AUDITORÍA OPERATIVA

UNIDAD Nº 1 AUDITORIA – INTRODUCCIÓN 1.1. AUDITORÍA.- El vocablo “auditoría” fue asimilado al idioma castellano luego de su amplia y profunda difusión en el idioma inglés. Deriva etimológicamente del vocablo latín “Audire” que significa “Oír”. Definición de Auditoría.- Una auditoría trata de la revisión, análisis y evaluación de las diferentes operaciones o procedimientos establecidos dentro de una organización o actividad, con la finalidad de determinar si se están ejecutando de acuerdo a los criterios establecidos, para luego comunicar los resultados a las personas interesadas. 1.2. AUDITORÍA FINANCIERA.- Definiciones: “La auditoría financiera, es el examen de los libros, comprobantes y otros documentos que sustenten los estados financieros de una entidad, efectuado para que el auditor formule su dictamen sobre la situación financiera, los resultados de sus operaciones y su conformidad con las disposiciones vigentes”. “La auditoría financiera, se puede definir como el examen realizado por un auditor acerca de la evidencia con que las cuentas finales de ingresos o el balance general de una organización han sido preparados, para cerciorarse de que presentan una visión fiel y clara de las transacciones resumidas del periodo en revisión del estado financiero de la organización en la fecha tope, permitiendo al auditor informar formulando su dictamen”. “La auditoría financiera, es un examen sistemático de los estados financieros, registro y transacciones relacionadas para determinar la adherencia a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, a las políticas de dirección o a los requerimientos establecidos”. “La auditoría financiera es un examen a los estados financieros de una entidad a una fecha determinada de acuerdo a las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (N.A.G.A.) con el propósito de emitir una opinión profesional independiente de que si esos estados financieros bajo examen, presentan o no

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razonablemente la situación financiera y patrimonial de dicha entidad, de conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (P.C.G.A.)”. 1.3. NORMAS DE AUDITORIA GENERALMENTE ACEPTADAS (N.A.G.A.).- Las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, son criterios o lineamientos básicos que nos indican cómo debe practicarse la auditoría financiera y se clasifican en tres grupos: 1. Normas Personales. 2. Normas relativas a la realización del trabajo. 3. Normas relativas al dictamen. 1.3.1 Normas Personales.- El Auditor debe: a) Ser una persona que teniendo título profesional o universitario oficialmente reconocido o la habilitación oficial correspondiente, tenga entrenamiento técnico y capacidad profesional para ejercer la auditoria. b) Realizar sus trabajos y preparar su informe con cuidado y diligencia profesional. c) Mantenerse en una posición de independencia a fin de garantizar la imparcialidad y objetividad de sus juicios. 1.3.2 Normas relativas a la realización del trabajo.- El trabajo de auditoría debe comprender: a) Una adecuada planeación y supervisión de los colaboradores. b) Un estudio y evaluación adecuados del sistema de control interno vigente en la entidad examinada, para determinar la naturaleza, tensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría a aplicar. c) La obtención, mediante la aplicación de procedimientos de auditoría, de evidencias y comprobatoria válida y suficiente. 1.3.3 Normas relativas al dictamen.a) Siempre que el nombre de un profesional queda asociado con estados contables, deberá expresar de manera clara e inequívoca la naturaleza de su relación con tales estados. Si practicó un examen de

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ellos, el auditor deberá manifestar de modo expreso y claro el carácter de su examen, su alcance y el grado de responsabilidad que asume. b) El auditor debe aclarar si en su opinión los estados examinados presentan razonablemente la situación y los resultados de las operaciones de la entidad, conforme a Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y si los mismos se aplicaron uniformemente respecto al ejercicio anterior. c) Salvo expresa indicación en contrario por parte del auditor considerará que él estima que las declaraciones informales que contienen los estados contables son razonablemente adecuadas. d) Cuando el auditor se considere obligado a presentar limitaciones o excepciones a algunas de las afirmaciones genéricas, su dictamen deberá expresarlo de modo claro e inequívoco, manifestar a cual de tales afirmaciones genéricas se refiere al indicar los motivos y la trascendencia o importancia de la salvedad en relaciones con los estados contables considerados en conjuntos. En su caso podrá llegar a abstenerse de expresar opiniones o emitir una opinión negativa. e) Cuando el auditor considere no estar en condiciones de expresar una opinión profesional respecto a los estados contables, tomados en conjuntos, debe declararlo así de manera explícita, aún cuando después de tal declaración podrá hacer los comentarios parciales que considere prudente. 1.4. CONCEPTO DE DICTAMEN.- El dictamen sobre los estados financieros, es el informe escrito mediante el cual un auditor independiente, fundado en el examen de los mismos y practicado de acuerdo con Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, emite su opinión o expresa que se abstiene de opinar sobre dichos estados de acuerdo con estas normas. 1.5. TIPOS DE DICTAMEN.- A continuación se señalan los tipos de opinión: a) Opinión sin salvedades.- Declara que los estados financieros presentan razonablemente, en todo aspecto significativo, la situación financiera y patrimonial y los resultados de las operaciones de la entidad.

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es expresar una opinión sobre estos estados financieros basados en nuestra auditoría.Declara que. 1. en todo aspecto significativo. Nuestra responsabilidad. MODELO TRADICIONAL DE DICTAMEN ESTÁNDAR DE UNA AUDITORÍA DE ESTADOS FINANCIEROS Dictamen del auditor independiente: Lugar y fecha Señores Al directorio Compañía X Hemos examinado el balance general de la compañía X al 31 de diciembre del 20XX. 80 LIC.Declara que el auditor no expresa una opinión sobre los estados financieros. GUSTAVO GIL .. de cambio en el patrimonio y de flujo de efectivo por el año terminado en esa fecha.6. la situación financiera y patrimonial y los resultados de las operaciones de la entidad.Declare que los estados financieros no presentan razonablemente.AUDITORÍA OPERATIVA b) Opinión con salvedades. la situación financiera y patrimonial y los resultados de las operaciones de la entidad. en todo aspecto significativo. que se acompañan. Efectuamos nuestro examen de acuerdo con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas.. d) Abstención de opinión. y los correspondientes estados de ganancias y perdidas. Estas normas requieren que planifiquemos y ejecutemos la auditoría para obtener razonable seguridad respecto a si los estados financieros están libres de presentaciones incorrectas significativas. Estos estados financieros son responsabilidad de la gerencia de la compañía. los estados financieros presentan razonablemente.. c) Opinión adversa. excepto por los efectos del asunto o asuntos a los que se refiere la salvedad.

En nuestra opinión los estados financieros antes mencionados presentan razonablemente. los cambios en su patrimonio neto y su flujo de efectivo por el año terminado en esa fecha. sobre una base de pruebas. es una actividad de evaluación independiente dentro de una organización. AUDITORÍA INTERNA. “La auditoría interna es el examen objetivo. GUSTAVO GIL . con la finalidad de verificarlas. así como también evaluar la presentación de los estados financieros en su conjunto. evidencias que sustenten los importes y revelaciones en los estados financieros. objetiva y de consultoría.AUDITORÍA OPERATIVA Una auditoría incluye examinar. evaluarlas y elaborar un informe que contenga comentarios. Razón social del auditor Firma y nombre del socio responsable de los auditores y matricula profesional. “La auditoría interna es la evaluación independiente de las diversas operaciones y sistemas de control dentro de una organización. para la revisión de operaciones de contabilidad. de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. sistemático y profesional de las operaciones financieras y/o administrativas efectuadas con posterioridad a su ejecución como un servicio a la gerencia por personal de una unidad de auditoría interna completamente independiente de dichas operaciones. 1.7. Es un control general que funciona mediante la medición y evaluación de la efectividad de otros controles”. los resultados de sus operaciones. “La auditoría interna es una actividad independiente. Consideramos que nuestro examen proporciona una base razonable para nuestra opinión. a fin de determinar si las políticas y procedimientos establecidos son aplicados”.Definiciones: “La auditoría interna. una auditoría también incluye evaluar los principios de contabilidad utilizados y las estimaciones significativas hechas por la gerencia. como base de servicio a la dirección. diseñada para agregar valores y optimizar la operación de una organización. financiera y otras. en todo aspecto significativo.. Contribuye a que una organización alcance sus 80 LIC. la situación patrimonial y financiera de la compañía X al 31 de diciembre de 20XX. conclusiones y recomendaciones”.

El objetivo general de la auditoría interna consiste en la cooperación de todos los miembros de la organización en el desempeño activo de sus funciones y responsabilidades. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA INTERNA. 1. e) Proporcionar servicio y asesoramiento a los ejecutivos en la toma de decisiones.. que fueron aprobadas por la dirección superior. ALCANCE DE LA AUDITORÍA INTERNA. esto con el propósito de lograr el cumplimiento de los objetivos formulados.8. j) Vigilar que todos los funcionarios de la organización cumplan con lo establecido en los manuales. f) Reducir los problemas de las auditorias anuales superando un plan o programa con los auditores externos. i) Determinar por intermedio de revisiones.9. etc. análisis y evaluación de todos los sistemas establecidos en la organización. procesos. 1. a las áreas o sectores de mayor exposición y riesgo y no concentrarse en las áreas fuertes. para garantizar su cumplimiento. Entre los objetivos específicos de la auditoría interna podemos citar los siguientes: a) Dedicarse. investigaciones o estudios. procedimientos. instrucciones. h) Establecer y asegurar que las cuentas presentadas son correctas y perfectamente expuestas. para determinar si el mismo está operando en forma efectiva y eficiente. GUSTAVO GIL . leyes. exámenes. control y dirección”. 80 LIC. lo siguiente: La revisión. planes. como ser de sus actividades.AUDITORÍA OPERATIVA objetivos al proveer un enfoque disciplinado y sistemático para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos. normas. g) Realizar trabajos de auditoria en el nivel de dirección que asegurara una medida efectiva de corrección. c) Determinar el grado de confiabilidad y utilidad de la información procesada como base para la toma de decisiones.. b) Evaluar permanentemente e independientemente el control interno. d) Generar e implementar recomendaciones pare fortalecer los controles internos existentes o para sugerir otros nuevos.El alcance de la auditoría interna incluye entre otros aspectos. que todos los procesos operativos se están llevando a cabo de una manera eficiente y económica y con la adecuada organización y administración. políticas.

.EP. estén capacitados pare proporcionar servicios orientados a agregar valor a las operaciones. calidad y protección medioambiental y prestación de servicios de consultorías. capacidad técnica y habilidades adecuadas para satisfacer los requerimientos de la empresa actual.A. 1. requiriéndose cada día un mayor profesionalismo. Normas relativas a la ejecución de la labor de auditoría. Normas relativas al alcance de las labores. definiéndolas como criterios a través de las cuales se evalúa.E. mide e intenta representar la forma como debería practicarse la auditoría interna.11. promoción y participación en los procesos de autoevaluación del control. deben cambiar en todo orden de cosas para hacerle frente al entorno actual.). De manera general se espera que los auditores. una organización profesional. aplicación de la tecnología informática.. ROL DEL PROFESIONAL EN AUDITORÍA INTERNA.A. 1. en la evaluación y manejo de riesgos.Los auditores internos deben ser independientes de las actividades que auditan: 80 LIC. Por lo tanto los profesionales que practican la auditoría interna. Normas relativas a la administración del departamento de auditoría interna.I. mediante la realización de auditorias. determinando si todos los componentes de la organización los ejecutan y los cumplen.Los ambientes en los cuales los auditores deben ejecutar sus actividades.I.P.AUDITORÍA OPERATIVA estándares y reglamentos. conocimientos. 100 Normas Relativas a la Independencia.).10. Estas normas N. cambian de manera rápida y permanente. que tiene su sede en los Estadas Unidos. NORMAS O CRITERIOS PARA EL EJERCICIO PROFESIONAL DE LA AUDITORÍA INTERNA... emitió las Normas para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna (N. promotores del cambio.A. GUSTAVO GIL .El Instituto de Auditores Internos (I.I. en resumen se refieren a los cinco siguientes grandes tópicos de la auditoría interna: 100 200 300 400 500 Normas relativas a la independencia Normas relativas a la idoneidad profesional del departamento de auditoría y del auditor interna.

El departamento de auditoría interna debe poseer u obtener los conocimientos.Los auditores internos deben poseer cualidades para tratar con la gente y comunicar efectivamente.. Los auditores internos deben tener el apoyo de la dirección superior y del directorio.La ubicación orgánica del departamento de auditoría interna debe ser suficiente para permitir el logro de sus responsabilidades de auditoría.. de modo que puedan lograr la cooperación de los auditados y realizar su trabajo sin interferencias. 250 Conocimientos. habilidades y disciplinas esenciales para efectuar la auditoría interna.Las auditorías deben ser efectuadas con pericia y con el debido cuidado profesional.Los auditores internos deben mantener su competencia técnica a través de la capacitación continua.Los auditores internos deben actuar con objetividad al efectuar las auditorías... 120 Objetividad. 200 Normas Relativas a la idoneidad profesional del departamento de auditoria y del auditor. 230 Supervisión. 260 Relaciones humanas y comunicaciones. 220 Conocimientos.El departamento de auditoría interna debe asegurarse que las auditorías internas estén debidamente supervisadas.AUDITORÍA OPERATIVA 110 Ubicación Orgánica.. 240 Cumplimiento de la norma de conducta..Los auditores internos deben cumplir con las normas profesionales de conducta. 210 Procedimiento de reclutamiento. habilidades y disciplinas. habilidades y disciplinas. GUSTAVO GIL ..Los auditores internos deben poseer los conocimientos... 80 LIC.El departamento de auditoria interna debe asegurarse de que la idoneidad técnica y los antecedentes educacionales de los auditores internos son apropiados para las auditorias que efectuarán. 270 Capacitación continua. habilidades y disciplinas necesarias pare llevar a cabo sus responsabilidades de auditorias.

Los auditores internos deben revisar la confiabilidad e integridad de la información financiera y operacional y las medidas utilizadas para identificar. 330 Salvaguardia de los activos..Los auditores internos deben planificar cada auditoría. clasificar y comunicar dicha información.. verificar la existencia de dichos activos.Los auditores internos deben revisar las operaciones o programas para determinar si los resultados son consistentes con los objetivos y metas establecidos y si se llevan a cabo dichas operaciones o programas según lo planeado.. medir.Los auditores internos deben revisar los sistemas establecidos para asegurar el cumplimiento de las políticas.. 310 Confiabilidad e integridad de la información. 350 Logros de objetivos y metas de operaciones o programas.Los auditores internos deben ejercer el debido cuidado profesional al efectuar las auditorias internas.. leyes y reglamentos qua podrían tener un impacto significativo en las operaciones e informaciones y determinar si la organización los cumple.Los auditores internos deben revisar las medidas de salvaguardia de los activos y en lo que fuera apropiado. planes. el examen y evaluación de la información..La labor de auditoría debe incluir: su planificación.El alcance de la auditoria interna debe abarcar el examen y evaluación del sistema de control interno de la organización y la calidad de la ejecución de las labores asignadas. planes. 320 Cumplimiento de políticas. 80 LIC.. la comunicación de los resultados y el seguimiento. leyes y reglamentos.AUDITORÍA OPERATIVA 280 Debido cuidado profesional. procedimientos. 340 Utilización económica y eficiente de recursos... 400 Normas relativas a la ejecución de la labor de auditoría. GUSTAVO GIL . 300 Normas relativas al alcance de las labores.Los auditores internos deben evaluar la economía y eficiencia de la utilización de los recursos. 410 Planificación de la auditoría. procedimientos.

Los auditores internos deben efectuar el seguimiento de los hallazgos de auditoría que se hubieren informado. 520 Planificación.El director de auditoría interna debe administrar debidamente el departamento de auditoría interna.Los auditores internos deben obtener. 430 Comunicación de los resultados.. autoridad y responsabilidad.El director de auditoría interna debe establecer y mantener un programa que asegure la calidad para evaluar las operaciones del departamento de auditoría interna.El director de auditoría interna debe preparar los planes necesarios para llevar a cabo las actividades de la unidad de auditoría interna. interpretar y documentar la información...... 500 Normas relativas a la administración del departamento de auditoría interna.. 510 Propósito..El director de auditoría interna debe coordinar los esfuerzos de auditoría interna y externa. 560 Garantías de calidad.El director de auditoría interna debe establecer un programa para seleccionar y desarrollar los recursos humanos del departamento de auditoría interna. GUSTAVO GIL . 440 Seguimiento. para asegurarse que se han tomado las acciones apropiadas. de autoridad y responsabilidad del departamento de auditoría interna. para apoyar los resultados de la auditoría.El director de auditoría interna debe tener una declaración de propósitos.Los auditores internos deben informar los resultados de su labor. 530 Políticas y procedimientos. analizar... 550 Los auditores externos.AUDITORÍA OPERATIVA 420 Examen y evaluación de la información.El director de auditoría interna debe establecer por escrito políticas y procedimientos para guiar al personal de auditoría. 540 Administración y desarrollo del personal. 80 LIC.

cuyo objetivo principal es el de prestar a la administración una ayuda o apoyo que requiere la entidad para lograr eficiencia. “Auditoría Administrativa”. actividades o segmentos operativa de una entidad pública o privada.1. eficacia y economía en sus operaciones. De acuerdo a la concepción moderna. de acción y dinámica. de sus recursos y el logro de sus objetivos”. 2. AUDITORÍA OPERATIVA.. se considera que el término más adecuado es el de “Auditoría Operativa” ó “Auditoría Operacional”. que a su vez incorporo dentro de sus procedimientos. la auditoría de cumplimientos. sino condiciones especiales que le permitan cumplir a cabalidad su importante misión. “Auditoría de Rendimientos”. GUSTAVO GIL . Durante los últimos años se han utilizado denominaciones para identificar el alcance y características de este tipo de auditoría. por cuanto significa la evaluación de las “Operaciones” ó “Procedimientos Operativos” integrales que realiza una entidad. son empleados de una manera similar al término “Auditoría Operativa”. con el propósito de evaluar e informar sobre la utilización. posteriormente su objetivo fue más profesional. “Auditoría Gerencial”. Ante esta responsabilidad el auditor operativo no solo debe reunir las condiciones propias de los auditores tradicionales.Definiciones: “La auditoría operativa consiste en la realización de exámenes estructurados de programa de acción. De todas las expresiones formuladas. por lo que se utilizan como sinónimos. 80 LIC.AUDITORÍA OPERATIVA UNIDAD Nº 2 AUDITORIA OPERATIVA Con el paso del tiempo el proceso de la auditoría ha ido evolucionando en cuanto a su objetivo. de manera económica y eficiente. como es el de determinar y dar fe pública sobre la presentación razonable de la información y documentación de los entes. en efecto términos como: “Auditoría Integral”. el auditor operacional es el individuo de orientación general o administrativa que pertenece al equipo asesor de la alta dirección. organizaciones. todas estas expresiones son bien conocidas por los auditores. ya que en sus orígenes el objetivo de esta disciplina era primordialmente el de detectar y divulgar fraudes. “Auditoría de Gestión”.

“La auditoría operativa es el examen y evaluación realizados en una entidad para establecer el grado de efectividad y economía de planificación. Sistemática. sino que tuvo necesidad de conocer las diferencias 80 LIC.. se vieran obligados a hacer más amplia la delegación de autoridad y responsabilidad en diversos niveles jerárquicos de las organizaciones. lo que trajo como consecuencia que la gerencia o las personas que conforman la alta dirección. controles. así como su planificación.2. las empresas tanto privadas como públicas. dirección y control interno”. tanto en lo económico como en lo personal. La auditoría operativa debe ser: • • • Crítica. efectividad y economía en sus operaciones”. 2.Con el devenir de los tiempos. ya no conformándose tan solo esta. con la finalidad de prestar un servicio de carácter gerencial. GUSTAVO GIL . IMPORTANCIA DE LA AUDITORÍA OPERATIVA. organización. debido al aumento de la población y a las necesidades cambiantes de la misma que requiere más y nuevos productos y servicios. su entorno. dirección y control administrativo interno”. programas.AUDITORÍA OPERATIVA “La auditoría operativa es el examen y evaluación realizados de una entidad para establecer el grado de eficacia y eficiencia en la implementación de las normas que dictan los sistemas administrativos de apoyo. Es por esta razón que surge la auditoría operacional. Imparcial. organización. actividades y procesos y se orienta a identificar oportunidades de mejoras o cambio con el propósito de lograr eficiencia. se hicieron cada vez más grandes y complejas.El auditor no debe aceptar solamente lo que se le presenta. “La auditoría operativa. con tener una opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros y la eficacia del control interno.Porque se debe elaborar un plan para lograr los objetivos de la auditoría.. sistemas..El auditor nunca debe dejar de ser objetivo e independiente. “La auditoría operacionales es un examen objetivo de la gestión financiera y operativa de una entidad.. debe buscar todas las evidencias posibles para tener un buen juicio. perdiendo de esa manera la facultad de poder controlar directamente y conocer la marcha de estas entidades. es una disciplina de control para evaluar la efectividad de los procedimiento operativos y los controles internos”. organización.

barata y mejor de hacer las cosas. b) Claridad y efectividad de las responsabilidades y facultades asignadas en lo que concierne a ejecutar los planes y programas acordados. k) Identificación de áreas que contribuyen a un posible aumento de ganancias y/o reducción de costos. g) Evaluación del cumplimiento de objetivos y procedimientos organizacionales. GUSTAVO GIL . d) Mejoramiento de los resultados. e) Identificación de criterios para la medición del logro de los objetivos organizacionales. que pudiesen evaluar la ejecución y valorizar los resultados obtenidos. h) Evolución de la confiabilidad y utilización de la información gerencial. se obtiene un efecto saludable en cuanto a la presentación de los planes programáticos. f) Evaluación independiente y objetiva de operaciones especificas. fraudes y malversaciones de fondos y otra irregularidades. a fin de buscar la manera más rápida. c) Calidad de los informes gerenciales internos sobre el progreso de los proyectos.. dejando al olvido la imagen del auditor que sólo se concentraba a la revisión de cuentas y a determinar los responsables de desfalcos.3.Cuando en una entidad implementan programas de auditoría operacional. convirtiéndose en un elemento pensante. i) Agilidad en la ejecución de los procesos y monitoreo permanente de los mismos. j) Identificación de las áreas criticas y de las causas que las originan. creativo y con gran dosis de migración y sentido común. la ejecución de los programas operativos y de forma permanente se benefician de las recomendaciones que realiza el auditor operativo. dentro de sus procesos y los mismos cuentan con el respaldo de la alta dirección. mediante la optimización de la eficacia y la eficiencia de los procesos. 80 LIC. BENEFICIOS DE LA AUDITORÍA OPERATIVA.AUDITORÍA OPERATIVA o debilidades existentes que atentan contra la eficiencia. a parte de los conocimientos profesionales y técnicos requeridos para ejercer en mejor forma sus funciones. l) Identificación de alternativas de acción. 2. De forma más específica indicamos algunos de los beneficios obtenidos por la organización o entidad: a) Calidad en la planificación y en el establecimiento de las metas y objetivos. efectividad y economía. La importancia que va adquiriendo la auditoría operativa.

etc. inventarios. − Análisis y comparación de datos estadísticos sobre costos. Esta característica ha hecho que se describa a este auditorio como una “auditoría de alcance variable”. ganancias. y racionalización de la nómina. asignación de responsabilidades. − Estudio del sistema de formulación. se podría fijar su alcance para varios años o por periodos cortos que abarquen algunas semanas solamente. − Examen de las relaciones externas y/o factores que puedan incidir en la gestión. − Evaluación de las políticas que sirven de parámetro a la planeación y ejecución de actividades. a los distintos niveles..4. − Observación y evaluación de prácticas y procedimientos operacionales.AUDITORÍA OPERATIVA 2. − Comprobación de la efectividad del sistema de información en sus aspectos básicos. − Verificación del cumplimiento de metas y objetivos mediante evidencias fehacientes incluyendo el control respectivo directo. actividades o dependencias. − Análisis del sistema o metodología de planificación y orientación de objetivos y metas. incluyendo la confiabilidad de los estados contables. ejecución y control presupuestario. nóminas. ALCANCE DE LA AUDITORÍA OPERATIVA. Respecto al periodo. aplicable al sector en operación bajo examen y verificar que las mismas se cumplan. − Examinar con énfasis los mecanismos utilizados para lograr precios justos y razonables en la contratación de obras y servicios y en las adquisiciones. compras.… − Análisis del sistema de retroalimentación utilizado por la gerencia para evaluar su gestión y aplicar correctivos. − Verificación de las normas del control interno típico del área financiera (tesorería. − Evaluación de la idoneidad del personal. etc.…).El alcance de la auditoría operativa es variable y puede aplicarse a toda la organización o sólo a algunas de sus partes. producción. delegación de autoridad. Además la auditoría operacional debe considerar los siguientes aspectos: 80 LIC. GUSTAVO GIL . − Análisis de la estructura organizativa. Una auditoría operativa puede abarcar las siguientes tareas: − Estudio o análisis de las normativas legal y administrativa.

Es el marco legal en el que se desenvuelven las actividades de las empresas. Económicos. GUSTAVO GIL . valores y normas sociales. Educacional. realizan operaciones con su entorno y lógicamente son afectadas por los cambios que se producen en los mismos.. se mantienen a las fecha y son congruentes con sus fines actuales. Recursos Naturales.Relacionado con el tipo de recursos humanos. Tecnológicos... − El marco legal de la Constitución de la Empresa.. al sistema financiero. por lo que la empresa debe acomodase de manera constante a esta dinámica. su cantidad..que comprende los antecedentes históricos.Relativos al tipo.Permite establecer los fines previstos en la fecha de su constitución.Que constituye el nivel de adelanto científico y tecnológico alcanzado por la sociedad. ideológicos. la política fiscal. tales como el sistema tributario.Identificación de los aspectos en los que opera la empresa y que básicamente son: • • • • • • • • Cultural.Constituye el ambiente político en el que la sociedad y las empresas desarrollan sus actividades. Las empresas por sus características especificas. Legal. Demografía.Se refiere principalmente al marco económico general. El entorno tiene la característica de cambiar de manera permanente y a un ritmo cada vez más acelerado. • Sociológicos..Que significa el grado y la calidad de educación que tiene la población.. cantidad y disponibilidad de los recursos con que cuenta la región y el país. edad. 80 LIC. tanto como profesional y el entretenimiento técnico.. el nivel de inversión en recursos físicos y las características económicas de los consumidores. Político... el modelo de organización y sus organizaciones sociales. sexo y distribución geográfica.. formación.La estructura social. laboral y otros.AUDITORÍA OPERATIVA − El Entorno Empresarial.

la cultura empresarial. informar de las condiciones observadas. los mercados y el posicionamiento que tiene la empresa y el modelo de organización reflejada en su estructura organizativa. El modelo de gestión empresarial.. GUSTAVO GIL . región. considerando el propósito de prestar la mejor la mejor ayuda posible al descargo de responsabilidades de la alta administración de la entidad”. procesos. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL. regulaciones y otros. etc.…).5. 2. sacar conclusiones y formular recomendaciones. mística. − − − Las condiciones económicas en las que opera la empresa. Como se menciono el alcance el alcance de la evaluación podrá ser selectivo y exhaustivo de acuerdo con un programa anual de revisiones o los requerimientos formulados por la empresa. − El impacto ambiental. Sin embargo siempre se deben considerar la política básica de auditoría operacional que se anuncia en la siguiente forma: “los esfuerzos de los recursos de auditoría (humanos. ganas.. fuente de aprovisionamiento de insumos. Se pone énfasis en identificar problemas presuntos u observados que requieren corrección. política de seguridad industrial. materiales y tiempo) deben aplicarse principalmente a las situaciones. como ser clima. la calidad de los recursos que utiliza. etc…en la que el examen rinda el mejor resultado. el sistema de información gerencial y los procesos gerenciales..Estudiar y analizar las características sociológicas del personal de la empresa. áreas..Estudiar y determinar el grado de influencia que la empresa tiene en el medio (país. mejoramiento o cambios. examinar debilidades aparentes. Las características sociológicas del personal de la empresa. para evitar la contaminación del medio ambiente.Se debe realizar una evaluación de los posibles efectos de la normativa ambiental. motivación. características del transporte y accesos a servicios públicos.Estudiar y evaluar las características del medio geográfico.AUDITORÍA OPERATIVA − El impacto del marco geográfico en las actividades de la empresa.. características de los mercados de consumo. etc. La auditoría operacional integral se debe basar en examen y evaluación de las siguientes cuestiones específicas: 80 LIC.Estudiar y evaluar la estrategia.La auditoría operacional tiene por objetivo poner a prueba el funcionamiento de los sistemas implementados en la empresa.. actividades.

sea cual fuere la descripción o denominación que se refiere a la función de la auditoria operacional. − Que todos los hallazgos. Que la auditoría operacional se pondrá énfasis en un análisis objetivo. − Si los recursos operativos. − Que se hará todo lo posible por establecer una relación operativa de trabajo con los funcionarios de las unidades involucradas. − Si el origen de los operativos. − Si el sistema de control interno implementado. Lamentablemente. permite el logro de los objetivos empresariales. Entre otros medios de fomentar una colaboración y entendimiento pleno de las metas y LIC. financieros y de la revisión para la ejecución de las actividades. conclusiones y recomendaciones se basaran en hechos evidenciados y no en apariciones o suposiciones. se obtuvieron de manera efectiva. No se realizaran con ninguna conclusión preconcebida y no tendrá por objeto a ninguna unidad operativa o persona especifica. GUSTAVO GIL 80 . cumplen con las características de un buen sistema de información.6.AUDITORÍA OPERATIVA − Si las actividades. financieros y de inversiones están aplicando de manera apropiada y se ejecutan con efectividad. esta connotación negativa se debería tratar de divulgar y aplicar la siguiente filosofía: − − Que las auditorías operativas sean emprendidas con carácter evaluativo y no investigativo. 2. eficiente y económica. FILOSOFÍA DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL. es lograr mejoras o cambios en el futuro funcionamiento operativo de la empresa. procesos o programas están alcanzando sus objetivos previstos. procesos y programas. Por lo tanto para evitar en su caso atenuar. así como también las áreas en las cuales se evidencio deficiencia o debilidades respecto de las previsiones originales. − Si el sistema de información gerencial. en el sentido de que se hará todo lo posible por identificar las áreas en las cuales se han alcanzado éxitos. afectados o participantes en todas las auditorias operacionales. normalmente se la considera como investigación o inspección que busca comprobar deficiencias en las operaciones y en quienes las realizan. eficiencia y economía.. El objetivo principal. − Que en los informes de auditoría los resultados que se expones sean equilibrados.La auditoria operacional tiene por finalidad prestar un servicio a la administración identificando las debilidades y deficiencias operativas y recomendando mejoras o cambios.

