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Iso 19011
Iso 19011
Fecha: 2002-11-27
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licencia.
Todo aquel que incumpla lo anteriormente indicado puede ser multado.
ndice
Prlogo
Introduccin
1
Referencias normativas
Trminos y definiciones
Principios de auditora
5.1
Generalidades
5.2.1
5.2.2
5.2.3
Responsabilidades
5.3.2
Recursos
5.3.3
Procedimientos
5.4
5.5
5.6
Actividades de auditora
6.1
Generalidades
6.2.2
6.2.3
6.2.4
6.2.5
6.4.2
6.4.3
6.5.2
6.5.3
6.5.4
6.5.5
6.5.6
6.5.7
6.6.2
6.7.2
Finalizacin de la auditora
6.8
7.1
Generalidades
7.3.1
7.3.2
7.3.3
7.3.4
7.4 Formacin acadmica, experiencia laboral, formacin como auditor y experiencia en auditora
7.4.1
Auditor
7.4.2
Auditor jefe
7.4.3
7.5.2
7.6.2
7.6.3
7.6.4
7.6.5
Mtodos de evaluacin
7.6.6
Terminacin de la evaluacin
PRLOGO
ISO (la Organizacin Internacional para la Normalizacin) es una federacin mundial de organismos
nacionales de normalizacin (organismos miembros de ISO). El trabajo de preparacin de las
normas internacionales normalmente se realiza a travs de los comits tcnicos de ISO. Cada
organismo miembro interesado en una materia para la cual se haya establecido un comit tcnico,
tiene el derecho de estar representado en dicho comit. Las organizaciones internacionales, pblicas
y privadas, en coordinacin con ISO, tambin participan en el trabajo. ISO colabora estrechamente
con la Comisin Electrotcnica Internacional (IEC) en todas las materias de normalizacin
electrotcnica.
Las Normas Internacionales son editadas de acuerdo con las reglas establecidas en la Parte 3 de las
Directivas ISO/IEC.
Los Proyectos de Normas Internacionales aceptados por los comits tcnicos son enviados a los
organismos miembros para votacin. La publicacin como Norma Internacional requiere la aprobacin
por al menos el 75% de los organismos miembros requeridos para votar.
Se llama la atencin sobre la posibilidad de que algunos de los elementos de esta Norma
Internacional puedan estar sujetos a derechos de patente. ISO no asume la responsabilidad por la
identificacin de cualquiera o todos los derechos de patente.
La Norma Internacional, ISO 19011, ha sido preparada conjuntamente por el Comit Tcnico ISO/TC
176, Gestin y Aseguramiento de la Calidad, Subcomit SC 3, Tecnologas de apoyo y el Comit
Tcnico ISO/TC 207 Gestin ambiental, Subcomit 2, Auditora ambiental e investigaciones
ambientales relacionadas.
Esta primera edicin de la Norma Internacional ISO 19011 anula y sustituye a las normas ISO 100111, ISO 10011-2, ISO 10011-3, ISO 14010, ISO 14011 e ISO 14012.
INTRODUCCIN
Las series de Normas Internacionales ISO 9000 e ISO 14000 ponen nfasis en la importancia de las
auditoras como una herramienta de gestin para el seguimiento y verificacin de la implementacin
efectiva de una poltica de organizacin para la gestin ambiental y/o de la calidad. Las auditoras son
tambin una parte esencial de actividades tales como la certificacin/registro externa y la evaluacin y
vigilancia de la cadena de suministro.
Esta Norma Internacional proporciona orientacin sobre la realizacin de auditoras de sistemas de
gestin ambiental y de la calidad, a s como sobre la gestin de los programas de auditora. Entre los
futuros usuarios de esta Norma Internacional se incluye a auditores, organizaciones que implementan
sistemas de gestin ambiental o de la calidad, y organizaciones implicadas en la certificacin de
auditores o formacin, certificacin/registro de sistemas de gestin, acreditacin o normalizacin en el
rea de la evaluacin de la conformidad.
La orientacin en esta Norma Internacional est diseada para ser flexible y para aplicarse a un
amplio rango de usuarios potenciales. Como se indica en varios puntos del texto, el uso de estas
orientaciones puede diferir de acuerdo con el tamao, la naturaleza y la complejidad de las
organizaciones, as como de los objetivos y de los alcances de las auditoras que se realicen.
Aunque esta Norma Internacional slo proporciona orientacin, los usuarios pueden aplicarla en sus
propios requisitos de auditora.
Los captulos 1, 2 y 3 de esta Norma Internacional tratan sobre el campo de actividad, las referencias
normativas y los trminos y definiciones respectivamente.
El captulo 4 describe los principios de la auditora. Un entendimiento de estos principios ayuda al
usuario a apreciar la naturaleza esencial de la auditora y es un prembulo necesario a los captulos
5, 6 y 7.
El captulo 5 proporciona orientacin sobre el establecimiento y la gestin de los programas de
auditora, y trata de aspectos como la asignacin de responsabilidades para la gestin del programa
de auditora, el establecimiento de los objetivos del programa de auditoras, la coordinacin de las
actividades de la auditora y la provisin de recursos suficientes al equipo auditor.
