolsos, ajustes, comisin.
DEDICATORIA
Primero que nada, le quiero dedicar este trabajo a mi familia, que fueron, son y
sern siempre el bastn que me ha servido de apoyo durante esta agotadora carrera al
xito y este largo recorrido llamado vida.
A pesar de los momentos difciles siempre estuvieron ah para darme lo
necesario y no renunciar a la lucha.
Como dejar a un lado a mis amigos, amigas y compaeros quienes me encontr a
lo largo del sendero y me ayudaron a despertar ese sano sentido de competitividad y
camaradera con un objetivo comn. A ellos que estuvieron hombro a hombro conmigo
en el mismo campo en busca del xito profesional.
Por ltimo, dedico el fruto de este trabajo a mi yo del pasado, ese nio con
tantas dudas y sueos que no dej de caminar hacia adelante y me trajo hasta este punto.
Para todos.
AGRADECIMIENTOS
El primer agradecimiento se lo hago a la Universidad Simn Bolvar, la casa de
estudios que me abri las puertas y me dio la oportunidad de formarme de manera
ntegra a nivel profesional y personal dentro de sus espacios. Brindndome una
educacin de nada menos que excelencia.
Agradezco de forma muy especial a los profesores que transmitieron parte de sus
conocimientos hacia m, de manera ms significativa aquellos del rea turstica con los
cules pude descubrir ms a fondo mi carrera y compartir muchas experiencias.
Tambin quiero agradecer a aquellas personas que me tomaron bajo su tutela
durante el tiempo que realic pasantas y me motivaron a seguir por este camino.
A todos, muchas gracias.
INTRODUCCIN
Las agencias de viajes (AAVV) son empresas de servicios dedicadas a facilitar
y promover la realizacin de viajes (Mitre. M 2006).
Con este concepto se puede iniciar el tema y decir que las agencias de viaje y
turismo son compaas especialistas en distintos tipos de servicios tursticos para los
viajeros; ya sea transporte, alojamiento, alquiler de vehculos, seguros de viajes, tours,
entre otros. Ellas son las intermediarias entre el pasajero y la empresa que provee el
servicio (lneas areas, hoteles, posadas, tour operadoras, etc) y por prestar dicho
servicio reciben una comisin previamente acordada dependiendo del proveedor.
Como la agencia de viajes es la que recibe el pago por parte del turista se tiene
que establecer una forma segura de definir cuanto dinero le corresponde a cada entidad
en el proceso de compra. Las aerolneas y agencias tienen un sistema denominado BSP
( Billing & Settlement Plan, BSP por sus siglas en ingls) que es una interfaz global que
permite la facturacin y liquidacin IATA basada en internet permitiendo reducir el
tiempo y los costes manuales de forma ms accesible proveyendo los reportes en lnea
sin demora alguna.
Estos reportes son los que permiten establecer cuanto le corresponde a la
aerolnea y a la agencia de viajes como resultado de la compra del boleto areo por parte
del pasajero. La mayora de los reportes se hacen de forma semanal y son de vital
importancia para el desempeo de la compaa y es donde la mayor parte del presente
informe se ver focalizado.
En este documento que consta de tres captulos fundamentales se sintetiza el
informe de pasanta. El primer captulo, que contiene el marco referencial, en donde se
presenta la empresa su estructura organizativa, el marco legal que la rige, y el plan de
trabajo propuesto. El segundo captulo refleja la fase de ejecucin de las actividades,
cual fue el plan de trabajo ejecutado y el anlisis respectivo a esta fase del proceso de
pasantas. El tercer captulo se centra en la evaluacin de los procesos realizados y en
CAPTULO I
FASE DE PLANIFICACIN
1.1 Objetivos de la pasanta.
1.1.1
Objetivo general
El objetivo general de la pasanta es comprender y ejecutar los procesos del
1.2
Marco Institucional
1.2.1
Razn social
1.2.2
Logo
1.2.3
Descripcin de la Empresa
Propsito
1.2.5
Misin
En la
Agencia
de
1.2.6
Visin
1.2.7
Valores
Honestidad
Respeto
Trabajo en Equipo
Responsabilidad
Sentido de Pertenencia
Cada uno de estos valores representa la cultura empresarial que define a
reembolsos el cul es un manual que ayuda a establecer los pasos a seguir para el
manejo, control, revisin y pago de los reembolsos que se generen en la empresa, bien
sea, reembolso de boletos, generado por paquetes de mayoristas, por anticipos o por
pagos de ms.
