AUDITORÍA OPERATIVA

UNIDAD Nº 1 AUDITORIA – INTRODUCCIÓN 1.1. AUDITORÍA.- El vocablo “auditoría” fue asimilado al idioma castellano luego de su amplia y profunda difusión en el idioma inglés. Deriva etimológicamente del vocablo latín “Audire” que significa “Oír”. Definición de Auditoría.- Una auditoría trata de la revisión, análisis y evaluación de las diferentes operaciones o procedimientos establecidos dentro de una organización o actividad, con la finalidad de determinar si se están ejecutando de acuerdo a los criterios establecidos, para luego comunicar los resultados a las personas interesadas. 1.2. AUDITORÍA FINANCIERA.- Definiciones: “La auditoría financiera, es el examen de los libros, comprobantes y otros documentos que sustenten los estados financieros de una entidad, efectuado para que el auditor formule su dictamen sobre la situación financiera, los resultados de sus operaciones y su conformidad con las disposiciones vigentes”. “La auditoría financiera, se puede definir como el examen realizado por un auditor acerca de la evidencia con que las cuentas finales de ingresos o el balance general de una organización han sido preparados, para cerciorarse de que presentan una visión fiel y clara de las transacciones resumidas del periodo en revisión del estado financiero de la organización en la fecha tope, permitiendo al auditor informar formulando su dictamen”. “La auditoría financiera, es un examen sistemático de los estados financieros, registro y transacciones relacionadas para determinar la adherencia a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, a las políticas de dirección o a los requerimientos establecidos”. “La auditoría financiera es un examen a los estados financieros de una entidad a una fecha determinada de acuerdo a las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (N.A.G.A.) con el propósito de emitir una opinión profesional independiente de que si esos estados financieros bajo examen, presentan o no

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razonablemente la situación financiera y patrimonial de dicha entidad, de conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (P.C.G.A.)”. 1.3. NORMAS DE AUDITORIA GENERALMENTE ACEPTADAS (N.A.G.A.).- Las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, son criterios o lineamientos básicos que nos indican cómo debe practicarse la auditoría financiera y se clasifican en tres grupos: 1. Normas Personales. 2. Normas relativas a la realización del trabajo. 3. Normas relativas al dictamen. 1.3.1 Normas Personales.- El Auditor debe: a) Ser una persona que teniendo título profesional o universitario oficialmente reconocido o la habilitación oficial correspondiente, tenga entrenamiento técnico y capacidad profesional para ejercer la auditoria. b) Realizar sus trabajos y preparar su informe con cuidado y diligencia profesional. c) Mantenerse en una posición de independencia a fin de garantizar la imparcialidad y objetividad de sus juicios. 1.3.2 Normas relativas a la realización del trabajo.- El trabajo de auditoría debe comprender: a) Una adecuada planeación y supervisión de los colaboradores. b) Un estudio y evaluación adecuados del sistema de control interno vigente en la entidad examinada, para determinar la naturaleza, tensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría a aplicar. c) La obtención, mediante la aplicación de procedimientos de auditoría, de evidencias y comprobatoria válida y suficiente. 1.3.3 Normas relativas al dictamen.a) Siempre que el nombre de un profesional queda asociado con estados contables, deberá expresar de manera clara e inequívoca la naturaleza de su relación con tales estados. Si practicó un examen de

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ellos, el auditor deberá manifestar de modo expreso y claro el carácter de su examen, su alcance y el grado de responsabilidad que asume. b) El auditor debe aclarar si en su opinión los estados examinados presentan razonablemente la situación y los resultados de las operaciones de la entidad, conforme a Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y si los mismos se aplicaron uniformemente respecto al ejercicio anterior. c) Salvo expresa indicación en contrario por parte del auditor considerará que él estima que las declaraciones informales que contienen los estados contables son razonablemente adecuadas. d) Cuando el auditor se considere obligado a presentar limitaciones o excepciones a algunas de las afirmaciones genéricas, su dictamen deberá expresarlo de modo claro e inequívoco, manifestar a cual de tales afirmaciones genéricas se refiere al indicar los motivos y la trascendencia o importancia de la salvedad en relaciones con los estados contables considerados en conjuntos. En su caso podrá llegar a abstenerse de expresar opiniones o emitir una opinión negativa. e) Cuando el auditor considere no estar en condiciones de expresar una opinión profesional respecto a los estados contables, tomados en conjuntos, debe declararlo así de manera explícita, aún cuando después de tal declaración podrá hacer los comentarios parciales que considere prudente. 1.4. CONCEPTO DE DICTAMEN.- El dictamen sobre los estados financieros, es el informe escrito mediante el cual un auditor independiente, fundado en el examen de los mismos y practicado de acuerdo con Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, emite su opinión o expresa que se abstiene de opinar sobre dichos estados de acuerdo con estas normas. 1.5. TIPOS DE DICTAMEN.- A continuación se señalan los tipos de opinión: a) Opinión sin salvedades.- Declara que los estados financieros presentan razonablemente, en todo aspecto significativo, la situación financiera y patrimonial y los resultados de las operaciones de la entidad.

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Declara que. es expresar una opinión sobre estos estados financieros basados en nuestra auditoría. de cambio en el patrimonio y de flujo de efectivo por el año terminado en esa fecha. que se acompañan. GUSTAVO GIL . la situación financiera y patrimonial y los resultados de las operaciones de la entidad. la situación financiera y patrimonial y los resultados de las operaciones de la entidad. Efectuamos nuestro examen de acuerdo con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas.Declare que los estados financieros no presentan razonablemente. en todo aspecto significativo.AUDITORÍA OPERATIVA b) Opinión con salvedades.. c) Opinión adversa. 80 LIC.Declara que el auditor no expresa una opinión sobre los estados financieros. en todo aspecto significativo. Estos estados financieros son responsabilidad de la gerencia de la compañía. los estados financieros presentan razonablemente. d) Abstención de opinión...6. Nuestra responsabilidad. MODELO TRADICIONAL DE DICTAMEN ESTÁNDAR DE UNA AUDITORÍA DE ESTADOS FINANCIEROS Dictamen del auditor independiente: Lugar y fecha Señores Al directorio Compañía X Hemos examinado el balance general de la compañía X al 31 de diciembre del 20XX. y los correspondientes estados de ganancias y perdidas. 1. excepto por los efectos del asunto o asuntos a los que se refiere la salvedad. Estas normas requieren que planifiquemos y ejecutemos la auditoría para obtener razonable seguridad respecto a si los estados financieros están libres de presentaciones incorrectas significativas.

. evidencias que sustenten los importes y revelaciones en los estados financieros. “La auditoría interna es una actividad independiente. de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. GUSTAVO GIL . para la revisión de operaciones de contabilidad. AUDITORÍA INTERNA. evaluarlas y elaborar un informe que contenga comentarios. Razón social del auditor Firma y nombre del socio responsable de los auditores y matricula profesional. sobre una base de pruebas. con la finalidad de verificarlas. “La auditoría interna es el examen objetivo. conclusiones y recomendaciones”.Definiciones: “La auditoría interna. “La auditoría interna es la evaluación independiente de las diversas operaciones y sistemas de control dentro de una organización. es una actividad de evaluación independiente dentro de una organización. así como también evaluar la presentación de los estados financieros en su conjunto. Es un control general que funciona mediante la medición y evaluación de la efectividad de otros controles”. En nuestra opinión los estados financieros antes mencionados presentan razonablemente. a fin de determinar si las políticas y procedimientos establecidos son aplicados”. financiera y otras. diseñada para agregar valores y optimizar la operación de una organización. los resultados de sus operaciones. como base de servicio a la dirección.AUDITORÍA OPERATIVA Una auditoría incluye examinar. Consideramos que nuestro examen proporciona una base razonable para nuestra opinión. en todo aspecto significativo. la situación patrimonial y financiera de la compañía X al 31 de diciembre de 20XX.7. 1. los cambios en su patrimonio neto y su flujo de efectivo por el año terminado en esa fecha. una auditoría también incluye evaluar los principios de contabilidad utilizados y las estimaciones significativas hechas por la gerencia. sistemático y profesional de las operaciones financieras y/o administrativas efectuadas con posterioridad a su ejecución como un servicio a la gerencia por personal de una unidad de auditoría interna completamente independiente de dichas operaciones. objetiva y de consultoría. Contribuye a que una organización alcance sus 80 LIC.

planes. control y dirección”.AUDITORÍA OPERATIVA objetivos al proveer un enfoque disciplinado y sistemático para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos. 80 LIC. leyes. ALCANCE DE LA AUDITORÍA INTERNA. Entre los objetivos específicos de la auditoría interna podemos citar los siguientes: a) Dedicarse. normas. b) Evaluar permanentemente e independientemente el control interno. para determinar si el mismo está operando en forma efectiva y eficiente. e) Proporcionar servicio y asesoramiento a los ejecutivos en la toma de decisiones. GUSTAVO GIL . g) Realizar trabajos de auditoria en el nivel de dirección que asegurara una medida efectiva de corrección.. 1. procedimientos. h) Establecer y asegurar que las cuentas presentadas son correctas y perfectamente expuestas. políticas. a las áreas o sectores de mayor exposición y riesgo y no concentrarse en las áreas fuertes. etc. j) Vigilar que todos los funcionarios de la organización cumplan con lo establecido en los manuales.9. exámenes. instrucciones. f) Reducir los problemas de las auditorias anuales superando un plan o programa con los auditores externos.El objetivo general de la auditoría interna consiste en la cooperación de todos los miembros de la organización en el desempeño activo de sus funciones y responsabilidades. esto con el propósito de lograr el cumplimiento de los objetivos formulados.El alcance de la auditoría interna incluye entre otros aspectos. investigaciones o estudios. 1. como ser de sus actividades. para garantizar su cumplimiento. procesos. que todos los procesos operativos se están llevando a cabo de una manera eficiente y económica y con la adecuada organización y administración. que fueron aprobadas por la dirección superior. d) Generar e implementar recomendaciones pare fortalecer los controles internos existentes o para sugerir otros nuevos. i) Determinar por intermedio de revisiones.8. c) Determinar el grado de confiabilidad y utilidad de la información procesada como base para la toma de decisiones. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA INTERNA. lo siguiente: La revisión. análisis y evaluación de todos los sistemas establecidos en la organización..

mediante la realización de auditorias.I.11.A. requiriéndose cada día un mayor profesionalismo. determinando si todos los componentes de la organización los ejecutan y los cumplen. 1. deben cambiar en todo orden de cosas para hacerle frente al entorno actual. emitió las Normas para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna (N.I. NORMAS O CRITERIOS PARA EL EJERCICIO PROFESIONAL DE LA AUDITORÍA INTERNA. mide e intenta representar la forma como debería practicarse la auditoría interna. GUSTAVO GIL . Normas relativas a la ejecución de la labor de auditoría. promotores del cambio.). ROL DEL PROFESIONAL EN AUDITORÍA INTERNA. capacidad técnica y habilidades adecuadas para satisfacer los requerimientos de la empresa actual. De manera general se espera que los auditores. 1. Normas relativas a la administración del departamento de auditoría interna. cambian de manera rápida y permanente.El Instituto de Auditores Internos (I. una organización profesional.AUDITORÍA OPERATIVA estándares y reglamentos. calidad y protección medioambiental y prestación de servicios de consultorías. en la evaluación y manejo de riesgos.Los ambientes en los cuales los auditores deben ejecutar sus actividades.. aplicación de la tecnología informática.A.). Normas relativas al alcance de las labores.EP. definiéndolas como criterios a través de las cuales se evalúa.Los auditores internos deben ser independientes de las actividades que auditan: 80 LIC...I. Estas normas N. 100 Normas Relativas a la Independencia. Por lo tanto los profesionales que practican la auditoría interna.A.10. que tiene su sede en los Estadas Unidos.P. estén capacitados pare proporcionar servicios orientados a agregar valor a las operaciones.E. en resumen se refieren a los cinco siguientes grandes tópicos de la auditoría interna: 100 200 300 400 500 Normas relativas a la independencia Normas relativas a la idoneidad profesional del departamento de auditoría y del auditor interna. promoción y participación en los procesos de autoevaluación del control.. conocimientos.

Los auditores internos deben cumplir con las normas profesionales de conducta.El departamento de auditoria interna debe asegurarse de que la idoneidad técnica y los antecedentes educacionales de los auditores internos son apropiados para las auditorias que efectuarán. 270 Capacitación continua. 250 Conocimientos. 80 LIC.. 260 Relaciones humanas y comunicaciones. 200 Normas Relativas a la idoneidad profesional del departamento de auditoria y del auditor. habilidades y disciplinas necesarias pare llevar a cabo sus responsabilidades de auditorias... 230 Supervisión.Los auditores internos deben poseer los conocimientos. habilidades y disciplinas.Los auditores internos deben poseer cualidades para tratar con la gente y comunicar efectivamente.. GUSTAVO GIL .AUDITORÍA OPERATIVA 110 Ubicación Orgánica. habilidades y disciplinas. 210 Procedimiento de reclutamiento.... habilidades y disciplinas esenciales para efectuar la auditoría interna. Los auditores internos deben tener el apoyo de la dirección superior y del directorio. 240 Cumplimiento de la norma de conducta. de modo que puedan lograr la cooperación de los auditados y realizar su trabajo sin interferencias. 120 Objetividad..Las auditorías deben ser efectuadas con pericia y con el debido cuidado profesional.El departamento de auditoría interna debe poseer u obtener los conocimientos.El departamento de auditoría interna debe asegurarse que las auditorías internas estén debidamente supervisadas.Los auditores internos deben actuar con objetividad al efectuar las auditorías. 220 Conocimientos..La ubicación orgánica del departamento de auditoría interna debe ser suficiente para permitir el logro de sus responsabilidades de auditoría.Los auditores internos deben mantener su competencia técnica a través de la capacitación continua.

310 Confiabilidad e integridad de la información.AUDITORÍA OPERATIVA 280 Debido cuidado profesional. procedimientos. clasificar y comunicar dicha información.. 320 Cumplimiento de políticas. 330 Salvaguardia de los activos.La labor de auditoría debe incluir: su planificación.Los auditores internos deben planificar cada auditoría.Los auditores internos deben ejercer el debido cuidado profesional al efectuar las auditorias internas.. verificar la existencia de dichos activos.El alcance de la auditoria interna debe abarcar el examen y evaluación del sistema de control interno de la organización y la calidad de la ejecución de las labores asignadas. medir. la comunicación de los resultados y el seguimiento. 300 Normas relativas al alcance de las labores.. 410 Planificación de la auditoría. 350 Logros de objetivos y metas de operaciones o programas. leyes y reglamentos qua podrían tener un impacto significativo en las operaciones e informaciones y determinar si la organización los cumple. planes.. 400 Normas relativas a la ejecución de la labor de auditoría. planes. leyes y reglamentos.Los auditores internos deben revisar las operaciones o programas para determinar si los resultados son consistentes con los objetivos y metas establecidos y si se llevan a cabo dichas operaciones o programas según lo planeado.Los auditores internos deben evaluar la economía y eficiencia de la utilización de los recursos..Los auditores internos deben revisar los sistemas establecidos para asegurar el cumplimiento de las políticas.Los auditores internos deben revisar la confiabilidad e integridad de la información financiera y operacional y las medidas utilizadas para identificar. el examen y evaluación de la información. 340 Utilización económica y eficiente de recursos... GUSTAVO GIL .. procedimientos.Los auditores internos deben revisar las medidas de salvaguardia de los activos y en lo que fuera apropiado. 80 LIC..

El director de auditoría interna debe preparar los planes necesarios para llevar a cabo las actividades de la unidad de auditoría interna. de autoridad y responsabilidad del departamento de auditoría interna...Los auditores internos deben informar los resultados de su labor. 520 Planificación. 530 Políticas y procedimientos.... 560 Garantías de calidad.Los auditores internos deben obtener. analizar. 430 Comunicación de los resultados.Los auditores internos deben efectuar el seguimiento de los hallazgos de auditoría que se hubieren informado.. 550 Los auditores externos.AUDITORÍA OPERATIVA 420 Examen y evaluación de la información.. 540 Administración y desarrollo del personal.El director de auditoría interna debe tener una declaración de propósitos..El director de auditoría interna debe administrar debidamente el departamento de auditoría interna.El director de auditoría interna debe establecer y mantener un programa que asegure la calidad para evaluar las operaciones del departamento de auditoría interna.El director de auditoría interna debe coordinar los esfuerzos de auditoría interna y externa. para asegurarse que se han tomado las acciones apropiadas. 510 Propósito. para apoyar los resultados de la auditoría. interpretar y documentar la información. 440 Seguimiento. 500 Normas relativas a la administración del departamento de auditoría interna.El director de auditoría interna debe establecer un programa para seleccionar y desarrollar los recursos humanos del departamento de auditoría interna. autoridad y responsabilidad.El director de auditoría interna debe establecer por escrito políticas y procedimientos para guiar al personal de auditoría.. 80 LIC. GUSTAVO GIL ..

de sus recursos y el logro de sus objetivos”. organizaciones. cuyo objetivo principal es el de prestar a la administración una ayuda o apoyo que requiere la entidad para lograr eficiencia. “Auditoría de Rendimientos”. de acción y dinámica. 2. AUDITORÍA OPERATIVA. la auditoría de cumplimientos. todas estas expresiones son bien conocidas por los auditores. de manera económica y eficiente. el auditor operacional es el individuo de orientación general o administrativa que pertenece al equipo asesor de la alta dirección. ya que en sus orígenes el objetivo de esta disciplina era primordialmente el de detectar y divulgar fraudes. como es el de determinar y dar fe pública sobre la presentación razonable de la información y documentación de los entes. en efecto términos como: “Auditoría Integral”. Durante los últimos años se han utilizado denominaciones para identificar el alcance y características de este tipo de auditoría. sino condiciones especiales que le permitan cumplir a cabalidad su importante misión. “Auditoría de Gestión”. por lo que se utilizan como sinónimos. eficacia y economía en sus operaciones.Definiciones: “La auditoría operativa consiste en la realización de exámenes estructurados de programa de acción. actividades o segmentos operativa de una entidad pública o privada.1. que a su vez incorporo dentro de sus procedimientos. se considera que el término más adecuado es el de “Auditoría Operativa” ó “Auditoría Operacional”. 80 LIC. por cuanto significa la evaluación de las “Operaciones” ó “Procedimientos Operativos” integrales que realiza una entidad.AUDITORÍA OPERATIVA UNIDAD Nº 2 AUDITORIA OPERATIVA Con el paso del tiempo el proceso de la auditoría ha ido evolucionando en cuanto a su objetivo.. “Auditoría Administrativa”. Ante esta responsabilidad el auditor operativo no solo debe reunir las condiciones propias de los auditores tradicionales. “Auditoría Gerencial”. con el propósito de evaluar e informar sobre la utilización. posteriormente su objetivo fue más profesional. De acuerdo a la concepción moderna. De todas las expresiones formuladas. son empleados de una manera similar al término “Auditoría Operativa”. GUSTAVO GIL .

organización. “La auditoría operativa es el examen y evaluación realizados en una entidad para establecer el grado de efectividad y economía de planificación....El auditor nunca debe dejar de ser objetivo e independiente. ya no conformándose tan solo esta. IMPORTANCIA DE LA AUDITORÍA OPERATIVA. con la finalidad de prestar un servicio de carácter gerencial.2.. organización. actividades y procesos y se orienta a identificar oportunidades de mejoras o cambio con el propósito de lograr eficiencia. sistemas. dirección y control interno”.El auditor no debe aceptar solamente lo que se le presenta. perdiendo de esa manera la facultad de poder controlar directamente y conocer la marcha de estas entidades. Es por esta razón que surge la auditoría operacional. es una disciplina de control para evaluar la efectividad de los procedimiento operativos y los controles internos”. sino que tuvo necesidad de conocer las diferencias 80 LIC. “La auditoría operativa. así como su planificación. organización. tanto en lo económico como en lo personal. su entorno. La auditoría operativa debe ser: • • • Crítica. lo que trajo como consecuencia que la gerencia o las personas que conforman la alta dirección.Con el devenir de los tiempos. debe buscar todas las evidencias posibles para tener un buen juicio.AUDITORÍA OPERATIVA “La auditoría operativa es el examen y evaluación realizados de una entidad para establecer el grado de eficacia y eficiencia en la implementación de las normas que dictan los sistemas administrativos de apoyo. efectividad y economía en sus operaciones”. Imparcial. las empresas tanto privadas como públicas. se vieran obligados a hacer más amplia la delegación de autoridad y responsabilidad en diversos niveles jerárquicos de las organizaciones. “La auditoría operacionales es un examen objetivo de la gestión financiera y operativa de una entidad. Sistemática. 2. GUSTAVO GIL . con tener una opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros y la eficacia del control interno. se hicieron cada vez más grandes y complejas. debido al aumento de la población y a las necesidades cambiantes de la misma que requiere más y nuevos productos y servicios. programas. dirección y control administrativo interno”.Porque se debe elaborar un plan para lograr los objetivos de la auditoría. controles.

efectividad y economía. convirtiéndose en un elemento pensante. GUSTAVO GIL . f) Evaluación independiente y objetiva de operaciones especificas. c) Calidad de los informes gerenciales internos sobre el progreso de los proyectos.3. k) Identificación de áreas que contribuyen a un posible aumento de ganancias y/o reducción de costos. a fin de buscar la manera más rápida. d) Mejoramiento de los resultados. dentro de sus procesos y los mismos cuentan con el respaldo de la alta dirección. g) Evaluación del cumplimiento de objetivos y procedimientos organizacionales.Cuando en una entidad implementan programas de auditoría operacional. la ejecución de los programas operativos y de forma permanente se benefician de las recomendaciones que realiza el auditor operativo. barata y mejor de hacer las cosas. 2. j) Identificación de las áreas criticas y de las causas que las originan. b) Claridad y efectividad de las responsabilidades y facultades asignadas en lo que concierne a ejecutar los planes y programas acordados. i) Agilidad en la ejecución de los procesos y monitoreo permanente de los mismos.AUDITORÍA OPERATIVA o debilidades existentes que atentan contra la eficiencia. dejando al olvido la imagen del auditor que sólo se concentraba a la revisión de cuentas y a determinar los responsables de desfalcos. 80 LIC. h) Evolución de la confiabilidad y utilización de la información gerencial. que pudiesen evaluar la ejecución y valorizar los resultados obtenidos. La importancia que va adquiriendo la auditoría operativa. fraudes y malversaciones de fondos y otra irregularidades. mediante la optimización de la eficacia y la eficiencia de los procesos. l) Identificación de alternativas de acción. De forma más específica indicamos algunos de los beneficios obtenidos por la organización o entidad: a) Calidad en la planificación y en el establecimiento de las metas y objetivos. e) Identificación de criterios para la medición del logro de los objetivos organizacionales. BENEFICIOS DE LA AUDITORÍA OPERATIVA.. se obtiene un efecto saludable en cuanto a la presentación de los planes programáticos. a parte de los conocimientos profesionales y técnicos requeridos para ejercer en mejor forma sus funciones. creativo y con gran dosis de migración y sentido común.

4. − Observación y evaluación de prácticas y procedimientos operacionales. GUSTAVO GIL . se podría fijar su alcance para varios años o por periodos cortos que abarquen algunas semanas solamente. inventarios.. aplicable al sector en operación bajo examen y verificar que las mismas se cumplan. − Evaluación de las políticas que sirven de parámetro a la planeación y ejecución de actividades. a los distintos niveles. asignación de responsabilidades. Esta característica ha hecho que se describa a este auditorio como una “auditoría de alcance variable”. − Verificación de las normas del control interno típico del área financiera (tesorería.El alcance de la auditoría operativa es variable y puede aplicarse a toda la organización o sólo a algunas de sus partes. producción.…). ejecución y control presupuestario. y racionalización de la nómina. incluyendo la confiabilidad de los estados contables. etc. nóminas.AUDITORÍA OPERATIVA 2. Respecto al periodo. − Análisis y comparación de datos estadísticos sobre costos. − Análisis de la estructura organizativa. compras. Además la auditoría operacional debe considerar los siguientes aspectos: 80 LIC. − Evaluación de la idoneidad del personal. ganancias. − Comprobación de la efectividad del sistema de información en sus aspectos básicos. − Verificación del cumplimiento de metas y objetivos mediante evidencias fehacientes incluyendo el control respectivo directo. actividades o dependencias. delegación de autoridad. ALCANCE DE LA AUDITORÍA OPERATIVA. Una auditoría operativa puede abarcar las siguientes tareas: − Estudio o análisis de las normativas legal y administrativa. etc. − Análisis del sistema o metodología de planificación y orientación de objetivos y metas. − Examen de las relaciones externas y/o factores que puedan incidir en la gestión. − Examinar con énfasis los mecanismos utilizados para lograr precios justos y razonables en la contratación de obras y servicios y en las adquisiciones. − Estudio del sistema de formulación.… − Análisis del sistema de retroalimentación utilizado por la gerencia para evaluar su gestión y aplicar correctivos.

el modelo de organización y sus organizaciones sociales. laboral y otros. formación..que comprende los antecedentes históricos.Que constituye el nivel de adelanto científico y tecnológico alcanzado por la sociedad.Identificación de los aspectos en los que opera la empresa y que básicamente son: • • • • • • • • Cultural. tanto como profesional y el entretenimiento técnico. valores y normas sociales. la política fiscal. su cantidad. Demografía. Económicos.Constituye el ambiente político en el que la sociedad y las empresas desarrollan sus actividades. Político.AUDITORÍA OPERATIVA − El Entorno Empresarial.Que significa el grado y la calidad de educación que tiene la población.. − El marco legal de la Constitución de la Empresa. Educacional. al sistema financiero.Se refiere principalmente al marco económico general.Permite establecer los fines previstos en la fecha de su constitución.Es el marco legal en el que se desenvuelven las actividades de las empresas. Las empresas por sus características especificas. Legal. por lo que la empresa debe acomodase de manera constante a esta dinámica. tales como el sistema tributario. se mantienen a las fecha y son congruentes con sus fines actuales. cantidad y disponibilidad de los recursos con que cuenta la región y el país. 80 LIC.. realizan operaciones con su entorno y lógicamente son afectadas por los cambios que se producen en los mismos. sexo y distribución geográfica.. Tecnológicos. ideológicos.Relativos al tipo. GUSTAVO GIL .. edad...Relacionado con el tipo de recursos humanos. • Sociológicos...La estructura social... El entorno tiene la característica de cambiar de manera permanente y a un ritmo cada vez más acelerado. el nivel de inversión en recursos físicos y las características económicas de los consumidores. Recursos Naturales.

− El impacto ambiental... características de los mercados de consumo.Estudiar y evaluar las características del medio geográfico. El modelo de gestión empresarial. Sin embargo siempre se deben considerar la política básica de auditoría operacional que se anuncia en la siguiente forma: “los esfuerzos de los recursos de auditoría (humanos..5. − − − Las condiciones económicas en las que opera la empresa. la cultura empresarial. GUSTAVO GIL .Estudiar y evaluar la estrategia. informar de las condiciones observadas. ganas. motivación. mística. etc. los mercados y el posicionamiento que tiene la empresa y el modelo de organización reflejada en su estructura organizativa.Se debe realizar una evaluación de los posibles efectos de la normativa ambiental.…). examinar debilidades aparentes. etc. política de seguridad industrial. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL. áreas. Se pone énfasis en identificar problemas presuntos u observados que requieren corrección. para evitar la contaminación del medio ambiente. características del transporte y accesos a servicios públicos. La auditoría operacional integral se debe basar en examen y evaluación de las siguientes cuestiones específicas: 80 LIC. regulaciones y otros. etc…en la que el examen rinda el mejor resultado. 2. fuente de aprovisionamiento de insumos. región.La auditoría operacional tiene por objetivo poner a prueba el funcionamiento de los sistemas implementados en la empresa. Las características sociológicas del personal de la empresa..Estudiar y determinar el grado de influencia que la empresa tiene en el medio (país. Como se menciono el alcance el alcance de la evaluación podrá ser selectivo y exhaustivo de acuerdo con un programa anual de revisiones o los requerimientos formulados por la empresa.AUDITORÍA OPERATIVA − El impacto del marco geográfico en las actividades de la empresa. sacar conclusiones y formular recomendaciones. mejoramiento o cambios.. procesos. actividades.Estudiar y analizar las características sociológicas del personal de la empresa. como ser clima. considerando el propósito de prestar la mejor la mejor ayuda posible al descargo de responsabilidades de la alta administración de la entidad”. la calidad de los recursos que utiliza.. el sistema de información gerencial y los procesos gerenciales. materiales y tiempo) deben aplicarse principalmente a las situaciones.

Que la auditoría operacional se pondrá énfasis en un análisis objetivo. No se realizaran con ninguna conclusión preconcebida y no tendrá por objeto a ninguna unidad operativa o persona especifica. procesos o programas están alcanzando sus objetivos previstos. El objetivo principal. − Si el sistema de información gerencial. FILOSOFÍA DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL. afectados o participantes en todas las auditorias operacionales. Por lo tanto para evitar en su caso atenuar. permite el logro de los objetivos empresariales. financieros y de la revisión para la ejecución de las actividades. normalmente se la considera como investigación o inspección que busca comprobar deficiencias en las operaciones y en quienes las realizan. es lograr mejoras o cambios en el futuro funcionamiento operativo de la empresa. eficiente y económica.AUDITORÍA OPERATIVA − Si las actividades. − Que todos los hallazgos. cumplen con las características de un buen sistema de información.La auditoria operacional tiene por finalidad prestar un servicio a la administración identificando las debilidades y deficiencias operativas y recomendando mejoras o cambios. eficiencia y economía. en el sentido de que se hará todo lo posible por identificar las áreas en las cuales se han alcanzado éxitos. conclusiones y recomendaciones se basaran en hechos evidenciados y no en apariciones o suposiciones.. 2. sea cual fuere la descripción o denominación que se refiere a la función de la auditoria operacional. Entre otros medios de fomentar una colaboración y entendimiento pleno de las metas y LIC. se obtuvieron de manera efectiva. esta connotación negativa se debería tratar de divulgar y aplicar la siguiente filosofía: − − Que las auditorías operativas sean emprendidas con carácter evaluativo y no investigativo. procesos y programas. − Si el sistema de control interno implementado.6. Lamentablemente. financieros y de inversiones están aplicando de manera apropiada y se ejecutan con efectividad. así como también las áreas en las cuales se evidencio deficiencia o debilidades respecto de las previsiones originales. − Si los recursos operativos. − Que se hará todo lo posible por establecer una relación operativa de trabajo con los funcionarios de las unidades involucradas. − Si el origen de los operativos. − Que en los informes de auditoría los resultados que se expones sean equilibrados. GUSTAVO GIL 80 .