.Tanto el personal superior como el personal como el personal que lleva a cabo la auditoria deben estar totalmente de acuerdo en cuanto al alcance general que incluirá una evaluación detallada de cada aspecto operativo de la organización. Definición del alcance del proyecto. consiste en evaluar la eficiencia y eficacia de la organización.. Algunos de los principales enfoques y criterios para la realización de este tipo de auditoría que se han emitido en los últimos años. Los datos se obtienen de la correspondencia.Consiste en la acumulación de datos informativos relacionados con los sectores definidos enb el alcance. presentes en todos los tipos y tamaños de empresas. El objetivo general por lo tanto. evaluar. 2. políticas y procedimientos y otra que se obtiene de los empleados mediante entrevistas. políticas y enfoques. Los funcionamientos de la empresa deben tener una participación activa en la evaluación.Este método sostiene que “la auditoría operativa abarca una gama de procedimientos. 4..Se debe formular un plan de acción a fin de llevar la misión. LA METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA OPERATIVA. GUSTAVO GIL . El plan señala las etapas a seguir y calcula el tiempo requerido para cumplir cada etapa. Investigación y análisis.. o bien a ciertas normas o directrices que gozan de aceptación general en la compañía”. 2. de forma breve los mencionamos a continuación: a) Método propuesto por Alexander Hamilton Institute. 80 LIC.. examinar y calificar la actuación de la firma con relación en una serie de normas prefijadas. En esta etapa se acumulan las pruebas y datos necesarios para dar validez al informe final. Recopilación de datos y actualización de la documentación. Este enfoque incluye las siguientes etapas: 1. en virtud de la cual ponga a prueba el programa de auditorías detalladas y el método que proyecta utilizar y los cuestionarios y otras de técnicas de recolección de datos objetivos. métodos de evaluación. por diferentes y reconocidos autores.. 3. Preparación y Organización. Planificación.AUDITORÍA OPERATIVA metodologías de cada auditoria. Se propone analizar.Es la más crítica del proceso. se debería adoptar una política de “puerta abierta”. los que asignan preponderancia a determinados elementos de la administración.7.Se reconoce la existencia de varios enfoques básicos por la realización de este tipo de auditoría.

b) Método propuesto por Joaquín Rodríguez Valencia. El auditor deberá cerciorarse de obtener la información correcta y suficiente para dar apoyo confiable a todo el 4. Investigación y Examen. etc. que es el medio para guiar al auditor administrativo y sus ayudantes. observación de diagramas de flujos.. GUSTAVO GIL ..Este enfoque sostiene que la tarea de la auditoría consiste en determinar las ineficiencias existentes.La base para elaborar el informe final de auditoría en forma adecuada es: En primer lugar determinar ¿Quién lo va a leer? Y ¿Qué uso va a tener?. organigramas.. manuales. Análisis y Evaluación de la información obtenida. Una fase de esta etapa comprende el programa de auditoría.. es preparar una síntesis.. la descripción del alcance del proyecto. Planeación de la auditoría.La implantación de las recomendaciones formuladas por el auditor es tan importante como cualquiera de las etapas anteriores. ósea la división por elementos. Informe. elevar soluciones y prestar colaboración a la empresa para su efectivización..Mediante entrevistas.El cuidado y minuciosidad con que se elabore el análisis determinara el valor de la auditoría. Para el efecto propuso la siguiente metodología: 1. 3. Informe final.. tener una idea global y usaría como base para la siguiente etapa. en el que se detallan los diferentes pasos a seguir. entrevistas no profundas. La finalidad del análisis.Consiste en la síntesis del trabajo realizado. lista de comprobación. de otra forma se vería mas tarde en dificultades. en segundo lugar ¿Cómo va a estructurarse este? 6. Estudio preliminar. ya que tienen que estar relacionadas con otras inferencias y tal vez hasta haya que reformularlas por alguna razón.. ya que constituye el 80 LIC.Se realiza esta etapa basándose en revisiones someras. etc. cuestionario. una relación detallada de las conclusiones principales y un examen de las opciones con que cuenta la administración superior para eliminar los elementos del problema existente. que será el proceso de combinar diferentes elementos. aunque las interpretaciones que se deriven no deben tomarse como conclusiones definitivas. Implantación de las recomendaciones.Comprende la tarea de integrar un numero de elementos que el auditor administrativo debe tener presente aun durante el análisis preliminar. Con el objetivo de formar un criterio sobre el campo de trabajo.AUDITORÍA OPERATIVA 5.… análisis y a las recomendaciones de la auditoría que se realicen. 2. 5.

Implementación e implantación 6. Evaluación e) Método propuesto por Fernando Hernández Rodríguez.. Análisis de datos 4. Examen y prueba detallada del control operativo 5. GUSTAVO GIL 80 .AUDITORÍA OPERATIVA momento en las medidas del mejoramiento administrativo propuesto deben ponerse en vigor. para resolver los problemas que originaron la aplicación de la auditoria administrativa. Análisis. Leonard..Este método se efectúa aplicando las siguientes etapas: 1.. Planeamiento de la investigación 2. Análisis preliminar 2.Para su realización formula una propuesta que se apoya en los métodos de investigación científica y comprende la ejecución de las siguientes etapas: 1. Además existen otros enfoques que los resumimos a continuación: c) Método de William P. Trabajo preliminar 2. Preparación del informe d) Método propuesto por Luis Fernando Valeriano Ortiz. Revisión de la legislación 3. Formulación del informe 5. Revisión y prueba de control operativo 4.Para el cumplimiento de los objetivos propone la siguiente metodología: 1. Informe de auditorio LIC. Interpretación y Síntesis 3. Recopilación de datos 3.

determinando si la situación amerita acción correctiva o no. En definitiva. Auditoría o diagnóstico preliminar. Conocimiento 2. La palabra “hallazgos” tiene relación con el verbo “hallar” que es sinónimo 80 LIC.…. la metodología básica comprende la ejecución de determinadas fases que cumplidas progresivamente llevan al auditor fases que permiten el suficiente conocimiento de las actividades examinadas que conduzcan a la emisión del informe correspondiente. porque los resultados y todo aquello que merecerá ser comunicado a los destinatarios del informe. proporcionando una base firme para la redacción del informe de auditoría. Desarrollo de hallazgos de auditoría. está constituido por cuatro fases que mencionamos como modelo a continuación: 1. 2. para la realización de una auditoría operativa. Examen y evaluación de áreas críticas.8. actividad. GUSTAVO GIL . consideramos que el esquema metodológico sobre el cual existe mayor acuerdo y que se adecua a las necesidades de una auditoria operacional. función. Evaluación 4.Para el cumplimiento de los objetivos de la auditoría operativa. 3. previa a su realización. en cuanto al enfoque o método a utilizar en la realización de una auditoría operativa. principalmente desfavorable..AUDITORÍA OPERATIVA f) Método propuesto por Rubén Oscar Rusenas..Cualquiera que sea él o los enfoques ó métodos seleccionados. Verificación 3. operación... Como todo trabajo de auditoría esta fase requiere. la preparación de un Memorándum de Planificación. los propósitos de esta fase son los de la auditoría operativa misma. lo más rápidamente posible.El propósito de esta fase es básicamente obtener información de los aspectos más importante del área. EL PROCESO DE LA AUDITORÍA OPERATIVA. y que sirva para fines de planificación de la auditoria de la siguiente fase.Los propósitos de esta fase son los de identificar las “condiciones” favorables o desfavorables. los pasos a ejecutar son: 1. etc. en cualquiera de los puntos de la gestión operativa de la empresa. A pesar de que no existe uniformidad de criterio entre los diferentes autores.Es el proceso más importante de la auditoría operativa.. Informe 2.

es decir. es el resultado de recopilación. lo que.. 2. cuyo conocimiento se considera de interés y utilidad para determinadas personas y respecto del cual pueden formular recomendaciones. proceso. el esquema de la metodología podría modificarse así: 80 LIC. manteniendo con mucha flexibilidad el orden expuesto dentro del esquema total. ya que entre ellas existe una dependencia de causa a efecto.. más bien como componentes de un todo. su presencia permanente en la empresa le permite y facilita la ejecución del seguimiento de las recomendaciones propuestas de su informe.AUDITORÍA OPERATIVA “encontrar”. mediante un informe que contenga entre otras cosas las conclusiones y recomendaciones de auditoría puestas en conocimiento de la empresa o entidad con carácter oficial. 4. Comunicación de resultados. síntesis y evolución de información pertinente a un sistema..El hecho de ser parte de la organización constituye para el auditor interno una ventaja pues conoce la operativa de la entidad y la realización de la auditoría preliminar evidentemente se reduce en su alcance. debido a que está en posesión de antecedentes e información referida a aspectos beneficiosos que sea su propia unidad de auditoría interna la que efectúe el examen y evaluación de las operaciones administrativas. Las fases citadas anteriormente no deben ser consideradas como partes independientes entre sí. en tal sentido esta muy interrelacionadas. nuevamente contribuye a incrementar la eficiencia de su servicio.Una de las razones más importantes que puede motivar cambios en el modelo propuesto.9. GUSTAVO GIL . análisis. actividad. En consecuencia.El propósito de esta fase es el de comunicar resultados obtenidos.. Adicionalmente.. para el proceso de la auditoría operacional tiene relación con el tipo de auditor que realiza el examen: Sobre el particular se admiten dos modalidades: a) Auditoría operacional a cargo de auditores internos. unidad. una es deducible de la otra. operación. LA AUDITORÍA OPERATIVA A CARGO DE AUDITORES INTERNOS Y AUDITORES EXTERNOS. etc.

Examen y evaluación de áreas críticas 2. En el caso de los auditores externos pertenecientes a la Contraloría General de la República o entidades que realizan servicios de evaluación. restricciones. a las disposiciones legales que normas las actividades del estado.Loa auditores externos pueden ser firmas privadas o de organismos gubernamentales de fiscalización. políticas. Examen y evaluación de áreas críticas 4. Seguimiento b) Auditoría operacional a cargo de auditores externos. GUSTAVO GIL 80 . Auditoría o diagnostico preliminar 2.. por constituir la fuente de autoridad. Contratos de servicios 3. LIC. salvo situaciones en contrario o que el seguimiento sea asignado a los auditores internos. Comunicación de resultados 4. Desarrollo de hallazgos 3. la metodología que sigan comprenderá la ejecución de la siguiente fase: 1. Desarrollo de hallazgos 5. La fase de seguimiento es más difícil de llevar a la práctica por la discontinuidad que caracteriza a los servicios a cargo de auditores externos. pondrá énfasis en la realización de la fase de auditoría preliminar. la ejecución se facilita por el acceso irrestricto de estos organismos a las fuentes de información en las entidades sujetas a control. etc. donde se condiciona la ejecución de la fase Examen y Evaluación de Áreas Criticas.AUDITORÍA OPERATIVA 1. Cuando los auditorías son realizadas por auditores de estudios privados. Comunicación de resultados El contrato de servicios es el documento de compromisos entre la empresa externa de auditoría y la entidad. La auditoría operacional realizada por los auditores gubernamentales.

. Análisis de sistemas. podrán solicitar la colaboración de profesionales de otras disciplinas. Comunicación de resultados 5. donde se detallan las áreas básicas que deben cubrir los programas universitarios de las carreras de auditoría y que tienen relación con Contabilidad. En cuanto a las Normas propiamente dichas. en la medida en que los mismos hayan sido por él designados”. Desarrollo de hallazgos 4. vale decir: LIC. al proceso de emisión de opiniones. NORMAS DE AUDITORÍA OPERATIVA. Economía. basadas en la Norma Generales de auditoría. Matemáticas. Auditoría o diagnostico preliminar 2. formando un equipo interdisciplinario que deberá actuar bajo su coordinación.La XIII Conferencia Interamericana de Contabilidad lanzó algunas resoluciones y recomendaciones que “constituyen pautas de carácter general para orientar el trabajo y los estudios que la Asociación Interamericana de Contabilidad deberá continuar por medio de sus Órganos Directivos y Comisiones Técnicas. Auditoría.AUDITORÍA OPERATIVA Las fases de una auditoría operativa a cargo de auditores gubernamentales serán las siguientes: 1. − “Que es responsabilidad del Contador Público al llevar a cabo una auditoría operativa. Derecho. Examen y evaluación de áreas críticas 3.G. (N. a fin de someterse posteriormente. También la XIII Conferencia aprobó una resolución referente a los objetivos educacionales de la formación del Contador Público. la XIII Conferencia Interamericana de Contabilidad propone la conformación de grupos. Tributación y Humanidades. Finanzas. quienes a su vez y cuando tareas lo exijan. control y responsabilidad”.10. GUSTAVO GIL 80 . recomendaciones e informes establecidos en los Estatutos y Reglamento de la propia Asociación”. Uno de los puntos más importantes de la XIII Conferencia declara: − “Que las tareas de auditoría operativa son propias de los profesionales del área contable. Administración.A. en su caso.). Computación o Procesamiento de Datos. Seguimiento 2. la actuación de los integrantes del equipo interdisciplinario.A.

Integración y Comisión. c) Normas relativas al informe: − Primera Norma. − − Segunda Norma.. 80 LIC.. GUSTAVO GIL .. − − Segunda Norma. Materialidad. b) Normas relativas a la realización del trabajo: − − Primera Norma. Tercera Norma.El informe deberá reunir como mínimo las características de Oportunidad..El auditor operativo debe realizar su trabajo y preparar su informe con cuidado y diligencia profesional. Claridad.El auditor operativo debe ser una persona con titulo profesional universitario o equivalente en la especialidad de Contador Público y entrenamiento y capacidad profesional para ejercer la auditoría operativa.. Prudencia. Presión. Tercera Norma.El informe deberá como mínimo indicar los hechos y circunstancias analizados que originan en fallas de gestión.. a través del desarrollo de la tarea.El informe deberá como mínimo precisar el objeto de la auditoría. − Tercera Norma. extensión y oportunidad de los procedimientos a aplicar. de los elementos de juicio válidos y suficientes que permitan respaldar las aseveraciones formuladas en el informe. Veracidad..El trabajo de auditoría operativa debe comprender la obtención. fijando sus limitaciones y alcance y el motivo de su realización. para determinar la naturaleza. Segunda Norma...El trabajo de auditoría operativa debe comprender un estudio y evaluación adecuados del sistema de control vigente en la entidad examinada.El auditor operativo debe mantenerse en su posición de independencia a fin de garantizar la imparcialidad de sus juicios.AUDITORÍA OPERATIVA a) Normas Personales: − Primera Norma.El trabajo de auditoría operativa debe comprender una adecuada planeación y supervisión de los colaboradores.

ESTABLECIDAS POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE BOLIVIA: La contraloría general de la República de Bolivia a formulado un conjunto de norma la realización de la auditoría operativa en las instituciones públicas del país. 80 LIC.. Auditoría operativa (A. COMPARACIÓN DE LA AUDITORÍA FINANCIERA CON LA AUDITORÍA OPERATIVA: a) Propósito: − − Auditoría financiera (A.).)..11. eficacia y economía. a través de la identificación de deficiencia. a juicio del auditor..O. debilidades y situaciones críticas y recomendaciones cuando sea necesario. GUSTAVO GIL .El informe deberá como mínimo describir sintéticamente los procedimientos utilizados para la obtención de los elementos de juicio válidos y suficientes. cuyo resumen expresamos a continuación: 230 NORMAS DE AUDITORÍA OPERACIONAL: 231 Planificación 232 Supervisión 233 Controles administrativos 234 Evidencias 235 Comunicación de resultados 2.Ayudar a la administración al mejor cumplimiento de sus responsabilidades.El informe deberá como mínimo describir todo elemento que.El informe deberá como mínimo indicar en orden de importancia las recomendaciones sugeridas. 2. Sexta Norma.. mejore su comprensión.. para lograr eficiencia.12.F.Dar una opinión (dictaminar) sobre la responsabilidad de los estados financieros. − − Quinta Norma.AUDITORÍA OPERATIVA − Cuarta Norma. NORMAS DE AUDITORÍA OPERACIONAL.

.F. elemento de sistema de planeamiento y control. A.El examen es comprensivo...O.Hacia el componente financiero. O.. A.F... 80 LIC.Especificar en normas de auditoría generalmente aceptadas.En base a principios de administración.O. aún no generalmente aceptadas. métodos operativos. de custodia y cumplimiento de eficiencia. GUSTAVO GIL . A.AUDITORÍA OPERATIVA b) Orientación: − − (A.. eficacia y economía.En normas de auditoría interna o normas de auditoría operativa. de custodia y cumplimiento. f) Precisión: − − A.. ya que para fines de dictaminación considera a los estados financieros tomados en conjunto. recursos y controles administrativos. (A.Internos a la empresa. considerados de principio comprensivamente a partir de la condición reciente de los mismos y con proyección hacia el futuro. e) Método: − − A. g) Política de auditoría: − A.Comprende los estados financieros y controles contables desde un punto de vista retrospectivo. concretamente la estructura organizativa.F..). que no tienen el carácter de ser generalmente aceptados..F.O. d) Medición: − − A.F.Ostensiblemente absoluta.Hacia los componentes financieros.F.Comprende el sistema de planeamiento y control.).En base a principios de contabilidad generalmente aceptados. c) Alcance: − − A.A..O.

..O.O.F. A.No emite dictamen.O. j) Requerimiento: − − A.O.El examen es selectivo.F... i) Programa de auditoría: − − A. h) Usuario: − − A.Preparado progresivamente para cada fase.. GUSTAVO GIL . actividades.El examen se realiza para cada ejercicio o gestión. k) Capacidad profesional del auditor: − − A.F. A.F. unidades. l) Frecuencia: − − A.. − A..Externos e internos de la empresa. etc. Rinde un informe constructivo en el que se incluyen condiciones y hallazgos favorables o desfavorables con respecto a la eficiencia.Se practica a solicitud de la administración o plan de trabajo. A. A. y en las que puede prestarse el mejor servicio de auditoría. tipificadas como críticas o débiles.Requerida individualmente.O..Internos a la empresa.O.. condición y hallazgo de auditoría.El examen se realiza en una forma continua o cuando lo solicita la administración.O. porque los recursos de auditoría se aplican a funciones. aunque susceptibles de modificación posterior.. 80 LIC..F.Emite un dictamen que contiene la expresión de una opinión acerca de los estados financieros tomados en conjunto o la afirmación en sentido de no ser posible la expresión de dicha opinión..Preparado de una sola vez. A.Requerida en conjunto.Requisito establecido por ley..F.AUDITORÍA OPERATIVA − A.. m) Dictamen: − A.

. determina la responsabilidad de la política de crédito.O.Determina la exactitud de los registros.. determina lo adecuado de las prácticas seguidas. 80 LIC. y utiliza los procedimientos de reconcilia las cuentas auxiliares establece la antigüedad. − A.F.Determina la buena condición del crédito del cliente. examina los procedimientos a través de pruebas desde el inicio de operación hasta el final. GUSTAVO GIL . Ejemplo práctico de una diferencia: Cuenta por cobrar: − A. efectúa circularización. la validez y la cobrabilidad.AUDITORÍA OPERATIVA efectividad y economía de la entidad y recomendaciones tendientes a facilitar el descargo de responsabilidades de los administradores.

Casi todas las cosas constituyen sistemas y la empresa no es la excepción. Igualmente los planes y proyectos administrativos son síntomas cuyos componentes son los recursos humanos. − Contribuye a que las operaciones sean efectivas.. El sistema más característico quo puede percibirse en ella lo constituye el proceso administrativo que es efectivamente un todo. es intentar controlarlo. las materias primas.. El Proceso Administrativo.AUDITORÍA OPERATIVA UNIDAD N° 3 SISTEMAS. 3. GUSTAVO GIL . Es proyectar o establecer un futuro deseado y los medios efectivos para conseguirlo. A los efectos del tema del presente capítulo se ha elegido el siguiente esquema que comprende cuatro funciones: Planeación. eficientes y económicas. Es adoptar un conjunto de decisiones interrelacionadas respecto a lo que se hará y como se va hacer. los clientes. Es un proceso continuo. 80 LIC.Muchas son las versiones que se conocen acerca de las funciones que integran este proceso. La planificación constituye una necesidad y es además importante porque: − Elimina y aminora la incertidumbre y el cambio.Un sistema constituye un conjunto de partes independientes que juntas forman un todo unitario que cumplen alguna función. etc. ejecución y control. pero no un fin. que posiblemente tenga un inicio. Organización. organización. La empresa. − Hace posible y facilita el control interno.2. los equipos o instalaciones.Planificar es predecir el futuro. las unidades que las forman y la administración misma. cuyas partes interdependientes son las funciones de administración: Planificación. constituyen sistemas. el mercado. Esencialmente las partes deben ser interdependientes y actuar unas sobre otras. Ejecución y Control.3.. Planificación.1 Componentes del Sistema. EL PROCESO ADMNISTRATIVO Y SISTEMA DE CONTROL INTERNO 3. pero es algo más que eso. − Enfoca la atención hacia los objetivos. 3.

como las condiciones económicas generales.Se reconocen dos tipos de planeamientos: Planeamiento Estratégico y Planeamiento Táctico.requisito de la planeación y no si constituye el resultado de la planeación. vale decir las que pueden ser cuantificadas. como los niveles de precios o la paridad cambiaria. pues sin planificación no hay nada que organizar. Intangibles. ejecutar y controlar. Incontrolables. En rigor de la verdad un pronóstico será una premisa si constituye un pre. Premisas de Planeación. marco o condiciones anticipadas en los que se estima que los planes operen. como horas/hombres y horas/máquinas. la estructura organizacional o la calidad de los administradores.Son las otras cosas que el ambiente. como el capital ya invertido. Tipos de Planeamiento. Tangibles. Sin embargo. Internas. ya que previamente son necesarias algunas premisas. no constituye el punto de partida del proceso administrativo. como el prestigio de la firma. Las premisas pueden ser: Externas. 80 LIC. Controlables.. Por ejemplo el pronóstico sobre la evolución de la población constituye una promesa del presupuesto de ventas. pero también las ventas del período anterior son una promesa de ese mismo presupuesto. Estas premisas adoptan la forma de: − Suposiciones o pronósticos y − Condiciones conocidas. como la eficiencia laboral.. la demanda del producto o el mercado de capitales.AUDITORÍA OPERATIVA En realidad planificación es la base del proceso administrativo. GUSTAVO GIL .

AUDITORÍA OPERATIVA En opinión de algunos autores la clasificación es relativa y no absoluta. GUSTAVO GIL . responsabilidad y jerarquía en las relaciones de todas las unidades de la organización. Cuanto más largo es el efecto de un plan. autoridad. 3. En este sentido la planeación estratégica trata de decisiones de efecto duradero.Organizar es estructurar. el compromiso que genera y las categorías y medios de la planificación. pero si mencionar tres factores que ayudan a distinguir uno respecto de la otra y que tiene relación con el efecto del plan. Entonces el planeamiento estratégico tendrá que ser. por estar relacionadas con objetivos y políticas. divisiones o filiales de la empresa ó con sus estructuras organizativas. Cuanto más funciones de las actividades de una organización sean afectadas o comprometidas por un plan.Esta es la función que mayor atención ha merecido por los investigadores y técnicos de la administración. Definición de organización. Para ello es necesario asignar las funciones. por ejemplo. con la adquisición y distribución de las principales instalaciones. es más estratégico. más estratégico será.4. La planeación estratégica tiene una perspectiva amplia. con el propósito de obtener el máximo aprovechamiento de los mismos. en tanto que la táctica es más estrecha. cada una de las cuales formula su planteamiento como crítica a la otra. Organización. tanto así que se reconoce la existencia de tendencias o escuelas. agrupar y ordenar todos los elementos materiales y humanos de un ente. afectando de manera más o menos permanente a los esquemas físico. por cuanto que en determinadas circunstancias lo táctico puede ser estratégico. suelen producir efectos a largo plazo. La planeación táctica trata de la selección de medios para los cuales han de perseguirse objetivos específicos y de corto plazo y la estrategia se refiere tanto a la formulación de objetivos a largo plazo como a la selección de los medios para alcanzarlos.. las decisiones estratégicas. No se pretende aquí dilucidar la controversia. El esquema teórico trata de seis aspectos básicos que en conjunto identifican lo que posteriormente 80 LIC. financiero y organizativo en los que se llevan a cabo las operaciones. En consecuencia.. con el fin de alcanzar los planes y objetivos fijados por la alta dirección. aportando nuevos conceptos que al presente han dado lugar a una teoría muy amplia.

La delegación de autoridad. Como comunicación: se puede informar a los miembros de la organización sobre la posición que ocupan y la relación que tienen con el resto de la estructura. responsabilidades y nivel de autoridad de cada puesto.. Circular. Los primeros muestran toda la estructura de la organización formal y los segundos muestran exclusivamente la de un departamento u otro tipo de desagregación estructural. Los organigramas son útiles para la comunicación y análisis de la empresa. departamentalización inadecuada. de tal forma que cada uno conozca su situación de la Empresa. Lineal. Los organigramas pueden graficarse de varias formas: Vertical. Como medio de análisis se puede mencionar lo siguiente: Fallas de control interno. La definición de la estructura de relaciones entre empleados. Horizontal. La definición de responsabilidades y controles que permitan seguir de cerca las realizaciones. Organigrama. tareas. El o los organigramas deberían ser elementos constitutivos del manual de organización. indefinición de niveles. como funciones de caja y cuentas corrientes asignadas a un mismo cargo. dando mayor énfasis a las relaciones.AUDITORÍA OPERATIVA llegó a denominarse la organización formal. Los organigramas pueden ser macro-organigramas (maestros) y micro-organigramas (complementarios). como funciones de contabilidad y ventas asignadas a un mismo cargo. La reunión de esas tareas en secciones y esas secciones en departamentos y unidades administrativas superiores.Es la representación gráfica y simplificada de la forma en que están dispuestas y relacionadas las partes de una organización. que también describe detalladamente las funciones. y estos aspectos se refieren a: La determinación de objetivos y la deducción a partir de ellos de una relación detallada de tareas a ejecutar. 80 LIC. GUSTAVO GIL . etc. Semicircular.. autoridad y responsabilidad de cada área. La organización del trabajo a nivel de taller. relaciones de dependencias confusas.

II. nombre de las personas que ocupan los cargos.5. para lo cual es necesario una buena comunicación. Ejecución. ningún control. Seguir el curso de la comunicación.. categoría de los empleados.AUDITORÍA OPERATIVA Los organigramas también pueden incluir información referente a: Jerarquía de los cargos. La comunicación tiene etapas. que es un proceso en virtud del cual se contribuye a la mejor ejecución de los trabajos. experiencias y autoridad. el logro de la cooperación con los demás y hacer que las ideas e instrucciones se entiendan con claridad. III. se basa en intuición. GUSTAVO GIL . para conseguir que las disposiciones gerenciales sean mejores obedecidas. Control.Consiste en verificar si todo se desarrolla de conformidad con el plan adoptado..6. Trasmitir eficazmente. categorías de sueldos. cuya aplicación le permitirá cumplir con su cometido: I. La toma de decisiones es la llave final de todo proceso administrativo. debe ser oportunamente transmitida a sus destinatarios.La Ejecución es aquel factor de la administración en que se logra la realización efectiva de todos lo planeado por las decisiones generales directamente o por delegación. Estudiar ha eficacia de la comunicación. cuenta presupuestaria o centro de costo y cantidad de personas. hechos. ningún plan. IV. ningún sistema de organización tiene efecto mientras no se da una decisión. aquella que ofrezca más ventajas. con finos constructivos para forzar la meta a buscar que sean beneficiosas para ambas partes. Los principios fundamentales de la ejecución son: a) Principio de la coordinación do interés. las 80 LIC. con la finalidad que todos unan sus esfuerzos para lograr una meta común. La toma de decisiones permite escoger entre una o más alternativas. 3. la captación de políticas. Comprender lo que se desea comunicar. 3. c) Principios de aprovechamiento del conflicto. funciones. La toma de decisiones para ser ejecutada. La toma de decisiones gerenciales. b) Principio de impersonalidad de mando.

Para que el control sea más efectivo. d) Implementación de una infraestructura de información de que identifique los resultados. presupuesto. con el fin de corregirlos. ya sea en forma total o parcial. en que tiempo y por qué se desea. En el control.6. estadísticas.. El control permite asegurarse de una óptima ejecución. plan. de acuerdo a las. determine las causas y efectos. Su propósito es determinar las deficiencias. no será autoritario.En materia de administración ha palabra “control” no es plural de la 80 LIC. GUSTAVO GIL . 3. que tiende a convertir el cumplimiento en lo Normal y las desviaciones de los planes en lo Excepcional: Los controles versarán sobre estos últimos exclusivamente. áreas de responsabilidad.AUDITORÍA OPERATIVA instrucciones emitidas y los principios establecidos. Otros instrumentos de control que pueden señalarse son los siguientes: informes. y al señalar errores lo hará con el propósito de rectificarlos y evitar que no se cometan nuevamente. debiendo ser el gerente en este concepto. se miden los resultados actuales y pasados en relación con lo previsto. de qué modo. costos. El gerente al ejercer las funciones de control. c) Definición y acumulación de la información para previa explotación de Ia misma. Control y Controles. autócrata. volumen (calidad y cantidad) de los trabajos realizados. b) Especificación de las bases para el establecimiento de normas de rendimiento. señale las tendencias e identifique resultados. ayudante y consejero para sus subordinados. un educador. El control incluye el establecimiento de normas medidas y rendimientos y la acción correctiva de las desviaciones. sino cooperador. requiere como mínimo los siguientes requisitos: a) Identificación de los factores claves a ser controlados para el logro de los resultados.1. es el “principio de excepción”. medir el rendimiento. Un instrumento importante en el control gerencial. o al menos principalmente. conocer que parte de una actividad se está cumpliendo y cual no. mejorar y programar nuevos planes. con el objeto de corregirlas y recomendar lo más conveniente para corregirlas y evitar que se repitan.

Los controles son analíticos y se interesan en lo que era y en lo que es.El sistema de control interno está profundamente vinculado con la administración de las empresas. el control se ocupa de las expectativas. valorizándolo y si es necesario aplicando medidas correctivas de manera que la ejecución se lleve de acuerdo con lo planeado. La diferencia entre ambos términos la podemos apreciar por lo siguiente: “Ocurre no sólo que el aumento del número de controles no siempre determina mayor control sino que en el contexto de las instituciones sociales las dos palabras tienen sentidos completamente distintos. ya fueren privadas o públicas deben poseer un sistema de 80 LIC. control o si se quiere control directivo. la vigilancia activa de una operación para mantenerla dentro de límites definidos es una continuación de las otras tres funciones fundamentales de la administración. Introducción. las organizaciones. Los controles tratan con hechos. El sinónimo de control es la dirección. La administración consiste en manejar la realidad o los hechos diarios mediante la dirección. El control es lo general y los controles son lo específico. El control es una función y solamente una.. en la cual se apoyarán las demás partes componentes. con el propósito de lograr o alcanzar los objetivos que primaron en su gestión.7. par el auditor no significará lo mismo “revisión del control” que “revisión de los controles”. en tanto que en el segundo caso se examinaran las antes mencionadas formas concretas de realizar el control. La organización consiste en diagramar. Sistema de Control Interno: 3.1. es decir del futuro. es decir. En el primer caso se examinará una de las funciones del proceso administrativo denominada. que se define como un proceso para determinar lo que se está llevando a cabo. En la época actual. Los controles se relacionan con los medios. y se ocupa de lo que debería ser”. A propósito de la auditoría operativa ésta distinción implica una gran importancia y por lo siguiente: aceptada la distinción. Los sinónimos de los controles son la medición y la información. tomando como base las premisas generales que conforman la estructura de la empresa. que consiste en un proceso. En el Control.7. supervisión y control de la totalidad de las operaciones de un ente.AUDITORÍA OPERATIVA palabra “controles”. el control con el fin. El control es normativo. 3. que tienden a cumplir con los objetivos preestablecidos en la creación de dicha organización o empresa. GUSTAVO GIL . Por su parte la palabra Controles se refiere a las formas. El término Control se considera corno una función de la administración. medios específicos o técnicas a través de los cuales se practica control. Los controles pueden ser muchos. con hechos ocurridos. precisamente.

procedimientos y sistemas. Responsabilidad. normas y procedimientos que componen el sistema de control interno. material o tecnológico e ideológico.4. consistente.7. alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoría a aplicar. propietarios o ejecutivos para dirigir. que confirman su lógica estructura mediante el funcionamiento de. pero es el evaluador del mismo y en base a dicha evaluación podrá determinar la naturaleza. por lo tanto. que tienda a lograr eficiencia operativa. personal. puede sugerir cambios para su mejor funcionamiento.AUDITORÍA OPERATIVA control interno.. interpretada o utilizada para enunciar las directrices emanadas de los dueños. medios humanos. y los problemas que se generan al controlar las actividades. es función y responsabilidad de la dirección de la empresa: La instalación o implementación.El auditor no tiene responsabilidad directa sobre el sistema de control interno. a su vez.La expresión “control interno” es. GUSTAVO GIL . Alcance. 80 LIC. el detectar los desfases respecto de lo que fue predeterminado y. tesorería.3. ya fuera ésta de tipo lineal.7.2. 3. es el responsable del control interno en su ámbito de actuación. La naturaleza e importancia del sistema de control interno es que es indivisible por que integra toda la organización y. la vigilancia de su funcionamiento en forma correcta o eficiente. generalmente.7. coordinar y controlar a sus subordinados dentro de la pirámide de la organización. 3. mixta o funcional..“El control interna comprende el plan de organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa. compras.. ventas. por último el adaptar al tiempo y circunstancia las políticas. fabricación. Cada funcionario de la empresa.. etc. obtiene conclusiones que debe informar a la dirección de la empresa y. como por ejemplo: las funciones de registración-contaduría. tiene origen en los distintos sectores de la organización según la tarea que estos desarrollan. 3. idóneo y sólido. 3.7. a) Instituto Americano de Contadores Públicos. El control interno nace y crece en la organización con métodos. Sistema de Control Interno: Definición.El alcance del control interno está dada par la totalidad de la empresa. Naturaleza. Pero como evaluador de dicho sistema de control interno.5. finanzas.

