COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA

REGLAMENTO DE CAJA CHICA

ADMINSITRACIN CENTRAL, RGANOS ADSCRITOS Y CONSEJOS REGIONALES
CAPTULO I
ARTICULO. 1: Disposiciones generales: Este reglamento tiene como objeto regular la
organizacin y el funcionamiento del fondo de caja chica del Colegio de Contadores Privados de
Costa Rica e incluye la administracin central, rganos adscritos y consejos regionales.
ARTCULO 2: Marco Conceptual.
Arqueo: Mecanismo de control que se utiliza para comprobar que los documentos y efectivo
contenidos en el fondo de caja chica, correspondan el monto autorizado.
Fondo de caja chica: Es un fondo de efectivo para la compra de bienes y servicios y adelanto de
viticos segn lo establecido en el presente reglamento.
Encargado de caja chica: Persona responsable del manejo, custodia y trmite del fondo de caja
chica.
Factura: Ttulo comercial con carcter de ejecutivo conforme con el Cdigo de comercio.
Vale de caja chica: Documento temporal a utilizar en adelantos de dinero para la compra de algn
bien o servicio.
Reintegro: Es el reembolso al fondo de Caja Chica de los dineros erogados y utilizados en la
compra de bienes, servicios y adelanto de viticos, amparados en comprobantes.
Liquidacin de vale de caja chica: Es el reembolso al Fondo de Caja Chica de los dineros
sobrantes y comprobantes de respaldo producto de la compra de bienes, servicios y adelanto de
viticos.
Se establecen los fondos de caja chica para las diferentes unidades del Colegio, de acuerdo con el
transitorio nico de este reglamento, el cual ser por un monto en colones, que se actualizar
mediante acuerdo de la de la Junta Directiva, y se aplicar en la adquisicin de bienes, servicios,
transportes y adelanto de viticos de menor cuanta, cuyos lmites se definen en el artculo 6.
El monto del fondo de Caja Chica para cada rea podr ser variado por la Junta Directiva a
solicitud del Director Ejecutivo, el cual deber respaldarlo con un estudio adecuado elaborado por
el Jefe Financiero Contable.
ARTCULO 3: En la Administracin Central el Director Ejecutivo es el funcionario facultado por
este reglamento para autorizar erogaciones de dinero con base en requisiciones para la compra de
bienes, servicios, transporte y adelantos de viticos, que sean necesarios, cancelar del fondo de
caja chica, en el caso de los Consejos Regionales esa responsabilidad le corresponde al presidente
y/o tesorero.

ARTCULO 4: Mediante el fondo de caja chica se pueden gestionar anticipos para gastos de viaje,
transportes y adquisicin de bienes y/o servicios.
Las peticiones de anticipos para gastos de viaje deben ser presentadas en el rea funcional donde
se encuentre la caja chica destinada para tal fin.
El anticipo deber estar debidamente refrendado por el Jefe respectivo y el efectivo se girar al
funcionario designado en el documento de trmite.
Debe utilizarse el formulario Solicitud de Adelanto de Viticos, el cual entre otros datos deber
llevar sello y firma del funcionario encargado de controlar el contenido presupuestario.
ARTCULO 5: Los montos para compras por caja chica se solicitarn ante el encargado de la caja
chica con base en el documento denominado vale de caja chica en el cual se detallar la fecha, el
rea solicitante, detalle del bien o servicio por adquirir, justificacin, nombre del funcionario
solicitante, firma del jefe de rea.
ARTCULO 6: Las compras por caja chica de bienes, servicios y viticos no podrn exceder el
equivalente en colones del 30% del fondo de caja chica.
En casos especiales y a criterio del Director Ejecutivo, se autorizar la erogacin de sumas mayores,
siempre y cuando no excedan del 50% del fondo de caja chica.
ARTCULO 7: El funcionario encargado de la custodia del Fondo de Caja Chica, ser responsable
por su correcto manejo, de conformidad con lo establecido en el presente Reglamento, sin
excepcin no se permitir el cambio de cheques personales.
ARTCULO 8: Cuando por razn justificada sea necesario trasladar la custodia y manejo de este
fondo a un funcionario distinto al designado en forma permanente, el traspaso se realizar estando
presente el coordinador del rea funcional de Tesorera y el funcionario a designar. Se efectuar un
arqueo interno, del cual se dejar constancia escrita, con la firma de los tres funcionarios
mencionados.
ARTCULO 9: Sin excepcin, la caja chica recibir devoluciones nicamente de dinero en efectivo.
ARTCULO 10: La caja chica contendr siempre el total del monto asignado, el cual, segn el caso,
estar integrado de la siguiente forma: dinero en efectivo, facturas y vales provisionales en trmite
de reintegro.
ARTCULO 11: Durante la jornada laboral el encargado del fondo ser el nico funcionario
autorizado para tener en su poder la llave de la caja donde se encuentra el dinero en efectivo.