El captulo 6 proporciona orientacin para realizar las auditoras de sistemas de gestin ambiental y/o
de la calidad, incluyendo la seleccin de los equipos auditores.
El captulo 7 proporciona orientacin sobre la competencia del auditor. Da una idea general sobre el
conocimiento y habilidades necesarias para ser competente para realizar una auditora.
Cuando ambos sistemas, de gestin de calidad y ambiental, estn implementados, queda a criterio
del usuario de esta norma Internacional el realizar las auditoras del sistema de gestin de la calidad y
del sistema de gestin ambiental de forma separada o conjunta.
1.
Esta Norma Internacional proporciona una orientacin sobre los principios generales de auditora, la
gestin de programas de auditora, la direccin de auditoras de sistemas de gestin de la calidad y
ambiental as como la calificacin de los auditores de sistemas de gestin ambiental y de la calidad.
Esta norma es aplicable a todas las entidades que tienen la necesidad de llevar a cabo y dirigir
auditoras de sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental internas o externas.
La aplicacin de esta Norma Internacional a otros tipos de auditoras es posible en principio, pero
debe prestarse especial atencin a la definicin de la competencia necesaria del equipo auditor en
tales casos.
2.
REFERENCIAS NORMATIVAS
Los documentos siguientes contienen disposiciones que, a travs de referencias en este texto,
constituyen disposiciones de esta Norma Internacional. Para las referencias fechadas, las
modificaciones posteriores, o las revisiones, de la citada publicacin no son aplicables. No obstante,
se recomienda a las partes que basen sus acuerdos en esta Norma Internacional que investiguen la
posibilidad de aplicar la edicin ms reciente de los documentos normativos citados a continuacin.
Los miembros de CEI e ISO mantienen el registro de las Normas Internacionales vigentes.
ISO 9000: 2000, Sistemas de gestin de la calidad Fundamentos y vocabulario.
ISO 14050:1998, Sistemas de gestin ambiental Vocabulario.
3.
TRMINOS Y DEFINICIONES
Para el propsito de esta Norma Internacional, son aplicables los trminos y definiciones dados en las
Normas ISO 9000:2000 e ISO 14050:1998, a menos que estn sustituidas por las definiciones dadas
a continuacin.
8
Un trmino en una definicin o nota, definido en este captulo, se indica en letra negrilla seguido por
su nmero de referencia entre parntesis. Dicho trmino puede ser reemplazado en la definicin por
su definicin completa.
3.1
AUDITORA
3.2
CRITERIOS DE AUDITORA
3.3
EVIDENCIAS DE LA AUDITORA
Registros, declaraciones de hecho u otra informacin que son relevantes para los criterios de
auditora (3.2) y que son verificables.
NOTA
3.4
HALLAZGOS DE LA AUDITORA
NOTA
Los resultados de la auditora pueden indicar la conformidad o no conformidad con los criterios de
auditora (3.2) reportndolos como oportunidades para la mejora.
3.5
CONCLUSIONES DE LA AUDITORA
Resultado de una auditora (3.1), proporcionada por el equipo auditor (3.10) despus de la
consideracin de los objetivos de la auditora y de todos los hallazgos de la auditora (3.4)
3.6
CLIENTE DE LA AUDITORA
3.7
AUDITADO
3.8
AUDITOR
3.9
EQUIPO AUDITOR
Uno o ms auditores (3.8) que realizan una auditora (3.1), ayudado por expertos tcnicos (3.10),
si es necesario
NOTA 1
NOTA 2
3.10
EXPERTO TCNICO
NOTA 2
10
3.11
PROGRAMA DE AUDITORA
Conjunto de una o mas auditora (3.1) planificadas para un periodo de tiempo especfico y dirigidas
hacia un propsito especfico.
NOTA
Un programa de auditora incluye todas las actividades necesarias para planificar, organizar y llevar
a cabos las auditoras (3.1).
3.12
PLAN DE AUDITORA
3.13
ALCANCE DE LA AUDITORA
3.14
COMPETENCIA
4.
PRINCIPIOS DE LA AUDITORA
La auditoria se caracteriza por depender de un nmero de principios. Estos hacen a la auditora una
herramienta eficiente y fiable en apoyo de las polticas y controles de gestin, proporcionando
informacin sobre la cual una organizacin puede actuar para mejorar su desempeo. La adhesin a
esos principios es un requisito previo para proporcionar conclusiones de la auditora que sean
relevantes y suficientes, y para asegurarse de que los auditores trabajan independientemente unos
de otros y alcanzar conclusiones similares en circunstancias similares.
Los principios siguientes se asocian a los propios auditores:
Conducta tica el fundamento de la profesionalidad
La confianza, la integridad, la confidencialidad y la discrecin son esenciales en la auditora
Presentacin imparcial la obligacin de informar con veracidad y exactitud
Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditora reflejan con veracidad y con
exactitud las actividades de la auditora. Se informa de los obstculos significativos
encontrados durante la auditora y no resueltos o de las opiniones divergentes entre el
equipo auditor y el auditado.
11
5.
5.1
GENERALIDADES
Una organizacin que tiene la necesidad de realizar auditoras debe implementar y gestionar un
programa de auditora eficiente y eficaz. El propsito de un programa de auditora es planear el tipo y
nmero de auditoras e identificar y facilitar los recursos necesarios para llevarlas a cabo.