. 1 . 2.9. 1 . Sistema de protección contra incendios.1.. Emisión de cheque por cada egreso. 1. Compromisos u obligaciones de la empresa con terceros. 1. principios o medidas enlazadas entre sí.4. un esquema humano adecuado a las labores asignadas y al cumplimiento de los planes de acción.5.Para lograr este objetivo se deben adoptar las siguientes medias: 1.3. 80 LIC.7.7. Comprobantes o formularios pre numerados. Objetivos Básicos y medidas a adoptar para su funcionamiento: 1. Cheque con más de una firma. 1.Razonable protección del patrimonio. 3. con el objetivo de lograr: .Cumplimiento de políticas prescritas por la organización.2.3. Mantenimiento preventivo. 1. Separación de funciones y responsabilidades.6. 1. controlar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables. Registros de firmas y régimen de autorizaciones..8. 2. La sumatoria de la información analítica debe ser igual a la sintética.Protección de los Activos.6. Manual de cuentas contables.. Instrucciones que determinen conceptos de uniformidad. 1 . 1.AUDITORÍA OPERATIVA para salvaguardia de sus activos.2. .10.. 1 .Eficiencia operativa”.Medidas a adoptar: 2. GUSTAVO GIL . promover la eficiencia operativa y alentar la adhesión a las políticas gerenciales establecidas” b) Instituto de Auditores Internos de Buenos Aires.“Control interno es el conjunto de reglas. Archivos. desarrollados dentro de una organización. Políticas de seguras. Depósito total de ingresos monetarios. Servicio de vigilancia. . 1.1. Obtención de Información Adecuada.11. 2.Información confiable y eficiente.12. con procedimientos que garanticen su estructura.

7.5.2. 1.9. GUSTAVO GIL . 3. 2.Medidas a adoptar: 4. 3. Fuente de información diversa o información cruzada. Un plan de organización que provea una separación apropiada de responsabilidades funcionales. División del trabajo. Manual de procedimientos... Comprobación rutinaria.4. Definiciones de funciones. 1. Auditoría interna. Promoción de la Eficiencia Operativa.3. 3.2. 80 LIC. 2.AUDITORÍA OPERATIVA 2.Medidas a adoptar: Estructura humana. 3.3. Manual de funciones.4. 3.4. Comparación de datos actuales con datos históricos.6. 4. 1. Manual de organización.1. 1. 1. Comparación do información propia con la de terceros.2.7. Manuales de función a procedimientos.Podemos mencionar los siguientes elementos del control interno. Medios materiales y tecnológicos.7.8. autoridad y responsabilidad. Información fluida o constante a regular.1. Comprobante y formularios pre numerados. y las medidas a adoptar para que dichos elementos se cumplan: 1. 4. 1.. Elementos. Organigrama. 2. Independencia intersectorial. 2.3. 4.7. 4. Segregación de tareas.1. 1.6. Estimular la Adhesión a las Políticas de la Dirección. Nivel óptimo de subordinados. Comparación de la información real con la pronosticada.5.4. 3. División del trabajo. 2.

2.2. 3. 2.9. pasivos. GUSTAVO GIL . 3.7. 2.1. 4. 2. Control Operativo.3. Licitación a cotizaciones varias 3.9. Homogeneidad o Uniformidad. Prácticas sanas a seguirse en la ejecución de los deberes y funciones de cada departamento de la organización. Control de ingresas y egresos de productos.5. Entrenamiento. 3. proporcional a sus responsabilidades. 2. Selección. 3. Seguro de fidelidad. Archivos de información. Control de documentación. 4. Licencias o vacaciones. 2. 4.1.7. Proceso de comparación. 80 LIC. Instrucciones por escrito. Manual de cuentas.4. Plan de cuentas.6. 3. Hermeticidad de los depósitos. 2. 3. Un sistema de autorización y procedimientos de registros adecuados para proveer un control contable razonable sobre activos. ingresos y gastos. Medios tecnológicos. Identificación de funciones. 2.5.AUDITORÍA OPERATIVA 2.8.4.2.1. Separación de funciones. 3.3.3.8. 3. Rotación de has tareas a funciones. 2. 4. Capacitación.4. 3.2. Un grado de calidad del personal. Evaluación.6. Comprobantes y formularios. 4.

extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría a aplicar. GUSTAVO GIL . sistemas. 3. Eficiencia operativa.7.El control interno y ha tarea que ejecuta el auditor consiste en: a) Adecuada planificación y el correspondiente control de la ejecución del mismo. Rotación. Calidad del grupo humano. Medias tecnológicos con que cuenta el ente.9.. c) La obtención de elementos de pruebas sólidas y suficientes que sustenten el contenido del informe. instrucciones. el cual le permite conocer ciertos aspectos del ente examinador en cuanto a: Su estructura interna. mediante la aplicación de los procedimientos de auditoría.5. los puntos débiles de 80 LIC. 4.7 Identificación.6. Confiabilidad de la información. b) Un estudio y evaluación del control interno vigente que permitirá determinar la naturaleza. La Función del Auditor. Que actúan o están en funcionamiento. Estudio de la Situación Existente. Adecuada organización del ente. etc. Remuneraciones.AUDITORÍA OPERATIVA 4.La etapa anterior le permite al auditor poder formarse un juicio sobre el sistema de control interno vigente. 4.El auditor hará un relevamiento de la organización. consultando las políticas. 4.. manuales. la que le permitirá llegar a la función que sigue. Incompatibilidad. controles. Evaluación del sistema de control interno. 2. para desarrollar su tarea el auditor debe cumplir tres funciones que son: 1. 4. La determinación de cuáles son en forma clara y precisa.8.. En el Control Interno. que tomará contacto con la vida diaria de la organización en una primera etapa de su trabajo. Acatamiento de las políticas y directivas de Ia dirección superior.8. es decir. Promociones.

etc. Pero la misma debe ser realizada con total objetividad o independencia necesaria para que se llegue a una conclusión lógica. por circunstancias propias del sector a auditar o por el orden de programación efectuada. que estará dado por el tipo de procedimiento a aplicar. GUSTAVO GIL . lo que significa que se establecerá un límite de casos a ver al porcentaje que tendrá la muestra.La evaluación es el análisis de ‘algo”. c) Quienes efectuarán y realizarán el trabajo. un procedimiento. 3.Elegido el procedimiento o procedimientos.AUDITORÍA OPERATIVA control.. una gestión. El relevamiento de la situación imperante en la empresa El momento de practicarse la auditoria. debe efectuarse mediante la utilización de medios o procedimientos técnicos que tratan da facilitar el trabajo en cuanto ab orden a cronología y control.7... e) Qué temas o controles serán profundizados a ampliados. pero también puede existir la aplicación de más de un procedimiento.Cuando se tengan diferentes procedimientos que logren el mismo objetivo. La extensión del procedimiento a aplicar. deberá seleccionar cuál va a utilizar para aplicar. Programación del Trabajo a Efectuar.Se fijará cuál es el momento ideal para realizar la prueba. 3. ya fuera un sistema. concreta y consistente. La oportunidad del procedimiento a aplicar...La evaluación efectuada en el Paso anterior permitirá al auditor programar procedimientos de auditoría que tendrá que aplicar. d) Determinación de un programa de trabajo y control do su cumplimiento. pero que a su vez sirvan como medio de prueba del trabajo realizado y sean el soporte de las conclusiones obtenidas una vez finalizado el mismo. deberá estipularse un alce mismo. Técnicas del Relevamiento del Sistema de Control Interno. b) Momento y oportunidad en el qué se va a realizar ha tarea. Para tal fin se deben establecer ciertas pautas: a) Detallar en forma clara y breve qué es lo que se va evaluar. 80 LIC. f) Qué medios so van a utilizar. sobre el contexto total.9. para efectuar su labor y además tendrá en cuenta lo siguiente: La naturaleza del procedimiento a aplicar.

en los papeles de trabajo del auditor. lo que permite ubicar el tema buscado. flujo o recorrido de una masa de información. Las preguntas . 3. registraciones. mediante la utilización de símbolos convencionales que representan operaciones. custodia de bienes. en cuanto a: Funciones.son planteadas de modo que las respuestas indiquen lo siguiente: si es “afirmativa”. fácil de revisar y útil. que son comunes a la mayoría de las empresas y que interrogan sobre los sistemas y operaciones que se realizan en la organización.Es la narración a descripción detallada en forma de relato de las características de los sistemas o el modo de operar de una organización. Reduce considerablemente el tiempo de lectura y control e indica cuando hay errores de información. lo que constituyo a un trabajo ordenado. 2. presentándose los distintos aspectos en secciones detalladas en un índice. GUSTAVO GIL . Método de Cursogramas o Flujogramas. superfluos y duplicidad de tareas o procesos. sobre los aspectos fundamentales del control interno. referente a las secuencias relevadas provenientes de las explicaciones de los individuos de la empresa. 3) “no aplicable”. debilidad a defecto de control. Método Descriptivo.Este método se basa en un conjunto de preguntas estándares.El cursograma o flujograma es la representación gráfica del sentido. las cuales se encuentran codificadas. Que ocurren a suceden en forma oral a escrita en el quehacer diario del ente. etc. La forma orgánica que tienen estos formularios de preguntas. Método de Cuestionarios. mediante un acceso directo y rápido. dentro del contexto de la organización. si es “negativa” denota la falla. trabajos innecesarios. Todos los datos o información recopilada son incorporados tal como se obtienen. Este método muestra el panorama general a situación total y simplificada y agiliza la tarea del relevamiento.AUDITORÍA OPERATIVA Los métodos o procedimientos del relevamiento del control interno son: 1. La interrogación está diagramada para recibir una de tres posibilidades admitidas: 1) ‘si”. indica que es un punto fuerte o eficiente del control. archivos.. 80 LIC... si es “no aplicable” indica que Ia pregunta no tiene sentido a o existencia dentro del relevamiento que se realiza. etc. controles. presentadas por escrito en un formulario pre impreso. procedimientos. 2) ‘no”. curso. normas. también para buscar un tema. o de un sistema o proceso administrativo u operativo. consisten en estar separados por áreas operativas. operaciones.

por lo tanto.10. cada uno de los individuos conoce su responsabilidad y para que este conocimiento sea efectivo debe comunicársela por escrito y de forma clara.. GUSTAVO GIL . ya que ellos son los que ponen en movimiento y desarrollan las empresas.Se debe realizar la separación de funciones de los individuos. entrenamiento y capacitación tienen mucha importancia.Existe la posibilidad que los individuos deleguen en otros de menor jerarquía sus funciones. 5. Funciones. b) Registración en formularios a libros. Personal.El factor humano es fundamental en cualquier tipo de ente y..La responsabilidad de todos los integrantes de una organización debe estar perfectamente delimitada..7.El siguiente detalle resume los aspectos prácticos que deben ser tenidos en cuenta para lograr y mantener un sistema de control interno eficiente: 1. 4. se le debe dar autoridad necesaria o justa para que pueda ejercer debidamente esa función. éstos son difíciles de detectar. Enumeración y Análisis de los Aspectos Prácticos del Control interno. su selección. Operación. 2.AUDITORÍA OPERATIVA 3. Autoridad. Ya que si así fuera. 3. pero debe quedar claro que la responsabilidad sobre esa función no puede ser dolegada. lo quo a su vez posibilita que se cometan dolos o fraudes.. Para tener funcionarios idóneos para las funciones que 80 LIC. e) Archivo o final de la operación..Cuando a un individuo se le asigna una función acompañada de Ia correlativa responsabilidad.. d) Custodia do los bienes físicos a materiales. de tal manera que esto se dividan en las siguientes categorías y cada una de ellas las efectúe un individuo diferente: a) iniciación de una operación. Delegación. c) Autorización o aprobación de la operación y sus registros.. 6. por lo tanto.Ningún funcionario dentro de una organización debe ser el responsable de una transacción desde que esta se inicia hasta que finaliza. en el caso do existir errores. Responsabilidad.

Toda instrucción que se le da al personal de una organización debe ser entregada por escrito. los valores bajo su custodia estén suficientemente protegidos. 13. deben ser elegidos teniendo en cuenta sus características personales y técnicas. 12 Instrucciones por Escrito. etc. un manual de procedimientos. 7. a su vez. Costa. 8.La datación humana debe tener una rotación de funciones. ya fuere su descripción de tareas. pues permite la auto verificación de la información que se procesa. que constituyen a eliminar a los individuos denominados “indispensables para la organización” y también contribuye a detectar errores y fraudes. Este tipo de controles es denominado de diseño. facilitando la detección de Ia falta de un ejemplar.. norma o instrucción.Todo procedimiento.. 9 Funciones Rotativas.. 10. 80 LIC. Pre numeración de Comprobantes y Formularios. los cuales se apliquen en forma periódica y de manera sorpresiva ya que..Toda organización debe poseer.A aquellos funcionarios que tienen funciones de custodia de bienes de Ia organización..AUDITORÍA OPERATIVA deben ejercer y la responsabilidad de cada cargo. deben proveerse de sus controles propios o automáticos. y el receptor debe firmar como que recibió dicha norma. sistema. en el momento de su creación. Esta rotación permite que el individuo no se enajene con un trabajo y que a su vez se capacite y entrene en tareas diferentes que lo permitirán evolucionar dentro del ámbito de la organización. Control Selectivo. debe proveérselos do los elementos de seguridad necesarios para que el momento en que el individuo está fuera de la empresa.El costo material de instalar y mantener un control debe ser menor de Ia que realmente se requiere controlar. Autocontrol. GUSTAVO GIL . dentro de su estructura.La numeración correlativa permite el procesamiento de todos los formularios siguiendo su secuencia. evalúan si los controles existentes actúan de ha manera tal como fueran creados. que permitan detectar errores de procedimientos que generen su corrección en forma inmediata.. 11... funcionarios que efectúen controles por excepciones o controles no rutinarios. Elemento Materiales.

una letra de cambio.. produciéndose la misma por parte de otro. 22.AUDITORÍA OPERATIVA 14 . GUSTAVO GIL . Cuentas de Control. Confrontar Datos. Control por Oposición. 19. un cheque. 18 Obligaciones con Doble Firma. 20. coma por ejemplo cuando en un traspaso de valores o información.Pago con cheque.Cada vez que la empresa se compromete o se obliga mediante un documento.El total del dinero y los cheque entregados a Ia empresa deben ser depositados de inmediato y en forma intacta en los bancos. Depósito Total de las Cobranzas... Vacaciones y Licencias.Custodia de los Formularios. pero a su vez es imprescindible que en los casos de personas que tienen a su cargo funciones de custodia tengan periódicamente ese descanso lo que contribuirá a que otra persona tome su función y pueda detectar si existen errores o fraudes.. en el caso de no ser así se debe realizar la conciliación respectiva. 17..La sumatoria de la cuenta analíticas debe ser igual a lo expresado en las cuentas de control. 21. etc. se quiera desligar la responsabilidad de uno.. Dinero en Efectivo... Es conveniente que cada dicha obligación tenga la firma de más de un funcionario. 16.Todo pago que efectúe la organización debe realizarlo con un cheque o a la orden del beneficiario y evitando su endoso por éste.Se deben realizar todas las conciliaciones de datos propias con 80 LIC.El control por oposición consiste en aquel que se verifique cuando entre un individuo y otros se verifican mutuamente.Los formularios que no están puestas en uso deben estar lo suficientemente protegidos para que nadie pueda tener acceso a los mismos y que una persona sea encargada de entregárselos a los usuarios y registre a quién se los facilitó. 15.Todos los funcionarios deben gozar de periodos de descanso..El uso del dinero en efectivo debe provenir solo de los fondos fijos o cajas chicas y únicamente debe ser utilizado para los desembolsos permitidos de tipo urgente o para gastos menores que no justifique a la realización de un pago con cheque. ya fuere un pagare..

En cuanta a administración. cantidad. quiere decir que tiene vinculación con mucho más concreto y específico que el control administrativo. metas. Las acciones que a éste respecto se emprendan tienen. “El control administrativo es el proceso mediante el cual los directivos aseguran la obtención de recursos y su utilización efectiva.Es realizar una acción efectiva con el mínimo de esfuerzo.. tiempo. se debe realizar la confrontación de todos los movimientos bancarios y también enviar “resumen de cuentas” a todos los clientes y proveedores. Tareas específicas.Es el logro concreto de algo deseado.AUDITORÍA OPERATIVA informaciones de terceros. Se tienen que efectuar. Control Administrativo.. . el control operacional se define como: “El proceso consistente en asegurar que las tareas especificas se cumplan en forma efectiva. GUSTAVO GIL . Las acciones quo a este respecto se emprendan tienen por objeto maximizar el logro Una persona. por lo menos una vez al año. o con el menor uso posible de recursos escasos. Es la maximización de efectividad y economía. tiempo. Son más o menos efectivos según como se aproximen o contribuyan a aproximarse a ciertas situaciones deseadas y anteladamente establecidas. eficiente y económica en el logro de los objetivos de Ia organización”.8. costos.Efectividad. Por lo tanto. Posibles.. etc.Es realizar una operación o actividad con el mínimo posible de costos. . el que como se indicó tiende al cumplimiento do los objetivos de la organización..Eficiencia. por objeto minimizar los elementos citados. esfuerzo.Economía . cantidad. propósitos. eficiente y económica”.. .8. y contestar todos los recibos. una circularización de saldos. una maquina etc. un procedimiento.Siempre dentro del sistema de planeamiento y control. Control Operacional. 80 LIC. lo que se pretende lograr a alcanzar son los objetivos. etc.La definición siguiente de control administrativo corresponde a los lineamientos comprendidos en el sistema de planeamiento y control. 3. etc. 3..

La obtención de artículos específicos para el inventario en aposición a la administración del inventario en su totalidad. GUSTAVO GIL . en oposición a la administración del personal en su totalidad. Acciones específicas del personal. 80 LIC.AUDITORÍA OPERATIVA Algunas situaciones que ilustran el ejercicio del control operacional sobre tareas o transacciones individuales son: La programación y el control de tareas individuales en un taller en oposición a la medición del rendimiento del taller en su totalidad.

Objetivos. en la evaluación de las actividades de una empresa. En resumen. constituyen la evidencia sistemática de la forma en la que el auditor dio cumplimiento al contenido de los programas de auditoría y por lo mismo son el descargo de su responsabilidad. en lo referente a los pasos o procedimientos aplicados. Reflejan hábitos de orden.AUDITORÍA OPERATIVA UNIDAD Nº 4 PAPELES DE TRABAJO DE AUDITORÍA 4. así como su habilidad para analizar problemas e identificar situaciones relevantes. la información obtenida y las conclusiones pertinentes a las que se llegaron en la auditoría.2. visión e ingenio del auditor al realizar su trabajo. Conceptualización. imaginación..Los papeles de trabajo son la evidencia que guarda el auditor sobre el cumplimiento de los programas de auditoría. es que constituyen la base para la preparación de los programas de auditoría de las fases siguientes de la evaluación. conclusiones y recomendaciones. las pruebas realizadas.El objetivo y propósito fundamental de los papeles de trabajo es constituir una evidencia clara y completa de la tarea efectuada y delimitar la responsabilidad del auditor. Los papeles de trabajo incluyen todas las evidencias que el auditor considera necesario. Un papel de trabajo es la manifestación objetiva de las técnicas y procedimientos aplicados durante el trabajo de auditoría. Revelan los conocimientos del auditor respecto del área auditada. Proporcionan un registro de información y evidencia obtenidas y desarrolladas que respaldan los hallazgos. además de los otros usos que se le da. ya que los papeles de trabajo deben demostrar: 80 LIC. Constituye el eslabón entre los programas de auditoría y el informe. 4. Algo que es característico de los papeles de trabajo de la auditoría operativa. Ayudan a coordinar y organizar el trabajo. GUSTAVO GIL .. Sirven como guía para auditorias posteriores.1. Ayudan a supervisar y evaluar el desempeño del personal de auditores. para apoyar los resultados que se exponen en el informe de evaluación. por lo tanto los papeles de trabajo: Proporcionan el registro sistemático de la labor realizada en la auditoría.

Constituye una guía adecuada para revisar la tarea realizada. etc.Los papeles de trabajo deben dar al lector la seguridad de que en ellos está todo en forma clara. b) Minuciosidad...Sabemos que el auditor. relaciones. Referencias futuras.. Es decir son completos..El trabajo del auditor se basa en los hechos reales y ellos son el sustento de futuras opiniones y conclusiones.. Por lo tanto los papeles de trabajo permiten suministrar datos necesarios o importantes para la confección de los informes.. análisis. GUSTAVO GIL .En los casos de problemas referentes a la auditoría realizada. Además los papeles de trabajo deben respetar los siguientes conceptos: a) Precisión. tienen un valor defensivo. por lo tanto hay que describirlos con precisión. cálculos. Consulta de datos. observaciones y sugerencias sobre la tarea ejecutada. Revisión del sistema de control interno. comentarios.Es fundamental contar con una razonable organización para la recolección y registro correcto de datos precisos.Ayuda como guía para la realización de auditorias futuras. 80 LIC.... debe emitir comentarios sobre el funcionamiento y comportamiento de este. 4.3.El auditor en su trabajo compila: datos. ya que adecuadamente preparados constituyen la mejor ayuda para proteger el trabajo efectuado por el auditor operativo. Y de ellos extrae los elementos de juicio para su informe.Las principales características que deben reunir los papeles de trabajo son: Sustento o validez de los informes. Control del trabajo.Los datos incorporados a los papeles de trabajo son la fuente de consulta para formular apreciaciones.. extractos. c) Organización. confirmaciones de terceros. notas. como evaluador del sistema de control interno. Características. Elementos de prueba.AUDITORÍA OPERATIVA - La fuente y naturaleza de los elementos de juicio obtenidos El alcance de los procedimientos aplicados El resumen de las conclusiones arribadas.

AUDITORÍA OPERATIVA d) Prolijidad. Supervisar o controlar en forma sistematizada el trabajo realizado. 4. Registrar información proveniente de: Cuestionario de control interno. Revisión de instrucciones. etc. Examen de las transacciones del período auditado. manuales. GUSTAVO GIL .Es importante que los papeles de trabajo sean legibles y hay que tener en cuenta que la prolijidad solo insume un pequeño tiempo de más que se ahorra en la lectura posterior.. Relevamiento de análisis de sistemas de procedimientos. 5. Formar el legajo que reúna los antecedentes de los temas cuestionados..La preparación de los papeles de trabajo tiene por finalidad o sirve para: 1. 7. Consideraciones sobre la preparación. 2. Realizar auditorías ordenadas y que se puedan contestar estas preguntas: ¿Qué es lo que debe hacerse? ¿Cómo debe hacerse? 4. Tomar nota de las deficiencias encontradas en el funcionamiento operativo y registrar evidencias encontradas. el que se discutirá en secciones o reuniones con los sectores auditados. 3. Reunir los antecedentes de las sugerencias a realizar y la forma en que se llega a esa conclusión.4. normas. 6. En base a la presentación de los papeles de trabajo se puede apreciar la habilidad y capacidad del auditor que los efectuó 80 LIC.

Programación . .6 Clasificación y ordenamiento. 80 LIC. Por lo tanto.Debe indicarse cuáles son los datos. Parte general que contiene: .5.. Auditoría parcial.Punto del programa detallado . A su vez.Conclusiones .Son los papeles específicos de los trabajos efectuados durante el ejercicio económico en curso.Los requisitos que deben reunir los papeles de trabajo son los siguientes: .. GUSTAVO GIL . su redacción debe ser clara y objetiva.Deben estar preparados de forma que permitan una fácil lectura y rápidamente se pueda conocer el concepto de lo que se quiere expresar. la información o listados preparados por el sector auditado y debe ser revisado o controlado para admitirlo con evidencia válida.El trabajo realizado. la descripción de la tarea que contiene.La clasificación de los papeles de trabajo la podemos hacer en dos grandes grupos: 1. conteniendo: el nombre del sector. la fecha de la auditoría y la firma de la persona que hace el trabajo. podemos hacer otra sub-clasificación: 1.Que contiene: .AUDITORÍA OPERATIVA 4.Revisión de tipo general 2. Requisitos sobre los papeles de trabajo.Utilizar marcas o símbolos uniformes.El encabezamiento debe ser preciso.Detalle por sector a auditar . Auditoría del ejercicio... . .Hojas de puntos a realizar . 4.

Estas marcas o símbolos permiten con una rápida visualización determinar el grado de análisis efectuado y constituyen un medio de control de la labor de los ayudantes. Reseñas de las operaciones. aunque estos últimos no se puedan descartar del todo.Los símbolos o marcas son utilizados por el auditor para señalar en sus papeles de trabajo el tipo de revisión y pruebas efectuadas. instrucciones y normas. Las marcas que se utilizan en auditoría operativa tienen más relación con la profundización y continuidad del examen que con comprobaciones. Programas a largo plazo.Los legajos de tipo permanente deben clasificarse según el tipo de información que contiene. Ejemplos: 80 LIC. Organigramas. Informes y correspondencias. oficinas. Revisión periódica y seguimiento de recomendaciones o sugerencias. 4. Marcas o símbolos. GUSTAVO GIL . Detallamos los legajos permanentes: Estructura legal. sucursales y agencias.. Las marcas o símbolos que figuran en los papeles de trabajo deben ser debidamente aclarados. Manuales. que en gran parte son narrativos o gráficos..AUDITORÍA OPERATIVA 2. Procedimientos.7. Volumen de operaciones. Copias de actas y asambleas. excepto aquellos que se usan en forma uniforme. Estatutos. por el hecho de que la auditoría operativa se ejecuta según fases que se aplican progresivamente y también por el contenido especial de los papeles de trabajo. Legajos permanentes. Localización de plantas. Es preferible que estas marcas se efectúen en color. depósitos. Memorias y estados contables. Documentos importantes. Relevamiento administrativo contable y evaluación del sistema de control interno.

La codificación de los papeles de trabajo presenta las siguientes ventajas: Simplifica la localización Simplifica el proceso de supervisión y revisión. ídem al anterior Ubicación A la derecha del párrafo en cuestión 80 LIC. por ser aún Incompleto o insuficiente debe ser considerado En un siguiente programa. E El dato o asunto de que se trate. dado que ya se lo ha hecho en la indicada planilla. que deberán incorporarse a una planilla de marcas de auditoría. debe ser ampliado Mediante una entrevista o consulta C I A R Confirmar por escrito o verbalmente Inspeccionar u observar físicamente Analizar Dato o asunto que debe consignarse en una hoja de resumen Según las necesidades podrían adicionarse otras marcas. ídem al anterior ídem al anterior ídem al anterior ídem al anterior.AUDITORÍA OPERATIVA - Verificado con la documentación legal = Control de cálculos = Otros ejemplos Marcas P Significado El dato o asunto de que se trate. No se considera necesario explicar el significado de las marcas en cada papel de trabajo. GUSTAVO GIL . Codificación..Significa el acto mediante el cual se asigna índices de identificación que permiten localizar e identificar el lugar exacto donde se encuentra un papel de trabajo dentro de los archivos que se preparan como resultado del examen.

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Permite el archivo sistemático.

Los códigos o índices en auditoría pueden ser de las siguientes clases: a) Alfabéticos, b) Numéricos, c) Alfanuméricos. 4.8 Contenido de los papeles de trabajo.- El diseño de las hojas de trabajo queda siempre a criterio del ayudante y/o superior, pero es preferible que sea discutido entre ellos. Pero en auditorías repetidas se hace un estándar del papel del trabajo de un tema específico. Los papeles deben ser perfectamente comprendidos por cualquier persona ajena a su realización y deben contener: Número de papel o de origen (código de archivo) 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. El título de la cédula o el nombre del programa y la fecha de la situación analizada. También pueden mencionarse el nombre del departamento auditado. El nombre de la persona que efectuó el trabajo y la fecha en que lo realizó. Si una cédula tiene varias páginas debe colocarse el número de página y de páginas. Si la cédula comprende información preparada por personas ajenas al departamento de auditoría. Se debe detallar la fuente de la información contenida. La descripción concreta y clara del trabajo efectuado. Las conclusiones a las que se llegó. El nombre de la persona que revisó el trabajo y la fecha de la misma.

4.9. Revisión de los papeles de trabajo.- Cuando se efectúa el control de los papeles de trabajo se evalúa la gestión del auditor que lo realizó. Por lo tanto, debemos tener en cuenta los siguientes aspectos en la revisión de los mismos: Se debe comprobar que se cumplió con el programa de auditoría. Juzgar si los papeles de trabajo contienen la evidencia suficiente para dar por bien cubiertos los procedimientos y sustentar las conclusiones. Determinar si los asuntos o temas de mayor importancia han sido debidamente estudiados y resueltos. Cotejar los datos de los papeles de trabajo con la información pertinente.

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Verificar que los papeles de trabajo satisfacen los requisitos formales establecidos.

4.10. Tipos de archivos.- La forma de organización y archivos de los papeles de trabajo, responden a una lógica definida, por cuanto estos documentos proporcionan una fuente conveniente de información sobre la auditoría que es de interés para los auditores, supervisores y otros funcionarios vinculados con el examen. Para los papeles de trabajo pueden prepararse dos tipos de archivos: a) Archivo permanente.- La documentación que se clasifica como permanente es aquella que podrá utilizarse en futuras revisiones y que en años siguientes deberá ser actualizada. Entre otras, la siguiente información puede ser incluida: 1. Resumen o fotocopia del documento legal de constitución de la entidad. 2. Macro y micro organigramas. 3. Lista de ejecutivos. 4. Políticas, procedimientos administrativos y financieros. 5. Información sobre el sistema de control interno. 6. Hoja de información general donde especifique:     Tipo de actividad. Tamaño de la entidad. Recursos humanos y materiales. Número y ubicación de sucursales, etc.

