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Fundamentos de La Administracion de Proyectos
Fundamentos de La Administracion de Proyectos
Los materiales estn basados en Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of
Knowledge (PMBOK Guide) -Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.
* Las definiciones son tomadas del Glossary of the Project Management Institute, A Guide to the Project Management
Body of Knowledge, (PMBOK Guide) Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.
PMP, PgMP, CAPM, PMBOK y PMI son marca registrada del Project Management Institute, Inc.
D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnolgico de Monterrey | Mxico, 2013.
ndice
Inicio ................................................................................................................................. 3
- Introduccin
- Objetivo
- Contenido
- Antecedentes
Los materiales estn basados en Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of
Knowledge (PMBOK Guide) -Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.
* Las definiciones son tomadas del Glossary of the Project Management Institute, A Guide to the Project Management
Body of Knowledge, (PMBOK Guide) Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.
PMP, PgMP, CAPM, PMBOK y PMI son marca registrada del Project Management Institute, Inc.
D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnolgico de Monterrey | Mxico, 2013.
Inicio
Bienvenido al curso!
Fundamentos de la administracin de proyectos
Actualmente las organizaciones han reconocido la importancia de realizar proyectos con
la finalidad de aprovechar las oportunidades que se les presentan, para lograr ventajas
competitivas, resolver problemas o satisfacer las necesidades en su operacin.
Por esto, en ocasiones, los empleados sobresalientes en el trabajo que desarrollan, son
asignados como administradores, lderes o coordinadores de dichos proyectos, tomando
en consideracin principalmente las necesidades organizacionales, ms que por una
eleccin personal realizada con el entendimiento y el conocimiento de la disciplina.
La administracin de proyectos es la aplicacin de conocimientos, herramientas,
habilidades y tcnicas, para lograr los requerimientos, las diferentes necesidades y
expectativas que los interesados Stakeholders- tienen sobre el proyecto; esto involucra
el balance entre demandas competentes que se presentan en el alcance, la calidad, el
programa, el presupuesto, los recursos y el riesgo del proyecto.
Para desarrollar proyectos exitosos, el administrador de proyectos, debe no slo
distinguir las caractersticas y reas de conocimiento de la disciplina propia de cada
proyecto, sino dominar las herramientas y tcnicas que debe de utilizar durante las etapas
de cada uno de ellos.
Objetivo
Al trmino de este curso el participante podr distinguir las caractersticas de los
proyectos, su diferencia con el trabajo operativo y las responsabilidades del administrador
de proyectos para la obtencin del producto, servicio o resultado que satisface las
necesidades y expectativas de los interesados.
El participante, conocer las reas de conocimiento y los grupos de procesos que
establece el Project Management Institute (PMI) como mejores prcticas para administrar
las actividades del proyecto en sus diferentes etapas.
Contenido
Los materiales estn basados en Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of
Knowledge (PMBOK Guide) -Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.
* Las definiciones son tomadas del Glossary of the Project Management Institute, A Guide to the Project Management
Body of Knowledge, (PMBOK Guide) Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.
PMP, PgMP, CAPM, PMBOK y PMI son marca registrada del Project Management Institute, Inc.
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Antecedentes
Hace seis meses, la direccin general de la empresa anunci que sera instalado un
nuevo sistema para la administracin de la operacin de sus funciones. Este sistema es
conocido como Enterprise Resource Planning (ERP), por sus siglas en ingls.
Se inform tambin que el proveedor del ERP estara interactuando con toda el rea de
sistemas durante el proceso de implantacin, y seran creados nuevos proyectos como
apoyo al proceso.
Lorena y Jos Luis, ambos empleados del departamento de sistemas de informacin,
entablaron la siguiente conversacin:
Lorena: Me enter que fuiste asignado como responsable de un nuevo proyecto para
apoyar el proceso de implantacin del ERP. Cul es el objetivo del proyecto?
