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PORTATEC SAC
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
(MAPRO)
ORGANIZACIN Y METODOS
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Indice
Contenido
pag
Introduccion
Objetivo general
Objetivo especifico
Mision
3
Vision
Valores
4
Cuadro de asignacion de personal
4
INTRODUCCION
I.
OBJETIVO GENERAL:
Elaborar el Manual de Procedimientos de la empresa PORTATEC con el
fin de representar en formar ordenada los aspectos de la organizacin
necesarios para la buena ejecucin laboral
II.
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
Realizar el anlisis de 10 cargos existentes para establecer las
funciones desempeadas por cada uno de estos integrantes de la
empresa, nivel de responsabilidad y compromiso
Entrevistar los trabajadores de los 10 cargos distintitos para lograr
obtener informacin precisa en la elaboracin de los manual de
procedimientos
Construir un modelo de manual de procedimientos adecuado para
cumplir con el entendimiento del objetivo general
Digitar y archivar los procedimientos necesarios en la construccin de
los Manuales correspondientes
III.
MISIN
IV.
VISIN
V.
VALORES
InnovaciN
Excelencia
Responsabilidad
Orientacin al cliente
Trabajo en equipo
tica en los negocios
VI.
N
TOTAL
NECESARIO
1
1
OBSEVACION
ES
X
X
1
1
1
x
x
Oficina de logstica
1
jefe de logstica
auxiliar de almacenamiento y
distribucin
Oficina de servicios generales
Jefe de servicios generales
Personal de limpieza
Personal de seguridad
x
1
x
1
2
x
x
ORGANO DE LINIA
Area comercial ventas y
marketing
Jefe comercial y ventas
Auxiliar en ventas
Auxiliar de caja
Ayudante en ventas
1
1
1
1
x
x
x
1
1
1
1
1
Area de redes y
comunicaciones
Jefe de redes
Especialista en redes
Ayudante en redes
1
1
1
x
x
24
TOTAL
GERENTE GENERAL
GERENCIA GENERAL
Uno (1)
GERENTE
PROCEDIMIENTOS
Planea y ejecuta lo
concerniente a la
evolucin estratgica de
la Organizacin
Manejo y Elaboracin de
documentos que requiera
su Jefe Inmediato o su
dependencia.
Atencin al Cliente
SECRETARIA GENERAL
GERENCIA GENERAL
Uno (1)
GERENTE GENERAL
PROCEDIMIENTOS
1.- Elaboracin de los documentos
ordenados por el Jefe Inmediato
2.- Conservar en forma correcta y
actualizada, el archivo de los documentos
de su dependencia.
3.Enviar
la
correspondencia
y
documentos que se originan en la oficina
a las distintas dependencias.
1.- Atencin en forma correcta y oportuna
del telfono y pblico que visita la oficina
e informar al jefe inmediato sobre los
mensajes recibidos
ASESOR LEGAL
GERENCIA GENERAL
Uno (1)
GERENTE
JEFE DE ADMINISTRACION Y
FINANZAS
OFICINAS DE ADMINISTRACION
Uno (1)
OFICINAS DE ADMINISTRACION
PROCEDIMIENTOS
1.- Debe analizar, e interpretar y certificar
los estados financieros de la Empresa
2.- Proponer los controles necesarios para
una adecuada utilizacin de los dineros y
recursos de la Empresa
3.- Elabora el Presupuesto para cada rea
y vela por su estricto cumplimiento
4.- Consultar y coordinar las compras de
Activos Fijos, junto con el Presidente y el
Gerente General
Elaboracin y Certificacin
de los estados Financieros
y Tributarios de la
Empresa
CONTADOR
OFICINAS DE ADMINISTRACION
Uno (1)
GERENTE GENERAL
PROCEDIMIENTOS
1.Organizacin
de
Contables de la Empresa
los
Servicios
Organizacin de los
Servicios Contables de la
Empresa
SECRETARIA DE ADMINISTRACION
OFICINAS DE ADMINISTRACION
Uno (1)
GERENTE GENERAL
JEFE DE LOGISTICA
OFICINAS DE LOGISTICA
Uno (1)
GERENTE GENERAL
N
1
2
3
4
5
PROCEDIMIENTOS
Conseguir el orden y aseo constante en el inicio de la jornada de
trabajo para un mejor ambiente en la ejecucin de labores
Realizar la programacin de asignacin de recursos para los
programas y proyectos de rea operativa para su desarrollo
Atender las solicitudes, quejas y peticiones del Gerente General
Determinar las estrategias a aplicar para la mejor distribucin de los
productos del Comercial Nutresa
Realizar el informe de actividades diarias para los vendedores y