Los funcionamientos de la empresa deben tener una participación activa en la evaluación.. GUSTAVO GIL . Definición del alcance del proyecto. En esta etapa se acumulan las pruebas y datos necesarios para dar validez al informe final. 80 LIC. Este enfoque incluye las siguientes etapas: 1. los que asignan preponderancia a determinados elementos de la administración.Tanto el personal superior como el personal como el personal que lleva a cabo la auditoria deben estar totalmente de acuerdo en cuanto al alcance general que incluirá una evaluación detallada de cada aspecto operativo de la organización. Los datos se obtienen de la correspondencia. de forma breve los mencionamos a continuación: a) Método propuesto por Alexander Hamilton Institute. 2.. Planificación. Recopilación de datos y actualización de la documentación. o bien a ciertas normas o directrices que gozan de aceptación general en la compañía”. 2. presentes en todos los tipos y tamaños de empresas.. políticas y procedimientos y otra que se obtiene de los empleados mediante entrevistas.Se debe formular un plan de acción a fin de llevar la misión. Investigación y análisis.. en virtud de la cual ponga a prueba el programa de auditorías detalladas y el método que proyecta utilizar y los cuestionarios y otras de técnicas de recolección de datos objetivos.. LA METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA OPERATIVA.AUDITORÍA OPERATIVA metodologías de cada auditoria.. evaluar. por diferentes y reconocidos autores. métodos de evaluación. El objetivo general por lo tanto. Algunos de los principales enfoques y criterios para la realización de este tipo de auditoría que se han emitido en los últimos años. 4. Preparación y Organización. Se propone analizar.Este método sostiene que “la auditoría operativa abarca una gama de procedimientos. El plan señala las etapas a seguir y calcula el tiempo requerido para cumplir cada etapa.Se reconoce la existencia de varios enfoques básicos por la realización de este tipo de auditoría. se debería adoptar una política de “puerta abierta”. consiste en evaluar la eficiencia y eficacia de la organización. examinar y calificar la actuación de la firma con relación en una serie de normas prefijadas.Es la más crítica del proceso. 3.7.Consiste en la acumulación de datos informativos relacionados con los sectores definidos enb el alcance. políticas y enfoques.

Mediante entrevistas. etc. ósea la división por elementos. ya que tienen que estar relacionadas con otras inferencias y tal vez hasta haya que reformularlas por alguna razón. etc. 5. tener una idea global y usaría como base para la siguiente etapa.Se realiza esta etapa basándose en revisiones someras. b) Método propuesto por Joaquín Rodríguez Valencia.Este enfoque sostiene que la tarea de la auditoría consiste en determinar las ineficiencias existentes. 2. ya que constituye el 80 LIC. de otra forma se vería mas tarde en dificultades. que será el proceso de combinar diferentes elementos.… análisis y a las recomendaciones de la auditoría que se realicen.. organigramas.AUDITORÍA OPERATIVA 5. elevar soluciones y prestar colaboración a la empresa para su efectivización. Planeación de la auditoría.. 3. El auditor deberá cerciorarse de obtener la información correcta y suficiente para dar apoyo confiable a todo el 4. Informe.. Investigación y Examen.. Estudio preliminar.Consiste en la síntesis del trabajo realizado. en segundo lugar ¿Cómo va a estructurarse este? 6. entrevistas no profundas.La base para elaborar el informe final de auditoría en forma adecuada es: En primer lugar determinar ¿Quién lo va a leer? Y ¿Qué uso va a tener?. la descripción del alcance del proyecto. Con el objetivo de formar un criterio sobre el campo de trabajo.El cuidado y minuciosidad con que se elabore el análisis determinara el valor de la auditoría... La finalidad del análisis.Comprende la tarea de integrar un numero de elementos que el auditor administrativo debe tener presente aun durante el análisis preliminar. GUSTAVO GIL . una relación detallada de las conclusiones principales y un examen de las opciones con que cuenta la administración superior para eliminar los elementos del problema existente. es preparar una síntesis. manuales. cuestionario. Una fase de esta etapa comprende el programa de auditoría. Implantación de las recomendaciones. Informe final. Para el efecto propuso la siguiente metodología: 1. Análisis y Evaluación de la información obtenida. aunque las interpretaciones que se deriven no deben tomarse como conclusiones definitivas. en el que se detallan los diferentes pasos a seguir... lista de comprobación. observación de diagramas de flujos. que es el medio para guiar al auditor administrativo y sus ayudantes.La implantación de las recomendaciones formuladas por el auditor es tan importante como cualquiera de las etapas anteriores.

Análisis. Además existen otros enfoques que los resumimos a continuación: c) Método de William P. Análisis de datos 4. Análisis preliminar 2.. Recopilación de datos 3. Trabajo preliminar 2..Para su realización formula una propuesta que se apoya en los métodos de investigación científica y comprende la ejecución de las siguientes etapas: 1.Para el cumplimiento de los objetivos propone la siguiente metodología: 1.AUDITORÍA OPERATIVA momento en las medidas del mejoramiento administrativo propuesto deben ponerse en vigor. Informe de auditorio LIC. GUSTAVO GIL 80 . Interpretación y Síntesis 3. Examen y prueba detallada del control operativo 5. Leonard. Planeamiento de la investigación 2.Este método se efectúa aplicando las siguientes etapas: 1. Revisión de la legislación 3. para resolver los problemas que originaron la aplicación de la auditoria administrativa. Revisión y prueba de control operativo 4. Evaluación e) Método propuesto por Fernando Hernández Rodríguez. Preparación del informe d) Método propuesto por Luis Fernando Valeriano Ortiz. Implementación e implantación 6.. Formulación del informe 5.

Examen y evaluación de áreas críticas. y que sirva para fines de planificación de la auditoria de la siguiente fase.. para la realización de una auditoría operativa. función.AUDITORÍA OPERATIVA f) Método propuesto por Rubén Oscar Rusenas.. está constituido por cuatro fases que mencionamos como modelo a continuación: 1. determinando si la situación amerita acción correctiva o no.…. operación. Verificación 3. EL PROCESO DE LA AUDITORÍA OPERATIVA.Es el proceso más importante de la auditoría operativa. proporcionando una base firme para la redacción del informe de auditoría. la metodología básica comprende la ejecución de determinadas fases que cumplidas progresivamente llevan al auditor fases que permiten el suficiente conocimiento de las actividades examinadas que conduzcan a la emisión del informe correspondiente... consideramos que el esquema metodológico sobre el cual existe mayor acuerdo y que se adecua a las necesidades de una auditoria operacional. los propósitos de esta fase son los de la auditoría operativa misma. 2. principalmente desfavorable. Evaluación 4. Auditoría o diagnóstico preliminar. lo más rápidamente posible.Para el cumplimiento de los objetivos de la auditoría operativa. en cualquiera de los puntos de la gestión operativa de la empresa. la preparación de un Memorándum de Planificación..Los propósitos de esta fase son los de identificar las “condiciones” favorables o desfavorables. En definitiva. Informe 2. actividad. Como todo trabajo de auditoría esta fase requiere. en cuanto al enfoque o método a utilizar en la realización de una auditoría operativa. La palabra “hallazgos” tiene relación con el verbo “hallar” que es sinónimo 80 LIC. porque los resultados y todo aquello que merecerá ser comunicado a los destinatarios del informe.Cualquiera que sea él o los enfoques ó métodos seleccionados. Conocimiento 2.El propósito de esta fase es básicamente obtener información de los aspectos más importante del área. GUSTAVO GIL . los pasos a ejecutar son: 1. previa a su realización. A pesar de que no existe uniformidad de criterio entre los diferentes autores.8. 3. etc. Desarrollo de hallazgos de auditoría.

9.El propósito de esta fase es el de comunicar resultados obtenidos. etc. Comunicación de resultados.. LA AUDITORÍA OPERATIVA A CARGO DE AUDITORES INTERNOS Y AUDITORES EXTERNOS. mediante un informe que contenga entre otras cosas las conclusiones y recomendaciones de auditoría puestas en conocimiento de la empresa o entidad con carácter oficial. su presencia permanente en la empresa le permite y facilita la ejecución del seguimiento de las recomendaciones propuestas de su informe. una es deducible de la otra. debido a que está en posesión de antecedentes e información referida a aspectos beneficiosos que sea su propia unidad de auditoría interna la que efectúe el examen y evaluación de las operaciones administrativas. nuevamente contribuye a incrementar la eficiencia de su servicio. proceso. para el proceso de la auditoría operacional tiene relación con el tipo de auditor que realiza el examen: Sobre el particular se admiten dos modalidades: a) Auditoría operacional a cargo de auditores internos.. En consecuencia. unidad. manteniendo con mucha flexibilidad el orden expuesto dentro del esquema total. es decir. más bien como componentes de un todo. cuyo conocimiento se considera de interés y utilidad para determinadas personas y respecto del cual pueden formular recomendaciones. Las fases citadas anteriormente no deben ser consideradas como partes independientes entre sí. el esquema de la metodología podría modificarse así: 80 LIC. lo que. 2. operación. en tal sentido esta muy interrelacionadas. Adicionalmente.AUDITORÍA OPERATIVA “encontrar”. GUSTAVO GIL ..El hecho de ser parte de la organización constituye para el auditor interno una ventaja pues conoce la operativa de la entidad y la realización de la auditoría preliminar evidentemente se reduce en su alcance. actividad. síntesis y evolución de información pertinente a un sistema. es el resultado de recopilación.Una de las razones más importantes que puede motivar cambios en el modelo propuesto.. ya que entre ellas existe una dependencia de causa a efecto.. 4. análisis.

Desarrollo de hallazgos 5. la ejecución se facilita por el acceso irrestricto de estos organismos a las fuentes de información en las entidades sujetas a control. Examen y evaluación de áreas críticas 4.Loa auditores externos pueden ser firmas privadas o de organismos gubernamentales de fiscalización.. pondrá énfasis en la realización de la fase de auditoría preliminar. a las disposiciones legales que normas las actividades del estado. la metodología que sigan comprenderá la ejecución de la siguiente fase: 1. restricciones. salvo situaciones en contrario o que el seguimiento sea asignado a los auditores internos. La fase de seguimiento es más difícil de llevar a la práctica por la discontinuidad que caracteriza a los servicios a cargo de auditores externos. La auditoría operacional realizada por los auditores gubernamentales. donde se condiciona la ejecución de la fase Examen y Evaluación de Áreas Criticas. En el caso de los auditores externos pertenecientes a la Contraloría General de la República o entidades que realizan servicios de evaluación. Desarrollo de hallazgos 3. por constituir la fuente de autoridad. LIC. Seguimiento b) Auditoría operacional a cargo de auditores externos. políticas. Cuando los auditorías son realizadas por auditores de estudios privados. etc. Auditoría o diagnostico preliminar 2. Examen y evaluación de áreas críticas 2. GUSTAVO GIL 80 . Comunicación de resultados El contrato de servicios es el documento de compromisos entre la empresa externa de auditoría y la entidad. Comunicación de resultados 4.AUDITORÍA OPERATIVA 1. Contratos de servicios 3.

AUDITORÍA OPERATIVA Las fases de una auditoría operativa a cargo de auditores gubernamentales serán las siguientes: 1. Economía..10. Finanzas. Matemáticas. recomendaciones e informes establecidos en los Estatutos y Reglamento de la propia Asociación”.A. Derecho. en la medida en que los mismos hayan sido por él designados”. basadas en la Norma Generales de auditoría. a fin de someterse posteriormente.La XIII Conferencia Interamericana de Contabilidad lanzó algunas resoluciones y recomendaciones que “constituyen pautas de carácter general para orientar el trabajo y los estudios que la Asociación Interamericana de Contabilidad deberá continuar por medio de sus Órganos Directivos y Comisiones Técnicas. la XIII Conferencia Interamericana de Contabilidad propone la conformación de grupos. Examen y evaluación de áreas críticas 3. − “Que es responsabilidad del Contador Público al llevar a cabo una auditoría operativa.). vale decir: LIC. podrán solicitar la colaboración de profesionales de otras disciplinas. También la XIII Conferencia aprobó una resolución referente a los objetivos educacionales de la formación del Contador Público. Uno de los puntos más importantes de la XIII Conferencia declara: − “Que las tareas de auditoría operativa son propias de los profesionales del área contable. (N.G. la actuación de los integrantes del equipo interdisciplinario. En cuanto a las Normas propiamente dichas. Auditoría o diagnostico preliminar 2.A. al proceso de emisión de opiniones. Tributación y Humanidades. quienes a su vez y cuando tareas lo exijan. en su caso. Comunicación de resultados 5. Administración. control y responsabilidad”. Desarrollo de hallazgos 4. formando un equipo interdisciplinario que deberá actuar bajo su coordinación. NORMAS DE AUDITORÍA OPERATIVA. Auditoría. Análisis de sistemas. GUSTAVO GIL 80 . Seguimiento 2. donde se detallan las áreas básicas que deben cubrir los programas universitarios de las carreras de auditoría y que tienen relación con Contabilidad. Computación o Procesamiento de Datos.

a través del desarrollo de la tarea. b) Normas relativas a la realización del trabajo: − − Primera Norma. Tercera Norma..El trabajo de auditoría operativa debe comprender un estudio y evaluación adecuados del sistema de control vigente en la entidad examinada. Veracidad. − − Segunda Norma. c) Normas relativas al informe: − Primera Norma.El trabajo de auditoría operativa debe comprender una adecuada planeación y supervisión de los colaboradores. Integración y Comisión. Claridad.El informe deberá reunir como mínimo las características de Oportunidad. extensión y oportunidad de los procedimientos a aplicar.El auditor operativo debe mantenerse en su posición de independencia a fin de garantizar la imparcialidad de sus juicios.AUDITORÍA OPERATIVA a) Normas Personales: − Primera Norma.. GUSTAVO GIL . fijando sus limitaciones y alcance y el motivo de su realización. Segunda Norma. Tercera Norma. − − Segunda Norma. − Tercera Norma. 80 LIC... Materialidad.El informe deberá como mínimo precisar el objeto de la auditoría. de los elementos de juicio válidos y suficientes que permitan respaldar las aseveraciones formuladas en el informe..El trabajo de auditoría operativa debe comprender la obtención.. Prudencia...El auditor operativo debe realizar su trabajo y preparar su informe con cuidado y diligencia profesional. Presión..El auditor operativo debe ser una persona con titulo profesional universitario o equivalente en la especialidad de Contador Público y entrenamiento y capacidad profesional para ejercer la auditoría operativa. para determinar la naturaleza.El informe deberá como mínimo indicar los hechos y circunstancias analizados que originan en fallas de gestión.

GUSTAVO GIL . − − Quinta Norma. Sexta Norma. a juicio del auditor.. 2.Ayudar a la administración al mejor cumplimiento de sus responsabilidades. mejore su comprensión.El informe deberá como mínimo describir sintéticamente los procedimientos utilizados para la obtención de los elementos de juicio válidos y suficientes.AUDITORÍA OPERATIVA − Cuarta Norma.12. cuyo resumen expresamos a continuación: 230 NORMAS DE AUDITORÍA OPERACIONAL: 231 Planificación 232 Supervisión 233 Controles administrativos 234 Evidencias 235 Comunicación de resultados 2..11.). COMPARACIÓN DE LA AUDITORÍA FINANCIERA CON LA AUDITORÍA OPERATIVA: a) Propósito: − − Auditoría financiera (A..O.. eficacia y economía. a través de la identificación de deficiencia.El informe deberá como mínimo indicar en orden de importancia las recomendaciones sugeridas.. debilidades y situaciones críticas y recomendaciones cuando sea necesario. ESTABLECIDAS POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE BOLIVIA: La contraloría general de la República de Bolivia a formulado un conjunto de norma la realización de la auditoría operativa en las instituciones públicas del país. 80 LIC. NORMAS DE AUDITORÍA OPERACIONAL.F. para lograr eficiencia.).Dar una opinión (dictaminar) sobre la responsabilidad de los estados financieros. Auditoría operativa (A.El informe deberá como mínimo describir todo elemento que.

En base a principios de administración.F.Comprende el sistema de planeamiento y control.Ostensiblemente absoluta.F... considerados de principio comprensivamente a partir de la condición reciente de los mismos y con proyección hacia el futuro.. métodos operativos.A..Especificar en normas de auditoría generalmente aceptadas. ya que para fines de dictaminación considera a los estados financieros tomados en conjunto.O. f) Precisión: − − A. (A. A.. GUSTAVO GIL ..O.. d) Medición: − − A.En normas de auditoría interna o normas de auditoría operativa.O. recursos y controles administrativos. A. g) Política de auditoría: − A.Hacia el componente financiero.). que no tienen el carácter de ser generalmente aceptados.F. elemento de sistema de planeamiento y control.F. e) Método: − − A. c) Alcance: − − A.).El examen es comprensivo. O.Hacia los componentes financieros.. concretamente la estructura organizativa..AUDITORÍA OPERATIVA b) Orientación: − − (A.O. 80 LIC.F. de custodia y cumplimiento de eficiencia.. A.Comprende los estados financieros y controles contables desde un punto de vista retrospectivo.En base a principios de contabilidad generalmente aceptados. de custodia y cumplimiento. aún no generalmente aceptadas. eficacia y economía.F..Internos a la empresa.

GUSTAVO GIL .O. porque los recursos de auditoría se aplican a funciones. A.AUDITORÍA OPERATIVA − A. k) Capacidad profesional del auditor: − − A..Internos a la empresa...Requerida individualmente....No emite dictamen.Preparado progresivamente para cada fase.O.El examen se realiza en una forma continua o cuando lo solicita la administración. A.Se practica a solicitud de la administración o plan de trabajo. y en las que puede prestarse el mejor servicio de auditoría. h) Usuario: − − A.O.F..Externos e internos de la empresa.F.O.Preparado de una sola vez. unidades.F... − A. actividades. A.O. Rinde un informe constructivo en el que se incluyen condiciones y hallazgos favorables o desfavorables con respecto a la eficiencia.Emite un dictamen que contiene la expresión de una opinión acerca de los estados financieros tomados en conjunto o la afirmación en sentido de no ser posible la expresión de dicha opinión.O. i) Programa de auditoría: − − A.F.. A. j) Requerimiento: − − A. l) Frecuencia: − − A. etc. aunque susceptibles de modificación posterior. m) Dictamen: − A.. 80 LIC..El examen se realiza para cada ejercicio o gestión.. tipificadas como críticas o débiles. A.El examen es selectivo.F. condición y hallazgo de auditoría.Requisito establecido por ley.O.F..Requerida en conjunto.

− A. examina los procedimientos a través de pruebas desde el inicio de operación hasta el final. 80 LIC. la validez y la cobrabilidad. Ejemplo práctico de una diferencia: Cuenta por cobrar: − A.F.AUDITORÍA OPERATIVA efectividad y economía de la entidad y recomendaciones tendientes a facilitar el descargo de responsabilidades de los administradores. efectúa circularización..Determina la exactitud de los registros. determina la responsabilidad de la política de crédito. y utiliza los procedimientos de reconcilia las cuentas auxiliares establece la antigüedad.O. GUSTAVO GIL .. determina lo adecuado de las prácticas seguidas.Determina la buena condición del crédito del cliente.

que posiblemente tenga un inicio. pero es algo más que eso. constituyen sistemas. ejecución y control.3. Igualmente los planes y proyectos administrativos son síntomas cuyos componentes son los recursos humanos. Es proyectar o establecer un futuro deseado y los medios efectivos para conseguirlo.AUDITORÍA OPERATIVA UNIDAD N° 3 SISTEMAS. 3. − Contribuye a que las operaciones sean efectivas. Esencialmente las partes deben ser interdependientes y actuar unas sobre otras. Organización. las unidades que las forman y la administración misma.1 Componentes del Sistema. organización.Un sistema constituye un conjunto de partes independientes que juntas forman un todo unitario que cumplen alguna función. el mercado. 80 LIC. El sistema más característico quo puede percibirse en ella lo constituye el proceso administrativo que es efectivamente un todo. La planificación constituye una necesidad y es además importante porque: − Elimina y aminora la incertidumbre y el cambio.Muchas son las versiones que se conocen acerca de las funciones que integran este proceso. pero no un fin. etc.Planificar es predecir el futuro. 3.2. − Enfoca la atención hacia los objetivos. Es adoptar un conjunto de decisiones interrelacionadas respecto a lo que se hará y como se va hacer.. Es un proceso continuo. GUSTAVO GIL . es intentar controlarlo. A los efectos del tema del presente capítulo se ha elegido el siguiente esquema que comprende cuatro funciones: Planeación. EL PROCESO ADMNISTRATIVO Y SISTEMA DE CONTROL INTERNO 3. Ejecución y Control. los equipos o instalaciones. − Hace posible y facilita el control interno. los clientes. La empresa. cuyas partes interdependientes son las funciones de administración: Planificación... las materias primas. eficientes y económicas. El Proceso Administrativo. Planificación. Casi todas las cosas constituyen sistemas y la empresa no es la excepción.

. Controlables. Tipos de Planeamiento. pues sin planificación no hay nada que organizar. ya que previamente son necesarias algunas premisas. Incontrolables. Tangibles. como la eficiencia laboral. como horas/hombres y horas/máquinas.. como el capital ya invertido. vale decir las que pueden ser cuantificadas. marco o condiciones anticipadas en los que se estima que los planes operen. Intangibles. Premisas de Planeación.Se reconocen dos tipos de planeamientos: Planeamiento Estratégico y Planeamiento Táctico. la demanda del producto o el mercado de capitales. GUSTAVO GIL . no constituye el punto de partida del proceso administrativo. como los niveles de precios o la paridad cambiaria. Estas premisas adoptan la forma de: − Suposiciones o pronósticos y − Condiciones conocidas. 80 LIC. Sin embargo. Internas. Por ejemplo el pronóstico sobre la evolución de la población constituye una promesa del presupuesto de ventas. Las premisas pueden ser: Externas.Son las otras cosas que el ambiente. como el prestigio de la firma. En rigor de la verdad un pronóstico será una premisa si constituye un pre. pero también las ventas del período anterior son una promesa de ese mismo presupuesto. como las condiciones económicas generales. la estructura organizacional o la calidad de los administradores.requisito de la planeación y no si constituye el resultado de la planeación.AUDITORÍA OPERATIVA En realidad planificación es la base del proceso administrativo. ejecutar y controlar.

Organizar es estructurar. cada una de las cuales formula su planteamiento como crítica a la otra. Entonces el planeamiento estratégico tendrá que ser. Organización. El esquema teórico trata de seis aspectos básicos que en conjunto identifican lo que posteriormente 80 LIC. en tanto que la táctica es más estrecha. por estar relacionadas con objetivos y políticas. las decisiones estratégicas. por ejemplo. es más estratégico. Para ello es necesario asignar las funciones. No se pretende aquí dilucidar la controversia.Esta es la función que mayor atención ha merecido por los investigadores y técnicos de la administración.. En este sentido la planeación estratégica trata de decisiones de efecto duradero. agrupar y ordenar todos los elementos materiales y humanos de un ente.4.AUDITORÍA OPERATIVA En opinión de algunos autores la clasificación es relativa y no absoluta. Definición de organización. autoridad. afectando de manera más o menos permanente a los esquemas físico. suelen producir efectos a largo plazo. con el propósito de obtener el máximo aprovechamiento de los mismos. pero si mencionar tres factores que ayudan a distinguir uno respecto de la otra y que tiene relación con el efecto del plan. el compromiso que genera y las categorías y medios de la planificación. por cuanto que en determinadas circunstancias lo táctico puede ser estratégico. En consecuencia. responsabilidad y jerarquía en las relaciones de todas las unidades de la organización. La planeación estratégica tiene una perspectiva amplia. aportando nuevos conceptos que al presente han dado lugar a una teoría muy amplia. La planeación táctica trata de la selección de medios para los cuales han de perseguirse objetivos específicos y de corto plazo y la estrategia se refiere tanto a la formulación de objetivos a largo plazo como a la selección de los medios para alcanzarlos. financiero y organizativo en los que se llevan a cabo las operaciones. tanto así que se reconoce la existencia de tendencias o escuelas. más estratégico será. 3. con el fin de alcanzar los planes y objetivos fijados por la alta dirección.. con la adquisición y distribución de las principales instalaciones. Cuanto más largo es el efecto de un plan. GUSTAVO GIL . Cuanto más funciones de las actividades de una organización sean afectadas o comprometidas por un plan. divisiones o filiales de la empresa ó con sus estructuras organizativas.

como funciones de caja y cuentas corrientes asignadas a un mismo cargo. La reunión de esas tareas en secciones y esas secciones en departamentos y unidades administrativas superiores. La delegación de autoridad. departamentalización inadecuada. Los primeros muestran toda la estructura de la organización formal y los segundos muestran exclusivamente la de un departamento u otro tipo de desagregación estructural. etc. La organización del trabajo a nivel de taller.AUDITORÍA OPERATIVA llegó a denominarse la organización formal.. La definición de responsabilidades y controles que permitan seguir de cerca las realizaciones. Como comunicación: se puede informar a los miembros de la organización sobre la posición que ocupan y la relación que tienen con el resto de la estructura. indefinición de niveles.Es la representación gráfica y simplificada de la forma en que están dispuestas y relacionadas las partes de una organización. Los organigramas pueden graficarse de varias formas: Vertical. La definición de la estructura de relaciones entre empleados. Horizontal. relaciones de dependencias confusas. Semicircular. GUSTAVO GIL . Los organigramas son útiles para la comunicación y análisis de la empresa. Los organigramas pueden ser macro-organigramas (maestros) y micro-organigramas (complementarios).. Como medio de análisis se puede mencionar lo siguiente: Fallas de control interno. El o los organigramas deberían ser elementos constitutivos del manual de organización. responsabilidades y nivel de autoridad de cada puesto. de tal forma que cada uno conozca su situación de la Empresa. que también describe detalladamente las funciones. autoridad y responsabilidad de cada área. Circular. Organigrama. tareas. 80 LIC. dando mayor énfasis a las relaciones. como funciones de contabilidad y ventas asignadas a un mismo cargo. y estos aspectos se refieren a: La determinación de objetivos y la deducción a partir de ellos de una relación detallada de tareas a ejecutar. Lineal.

que es un proceso en virtud del cual se contribuye a la mejor ejecución de los trabajos. las 80 LIC. se basa en intuición. ningún plan. Comprender lo que se desea comunicar. IV.5. cuya aplicación le permitirá cumplir con su cometido: I. II. III. experiencias y autoridad. con finos constructivos para forzar la meta a buscar que sean beneficiosas para ambas partes. La toma de decisiones permite escoger entre una o más alternativas.. La toma de decisiones es la llave final de todo proceso administrativo.6. hechos. Seguir el curso de la comunicación. cuenta presupuestaria o centro de costo y cantidad de personas. ningún sistema de organización tiene efecto mientras no se da una decisión. La toma de decisiones gerenciales. el logro de la cooperación con los demás y hacer que las ideas e instrucciones se entiendan con claridad. GUSTAVO GIL . b) Principio de impersonalidad de mando. La toma de decisiones para ser ejecutada. La comunicación tiene etapas. 3. categoría de los empleados. Trasmitir eficazmente. aquella que ofrezca más ventajas. categorías de sueldos. la captación de políticas. Control. funciones.La Ejecución es aquel factor de la administración en que se logra la realización efectiva de todos lo planeado por las decisiones generales directamente o por delegación. debe ser oportunamente transmitida a sus destinatarios.. Los principios fundamentales de la ejecución son: a) Principio de la coordinación do interés. nombre de las personas que ocupan los cargos.Consiste en verificar si todo se desarrolla de conformidad con el plan adoptado. Ejecución. Estudiar ha eficacia de la comunicación. para lo cual es necesario una buena comunicación. ningún control.AUDITORÍA OPERATIVA Los organigramas también pueden incluir información referente a: Jerarquía de los cargos. 3. para conseguir que las disposiciones gerenciales sean mejores obedecidas. c) Principios de aprovechamiento del conflicto. con la finalidad que todos unan sus esfuerzos para lograr una meta común.

conocer que parte de una actividad se está cumpliendo y cual no.En materia de administración ha palabra “control” no es plural de la 80 LIC. de acuerdo a las. y al señalar errores lo hará con el propósito de rectificarlos y evitar que no se cometan nuevamente. c) Definición y acumulación de la información para previa explotación de Ia misma. En el control.6. El gerente al ejercer las funciones de control. ayudante y consejero para sus subordinados. en que tiempo y por qué se desea. Para que el control sea más efectivo. b) Especificación de las bases para el establecimiento de normas de rendimiento. requiere como mínimo los siguientes requisitos: a) Identificación de los factores claves a ser controlados para el logro de los resultados. costos.AUDITORÍA OPERATIVA instrucciones emitidas y los principios establecidos. es el “principio de excepción”. volumen (calidad y cantidad) de los trabajos realizados. determine las causas y efectos. que tiende a convertir el cumplimiento en lo Normal y las desviaciones de los planes en lo Excepcional: Los controles versarán sobre estos últimos exclusivamente. de qué modo. El control permite asegurarse de una óptima ejecución. plan. Un instrumento importante en el control gerencial. Control y Controles. d) Implementación de una infraestructura de información de que identifique los resultados. autócrata. sino cooperador. con el objeto de corregirlas y recomendar lo más conveniente para corregirlas y evitar que se repitan. con el fin de corregirlos. Otros instrumentos de control que pueden señalarse son los siguientes: informes. estadísticas. no será autoritario.1. Su propósito es determinar las deficiencias. un educador. medir el rendimiento. El control incluye el establecimiento de normas medidas y rendimientos y la acción correctiva de las desviaciones. 3. debiendo ser el gerente en este concepto. señale las tendencias e identifique resultados. GUSTAVO GIL . se miden los resultados actuales y pasados en relación con lo previsto. ya sea en forma total o parcial. presupuesto. áreas de responsabilidad. mejorar y programar nuevos planes. o al menos principalmente..

control o si se quiere control directivo. Sistema de Control Interno: 3. valorizándolo y si es necesario aplicando medidas correctivas de manera que la ejecución se lleve de acuerdo con lo planeado. Por su parte la palabra Controles se refiere a las formas. par el auditor no significará lo mismo “revisión del control” que “revisión de los controles”. La organización consiste en diagramar. con hechos ocurridos. que tienden a cumplir con los objetivos preestablecidos en la creación de dicha organización o empresa. es decir del futuro. GUSTAVO GIL . que se define como un proceso para determinar lo que se está llevando a cabo. El término Control se considera corno una función de la administración. supervisión y control de la totalidad de las operaciones de un ente. En el primer caso se examinará una de las funciones del proceso administrativo denominada.1.El sistema de control interno está profundamente vinculado con la administración de las empresas. El control es lo general y los controles son lo específico. las organizaciones. Los sinónimos de los controles son la medición y la información. En la época actual. Los controles pueden ser muchos. A propósito de la auditoría operativa ésta distinción implica una gran importancia y por lo siguiente: aceptada la distinción. En el Control. El control es normativo. Los controles son analíticos y se interesan en lo que era y en lo que es. El control es una función y solamente una. es decir..7. El sinónimo de control es la dirección. que consiste en un proceso. el control con el fin. y se ocupa de lo que debería ser”. La administración consiste en manejar la realidad o los hechos diarios mediante la dirección. 3. tomando como base las premisas generales que conforman la estructura de la empresa. con el propósito de lograr o alcanzar los objetivos que primaron en su gestión. en la cual se apoyarán las demás partes componentes.AUDITORÍA OPERATIVA palabra “controles”. Los controles se relacionan con los medios.7. Introducción. precisamente. la vigilancia activa de una operación para mantenerla dentro de límites definidos es una continuación de las otras tres funciones fundamentales de la administración. el control se ocupa de las expectativas. en tanto que en el segundo caso se examinaran las antes mencionadas formas concretas de realizar el control. ya fueren privadas o públicas deben poseer un sistema de 80 LIC. medios específicos o técnicas a través de los cuales se practica control. La diferencia entre ambos términos la podemos apreciar por lo siguiente: “Ocurre no sólo que el aumento del número de controles no siempre determina mayor control sino que en el contexto de las instituciones sociales las dos palabras tienen sentidos completamente distintos. Los controles tratan con hechos.

