SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ISO-9001

PROCEDIMIENTO
CONTROL DE DOCUMENTOS

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PR-CD-01
11
1 de 13

INDICE

1.

OBJETIVO ____________________________________________________________________ 2

2.

ALCANCE_____________________________________________________________________ 2

3.

REFERENCIAS ________________________________________________________________ 2

4.

DEFINICIONES_________________________________________________________________ 3

5.

DISPOSICIONES GENERALES ____________________________________________________ 4

6.

RESPONSABILIDADES __________________________________________________________ 5

7.

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES _________________________________________________ 6

7.1

DIAGRAMA DE FLUJO ________________________________________________________ 6

7.2

DESCRIPCIN _______________________________________________________________ 7

8.

TABLA DE CONTROL DE REGISTROS _____________________________________________ 9

9.

ANEXOS _____________________________________________________________________ 10
9.1 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN _________________________________________ 10
9.1.1 CARTULA Y CONTENIDO __________________________________________________________ 10
9.1.2 FORMATO ________________________________________________________________________ 11
9.1.3 CODIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS _______________________________________________ 11

9.2 VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS ______________________________________________ 12

9.3 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS __________________________________ 12
9.4 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS_________________________________ 12
9.5 TABLA DE CONTROL DE CAMBIO ________________________________________________ 13
10.

TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS ______________________________________________ 13

Preparado por

Revisado por :

Aprobado por:

Jefa Unidad de Gestin de la Calidad Representante de la Direccin

Representante de la Direccin

UGECAL

Firma

Firma

Firma

Revisada adecuacin por:

Jefa Unidad de Gestin de la Calidad
Firma

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PROCEDIMIENTO
CONTROL DE DOCUMENTOS

1.

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OBJETIVO

Asegurar el adecuado manejo y disponibilidad de los documentos requeridos por el Sistema de Gestin de
la Calidad (SGC), a travs de una metodologa para la generacin, actualizacin, revisin, aprobacin,
distribucin y control de los documentos, tanto internos y/o externos de la Direccin del Trabajo.

2.

ALCANCE

La documentacin del SGC de la Direccin del Trabajo incluye Manual de Calidad, Procedimientos
transversales, Procedimientos operativos, Instrucciones de Trabajo y Planes de la Calidad.
3. REFERENCIAS
Sistemas de Gestin de la Calidad Fundamentos y vocabulario Norma ISO 9000
Sistemas de Gestin de la Calidad Requisitos Norma ISO 9001
Directrices para la documentacin de los Sistemas de Gestin de la Calidad Norma ISO 10013
Manual de Calidad de la Direccin del Trabajo

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4. DEFINICIONES
N

Trmino

Documento controlado

Documento electrnico

Documento externo

5
6

Encargado/a Sistema
PMG
Listado Maestro de
Documentos Internos
Listado Maestro de
Documentos Externos

Manual de Calidad

Procedimientos
Documentados

Procedimiento Operativo

10

Procedimiento
Transversal

11

Instruccin de Trabajo

12

Plan de la Calidad

Definicin
Abreviacin
Es un documento que pertenece al Sistema de Gestin
DC
de Calidad que cumple el punto 4.2.3 de la norma.
Documento digital que ingresa va correo electrnico y/o
web.
Son aquellos generados fuera del SGC, pero que son
necesarios y/u obligatorios para la operacin de los
DE
Sistemas PMG que forman parte del mismo.
Persona responsable del sistema PMG, que
habitualmente corresponde a una jefatura de Unidad o
Departamento.
Es un listado en el que se encuentran los documentos
LMI
internos controlados del SGC (ver anexo 9.3).
Es un listado en el que se encuentran los documentos
LME
externos controlados del SGC (ver anexo 9.4).
Documento que especifica el Sistema de Gestin de la
MC
Calidad de una organizacin (3.7.4: ISO 9000).
Documentos utilizados por el SGC para describir su
operacin. Los procedimientos responden a las
PR
preguntas: qu, quin, con qu, cundo y dnde realizar
algo.
Son aquellos procedimientos propios de cada sistema.
PRO
Son aquellos procedimientos exigidos por la Norma ISO
9001 o bien que el SGC ha definido como aplicables al
PRT
conjunto del Sistema de Gestin de la Calidad
Descripcin detallada de cmo realizar y registrar
IT
las tareas (10013)
Documento que especfica qu procedimientos y
recursos asociados deben aplicarse, quin debe
aplicarlos y cundo deben aplicarse a un proyecto,
PDA
proceso, producto o contrato especfico (3.7.5: ISO
9000)

