AUDITORÍA OPERATIVA

UNIDAD Nº 1 AUDITORIA – INTRODUCCIÓN 1.1. AUDITORÍA.- El vocablo “auditoría” fue asimilado al idioma castellano luego de su amplia y profunda difusión en el idioma inglés. Deriva etimológicamente del vocablo latín “Audire” que significa “Oír”. Definición de Auditoría.- Una auditoría trata de la revisión, análisis y evaluación de las diferentes operaciones o procedimientos establecidos dentro de una organización o actividad, con la finalidad de determinar si se están ejecutando de acuerdo a los criterios establecidos, para luego comunicar los resultados a las personas interesadas. 1.2. AUDITORÍA FINANCIERA.- Definiciones: “La auditoría financiera, es el examen de los libros, comprobantes y otros documentos que sustenten los estados financieros de una entidad, efectuado para que el auditor formule su dictamen sobre la situación financiera, los resultados de sus operaciones y su conformidad con las disposiciones vigentes”. “La auditoría financiera, se puede definir como el examen realizado por un auditor acerca de la evidencia con que las cuentas finales de ingresos o el balance general de una organización han sido preparados, para cerciorarse de que presentan una visión fiel y clara de las transacciones resumidas del periodo en revisión del estado financiero de la organización en la fecha tope, permitiendo al auditor informar formulando su dictamen”. “La auditoría financiera, es un examen sistemático de los estados financieros, registro y transacciones relacionadas para determinar la adherencia a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, a las políticas de dirección o a los requerimientos establecidos”. “La auditoría financiera es un examen a los estados financieros de una entidad a una fecha determinada de acuerdo a las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (N.A.G.A.) con el propósito de emitir una opinión profesional independiente de que si esos estados financieros bajo examen, presentan o no

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razonablemente la situación financiera y patrimonial de dicha entidad, de conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (P.C.G.A.)”. 1.3. NORMAS DE AUDITORIA GENERALMENTE ACEPTADAS (N.A.G.A.).- Las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, son criterios o lineamientos básicos que nos indican cómo debe practicarse la auditoría financiera y se clasifican en tres grupos: 1. Normas Personales. 2. Normas relativas a la realización del trabajo. 3. Normas relativas al dictamen. 1.3.1 Normas Personales.- El Auditor debe: a) Ser una persona que teniendo título profesional o universitario oficialmente reconocido o la habilitación oficial correspondiente, tenga entrenamiento técnico y capacidad profesional para ejercer la auditoria. b) Realizar sus trabajos y preparar su informe con cuidado y diligencia profesional. c) Mantenerse en una posición de independencia a fin de garantizar la imparcialidad y objetividad de sus juicios. 1.3.2 Normas relativas a la realización del trabajo.- El trabajo de auditoría debe comprender: a) Una adecuada planeación y supervisión de los colaboradores. b) Un estudio y evaluación adecuados del sistema de control interno vigente en la entidad examinada, para determinar la naturaleza, tensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría a aplicar. c) La obtención, mediante la aplicación de procedimientos de auditoría, de evidencias y comprobatoria válida y suficiente. 1.3.3 Normas relativas al dictamen.a) Siempre que el nombre de un profesional queda asociado con estados contables, deberá expresar de manera clara e inequívoca la naturaleza de su relación con tales estados. Si practicó un examen de

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ellos, el auditor deberá manifestar de modo expreso y claro el carácter de su examen, su alcance y el grado de responsabilidad que asume. b) El auditor debe aclarar si en su opinión los estados examinados presentan razonablemente la situación y los resultados de las operaciones de la entidad, conforme a Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y si los mismos se aplicaron uniformemente respecto al ejercicio anterior. c) Salvo expresa indicación en contrario por parte del auditor considerará que él estima que las declaraciones informales que contienen los estados contables son razonablemente adecuadas. d) Cuando el auditor se considere obligado a presentar limitaciones o excepciones a algunas de las afirmaciones genéricas, su dictamen deberá expresarlo de modo claro e inequívoco, manifestar a cual de tales afirmaciones genéricas se refiere al indicar los motivos y la trascendencia o importancia de la salvedad en relaciones con los estados contables considerados en conjuntos. En su caso podrá llegar a abstenerse de expresar opiniones o emitir una opinión negativa. e) Cuando el auditor considere no estar en condiciones de expresar una opinión profesional respecto a los estados contables, tomados en conjuntos, debe declararlo así de manera explícita, aún cuando después de tal declaración podrá hacer los comentarios parciales que considere prudente. 1.4. CONCEPTO DE DICTAMEN.- El dictamen sobre los estados financieros, es el informe escrito mediante el cual un auditor independiente, fundado en el examen de los mismos y practicado de acuerdo con Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, emite su opinión o expresa que se abstiene de opinar sobre dichos estados de acuerdo con estas normas. 1.5. TIPOS DE DICTAMEN.- A continuación se señalan los tipos de opinión: a) Opinión sin salvedades.- Declara que los estados financieros presentan razonablemente, en todo aspecto significativo, la situación financiera y patrimonial y los resultados de las operaciones de la entidad.

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Estos estados financieros son responsabilidad de la gerencia de la compañía. d) Abstención de opinión. 80 LIC.Declara que. Nuestra responsabilidad. MODELO TRADICIONAL DE DICTAMEN ESTÁNDAR DE UNA AUDITORÍA DE ESTADOS FINANCIEROS Dictamen del auditor independiente: Lugar y fecha Señores Al directorio Compañía X Hemos examinado el balance general de la compañía X al 31 de diciembre del 20XX.. 1. la situación financiera y patrimonial y los resultados de las operaciones de la entidad.AUDITORÍA OPERATIVA b) Opinión con salvedades. los estados financieros presentan razonablemente.Declare que los estados financieros no presentan razonablemente. la situación financiera y patrimonial y los resultados de las operaciones de la entidad.6.. de cambio en el patrimonio y de flujo de efectivo por el año terminado en esa fecha.Declara que el auditor no expresa una opinión sobre los estados financieros. que se acompañan. GUSTAVO GIL . Estas normas requieren que planifiquemos y ejecutemos la auditoría para obtener razonable seguridad respecto a si los estados financieros están libres de presentaciones incorrectas significativas. c) Opinión adversa.. es expresar una opinión sobre estos estados financieros basados en nuestra auditoría. en todo aspecto significativo. en todo aspecto significativo. Efectuamos nuestro examen de acuerdo con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas. y los correspondientes estados de ganancias y perdidas. excepto por los efectos del asunto o asuntos a los que se refiere la salvedad.

Consideramos que nuestro examen proporciona una base razonable para nuestra opinión. de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. 1. Razón social del auditor Firma y nombre del socio responsable de los auditores y matricula profesional. “La auditoría interna es una actividad independiente.. los cambios en su patrimonio neto y su flujo de efectivo por el año terminado en esa fecha.AUDITORÍA OPERATIVA Una auditoría incluye examinar. AUDITORÍA INTERNA. GUSTAVO GIL . “La auditoría interna es el examen objetivo. evaluarlas y elaborar un informe que contenga comentarios. objetiva y de consultoría. diseñada para agregar valores y optimizar la operación de una organización. a fin de determinar si las políticas y procedimientos establecidos son aplicados”. sobre una base de pruebas. los resultados de sus operaciones. Es un control general que funciona mediante la medición y evaluación de la efectividad de otros controles”. es una actividad de evaluación independiente dentro de una organización. una auditoría también incluye evaluar los principios de contabilidad utilizados y las estimaciones significativas hechas por la gerencia. evidencias que sustenten los importes y revelaciones en los estados financieros.7. así como también evaluar la presentación de los estados financieros en su conjunto. “La auditoría interna es la evaluación independiente de las diversas operaciones y sistemas de control dentro de una organización. como base de servicio a la dirección. con la finalidad de verificarlas. financiera y otras. En nuestra opinión los estados financieros antes mencionados presentan razonablemente. Contribuye a que una organización alcance sus 80 LIC.Definiciones: “La auditoría interna. sistemático y profesional de las operaciones financieras y/o administrativas efectuadas con posterioridad a su ejecución como un servicio a la gerencia por personal de una unidad de auditoría interna completamente independiente de dichas operaciones. la situación patrimonial y financiera de la compañía X al 31 de diciembre de 20XX. conclusiones y recomendaciones”. en todo aspecto significativo. para la revisión de operaciones de contabilidad.

investigaciones o estudios.El objetivo general de la auditoría interna consiste en la cooperación de todos los miembros de la organización en el desempeño activo de sus funciones y responsabilidades. f) Reducir los problemas de las auditorias anuales superando un plan o programa con los auditores externos. 1. etc.8. g) Realizar trabajos de auditoria en el nivel de dirección que asegurara una medida efectiva de corrección. c) Determinar el grado de confiabilidad y utilidad de la información procesada como base para la toma de decisiones. control y dirección”. que fueron aprobadas por la dirección superior. procesos.El alcance de la auditoría interna incluye entre otros aspectos. esto con el propósito de lograr el cumplimiento de los objetivos formulados. políticas. instrucciones. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA INTERNA. GUSTAVO GIL . 1.. normas. para determinar si el mismo está operando en forma efectiva y eficiente. para garantizar su cumplimiento.. b) Evaluar permanentemente e independientemente el control interno. que todos los procesos operativos se están llevando a cabo de una manera eficiente y económica y con la adecuada organización y administración. 80 LIC. h) Establecer y asegurar que las cuentas presentadas son correctas y perfectamente expuestas. ALCANCE DE LA AUDITORÍA INTERNA. a las áreas o sectores de mayor exposición y riesgo y no concentrarse en las áreas fuertes. leyes.9. como ser de sus actividades. j) Vigilar que todos los funcionarios de la organización cumplan con lo establecido en los manuales.AUDITORÍA OPERATIVA objetivos al proveer un enfoque disciplinado y sistemático para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos. Entre los objetivos específicos de la auditoría interna podemos citar los siguientes: a) Dedicarse. planes. procedimientos. i) Determinar por intermedio de revisiones. e) Proporcionar servicio y asesoramiento a los ejecutivos en la toma de decisiones. exámenes. d) Generar e implementar recomendaciones pare fortalecer los controles internos existentes o para sugerir otros nuevos. análisis y evaluación de todos los sistemas establecidos en la organización. lo siguiente: La revisión.

AUDITORÍA OPERATIVA estándares y reglamentos.A. Estas normas N.Los auditores internos deben ser independientes de las actividades que auditan: 80 LIC.A. 1.I.I.11. mediante la realización de auditorias. aplicación de la tecnología informática. cambian de manera rápida y permanente.. De manera general se espera que los auditores.I.). Normas relativas a la administración del departamento de auditoría interna. 100 Normas Relativas a la Independencia.P. deben cambiar en todo orden de cosas para hacerle frente al entorno actual.El Instituto de Auditores Internos (I. capacidad técnica y habilidades adecuadas para satisfacer los requerimientos de la empresa actual. emitió las Normas para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna (N.Los ambientes en los cuales los auditores deben ejecutar sus actividades... Normas relativas al alcance de las labores. promotores del cambio. que tiene su sede en los Estadas Unidos. determinando si todos los componentes de la organización los ejecutan y los cumplen. requiriéndose cada día un mayor profesionalismo. conocimientos. GUSTAVO GIL . en la evaluación y manejo de riesgos.10. estén capacitados pare proporcionar servicios orientados a agregar valor a las operaciones. promoción y participación en los procesos de autoevaluación del control. Por lo tanto los profesionales que practican la auditoría interna. ROL DEL PROFESIONAL EN AUDITORÍA INTERNA. mide e intenta representar la forma como debería practicarse la auditoría interna. definiéndolas como criterios a través de las cuales se evalúa. en resumen se refieren a los cinco siguientes grandes tópicos de la auditoría interna: 100 200 300 400 500 Normas relativas a la independencia Normas relativas a la idoneidad profesional del departamento de auditoría y del auditor interna. NORMAS O CRITERIOS PARA EL EJERCICIO PROFESIONAL DE LA AUDITORÍA INTERNA.EP. Normas relativas a la ejecución de la labor de auditoría.E..A.). 1. una organización profesional. calidad y protección medioambiental y prestación de servicios de consultorías.