7. Descripción completa de los aspectos operativos. 8. Copias de manuales, instructivos y reglamentos. 9. Copias de programas y cuestionarios de auditorías. 10. Copias del informe de auditorías. 11. Hoja de sugerencias o asuntos a ser considerados en posteriores auditorias, etc. El archivo permanente debe servir como base de información para ayudar a planificar futuras labores, por consiguiente, deben proporcionar una información resumida rápidamente accesible sobre las labores efectuadas anteriormente y sobre los informes emitidos, incluyendo una lista de las áreas
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principales cubiertas en auditorías anteriores y la actual, así como las fechas aproximadas en que se efectuó la labor y los resultados alcanzados. b) Archivo corriente.- Comprende dos tipos de archivos, algunos relacionados con aspectos generales de la revisión y otros con hallazgos específicos de auditoría. Los papeles generales resultan de las primeras fases de la auditoría que es cuando aún no tienen identificados los hallazgos. Se denominan generales por que se vinculan con información que compete a la empresa en su conjunto. Aunque principalmente resultan de la fase de trabajo preliminar, en las fases posteriores podría seguir surgiendo información general. Para todos los papeles de trabajo generales debe abrirse un solo legajo, en cambio será conveniente que para cada hallazgo se habiliten legajos específicos, aunque esto depende de la importancia y la cantidad de papeles. No es posible indicar la relación de papeles que podrían incluirse en un archivo corriente pero se consideran imprescindibles en cualquier legajo la inclusión de: a. b. c. d. Los programas de auditoría debidamente referenciados con los papeles de trabajo que apoyan su ejecución. Papeles de trabajo que respaldan la realización y aplicación del programa de auditoría, preparados para el examen. Correspondencia cursada, recibida y fundamentalmente las actas de validación de los hallazgos. En los legajos específicos, se incluye una hoja resumen del hallazgo que resume la totalidad de los atributos de un hallazgo de auditoría. 4.11. Normas generales para la elaboración de papeles de trabajo.- Las siguientes normas se deben aplicar en la elaboración de los papeles de trabajo. 1. Totalidad y precisión.- Los papeles deben contener evidencias completas y precisas para proporcionar un respaldo apropiado de las observaciones, conclusiones y recomendaciones,

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Para evitar el desorden y confusión es recomendable depurar los archivos diariamente. como se indico aún en las fases finales continúa obteniéndose información diferenciada que puede servir a la auditoría en ejecución o a futuros exámenes. es vital que se identifique el nombre.. Pertinencia. naturaleza y alcance de la labor efectuada y las conclusiones de quien las preparo.Este detalle adquiere importancia a partir del momento en que es posible detectar situaciones que posteriormente constituirán un hallazgo. constituir una base para la demostración de la naturaleza y alcance de nuestro examen. Registro de la fuente. Claridad y comprensibilidad. cargo y posición de las personas o unidades que proporcionan la información 80 LIC. 5.Los papeles deben limitarse a los asuntos que son materialmente importantes.Los papeles deben de ser claros y comprensibles sin necesidad de explicaciones verbales adicionales o suplementarias. 3. distribuyendo los papeles en los legajos correspondientes. clasificar los papeles desde un principio según los hallazgos o categorías a la que pertenezcan.AUDITORÍA OPERATIVA por consiguiente. pertinente y útiles con relación a los objetivos establecidos en el examen. GUSTAVO GIL .. El costo de la preparación de los papeles de trabajo es una parte importante del costo total de la labor que efectuamos..Por las situaciones de controversia que pueden presentarse en las fases de conclusión de la auditoría. cuando sea necesario. por consiguiente debe estar justificado. 2. Debe permitir a quien las utilice determinar de inmediato el propósito. los papeles para cumplir con la norma anterior deben contener un título que los identifique de manera precisa con su contenido.. Por otra parte. sin embargo no siempre es posible por la presión del tiempo disponible y la forma en que se recibe la información. Uso de hojas separadas para cada asunto. 4.

Los del archivo permanente pueden ser preparados en un ordenador.Para facilitar correcciones los papeles de trabajo del archivo corriente deben prepararse a lápiz o bolígrafo. Sin embargo.. 11.. se debe velar que la utilización del equipo de fotocopiado sea realizado con moderación.Se debe escribir a doble espacio para permitir modificaciones. Planificación. 80 LIC. los papeles de trabajo y entre éstos el informe. para facilitar su exploración. 10. 8. Esto evitará la proliferación y preparación de papeles insulsos.. 9..La forma de estructurar y registrar la información debe facilitar la referenciación entre los programas de auditoría. correcciones y principalmente la anotación de marcas de auditorías. 7. ampliaciones. Forma de preparación.Antes de la preparación de cualquier papel de trabajo.En cada archivo de papeles de trabajo se debe preparar un índice con el contenido. Facilidades. Preparación de un índice. debe definirse el propósito y la relación que tenga con la auditoría. Doble espacio. Referenciación. Los papeles de trabajo de auditoría también tienen carácter confidencial y son de propiedad del auditor.Para reducir el tiempo se debe hacer uso intensivo de procedimientos y medios que representan ahorro de tiempo..AUDITORÍA OPERATIVA 6.. GUSTAVO GIL . tales como fotocopias de documentos.

que soporte la emisión de un informe con recomendaciones. procedimientos y pruebas que van a desarrollarse. en razón de que su complejidad hace necesario prever con escrupulosidad todos los pasos a seguir y constituye la única forma de controlar los exámenes. debe ser planeado apropiadamente. 2. el trabajo no puede realizarse de una manera improvisada. NORMAS SOBRE LA PLANIFICACIÓN En general las normas de auditoría hacen referencia a que el trabajo de auditoría. competente. determinará el enfoque de planificación. La planificación es un plan estratégico que se basa en los objetivos de la auditoría operacional. es decir. 3. 4.AUDITORÍA OPERATIVA UNIDAD Nº 5 PLANIFICACIÓN Y PROGRAMAS DE AUDITORÍA OPERATIVA I. Para cumplir con esta norma. se deberá diseñar una estrategia global. si fuera el caso. y de esta manera optimizar el tiempo para llevar a cabo aquellos procedimientos que han sido programados. la forma mediante la cual el auditor operacional abarca su estrategia para la obtención de la evidencia. que se somete a un proceso cuyo resultado final son las conclusiones establecidas. RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN Puede decirse que la auditoría operativa consiste en un proceso ininterrumpido de obtener información. PLANIFICACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE AUDITORÍA La planificación es la actividad más importante de todo el trabajo de auditoria operacional. Su objetivo consiste en realizar y ejecutar el proceso necesario para probar los objetivos planteados mediante la realización de pruebas que permitan obtener evidencia suficiente. es decir. GUSTAVO GIL . La materia prima con la que trabaja el auditor es la información. sino que es necesario hacer planes anticipados. pertinente. La obtención de la evidencia incluye por tanto la planificación del trabajo y el diseño de los programas de auditoría. LA REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES EN LA AUDITORÍA OPERACIONAL El proceso de la auditoria operativa comprende una serie de actividades a cumplir que permiten obtener el suficiente conocimiento de las actividades examinadas que conduzcan a la emisión del informe. PLANIFICACIÓN DE AUDITORÍA OPERATIVA 1. Todo ello. 80 LIC.

planear los papeles de trabajo en que van a registrarse los resultados.La importancia del conocimiento de las actividades de la entidad y del contexto en el cual se desarrollan. GUSTAVO GIL .Que se mencionen las acciones para cada actividad.Utilización de técnicas y procedimientos para la realización del examen de la gestión operativa de la empresa.. y concretar los procedimientos necesarios para alcanzarlos. 6. 2.. VENTAJAS DE LA PLANIFICACIÓN Las principales ventajas de la planificación permiten: 1.AUDITORÍA OPERATIVA Esta planificación consistirá en decidir previamente los procedimientos que van a emplearse. 4. A estos efectos. . Comunicar al equipo de auditoría los objetivos de la misma. esto implica la selección de técnicas y procedimientos a ser aplicables en el examen. y que estas estén coordinadas. decidir la cantidad de personal que deberá asignarse al trabajo.. y que se reflejen en un programa de Auditoria. de una forma eficaz y con el menor costo posible. Identificar las actividades más importantes de la empresa. b) Flexibilidad.Con relación a cambios imprevistos o circunstancias que hayan variado c) Unidad. Asignar el personal con la suficiente experiencia y conocimiento tanto de la entidad como del sector. Identificar puntualmente los problemas que puedan surgir a lo largo de la auditoría 3.Acciones de antemano planeadas de una manera completa. su extensión y en qué momento se van aplicar. La planificación de la auditoría tiene que cumplir con los siguientes requisitos: a) Precisión. OBJETIVOS Y ENFOQUES DE LA PLANIFICACIÓN El propósito de la planificación es identificar los objetivos de la auditoria. se debe considerar: . También forma parte de la planificación. 5. Así como. 80 LIC.

El mecanismo consiste en que para evaluar estas actividades. se diseñan los procedimientos necesarios para obtener la evidencia suficiente y pertinente. la forma más eficaz de distribuir los procedimientos de auditoría. Este proceso culminará con el logro del objetivo fijado o revelará una deficiencia o debilidad en la actividad. 80 LIC. pues planificar consiste en definir el objetivo y determinar el plan de acciones para conseguirlo.AUDITORÍA OPERATIVA La planificación. se establece el objetivo específico de auditoría correspondiente y posteriormente. ya que el ver no siempre es el creer. sino que depende de la interpretación que le demos a una cosa de acuerdo con nuestros conocimientos. GUSTAVO GIL . el auditor debe contar con la capacidad y conocimientos adecuados. para ello es preciso tener presente la relación existente entre los objetivos y los procedimientos de auditoría. Este conocimiento se adquiere mediante el diseño lógico de los procedimientos de auditoría y su aplicación. mediante la aplicación de los procedimientos de auditoría. Se persigue un enfoque de actuación lógico adaptado a las características de la empresa y organizando el trabajo de forma que se eviten duplicaciones. LOS OBJETIVOS DE LA EMPRESA Y SU RELACIÓN CON LOS PROCEDIMIENTOS Las actividades que ejecuta la empresa se convierten para los auditores en los objetivos de auditoría. Para obtener un conocimiento verdadero y lograr adquirir una evidencia válida. implica el desarrollo de una estrategia de la forma en que se espera o estima que responderá la empresa. es decir. efectividad y economía. La evidencia proporciona los medios por los cuales alcanzamos ese estado de seguridad llamado conocimiento. para así poder estar en condiciones de interpretar aquello que examina. de los que se trata de probar es si su ejecución se realiza con eficiencia. que se opone a la mera creencia. Cuando tratamos de obtener un conocimiento verdadero a través de nuestros sentidos y observamos un objeto puede suceder que la afirmación de nuestros sentidos no sea válida. 7. Lo que demuestra que la evidencia materia de auditoría se deriva de una conclusión basada en el conocimiento que tengamos de todo aquello que esté a nuestro alcance.

II.AUDITORÍA OPERATIVA 8. debe ser controlada por medio de la utilización de programas de auditoría. que constituyen planes formulados por anticipado de lo que se pretende hacer. incluye todas las acciones que los ejecutivos llevan a cabo en su intento por asegurar que los resultados reales concuerden con lo planificado. EL CONTROL INTERNO La función de planificación se orienta hacia el futuro. METODOLOGÍA PARA LA PREPARACIÓN DE PROGRAMAS DE AUDITORÍA OPERATIVA La realización de una labor de auditoria y evaluación de las actividades de una empresa. De lo expresado anteriormente. Los Objetivos Especifican las condiciones futuras que los ejecutivos esperan lograr Las Acciones Son los medios o actividades específicas planificadas para lograr los objetivos Los Recursos Son las asignaciones en clase y cantidad que pueden ser aplicados a las actividades. Para que el control sea eficaz es necesario desarrollar estándares para las variables que pueden controlarse para conocer hasta qué punto se está logrando los objetivos empresariales. cuando los ejecutivos pueden tomar las acciones correctivas para corregir desviaciones y se cumplan las leyes y normas aplicables. cuando haya información disponible para evaluar los estándares establecidos y la formulación financiera. las acciones. La planificación tendrá poco valor si los ejecutivos no aplican mecanismos de control aplicados. La implantación Significa la asignación de dirección que debe tomar el personal para llevar a cabo el plan. y cuando la empresa cuenta con un conjunto de procedimientos de control. los recursos y la implantación. En esencia. GUSTAVO GIL . hacia lo que debe lograse y cómo hacerlo. El resultado de esta función es un plan conformado por cuatro elementos fundamentales: los objetivos. la planificación incluye acciones en que los ejecutivos determinan los objetivos para el futuro y los medios apropiados para lograrlo. La función control. son funciones estrechamente relacionadas. 80 LIC. podemos concluir que la planificación y el control.

La excepción se da en el programa del trabajo preliminar. Los Programas de Auditoria Operacional se preparan progresivamente. 80 LIC. BENEFICIOS DE LA PREPARACIÓN DE PROGRAMAS DE AUDITORÍA La preparación de programas de auditoría constituye un medio que facilita el cumplimiento de nuestras responsabilidades como auditores y tienen algunos beneficios. no es factible preparar programas de auditoría estándar. y por otra.. LAS NORMAS DE AUDITORÍA Y LOS PROGRAMAS DE AUDITORÍA La evaluación de las actividades de la empresa. necesidades y objetivos previstos. La preparación de los programas de auditoría operacional depende de un gran número de factores. en la auditoría operacional habrá tantos programas como fases comprendidas en el examen total. y cada programa se preparará de acuerdo a los resultados obtenidos en la fase inmediata anterior. hallazgos. Los programas de auditoría. GUSTAVO GIL . son planes que se realizan por adelantado para la realización de una evaluación y están basados en el propósito formulado para la evaluación. 9. en lo referente a planificación. como los siguientes: 1. por consiguiente. con base en los resultados que se van obteniendo y a medida que el examen se desarrolla. áreas débiles. Los programas de auditoría operacional tienen como característica fundamental. procesos. tales como: la naturaleza y complejidad de actividad bajo examen.Constituyen un plan sistemático por la descripción de los procedimientos a ser aplicados en la evaluación. etc. a condiciones. vale decir. 10.AUDITORÍA OPERATIVA Estos programas tienen las siguientes características: 1. así como en la información disponible que posee el auditor con el fin de obtener un mayor conocimiento sobre las actividades. Los programas de auditoría operacional se refieren por una parte a fases de la auditoría. procedimientos y otros aplicados en la empresa. En consecuencia. 2. tal como establecen las normas de auditoría. que son elaborados de manera específica para hacer frente a las peculiaridades. debe ser convenientemente controlada por medio de la utilización de programas de auditoría. a etapas o momentos del examen. 3. excepto para el diagnóstico preliminar. que por la fuerza de las circunstancias se aplican con un formato más o menos similar.

Identificación del responsable de su preparación. GUSTAVO GIL . Los aspectos que ameritan una explicación más amplia de sus características.. 80 LIC. 5.... 4. 7. deben ser lo suficientemente flexibles para permitir la imaginación e iniciativa personal del auditor en la ejecución de los pasos o procedimientos contemplados en estos programas.. para ser útiles en la evaluación de las operaciones de una empresa.Fecha de inicio del examen o aplicación del programa. Los programas de auditoría. 6. 3.... 3. 6. para su compresión por parte del personal que aplicará este programa.Fecha de conclusión del paso o procedimiento. 4. CARACTERÍSTICAS DE LOS PASOS O PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA Cada programa de auditoría debe contener las siguientes partes: a) Área de identificación 1.Razón social de la entidad o empresa.Permite efectuar el seguimiento de los plazos para la ejecución de la labor encomendada a los auditores.. 2.Fecha de conclusión del examen.Permite la asignación de responsabilidades entre los miembros del equipo de evaluación. son los referentes a: Propósito del examen Constituyen los objetivos o productos finales que se pretende alcanzar con el examen..Métodos o fuentes de la información.Alcance del examen. 4. aspecto por el cual deben ser expuestos de manera clara y precisa.Facilita la supervisión del examen...Fecha de inicio de ejecución del paso o procedimiento 5. b) Área de análisis 1..Nombre del programa de auditoría.Pasos o procedimientos a desarrollar. 2.Referencia al papel de trabajo que evidencia su realización o las causas de su no ejecución. 3.. 11..Responsable o responsables de la ejecución del paso o procedimiento.AUDITORÍA OPERATIVA 2.Propósito del examen..

Los programas de auditoría son papeles de trabajo. En su contenido y diseño se deben cumplir los siguientes criterios: 1.Cada paso implica la aplicación de una o varias técnicas de auditoría. 2.. 80 LIC..Cada paso..Los programas de auditoría. normas referentes a identificación.. deben ser preparados de manera específica.En cada paso o procedimientos se deben establecer claramente la labor a realizar y las causas y motivos de su inclusión. se debe indicar las posibles fuentes y métodos para la obtención de información.. 14.. control y referenciación... 4.Los propósitos del examen se deben revelar en los términos más específicos posible y deben ser fáciles de comprender y alcanzables por los auditores. 3. por consiguiente se deben aplicar.Justificar la incorporación de un paso o procedimientos en el programa de auditoría.AUDITORÍA OPERATIVA 12. enunciados en términos positivos y no de preguntas. NORMAS PARA LA PREPARACIÓN DE PROGRAMAS DE AUDITORIA En la preparación de programas de auditoría se deben aplicar las siguientes normas: 1. 2. supervisión. Se espera un alto rendimiento del profesional encargado de su aplicación. buscando que de su aplicación se obtenga el máximo beneficio. por la connotación de orden o mandato que tiene cada paso o procedimientos. 4. 3.Se debe escribir en tercera persona. para de esa manera evitar la inclusión de procedimientos innecesarios.. 5. con el propósito que los responsables de su ejecución comprendan de manera plena la naturaleza de la instrucción. GUSTAVO GIL .Los pasos o procedimientos se deben formular en términos positivos y no de preguntas. que es en esencia una instrucción. PASOS O PROCEDIMIENTOS A DESARROLLAR Los pasos o procedimientos a aplicar consisten en las instrucciones específicas para llevar a cabo el examen. debe ser estructurado de manera completa. en su preparación. excepto el de auditoría preliminar o diagnostico. 13. MÉTODOS O FUENTES DE LA INFORMACIÓN Con el propósito de obtener un máximo rendimiento del personal encargado de la aplicación del programa de auditoría.

Programa de auditoría preliminar o diagnóstico 3.. de acuerdo con las peculiaridades.. CLASES DE PROGRAMAS DE AUDITORÍA OPERATIVA Los programas de auditoría operativa pueden ser de las siguientes clases: 1. necesidades y objetivos formulados. 2. este programa es de carácter estándar con un formato más o menos similar..PROGRAMAS DE AUDITORÍA PARA EL DESARROLLO DE ÁREAS CRÍTICAS: Con base en los resultados de la auditoría preliminar.Los pasos o procedimientos deben ser estructurados en forma secuencial y de ser posible bajo el criterio de prioridad o importancia.En la aplicación de los pasos o procedimientos se debe tener permanentemente en cuenta los atributos de los hallazgos de auditoría.. GUSTAVO GIL . DE AUDITORÍA PRELIMINAR O DIAGNÓSTICO 80 LIC. 10. se considera de utilidad preparar un Memorándum de Planificación que comprenda información introductoria de carácter general referida a la empresa.MEMORÁNDUM DE PLANIFICACIÓN: En atención a lo señalado en las normas de auditoría. 9. 3... permitiendo la aplicación de iniciativas y criterios utilizables en las circunstancias. función.PROGRAMA PRELIMINAR: Por las características de la evaluación a practicar y el tipo de información que se precisa. lo que está sujeta al grado de complejidad. bajo examen.. que éste tenga. hasta lograr desarrollar plenamente el hallazgo de auditoría.Los pasos o procedimientos deben implicar el uso y aplicación de una o más técnicas e auditoría.Los programas deben ser flexibles.AUDITORÍA OPERATIVA 6. se deben diseñar programas adicionales. área.. 7..Memorándum de planificación 2.Programa de auditoría para el desarrollo de áreas críticas. 8. etc. programa.. 1. 15.Evitar la duplicidad de pasos o procedimientos.

determinando si una situación requiere acción correctiva. GUSTAVO GIL .AUDITORÍA OPERATIVA En estos programas se debe evaluar y profundizar el estudio de los posibles hallazgos identificados. 80 LIC. y si el asunto de hecho es de tal importancia que merezca tal acción y determine la acción correctiva a ser recomendada o su discontinuación por ser irrelevante.

En el marco interno la información a recopilar se refiere a los antecedentes históricos de la empresa. efectividad y economía en la realización de sus operaciones. legal. caracterizado por una laboriosa lectura de manuales. GUSTAVO GIL 80 . procesos o actividades se requiere un examen más detallado y profundo. debe documentarse cualquier indicio de serias deficiencias encontradas en las operaciones durante esta parte del trabajo. lo más rápidamente posible.AUDITORÍA OPERATIVA PRIMERA ETAPA ALCANCE Y CONTENIDO DEL DIAGNÓSTICO PRELIMINAR El propósito del estudio preliminar es obtener información de todos los aspectos importantes que rodean las operaciones de la empresa. El objetivo es acumular información útil en corto tiempo con base en cual se puedan hacer planes para revisar y probar la eficiencia. cuyo resultado será utilizado posteriormente. social y cultural en el que la empresa desarrolla sus actividades. visión y misión. con base en los cuales se pueda comenzar a planificar el trabajo de auditoría y hace planes para la revisión detallada. los recursos con los que opera. sean estos internos o externos. Un diagnóstico preliminar no deberá ser un proceso largo y tedioso. Una revisión general de la información obtenida durante el diagnóstico preliminar. sobre los mercados en los que influye. para que sean consideradas en el momento de decidir en qué áreas. Este procedimiento permite un enfoque ordenado hacia el planeamiento y logro de los objetivos de la auditoría y facilita la utilización de los esfuerzos en las áreas en que pueden ser más beneficiosos. LIC. documentos y otros materiales. Sin embargo. Un punto importante para levar a cabo un efectivo estudio es realizado rápidamente. que sirvan como instrumento de trabajo para el planteamiento de las futuras fases de la auditoría. Dicha información debe ser reunida de manera utilizable y de fácil asimilación en la forma de papeles de trabajo. Durante esta fase de trabajo no se debe perder el tiempo en demostrar la existencia de deficiencias. Y otros puntos importantes de las operaciones que realiza. el modelo de organización y los valores con que cuenta tales como la cultura empresarial. político. Debe ser un proceso relativamente rápido de recopilación de información. permitirá al auditor contar con la información sobre el contexto económico.

estará en directa relación con las características. se recomienda considerar los siguientes elementos: DETERMINACIÓN DEL PROPÓSITO DEL EXAMEN Se debe fijar: - Los objetivos de examen Fijar el alcance general Áreas de estudio que deben ser considerados en el examen.AUDITORÍA OPERATIVA La documentación obtenida durante el trabajo preliminar deberá ser utilizada para iniciar el archivo permanente de papeles de trabajo. tipo de actividad y naturaleza de las operaciones de la empresa. En cambio. etc. ALCANCE Y PROFUNDIDAD DEL ESTUDIO PRELIMINAR El alcance y profundidad de este estudio depende de si es una primera auditoría o auditoría subsecuente. Sin embargo. Si es primera auditoría será conveniente seguir las orientaciones que se dan en este capítulo dependiendo el grado de la profundización de la experiencia del auditor. Esta documentación no se revisa en detalle hasta el momento que se considere apropiado durante las fases siguientes. de la complejidad de las operaciones. GUSTAVO GIL . el posible efecto que la dinámica de las operaciones y actividades de la empresa tengan en la calidad de la información recopilada. del conocimiento previo de la entidad. CRITERIOS A SER CONSIDERADOS PARA LA REALIZACIÓN DIAGNÓSTICO PRELIMINAR DE LA FASE DE La información que podría ser recopilada durante la ejecución de esta fase. se debe considerar. técnicas. primera fase de la auditoría operativa. Para efectos de la consideración del alcance de la fase de diagnóstico preliminar. procedimientos y métodos que se utilizarán - Establecer los indicadores que se emplearán Objetivos del Examen 80 LIC. el estudio preliminar posiblemente consista en una actualización y revisión del archivo permanente de papeles de trabajo. se si trata de una auditoría subsecuente.

se debe considerar la política básica de auditoría operativa que señala: que los esfuerzos se deben aplicar a aquellas actividades y procesos donde la posibilidad de mejorar o cambiar. Áreas de Estudio a ser considerados en el examen. cultural y demográfico en la que la empresa desenvuelve sus actividades. Se enumeran algunas áreas de estudio. con base en los requerimientos y necesidades de los ejecutivos de la empresa. El tipo de recursos naturales. así como el alcance que en cuanto a requerimiento se refiere. estos son: Económico Es un análisis del marco económico general. su ubicación y disponibilidad. Con base en esta información se debe realizar un análisis de los factores del entorno empresarial. que se puede realizar durante la etapa de ejecución del examen. 80 LIC. porque constituyen la base que orienta todo el proceso de evaluación. procedimientos y métodos que se utilizarán. ALCANCE GENERAL De acuerdo con normas de auditoría. Se podría también establecer el alcance del examen. las características del consumo. Sin embargo. Constituyen los fines a los que se orienta cada una de las actividades que se ejecutarán en el curso del examen. GUSTAVO GIL . actividades y procesos que ejecuta la empresa. social. abarca todas las funciones. Comprendería: Entorno Empresarial Se debe obtener información sobre el contexto económico. en una primera instancia.AUDITORÍA OPERATIVA Se deberá definir los objetivos del examen. La objetividad con que se plantee el alcance permitirá tener mejores resultados al término de la evaluación. y otros de naturaleza similar. volumen operacional y la actividad de la empresa de que se trate. en el que actúa la empresa. la política fiscal y tributaria. que son potenciales y adversos para la empresa. el alcance del examen es integral. del planteamiento económico. Identificación del perfil y fuerzas que compiten en el mercado. La realización de estos estudios dependerá del ramo. político legal. técnicas. sea más perentoria.

distribución. ideológicos. Antecedentes Históricos Se debe preparar un resumen de los antecedentes históricos de la empresa. Se debe considerar el tiempo transcurrido de la creación de la empresa a la fecha y determinar su vigencia y la de sus reglamentos y contrato. su cantidad. valores y normas de la sociedad. concentración y urbanización.AUDITORÍA OPERATIVA - Legal La constitución política del país. Dicho relato debe permitir tener una perspectiva adecuada de las características de la empresa en su pasado y presente. su educación y al medio en el que se han desarrollado. la función social que cumple y el crecimiento histórico. Base Legal Se debe obtener información y analizar la Minuta de Constitución. Características Geográficas Se debe obtener informador sobre las características del medio geográfico en que desarrolla sus actividades la empresa. Estatutos y otros documentos de la empresa y determinar si su propósito inicial resulta actual. Cultural Se consideran los antecedentes históricos. Si se trata de una empresa del sector público. la forma de pensar de los individuos que trabajan en ella. y determinar el impacto en las operaciones de la empresa. GUSTAVO GIL 80 . se considerará la disposición legal que determinó la creación de la entidad. sexo. haciendo hincapié en los logros obtenidos. así como posibles conflictos en el pasado y las formas de solución encontradas. las disposiciones tributarías y de control de las empresas. Se trata de determinar principalmente el tipo de sociedad en que se encuentra enmarcada el país y la empresa. Los aspectos a considerarse son: LIC. Demográfico En relación con las características de los recursos humanos.

participación compartida multigrupal. Aspectos Económicos Se debe obtener información y practicar un análisis de la situación económica de la empresa con su propósito de conocer los siguientes aspectos: - Características del mercado en el que opera la empresa Posibilidades económicas de participación en el mercado Determinar el lugar que ocupa la empresa dentro de la comunidad económica a la que pertenece Sistema de Planteamiento El propósito es obtener información sobre las características del sistema de planeamiento implementado por la empresa. en los siguientes aspectos: - Características formales del modelo de organización. GUSTAVO GIL . - Mecanismos de seguimiento de objetivos y políticas. Oportunidades de las decisiones.AUDITORÍA OPERATIVA Características del Clima - La distancia a los centros productivos e industriales de aprovisionamiento de insumos de la producción - Facilidades para la contratación de recursos humanos y obtención de materiales Cercanía a los mercados de consumo Facilidades en el transporte de los productos terminados e insumos de la producción Acceso a los servicios públicos como teléfono. creencias. combustibles. energía eléctrica. Determinación de la confianza. Determinación de los procedimientos que se aplican en la empresa. La congruencia de la organización con los objetivos y metas establecidas. Sistema de Control Interno 80 LIC. responsabilidad. interdependencia. agua.

- Información y comunicación. que se identifican con la aplicación de políticas. - Supervisión. introducción y desarrollo.AUDITORÍA OPERATIVA El sistema de control interno es un medio para dar eficiencia a las operaciones de la empresa. - Actividades de control. Características del Sistema de Personal El propósito es de tener información y documentación sobre la modalidad de administración de estos recursos. las prácticas de evaluación periódica para mejorar el sistema de manera permanente. análisis y tratamiento. vinculadas con las características de un adecuado sistema de información gerencial. - Evaluación de riesgo. contratación. para el efecto se debe abarcar los siguientes aspectos: - Características el sistema implantado en los procesos de: reclutamiento. GUSTAVO GIL . para realizar el control interno. formación y otros relativos al caso. Políticas de sueldos y salarios Características de clima o ambiente laboral Características de las relaciones sindicales - - Evaluación de los recursos físicos 80 LIC. selección. por lo que será necesario obtener información respecto a suficiencia y efectividad de control y las características del control interno y específicamente a los siguientes componentes: - Entorno de control. Sistemas y procedimientos de evaluación del personal Políticas motivacionales La existencia y aplicación de programas de capacitación y adiestramiento Información referente a los índices de rotación. uno de los más valiosos en la empresa. la realización de actividades supone la existencia de un riesgo. antigüedad. y el grado de compromiso del personal en su aplicación y cumplimiento. la empresa debe establecer los mecanismos para su identificación. procedimientos y prácticas.

graficar el o los sistemas de producción. por lo menos los tres últimos años.AUDITORÍA OPERATIVA Se obtendrá información sobre el volumen y características de los recursos físicos con que cuenta la empresa y comprende los siguientes elementos: - Características y configuración de las instalaciones. Obtener información sobre la evaluación de estos bienes. mobiliario e inmuebles. - Precisar las políticas y procedimientos de mantenimiento de bienes de uso y de producción Sistema de Comercialización LIC. GUSTAVO GIL 80 . - Efectuar una inspección sobre el área y distribución de estos bienes. para tal efecto se debe indagar sobre: - Las características de la base de datos de proveedores Las políticas de compras aplicadas a la fecha Las modalidades y condiciones de compra de insumos para la producción: precio. Sistema de Compras y Suministros Se trata de obtener información sobre los procedimientos que se utilizan para la realización de las compras. aplicados por la empresa Realizar una visita de inspección y observación a las instalaciones Obtener información referente a los costos de producción. de por lo menos los últimos tres ejercicios. devoluciones y calidad. por tipo de producto. básicamente en los siguientes aspectos: - Características del sistema de planeamiento. - Políticas y prácticas para la administración de los inventarios. programación y control de la producción. De ser posible. crédito. y preparar estados comparativos. equipos. tiempo de entrega. descuentos. La recepción y almacenamiento de producto Sistema de Producción Se debe obtener información relativa al sistema de producción utilizado por la empresa.