Jos Luis: S soy el responsable de atender todos los problemas que estn
presentando los usuarios para realizar sus funciones en el nuevo sistema, en ocasiones
son problemas con la compatibilidad de los datos con el nuevo sistema, otras veces es
simplemente Que no saben usar el sistema!
Lorena: Yo tambin tengo un nuevo proyecto, soy la coordinadora de la instalacin del
mdulo de viajes en 307 computadoras. Estoy trabajando con cuatro personas que me
fueron asignadas y estamos a la mitad del proyecto. Llevamos 158 instalaciones exitosas
en dos meses!, y si seguimos as, vamos a terminar justamente en los cuatro meses que
fueron planeados para el proyecto.
Considero que este resultado ha sido por la programacin adecuada de las actividades
del proyecto y que controlamos todo lo que hacemos, anticipando los problemas que se
puedan presentar.
Jos Luis: Pues. Yo no puedo decir lo mismo, en mi proyecto somos tres personas y
no hemos atendido muchas peticiones en los mismos dos meses, adems, ni siquiera s
cundo terminar el proyecto. Cmo podra programar y controlar las actividades de mi
proyecto?
Lorena: Mmm... Pues me parece que lo que estn haciendo no es un proyecto!
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* Las definiciones son tomadas del Glossary of the Project Management Institute, A Guide to the Project Management
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Objetivo
Comprender los conceptos bsicos relacionados con los proyectos y los grupos de
procesos involucrados en su administracin.
Temario
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* Las definiciones son tomadas del Glossary of the Project Management Institute, A Guide to the Project Management
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Una mejora para las lneas existentes de productos o servicios, por ejemplo, la
mejora en los tiempos de entrega de los productos de la empresa
Un resultado, por ejemplo, un documento
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Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, page 4.
Se considera un esfuerzo temporal porque cada proyecto tiene un inicio y un fin; ste
ltimo se presenta cuando se logran los objetivos del proyecto, cuando no pueden
lograrse o cuando ya no existe la necesidad que lo sustentaba. El que sea un esfuerzo
temporal, no significa que se realice en un perodo corto de tiempo, o que el producto,
servicio o resultado tenga una breve duracin.
Cada proyecto se estructura como un conjunto de actividades que requieren un esfuerzo
nico, complejo y no rutinario, con limitaciones en tiempo, costo y recursos para cumplir
con objetivos claros. En cada uno de stos, se hace algo no realizado anteriormente, es
decir, cada proyecto es diferente y por lo tanto, nico.
Por ejemplo, aun cuando en un proyecto para construir un conjunto habitacional se
utilicen los mismos planos y caractersticas para todas las casas, las fechas de
construccin, el equipo de trabajadores, las condiciones climatolgicas y el terreno, entre
otros, hacen que cada una de stas sea un proyecto nico dentro del mismo programa.
La elaboracin progresiva de los proyectos para crear el producto, servicio o resultado
nico, implican un desarrollo mediante incrementos con base en los procedimientos
existentes de la organizacin, por lo que el equipo del proyecto debe desarrollar un
plan administrativo y actualizarlo con ms detalle a medida que avance el proyecto.
Existen algunas consideraciones importantes de los proyectos, las cuales son:
Especificaciones claras y precisas. Cada proyecto se desarrolla mediante
especificaciones claras y precisas que cumplen con los requerimientos de los interesados
o stakeholders.
Administradores de proyecto y equipo. Los proyectos son realizados por los
administradores de ste y un equipo de personas.
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* Las definiciones son tomadas del Glossary of the Project Management Institute, A Guide to the Project Management
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servicio o resultados.
Se realiza de acuerdo a
los presupuestos de tiempo y costo establecidos en los diferentes
estimados del proyecto.
Administracin de Operaciones
Las operaciones son funciones organizacionales que se realizan mediante la ejecucin
continua de actividades que producen el mismo producto o un servicio repetitivo;
por ejemplo, la produccin, la manufactura o la contabilidad de la empresa.