operarios de ventas, y dejar constancia atreves de una copia de los
informes
PERSONAL DE LIMPIEZA
OFICINAS DE SERVICIOS
GENERALES
Uno (1)
JEFE DE SERVICIOS GENERALES
PROCEDIMIENTOS
El personal de limpieza y su responsable deben ocuparse de la
correcta limpieza de estas instalaciones
Para realizar una perfecta limpieza, debern emplear los productos
y maquinaria adecuados y respetar las normas de utilizacin a la
hora de llevar a cabo limpiezas en oficinas y despachos
En una limpieza de oficinas y despachos es imprescindible que el
personal de limpieza cumplan las normas de seguridad existentes
para evitar accidentes indeseados
El personal de limpieza puede desarrollar sus funciones de forma
autnoma o bajo el control de un responsable de equipo siguiendo
el plan de trabajo establecido
los supervisores comprobarn el resultado de la limpieza mediante
su revisin
AUXILIAR DE ALMACENAMIENTO Y
DISTRIBUCION
OFICINAS DE LOGISTICA
Uno (1)
GERENTE GENERAL
PERSONAL DE SEGURIDAD
OFICINAS DE SERVICIOS
GENERALES
DOS (2)
JEFE DE SERVICIOS GENERALES
PROCEDIMIENTOS
2
3
4
5
1 JEFE DE VENTAS
GERENTE GENERAL
Uno (1)
GERENTE GENERAL
PROCEDIMIENTOS
Verificar el cumplimiento de los compromisos adquiridos con los
clientes en relacin a los pedidos y entregas de los productos
Analizar cada uno de los datos de los clientes
Solicitar a los clientes nombre, domicilio, y persona de contacto
Constar que el cliente est activo en el sistema comercial
Revisar y mantener actualizados los registros contables utilizados
para el control de ventas
Registrar y monitorear las transacciones derivadas de las ventas
Informar al cliente de plazos, formas de pago, formas de entrega de
pedido y descuentos ofrecidos por pago a tiempo
Enviar el reporte de sistemas de clientes al vendedor de rea de
ventas
Autorizar por escrito las rdenes de compra
AUXILIAR DE VENTAS
GERENTE GENERAL
Uno (1)
GERENTE GENERAL
AUXILIAR DE CAJA
GERENTE GENERAL
Uno (1)
GERENTE GENERAL
AYUDANTE DE VENTA
GERENTE GENERAL
Uno (1)
GERENTE GENERAL
PROCEDIMIENTOS
4
5
6
7
8
9
1
0
1
1
1
2
1
4
5
6
7
8
9
PROCEDIMIENTOS
Recibe solicitud para el desarrollo de un nuevo sistema analizando su
viabilidad
Si no es viable pasa a concluye procedimineto
Turna a la coordinacion correspondiente para su desarrollo
Recibe la documentacion de los requerimientos de los sistemasy
programas a desarrollarse por parte del area solicitante
Determina plan de trabajo, lenguaje de programacion, grupo de
trabajo que se enfocara al nuevo sistema
Inicia el analisis y se determinara la cantidad de modulo que integrara
el sistema
Inicia el proceso de programacion(creacion del codigo fuente), de
1
0
1
1
1
2
1
4
5
6
7
8
9
1
0
1
1
1
2
PROGRAMDOR
GERENTE GENERAL
Uno (1)
GERENTE GENERAL
ESPECIALISTA EN DESARROLLO DE
SOTFWARE
GERENTE GENERAL
Uno (1)
GERENTE GENERAL
PROCEDIMIENTOS
Recibe solicitud para el desarrollo de un nuevo sistema analizando su
viabilidad
Si no es viable pasa a concluye procedimineto
Turna a la coordinacion correspondiente para su desarrollo
Recibe la documentacion de los requerimientos de los sistemasy
programas a desarrollarse por parte del area solicitante
Determina plan de trabajo, lenguaje de programacion, grupo de
trabajo que se enfocara al nuevo sistema
Inicia el analisis y se determinara la cantidad de modulo que integrara
el sistema
Inicia el proceso de programacion(creacion del codigo fuente), de
acuerdo al al esquema planeado
Presenta pruebas del avance del proyecto(indicadores de desarrollo)
Presenta el sistema concluido al area solicitante para realizar pruebas
que determine la operatividad deeste
Hace entrega oficial del sistema como de los manuales
correspondiente
Uno (1)
GERENTE GENERAL
SUPERVISOR DE CALIDAD
GERENTE GENERAL
Uno (1)
GERENTE GENERAL
JEFE DE REDES
GERENTE GENERAL
Uno (1)
GERENTE GENERAL
ESPECIALISTA EN DESARROLLO DE
SOTFWARE
GERENTE GENERAL
Uno (1)
GERENTE GENERAL
ESPECIALISTA DE REDES
GERENTE GENERAL
Uno (1)
GERENTE GENERAL
AYUDANTE DE REDES
GERENTE GENERAL
Uno (1)
GERENTE GENERAL