El programa de auditora puede incluir auditoras con diversos objetivos. Dependiendo del tamao, la
naturaleza y la complejidad de la organizacin que va a ser auditada, el programa de auditora puede
incluir uno, algunos, o muchas auditoras, as como auditoras combinadas y conjuntas.
Una organizacin puede establecer ms de un programa de auditora.
12
La alta direccin de la organizacin debe otorgar la autoridad para la gestin del programa de
auditora. Aquellos responsables de la gestin del programa de auditora deben:
a)
b)
13
PLANIFICAR
Competencia y
Evaluacin de los
auditores
(7)
HACER
Actividades de
auditora
(6)
Verificar
Si una organizacin opera sistemas de gestin ambiental y de calidad, puede decidir que el programa
de auditora incluya auditoras combinadas. En este caso, debe prestarse especial atencin a la
competencia del equipo auditor.
Dos o ms organizaciones auditoras pueden cooperar, como parte de sus programas de auditora,
para realizar una auditora conjunta. En tal caso debe prestarse especial atencin a la divisin de las
responsabilidades, la provisin de cualquier recurso adicional, la competencia necesaria en el equipo
auditor y los procedimientos apropiados. Debe alcanzarse un acuerdo sobre stos aspectos antes de
dar inicio a la auditora.
14
a)
una serie de auditoras internas para cubrir un sistema de gestin de la calidad en toda la
organizacin para el ao en curso;
b)
c)
las auditoras del sistema de gestin de segunda parte de los proveedores potenciales de
productos crticos para ser realizadas en un perodo de seis meses.
5.2
5.2.1
Deben establecerse los objetivos de un programa de auditora para dirigir la planificacin y realizacin
de las auditoras.
Estos objetivos pueden basarse considerando:
a)
prioridades de la direccin;
b)
propsitos comerciales;
c)
d)
e)
f)
g)
h)
5.2.2
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
5.3
5.3.1
b)
c)
d)
e)
5.3.2
Cuando se identifiquen los recursos para un programa de auditora, debe tenerse en consideracin:
a)
los recursos financieros necesarios para desarrollar, implementar, dirigir y mejorar las
actividades de la auditora;
b)
c)
d)
e)
f)
5.3.3
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
Para organizaciones pequeas, las actividades anteriormente descritas pueden tratarse en un nico
procedimiento.
5.4
17
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
5.5
Los registros deben conservarse para demostrar la implementacin del programa de auditora y
deben incluir:
a)
planes de auditora;
informes de auditora;
informes de no-conformidades; y
informes de acciones preventivas y correctiva;
b)
c)
5.6
18
La implementacin del programa de auditora debe seguirse y revisarse a intervalos apropiados para
asegurar si se han cumplido los objetivos y para identificar las oportunidades de mejora. Los
resultados deben comunicarse a la alta direccin.
El seguimiento debe llevarse a cabo mediante el uso de indicadores de desempeo que midan
caractersticas tales como:
el tiempo tomado para cerrar las acciones correctivas del programa de auditora.
Los resultados de la revisin del programa de auditora pueden llevar a acciones preventivas y
correctivas y a la mejora del programa de auditora.
6.
ACTIVIDADES DE AUDITORA
6.1
GENERALIDADES
Este captulo proporciona orientacin sobre la gestin y forma de llevar a cabo auditoras de sistemas
de gestin de la calidad y ambientales. La figura 2 proporciona una visin general de las actividades
de auditora segn se describe en este apartado. El grado de aplicacin de las disposiciones de este
captulo depende del alcance y complejidad de cada auditora especfica y del uso previsto de las
conclusiones de la auditora.
6.2
INICIO DE LA AUDITORA
6.2.1
Los responsables de gestionar el programa de auditora deben designar un auditor jefe para cada
auditora especfica.
Cuando se realizan auditoras conjuntas, es importante alcanzar un acuerdo entre las organizaciones
auditoras antes de que comience la auditora sobre las responsabilidades especficas de cada
organizacin, particularmente desde el punto de vista de la autoridad del auditor jefe designado para
la auditora.
6.2.2
Dentro de los objetivos generales de un programa de auditora, una auditora individual debe estar
basada en los objetivos, el alcance y criterios documentados.
Los objetivos de la auditora deben ser definidos por el cliente de la auditora. El alcance y los criterios
de auditora deben definirse entre el cliente de la auditora y el auditor jefe de acuerdo con los
procedimientos del programa de auditora. Cualquier cambio de los objetivos, el alcance y los
criterios deben ser acordados por las mismas partes.
Los objetivos de la auditora definen que es lo que se va a conseguir con la auditora y pueden incluir:
20
INICIO DE LA AUDITORA
(6.2)
Designacin del auditor jefe
Definicin de los objetivos, alcance y criterios de auditora.
Determinacin de la viabilidad de la auditora
Establecimiento del equipo auditor
Establecimiento de los contactos iniciales con el auditado
REVISIN DE LA DOCUMENTACIN
(6.3)
Revisin de los documentos pertinentes del sistema de gestin incluyendo
los registros, y determinacin de su adecuacin con respecto a los criterios
de auditora.