Para administrar las operaciones de la organizacin, se utilizan disciplinas como la
administracin de procesos o la administracin de operaciones; mientras que para realizar
proyectos exitosos se utiliza la administracin de proyectos, y con stos, se realizan las
iniciativas estratgicas que no se logran en la operacin normal de la organizacin.
La administracin de operaciones consiste en la administracin del trabajo continuo para
lograr un conjunto de objetivos. Los proyectos y el trabajo operativo comparten las
caractersticas siguientes:
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* Las definiciones son tomadas del Glossary of the Project Management Institute, A Guide to the Project Management
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La identificacin de requerimientos.
La planeacin y el logro de las necesidades, intereses y expectativas de los diversos
interesados o stakeholders del proyecto.
El balance de las restricciones competentes, entre las que se encuentran,
principalmente:
El alcance
La calidad
El programa
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El presupuesto
Los recursos
El riesgo
El administrador deber enfocarse a las restricciones ms importantes del proyecto que administre en un
momento dado.
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Administracin/programas/portafolio
Observa las interacciones entre la administracin de los proyectos, programas y
el portafolio de proyectos.
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide)
Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Figura 1.1, pgina 8.
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Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide)
Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Tabla 1.1, pgina 8.
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Oportunidades o
necesidades
estratgicas
Necesidad social
Aspectos del
medio ambiente
Requerimientos del
cliente
Innovacin
tecnolgica
Requerimientos
legales
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Con esto se busca asegurar que los proyectos y programas son revisados para
asignar los recursos de acuerdo a prioridades y que la administracin sea
consistente y alineada a las estrategias organizacionales.
Los proyectos del portafolio de proyectos deben ser categorizados para que la alta
administracin pueda tener una vista centralizada a nivel de todo el negocio;
algunos ejemplos de categoras pueden ser las siguientes:
Estratgicos: Son proyectos que apoyan la transformacin del negocio y ofrecen una
ventaja competitiva.
De crecimiento: Son proyectos dirigidos al crecimiento del negocio mediante la
generacin de ingresos.
Bsicos: Estos proyectos deben realizarse para obtener mejoras en la operacin del
negocio.
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Los procesos requeridos para lograr los objetivos del proyecto, seleccionndolos
de los grupos de procesos de la administracin de proyectos (Project Management
Process Groups).
El enfoque predefinido para las especificaciones del producto y los planes para
lograr los requerimientos de ste y del proyecto.
El cumplimiento con los requerimientos que satisfacen las necesidades, deseos y
expectativas de los interesados o stakeholders.
Las bases para lograr un balance entre las demandas competentes del
proyecto, en el desarrollo de un producto de calidad son:
o Alcance
o Tiempo
o Costo
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o
o
o
Calidad
Recursos
Riesgo
Adems del equipo de desarrollo del proyecto, el administrador de ste tiene bajo su
coordinacin a otros interesados o stakeholders; stos son individuos u
organizaciones que estn activamente relacionados con el proyecto, o cuyos
intereses pueden verse afectados como resultado de la ejecucin o terminacin del
mismo.
Se incluyen en el grupo de stakeholders al administrador del proyecto, al cliente, a la
organizacin que hace el proyecto, al equipo de trabajo, al patrocinador, a la oficina de
proyectos, a los usuarios finales, a los proveedores y contratistas, y a las personas o
grupos que no estn relacionados con el producto pero por su posicin en la organizacin
o fuera de ella, podran ejercer influencia en sus resultados.
Liderazgo.
Construccin de equipos.
Motivacin.
Comunicacin.
Influencia.
Toma de decisiones.
Conciencia poltica y cultural.
Negociacin.
Creacin de confianza.
Administracin de conflictos.
Coaching.
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Programas de investigacin.
Desarrollo profesional.
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Los procesos administrativos del proyecto que se relacionan con la administracin de los
involucrados incluyen ahora:
o
o
o
o
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requerido, para obtener el producto, servicio o resultado que satisface los requerimientos
para los que fue creado cada proyecto en particular.