Considerando: • • • Proceso de control presupuestario La metodología de planeación presupuestaria Prácticas para la elaboración del presupuesto Criterios de distribución del presupuesto por áreas y actividades Procesos de control del presupuesto Procesos de cierre y evaluación del presupuesto • • • - Estructura de las inversiones Composición de los bienes de capital Composición de las obligaciones por créditos obtenidos 80 LIC. GUSTAVO GIL . si existen Procedimientos para el establecimiento de los precios de venta de los productos Información sobre los costos de publicidad y promoción Métodos de distribución de los productos al consumidor Impacto de la competencia en las actividades de la empresa Los requerimientos de información sobre este sistema son básicamente los siguientes: - Los tipos de sistemas de información con que se cuenta Características del sistema de información contable y financiero Nivel de automatización de los sistemas Recursos Financieros La información a obtener tiene relación con los siguientes aspectos: - Estados Financieros. - Métodos para la planeación de las ventas Características del presupuesto de ventas Obtener las políticas de ventas que se aplican Obtener los estudios de mercado actual y potencial. comparativos de por lo menos los tres últimos ejercicios Estados de costos operativos.AUDITORÍA OPERATIVA Se determinan la posición de la empresa en el mercado y el grado de competitividad. por similar período Estados de ejecución presupuestaria por similar período.

. GUSTAVO GIL . esta información será útil para que el grupo pueda emitir una opinión de la situación de la empresa. así como. Conocimiento de la existencia de problemas no resueltos por la empresa Impacto del avance tecnológico en la rama de actividad de que se trate y su impacto en el mercado - Técnicas de Apoyo Las técnicas son los métodos prácticos de investigación que el auditor utiliza para lograr obtener la información necesaria para poder emitir opiniones y recomendaciones objetivas. que permitan obtener la información necesaria y tener pruebas y evidencias de los hechos y circunstancias inherentes de lo evaluado.Política medioambiental que se aplica en la empresa . La intención al seleccionar los métodos debe ser formar un esquema que sirva de base para organizar y sustentar los resultados. así como aquella información que a juicio del auditor sea conveniente desglosar. magnitud e impactos medioambientales aplicables.Las medidas adoptadas para evitar o disminuir daños a la salud y al ambiente.Grado de divulgación y comunicación de esta política entre los empleados de la empresa . Impacto Ambiental Se debe obtener información sobre los siguientes aspectos: .Estudios sobre naturaleza. Aspectos Adicionales Estos requerimientos de Información se determinan considerando las características y necesidades de cada empresa.Indagar respecto a sí se ha establecido y mantiene al día la empresa procedimientos para identificar los aspectos medio ambientales de sus actividades. personal externo.AUDITORÍA OPERATIVA La información analítica financiera que se presente deberá contemplar comparativa detalladamente los distintos conceptos que integran los estados financieros. 80 LIC. y con otros requisitos que la empresa suscriba. por funcionarios de la empresa. . Estos métodos son elementales en la aplicación del estudio y no pretender limitar al auditor a usar otros. Algunos son: - Informes y estudios emitidos sobre las actividades de la empresa. Se deben usar sólo los métodos prácticos de investigación. proyectos y servicios.

se facilita en gran medida el examen de auditoría y los hallazgos del examen estarán respaldadas con evidencia suficiente y competente y por consiguiente. convenios y reglamentos Leyes. eficiente y efectiva. En lo posible. normas. Fuente de las Normas de Evaluación Para efectos de la auditoría se debe relacionar la ejecución real (condición) con las normas establecidas (Criterio). 80 LIC. proceso. Indicadores para la evaluación Si la empresa cuenta con un sistema de medición de sus actividades traducido en estándares. Esta comparación proporciona evidencias sobre si las operaciones son ejecutadas de manera económica. procedimiento. defendibles. Cuando la empresa no cuenta con un sistema de medición. con el propósito de establecer desviaciones o hallazgos. políticas. las fuentes de las normas de evaluación serán básicamente las siguientes: - Contempladas en los planes. GUSTAVO GIL . directivas e instrucciones Experiencias administrativas Sentido común Resultados de sedes o estadísticas históricas.AUDITORÍA OPERATIVA La elección. Comparaciones con otras empresas o actividades - - internas similares. para facilitar la interpretación. Para que la evaluación sea objetiva hay que establecer criterios de medición y de esta manera se elimine cualquier criterio subjetivo. de los que se derivan las recomendaciones. Para efectos del examen. ratios y otros similares. indicadores. Los mismos que se deben acordar y encontrar puntos de coincidencia con los responsables de la actividad operativa sujeta a evaluación y de esta manera eliminar posibles desacuerdos. los criterios de medición. las técnicas o instrumentos de análisis están en relación con la factibilidad de su aplicación y de la actividad a giro de cada empresa particular. se deberían establecer en términos cuantificables. obliga al auditor el diseño de los indicadores principales de la función. etc. objetivos y metas Contenidas en contratos de obras o servicios.

el auditor debe acumular información adicional sobre la operación y funcionamiento de los diferentes componentes de la actividad de la empresa ya existentes. dirigir los esfuerzos de auditoría hacia las áreas en que se necesita cambiar o mejorar el sistema políticas métodos. el auditor puede tomar decisiones más reales acerca de la naturaleza acerca del examen profundo de áreas críticas identificadas para lograr los objetivos estableados . el análisis de la información general obtenida durante el estudio preliminar. Con la obtención adicional. se hace necesario. etc. probablemente se necesita más información antes de determinar si es necesario un examen más detallado. Durante esta fase. programar el trabajo y fijar plazos para la determinación de la labor de auditoría y presentación del informe. GUSTAVO GIL . Como resultado de labor ejecutada en esta fase se obtienen datos. se forman opiniones. llegan a conclusiones y se hacen recomendaciones. Según lo indicado en la primera fase. OBJETIVOS DEL EXAMEN PROFUNDO El propósito del examen profundo de áreas críticas. de acuerdo con la política básica de auditoría operativa. operación. programa. procedimientos administrativos. efectividad y economía con las actividades se ejecutan e identificar las posibles debilidades importantes que pueden requerir un examen más detallado. durante la primera fase se abran encontrados indicios de serias debilidades operativas o importantes efectos adversos en determinada área o actividad Sin embargo. 80 LIC. el objetivo es evaluar la eficiencia. Esta fase constituye el medio por el que se logran los objetivos de la auditoría. incluye el desarrollo apropiado de los hallazgos detectados por la auditoría. lo cual será útil para identificar aquellos asuntos para los que se requerirá más tiempo y esfuerzo al hacer un examen más profundo. establecidos como tarea específica. Tal información representa la base del informe y otras comunicaciones relacionadas con los resultados de la auditoría. En algunos casos.AUDITORÍA OPERATIVA SEGUNDA ETAPA EXAMEN PROFUNDO DE LAS ÁREAS CRÍTICAS Concluida la primera fase del diagnóstico preliminar.También será útil al hacer un estimado de los requerimientos de un personal adicional. es útil para identificar áreas o actividades en las cuales la existencia de una debilidad en la gestión puede afectar seriamente los intereses de una actividad. se desarrollan hallazgos.

etc. simplificadas o cambiadas. Las prácticas administrativas implican la aplicación de sistemas. dependerá de la importancia del hallazgo y de la racional utilización de los recursos humanos en función de los distintos factores implicados. A través de un examen lo suficiente profundo como para poder emitir y respaldar opiniones apropiadas sobre la efectividad de las operaciones y lograr identificar y revelar las debilidades que en el interés de la entidad deben ser corregidas. procedimientos. GUSTAVO GIL . metas. 80 LIC. Una posible conclusión a la que podrían llegar los auditores después de efectuar casi todo un examen profundo a las áreas críticas es aquella relacionada con la eficiencia. Este tipo de trabajo se utiliza para conocer y evaluar su efectividad en relación con las actividades que han sido asignadas. El grado de énfasis dado cualquiera de las áreas críticas. objetivos de la operación o función bajo examen. con que lleva a cabo la operación o función bajo examen en si o los posibles defectos de tal operación o función sobre las operación y examinar las deficiencias operantes. políticas genérales y especificas aplicables a la actividad. Loe objetivos específicos de la auditoría que se logran por medio de un examen profundo de las áreas críticas. El auditor puede cumplir con su responsabilidad por medio de la revisión y prueba del funcionamiento adecuado de los sistemas. procedimientos. ni tampoco es necesario un examen de tal magnitud. inapropiadas o insatisfactorias en la utilización de los recursos aplicados en las operaciones y examinar las deficiencias operantes. El alcance de este requerimiento es tan amplio como el alcance de cada auditoría en particular. Como requerimiento general debe considerarse la eficiencia de los sistemas. procedimientos.AUDITORÍA OPERATIVA No es factible examinar las operaciones efectuadas. prácticas o métodos a desarrollar ampliamente todos los aspectos que para los auditores denotan ineficiencia. prácticas. Para una efectiva labor de auditoría se requiere un conocimiento de los sistemas. métodos. El examen debe incluir una investigación de las causas y resultados de acciones por decisiones administrativas específicas. prácticas. Durante estos exámenes el auditor debe estar alerta para encontrar prácticas antieconómicas. mejoradas. propósitos. procedimientos. varían seguís naturaleza y características de la tarea. prácticas y métodos que proporcionan un grado razonable de control de las operaciones ejecutadas.

operaciones. es la única manera de hacer? ¿Quién lo hace. es indispensable que lo haga esa persona? ¿Qué factores incluye en las operaciones. También se podrían identificar las debilidades operacionales por medio del examen de informes gerenciales e indagación a los funcionarios. se puede mejorar. GUSTAVO GIL . por qué esa persona. prácticas. Los modelos tradicionales de administración seguidos por las empresas.AUDITORÍA OPERATIVA Esto implica organizar a la empresa para que no exista ninguna pérdida de tiempo durante el proceso de producción de bienes o servicios. por que se hace de ese modo. basándose en la información obtenida durante la primera fase. es revisar los procedimientos y prácticas realizadas realmente en operaciones y transacciones específicas. suprimir o cambiar? Este método de revisión permite a los auditores determinar los procedimientos realmente seguidos y las políticas aplicadas por la entidad con relación a operaciones específicas. así como inspecciones de las actividades. se debe hacer un examen detallado y directo de algunos procedimientos. porque no en otro lugar? ¿Cómo se está haciendo. efectividad y utilidad de los sistemas. etc. están presentando grandes deficiencias para adaptarse a entornos altamente competitivos. es ahí donde comienza los problemas del viejo paradigma: Las empresas tradicionales no están estructuradas para ofrecer rapidez. procesos y actividades sujetos a examen. Este examen debe ser lo suficientemente profundo como para obtener información práctica acerca de lo siguiente: ¿Qué se está haciendo? ¿Por qué se está haciendo. métodos. es mucho más satisfactoria que una revisión detenida y general de los manuales de políticas y procedimientos de una entidad o una 80 LIC. es necesario hacer? ¿Por qué se hace ahí. Específicas relacionadas con los sistemas. responsables y vinculados con la actividad sujeta a la evolución. turbulentos y cambiantes. simplificar. procesos y practicas involucradas. ENFOQUE PRÁCTICO DEL EXAMEN DE ÁREAS CRÍTICAS Un enfoque satisfactorio para una revisión y evaluación de la naturaleza. Después de seleccionar actividades que serán examinadas durante la auditoría. se necesita evolucionar a modelos más dinámicos y flexibles capaces de asimilar los nuevos entornos empresariales y hacer más competitivas a las empresas.

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eventual selección de operaciones especificas sometidas a exámenes para determinar si se está cumpliendo con las políticas o procedimientos prescritos. Un excesivo estudio de los manuales de empresa, sin hacer referencia a las operaciones reales no conduce a una auditoría eficiente y efectiva. La experiencia ha demostrado que el enfoque directo da como resultado una identificación más rápida y eficiente que las debilidades y deficiencia que requiere que un examen más profundo por lo tanto la revisión de los sistemas, políticas, procedimientos, métodos, etc. Que gobiernan las actividades de una empresa, se hará normalmente basándose en un examen directo de las actividades, operaciones, transacciones o proyectos seleccionados. El enfoque directo, exige una actitud analítica, mente abierta y libre de perjuicios para detectar situaciones conducentes a eliminar combinar, mejorar, simplificar y en su caso cambiar algún o algunos de los métodos, practicas, procedimientos, sistemas actividades y procesos. Se debe tomar en cuenta debidamente la circunstancia especial y los objetivos establecidos para cada auditoría, al determinar la naturaleza y alcance del examen. Por lo tanto, no se puede establecer reglas rígidas con relación al trabajo que deben efectuarse o las técnicas que pueden utilizarse en esta revisión, el juicio e ingenio de los auditores juega un papel importante en esta labor y su enfoque debe concordar con cada situación. El examen directo de las operaciones se realiza con el propósito de lograr que las operaciones de la empresa se realicen con eficiencia, efectiva y economía; esto se logra eliminando, combinando, simplificando o cambiando las actividades, procedimientos, métodos, practicas, etc. En actual aplicación por parte de la empresa. SELECCIÓN DE OPERACIONES Y ACTIVIDADES ESPECÍFICAS La naturaleza de las operaciones o transacciones que han de revisar dependerán de la naturaleza de los objetivos y metas de la evaluación y del análisis que haga de los componentes importantes de las actividades bajo exámenes, basados en el trabajo de la fase uno. El método de seleccionar operaciones específicas y rastrearlas a través de su procedimiento dentro de la empresa, permite conocer los procedimientos realmente seguidos en las actividades o procesos y si estos son acordes con los objetivos, políticas y normas aplicables a la empresa.

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Las operaciones son actividades seleccionadas para el análisis y revisión, deben ser representativas y deben incluir cualquier asunto importante fuera de lo común con este proceso, el número o muestras seleccionadas para este tipo de estudio, es menos importante que su carácter representativo. Para efectos del análisis de operaciones se debe considerar las siguientes interrogantes: QUIEN • ¿Quién lo hará? • ¿Por qué? • ¿Quién debería hacerlo? • ¿Quién otro debería hacerlo? QUE • ¿Qué se está haciendo? • ¿Qué debería hacerse? • ¿Qué otra cosa podría hacerse? • ¿Qué otra cosa debería hacerse? DONDE • “¿Dónde se hace?” • "¿Dónde debería hacerse?" • "¿Dónde podría hacerse?" • "¿En qué otra parte debería hacerse?" CUANDO • "¿Cuándo hacer?" • "¿Cuándo se hace?" • "¿Cuándo podría hacerse?" • "¿Cuándo debería hacerse?" • "¿En qué otro momento debería hacerse?" PORQUE

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• "¿Por qué se hace?" • "¿Por qué hacerlo en ese lugar?" • "¿Por qué en ese momento?" • "¿Por qué de esa manera y forma?" • "¿Por qué en esa actividad?" • "¿Por qué no en otra actividad?" COMO • "¿Cómo se hace?" • "¿Cómo debería hacerse?" • "¿Cómo podría hacerse de otra manera?" • "¿Cómo se podría eliminar, cambiar, combinar o simplificar lo que se hace?" En la revisión y evaluación se deben tomar en cuenta los siguientes factores generales, considerando los aspectos mencionados anteriormente: Si los sistemas, políticas, actividades, procesos, procedimientos y prácticas ejecutadas y aplicadas en la realidad, están en conformidad con lo planeado por los ejecutivos. Si el sistema de control interno y los procedimientos aplicados proporcionan un control satisfactorio de los recursos físicos, financieros y humanos. Si las practicas aplicadas dan corno resultado la promoción o protección de los de la entidad, tomando en cuenta todos los factores. Los factores específicos que deben considerarse durante esta revisión sobre los logros obtenidos, niveles de productividad, eficiencia operativa, cumplimiento de políticas, normas y otros establecidos por los ejecutivos, incluyen:  Grado de efectividad de la planeación para anticipar problemas.  Uso de los recursos con eficiencia, efectividad y economía.  Vigencia de la misión y visión de la empresa.  La cultura y el clima empresarial.  Posibles acciones de duplicidad de esfuerzo.  Uso inapropiado o indebido de fondos disponibles.
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se puede obtener un conocimiento plano y total de forma en que se efectuarán las operaciones bajo revisión y una percepción de la efectividad de los sistemas. lo cual resulta en interpretaciones inapropiadas e incompetentes. tanto auditores con especialidades específicas y personal de apoyo especializado. utilidad y oportunidad del sistema de información gerencial. eficiencia. Si se toma en cuenta esta clase en factores durante la revisión.  Unidad de operaciones o de servicios innecesarios o ineficaces con relación a su costo de mantenimiento. 80 LIC. actividades. producción. Tal conocimiento es esencial para una auditoría eficaz. confiabilidad.  Características de la estructura organizacional.  La precisión. • Facilitar la determinación de los recursos humanos necesarios a ser aplicadas y utilizados durante la siguiente fase o por parte de ella.  Falta de claridad en los procedimientos escritos. GUSTAVO GIL .  Capacidad e idoneidad del personal. además.AUDITORÍA OPERATIVA  Falta de aceptación de responsabilidad. este tipo de resultado de una revisión proporciona una base para el planeamiento del trabajo necesario al examinar la efectividad y utilidad de los controles según procedimiento prácticos y métodos de la entidad. • Permitir el establecimiento del alcance y profundidad de las pruebas a ser aplicadas en la siguiente fase.  Carencia de normas y/o inadecuada aplicación de mismas existentes que impiden la evaluación de los logros. RESULTADOS ESPERADOS DE LA EJECUCIÓN DE ESTA FASE Los resultados esperados se traducen en: • Identificación de las áreas críticas o problemática de mayor significación y que merezcan un examen más profundo y cuyos resultados podrían conllevar a beneficios importantes. utilización de recursos y servicios y otros factores que requieren evaluaciones administrativas continuas.  El grado de utilización de los recursos materiales. procedimientos y prácticas. como de asistentes o auxiliares. procesos.  Atrasos en el trabajo y formas de combatirlos.  La existencia de productos defectuosos y sus implicaciones en los costos. financieros y humanos. especialmente con referencia a las debilidades o deficiencias encontradas.

En efecto. el efecto negativo y la causa o causas que motivaron cada desviación o problema identificado. es necesario incluir procedimientos respecto a cada área crítica para determinar: • Si realmente requiere acción correctiva. él no debe tornar decisiones en forma aislada sobre las posibles áreas críticas. cuyos resultados se presentaran en mayor beneficio para la entidad. Los auditores a través de la experiencia y su propio desarrollo. • Su naturaleza general. En esta fase se desarrollan completamente los hallazgos significativos relacionados con cada área crítica escogida para el examen profundo al concluir la segunda fase. de acuerdo a las circunstancias. normalmente pueden 80 LIC.AUDITORÍA OPERATIVA • Permitir estimar el tiempo requerido para completar el examen y presentar el informe. la selección de las áreas para el examen profundo. GUSTAVO GIL . En esta fase se amplía el equipo de auditoría de acuerdo a las necesidades específicas. Sin embargo. los criterios de comprobación y evaluación. AI terminar la ejecución del programa de auditoría de esta fase es necesario considerar en forma objetiva la importancia relativa de las posibles desviaciones observadas y su impacto en las operaciones. • Si su importancia merece dicha acción y su correspondiente costo • Si la acción debe ser tomada. Al elaborar el programa siguiente. con los funcionarios apropiados de la unidad misma. reflexión y planificación del resto del examen es quizá una de las funciones más importantes del auditor jefe de equipo. Tratando de lograr sobre la base de consideraciones de todos los elementos de juicios posibles. aumentando auditores tanto como para utilizar especialistas en áreas técnicas especificas. este momento de pausa. como para desarrollar e informar sobre los hallazgos correspondientes. identificando y seleccionando aquellas áreas críticas o problemáticas más importantes que con el tiempo y recursos disponibles permitirán su examen en la profundidad necesaria. Tiene que discutirla con los miembros del equipo de auditores que han participado en la primera fase con el auditor supervisor y lo más importante. El examen profundo de las áreas críticas constituyen entre el 80 y 90% de las labores de auditoria operacional y obviamente es la fase más importante. es esencial haber determinado las condiciones actuales.

Los especialistas pueden ofrecer asesoría técnica sin la necesidad de participar en el trabajo de campo (por ejemplo: abogados e ingenieros). si no utilizar sus servicios con precisión y únicamente cuando sea necesario. organización y contenido del informe. Deben cuidarse de no intentar utilizar especialistas de apoyo como muletas para cargar con el peso del examen profundo. a través del planeamiento de la estructura.AUDITORÍA OPERATIVA cubrir la mayoría de las áreas críticas y las necesidades de obtener evidencia e información. GUSTAVO GIL . 80 LIC. Al terminar esta fase es necesario programar la ejecución de la siguiente fase. así como el planeamiento de la conferencia o conferencias finales.

que él en cierto sentido descubre y pone en conocimiento de otros. reunida lógicamente y que motiva conclusiones basadas en dicha información. Estas últimas podrían ser en exceso o defecto. síntesis y evaluación de información pertinente a un sistema. Un hallazgo puede consistir en:  Hechos e información que podrían referirse a cosas. GUSTAVO GIL 80 .AUDITORÍA OPERATIVA TERCERA ETAPA DESARROLLO DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORÍA El desarrollo de los hallazgos de auditoría es el proceso más importante de la auditoría operativa. proceso. la cual podría estar todo el tiempo ahí y posiblemente ser de conocimiento de otras personas.  Conclusiones basadas en análisis de los hechos y de información concernientes a estos hechos. etc. positivas o negativas. situaciones o relaciones. actividad. operación. potenciales o definidas. análisis. La palabra "hallazgo" tiene relación con el verbo "hallar" que es sinónimo de "encontrar". De la realización de comparación pueden resultar coincidencias o divergencias. que está fuera del auditor en forma latente o patente. unidad.. cuyo conocimiento se considera de enteres y utilidad para determinar personas y respecto de la que pueden formularse recomendaciones. Emerge instantáneamente cuando lo percibido es un hecho. Como podrá advertirse un hallazgo es el resultado de información desarrollada. una situación o LIC. favorables o desfavorables. El resultado de la comparación puede emerger instantáneamente a ser el producto de un proceso más o menos largo y complicado. GÉNESIS DE HALLAZGOS Un hallazgo de auditoría comienza a tomar forma a partir de un proceso de comparación entre algo que se percibe o capta y punto de referencia que generalmente consiste en formas preconcebida de existencia o realización. función. porque define los resultados y todo aquello que merecerá ser comunicado a los destinatarios del informe. Efectivamente un hallazgo es algo que se encuentra. Es el resultado de recopilación.

Sobre la definición misma de administración todavía no existe acuerdo general. lo que debía haberse hecho. la química. ¿QUÉ ES EL CRITERIO? El criterio es posiblemente el atributó clave de un hallazgo de auditoría. de tal manera que para los diferentes elementos que interviene en la gestión de las empresas que no son necesariamente cuantitativa pudiendo ser de naturaleza cualitativas. los elementos coyunturales. las tradiciones. se decidió nominar estos hechos con las expresión “CONDICION”. Hay autores que cuestionan que puede ser una ciencia. hasta tal punto que puede determinar la calidad de los resultados el examen. ATRIBUTOS DE UN HALLAZGO Aquello que percibe o capta podría ser "lo que es ". GUSTAVO GIL . mientras que otros afirman que no tiene algo de ciencia y algo de arte. el tipo de actividad. con base en las cuales las diferentes situaciones puedan medirse. tales como la capacidad del administrador. lo que se encontró o lo que se realizó. ¿QUÉ ES LA CONDICIÓN? En materia de administración no se cuenta con unidades de medición para todas las posibles situaciones percibidas o captadas. La administración opera con una serie de factores extremadamente cambiantes. incluso la economía. 80 LIC. etc. Lamentablemente la administración no es una ciencia exacta y por lo tanto no tiene un conjunto de leyes de tipo causal como la física. costumbres. Es un producto de un proceso mas o menos complicado y largo cuando lo percibido o captado no se pone en evidencia a primera vista debiendo llevarse a cabo un trabajo de identificación. la tecnología. Por supuesto que en la experiencia y capacidad del auditor. que se conoce como “CRITERIO”. dicho conocimiento y dominio no es suficiente y debe ser complementado con una buena dosis de experiencia y alta capacidad de discernimiento del auditor. el medio en el que opera la empresa. Solo será posible establecer o desarrollar hallazgos importantes teniendo conocimiento o dominio de las diferentes formas bajo las cuales puede presentarse un criterio. se conoce como "CONDICIÓN" y los puntos de referencia con los que se compara los percibido o captado podría denominarse "lo que debería ser". Sin embargo.AUDITORÍA OPERATIVA relación real cuya forma de existencia o realización es única y generalmente aceptada.

a los programas e incluso ser intangibles. • Rendimiento de la materia prima insumida por horas . CRITERIOS Y NORMAS Las normas pueden adoptar formas concretas y referirse a situaciones físicas. Afortunadamente los ejecutivos de las empresas determinan adelantadamente las normas. de la empresa. al capital. a los ingresos. • Porcentaje de transparencia del vidrio. • Capacidad de producción. cursos de acción. así como los objetivos. procedimientos.AUDITORÍA OPERATIVA Por estas razones puede resultar en determinadas circunstancias bastante difícil definir un criterio. También pueden reflejar calidad.máquina o unidad de producción. procesos. GUSTAVO GIL .máquina. • Capacidad ociosa. indicadores y otros que representan los rendimientos y realizaciones deseados. estrategias y programas. estándares. con el empleo de materiales y bienes. • Porcentaje de mezcla de arena y cemento. presupuestos. operaciones. con esta base se dispone de un cuerpo de criterios que alcanzan a la casi totalidad de los sistemas. • Porcentaje de rechazos internos y externos. metas. 80 LIC. actividades. • Peso de un papel. • Cantidad de combustible por unidad de energía producida. métodos. hasta el extremo de no llegar a un acuerdo sobre el. • Contenido de alcohol de una cerveza. a saber: • Durabilidad de una tecla. a los costos. etc. políticas. funciones. Asumen expresiones cuantitativas y reflejan mediciones tales como: • Rendimiento por horas . • Potencia del motor de un vehículo. etc.  Normas Físicas No tienen relación con medidas monetarias y competen al aspecto operativo de la empresa.

Ventas por medio de vendedores. tales como: • • • • Ingresos por áreas geográficas. Autonomía financiera. etc. etc. etc. Costo de venta por unidad producida.  Normas de Costos Tienen relación con medidas monetarias y con el aspecto operativo de empresa. Traducen los valores monetarios de los costos operativos. pasivo y resultados. Ciclo de los inventarios. Costo de construcción por metro cuadrado. GUSTAVO GIL . Economicidad de los materiales. Rendimiento de la inversión Capital de trabajo. tales como: • • • • • • • Rentabilidad operativa. Gastos por publicidad y las ventas por unidad.AUDITORÍA OPERATIVA • Capacidad de memoria de un ordenador personal. Economicidad de la mano de obra. Rotación de inventarios. tales como: • • • • • • Costo directo o indirecto por unidad de producción.  Normas de Capital Se relacionan con el capitán invertido en la empresa y su relación activo. Costo por kilómetro de asfalto. 80 LIC.  Normas de Ingresos Son expresiones monetarias de las ventas. Ingresos por kilómetros recorridos. Rotación de las deudas comerciales.

tales como: • • • • Desarrollo de nuevos productos que podría evaluarse por el tiempo que dura la ejecución. etc. Están referidas al capital intelectual de la empresa.AUDITORÍA OPERATIVA • • • • Cumplimiento de pedidos. Activos de propiedad Intelectual:  El Know .  Normas Intangibles Son normas que no se expresan ni en términos monetarios. GUSTAVO GIL . de hecho apreciaciones subjetivas de valoración.  Los secretos de fabricación utilizados.  Los canales de distribución de la producción.  La repetitividad de los negocios. tales como: Activos de mercado:  La utilización de las marcas. Cumplimiento da las metas de ejecución de obras. Cumplimiento de un programa de capacitación y entrenamiento.  La calidad de la clientela. Cumplimiento del programa de vacunación. ni unidades físicas.  Modelos de servicios.How desarrollado por la empresa en sus operaciones. etc. 80 LIC.  La existencia de reserva de pedidos.  Las patentes aplicadas a fa producción. etc. Porcentaje de quejas. etc.  Acuerdos para el uso de licencias y franquicias. Incremento de la clientela.  Derecho de autor vigente.  Normas de Programas Son factores que pueden utilizarse como normas objetivas para evaluar el progreso y desempeño del programa al que por su naturaleza corresponden. Devoluciones comerciales.  El grado de fidelidad de los clientes para con la empresa.

En otras palabras: ¿Qué puede considerarse como una expectativa razonable o paridad de buen desempeño o realización? Para casi todas las normas la paridad existe en el nivel "asequible"' o "tolerable" de rendimiento o realización. Verificar que las normas establecidas sean las adecuadas. - Activos de Infraestructura:  La cultura empresarial vigente.  Capacidad empresarial y de gestión. por ejemplo. También hay circunstancias especiales. existente. PARIDAD DE LAS NORMAS No obstante que toda empresa empieza por fijar normas de rendimiento o realización óptimas. etc. GUSTAVO GIL .  El liderazgo existente.  Las bases de datos del mercado y los clientes.  Los métodos de dirección aplicados. Por lo general. el auditor debería determinar los niveles deseados que podrían alcanzar dicho rendimiento o realización. etc. Es por lo tanto reconocer que en los controles como en otros aspectos administrativos debe haber un margen de flexibilidad o elasticidad. pero no lo son en casos tales como gastos. una empresa puede aumentar sus inventarios por encima de lo previsto si se han presentado indicadores de escasez.  La habilidad para resolver problemas.  Los sistemas de comunicación. como el coeficiente de producción de la línea de montaje de una fabrica para el que solo puede haber un pequeño margen de tolerancia en las desviaciones por exceso o por defecto en relación a la norma.AUDITORÍA OPERATIVA - Activos centrados en el Individuo:  Pericia colectiva de los empleados y obreros.  Capacidad creativa de los funcionarios.  La estructura financiera. las divergencias que superan a los niveles óptimos son convenientes en casos tales como niveles de producción o ingresos. rebajar sus precios para hacer frente 80 LIC.

Esta comparación será identificada como: "EFECTO". con cuya identificación se integra el esquema total de desarrollo pleno de un hallazgo de auditoría.AUDITORÍA OPERATIVA a la competencia a sabiendas que sus estimados de ventas ya no serán los anticipados. y así en casos similares. estándar. Este enfoque simplifica encasilla al auditor en la más superficial recomendación de que “se cumplan las normas”. ciertos aspectos como los cualitativos pueden ser expresados en tales términos. mejorar o cambiar la norma. En el informe. El "EFECTO" es especialmente importante para el auditor en los casos que quiera persuadir a los ejecutivos de que es necesario un cambio. etc. ¿QUE ES LA CAUSA? Es la razón o razones fundamentales por la cual ocurrió la “CONDICION”. siempre que sea posible. Sin embargo. se debe expresar el efecto cuantificado en dinero y otra unidad de medida. El hecho de no exista ninguna diferencia entre la “CONDICIÓN” y el "CRITERIO". Si el efecto es verdaderamente insignificante debe considerarse el no incluirlo en el informe. RESUMEN DE LOS ATRIBUTOS DE UN HALLAZGO asequible o tolerable. función. GUSTAVO GIL . constituye un hallazgo positivo importante. operación. La simple aseveración en el informe de que el problema existe porque no cumplió las normas no siempre es suficiente para convencer al lector.. si las condiciones son altamente adversas a un desempeño o realización ¿QUÉ ES EL EFECTO? Es la comparación cuantitativa o cualitativa que se establece entre la "CONDICÓN" y el "CRITERIO". La importancia de un hallazgo de auditoría se juzga generalmente por el “EFECTO” Si el informe de auditoría presenta información sobre el efecto real o potencial. simplificado o acción correctiva para alcanzar e criterio o meta. con las que están relacionadas. etc. el lector puede llegar a la conclusión de que el hallazgo no es importante. en todo caso. Sin embargo. la flexibilidad no deberá aceptarse como una excusa para descuidar los controles o justificar el inadecuado o deficiente desempeño o realización. especialmente cuando el objetivo es evaluar o informar sobre la efectividad de un programa o actividad. procedimiento. tiene generalmente una significación o trascendencia positiva o negativa respecto de la actividad. 80 LIC. corresponderá reajustar. o es el motivo por el que no se cumplió el “CRITERIO”.