TERMINACIN DE LA AUDITORA
(6.7)
Conservacin de los documentos
Finalizacin de la auditora
21
Realizacin del seguimiento de la auditora
(6.8)
determinar el grado de conformidad del sistema de gestin del auditado, o parte de l, con
los criterios de auditora;
b)
evaluar la capacidad del sistemas de gestin para asegurarse del cumplimiento con
requerimientos legales o contractuales;
c)
evaluar la eficacia del sistema de gestin para lograr los objetivos especificados, o
d)
El alcance de la auditora describe la extensin y los lmites de la auditora, tales como localizaciones
fsicas, unidades organizacionales, actividades y procesos para ser auditados, as como el perodo de
tiempo cubierto por la auditora.
Los criterios de auditora pueden incluir polticas, procedimientos, normas, leyes y regulaciones,
requisitos del sistema de gestin, requerimientos contractuales o cdigos de conductas sectoriales,
industriales o de negocio aplicables.
Cuando se lleva a cabo una auditora combinada, es importante que el auditor jefe se asegure de que
los objetivos de la auditora, el alcance y los criterios, y la composicin del equipo auditor sean
apropiados a la naturaleza de la auditora combinada.
6.2.3
b)
c)
Cuando la auditora no es viable, se debe proponer una alternativa al cliente de la auditora por
aquellos responsables del programa de auditora, de acuerdo con el auditado.
6.2.4
Cuando la auditora se ha demostrado viable, se debe nombrar un equipo auditor teniendo en cuenta
la competencia necesaria para lograr los objetivos de la auditora. Cuando hay un solo auditor, ste
debe desarrollar todos los trabajos aplicables al auditor jefe. El apartado 7.6 describe un proceso
para la evaluacin de la competencia de un auditor que puede usarse para la seleccin de un equipo
auditor.
22
Aquellos responsables de gestionar el programa de auditora y/o el auditor jefe, de acuerdo con el
cliente de la auditora y, si es necesario, con el auditado, deben identificar los recursos necesarios.
Cuando se va a decidir el tamao y la composicin del equipo auditor, se debe considerar lo
siguiente:
a)
b)
c)
la competencia general del equipo auditor necesaria para conseguir los objetivos de la
auditora;
d)
e)
f)
la capacidad de los miembros del equipo auditor para interactuar eficazmente con el
auditado y trabajar conjuntamente;
g)
de
los
organismos
de
El proceso que asegura la competencia general del equipo auditor debe incluir los siguientes pasos:
seleccionar los miembros del equipo auditor de tal manera que todo el conocimiento
y habilidades estn presentes en el equipo auditor.
23
6.2.5
El contacto inicial con el auditado puede ser informal o formal y debe establecerse con los
responsables de gestionar el programa de auditora o el auditor jefe. El propsito del contacto inicial
es:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
6.3
REVISIN DE LA DOCUMENTACIN
Antes de las actividades de auditora in situ, la documentacin del auditado debe ser revisada para
determinar la conformidad del sistema, segn documentacin, con los criterios de auditora. La
documentacin puede incluir documentos y registros relevantes del sistema de gestin e informes de
auditoras previas. La revisin debe tener en cuenta el tamao, la naturaleza y complejidad de la
organizacin, as como los objetivos y el alcance de la auditora. En algunas situaciones, esta
revisin puede posponerse hasta el inicio de las actividades in situ, si esto no perjudica la eficacia de
la realizacin de la auditora. En otras situaciones, puede ser necesaria la realizacin de una visita
preliminar al lugar para tener una visin general apropiada de la informacin disponible.
Si se encuentra que la documentacin es inadecuada, el auditor jefe debe informar al cliente de la
auditora, a los responsables de la gestin del programa de auditora y a los auditados. No se deben
asignar nuevos recursos a la auditora hasta que estos problemas se resuelvan.
6.4
6.4.1
El auditor jefe debe preparar un plan de auditora que de la informacin necesaria al equipo auditor, al
auditado y al cliente de la auditora. Este plan debe facilitar el cronograma y la coordinacin de las
actividades de la auditora.
El nivel de detalle proporcionado en el plan de auditora debe reflejar el alcance y la complejidad de la
auditora. Los detalles pueden, por ejemplo, deferir entre auditoras iniciales o de seguimiento y
24
tambin entre auditoras internas y externas. El plan de auditora debe ser suficientemente flexible
para permitir cambios, tales como modificaciones en el alcance de la auditora, que pueden llegar a
ser necesario a medida que se van desarrollando las actividades de auditora in situ.
El plan de auditora debe incluir o describir:
a)
b)
c)
d)
las fechas y lugares donde se van a realizar las actividades de auditora in situ;
e)
f)
g)
i)
el idioma de trabajo y del informe de la auditora, cuando es diferente del idioma del auditor
o del auditado;
j)
k)
l)
m)
Cuando se realiza una auditora conjunta, el jefe del equipo designado para la auditora debe
especificar los mtodos de comunicacin con el auditado, como se va a realizar la auditora y la
preparacin y distribucin del informe de auditora.
El plan debe ser revisado y aceptado por el cliente de la auditora y presentado al auditado antes de
que comiencen las actividades de la auditora in situ.
