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Manual EASYWAY BIOMETRICS Espanol PDF
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Veracidad
Es ms conveniente utilizar las unidades autnomas de huellas dactilares sin necesidad de un lector de tarjetas
o un asistente de tarjetas, sin preocuparse por la prdida o el dao de tarjetas, y sin necesidad de tener un
sistema de mantenimiento, ahorrando as tiempo y dinero en consumibles.
El sistema comprobar automticamente los usuarios y registrar la hora correcta al colocar su dedo en la
superficie del sensor de la terminal.
Funcin completa
El sistema puede realizar diferentes funciones, tales como modificaciones a los registros de asistencia el
clculo e impresin de reportes. Se pueden hacer la modificaciones por razones tales como vacaciones,
permisos, incapacidades, ausencias, etc.; el clculo y comprobacin se pueden llevar a cabo de acuerdo con
diferentes periodos de tiempo, departamentos, de forma individual o combinando modalidades, debido a las
diferentes razones de la ausencia; la generacin del informe y la funcin de impresin pueden realizarse
perfectamente.
El software le permite configurar turnos semanales, rotacin de turnos, etc. Se puede optar por varios turnos,
vacaciones colectivos o individuales y por horas extras, para cumplir con las necesidades especficas de cada
empresa.
Sistema autnomo
La terminal puede trabajar sin conexin a la PC, convenientemente en funcionamiento, y no necesita ocupar una
fuente energtica extra.
datos
programacin
tiempos de empleado
1Cuando utilice el software por primera vez, por favor, establezca los parmetros, incluyendo el nombre de la
compaa, las normas sobre el horario de asistencia, las normas para la asistencia temprana, tarda y las horas
extras, etc., los tipos de permiso. Cuando se complete la instalacin, normalmente no necesitar ninguna
modificacin a no ser que la normativa de gestin de la compaa cambie.
2Habitualmente, hay diversos departamentos en una compaa y todos necesitan ser ingresados de forma
manual, a diferencia de la importacin directa de empleados. El ingreso de cada departamento en el sistema
deber completarse antes del mantenimiento de los empleados.
3 Cuando el software sea utilizado por primera vez, por favor, cree un archivo de texto (*. txt) o un archivo de
MS Excel (*.xls) para los empleados de la compaa de acuerdo con uno de los formatos. Para el formato, por
favor, referirse aimportar lista de empleados para que todos los empleados puedan importarse al sistema
en un solo proceso. Los empleados pueden ser aadidos, suprimidos o modificados y transferidos a un nuevo
departamento durante la futura utilizacin del sistema.
4Primero introduzca el horario conveniente (incluyendo las horas de trabajo obligatorias y las que no lo son),
de acuerdo con la normativa de la compaa, y entonces, establecer los turnos.
5Despus del establecimiento de turnos, el sistema funcionar a partir que los turnos queden asignados para
cada empleado. Cada empleado podr tener un slo turno. Por favor, tener en cuenta: la fecha de inicio del
turno. Despus de la asignacin del turno, la fecha y las horas de trabajo acordadas se podrn visualizar para
cada empleado en concreto.
6Los registros de las transacciones se almacenan en la unidad de control de asistencia. Por favor, descargue
los registros de la terminal antes de hacer los clculos para el reporte. Adems, la informacin de los empleados
y los templetes de las huellas dactilares podrn cargarse y descargarse entre el dispositivo y la PC. Por favor,
para una informacin ms detallada consultar Terminales EasyWay Biometrics
7En una compaa muchas veces hay empleados, que solicitan vacaciones o que olvidan realizar su checada.
Cuando esto ocurra, se recomienda corregirlo a tiempo en el software para asegurarse que el informe estadstico
siga siendo correcto.
8Despus de realizar la operacin anterior, podr realizar el reporte final. El reporte puede mostrarle el
estado del control de asistencia de uno o todos los empleados de un departamento concreto durante cierto
periodo de tiempo.