Para el efecto se propone un cuestionario breve relacionado con seis características que deberían reunir.AUDITORÍA OPERATIVA En conclusión. Un hallazgo debería ser: • Importante ¿El hallazgo es lo suficientemente importante como para ser comunicado a la empresa e incluido el informe? • Fundamentado ¿Está fundamentado el hecho y evidencias que figuran registrados en los papeles de trabajo? • Objetivo ¿En su desarrollo se han aplicado normas de desempeño profesional a tal punto que el hallazgo no es el resultado de prejuicios y subjetividades? • Suficiente ¿Se considera el trabajo realizado suficiente como para respaldar las conclusiones establecidas? • Convincente ¿Las conclusiones son lógicas y razonables y se desprenden claramente de los hechos presentados? LIC. GUSTAVO GIL 80 . los atributos de un hallazgo de auditoría y a las preguntas que se asocian a cada uno de ellos son: ATRIBUTO CONDICION PREGUNTA ASOCIADA ¿Cuál es el hecho? ¿Qué se encontró? ¿Qué es lo que percibió? ¿Qué se capto? CRITERIO EFECTO CAUSA ¿Cómo debió ser? ¿Cómo debió hacerse? ¿Cuál es el impacto? ¿Qué transcendencia tiene? ¿Por qué sucedió? ¿Cuál es la razón o razones? CARACTERÍSTICAS DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORÍA Los hallazgos de auditoría deberán someterse a lo que podría llamarse un control de calidad.

A objeto de depurar el carácter aparente de la deficiencia o debilidad. la somete a una serie de pasos con el propósito de continuar o discontinuar la auditoría. Este papel de trabajo. sujetas a la consideración de algunas circunstancias en las que se practica el examen. Estos pasos son: • Identificación de la deficiencia o debilidad • Identificación de los criterios aplicables • Determinación del efecto y su importancia • Determinación de la causa o causas • Formulación de recomendaciones • Validez de resultados El esquema anterior es el que corresponde al más importante de lo papeles de trabajo de la auditoria: la “Hoja Resumen”. una especie de sumario que debe prepararse para cada hallazgo de auditoría como paso final de su desarrollo. Este papel de trabajo está estructurado en secciones. el auditor percibe o capta la deficiencia o debilidad que parece ser importante. Sera conveniente que continuamente someta el hallazgo en perspectiva al cuestionario de control de calidad antes comentado. GUSTAVO GIL . una para cada paso del procedimiento antes mencionado. PROCEDIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA Como resultado de la evaluación practicada a las operaciones de la empresa. pudiendo registrar cualquier otra información que se considera necesaria a los fines de resumir los resultados y trabajos realizados a propósito de cada hallazgo. El desarrollo de un hallazgo supone continuar la operación de recopilar información aplicando todas las técnicas de auditoría que se consideran aun necesarias. Es decir pensando permanente que este resultado habrá de ser parte constitutiva del informe. del auditor. de la interpretación de esas circunstancias y del criterio.AUDITORÍA OPERATIVA • Completo ¿Comprende todos los atributos y estos están claramente diferenciados y plenamente desarrollados? No se puede dar definiciones a cada una de estas características. • Identificación de la Deficiencia o Debilidad 80 LIC. dependiendo de su significado. ya que están.

sin embargo. de la empresa. Al objeto de alcanzar una conducción eficiente de la auditoría. la situación actual. estos indicadores deben ser sometidos a un análisis para establecer su eficiencia y aplicabilidad. etc. Una deficiencia o debilidad. 80 LIC. como también el conocimiento que tenga de empresas similares. será discontinuada o excluida del informe únicamente cuando el auditor no esté razonablemente seguro de sus conclusiones. será oportuno que el auditor llegue con la empresa a acuerdos sobre criterios no establecidos o sobre los que existen diferencias de opinión o interpretación.AUDITORÍA OPERATIVA Este paso comprende la aplicación de técnicas de la auditoria y obtención de evidencia suficiente. la magnitud de operación. ya que habrá de tomar en cuenta en su decisión factores tales como el tamaño. los objetivos. permite y competente con el propósito de reunir y establecer claramente el o los hechos que conforman la “CONDUCCIÓN”. En este caso de que la empresa no cuente con “CRITERIOS” definidos se deberán diseñar los mismos. se debe conformar con el “CRITERIO”. • Determinación de la importancia Para este fin debe tomarse en cuenta los siguientes factores:  Característica de la empresa. con la activa participación de los funcionarios involucrados en el examen. • Identificación de los Criterios Aplicables El propósito de esta identificación es saber cuáles serán los "CRITERIOS".  Difusión de la deficiencia o debilidad. aplicable en la evaluación y eliminar así cualquier subjetividad. facilita en gran medida el trabajo de los auditores y el resudado de la evacuación.  Efecto de la divergencia condición – criterios La importancia de un hallazgo es algo que depende en gran medida del criterio del auditor. Posteriormente. La existencia de "CRITERIOS" definidos por los ejecutivos. sobre la que existen opiniones o interpretaciones encontradas.. o niveles deseados de rendimiento. GUSTAVO GIL .

de ser posible. de tal modo que no parezca superficial. cualquiera que sea su forma. Una deficiencia podría tener poca significación en cuanto al “EFECTO”.AUDITORÍA OPERATIVA Deberá considerar adecuadamente sí la deficiencia es aislad. • Validación de Resultados 80 LIC. fallas de maquinaría y equipo. debilidades de organización. Determinar la o las "CAUSAS" es responder a la pregunta: ¿Por qué tuvo lugar la situación adversa? Las posibles respuestas tentativas. Si no se capta aproximadamente la causa de una condición.. lo que equivale a obtener toda la información que le concierne. que deben ser profundizadas por el auditor abarcan asuntos tales como: error humano. etc. señalando las ventajas y posibles problemas que podrían presentarse como resultado de su implementación. inmediato o mediato. directo o colectivo. deficiencias materiales. cambios en el mercado. difundida o repetitiva. Es también parte de este paso llegar a tener el convencimiento de que la importancia asignada por auditor a una deficiencia o debilidad. etc. tangible. inadecuada situación financiera. que puede ser cuantificable o no. pero por si sola ser muy significativa. defectos funcionales. • Formulación de Recomendaciones Las recomendaciones que corresponden deben formularse de manera objetiva. debe aplicar ampliamente su capacidad analítica para establecer su naturaleza. generalmente se encuentra encubierta por información o hechos de diversa característica. será bastante difícil proponer recomendaciones firmes. aspecto por el cual el auditor. En pocas ocasiones es fácil encontrar la principal o verdadera "CAUSA". inconsistencia de los planes. pero estar muy difundido a lo largo de la organización o estar muy difundida ni ser frecuente. sino detenidamente analizada. tanto para fines de rendimiento de la auditoría como para la aplicación oportuna de las soluciones. La importancia de una debilidad está en función del "EFECTO". Las recomendaciones deben significar un verdadero apoyo y ser congruente con el cumplimiento de las metas y objetivos de la empresa. efectivo o potencial. GUSTAVO GIL . • Determinación de las Causas Determinar una causa es comprendería en todo su alcance. es también reconocida por los propios ejecutivos de la empresa. incorrección en las mediciones. Las recomendaciones propuestas deben contener. tendrá que ser ampliamente demostrado. una cuantificación de los beneficios que se espera obtener con su implementación.

Cuando al profundizar en el examen una posible condición. deben ser puestos en consideración de los ejecutivos. con el propósito de permitir a los interesados el descargo de sus responsabilidades y garantizar la calidad del examen. CARÁCTER CAMBIANTE DE LA AUDITORÍA Siempre existe la posibilidad de cambio en la dirección o intensidad del trabajo según como fue planificado inicialmente. Por otra parte. GUSTAVO GIL . De percibir la discrepancia.AUDITORÍA OPERATIVA Los hallazgos de auditoría así como las conclusiones y recomendaciones formuladas. de tal modo que vaya lográndose justificar la aplicación de los recursos y esfuerzos de auditoría dentro de las limitaciones de costo y tiempo establecidos al concluir la fase de trabajo preliminar. depende de su importancia. los auditores deben exponer los resultados obtenidos. no queda otra alternativa que discontinuarla. que podrían dar lugar a hallazgos significativos. ya que tal vez una suma de condiciones no importantes podría repercutir adversamente en la empresa si son considerados en conjunto. tal vez sea conveniente la ampliación o reducción del alcance o quién sabe si hasta discontinuar la auditoría. explicando las causas de la misma. por parte de los ejecutivos y otros funcionarios de la empresa. en función del conocimiento más profundo que progresivamente se adquiere sobre las condiciones preliminares. pierde progresivamente importancia hasta el punto de no tener mayor significación. suspender la aplicación de recursos y cualquier otro trabajo de auditoría. que deviene de la aceptación del hallazgo y la validez de las recomendaciones formuladas. 80 LIC. Es en la fase de auditoría en profundidad que normalmente se advierten las razones para tomar decisiones a este respecto. Sin embargo. En caso de discrepancia respecto de los resultados del examen. es decir. Esta acción compromete a garantizar la implementación de las recomendaciones. Continuar con una probable condición hasta completar el proceso de desarrollo de un hallazgo. se debe considerar en el cuerpo del informe la naturaleza de las mismas. dependerá mucho de lo que el auditor según los factores que decida tomar en cuenta considere importante. tal decisión no debe ser adoptada considerada en forma aislada la condición que se piensa discontinuar. El desenvolvimiento firme y eficiente de una auditoría obliga a ejercer control continuo sobre la potencialidad de las condiciones y sobre las evidencias e información recientemente obtenidas.

Los datos incluidos en el informe deben ser suficientemente convincentes a los lectores de la importancia de los hallazgos. Los lectores del informe necesitan conocer los objetivos. Un aspecto muy importante del informe es la cualidad de ser convincente al lector. juzgar los méritos del trabajo realizado y de sus resultados y entender todas sus limitaciones significativas. Los hallazgos deben presentar los hechos de una manera convincente y las conclusiones y recomendaciones deben referirse lógicamente de los hechos presentados. para obtener el punto de vista de los ejecutivos y funcionarios de la empresa y para discutir los hallazgos de la auditoría con ellos. en caso de ser diferente al punto de vista del 80 LIC. GUSTAVO GIL . los hallazgos son explicados y las conclusiones y recomendaciones a las que se ha llegado. el alcance y la metodología de la auditoría para comprender su propósito. la razonabilidad de las conclusiones y la conveniencia de aceptar las recomendaciones. los auditores deben exponer las razones por las cuales se llevó a cabo la auditoría y los fines que persigue el informe.AUDITORÍA OPERATIVA CUARTA ETAPA EL INFORME DE AUDITORÍA OPERACIONAL La cuarta fase de la auditoría operacional es la comunicación de los resultados del examen. expresar claramente los fines del informe implica normalmente indicar el asunto o materia de la auditoría y el aspecto del desempeño examinado y. En realidad el auditor operacional va comunicando los resultados del examen verbalmente durante todo el transcurso. puesto que los resultados de la auditoría depende de sus objetivos. Al incluir los objetivos en sus informes. El contenido del informe debe ser presentado de manera objetiva teniendo cuidado de incluir el punto de vista de los funcionarios de la empresa examinada.

Se debe hacer referencia a la metodología aplicada y explicar claramente las técnicas que se han empleado para obtener y analizar la evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la auditoría. Esta explicación debe identificar cualquier supuesto significativo que se haya osado al ejecutar la auditoría. que merezca de ser leído. GUSTAVO GIL . se debe establecer la relación entre la muestra realizada y el universo. el lo posible. cuando se haya empleado métodos de muestreo. haciendo comentario sobre las actividades tendentes a mejorar las tres “E” de la auditoría operacional y debe fundamentalmente permitir la toma de acciones correctivas necesarias por los ejecutivos en forma oportuna. sea un trabajo preciso y convincente. describir criterios e indicadores que fueron utilizados y. especificar los tipos y fuentes de evidencias utilizadas y explicar los problemas relacionados con la calidad u otros problemas con la evidencia. explicar la forma como se diseño la muestra y las razones para su elección. IMPORTANCIA DEL CONTENIDO Los asuntos incluidos en todo informe deben ser de la suficiente importancia como para merecer la atención de aquellos a quienes van dirigidos. Se debe incluir una referencia a las limitaciones impuestas al enfoque de la auditoría debido a las limitaciones de la información o del alcance de la auditoría. Para alcanzar eficazmente los objetivos de la comunicación de los resultados de la auditoría es importante que cada informe. también debe describir las técnicas comparativas que se hayan aplicado. En la medida que sea aplicable. El contenido del informe debe ser relatado en forma narrativa. En el alcance se deberá indicar la profundidad y cobertura del trabajo que se haya realizado para cumplir los objetivos de auditoría. La utilidad y por lo tanto la efectividad disminuye con la 80 LIC. y el período bajo examen. Una presentación equitativa de puntos de vista contrarios al criterio del auditor tendrá como resultado un resultado que será mucho más aceptable a los funcionarios de la empresa y aumentará la posibilidad de la aceptación de las recomendaciones. CARÁCTER DEL INFORME El informe de auditoría debe ser elaborado de acuerdo a un formato que facilite su comprensión y con un alto grado de profesionalismo.AUDITORÍA OPERATIVA auditor.

desde la perspectiva de los receptores del informe. revisión y procesamiento de información deben ser aplicados con el objeto de producir informes que no contengan errores de hechos. Las demoras en el proceso del informe generalmente conciernen a problemas no resueltos o desconocidos que debían haber sido resueltos durante la fase de desarrollo del hallazgo. El auditor debe estudiar la información o proporcionaría. como el propósito es estimar una acción constructiva al proporcionar información. La integración del informe con la fase de trabajo de planeamiento y ejecución de la auditoría debe ayudar a revelar este problema y facilitar su solución oportuna. Los problemas que afectan la oportunidad del informe generalmente se origina en las fases de planteamiento. los informes deben ser estructurados en función de interés u necesidades de los usuarios. 80 LIC. lógicos o de razonamiento. La oportunidad y utilidad son esenciales para informar con efectividad. El informe debe ser escrito de tal forma que sea claro a cualquier persona bien informada y razonablemente inteligente. Los hallazgos que involucran aspectos tales como gastos innecesarios o indebidos. administración y análisis del trabajo. porque ellos tienden a distraer la atención del lector de los asuntos realmente importantes que se informan. los receptores del informe previsto y la clase de información necesaria a los receptores para cumplir los propósitos determinados. desperdicios de recursos operaciones o transacciones ilegales y otras fallas en proteger los intereses de la empresa. Un informe cuidadosamente preparado puede ser escaso de valor si llega demasiado tarde al nivel de decisión como para considerar la información con relación a cualquier acción que necesite efectuar. deben ser comunicados sin tardanza de modo que se puedan tomar las decisiones de corrección oportuna EXACTITUD Y CONVENIENCIA DE LA INFORMACIÓN SUSTENTATORIA Todos los procedimientos relativos a la preparación. UTILIDAD Y OPORTUNIDAD La preparación del informe debe estar precedida de un cuidadoso análisis de los objetivos buscados. GUSTAVO GIL .AUDITORÍA OPERATIVA inclusión de asuntos de poca importancia.

los fundamentos de los asuntos informados y su exactitud y razonabilidad. Los datos incluidos en el informe deben ser suficientes para convencer a los lectores de la importancia de los hallazgos. En la mayoría de los casos el ejemplo de una sola deficiencia no puede respaldar una conclusión amplia y la consiguiente recomendación de acción colectiva. No es necesario incluir información sustentadora. Está en juego la reputación del auditor y la unidad que preparó el informe. CLARIDAD CONVINCENTE Los hallazgos deben ser presentados de una manera convincente y las conclusiones y recomendación se deben inferir lógicamente de los hechos presentados. excepto la que sea necesaria para la presentación convincente. con evidencia objetiva suficiente y pertinente y está contenida en los papeles de trabajo para demostrar o probar cuando sea necesario. esta información debe ser sistemáticamente guardada en los archivos y estar disponibles. sin embargo. de desviar la atención de lo esencial del informe. Todos los datos. GUSTAVO GIL . Las opiniones y conclusiones deben estar identificadas claramente como tales en el informe y estar basadas en suficiente trabajo de auditoría que las respalden. razonablemente de las conclusiones y las conveniencias de aceptar las recomendaciones. Los informes diseñados de esta manera ayudan a centrar la atención de los funcionarios responsables en los asuntos del informe que merecen atención y para estimular la acción correspondiente. OBJETIVIDAD Y PERSPECTIVA Cada informe debe presentar los hallazgos de una manera objetiva y clara en incluir suficiente información sobre el asunto principal de manera que proporcione a los lectores una perspectiva 80 LIC.AUDITORÍA OPERATIVA El requisito de exactitud está basado en la necesidad de ser justos e imparciales en el informe y de asegurar a los usuarios y lectores del mismo que su contenido es digno de crédito. Una falta de exactitud puede ocasionar la duda sobre la validez de todo el informe. hallazgos y conclusiones proporcionadas en el informe deben estar adecuadamente sustentados.

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adecuada. El objetivo es entregar informes que sean reales, que no conduzcan a error y que a la vez hagan énfasis especial en los asuntos que necesitan atención. El auditor debe, sin embargo cuidarse de la tendencia a exagerar y enfatizar demasiado la ejecución deficiente de las operaciones anotadas durante la revisión. La información necesaria para lograr una perspectiva apropiada del informe debe estar contenida tanto en la síntesis como en el detalle del informe y tiene que incluir: 1. Una declaración de la naturaleza y alcance del examen. Cuando sea apropiado, el informe debe expresar claramente que el énfasis principal de la auditoría fue el examen de los asuntos que aparentemente requerían atención y de que no se efectuaron las evaluaciones completas de las actividades u operaciones.

2. Información sobre el tamaño y naturaleza de las actividades o programas a los que se refieren los hallazgos, de la manera que sirvan para proporcionar una perspectiva contra la cual se puede medir la importancia de los mismos.

3. Descripciones correctas y claras de los hallazgos de modo que sea factible evitar malas interpretaciones. Esto requiere el reconocimiento de todos los comentarios obtenidos de funcionarios y la identificación de todos los factores relevantes, aun cuando algunos sean contrarios a los hallazgos.

4. Información no solo de los aspectos deficientes, sino también de los aspectos satisfactorios de las operaciones examinadas cuando sean importantes y estén justificadas en el alcance del trabajo. Esto no significa que cuando hay algo inadecuado para informar, que debe decirse algo satisfactorio para balancearlo.

CLARIDAD Y SIMPLICIDAD Para que el informe comunique con efectividad debe presentarse tan claro y simple como sea posible. También es importante la claridad porque la información contenida en el informe puede ser usada por

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otros funcionarios que no participarán directamente en el trabajo principal o en la preparación y revisión del informe. No se debe presuponer que los lectores tengan conocimientos técnicos detallados. Cuando se usan términos y abreviaciones no familiares se deben definir claramente. Los esfuerzos en el “estilo” deben estar dirigidos a que el significado sea claro. Para que haya claridad es necesaria una organización adecuada del material de información y precisión en el detalle de los hechos, en su análisis y emisión de conclusiones. Muchos de los informes tienen que ver con asuntos complejos y varias secciones del informe se encuentran interrelacionadas. Esto dificulta a veces a evitar repetición. Sin embargo, hasta el máximo posible debe estar tan organizado que, excepto, por información incluida también en la síntesis, todo tipo que tiene que decir sobre una materia dada esta cubierta en alguna parte del informe. Se debe usar ayudas visuales (dibujos, fotografías, cartas, gráficas, mapas, etc.) para que el informe sea más comprensible y por lo tanto más útil.

CONCLUSIÓN El informe no debe ser más largo de lo necesario para comunicar la información. Demasiado detalle quita monto al informe y puede desvirtuar el mensaje real o confundir y desanimar a los lectores. En la determinación del contenido del informe, el auditor debe tener presente que los informes que sean completos, y a la vez costosos tiene mayores probabilidades de restar atención.

SUFICIENCIA Aunque el informe debe ser conciso, debe recordarse que la brevedad no siempre es una virtud. El informe debe contener información suficiente sobre los hallazgos, conclusiones y recomendaciones para promover un entendimiento adecuado de los asuntos informados y para proporcionar presentaciones convincentes y claras en una perspectiva adecuada. Los informes deben incluir tanta

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información como sea necesaria para mantener al lector adecuadamente informado de los resultados del trabajo de auditoría. El auditor no debe esperar que los lectores conozcan los mismos factores que él, por lo tanto el informe no debe ser escrito con una escasa explicación de los hechos. Si tiene conclusiones, opiniones y recomendaciones y quiere que los lectores conozcan, debe exponerla claramente en lugar de dejarlas a que los lectores las supongan.

TONO CONSTRUCTIVO De acuerdo con un objetivo básico de mejorar la administración de las actividades de la entidad y superar la ideología de la comodidad y la tiranía de las costumbres, el tono del informe debe estar dirigido a provocar una reacción de aceptación de los hallazgos y conclusiones. Los títulos, capítulos y contenidos del informe deben ser enunciados en términos constructivos. Aunque los hallazgos se presenten en términos claros, debe tener presente que el objetivo es lograr una reacción favorable, y que esta se pueda lograr con eficiencia estando el lenguaje que genera innecesariamente acciones defensivas y de oposición. En resumen los informes se deben preparar considerando lo siguiente: 1. Redacte en forma objetiva, sencilla, concisa y clara, evitando el uso de terminología técnica muy especializada. 2. Incluya información suficiente de los aspectos significativos, pero evite párrafos largos y complicados. 3. Verifique que exista evidencia suficiente, adecuada y detallada en los papeles de trabajo. 4. Asegure un contenido convincente y de tono constructivo. 5. Concluya su redacción durante el trabajo de campo y asegure una emisión y entrega oportuna. 6. Confirme la exactitud de la información. 7. Conserve la estructura preestablecida.

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El formato básico que se pone es lo suficientemente flexible para la presentación del informe. El mensaje o tema central debe proporcionar la dirección y propósito de todo contenido del informe. Carta del informe 3. 80 LIC. Los comentarios o respuestas de los funcionarios responsables de la entidad y de las personas adversamente afectadas son importantes y de interés a los lectores. deben presentar adecuadamente esos comentarios o reacciones junto a las evaluaciones.AUDITORÍA OPERATIVA 8. oración. Caratula 2. 5. antes de que se emita. Índice y lista de abreviaturas. sección o capítulo debe contribuir a la comunicación efectiva del mensaje básico. Síntesis o resumen. La información introductoria debe situar la escena. La estructura es como sigue: 1. Revise su contenido detenidamente. Se deben evidenciar claramente las relaciones existentes entre las recomendaciones y las causas principales de los problemas discutidos. ofrecer la perspectiva y guiar hacia el contenido del tipo del mensaje y la cantidad de información depende del mensaje que se va a dar. Cada palabra. párrafo. Debe hacerse uso liberal de subtítulos cortos y comprensivos en el informe. 4. Información introductoria. así como para otro tipo de informes preliminares cuando sea necesario. Tales subtítulos son. ORGANIZACIÓN DEL INFORME La estructura del informe debe ser diseñada de acuerdo con la información a proporcionar y el propósito a servir. GUSTAVO GIL . particularmente útiles a los lectores que desean recorrer rápidamente con la vista el informe para localizar cierto material o recordar el flujo de ideas expuestas.

• Mención a la naturaleza y autorización del examen. • Referencia a que tanto los hallazgos. GUSTAVO GIL . LA CARTA DEL INFORME Es la nota de presentación del informe y va dirigida al ejecutivo de mayor nivel de la empresa. Información financiera complementaria (cuando sea apropiada). La segunda hoja presenta la carta del informe. si no aquellas abreviaturas o siglas pertinentes al contenido del informe. PRIMERAS HOJAS La carátula y la primera hoja del informe normalmente tienen idéntica información. 80 LIC. Luego del contenido es aconsejable presentar una lista de las abreviaturas usadas en el informe. Capítulos de comentarios sobre hallazgos (incluye conclusiones y recomendaciones). TÍTULO DEL INFORME El título del informe debe ser interesante y debe diseñarse para transmitir el mensaje del informe. Anexos (cuando sea necesario). La tercera hoja debe presentar el índice del informe con la relación a los rubros que la conforman y el número de página que le corresponden al informe. Los asuntos que cubre esta carta son: • Identificación del informe. La síntesis o resumen del informe puede publicarse en forma separada. indicando título y número. conclusiones y recomendaciones del informe fueron válidos con los funcionarios afectados.AUDITORÍA OPERATIVA 6. Contra caratula. • Nombres y cargos de otros funcionarios a los que se hacen llegar copias del informe. 9. 8. En la mayoría de los casos este debe presentar el rasgo más importante de la auditoría o del resultado constructivo a lograr a través de una acción apropiada sobre los hallazgos. 7. No se deben incluir abreviaturas de uso corriente.

Ayudar a situar la escena para los hallazgos detallados y de interés para los lectores que no están familiarizados con los antecedentes. programa. El contenido de esta información es: a. GUSTAVO GIL . El capítulo introductorio debe incluir toda la información acerca del alcance y naturaleza del trabajo para situarlos en la perspectiva adecuada. CAPÍTULO DE COMENTARIOS SOBRE LOS HALLAZGOS Constituye el mensaje principal que el auditor quiere comunicar a los lectores a través de la presentación del informe. • Declaraciones positivas. cargos y prioridades de servicio de los funcionarios principales responsables de las actividades examinadas.AUDITORÍA OPERATIVA • Dependiendo de la condición del auditor (interno y externo) la mención que se practicará la correspondiente acción de seguimiento. el material expuesto debe ser relativamente corto. 80 LIC. etc. • Atributos del hallazgo. CAPÍTULO DE INFORMACIÓN INTRODUCTORIA Esta información servirá de base para una mejor comprensión del mensaje principal del informe. • Principales funcionarios responsables. El auditor debe considerar que los lectores del informe tienen derecho a conocer el alcance y la naturaleza del trabajo así como una indicación de la cobertura establecida como esquema de referencia para los hallazgos. Alcance y naturaleza del examen. b. El informe debe considerar el transmitir a los lectores la imagen más imparcial posible. Antecedentes de las operaciones o actividades examinadas: una breve información sobre el origen de la actividad.El siguiente patrón es recomendado para el contenido de los capítulos de comentarios sobre los hallazgos (debe considerarse los tres atributos claves: criterio. Cada informe debe incluir nombres.. efecto y causa).

Al formular recomendaciones el auditor debe incluir las leyes.Es un resumen del hallazgo. proporcionada al lector una breve sinopsis del hallazgo y un sentido deseable de la perspectiva. • Introducción de la conclusión...Los hallazgos deben tener un título que de por sí indique la naturaleza del problema. CONTENIDO DE LAS RECOMENDACIONES 80 LIC. FORMAS DE PRESENTACIÓN DE LAS CONCLUSIONES Se presenta la conclusión en forma más detallada y luego de haber presentado los atributos del hallazgo y comentarios de los funcionarios. reglamentos. Las recomendaciones son sugerencias positivas para mejoras o soluciones prácticas a los problemas o deficiencias encontradas cuyo fin es mejorar o cambiar las operaciones o actividades de la entidad. se puede identificar la conclusión como tal a través de un subtítulo que puede ser numerado en orden correlativo de la presentación de las conclusiones. su formulación se basa en la situación encontrada manteniendo una actitud objetiva positiva e independiente sobre lo examinado. PROCESAMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES Estas son el producto más importante del informe de la auditoría debido a ello deben ser claramente identificadas. GUSTAVO GIL . y en algunos casos puede incluir el efecto expresado en términos cuantitativos. Deben estar dirigidas al titular de la entidad y al funcionario responsable del área al nivel más alto. debe ser expuesta al comienzo de la sección. que por su mandato deben cumplirse. son una parte importante del informe de auditoría y están respaldadas en los papeles de trabajo. directivas.. etc. debe ser expresado positivamente. FORMULACIÓN DE CONCLUSIONES Las conclusiones son opiniones profesionales del auditor basadas en su examen.AUDITORÍA OPERATIVA • Tipo descriptivo.