Cualquier objecin del auditado debe ser resuelta entre el auditor jefe, el auditado y el cliente de la
auditora. Cualquier revisin al plan de auditora debe ser acordad entre las partes interesadas antes
de continuar la auditora.
25
6.4.2
El auditor jefe de acuerdo con el equipo auditor debe asignar a cada miembro del equipo las
responsabilidades especficas de auditora del sistema de gestin, procesos, funciones, lugares,
reas o actividades especficas. Esta asignacin debe tener en cuenta la necesidad de la
independencia de los auditores, competencia y el uso efectivo de recursos, as como de los diferentes
roles y responsabilidades de los auditores, auditores en formacin y expertos tcnicos. Los cambios
de la asignacin de trabajos se pueden realizar a medida que la auditora se va ejecutando para
asegurar que se cumplen los objetivos de la auditora.
6.4.3
Los miembros del equipo auditor deben revisar la informacin relevante relacionada con su parte de
auditora asignada y preparar los documentos de trabajo necesarios para estas asignaciones. Los
documentos de trabajo que se deben preparar y utilizar por el equipo auditor como referencia y
registros del desarrollo de la auditora, pueden incluir:
6.5
6.5.1
Se debe de realizar una reunin inicial con la direccin del auditado o, cuando sea apropiado, con
aquellos responsables para las funciones o procesos que se van a auditar. El propsito de una
reunin de apertura es:
a).
b).
c).
d).
26
c)
confirmacin del horario y otra informacin relevante acordada con el auditado, como es fecha,
hora para la reunin de cierre, cualquier reunin intermedia entre el equipo auditor y el director
del auditado y cualquier otro cambio de ultima hora;
d)
mtodos y procedimientos que se deben usar para realizar la auditora, incluyendo la aclaracin
al auditado de que las evidencias de auditora sern simplemente un muestreo de la informacin
disponible y que por tanto incluye un elemento de incertidumbre en la auditora;
e)
f)
g)
h)
confirmacin de los recursos y facilidades necesarias para el equipo auditor, que necesita tener
disponibles;
i)
j)
k)
l)
m)
informacin sobre las condiciones bajo las cuales la auditora puede darse por terminada;
6.5.2
Dependiendo del alcance y de la complejidad de la auditora, puede ser necesario hacer acuerdos
formales de comunicacin entre el equipo auditor y el auditado durante la auditora.
El equipo auditor debe proceder peridicamente a intercambiar informacin, evaluar el progreso de la
auditora y reasignar el trabajo entre los auditores si es necesario.
Durante la auditora, el auditor jefe debe peridicamente comunicar el progreso de la auditora y
cualquier inquietud al auditado y cuando sea apropiado, al cliente de la auditora. Las evidencias
recopiladas durante la auditora que sugieren un riesgo inmediato y significativo; (por ejemplo,
seguridad, medio ambiente o calidad), deben ser comunicados sin demora al auditado y, si es
necesario, al cliente de la auditora. Cualquier problema relacionado con una aspecto externo al
alcance de la auditora debe registrarse y ser notificado al auditor jefe, para posible comunicacin al
cliente de la auditora o al auditado.
27
Cuando las evidencias disponibles de la auditora indican que los objetivos de la auditora no son
alcanzables, el auditor jefe debe informar de las razones al cliente de la auditora y al auditado para
determinar las acciones apropiadas. Estas acciones pueden incluir reconfirmacin o modificacin del
plan de auditora, terminacin de la auditora o cambios en los objetivos de la auditora o en el campo
alcance.
Cualquier necesidad de cambios en el campo de aplicacin de la auditora que puedan evidenciarse a
medida que las actividades de auditora in situ progresan, deben ser revisados con y aprobados por el
cliente de la auditora y, si es necesario, por el auditado.
6.5.3
Pueden acompaar al equipo auditor guas y observadores pero no son una parte del mismo. No
deben influir o interferir en la realizacin de la auditoria.
Cuando se asignan guas, stos deben asistir al equipo auditor y actuar cuando lo solicite el auditor
jefe. Sus responsabilidades pueden incluir:
a)
b)
c)
d)
Los guas pueden ser testigos de la auditora por parte del auditado.
e)
6.5.4
La informacin relevante para los objetivos de la auditora, el campo de aplicacin y los criterios,
incluyendo la informacin relacionada con las interrelaciones entre funciones, actividades y procesos,
se deben recoger mediante un sistema apropiado de muestreo durante la auditora y la verificacin.
Slo la informacin que es verificable puede constituir evidencia de la auditora. a evidencia de la
auditora debe ser registrada como tal.
La evidencia de la auditora se basa en muestras de la informacin disponible. Por tanto, hay un
cierto grado de incertidumbre en la auditora y aquellos que actan sobre las conclusiones de la
auditora deben conocer esta incertidumbre.
La figura 3 proporciona una visin general de los procesos de recopilacin de informacin para
alcanzar las conclusiones de la auditora.