Los auditores internos deben mantener su competencia técnica a través de la capacitación continua.Los auditores internos deben poseer los conocimientos.La ubicación orgánica del departamento de auditoría interna debe ser suficiente para permitir el logro de sus responsabilidades de auditoría. 270 Capacitación continua. de modo que puedan lograr la cooperación de los auditados y realizar su trabajo sin interferencias. 260 Relaciones humanas y comunicaciones.. 230 Supervisión. 80 LIC.. GUSTAVO GIL .... habilidades y disciplinas. habilidades y disciplinas. habilidades y disciplinas necesarias pare llevar a cabo sus responsabilidades de auditorias. 250 Conocimientos.El departamento de auditoría interna debe asegurarse que las auditorías internas estén debidamente supervisadas.Los auditores internos deben cumplir con las normas profesionales de conducta.El departamento de auditoria interna debe asegurarse de que la idoneidad técnica y los antecedentes educacionales de los auditores internos son apropiados para las auditorias que efectuarán. 120 Objetividad.Las auditorías deben ser efectuadas con pericia y con el debido cuidado profesional.. habilidades y disciplinas esenciales para efectuar la auditoría interna. 240 Cumplimiento de la norma de conducta.. 220 Conocimientos.El departamento de auditoría interna debe poseer u obtener los conocimientos..Los auditores internos deben poseer cualidades para tratar con la gente y comunicar efectivamente. Los auditores internos deben tener el apoyo de la dirección superior y del directorio.AUDITORÍA OPERATIVA 110 Ubicación Orgánica.Los auditores internos deben actuar con objetividad al efectuar las auditorías.. 210 Procedimiento de reclutamiento. 200 Normas Relativas a la idoneidad profesional del departamento de auditoria y del auditor.

Los auditores internos deben evaluar la economía y eficiencia de la utilización de los recursos..Los auditores internos deben revisar la confiabilidad e integridad de la información financiera y operacional y las medidas utilizadas para identificar. 350 Logros de objetivos y metas de operaciones o programas. GUSTAVO GIL . clasificar y comunicar dicha información... 330 Salvaguardia de los activos. leyes y reglamentos qua podrían tener un impacto significativo en las operaciones e informaciones y determinar si la organización los cumple. procedimientos. leyes y reglamentos. medir.Los auditores internos deben revisar los sistemas establecidos para asegurar el cumplimiento de las políticas.La labor de auditoría debe incluir: su planificación.Los auditores internos deben revisar las operaciones o programas para determinar si los resultados son consistentes con los objetivos y metas establecidos y si se llevan a cabo dichas operaciones o programas según lo planeado. procedimientos..Los auditores internos deben planificar cada auditoría.Los auditores internos deben ejercer el debido cuidado profesional al efectuar las auditorias internas.. la comunicación de los resultados y el seguimiento.Los auditores internos deben revisar las medidas de salvaguardia de los activos y en lo que fuera apropiado..El alcance de la auditoria interna debe abarcar el examen y evaluación del sistema de control interno de la organización y la calidad de la ejecución de las labores asignadas. planes. 310 Confiabilidad e integridad de la información. 400 Normas relativas a la ejecución de la labor de auditoría. planes. 320 Cumplimiento de políticas. 300 Normas relativas al alcance de las labores. el examen y evaluación de la información... 80 LIC. verificar la existencia de dichos activos. 410 Planificación de la auditoría.. 340 Utilización económica y eficiente de recursos.AUDITORÍA OPERATIVA 280 Debido cuidado profesional.

autoridad y responsabilidad.Los auditores internos deben informar los resultados de su labor... 500 Normas relativas a la administración del departamento de auditoría interna. de autoridad y responsabilidad del departamento de auditoría interna.El director de auditoría interna debe establecer y mantener un programa que asegure la calidad para evaluar las operaciones del departamento de auditoría interna.El director de auditoría interna debe tener una declaración de propósitos. interpretar y documentar la información. 530 Políticas y procedimientos.Los auditores internos deben efectuar el seguimiento de los hallazgos de auditoría que se hubieren informado. 80 LIC.... 560 Garantías de calidad... 510 Propósito. 520 Planificación.El director de auditoría interna debe establecer por escrito políticas y procedimientos para guiar al personal de auditoría. 550 Los auditores externos.. GUSTAVO GIL ..El director de auditoría interna debe administrar debidamente el departamento de auditoría interna.AUDITORÍA OPERATIVA 420 Examen y evaluación de la información. para apoyar los resultados de la auditoría. para asegurarse que se han tomado las acciones apropiadas.El director de auditoría interna debe establecer un programa para seleccionar y desarrollar los recursos humanos del departamento de auditoría interna.El director de auditoría interna debe preparar los planes necesarios para llevar a cabo las actividades de la unidad de auditoría interna.El director de auditoría interna debe coordinar los esfuerzos de auditoría interna y externa. analizar.. 540 Administración y desarrollo del personal.Los auditores internos deben obtener. 430 Comunicación de los resultados. 440 Seguimiento.

actividades o segmentos operativa de una entidad pública o privada. 2. De acuerdo a la concepción moderna. organizaciones. de manera económica y eficiente. en efecto términos como: “Auditoría Integral”. “Auditoría Administrativa”. Durante los últimos años se han utilizado denominaciones para identificar el alcance y características de este tipo de auditoría. como es el de determinar y dar fe pública sobre la presentación razonable de la información y documentación de los entes. que a su vez incorporo dentro de sus procedimientos. AUDITORÍA OPERATIVA. el auditor operacional es el individuo de orientación general o administrativa que pertenece al equipo asesor de la alta dirección. Ante esta responsabilidad el auditor operativo no solo debe reunir las condiciones propias de los auditores tradicionales. “Auditoría Gerencial”. De todas las expresiones formuladas. de acción y dinámica. cuyo objetivo principal es el de prestar a la administración una ayuda o apoyo que requiere la entidad para lograr eficiencia. “Auditoría de Gestión”. posteriormente su objetivo fue más profesional.AUDITORÍA OPERATIVA UNIDAD Nº 2 AUDITORIA OPERATIVA Con el paso del tiempo el proceso de la auditoría ha ido evolucionando en cuanto a su objetivo. son empleados de una manera similar al término “Auditoría Operativa”. por lo que se utilizan como sinónimos. “Auditoría de Rendimientos”. sino condiciones especiales que le permitan cumplir a cabalidad su importante misión. eficacia y economía en sus operaciones. se considera que el término más adecuado es el de “Auditoría Operativa” ó “Auditoría Operacional”. la auditoría de cumplimientos. de sus recursos y el logro de sus objetivos”. GUSTAVO GIL .1. ya que en sus orígenes el objetivo de esta disciplina era primordialmente el de detectar y divulgar fraudes. todas estas expresiones son bien conocidas por los auditores.Definiciones: “La auditoría operativa consiste en la realización de exámenes estructurados de programa de acción. con el propósito de evaluar e informar sobre la utilización. por cuanto significa la evaluación de las “Operaciones” ó “Procedimientos Operativos” integrales que realiza una entidad.. 80 LIC.

perdiendo de esa manera la facultad de poder controlar directamente y conocer la marcha de estas entidades. debido al aumento de la población y a las necesidades cambiantes de la misma que requiere más y nuevos productos y servicios. con la finalidad de prestar un servicio de carácter gerencial.El auditor no debe aceptar solamente lo que se le presenta. tanto en lo económico como en lo personal. “La auditoría operativa..Porque se debe elaborar un plan para lograr los objetivos de la auditoría. Sistemática. se vieran obligados a hacer más amplia la delegación de autoridad y responsabilidad en diversos niveles jerárquicos de las organizaciones. La auditoría operativa debe ser: • • • Crítica. actividades y procesos y se orienta a identificar oportunidades de mejoras o cambio con el propósito de lograr eficiencia. dirección y control interno”. sino que tuvo necesidad de conocer las diferencias 80 LIC.. se hicieron cada vez más grandes y complejas. lo que trajo como consecuencia que la gerencia o las personas que conforman la alta dirección. organización.AUDITORÍA OPERATIVA “La auditoría operativa es el examen y evaluación realizados de una entidad para establecer el grado de eficacia y eficiencia en la implementación de las normas que dictan los sistemas administrativos de apoyo. dirección y control administrativo interno”. Imparcial. organización. “La auditoría operacionales es un examen objetivo de la gestión financiera y operativa de una entidad. su entorno. debe buscar todas las evidencias posibles para tener un buen juicio. sistemas.El auditor nunca debe dejar de ser objetivo e independiente. programas. “La auditoría operativa es el examen y evaluación realizados en una entidad para establecer el grado de efectividad y economía de planificación. organización.. así como su planificación.. Es por esta razón que surge la auditoría operacional. GUSTAVO GIL . IMPORTANCIA DE LA AUDITORÍA OPERATIVA. 2. controles. es una disciplina de control para evaluar la efectividad de los procedimiento operativos y los controles internos”.Con el devenir de los tiempos. las empresas tanto privadas como públicas. ya no conformándose tan solo esta. con tener una opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros y la eficacia del control interno.2. efectividad y economía en sus operaciones”.

j) Identificación de las áreas criticas y de las causas que las originan. 80 LIC. dentro de sus procesos y los mismos cuentan con el respaldo de la alta dirección. la ejecución de los programas operativos y de forma permanente se benefician de las recomendaciones que realiza el auditor operativo. k) Identificación de áreas que contribuyen a un posible aumento de ganancias y/o reducción de costos. La importancia que va adquiriendo la auditoría operativa. creativo y con gran dosis de migración y sentido común. a parte de los conocimientos profesionales y técnicos requeridos para ejercer en mejor forma sus funciones. mediante la optimización de la eficacia y la eficiencia de los procesos. efectividad y economía.. h) Evolución de la confiabilidad y utilización de la información gerencial. f) Evaluación independiente y objetiva de operaciones especificas. d) Mejoramiento de los resultados. fraudes y malversaciones de fondos y otra irregularidades. e) Identificación de criterios para la medición del logro de los objetivos organizacionales. barata y mejor de hacer las cosas. De forma más específica indicamos algunos de los beneficios obtenidos por la organización o entidad: a) Calidad en la planificación y en el establecimiento de las metas y objetivos. convirtiéndose en un elemento pensante. b) Claridad y efectividad de las responsabilidades y facultades asignadas en lo que concierne a ejecutar los planes y programas acordados. a fin de buscar la manera más rápida. se obtiene un efecto saludable en cuanto a la presentación de los planes programáticos. 2. i) Agilidad en la ejecución de los procesos y monitoreo permanente de los mismos. c) Calidad de los informes gerenciales internos sobre el progreso de los proyectos. BENEFICIOS DE LA AUDITORÍA OPERATIVA.3. l) Identificación de alternativas de acción. dejando al olvido la imagen del auditor que sólo se concentraba a la revisión de cuentas y a determinar los responsables de desfalcos.AUDITORÍA OPERATIVA o debilidades existentes que atentan contra la eficiencia. GUSTAVO GIL .Cuando en una entidad implementan programas de auditoría operacional. que pudiesen evaluar la ejecución y valorizar los resultados obtenidos. g) Evaluación del cumplimiento de objetivos y procedimientos organizacionales.

compras. Además la auditoría operacional debe considerar los siguientes aspectos: 80 LIC. − Evaluación de las políticas que sirven de parámetro a la planeación y ejecución de actividades. − Comprobación de la efectividad del sistema de información en sus aspectos básicos. − Examinar con énfasis los mecanismos utilizados para lograr precios justos y razonables en la contratación de obras y servicios y en las adquisiciones. inventarios. − Análisis y comparación de datos estadísticos sobre costos. Una auditoría operativa puede abarcar las siguientes tareas: − Estudio o análisis de las normativas legal y administrativa. y racionalización de la nómina. producción.AUDITORÍA OPERATIVA 2. − Examen de las relaciones externas y/o factores que puedan incidir en la gestión. − Observación y evaluación de prácticas y procedimientos operacionales. nóminas. etc. − Verificación del cumplimiento de metas y objetivos mediante evidencias fehacientes incluyendo el control respectivo directo.. ALCANCE DE LA AUDITORÍA OPERATIVA. ganancias. etc. asignación de responsabilidades. incluyendo la confiabilidad de los estados contables. delegación de autoridad. Esta característica ha hecho que se describa a este auditorio como una “auditoría de alcance variable”. se podría fijar su alcance para varios años o por periodos cortos que abarquen algunas semanas solamente. − Verificación de las normas del control interno típico del área financiera (tesorería. − Estudio del sistema de formulación. Respecto al periodo.… − Análisis del sistema de retroalimentación utilizado por la gerencia para evaluar su gestión y aplicar correctivos. actividades o dependencias. a los distintos niveles. − Evaluación de la idoneidad del personal. ejecución y control presupuestario.4.…). − Análisis de la estructura organizativa.El alcance de la auditoría operativa es variable y puede aplicarse a toda la organización o sólo a algunas de sus partes. GUSTAVO GIL . aplicable al sector en operación bajo examen y verificar que las mismas se cumplan. − Análisis del sistema o metodología de planificación y orientación de objetivos y metas.