CLARIDAD DE LAS RECOMENDACIONES Las recomendaciones deben ser expuestas en oraciones afirmativas. • No recomiende acciones ya tomadas completamente. SENTIDO CONSTRUCTIVO DE LAS RECOMENDACIONES Las recomendaciones deben ser constructivas y considerar: • Ser tan específicas como fuera posible. IDENTIFICACIÓN DEL FUNCIONARIO QUE DEBE ACTUAR Para enfocar la atención en las responsabilidades principales y facilitar al nivel superior el estudio de la acción recomendada. 80 LIC. las recomendaciones deberán ser diseñadas para corregir las causas principales de las deficiencias y lograr un ajuste de los casos específicos que se han identificado. • Identifique la persona que debe tomar acción correctiva. se debe identificar al funcionario de la organización que debe llevar a cabo la acción. normalmente al final de cada capítulo o sesión referente a hallazgo. Esta es la razón por la que se pone énfasis en la identificación de las causas básicas. PRESENTACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES EN EL INFORME Las recomendaciones son presentadas conjuntamente con el hallazgo y las conclusiones pertinentes. IDENTIFICACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES Deben utilizarse la expresión “recomendamos que. identificando la recomendación por medio de un subtítulo descriptivo asignando a cada recomendación incluida en el informe un número correlativo.” En el cuerpo del informe para recomendaciones especiales. De esta manera se incrementarán hasta los beneficios del trabajo. simples y estar libre de ambigüedades o calificaciones innecesarias. evite recomendaciones muy generales • No limite la recomendación. solo mediante la identificación de estas se pueden proyectar recomendaciones efectivas. GUSTAVO GIL . a que simplemente se cumplan las disposiciones legales. etc.AUDITORÍA OPERATIVA Cuando un informe tiene que ver con las deficiencias.

e) Asuntos importantes no resueltos. accesible al lector. El propósito principal de la síntesis es hacer del informe un instrumento más útil a sus posibles lectores o usuarios.AUDITORÍA OPERATIVA • Evite el lenguaje extremado (inmediatamente. GUSTAVO GIL . sin abundar en terminologías técnicas. c) Recomendaciones principales. La estructura de la síntesis puede ser la siguiente: a) Encabezamiento. d) Comentarios y/ó acciones tomadas por la entidad. FORMATO DE LA SÍNTESIS DEL INFORME El formato del informe deberá constar de un resumen del contenido de la auditoría. para revisión rápida por parte del lector. • Identifique la recomendación como tal. etc. b) Hallazgos y conclusiones principales. ESTILO DE LA SÍNTESIS Sugerencias para preparar la síntesis: 80 LIC.beneficio de cada recomendación. los resultados principales de la auditoría. La síntesis tiene la ventaja de presentar. No debe presentar hechos u opiniones que no estén contenidos en el informe ni dar énfasis indebido a partes menos significativas del mismo. sin demora. ANEXOS AL INFORME Los anexos deben ser presentados por el auditor de forma clara.) • Incluya la explicación de las razones para hacer la recomendación o su objetivo. • Sea lo más breve posible. La síntesis debe presentar en forma exacta. • Considere el factor costo . justa y clara lo más importante del informe de tal forma que se evite malos entendidos o interpretaciones.

si el asunto es una máquina grande coloque a un hombre en la fotografía. • Use oraciones y párrafos cortos. No se debe: LIC. • Proporcionar un elemento de comparación del tamaño cuando sea posible. conclusiones y recomendaciones y a los comentarios y/ó acciones de las entidades. • Use frases que califiquen pero no exagere. • Use solo abreviaturas bien conocidas y familiares. • Colocar todas las ayudas visuales cerca del asunto con el cual se relacionan en el texto. GUSTAVO GIL 80 . • Buscar oportunidades para hacer que un informe sea más claro y sucinto. • Usar siempre un título para explicar que hay en la foto. mediante el uso de ayudas visuales. • Usar ayudas visuales de naturaleza general (mapas) en las primeras páginas del informe. • Use palabras simples. SUGERENCIAS PARA EL USO DE AYUDAS VISUALES Se debe: • Tener en mente las fotografías y otras ayudas visuales desde el comienzo de una auditoria. • Haga uso liberal de referencias a páginas del informe para encaminar a los lectores a los detalles del hallazgo. • Subraye o escriba con otro molde de letra para enfatizar.AUDITORÍA OPERATIVA • Use la construcción gramatical en tercera persona. • Consiga información en la fecha en que fue tomada la foto. especialmente cuando se encuentra en el lugar de trabajo.

uso suficiente de la autoridad conferidas para efectuar el examen? RESPONSABILIDADES DE LA REDACCIÓN Y REVISIÓN DEL INFORME La redacción del informe debe hacerla el auditor. jefe del equipo de auditoría que realizó el examen. esta responsabilidad es compartida por los auditores que intervinieron en las diferentes fases por las que pasa el borrador del informe hasta llegar a la consideración del jefe de la unidad. Una lista de preguntas que ayudará al jefe de la unidad a efectuar una revisión es la siguiente: • ¿Cubre el examen el propósito de la auditoria? • ¿Es necesario expresarlo de esa manera? • ¿Comunica a la administración lo observado? • ¿Cumplen los hallazgos con los atributos que los caracterizan? • ¿Se apoyan las conclusiones en los hallazgos? • ¿Responden las recomendaciones a las conclusiones y son factibles. • Destacar algo que no se explica en el título de una foto. • ¿Reconoce logros positivos de la administración dignos de ser mencionados? • ¿Ha hecho el auditor jefe de grupo de equipo. • Usar gráficos u otro material tan diminuto que no pueda ser leído.AUDITORÍA OPERATIVA • Principiar sobre la base de “terminemos el informe” y después busquemos algo para ilustrarlo. GUSTAVO GIL . prácticas y económicas? • ¿Es necesaria la acción correctiva que se recomienda? • ¿Es adecuada? • ¿Son actuales los hechos que se presentan? • ¿Entenderá la administración el informe? • ¿Se debió de decir algo y puede incluirse? • ¿Es un resultado profesional? 80 LIC. quien aprueba el informe y es el responsable del contenido.

Esto fomenta el comprometer a otros. debidamente respaldados en los papeles de trabajo? • ¿Está la crítica expuesta bajo una perspectiva equilibrada? • ¿Señala asuntos que deben ser estudiados con más profundidad si el caso lo requiere? EL APPRAISAL (APPRAISEMENT – LEAST READING) INTRODUCCIÓN  El “Appraisal” o evaluación de los programas de personal es el fundamento sobre la cual se sustenta la auditoría del personal.AUDITORÍA OPERATIVA • ¿Cumple el informe con las normas de auditoría aplicable? ¿Es correcto. Los empleados responsables comienzan a buscar sus descargos en el evento de que sean llamados a entrevistas. clara y sencilla.  El “Appraisal” se realiza “observando hacia atrás u observando hacia delante”. GUSTAVO GIL . provocando mayores problemas que la corrección buscada. completo y bien presentado? • Están los hallazgos expresados en forma objetiva.  Desde el “Appraisal” de personal concierne a la comparación de lo que ha pasado con lo que se esperaba que sucediese (metas) hay una tendencia en convertir la auditoría en un simple proceso fiscalizador. 80 LIC.

AUDITORÍA OPERATIVA  Por el otro lado. la auditoría de personal incluye. Debe ponerse énfasis en que buscamos mejorar la situación en vez de buscar un culpable de errores pasados. 2) Estadísticas estándar del diseño. normalmente seis partes: 1) Porcentaje de rotación del personal.  El éxito de un “Appraisal” y auditoria de personal depende de la persona o personas que conducen el plan así como también de la forma como este es conducido. económicamente? A fin de contestar completamente a estas tres interrogantes. la observación hacia delante intenta descubrir lo que estuvo mal a fin de que la deficiencia no se repita. GUSTAVO GIL . de un equipo de auditores bien implementados en número e idoneidad. CONTENIDO DE “APPRAISAL”  El “Appraisal” de las funciones o actividades del personal varían de acuerdo a las características específicas de la empresa o entidad. son los siguientes: 1) ¿Es el departamento de personal productivo? 2) ¿Está cumpliendo con todas las funciones que puede y debería? 3) ¿Está cubriendo sus objetivos. es decir. debe ajustarse a las necesidades de la empresa (entidad).  Al igual que en una auditoría contable. 80 LIC.  Algunas de las preguntas que una auditoría de personal debe responder.

AUDITORÍA OPERATIVA 3) Cuestionario funcional del análisis. 6) Uso racional de los recursos humanos. 5) Inventario psicológico del personal. GUSTAVO GIL . Un programa para la revisión operativa de la eficiencia institucional general de una empresa deberá incluir aspectos. áreas y actividades que proporcionen al auditor información que le permite hacer un estudio crítico de lo siguiente: 80 LIC. 4) Encuestas de actitudes. ALGUNAS GUÍAS Y PROGRAMAS DE AUDITORÍA OPERATIVA GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN PROGRAMA RAMA DE AUDITORÍA OPERATIVA DE EFICIENCIA INSTITUCIONAL 1.

¿Se ha elaborado un planeamiento racional e integrado de los recursos humanos. eficiente y económica? 3. GUSTAVO GIL . ¿Es el planeamiento la base de la organización. ¿Es flexible el plan? C. de una manera eficaz. encuadrados en la política interna dictada por la máxima autoridad? 4. con el máximo grado de eficiencia.PLANEAMIENTO 1. ¿Se solicita la intervención de todos los niveles de la entidad para elaborar el plan anual? 9. ¿Está la política interna de la entidad de acuerdo a las disposiciones legales. ¿Dicta la máxima autoridad por escrito la política interna a seguir en todos los niveles de la entidad? 2. dirección. ¿Están los objetivos y metas de la entidad. reglamentos vigentes? 3.. ¿Se cumplen los objetivos programados.ORGANIZACIÓN 80 LIC. • Organización • Dirección. B. coordinación y control? 7. Se sistematizan las acciones de la entidad en el proceso administrativo de: • Planeamiento.AUDITORÍA OPERATIVA A. ¿Contribuyen los planes y las acciones que de ellas derivan. ¿Está orientado el planeamiento a conducir las operaciones de toda entidad..GENERALES 1. al cumplimiento de los objetivos de la entidad? 5. efectividad y economía? 6.. ¿Tiene la entidad formulados o esbozados planes a corto plazo? 8. • Control. materiales y financieros disponibles? 2.

GUSTAVO GIL 80 . 3. D.1 Refleja la verdadera organización de la entidad. unidad de mando en todos los niveles. 2. Se establecen y mantienen adecuadamente las líneas de comunicación.3 El reglamento de trabajo. en todos los niveles de la entidad. 7. Se ha delimitado en forma escrita. Se señala en forma escrita las líneas de autoridad. Se asigna por escrito en forma clara. Se cumple: 7. 5. las funciones y responsabilidades de todos los funcionarios y empleados. Existen en cada nivel de la entidad: 6..EJECUCIÓN O DIRECCIÓN 1. 3. Se establece claramente las líneas de autoridad y responsabilidad. un alcance y límite de control. 6. Se han separado adecuadamente las funciones en todos los niveles de la entidad. 7. 4. 2. Mantiene las jerarquías de unidades y/ó áreas. 7. 8.1 El manual de organización y funciones. Existe un organigrama aprobado. 9.1 Manual de organización y funciones.AUDITORÍA OPERATIVA 1. 6.2 Manual de procedimientos. 8. se cumplen los procedimientos de: LIC. En cada operación o transacción financiera y administrativa. Se ha establecido y mantiene la entidad.2 Manual de procedimientos. que aseguren la continuidad de los fines de la entidad.de tal forma que ningún servidor tenga bajo control la ejecución de una transacción u operación en forma completa. la delegación de autoridad en todos los niveles de la entidad.

4. Se enumeran correlativamente: 3.3 Control. II OTROS El auditor. GUSTAVO GIL .1 En forma escrita.2 Las resoluciones F.PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 1. 3. Se encuentra la documentación que recibe la entidad registrada y numerada correlativamente.2 Registro.4 De acuerdo con las normas de sistemas aplicables. tienden las evaluaciones a señalar las desviaciones y su correspondiente acción correctiva en sentido constructivo. E.1 Las directivas. 3. áreas y actividades que complementen la presente guía. Se han establecidos procedimientos de evaluación. Se basa la evaluación en disposiciones y reglamentos escritos. que reduzcan la influencia de factores subjetivos. 3. de acuerdo a su experiencia y políticas de la empresa o entidad por examinarse..AUDITORÍA OPERATIVA 3.2 Uniformemente. 2. 3. 4..1 Autorización. 4. La autorización de operaciones financieras y administrativas se aplica: 4. II. 4. instruirá si cree conveniente aspectos.3 De acuerdo con disposiciones legales. su localización rápidamente. 80 LIC. III.EVALUACIÓN I. Se Permite el registro de la documentación.

tiene el objetivo de examinar ciertos aspectos administrativos que constituyen el conjunto de actividades que comprende el concepto y alcance de la operación de ventas. Las responsabilidades básicas de la función de ventas son: • • Establecer los objetivos de venta del negocio. Las ventas constituyen una operación de primordial importancia en las empresas.AUDITORÍA OPERATIVA ENFOQUE DE LA AUDITORÍA OPERATIVA EN EL ÁREA DE VENTAS 1. 80 LIC. todas las mejoras en la eficiencia de la operación de ventas. Establecer los planes para cumplir dichos objetivos. en virtud de que son la operación que produce los ingresos y permite utilizar su objetivo. Su influencia en los resultados que se obtiene es determinante. Consecuentemente. a través de proponer las recomendaciones que se consideren adecuadas. inciden directamente en la obtención de mejores resultados. 2. Objetivo. Responsabilidades de la gerencia de ventas. con el propósito de lograr incrementar la eficiencia y eficacia operativa. pues son el elemento natural de que se dispone para hacer frente a los costos y gastos totales que se efectúan para llevar a cabo la operación de la empresa. como la de cualquier otra operación. La auditoría operativa de ventas. GUSTAVO GIL .

antes de su aceptación. El factor precio y el factor costo debe estar adecuadamente engranado y mantenido con el objeto de producir el resultado deseado. Factores básicos de las ventas. La venta de productos y servicios representan la fuente principal del ingreso de una empresa. Revisar los resultados con el objeto de mejorarlos en el futuro. 3. GUSTAVO GIL . Establecer estándares de ejecución. Es necesario que el otorgamiento del crédito a los clientes se efectué sobre la base de las políticas establecidas en la empresa para tal efecto. Ventas a crédito.AUDITORÍA OPERATIVA • • • • Distribuir y organizar las responsabilidades de ventas. 80 LIC. la máxima utilidad neta de un producto o servicio se obtiene a través de un adecuado volumen de ventas a un precio favorable que excede de un volumen mayor de ventas. precio y costo están operando en relación a las políticas establecidas al preparar el presupuesto de ventas o cualquier otro tipo de estimado y estándar. Una revisión de la función real de ventas puede determinar que tanto los factores de volumen. Ejecutar los planes a través de procedimientos efectivos. Un cuarto factor de ventas que el auditor deberá vigilar será el relativo a la valuación de la orden con el objeto de ver su costeabilidad. 4.

etc. mediante estudios de sus objetivos. en el que actúa la empresa y con la operación de ventas. sus competidores. la familiarización puede llevarse a cabo investigando.AUDITORÍA OPERATIVA GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA OPERATIVA DE VENTAS 1. que permita la ubicación de ventas en el flujo de las operaciones. sus políticas. sus canales de distribución. GUSTAVO GIL . Familiarización general con el medio económico-político-social. sus sistemas. el número de clientes promedio que maneja. 2. la porción del mercado que absorben. sus procedimientos y sus prácticas. su estructura orgánica. los mercados que surten. 80 LIC. Más específicamente. entre otros. los siguientes aspectos: a) Los productos que vende la empresa.

en unidades. estaciónales o de moda. si son materia de negociación o si se calculan en cada ocasión. precios y contribución a la utilidad. comparación de ventas efectuadas con años anteriores. etc. b) Por áreas (departamentos de la república. como objeto de evaluar su importancia el en conjunto de operaciones de la empresa.AUDITORÍA OPERATIVA b) Las características de los productos artículos de primera necesidad o de lujo. relativa a ventas. informes cartas de recomendaciones o sugerencias. 3. cuando estos sean aplicables. regiones. Los análisis más convenientes a considerar son: a) Por conductos. tanto de carácter interno como externos. 4. d) La política de crédito que se tenga establecida.) c) Por vendedores y/o distribuidores. el grado de dependencia de la empresa de alguna o algunos de ellos. se recurre a agencias de publicidad o se sigue un sistema combinado. etc. c) La política para la determinación de precios para saber si son predeterminadas. Estudios de los expedientes de auditoría. d) Por clientes. vigilando su tendencia y aplicación de razones financieras. Análisis de la información existente. 80 LIC. al recibir una solicitud de cotización. e) La política de publicidad establecida con objeto de precisar si para llevarla a cabo se cuenta con personal especializado dentro de la misma empresa. f) Los clientes importantes que se tengan y en su caso. de demanda permanente. GUSTAVO GIL .

comisionistas. los cuales deben ser congruentes con el objetivo general de la empresa y estar aprobados por la dirección. 6. crédito y cobranzas). grandes almacenes. Verificación de la existencia de presupuestos detallados de ventas. verificando en cumplimiento de las políticas que la empresa tiene establecidas. tendientes a investigar si se efectúa eficientemente. etc. Inspección de las instalaciones de los departamentos de ventas y de los demás departamentos vinculados (compras. archivos y formas existentes para comprobar sus funcionalidades. los cuales debe completarse con memorándum descriptivos a ellos. facturación. GUSTAVO GIL . embarque. por lo menos en los principales artículos. f) El análisis del costo directo de distribución y su compensación contra el precio de ventas por líneas de artículos.AUDITORÍA OPERATIVA e) Por tipo de consumidor (por ej. Es muy conveniente la elaboración de diagramas de flujos que nutren gráficamente la secuencia de la operación. Estudio de los diversos registros. 10. detallista. 9. Entrevistas con responsables de la ejecución de las ventas y con los de los departamentos relacionados con ellas. 5.). Estos 80 LIC. 8.: mayorista. publicidad. agencias de publicidad y demás elementos externos que están relacionados con las ventas. Precisar si los responsables de la operación de ventas tienen presentes los objetivos a lograr. 7. en algunos casos es conveniente celebrar entrevistas con clientes. clientes especiales. La responsabilidad de su logro debe ser conocida y aceptada por todos los que intervienen en la operación de ventas. que sirvan de base para preparar los demás presupuestos. Elaboración de guías de entrevistas y cuestionarios que permitan conocer como se realiza la operación de ventas. Es necesaria su coordinación con los presupuestos.

en la experiencia de los responsables primarios de la operación de ventas y estar de acuerdo con los objetivos fijados para ellos. las causas. Selección de los productos más importantes de la empresa a determinar: a) Si su mercado. determinación de que si tales costos se han fijado con base en estudios formales y evaluación. Verificación de la vigencia de un sistema por el cual los responsables de desviaciones presupuestarias informan sobre sus causas. 80 LIC. lo que ha hecho la empresa por impedirles. 12. comprendiendo al aspecto motivacional de los sistemas de remuneración a las fuerzas de ventas. el responsable de las ventas y sus puntos de vista al respecto. la provisión de artículos sustitutos y de diversificación. el conocimiento que de este tienen. en comparación con los volúmenes de ventas de cada uno. 13. los efectos que han tenido en el cliente. c) Respecto a producto que acusen una tendencia descendente en ventas.AUDITORÍA OPERATIVA presupuestos deben basarse en investigaciones de mercados. 14. su promoción y publicidad están de acuerdo a los estudios y planes previos. así como con el canal de distribución previsto. Revisión de los costos de los canales de distribución. b) Su vida probable. GUSTAVO GIL . justificación y medidas correctivas adoptadas al respecto. su posición frente a la competencia. su penetración en el mercado. 11. Determinación de volumen de devoluciones y pedidos no surtidos y en caso de ser importante seleccionar un período y definir sus tendencias. los principales artículos que las provocan.

Finalmente en la metodología será necesario utilizar un proceso de comprobación continua de la información obtenida de las diversas fuentes y siempre que sea posible la cuantificación del efecto de los problemas detectados y/o de los posibles cambios en los métodos de venta que procuren mayor eficiencia que los establecidos en la empresa. para lo cual es recomendable hacer una recapitulación de los resultados obtenidos para detectar omisiones y jerarquizar hallazgos.AUDITORÍA OPERATIVA 15. 16. Aún cuando se entiende que el objeto de estudio en la auditoría operativa son precisamente las operaciones más que las personas que las ejecutan o los departamentos responsables de su ejecución. 80 LIC. GUSTAVO GIL . Elaboración de informes al cliente. Conocimiento del nivel de preparación del personal que ejecuta la operación para tener una idea general de la forma como se atienden las ventas.

2.AUDITORÍA OPERATIVA ENFOQUE DE LA AUDITORÍA OPERATIVA EN EL ÁREA DE COMPRAS 1.. desde el punto de vista de la gerencia puede expresarse como sigue: “Evaluar que tan adecuadas y efectivas son las políticas. los controles internos..Políticas La revisión que el auditor operativo haga de las políticas deberá incluir: a) Una apreciación de las políticas de compra. 80 LIC. GUSTAVO GIL . los procedimientos y otros medios empleados para obtener bienes y servicios a costos finales más bajos de acuerdo con las normas adecuadas de calidad y servicio”. en cuanto así son adecuadas para los objetivos de la gerencia de esa área. El auditor de operaciones estará interesado en las políticas de compras. Este objetivo está concebido para proporcionar a la gerencia una apreciación de sus controles en el área de compras así como recomendaciones para mejorarlas.Objetivo El objetivo general de una auditoría de compras. la organización. b) En apreciación de la efectividad de la política en la práctica para alcanzar los objetivos establecido. la eficiencia y validez de los datos que se utilizan para tomar decisiones no solo cotejar para ver que se haya obtenido cotizaciones cuando hayan sido necesarias y que las requisiciones estén firmadas. la planeación.

. Se puede ejercer influencia sobre los cobradores por medio de regalos. el personal de compras está expuesto a una amplia variedad de presiones éticas. 3..Ética Como resultado de que se ve involucrado en grandes volúmenes de desembolso y en contacto constante con los proveedores. Los mejores controles son aquello que se logran por medio de la asignación de responsabilidades de manera que ningún individuo o ninguna función puedan completar una transacción si tener que dar cuentas a otros.Controles internos La valorización de los controles internos dentro de la función de compras será una parte vital de la auditoria de operaciones de compras. intereses financieros en otras empresas. agasajos. GUSTAVO GIL . los sobornos y los conflictos de interés sirven únicamente a intereses personales. Sin embargo. 5. 4. el cálculo del tiempo de adquisición y entregas. la calidad del material y del servicio y el contacto continuo con personas de afuera. etc.. El participar en estas actividades hasta cierto grado puede ser aceptable y el punto en el que ya no sirve a los mejores intereses de la empresa es con frecuencia una cuestión de criterio. de acuerdo con esto una empresa servirá su propio interés estableciendo normas de ética elevadas y al mismo tiempo ayudará a proteger a sus empleados de la tentación de intervenir en las actividades o éticas ilegales. los regalos. Estos controles son de interés especial.AUDITORÍA OPERATIVA c) Sus comentarios y sus recomendaciones en cuanto a la forma en que podrían mejorase las políticas y la manera en ponerlas en práctica. porque la naturaleza de esta actividad implica el compromiso y el gasto de cantidades importantes de dinero. El auditor estará interesado en la forma en que este organizada dentro de la infraestructura de la política de compras y revisará y evaluará la colocación de la responsabilidad de compras por toda la organización. La gerencia espera que cada empleado maneje un asunto de la empresa sin verse influenciado por intereses personales. deben considerarse los riesgos que entrañan estas actividades al organizarla delegación de autoridad para la función de compras. 80 LIC.Organización La función de compras generalmente está centrada en un área de compras con diversos grados de descentralización y de delegación de responsabilidad a otros departamentos. amistad personal.

. Deberá establecerse el énfasis necesario para el enfoque operativo que logra investigar si las compras se efectúan eficientemente. informes y cartas de recomendaciones o sugerencias cuando esto sea aplicable.. De este estudio podrían surgir a su vez investigaciones que permitan profundizar en algún aspecto ya observado en el curso del examen de estados financieros. Comprobación de las cifras de compras con ejercicios anteriores y de ser posible con otras empresas similares .Análisis de la información existente relativa a las compras. las entrevistas y cuestionarios serán una base para recomendar algún cambio en los procedimientos que puedan mejorar las operaciones. Además es de la mayor importancia que se deben conocer a todos los empleados que estén expuestas a tales influencias y a todas las personas de afuera que provean materiales y servicios. de su organización. la ubicación de la operación de compras en el flujo de las operaciones. Es recomendable elaborar algún cambio en los procedimientos que puedan mejorar las operaciones.Estudio de los expedientes de auditoría. etc. 3. sus políticas. GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA OPERATIVA DE COMPRAS 1. sus procedimientos y sus prácticas a fin de efectuar un análisis crítico de ellos con el objeto de asegurarse de que sean las adecuadas.Familiarización.. sus sistemas. tanto de carácter interno como externo.Se considera de utilidad elaborar cuadros comparativos con cifras internas y externas acerca de razones financieras y otros datos relativos a las compras.. GUSTAVO GIL . ósea. con el fin de conocer su importancia relativa en el conjunto de operaciones de la empresa. En su caso. Es 80 LIC. 4. Estudio de las cifras estadísticas y proyecciones de compras. llevar a cabo un estudio general de sus objetivos.AUDITORÍA OPERATIVA EI auditor estará interesado en que las normas de la organización hayan sido claramente definidas. tales como condiciones de compras precios de algunos artículos. 2.Elaboración de cuestionarios y guías de entrevistas que permitan conocer como se realiza la operación de compras.

Inspección de las instalaciones del departamento de compras de las áreas de recepción y de almacenes. 9. GUSTAVO GIL .Entrevistas con los responsables de la ejecución de las compras y verificación de las aplicaciones de las políticas en esa área de acuerdo con los lineamientos generales de la empresa Estas entrevistas deberán ser tanto con las persona que deciden las políticas de compras como con los que las ejecutan. determinación del lote económico de compra alternativa de compras o fabricas. 8. Adicionalmente pueden elaborarse memorándum descriptivos de la operación para su estudio y análisis posterior. (Ver compra de volumen.Comprobación de los datos obtenidos en los procesos de familiarización en el análisis estadísticos y en las entrevistas para medir el grado en que los aspectos que configuran las compras se cumplen en la práctica estudio de los diversos registros y archivos de compras de proveedores de requisiciones atendidas. 80 LIC.. determinación del lote económico de compra de volumen. 5. almacenes y finanzas. así como aquellas responsables de crear un estrecho contacto con las compras tales como las cuentas por pagar. por otra parte es útil conocer también si hay adecuada distribución de las cargas de trabajo y de las funciones acorde con la capacidad del personal de compra.. Aún cuando se entiende que el objeto de estudio de la auditoría son precisamente las operaciones más que las personas que las ejecutan o los departamentos responsables de su ejecución.). lo cual facilita la localización de aspectos susceptibles de mejorarse.Cuantificación de algún artículo o materiales. En algunos casos es conveniente utilizar también entrevista con algunos proveedores. producción. análisis de precios de condiciones de compra análisis de casos particulares y concretos de artículos comprados.. de cualquier manera esta conocimiento resulta indispensable. 6.AUDITORÍA OPERATIVA recomendable elabora algún tipo de diagrama de flujo que muestra secuencia de la operación.Conocimiento del nivel de preparación del personal que ejecuta la operación para tener una idea general de la forma como se atiende las compras. (En estas revisiones el muestreo estadístico es aplicable) 7... en posible efecto de cambios en los métodos de compra que procuran mayor eficiencia en los establecidos en las empresas. etc.

Factores limitantes de la producción. Calidad de los productos.. Costos de los productos 8. 4.Revisión de la forma en uso. 3. Objetivo La auditoría operativa de producción. tiene por objetivo el examen de las actividades que comprende esta operación.Estudio de la información obtenida para sugerir cambios en los procedimientos que puedan mejorar la eficiencia en el área de compras. GUSTAVO GIL . Adecuación y claridad de la organización que desarrolle la operación de producción. Algunos aspectos importantes a examinar son: 1. 5. los métodos de trabajo. 9. para señalar fallas o puntos débiles y recomendar modificaciones que tiendan a incrementar la eficacia operativa. 11.AUDITORÍA OPERATIVA 10. Adecuación y calidad de los métodos de trabajo para planear. Claridad y adecuación de las políticas de producción. 10. manual de procedimientos e instructiva que regulen las operaciones de compra. 6. Claridad y adecuación de los objetivos de la operación de producción. operar y controlar la producción. Adecuación y calidad de la contabilidad de costos. 2. 7. 80 LIC. como la de cualquier otra operación.. Productividad de la planta. Eficacia del personal de producción. Etc. ENFOQUE DE LA AUDITORÍA OPERATIVA EN EL ÁREA DE PRODUCCIÓN 1.

3. etc. que cantidades. La planeación de la producción consiste en determinar lo que se va a producir. en que fechas. 4.AUDITORÍA OPERATIVA 2. el titiritero es el que mueve los hilos necesarios para activarlos. pero es controlado por el departamento de control de producción. Algunos de los elementos básicos a considerar son: a) Demanda del producto en el mercado. Control de calidad El grado de calidad que se desee en un producto. Control de costos de producción. De la misma manera el departamento de manufactura de un negocio produce el producto. en que máquinas. reproceso excesivo. Planeación de la producción. d) Capacidad de almacenamiento. puede ser comprobada a la función que realiza el titiritero. 5. b) Disponibilidad de materia prima. a pesar de que los títeres son en realidad el espectáculo. en que departamentos. está influenciado por las necesidades del cliente. La función de control de producción La función de control de producción en manufactura. GUSTAVO GIL . la competencia y el orgullo que el fabricante tenga en su producto. pérdidas de futuras ventas. etc. etc. b) Sistema de costos. c) Variaciones. c) Capacidad de producción. Los efectos de un programa inadecuado de control de calidad son obvios: devoluciones. 80 LIC. los requisitos reglamentarios. a) Control presupuestario.

GR informe a los accionistas) 80 LIC. GUSTAVO GIL .AUDITORÍA OPERATIVA GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA OPERATIVA DE PRODUCCIÓN. (V. 1. a) Estudio en la información disponible sobre la producción en la rama industrial a la que pertenece la empresa en: • • • Libros o revistas. Informes de cámaras y asociaciones. Informaciones de la competencia. Familiarizarse con la empresa y la operación de producción en la misma y en el mismo ramo.

políticas de la organización y métodos. si la hubiera. Manuales de normas. • • • Expedientes de auditorías. 2. Archivos permanentes.AUDITORÍA OPERATIVA b) Estado de la información disponible en la empresa. Las instalaciones. o informes específicos de los directivos de la empresa sobre los problemas y marchas de la producción. dónde. quién. Este examen debe desarrollarse con una técnica indagatoria metódica reflexionando sobre: a) ¿Qué se hace. análisis de variaciones. GUSTAVO GIL . Informes de ejercicios del presupuesto. cuándo. d) Visita a la planta con objeto de conocer: • • • Los productos. cómo y con qué? 80 LIC. estados financieros. Examen de los datos y hechos investigados con espíritu crítico para determinar la situación sujeta a mejoría y hacer recomendaciones. c) Estudio de la información previa disponible. la operación de producción y en la empresa en general: • • • • Organigramas. Informes y cartas de recomendaciones o sugerencias. Informes de costos. y en caso de costos estándar. Sistema de seguridad e higiene industrial.

actividad o parte de una actividad. ENFOQUE DE AUDITORÍA OPERATIVA EN EL ÁREA DE PERSONAL 80 LIC. GUSTAVO GIL . En esta guía se habla siempre de recomendaciones generales porque no debe confundirse la auditoría operativa con la organización de una operación.AUDITORÍA OPERATIVA b) ¿Por qué lo anterior? c) ¿Qué cosa podría hacerse al respecto? d) ¿Qué debería hacerse al respecto para lograr óptimos resultados? Los pasos a) y b) se refieren a la interpretación de la información obtenida y los pasos c) y d) representan la parte creativa de la auditoría operativa ya que es donde se crean soluciones generales a las deficiencias observadas y se recomienda las más adecuadas.

.Objetivo La evaluación de la función de personal corresponde la crítica de las políticas y procedimientos que se siguen en relación a la administración del mismo del mismo dentro de la empresa. la gerencia de alto nivel obtiene una imagen más clara de la compañía de cómo funciona realmente. En cualquier organización. cuando esto es reconocido por la gerencia de alto nivel. se otorgan promociones y se hacen cambios de títulos y generalmente se cambian la estructura orgánica. 2. GUSTAVO GIL . El organigrama de la organización es un medio gráfico de mostrar las asignaciones y los títulos administrativos se emplea también para mostrar las relaciones entre las funciones.La gráfica de organización. la responsabilidad tiende a fluir hacia la persona más capaz y experimentada. Es el punto inicial para una auditoría operativa. Los sistemas más formales y periódicos de informe de control siguen la estructura de la organización.. La empresa debe tener políticas definidas en cuanto a: - Reclutamiento del personal Contratación Administración de sueldos – Adiestramientos Reemplazos capacitación - 3.AUDITORÍA OPERATIVA 1.-Administración del personal. 80 LIC. Con mayor frecuencia las relaciones se desarrollan muy aparte de las que se indican formalmente en la grafica de organización. Cuando la auditoría operativa las identifica y las reporta.

Vacaciones. GUSTAVO GIL .-Coordinación Debe existir una adecuada coordinación entre el departamento de personal y los departamentos de operación en cuanto a: • • Programación del uso de personal Determinación de la políticas de personal 5. Tiempo extra. Encuesta. 80 LIC..AUDITORÍA OPERATIVA 4.La función de personal a) Contratación del personal requerido y autorizado b) Fijación de la política de sueldos y salarios la personal contratado c) Registro del personal d) Reportes mensuales de: • • • • • Rotación de personal. Tiempo ocioso y ausentismo.