En el [Clculo de asistencia y reporte], por favor, seleccione primero la fecha de inicio y finalizacin del periodo
para los empleados, presione Calcular y el sistema calcular y comprobar automticamente la validez de los
registros. (Puede producirse algn registro invlido durante la utilizacin de la unidad. Esto ocurre si un
empleado autentifica el dedo dos veces en un periodo muy corto de tiempo, caso en que uno de los registros se
considerar invlido). Si hay algn error en los clculos del software, el administrador tambin podr modificarlo
manualmente para asegurarse de que el resultado es correcto.
Por favor, tenga en cuenta que: a partir del organigrama de arriba, podemos observar si hay algn error de
clculo en la informacin para un empleado, puede ser debido a las siguientes razones:
Excepciones como en el caso de empleados con permisos, vacaciones, etc. /olvido el marcaje del
tiempo de entrada o salida.
CONTENIDO
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Inicialmente deber instalar el software de Control de personal en la PC. Por favor, ejecute los siguientes pasos:
Entorno de trabajo
Hardware necesario:
Pentium500 o ms;
Se recomienda una Memoria de 512 o ms;
Espacio mnimo de hardware 500 Mb
Puerto USB
CD-ROM (el CD-ROM es necesario para la instalacin)
Sistema Operativo
Microsoft Windows XP
Instalacin del sistema
Inserte el disco del control de asistencia en el CD-ROM y el disco y se inicializar automticamente el programa
de instalacin. En caso contrario, por favor, activar el setup.exe en el directorio de raz del disco. Aparecer
automticamente la siguiente ventana:
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Seleccionar el directorio deseado para instalar el programa, por defecto ser C:\Program Files/Easy Way.
Presione Siguiente para Continuar con la instalacin (ver la imagen de abajo):
Presione Atrs y la instalacin volver a la pantalla previa y re-seleccionar el directorio deseado; presione
Siguiente y la instalacin comenzar tal y como muestra la siguiente imagen:
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El software de Sistema de Control de Asistencia, recolecta los controles de asistencia de todas las terminales, y
hace los clculos de acuerdo con la configuracin de turnos y finalmente genera diferentes reportes. El software
puede gestionar toda la informacin sobre los empleados, establecer normas de asistencia, etc.
Iniciar sesin
Hacer doble clic en el icono
la gestin del programa. La ventana de iniciar sesin aparecer automticamente, tal y como se indica:
El nombre por defecto del administrador es Admin y la clave de acceso est vaca.
Registrarse en el sistema y se pondr en marcha la siguiente interfaz:
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Configuracin de parmetros
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Parmetros bsicos:
Introducir el nombre de la compaa, esta informacin se la emitir como encabezado de los diferentes reportes.
Para un da de trabajo, el nmero de minutes sern la base para hacer el clculo del control de asistencia, que
ser la conversin estndar para calcular los minutos de retraso/salida antes de tiempo/horas extra. El minuto es
el estndar de conversin para horas y das de trabajo.
n de minutos tarde del horario entrada al trabajo se puede establecer cuando la checada de entrada es
obligatorio, minutos antes de salida de horario de trabajo cuando es obligatorio checar para salir. El trabajo
considerado horas extras tambin puede calcularse en funcin de los minutos de trabajo extras a partir de la
hora de salida.
Iniciar reglas:
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Tipos de permiso:
Presione Agregar, ingrese el nombre del tipo de permiso, escoger el color deseado y presione Salvar.
Modificar:
Seleccionar el nombre del tipo de permiso que se necesite modificar, presioneModificar, introducir el nuevo
nombre del tipo de permiso y el color, presioneSalvar.
Borrar:
Seleccionar el nombre del tipo de permiso que se necesite eliminar, presioneBorrarry presione OK
para concluir.
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Esta pgina aade el valor correspondiente para datos generales de los empleados como nacionalidad, nivel
educativo, estado civil, etc., podr agregar los campos que necesite para ingresar en el menMantenimiento
de empleados.