1.4 Plan de Trabajo Propuesto
En la figura 1.2 se muestra el cronograma correspondiente a las actividades
propuestas por la agencia para el desarrollo de la pasanta.
Figura 1.2 Cronograma de Actividades a realizar durante el perodo de pasantas.
Cronograma de Actividades a realizar durante el perodo de pasantas en la Agencia de Viajes y Turismo
Passarini Suarez, C.A.
F
a
s
e
Objetivo
Actividad
Semanas
1 2 3
1
Conocer
el
funcionamiento de la
empresa
y
sus
procesos de gestin
del
rea
de
administracin.
- Observacin de los
procedimientos usados por
los Analistas de Reportes de
la agencia.
- Recopilacin de la
informacin de todos los
procesos existentes en el
rea de administracin.
4 5
6 7
8 9
10
11
1
2
Identificar
las
actividades realizadas
y la mejor forma de
llevarlas a cabo.
3
Apoyar
con
la
implementacin de
los
conocimientos
adquiridos
al
departamento
para
cumplir con el pago
de reembolsos y el
cierre exitoso de los
reportes.
CAPTULO II
FASE DE EJECUCIN
2.1 Cronograma Ejecutado
En la figura 1.3 se muestra el cronograma correspondiente a las actividades
ejecutadas durante el desarrollo de la pasanta.
Figura 1.3 Cronograma de Actividades ejecutadas durante el perodo de pasantas.
Cronograma de Actividades ejecutadas durante el perodo de pasantas en la Agencia de Viajes y
Turismo Passarini Suarez, C.A.
F
a
s
e
Objetivo
Actividad
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1
Conocer
el
funcionamiento de
la empresa y sus
procesos de gestin
del
rea
de
administracin.
Semanas
Identificar
las
actividades
realizadas y la
mejor forma de
llevarlas a cabo.
- Observacin de los
procedimientos usados
por los Analistas de
Reportes de la agencia.
- Recopilacin de la
informacin de todos
los procesos existentes
en
el
rea
de
administracin.
-Comprensin
y
anlisis del manejo
diario
del
departamento.
- Desarrollo del plan
de trabajo en las reas
que
se
hayan
identificado
como
prioritarias con apoyo
y supervisin de la
gerencia
de
administracin.
3
Apoyar
con
la
11
12
implementacin de
los conocimientos
adquiridos
al
departamento para
cumplir con el pago
de reembolsos y el
cierre exitoso de los
reportes.
Impuesto al Valor
Agregado
retenido
(IVA retenido)
e
Impuesto Sobre La
Renta (ISLR).
- Hacer las facturas de
comisin por ventas de
las lneas areas.
-Hacer las cartas de
envos a las aerolneas
con los documentos
como indica la IATA.
-Chequear la boletera
en busca de errores
que puedan afectar los
reportes.
-Ayudar al analista de
reportes en el pago de
reembolsos.
2.2
2.2.2
Actividades especficas
Revisar el reporte de ventas diario SABRE (Semi Automatic
Business Evironment Research, SABRE por sus siglas en ingls), contra los
voucher de
tarjetas de
crdito y MCO
2.2.3
Procedimientos de Trabajo
A continuacin se describirn los procesos que permiten llevar a cabo algunas
Todo boleto que se emita en la agencia, que se vaya a reembolsar, debe llevar
impreso las restricciones de la tarifa que emiten los sistemas de reservacin, en este
caso SABRE. Estas restricciones deben anexarse a los soportes que pasarn al
departamento de Administracin y Finanzas, como requisito indispensable, a fin de
evitar confusiones y agilizar el proceso.