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5. DISPOSICIONES GENERALES
N

2
3

DISPOSICION
Para el Manual de Calidad y los Procedimientos Transversales (PRT), su preparacin corresponde a
la Unidad de Gestin de la Calidad (exceptuando PR-CPC-16 que corresponde al Sistema asignado),
la revisin y la aprobacin al Representante de la Direccin, slo en el caso del Manual de Calidad la
aprobacin siempre ser de la Alta Direccin. En el caso de los Procedimientos Operativos (PRO) la
preparacin corresponde al funcionario del SGC, la revisin se comparte entre el Jefe del Sistema
PMG en cuanto a su contenido y la revisin de la adecuacin a los requerimientos del SGC a la
Unidad de Gestin de Calidad, y la aprobacin al Jefe de Departamento o Divisin donde radiquen los
respectivos Sistemas PMG, con la excepcin del SAI que por requerimientos del CAIGG los PRO
deben ser aprobados por la Alta Direccin.
Todos los funcionarios bajo el alcance del SGC que elaboren un documento, deben ceirse al
presente Procedimiento Control de Documentos.
Las nuevas versiones de los documentos sern oficiales del momento que sean publicadas en la
intranet.
La base documental oficial y vigente de la SGC es todo documento firmado y timbrado, segn
corresponda. La Direccin del Trabajo ha convenido en utilizar como medio de difusin documental el
sistema digital en la intranet. Esto permite a la organizacin bajo el alcance del SGC tener acceso en
los puntos de uso de dicha documentacin. Toda documentacin bajo el marco anterior se entender
por oficial y vigente.
Se dispondr de un LMI para el SGC en la Intranet de la Direccin del Trabajo, su construccin,
actualizacin y difusin corresponder a la Unidad de Gestin de la Calidad. En el caso que
corresponda a un LME de cada sistema del PMG es responsable de su actualizacin. La
documentacin externa, fsica es administrada en los libros de registro en las oficinas de parte. La
Unidad de Gestin de la Calidad utilizar correo electrnico para dar a conocer a los Jefes de los
Sistemas, vinculados al SGC, sobre las actualizaciones a las Listados Maestros y ellos a su vez
debern comunicarlo a sus funcionarios(as).
El archivo de los documentos controlados y obsoleto corresponde a la Unidad de Gestin de la Calidad.
El tiempo de conservacin mnimo de la documentacin obsoleta se establece en 5 aos para los
documentos originales, y en el caso de las copias controladas se conserva solamente la caratula. Toda
solicitud de copia controlada se debe realizar formalmente, al igual que la devolucin de las copias
obsoletas. La eliminacin de un procedimiento se tratar como documentacin obsoleta.
Cada Sistema del PMG que se encuentre considerado en el SGC, segn su necesidad crear un
sistema para controlar los documentos no oficiales (fotocopias).
Todos los documentos que correspondan a procedimientos del SGC debern ceirse al punto 9.1.1
Cartula y contenido, de este documento. En la construccin de Diagramas de Flujo, se deben
numerar los pasos para mejor la comprensin de las descripciones de las actividades y en el
desarrollo de la misma responde a que se hace, como se hace, cuando se hace, quien lo hace y que
registro genera la actividad.
Cada Instruccin de Trabajo as como los Planes de la Calidad, sern emitidos, revisados, aprobados
y controlada su disposicin por el Sistema que requiera su aplicacin. Toda Instruccin de trabajo y

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planes de calidad debe ceirse a los formatos establecidos en este documento en el punto 9.1.3 e
identificar preparacin, revisin y aprobacin. Cada Sistema que genere estos documentos debe
mantener un Listado actualizado y su disposicin para cuando sea requerido.
La elaboracin de los Documentos del SGC deben seguir el formato sealado en el punto 9.1.1, con la
salvedad que por expresa solicitud del cliente se requiera otro formato y que sea necesario para
10
validacin del Sistema PMG, se puede solicitar a la Unidad de Gestin de Calidad la adecuacin del
formato, sin eliminar contenidos bsicos y mnimos sealados para cartula y contenidos.

6.

RESPONSABILIDADES

La responsabilidad de la gestin de este procedimiento es la Unidad de Gestin de la Calidad.

Ver numeral 7, descripcin de actividades.