II. b) Contratar el personal con la asignación de un sueldo justo que garantice su estancia en la empresa. Adecuación de las políticas y procedimientos establecidos para: a) Reclutar el personal más capacitado en el mercado de mano de obra. c) Promover una administración de sueldos que permita al personal contratado un progreso adecuado y una retribución justa al empleado haciendo más eficiente. Adecuación de las políticas y su ejecución en cuanto a: a) Horas de trabajo 80 LIC. Desarrollo dentro de la propia empresa a sus diferentes niveles directivos. d) Mantener un programa de adiestramiento que permita a los obreros y empleados de la empresa un desarrollo al máximo de su capacidad a fin de : I.AUDITORÍA OPERATIVA GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA OPERATIVA DE PERSONAL Un programa para la revisión operativa de función de personal deberá incluir puntos que proporciona un auditor información que le permite hacer un estudio crítico de los siguientes aspectos: 1. Permitir al trabajador oportunidad de realizarse personalmente. GUSTAVO GIL . 2.

cafetería. etc. servicios médicos.) i) Deducciones de salarios j) Vacaciones de méritos k) Honorarios l) Actividades recreativas m) Reglamento de seguridad n) Premios o) Publicación de la empresa p) Tableros de boletines q) Planes de sugerencias r) Consejeros personales 3. jubilaciones. Estudio y crítica de la estructura de la organización de la empresa que permita una adecuada coordinación de personal. Estudio y críticas del sistema de información que permita una oportuna y adecuada planeación de la contratación de personal. 4.AUDITORÍA OPERATIVA b) Retardos c) Ausentismo d) Vacaciones e) Pago de salarios f) Pago de horas extras g) Pago de días festivos h) Prestaciones (seguro de grupos. GUSTAVO GIL . Estacionamiento. asignación de autoridad y responsabilidad y conocimiento por parte 80 LIC.

ENFOQUE DE AUDITORÍA OPERATIVA EN EL ÁREA FINANCIERA 1. Ellos observan que. 2. Parcial 80 LIC. Estudio y críticas del sistema de captación de información.AUDITORÍA OPERATIVA del personal y sus funciones (este estudio podría realizarse también en cada función o dentro del estudio de eficiencia operacional general) 5. la misma terminología y los mismos estados o registros financieros son usados. acción que permita comparar las cualidades originalmente previstas del personal y la realización práctica de su trabajo. GUSTAVO GIL . tanto contabilidad como finanzas. Total 2. Sin embargo el fin primario de la función de la contabilidad es generar información siendo el fin primario de la función finanzas el análisis de esa información para ser usada en la toma de decisiones. Objetivos La auditoría operativa de la función financiera. en cuanto a su alcance puede ser: 1. Función de finanzas Algunas personas encuentran dificultades para distinguir lo que es contabilidad y lo que es finanzas.

etc.1 Administración de efectivos 80 LIC. se podrán dar dos tipos de enfoques a esta revisión: En la función de las etapas del proceso administrativo: revisión de la planeación. El auditor deberá precisar anticipadamente el tipo de revisión a efectuar. este procedimiento. 3. En el primer caso. la revisión se encaminará a comprobar el cumplimiento de los objetivos particulares de cada etapa del proceso administrativo. se partirá de lo general hacia lo particular. Áreas que comprenden la función de finanzas La función de finanzas dentro de una empresa puede ser comparada a la función de tesorería y comprende las siguientes áreas. En el segundo caso más práctico anula la desventaja apuntada en el párrafo anterior. organización. podrá abarcar labores de planeación y dirección o control. dirección y control financiero. complementado con el estudio de la organización financiera se considera que es el que permite la mayor objetividad y facilita en la revisión. mencionadas en forma enunciativa y no de importancia: • • • • • Administración de efectivos Créditos Administración de cobranzas Control de inventarios Inversiones permanentes 3. GUSTAVO GIL . Este procedimiento presenta el inconveniente de que en muchas ocasiones no son plenamente identificables tales etapas ya que un departamento o inclusive un puesto. En términos generales. el cual podrá referirse a una sub-función o departamento determinado o bien a todas las áreas que integran la administración financiera de la empresa. contabilidad. lo cual dificultaría el trabajo del auditor. por ejemplo.AUDITORÍA OPERATIVA 3. presupuesto y auditoría. En función de la estructura de organización de la función: dirección.

AUDITORÍA OPERATIVA

• • •

Presupuesto de efectivos: indica la cantidad de fondos que serán necesarios mes por mes o semana por semana, y es una de las herramientas más importantes de la función finanzas. Descuentos de efectivos: es una reducción en el precio basado dentro de un periodo específico. Cash Flow (pronóstico de efectivo)

3.2 Crédito Normas: • • • • • • • • • • • Solvencia normal. Solvencia económica. Capacidad de pago. Autosuficiencia en cuanto a liquidez. Aprovechamiento de inversiones en los recursos del tipo permanente. Que el plazo pactado sea adecuado para lograr la generación de fondos de operación. Capacidad y experiencia. Ubicación. Competencia en el mercado del ramo. Calidad de los productos que vende o fabrica Análisis del riesgo de crédito • • Del tipo de riesgo Del grado de riesgo

Determinaciones:

• Eliminación de arreglos especiales • Desarrollar procedimientos de cobranza que reduzcan el riesgo de incobrabilidad Capital • Situación financiera en general.

Otorgamiento de crédito • • • Datos generales. Antecedentes. Reputación.

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• • • •

Capacitación de información relativa al negocio. Posición financiera. Destino del crédito. Pronóstico de caja.

Fuentes de información Internas: Solicitud de crédito, entrevista Externa: Información de terceros, estudios financieros 3.2 Administración de cobranza Objetivos: • • • • • • • • Deudas por cobrar Con rapidez Conservar buena imagen ante el cliente Volumen de ventas a crédito Curva de ventas Reglas para limitar créditos Termino de ventas y políticas de créditos Políticas de administración de cobranzas

Las determinantes más importantes del nivel de cuentas por cobrar son:

Métodos de cobranza para: Particulares: • • • • • Ventas de volumen Ventas de equipo Ventas de volumen Ventas de equipo Ventas de servicio

Gobierno: dificultad en el trámite

3.3 Control de inventarios

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Para evaluar el nivel de materias primas, el autor debe considerar aspectos tales como: producción anticipada, producción de temporada, fuentes de abastecimiento con el factor básico que influye en el nivel de productos terminados que el auditor de operaciones debe tomar en cuenta es la coordinación entre la producción y ventas. El gerente financiero puede estimular las ventas a través de cambiar los términos de crédito y permitiendo créditos a clientes marginales, pero ya sea las mercancías (productos terminados) permanezcan registrados en libros, ya sea como inventarios, o como cuentas por cobrar, la empresa tiene que financiar la: Administración de inventarios: • • • • • • • Punto de nivel óptimo. Momento de compra. Máximos y mínimos. Atender una demanda. Lograr un objetivo de ventas y utilidades. Promover la eficiencia en la fabricación. Obtener las condiciones adecuadas en las compras.

Objetivos al conservar un inventario:

Eficiencia en manejo de inventarios: • • • • • • • Costos de mantenimiento Recursos requeridos Costos de administración y almacenamiento Transporte Seguros Obsolescencia Cantidad requerida por producto

3.4 Inversiones Objetivos El auditor debe tener como objetivo básico en esta área: asegurarse que las inversiones en activos de carácter permanentes estén apoyadas en estudios económicos y financieros que justifiquen la propia inversión en función de su costo y el rendimiento que se espera obtener de la misma.
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GUSTAVO GIL . De cada uno de los departamentos o secciones 80 LIC.AUDITORÍA OPERATIVA Fases que cubre el control de inversiones. Obtener esquemas de organización Lista de funcionarios responsables de todas las áreas Determinación general de los objetivos a. 3. 2. • • • • Autorización original Programación Limite de aprobación Justificación económica GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA OPERATIVA DE FINANZAS Aspectos generales de la función: 1. De la dirección b.

¿Personal de finanzas? 4. ¿Concuerda con los objetivos generales de la empresa? b. Evaluar de acuerdo a la magnitud de la empresa si la organización presta planes a corto plazo y a largo plazo.AUDITORÍA OPERATIVA 4. ¿Son flexibles? a. descripción de flujos Distribución de formas Manuales de funcionamiento y de operaciones Descripción de flujos Distribución de formas Sistema de contabilidad general de costos Información periódica y constante a la administración Auditoría interna Otros controles Presupuestos 1. ¿Qué áreas de la empresa cubren? ¿Son todas? 3. ¿Existe un presupuesto de inversiones de capital? a. acordes a los objetivos de la función y de la empresa. ¿Se ajustan periódicamente? b. ¿Personal de otras funciones? b. ¿Qué bases se toman? 5. ¿Con que frecuencia? c. ¿a largo plazo? ¿Cuántos años? 2. Sistema de presupuesto • Adecuada Separación de funciones • • • • • • • • • • Limitación de responsabilidad Unidad de mando. ¿Existe un presupuesto de operaciones? 80 LIC. GUSTAVO GIL . ¿Prevé las fuentes del financiamiento? 6. ¿Quiénes intervienen en su formulación? a. ¿Qué tipo de presupuesto se formulan? a. ¿a corto plazo? ¿Por qué periódico? b.

¿Con qué periodicidad? b. ¿Se adapta el sistema a la información requerida? c. ¿A quienes se reportan las desviaciones? Contabilidad general 1. ¿Permite el sistema rapidez en el registro? d. ¿Están debidamente difundidos entre el personal encargado del registro de las operaciones? 2. Sistemas y equipos a. ¿Cubre todas las áreas de operación de la empresa? 7. ¿Cuál es el margen de seguridad para el efectivo? 8. Si se cuenta con equipo electrónico: ¿Es adecuada la programación? LIC. ¿Con qué periodicidad se determinan las necesidades de efectivos? c.AUDITORÍA OPERATIVA a. GUSTAVO GIL 80 . ¿El equipo con el que cuenta. ¿Está actualizado? b. ¿Qué investigación se hacen de las investigaciones? c. ¿Cubre todos los aspectos que afectan el flujo de archivo? • • • • Ventas al contado Cobranzas Costos de operaciones Pagos b. ¿Se cuenta con instrucciones para su manejo? ¿Actualizado? d. ¿Se prevén fuentes alternativas de fondos en los casos de insuficiencia? d. ¿Existe un catalogo de cuentas en uso? a. Si no se cuenta con equipo electrónico: ¿Es posible su utilización? ¿Es costeable? f. ¿Quién la hace? d. ¿Se comparan los presupuestos con los importes reales? a. se adapta a al sistema y volumen de operaciones? e. ¿Existe un presupuesto de caja? a. ¿Recibe de contabilidad información previa y oportuna a todas las operaciones realizadas? b. ¿Permite obtener información completa y precisa? c.

¿Su distribución es adecuada? 4. en función al servicio prestado y a la capacidad de la empresa? 3. ¿Se puede suprimir? e. ¿Incluyen información completa? ¿Demasiados datos? e. ¿Qué informes se preparan? b. ¿Se envían a las personas adecuadas? h. ¿Se elabora informes periódicos respecto a lo anterior? a.AUDITORÍA OPERATIVA ¿Cubre todas las áreas posibles de utilización? ¿Es costeable. ¿Con qué periodicidad? c. ¿Se investigan las variables en relación a los estimados o estándares? Impuestos ¿Cuáles impuestos gravan a la empresa? ¿Se consideran para efectos de presupuesto? ¿Se aprovechan las ventajas fiscales? ¿Cuáles? ¿Hay posibilidades de excepciones o subsidios? ¿Existe un programa formal de planeación final? 80 LIC. Formas utilizadas a. ¿Las bases son de aplicación de gastos indirectos? 5. ¿Con qué oportunidad? ¿Hay atrasos? d. ¿Con qué periodicidad? b. ¿Se informa utilizando un criterio “por excepción”? j. GUSTAVO GIL . ¿Las bases son utilizadas para la fijación de los estimados o estándares? k. ¿Sirven de base para la toma de decisiones? g. ¿Se pueden fusionar con alguna otra forma? d. ¿Son prácticas naturales? b. ¿Volúmenes de producción? 6. ¿Son comparables con presupuestos? ¿Con que otros datos? f. ¿Contienen todos los datos? c. ¿Costos fijos o variables? d. ¿Costos totales por períodos? b. Información a. Proporciona el sistema información relativa a: a. ¿Costos unitarios por productos o por líneas? c. ¿Se preparan pensando en las personas a quien van dirigidas? i. ¿Con qué oportunidad? 7.

ENFOQUE DE LA AUDITORÍA OPERATIVA EN EL ÁREA GERENCIAL 1. constituye la herramienta principal del auditor en ese aspecto. al menos una vez al año b. ¿Se vigila la corrección o atención de las desviaciones encontradas? h. Supervisión y evaluación sobre toma de inventarios c. Revisión de documentos en cuanto a requisitos internos y fiscales e. tanto del giro como de otros tipos. ¿Qué tipos de informes se elaboran? g. tendencias. y su comparación con otras empresas. el uso de razones. Revisión de cartera al cobro d. ¿Se efectúan auditorías operativas? Auditorías externas ¿Se practica auditoría de estados financieros de la empresa por un contador público independiente? ¿Se estudian y/o implementan las sugerencias del auditor independiente? Estructura y políticas financieras La revisión de la estructura financiera se basa en el análisis o interpretación de estados financieros. Función de gerencia La función gerencial es una apreciación que tiene varios enfoques. Revisión del cumplimiento de las obligaciones fiscales f.AUDITORÍA OPERATIVA ¿Existe una persona en el departamento que vigila el adecuado cumplimiento de las obligaciones fiscales? ¿Hay una adecuada revisión de la información proporcionada a los auditores fiscales? ¿La política tributaria es determinante en el nivel y estructura de la inversión? Auditoría interna ¿Existe un departamento o sección de auditoría interna? ¿A quién reporta? ¿Se cuenta con un programa que cubra. numerosos autores están de acuerdo que incluye los procesos administrativos siguientes: a) Fijar los objetivos b) Proveer c) Dirigir d) Coordinar 80 LIC. etc. GUSTAVO GIL . rotaciones.. Revisión de saldos de todo el catalogo de cuentas. al menos los siguientes aspectos? a.

Ellos deben explicar claramente las metas y ubicarlas dentro de un tiempo. 4. Dirección La dirección es aquel factor de la administración en la que se logra la realización efectiva de todo lo planeado por las decisiones gerenciales directamente o por delegación. Todo plan implica metas a cumplirse.AUDITORÍA OPERATIVA e) Controlar 2. Concepto de previsión Implica la idea de ciertas anticipaciones de acontecimientos y situaciones futuras. no habrá una meta en que basar la orientación del trabajo y cuando se desconocen las metas a cumplir. la situación se torna totalmente confusa. Si los objetivos y políticas no aparecen claramente definidas. los elementos indispensables que permitan el logro de los objetivos de la empresa. en forma coordinada. Fijación de objetivos y políticas Generalmente los objetivos vienen expresados por disposiciones legales y su cumplimiento constituye la esencia misma de las empresas. Para hacer previsiones se requiere: a) Determinar objetivos o fines que se requieren. c) Coordinar los distintos recursos con diversas alternativas de ejecución que nos permita escoger algunas de ellas como nuestra base. estará destinado a cumplir los objetivos predeterminados en función de la política adoptada. b) Investigar factores positivos y negativos que nos ayuda o limitan en la búsqueda de los objetivos. Los principios fundamentales de la dirección son: 80 LIC. GUSTAVO GIL . La gerencia como primer paso. deberá prever. lugar y cifras. 3. para proveer a los planes. de allí que los objetivos deben definirse claramente. es decir fijar el fin que se persigue de acuerdo a las necesidades. sin la cual seria imposible hacer planes. La política es la decisión que adopta el funcionario de más alta jerarquía y los funcionarios de más alto nivel dentro de cada jerarquía. mirar de antemano hacia los objetivos propuestos. las metas constituyen los objetivos básicos de la empresa. Todo plan por muy pequeño o extenso que sea.

entrevistas. La forma de decisiones es la llave final de todo proceso administrativo. Principios de la coordinación. ningún sistema de organización tiene efecto. debe ser: oportunamente transmitidas a sus destinatarios. para alcanzar el objetivo o meta propuesta. boletines. se basa en la intuición. II. mientras no se da una decisión. para conseguir que las disposiciones generales sean mejores obedecidas. etc. Para alcanzar ese principio. para forzar la meta a buscar que sean beneficiosas para ambas partes. experiencias y la toma de decisiones para ser ejecutadas. Principios de aprovechamiento del conflicto. la captación de políticas. GUSTAVO GIL . unificándolos. informes. pues significa establecer relaciones entre varias partes de una actividad o empresas. con fines constructivos. es la unificación de un ambiente de confianza recíproca entre todos. ningún control. La comunicaron tiene etapas. Coordinación La coordinación ordena y organiza los esfuerzos de varios individuos. economía y efectividad. hechos. con la finalidad de que unan sus esfuerzos para lograr una meta común. Transmitir eficazmente. La toma de decisiones permite escoger entre una o más alternativas aquellas que ofrezcan más ventajas. conferencias. III. Estudiar la eficiencia de la comunicación Seguir el curso de la comunicación. el logro de la cooperación con los demás y hacer que las ideas e instrucciones se entiendan con claridad. para lo cual es necesario una buena comunicación. con mayos eficiencia. ningún plan. acción de interés. Comprender lo que se desea comunicar. La toma de decisiones gerenciales.AUDITORÍA OPERATIVA I. reuniones. la unión de todas las actividades para alcanzar el desarrollo del plan. Principios de impersonalidad de mando. visitas. II. 80 LIC. que es un proceso en virtud de cual se contribuye a la mejor ejecución de los trabajos. III. las comunicaciones orales y escritas. Se podrá decir que todos los demás principios están contenidos en la coordinación. IV. el gerente debe tener una visión amplia del funcionamiento de su empresa y podrá emplear como medio de coordinación. cuya aplicación le permitirá cumplir con su cometido: I. 5.

Especificación de las bases para el establecimiento de normas de rendimiento. que tiende a convertir el cumplimiento en lo normal y las desviaciones de los planes en lo excepcional: los controles versaran sobre esto último exclusivamente. o al menos principalmente. de qué modo.AUDITORÍA OPERATIVA 6. señale las tendencias e identifique resultados. las instrucciones emitidas y los principios establecidos. GUSTAVO GIL . conocer que parte de una actividad se esta cumpliendo y cual no. Control Es verificar si todo se desarrolla de conformidad con el plan adoptado. ni autócrata. III. Un instrumento muy importante en el control gerencial. y medir rendimientos. Identificación de los factores claves a ser controlados para el logro de los resultados. Su propósito es determinar las deficiencias. con el objeto de corregirlas y recomendar cuales son más convenientes de corregirlas y evitar que se repitan. Definición y acumulación de la información para previa explotación de las mismas. II. En el control. Otros instrumentos de control que pueden señalarse son los siguientes: • • • • Informes Estadísticas Presupuesto Costos 80 LIC. determinen las causas y efectos. ayudante y consejero para sus subordinados. se requiere como mínimo los siguientes requisitos: I. se miden los resultados actuales y pasados en relación con lo previsto. El gerente (jefe de la entidad) al ejercer las funciones de control. sino cooperativo. mejorar y programar nuevos planes. no será autoritario. debiendo ser el gerente en este concepto un educador. ya sea en forma total o parcial. Implementación de una infraestructura de información que identifique los resultados. en que tiempo y porque se desea. de acuerdo a las áreas de responsabilidad. El control permite asegurarse de una óptima ejecución. es el “principio de excepción”. y al señalar errores lo hará con el propósito de rectificarlos y evitar que se cometan nuevamente. IV. con el fin de corregirlo. Para que el control sea más efectivo.

para expresar sus opiniones con integridad. efectividad y economía) de las metas u objetivos. para participar correctamente en reuniones. o las que haya impartido el directorio (alta dirección). descuide la atención a las demás actividades El control no debe realizarse con tal énfasis que administrativas. Cultura general. para mantenerse firme y fiel a sus principios y normas de su empresa. actuando con desenvoltura. 7. para adquirir conocimientos. etc. subalternos y los de su mismo nivel. para apreciar con objetividad ecuanimidad y equidad las situaciones que tiene que resolver. b. Modestia. Lealtad. Ingenio. Aspecto intelectual: • • • • Inteligencia y juicio. sinceridad y firmeza. conceptos o ideas rápidamente. Superación. 80 LIC. para actuar y trabajar sin ostentación ni personalismo. Imparcialidad y justicia. para incrementar su capacidad profesional y mejorar sus cualidades personales. Entereza. Sociabilidad y educación. cordialidad y don de gestos. Cualidades generales que deben reunir un gerente a) Aspecto personal: • • • • • • • • • Comprensión. GUSTAVO GIL . para poseer y aplicar sus conocimientos profesionales relacionados al puesto que desempeña. para cubrir sin alterarse y reaccionar a forma ecuánime y a ajustada a la realidad. que le permita atender e interpretar un punto de vista correcto de los demás. razonar con lógica y tomas de decisiones prácticas y metódicas. Serenidad y tacto. para hábilmente crear soluciones a pesar de las limitaciones. Capacidad profesional.AUDITORÍA OPERATIVA • • Plan Volumen (calidad y cantidad) de los trabajos realizados. pero debe dársele la importancia que tiene. a sus superiores. Control para verificar el exacto cumplimiento de sus disposiciones. para expresarse concisa y claramente tanto por escrito como en forma oral. a fin de conocer con certeza la marcha (eficiencia.

flexibilidad y facultad de innovar. lucidez. Ética profesional. imaginación y criterio que le permita actuar con capacidad de concepción y reflexión. para trabajar con energía y entusiasmo. para actuar por convicción y sin necesidad de control. Esta guía ha sido elaborada para documentar las diferentes claves que son los fundamentos del examen. dentro y fuera de la empresa. Moralidad y honradez. Introducción Al aplicar esta lista de verificación. para usar racionalmente los recursos que dispone. Salud y aptitud para el cargo y vigor físico. y de hecho. Aspecto profesional • • • • • • • Conocimiento. Responsabilidad. c. responsabilidad y autoridad las funciones que se le han sido asignadas. para tener un rendimiento prolongado y eficiente. para conducirse de acuerdo con las normas morales y de ética profesional. para pueda actuar en situaciones de complejidad y mayor alcance. Puntualidad. no debería existir. se debe tener en cuenta que simplemente es una guía y no un programa detallado de auditoría. que le permita resistir la fatiga física y mental. para incrementar su capacidad profesional para que el desempeño de sus funciones con responsabilidad. No existe patrón idéntico para ser seguido en cualquier auditoría. GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA OPERATIVA GERENCAL 1. GUSTAVO GIL .AUDITORÍA OPERATIVA • • • • • Condiciones de administrador. Salud y aptitud para ser expuesto. Inteligencia. Personalidad y carácter. para actuar en sus decisiones superando los obstáculos que se le presenten. para ser puntual o constante en el desempeño de su puesto. Espíritu de superación y empresa. y capacidad para trabajar en cualquier dependencia de la empresa. que le permita desarrollar con eficiencia. para actuar con honradez y moral. 80 LIC. Experiencia.

Reflejar las políticas de la empresa. productividad. Han sido establecidos en términos de resultados finales. Son factibles de alcanzar. Han sido establecidos en términos positivos. ¿Se han determinado prioridades en la formulación de objetivos? 80 LIC. que pueden tener incidencias sobre el éxito de la empresa. programas o proyectos. Ha sido difundido por escrito y en forma precisa y clara. recursos humanos. Objetivos En este rubro hay que tener en cuenta algunos aspectos importantes como: I. recursos materiales. ¿Ha determinado las áreas claves donde la empresa debe producir resultados positivos? (rentabilidad.) II. 2. III. La presente guía tiene como propósito desarrollar una lista de verificación para la evaluación de control general. así mismo debe emplearse esta guía conjuntamente con cuestionarios específicos que incluyan preguntas dirigidas directas y específicamente a la actividad que se revisa. etc. Cubren todas las áreas claves.AUDITORÍA OPERATIVA Esta guía. utilizando conjuntamente los dos listados. en vez de actividades. GUSTAVO GIL . innovación. diversificación. por las razones expuestas está sujeta a ser modificada y/o complementada. IV. ¿Ha precisado en qué áreas claves debe invertir su tiempo y los recursos disponibles? ¿Se a fijado los objetivos generales y los objetivos específicos?` ¿Ha tenido en cuenta para la determinación de objetivos los siguientes criterios? • • • • • • V. servirán como base para determinar los procedimientos a seguirse durante el curso del examen y ayudarían al auditor a preparar su programa de auditoría para las distintas áreas y actividades de la empresa.

VIII. VI. V. etc. ¿Se ha decidido los métodos que deben emplearse para la consecución de los objetivos? ¿Se identifica su tiempo. Existe un acuerdo general con respecto a los objetivos. VII. VIII. II. X. IX. IX. números de empleados. Organización I. 3. VII. Entre el gerente y sus subalternos. ¿Tiene algunos problemas de personal? ¿Está satisfecho con la calidad del personal de su empresa? 80 LIC. Planteamiento I. ¿Tiene la empresa un plan anual operativo? ¿Tiene también un plan operativo a largo plazo? ¿Tiene los proyectos y programas detallados? ¿Participan todos los niveles de supervisión en el planeamiento? ¿Conoce la gerencia este plan? ¿Conocen todos los empleados de la empresa este plan? ¿Se mide el rendimiento actual en relación a la planificación? ¿Se comunica cualquier cambio en el plan? ¿Se hacen frecuentes cambios en el plan? ¿Contiene el plan unidades de medida tales como: costo.¿Por escrito? X. lugar y cifras? ¿Se informa periódicamente sobre sus logros? En caso de no lograr los objetivos estas se verifican: • Con la gerencia .¿Oralmente? .AUDITORÍA OPERATIVA VI. XI. GUSTAVO GIL . III. II.? ¿Se preparan informes de avance en compararon con el plan? 4. IV. fechas. • • Entre el gerente y el director.

XII. ¿Existe una estructura orgánica de la empresa? XV. a través de los cuales deberían desarrollarse las funciones de la empresa? 5. ¿Conocen los trabajadores esta estructura orgánica? XVI. modificado. ¿Conocen los trabajadores estas oportunidades? ¿Existe algún problema de cambios frecuentes de personal? ¿Dentro de los dos o tres últimos años se ha prohibido al personal estar fuera de la sede central de la empresa? XIV. ¿Está dotada la empresa. V. complementado o revisado la estructura orgánica en los últimos dos años? XVIII. ¿Han rotado cada servidor que depende del gerente general. por lo menos una vez en los últimos tres años? XIX.AUDITORÍA OPERATIVA III. además de la estructura adecuada y de los recursos humanos y financieros para hacerlo funcionar con los métodos y sistemas. Por otros métodos. Control I. VI. II. IX. XIII. IV. ¿Se ha definido por escrito el papel de la empresa bajo revisión? ¿Existe un acuerdo mutuo entre el gerente y el director? Se ha especificado como se va a medir el rendimiento de la empresa en términos de: 80 LIC. ¿Existe demasiado personal o demasiados funcionarios que dependen del gerente general? XVII. ¿Saben los empleados que son evaluados? ¿Se mide el rendimiento en forma periódica? ¿Se revisa el resultado de la evaluación con el trabajador? ¿Existen descripciones de cargos para cada puesto? ¿Existen adecuado alcance de oportunidades? • • ¿Dentro de la empresa? ¿Fuera de la empresa? XI. X. ¿Se ha cambiado. Midiendo su trabajo. ¿Tiene la empresa algún programa de entrenamiento en las diferentes áreas de la empresa? ¿Se motiva a los trabajadores a seguir cursos de capacitación? ¿Cómo se mide el rendimiento de los trabajadores? • • • Por objetivos. GUSTAVO GIL . III. VII. VIII.

Verbalmente 2. Ha revisado y probado el plan anual de operaciones de la empresa. principales. Se ha priorizado los objetivos de acuerdo a su importancia. 2. GUSTAVO GIL . Responsabilidad y auditoría general. Recuperación de gastos operativos. Se revisa con el directorio la falta de cumplimiento de los objetivos: 1. limitaciones. tiempo. Las políticas de control 80 LIC. Han sido establecido por escrito los objetivos específicos de la empresa. Especifica este papel: 1. lugar y cantidades. Rendimiento programado Logro de objetivos Se han establecido por escrito normas o niveles de rendimiento aceptables en las áreas señaladas en el ítem 5. 6. se ha especificado el papel de la empresa. Se ha hecho anteriormente alguna auditoría. Coordinación con otras dependencias o áreas. Ahorro en costos (economía) Quejas del cliente. parcial o totalmente. Se reporta periódicamente el logro de los objetivos. • • • • • • • Esta satisfecho el gerente con el rendimiento del objetivo. Su función en términos amplios. Recibe informes periódicos que muestran y comparan los logros con el plan operativo. Existe áreas en particular o problemas dentro de la empresa donde el gerente general desearía que se concentren más los esfuerzos de auditoría. Criterio personal aplicado. Numero de personal.AUDITORÍA OPERATIVA • • • • • • • • • • • • • • • Cumplimiento presupuestario. revisión o evaluación de las actividades de la empresa. Por escrito. Señalan los objetivos.

actúan para asegurarse que determinados objetivos y metas se cumplan. Son efectivas desde su establecimiento hasta su anulación. Los procedimientos en el control El procedimiento es un documento que explica la forma de proceder y trabajar para llevar a cabo las políticas: • • • • • • • ¿Tiene la empresa procedimientos por escrito? ¿Se originan estos en un manual? ¿Están actualizados? ¿Se verifica su cumplimiento? ¿Existen procedimientos por escrito para cada política? ¿Se distribuyen los procedimientos a los trabajadores? ¿Está el formato estandarizado? 8.AUDITORÍA OPERATIVA Una política es una guía para llevar a cabo una acción con el objeto de lograr los objetivos. GUSTAVO GIL . o reemplazan con otra • • • • • • • ¿tiene la empresa políticas por escrito? ¿Se organiza esta en un manual? ¿Están las políticas actualizadas? ¿se verifica su cumplimiento? ¿Se distribuyen entre los trabajadores? ¿Están claramente escritas? ¿Está el formato estandarizado? 7. Los controles no operan sin sustentación. Hay significativos números de controles que se deben aplicar en una empresa pudiendo citarse a continuación algunos de ellos. que pueden considerarse básicos: • La gerencia debe establecer normas para su personal de trabajadores. Algunas reglas de control El control es la función de más preocupación del auditor. por cuya razón debe conocer a fondo determinadas reglas de control que las relacionará con los objetivos y metas de la empresa. es por medio de ciertas normas que puede hacer mejor su trabajo. 80 LIC.

Se debe establecer prioridades para nuevos trabajos. De una manera general el control gerencial puede resumirse en las siguientes expresiones: Usar continuamente la supervisión y la retroalimentación para mejorar la ejecución mediante acciones correctivas. El gerente debe estar informado de los que hace cada uno de los trabajadores de la empresa. El gerente debe poner en conocimiento de sus trabajadores las necesidades y los procedimientos empleados en los diferentes niveles de la empresa. FIN ¡¡¡ 80 LIC. GUSTAVO GIL . Las actividades pendientes a evaluarse y las deficiencias deben darse a conocer recomendando su posible medida correctiva.AUDITORÍA OPERATIVA • • • • • • • La gerencia debe evaluar a su personal en función a normas establecidas. Cada actividad debe tomar un presupuesto y un camino a seguir. debiendo los trabajadores reportarse en función a ambas. En forma periódica el gerente y sus supervisores deben hacer el seguimiento para luego verificar si las actividades se han realizado se acuerdo a los procedimientos establecidos.

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