ARTCULO 12: Las llaves de las cajas del fondo se guardarn en la Direccin Ejecutiva en un sobre
sellado y firmado por este y el encargado de la administracin y custodia de la caja chica
En caso de emergencia se autoriza al Director Ejecutivo en presencia del Auditor Interno para que
realicen la apertura de la caja.
CAPTULO II
Del vale de caja chica
ARTCULO 13: El vale se tramitar formalmente con base en la requisicin o adelanto de viticos
debidamente autorizados, para lo cual debe reunir los siguientes requisitos:
a) Pre numerados.
b) Fecha.
c) Firma y nombre (con los dos apellidos) y nmero de cdula del funcionario autorizado
para retirar el adelanto.
d) Firma del Encargado de la Caja Chica.
e) Justificacin de la compra del bien o servicio
f) Monto del vale de Caja Chica.
ARTCULO 14: La caja chica funcionar bajo el sistema de fondo fijo, sujeto a reintegros contra
presentacin de justificantes de pago.
ARTCULO 15: Los reintegros al fondo de caja chica sern confeccionados por el encargado del
mismo, cuando se hubiere desembolsado hasta el 70% del monto autorizado.
ARTCULO 16: Los reintegros de caja chica se ajustarn al siguiente trmite:
a) El encargado de la caja chica presentar al jefe Financiero, el resumen del reintegro
confeccionado mediante la frmula autorizada, adjuntando los comprobantes que lo
amparan para su revisin.
b) El jefe Financiero Contable har la revisin pertinente y autorizar la emisin del cheque de
reintegro a nombre del encargado del fondo de Caja Chica. El cheque y comprobantes de
respaldo sern remitidos a los funcionarios autorizados para firmar cheques y trmite
siguiente, los mismos debern de llevar el sello de cancelado y el nmero de cheque.
ARTCULO 17: En ningn caso, los funcionarios sealados en el artculo tercero de este
reglamento autorizarn la compra de bienes y Servicios por caja chica, de artculos que la
proveedura debe comprar regularmente.

CAPTULO III
De la liquidacin
ARTCULO 18: Los vales de Caja Chica debern confeccionarse en original y copia. El original se
mantendr en la Tesorera y servir de comprobante de pago; la copia se mantendr como
consecutiva. En el caso de anulacin de vales, tanto el original y la copia se mantendrn en el
consecutivo.

ARTCULO 19: La liquidacin de los vales deber hacerse a ms tardar el da hbil siguiente al
retiro del dinero, con excepcin de los viernes o un da inmediato anterior a un feriado, en los que
el reintegro del vale se har dentro del mismo da de la emisin o el da hbil siguiente.
Cuando la liquidacin se realice con posterioridad al plazo fijado, deber justificarse ante la
Direccin Ejecutiva, la cual evaluar si las razones del atraso proceden. Si no es as se actuar
conforme lo dispuesto en el Reglamento Interno de trabajo.
ARTCULO 20: El procedimiento de liquidacin de adelanto de viticos por medio del Fondo de
Caja Chica, ser el determinado por el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transportes para
Funcionarios Pblicos, emitido por la Contralora General de la Repblica.
ARTCULO 21: El encargado de la caja chica y el funcionario de la Oficina de Proveedura y o/
responsable de la liquidacin, debern velar porque los justificantes que son el sustento del egreso,
cumplan como mnimo con los siguientes requisitos:
a)
b)
c)

d)