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7.
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
7.1 DIAGRAMA DE FLUJO
Control de Documentos
Alta Direccin

Representante de la
Direccin

Unidad de Gestin de Calidad

Jefatura de Divisin o Departamento /

Encargado Sistema PMG /
Funcionario
del SGC
Inicio

(1) Recepcin de
requerimiento sobre creacin
o modificacin al MC, PRT y/
o PRO Pase o correo
electrnico

(2) Es PRT y/o MC?

no

no

(8) Elabora o modifica

PRO

no

(3) Revisa adecuacin y

solicita cambios si
corresponde.
Pase o correo
electrnico
(4) Elabora o modifica
Lista
PRT y/o MC, segn
Verificacin
corresponda
Lista
Verificacin

no

si

(5) Aprueba y revisa,

segn corresponda?

Si slo
MC

Pase

no

si

si

(10) Verifica
correcciones?
(7) Aprueba?

(6) Envia a la Alta

Direccin documentos
Pase

si

Pase

Si slo
SAI
si
(11) Archiva en
documentos controlado y
enva copia controlada
Pase

(12) Confecciona,
actualiza, publica y
comunica LMI. Revisa LME
Correo
Electrnico

(13) Retira documentos

obsoletos y mantiene su
archivo
Pase o correo
electrnico
Fin

(9) Autoriza
revisin y
aprueba,
segn
corresponda?

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PROCEDIMIENTO
CONTROL DE DOCUMENTOS
7.2
DESCRIPCIN
N Actividad
Recepciona requerimiento de creacin o modificacin de MC, PRT y/o
1 PRO, por parte de los administradores del SGC o cualquier funcionario
- usuario con acceso a la documentacin.
Si corresponde a la categora MC y/o PRT (exceptuando el CPC que
corresponde su modificacin al sistema asignado para su gestin), la
Unidad de Gestin de Calidad procede a su creacin o modificacin.
2 En el caso que corresponda a un PRO y/o PR-CPC-16, se comunica la
solicitud de cambio, pero si la solicitud de cambio proviene del mismo
sistema que administra los PR se procede a la revisin de su
adecuacin.
Revisin de la adecuacin. Cuando un Sistema que tiene a cargo un
documento, y activa una solicitud de modificacin y/o creacin, debe
enviar por e-mail o pase el documento para la revisin de la
adecuacin. Para la revisin del documento se utiliza una lista de
3
verificacin y se informa por pase o e-mail si se requieren correcciones
o no, y se solicita una vez incorporadas las mismas, el envo del
documento mediante pase y el envo digital del archivo para su
publicacin en la intranet.
Manual de Calidad y/o Procedimiento Transversal
Elaborar o modificar los documentos, procede el cambio considerando,
al menos, los siguientes puntos:
1. Conformidad con requisitos de la Norma ISO 9001
2. Conformidad con requisitos establecidos en documento Control de
4
Documentos.
3. Conformidad con formato corporativo establecido por la institucin.
4. No existan contradicciones con otros documentos del SGC.
Revisa Documento mediante Lista de verificacin.
Una vez recepcionado los documentos se procede a:
1. Su revisin y aprobacin en el caso PRT.
2. Aprobacin en el caso del PR-CPC
3. Revisin en el caso del MC
Si la revisin y/o aprobacin no es autorizada, el documento es
5
devuelto a la Unidad de Gestin de Calidad con las observaciones
pertinentes para su correccin.
Si los PRT y PR-CPC son aprobados se devuelven a la UGECAL
Si la revisin es autorizada, el MC se enva a la Alta Direccin para su
aprobacin.
Enva a la Alta Direccin documentos, para ello confecciona Pase y
6
adjunta documentos.

Cdigo:
Versin:
Hoja:

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7 de 13

Responsable
Unidad de
Gestin de la
Calidad

Registro
Pase y/o
correo
electrnico

Unidad de
Gestin de la
Calidad

Pase y/o
correo
electrnico,
segn
corresponda

Unidad de
Gestin de la
Calidad

Pase y/o
correo
electrnico,
segn
corresponda
Lista de
Verificacin

Unidad de
Gestin de la
Calidad

Lista de
verificacin

Representante
de la Direccin

Representante
de la Direccin

Pase

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CONTROL DE DOCUMENTOS

Cdigo:
Versin:
Hoja:

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Actividad
Responsable
Registro
Revisa el o los documentos, si estima procedente podr
solicitar complementarlo y/o corregirlo. Si no tiene Alta Direccin
7
Pase
observaciones lo aprueba y lo devuelve a la Unidad de
Gestin de Calidad.
Documentos propios de cada Sistema PMG (Procedimientos Operativos y PR-CPC-16)
Elabora o modifica PRO, con las correcciones si Funcionario del SGC
corresponde, y enva a la revisin y aprobacin y/ o Encargado de
8
correspondiente.
Sistema PMG, segn
corresponda.
Una vez preparado el documento se procede a la
autorizacin de la revisin y aprobacin, segn corresponda.
Si el Encargado del Sistema PMG no autoriza la revisin, el
documento es devuelto al funcionario con las observaciones
pertinentes para su correccin.
9 Si la revisin es autorizada, el documento se enva a la
Jefatura de Departamento o Divisin para su aprobacin.