FUENTES DE INFORMACIN
28
Evidencia de la auditora
Hallazgos de la auditora
Revisin
Conclusiones de la auditora
Figura 3 Vista general del proceso de recopilacin de informacin para alcanzar las conclusiones de
auditoria
entrevistas;
observacin de actividades;
revisin de documentos.
d)
e)
f)
g)
h)
6.5.5
las entrevistas deben llevarse a cabo con personas de diferentes niveles y funciones que
desarrollen actividades o tareas dentro del alcance de la auditora;
las entrevistas deben ser llevadas a cabo durante las horas normales de trabajo y en el lugar de
trabajo habitual de la persona que es entrevistada;
se debe hacer todo lo posible para calmar o tener tranquila a la persona que se va a entrevistar
antes y durante la entrevista,
debe explicarse la razn para la entrevista y cualquier nota que se tome;
la entrevista puede consistir inicialmente en preguntar a la persona que describa su trabajo;
deben evitarse las preguntas que predisponen las respuestas (preguntas inductivas);
los resultados de las entrevistas deben ser resumidos y revisados con la persona que ha sido
entrevistada;
se debe agradecer a las personas entrevistadas su participacin y cooperacin.
La evidencia de la auditora debe ser evaluada frente a los criterios de auditora para generar los
hallazgos de auditora. Los hallazgos de auditora pueden indicar tanto conformidad como no
conformidad con los criterios de auditora e identificar una oportunidad para la mejora.
El equipo auditor debe reunirse cuantas veces sea necesario para revisar los hallazgos de auditora
en momentos adecuados durante la misma.
Las conformidades deben ser resumidas para indicar la ubicacin, las funciones, el proceso, o los
requisitos que fueron auditados. Si estaba incluido en el plan de auditora, se deben registrar los
hallazgos de la auditora individuales de conformidad y sus evidencias.
Las no conformidades y las evidencias de la auditora que las soportan tambin deben registrarse.
Las no conformidades se pueden clasificar. Estas deben ser revisadas con los representantes
apropiados del auditado, el propsito de la revisin es obtener el reconocimiento de que la evidencia
de la auditora es exacta y que las no conformidades se han comprendido. Se debe realizar todo el
esfuerzo posible para resolver cualquier divergencia de opinin concerniente a las evidencias y/o los
hallazgos de la auditora, y deben registrarse los puntos en los que no haya acuerdo.
6.5.6
revisar los hallazgos de auditora y cualquier otra informacin apropiada recopilada durante
la auditora contra de los objetivos de la misma;
b)
c)
d)
la extensin del grado de conformidad del sistema de gestin con los criterios de auditora;
la efectiva implementacin y mantenimiento del sistema de gestin;
la capacidad del proceso de revisin del sistema para asegurar la continuacin de la viabilidad, la
adecuacin y la efectividad del sistema de gestin.
Las conclusiones de la auditora pueden llevar a recomendaciones relativas a las mejoras, el negocio, las
relaciones, la certificacin o registro, o futuras actividades de auditora.
6.5.7
La reunin de cierre, debe ser realizada para presentar los hallazgos y las conclusiones de auditora
de tal manera que sean comprendidas y reconocidas por el auditado, y para ponerse de acuerdo, si
es necesario, en el perodo de tiempo para que el auditado presente el plan de acciones correctivas
y/o preventivas. Los participantes en la reunin de cierre deben incluir el auditado y pueden tambin
incluir el cliente de la auditora y a otras partes. Si es necesario, el auditor jefe debe notificar al
auditado de situaciones que se han encontrado durante la auditora que pueden llevar a una
disminucin de la confianza que se puede obtener de las conclusiones de la auditora.
En muchos casos, por ejemplo, en auditoras internas en pequeas organizaciones, la reunin de
cierre puede consistir en comunicar los hallazgos de la auditora y las conclusiones de la misma.
Para otras auditoras, la reunin debe ser formal y las actas, incluyendo los informes de asistencia,
deben conservarse. La reunin dirigida por el auditor jefe debe llevarse a cabo en presencia de la
direccin del auditado y de los responsables de las funciones auditadas.
Cualquier opinin divergente relativa a los hallazgos de auditora o a las conclusiones entre el equipo
auditor y el auditado deben discutirse y si es posible, resolverse. Si no se resuelven, las dos
opiniones deben registrarse.
Si est especificado en los objetivos de la auditora, se deben presentar recomendaciones de mejora.
Se debe enfatizar que las recomendaciones no son de obligatorio cumplimiento.
31
6.6
6.6.1
El auditor jefe debe ser responsable de la preparacin y el contenido del informe de la auditora.
El informe de la auditora debe proporcionar un registro completo de la auditora, preciso, conciso y
claro, y debe incluir, o hacer referencia a lo siguiente:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
El informe de la auditora debe incluir tambin o hacer referencia lo siguiente, segn sea apropiado:
i)
el plan de auditora;
j)
k)
l)
la confirmacin de que los objetivos de la auditora han sido cumplidos dentro del alcance
de la auditora, de acuerdo con el plan de auditora;
m)
n)
o)
p)
32
q)
r)
6.6.2
6.7
FINALIZACIN DE LA AUDITORA
6.7.1
Los documentos que pertenecen a la auditora deben conservarse o destruirse de comn acuerdo
entre las partes participantes y de acuerdo con los procedimientos del programa de auditora y con
los requisitos legales o contractuales aplicables.