. 3.7. interpretada o utilizada para enunciar las directrices emanadas de los dueños. compras. la vigilancia de su funcionamiento en forma correcta o eficiente. Sistema de Control Interno: Definición. medios humanos. que tienda a lograr eficiencia operativa. 3. alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoría a aplicar. obtiene conclusiones que debe informar a la dirección de la empresa y. GUSTAVO GIL . etc. el detectar los desfases respecto de lo que fue predeterminado y. consistente. 3. Alcance. por lo tanto.La expresión “control interno” es. que confirman su lógica estructura mediante el funcionamiento de. ventas.3.4. puede sugerir cambios para su mejor funcionamiento.2. fabricación. procedimientos y sistemas. generalmente. El control interno nace y crece en la organización con métodos. Naturaleza. finanzas. Responsabilidad. idóneo y sólido. pero es el evaluador del mismo y en base a dicha evaluación podrá determinar la naturaleza. mixta o funcional. por último el adaptar al tiempo y circunstancia las políticas. La naturaleza e importancia del sistema de control interno es que es indivisible por que integra toda la organización y.5. y los problemas que se generan al controlar las actividades. a su vez.. coordinar y controlar a sus subordinados dentro de la pirámide de la organización. a) Instituto Americano de Contadores Públicos. 80 LIC. propietarios o ejecutivos para dirigir. personal.El alcance del control interno está dada par la totalidad de la empresa.7. es función y responsabilidad de la dirección de la empresa: La instalación o implementación. como por ejemplo: las funciones de registración-contaduría.7. Pero como evaluador de dicho sistema de control interno.El auditor no tiene responsabilidad directa sobre el sistema de control interno.AUDITORÍA OPERATIVA control interno.7.. material o tecnológico e ideológico. tesorería. tiene origen en los distintos sectores de la organización según la tarea que estos desarrollan.. ya fuera ésta de tipo lineal. es el responsable del control interno en su ámbito de actuación.“El control interna comprende el plan de organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa. 3. Cada funcionario de la empresa. normas y procedimientos que componen el sistema de control interno.

principios o medidas enlazadas entre sí.Para lograr este objetivo se deben adoptar las siguientes medias: 1. un esquema humano adecuado a las labores asignadas y al cumplimiento de los planes de acción.Medidas a adoptar: 2.5. Cheque con más de una firma. Manual de cuentas contables.7. Sistema de protección contra incendios.10. 1.4. Instrucciones que determinen conceptos de uniformidad. promover la eficiencia operativa y alentar la adhesión a las políticas gerenciales establecidas” b) Instituto de Auditores Internos de Buenos Aires. . Emisión de cheque por cada egreso. 1.11. 1 .2.Protección de los Activos. GUSTAVO GIL . 1 . 2. Políticas de seguras. Registros de firmas y régimen de autorizaciones. Mantenimiento preventivo.6. Objetivos Básicos y medidas a adoptar para su funcionamiento: 1. 1. 2.3. 3. . con procedimientos que garanticen su estructura. controlar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables... Separación de funciones y responsabilidades.1.Razonable protección del patrimonio. desarrollados dentro de una organización. La sumatoria de la información analítica debe ser igual a la sintética.Información confiable y eficiente.2. 1 .. .12.Cumplimiento de políticas prescritas por la organización.7.3.8. 1.. Archivos.1. 1. 1 . con el objetivo de lograr: . Depósito total de ingresos monetarios.“Control interno es el conjunto de reglas.9. 80 LIC.Eficiencia operativa”. 2.AUDITORÍA OPERATIVA para salvaguardia de sus activos. Servicio de vigilancia. Comprobantes o formularios pre numerados. Obtención de Información Adecuada. 1. Compromisos u obligaciones de la empresa con terceros.6. 1.

4.6. Comparación de la información real con la pronosticada. Comparación do información propia con la de terceros.. 1.8. 2. 1. Segregación de tareas. 80 LIC.2.7. 1.. 3.3. 2.4. Manual de funciones. 4.Podemos mencionar los siguientes elementos del control interno. 3. 3. Manual de procedimientos. GUSTAVO GIL .2. Elementos.7.9.6.1. Auditoría interna. 3. División del trabajo.Medidas a adoptar: Estructura humana. 1. 1.1. Un plan de organización que provea una separación apropiada de responsabilidades funcionales. autoridad y responsabilidad. Promoción de la Eficiencia Operativa. y las medidas a adoptar para que dichos elementos se cumplan: 1.4. 4.4. 2. Nivel óptimo de subordinados.AUDITORÍA OPERATIVA 2. 2.2. 4. Definiciones de funciones.7.3. División del trabajo.5.3. 3. Medios materiales y tecnológicos. Comparación de datos actuales con datos históricos. 1.Medidas a adoptar: 4. Información fluida o constante a regular. 3.4. Manual de organización. Fuente de información diversa o información cruzada. 2. 1. Comprobante y formularios pre numerados. Organigrama. Comprobación rutinaria.7. Independencia intersectorial. Estimular la Adhesión a las Políticas de la Dirección.5. Manuales de función a procedimientos.1..

Entrenamiento. ingresos y gastos. Manual de cuentas. 3.6.6. Un grado de calidad del personal.2. 3. Proceso de comparación. 3. 2.1.4. Licencias o vacaciones. 2. Instrucciones por escrito. 3. Rotación de has tareas a funciones. Archivos de información. Hermeticidad de los depósitos. 2. Prácticas sanas a seguirse en la ejecución de los deberes y funciones de cada departamento de la organización. 2. Selección. 2.9. Control de documentación. Evaluación. 3.AUDITORÍA OPERATIVA 2. 4. Identificación de funciones.5. GUSTAVO GIL .2.3. proporcional a sus responsabilidades.8. Plan de cuentas. 3. Seguro de fidelidad. 3. 4. Un sistema de autorización y procedimientos de registros adecuados para proveer un control contable razonable sobre activos. Capacitación.2. 4. Control de ingresas y egresos de productos. 2.9. 80 LIC. 2.8.1.5. pasivos. Homogeneidad o Uniformidad. 3.1.4.7. 4. Separación de funciones. Comprobantes y formularios.4. Medios tecnológicos. 3.7. 2.3. 2. Licitación a cotizaciones varias 3. 4. Control Operativo.3.

b) Un estudio y evaluación del control interno vigente que permitirá determinar la naturaleza.La etapa anterior le permite al auditor poder formarse un juicio sobre el sistema de control interno vigente. Acatamiento de las políticas y directivas de Ia dirección superior. 3. 2. c) La obtención de elementos de pruebas sólidas y suficientes que sustenten el contenido del informe. Incompatibilidad.El auditor hará un relevamiento de la organización. Confiabilidad de la información.. 4. Adecuada organización del ente. manuales. Calidad del grupo humano. Eficiencia operativa. La determinación de cuáles son en forma clara y precisa. GUSTAVO GIL . sistemas.. controles.7 Identificación.5. 4. Promociones. consultando las políticas. instrucciones. para desarrollar su tarea el auditor debe cumplir tres funciones que son: 1.6. extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría a aplicar. etc.8. la que le permitirá llegar a la función que sigue. La Función del Auditor.8. Remuneraciones. el cual le permite conocer ciertos aspectos del ente examinador en cuanto a: Su estructura interna.El control interno y ha tarea que ejecuta el auditor consiste en: a) Adecuada planificación y el correspondiente control de la ejecución del mismo. es decir. Rotación.. Evaluación del sistema de control interno. Medias tecnológicos con que cuenta el ente. En el Control Interno.9.7.AUDITORÍA OPERATIVA 4. 4. Que actúan o están en funcionamiento. Estudio de la Situación Existente. 4. los puntos débiles de 80 LIC. mediante la aplicación de los procedimientos de auditoría. que tomará contacto con la vida diaria de la organización en una primera etapa de su trabajo.

.. La extensión del procedimiento a aplicar.. f) Qué medios so van a utilizar. para efectuar su labor y además tendrá en cuenta lo siguiente: La naturaleza del procedimiento a aplicar. concreta y consistente. La oportunidad del procedimiento a aplicar. debe efectuarse mediante la utilización de medios o procedimientos técnicos que tratan da facilitar el trabajo en cuanto ab orden a cronología y control.La evaluación efectuada en el Paso anterior permitirá al auditor programar procedimientos de auditoría que tendrá que aplicar.La evaluación es el análisis de ‘algo”. etc.Cuando se tengan diferentes procedimientos que logren el mismo objetivo. pero también puede existir la aplicación de más de un procedimiento.9. ya fuera un sistema. lo que significa que se establecerá un límite de casos a ver al porcentaje que tendrá la muestra. una gestión. b) Momento y oportunidad en el qué se va a realizar ha tarea. pero que a su vez sirvan como medio de prueba del trabajo realizado y sean el soporte de las conclusiones obtenidas una vez finalizado el mismo. Programación del Trabajo a Efectuar. Para tal fin se deben establecer ciertas pautas: a) Detallar en forma clara y breve qué es lo que se va evaluar. 80 LIC.Elegido el procedimiento o procedimientos. 3. deberá estipularse un alce mismo. por circunstancias propias del sector a auditar o por el orden de programación efectuada. El relevamiento de la situación imperante en la empresa El momento de practicarse la auditoria. 3. un procedimiento. deberá seleccionar cuál va a utilizar para aplicar. Técnicas del Relevamiento del Sistema de Control Interno. Pero la misma debe ser realizada con total objetividad o independencia necesaria para que se llegue a una conclusión lógica.7. GUSTAVO GIL .. c) Quienes efectuarán y realizarán el trabajo. d) Determinación de un programa de trabajo y control do su cumplimiento.AUDITORÍA OPERATIVA control. sobre el contexto total. e) Qué temas o controles serán profundizados a ampliados..Se fijará cuál es el momento ideal para realizar la prueba. que estará dado por el tipo de procedimiento a aplicar.

si es “no aplicable” indica que Ia pregunta no tiene sentido a o existencia dentro del relevamiento que se realiza. curso. controles. normas. o de un sistema o proceso administrativo u operativo. procedimientos. La interrogación está diagramada para recibir una de tres posibilidades admitidas: 1) ‘si”.Este método se basa en un conjunto de preguntas estándares. trabajos innecesarios. sobre los aspectos fundamentales del control interno.Es la narración a descripción detallada en forma de relato de las características de los sistemas o el modo de operar de una organización.son planteadas de modo que las respuestas indiquen lo siguiente: si es “afirmativa”.AUDITORÍA OPERATIVA Los métodos o procedimientos del relevamiento del control interno son: 1. registraciones.. también para buscar un tema. debilidad a defecto de control. 3.El cursograma o flujograma es la representación gráfica del sentido. Método Descriptivo. etc. 2. operaciones. dentro del contexto de la organización. superfluos y duplicidad de tareas o procesos. 2) ‘no”. indica que es un punto fuerte o eficiente del control. lo que permite ubicar el tema buscado. mediante la utilización de símbolos convencionales que representan operaciones. Que ocurren a suceden en forma oral a escrita en el quehacer diario del ente. en los papeles de trabajo del auditor.. fácil de revisar y útil. 80 LIC. La forma orgánica que tienen estos formularios de preguntas. las cuales se encuentran codificadas. si es “negativa” denota la falla. que son comunes a la mayoría de las empresas y que interrogan sobre los sistemas y operaciones que se realizan en la organización. referente a las secuencias relevadas provenientes de las explicaciones de los individuos de la empresa.. presentadas por escrito en un formulario pre impreso. archivos. custodia de bienes. Reduce considerablemente el tiempo de lectura y control e indica cuando hay errores de información. Las preguntas . GUSTAVO GIL . Este método muestra el panorama general a situación total y simplificada y agiliza la tarea del relevamiento. Todos los datos o información recopilada son incorporados tal como se obtienen. consisten en estar separados por áreas operativas. mediante un acceso directo y rápido. 3) “no aplicable”. flujo o recorrido de una masa de información. presentándose los distintos aspectos en secciones detalladas en un índice. etc. lo que constituyo a un trabajo ordenado. Método de Cuestionarios. Método de Cursogramas o Flujogramas. en cuanto a: Funciones.

éstos son difíciles de detectar. GUSTAVO GIL . Operación.. Personal. en el caso do existir errores. Enumeración y Análisis de los Aspectos Prácticos del Control interno. 4.El siguiente detalle resume los aspectos prácticos que deben ser tenidos en cuenta para lograr y mantener un sistema de control interno eficiente: 1..Existe la posibilidad que los individuos deleguen en otros de menor jerarquía sus funciones. b) Registración en formularios a libros.Ningún funcionario dentro de una organización debe ser el responsable de una transacción desde que esta se inicia hasta que finaliza.. ya que ellos son los que ponen en movimiento y desarrollan las empresas. por lo tanto. por lo tanto. Autoridad.El factor humano es fundamental en cualquier tipo de ente y.. se le debe dar autoridad necesaria o justa para que pueda ejercer debidamente esa función. 5. c) Autorización o aprobación de la operación y sus registros. 2.10. d) Custodia do los bienes físicos a materiales. e) Archivo o final de la operación.Se debe realizar la separación de funciones de los individuos. 6. Ya que si así fuera.AUDITORÍA OPERATIVA 3. Para tener funcionarios idóneos para las funciones que 80 LIC. Responsabilidad. lo quo a su vez posibilita que se cometan dolos o fraudes..La responsabilidad de todos los integrantes de una organización debe estar perfectamente delimitada. Funciones. cada uno de los individuos conoce su responsabilidad y para que este conocimiento sea efectivo debe comunicársela por escrito y de forma clara. de tal manera que esto se dividan en las siguientes categorías y cada una de ellas las efectúe un individuo diferente: a) iniciación de una operación. entrenamiento y capacitación tienen mucha importancia. 3. pero debe quedar claro que la responsabilidad sobre esa función no puede ser dolegada. Delegación..Cuando a un individuo se le asigna una función acompañada de Ia correlativa responsabilidad.7. su selección..

que permitan detectar errores de procedimientos que generen su corrección en forma inmediata. Elemento Materiales. en el momento de su creación.El costo material de instalar y mantener un control debe ser menor de Ia que realmente se requiere controlar. los cuales se apliquen en forma periódica y de manera sorpresiva ya que. evalúan si los controles existentes actúan de ha manera tal como fueran creados. que constituyen a eliminar a los individuos denominados “indispensables para la organización” y también contribuye a detectar errores y fraudes. y el receptor debe firmar como que recibió dicha norma. 13.La numeración correlativa permite el procesamiento de todos los formularios siguiendo su secuencia.. un manual de procedimientos. Esta rotación permite que el individuo no se enajene con un trabajo y que a su vez se capacite y entrene en tareas diferentes que lo permitirán evolucionar dentro del ámbito de la organización. 80 LIC.Toda instrucción que se le da al personal de una organización debe ser entregada por escrito. 7. dentro de su estructura. 9 Funciones Rotativas. sistema.... facilitando la detección de Ia falta de un ejemplar..Toda organización debe poseer. debe proveérselos do los elementos de seguridad necesarios para que el momento en que el individuo está fuera de la empresa. ya fuere su descripción de tareas. funcionarios que efectúen controles por excepciones o controles no rutinarios.. Costa. los valores bajo su custodia estén suficientemente protegidos. deben proveerse de sus controles propios o automáticos. Control Selectivo. 10. etc. GUSTAVO GIL .Todo procedimiento.. Autocontrol. a su vez. 8. 11. deben ser elegidos teniendo en cuenta sus características personales y técnicas. pues permite la auto verificación de la información que se procesa. Este tipo de controles es denominado de diseño. 12 Instrucciones por Escrito..AUDITORÍA OPERATIVA deben ejercer y la responsabilidad de cada cargo.A aquellos funcionarios que tienen funciones de custodia de bienes de Ia organización. norma o instrucción. Pre numeración de Comprobantes y Formularios.La datación humana debe tener una rotación de funciones.

19.AUDITORÍA OPERATIVA 14 ... Confrontar Datos.Custodia de los Formularios. etc.Cada vez que la empresa se compromete o se obliga mediante un documento... 17. 15. Cuentas de Control.Los formularios que no están puestas en uso deben estar lo suficientemente protegidos para que nadie pueda tener acceso a los mismos y que una persona sea encargada de entregárselos a los usuarios y registre a quién se los facilitó. 20.. ya fuere un pagare. pero a su vez es imprescindible que en los casos de personas que tienen a su cargo funciones de custodia tengan periódicamente ese descanso lo que contribuirá a que otra persona tome su función y pueda detectar si existen errores o fraudes. Dinero en Efectivo. se quiera desligar la responsabilidad de uno. 21. 18 Obligaciones con Doble Firma.El uso del dinero en efectivo debe provenir solo de los fondos fijos o cajas chicas y únicamente debe ser utilizado para los desembolsos permitidos de tipo urgente o para gastos menores que no justifique a la realización de un pago con cheque.El total del dinero y los cheque entregados a Ia empresa deben ser depositados de inmediato y en forma intacta en los bancos. una letra de cambio.La sumatoria de la cuenta analíticas debe ser igual a lo expresado en las cuentas de control. coma por ejemplo cuando en un traspaso de valores o información... Vacaciones y Licencias.. en el caso de no ser así se debe realizar la conciliación respectiva. GUSTAVO GIL .Se deben realizar todas las conciliaciones de datos propias con 80 LIC..Pago con cheque. Depósito Total de las Cobranzas.Todos los funcionarios deben gozar de periodos de descanso. Es conveniente que cada dicha obligación tenga la firma de más de un funcionario.El control por oposición consiste en aquel que se verifique cuando entre un individuo y otros se verifican mutuamente. un cheque. 22..Todo pago que efectúe la organización debe realizarlo con un cheque o a la orden del beneficiario y evitando su endoso por éste. produciéndose la misma por parte de otro. Control por Oposición. 16.

Eficiencia. Es la maximización de efectividad y economía.8. un procedimiento.Siempre dentro del sistema de planeamiento y control. o con el menor uso posible de recursos escasos.Es realizar una operación o actividad con el mínimo posible de costos. lo que se pretende lograr a alcanzar son los objetivos. una circularización de saldos. etc.Economía . propósitos. quiere decir que tiene vinculación con mucho más concreto y específico que el control administrativo. y contestar todos los recibos. “El control administrativo es el proceso mediante el cual los directivos aseguran la obtención de recursos y su utilización efectiva. se debe realizar la confrontación de todos los movimientos bancarios y también enviar “resumen de cuentas” a todos los clientes y proveedores. 3. eficiente y económica”. etc. Control Administrativo. eficiente y económica en el logro de los objetivos de Ia organización”. por objeto minimizar los elementos citados. por lo menos una vez al año.. Son más o menos efectivos según como se aproximen o contribuyan a aproximarse a ciertas situaciones deseadas y anteladamente establecidas. . 80 LIC. Control Operacional... cantidad. tiempo.Es realizar una acción efectiva con el mínimo de esfuerzo.AUDITORÍA OPERATIVA informaciones de terceros... el que como se indicó tiende al cumplimiento do los objetivos de la organización. metas. Tareas específicas. cantidad. GUSTAVO GIL . Las acciones que a éste respecto se emprendan tienen.Efectividad. etc..Es el logro concreto de algo deseado.La definición siguiente de control administrativo corresponde a los lineamientos comprendidos en el sistema de planeamiento y control. el control operacional se define como: “El proceso consistente en asegurar que las tareas especificas se cumplan en forma efectiva. Las acciones quo a este respecto se emprendan tienen por objeto maximizar el logro Una persona. costos. .8. esfuerzo. Se tienen que efectuar. . Posibles. tiempo. En cuanta a administración. Por lo tanto. una maquina etc. 3.

Acciones específicas del personal. La obtención de artículos específicos para el inventario en aposición a la administración del inventario en su totalidad. en oposición a la administración del personal en su totalidad.AUDITORÍA OPERATIVA Algunas situaciones que ilustran el ejercicio del control operacional sobre tareas o transacciones individuales son: La programación y el control de tareas individuales en un taller en oposición a la medición del rendimiento del taller en su totalidad. 80 LIC. GUSTAVO GIL .

Conceptualización. 4.Los papeles de trabajo son la evidencia que guarda el auditor sobre el cumplimiento de los programas de auditoría. En resumen. así como su habilidad para analizar problemas e identificar situaciones relevantes. ya que los papeles de trabajo deben demostrar: 80 LIC. Objetivos. Los papeles de trabajo incluyen todas las evidencias que el auditor considera necesario.AUDITORÍA OPERATIVA UNIDAD Nº 4 PAPELES DE TRABAJO DE AUDITORÍA 4. en lo referente a los pasos o procedimientos aplicados. Reflejan hábitos de orden. es que constituyen la base para la preparación de los programas de auditoría de las fases siguientes de la evaluación. Un papel de trabajo es la manifestación objetiva de las técnicas y procedimientos aplicados durante el trabajo de auditoría. imaginación. Ayudan a supervisar y evaluar el desempeño del personal de auditores. constituyen la evidencia sistemática de la forma en la que el auditor dio cumplimiento al contenido de los programas de auditoría y por lo mismo son el descargo de su responsabilidad. Proporcionan un registro de información y evidencia obtenidas y desarrolladas que respaldan los hallazgos. la información obtenida y las conclusiones pertinentes a las que se llegaron en la auditoría. Sirven como guía para auditorias posteriores. Revelan los conocimientos del auditor respecto del área auditada.. Algo que es característico de los papeles de trabajo de la auditoría operativa.El objetivo y propósito fundamental de los papeles de trabajo es constituir una evidencia clara y completa de la tarea efectuada y delimitar la responsabilidad del auditor.2. Ayudan a coordinar y organizar el trabajo. visión e ingenio del auditor al realizar su trabajo.1. en la evaluación de las actividades de una empresa. para apoyar los resultados que se exponen en el informe de evaluación. conclusiones y recomendaciones. además de los otros usos que se le da. Constituye el eslabón entre los programas de auditoría y el informe. las pruebas realizadas. GUSTAVO GIL . por lo tanto los papeles de trabajo: Proporcionan el registro sistemático de la labor realizada en la auditoría..

Consulta de datos. relaciones.3. 80 LIC.Constituye una guía adecuada para revisar la tarea realizada. b) Minuciosidad. Elementos de prueba. por lo tanto hay que describirlos con precisión. Control del trabajo. Es decir son completos.Los papeles de trabajo deben dar al lector la seguridad de que en ellos está todo en forma clara.... extractos.AUDITORÍA OPERATIVA - La fuente y naturaleza de los elementos de juicio obtenidos El alcance de los procedimientos aplicados El resumen de las conclusiones arribadas.El auditor en su trabajo compila: datos.Los datos incorporados a los papeles de trabajo son la fuente de consulta para formular apreciaciones.Es fundamental contar con una razonable organización para la recolección y registro correcto de datos precisos.El trabajo del auditor se basa en los hechos reales y ellos son el sustento de futuras opiniones y conclusiones... Referencias futuras.Las principales características que deben reunir los papeles de trabajo son: Sustento o validez de los informes. como evaluador del sistema de control interno.Sabemos que el auditor. Y de ellos extrae los elementos de juicio para su informe. notas. Características. c) Organización. cálculos..En los casos de problemas referentes a la auditoría realizada.Ayuda como guía para la realización de auditorias futuras. confirmaciones de terceros. ya que adecuadamente preparados constituyen la mejor ayuda para proteger el trabajo efectuado por el auditor operativo. GUSTAVO GIL . 4. etc. Revisión del sistema de control interno.. tienen un valor defensivo. debe emitir comentarios sobre el funcionamiento y comportamiento de este. Además los papeles de trabajo deben respetar los siguientes conceptos: a) Precisión. Por lo tanto los papeles de trabajo permiten suministrar datos necesarios o importantes para la confección de los informes.. comentarios.. observaciones y sugerencias sobre la tarea ejecutada. análisis..

Realizar auditorías ordenadas y que se puedan contestar estas preguntas: ¿Qué es lo que debe hacerse? ¿Cómo debe hacerse? 4. 3.4. En base a la presentación de los papeles de trabajo se puede apreciar la habilidad y capacidad del auditor que los efectuó 80 LIC. Supervisar o controlar en forma sistematizada el trabajo realizado. etc. Registrar información proveniente de: Cuestionario de control interno. Formar el legajo que reúna los antecedentes de los temas cuestionados. Reunir los antecedentes de las sugerencias a realizar y la forma en que se llega a esa conclusión. Tomar nota de las deficiencias encontradas en el funcionamiento operativo y registrar evidencias encontradas. normas. 4. 6. Examen de las transacciones del período auditado. Revisión de instrucciones. el que se discutirá en secciones o reuniones con los sectores auditados. 2.AUDITORÍA OPERATIVA d) Prolijidad. Consideraciones sobre la preparación. manuales..Es importante que los papeles de trabajo sean legibles y hay que tener en cuenta que la prolijidad solo insume un pequeño tiempo de más que se ahorra en la lectura posterior. 5.La preparación de los papeles de trabajo tiene por finalidad o sirve para: 1.. Relevamiento de análisis de sistemas de procedimientos. GUSTAVO GIL . 7.

4..Programación .Detalle por sector a auditar . la descripción de la tarea que contiene. su redacción debe ser clara y objetiva. GUSTAVO GIL . conteniendo: el nombre del sector..6 Clasificación y ordenamiento.. 80 LIC. Auditoría parcial. la información o listados preparados por el sector auditado y debe ser revisado o controlado para admitirlo con evidencia válida. Parte general que contiene: . . Requisitos sobre los papeles de trabajo. .AUDITORÍA OPERATIVA 4.Conclusiones . A su vez.Revisión de tipo general 2.La clasificación de los papeles de trabajo la podemos hacer en dos grandes grupos: 1.Punto del programa detallado . Auditoría del ejercicio. podemos hacer otra sub-clasificación: 1. Por lo tanto.Utilizar marcas o símbolos uniformes.. la fecha de la auditoría y la firma de la persona que hace el trabajo.El encabezamiento debe ser preciso. .Son los papeles específicos de los trabajos efectuados durante el ejercicio económico en curso.Debe indicarse cuáles son los datos.El trabajo realizado.5.Hojas de puntos a realizar .Deben estar preparados de forma que permitan una fácil lectura y rápidamente se pueda conocer el concepto de lo que se quiere expresar.Los requisitos que deben reunir los papeles de trabajo son los siguientes: .Que contiene: .

Programas a largo plazo. Informes y correspondencias. sucursales y agencias. Manuales. oficinas. Las marcas que se utilizan en auditoría operativa tienen más relación con la profundización y continuidad del examen que con comprobaciones. Detallamos los legajos permanentes: Estructura legal. Documentos importantes. Marcas o símbolos. Las marcas o símbolos que figuran en los papeles de trabajo deben ser debidamente aclarados. Reseñas de las operaciones. Relevamiento administrativo contable y evaluación del sistema de control interno. Volumen de operaciones. excepto aquellos que se usan en forma uniforme. instrucciones y normas.Los legajos de tipo permanente deben clasificarse según el tipo de información que contiene. Revisión periódica y seguimiento de recomendaciones o sugerencias. Ejemplos: 80 LIC. Procedimientos.Los símbolos o marcas son utilizados por el auditor para señalar en sus papeles de trabajo el tipo de revisión y pruebas efectuadas.7. Estas marcas o símbolos permiten con una rápida visualización determinar el grado de análisis efectuado y constituyen un medio de control de la labor de los ayudantes. GUSTAVO GIL . Localización de plantas. Copias de actas y asambleas. 4. Legajos permanentes. aunque estos últimos no se puedan descartar del todo...AUDITORÍA OPERATIVA 2. depósitos. por el hecho de que la auditoría operativa se ejecuta según fases que se aplican progresivamente y también por el contenido especial de los papeles de trabajo. que en gran parte son narrativos o gráficos. Estatutos. Es preferible que estas marcas se efectúen en color. Memorias y estados contables. Organigramas.

GUSTAVO GIL .AUDITORÍA OPERATIVA - Verificado con la documentación legal = Control de cálculos = Otros ejemplos Marcas P Significado El dato o asunto de que se trate. La codificación de los papeles de trabajo presenta las siguientes ventajas: Simplifica la localización Simplifica el proceso de supervisión y revisión. por ser aún Incompleto o insuficiente debe ser considerado En un siguiente programa. Codificación. ídem al anterior ídem al anterior ídem al anterior ídem al anterior.. ídem al anterior Ubicación A la derecha del párrafo en cuestión 80 LIC. dado que ya se lo ha hecho en la indicada planilla.Significa el acto mediante el cual se asigna índices de identificación que permiten localizar e identificar el lugar exacto donde se encuentra un papel de trabajo dentro de los archivos que se preparan como resultado del examen. No se considera necesario explicar el significado de las marcas en cada papel de trabajo. E El dato o asunto de que se trate. que deberán incorporarse a una planilla de marcas de auditoría. debe ser ampliado Mediante una entrevista o consulta C I A R Confirmar por escrito o verbalmente Inspeccionar u observar físicamente Analizar Dato o asunto que debe consignarse en una hoja de resumen Según las necesidades podrían adicionarse otras marcas.

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Permite el archivo sistemático.

Los códigos o índices en auditoría pueden ser de las siguientes clases: a) Alfabéticos, b) Numéricos, c) Alfanuméricos. 4.8 Contenido de los papeles de trabajo.- El diseño de las hojas de trabajo queda siempre a criterio del ayudante y/o superior, pero es preferible que sea discutido entre ellos. Pero en auditorías repetidas se hace un estándar del papel del trabajo de un tema específico. Los papeles deben ser perfectamente comprendidos por cualquier persona ajena a su realización y deben contener: Número de papel o de origen (código de archivo) 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. El título de la cédula o el nombre del programa y la fecha de la situación analizada. También pueden mencionarse el nombre del departamento auditado. El nombre de la persona que efectuó el trabajo y la fecha en que lo realizó. Si una cédula tiene varias páginas debe colocarse el número de página y de páginas. Si la cédula comprende información preparada por personas ajenas al departamento de auditoría. Se debe detallar la fuente de la información contenida. La descripción concreta y clara del trabajo efectuado. Las conclusiones a las que se llegó. El nombre de la persona que revisó el trabajo y la fecha de la misma.

4.9. Revisión de los papeles de trabajo.- Cuando se efectúa el control de los papeles de trabajo se evalúa la gestión del auditor que lo realizó. Por lo tanto, debemos tener en cuenta los siguientes aspectos en la revisión de los mismos: Se debe comprobar que se cumplió con el programa de auditoría. Juzgar si los papeles de trabajo contienen la evidencia suficiente para dar por bien cubiertos los procedimientos y sustentar las conclusiones. Determinar si los asuntos o temas de mayor importancia han sido debidamente estudiados y resueltos. Cotejar los datos de los papeles de trabajo con la información pertinente.

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Verificar que los papeles de trabajo satisfacen los requisitos formales establecidos.

4.10. Tipos de archivos.- La forma de organización y archivos de los papeles de trabajo, responden a una lógica definida, por cuanto estos documentos proporcionan una fuente conveniente de información sobre la auditoría que es de interés para los auditores, supervisores y otros funcionarios vinculados con el examen. Para los papeles de trabajo pueden prepararse dos tipos de archivos: a) Archivo permanente.- La documentación que se clasifica como permanente es aquella que podrá utilizarse en futuras revisiones y que en años siguientes deberá ser actualizada. Entre otras, la siguiente información puede ser incluida: 1. Resumen o fotocopia del documento legal de constitución de la entidad. 2. Macro y micro organigramas. 3. Lista de ejecutivos. 4. Políticas, procedimientos administrativos y financieros. 5. Información sobre el sistema de control interno. 6. Hoja de información general donde especifique:     Tipo de actividad. Tamaño de la entidad. Recursos humanos y materiales. Número y ubicación de sucursales, etc.