Jefatura de
Departamento /
Encargado de
Sistema PMG

Pase

La Jefatura revisa el o los documentos, si estima procedente

podr solicitar complementarlo y/o corregirlo. Si no tiene
observaciones lo aprueba y lo enva a la Unidad de Gestin
de Calidad.
Una vez recepcionado el documento con la autorizacin y
aprobacin, se procede a verificar las correcciones y firma su
adecuacin.
10 El documento se archiva
Unidad de Gestin
En el caso de los procedimientos del SAI estos se envan a de la Calidad
travs de la actividad N6 del Representante de la Direccin
a la Aprobacin de la Alta Direccin para su aprobacin.

Pase

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PROCEDIMIENTO
CONTROL DE DOCUMENTOS

Actividad
Archivo y distribucin de documentos
Recepciona documentos original con las autorizaciones y
aprobacin correspondientes y procede a su archivo en
11 carpeta denomina Documentos Vigentes y recepciona
archivo digital. Enva copia controlada del PRO, en el caso
que se requiera.
Confecciona y/o actualizar LMI con los documentos
aprobados por la Alta Direccin y/o por cada Sistema
(segn corresponda). En el caso de la documentacin
externa revisar los LME enviados por cada sistema y
proceder a su publicacin.
12 Publica en la intranet los documentos internos en formato
PDF con el fin de evitar modificaciones por parte de los
usuarios a la versin vigente.
Comunica a los Jefes de Sistema del SGC la nueva
actualizacin del LMI que se encuentran disponibles en la
intranet, mediante correo electrnico.
Retiro de documentos
Retira documentos obsoletos y mantiene su archivo. Para
ello solicita mediante Pase y/o Correo electrnico el retiro
de los documentos obsoletos a los involucrados. Una vez
13 recepcionados los documentos los marcas con un timbre
distintivos y los archiva en carpeta de documentos
obsoletos. Slo en el caso de las copias controladas
conserva la caratula y el resto lo destruye.
8.

TABLA DE CONTROL DE REGISTROS

Registros
Pase
Correo Electrnico
Lista de Verificacin

1
2
3

Cdigo:
Versin:
Hoja:

Responsable

Unidad de Gestin
de la Calidad

Unidad de Gestin
de la Calidad

Unidad de Gestin
de la Calidad

PR-CD-01
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Registro

Pase

Correo
electrnico

Pase y/o correo

electrnico,
segn
corresponda.

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CONTROL DE DOCUMENTOS

9.

Cdigo:
Versin:
Hoja:

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ANEXOS

9.1 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN

9.1.1 Cartula y contenido
Los procedimientos documentados generados por el SGC deben obedecer la siguiente estructura:
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ISO-9001
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
DOCUMENTADO

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.

Cdigo:
Versin:
Hoja:

PR-XX-YY
X
x de yy

INDICE
Objetivo (para que trabajar con el procedimiento).
Alcance (donde, a que aplica el procedimiento).
Referencias (con que documento(s) se relaciona este procedimiento).
Definiciones.
Disposiciones generales (condiciones a considerar)
Responsabilidades (responsabilidades principales de las funciones que intervienen en la
actividad).
Requisitos del Producto (Se define el producto que esta en la ficha de proceso y se
relacionan con los requisitos de los clientes. Este punto slo lo definen los PRO).
Descripcin de actividades (primero diagrama, despus explicacin)
Tabla de Control de Registros
Anexos
Tabla de control de cambios

Preparado por:
Cargo /firma/timbre (en el
caso que corresponda)

Revisado por: (Jefe(a) Sistema PMG)

Cargo /firma/timbre
Revisada Adecuacin por (Jefa Unidad de
Gestin la Calidad)
Cargo/firma/timbre

Aprobado por:
Cargo/firma/timbre

Pie de pgina slo

en la primera hoja

Otros documentos generados por el SGC que no puedan ceirse al formato ya sealado, lo adecuarn
manteniendo contenidos mnimos a saber: Identificacin, Codificacin, Objetivo, Alcance, Actividades,
Control de registros y Control de Cambios. De ser pertinentes, se deben incorporar los Anexos, Referencias,
las Disposiciones Generales, las Responsabilidades y las Definiciones.