Gestin del administrador
Modificar un administrador:
Seleccionar el nombre del administrador, presioneModificar, introducir el nuevo nombre del administrador y
sus opciones de operacin correspondientes enAdministradory presionarSalvar.
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Borrar un Administrador:
Introducir la clave de acceso original enClave anterior, introducir la nueva clave de acceso enClave
nueva, introducirla de nuevo enConfirmar clavey presioneOK.
Modificar parmetros de registro.
Seleccionar departamento, ID de los empleados e intervalo de tiempo y presioneBuscary los registros que
coincidan con la condicin de arriba se ordenaran tal y como se indica posteriormente:
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Nota: Los registros muestran todas las modificaciones de los registros de los tiempos de control de asistencia; Si
anteriormente se ha revisado un registro de asistencia de forma incorrecta, se podr recuperar eligiendo este
registro y presioneReiniciar
PresioneCerrarpara salir.
Manejo de registros
Este sistema adopta la interfaz de base de datos de Microsoft ADO. La conexin de la base de datos es a MS
Access 2000. Por defecto se emplea el archivo att2003.mdb dentro del directorio de configuracin principal. Se
puede establecer una conexin a la base de datos de nuevo, de acuerdo con las condiciones de la instalacin.
Si aparece el siguiente error, se debera conectar la base de datos de nuevo:
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de datos. (Nota: se puede presione Probar Conexinpara comprobar si la conexin de base de datos es
correcta).
Salir del sistema
Presione Salida del sistemaen el men del sistema. Aparecer el men siguiente:
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Departamentos
Crear departamentos
Presione AgregarIngresar el nombre del nuevo departamento y presione Salvarpara aadir un subdepartamento para el departamento.
Modificacin de un departamento:
Escoger el departamento, presione Modificar e introducir el nombre del nuevo departamento y presione
Salvar.
Borrar un departamento
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Aadir personal:
Escoger el departamento al cual pertenecen los empleados, presione Agregarr, e ingresar la informacin
de los empleados, posteriormente presione Salvar.
(Nota: Las opciones Calcular asistencia,Calcular horas extras(sobretiempo),Descanso en festivos de abajo
de Configuracin de asistencia estn correlacionados con el reporte, es importane establecerlos correctamente.
Si la casilla de Calcular asistencia de estos empleados no se selecciona, no habr un resultado estadstico
para estos empleados en el informe. Si la casilla de Calcular sobretiempo no se seleccionara, el resultado
estadstico para las horas extras de estos empleados ser de 0, a no ser que hayaTurnos temporalesque lo
definan como horas extras; si la casilla de Descanso en festivos no se marca, los descanso no tendrn efecto
en los turnos para estos empleados; si la casilla Descanso en festivos si se marca, entonces, aunque haya
turnos durante dichos das para los empleados, se considerarn invlidos. Si hay registros de control de
asistencia, sern considerados como horas extras gratuitas.
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Modificar el personal
Escoger los empleados, presione Modificar e introducir la nueva informacin, posteriormente presione
Salvar.
(Nota: El ID de los empleados ser un identificador nico para cada uno, de forma que solo podr ser creada o
suprimida, pero no modificada)
Borrar de personal
Transferir empleados
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Exportacin de personal:
Presione con el botn derecho sobre el empleado y aparecer la siguiente ventana automticamente:
Por favor, seleccionar el directorio deseado para la exportacin, con un formato de archivo (txt o xls) y un
nombre. Presione Guardar para confirmar la operacin.
Atencin: El archive Excel exportado puede utilizarse como informacin de la copia de seguridad e importarse de
nuevo.
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Gestin de asistencia
Presione Agregar introducir el nombre del los das festivos y su normativa. Presione Salvar.
Modificar das festivos o vacaciones
Seleccionar el da festivo que requiera modificar, presione Modificar e introducir la informacin nueva.
Presione Salvar.
Eliminar das festivos
Seleccionar el o los das festivos que requiera suprimir, presione Borrar.
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GESTIN DE TURNOS
Relacin existente entre turnos y horarios:
El establecimiento de los turnos debera realizarse en dos pasos: Primero, establecer los horarios necesarios.