7. Descripción completa de los aspectos operativos. 8. Copias de manuales, instructivos y reglamentos. 9. Copias de programas y cuestionarios de auditorías. 10. Copias del informe de auditorías. 11. Hoja de sugerencias o asuntos a ser considerados en posteriores auditorias, etc. El archivo permanente debe servir como base de información para ayudar a planificar futuras labores, por consiguiente, deben proporcionar una información resumida rápidamente accesible sobre las labores efectuadas anteriormente y sobre los informes emitidos, incluyendo una lista de las áreas
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principales cubiertas en auditorías anteriores y la actual, así como las fechas aproximadas en que se efectuó la labor y los resultados alcanzados. b) Archivo corriente.- Comprende dos tipos de archivos, algunos relacionados con aspectos generales de la revisión y otros con hallazgos específicos de auditoría. Los papeles generales resultan de las primeras fases de la auditoría que es cuando aún no tienen identificados los hallazgos. Se denominan generales por que se vinculan con información que compete a la empresa en su conjunto. Aunque principalmente resultan de la fase de trabajo preliminar, en las fases posteriores podría seguir surgiendo información general. Para todos los papeles de trabajo generales debe abrirse un solo legajo, en cambio será conveniente que para cada hallazgo se habiliten legajos específicos, aunque esto depende de la importancia y la cantidad de papeles. No es posible indicar la relación de papeles que podrían incluirse en un archivo corriente pero se consideran imprescindibles en cualquier legajo la inclusión de: a. b. c. d. Los programas de auditoría debidamente referenciados con los papeles de trabajo que apoyan su ejecución. Papeles de trabajo que respaldan la realización y aplicación del programa de auditoría, preparados para el examen. Correspondencia cursada, recibida y fundamentalmente las actas de validación de los hallazgos. En los legajos específicos, se incluye una hoja resumen del hallazgo que resume la totalidad de los atributos de un hallazgo de auditoría. 4.11. Normas generales para la elaboración de papeles de trabajo.- Las siguientes normas se deben aplicar en la elaboración de los papeles de trabajo. 1. Totalidad y precisión.- Los papeles deben contener evidencias completas y precisas para proporcionar un respaldo apropiado de las observaciones, conclusiones y recomendaciones,

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constituir una base para la demostración de la naturaleza y alcance de nuestro examen. Para evitar el desorden y confusión es recomendable depurar los archivos diariamente. 4..Este detalle adquiere importancia a partir del momento en que es posible detectar situaciones que posteriormente constituirán un hallazgo. Debe permitir a quien las utilice determinar de inmediato el propósito. por consiguiente debe estar justificado. Uso de hojas separadas para cada asunto.. es vital que se identifique el nombre. El costo de la preparación de los papeles de trabajo es una parte importante del costo total de la labor que efectuamos. 5..Los papeles deben de ser claros y comprensibles sin necesidad de explicaciones verbales adicionales o suplementarias. GUSTAVO GIL . Por otra parte. naturaleza y alcance de la labor efectuada y las conclusiones de quien las preparo. cuando sea necesario. pertinente y útiles con relación a los objetivos establecidos en el examen..Por las situaciones de controversia que pueden presentarse en las fases de conclusión de la auditoría. 3. clasificar los papeles desde un principio según los hallazgos o categorías a la que pertenezcan. distribuyendo los papeles en los legajos correspondientes. como se indico aún en las fases finales continúa obteniéndose información diferenciada que puede servir a la auditoría en ejecución o a futuros exámenes. 2. cargo y posición de las personas o unidades que proporcionan la información 80 LIC. los papeles para cumplir con la norma anterior deben contener un título que los identifique de manera precisa con su contenido. sin embargo no siempre es posible por la presión del tiempo disponible y la forma en que se recibe la información. Claridad y comprensibilidad. Registro de la fuente.AUDITORÍA OPERATIVA por consiguiente.Los papeles deben limitarse a los asuntos que son materialmente importantes. Pertinencia.

.En cada archivo de papeles de trabajo se debe preparar un índice con el contenido. Sin embargo.AUDITORÍA OPERATIVA 6. Planificación. Facilidades. debe definirse el propósito y la relación que tenga con la auditoría.Se debe escribir a doble espacio para permitir modificaciones. para facilitar su exploración.. 8.Antes de la preparación de cualquier papel de trabajo. 9. Esto evitará la proliferación y preparación de papeles insulsos.La forma de estructurar y registrar la información debe facilitar la referenciación entre los programas de auditoría. correcciones y principalmente la anotación de marcas de auditorías.. Preparación de un índice. 10. Los del archivo permanente pueden ser preparados en un ordenador. ampliaciones. 80 LIC. 11. Forma de preparación.Para reducir el tiempo se debe hacer uso intensivo de procedimientos y medios que representan ahorro de tiempo.. Doble espacio... tales como fotocopias de documentos. 7. se debe velar que la utilización del equipo de fotocopiado sea realizado con moderación. los papeles de trabajo y entre éstos el informe. GUSTAVO GIL . Referenciación. Los papeles de trabajo de auditoría también tienen carácter confidencial y son de propiedad del auditor.Para facilitar correcciones los papeles de trabajo del archivo corriente deben prepararse a lápiz o bolígrafo.

La planificación es un plan estratégico que se basa en los objetivos de la auditoría operacional.AUDITORÍA OPERATIVA UNIDAD Nº 5 PLANIFICACIÓN Y PROGRAMAS DE AUDITORÍA OPERATIVA I. es decir. determinará el enfoque de planificación. pertinente. se deberá diseñar una estrategia global. LA REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES EN LA AUDITORÍA OPERACIONAL El proceso de la auditoria operativa comprende una serie de actividades a cumplir que permiten obtener el suficiente conocimiento de las actividades examinadas que conduzcan a la emisión del informe. que soporte la emisión de un informe con recomendaciones. el trabajo no puede realizarse de una manera improvisada. 2. 80 LIC. es decir. RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN Puede decirse que la auditoría operativa consiste en un proceso ininterrumpido de obtener información. en razón de que su complejidad hace necesario prever con escrupulosidad todos los pasos a seguir y constituye la única forma de controlar los exámenes. si fuera el caso. 3. la forma mediante la cual el auditor operacional abarca su estrategia para la obtención de la evidencia. Su objetivo consiste en realizar y ejecutar el proceso necesario para probar los objetivos planteados mediante la realización de pruebas que permitan obtener evidencia suficiente. debe ser planeado apropiadamente. competente. Para cumplir con esta norma. y de esta manera optimizar el tiempo para llevar a cabo aquellos procedimientos que han sido programados. Todo ello. La materia prima con la que trabaja el auditor es la información. GUSTAVO GIL . PLANIFICACIÓN DE AUDITORÍA OPERATIVA 1. NORMAS SOBRE LA PLANIFICACIÓN En general las normas de auditoría hacen referencia a que el trabajo de auditoría. 4. sino que es necesario hacer planes anticipados. que se somete a un proceso cuyo resultado final son las conclusiones establecidas. procedimientos y pruebas que van a desarrollarse. La obtención de la evidencia incluye por tanto la planificación del trabajo y el diseño de los programas de auditoría. PLANIFICACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE AUDITORÍA La planificación es la actividad más importante de todo el trabajo de auditoria operacional.

Así como.. También forma parte de la planificación. decidir la cantidad de personal que deberá asignarse al trabajo. . 4. b) Flexibilidad. de una forma eficaz y con el menor costo posible. Comunicar al equipo de auditoría los objetivos de la misma. 2. y que se reflejen en un programa de Auditoria. La planificación de la auditoría tiene que cumplir con los siguientes requisitos: a) Precisión. y concretar los procedimientos necesarios para alcanzarlos. y que estas estén coordinadas. esto implica la selección de técnicas y procedimientos a ser aplicables en el examen. OBJETIVOS Y ENFOQUES DE LA PLANIFICACIÓN El propósito de la planificación es identificar los objetivos de la auditoria. A estos efectos.La importancia del conocimiento de las actividades de la entidad y del contexto en el cual se desarrollan. 80 LIC. VENTAJAS DE LA PLANIFICACIÓN Las principales ventajas de la planificación permiten: 1.AUDITORÍA OPERATIVA Esta planificación consistirá en decidir previamente los procedimientos que van a emplearse. Identificar puntualmente los problemas que puedan surgir a lo largo de la auditoría 3. GUSTAVO GIL .Utilización de técnicas y procedimientos para la realización del examen de la gestión operativa de la empresa. 5.Que se mencionen las acciones para cada actividad. Identificar las actividades más importantes de la empresa. se debe considerar: .. 6.Con relación a cambios imprevistos o circunstancias que hayan variado c) Unidad.. su extensión y en qué momento se van aplicar. planear los papeles de trabajo en que van a registrarse los resultados.Acciones de antemano planeadas de una manera completa. Asignar el personal con la suficiente experiencia y conocimiento tanto de la entidad como del sector.

se diseñan los procedimientos necesarios para obtener la evidencia suficiente y pertinente. Este proceso culminará con el logro del objetivo fijado o revelará una deficiencia o debilidad en la actividad. 7. para ello es preciso tener presente la relación existente entre los objetivos y los procedimientos de auditoría. La evidencia proporciona los medios por los cuales alcanzamos ese estado de seguridad llamado conocimiento. implica el desarrollo de una estrategia de la forma en que se espera o estima que responderá la empresa. Cuando tratamos de obtener un conocimiento verdadero a través de nuestros sentidos y observamos un objeto puede suceder que la afirmación de nuestros sentidos no sea válida. sino que depende de la interpretación que le demos a una cosa de acuerdo con nuestros conocimientos. GUSTAVO GIL . Lo que demuestra que la evidencia materia de auditoría se deriva de una conclusión basada en el conocimiento que tengamos de todo aquello que esté a nuestro alcance. de los que se trata de probar es si su ejecución se realiza con eficiencia. pues planificar consiste en definir el objetivo y determinar el plan de acciones para conseguirlo. 80 LIC. para así poder estar en condiciones de interpretar aquello que examina. Para obtener un conocimiento verdadero y lograr adquirir una evidencia válida. que se opone a la mera creencia.AUDITORÍA OPERATIVA La planificación. mediante la aplicación de los procedimientos de auditoría. es decir. la forma más eficaz de distribuir los procedimientos de auditoría. se establece el objetivo específico de auditoría correspondiente y posteriormente. El mecanismo consiste en que para evaluar estas actividades. efectividad y economía. Este conocimiento se adquiere mediante el diseño lógico de los procedimientos de auditoría y su aplicación. el auditor debe contar con la capacidad y conocimientos adecuados. Se persigue un enfoque de actuación lógico adaptado a las características de la empresa y organizando el trabajo de forma que se eviten duplicaciones. LOS OBJETIVOS DE LA EMPRESA Y SU RELACIÓN CON LOS PROCEDIMIENTOS Las actividades que ejecuta la empresa se convierten para los auditores en los objetivos de auditoría. ya que el ver no siempre es el creer.

la planificación incluye acciones en que los ejecutivos determinan los objetivos para el futuro y los medios apropiados para lograrlo. podemos concluir que la planificación y el control. cuando haya información disponible para evaluar los estándares establecidos y la formulación financiera. METODOLOGÍA PARA LA PREPARACIÓN DE PROGRAMAS DE AUDITORÍA OPERATIVA La realización de una labor de auditoria y evaluación de las actividades de una empresa. cuando los ejecutivos pueden tomar las acciones correctivas para corregir desviaciones y se cumplan las leyes y normas aplicables. los recursos y la implantación. El resultado de esta función es un plan conformado por cuatro elementos fundamentales: los objetivos. GUSTAVO GIL . Para que el control sea eficaz es necesario desarrollar estándares para las variables que pueden controlarse para conocer hasta qué punto se está logrando los objetivos empresariales. De lo expresado anteriormente. II. EL CONTROL INTERNO La función de planificación se orienta hacia el futuro. incluye todas las acciones que los ejecutivos llevan a cabo en su intento por asegurar que los resultados reales concuerden con lo planificado. las acciones. hacia lo que debe lograse y cómo hacerlo. 80 LIC. son funciones estrechamente relacionadas. y cuando la empresa cuenta con un conjunto de procedimientos de control. debe ser controlada por medio de la utilización de programas de auditoría. Los Objetivos Especifican las condiciones futuras que los ejecutivos esperan lograr Las Acciones Son los medios o actividades específicas planificadas para lograr los objetivos Los Recursos Son las asignaciones en clase y cantidad que pueden ser aplicados a las actividades. que constituyen planes formulados por anticipado de lo que se pretende hacer.AUDITORÍA OPERATIVA 8. En esencia. La función control. La planificación tendrá poco valor si los ejecutivos no aplican mecanismos de control aplicados. La implantación Significa la asignación de dirección que debe tomar el personal para llevar a cabo el plan.

etc. así como en la información disponible que posee el auditor con el fin de obtener un mayor conocimiento sobre las actividades. áreas débiles. a etapas o momentos del examen. a condiciones. tales como: la naturaleza y complejidad de actividad bajo examen. procedimientos y otros aplicados en la empresa. GUSTAVO GIL . La preparación de los programas de auditoría operacional depende de un gran número de factores. Los Programas de Auditoria Operacional se preparan progresivamente. La excepción se da en el programa del trabajo preliminar. como los siguientes: 1. con base en los resultados que se van obteniendo y a medida que el examen se desarrolla. son planes que se realizan por adelantado para la realización de una evaluación y están basados en el propósito formulado para la evaluación. debe ser convenientemente controlada por medio de la utilización de programas de auditoría. no es factible preparar programas de auditoría estándar. en lo referente a planificación. Los programas de auditoría operacional tienen como característica fundamental. procesos. BENEFICIOS DE LA PREPARACIÓN DE PROGRAMAS DE AUDITORÍA La preparación de programas de auditoría constituye un medio que facilita el cumplimiento de nuestras responsabilidades como auditores y tienen algunos beneficios. LAS NORMAS DE AUDITORÍA Y LOS PROGRAMAS DE AUDITORÍA La evaluación de las actividades de la empresa.. vale decir. tal como establecen las normas de auditoría. En consecuencia. y cada programa se preparará de acuerdo a los resultados obtenidos en la fase inmediata anterior. excepto para el diagnóstico preliminar. hallazgos.AUDITORÍA OPERATIVA Estos programas tienen las siguientes características: 1.Constituyen un plan sistemático por la descripción de los procedimientos a ser aplicados en la evaluación. y por otra. Los programas de auditoría operacional se refieren por una parte a fases de la auditoría. 80 LIC. 2. que por la fuerza de las circunstancias se aplican con un formato más o menos similar. Los programas de auditoría. 9. 10. que son elaborados de manera específica para hacer frente a las peculiaridades. 3. en la auditoría operacional habrá tantos programas como fases comprendidas en el examen total. por consiguiente. necesidades y objetivos previstos.

Nombre del programa de auditoría.Permite la asignación de responsabilidades entre los miembros del equipo de evaluación.. GUSTAVO GIL . 5. 6....Fecha de inicio de ejecución del paso o procedimiento 5.Fecha de inicio del examen o aplicación del programa. 7... aspecto por el cual deben ser expuestos de manera clara y precisa.Referencia al papel de trabajo que evidencia su realización o las causas de su no ejecución.Identificación del responsable de su preparación. son los referentes a: Propósito del examen Constituyen los objetivos o productos finales que se pretende alcanzar con el examen. 3.Fecha de conclusión del paso o procedimiento. 3. deben ser lo suficientemente flexibles para permitir la imaginación e iniciativa personal del auditor en la ejecución de los pasos o procedimientos contemplados en estos programas. 4. b) Área de análisis 1. para ser útiles en la evaluación de las operaciones de una empresa..Facilita la supervisión del examen..Métodos o fuentes de la información. para su compresión por parte del personal que aplicará este programa. Los programas de auditoría. 11...Propósito del examen.Alcance del examen. 4.Permite efectuar el seguimiento de los plazos para la ejecución de la labor encomendada a los auditores. Los aspectos que ameritan una explicación más amplia de sus características.Responsable o responsables de la ejecución del paso o procedimiento. 6. 80 LIC..... 3. CARACTERÍSTICAS DE LOS PASOS O PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA Cada programa de auditoría debe contener las siguientes partes: a) Área de identificación 1.Razón social de la entidad o empresa.AUDITORÍA OPERATIVA 2. 2.. 4.Pasos o procedimientos a desarrollar.Fecha de conclusión del examen.. 2.

. con el propósito que los responsables de su ejecución comprendan de manera plena la naturaleza de la instrucción. Se espera un alto rendimiento del profesional encargado de su aplicación. por la connotación de orden o mandato que tiene cada paso o procedimientos.AUDITORÍA OPERATIVA 12.Los pasos o procedimientos se deben formular en términos positivos y no de preguntas.Los programas de auditoría son papeles de trabajo. se debe indicar las posibles fuentes y métodos para la obtención de información. GUSTAVO GIL .. 13. 4. control y referenciación. buscando que de su aplicación se obtenga el máximo beneficio. por consiguiente se deben aplicar. normas referentes a identificación. 14. en su preparación. deben ser preparados de manera específica.Justificar la incorporación de un paso o procedimientos en el programa de auditoría. 3. En su contenido y diseño se deben cumplir los siguientes criterios: 1. 3.Cada paso implica la aplicación de una o varias técnicas de auditoría. excepto el de auditoría preliminar o diagnostico.. debe ser estructurado de manera completa..Los programas de auditoría. PASOS O PROCEDIMIENTOS A DESARROLLAR Los pasos o procedimientos a aplicar consisten en las instrucciones específicas para llevar a cabo el examen. NORMAS PARA LA PREPARACIÓN DE PROGRAMAS DE AUDITORIA En la preparación de programas de auditoría se deben aplicar las siguientes normas: 1. 2. enunciados en términos positivos y no de preguntas. MÉTODOS O FUENTES DE LA INFORMACIÓN Con el propósito de obtener un máximo rendimiento del personal encargado de la aplicación del programa de auditoría.En cada paso o procedimientos se deben establecer claramente la labor a realizar y las causas y motivos de su inclusión. que es en esencia una instrucción. 2.. 4. 5.Se debe escribir en tercera persona.. para de esa manera evitar la inclusión de procedimientos innecesarios...Los propósitos del examen se deben revelar en los términos más específicos posible y deben ser fáciles de comprender y alcanzables por los auditores.Cada paso. supervisión. 80 LIC..

7.... que éste tenga. 8. 10. hasta lograr desarrollar plenamente el hallazgo de auditoría. área. 1.Los pasos o procedimientos deben implicar el uso y aplicación de una o más técnicas e auditoría.. 2. se considera de utilidad preparar un Memorándum de Planificación que comprenda información introductoria de carácter general referida a la empresa.. DE AUDITORÍA PRELIMINAR O DIAGNÓSTICO 80 LIC. 15.Evitar la duplicidad de pasos o procedimientos. función..Programa de auditoría preliminar o diagnóstico 3.. 9.. etc.AUDITORÍA OPERATIVA 6.PROGRAMA PRELIMINAR: Por las características de la evaluación a practicar y el tipo de información que se precisa..Los programas deben ser flexibles.Programa de auditoría para el desarrollo de áreas críticas.En la aplicación de los pasos o procedimientos se debe tener permanentemente en cuenta los atributos de los hallazgos de auditoría. programa. este programa es de carácter estándar con un formato más o menos similar.Los pasos o procedimientos deben ser estructurados en forma secuencial y de ser posible bajo el criterio de prioridad o importancia. necesidades y objetivos formulados.MEMORÁNDUM DE PLANIFICACIÓN: En atención a lo señalado en las normas de auditoría. lo que está sujeta al grado de complejidad. se deben diseñar programas adicionales. permitiendo la aplicación de iniciativas y criterios utilizables en las circunstancias.Memorándum de planificación 2. GUSTAVO GIL .PROGRAMAS DE AUDITORÍA PARA EL DESARROLLO DE ÁREAS CRÍTICAS: Con base en los resultados de la auditoría preliminar. de acuerdo con las peculiaridades. CLASES DE PROGRAMAS DE AUDITORÍA OPERATIVA Los programas de auditoría operativa pueden ser de las siguientes clases: 1. bajo examen.. 3.

GUSTAVO GIL .AUDITORÍA OPERATIVA En estos programas se debe evaluar y profundizar el estudio de los posibles hallazgos identificados. determinando si una situación requiere acción correctiva. 80 LIC. y si el asunto de hecho es de tal importancia que merezca tal acción y determine la acción correctiva a ser recomendada o su discontinuación por ser irrelevante.

En el marco interno la información a recopilar se refiere a los antecedentes históricos de la empresa. Una revisión general de la información obtenida durante el diagnóstico preliminar. cuyo resultado será utilizado posteriormente. con base en los cuales se pueda comenzar a planificar el trabajo de auditoría y hace planes para la revisión detallada. sean estos internos o externos. Y otros puntos importantes de las operaciones que realiza. social y cultural en el que la empresa desarrolla sus actividades. Debe ser un proceso relativamente rápido de recopilación de información. político. efectividad y economía en la realización de sus operaciones. LIC. el modelo de organización y los valores con que cuenta tales como la cultura empresarial. permitirá al auditor contar con la información sobre el contexto económico. lo más rápidamente posible. documentos y otros materiales. Un punto importante para levar a cabo un efectivo estudio es realizado rápidamente. Un diagnóstico preliminar no deberá ser un proceso largo y tedioso. Este procedimiento permite un enfoque ordenado hacia el planeamiento y logro de los objetivos de la auditoría y facilita la utilización de los esfuerzos en las áreas en que pueden ser más beneficiosos. que sirvan como instrumento de trabajo para el planteamiento de las futuras fases de la auditoría. Sin embargo. para que sean consideradas en el momento de decidir en qué áreas. legal. sobre los mercados en los que influye.AUDITORÍA OPERATIVA PRIMERA ETAPA ALCANCE Y CONTENIDO DEL DIAGNÓSTICO PRELIMINAR El propósito del estudio preliminar es obtener información de todos los aspectos importantes que rodean las operaciones de la empresa. debe documentarse cualquier indicio de serias deficiencias encontradas en las operaciones durante esta parte del trabajo. El objetivo es acumular información útil en corto tiempo con base en cual se puedan hacer planes para revisar y probar la eficiencia. GUSTAVO GIL 80 . Durante esta fase de trabajo no se debe perder el tiempo en demostrar la existencia de deficiencias. Dicha información debe ser reunida de manera utilizable y de fácil asimilación en la forma de papeles de trabajo. los recursos con los que opera. visión y misión. procesos o actividades se requiere un examen más detallado y profundo. caracterizado por una laboriosa lectura de manuales.

se debe considerar. de la complejidad de las operaciones. el posible efecto que la dinámica de las operaciones y actividades de la empresa tengan en la calidad de la información recopilada. GUSTAVO GIL . procedimientos y métodos que se utilizarán - Establecer los indicadores que se emplearán Objetivos del Examen 80 LIC. ALCANCE Y PROFUNDIDAD DEL ESTUDIO PRELIMINAR El alcance y profundidad de este estudio depende de si es una primera auditoría o auditoría subsecuente. del conocimiento previo de la entidad. etc. Sin embargo. el estudio preliminar posiblemente consista en una actualización y revisión del archivo permanente de papeles de trabajo. tipo de actividad y naturaleza de las operaciones de la empresa. Esta documentación no se revisa en detalle hasta el momento que se considere apropiado durante las fases siguientes. CRITERIOS A SER CONSIDERADOS PARA LA REALIZACIÓN DIAGNÓSTICO PRELIMINAR DE LA FASE DE La información que podría ser recopilada durante la ejecución de esta fase. En cambio. se recomienda considerar los siguientes elementos: DETERMINACIÓN DEL PROPÓSITO DEL EXAMEN Se debe fijar: - Los objetivos de examen Fijar el alcance general Áreas de estudio que deben ser considerados en el examen. estará en directa relación con las características. Si es primera auditoría será conveniente seguir las orientaciones que se dan en este capítulo dependiendo el grado de la profundización de la experiencia del auditor. técnicas. primera fase de la auditoría operativa. Para efectos de la consideración del alcance de la fase de diagnóstico preliminar. se si trata de una auditoría subsecuente.AUDITORÍA OPERATIVA La documentación obtenida durante el trabajo preliminar deberá ser utilizada para iniciar el archivo permanente de papeles de trabajo.

del planteamiento económico. abarca todas las funciones. ALCANCE GENERAL De acuerdo con normas de auditoría. Sin embargo. La objetividad con que se plantee el alcance permitirá tener mejores resultados al término de la evaluación. las características del consumo. Se enumeran algunas áreas de estudio. y otros de naturaleza similar. estos son: Económico Es un análisis del marco económico general.AUDITORÍA OPERATIVA Se deberá definir los objetivos del examen. su ubicación y disponibilidad. se debe considerar la política básica de auditoría operativa que señala: que los esfuerzos se deben aplicar a aquellas actividades y procesos donde la posibilidad de mejorar o cambiar. Áreas de Estudio a ser considerados en el examen. actividades y procesos que ejecuta la empresa. la política fiscal y tributaria. sea más perentoria. 80 LIC. El tipo de recursos naturales. Con base en esta información se debe realizar un análisis de los factores del entorno empresarial. Se podría también establecer el alcance del examen. procedimientos y métodos que se utilizarán. en el que actúa la empresa. La realización de estos estudios dependerá del ramo. volumen operacional y la actividad de la empresa de que se trate. con base en los requerimientos y necesidades de los ejecutivos de la empresa. que se puede realizar durante la etapa de ejecución del examen. que son potenciales y adversos para la empresa. social. Comprendería: Entorno Empresarial Se debe obtener información sobre el contexto económico. Identificación del perfil y fuerzas que compiten en el mercado. técnicas. cultural y demográfico en la que la empresa desenvuelve sus actividades. en una primera instancia. así como el alcance que en cuanto a requerimiento se refiere. el alcance del examen es integral. GUSTAVO GIL . político legal. porque constituyen la base que orienta todo el proceso de evaluación. Constituyen los fines a los que se orienta cada una de las actividades que se ejecutarán en el curso del examen.

la función social que cumple y el crecimiento histórico. su cantidad. sexo. la forma de pensar de los individuos que trabajan en ella. Base Legal Se debe obtener información y analizar la Minuta de Constitución. Se trata de determinar principalmente el tipo de sociedad en que se encuentra enmarcada el país y la empresa. distribución. valores y normas de la sociedad. Los aspectos a considerarse son: LIC. su educación y al medio en el que se han desarrollado. Demográfico En relación con las características de los recursos humanos. Se debe considerar el tiempo transcurrido de la creación de la empresa a la fecha y determinar su vigencia y la de sus reglamentos y contrato. Si se trata de una empresa del sector público. Características Geográficas Se debe obtener informador sobre las características del medio geográfico en que desarrolla sus actividades la empresa.AUDITORÍA OPERATIVA - Legal La constitución política del país. GUSTAVO GIL 80 . haciendo hincapié en los logros obtenidos. las disposiciones tributarías y de control de las empresas. así como posibles conflictos en el pasado y las formas de solución encontradas. Antecedentes Históricos Se debe preparar un resumen de los antecedentes históricos de la empresa. Cultural Se consideran los antecedentes históricos. se considerará la disposición legal que determinó la creación de la entidad. concentración y urbanización. y determinar el impacto en las operaciones de la empresa. Estatutos y otros documentos de la empresa y determinar si su propósito inicial resulta actual. ideológicos. Dicho relato debe permitir tener una perspectiva adecuada de las características de la empresa en su pasado y presente.

Aspectos Económicos Se debe obtener información y practicar un análisis de la situación económica de la empresa con su propósito de conocer los siguientes aspectos: - Características del mercado en el que opera la empresa Posibilidades económicas de participación en el mercado Determinar el lugar que ocupa la empresa dentro de la comunidad económica a la que pertenece Sistema de Planteamiento El propósito es obtener información sobre las características del sistema de planeamiento implementado por la empresa. participación compartida multigrupal. Determinación de la confianza. energía eléctrica. Determinación de los procedimientos que se aplican en la empresa. creencias. agua. - Mecanismos de seguimiento de objetivos y políticas. combustibles.AUDITORÍA OPERATIVA Características del Clima - La distancia a los centros productivos e industriales de aprovisionamiento de insumos de la producción - Facilidades para la contratación de recursos humanos y obtención de materiales Cercanía a los mercados de consumo Facilidades en el transporte de los productos terminados e insumos de la producción Acceso a los servicios públicos como teléfono. La congruencia de la organización con los objetivos y metas establecidas. interdependencia. responsabilidad. Oportunidades de las decisiones. Sistema de Control Interno 80 LIC. en los siguientes aspectos: - Características formales del modelo de organización. GUSTAVO GIL .

GUSTAVO GIL . contratación. para el efecto se debe abarcar los siguientes aspectos: - Características el sistema implantado en los procesos de: reclutamiento. la empresa debe establecer los mecanismos para su identificación. procedimientos y prácticas. para realizar el control interno. antigüedad. por lo que será necesario obtener información respecto a suficiencia y efectividad de control y las características del control interno y específicamente a los siguientes componentes: - Entorno de control. la realización de actividades supone la existencia de un riesgo. - Información y comunicación. uno de los más valiosos en la empresa. introducción y desarrollo. - Actividades de control. - Evaluación de riesgo. Políticas de sueldos y salarios Características de clima o ambiente laboral Características de las relaciones sindicales - - Evaluación de los recursos físicos 80 LIC. vinculadas con las características de un adecuado sistema de información gerencial.AUDITORÍA OPERATIVA El sistema de control interno es un medio para dar eficiencia a las operaciones de la empresa. selección. Sistemas y procedimientos de evaluación del personal Políticas motivacionales La existencia y aplicación de programas de capacitación y adiestramiento Información referente a los índices de rotación. y el grado de compromiso del personal en su aplicación y cumplimiento. formación y otros relativos al caso. las prácticas de evaluación periódica para mejorar el sistema de manera permanente. Características del Sistema de Personal El propósito es de tener información y documentación sobre la modalidad de administración de estos recursos. - Supervisión. análisis y tratamiento. que se identifican con la aplicación de políticas.

tiempo de entrega. Obtener información sobre la evaluación de estos bienes. para tal efecto se debe indagar sobre: - Las características de la base de datos de proveedores Las políticas de compras aplicadas a la fecha Las modalidades y condiciones de compra de insumos para la producción: precio. mobiliario e inmuebles. - Políticas y prácticas para la administración de los inventarios. equipos. - Efectuar una inspección sobre el área y distribución de estos bienes. y preparar estados comparativos. descuentos. - Precisar las políticas y procedimientos de mantenimiento de bienes de uso y de producción Sistema de Comercialización LIC. graficar el o los sistemas de producción. La recepción y almacenamiento de producto Sistema de Producción Se debe obtener información relativa al sistema de producción utilizado por la empresa. Sistema de Compras y Suministros Se trata de obtener información sobre los procedimientos que se utilizan para la realización de las compras. crédito.AUDITORÍA OPERATIVA Se obtendrá información sobre el volumen y características de los recursos físicos con que cuenta la empresa y comprende los siguientes elementos: - Características y configuración de las instalaciones. programación y control de la producción. aplicados por la empresa Realizar una visita de inspección y observación a las instalaciones Obtener información referente a los costos de producción. por tipo de producto. básicamente en los siguientes aspectos: - Características del sistema de planeamiento. por lo menos los tres últimos años. De ser posible. devoluciones y calidad. GUSTAVO GIL 80 . de por lo menos los últimos tres ejercicios.