Objetivos
Temario
1. reas de conocimiento de la administracin de proyectos.
2. Grupos de procesos para la administracin de proyectos.
Contenido
1. reas de conocimiento de la administracin de proyectos.
La administracin de proyectos es una disciplina que difiere de la administracin general y
de la administracin de operaciones, por lo tanto, debe fundamentarse en una estructura
de mejores prcticas que sirvan como gua para seleccionar y adecuar las actividades que
son requeridas en cada proyecto.
Las mejores prcticas de la administracin de proyectos se fundamentan en diez reas de
conocimiento sugeridas por el PMBOK Guide -Project Management Body of Knowledgeen las que se describen los procesos siguientes:
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Administracin de la Integracin
Administracin de la Integracin -Project Integration ManagementDescribe los procesos y actividades para integrar la administracin de proyectos.
Incluye:
4.1 Desarrollar la carta del proyecto, Develop Project Charter.
4.2 Desarrollar el plan del proyecto, Develop Project Management Plan.
4.3 Dirigir y administrar el trabajo del proyecto, Direct and Manage Project Work.
4.4 Dar seguimiento y controlar el trabajo del proyecto, Monitor and Control Project Work.
4.5 Desarrollar un control integrado de cambios, Perform Integrated Change Control.
4.6 Cerrar la fase o el proyecto, Close Project or Phase.
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Administracin del alcance -Project Scope ManagementDescribe los procesos relacionados con el aseguramiento de que el proyecto incluye todo
el trabajo requerido - y slo el trabajo requerido- para completar el proyecto exitosamente.
Incluye:
5.1 Planear la administracin del alcance, Plan Scope Management
5.2 Recolectar los requerimientos del proyecto, Collect Requirements
5.3 Definir el alcance, Define Scope
5.4 Crear la estructura de desglose del trabajo, Create WBS
5.5 Validar el alcance, Validate Scope
5.6 Controlar el alcance, Control Scope
Administracin del tiempo -Project Time ManagementDescribe los procesos relacionados con la terminacin a tiempo del proyecto.
Incluye:
6.1 Planear la administracin del cronograma, Plan Schedule Management
6.2 Definir las actividades, Define Activities
6.3 Secuenciar las actividades, Sequence Activities
6.4 Estimar los recursos de las actividades, Estimate Activitiy Resources
6.5 Estimar la duracin de las actividades, Estimate Activity Durations
6.6 Desarrollar el cronograma, Develop Schedule
6.7 Controlar el cronograma, Control Schedule
Administracin del costo -Project Cost ManagementDescribe los procesos relacionados con la planeacin, estimacin, presupuestacin y
control del costo para que el proyecto se concluya dentro del presupuesto aprobado.
Incluye:
7.1 Planear la administracin de los costos, Plan Cost Management
7.2 Estimar los costos, Estimate Costs
7.3 Determinar el presupuesto, Determine Budget
7.4 Controlar los costos, Control Costs
Administracin de la calidad
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Administracin de la Calidad -Project Quality ManagementDescribe los procesos relacionados con el aseguramiento de que el proyecto ser
satisfactorio de acuerdo a los objetivos planteados.
Incluye:
8.1 Planear la administracin de la calidad, Plan Quality Management
8.2 Desarrollar el aseguramiento de la calidad, Perform Quality Assurance
8.3 Controlar la calidad, Control Quality
Administracin de los Recursos Humanos -Project Human Resource ManagementDescribe los procesos para organizar y administrar al equipo del proyecto.
Incluye:
9.1 Planear la administracin de los recursos humanos, Plan Human Resource
Management
9.2 Conseguir al equipo del proyecto, Acquire Project Team
9.3 Desarrollar al equipo del proyecto, Develop Project Team
9.4 Administrar al equipo del proyecto, Manage Project Team
Administracin de la Comunicacin -Project Communications ManagementDescribe los procesos relacionados con la generacin, recoleccin, diseminacin,
almacenamiento y entrega de la informacin del proyecto a los interesados o
stakeholders.