Salvo requisito legal, el equipo auditor y los responsables de la gestin del programa de auditora, no
deben revelar el contenido de los documentos, cualquier otra informacin obtenida durante la
auditora, o el informe de la auditora, a ninguna otra parte sin la aprobacin explcita del cliente de la
auditora y, cuando sea apropiado, del auditado. Si se requiere revelar los contenidos de un
documento de la auditora, el cliente de la auditora y el auditado deben ser informados tan pronto
como sea posible.
6.7.2
Finalizacin de la auditora
La auditora finaliza cuando todas las actividades incluidas en el plan de auditora se han ejecutado y
el informe de la auditora ha sido aprobado y distribuido.
6.8
33
La finalizacin y efectividad de la accin correctiva y/o preventiva debe verificarse de acuerdo con el
procedimiento. Esta verificacin puede ser parte de una auditora posterior.
El programa de auditora puede incluir el seguimiento por parte del equipo auditor. Este seguimiento
se considera una accin que aporta valor al utilizar la pericia de los miembros del equipo auditor. En
estos casos, se debe tener cuidado para mantener la independencia en las actividades de auditora
posteriores.
7.
7.1
GENERALIDADES
Competencia
Los auditores desarrollan, mantienen y mejoran su competencia a travs del contino desarrollo
profesional y de la participacin regular en auditoras (vase el numeral 7.5).
En el apartado 7.6 se describe un proceso para la evaluacin de los auditores y del auditor jefe del
equipo auditor.
MEDIO
AMBIENTE
CALIDAD
Conocimientos
y habilidades
especficos de
calidad
Conocimientos
y habilidades
genricos
(7.3.1
(7.3.1 y 7.3.2)
7.3.2)
Conocimientos y
habilidades
ambientales
especficos
(7.3.3)
Formacin
acadmica
(7.3.4)
Experiencia
laboral
Formacin
como auditor
Experiencia
en auditoras
(7.4)
34
Atributos personales (7.2)
En audito
35
7.2
ATRIBUTOS PERSONALES
Los auditores deben poseer atributos personales que le permiten actuar de acuerdo con los principios
de la auditora descritos en el captulo 4 y que contribuyen al rendimiento exitoso del auditor.
Un auditor debe ser:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
Este apartado describe tambin un proceso para evaluar auditores y jefes del equipo auditor as como
para el desarrollo profesional continuo y el mantenimiento de la competencia. El proceso de
evaluacin engloba cuatro pasos fundamentales. Estos son:
a)
identificar los tipos y niveles de conocimientos y habilidades para cumplir las necesidades del programa
de auditora (7.6.3);
b)
establecer indicadores de formacin acadmica, experiencia laboral, formacin del auditor y experiencia
en auditoras (7.6.4);
c)
d)
completar la evaluacin mediante la comparacin de los resultados con los indicadores identificados
(7.6.6).
7.3
CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES
7.3.1
36
b)
c)
d)
7.3.2
Los auditores jefe deben tener conocimientos y habilidades adicionales en el liderazgo de la auditora
para permitir al equipo auditor llevar a cabo la auditora de manera eficiente y eficaz. Los
conocimientos y habilidades en esta rea deben contemplar:
7.3.3
Los auditores de sistemas de gestin de la calidad deben tener conocimientos y habilidades en las
siguientes reas:
a)
b)
7.3.4
mtodos y tcnicas relativas a la calidad para permitir al auditor examinar los sistemas de
gestin de la calidad y generar hallazgos y conclusiones de la auditora apropiadas. Los
conocimientos y habilidades en esta rea deben contemplar:
terminologa de la calidad;
Los auditores de sistemas de gestin ambiental deben tener conocimientos y habilidades en las
siguientes reas:
a)
mtodos y tcnicas de gestin ambiental - para permitir al auditor examinar los sistemas de
gestin ambiental y generar hallazgos y conclusiones de la auditora apropiados. Los
conocimientos y habilidades en esta rea deben contemplar:
terminologa ambiental;
39
b)
c)
7.4
7.4.1
Auditores
Para adquirir la competencia necesaria para llegar a ser un auditor, una persona debe haber:
a)
b)
c)
d)
7.4.2
Auditor Jefe
Antes de asumir la responsabilidad de liderar un equipo auditor un auditor debe adquirir experiencia
en la auditora actuando como auditor jefe para desarrollar los conocimientos y habilidades descritas
en el apartado 7.3.2. Esta experiencia debe obtenerse bajo la supervisin y orientacin de otro
auditor calificado como auditor jefe.
7.4.3
Los auditores de sistemas de gestin de la calidad o ambiental que deseen llegar a ser auditores en
la segunda disciplina deben:
a)
b)
Los auditores jefe en una disciplina no deben llegar a ser auditores jefe en la segunda disciplina hasta
que hayan satisfecho lo establecido en los apartados anteriores.