GUSTAVO GIL . comparativos de por lo menos los tres últimos ejercicios Estados de costos operativos. Considerando: • • • Proceso de control presupuestario La metodología de planeación presupuestaria Prácticas para la elaboración del presupuesto Criterios de distribución del presupuesto por áreas y actividades Procesos de control del presupuesto Procesos de cierre y evaluación del presupuesto • • • - Estructura de las inversiones Composición de los bienes de capital Composición de las obligaciones por créditos obtenidos 80 LIC. - Métodos para la planeación de las ventas Características del presupuesto de ventas Obtener las políticas de ventas que se aplican Obtener los estudios de mercado actual y potencial. por similar período Estados de ejecución presupuestaria por similar período.AUDITORÍA OPERATIVA Se determinan la posición de la empresa en el mercado y el grado de competitividad. si existen Procedimientos para el establecimiento de los precios de venta de los productos Información sobre los costos de publicidad y promoción Métodos de distribución de los productos al consumidor Impacto de la competencia en las actividades de la empresa Los requerimientos de información sobre este sistema son básicamente los siguientes: - Los tipos de sistemas de información con que se cuenta Características del sistema de información contable y financiero Nivel de automatización de los sistemas Recursos Financieros La información a obtener tiene relación con los siguientes aspectos: - Estados Financieros.

Impacto Ambiental Se debe obtener información sobre los siguientes aspectos: . . personal externo.Grado de divulgación y comunicación de esta política entre los empleados de la empresa .Las medidas adoptadas para evitar o disminuir daños a la salud y al ambiente.AUDITORÍA OPERATIVA La información analítica financiera que se presente deberá contemplar comparativa detalladamente los distintos conceptos que integran los estados financieros. Algunos son: - Informes y estudios emitidos sobre las actividades de la empresa. por funcionarios de la empresa. 80 LIC. . Conocimiento de la existencia de problemas no resueltos por la empresa Impacto del avance tecnológico en la rama de actividad de que se trate y su impacto en el mercado - Técnicas de Apoyo Las técnicas son los métodos prácticos de investigación que el auditor utiliza para lograr obtener la información necesaria para poder emitir opiniones y recomendaciones objetivas. La intención al seleccionar los métodos debe ser formar un esquema que sirva de base para organizar y sustentar los resultados. GUSTAVO GIL . proyectos y servicios. Estos métodos son elementales en la aplicación del estudio y no pretender limitar al auditor a usar otros. magnitud e impactos medioambientales aplicables.Estudios sobre naturaleza.Indagar respecto a sí se ha establecido y mantiene al día la empresa procedimientos para identificar los aspectos medio ambientales de sus actividades. así como. Aspectos Adicionales Estos requerimientos de Información se determinan considerando las características y necesidades de cada empresa. así como aquella información que a juicio del auditor sea conveniente desglosar. que permitan obtener la información necesaria y tener pruebas y evidencias de los hechos y circunstancias inherentes de lo evaluado.Política medioambiental que se aplica en la empresa . esta información será útil para que el grupo pueda emitir una opinión de la situación de la empresa. y con otros requisitos que la empresa suscriba. Se deben usar sólo los métodos prácticos de investigación.

normas. las técnicas o instrumentos de análisis están en relación con la factibilidad de su aplicación y de la actividad a giro de cada empresa particular. se facilita en gran medida el examen de auditoría y los hallazgos del examen estarán respaldadas con evidencia suficiente y competente y por consiguiente. Esta comparación proporciona evidencias sobre si las operaciones son ejecutadas de manera económica. En lo posible. defendibles. políticas. proceso. Cuando la empresa no cuenta con un sistema de medición. convenios y reglamentos Leyes. Los mismos que se deben acordar y encontrar puntos de coincidencia con los responsables de la actividad operativa sujeta a evaluación y de esta manera eliminar posibles desacuerdos. ratios y otros similares. de los que se derivan las recomendaciones. indicadores. 80 LIC. las fuentes de las normas de evaluación serán básicamente las siguientes: - Contempladas en los planes.AUDITORÍA OPERATIVA La elección. Fuente de las Normas de Evaluación Para efectos de la auditoría se debe relacionar la ejecución real (condición) con las normas establecidas (Criterio). para facilitar la interpretación. etc. eficiente y efectiva. Para que la evaluación sea objetiva hay que establecer criterios de medición y de esta manera se elimine cualquier criterio subjetivo. con el propósito de establecer desviaciones o hallazgos. GUSTAVO GIL . Indicadores para la evaluación Si la empresa cuenta con un sistema de medición de sus actividades traducido en estándares. se deberían establecer en términos cuantificables. procedimiento. Comparaciones con otras empresas o actividades - - internas similares. los criterios de medición. directivas e instrucciones Experiencias administrativas Sentido común Resultados de sedes o estadísticas históricas. obliga al auditor el diseño de los indicadores principales de la función. objetivos y metas Contenidas en contratos de obras o servicios. Para efectos del examen.

procedimientos administrativos. el auditor puede tomar decisiones más reales acerca de la naturaleza acerca del examen profundo de áreas críticas identificadas para lograr los objetivos estableados . efectividad y economía con las actividades se ejecutan e identificar las posibles debilidades importantes que pueden requerir un examen más detallado.También será útil al hacer un estimado de los requerimientos de un personal adicional. Esta fase constituye el medio por el que se logran los objetivos de la auditoría. dirigir los esfuerzos de auditoría hacia las áreas en que se necesita cambiar o mejorar el sistema políticas métodos. lo cual será útil para identificar aquellos asuntos para los que se requerirá más tiempo y esfuerzo al hacer un examen más profundo. se desarrollan hallazgos. OBJETIVOS DEL EXAMEN PROFUNDO El propósito del examen profundo de áreas críticas. En algunos casos. Con la obtención adicional. etc. operación. Tal información representa la base del informe y otras comunicaciones relacionadas con los resultados de la auditoría.AUDITORÍA OPERATIVA SEGUNDA ETAPA EXAMEN PROFUNDO DE LAS ÁREAS CRÍTICAS Concluida la primera fase del diagnóstico preliminar. GUSTAVO GIL . probablemente se necesita más información antes de determinar si es necesario un examen más detallado. llegan a conclusiones y se hacen recomendaciones. se hace necesario. programar el trabajo y fijar plazos para la determinación de la labor de auditoría y presentación del informe. de acuerdo con la política básica de auditoría operativa. el objetivo es evaluar la eficiencia. el auditor debe acumular información adicional sobre la operación y funcionamiento de los diferentes componentes de la actividad de la empresa ya existentes. Según lo indicado en la primera fase. 80 LIC. programa. durante la primera fase se abran encontrados indicios de serias debilidades operativas o importantes efectos adversos en determinada área o actividad Sin embargo. Como resultado de labor ejecutada en esta fase se obtienen datos. el análisis de la información general obtenida durante el estudio preliminar. incluye el desarrollo apropiado de los hallazgos detectados por la auditoría. es útil para identificar áreas o actividades en las cuales la existencia de una debilidad en la gestión puede afectar seriamente los intereses de una actividad. Durante esta fase. se forman opiniones. establecidos como tarea específica.

etc. inapropiadas o insatisfactorias en la utilización de los recursos aplicados en las operaciones y examinar las deficiencias operantes. mejoradas. dependerá de la importancia del hallazgo y de la racional utilización de los recursos humanos en función de los distintos factores implicados. Loe objetivos específicos de la auditoría que se logran por medio de un examen profundo de las áreas críticas. procedimientos. objetivos de la operación o función bajo examen. con que lleva a cabo la operación o función bajo examen en si o los posibles defectos de tal operación o función sobre las operación y examinar las deficiencias operantes. Para una efectiva labor de auditoría se requiere un conocimiento de los sistemas. ni tampoco es necesario un examen de tal magnitud. El grado de énfasis dado cualquiera de las áreas críticas. metas. Como requerimiento general debe considerarse la eficiencia de los sistemas. procedimientos. El auditor puede cumplir con su responsabilidad por medio de la revisión y prueba del funcionamiento adecuado de los sistemas. Este tipo de trabajo se utiliza para conocer y evaluar su efectividad en relación con las actividades que han sido asignadas. métodos. El alcance de este requerimiento es tan amplio como el alcance de cada auditoría en particular. procedimientos. procedimientos. El examen debe incluir una investigación de las causas y resultados de acciones por decisiones administrativas específicas. Durante estos exámenes el auditor debe estar alerta para encontrar prácticas antieconómicas. 80 LIC. simplificadas o cambiadas. Una posible conclusión a la que podrían llegar los auditores después de efectuar casi todo un examen profundo a las áreas críticas es aquella relacionada con la eficiencia. prácticas. propósitos. políticas genérales y especificas aplicables a la actividad. prácticas y métodos que proporcionan un grado razonable de control de las operaciones ejecutadas. GUSTAVO GIL . prácticas. A través de un examen lo suficiente profundo como para poder emitir y respaldar opiniones apropiadas sobre la efectividad de las operaciones y lograr identificar y revelar las debilidades que en el interés de la entidad deben ser corregidas. varían seguís naturaleza y características de la tarea. prácticas o métodos a desarrollar ampliamente todos los aspectos que para los auditores denotan ineficiencia.AUDITORÍA OPERATIVA No es factible examinar las operaciones efectuadas. Las prácticas administrativas implican la aplicación de sistemas.

Después de seleccionar actividades que serán examinadas durante la auditoría. es indispensable que lo haga esa persona? ¿Qué factores incluye en las operaciones. Este examen debe ser lo suficientemente profundo como para obtener información práctica acerca de lo siguiente: ¿Qué se está haciendo? ¿Por qué se está haciendo. Los modelos tradicionales de administración seguidos por las empresas. responsables y vinculados con la actividad sujeta a la evolución. ENFOQUE PRÁCTICO DEL EXAMEN DE ÁREAS CRÍTICAS Un enfoque satisfactorio para una revisión y evaluación de la naturaleza. procesos y practicas involucradas. se puede mejorar. están presentando grandes deficiencias para adaptarse a entornos altamente competitivos. operaciones. es necesario hacer? ¿Por qué se hace ahí. También se podrían identificar las debilidades operacionales por medio del examen de informes gerenciales e indagación a los funcionarios. prácticas. métodos. porque no en otro lugar? ¿Cómo se está haciendo. es la única manera de hacer? ¿Quién lo hace. así como inspecciones de las actividades. procesos y actividades sujetos a examen. es mucho más satisfactoria que una revisión detenida y general de los manuales de políticas y procedimientos de una entidad o una 80 LIC. basándose en la información obtenida durante la primera fase. GUSTAVO GIL . por que se hace de ese modo. Específicas relacionadas con los sistemas. simplificar. efectividad y utilidad de los sistemas. etc.AUDITORÍA OPERATIVA Esto implica organizar a la empresa para que no exista ninguna pérdida de tiempo durante el proceso de producción de bienes o servicios. se debe hacer un examen detallado y directo de algunos procedimientos. es ahí donde comienza los problemas del viejo paradigma: Las empresas tradicionales no están estructuradas para ofrecer rapidez. por qué esa persona. turbulentos y cambiantes. suprimir o cambiar? Este método de revisión permite a los auditores determinar los procedimientos realmente seguidos y las políticas aplicadas por la entidad con relación a operaciones específicas. es revisar los procedimientos y prácticas realizadas realmente en operaciones y transacciones específicas. se necesita evolucionar a modelos más dinámicos y flexibles capaces de asimilar los nuevos entornos empresariales y hacer más competitivas a las empresas.

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eventual selección de operaciones especificas sometidas a exámenes para determinar si se está cumpliendo con las políticas o procedimientos prescritos. Un excesivo estudio de los manuales de empresa, sin hacer referencia a las operaciones reales no conduce a una auditoría eficiente y efectiva. La experiencia ha demostrado que el enfoque directo da como resultado una identificación más rápida y eficiente que las debilidades y deficiencia que requiere que un examen más profundo por lo tanto la revisión de los sistemas, políticas, procedimientos, métodos, etc. Que gobiernan las actividades de una empresa, se hará normalmente basándose en un examen directo de las actividades, operaciones, transacciones o proyectos seleccionados. El enfoque directo, exige una actitud analítica, mente abierta y libre de perjuicios para detectar situaciones conducentes a eliminar combinar, mejorar, simplificar y en su caso cambiar algún o algunos de los métodos, practicas, procedimientos, sistemas actividades y procesos. Se debe tomar en cuenta debidamente la circunstancia especial y los objetivos establecidos para cada auditoría, al determinar la naturaleza y alcance del examen. Por lo tanto, no se puede establecer reglas rígidas con relación al trabajo que deben efectuarse o las técnicas que pueden utilizarse en esta revisión, el juicio e ingenio de los auditores juega un papel importante en esta labor y su enfoque debe concordar con cada situación. El examen directo de las operaciones se realiza con el propósito de lograr que las operaciones de la empresa se realicen con eficiencia, efectiva y economía; esto se logra eliminando, combinando, simplificando o cambiando las actividades, procedimientos, métodos, practicas, etc. En actual aplicación por parte de la empresa. SELECCIÓN DE OPERACIONES Y ACTIVIDADES ESPECÍFICAS La naturaleza de las operaciones o transacciones que han de revisar dependerán de la naturaleza de los objetivos y metas de la evaluación y del análisis que haga de los componentes importantes de las actividades bajo exámenes, basados en el trabajo de la fase uno. El método de seleccionar operaciones específicas y rastrearlas a través de su procedimiento dentro de la empresa, permite conocer los procedimientos realmente seguidos en las actividades o procesos y si estos son acordes con los objetivos, políticas y normas aplicables a la empresa.

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Las operaciones son actividades seleccionadas para el análisis y revisión, deben ser representativas y deben incluir cualquier asunto importante fuera de lo común con este proceso, el número o muestras seleccionadas para este tipo de estudio, es menos importante que su carácter representativo. Para efectos del análisis de operaciones se debe considerar las siguientes interrogantes: QUIEN • ¿Quién lo hará? • ¿Por qué? • ¿Quién debería hacerlo? • ¿Quién otro debería hacerlo? QUE • ¿Qué se está haciendo? • ¿Qué debería hacerse? • ¿Qué otra cosa podría hacerse? • ¿Qué otra cosa debería hacerse? DONDE • “¿Dónde se hace?” • "¿Dónde debería hacerse?" • "¿Dónde podría hacerse?" • "¿En qué otra parte debería hacerse?" CUANDO • "¿Cuándo hacer?" • "¿Cuándo se hace?" • "¿Cuándo podría hacerse?" • "¿Cuándo debería hacerse?" • "¿En qué otro momento debería hacerse?" PORQUE

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• "¿Por qué se hace?" • "¿Por qué hacerlo en ese lugar?" • "¿Por qué en ese momento?" • "¿Por qué de esa manera y forma?" • "¿Por qué en esa actividad?" • "¿Por qué no en otra actividad?" COMO • "¿Cómo se hace?" • "¿Cómo debería hacerse?" • "¿Cómo podría hacerse de otra manera?" • "¿Cómo se podría eliminar, cambiar, combinar o simplificar lo que se hace?" En la revisión y evaluación se deben tomar en cuenta los siguientes factores generales, considerando los aspectos mencionados anteriormente: Si los sistemas, políticas, actividades, procesos, procedimientos y prácticas ejecutadas y aplicadas en la realidad, están en conformidad con lo planeado por los ejecutivos. Si el sistema de control interno y los procedimientos aplicados proporcionan un control satisfactorio de los recursos físicos, financieros y humanos. Si las practicas aplicadas dan corno resultado la promoción o protección de los de la entidad, tomando en cuenta todos los factores. Los factores específicos que deben considerarse durante esta revisión sobre los logros obtenidos, niveles de productividad, eficiencia operativa, cumplimiento de políticas, normas y otros establecidos por los ejecutivos, incluyen:  Grado de efectividad de la planeación para anticipar problemas.  Uso de los recursos con eficiencia, efectividad y economía.  Vigencia de la misión y visión de la empresa.  La cultura y el clima empresarial.  Posibles acciones de duplicidad de esfuerzo.  Uso inapropiado o indebido de fondos disponibles.
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Si se toma en cuenta esta clase en factores durante la revisión. lo cual resulta en interpretaciones inapropiadas e incompetentes. • Permitir el establecimiento del alcance y profundidad de las pruebas a ser aplicadas en la siguiente fase. utilidad y oportunidad del sistema de información gerencial.  Carencia de normas y/o inadecuada aplicación de mismas existentes que impiden la evaluación de los logros. RESULTADOS ESPERADOS DE LA EJECUCIÓN DE ESTA FASE Los resultados esperados se traducen en: • Identificación de las áreas críticas o problemática de mayor significación y que merezcan un examen más profundo y cuyos resultados podrían conllevar a beneficios importantes. tanto auditores con especialidades específicas y personal de apoyo especializado.  La precisión.  Capacidad e idoneidad del personal.  Atrasos en el trabajo y formas de combatirlos. como de asistentes o auxiliares.  La existencia de productos defectuosos y sus implicaciones en los costos. actividades.  El grado de utilización de los recursos materiales.  Unidad de operaciones o de servicios innecesarios o ineficaces con relación a su costo de mantenimiento. especialmente con referencia a las debilidades o deficiencias encontradas. utilización de recursos y servicios y otros factores que requieren evaluaciones administrativas continuas. financieros y humanos. procedimientos y prácticas. se puede obtener un conocimiento plano y total de forma en que se efectuarán las operaciones bajo revisión y una percepción de la efectividad de los sistemas.  Características de la estructura organizacional. confiabilidad. eficiencia. 80 LIC. además. • Facilitar la determinación de los recursos humanos necesarios a ser aplicadas y utilizados durante la siguiente fase o por parte de ella. procesos. Tal conocimiento es esencial para una auditoría eficaz.  Falta de claridad en los procedimientos escritos.AUDITORÍA OPERATIVA  Falta de aceptación de responsabilidad. producción. GUSTAVO GIL . este tipo de resultado de una revisión proporciona una base para el planeamiento del trabajo necesario al examinar la efectividad y utilidad de los controles según procedimiento prácticos y métodos de la entidad.

aumentando auditores tanto como para utilizar especialistas en áreas técnicas especificas. GUSTAVO GIL . Los auditores a través de la experiencia y su propio desarrollo. es esencial haber determinado las condiciones actuales. reflexión y planificación del resto del examen es quizá una de las funciones más importantes del auditor jefe de equipo. él no debe tornar decisiones en forma aislada sobre las posibles áreas críticas. de acuerdo a las circunstancias. este momento de pausa. Al elaborar el programa siguiente. con los funcionarios apropiados de la unidad misma. Tratando de lograr sobre la base de consideraciones de todos los elementos de juicios posibles. Sin embargo. identificando y seleccionando aquellas áreas críticas o problemáticas más importantes que con el tiempo y recursos disponibles permitirán su examen en la profundidad necesaria. • Si su importancia merece dicha acción y su correspondiente costo • Si la acción debe ser tomada. En esta fase se amplía el equipo de auditoría de acuerdo a las necesidades específicas. AI terminar la ejecución del programa de auditoría de esta fase es necesario considerar en forma objetiva la importancia relativa de las posibles desviaciones observadas y su impacto en las operaciones. normalmente pueden 80 LIC.AUDITORÍA OPERATIVA • Permitir estimar el tiempo requerido para completar el examen y presentar el informe. El examen profundo de las áreas críticas constituyen entre el 80 y 90% de las labores de auditoria operacional y obviamente es la fase más importante. Tiene que discutirla con los miembros del equipo de auditores que han participado en la primera fase con el auditor supervisor y lo más importante. En esta fase se desarrollan completamente los hallazgos significativos relacionados con cada área crítica escogida para el examen profundo al concluir la segunda fase. • Su naturaleza general. cuyos resultados se presentaran en mayor beneficio para la entidad. el efecto negativo y la causa o causas que motivaron cada desviación o problema identificado. En efecto. como para desarrollar e informar sobre los hallazgos correspondientes. la selección de las áreas para el examen profundo. es necesario incluir procedimientos respecto a cada área crítica para determinar: • Si realmente requiere acción correctiva. los criterios de comprobación y evaluación.

organización y contenido del informe. a través del planeamiento de la estructura. si no utilizar sus servicios con precisión y únicamente cuando sea necesario. así como el planeamiento de la conferencia o conferencias finales.AUDITORÍA OPERATIVA cubrir la mayoría de las áreas críticas y las necesidades de obtener evidencia e información. Al terminar esta fase es necesario programar la ejecución de la siguiente fase. GUSTAVO GIL . Deben cuidarse de no intentar utilizar especialistas de apoyo como muletas para cargar con el peso del examen profundo. Los especialistas pueden ofrecer asesoría técnica sin la necesidad de participar en el trabajo de campo (por ejemplo: abogados e ingenieros). 80 LIC.

unidad. Efectivamente un hallazgo es algo que se encuentra. Es el resultado de recopilación.  Conclusiones basadas en análisis de los hechos y de información concernientes a estos hechos.. Como podrá advertirse un hallazgo es el resultado de información desarrollada. El resultado de la comparación puede emerger instantáneamente a ser el producto de un proceso más o menos largo y complicado. que él en cierto sentido descubre y pone en conocimiento de otros. actividad. GÉNESIS DE HALLAZGOS Un hallazgo de auditoría comienza a tomar forma a partir de un proceso de comparación entre algo que se percibe o capta y punto de referencia que generalmente consiste en formas preconcebida de existencia o realización. síntesis y evaluación de información pertinente a un sistema. favorables o desfavorables. función. análisis. que está fuera del auditor en forma latente o patente. porque define los resultados y todo aquello que merecerá ser comunicado a los destinatarios del informe. cuyo conocimiento se considera de enteres y utilidad para determinar personas y respecto de la que pueden formularse recomendaciones. positivas o negativas. De la realización de comparación pueden resultar coincidencias o divergencias. operación. la cual podría estar todo el tiempo ahí y posiblemente ser de conocimiento de otras personas. Estas últimas podrían ser en exceso o defecto. etc. Un hallazgo puede consistir en:  Hechos e información que podrían referirse a cosas. La palabra "hallazgo" tiene relación con el verbo "hallar" que es sinónimo de "encontrar". una situación o LIC. proceso. situaciones o relaciones. reunida lógicamente y que motiva conclusiones basadas en dicha información. Emerge instantáneamente cuando lo percibido es un hecho. potenciales o definidas.AUDITORÍA OPERATIVA TERCERA ETAPA DESARROLLO DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORÍA El desarrollo de los hallazgos de auditoría es el proceso más importante de la auditoría operativa. GUSTAVO GIL 80 .

lo que debía haberse hecho. el medio en el que opera la empresa. que se conoce como “CRITERIO”. Lamentablemente la administración no es una ciencia exacta y por lo tanto no tiene un conjunto de leyes de tipo causal como la física. Por supuesto que en la experiencia y capacidad del auditor. las tradiciones. se conoce como "CONDICIÓN" y los puntos de referencia con los que se compara los percibido o captado podría denominarse "lo que debería ser". hasta tal punto que puede determinar la calidad de los resultados el examen. la química. Sin embargo. incluso la economía. el tipo de actividad. Sobre la definición misma de administración todavía no existe acuerdo general. tales como la capacidad del administrador. ¿QUÉ ES LA CONDICIÓN? En materia de administración no se cuenta con unidades de medición para todas las posibles situaciones percibidas o captadas. Es un producto de un proceso mas o menos complicado y largo cuando lo percibido o captado no se pone en evidencia a primera vista debiendo llevarse a cabo un trabajo de identificación. Solo será posible establecer o desarrollar hallazgos importantes teniendo conocimiento o dominio de las diferentes formas bajo las cuales puede presentarse un criterio. costumbres. ¿QUÉ ES EL CRITERIO? El criterio es posiblemente el atributó clave de un hallazgo de auditoría. GUSTAVO GIL . de tal manera que para los diferentes elementos que interviene en la gestión de las empresas que no son necesariamente cuantitativa pudiendo ser de naturaleza cualitativas. etc.AUDITORÍA OPERATIVA relación real cuya forma de existencia o realización es única y generalmente aceptada. La administración opera con una serie de factores extremadamente cambiantes. dicho conocimiento y dominio no es suficiente y debe ser complementado con una buena dosis de experiencia y alta capacidad de discernimiento del auditor. lo que se encontró o lo que se realizó. 80 LIC. los elementos coyunturales. con base en las cuales las diferentes situaciones puedan medirse. se decidió nominar estos hechos con las expresión “CONDICION”. la tecnología. Hay autores que cuestionan que puede ser una ciencia. ATRIBUTOS DE UN HALLAZGO Aquello que percibe o capta podría ser "lo que es ". mientras que otros afirman que no tiene algo de ciencia y algo de arte.

así como los objetivos. Afortunadamente los ejecutivos de las empresas determinan adelantadamente las normas. • Rendimiento de la materia prima insumida por horas . 80 LIC. de la empresa. procesos. cursos de acción. a los programas e incluso ser intangibles. etc. metas. • Potencia del motor de un vehículo. • Porcentaje de mezcla de arena y cemento. • Cantidad de combustible por unidad de energía producida.AUDITORÍA OPERATIVA Por estas razones puede resultar en determinadas circunstancias bastante difícil definir un criterio. a saber: • Durabilidad de una tecla. • Capacidad ociosa. GUSTAVO GIL . • Contenido de alcohol de una cerveza. operaciones. indicadores y otros que representan los rendimientos y realizaciones deseados. • Porcentaje de rechazos internos y externos.  Normas Físicas No tienen relación con medidas monetarias y competen al aspecto operativo de la empresa. al capital. etc. hasta el extremo de no llegar a un acuerdo sobre el. Asumen expresiones cuantitativas y reflejan mediciones tales como: • Rendimiento por horas . estrategias y programas. presupuestos. • Peso de un papel. métodos. actividades. con esta base se dispone de un cuerpo de criterios que alcanzan a la casi totalidad de los sistemas. CRITERIOS Y NORMAS Las normas pueden adoptar formas concretas y referirse a situaciones físicas. procedimientos. con el empleo de materiales y bienes. políticas. a los ingresos. • Capacidad de producción.máquina. a los costos. funciones. • Porcentaje de transparencia del vidrio. estándares. También pueden reflejar calidad.máquina o unidad de producción.

Rotación de las deudas comerciales.  Normas de Costos Tienen relación con medidas monetarias y con el aspecto operativo de empresa. etc. Traducen los valores monetarios de los costos operativos. Costo por kilómetro de asfalto. Rotación de inventarios. Costo de venta por unidad producida. pasivo y resultados. Ventas por medio de vendedores. Rendimiento de la inversión Capital de trabajo. etc. Economicidad de los materiales. tales como: • • • • • • Costo directo o indirecto por unidad de producción. Gastos por publicidad y las ventas por unidad.AUDITORÍA OPERATIVA • Capacidad de memoria de un ordenador personal. etc. tales como: • • • • Ingresos por áreas geográficas. Autonomía financiera. tales como: • • • • • • • Rentabilidad operativa. Economicidad de la mano de obra. Ciclo de los inventarios. 80 LIC.  Normas de Capital Se relacionan con el capitán invertido en la empresa y su relación activo. Ingresos por kilómetros recorridos. Costo de construcción por metro cuadrado. GUSTAVO GIL .  Normas de Ingresos Son expresiones monetarias de las ventas.

 Normas de Programas Son factores que pueden utilizarse como normas objetivas para evaluar el progreso y desempeño del programa al que por su naturaleza corresponden. Están referidas al capital intelectual de la empresa. etc.  Las patentes aplicadas a fa producción. Cumplimiento da las metas de ejecución de obras.  Los canales de distribución de la producción. etc. de hecho apreciaciones subjetivas de valoración. Activos de propiedad Intelectual:  El Know .  Los secretos de fabricación utilizados. Cumplimiento de un programa de capacitación y entrenamiento. etc.  La existencia de reserva de pedidos. tales como: • • • • Desarrollo de nuevos productos que podría evaluarse por el tiempo que dura la ejecución. Cumplimiento del programa de vacunación. Incremento de la clientela. tales como: Activos de mercado:  La utilización de las marcas.  La calidad de la clientela. ni unidades físicas. Porcentaje de quejas.  La repetitividad de los negocios. etc. Devoluciones comerciales.How desarrollado por la empresa en sus operaciones.  Normas Intangibles Son normas que no se expresan ni en términos monetarios.  El grado de fidelidad de los clientes para con la empresa.AUDITORÍA OPERATIVA • • • • Cumplimiento de pedidos. GUSTAVO GIL .  Derecho de autor vigente. 80 LIC.  Modelos de servicios.  Acuerdos para el uso de licencias y franquicias.

las divergencias que superan a los niveles óptimos son convenientes en casos tales como niveles de producción o ingresos. una empresa puede aumentar sus inventarios por encima de lo previsto si se han presentado indicadores de escasez. existente. pero no lo son en casos tales como gastos.  Los métodos de dirección aplicados. como el coeficiente de producción de la línea de montaje de una fabrica para el que solo puede haber un pequeño margen de tolerancia en las desviaciones por exceso o por defecto en relación a la norma.  El liderazgo existente.  Capacidad creativa de los funcionarios. GUSTAVO GIL . etc. - Activos de Infraestructura:  La cultura empresarial vigente. También hay circunstancias especiales.AUDITORÍA OPERATIVA - Activos centrados en el Individuo:  Pericia colectiva de los empleados y obreros. el auditor debería determinar los niveles deseados que podrían alcanzar dicho rendimiento o realización.  Los sistemas de comunicación. por ejemplo. En otras palabras: ¿Qué puede considerarse como una expectativa razonable o paridad de buen desempeño o realización? Para casi todas las normas la paridad existe en el nivel "asequible"' o "tolerable" de rendimiento o realización. etc. Por lo general.  La estructura financiera.  Capacidad empresarial y de gestión.  Las bases de datos del mercado y los clientes. rebajar sus precios para hacer frente 80 LIC. PARIDAD DE LAS NORMAS No obstante que toda empresa empieza por fijar normas de rendimiento o realización óptimas. Verificar que las normas establecidas sean las adecuadas.  La habilidad para resolver problemas. Es por lo tanto reconocer que en los controles como en otros aspectos administrativos debe haber un margen de flexibilidad o elasticidad.

especialmente cuando el objetivo es evaluar o informar sobre la efectividad de un programa o actividad. si las condiciones son altamente adversas a un desempeño o realización ¿QUÉ ES EL EFECTO? Es la comparación cuantitativa o cualitativa que se establece entre la "CONDICÓN" y el "CRITERIO". se debe expresar el efecto cuantificado en dinero y otra unidad de medida. operación. Si el efecto es verdaderamente insignificante debe considerarse el no incluirlo en el informe. siempre que sea posible. Sin embargo. la flexibilidad no deberá aceptarse como una excusa para descuidar los controles o justificar el inadecuado o deficiente desempeño o realización. estándar.. Este enfoque simplifica encasilla al auditor en la más superficial recomendación de que “se cumplan las normas”. procedimiento. RESUMEN DE LOS ATRIBUTOS DE UN HALLAZGO asequible o tolerable. o es el motivo por el que no se cumplió el “CRITERIO”. ¿QUE ES LA CAUSA? Es la razón o razones fundamentales por la cual ocurrió la “CONDICION”. Sin embargo. etc. GUSTAVO GIL . ciertos aspectos como los cualitativos pueden ser expresados en tales términos. y así en casos similares. constituye un hallazgo positivo importante. En el informe. Esta comparación será identificada como: "EFECTO". La simple aseveración en el informe de que el problema existe porque no cumplió las normas no siempre es suficiente para convencer al lector. La importancia de un hallazgo de auditoría se juzga generalmente por el “EFECTO” Si el informe de auditoría presenta información sobre el efecto real o potencial. simplificado o acción correctiva para alcanzar e criterio o meta. función. El "EFECTO" es especialmente importante para el auditor en los casos que quiera persuadir a los ejecutivos de que es necesario un cambio. en todo caso. el lector puede llegar a la conclusión de que el hallazgo no es importante. El hecho de no exista ninguna diferencia entre la “CONDICIÓN” y el "CRITERIO".AUDITORÍA OPERATIVA a la competencia a sabiendas que sus estimados de ventas ya no serán los anticipados. 80 LIC. corresponderá reajustar. mejorar o cambiar la norma. etc. con cuya identificación se integra el esquema total de desarrollo pleno de un hallazgo de auditoría. tiene generalmente una significación o trascendencia positiva o negativa respecto de la actividad. con las que están relacionadas.

