Guia Rapida Faov2 PDF

Versin 1.
0
Caracas, Noviembre 2007
Gua Rpida para Empleadores

SISTEMA FAOV EN LNE@ v.2.0.
Versin 2.0.
Caracas, Junio 2009
GUA RPIDA PARA EMPLEADORES
SISTEMA
FAOV EN LNE@ v.2.0.
VERSIN 2.0.
FECHA
JUNIO 2009
PGINA 2 DE 37
TABLA DE CONTENIDO
1.
PROCEDIMIENTO RECAUDACIN DE APORTES ........................................................... 3
2.
ACCESO AL SISTEMA......................................................................................................... 4
3.
ACTUALIZACIN DE DATOS PARA LA AFILIACIN ....................................................... 7
3.1.
4.
ACCESO A LOS MDULOS DEL SISTEMA ................................................ 11
MDULOS DEL SISTEMA ................................................................................................. 13
4.1. ACTUALIZAR EMPLEADOR ............................................................................. 13

4.2. COMPROBANTE DE AFILIACIN..................................................................... 14
4.3. AFILIAR NMINA............................................................................................... 16
4.4. CARGAR NMINA ............................................................................................. 21
4.5. PLANILLA DE PAGO ......................................................................................... 29
4.6. ESTADO DE CUENTA........................................................................................ 32
5.
ANEXO: ESTRUCTURA DE ARCHIVO (.txt) PARA LA CARGA DE LA NMINA ......... 35

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FAOV EN LNE@ v.2.0.
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1. PROCEDIMIENTO RECAUDACIN DE APORTES
EMPLEADOR
11
AFILIA
AFILIA EMPRESA
EMPRESA AL
AL SISTEMA
SISTEMA
FAOV
FAOV EN
EN LNEA
LNEA DESDE
DESDE EL
EL
PORTAL
PORTAL BANAVIH
BANAVIH
SISTEMA
EMPLEADOR
22
CARGA
CARGA LA
LA NOMINA
NOMINA MENSUAL
MENSUAL DE
DE
FORMA
FORMAMANUAL
MANUAL O
O POR
POR
CARGA
CARGA POR
POR ARCHIVO
ARCHIVO
44
REALIZA
REALIZA EL
EL PAGO
PAGO DE
DE LA
LA PLANILLA
PLANILLA
ANTE
ANTE EL
EL OPERADOR
OPERADOR
FINANCIERO
FINANCIERO (OPF)
(OPF)
33
SISTEMA
SISTEMA PROCESA
PROCESA INFORMACIN
INFORMACIN
GENERA
GENERAPLANILLA
PLANILLA DE
DE PAGO
PAGO YY
ESTADO
ESTADO DE
DE CUENTA
CUENTA
OPF/EMPLEADOR
55
EL
EL OPF
OPF PROCESA
PROCESA PAGO
PAGO YY ENVA
ENVA
ARCHIVO
ARCHIVO DE
DE TRANSFERENCIA
TRANSFERENCIA
DE
DE APORTES
APORTES AL
AL BANAVIH
BANAVIH
OPERADOR FINANCIERO
ESTADO
DE
CUENTA

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2. ACCESO AL SISTEMA
Deben ingresar al portal del Banavih a travs de la siguiente direccin:
www.banavih.gob.ve accediendo al enlace FAOV en Lnea como lo muestra la
imagen.

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Donde, se desplegar la siguiente pantalla:
Para realizar la Afiliacin de la Empresa al Sistema seleccione con el cursor la

opcin Registrese y pulse sobre la misma:

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Seguidamente el sistema muestra la siguiente pantalla, donde debe indicar el RIF

(Registro Informacin Fiscal) y la Fecha de Constitucin de la Empresa, haciendo
uso del calendario del Sistema:
Colocar en el recuadro el
cdigo de seguridad que
muestra la imagen
Presione aqu
para ver
calendario
Presione Buscar

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3. ACTUALIZACIN DE DATOS PARA LA AFILIACIN

Complete todos los datos exigidos en el Formulario de Afiliacin, de acuerdo al
siguiente orden:
Datos del Empleador

Domicilio Fiscal
Representante Legal
Realiza o realizar sus aportes al FAOV con nminas separadas?
DATOS DEL EMPLEADOR, DOMICILIO FISCAL Y REPRESENTANTE LEGAL:

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Presione el botn Buscar Cdula, para que el Sistema muestre los datos del
Representante Legal:
Realiza o realizar sus aportes al FAOV con nminas separadas?

La Empresa debe seleccionar la forma como enterara los aportes del FAOV
escogiendo entre las dos opciones que ofrece el Sistema Varias Nminas o
Una Sola Nmina:
Ejemplo: maneja nminas por sucursales, por agencias, por tipos, o las unifica en
una sola nmina.
Si selecciona varias nminas el sistema arroja el siguiente

mensaje:
Al terminar con la carga de los datos solicitados en el Formulario de Afiliacin,

ingrese al Mdulo Afiliar Nmina, para incluir la informacin de las nminas por
medio de las cuales enteraran los aportes al FAOV.