Segundo, establecer los turnos. Se pueden incluir dos horarios en un mismo turno.
El horario ser el periodo establecido entre las horas de entrada y de salida establecidas segn las reglas de la
compaa. Por ejemplo, si la normativa de la compaa requiere un horario de trabajo de 08:00-12:00 y de 13:0017:00; entonces 08:00-12:00 y 13:00-17:00 se considerarn dos horarios. Si se necesita establecer dicho turno,
se establecern en primer lugar estos dos horarios. Se utilizar el horario maana para indicar 08:00-12:00 y
el horario tarde para indicar 13:00-17:00; de forma que queden establecidos ambos horarios. (Para ms
detalles ir al captulo de aadir horarios) y posteriormente podr aadir un turno como Turno normal en el que
el Turno ciclo y la unidad de ciclo queden establecidos. Posteriormente aadiremos los dos horarios maana y tarde para completar el establecimiento de los turnos. Esta explicacin es una breve introduccin
para hacerse una idea general sobre la relacin existente entre turnos y horarios. Los detalles para el
establecimiento de turnos se encuentran en las siguientes secciones.
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Seleccionar el nombre del horario que se quiera modificar, y presione Modificar, posteriormente introducir la
nueva informacin, presione Salvarcuando haya terminado.
Eliminar el horario
Seleccionar el horario que se desee eliminar, presione Borrar, y presione OKpara asegurarse.
(Por favor, tener en cuenta que: Los horarios de marcaje de entrada y salida crean el intervalo de tiempo vlido
para el marcaje de entrada. Los marcajes fuera de este intervalo de tiempo se considerarn registros invlidos.
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Lo mismo pasar con el horario de marcaje de salida. Por favor, establecer ambos horarios de acuerdo con las
situaciones prcticas de cada compaa.)
Ejemploaadir un horario:
Aadir un turno:
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Modificar un turno:
Paso2
Aadir el horario de trabajo correspondiente de acuerdo con el Ciclo: Primera semana (Matutino), de lunes a
viernes.
PresioneAgregary aparecer la siguiente ventana automticamente:
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Seleccionar el horario Matutino que se quiera aadir y seleccionar el intervalo de tiempo a aplicar a este
horario de lunes a viernes de la primera semana y presione OK para completar la operacin la
configuracin de esta primera semana.
La segunda semana (Vespertino, de lunes a viernes)
PresioneAgregar, realizar la correspondiente operacin en la siguiente ventana (ver los resultados de
abajo):
Presione OKpara completar la operacin de configuracin para el horario de trabajo de la segunda semana.
La tercera semana (turno Nocturno, de lunes a viernes).
PresioneAgregar, realizar la operacin correspondiente en la ventana siguiente (ver los resultados de
abajo):
Presione OK para completar la operacin de la configuracin del horario de trabajo de la tercera semana.
Despus de realizar los pasos anteriores, por favor, no olvidarse de presione Salvary la configuracin de
los tres turnos quedar terminada (ver la imagen de abajo):
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Si la unidad de ciclo de planificacin del horario es el mes y la cantidad del ciclo es de ms de 2, la fecha de
inicio quedar fijada como 1er da del mes.
Supresin de turnos
Seleccionar los turnos que se quieran suprimir, presione el botn Borrar y presione OK.
Establecer un turno temporal
Cuando el horario uno o ms empelados necesite ser cambiado temporalmente, presione aadirtemporal y
aparecer la siguiente ventana:
Presione Aceptar para poder fijar el nuevo turno temporal. Posteriormente presione Agregar y
aparecer la siguiente ventana automticamente:
Presione OKpara guardar los horarios. PresioneSalvarpara guardar los nuevos turnos temporales.