Para el efecto se propone un cuestionario breve relacionado con seis características que deberían reunir.AUDITORÍA OPERATIVA En conclusión. Un hallazgo debería ser: • Importante ¿El hallazgo es lo suficientemente importante como para ser comunicado a la empresa e incluido el informe? • Fundamentado ¿Está fundamentado el hecho y evidencias que figuran registrados en los papeles de trabajo? • Objetivo ¿En su desarrollo se han aplicado normas de desempeño profesional a tal punto que el hallazgo no es el resultado de prejuicios y subjetividades? • Suficiente ¿Se considera el trabajo realizado suficiente como para respaldar las conclusiones establecidas? • Convincente ¿Las conclusiones son lógicas y razonables y se desprenden claramente de los hechos presentados? LIC. los atributos de un hallazgo de auditoría y a las preguntas que se asocian a cada uno de ellos son: ATRIBUTO CONDICION PREGUNTA ASOCIADA ¿Cuál es el hecho? ¿Qué se encontró? ¿Qué es lo que percibió? ¿Qué se capto? CRITERIO EFECTO CAUSA ¿Cómo debió ser? ¿Cómo debió hacerse? ¿Cuál es el impacto? ¿Qué transcendencia tiene? ¿Por qué sucedió? ¿Cuál es la razón o razones? CARACTERÍSTICAS DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORÍA Los hallazgos de auditoría deberán someterse a lo que podría llamarse un control de calidad. GUSTAVO GIL 80 .

de la interpretación de esas circunstancias y del criterio. ya que están. una especie de sumario que debe prepararse para cada hallazgo de auditoría como paso final de su desarrollo. una para cada paso del procedimiento antes mencionado. A objeto de depurar el carácter aparente de la deficiencia o debilidad. Sera conveniente que continuamente someta el hallazgo en perspectiva al cuestionario de control de calidad antes comentado. El desarrollo de un hallazgo supone continuar la operación de recopilar información aplicando todas las técnicas de auditoría que se consideran aun necesarias. GUSTAVO GIL . Estos pasos son: • Identificación de la deficiencia o debilidad • Identificación de los criterios aplicables • Determinación del efecto y su importancia • Determinación de la causa o causas • Formulación de recomendaciones • Validez de resultados El esquema anterior es el que corresponde al más importante de lo papeles de trabajo de la auditoria: la “Hoja Resumen”. pudiendo registrar cualquier otra información que se considera necesaria a los fines de resumir los resultados y trabajos realizados a propósito de cada hallazgo. del auditor. el auditor percibe o capta la deficiencia o debilidad que parece ser importante. sujetas a la consideración de algunas circunstancias en las que se practica el examen. la somete a una serie de pasos con el propósito de continuar o discontinuar la auditoría. dependiendo de su significado. Es decir pensando permanente que este resultado habrá de ser parte constitutiva del informe. Este papel de trabajo.AUDITORÍA OPERATIVA • Completo ¿Comprende todos los atributos y estos están claramente diferenciados y plenamente desarrollados? No se puede dar definiciones a cada una de estas características. Este papel de trabajo está estructurado en secciones. PROCEDIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA Como resultado de la evaluación practicada a las operaciones de la empresa. • Identificación de la Deficiencia o Debilidad 80 LIC.

GUSTAVO GIL . será oportuno que el auditor llegue con la empresa a acuerdos sobre criterios no establecidos o sobre los que existen diferencias de opinión o interpretación. sin embargo. Posteriormente. La existencia de "CRITERIOS" definidos por los ejecutivos. estos indicadores deben ser sometidos a un análisis para establecer su eficiencia y aplicabilidad. con la activa participación de los funcionarios involucrados en el examen.. etc. de la empresa. aplicable en la evaluación y eliminar así cualquier subjetividad. • Identificación de los Criterios Aplicables El propósito de esta identificación es saber cuáles serán los "CRITERIOS". como también el conocimiento que tenga de empresas similares. ya que habrá de tomar en cuenta en su decisión factores tales como el tamaño. se debe conformar con el “CRITERIO”. los objetivos. • Determinación de la importancia Para este fin debe tomarse en cuenta los siguientes factores:  Característica de la empresa. 80 LIC. la situación actual.  Efecto de la divergencia condición – criterios La importancia de un hallazgo es algo que depende en gran medida del criterio del auditor. Una deficiencia o debilidad.  Difusión de la deficiencia o debilidad. será discontinuada o excluida del informe únicamente cuando el auditor no esté razonablemente seguro de sus conclusiones. facilita en gran medida el trabajo de los auditores y el resudado de la evacuación.AUDITORÍA OPERATIVA Este paso comprende la aplicación de técnicas de la auditoria y obtención de evidencia suficiente. permite y competente con el propósito de reunir y establecer claramente el o los hechos que conforman la “CONDUCCIÓN”. sobre la que existen opiniones o interpretaciones encontradas. En este caso de que la empresa no cuente con “CRITERIOS” definidos se deberán diseñar los mismos. la magnitud de operación. o niveles deseados de rendimiento. Al objeto de alcanzar una conducción eficiente de la auditoría.

directo o colectivo. Determinar la o las "CAUSAS" es responder a la pregunta: ¿Por qué tuvo lugar la situación adversa? Las posibles respuestas tentativas. debilidades de organización.AUDITORÍA OPERATIVA Deberá considerar adecuadamente sí la deficiencia es aislad. deficiencias materiales. lo que equivale a obtener toda la información que le concierne. tendrá que ser ampliamente demostrado. debe aplicar ampliamente su capacidad analítica para establecer su naturaleza. inconsistencia de los planes. será bastante difícil proponer recomendaciones firmes. generalmente se encuentra encubierta por información o hechos de diversa característica. de tal modo que no parezca superficial. etc. pero por si sola ser muy significativa. La importancia de una debilidad está en función del "EFECTO". cambios en el mercado. • Determinación de las Causas Determinar una causa es comprendería en todo su alcance. inmediato o mediato. que puede ser cuantificable o no. de ser posible. Las recomendaciones deben significar un verdadero apoyo y ser congruente con el cumplimiento de las metas y objetivos de la empresa. aspecto por el cual el auditor. Es también parte de este paso llegar a tener el convencimiento de que la importancia asignada por auditor a una deficiencia o debilidad. • Formulación de Recomendaciones Las recomendaciones que corresponden deben formularse de manera objetiva.. fallas de maquinaría y equipo. En pocas ocasiones es fácil encontrar la principal o verdadera "CAUSA". tanto para fines de rendimiento de la auditoría como para la aplicación oportuna de las soluciones. • Validación de Resultados 80 LIC. señalando las ventajas y posibles problemas que podrían presentarse como resultado de su implementación. defectos funcionales. que deben ser profundizadas por el auditor abarcan asuntos tales como: error humano. etc. cualquiera que sea su forma. una cuantificación de los beneficios que se espera obtener con su implementación. pero estar muy difundido a lo largo de la organización o estar muy difundida ni ser frecuente. Si no se capta aproximadamente la causa de una condición. Una deficiencia podría tener poca significación en cuanto al “EFECTO”. tangible. sino detenidamente analizada. difundida o repetitiva. es también reconocida por los propios ejecutivos de la empresa. incorrección en las mediciones. efectivo o potencial. inadecuada situación financiera. Las recomendaciones propuestas deben contener. GUSTAVO GIL .

suspender la aplicación de recursos y cualquier otro trabajo de auditoría. Sin embargo. explicando las causas de la misma. es decir. dependerá mucho de lo que el auditor según los factores que decida tomar en cuenta considere importante. en función del conocimiento más profundo que progresivamente se adquiere sobre las condiciones preliminares. tal vez sea conveniente la ampliación o reducción del alcance o quién sabe si hasta discontinuar la auditoría. de tal modo que vaya lográndose justificar la aplicación de los recursos y esfuerzos de auditoría dentro de las limitaciones de costo y tiempo establecidos al concluir la fase de trabajo preliminar. depende de su importancia. Por otra parte. En caso de discrepancia respecto de los resultados del examen. El desenvolvimiento firme y eficiente de una auditoría obliga a ejercer control continuo sobre la potencialidad de las condiciones y sobre las evidencias e información recientemente obtenidas. ya que tal vez una suma de condiciones no importantes podría repercutir adversamente en la empresa si son considerados en conjunto. tal decisión no debe ser adoptada considerada en forma aislada la condición que se piensa discontinuar. Es en la fase de auditoría en profundidad que normalmente se advierten las razones para tomar decisiones a este respecto. no queda otra alternativa que discontinuarla. Cuando al profundizar en el examen una posible condición. que podrían dar lugar a hallazgos significativos. De percibir la discrepancia. Continuar con una probable condición hasta completar el proceso de desarrollo de un hallazgo. se debe considerar en el cuerpo del informe la naturaleza de las mismas. 80 LIC. que deviene de la aceptación del hallazgo y la validez de las recomendaciones formuladas. CARÁCTER CAMBIANTE DE LA AUDITORÍA Siempre existe la posibilidad de cambio en la dirección o intensidad del trabajo según como fue planificado inicialmente. deben ser puestos en consideración de los ejecutivos. los auditores deben exponer los resultados obtenidos. con el propósito de permitir a los interesados el descargo de sus responsabilidades y garantizar la calidad del examen. GUSTAVO GIL .AUDITORÍA OPERATIVA Los hallazgos de auditoría así como las conclusiones y recomendaciones formuladas. por parte de los ejecutivos y otros funcionarios de la empresa. Esta acción compromete a garantizar la implementación de las recomendaciones. pierde progresivamente importancia hasta el punto de no tener mayor significación.

AUDITORÍA OPERATIVA CUARTA ETAPA EL INFORME DE AUDITORÍA OPERACIONAL La cuarta fase de la auditoría operacional es la comunicación de los resultados del examen. en caso de ser diferente al punto de vista del 80 LIC. expresar claramente los fines del informe implica normalmente indicar el asunto o materia de la auditoría y el aspecto del desempeño examinado y. El contenido del informe debe ser presentado de manera objetiva teniendo cuidado de incluir el punto de vista de los funcionarios de la empresa examinada. Un aspecto muy importante del informe es la cualidad de ser convincente al lector. GUSTAVO GIL . los auditores deben exponer las razones por las cuales se llevó a cabo la auditoría y los fines que persigue el informe. Al incluir los objetivos en sus informes. el alcance y la metodología de la auditoría para comprender su propósito. Los datos incluidos en el informe deben ser suficientemente convincentes a los lectores de la importancia de los hallazgos. los hallazgos son explicados y las conclusiones y recomendaciones a las que se ha llegado. la razonabilidad de las conclusiones y la conveniencia de aceptar las recomendaciones. para obtener el punto de vista de los ejecutivos y funcionarios de la empresa y para discutir los hallazgos de la auditoría con ellos. puesto que los resultados de la auditoría depende de sus objetivos. juzgar los méritos del trabajo realizado y de sus resultados y entender todas sus limitaciones significativas. En realidad el auditor operacional va comunicando los resultados del examen verbalmente durante todo el transcurso. Los hallazgos deben presentar los hechos de una manera convincente y las conclusiones y recomendaciones deben referirse lógicamente de los hechos presentados. Los lectores del informe necesitan conocer los objetivos.

describir criterios e indicadores que fueron utilizados y. haciendo comentario sobre las actividades tendentes a mejorar las tres “E” de la auditoría operacional y debe fundamentalmente permitir la toma de acciones correctivas necesarias por los ejecutivos en forma oportuna. el lo posible. CARÁCTER DEL INFORME El informe de auditoría debe ser elaborado de acuerdo a un formato que facilite su comprensión y con un alto grado de profesionalismo.AUDITORÍA OPERATIVA auditor. La utilidad y por lo tanto la efectividad disminuye con la 80 LIC. sea un trabajo preciso y convincente. En la medida que sea aplicable. En el alcance se deberá indicar la profundidad y cobertura del trabajo que se haya realizado para cumplir los objetivos de auditoría. IMPORTANCIA DEL CONTENIDO Los asuntos incluidos en todo informe deben ser de la suficiente importancia como para merecer la atención de aquellos a quienes van dirigidos. Una presentación equitativa de puntos de vista contrarios al criterio del auditor tendrá como resultado un resultado que será mucho más aceptable a los funcionarios de la empresa y aumentará la posibilidad de la aceptación de las recomendaciones. Esta explicación debe identificar cualquier supuesto significativo que se haya osado al ejecutar la auditoría. El contenido del informe debe ser relatado en forma narrativa. GUSTAVO GIL . también debe describir las técnicas comparativas que se hayan aplicado. Para alcanzar eficazmente los objetivos de la comunicación de los resultados de la auditoría es importante que cada informe. explicar la forma como se diseño la muestra y las razones para su elección. Se debe hacer referencia a la metodología aplicada y explicar claramente las técnicas que se han empleado para obtener y analizar la evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la auditoría. se debe establecer la relación entre la muestra realizada y el universo. y el período bajo examen. cuando se haya empleado métodos de muestreo. especificar los tipos y fuentes de evidencias utilizadas y explicar los problemas relacionados con la calidad u otros problemas con la evidencia. Se debe incluir una referencia a las limitaciones impuestas al enfoque de la auditoría debido a las limitaciones de la información o del alcance de la auditoría. que merezca de ser leído.

Los hallazgos que involucran aspectos tales como gastos innecesarios o indebidos. revisión y procesamiento de información deben ser aplicados con el objeto de producir informes que no contengan errores de hechos. El informe debe ser escrito de tal forma que sea claro a cualquier persona bien informada y razonablemente inteligente. los informes deben ser estructurados en función de interés u necesidades de los usuarios. Un informe cuidadosamente preparado puede ser escaso de valor si llega demasiado tarde al nivel de decisión como para considerar la información con relación a cualquier acción que necesite efectuar. UTILIDAD Y OPORTUNIDAD La preparación del informe debe estar precedida de un cuidadoso análisis de los objetivos buscados. Los problemas que afectan la oportunidad del informe generalmente se origina en las fases de planteamiento. El auditor debe estudiar la información o proporcionaría. Las demoras en el proceso del informe generalmente conciernen a problemas no resueltos o desconocidos que debían haber sido resueltos durante la fase de desarrollo del hallazgo. los receptores del informe previsto y la clase de información necesaria a los receptores para cumplir los propósitos determinados. GUSTAVO GIL . como el propósito es estimar una acción constructiva al proporcionar información. porque ellos tienden a distraer la atención del lector de los asuntos realmente importantes que se informan. 80 LIC. La oportunidad y utilidad son esenciales para informar con efectividad.AUDITORÍA OPERATIVA inclusión de asuntos de poca importancia. deben ser comunicados sin tardanza de modo que se puedan tomar las decisiones de corrección oportuna EXACTITUD Y CONVENIENCIA DE LA INFORMACIÓN SUSTENTATORIA Todos los procedimientos relativos a la preparación. La integración del informe con la fase de trabajo de planeamiento y ejecución de la auditoría debe ayudar a revelar este problema y facilitar su solución oportuna. administración y análisis del trabajo. lógicos o de razonamiento. desperdicios de recursos operaciones o transacciones ilegales y otras fallas en proteger los intereses de la empresa. desde la perspectiva de los receptores del informe.

AUDITORÍA OPERATIVA El requisito de exactitud está basado en la necesidad de ser justos e imparciales en el informe y de asegurar a los usuarios y lectores del mismo que su contenido es digno de crédito. Todos los datos. sin embargo. razonablemente de las conclusiones y las conveniencias de aceptar las recomendaciones. excepto la que sea necesaria para la presentación convincente. de desviar la atención de lo esencial del informe. OBJETIVIDAD Y PERSPECTIVA Cada informe debe presentar los hallazgos de una manera objetiva y clara en incluir suficiente información sobre el asunto principal de manera que proporcione a los lectores una perspectiva 80 LIC. GUSTAVO GIL . Los datos incluidos en el informe deben ser suficientes para convencer a los lectores de la importancia de los hallazgos. hallazgos y conclusiones proporcionadas en el informe deben estar adecuadamente sustentados. No es necesario incluir información sustentadora. CLARIDAD CONVINCENTE Los hallazgos deben ser presentados de una manera convincente y las conclusiones y recomendación se deben inferir lógicamente de los hechos presentados. Está en juego la reputación del auditor y la unidad que preparó el informe. Una falta de exactitud puede ocasionar la duda sobre la validez de todo el informe. En la mayoría de los casos el ejemplo de una sola deficiencia no puede respaldar una conclusión amplia y la consiguiente recomendación de acción colectiva. Los informes diseñados de esta manera ayudan a centrar la atención de los funcionarios responsables en los asuntos del informe que merecen atención y para estimular la acción correspondiente. los fundamentos de los asuntos informados y su exactitud y razonabilidad. con evidencia objetiva suficiente y pertinente y está contenida en los papeles de trabajo para demostrar o probar cuando sea necesario. Las opiniones y conclusiones deben estar identificadas claramente como tales en el informe y estar basadas en suficiente trabajo de auditoría que las respalden. esta información debe ser sistemáticamente guardada en los archivos y estar disponibles.

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adecuada. El objetivo es entregar informes que sean reales, que no conduzcan a error y que a la vez hagan énfasis especial en los asuntos que necesitan atención. El auditor debe, sin embargo cuidarse de la tendencia a exagerar y enfatizar demasiado la ejecución deficiente de las operaciones anotadas durante la revisión. La información necesaria para lograr una perspectiva apropiada del informe debe estar contenida tanto en la síntesis como en el detalle del informe y tiene que incluir: 1. Una declaración de la naturaleza y alcance del examen. Cuando sea apropiado, el informe debe expresar claramente que el énfasis principal de la auditoría fue el examen de los asuntos que aparentemente requerían atención y de que no se efectuaron las evaluaciones completas de las actividades u operaciones.

2. Información sobre el tamaño y naturaleza de las actividades o programas a los que se refieren los hallazgos, de la manera que sirvan para proporcionar una perspectiva contra la cual se puede medir la importancia de los mismos.

3. Descripciones correctas y claras de los hallazgos de modo que sea factible evitar malas interpretaciones. Esto requiere el reconocimiento de todos los comentarios obtenidos de funcionarios y la identificación de todos los factores relevantes, aun cuando algunos sean contrarios a los hallazgos.

4. Información no solo de los aspectos deficientes, sino también de los aspectos satisfactorios de las operaciones examinadas cuando sean importantes y estén justificadas en el alcance del trabajo. Esto no significa que cuando hay algo inadecuado para informar, que debe decirse algo satisfactorio para balancearlo.

CLARIDAD Y SIMPLICIDAD Para que el informe comunique con efectividad debe presentarse tan claro y simple como sea posible. También es importante la claridad porque la información contenida en el informe puede ser usada por

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otros funcionarios que no participarán directamente en el trabajo principal o en la preparación y revisión del informe. No se debe presuponer que los lectores tengan conocimientos técnicos detallados. Cuando se usan términos y abreviaciones no familiares se deben definir claramente. Los esfuerzos en el “estilo” deben estar dirigidos a que el significado sea claro. Para que haya claridad es necesaria una organización adecuada del material de información y precisión en el detalle de los hechos, en su análisis y emisión de conclusiones. Muchos de los informes tienen que ver con asuntos complejos y varias secciones del informe se encuentran interrelacionadas. Esto dificulta a veces a evitar repetición. Sin embargo, hasta el máximo posible debe estar tan organizado que, excepto, por información incluida también en la síntesis, todo tipo que tiene que decir sobre una materia dada esta cubierta en alguna parte del informe. Se debe usar ayudas visuales (dibujos, fotografías, cartas, gráficas, mapas, etc.) para que el informe sea más comprensible y por lo tanto más útil.

CONCLUSIÓN El informe no debe ser más largo de lo necesario para comunicar la información. Demasiado detalle quita monto al informe y puede desvirtuar el mensaje real o confundir y desanimar a los lectores. En la determinación del contenido del informe, el auditor debe tener presente que los informes que sean completos, y a la vez costosos tiene mayores probabilidades de restar atención.

SUFICIENCIA Aunque el informe debe ser conciso, debe recordarse que la brevedad no siempre es una virtud. El informe debe contener información suficiente sobre los hallazgos, conclusiones y recomendaciones para promover un entendimiento adecuado de los asuntos informados y para proporcionar presentaciones convincentes y claras en una perspectiva adecuada. Los informes deben incluir tanta

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información como sea necesaria para mantener al lector adecuadamente informado de los resultados del trabajo de auditoría. El auditor no debe esperar que los lectores conozcan los mismos factores que él, por lo tanto el informe no debe ser escrito con una escasa explicación de los hechos. Si tiene conclusiones, opiniones y recomendaciones y quiere que los lectores conozcan, debe exponerla claramente en lugar de dejarlas a que los lectores las supongan.

TONO CONSTRUCTIVO De acuerdo con un objetivo básico de mejorar la administración de las actividades de la entidad y superar la ideología de la comodidad y la tiranía de las costumbres, el tono del informe debe estar dirigido a provocar una reacción de aceptación de los hallazgos y conclusiones. Los títulos, capítulos y contenidos del informe deben ser enunciados en términos constructivos. Aunque los hallazgos se presenten en términos claros, debe tener presente que el objetivo es lograr una reacción favorable, y que esta se pueda lograr con eficiencia estando el lenguaje que genera innecesariamente acciones defensivas y de oposición. En resumen los informes se deben preparar considerando lo siguiente: 1. Redacte en forma objetiva, sencilla, concisa y clara, evitando el uso de terminología técnica muy especializada. 2. Incluya información suficiente de los aspectos significativos, pero evite párrafos largos y complicados. 3. Verifique que exista evidencia suficiente, adecuada y detallada en los papeles de trabajo. 4. Asegure un contenido convincente y de tono constructivo. 5. Concluya su redacción durante el trabajo de campo y asegure una emisión y entrega oportuna. 6. Confirme la exactitud de la información. 7. Conserve la estructura preestablecida.

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Cada palabra. El mensaje o tema central debe proporcionar la dirección y propósito de todo contenido del informe. ORGANIZACIÓN DEL INFORME La estructura del informe debe ser diseñada de acuerdo con la información a proporcionar y el propósito a servir. Tales subtítulos son. ofrecer la perspectiva y guiar hacia el contenido del tipo del mensaje y la cantidad de información depende del mensaje que se va a dar. Carta del informe 3. Se deben evidenciar claramente las relaciones existentes entre las recomendaciones y las causas principales de los problemas discutidos. así como para otro tipo de informes preliminares cuando sea necesario. párrafo. La información introductoria debe situar la escena. Debe hacerse uso liberal de subtítulos cortos y comprensivos en el informe. sección o capítulo debe contribuir a la comunicación efectiva del mensaje básico. particularmente útiles a los lectores que desean recorrer rápidamente con la vista el informe para localizar cierto material o recordar el flujo de ideas expuestas. Los comentarios o respuestas de los funcionarios responsables de la entidad y de las personas adversamente afectadas son importantes y de interés a los lectores. 5. deben presentar adecuadamente esos comentarios o reacciones junto a las evaluaciones. 80 LIC. antes de que se emita. Revise su contenido detenidamente. GUSTAVO GIL . oración. Síntesis o resumen. La estructura es como sigue: 1.AUDITORÍA OPERATIVA 8. El formato básico que se pone es lo suficientemente flexible para la presentación del informe. Caratula 2. Información introductoria. 4. Índice y lista de abreviaturas.

• Nombres y cargos de otros funcionarios a los que se hacen llegar copias del informe. 7. • Mención a la naturaleza y autorización del examen. si no aquellas abreviaturas o siglas pertinentes al contenido del informe. • Referencia a que tanto los hallazgos. Capítulos de comentarios sobre hallazgos (incluye conclusiones y recomendaciones). Los asuntos que cubre esta carta son: • Identificación del informe. Información financiera complementaria (cuando sea apropiada). conclusiones y recomendaciones del informe fueron válidos con los funcionarios afectados. No se deben incluir abreviaturas de uso corriente. 80 LIC. En la mayoría de los casos este debe presentar el rasgo más importante de la auditoría o del resultado constructivo a lograr a través de una acción apropiada sobre los hallazgos. 8. Contra caratula. indicando título y número.AUDITORÍA OPERATIVA 6. Anexos (cuando sea necesario). La segunda hoja presenta la carta del informe. Luego del contenido es aconsejable presentar una lista de las abreviaturas usadas en el informe. TÍTULO DEL INFORME El título del informe debe ser interesante y debe diseñarse para transmitir el mensaje del informe. 9. La tercera hoja debe presentar el índice del informe con la relación a los rubros que la conforman y el número de página que le corresponden al informe. GUSTAVO GIL . La síntesis o resumen del informe puede publicarse en forma separada. PRIMERAS HOJAS La carátula y la primera hoja del informe normalmente tienen idéntica información. LA CARTA DEL INFORME Es la nota de presentación del informe y va dirigida al ejecutivo de mayor nivel de la empresa.

80 LIC. Antecedentes de las operaciones o actividades examinadas: una breve información sobre el origen de la actividad. El auditor debe considerar que los lectores del informe tienen derecho a conocer el alcance y la naturaleza del trabajo así como una indicación de la cobertura establecida como esquema de referencia para los hallazgos. CAPÍTULO DE INFORMACIÓN INTRODUCTORIA Esta información servirá de base para una mejor comprensión del mensaje principal del informe. efecto y causa). b. CAPÍTULO DE COMENTARIOS SOBRE LOS HALLAZGOS Constituye el mensaje principal que el auditor quiere comunicar a los lectores a través de la presentación del informe. • Atributos del hallazgo. • Declaraciones positivas. cargos y prioridades de servicio de los funcionarios principales responsables de las actividades examinadas. • Principales funcionarios responsables. Cada informe debe incluir nombres. El informe debe considerar el transmitir a los lectores la imagen más imparcial posible.El siguiente patrón es recomendado para el contenido de los capítulos de comentarios sobre los hallazgos (debe considerarse los tres atributos claves: criterio. El capítulo introductorio debe incluir toda la información acerca del alcance y naturaleza del trabajo para situarlos en la perspectiva adecuada.AUDITORÍA OPERATIVA • Dependiendo de la condición del auditor (interno y externo) la mención que se practicará la correspondiente acción de seguimiento. programa. etc. GUSTAVO GIL . Ayudar a situar la escena para los hallazgos detallados y de interés para los lectores que no están familiarizados con los antecedentes. Alcance y naturaleza del examen. El contenido de esta información es: a.. el material expuesto debe ser relativamente corto.

. • Introducción de la conclusión. Las recomendaciones son sugerencias positivas para mejoras o soluciones prácticas a los problemas o deficiencias encontradas cuyo fin es mejorar o cambiar las operaciones o actividades de la entidad. Al formular recomendaciones el auditor debe incluir las leyes..Es un resumen del hallazgo. proporcionada al lector una breve sinopsis del hallazgo y un sentido deseable de la perspectiva. GUSTAVO GIL . FORMAS DE PRESENTACIÓN DE LAS CONCLUSIONES Se presenta la conclusión en forma más detallada y luego de haber presentado los atributos del hallazgo y comentarios de los funcionarios. debe ser expuesta al comienzo de la sección. son una parte importante del informe de auditoría y están respaldadas en los papeles de trabajo. y en algunos casos puede incluir el efecto expresado en términos cuantitativos.Los hallazgos deben tener un título que de por sí indique la naturaleza del problema. Deben estar dirigidas al titular de la entidad y al funcionario responsable del área al nivel más alto. etc. su formulación se basa en la situación encontrada manteniendo una actitud objetiva positiva e independiente sobre lo examinado. que por su mandato deben cumplirse. CONTENIDO DE LAS RECOMENDACIONES 80 LIC.. directivas. reglamentos. debe ser expresado positivamente. FORMULACIÓN DE CONCLUSIONES Las conclusiones son opiniones profesionales del auditor basadas en su examen.AUDITORÍA OPERATIVA • Tipo descriptivo. PROCESAMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES Estas son el producto más importante del informe de la auditoría debido a ello deben ser claramente identificadas. se puede identificar la conclusión como tal a través de un subtítulo que puede ser numerado en orden correlativo de la presentación de las conclusiones.