80 LIC.. edad. valores y normas sociales. sexo y distribución geográfica... tales como el sistema tributario.Que constituye el nivel de adelanto científico y tecnológico alcanzado por la sociedad. Demografía. cantidad y disponibilidad de los recursos con que cuenta la región y el país.Es el marco legal en el que se desenvuelven las actividades de las empresas.Que significa el grado y la calidad de educación que tiene la población... su cantidad. Político.Permite establecer los fines previstos en la fecha de su constitución..Relativos al tipo. el modelo de organización y sus organizaciones sociales. por lo que la empresa debe acomodase de manera constante a esta dinámica.Relacionado con el tipo de recursos humanos. Recursos Naturales.Se refiere principalmente al marco económico general. realizan operaciones con su entorno y lógicamente son afectadas por los cambios que se producen en los mismos. Económicos.. se mantienen a las fecha y son congruentes con sus fines actuales. Tecnológicos. ideológicos. tanto como profesional y el entretenimiento técnico. Legal. • Sociológicos..Identificación de los aspectos en los que opera la empresa y que básicamente son: • • • • • • • • Cultural. formación. El entorno tiene la característica de cambiar de manera permanente y a un ritmo cada vez más acelerado.. Las empresas por sus características especificas. la política fiscal. al sistema financiero.. GUSTAVO GIL .AUDITORÍA OPERATIVA − El Entorno Empresarial. laboral y otros.La estructura social.. Educacional. el nivel de inversión en recursos físicos y las características económicas de los consumidores.que comprende los antecedentes históricos. − El marco legal de la Constitución de la Empresa.Constituye el ambiente político en el que la sociedad y las empresas desarrollan sus actividades.

Las características sociológicas del personal de la empresa.. región.5. actividades. materiales y tiempo) deben aplicarse principalmente a las situaciones. examinar debilidades aparentes.. mejoramiento o cambios.Estudiar y analizar las características sociológicas del personal de la empresa. − − − Las condiciones económicas en las que opera la empresa. El modelo de gestión empresarial.La auditoría operacional tiene por objetivo poner a prueba el funcionamiento de los sistemas implementados en la empresa. el sistema de información gerencial y los procesos gerenciales. la calidad de los recursos que utiliza.Estudiar y determinar el grado de influencia que la empresa tiene en el medio (país. fuente de aprovisionamiento de insumos. regulaciones y otros.. etc.…). OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL. Sin embargo siempre se deben considerar la política básica de auditoría operacional que se anuncia en la siguiente forma: “los esfuerzos de los recursos de auditoría (humanos.. mística. ganas. motivación.AUDITORÍA OPERATIVA − El impacto del marco geográfico en las actividades de la empresa. etc. áreas. informar de las condiciones observadas.Estudiar y evaluar la estrategia. Como se menciono el alcance el alcance de la evaluación podrá ser selectivo y exhaustivo de acuerdo con un programa anual de revisiones o los requerimientos formulados por la empresa. características del transporte y accesos a servicios públicos. Se pone énfasis en identificar problemas presuntos u observados que requieren corrección. como ser clima.. política de seguridad industrial. etc…en la que el examen rinda el mejor resultado. sacar conclusiones y formular recomendaciones.Se debe realizar una evaluación de los posibles efectos de la normativa ambiental. los mercados y el posicionamiento que tiene la empresa y el modelo de organización reflejada en su estructura organizativa.. la cultura empresarial. − El impacto ambiental. procesos. características de los mercados de consumo. para evitar la contaminación del medio ambiente. 2. considerando el propósito de prestar la mejor la mejor ayuda posible al descargo de responsabilidades de la alta administración de la entidad”. GUSTAVO GIL .Estudiar y evaluar las características del medio geográfico. La auditoría operacional integral se debe basar en examen y evaluación de las siguientes cuestiones específicas: 80 LIC.

− Si el origen de los operativos.. − Si el sistema de información gerencial. − Si los recursos operativos. Entre otros medios de fomentar una colaboración y entendimiento pleno de las metas y LIC. así como también las áreas en las cuales se evidencio deficiencia o debilidades respecto de las previsiones originales. − Que se hará todo lo posible por establecer una relación operativa de trabajo con los funcionarios de las unidades involucradas. sea cual fuere la descripción o denominación que se refiere a la función de la auditoria operacional. GUSTAVO GIL 80 . eficiente y económica. normalmente se la considera como investigación o inspección que busca comprobar deficiencias en las operaciones y en quienes las realizan. − Si el sistema de control interno implementado. No se realizaran con ninguna conclusión preconcebida y no tendrá por objeto a ninguna unidad operativa o persona especifica. − Que en los informes de auditoría los resultados que se expones sean equilibrados. − Que todos los hallazgos. Por lo tanto para evitar en su caso atenuar. Lamentablemente. procesos o programas están alcanzando sus objetivos previstos. FILOSOFÍA DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL.La auditoria operacional tiene por finalidad prestar un servicio a la administración identificando las debilidades y deficiencias operativas y recomendando mejoras o cambios. El objetivo principal. 2. en el sentido de que se hará todo lo posible por identificar las áreas en las cuales se han alcanzado éxitos. afectados o participantes en todas las auditorias operacionales. financieros y de inversiones están aplicando de manera apropiada y se ejecutan con efectividad.6. esta connotación negativa se debería tratar de divulgar y aplicar la siguiente filosofía: − − Que las auditorías operativas sean emprendidas con carácter evaluativo y no investigativo. se obtuvieron de manera efectiva. procesos y programas. es lograr mejoras o cambios en el futuro funcionamiento operativo de la empresa. cumplen con las características de un buen sistema de información. financieros y de la revisión para la ejecución de las actividades. eficiencia y economía. conclusiones y recomendaciones se basaran en hechos evidenciados y no en apariciones o suposiciones. Que la auditoría operacional se pondrá énfasis en un análisis objetivo.AUDITORÍA OPERATIVA − Si las actividades. permite el logro de los objetivos empresariales.

El plan señala las etapas a seguir y calcula el tiempo requerido para cumplir cada etapa. 80 LIC. En esta etapa se acumulan las pruebas y datos necesarios para dar validez al informe final. los que asignan preponderancia a determinados elementos de la administración.. GUSTAVO GIL . se debería adoptar una política de “puerta abierta”. presentes en todos los tipos y tamaños de empresas. Recopilación de datos y actualización de la documentación.7. Se propone analizar.Se debe formular un plan de acción a fin de llevar la misión. Definición del alcance del proyecto. Planificación.Tanto el personal superior como el personal como el personal que lleva a cabo la auditoria deben estar totalmente de acuerdo en cuanto al alcance general que incluirá una evaluación detallada de cada aspecto operativo de la organización.Consiste en la acumulación de datos informativos relacionados con los sectores definidos enb el alcance. políticas y enfoques. Investigación y análisis. Los datos se obtienen de la correspondencia.AUDITORÍA OPERATIVA metodologías de cada auditoria. por diferentes y reconocidos autores. Algunos de los principales enfoques y criterios para la realización de este tipo de auditoría que se han emitido en los últimos años. LA METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA OPERATIVA.Se reconoce la existencia de varios enfoques básicos por la realización de este tipo de auditoría. examinar y calificar la actuación de la firma con relación en una serie de normas prefijadas. métodos de evaluación... 2. 4.Este método sostiene que “la auditoría operativa abarca una gama de procedimientos. consiste en evaluar la eficiencia y eficacia de la organización. Este enfoque incluye las siguientes etapas: 1. 3.. políticas y procedimientos y otra que se obtiene de los empleados mediante entrevistas. de forma breve los mencionamos a continuación: a) Método propuesto por Alexander Hamilton Institute.. en virtud de la cual ponga a prueba el programa de auditorías detalladas y el método que proyecta utilizar y los cuestionarios y otras de técnicas de recolección de datos objetivos. 2.. Preparación y Organización. Los funcionamientos de la empresa deben tener una participación activa en la evaluación. El objetivo general por lo tanto. o bien a ciertas normas o directrices que gozan de aceptación general en la compañía”. evaluar.Es la más crítica del proceso.

que será el proceso de combinar diferentes elementos.Comprende la tarea de integrar un numero de elementos que el auditor administrativo debe tener presente aun durante el análisis preliminar.La base para elaborar el informe final de auditoría en forma adecuada es: En primer lugar determinar ¿Quién lo va a leer? Y ¿Qué uso va a tener?. ya que tienen que estar relacionadas con otras inferencias y tal vez hasta haya que reformularlas por alguna razón.. en el que se detallan los diferentes pasos a seguir. una relación detallada de las conclusiones principales y un examen de las opciones con que cuenta la administración superior para eliminar los elementos del problema existente. la descripción del alcance del proyecto.Se realiza esta etapa basándose en revisiones someras. b) Método propuesto por Joaquín Rodríguez Valencia.. Para el efecto propuso la siguiente metodología: 1.Mediante entrevistas. 3. observación de diagramas de flujos. Con el objetivo de formar un criterio sobre el campo de trabajo. etc. etc. tener una idea global y usaría como base para la siguiente etapa..La implantación de las recomendaciones formuladas por el auditor es tan importante como cualquiera de las etapas anteriores.AUDITORÍA OPERATIVA 5. 2.… análisis y a las recomendaciones de la auditoría que se realicen. Estudio preliminar. GUSTAVO GIL . de otra forma se vería mas tarde en dificultades. lista de comprobación. El auditor deberá cerciorarse de obtener la información correcta y suficiente para dar apoyo confiable a todo el 4.El cuidado y minuciosidad con que se elabore el análisis determinara el valor de la auditoría. aunque las interpretaciones que se deriven no deben tomarse como conclusiones definitivas. 5.. cuestionario.. Informe. Planeación de la auditoría. ya que constituye el 80 LIC. organigramas.Consiste en la síntesis del trabajo realizado..Este enfoque sostiene que la tarea de la auditoría consiste en determinar las ineficiencias existentes... es preparar una síntesis. La finalidad del análisis. Implantación de las recomendaciones. que es el medio para guiar al auditor administrativo y sus ayudantes. elevar soluciones y prestar colaboración a la empresa para su efectivización. Informe final. en segundo lugar ¿Cómo va a estructurarse este? 6. Investigación y Examen. manuales. Una fase de esta etapa comprende el programa de auditoría. Análisis y Evaluación de la información obtenida. entrevistas no profundas. ósea la división por elementos.

Recopilación de datos 3. Planeamiento de la investigación 2. Implementación e implantación 6. para resolver los problemas que originaron la aplicación de la auditoria administrativa. Revisión de la legislación 3.Este método se efectúa aplicando las siguientes etapas: 1. Revisión y prueba de control operativo 4.AUDITORÍA OPERATIVA momento en las medidas del mejoramiento administrativo propuesto deben ponerse en vigor. Además existen otros enfoques que los resumimos a continuación: c) Método de William P. Preparación del informe d) Método propuesto por Luis Fernando Valeriano Ortiz. Examen y prueba detallada del control operativo 5. Análisis preliminar 2. Análisis... Formulación del informe 5. Leonard. Interpretación y Síntesis 3. Trabajo preliminar 2.Para su realización formula una propuesta que se apoya en los métodos de investigación científica y comprende la ejecución de las siguientes etapas: 1. Informe de auditorio LIC.Para el cumplimiento de los objetivos propone la siguiente metodología: 1. Evaluación e) Método propuesto por Fernando Hernández Rodríguez.. Análisis de datos 4. GUSTAVO GIL 80 .