Que la factura, tiquete o recibo sea original y preferiblemente autorizado por la

Administracin Tributaria.
A nombre del Colegio de Contadores Privados de Costa Rica, sin tachaduras ni borrones
enumerada y con fecha de emisin.
Especificar claramente y con detalle, la compra del bien o servicio recibido, cuya factura
deber ser emitida con fecha igual o posterior a la fecha de emisin del vale. No se
recibirn facturas con fechas anteriores a la emisin del vale.
En caso de que se requiera adquirir un bien o servicio que no posea factura timbrada, la
factura deber contener la siguiente informacin.
d1- Nombre del proveedor
d2- Telfono
d3- Cdula

ARTCULO 22: Los funcionarios del rea de Tesorera no entregarn vales de caja chica a nombre
de un funcionario, si este tiene pendiente la liquidacin de uno anterior, salvo casos excepcionales
debidamente justificados.
CAPTULO IV
De los arqueos
ARTCULO 23: Es responsabilidad del Jefe Financiero Contable, realizar arqueos del fondo de caja
chica cada vez que sea necesario, del cual quedar constancia por escrito, la que se archivar en un
consecutivo de control, con la firma del encargado del fondo de caja chica, del coordinador y de
quien practic el arqueo.
Estos arqueos debern practicarse en forma sorpresiva y al menos una vez al mes.
La Auditora Interna queda facultada por el presente reglamento para realizar arqueos en los
fondos de caja chica cuando as lo estime.

ARTCULO 24: Si producto del arqueo resultare una diferencia, esta deber justificarla el
encargado del fondo y deber depositar el sobrante en las cuentas del Colegio y el faltante de
forma inmediata al fondo de caja chica.
CAPTULO V
De las sanciones
ARTCULO 25: Todo funcionario que haga uso del fondo de caja chica, tiene por obligacin
conocer el presente reglamento. Su desacato y desobediencia se sancionar de acuerdo con el
Reglamento Interno de Trabajo.
ARTCULO 26: Estarn sujetos a la misma clase de sanciones que se especifican en el artculo
anterior, los funcionarios o jefaturas segn corresponda, que soliciten o autoricen vales sin
justificacin.
CAPTULO VI
Disposiciones finales
ARTCULO 27: El encargado de caja chica deber firmar una letra de cambio que respalde el
monto que la administracin le entreg para caja chica. Es responsabilidad del Director Ejecutivo
ejecutar esta accin.
ARTCULO 28: Corresponde velar por la aplicacin de este Reglamento al Director Ejecutivo.
ARTCULO 29: El presente Reglamento deroga cualquier disposicin de la misma naturaleza que
se haya emitido al respecto.
ARTCULO 30: La reforma total o parcial de este Reglamento requerir de la aprobacin de la
Junta Directiva.
ARTCULO TRANSITORIO NICO:
SE ESTABLECERAN LOS SIGUIENTES MONTOS PARA LOS DIFERENTES FONDOS DE CAJA CHICA.
FONDO DE TESORERA
FONDO DE CECAP
FONDO DE PORTERA

500.000.00
300.000.00
35.000.00

CONSEJOS REGIONALES
SANTA CRUZ
LOS SANTOS
LIBERIA
TURRIALBA
NICOYA
SAN RAMN
PREZ ZELEDN
CARTAGO

100.000.00
100.000.00
100.000.00
100.000.00
100.000.00
100.000.00
100.000.00
100.000.00

Aprobado por la Junta Directiva en sesin 3433-2011, de fecha 07/06/2011, mediante acuerdo 4.1.