• No recomiende acciones ya tomadas completamente. Esta es la razón por la que se pone énfasis en la identificación de las causas básicas. normalmente al final de cada capítulo o sesión referente a hallazgo. identificando la recomendación por medio de un subtítulo descriptivo asignando a cada recomendación incluida en el informe un número correlativo. simples y estar libre de ambigüedades o calificaciones innecesarias. IDENTIFICACIÓN DEL FUNCIONARIO QUE DEBE ACTUAR Para enfocar la atención en las responsabilidades principales y facilitar al nivel superior el estudio de la acción recomendada. GUSTAVO GIL . • Identifique la persona que debe tomar acción correctiva.AUDITORÍA OPERATIVA Cuando un informe tiene que ver con las deficiencias. 80 LIC. solo mediante la identificación de estas se pueden proyectar recomendaciones efectivas. a que simplemente se cumplan las disposiciones legales.” En el cuerpo del informe para recomendaciones especiales. IDENTIFICACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES Deben utilizarse la expresión “recomendamos que. CLARIDAD DE LAS RECOMENDACIONES Las recomendaciones deben ser expuestas en oraciones afirmativas. SENTIDO CONSTRUCTIVO DE LAS RECOMENDACIONES Las recomendaciones deben ser constructivas y considerar: • Ser tan específicas como fuera posible. se debe identificar al funcionario de la organización que debe llevar a cabo la acción. evite recomendaciones muy generales • No limite la recomendación. las recomendaciones deberán ser diseñadas para corregir las causas principales de las deficiencias y lograr un ajuste de los casos específicos que se han identificado. PRESENTACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES EN EL INFORME Las recomendaciones son presentadas conjuntamente con el hallazgo y las conclusiones pertinentes. De esta manera se incrementarán hasta los beneficios del trabajo. etc.

justa y clara lo más importante del informe de tal forma que se evite malos entendidos o interpretaciones. • Considere el factor costo . ANEXOS AL INFORME Los anexos deben ser presentados por el auditor de forma clara. para revisión rápida por parte del lector. c) Recomendaciones principales.beneficio de cada recomendación. los resultados principales de la auditoría. No debe presentar hechos u opiniones que no estén contenidos en el informe ni dar énfasis indebido a partes menos significativas del mismo. GUSTAVO GIL . sin demora. e) Asuntos importantes no resueltos. • Sea lo más breve posible. FORMATO DE LA SÍNTESIS DEL INFORME El formato del informe deberá constar de un resumen del contenido de la auditoría. El propósito principal de la síntesis es hacer del informe un instrumento más útil a sus posibles lectores o usuarios. ESTILO DE LA SÍNTESIS Sugerencias para preparar la síntesis: 80 LIC. sin abundar en terminologías técnicas. accesible al lector.) • Incluya la explicación de las razones para hacer la recomendación o su objetivo. d) Comentarios y/ó acciones tomadas por la entidad.AUDITORÍA OPERATIVA • Evite el lenguaje extremado (inmediatamente. La síntesis debe presentar en forma exacta. La estructura de la síntesis puede ser la siguiente: a) Encabezamiento. La síntesis tiene la ventaja de presentar. etc. b) Hallazgos y conclusiones principales. • Identifique la recomendación como tal.

conclusiones y recomendaciones y a los comentarios y/ó acciones de las entidades. • Colocar todas las ayudas visuales cerca del asunto con el cual se relacionan en el texto. especialmente cuando se encuentra en el lugar de trabajo. • Use solo abreviaturas bien conocidas y familiares. • Consiga información en la fecha en que fue tomada la foto. • Usar ayudas visuales de naturaleza general (mapas) en las primeras páginas del informe. si el asunto es una máquina grande coloque a un hombre en la fotografía. • Subraye o escriba con otro molde de letra para enfatizar. GUSTAVO GIL 80 . • Use oraciones y párrafos cortos. SUGERENCIAS PARA EL USO DE AYUDAS VISUALES Se debe: • Tener en mente las fotografías y otras ayudas visuales desde el comienzo de una auditoria. • Proporcionar un elemento de comparación del tamaño cuando sea posible. • Haga uso liberal de referencias a páginas del informe para encaminar a los lectores a los detalles del hallazgo. mediante el uso de ayudas visuales. No se debe: LIC. • Use frases que califiquen pero no exagere. • Usar siempre un título para explicar que hay en la foto. • Buscar oportunidades para hacer que un informe sea más claro y sucinto.AUDITORÍA OPERATIVA • Use la construcción gramatical en tercera persona. • Use palabras simples.

jefe del equipo de auditoría que realizó el examen. prácticas y económicas? • ¿Es necesaria la acción correctiva que se recomienda? • ¿Es adecuada? • ¿Son actuales los hechos que se presentan? • ¿Entenderá la administración el informe? • ¿Se debió de decir algo y puede incluirse? • ¿Es un resultado profesional? 80 LIC. esta responsabilidad es compartida por los auditores que intervinieron en las diferentes fases por las que pasa el borrador del informe hasta llegar a la consideración del jefe de la unidad. GUSTAVO GIL . quien aprueba el informe y es el responsable del contenido. • ¿Reconoce logros positivos de la administración dignos de ser mencionados? • ¿Ha hecho el auditor jefe de grupo de equipo. • Destacar algo que no se explica en el título de una foto. • Usar gráficos u otro material tan diminuto que no pueda ser leído. uso suficiente de la autoridad conferidas para efectuar el examen? RESPONSABILIDADES DE LA REDACCIÓN Y REVISIÓN DEL INFORME La redacción del informe debe hacerla el auditor.AUDITORÍA OPERATIVA • Principiar sobre la base de “terminemos el informe” y después busquemos algo para ilustrarlo. Una lista de preguntas que ayudará al jefe de la unidad a efectuar una revisión es la siguiente: • ¿Cubre el examen el propósito de la auditoria? • ¿Es necesario expresarlo de esa manera? • ¿Comunica a la administración lo observado? • ¿Cumplen los hallazgos con los atributos que los caracterizan? • ¿Se apoyan las conclusiones en los hallazgos? • ¿Responden las recomendaciones a las conclusiones y son factibles.

AUDITORÍA OPERATIVA • ¿Cumple el informe con las normas de auditoría aplicable? ¿Es correcto. provocando mayores problemas que la corrección buscada. clara y sencilla. 80 LIC. Esto fomenta el comprometer a otros.  Desde el “Appraisal” de personal concierne a la comparación de lo que ha pasado con lo que se esperaba que sucediese (metas) hay una tendencia en convertir la auditoría en un simple proceso fiscalizador. completo y bien presentado? • Están los hallazgos expresados en forma objetiva. Los empleados responsables comienzan a buscar sus descargos en el evento de que sean llamados a entrevistas.  El “Appraisal” se realiza “observando hacia atrás u observando hacia delante”. debidamente respaldados en los papeles de trabajo? • ¿Está la crítica expuesta bajo una perspectiva equilibrada? • ¿Señala asuntos que deben ser estudiados con más profundidad si el caso lo requiere? EL APPRAISAL (APPRAISEMENT – LEAST READING) INTRODUCCIÓN  El “Appraisal” o evaluación de los programas de personal es el fundamento sobre la cual se sustenta la auditoría del personal. GUSTAVO GIL .

GUSTAVO GIL . son los siguientes: 1) ¿Es el departamento de personal productivo? 2) ¿Está cumpliendo con todas las funciones que puede y debería? 3) ¿Está cubriendo sus objetivos. la observación hacia delante intenta descubrir lo que estuvo mal a fin de que la deficiencia no se repita.AUDITORÍA OPERATIVA  Por el otro lado. normalmente seis partes: 1) Porcentaje de rotación del personal.  Al igual que en una auditoría contable. es decir. CONTENIDO DE “APPRAISAL”  El “Appraisal” de las funciones o actividades del personal varían de acuerdo a las características específicas de la empresa o entidad. económicamente? A fin de contestar completamente a estas tres interrogantes. debe ajustarse a las necesidades de la empresa (entidad). 80 LIC. de un equipo de auditores bien implementados en número e idoneidad.  Algunas de las preguntas que una auditoría de personal debe responder. 2) Estadísticas estándar del diseño. la auditoría de personal incluye.  El éxito de un “Appraisal” y auditoria de personal depende de la persona o personas que conducen el plan así como también de la forma como este es conducido. Debe ponerse énfasis en que buscamos mejorar la situación en vez de buscar un culpable de errores pasados.

4) Encuestas de actitudes. Un programa para la revisión operativa de la eficiencia institucional general de una empresa deberá incluir aspectos. GUSTAVO GIL .AUDITORÍA OPERATIVA 3) Cuestionario funcional del análisis. ALGUNAS GUÍAS Y PROGRAMAS DE AUDITORÍA OPERATIVA GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN PROGRAMA RAMA DE AUDITORÍA OPERATIVA DE EFICIENCIA INSTITUCIONAL 1. áreas y actividades que proporcionen al auditor información que le permite hacer un estudio crítico de lo siguiente: 80 LIC. 6) Uso racional de los recursos humanos. 5) Inventario psicológico del personal.

¿Están los objetivos y metas de la entidad. GUSTAVO GIL . ¿Está la política interna de la entidad de acuerdo a las disposiciones legales. materiales y financieros disponibles? 2. de una manera eficaz.PLANEAMIENTO 1.GENERALES 1.AUDITORÍA OPERATIVA A. ¿Contribuyen los planes y las acciones que de ellas derivan. ¿Está orientado el planeamiento a conducir las operaciones de toda entidad. coordinación y control? 7. efectividad y economía? 6.. reglamentos vigentes? 3. B. eficiente y económica? 3. con el máximo grado de eficiencia. ¿Es el planeamiento la base de la organización. dirección. ¿Tiene la entidad formulados o esbozados planes a corto plazo? 8..ORGANIZACIÓN 80 LIC. al cumplimiento de los objetivos de la entidad? 5.. ¿Es flexible el plan? C. Se sistematizan las acciones de la entidad en el proceso administrativo de: • Planeamiento. encuadrados en la política interna dictada por la máxima autoridad? 4. ¿Se solicita la intervención de todos los niveles de la entidad para elaborar el plan anual? 9. ¿Se cumplen los objetivos programados. ¿Se ha elaborado un planeamiento racional e integrado de los recursos humanos. • Organización • Dirección. • Control. ¿Dicta la máxima autoridad por escrito la política interna a seguir en todos los niveles de la entidad? 2.

Se establece claramente las líneas de autoridad y responsabilidad. unidad de mando en todos los niveles. 8. Se asigna por escrito en forma clara. 7. Se ha establecido y mantiene la entidad. Mantiene las jerarquías de unidades y/ó áreas. 2.1 El manual de organización y funciones.3 El reglamento de trabajo.. un alcance y límite de control. Se ha delimitado en forma escrita. que aseguren la continuidad de los fines de la entidad.2 Manual de procedimientos. 7. 2.AUDITORÍA OPERATIVA 1. D. GUSTAVO GIL 80 . Se cumple: 7.1 Manual de organización y funciones. 3. Se establecen y mantienen adecuadamente las líneas de comunicación. las funciones y responsabilidades de todos los funcionarios y empleados. Se han separado adecuadamente las funciones en todos los niveles de la entidad. se cumplen los procedimientos de: LIC.1 Refleja la verdadera organización de la entidad. 6. Existen en cada nivel de la entidad: 6.2 Manual de procedimientos. En cada operación o transacción financiera y administrativa. 5. la delegación de autoridad en todos los niveles de la entidad. 4. 9. 6. en todos los niveles de la entidad.de tal forma que ningún servidor tenga bajo control la ejecución de una transacción u operación en forma completa. Se señala en forma escrita las líneas de autoridad. 8. 3.EJECUCIÓN O DIRECCIÓN 1. 7. Existe un organigrama aprobado.

3. II.2 Uniformemente. 4. III.AUDITORÍA OPERATIVA 3.PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 1. E.2 Registro.1 Autorización. tienden las evaluaciones a señalar las desviaciones y su correspondiente acción correctiva en sentido constructivo.4 De acuerdo con las normas de sistemas aplicables. GUSTAVO GIL . de acuerdo a su experiencia y políticas de la empresa o entidad por examinarse. su localización rápidamente. 4.2 Las resoluciones F.. II OTROS El auditor. que reduzcan la influencia de factores subjetivos. La autorización de operaciones financieras y administrativas se aplica: 4. 80 LIC. Se han establecidos procedimientos de evaluación.1 En forma escrita. áreas y actividades que complementen la presente guía. 4. Se enumeran correlativamente: 3. 3.1 Las directivas. Se encuentra la documentación que recibe la entidad registrada y numerada correlativamente.3 De acuerdo con disposiciones legales. Se Permite el registro de la documentación.. 4. 3.3 Control. 2. Se basa la evaluación en disposiciones y reglamentos escritos.EVALUACIÓN I. instruirá si cree conveniente aspectos. 3.

GUSTAVO GIL . Consecuentemente. con el propósito de lograr incrementar la eficiencia y eficacia operativa. Las ventas constituyen una operación de primordial importancia en las empresas. en virtud de que son la operación que produce los ingresos y permite utilizar su objetivo. tiene el objetivo de examinar ciertos aspectos administrativos que constituyen el conjunto de actividades que comprende el concepto y alcance de la operación de ventas. Responsabilidades de la gerencia de ventas. a través de proponer las recomendaciones que se consideren adecuadas. 2.AUDITORÍA OPERATIVA ENFOQUE DE LA AUDITORÍA OPERATIVA EN EL ÁREA DE VENTAS 1. inciden directamente en la obtención de mejores resultados. Objetivo. como la de cualquier otra operación. La auditoría operativa de ventas. todas las mejoras en la eficiencia de la operación de ventas. pues son el elemento natural de que se dispone para hacer frente a los costos y gastos totales que se efectúan para llevar a cabo la operación de la empresa. Las responsabilidades básicas de la función de ventas son: • • Establecer los objetivos de venta del negocio. Su influencia en los resultados que se obtiene es determinante. 80 LIC. Establecer los planes para cumplir dichos objetivos.

Ejecutar los planes a través de procedimientos efectivos. El factor precio y el factor costo debe estar adecuadamente engranado y mantenido con el objeto de producir el resultado deseado. la máxima utilidad neta de un producto o servicio se obtiene a través de un adecuado volumen de ventas a un precio favorable que excede de un volumen mayor de ventas. Ventas a crédito. Factores básicos de las ventas. 4. Establecer estándares de ejecución. 80 LIC. Es necesario que el otorgamiento del crédito a los clientes se efectué sobre la base de las políticas establecidas en la empresa para tal efecto. Un cuarto factor de ventas que el auditor deberá vigilar será el relativo a la valuación de la orden con el objeto de ver su costeabilidad. 3. antes de su aceptación. La venta de productos y servicios representan la fuente principal del ingreso de una empresa.AUDITORÍA OPERATIVA • • • • Distribuir y organizar las responsabilidades de ventas. precio y costo están operando en relación a las políticas establecidas al preparar el presupuesto de ventas o cualquier otro tipo de estimado y estándar. Revisar los resultados con el objeto de mejorarlos en el futuro. Una revisión de la función real de ventas puede determinar que tanto los factores de volumen. GUSTAVO GIL .

etc. la porción del mercado que absorben.AUDITORÍA OPERATIVA GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA OPERATIVA DE VENTAS 1. los siguientes aspectos: a) Los productos que vende la empresa. los mercados que surten. su estructura orgánica. el número de clientes promedio que maneja. entre otros. 80 LIC. GUSTAVO GIL . 2. sus competidores. Familiarización general con el medio económico-político-social. sus políticas. sus sistemas. la familiarización puede llevarse a cabo investigando. mediante estudios de sus objetivos. sus canales de distribución. Más específicamente. sus procedimientos y sus prácticas. que permita la ubicación de ventas en el flujo de las operaciones. en el que actúa la empresa y con la operación de ventas.

etc. tanto de carácter interno como externos. d) La política de crédito que se tenga establecida. regiones. estaciónales o de moda. Los análisis más convenientes a considerar son: a) Por conductos. relativa a ventas. 80 LIC. GUSTAVO GIL . como objeto de evaluar su importancia el en conjunto de operaciones de la empresa. de demanda permanente. comparación de ventas efectuadas con años anteriores. e) La política de publicidad establecida con objeto de precisar si para llevarla a cabo se cuenta con personal especializado dentro de la misma empresa.) c) Por vendedores y/o distribuidores. precios y contribución a la utilidad. f) Los clientes importantes que se tengan y en su caso. vigilando su tendencia y aplicación de razones financieras. etc. 4. cuando estos sean aplicables. al recibir una solicitud de cotización. el grado de dependencia de la empresa de alguna o algunos de ellos. Análisis de la información existente. en unidades. b) Por áreas (departamentos de la república. si son materia de negociación o si se calculan en cada ocasión.AUDITORÍA OPERATIVA b) Las características de los productos artículos de primera necesidad o de lujo. se recurre a agencias de publicidad o se sigue un sistema combinado. c) La política para la determinación de precios para saber si son predeterminadas. informes cartas de recomendaciones o sugerencias. 3. Estudios de los expedientes de auditoría. d) Por clientes.

Es necesaria su coordinación con los presupuestos. 10. agencias de publicidad y demás elementos externos que están relacionados con las ventas. Entrevistas con responsables de la ejecución de las ventas y con los de los departamentos relacionados con ellas.). comisionistas. 8. Estudio de los diversos registros. los cuales deben ser congruentes con el objetivo general de la empresa y estar aprobados por la dirección. 5. 9. 6.: mayorista. facturación. Elaboración de guías de entrevistas y cuestionarios que permitan conocer como se realiza la operación de ventas. 7. por lo menos en los principales artículos. embarque. crédito y cobranzas). los cuales debe completarse con memorándum descriptivos a ellos. verificando en cumplimiento de las políticas que la empresa tiene establecidas. tendientes a investigar si se efectúa eficientemente. Es muy conveniente la elaboración de diagramas de flujos que nutren gráficamente la secuencia de la operación. Precisar si los responsables de la operación de ventas tienen presentes los objetivos a lograr. detallista. GUSTAVO GIL . grandes almacenes. Inspección de las instalaciones de los departamentos de ventas y de los demás departamentos vinculados (compras. etc. en algunos casos es conveniente celebrar entrevistas con clientes. clientes especiales. Estos 80 LIC. La responsabilidad de su logro debe ser conocida y aceptada por todos los que intervienen en la operación de ventas. f) El análisis del costo directo de distribución y su compensación contra el precio de ventas por líneas de artículos. archivos y formas existentes para comprobar sus funcionalidades. Verificación de la existencia de presupuestos detallados de ventas.AUDITORÍA OPERATIVA e) Por tipo de consumidor (por ej. que sirvan de base para preparar los demás presupuestos. publicidad.

los efectos que han tenido en el cliente. Revisión de los costos de los canales de distribución. su penetración en el mercado. los principales artículos que las provocan. el conocimiento que de este tienen. 13. la provisión de artículos sustitutos y de diversificación. en la experiencia de los responsables primarios de la operación de ventas y estar de acuerdo con los objetivos fijados para ellos. Verificación de la vigencia de un sistema por el cual los responsables de desviaciones presupuestarias informan sobre sus causas. las causas. así como con el canal de distribución previsto. su promoción y publicidad están de acuerdo a los estudios y planes previos. b) Su vida probable. el responsable de las ventas y sus puntos de vista al respecto. c) Respecto a producto que acusen una tendencia descendente en ventas. comprendiendo al aspecto motivacional de los sistemas de remuneración a las fuerzas de ventas. Determinación de volumen de devoluciones y pedidos no surtidos y en caso de ser importante seleccionar un período y definir sus tendencias. determinación de que si tales costos se han fijado con base en estudios formales y evaluación. 11.AUDITORÍA OPERATIVA presupuestos deben basarse en investigaciones de mercados. Selección de los productos más importantes de la empresa a determinar: a) Si su mercado. en comparación con los volúmenes de ventas de cada uno. 14. GUSTAVO GIL . justificación y medidas correctivas adoptadas al respecto. su posición frente a la competencia. 12. lo que ha hecho la empresa por impedirles. 80 LIC.

AUDITORÍA OPERATIVA 15. Conocimiento del nivel de preparación del personal que ejecuta la operación para tener una idea general de la forma como se atienden las ventas. para lo cual es recomendable hacer una recapitulación de los resultados obtenidos para detectar omisiones y jerarquizar hallazgos. GUSTAVO GIL . Aún cuando se entiende que el objeto de estudio en la auditoría operativa son precisamente las operaciones más que las personas que las ejecutan o los departamentos responsables de su ejecución. Elaboración de informes al cliente. 16. 80 LIC. Finalmente en la metodología será necesario utilizar un proceso de comprobación continua de la información obtenida de las diversas fuentes y siempre que sea posible la cuantificación del efecto de los problemas detectados y/o de los posibles cambios en los métodos de venta que procuren mayor eficiencia que los establecidos en la empresa.

b) En apreciación de la efectividad de la política en la práctica para alcanzar los objetivos establecido.Objetivo El objetivo general de una auditoría de compras. la organización. 80 LIC.Políticas La revisión que el auditor operativo haga de las políticas deberá incluir: a) Una apreciación de las políticas de compra.. en cuanto así son adecuadas para los objetivos de la gerencia de esa área. la planeación.AUDITORÍA OPERATIVA ENFOQUE DE LA AUDITORÍA OPERATIVA EN EL ÁREA DE COMPRAS 1.. El auditor de operaciones estará interesado en las políticas de compras. los procedimientos y otros medios empleados para obtener bienes y servicios a costos finales más bajos de acuerdo con las normas adecuadas de calidad y servicio”. los controles internos. GUSTAVO GIL . 2. desde el punto de vista de la gerencia puede expresarse como sigue: “Evaluar que tan adecuadas y efectivas son las políticas. Este objetivo está concebido para proporcionar a la gerencia una apreciación de sus controles en el área de compras así como recomendaciones para mejorarlas. la eficiencia y validez de los datos que se utilizan para tomar decisiones no solo cotejar para ver que se haya obtenido cotizaciones cuando hayan sido necesarias y que las requisiciones estén firmadas.

AUDITORÍA OPERATIVA c) Sus comentarios y sus recomendaciones en cuanto a la forma en que podrían mejorase las políticas y la manera en ponerlas en práctica. el cálculo del tiempo de adquisición y entregas.Controles internos La valorización de los controles internos dentro de la función de compras será una parte vital de la auditoria de operaciones de compras. Se puede ejercer influencia sobre los cobradores por medio de regalos. El participar en estas actividades hasta cierto grado puede ser aceptable y el punto en el que ya no sirve a los mejores intereses de la empresa es con frecuencia una cuestión de criterio. los regalos. Sin embargo. 4.. 80 LIC. porque la naturaleza de esta actividad implica el compromiso y el gasto de cantidades importantes de dinero. GUSTAVO GIL . de acuerdo con esto una empresa servirá su propio interés estableciendo normas de ética elevadas y al mismo tiempo ayudará a proteger a sus empleados de la tentación de intervenir en las actividades o éticas ilegales. el personal de compras está expuesto a una amplia variedad de presiones éticas.Organización La función de compras generalmente está centrada en un área de compras con diversos grados de descentralización y de delegación de responsabilidad a otros departamentos..Ética Como resultado de que se ve involucrado en grandes volúmenes de desembolso y en contacto constante con los proveedores. Estos controles son de interés especial. amistad personal. agasajos. 5. los sobornos y los conflictos de interés sirven únicamente a intereses personales. 3. la calidad del material y del servicio y el contacto continuo con personas de afuera. deben considerarse los riesgos que entrañan estas actividades al organizarla delegación de autoridad para la función de compras.. etc. intereses financieros en otras empresas. La gerencia espera que cada empleado maneje un asunto de la empresa sin verse influenciado por intereses personales. El auditor estará interesado en la forma en que este organizada dentro de la infraestructura de la política de compras y revisará y evaluará la colocación de la responsabilidad de compras por toda la organización. Los mejores controles son aquello que se logran por medio de la asignación de responsabilidades de manera que ningún individuo o ninguna función puedan completar una transacción si tener que dar cuentas a otros.

las entrevistas y cuestionarios serán una base para recomendar algún cambio en los procedimientos que puedan mejorar las operaciones. sus políticas. tales como condiciones de compras precios de algunos artículos. 3. Es recomendable elaborar algún cambio en los procedimientos que puedan mejorar las operaciones. etc. la ubicación de la operación de compras en el flujo de las operaciones.. GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA OPERATIVA DE COMPRAS 1. ósea. llevar a cabo un estudio general de sus objetivos. Además es de la mayor importancia que se deben conocer a todos los empleados que estén expuestas a tales influencias y a todas las personas de afuera que provean materiales y servicios. tanto de carácter interno como externo. GUSTAVO GIL .Análisis de la información existente relativa a las compras. 2. Comprobación de las cifras de compras con ejercicios anteriores y de ser posible con otras empresas similares .Familiarización.Elaboración de cuestionarios y guías de entrevistas que permitan conocer como se realiza la operación de compras. En su caso. 4. informes y cartas de recomendaciones o sugerencias cuando esto sea aplicable. Deberá establecerse el énfasis necesario para el enfoque operativo que logra investigar si las compras se efectúan eficientemente. De este estudio podrían surgir a su vez investigaciones que permitan profundizar en algún aspecto ya observado en el curso del examen de estados financieros. con el fin de conocer su importancia relativa en el conjunto de operaciones de la empresa. Es 80 LIC.. de su organización. sus sistemas.AUDITORÍA OPERATIVA EI auditor estará interesado en que las normas de la organización hayan sido claramente definidas. sus procedimientos y sus prácticas a fin de efectuar un análisis crítico de ellos con el objeto de asegurarse de que sean las adecuadas..Estudio de los expedientes de auditoría.. Estudio de las cifras estadísticas y proyecciones de compras.Se considera de utilidad elaborar cuadros comparativos con cifras internas y externas acerca de razones financieras y otros datos relativos a las compras.

Entrevistas con los responsables de la ejecución de las compras y verificación de las aplicaciones de las políticas en esa área de acuerdo con los lineamientos generales de la empresa Estas entrevistas deberán ser tanto con las persona que deciden las políticas de compras como con los que las ejecutan. En algunos casos es conveniente utilizar también entrevista con algunos proveedores.. de cualquier manera esta conocimiento resulta indispensable. producción. determinación del lote económico de compra alternativa de compras o fabricas. 8.AUDITORÍA OPERATIVA recomendable elabora algún tipo de diagrama de flujo que muestra secuencia de la operación.Comprobación de los datos obtenidos en los procesos de familiarización en el análisis estadísticos y en las entrevistas para medir el grado en que los aspectos que configuran las compras se cumplen en la práctica estudio de los diversos registros y archivos de compras de proveedores de requisiciones atendidas. 80 LIC. 5. 6. Adicionalmente pueden elaborarse memorándum descriptivos de la operación para su estudio y análisis posterior.. lo cual facilita la localización de aspectos susceptibles de mejorarse.. (En estas revisiones el muestreo estadístico es aplicable) 7. por otra parte es útil conocer también si hay adecuada distribución de las cargas de trabajo y de las funciones acorde con la capacidad del personal de compra.). etc. Aún cuando se entiende que el objeto de estudio de la auditoría son precisamente las operaciones más que las personas que las ejecutan o los departamentos responsables de su ejecución. (Ver compra de volumen.. análisis de precios de condiciones de compra análisis de casos particulares y concretos de artículos comprados.. así como aquellas responsables de crear un estrecho contacto con las compras tales como las cuentas por pagar. GUSTAVO GIL .Inspección de las instalaciones del departamento de compras de las áreas de recepción y de almacenes. almacenes y finanzas.Conocimiento del nivel de preparación del personal que ejecuta la operación para tener una idea general de la forma como se atiende las compras. determinación del lote económico de compra de volumen. 9. en posible efecto de cambios en los métodos de compra que procuran mayor eficiencia en los establecidos en las empresas.Cuantificación de algún artículo o materiales.

5. Algunos aspectos importantes a examinar son: 1.. manual de procedimientos e instructiva que regulen las operaciones de compra. 9. Adecuación y claridad de la organización que desarrolle la operación de producción. Etc. como la de cualquier otra operación.AUDITORÍA OPERATIVA 10. 7. 2. 10. tiene por objetivo el examen de las actividades que comprende esta operación. 80 LIC. Calidad de los productos. Adecuación y calidad de la contabilidad de costos.. operar y controlar la producción. Costos de los productos 8. Productividad de la planta. 11.Estudio de la información obtenida para sugerir cambios en los procedimientos que puedan mejorar la eficiencia en el área de compras. los métodos de trabajo. Eficacia del personal de producción. Claridad y adecuación de las políticas de producción. 6. GUSTAVO GIL . Adecuación y calidad de los métodos de trabajo para planear. ENFOQUE DE LA AUDITORÍA OPERATIVA EN EL ÁREA DE PRODUCCIÓN 1. Claridad y adecuación de los objetivos de la operación de producción.Revisión de la forma en uso. Factores limitantes de la producción. para señalar fallas o puntos débiles y recomendar modificaciones que tiendan a incrementar la eficacia operativa. 4. Objetivo La auditoría operativa de producción. 3.

a) Control presupuestario. 5. Los efectos de un programa inadecuado de control de calidad son obvios: devoluciones. d) Capacidad de almacenamiento. c) Variaciones. La función de control de producción La función de control de producción en manufactura. Control de costos de producción. etc. Planeación de la producción. 3.AUDITORÍA OPERATIVA 2. etc. pérdidas de futuras ventas. b) Sistema de costos. en que máquinas. que cantidades. etc. la competencia y el orgullo que el fabricante tenga en su producto. La planeación de la producción consiste en determinar lo que se va a producir. los requisitos reglamentarios. puede ser comprobada a la función que realiza el titiritero. está influenciado por las necesidades del cliente. 4. reproceso excesivo. a pesar de que los títeres son en realidad el espectáculo. Algunos de los elementos básicos a considerar son: a) Demanda del producto en el mercado. Control de calidad El grado de calidad que se desee en un producto. en que departamentos. c) Capacidad de producción. GUSTAVO GIL . pero es controlado por el departamento de control de producción. b) Disponibilidad de materia prima. 80 LIC. el titiritero es el que mueve los hilos necesarios para activarlos. De la misma manera el departamento de manufactura de un negocio produce el producto. en que fechas.

AUDITORÍA OPERATIVA GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA OPERATIVA DE PRODUCCIÓN. Informes de cámaras y asociaciones. Familiarizarse con la empresa y la operación de producción en la misma y en el mismo ramo. GR informe a los accionistas) 80 LIC. 1. Informaciones de la competencia. (V. GUSTAVO GIL . a) Estudio en la información disponible sobre la producción en la rama industrial a la que pertenece la empresa en: • • • Libros o revistas.

la operación de producción y en la empresa en general: • • • • Organigramas. estados financieros. • • • Expedientes de auditorías. 2. cuándo. análisis de variaciones. Archivos permanentes. Manuales de normas. políticas de la organización y métodos. dónde. Informes de costos. Examen de los datos y hechos investigados con espíritu crítico para determinar la situación sujeta a mejoría y hacer recomendaciones.AUDITORÍA OPERATIVA b) Estado de la información disponible en la empresa. Informes y cartas de recomendaciones o sugerencias. cómo y con qué? 80 LIC. o informes específicos de los directivos de la empresa sobre los problemas y marchas de la producción. c) Estudio de la información previa disponible. Informes de ejercicios del presupuesto. Sistema de seguridad e higiene industrial. si la hubiera. y en caso de costos estándar. Las instalaciones. quién. GUSTAVO GIL . d) Visita a la planta con objeto de conocer: • • • Los productos. Este examen debe desarrollarse con una técnica indagatoria metódica reflexionando sobre: a) ¿Qué se hace.

En esta guía se habla siempre de recomendaciones generales porque no debe confundirse la auditoría operativa con la organización de una operación. actividad o parte de una actividad. ENFOQUE DE AUDITORÍA OPERATIVA EN EL ÁREA DE PERSONAL 80 LIC.AUDITORÍA OPERATIVA b) ¿Por qué lo anterior? c) ¿Qué cosa podría hacerse al respecto? d) ¿Qué debería hacerse al respecto para lograr óptimos resultados? Los pasos a) y b) se refieren a la interpretación de la información obtenida y los pasos c) y d) representan la parte creativa de la auditoría operativa ya que es donde se crean soluciones generales a las deficiencias observadas y se recomienda las más adecuadas. GUSTAVO GIL .

La gráfica de organización. cuando esto es reconocido por la gerencia de alto nivel.Objetivo La evaluación de la función de personal corresponde la crítica de las políticas y procedimientos que se siguen en relación a la administración del mismo del mismo dentro de la empresa. 2. 80 LIC.. Con mayor frecuencia las relaciones se desarrollan muy aparte de las que se indican formalmente en la grafica de organización. Los sistemas más formales y periódicos de informe de control siguen la estructura de la organización.AUDITORÍA OPERATIVA 1. Cuando la auditoría operativa las identifica y las reporta. la gerencia de alto nivel obtiene una imagen más clara de la compañía de cómo funciona realmente.-Administración del personal. El organigrama de la organización es un medio gráfico de mostrar las asignaciones y los títulos administrativos se emplea también para mostrar las relaciones entre las funciones. La empresa debe tener políticas definidas en cuanto a: - Reclutamiento del personal Contratación Administración de sueldos – Adiestramientos Reemplazos capacitación - 3. se otorgan promociones y se hacen cambios de títulos y generalmente se cambian la estructura orgánica. GUSTAVO GIL .. En cualquier organización. la responsabilidad tiende a fluir hacia la persona más capaz y experimentada. Es el punto inicial para una auditoría operativa.

Tiempo ocioso y ausentismo. GUSTAVO GIL .. Tiempo extra.AUDITORÍA OPERATIVA 4.La función de personal a) Contratación del personal requerido y autorizado b) Fijación de la política de sueldos y salarios la personal contratado c) Registro del personal d) Reportes mensuales de: • • • • • Rotación de personal. Vacaciones.-Coordinación Debe existir una adecuada coordinación entre el departamento de personal y los departamentos de operación en cuanto a: • • Programación del uso de personal Determinación de la políticas de personal 5. Encuesta. 80 LIC.