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Si selecciona una sola nmina, y es por primera vez que se

est afiliando al Sistema, se debe completar la siguiente
informacin:
Presione el botn Guardar y Seguir

formulario de afiliacin.
para continuar completando el

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Crear Nuevo Contacto: ingrese la informacin referente a la persona (usuario), que

ser la encargada de manejar el sistema, y en consecuencia tendr acceso directo al
mismo:
El sistema indica automticamente el Usuario, y el Empleador o Persona
encargada deber ingresar su clave y confirmarla para tener acceso
posteriormente al Sistema. La clave debe tener una longitud entre seis (6) u (8)
dgitos.
Usuario

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El sistema arroja el mensaje que la afiliacin fue exitosa, presione la opcin

HOME para ingresar a la aplicacin con el usuario asignado por el Sistema y la
clave ingresada por el Empleador, de esta manera se podr comenzar a utilizar
los mdulos del Sistema:
Presione para
ingresar al Sistema
3.1. ACCESO A LOS MDULOS DEL SISTEMA

Para ingresar a los Mdulos de la aplicacin, coloque el cdigo de usuario asignado
por el Sistema y la clave que introdujo en el formulario de afiliacin:
Usuario asignado por el Sistema

Clave asignada por el Empleador

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El Sistema consta de seis (6) Mdulos:

1.
2.
3.
4.
5.
6.
Actualizar Empleador
Comprobante de Afiliacin
Afiliar Nmina
Cargar Nmina
Planilla de Pago
Estado de Cuenta

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4. MDULOS DEL SISTEMA

4.1. ACTUALIZAR EMPLEADOR: En est opcin puede actualizar los datos de
la Empresa (si lo amerita) y guardar la informacin como se muestra a
continuacin:

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4.2. COMPROBANTE DE AFILIACIN En este mdulo el Empleador tendr

acceso a visualizar e imprimir el Comprobante de Afiliacin al Sistema FAOV una
vez terminado el proceso de afiliacin al Sistema FAOV en Lnea v.2.0.
Se selecciona el mdulo Comprobante de Afiliacin:
El sistema muestra la siguiente informacin donde se podr visualizar el

documento en PDF del comprobante de afiliacin haciendo click en al botn
Abrir:

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COMPROBANTE DE AFILIACIN emitido por el Sistema:

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4.3. AFILIAR NMINA: Ingresando a este mdulo el Empleador podr crear el o

los nombres (ttulos) que identificaran las nminas con las que aportar al FAOV.
4.3.1. Afiliacin de Otras de Nminas: Presionar el botn Ingresar para

agregar la(s) nmina(s) que administrara:
Complete la informacin solicitada por el Sistema para incluir la nueva nmina:

Si selecciona la opcin Ya realizaba aportes ante un Operador Financiero?
Ingrese los datos solicitados para esta opcin:

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Si la direccin de la Nmina asignada no es la misma que la de la Empresa,

seleccione la opcin NO e ingrese los datos correspondientes:
Una vez que se completa la informacin, presione el botn Guardar y Seguir, el

Sistema muestra la pantalla con el Listado de las Nminas Afiliadas a fin de
realizar la carga de la nmina mensual.

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IMPORTANTE:
9 En este mdulo NO se deben registrar los datos de identificacin de
los Empleados de la empresa, solo se debe indicar los nombres o
ttulos descriptivos, con los que se identificaran las Nminas , para
enterar aportes al FAOV, ejemplo: Nmina de Directivos, Nmina de
Obreros, Nmina de Empleados, Sucursales etc,
9 El proceso de identificacin y afiliacin de las nminas, se realiza una
sola vez al momento de la afiliacin. NO debe repetirse el proceso
mensualmente.
4.3.2. Crear Usuario: Si el Empleador desea crear un usuario adicional quien

ser el encargado de administrar en la aplicacin la nmina asociada. podr
hacerlo seleccionando la opcin Crear Usuario:

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Coloque el Nmero de Cdula de Identidad, y presione el botn Buscar Cdula,

para que el Sistema muestre los datos del usuario que se desea incluir, complete
los datos exigidos por la aplicacin, y guarde la informacin presionando el botn
Guardar y Seguir.
La clave a ingresar debe tener como mnimo seis (6) dgitos y mximo ocho
(8) dgitos.
Usuario
El sistema muestra mensaje donde indica la creacin exitosa del usuario:

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El nuevo usuario solo tendr acceso a tres (3) mdulos del Sistema:

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Mdulos que podr

visualizar el usuario
creado
4.4. CARGAR NMINA:

Seleccione el Nmero de Afiliacin de Nmina al cual se le asignara
mensualmente la carga de nmina, hacer click sobre el nmero asignado por la
aplicacin:

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El Sistema muestra la siguiente pantalla: Presione el botn Nueva Nmina, para

realizar la carga de la nmina mensual.
Presione aqu
Se identifica el Tipo de Carga de Nmina con la que se trabajar y se presiona el

botn Continuar:
Carga Manual (hasta 50 aportantes)

Carga por Archivo

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Carga Manual:
Seleccione el Tipo de Carga de Nmina Manual, haga click en ingresar a fin de
cargar los datos de cada uno de los Empleados (Aportantes) que estarn en la
nmina, por la opcin Carga Manual el Empleador solo podr realizar la carga de
cincuenta (50) aportantes, en el caso de que posea ms de la cantidad estipulada
para este tipo de carga deben realizarlo por la opcin Carga por Archivo:
Coloque el Nmero de Cdula del Empleado (Aportante), que se va a incluir en la

nmina y presione el botn Buscar Cdula, complete los datos solicitados y
haga click en Guardar y Seguir:

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El Sistema muestra la Lista de los Aportantes registrados de forma manual.

En el caso que desee realizar la carga por archivo presione el botn:

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Carga de Nmina por Archivo:

Seleccione el archivo .txt (ver estructura de archivo en el Anexo) y presione el
botn Examinar posteriormente se presione el botn Subir para que el sistema
realice la validacin del archivo.
El Sistema muestra la pantalla con el nombre del archivo que se desea cargar,
presione el botn validar para que la aplicacin lo procese:

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Si el archivo se valid correctamente, presione el botn procesar, para que el

sistema tome el tiempo para guardar la informacin:

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En el caso que el archivo presente errores, el sistema muestra un mensaje El

archivo no fue procesado satisfactoriamente, presione en el link Ver
detalles de los errores, verifique y corrija los errores en el archivo .txt, procese
nuevamente la carga hasta completar el proceso.

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Para corregir los errores, haga click en botn Volver para realizar la carga
nuevamente en el Sistema:
En el caso que el archivo presente errores:
Presione el botn Volver, para realizar las correcciones en el archivo.

Se presiona Modificar Nmina para realizar las correcciones necesarias:
Es importante destacar que se puede realizar modificaciones al archivo de nmina
y a la nmina manual todas las veces que sean necesarias antes de Generar la
Planilla de Pago definitiva.

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4.5. PLANILLA DE PAGO:

Seleccione Mdulo Planilla de Pago e ingrese a travs del Nmero de Afiliacin
de la Nmina que se desea visualizar, para generar la Planilla a cancelar.
Haga click en Visualizar Planilla para verificar la informacin que fue cargada y
procesada por el Sistema:

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Si no se va a realizar ninguna otra modificacin a la nmina, presione el botn

Generar Planilla a fin de imprimir la Planilla de Pago definitiva con la que se
realizar la cancelacin en el Operador Financiero, el sistema muestra el siguiente
mensaje de confirmacin:

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Seleccione Imprimir Planilla para realizar la cancelacin ante

Financiero de su preferencia.
el Operador

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4.6. ESTADO DE CUENTA: Este mdulo reflejar el historial de los pagos

realizados y pagos pendientes por parte de los Empleadores con sus Aportes al
FAOV.
Se ingresa al mdulo Estado de Cuenta y el Sistema muestra el Estado de
Cuenta en vista preliminar antes de ser generado.
Para generarlo se presiona el botn Generar Estado de Cuenta as como se
muestra en la imagen:

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Inmediatamente la aplicacin muestra la siguiente pantalla donde da la opcin a

Imprimir el Estado de Cuenta:

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Al seleccionar abrir con el Sistema emite el documento del Estado de Cuenta en

PDF a fin de que se pueda realizar la impresin correspondiente:

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PGINA 35 DE 37
5. ANEXO: ESTRUCTURA DE ARCHIVO (.txt) PARA LA CARGA DE

LA NMINA
El archivo de la nmina mensual deber cumplir las siguientes condiciones:
1. El archivo contentivo de la informacin
extensin .txt.
de los aportantes deber tener la
2. El nombre del archivo estar estructurado de la siguiente manera: la letra N,

Nmero de Cuenta Nmina (20 dgitos), Mes de la Nmina (en formato MM), Ao
de la Nmina (en formato AAAA).
Ejemplo: N03210951248430000001062009.txt
3. Los datos de la estructura de la nmina debern estar separados por una coma
(,).
4. De no existir fecha de egreso se debe colocar la coma al final del ltimo campo, a
fin de que el sistema considere este campo para su validacin.
Ejemplo: V,13828268,JOSE,VICENTE,LAGARDERA,RODRIGUEZ,383894,23102002,
5. S el trabajador posee un solo nombre o un solo apellido, se deber dejar un

espacio en blanco en el campo correspondiente.
Ejemplo: V,13828268,JOSE, ,LAGARDERA, ,383894,23102002,
6. La fecha de egreso del trabajador, no deber ser menor a la fecha de ingreso.