. determinando si la situación amerita acción correctiva o no. los propósitos de esta fase son los de la auditoría operativa misma. Evaluación 4. Conocimiento 2. 2. A pesar de que no existe uniformidad de criterio entre los diferentes autores. está constituido por cuatro fases que mencionamos como modelo a continuación: 1.Para el cumplimiento de los objetivos de la auditoría operativa. Examen y evaluación de áreas críticas. Informe 2.. GUSTAVO GIL .El propósito de esta fase es básicamente obtener información de los aspectos más importante del área. Verificación 3. consideramos que el esquema metodológico sobre el cual existe mayor acuerdo y que se adecua a las necesidades de una auditoria operacional. proporcionando una base firme para la redacción del informe de auditoría.Cualquiera que sea él o los enfoques ó métodos seleccionados. función.AUDITORÍA OPERATIVA f) Método propuesto por Rubén Oscar Rusenas. En definitiva. Desarrollo de hallazgos de auditoría. la metodología básica comprende la ejecución de determinadas fases que cumplidas progresivamente llevan al auditor fases que permiten el suficiente conocimiento de las actividades examinadas que conduzcan a la emisión del informe correspondiente. La palabra “hallazgos” tiene relación con el verbo “hallar” que es sinónimo 80 LIC.Los propósitos de esta fase son los de identificar las “condiciones” favorables o desfavorables.….. los pasos a ejecutar son: 1. previa a su realización. para la realización de una auditoría operativa. Como todo trabajo de auditoría esta fase requiere.8. lo más rápidamente posible. actividad.. principalmente desfavorable.. EL PROCESO DE LA AUDITORÍA OPERATIVA.Es el proceso más importante de la auditoría operativa. en cualquiera de los puntos de la gestión operativa de la empresa. operación. en cuanto al enfoque o método a utilizar en la realización de una auditoría operativa. porque los resultados y todo aquello que merecerá ser comunicado a los destinatarios del informe. y que sirva para fines de planificación de la auditoria de la siguiente fase. 3. la preparación de un Memorándum de Planificación. etc. Auditoría o diagnóstico preliminar.

Comunicación de resultados. más bien como componentes de un todo.. operación.AUDITORÍA OPERATIVA “encontrar”. es el resultado de recopilación. etc. actividad. 4.. unidad. una es deducible de la otra. su presencia permanente en la empresa le permite y facilita la ejecución del seguimiento de las recomendaciones propuestas de su informe... síntesis y evolución de información pertinente a un sistema.. Adicionalmente. 2. En consecuencia. proceso. nuevamente contribuye a incrementar la eficiencia de su servicio. en tal sentido esta muy interrelacionadas. mediante un informe que contenga entre otras cosas las conclusiones y recomendaciones de auditoría puestas en conocimiento de la empresa o entidad con carácter oficial.9. lo que. el esquema de la metodología podría modificarse así: 80 LIC. GUSTAVO GIL . es decir. cuyo conocimiento se considera de interés y utilidad para determinadas personas y respecto del cual pueden formular recomendaciones. para el proceso de la auditoría operacional tiene relación con el tipo de auditor que realiza el examen: Sobre el particular se admiten dos modalidades: a) Auditoría operacional a cargo de auditores internos. manteniendo con mucha flexibilidad el orden expuesto dentro del esquema total. ya que entre ellas existe una dependencia de causa a efecto. análisis.El propósito de esta fase es el de comunicar resultados obtenidos.El hecho de ser parte de la organización constituye para el auditor interno una ventaja pues conoce la operativa de la entidad y la realización de la auditoría preliminar evidentemente se reduce en su alcance.Una de las razones más importantes que puede motivar cambios en el modelo propuesto. debido a que está en posesión de antecedentes e información referida a aspectos beneficiosos que sea su propia unidad de auditoría interna la que efectúe el examen y evaluación de las operaciones administrativas. LA AUDITORÍA OPERATIVA A CARGO DE AUDITORES INTERNOS Y AUDITORES EXTERNOS. Las fases citadas anteriormente no deben ser consideradas como partes independientes entre sí.

Loa auditores externos pueden ser firmas privadas o de organismos gubernamentales de fiscalización. salvo situaciones en contrario o que el seguimiento sea asignado a los auditores internos. En el caso de los auditores externos pertenecientes a la Contraloría General de la República o entidades que realizan servicios de evaluación. Seguimiento b) Auditoría operacional a cargo de auditores externos. políticas. donde se condiciona la ejecución de la fase Examen y Evaluación de Áreas Criticas. etc. GUSTAVO GIL 80 . restricciones.AUDITORÍA OPERATIVA 1. Comunicación de resultados El contrato de servicios es el documento de compromisos entre la empresa externa de auditoría y la entidad. Desarrollo de hallazgos 5. Examen y evaluación de áreas críticas 2. pondrá énfasis en la realización de la fase de auditoría preliminar. la ejecución se facilita por el acceso irrestricto de estos organismos a las fuentes de información en las entidades sujetas a control. Examen y evaluación de áreas críticas 4. La auditoría operacional realizada por los auditores gubernamentales.. Desarrollo de hallazgos 3. La fase de seguimiento es más difícil de llevar a la práctica por la discontinuidad que caracteriza a los servicios a cargo de auditores externos. Contratos de servicios 3. Cuando los auditorías son realizadas por auditores de estudios privados. a las disposiciones legales que normas las actividades del estado. por constituir la fuente de autoridad. Comunicación de resultados 4. Auditoría o diagnostico preliminar 2. la metodología que sigan comprenderá la ejecución de la siguiente fase: 1. LIC.

la actuación de los integrantes del equipo interdisciplinario. en su caso. Computación o Procesamiento de Datos.AUDITORÍA OPERATIVA Las fases de una auditoría operativa a cargo de auditores gubernamentales serán las siguientes: 1. Administración..G.A.La XIII Conferencia Interamericana de Contabilidad lanzó algunas resoluciones y recomendaciones que “constituyen pautas de carácter general para orientar el trabajo y los estudios que la Asociación Interamericana de Contabilidad deberá continuar por medio de sus Órganos Directivos y Comisiones Técnicas. Economía. Finanzas. También la XIII Conferencia aprobó una resolución referente a los objetivos educacionales de la formación del Contador Público. Análisis de sistemas. (N. Examen y evaluación de áreas críticas 3. vale decir: LIC.). Derecho. donde se detallan las áreas básicas que deben cubrir los programas universitarios de las carreras de auditoría y que tienen relación con Contabilidad. a fin de someterse posteriormente. Matemáticas. en la medida en que los mismos hayan sido por él designados”. Auditoría. recomendaciones e informes establecidos en los Estatutos y Reglamento de la propia Asociación”. quienes a su vez y cuando tareas lo exijan.A. formando un equipo interdisciplinario que deberá actuar bajo su coordinación. Desarrollo de hallazgos 4. Tributación y Humanidades. NORMAS DE AUDITORÍA OPERATIVA. GUSTAVO GIL 80 . Uno de los puntos más importantes de la XIII Conferencia declara: − “Que las tareas de auditoría operativa son propias de los profesionales del área contable. basadas en la Norma Generales de auditoría. Comunicación de resultados 5. la XIII Conferencia Interamericana de Contabilidad propone la conformación de grupos. Seguimiento 2. al proceso de emisión de opiniones. control y responsabilidad”. podrán solicitar la colaboración de profesionales de otras disciplinas.10. En cuanto a las Normas propiamente dichas. − “Que es responsabilidad del Contador Público al llevar a cabo una auditoría operativa. Auditoría o diagnostico preliminar 2.

..El informe deberá como mínimo indicar los hechos y circunstancias analizados que originan en fallas de gestión..El trabajo de auditoría operativa debe comprender un estudio y evaluación adecuados del sistema de control vigente en la entidad examinada.. de los elementos de juicio válidos y suficientes que permitan respaldar las aseveraciones formuladas en el informe. − − Segunda Norma. Claridad.. − − Segunda Norma.El auditor operativo debe realizar su trabajo y preparar su informe con cuidado y diligencia profesional.El auditor operativo debe ser una persona con titulo profesional universitario o equivalente en la especialidad de Contador Público y entrenamiento y capacidad profesional para ejercer la auditoría operativa. 80 LIC. extensión y oportunidad de los procedimientos a aplicar.El informe deberá como mínimo precisar el objeto de la auditoría. a través del desarrollo de la tarea.El trabajo de auditoría operativa debe comprender una adecuada planeación y supervisión de los colaboradores.El trabajo de auditoría operativa debe comprender la obtención. Tercera Norma. para determinar la naturaleza.El auditor operativo debe mantenerse en su posición de independencia a fin de garantizar la imparcialidad de sus juicios. − Tercera Norma.. Prudencia.El informe deberá reunir como mínimo las características de Oportunidad. Segunda Norma. fijando sus limitaciones y alcance y el motivo de su realización. Materialidad. b) Normas relativas a la realización del trabajo: − − Primera Norma. Integración y Comisión. c) Normas relativas al informe: − Primera Norma. GUSTAVO GIL .AUDITORÍA OPERATIVA a) Normas Personales: − Primera Norma. Veracidad.. Presión.. Tercera Norma..

El informe deberá como mínimo describir todo elemento que. − − Quinta Norma.F. 80 LIC.El informe deberá como mínimo indicar en orden de importancia las recomendaciones sugeridas.AUDITORÍA OPERATIVA − Cuarta Norma. a juicio del auditor.11... COMPARACIÓN DE LA AUDITORÍA FINANCIERA CON LA AUDITORÍA OPERATIVA: a) Propósito: − − Auditoría financiera (A. ESTABLECIDAS POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE BOLIVIA: La contraloría general de la República de Bolivia a formulado un conjunto de norma la realización de la auditoría operativa en las instituciones públicas del país.O. Auditoría operativa (A.). cuyo resumen expresamos a continuación: 230 NORMAS DE AUDITORÍA OPERACIONAL: 231 Planificación 232 Supervisión 233 Controles administrativos 234 Evidencias 235 Comunicación de resultados 2. debilidades y situaciones críticas y recomendaciones cuando sea necesario. NORMAS DE AUDITORÍA OPERACIONAL.Ayudar a la administración al mejor cumplimiento de sus responsabilidades. mejore su comprensión. eficacia y economía. GUSTAVO GIL ..). para lograr eficiencia.12.Dar una opinión (dictaminar) sobre la responsabilidad de los estados financieros.. 2.El informe deberá como mínimo describir sintéticamente los procedimientos utilizados para la obtención de los elementos de juicio válidos y suficientes. a través de la identificación de deficiencia.. Sexta Norma.

..). 80 LIC. considerados de principio comprensivamente a partir de la condición reciente de los mismos y con proyección hacia el futuro. GUSTAVO GIL . aún no generalmente aceptadas. métodos operativos.Hacia el componente financiero.En base a principios de administración.F. elemento de sistema de planeamiento y control.F.Especificar en normas de auditoría generalmente aceptadas..O.F. A.O. O.Comprende el sistema de planeamiento y control.Hacia los componentes financieros..El examen es comprensivo. concretamente la estructura organizativa.A. f) Precisión: − − A.Ostensiblemente absoluta. A. recursos y controles administrativos. eficacia y economía.Internos a la empresa..AUDITORÍA OPERATIVA b) Orientación: − − (A.). de custodia y cumplimiento de eficiencia.. d) Medición: − − A. g) Política de auditoría: − A.F.F.. de custodia y cumplimiento. que no tienen el carácter de ser generalmente aceptados. ya que para fines de dictaminación considera a los estados financieros tomados en conjunto.En base a principios de contabilidad generalmente aceptados.Comprende los estados financieros y controles contables desde un punto de vista retrospectivo. A..O.F. (A...En normas de auditoría interna o normas de auditoría operativa. e) Método: − − A..O. c) Alcance: − − A.