Tabla 1 Ilustracin de indicadores de formacin acadmica, experiencia laboral, formacin del auditor
y experiencia en auditoras
41
Auditor en ambas
disciplinas
Auditor
Auditor jefe
Formacin
acadmica
Formacin acadmica
secundaria (vase
nota 1)
Nada adicional
Nada adicional
Experiencia laboral
total
Nada adicional
Nada adicional
Al menos 2 de los 5
aos
2 aos en la segunda
disciplina (vase nota
3)
Nada adicional
40 horas de
formacin en
auditora
24 horas de formacin
en la segunda
disciplina (vase nota
4)
Nada adicional
3 auditoras completas
y no menos de 15 das
de experiencia en
auditora en la
segunda disciplina
3 auditoras completas
y no menos de 15 das
de experiencia en
auditora actuando
como auditor jefe
Experiencia laboral
en el campo de la
gestin de la calidad
y ambiental
Formacin del
auditor
Experiencia en
auditoras
4 auditoras
completas y no
menos de 20 das de
experiencia en
auditora como
auditor en prcticas
Las auditoras
debern ser
realizadas dentro de
los 3 ltimos aos
consecutivos
NOTA 1
La formacin acadmica secundaria es aquella parte del sistema de formacin acadmica
nacional que viene a continuacin del grado primario o elemental, pero que se completa antes de la
entrada a la universidad o institucin educacional similar.
NOTA 2
El nmero de aos de experiencia laboral pude reducirse en un ao si la persona ha
completado una formacin acadmica postsecundaria apropiada.
NOTA 3
La experiencia laboral en la segunda disciplina puede ser simultnea a la experiencia laboral en
la primera disciplina.
NOTA 4
La formacin en la segunda disciplina es para adquirir conocimientos de las normas relevantes,
leyes, reglamentos, principios, mtodos y tcnicas.
7.5
7.5.1
42
7.5.2
Los auditores deben mantener y demostrar su capacidad para auditar a travs de la continua
participacin en auditoras de sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental.
7.6
7.6.1
Generalidades.
La evaluacin de los auditores y auditores jefe debe estar planificada, implementada y registrada de
acuerdo con los procedimientos del programa de auditora para proporcionar un resultado que sea
objetivo, coherente, veraz y fiable. El proceso de evaluacin debe identificar las necesidades de
formacin y de mejora de otras habilidades.
La evaluacin de los auditores se realiza por medio de las siguientes etapas:
evaluacin inicial de personas que deseen llegar a ser auditores como parte de
un programa de auditora;
La figura 5 ilustra la relacin entre la evaluacin inicial de un auditor, la seleccin del equipo auditor, el
desarrollo profesional continuado, el mantenimiento de la capacidad de auditar y el proceso continuo
de evaluacin del auditor.
43
Comienzo
Desarrollo posterior
Indicadores no cumplidos
Evaluaci
n inicial
inicial
Indicadores cumplidos
Desempeo
adecuado
Evaluacin
contina del
desempeo
(7.6)
(7.6)
Necesario un desarrollo
posterior
Auditor
Mantenimiento de la competencia
(7.5)
Auditora
(6)
7.6.2
El proceso de evaluacin
44
Paso 2
Los criterios pueden ser cuantitativos (tales como los aos de experiencia laboral y de educacin, el
nmero de auditoras realizadas, las horas de formacin en auditora), o cualitativos (tales como tener
atributos personales, conocimientos o desempeo de habilidades demostrados, en la formacin o en
el lugar de trabajo).
Paso 3
La evaluacin puede ser llevada a cabo por una persona o por un equipo utilizando uno o varios
mtodos seleccionados de los indicados en la tabla 2. A la hora de utilizar la tabla 2, se debe tener en
cuenta:
los mtodos sealados representan una variedad de opciones que pueden no ser
aplicables en todas las situaciones;
Paso 4
Realizar la evaluacin
45
Objetivos
Ejemplos
Revisin de registros
Entrevista
Evaluar
las
cualidades
personales, habilidades de
comunicacin, verificar la
informacin, examinar los
conocimientos,
adquirir
informacin adicional
Entrevistas
telefnicas
Observacin
Improvisacin,
presenciar
auditoras,
desempeo
de
cursos de capacitacin
Revisin despus de la
auditora
Examen
Reaccin positiva y
negativa
Encuestas,
cuestionarios,
referencias
personales,
recomendaciones, quejas
46
personales
La tabla 1 muestra indicadores de formacin acadmica, experiencia laboral, formacin como auditor
y experiencia en auditoras que pueden aplicarse por las organizaciones que realicen auditoras
internas o externas. Estos indicadores no son apropiados en todas las situaciones. En unos casos se
necesitan ms indicadores que en otros. Para auditores que realicen auditoras de certificacin o
auditoras de complejidad similar, estos indicadores deben ser los mnimos.
47
Tabla 3 Ejemplo de una estructura para la evaluacin del auditor en un programa interno de auditoras
Paso 1
reas de
competencias
Principios,
procedimientos,
procesos y tcnicas
de auditora
Documentos del
Sistema de Gestin y
otros documentos de
referencia
Paso 2
Paso 3
Criterios de evaluacin
Mtodos de evaluacin
Situaciones de la
organizacin
Leyes, reglamentos y
otros requisitos
aplicables
Herramientas y
tcnicas relacionadas
con la calidad
Productos, servicios y
procesos operativos
INTERNATIONAL STANDARD
Principios y tcnicas
de gestin ambiental
Ciencia y tecnologa
ambiental
Aspectos tcnicos y
ambientales de las
operaciones