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El Diseo de la Estructura del Archivo de Nmina (.txt), deber respetar el

orden y tamao mximo de caracteres de cada uno de los campos:
CAMPO
TIPO
LONGITUD
Tipo de
Identificacin
Caracter
Cdula de
Identidad
Numrico
Variable hasta
10 caracteres
Primer
Nombre
Segundo
Nombre
Primer
Apellido
Segundo
Apellido
Salario
Integral
Caracter
Caracter
Caracter
Caracter
Variable hasta
25 caracteres
Variable hasta
25 caracteres
Variable hasta
25 caracteres
Variable hasta
25 caracteres
Numrico
11 dgitos
Fecha de
Ingreso
Fecha
Fecha de
Egreso
Fecha
DESCRIPCIN
V= Venezolano
E= Extranjero
Solo valores numricos,
no estn permitidos los
puntos (.) ni las comas (,)
Ejemplo: 11589639
Primer nombre del
Trabajador
Segundo nombre del
Trabajador.
Primer apellido del
Trabajador
Segundo apellido del
Trabajador.
En Bolvares (BsF.) sin
separador de miles y sin
separador de decimales los
dos ltimos dgitos
correspondern a los
decimales. En el caso de que
no posea decimales se deben
completar los dgitos con dos
(2) ceros.
Ejemplo: 2.158 representar
como: 215800
Ejemplo:859,23representar
como 85923
Formato: DDMMAAAA
(sin separador)
Ejemplo: 01012007
Formato: DDMMAAAA
(sin separador)
Ejemplo: 05062008
OBLIGATORIO
SI
SI
SI
NO
SI
NO
SI
SI
SI

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PGINA 37 DE 37
MODELO DE UN ARCHIVO DE NMINA .txt:
NOMBRE DEL ARCHIVO: N03210951248430000002062009.txt

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GUA RPIDA PARA EMPLEADORES

PROCEDIMIENTO RECAUDACIN DE APORTES ........................................................... 3

ACTUALIZACIN DE DATOS PARA LA AFILIACIN ....................................................... 7

ACCESO A LOS MDULOS DEL SISTEMA ................................................ 11

MDULOS DEL SISTEMA ................................................................................................. 13

4.1. ACTUALIZAR EMPLEADOR ............................................................................. 13

ANEXO: ESTRUCTURA DE ARCHIVO (.txt) PARA LA CARGA DE LA NMINA ......... 35

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SISTEMA FAOV EN LNE@ v.2.0.

1. PROCEDIMIENTO RECAUDACIN DE APORTES

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Donde, se desplegar la siguiente pantalla:

Para realizar la Afiliacin de la Empresa al Sistema seleccione con el cursor la

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Seguidamente el sistema muestra la siguiente pantalla, donde debe indicar el RIF

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3. ACTUALIZACIN DE DATOS PARA LA AFILIACIN

Datos del Empleador

DATOS DEL EMPLEADOR, DOMICILIO FISCAL Y REPRESENTANTE LEGAL:

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SISTEMA FAOV EN LNE@ v.2.0.

Realiza o realizar sus aportes al FAOV con nminas separadas?

Si selecciona varias nminas el sistema arroja el siguiente

Al terminar con la carga de los datos solicitados en el Formulario de Afiliacin,

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SISTEMA FAOV EN LNE@ v.2.0.

Si selecciona una sola nmina, y es por primera vez que se

Presione el botn Guardar y Seguir

para continuar completando el

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Crear Nuevo Contacto: ingrese la informacin referente a la persona (usuario), que

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El sistema arroja el mensaje que la afiliacin fue exitosa, presione la opcin

3.1. ACCESO A LOS MDULOS DEL SISTEMA

Usuario asignado por el Sistema

GUA RPIDA PARA EMPLEADORES

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El Sistema consta de seis (6) Mdulos:

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4. MDULOS DEL SISTEMA

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4.2. COMPROBANTE DE AFILIACIN En este mdulo el Empleador tendr

El sistema muestra la siguiente informacin donde se podr visualizar el

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COMPROBANTE DE AFILIACIN emitido por el Sistema:

GUA RPIDA PARA EMPLEADORES

SISTEMA FAOV EN LNE@ v.2.0.

4.3. AFILIAR NMINA: Ingresando a este mdulo el Empleador podr crear el o

4.3.1. Afiliacin de Otras de Nminas: Presionar el botn Ingresar para

Complete la informacin solicitada por el Sistema para incluir la nueva nmina:

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