Las lneas areas que emiten MCO son: Conviasa, Santa Brbara, Aserca y
Aeropostal.
Un MCO es un documento emitido por un transportista o su agente para
solicitar la emisin de un billete o la prestacin de ciertos servicios, tales como: visitas
tursticas, hoteles, transferencias, etc. (Novo 1991).
El problema
Durante el tiempo que se realizaron pasantas en la Agencia de Viajes y
Turismo Passarini-Suarez, C.A fue una de las temporadas ms altas del ao y se pudo
percibir una fuerte carga laboral para el personal de la organizacin.
CAPTULO III
FASE DE EVALUACIN
3.1 Comparacin de actividades planificadas y actividades ejecutadas
Cuadro comparativo de las actividades planificadas y las ejecutadas durante el perodo de pasantas
en la Agencia de Viajes y Turismo Passarini Suarez, C.A.
F
a
s
e
s
Objetivos
1
Conocer el
funcionamiento de
la empresa y sus
procesos de gestin
del rea de
administracin.
Identificar las
actividades
realizadas y la
mejor forma de
llevarlas a cabo.
3
Apoyar con la
implementacin de
los conocimientos
adquiridos al
departamento para
cumplir con el pago
de reembolsos y el
cierre exitoso de los
reportes.
Actividades planificadas
Actividades ejecutadas
- Observacin de los
procedimientos usados por los
Analistas de Reportes de la
agencia.
- Observacin de los
procedimientos usados por los
Analistas de Reportes de la agencia.
- Recopilacin de la informacin
de todos los procesos existentes
en el rea de administracin.
- Recopilacin de la informacin de
todos los procesos existentes en el
rea de administracin.
Comparando las actividades propuestas con las ejecutadas se puede concluir que
fueron cumplidos los objetivos dentro de la empresa a pesar de no ser exactamente en el
momento en que se estipulaban, sin embargo las actividades estaban dentro de lo
propuesto y la adaptacin al ritmo de trabajo de la temporada alta fue exitosa.
Evaluacin de las pasantas
Actividades Planificadas
Actividades Ejecutadas
10
11
Crear una plantilla que permite ahorrar tiempo al momento de realizar las
cartas de envos a las aerolneas.
CONCLUSIONES
El perodo de pasantas en la agencia de viajes fue una experiencia muy
enriquecedora para el estudiante ya que pudo poner en prctica ciertos conocimientos
adquiridos durante los aos que desarroll la carrera en la universidad y adems sumar
el valor de la experiencia laboral y poder conocer las diferentes actividades que se
necesitan llevar a cabo en el rea para desempear una buena labor.
La agencia de viajes y turismo Passarini-Suarez c.a, es una de las ms
importantes en el ramo debido al nivel de competencia de sus trabajadores y la forma en
que est organizada, sabindose sostener incluso en las temporadas ms altas sin dejar
ningn pasajero mal atendido. No obstante en esas mismas temporadas se pone a prueba
la mxima capacidad de sus trabajadores para resolver problemas y completar tareas
efectivamente.
Para terminar se puede decir que el pasante cumpli y sobrepas las expectativas
que la agencia de viajes tena para l ya que se le ofreci un cargo fijo dentro de ella en
el rea de reportes debido a su buen desempeo, que se vio reflejado a su vez en el
departamento durante su permanencia como pasante.
RECOMENDACIONES
El estudiante pudo percatarse de un vaco importante en su desarrollo acadmico
debido a la falta de laboratorios para sistemas de reservaciones como SABRE,
Amadeus, KIU entre otros, lo cual descompensa de gran manera el desenvolvimiento en
el campo laboral ya que los sistemas de reservaciones son de vital importancia en el
mbito del turismo.
Incluir una materia prctica para complementar las materias trfico areo I y II
sera de gran ayuda y fundamental para brindar las herramientas adecuadas a los
estudiantes de Administracin del Turismo.
FUENTES CONSULTADAS
ANEXOS