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Caso Practico Auditoria Integral
Caso Practico Auditoria Integral
Atentamente,
Juan Franco
Presidente del Consejo de Administracin.
Laboratorio La Calidad S. A.
Alcance de la Evaluacin
Consistir en evaluar los niveles de productividad que obtuvo el Laboratorio La
Calidad en el ao 2007 y su comparacin con el ao 2008 en sus reas de
produccin.
Resultados Esperados
Medir el nivel de productividad alcanzado en el ao 2010 por el Laboratorio La
Calidad y su comparacin con el ao 2011 en sus reas de produccin y
establecer sus indicadores, comparar los dos aos y proponer las medidas
necesarias para elevar su nivel de productividad, si fuere necesario.
Coordinacin
El grupo de profesionales que llevaran a cabo la evaluacin, estar integrada
en la siguiente forma:
Coordinador General: Estar a cargo de un Contador Pblico y Auditor, con
experiencia en Auditora Integral.
Grupo Multidisciplinario de expertos: Estar conformado por los siguientes
profesionales con experiencia en su rea de especializacin, Ingeniero Qumico
con experiencia en el manejo de plantas farmacuticas. Contador Pblico y
Auditor con conocimientos de sistemas de informacin y administracin de un
laboratorio farmacutico nacional. Licenciada en Farmacia con experiencia
como Directora Tcnica en laboratorios farmacuticos. Licenciada en Farmacia,
experta de la Organizacin Mundial de la Salud (OMS), para la evaluacin de la
planta con relacin al cumplimiento de las Buenas Prcticas de Manufactura de
acuerdo al informe 32 y grupo de evaluadores, tcnicos o profesionales con
experiencia en laboratorios farmacuticos, en las reas de fabricacin, logstica
y mantenimiento.
El Entorno:
El Laboratorio La Calidad se ve afectado por los siguientes aspectos
macroeconmicos:
Base Legal
Marco Geogrfico
Por la ubicacin geogrfica donde se encuentra el Laboratorio La Calidad, S. A.
los siguientes aspectos influyen en sus actividades:
Gerente de Produccin
Gerente de Finanzas
Juan Franco
Presidente del Consejo de Administracin
Laboratorio la Calidad, S. A.
Estimado Ingeniero Franco:
A continuacin presentamos nuestra propuesta de servicios profesionales para
realizar una auditora integral a su rea de produccin y sus niveles de
productividad en los aos 2010 y 2011.
Con esta propuesta esperamos confirmar nuestro entendimiento de las
responsabilidades mutuas de nuestro trabajo como auditores del Laboratorio La
Calidad, S. A.
Alcance de la Auditoria:
Consistir en evaluar los niveles de productividad que obtuvo el Laboratorio La
Calidad, S. A. en el ao 2010 y su comparacin con el ao 2011 en su rea de
produccin.
Resultados Esperados:
Responsabilidad de la Administracin:
La administracin del Laboratorio la Calidad, S. A. es responsable de
proporcionar toda la informacin necesaria para realizar los procedimientos en
la pruebas de evaluacin, as como poner a disposicin al personal tcnico y
profesional para realizar las entrevistas y cuestionarios, le dar seguimiento a
las recomendaciones que vaya sugiriendo el grupo de evaluadores, as como
realizar las reuniones necesarias para ampliar la informacin obtenida.
Informes a entregar:
Como parte de nuestra evaluacin se estara entregando al Laboratorio, lo
siguiente: Informe final de los hallazgos y recomendaciones de la evaluacin, el
cual se entregar el 21 de junio del 2012.
Honorarios
Nuestros honorarios se calculan sobre la base del tiempo que intervienen
nuestros socios y los profesionales nombrados para realizar la evaluacin.
Hemos estimado nuestros honorarios en Q.30,000.00 mas IVA, los cuales
debern ser cancelados de la siguiente manera: primer del 60% al inicio de la
evaluacin y 40% contra entrega del informe final.
Si encontramos alguna circunstancia que pueda afectar significativamente el
alcance de nuestro trabajo y los honorarios antes indicados se los
informaremos de forma inmediata.
Si la propuesta llena sus expectativas, favor confirmarnos su aceptacin.
Atentamente
Lic. Pedro Pablo Contreras Aquino
CPA Colegiado No. 099999
LABORATORIO LA CALIDAD
Guatemala, 25 de abril del 2009
Licenciado
Jorge Fernando Contreras Aquino
Contador Pblico y Auditor
8 Calle 2-34, Zona 10
Guatemala, Ciudad
Estimado Lic. Marroqun:
Hemos ledo con detenimiento su propuesta de servicios para realizar una
auditora integral al rea de produccin de nuestro Laboratorio La Calidad, S.A.