Incluye:
10.1 Planear la administracin de las comunicaciones,
Management
10.2 Administrar las comunicaciones, Manage Communications
10.3 Controlar las comunicaciones, Control Communications
Plan
Communications
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Administracin de los abastecimientos -Project Procurement ManagementDescribe los procesos para comprar o adquirir productos, servicios o resultados, as como
la administracin de contratos
Incluye:
12.1 Planear la administracin de los abastecimientos, Plan Procurement Management
12.2 Conducir los abastecimientos, Conduct Procurements
12.3 Controlar los abastecimientos, Control Procurements
12.4 Cerrar los abastecimientos, Close Procurements
13.1
13.2
13.3
13.4
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Costo
Alcance
Tiempo
Riesgo
Calidad
Satisfaccin
del cliente
Iniciacin
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reexaminar en cada una de stas las necesidades del negocio, para validar si el proyecto
debe continuar.
Al final del proyecto, tambin se debe asegurar que el equipo del proyecto termin todo el
trabajo, documentar las lecciones aprendidas, reasignar los recursos del proyecto y
obtener la aprobacin del cliente.
Planeacin
Planning Process Group: Define los objetivos y planea las acciones que se requieren para
lograrlos y el alcance del proyecto.
En este proceso se define un esquema o programa para asegurar que se cumplan las
necesidades de la organizacin en un formato llamado Plan del proyecto.
El plan administrativo del proyecto y los documentos desarrollados incluyen aspectos
relacionados con lo siguiente:
Alcance
Tiempo
Costo
Calidad
Comunicaciones
Recursos humanos
Riesgos
Abastecimientos
Compromiso de los interesados
Plan administrativo de la calidad
Plan administrativo de la mejora de procesos
Plan administrativo de los recursos humanos
Plan administrativo de las comunicaciones
Plan administrativo del riesgo
Plan administrativo de los abastecimientos
Todos o algunos de los planes subsidiarios del plan del proyecto, se incluyen y detallan de
acuerdo a las necesidades del proyecto especfico.
Ejecucin
Executing Process Group: Integra a las personas y otros recursos para lograr el plan del
proyecto (Project management plan).
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Este proceso incluye la coordinacin de las personas y otros recursos para desarrollar las
actividades detalladas en los planes y producir el producto, servicio o resultado de la fase
del proyecto o del proyecto mismo. Esta fase requiere el mayor esfuerzo del proyecto.
Monitoreo y Control
Monitoring and Controlling Process Group: Mide y revisa el avance del proyecto en forma
regular, para identificar varianzas con el plan y tomar las acciones correctivas necesarias
para lograr los objetivos del proyecto.
Cierre
Knowledge (PMBOK Guide) -Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.
* Las definiciones son tomadas del Glossary of the Project Management Institute, A Guide to the Project Management
Body of Knowledge, (PMBOK Guide) Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.
PMP, PgMP, CAPM, PMBOK y PMI son marca registrada del Project Management Institute, Inc.
D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnolgico de Monterrey | Mxico, 2013.
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Los materiales estn basados en Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of
Knowledge (PMBOK Guide) -Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.
* Las definiciones son tomadas del Glossary of the Project Management Institute, A Guide to the Project Management
Body of Knowledge, (PMBOK Guide) Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.
PMP, PgMP, CAPM, PMBOK y PMI son marca registrada del Project Management Institute, Inc.
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Los materiales estn basados en Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of
Knowledge (PMBOK Guide) -Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.
* Las definiciones son tomadas del Glossary of the Project Management Institute, A Guide to the Project Management
Body of Knowledge, (PMBOK Guide) Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.
PMP, PgMP, CAPM, PMBOK y PMI son marca registrada del Project Management Institute, Inc.
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