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Hoja:

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9.1.2 Formato
El formato tipo estar a disposicin de todos los usuarios de Intranet de la Direccin del Trabajo mediante
plantilla Word, la que contendr automticamente los siguientes atributos:
Hoja

Tamao Carta (216 x 279 mm)

Cubos
Escritura

Fuente
Justificacin
Interlineado
Mrgenes
Numeracin

Ttulos

Formato
Clusulas
subsecciones

y Numeracin
Formato

En todas las hojas y en sector centro (cm 8) a 1 cm del borde lateral

izquierdo
Arial Narrow 11 12 normal (tablas y figuras puede ser menor)
Perfecta
1.15 1.5 (en tablas puede ser sencillo)
Derecho: 2,5 cm
Izquierdo: 2,5 cm
Superior: 3,0 cm
Inferior: 3,0 cm
Son numerados con vietas y la eleccin del modelo tiene que ser
nico para todo el documento.
Se escriben con maysculas y letra negrita
Son numeradas con el mismo nmero del ttulo seguido por un punto
decimal y otro nmero.
Se escriben con minsculas y letra negrita

9.1.3 Codificacin de los Documentos

Manual de Calidad
Poltica de Calidad
Procedimientos
PR-XX-YY

MC
PC
PR
: Procedimiento.
XX
: Sigla del Procedimiento y/o proceso.
YY
: Correlativo.
Instrucciones
de XX
: Procedimiento al cual pertenece (ej.: AIC, CDetc.), en el caso que sea
Trabajo
una instruccin no relacionada con los procedimientos que administra se debe
XX-IT-YY
colocar la sigla del Sistema PMG (ej.: SED, SAIetc.)
IT
: Instruccin de Trabajo
YY
: Correlativo.
Plan de la Calidad XX
: Sigla del Sistema PMG
XX-PDA-YY
PDA : Plan de Calidad
YY
: Correlativo.
Documentos
externos

Administracin de acuerdo a procedimientos establecidos de la Direccin del

Trabajo.

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Cdigo:
Versin:
Hoja:

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9.2 VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS

La documentacin sometida a todo el proceso de elaboracin, revisin y primera aprobacin final

tendr la numeracin 1.0.y las nuevas versiones incrementan en una la numeracin.

9.3 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS

El listado maestro de documentos estar en la intranet y debe seguir el siguiente formato:
Ejemplo:
Cdigo
PR-BGI-11

Ttulo Documento

Versin

Estado

Procedimiento Balance
Gestin Integral

Autor

Ubicacin

SPCG

Intranet,
carpeta SPCG

Autor

Dnde se
encuentra

Fecha
de vigencia

9.4 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Cdigo

Ttulo

Documento

Fecha de
vigencia

La Lista Maestra de Documentos Externos de cada Sistema, se encuentra disponible en la intranet en el

sitio del Sistema de Gestin de Calidad de la Direccin del Trabajo.

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Cdigo:
Versin:
Hoja:

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9.5 TABLA DE CONTROL DE CAMBIO

Se deben conservar la ltima actualizacin en la tabla del documento y se debe destacar con cursiva el
texto del documento que fue cambiado con respecto a la versin anterior. Se debe seguir la siguiente tabla
para el control de cambio:
Versin

tem

Aspecto cambiado

Razones

Persona que
solicit
el cambio

10. TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS

Versin
tem

Aspecto cambiado

10

Caratula

Pie de firma de aprobacin para

el Representante de la Direccin

10

10

7.2

10

8
9.1

10

Traspasa la aprobacin de los

PRT desde la Directora al
Representante de la Direccin.
N3 y 4: Incorpora revisin por
Lista de verificacin y registro.
N5: Incorpora aprobacin de los
PRT al Representante de la
Direccin. N12: Se cambia
subidos por enviados

Razones
Agilizar el proceso de mantencin
del Sistema de Gestin de la
calidad
Agilizar el proceso de mantencin
del Sistema de Gestin de la
calidad

Persona que
solicit
el cambio
UGECAL
UGECAL

Agilizar el proceso de mantencin

del Sistema de Gestin de la
calidad

UGECAL

Agrega registro n3

Inclusin de actividad de control en

la descripcin de actividades

UGECAL

9.1.1.: Se establece la relacin

del nmero siete con la ficha de
proceso. 9.1.2: Modific fuente,
interlineado y numeracin.

Asegurar coherencia entre

diferentes documentos y facilitar su
confeccin.

UGECAL