Por este medio deseamos confirmar nuestra aceptacin a la misma.
Esperamos que nuestro personal les d la mejor atencin en beneficio de que
la evaluacin a realizar nos d los mejores resultados en beneficio de nuestro
laboratorio.
Atentamente,
Laboratorio La Calidad, S.A.
10
Personal Clave
Es el personal con que se realizarn las entrevistas, anlisis y cuestionarios.
Gerente de Finanzas
Pruebas de Control
El conocimiento del control interno se realizar por medio de cuestionarios y de
narrativa. Para probar la eficacia operativa de los controles del rea de
Produccin.
Procedimientos Sustantivos
Para llevar a cabo las pruebas
del Grupo de Evaluadores y
experiencia de cada uno de
profundizacin de las mismas,
Clave.
Aspectos a Analizar
Entrevistas
Cuestionarios
Medicamentos
Envase y embalaje
13
Nuevos materiales
Estructura Organizacional
Se encontr la necesidad de reestructurar la organizacin actual para poder
cumplir con los objetivos, las atribuciones y sus responsabilidades.
Dentro de la estructura existan algunas reas que no tenan una ubicacin
adecuada, de manera particular en las direcciones de administracin, finanzas,
promocin y ventas. Tampoco se contemplaba un rea de organizacin y
mtodos lo que repercuta en la falta de controles y manuales actualizados de
organizacin.
Organizacin
Los manuales de organizacin y procedimientos, requeran de actualizacin y
deban implantarse a nivel departamental a fin de que el personal los conociera
y utilizara para facilitar y tener eficiente su trabajo.
Polticas Institucionales y Normas de Operacin
La empresa se encontraba en un proceso de redefinicin tanto de sus polticas
generales de actuacin como de sus normas de operacin en cada una de sus
reas.
Esta decisin fue fundamental para la organizacin a fin de limitar y regular la
actuacin de cada direccin y/o rea. En el momento de la revisin
funcionaban en completa libertad, de que restringiera las posibilidades de
calificar su cumplimiento.
Sistemas y Procedimientos
Se observ la necesidad de disear un sistema integral de informacin interna,
que vinculada con una red de sistemas y procedimientos, hiciera ms eficaz la
operacin de la empresa, as como fortalecer la infraestructura existente en el
rea de informtica.
Administracin del Recurso Humano
15
Un programa de capacitacin.
Control Interno
El propsito de la evaluacin del control interno es determinar el nivel de
confiabilidad del funcionamiento de los procedimientos establecidos, al realizar
la evaluacin se encontr que la situacin del control interno era el siguiente:
Auditoria Integral
Laboratorio la Calidad, S. A.
Cuestionario rea de Personal
Enero-Junio 2012
PT A
Elaborado por
Revisado por
1
LFPP Fecha 17/05/12
MMBG Fecha 19/05/12
SI
NO
SI
Agencia de empleo SI
Bolsa de trabajo
NO
Peridicos y revistas
SI
Universidades
SI
Otros.
NO
3. Llenan los aspirantes una solicitud de empleo que consigne sus datos
personales y los relativos a la escolaridad, especializacin experiencia y
referencias de trabajo?
SI
NO
NO
NO
NO
SI NO
b. Experiencia?
SI NO
18
c. Habilidad?
SI NO
d. Integridad?
SI NO
e. Dinamismo?
SI NO
11. Se adaptan los hombres a las funciones o las funciones a los hombres?
Todo puesto se llena con la persona que llene las caractersticas del
puesto.
12. Se colocar la persona adecuada en el puesto adecuado?
SI
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
SI
NO
NO
SI
b. Manuales de organizacin?
NO
SI
NO
NO
NO
NO
NO
NO
20
Auditoria Integral
Laboratorio la Calidad, S. A.
Cuestionario rea Recursos
Materiales
Enero-Junio 2012
PT B
Elaborado por
1
Fecha 17/05/12
LFPP
Revisado por
NO
NO
21
3. Son adecuados?
SI
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
18. Los equipos son suficientes y adecuados para apoyar los trabajos de
inversiones y desarrollo tecnolgico?
Con excepcin de los mencionados anteriormente
19. Se cuenta con servicios de procesamiento de datos?
SI
NO
SI
b. Energa Elctrica
SI
c. Gas
SI
d. Combustible
SI
e. Comunicacin en general
SI
f. Medios de transporte
SI
NO
NO
NO
Auditoria Integral
Laboratorio la Calidad, S. A.
Cuestionario Area
Mantenimiento
Enero-Junio 2012
PT C
Elaborado por LFPP
Revisado por
1
Fecha 17/05/12
NO
NO
NO
NO
NO
25
Auditoria Integral
PT D
Laboratorio la Calidad, S. A.