.F..El examen se realiza en una forma continua o cuando lo solicita la administración.F.O.Se practica a solicitud de la administración o plan de trabajo.Requerida individualmente.F. m) Dictamen: − A.No emite dictamen. − A. aunque susceptibles de modificación posterior. A. A.Requisito establecido por ley. A. j) Requerimiento: − − A.O. condición y hallazgo de auditoría.O. actividades. i) Programa de auditoría: − − A. l) Frecuencia: − − A. tipificadas como críticas o débiles...F.. k) Capacidad profesional del auditor: − − A.. 80 LIC.... porque los recursos de auditoría se aplican a funciones. A.El examen es selectivo. etc. y en las que puede prestarse el mejor servicio de auditoría.Internos a la empresa.O.O.Emite un dictamen que contiene la expresión de una opinión acerca de los estados financieros tomados en conjunto o la afirmación en sentido de no ser posible la expresión de dicha opinión. unidades.F.AUDITORÍA OPERATIVA − A.. GUSTAVO GIL . h) Usuario: − − A.F. Rinde un informe constructivo en el que se incluyen condiciones y hallazgos favorables o desfavorables con respecto a la eficiencia. A.Requerida en conjunto.Externos e internos de la empresa..O.El examen se realiza para cada ejercicio o gestión..Preparado de una sola vez..Preparado progresivamente para cada fase..O.

F. y utiliza los procedimientos de reconcilia las cuentas auxiliares establece la antigüedad. examina los procedimientos a través de pruebas desde el inicio de operación hasta el final. determina lo adecuado de las prácticas seguidas.Determina la buena condición del crédito del cliente.Determina la exactitud de los registros. la validez y la cobrabilidad.. determina la responsabilidad de la política de crédito. Ejemplo práctico de una diferencia: Cuenta por cobrar: − A.AUDITORÍA OPERATIVA efectividad y economía de la entidad y recomendaciones tendientes a facilitar el descargo de responsabilidades de los administradores.O. 80 LIC. − A. efectúa circularización. GUSTAVO GIL ..

las unidades que las forman y la administración misma.Muchas son las versiones que se conocen acerca de las funciones que integran este proceso. − Enfoca la atención hacia los objetivos. Igualmente los planes y proyectos administrativos son síntomas cuyos componentes son los recursos humanos. Esencialmente las partes deben ser interdependientes y actuar unas sobre otras. que posiblemente tenga un inicio. ejecución y control. El sistema más característico quo puede percibirse en ella lo constituye el proceso administrativo que es efectivamente un todo. los clientes.. − Contribuye a que las operaciones sean efectivas. Es proyectar o establecer un futuro deseado y los medios efectivos para conseguirlo. 3. La empresa. pero no un fin.1 Componentes del Sistema. Planificación. − Hace posible y facilita el control interno.. eficientes y económicas. El Proceso Administrativo. Es adoptar un conjunto de decisiones interrelacionadas respecto a lo que se hará y como se va hacer. GUSTAVO GIL . cuyas partes interdependientes son las funciones de administración: Planificación. es intentar controlarlo. 3.Un sistema constituye un conjunto de partes independientes que juntas forman un todo unitario que cumplen alguna función. 80 LIC. A los efectos del tema del presente capítulo se ha elegido el siguiente esquema que comprende cuatro funciones: Planeación. las materias primas.2.. el mercado. Casi todas las cosas constituyen sistemas y la empresa no es la excepción. los equipos o instalaciones.Planificar es predecir el futuro.3. La planificación constituye una necesidad y es además importante porque: − Elimina y aminora la incertidumbre y el cambio. etc. organización.AUDITORÍA OPERATIVA UNIDAD N° 3 SISTEMAS. Ejecución y Control. Organización. constituyen sistemas. EL PROCESO ADMNISTRATIVO Y SISTEMA DE CONTROL INTERNO 3. Es un proceso continuo. pero es algo más que eso.

AUDITORÍA OPERATIVA En realidad planificación es la base del proceso administrativo. Incontrolables. En rigor de la verdad un pronóstico será una premisa si constituye un pre. la demanda del producto o el mercado de capitales. la estructura organizacional o la calidad de los administradores. Estas premisas adoptan la forma de: − Suposiciones o pronósticos y − Condiciones conocidas. como horas/hombres y horas/máquinas. vale decir las que pueden ser cuantificadas.. marco o condiciones anticipadas en los que se estima que los planes operen. Intangibles.. Internas. Premisas de Planeación. pues sin planificación no hay nada que organizar. como los niveles de precios o la paridad cambiaria.Se reconocen dos tipos de planeamientos: Planeamiento Estratégico y Planeamiento Táctico. Por ejemplo el pronóstico sobre la evolución de la población constituye una promesa del presupuesto de ventas. como la eficiencia laboral. ejecutar y controlar. Las premisas pueden ser: Externas. como las condiciones económicas generales.requisito de la planeación y no si constituye el resultado de la planeación. GUSTAVO GIL . Sin embargo. como el prestigio de la firma. 80 LIC. Controlables. Tipos de Planeamiento. ya que previamente son necesarias algunas premisas. no constituye el punto de partida del proceso administrativo. como el capital ya invertido. pero también las ventas del período anterior son una promesa de ese mismo presupuesto. Tangibles.Son las otras cosas que el ambiente.

por ejemplo. No se pretende aquí dilucidar la controversia. Entonces el planeamiento estratégico tendrá que ser. el compromiso que genera y las categorías y medios de la planificación. las decisiones estratégicas.. cada una de las cuales formula su planteamiento como crítica a la otra. responsabilidad y jerarquía en las relaciones de todas las unidades de la organización. con la adquisición y distribución de las principales instalaciones.AUDITORÍA OPERATIVA En opinión de algunos autores la clasificación es relativa y no absoluta. En este sentido la planeación estratégica trata de decisiones de efecto duradero. pero si mencionar tres factores que ayudan a distinguir uno respecto de la otra y que tiene relación con el efecto del plan.. financiero y organizativo en los que se llevan a cabo las operaciones. divisiones o filiales de la empresa ó con sus estructuras organizativas. Cuanto más largo es el efecto de un plan. 3.Organizar es estructurar. La planeación estratégica tiene una perspectiva amplia. El esquema teórico trata de seis aspectos básicos que en conjunto identifican lo que posteriormente 80 LIC. La planeación táctica trata de la selección de medios para los cuales han de perseguirse objetivos específicos y de corto plazo y la estrategia se refiere tanto a la formulación de objetivos a largo plazo como a la selección de los medios para alcanzarlos. autoridad. suelen producir efectos a largo plazo. agrupar y ordenar todos los elementos materiales y humanos de un ente. por cuanto que en determinadas circunstancias lo táctico puede ser estratégico. Cuanto más funciones de las actividades de una organización sean afectadas o comprometidas por un plan. por estar relacionadas con objetivos y políticas. GUSTAVO GIL .4. con el fin de alcanzar los planes y objetivos fijados por la alta dirección. más estratégico será. con el propósito de obtener el máximo aprovechamiento de los mismos. Para ello es necesario asignar las funciones. es más estratégico.Esta es la función que mayor atención ha merecido por los investigadores y técnicos de la administración. tanto así que se reconoce la existencia de tendencias o escuelas. Organización. afectando de manera más o menos permanente a los esquemas físico. aportando nuevos conceptos que al presente han dado lugar a una teoría muy amplia. Definición de organización. en tanto que la táctica es más estrecha. En consecuencia.

Semicircular. Los organigramas son útiles para la comunicación y análisis de la empresa. dando mayor énfasis a las relaciones. Lineal.AUDITORÍA OPERATIVA llegó a denominarse la organización formal. GUSTAVO GIL . 80 LIC. Como medio de análisis se puede mencionar lo siguiente: Fallas de control interno.Es la representación gráfica y simplificada de la forma en que están dispuestas y relacionadas las partes de una organización. que también describe detalladamente las funciones. indefinición de niveles. responsabilidades y nivel de autoridad de cada puesto. departamentalización inadecuada. etc. tareas. y estos aspectos se refieren a: La determinación de objetivos y la deducción a partir de ellos de una relación detallada de tareas a ejecutar. La definición de responsabilidades y controles que permitan seguir de cerca las realizaciones. como funciones de contabilidad y ventas asignadas a un mismo cargo. como funciones de caja y cuentas corrientes asignadas a un mismo cargo. Los organigramas pueden ser macro-organigramas (maestros) y micro-organigramas (complementarios). de tal forma que cada uno conozca su situación de la Empresa. La organización del trabajo a nivel de taller. Como comunicación: se puede informar a los miembros de la organización sobre la posición que ocupan y la relación que tienen con el resto de la estructura.. Circular. Los organigramas pueden graficarse de varias formas: Vertical. relaciones de dependencias confusas. El o los organigramas deberían ser elementos constitutivos del manual de organización. Los primeros muestran toda la estructura de la organización formal y los segundos muestran exclusivamente la de un departamento u otro tipo de desagregación estructural.. La reunión de esas tareas en secciones y esas secciones en departamentos y unidades administrativas superiores. La definición de la estructura de relaciones entre empleados. Organigrama. La delegación de autoridad. autoridad y responsabilidad de cada área. Horizontal.

ningún control. que es un proceso en virtud del cual se contribuye a la mejor ejecución de los trabajos. funciones. con la finalidad que todos unan sus esfuerzos para lograr una meta común. Comprender lo que se desea comunicar. La toma de decisiones es la llave final de todo proceso administrativo. Estudiar ha eficacia de la comunicación. c) Principios de aprovechamiento del conflicto..La Ejecución es aquel factor de la administración en que se logra la realización efectiva de todos lo planeado por las decisiones generales directamente o por delegación. GUSTAVO GIL . Trasmitir eficazmente. se basa en intuición. b) Principio de impersonalidad de mando. II. para conseguir que las disposiciones gerenciales sean mejores obedecidas. 3. nombre de las personas que ocupan los cargos. Los principios fundamentales de la ejecución son: a) Principio de la coordinación do interés. las 80 LIC.. debe ser oportunamente transmitida a sus destinatarios.AUDITORÍA OPERATIVA Los organigramas también pueden incluir información referente a: Jerarquía de los cargos. el logro de la cooperación con los demás y hacer que las ideas e instrucciones se entiendan con claridad. ningún sistema de organización tiene efecto mientras no se da una decisión. La toma de decisiones gerenciales. con finos constructivos para forzar la meta a buscar que sean beneficiosas para ambas partes. Seguir el curso de la comunicación. IV.6.Consiste en verificar si todo se desarrolla de conformidad con el plan adoptado. La toma de decisiones permite escoger entre una o más alternativas. La toma de decisiones para ser ejecutada. para lo cual es necesario una buena comunicación. la captación de políticas.5. categoría de los empleados. 3. categorías de sueldos. hechos. ningún plan. aquella que ofrezca más ventajas. Ejecución. cuenta presupuestaria o centro de costo y cantidad de personas. experiencias y autoridad. cuya aplicación le permitirá cumplir con su cometido: I. III. La comunicación tiene etapas. Control.