Borrar : Suprime los horarios seleccionados;
Borrar tiempo: Suprime todos los horarios dentro del intervalo de tiempo seleccionado;
Cancelar: Suprime los horarios temporales existentes en el intervalo de tiempo seleccionado;
Registros de asistencia
Presione Registros de Asistenciaen el menAsistencia, aparecer la ventana siguiente:
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Seleccionar el departamento, No. de usuario, rango de tiempo, que se quieran consultar, posteriormente
presione Bsqueda, y le mostrar el registro de control de asistencia correspondiente.
Previsualizacin del reporte del registro de asistencia.
Si requiere exportar el registro de asistencia, solo debe presionar en el botn Exportar para enviar a un archivo
txt o xls.
PresioneModificar Barray aparecer una ventana para modificar datos de tiempo y registros de asistencia.
Formularios del informe estadstico de asistencia
Seleccionar la fecha de inicio y finalizacin, el departamento y los empleados que se quieran calcular,
posteriormente presione Calcular, aparecer la siguiente ventana:
Hay cuatro tablas de informacin despus de la bsqueda y el clculo, que pueden visualizarse respectivamente:
Excepcin de asistencia: Muestra el resultado de los registros de asistencia originales;
Excepcin de cambiosMuestra la asistencia de los empleados en el periodo de tiempo predeterminado;
Otras excepcionesMuestra los permisos de los empleados, de vacaciones, horas extras, etc.;
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tems calculadosMuestra las elementos calculados de los empleados, tales como normal, actual, tarde,
temprano, ausente, horas extras etc.
Excepciones en registros de asistencia con los que se ha tratado:
Abrir la tarjeta con las opciones de excepciones en los registros para trabajar con dichos registros:
Dichos errores se reflejaran descritos como error de estado, registro invlido, registro repetido, etc. (Si se
quiere anotar las modificaciones, presione la tecla derecha y aparecer el siguiente men):
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Imagen D
Reporte de Asistencia: Calcula el registro de asistencia de los empleados;
Reporte Diario: Calcula el registro diario de asistencia de los empleados;
Reporte General:Calcula todos los elementos de asistencia de los empleados tales como normal, tarde,
temprano, ausente, horas extras etc;
Reporte excepciones: Calcula horas extras, ausentismos permiso etc;
Crear reporte para barra correspondiente: Imprime una previsualizacin de la actual tabla de elementos.
Ver los informes respectivamente:
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Otro informe:
Imprimir el informe:
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Buscar el archivo del reporte (*.frp) que se desee abrir, seleccionarlo y presioneAbrirpara ver el informe.
Guarda el informe en un archivo;
Seleccionar el directorio para guardar el reporte, introducir el nombre del archivo y presioneGuardarpara
completar la operacin y obtener una copia de seguridad para futuras comprobaciones o para copiarlo a otro
ordenador e imprimirlo; la extensin del nombre del archivo es*.frp.
Imprimir reporte;
Cerrar la vista preliminar;
Exportar los datos:
PresioneExportar y se exportaran los datos de la tabla de la ventana actual a un archivo (*.txt o *.xls). Tiene
la misma funcin queExportar datospresione el botn izquierdo sobre cada tabla.
Excepciones:
Excepcin y aparecer el siguiente men automticamente:
Presione las opciones una a una en el men y aparecern los siguientes mdulos respectivamente: Anexar
Registro, Tarde/Temprano colectivamente, Dejar empresa y modificar registro de entrada. Si
el resultado del clculo resulta incorrecto para algunos empleados, en primer lugar, deber comprobar si se trata
de un permiso de trabajo o de un olvido de checada de este empleado. De ser as, deber modificar el registro a
travs del men anterior.
Cmo tratar las excepciones
Presione Excepcin en el men principal, aparecer lo siguiente:
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Cuando el personal no pueda marcar la hora de entrada o salida porque estn ausentes o de vacaciones, para
garantizar la exactitud de la estadstica final, se debera realizar una configuracin a travs de esta funcin.
Si un empleado no realizo su checada por alguna razn especial, se puede utilizar esta funcin para aadirla al
registro de asistencia. Presione Anexo de registros en el menexcepcin, aparecer la siguiente
ventana:
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Registros grupales.