Elaborado por
Cuestionario Area Adquisiciones Revisado por
Enero-Junio 2012
1
LFPP Fecha 17/05/12
MMBG Fecha 19/05/12
NO
NO
NO
SI
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
28. En caso de que no exista presupuesto, qu procedimiento se sigue para
su autorizacin?
Aprobacin Gerencia Corporativa
29. Antes de autorizar los pedidos de compras, se verifican las existencias en
el almacn?
Hay un clculo de materiales que verifica adems los materiales
en trnsito
30. Dnde y quines elaboran el pedido de compras?
El Gerente de Planta
31. Una vez aprobada la requisicin, quines la firman?
Se aprueba electrnicamente por el Gerente de Planta la solicitud
de compra.
La orden de Compra lleva la firma del Gerente de
Planta y el Gerente
Corporativo.
32. Los pedidos de compras estn foliados?
SI
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
31
NO
NO
NO
c. Precios?
SI
NO
NO
NO
Auditoria Integral
Laboratorio la Calidad, S. A.
Cuestionario Area Proveedores
Enero-Junio 2012
PT E
1
Elaborado
por
LFPP Fecha 17/05/12
Revisado
por
MMBG Fecha 19/05/12
NO
Contabilidad y Tesorera
4. Hay mtodos establecidos para controlar las facturas recibidas?
SI
NO
Descrbalos brevemente:
Sistema de contrasea con talonarios numerados y personas
responsables de
su manejo
5. Existe un procedimiento de revisin previo al pago? En caso afirmativo,
Qu rea lo realiza?
un informe
de Calidad.
NO
NO
NO
NO
NO
SI
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
35
NO
NO
25. Se tiene establecido lmite en importes para firma de los cheques para los
directivos responsables?
No hay lmites
26. Indique cules son.
No hay lmites
27. En la pliza de egresos se registra el asiento contable correspondiente?
SI
NO
NO
NO
Descrbalo brevemente:
Tesorera entrega los cheques con un listado a una entidad
bancaria la cual los
entrega a los proveedores una vez a la
semana.
31. Se usan mquinas protectoras de cheques?
SI
NO
36
NO
NO
Auditoria Integral
Laboratorio la Calidad, S. A.
Cuestionario Area Produccin
Enero-Junio 2012
PT F
Elaborado por
Revisado por
1
LFPP Fecha 17/05/12
MMBG Fecha 19/05/12
NO
NO
NO
NO
SI
NO
22. Estos estndares son para todos los procesos y todos los productos?
SI
NO
NO
NO
NO
NO
SI
NO
NO
NO
PT G
Elaborado por
1
Fecha 17/05/12
LFPP
Revisado por
NO
SI
NO
NO
NO
NO
13. Se llevan a cabo las medidas correctivas de una vez analizadas dichas
fallas?
SI
NO
NO
NO
Auditoria Integral
Laboratorio la Calidad, S. A.
Hallazgos y Recomendaciones para
Mejorar la Productividad del
Laboratorio La Calidad, S. A.
Enero-Junio 2012
PT H
1
Elaborado por LFPP Fecha 17/05/12
Revisado por MMBG Fecha 19/05/12
3. Mantenimiento:
a) Elaborar contratos de mantenimiento
b) Adquirir stocks de repuestos para equipos que no se encuentran
en plaza
c) Mantener control estadstico de las reparaciones de equipo.
4. Adquisiciones
a) Elaborar manual de procedimiento para las compras.
44
46
Hallazgos encontrados
47
Estructura Organizacional:
Es necesario reestructurarla para que pueda cumplir con los objetivos
previstos.
Manuales de Organizacin:
Los manuales se encuentran desactualizados, y deben implementarse en los
departamentos operativos.
Sistemas y Procedimientos:
Es necesario disear un sistema integral de informacin interna, que vinculada
una red de sistemas y procedimientos haga ms eficaz la operacin del con
Laboratorio.
Administracin del Recurso Humano:
Uno de los problemas mayores es la alta rotacin del personal tcnico
calificado.
Es necesario disear e implementar acciones tendientes a optimizar la
administracin del personal, entre ellas estn:
Programa de capacitacin
Cuestionarios:
Los resultados de la evaluacin de la auditoria integral de la productividad del
Laboratorio La Calidad, S. A. a travs del anlisis de los cuestionarios y
entrevista con el personal de las reas sujetas a esta evaluacin, son los
siguientes:
1. Personal:
a) Practican un examen mdico general al personal que labora en
las reas de Produccin y Garanta de Calidad.
b) La capacitacin es bsicamente sobre el trabajo a realizar no
tiene poltica de contratar con anticipacin, sobre todo en los
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Atentamente
Lic. Pedro Pablo Contreras Aquino
CPA colegiado No. 99999
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