El control incluye el establecimiento de normas medidas y rendimientos y la acción correctiva de las desviaciones. GUSTAVO GIL . volumen (calidad y cantidad) de los trabajos realizados. en que tiempo y por qué se desea. un educador. mejorar y programar nuevos planes. o al menos principalmente. autócrata. áreas de responsabilidad.En materia de administración ha palabra “control” no es plural de la 80 LIC. Su propósito es determinar las deficiencias. plan. 3. con el objeto de corregirlas y recomendar lo más conveniente para corregirlas y evitar que se repitan. determine las causas y efectos.1. d) Implementación de una infraestructura de información de que identifique los resultados. y al señalar errores lo hará con el propósito de rectificarlos y evitar que no se cometan nuevamente. b) Especificación de las bases para el establecimiento de normas de rendimiento. Para que el control sea más efectivo. debiendo ser el gerente en este concepto.. ya sea en forma total o parcial. de qué modo. se miden los resultados actuales y pasados en relación con lo previsto. ayudante y consejero para sus subordinados. presupuesto. que tiende a convertir el cumplimiento en lo Normal y las desviaciones de los planes en lo Excepcional: Los controles versarán sobre estos últimos exclusivamente. El gerente al ejercer las funciones de control. de acuerdo a las.AUDITORÍA OPERATIVA instrucciones emitidas y los principios establecidos. Otros instrumentos de control que pueden señalarse son los siguientes: informes. estadísticas. c) Definición y acumulación de la información para previa explotación de Ia misma. sino cooperador.6. señale las tendencias e identifique resultados. Control y Controles. costos. con el fin de corregirlos. requiere como mínimo los siguientes requisitos: a) Identificación de los factores claves a ser controlados para el logro de los resultados. En el control. medir el rendimiento. conocer que parte de una actividad se está cumpliendo y cual no. El control permite asegurarse de una óptima ejecución. no será autoritario. Un instrumento importante en el control gerencial. es el “principio de excepción”.

en la cual se apoyarán las demás partes componentes. que consiste en un proceso.7. valorizándolo y si es necesario aplicando medidas correctivas de manera que la ejecución se lleve de acuerdo con lo planeado. La administración consiste en manejar la realidad o los hechos diarios mediante la dirección. el control con el fin. que tienden a cumplir con los objetivos preestablecidos en la creación de dicha organización o empresa. Sistema de Control Interno: 3..7. La diferencia entre ambos términos la podemos apreciar por lo siguiente: “Ocurre no sólo que el aumento del número de controles no siempre determina mayor control sino que en el contexto de las instituciones sociales las dos palabras tienen sentidos completamente distintos. Los sinónimos de los controles son la medición y la información. Los controles pueden ser muchos. 3.El sistema de control interno está profundamente vinculado con la administración de las empresas. tomando como base las premisas generales que conforman la estructura de la empresa. las organizaciones. es decir del futuro. El término Control se considera corno una función de la administración. precisamente. En la época actual. El control es una función y solamente una. la vigilancia activa de una operación para mantenerla dentro de límites definidos es una continuación de las otras tres funciones fundamentales de la administración. es decir. y se ocupa de lo que debería ser”. par el auditor no significará lo mismo “revisión del control” que “revisión de los controles”. con hechos ocurridos. control o si se quiere control directivo. El control es lo general y los controles son lo específico. ya fueren privadas o públicas deben poseer un sistema de 80 LIC. con el propósito de lograr o alcanzar los objetivos que primaron en su gestión. A propósito de la auditoría operativa ésta distinción implica una gran importancia y por lo siguiente: aceptada la distinción. supervisión y control de la totalidad de las operaciones de un ente. En el primer caso se examinará una de las funciones del proceso administrativo denominada.1. Los controles tratan con hechos. El control es normativo. Los controles se relacionan con los medios. que se define como un proceso para determinar lo que se está llevando a cabo. En el Control. medios específicos o técnicas a través de los cuales se practica control. en tanto que en el segundo caso se examinaran las antes mencionadas formas concretas de realizar el control. Introducción. Los controles son analíticos y se interesan en lo que era y en lo que es. Por su parte la palabra Controles se refiere a las formas. La organización consiste en diagramar. GUSTAVO GIL . el control se ocupa de las expectativas. El sinónimo de control es la dirección.AUDITORÍA OPERATIVA palabra “controles”.

procedimientos y sistemas. 80 LIC. GUSTAVO GIL . finanzas. es el responsable del control interno en su ámbito de actuación. 3. Pero como evaluador de dicho sistema de control interno. etc. ya fuera ésta de tipo lineal. a su vez. como por ejemplo: las funciones de registración-contaduría. personal.El alcance del control interno está dada par la totalidad de la empresa. Responsabilidad.7. fabricación.5. a) Instituto Americano de Contadores Públicos.2. Sistema de Control Interno: Definición. medios humanos. es función y responsabilidad de la dirección de la empresa: La instalación o implementación. La naturaleza e importancia del sistema de control interno es que es indivisible por que integra toda la organización y. material o tecnológico e ideológico.. Cada funcionario de la empresa.7.7.7. Naturaleza. que tienda a lograr eficiencia operativa.El auditor no tiene responsabilidad directa sobre el sistema de control interno. ventas. generalmente. El control interno nace y crece en la organización con métodos. normas y procedimientos que componen el sistema de control interno.La expresión “control interno” es. por último el adaptar al tiempo y circunstancia las políticas. la vigilancia de su funcionamiento en forma correcta o eficiente. pero es el evaluador del mismo y en base a dicha evaluación podrá determinar la naturaleza. 3. tiene origen en los distintos sectores de la organización según la tarea que estos desarrollan. y los problemas que se generan al controlar las actividades... propietarios o ejecutivos para dirigir. idóneo y sólido. alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoría a aplicar. 3. el detectar los desfases respecto de lo que fue predeterminado y. tesorería. Alcance.“El control interna comprende el plan de organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa.. interpretada o utilizada para enunciar las directrices emanadas de los dueños.3. por lo tanto. compras. puede sugerir cambios para su mejor funcionamiento.4. 3. mixta o funcional. obtiene conclusiones que debe informar a la dirección de la empresa y. coordinar y controlar a sus subordinados dentro de la pirámide de la organización. consistente. que confirman su lógica estructura mediante el funcionamiento de.AUDITORÍA OPERATIVA control interno.

Políticas de seguras. Manual de cuentas contables. 1 . un esquema humano adecuado a las labores asignadas y al cumplimiento de los planes de acción.9.1.6.12.11. 1 . Objetivos Básicos y medidas a adoptar para su funcionamiento: 1.7.2.. Cheque con más de una firma.Para lograr este objetivo se deben adoptar las siguientes medias: 1.Cumplimiento de políticas prescritas por la organización.AUDITORÍA OPERATIVA para salvaguardia de sus activos.8. La sumatoria de la información analítica debe ser igual a la sintética. Mantenimiento preventivo.3. 1 . GUSTAVO GIL . 80 LIC..2.Información confiable y eficiente. 2. Depósito total de ingresos monetarios.10. promover la eficiencia operativa y alentar la adhesión a las políticas gerenciales establecidas” b) Instituto de Auditores Internos de Buenos Aires. 1. 2. Separación de funciones y responsabilidades.3. Obtención de Información Adecuada.6. controlar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables.7.1. Servicio de vigilancia. Compromisos u obligaciones de la empresa con terceros. con procedimientos que garanticen su estructura.Eficiencia operativa”. 1. Comprobantes o formularios pre numerados. 1. .4.“Control interno es el conjunto de reglas. 1. Instrucciones que determinen conceptos de uniformidad. 1 . 2. principios o medidas enlazadas entre sí.Medidas a adoptar: 2. Registros de firmas y régimen de autorizaciones. .. 3. desarrollados dentro de una organización. Emisión de cheque por cada egreso. . Archivos.Razonable protección del patrimonio. 1.. con el objetivo de lograr: . 1. 1. Sistema de protección contra incendios.5.Protección de los Activos.

Segregación de tareas. 1.3. Comparación de datos actuales con datos históricos. 3. Manual de funciones.Medidas a adoptar: 4.6.2. 80 LIC.4.2.4. Medios materiales y tecnológicos. 1.1. 2.1.. 3. 2. Fuente de información diversa o información cruzada. Nivel óptimo de subordinados.2. 1.6. Auditoría interna. 3. Comparación de la información real con la pronosticada. 3. Comparación do información propia con la de terceros. 2. Promoción de la Eficiencia Operativa. Organigrama.7. 1. Comprobación rutinaria. Manual de procedimientos.7. autoridad y responsabilidad.AUDITORÍA OPERATIVA 2. 1. Definiciones de funciones. Manuales de función a procedimientos. GUSTAVO GIL .5.4. 2.3. 2. 4.7. 4. 1. Independencia intersectorial. 4. 3.8. 4. Comprobante y formularios pre numerados. Un plan de organización que provea una separación apropiada de responsabilidades funcionales. y las medidas a adoptar para que dichos elementos se cumplan: 1. División del trabajo.4...Podemos mencionar los siguientes elementos del control interno.7.9. Información fluida o constante a regular.Medidas a adoptar: Estructura humana. Manual de organización.5.3. Estimular la Adhesión a las Políticas de la Dirección. 3. División del trabajo. 1. Elementos.1.

AUDITORÍA OPERATIVA 2. 2. proporcional a sus responsabilidades. 3.1. ingresos y gastos. Hermeticidad de los depósitos. Entrenamiento. 3.4.8.8. 4.2.7. 4. Instrucciones por escrito. Control Operativo.6. Plan de cuentas. 3. 3. Selección. Comprobantes y formularios.3.1. 4. Control de documentación. Licencias o vacaciones. 3. 4.5.6. Licitación a cotizaciones varias 3. Prácticas sanas a seguirse en la ejecución de los deberes y funciones de cada departamento de la organización.3. Un sistema de autorización y procedimientos de registros adecuados para proveer un control contable razonable sobre activos. 2. Medios tecnológicos. Control de ingresas y egresos de productos.4.9. 80 LIC. 3. Rotación de has tareas a funciones. Manual de cuentas.1.9. Un grado de calidad del personal.3.2.7. Proceso de comparación. Homogeneidad o Uniformidad. pasivos. Capacitación. Archivos de información. Seguro de fidelidad. GUSTAVO GIL . 2.2. 2. 4. Evaluación. 2. 2. Separación de funciones. Identificación de funciones. 3. 2.5. 3. 2. 3.4. 2.

Rotación.El control interno y ha tarea que ejecuta el auditor consiste en: a) Adecuada planificación y el correspondiente control de la ejecución del mismo. La determinación de cuáles son en forma clara y precisa.9.. Medias tecnológicos con que cuenta el ente. Remuneraciones.6. Adecuada organización del ente. controles. 4. mediante la aplicación de los procedimientos de auditoría.. etc. el cual le permite conocer ciertos aspectos del ente examinador en cuanto a: Su estructura interna.. que tomará contacto con la vida diaria de la organización en una primera etapa de su trabajo. c) La obtención de elementos de pruebas sólidas y suficientes que sustenten el contenido del informe. La Función del Auditor. sistemas. manuales. Incompatibilidad. para desarrollar su tarea el auditor debe cumplir tres funciones que son: 1. 4. Promociones. extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría a aplicar. Que actúan o están en funcionamiento. Estudio de la Situación Existente. 4. 3.AUDITORÍA OPERATIVA 4. es decir. los puntos débiles de 80 LIC.7. 4.El auditor hará un relevamiento de la organización. Acatamiento de las políticas y directivas de Ia dirección superior.5. 2. En el Control Interno. instrucciones. b) Un estudio y evaluación del control interno vigente que permitirá determinar la naturaleza.8. Evaluación del sistema de control interno. la que le permitirá llegar a la función que sigue. Calidad del grupo humano. Confiabilidad de la información.7 Identificación. consultando las políticas. Eficiencia operativa.8.La etapa anterior le permite al auditor poder formarse un juicio sobre el sistema de control interno vigente. GUSTAVO GIL .

que estará dado por el tipo de procedimiento a aplicar. ya fuera un sistema. deberá seleccionar cuál va a utilizar para aplicar. para efectuar su labor y además tendrá en cuenta lo siguiente: La naturaleza del procedimiento a aplicar. 3. pero también puede existir la aplicación de más de un procedimiento.. etc. concreta y consistente.La evaluación efectuada en el Paso anterior permitirá al auditor programar procedimientos de auditoría que tendrá que aplicar. La oportunidad del procedimiento a aplicar. pero que a su vez sirvan como medio de prueba del trabajo realizado y sean el soporte de las conclusiones obtenidas una vez finalizado el mismo. e) Qué temas o controles serán profundizados a ampliados. por circunstancias propias del sector a auditar o por el orden de programación efectuada. Para tal fin se deben establecer ciertas pautas: a) Detallar en forma clara y breve qué es lo que se va evaluar. un procedimiento.Elegido el procedimiento o procedimientos..Se fijará cuál es el momento ideal para realizar la prueba.Cuando se tengan diferentes procedimientos que logren el mismo objetivo. El relevamiento de la situación imperante en la empresa El momento de practicarse la auditoria. deberá estipularse un alce mismo. 3. una gestión. lo que significa que se establecerá un límite de casos a ver al porcentaje que tendrá la muestra. c) Quienes efectuarán y realizarán el trabajo.AUDITORÍA OPERATIVA control. Programación del Trabajo a Efectuar.. La extensión del procedimiento a aplicar. d) Determinación de un programa de trabajo y control do su cumplimiento. sobre el contexto total.. f) Qué medios so van a utilizar.La evaluación es el análisis de ‘algo”. b) Momento y oportunidad en el qué se va a realizar ha tarea. debe efectuarse mediante la utilización de medios o procedimientos técnicos que tratan da facilitar el trabajo en cuanto ab orden a cronología y control.9.. Técnicas del Relevamiento del Sistema de Control Interno. GUSTAVO GIL .7. 80 LIC. Pero la misma debe ser realizada con total objetividad o independencia necesaria para que se llegue a una conclusión lógica.