Cuando una parte o todos los empleados de un departamento no hayan checado la hora de entrada o de salida
por alguna razn, podr utilizar esta funcin para aadir el registro grupal masivo, presioneexcepcinen
Anexo de registros colectivo, aparecer lo siguiente:
Cuando los empleados llegan tarde o salen antes de hora de forma colectiva por alguna razn permisible, se
puede usar esta funcin. Presione Trato colectivo tarde/temprano en el men de excepcin. Aparecer la
imagen siguiente:
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6. PresioneOKpara confirmar.
MANTENIMIENTO DE DATOS
Presione
Seleccionar el archivo correcto, puede ser en los formatos *.txt o MS Excel ( *.xls), posteriormente presione
abrirpara volver a la ventana anterior, presione OKpara empezar
La definicin del formato de los datos ser en*.txt, tal y como se indica posteriormente:
Este formato de archivo solo podr importar informacin de los empleados, como por ejemplo su ID, nombre,
departamento;
El formato de los datos debe seguir el orden: Empleados ID+Tab+Nombre+Tab+Departamento;
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Cada informacin de un empleado ocupar una lnea, sin dejar espacios en blanco entre sta y la siguiente
Ver. la ventana siguiente:
La definicin del formato de los datos ser en MS Excel*.xls, tal y como se indica posteriormente:
Este formato de archivo puede importar informacin de los empleados incluyendo: ID, nombre, departamento,
tarjeta, posicin, fecha de contratacin, telfono, direccin, sexo, nacin, aniversario, lugar de nacimiento,
Tarjeta ID, mvil, educacin, SIN, especialidad; poner dichos registros en la lnea de arriba e introducir los
mismos en orden el cual no podr ser modificado.
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Presione Eliminar datos obsoletos en Mantenimiento de datos men. Aparecer la siguiente ventana:
Despus de la utilizacin del sistema durante largo tiempo, se obtendr un gran nmero de datos obsoletos en la
base de datos. Esto inutiliza espacio en el disco duro e influencia la velocidad de vuestro sistema de operacin.
En este caso, podris utilizar esta funcin para eliminar estos datos.
Seleccionar la fecha de finalizacin para eliminar los datos y presione limpiar para completar esta
operacin, despus de la eliminacin, el sistema le pedir que comprima la base de datos tal y como se indica
posteriormente. Seleccionar OK para terminar. (Atencin: slo se podrn limpiar datos de un mes anterior)
Para asegurarse de la seguridad y recuperabilidad de los datos, recomendamos hacer una copia de seguridad
de la base de datos regularmente. Presione Respaldar base de datosen el menMantenimiento de datos
, posteriormente seleccionar la ruta para guardar el respaldo de la base de datos. Presioneguardar
cuando haya finalizado.
Procedimiento manual de la copia de seguridad de la base de datos: Copiar el Att2003.mdb del directorio de
instalacin en la ruta que se desee guardar la copia de seguridad de la base de datos, de manera que si se
colapsa el sistema, slo se tendr que copiar el Att2003.mdb al directorio de instalacin otra vez despus de la
re-instalacin.
Inicializacin del sistema
Presione Inicializar el sistema en Mantenimiento de datos para inicializar el sistema. (Nota: Despus
de la inicializacin del sistema, se perder toda la informacin y el sistema volver de nuevo al estado inicial. Por
favor, asegurarse de que se quiere inicializar el sistema).
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Conexin
Manejador de Programa
Se puede aadir el programa externo al programa de control de asistencia para diferentes operaciones, por
ejemplo, si se necesita la terminal Easy Way Biometrics cuando estamos trabajando, se puede presione el
men conexinManejador Programa , aparecer la siguiente ventana:
PresioneAgregar, ingresar Terminal Easy Way Biometrics en el campo de introduccin delNombre del
programa, introducir c:\winnt\....... (Ruta archivo) en el campo de introduccin de archivo ejecutable, presione
para encontrar el programa, presioneSalvarpara finalizar.
Terminales EasyWay Biometrics
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