Adecuación de las políticas y procedimientos establecidos para: a) Reclutar el personal más capacitado en el mercado de mano de obra. d) Mantener un programa de adiestramiento que permita a los obreros y empleados de la empresa un desarrollo al máximo de su capacidad a fin de : I. Desarrollo dentro de la propia empresa a sus diferentes niveles directivos. 2. Permitir al trabajador oportunidad de realizarse personalmente. c) Promover una administración de sueldos que permita al personal contratado un progreso adecuado y una retribución justa al empleado haciendo más eficiente. II. GUSTAVO GIL . b) Contratar el personal con la asignación de un sueldo justo que garantice su estancia en la empresa.AUDITORÍA OPERATIVA GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA OPERATIVA DE PERSONAL Un programa para la revisión operativa de función de personal deberá incluir puntos que proporciona un auditor información que le permite hacer un estudio crítico de los siguientes aspectos: 1. Adecuación de las políticas y su ejecución en cuanto a: a) Horas de trabajo 80 LIC.

Estudio y críticas del sistema de información que permita una oportuna y adecuada planeación de la contratación de personal. 4. Estudio y crítica de la estructura de la organización de la empresa que permita una adecuada coordinación de personal.AUDITORÍA OPERATIVA b) Retardos c) Ausentismo d) Vacaciones e) Pago de salarios f) Pago de horas extras g) Pago de días festivos h) Prestaciones (seguro de grupos. GUSTAVO GIL . Estacionamiento. cafetería. jubilaciones.) i) Deducciones de salarios j) Vacaciones de méritos k) Honorarios l) Actividades recreativas m) Reglamento de seguridad n) Premios o) Publicación de la empresa p) Tableros de boletines q) Planes de sugerencias r) Consejeros personales 3. asignación de autoridad y responsabilidad y conocimiento por parte 80 LIC. etc. servicios médicos.

en cuanto a su alcance puede ser: 1.AUDITORÍA OPERATIVA del personal y sus funciones (este estudio podría realizarse también en cada función o dentro del estudio de eficiencia operacional general) 5. Total 2. 2. la misma terminología y los mismos estados o registros financieros son usados. Sin embargo el fin primario de la función de la contabilidad es generar información siendo el fin primario de la función finanzas el análisis de esa información para ser usada en la toma de decisiones. acción que permita comparar las cualidades originalmente previstas del personal y la realización práctica de su trabajo. Objetivos La auditoría operativa de la función financiera. Estudio y críticas del sistema de captación de información. GUSTAVO GIL . Ellos observan que. tanto contabilidad como finanzas. ENFOQUE DE AUDITORÍA OPERATIVA EN EL ÁREA FINANCIERA 1. Función de finanzas Algunas personas encuentran dificultades para distinguir lo que es contabilidad y lo que es finanzas. Parcial 80 LIC.

Áreas que comprenden la función de finanzas La función de finanzas dentro de una empresa puede ser comparada a la función de tesorería y comprende las siguientes áreas. contabilidad. la revisión se encaminará a comprobar el cumplimiento de los objetivos particulares de cada etapa del proceso administrativo. Este procedimiento presenta el inconveniente de que en muchas ocasiones no son plenamente identificables tales etapas ya que un departamento o inclusive un puesto. 3. se partirá de lo general hacia lo particular. GUSTAVO GIL . este procedimiento. podrá abarcar labores de planeación y dirección o control.1 Administración de efectivos 80 LIC. por ejemplo. mencionadas en forma enunciativa y no de importancia: • • • • • Administración de efectivos Créditos Administración de cobranzas Control de inventarios Inversiones permanentes 3. etc.AUDITORÍA OPERATIVA 3. lo cual dificultaría el trabajo del auditor. En el primer caso. organización. El auditor deberá precisar anticipadamente el tipo de revisión a efectuar. complementado con el estudio de la organización financiera se considera que es el que permite la mayor objetividad y facilita en la revisión. En función de la estructura de organización de la función: dirección. el cual podrá referirse a una sub-función o departamento determinado o bien a todas las áreas que integran la administración financiera de la empresa. presupuesto y auditoría. En el segundo caso más práctico anula la desventaja apuntada en el párrafo anterior. se podrán dar dos tipos de enfoques a esta revisión: En la función de las etapas del proceso administrativo: revisión de la planeación. dirección y control financiero. En términos generales.

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• • •

Presupuesto de efectivos: indica la cantidad de fondos que serán necesarios mes por mes o semana por semana, y es una de las herramientas más importantes de la función finanzas. Descuentos de efectivos: es una reducción en el precio basado dentro de un periodo específico. Cash Flow (pronóstico de efectivo)

3.2 Crédito Normas: • • • • • • • • • • • Solvencia normal. Solvencia económica. Capacidad de pago. Autosuficiencia en cuanto a liquidez. Aprovechamiento de inversiones en los recursos del tipo permanente. Que el plazo pactado sea adecuado para lograr la generación de fondos de operación. Capacidad y experiencia. Ubicación. Competencia en el mercado del ramo. Calidad de los productos que vende o fabrica Análisis del riesgo de crédito • • Del tipo de riesgo Del grado de riesgo

Determinaciones:

• Eliminación de arreglos especiales • Desarrollar procedimientos de cobranza que reduzcan el riesgo de incobrabilidad Capital • Situación financiera en general.

Otorgamiento de crédito • • • Datos generales. Antecedentes. Reputación.

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• • • •

Capacitación de información relativa al negocio. Posición financiera. Destino del crédito. Pronóstico de caja.

Fuentes de información Internas: Solicitud de crédito, entrevista Externa: Información de terceros, estudios financieros 3.2 Administración de cobranza Objetivos: • • • • • • • • Deudas por cobrar Con rapidez Conservar buena imagen ante el cliente Volumen de ventas a crédito Curva de ventas Reglas para limitar créditos Termino de ventas y políticas de créditos Políticas de administración de cobranzas

Las determinantes más importantes del nivel de cuentas por cobrar son:

Métodos de cobranza para: Particulares: • • • • • Ventas de volumen Ventas de equipo Ventas de volumen Ventas de equipo Ventas de servicio

Gobierno: dificultad en el trámite

3.3 Control de inventarios

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Para evaluar el nivel de materias primas, el autor debe considerar aspectos tales como: producción anticipada, producción de temporada, fuentes de abastecimiento con el factor básico que influye en el nivel de productos terminados que el auditor de operaciones debe tomar en cuenta es la coordinación entre la producción y ventas. El gerente financiero puede estimular las ventas a través de cambiar los términos de crédito y permitiendo créditos a clientes marginales, pero ya sea las mercancías (productos terminados) permanezcan registrados en libros, ya sea como inventarios, o como cuentas por cobrar, la empresa tiene que financiar la: Administración de inventarios: • • • • • • • Punto de nivel óptimo. Momento de compra. Máximos y mínimos. Atender una demanda. Lograr un objetivo de ventas y utilidades. Promover la eficiencia en la fabricación. Obtener las condiciones adecuadas en las compras.

Objetivos al conservar un inventario:

Eficiencia en manejo de inventarios: • • • • • • • Costos de mantenimiento Recursos requeridos Costos de administración y almacenamiento Transporte Seguros Obsolescencia Cantidad requerida por producto

3.4 Inversiones Objetivos El auditor debe tener como objetivo básico en esta área: asegurarse que las inversiones en activos de carácter permanentes estén apoyadas en estudios económicos y financieros que justifiquen la propia inversión en función de su costo y el rendimiento que se espera obtener de la misma.
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• • • • Autorización original Programación Limite de aprobación Justificación económica GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA OPERATIVA DE FINANZAS Aspectos generales de la función: 1. 3. De cada uno de los departamentos o secciones 80 LIC. GUSTAVO GIL .AUDITORÍA OPERATIVA Fases que cubre el control de inversiones. Obtener esquemas de organización Lista de funcionarios responsables de todas las áreas Determinación general de los objetivos a. De la dirección b. 2.

acordes a los objetivos de la función y de la empresa. ¿Existe un presupuesto de inversiones de capital? a. ¿a corto plazo? ¿Por qué periódico? b. Sistema de presupuesto • Adecuada Separación de funciones • • • • • • • • • • Limitación de responsabilidad Unidad de mando. ¿Son flexibles? a. ¿Qué áreas de la empresa cubren? ¿Son todas? 3. Evaluar de acuerdo a la magnitud de la empresa si la organización presta planes a corto plazo y a largo plazo. ¿Existe un presupuesto de operaciones? 80 LIC. ¿Se ajustan periódicamente? b.AUDITORÍA OPERATIVA 4. GUSTAVO GIL . descripción de flujos Distribución de formas Manuales de funcionamiento y de operaciones Descripción de flujos Distribución de formas Sistema de contabilidad general de costos Información periódica y constante a la administración Auditoría interna Otros controles Presupuestos 1. ¿Prevé las fuentes del financiamiento? 6. ¿Personal de otras funciones? b. ¿Concuerda con los objetivos generales de la empresa? b. ¿Con que frecuencia? c. ¿Qué bases se toman? 5. ¿Personal de finanzas? 4. ¿Quiénes intervienen en su formulación? a. ¿a largo plazo? ¿Cuántos años? 2. ¿Qué tipo de presupuesto se formulan? a.

GUSTAVO GIL 80 . ¿Permite obtener información completa y precisa? c. ¿Se cuenta con instrucciones para su manejo? ¿Actualizado? d. ¿Recibe de contabilidad información previa y oportuna a todas las operaciones realizadas? b. ¿Se prevén fuentes alternativas de fondos en los casos de insuficiencia? d. ¿Cubre todos los aspectos que afectan el flujo de archivo? • • • • Ventas al contado Cobranzas Costos de operaciones Pagos b. ¿Cubre todas las áreas de operación de la empresa? 7. ¿Se adapta el sistema a la información requerida? c. se adapta a al sistema y volumen de operaciones? e. ¿Con qué periodicidad? b. ¿Con qué periodicidad se determinan las necesidades de efectivos? c. ¿Cuál es el margen de seguridad para el efectivo? 8. ¿Están debidamente difundidos entre el personal encargado del registro de las operaciones? 2. ¿Existe un catalogo de cuentas en uso? a. Si no se cuenta con equipo electrónico: ¿Es posible su utilización? ¿Es costeable? f. ¿A quienes se reportan las desviaciones? Contabilidad general 1. ¿Existe un presupuesto de caja? a. ¿Se comparan los presupuestos con los importes reales? a. Si se cuenta con equipo electrónico: ¿Es adecuada la programación? LIC. ¿Qué investigación se hacen de las investigaciones? c. ¿Está actualizado? b. ¿El equipo con el que cuenta. ¿Permite el sistema rapidez en el registro? d.AUDITORÍA OPERATIVA a. Sistemas y equipos a. ¿Quién la hace? d.

AUDITORÍA OPERATIVA ¿Cubre todas las áreas posibles de utilización? ¿Es costeable. ¿Sirven de base para la toma de decisiones? g. ¿Se preparan pensando en las personas a quien van dirigidas? i. ¿Se envían a las personas adecuadas? h. Información a. ¿Contienen todos los datos? c. ¿Con qué oportunidad? ¿Hay atrasos? d. ¿Con qué periodicidad? b. ¿Se investigan las variables en relación a los estimados o estándares? Impuestos ¿Cuáles impuestos gravan a la empresa? ¿Se consideran para efectos de presupuesto? ¿Se aprovechan las ventajas fiscales? ¿Cuáles? ¿Hay posibilidades de excepciones o subsidios? ¿Existe un programa formal de planeación final? 80 LIC. ¿Se elabora informes periódicos respecto a lo anterior? a. en función al servicio prestado y a la capacidad de la empresa? 3. ¿Con qué oportunidad? 7. ¿Las bases son de aplicación de gastos indirectos? 5. Formas utilizadas a. ¿Se informa utilizando un criterio “por excepción”? j. ¿Incluyen información completa? ¿Demasiados datos? e. ¿Son comparables con presupuestos? ¿Con que otros datos? f. ¿Son prácticas naturales? b. ¿Se puede suprimir? e. ¿Qué informes se preparan? b. ¿Costos unitarios por productos o por líneas? c. GUSTAVO GIL . ¿Con qué periodicidad? c. ¿Se pueden fusionar con alguna otra forma? d. ¿Las bases son utilizadas para la fijación de los estimados o estándares? k. ¿Costos fijos o variables? d. ¿Costos totales por períodos? b. ¿Su distribución es adecuada? 4. ¿Volúmenes de producción? 6. Proporciona el sistema información relativa a: a.

¿Se efectúan auditorías operativas? Auditorías externas ¿Se practica auditoría de estados financieros de la empresa por un contador público independiente? ¿Se estudian y/o implementan las sugerencias del auditor independiente? Estructura y políticas financieras La revisión de la estructura financiera se basa en el análisis o interpretación de estados financieros. GUSTAVO GIL . Supervisión y evaluación sobre toma de inventarios c. Revisión de saldos de todo el catalogo de cuentas. ¿Se vigila la corrección o atención de las desviaciones encontradas? h. Revisión de documentos en cuanto a requisitos internos y fiscales e. al menos los siguientes aspectos? a. Revisión del cumplimiento de las obligaciones fiscales f. Función de gerencia La función gerencial es una apreciación que tiene varios enfoques. ¿Qué tipos de informes se elaboran? g.. Revisión de cartera al cobro d.AUDITORÍA OPERATIVA ¿Existe una persona en el departamento que vigila el adecuado cumplimiento de las obligaciones fiscales? ¿Hay una adecuada revisión de la información proporcionada a los auditores fiscales? ¿La política tributaria es determinante en el nivel y estructura de la inversión? Auditoría interna ¿Existe un departamento o sección de auditoría interna? ¿A quién reporta? ¿Se cuenta con un programa que cubra. constituye la herramienta principal del auditor en ese aspecto. rotaciones. al menos una vez al año b. numerosos autores están de acuerdo que incluye los procesos administrativos siguientes: a) Fijar los objetivos b) Proveer c) Dirigir d) Coordinar 80 LIC. ENFOQUE DE LA AUDITORÍA OPERATIVA EN EL ÁREA GERENCIAL 1. y su comparación con otras empresas. etc. tendencias. tanto del giro como de otros tipos. el uso de razones.

no habrá una meta en que basar la orientación del trabajo y cuando se desconocen las metas a cumplir. La gerencia como primer paso. Fijación de objetivos y políticas Generalmente los objetivos vienen expresados por disposiciones legales y su cumplimiento constituye la esencia misma de las empresas. Concepto de previsión Implica la idea de ciertas anticipaciones de acontecimientos y situaciones futuras. es decir fijar el fin que se persigue de acuerdo a las necesidades. lugar y cifras. Todo plan por muy pequeño o extenso que sea. la situación se torna totalmente confusa. en forma coordinada. Todo plan implica metas a cumplirse. de allí que los objetivos deben definirse claramente. GUSTAVO GIL . Dirección La dirección es aquel factor de la administración en la que se logra la realización efectiva de todo lo planeado por las decisiones gerenciales directamente o por delegación. mirar de antemano hacia los objetivos propuestos. La política es la decisión que adopta el funcionario de más alta jerarquía y los funcionarios de más alto nivel dentro de cada jerarquía. deberá prever. b) Investigar factores positivos y negativos que nos ayuda o limitan en la búsqueda de los objetivos. Los principios fundamentales de la dirección son: 80 LIC. Para hacer previsiones se requiere: a) Determinar objetivos o fines que se requieren. las metas constituyen los objetivos básicos de la empresa.AUDITORÍA OPERATIVA e) Controlar 2. sin la cual seria imposible hacer planes. estará destinado a cumplir los objetivos predeterminados en función de la política adoptada. Si los objetivos y políticas no aparecen claramente definidas. 4. Ellos deben explicar claramente las metas y ubicarlas dentro de un tiempo. los elementos indispensables que permitan el logro de los objetivos de la empresa. c) Coordinar los distintos recursos con diversas alternativas de ejecución que nos permita escoger algunas de ellas como nuestra base. para proveer a los planes. 3.

es la unificación de un ambiente de confianza recíproca entre todos. debe ser: oportunamente transmitidas a sus destinatarios. conferencias. La forma de decisiones es la llave final de todo proceso administrativo. reuniones. ningún sistema de organización tiene efecto. etc. ningún plan. para forzar la meta a buscar que sean beneficiosas para ambas partes. IV. hechos. entrevistas. III. que es un proceso en virtud de cual se contribuye a la mejor ejecución de los trabajos. Estudiar la eficiencia de la comunicación Seguir el curso de la comunicación. Para alcanzar ese principio. II. mientras no se da una decisión. acción de interés. Transmitir eficazmente. experiencias y la toma de decisiones para ser ejecutadas. se basa en la intuición. para conseguir que las disposiciones generales sean mejores obedecidas. con mayos eficiencia. las comunicaciones orales y escritas.AUDITORÍA OPERATIVA I. unificándolos. ningún control. La toma de decisiones gerenciales. con fines constructivos. Coordinación La coordinación ordena y organiza los esfuerzos de varios individuos. Se podrá decir que todos los demás principios están contenidos en la coordinación. visitas. Principios de la coordinación. economía y efectividad. III. 80 LIC. La comunicaron tiene etapas. boletines. Comprender lo que se desea comunicar. la captación de políticas. el gerente debe tener una visión amplia del funcionamiento de su empresa y podrá emplear como medio de coordinación. el logro de la cooperación con los demás y hacer que las ideas e instrucciones se entiendan con claridad. 5. Principios de aprovechamiento del conflicto. cuya aplicación le permitirá cumplir con su cometido: I. para alcanzar el objetivo o meta propuesta. GUSTAVO GIL . Principios de impersonalidad de mando. la unión de todas las actividades para alcanzar el desarrollo del plan. para lo cual es necesario una buena comunicación. informes. II. La toma de decisiones permite escoger entre una o más alternativas aquellas que ofrezcan más ventajas. con la finalidad de que unan sus esfuerzos para lograr una meta común. pues significa establecer relaciones entre varias partes de una actividad o empresas.

y medir rendimientos. Control Es verificar si todo se desarrolla de conformidad con el plan adoptado. IV. Para que el control sea más efectivo. Definición y acumulación de la información para previa explotación de las mismas. o al menos principalmente. Un instrumento muy importante en el control gerencial. se miden los resultados actuales y pasados en relación con lo previsto. III. Especificación de las bases para el establecimiento de normas de rendimiento. con el objeto de corregirlas y recomendar cuales son más convenientes de corregirlas y evitar que se repitan. con el fin de corregirlo. En el control. Otros instrumentos de control que pueden señalarse son los siguientes: • • • • Informes Estadísticas Presupuesto Costos 80 LIC. Identificación de los factores claves a ser controlados para el logro de los resultados. ni autócrata. Su propósito es determinar las deficiencias. GUSTAVO GIL . las instrucciones emitidas y los principios establecidos. debiendo ser el gerente en este concepto un educador. II. se requiere como mínimo los siguientes requisitos: I. sino cooperativo. ayudante y consejero para sus subordinados. determinen las causas y efectos. es el “principio de excepción”. mejorar y programar nuevos planes. El gerente (jefe de la entidad) al ejercer las funciones de control. y al señalar errores lo hará con el propósito de rectificarlos y evitar que se cometan nuevamente. no será autoritario. señale las tendencias e identifique resultados. ya sea en forma total o parcial. que tiende a convertir el cumplimiento en lo normal y las desviaciones de los planes en lo excepcional: los controles versaran sobre esto último exclusivamente. Implementación de una infraestructura de información que identifique los resultados. de qué modo. en que tiempo y porque se desea. El control permite asegurarse de una óptima ejecución. de acuerdo a las áreas de responsabilidad.AUDITORÍA OPERATIVA 6. conocer que parte de una actividad se esta cumpliendo y cual no.

Capacidad profesional. etc. para expresar sus opiniones con integridad. para incrementar su capacidad profesional y mejorar sus cualidades personales. Sociabilidad y educación. para apreciar con objetividad ecuanimidad y equidad las situaciones que tiene que resolver. actuando con desenvoltura. para participar correctamente en reuniones. para mantenerse firme y fiel a sus principios y normas de su empresa. para cubrir sin alterarse y reaccionar a forma ecuánime y a ajustada a la realidad. pero debe dársele la importancia que tiene. para adquirir conocimientos. cordialidad y don de gestos. subalternos y los de su mismo nivel. para actuar y trabajar sin ostentación ni personalismo. Modestia. GUSTAVO GIL . conceptos o ideas rápidamente. Entereza. b. 7. a sus superiores. 80 LIC. razonar con lógica y tomas de decisiones prácticas y metódicas.AUDITORÍA OPERATIVA • • Plan Volumen (calidad y cantidad) de los trabajos realizados. para hábilmente crear soluciones a pesar de las limitaciones. Ingenio. Cualidades generales que deben reunir un gerente a) Aspecto personal: • • • • • • • • • Comprensión. Lealtad. para expresarse concisa y claramente tanto por escrito como en forma oral. o las que haya impartido el directorio (alta dirección). Serenidad y tacto. Control para verificar el exacto cumplimiento de sus disposiciones. sinceridad y firmeza. Imparcialidad y justicia. descuide la atención a las demás actividades El control no debe realizarse con tal énfasis que administrativas. Superación. Aspecto intelectual: • • • • Inteligencia y juicio. efectividad y economía) de las metas u objetivos. Cultura general. que le permita atender e interpretar un punto de vista correcto de los demás. a fin de conocer con certeza la marcha (eficiencia. para poseer y aplicar sus conocimientos profesionales relacionados al puesto que desempeña.

Personalidad y carácter. para usar racionalmente los recursos que dispone. Inteligencia. para conducirse de acuerdo con las normas morales y de ética profesional. Salud y aptitud para ser expuesto. Introducción Al aplicar esta lista de verificación. Salud y aptitud para el cargo y vigor físico. Experiencia. para actuar con honradez y moral. Espíritu de superación y empresa. para ser puntual o constante en el desempeño de su puesto. para incrementar su capacidad profesional para que el desempeño de sus funciones con responsabilidad. dentro y fuera de la empresa. y de hecho. que le permita resistir la fatiga física y mental. para trabajar con energía y entusiasmo. no debería existir.AUDITORÍA OPERATIVA • • • • • Condiciones de administrador. y capacidad para trabajar en cualquier dependencia de la empresa. se debe tener en cuenta que simplemente es una guía y no un programa detallado de auditoría. que le permita desarrollar con eficiencia. imaginación y criterio que le permita actuar con capacidad de concepción y reflexión. Puntualidad. Moralidad y honradez. No existe patrón idéntico para ser seguido en cualquier auditoría. responsabilidad y autoridad las funciones que se le han sido asignadas. GUSTAVO GIL . Esta guía ha sido elaborada para documentar las diferentes claves que son los fundamentos del examen. para actuar en sus decisiones superando los obstáculos que se le presenten. para pueda actuar en situaciones de complejidad y mayor alcance. c. flexibilidad y facultad de innovar. lucidez. Aspecto profesional • • • • • • • Conocimiento. 80 LIC. Ética profesional. para actuar por convicción y sin necesidad de control. GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA OPERATIVA GERENCAL 1. para tener un rendimiento prolongado y eficiente. Responsabilidad.

¿Ha precisado en qué áreas claves debe invertir su tiempo y los recursos disponibles? ¿Se a fijado los objetivos generales y los objetivos específicos?` ¿Ha tenido en cuenta para la determinación de objetivos los siguientes criterios? • • • • • • V. Han sido establecidos en términos de resultados finales. recursos materiales. por las razones expuestas está sujeta a ser modificada y/o complementada. Ha sido difundido por escrito y en forma precisa y clara. Son factibles de alcanzar. ¿Se han determinado prioridades en la formulación de objetivos? 80 LIC. Cubren todas las áreas claves. programas o proyectos. La presente guía tiene como propósito desarrollar una lista de verificación para la evaluación de control general.) II. diversificación. productividad. así mismo debe emplearse esta guía conjuntamente con cuestionarios específicos que incluyan preguntas dirigidas directas y específicamente a la actividad que se revisa. etc. Objetivos En este rubro hay que tener en cuenta algunos aspectos importantes como: I. IV. ¿Ha determinado las áreas claves donde la empresa debe producir resultados positivos? (rentabilidad. Reflejar las políticas de la empresa. III. en vez de actividades. innovación. GUSTAVO GIL . 2. que pueden tener incidencias sobre el éxito de la empresa. recursos humanos. servirán como base para determinar los procedimientos a seguirse durante el curso del examen y ayudarían al auditor a preparar su programa de auditoría para las distintas áreas y actividades de la empresa. utilizando conjuntamente los dos listados. Han sido establecidos en términos positivos.AUDITORÍA OPERATIVA Esta guía.

AUDITORÍA OPERATIVA VI. 3. IX.¿Oralmente? . ¿Tiene algunos problemas de personal? ¿Está satisfecho con la calidad del personal de su empresa? 80 LIC. IX. ¿Tiene la empresa un plan anual operativo? ¿Tiene también un plan operativo a largo plazo? ¿Tiene los proyectos y programas detallados? ¿Participan todos los niveles de supervisión en el planeamiento? ¿Conoce la gerencia este plan? ¿Conocen todos los empleados de la empresa este plan? ¿Se mide el rendimiento actual en relación a la planificación? ¿Se comunica cualquier cambio en el plan? ¿Se hacen frecuentes cambios en el plan? ¿Contiene el plan unidades de medida tales como: costo. VI. II. GUSTAVO GIL . etc. fechas. ¿Se ha decidido los métodos que deben emplearse para la consecución de los objetivos? ¿Se identifica su tiempo. Existe un acuerdo general con respecto a los objetivos. V. X. Planteamiento I. Entre el gerente y sus subalternos. II.? ¿Se preparan informes de avance en compararon con el plan? 4.¿Por escrito? X. VII. VIII. números de empleados. IV. XI. • • Entre el gerente y el director. lugar y cifras? ¿Se informa periódicamente sobre sus logros? En caso de no lograr los objetivos estas se verifican: • Con la gerencia . VII. III. VIII. Organización I.

Por otros métodos. XIII. complementado o revisado la estructura orgánica en los últimos dos años? XVIII. ¿Tiene la empresa algún programa de entrenamiento en las diferentes áreas de la empresa? ¿Se motiva a los trabajadores a seguir cursos de capacitación? ¿Cómo se mide el rendimiento de los trabajadores? • • • Por objetivos. Control I. Midiendo su trabajo.AUDITORÍA OPERATIVA III. II. IV. X. IX. ¿Existe demasiado personal o demasiados funcionarios que dependen del gerente general? XVII. ¿Existe una estructura orgánica de la empresa? XV. GUSTAVO GIL . V. VI. VII. ¿Conocen los trabajadores estas oportunidades? ¿Existe algún problema de cambios frecuentes de personal? ¿Dentro de los dos o tres últimos años se ha prohibido al personal estar fuera de la sede central de la empresa? XIV. ¿Han rotado cada servidor que depende del gerente general. III. modificado. además de la estructura adecuada y de los recursos humanos y financieros para hacerlo funcionar con los métodos y sistemas. ¿Se ha definido por escrito el papel de la empresa bajo revisión? ¿Existe un acuerdo mutuo entre el gerente y el director? Se ha especificado como se va a medir el rendimiento de la empresa en términos de: 80 LIC. XII. ¿Está dotada la empresa. a través de los cuales deberían desarrollarse las funciones de la empresa? 5. ¿Saben los empleados que son evaluados? ¿Se mide el rendimiento en forma periódica? ¿Se revisa el resultado de la evaluación con el trabajador? ¿Existen descripciones de cargos para cada puesto? ¿Existen adecuado alcance de oportunidades? • • ¿Dentro de la empresa? ¿Fuera de la empresa? XI. ¿Conocen los trabajadores esta estructura orgánica? XVI. por lo menos una vez en los últimos tres años? XIX. ¿Se ha cambiado. VIII.

Especifica este papel: 1. Por escrito. 6. Numero de personal. Recibe informes periódicos que muestran y comparan los logros con el plan operativo. Criterio personal aplicado. Recuperación de gastos operativos. lugar y cantidades. parcial o totalmente. se ha especificado el papel de la empresa. Ahorro en costos (economía) Quejas del cliente. Rendimiento programado Logro de objetivos Se han establecido por escrito normas o niveles de rendimiento aceptables en las áreas señaladas en el ítem 5. Su función en términos amplios. Señalan los objetivos. Se revisa con el directorio la falta de cumplimiento de los objetivos: 1. Existe áreas en particular o problemas dentro de la empresa donde el gerente general desearía que se concentren más los esfuerzos de auditoría. Coordinación con otras dependencias o áreas. Han sido establecido por escrito los objetivos específicos de la empresa. • • • • • • • Esta satisfecho el gerente con el rendimiento del objetivo. Responsabilidad y auditoría general. 2. limitaciones. Se ha priorizado los objetivos de acuerdo a su importancia.AUDITORÍA OPERATIVA • • • • • • • • • • • • • • • Cumplimiento presupuestario. Las políticas de control 80 LIC. Se reporta periódicamente el logro de los objetivos. Ha revisado y probado el plan anual de operaciones de la empresa. Verbalmente 2. revisión o evaluación de las actividades de la empresa. Se ha hecho anteriormente alguna auditoría. principales. tiempo. GUSTAVO GIL .

por cuya razón debe conocer a fondo determinadas reglas de control que las relacionará con los objetivos y metas de la empresa. actúan para asegurarse que determinados objetivos y metas se cumplan. o reemplazan con otra • • • • • • • ¿tiene la empresa políticas por escrito? ¿Se organiza esta en un manual? ¿Están las políticas actualizadas? ¿se verifica su cumplimiento? ¿Se distribuyen entre los trabajadores? ¿Están claramente escritas? ¿Está el formato estandarizado? 7.AUDITORÍA OPERATIVA Una política es una guía para llevar a cabo una acción con el objeto de lograr los objetivos. 80 LIC. Hay significativos números de controles que se deben aplicar en una empresa pudiendo citarse a continuación algunos de ellos. Algunas reglas de control El control es la función de más preocupación del auditor. GUSTAVO GIL . Los controles no operan sin sustentación. Los procedimientos en el control El procedimiento es un documento que explica la forma de proceder y trabajar para llevar a cabo las políticas: • • • • • • • ¿Tiene la empresa procedimientos por escrito? ¿Se originan estos en un manual? ¿Están actualizados? ¿Se verifica su cumplimiento? ¿Existen procedimientos por escrito para cada política? ¿Se distribuyen los procedimientos a los trabajadores? ¿Está el formato estandarizado? 8. que pueden considerarse básicos: • La gerencia debe establecer normas para su personal de trabajadores. es por medio de ciertas normas que puede hacer mejor su trabajo. Son efectivas desde su establecimiento hasta su anulación.

El gerente debe estar informado de los que hace cada uno de los trabajadores de la empresa. debiendo los trabajadores reportarse en función a ambas.AUDITORÍA OPERATIVA • • • • • • • La gerencia debe evaluar a su personal en función a normas establecidas. Cada actividad debe tomar un presupuesto y un camino a seguir. FIN ¡¡¡ 80 LIC. GUSTAVO GIL . Las actividades pendientes a evaluarse y las deficiencias deben darse a conocer recomendando su posible medida correctiva. En forma periódica el gerente y sus supervisores deben hacer el seguimiento para luego verificar si las actividades se han realizado se acuerdo a los procedimientos establecidos. Se debe establecer prioridades para nuevos trabajos. De una manera general el control gerencial puede resumirse en las siguientes expresiones: Usar continuamente la supervisión y la retroalimentación para mejorar la ejecución mediante acciones correctivas. El gerente debe poner en conocimiento de sus trabajadores las necesidades y los procedimientos empleados en los diferentes niveles de la empresa.