GUSTAVO GIL . flujo o recorrido de una masa de información. debilidad a defecto de control. en cuanto a: Funciones. sobre los aspectos fundamentales del control interno.son planteadas de modo que las respuestas indiquen lo siguiente: si es “afirmativa”.Es la narración a descripción detallada en forma de relato de las características de los sistemas o el modo de operar de una organización. operaciones. lo que permite ubicar el tema buscado. presentándose los distintos aspectos en secciones detalladas en un índice. fácil de revisar y útil. 2) ‘no”.El cursograma o flujograma es la representación gráfica del sentido. que son comunes a la mayoría de las empresas y que interrogan sobre los sistemas y operaciones que se realizan en la organización. dentro del contexto de la organización. Reduce considerablemente el tiempo de lectura y control e indica cuando hay errores de información. mediante la utilización de símbolos convencionales que representan operaciones. o de un sistema o proceso administrativo u operativo. indica que es un punto fuerte o eficiente del control. 2. Todos los datos o información recopilada son incorporados tal como se obtienen.. Que ocurren a suceden en forma oral a escrita en el quehacer diario del ente. normas.. etc. 3. Método de Cursogramas o Flujogramas. consisten en estar separados por áreas operativas. las cuales se encuentran codificadas. mediante un acceso directo y rápido.Este método se basa en un conjunto de preguntas estándares. Método Descriptivo. Este método muestra el panorama general a situación total y simplificada y agiliza la tarea del relevamiento. lo que constituyo a un trabajo ordenado. trabajos innecesarios. referente a las secuencias relevadas provenientes de las explicaciones de los individuos de la empresa. curso. La forma orgánica que tienen estos formularios de preguntas. 80 LIC. Método de Cuestionarios. La interrogación está diagramada para recibir una de tres posibilidades admitidas: 1) ‘si”. en los papeles de trabajo del auditor. custodia de bienes.AUDITORÍA OPERATIVA Los métodos o procedimientos del relevamiento del control interno son: 1. también para buscar un tema. etc. registraciones.. superfluos y duplicidad de tareas o procesos. Las preguntas . archivos. si es “negativa” denota la falla. si es “no aplicable” indica que Ia pregunta no tiene sentido a o existencia dentro del relevamiento que se realiza. presentadas por escrito en un formulario pre impreso. controles. procedimientos. 3) “no aplicable”.

AUDITORÍA OPERATIVA 3. su selección.. Funciones.10. se le debe dar autoridad necesaria o justa para que pueda ejercer debidamente esa función.El factor humano es fundamental en cualquier tipo de ente y. e) Archivo o final de la operación. de tal manera que esto se dividan en las siguientes categorías y cada una de ellas las efectúe un individuo diferente: a) iniciación de una operación.. Delegación.Se debe realizar la separación de funciones de los individuos. Ya que si así fuera.. 5.Ningún funcionario dentro de una organización debe ser el responsable de una transacción desde que esta se inicia hasta que finaliza. 3. c) Autorización o aprobación de la operación y sus registros. d) Custodia do los bienes físicos a materiales. Responsabilidad. éstos son difíciles de detectar. 2. 6. b) Registración en formularios a libros.. GUSTAVO GIL .. lo quo a su vez posibilita que se cometan dolos o fraudes. ya que ellos son los que ponen en movimiento y desarrollan las empresas. Autoridad. pero debe quedar claro que la responsabilidad sobre esa función no puede ser dolegada. en el caso do existir errores. por lo tanto. por lo tanto. Enumeración y Análisis de los Aspectos Prácticos del Control interno.. Personal. entrenamiento y capacitación tienen mucha importancia.Existe la posibilidad que los individuos deleguen en otros de menor jerarquía sus funciones.La responsabilidad de todos los integrantes de una organización debe estar perfectamente delimitada.El siguiente detalle resume los aspectos prácticos que deben ser tenidos en cuenta para lograr y mantener un sistema de control interno eficiente: 1.. 4. cada uno de los individuos conoce su responsabilidad y para que este conocimiento sea efectivo debe comunicársela por escrito y de forma clara. Para tener funcionarios idóneos para las funciones que 80 LIC.Cuando a un individuo se le asigna una función acompañada de Ia correlativa responsabilidad.7. Operación.

los valores bajo su custodia estén suficientemente protegidos. Control Selectivo. los cuales se apliquen en forma periódica y de manera sorpresiva ya que. y el receptor debe firmar como que recibió dicha norma. un manual de procedimientos. 10. etc. facilitando la detección de Ia falta de un ejemplar.Toda organización debe poseer... evalúan si los controles existentes actúan de ha manera tal como fueran creados.Toda instrucción que se le da al personal de una organización debe ser entregada por escrito. en el momento de su creación. GUSTAVO GIL .. 80 LIC. Este tipo de controles es denominado de diseño. que constituyen a eliminar a los individuos denominados “indispensables para la organización” y también contribuye a detectar errores y fraudes. debe proveérselos do los elementos de seguridad necesarios para que el momento en que el individuo está fuera de la empresa. dentro de su estructura.A aquellos funcionarios que tienen funciones de custodia de bienes de Ia organización. que permitan detectar errores de procedimientos que generen su corrección en forma inmediata. norma o instrucción. 11..La datación humana debe tener una rotación de funciones. 9 Funciones Rotativas. sistema.La numeración correlativa permite el procesamiento de todos los formularios siguiendo su secuencia. 13. pues permite la auto verificación de la información que se procesa. 8. ya fuere su descripción de tareas..El costo material de instalar y mantener un control debe ser menor de Ia que realmente se requiere controlar.. a su vez. deben ser elegidos teniendo en cuenta sus características personales y técnicas. Costa. funcionarios que efectúen controles por excepciones o controles no rutinarios.. Autocontrol. Esta rotación permite que el individuo no se enajene con un trabajo y que a su vez se capacite y entrene en tareas diferentes que lo permitirán evolucionar dentro del ámbito de la organización.AUDITORÍA OPERATIVA deben ejercer y la responsabilidad de cada cargo.. Pre numeración de Comprobantes y Formularios.Todo procedimiento. 7. deben proveerse de sus controles propios o automáticos. 12 Instrucciones por Escrito. Elemento Materiales.

produciéndose la misma por parte de otro.. se quiera desligar la responsabilidad de uno. 18 Obligaciones con Doble Firma. Confrontar Datos.Los formularios que no están puestas en uso deben estar lo suficientemente protegidos para que nadie pueda tener acceso a los mismos y que una persona sea encargada de entregárselos a los usuarios y registre a quién se los facilitó.El total del dinero y los cheque entregados a Ia empresa deben ser depositados de inmediato y en forma intacta en los bancos..Custodia de los Formularios.Todos los funcionarios deben gozar de periodos de descanso. en el caso de no ser así se debe realizar la conciliación respectiva. 17. GUSTAVO GIL .AUDITORÍA OPERATIVA 14 . 21...La sumatoria de la cuenta analíticas debe ser igual a lo expresado en las cuentas de control.Cada vez que la empresa se compromete o se obliga mediante un documento. coma por ejemplo cuando en un traspaso de valores o información..El control por oposición consiste en aquel que se verifique cuando entre un individuo y otros se verifican mutuamente. Es conveniente que cada dicha obligación tenga la firma de más de un funcionario.Se deben realizar todas las conciliaciones de datos propias con 80 LIC. etc. Control por Oposición.. pero a su vez es imprescindible que en los casos de personas que tienen a su cargo funciones de custodia tengan periódicamente ese descanso lo que contribuirá a que otra persona tome su función y pueda detectar si existen errores o fraudes. Dinero en Efectivo.... 22. ya fuere un pagare. un cheque.Todo pago que efectúe la organización debe realizarlo con un cheque o a la orden del beneficiario y evitando su endoso por éste. 19. Vacaciones y Licencias. 16.. una letra de cambio.El uso del dinero en efectivo debe provenir solo de los fondos fijos o cajas chicas y únicamente debe ser utilizado para los desembolsos permitidos de tipo urgente o para gastos menores que no justifique a la realización de un pago con cheque.Pago con cheque. 15. Depósito Total de las Cobranzas. 20. Cuentas de Control.

una circularización de saldos. eficiente y económica en el logro de los objetivos de Ia organización”. Son más o menos efectivos según como se aproximen o contribuyan a aproximarse a ciertas situaciones deseadas y anteladamente establecidas. propósitos. .La definición siguiente de control administrativo corresponde a los lineamientos comprendidos en el sistema de planeamiento y control. Tareas específicas.AUDITORÍA OPERATIVA informaciones de terceros. quiere decir que tiene vinculación con mucho más concreto y específico que el control administrativo. “El control administrativo es el proceso mediante el cual los directivos aseguran la obtención de recursos y su utilización efectiva. por lo menos una vez al año. el control operacional se define como: “El proceso consistente en asegurar que las tareas especificas se cumplan en forma efectiva. Es la maximización de efectividad y economía. . 80 LIC. Las acciones quo a este respecto se emprendan tienen por objeto maximizar el logro Una persona.Es realizar una operación o actividad con el mínimo posible de costos.Efectividad. y contestar todos los recibos. el que como se indicó tiende al cumplimiento do los objetivos de la organización. un procedimiento. metas. Control Operacional.Siempre dentro del sistema de planeamiento y control. tiempo. o con el menor uso posible de recursos escasos.Economía .. 3. tiempo. esfuerzo. etc.. Posibles. Por lo tanto. etc. una maquina etc. GUSTAVO GIL .8.Eficiencia. Las acciones que a éste respecto se emprendan tienen. cantidad. eficiente y económica”. lo que se pretende lograr a alcanzar son los objetivos. Se tienen que efectuar. etc. costos. Control Administrativo. .8.. 3..Es el logro concreto de algo deseado. cantidad.. En cuanta a administración.Es realizar una acción efectiva con el mínimo de esfuerzo. por objeto minimizar los elementos citados.. se debe realizar la confrontación de todos los movimientos bancarios y también enviar “resumen de cuentas” a todos los clientes y proveedores.

en oposición a la administración del personal en su totalidad.AUDITORÍA OPERATIVA Algunas situaciones que ilustran el ejercicio del control operacional sobre tareas o transacciones individuales son: La programación y el control de tareas individuales en un taller en oposición a la medición del rendimiento del taller en su totalidad. 80 LIC. GUSTAVO GIL . La obtención de artículos específicos para el inventario en aposición a la administración del inventario en su totalidad. Acciones específicas del personal.

la información obtenida y las conclusiones pertinentes a las que se llegaron en la auditoría. en la evaluación de las actividades de una empresa. es que constituyen la base para la preparación de los programas de auditoría de las fases siguientes de la evaluación. ya que los papeles de trabajo deben demostrar: 80 LIC. para apoyar los resultados que se exponen en el informe de evaluación. Ayudan a supervisar y evaluar el desempeño del personal de auditores. Revelan los conocimientos del auditor respecto del área auditada. por lo tanto los papeles de trabajo: Proporcionan el registro sistemático de la labor realizada en la auditoría.2. así como su habilidad para analizar problemas e identificar situaciones relevantes.. Conceptualización. visión e ingenio del auditor al realizar su trabajo. Proporcionan un registro de información y evidencia obtenidas y desarrolladas que respaldan los hallazgos. además de los otros usos que se le da. constituyen la evidencia sistemática de la forma en la que el auditor dio cumplimiento al contenido de los programas de auditoría y por lo mismo son el descargo de su responsabilidad. 4..Los papeles de trabajo son la evidencia que guarda el auditor sobre el cumplimiento de los programas de auditoría. Los papeles de trabajo incluyen todas las evidencias que el auditor considera necesario. Objetivos. en lo referente a los pasos o procedimientos aplicados. conclusiones y recomendaciones. imaginación.1. Un papel de trabajo es la manifestación objetiva de las técnicas y procedimientos aplicados durante el trabajo de auditoría. Reflejan hábitos de orden. En resumen. las pruebas realizadas. Ayudan a coordinar y organizar el trabajo.El objetivo y propósito fundamental de los papeles de trabajo es constituir una evidencia clara y completa de la tarea efectuada y delimitar la responsabilidad del auditor. GUSTAVO GIL .AUDITORÍA OPERATIVA UNIDAD Nº 4 PAPELES DE TRABAJO DE AUDITORÍA 4. Sirven como guía para auditorias posteriores. Algo que es característico de los papeles de trabajo de la auditoría operativa. Constituye el eslabón entre los programas de auditoría y el informe.

80 LIC. observaciones y sugerencias sobre la tarea ejecutada.Ayuda como guía para la realización de auditorias futuras.3. por lo tanto hay que describirlos con precisión. relaciones.El auditor en su trabajo compila: datos. Revisión del sistema de control interno.AUDITORÍA OPERATIVA - La fuente y naturaleza de los elementos de juicio obtenidos El alcance de los procedimientos aplicados El resumen de las conclusiones arribadas.. Control del trabajo. Es decir son completos. GUSTAVO GIL . análisis. notas. tienen un valor defensivo.. Elementos de prueba. etc.Las principales características que deben reunir los papeles de trabajo son: Sustento o validez de los informes. c) Organización.Es fundamental contar con una razonable organización para la recolección y registro correcto de datos precisos. debe emitir comentarios sobre el funcionamiento y comportamiento de este.. cálculos. Referencias futuras. 4. como evaluador del sistema de control interno.... Y de ellos extrae los elementos de juicio para su informe.Los datos incorporados a los papeles de trabajo son la fuente de consulta para formular apreciaciones. Además los papeles de trabajo deben respetar los siguientes conceptos: a) Precisión..Sabemos que el auditor. extractos. ya que adecuadamente preparados constituyen la mejor ayuda para proteger el trabajo efectuado por el auditor operativo.. Características. confirmaciones de terceros. b) Minuciosidad.. Consulta de datos.En los casos de problemas referentes a la auditoría realizada..Constituye una guía adecuada para revisar la tarea realizada.El trabajo del auditor se basa en los hechos reales y ellos son el sustento de futuras opiniones y conclusiones.Los papeles de trabajo deben dar al lector la seguridad de que en ellos está todo en forma clara. comentarios. Por lo tanto los papeles de trabajo permiten suministrar datos necesarios o importantes para la confección de los informes.

En base a la presentación de los papeles de trabajo se puede apreciar la habilidad y capacidad del auditor que los efectuó 80 LIC. Tomar nota de las deficiencias encontradas en el funcionamiento operativo y registrar evidencias encontradas. Revisión de instrucciones. Formar el legajo que reúna los antecedentes de los temas cuestionados. etc.La preparación de los papeles de trabajo tiene por finalidad o sirve para: 1. el que se discutirá en secciones o reuniones con los sectores auditados. Registrar información proveniente de: Cuestionario de control interno. manuales.Es importante que los papeles de trabajo sean legibles y hay que tener en cuenta que la prolijidad solo insume un pequeño tiempo de más que se ahorra en la lectura posterior.4. Realizar auditorías ordenadas y que se puedan contestar estas preguntas: ¿Qué es lo que debe hacerse? ¿Cómo debe hacerse? 4. GUSTAVO GIL .. Reunir los antecedentes de las sugerencias a realizar y la forma en que se llega a esa conclusión. Consideraciones sobre la preparación. 7. 5.. normas. 6. Relevamiento de análisis de sistemas de procedimientos. 2. Examen de las transacciones del período auditado.AUDITORÍA OPERATIVA d) Prolijidad. 3. 4. Supervisar o controlar en forma sistematizada el trabajo realizado.

la fecha de la auditoría y la firma de la persona que hace el trabajo. Auditoría del ejercicio. conteniendo: el nombre del sector..Conclusiones . Requisitos sobre los papeles de trabajo.Utilizar marcas o símbolos uniformes. Por lo tanto.6 Clasificación y ordenamiento. 80 LIC.Detalle por sector a auditar . A su vez.La clasificación de los papeles de trabajo la podemos hacer en dos grandes grupos: 1.El encabezamiento debe ser preciso. .Hojas de puntos a realizar .Punto del programa detallado . Auditoría parcial.Que contiene: .Debe indicarse cuáles son los datos.. la información o listados preparados por el sector auditado y debe ser revisado o controlado para admitirlo con evidencia válida.El trabajo realizado. .5.. 4.AUDITORÍA OPERATIVA 4.Son los papeles específicos de los trabajos efectuados durante el ejercicio económico en curso. podemos hacer otra sub-clasificación: 1.Los requisitos que deben reunir los papeles de trabajo son los siguientes: ..Programación . GUSTAVO GIL . su redacción debe ser clara y objetiva.Revisión de tipo general 2.Deben estar preparados de forma que permitan una fácil lectura y rápidamente se pueda conocer el concepto de lo que se quiere expresar. . la descripción de la tarea que contiene. Parte general que contiene: .

Memorias y estados contables. Marcas o símbolos.. que en gran parte son narrativos o gráficos. Ejemplos: 80 LIC. Legajos permanentes. excepto aquellos que se usan en forma uniforme.Los símbolos o marcas son utilizados por el auditor para señalar en sus papeles de trabajo el tipo de revisión y pruebas efectuadas. oficinas.. Es preferible que estas marcas se efectúen en color. sucursales y agencias. Reseñas de las operaciones. Manuales. Las marcas que se utilizan en auditoría operativa tienen más relación con la profundización y continuidad del examen que con comprobaciones. Detallamos los legajos permanentes: Estructura legal. aunque estos últimos no se puedan descartar del todo. Estas marcas o símbolos permiten con una rápida visualización determinar el grado de análisis efectuado y constituyen un medio de control de la labor de los ayudantes. Localización de plantas. Informes y correspondencias. Documentos importantes. Programas a largo plazo. 4. Volumen de operaciones. Organigramas. GUSTAVO GIL .7. Copias de actas y asambleas. depósitos. Procedimientos. Revisión periódica y seguimiento de recomendaciones o sugerencias. instrucciones y normas.AUDITORÍA OPERATIVA 2.Los legajos de tipo permanente deben clasificarse según el tipo de información que contiene. Las marcas o símbolos que figuran en los papeles de trabajo deben ser debidamente aclarados. Relevamiento administrativo contable y evaluación del sistema de control interno. Estatutos. por el hecho de que la auditoría operativa se ejecuta según fases que se aplican progresivamente y también por el contenido especial de los papeles de trabajo.

. GUSTAVO GIL . ídem al anterior ídem al anterior ídem al anterior ídem al anterior. que deberán incorporarse a una planilla de marcas de auditoría. La codificación de los papeles de trabajo presenta las siguientes ventajas: Simplifica la localización Simplifica el proceso de supervisión y revisión. por ser aún Incompleto o insuficiente debe ser considerado En un siguiente programa. dado que ya se lo ha hecho en la indicada planilla.AUDITORÍA OPERATIVA - Verificado con la documentación legal = Control de cálculos = Otros ejemplos Marcas P Significado El dato o asunto de que se trate. E El dato o asunto de que se trate. Codificación. No se considera necesario explicar el significado de las marcas en cada papel de trabajo. debe ser ampliado Mediante una entrevista o consulta C I A R Confirmar por escrito o verbalmente Inspeccionar u observar físicamente Analizar Dato o asunto que debe consignarse en una hoja de resumen Según las necesidades podrían adicionarse otras marcas.Significa el acto mediante el cual se asigna índices de identificación que permiten localizar e identificar el lugar exacto donde se encuentra un papel de trabajo dentro de los archivos que se preparan como resultado del examen. ídem al anterior Ubicación A la derecha del párrafo en cuestión 80 LIC.

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Permite el archivo sistemático.

Los códigos o índices en auditoría pueden ser de las siguientes clases: a) Alfabéticos, b) Numéricos, c) Alfanuméricos. 4.8 Contenido de los papeles de trabajo.- El diseño de las hojas de trabajo queda siempre a criterio del ayudante y/o superior, pero es preferible que sea discutido entre ellos. Pero en auditorías repetidas se hace un estándar del papel del trabajo de un tema específico. Los papeles deben ser perfectamente comprendidos por cualquier persona ajena a su realización y deben contener: Número de papel o de origen (código de archivo) 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. El título de la cédula o el nombre del programa y la fecha de la situación analizada. También pueden mencionarse el nombre del departamento auditado. El nombre de la persona que efectuó el trabajo y la fecha en que lo realizó. Si una cédula tiene varias páginas debe colocarse el número de página y de páginas. Si la cédula comprende información preparada por personas ajenas al departamento de auditoría. Se debe detallar la fuente de la información contenida. La descripción concreta y clara del trabajo efectuado. Las conclusiones a las que se llegó. El nombre de la persona que revisó el trabajo y la fecha de la misma.

4.9. Revisión de los papeles de trabajo.- Cuando se efectúa el control de los papeles de trabajo se evalúa la gestión del auditor que lo realizó. Por lo tanto, debemos tener en cuenta los siguientes aspectos en la revisión de los mismos: Se debe comprobar que se cumplió con el programa de auditoría. Juzgar si los papeles de trabajo contienen la evidencia suficiente para dar por bien cubiertos los procedimientos y sustentar las conclusiones. Determinar si los asuntos o temas de mayor importancia han sido debidamente estudiados y resueltos. Cotejar los datos de los papeles de trabajo con la información pertinente.

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Verificar que los papeles de trabajo satisfacen los requisitos formales establecidos.

4.10. Tipos de archivos.- La forma de organización y archivos de los papeles de trabajo, responden a una lógica definida, por cuanto estos documentos proporcionan una fuente conveniente de información sobre la auditoría que es de interés para los auditores, supervisores y otros funcionarios vinculados con el examen. Para los papeles de trabajo pueden prepararse dos tipos de archivos: a) Archivo permanente.- La documentación que se clasifica como permanente es aquella que podrá utilizarse en futuras revisiones y que en años siguientes deberá ser actualizada. Entre otras, la siguiente información puede ser incluida: 1. Resumen o fotocopia del documento legal de constitución de la entidad. 2. Macro y micro organigramas. 3. Lista de ejecutivos. 4. Políticas, procedimientos administrativos y financieros. 5. Información sobre el sistema de control interno. 6. Hoja de información general donde especifique:     Tipo de actividad. Tamaño de la entidad. Recursos humanos y materiales. Número y ubicación de sucursales, etc.

7. Descripción completa de los aspectos operativos. 8. Copias de manuales, instructivos y reglamentos. 9. Copias de programas y cuestionarios de auditorías. 10. Copias del informe de auditorías. 11. Hoja de sugerencias o asuntos a ser considerados en posteriores auditorias, etc. El archivo permanente debe servir como base de información para ayudar a planificar futuras labores, por consiguiente, deben proporcionar una información resumida rápidamente accesible sobre las labores efectuadas anteriormente y sobre los informes emitidos, incluyendo una lista de las áreas
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principales cubiertas en auditorías anteriores y la actual, así como las fechas aproximadas en que se efectuó la labor y los resultados alcanzados. b) Archivo corriente.- Comprende dos tipos de archivos, algunos relacionados con aspectos generales de la revisión y otros con hallazgos específicos de auditoría. Los papeles generales resultan de las primeras fases de la auditoría que es cuando aún no tienen identificados los hallazgos. Se denominan generales por que se vinculan con información que compete a la empresa en su conjunto. Aunque principalmente resultan de la fase de trabajo preliminar, en las fases posteriores podría seguir surgiendo información general. Para todos los papeles de trabajo generales debe abrirse un solo legajo, en cambio será conveniente que para cada hallazgo se habiliten legajos específicos, aunque esto depende de la importancia y la cantidad de papeles. No es posible indicar la relación de papeles que podrían incluirse en un archivo corriente pero se consideran imprescindibles en cualquier legajo la inclusión de: a. b. c. d. Los programas de auditoría debidamente referenciados con los papeles de trabajo que apoyan su ejecución. Papeles de trabajo que respaldan la realización y aplicación del programa de auditoría, preparados para el examen. Correspondencia cursada, recibida y fundamentalmente las actas de validación de los hallazgos. En los legajos específicos, se incluye una hoja resumen del hallazgo que resume la totalidad de los atributos de un hallazgo de auditoría. 4.11. Normas generales para la elaboración de papeles de trabajo.- Las siguientes normas se deben aplicar en la elaboración de los papeles de trabajo. 1. Totalidad y precisión.- Los papeles deben contener evidencias completas y precisas para proporcionar un respaldo apropiado de las observaciones, conclusiones y recomendaciones,

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. constituir una base para la demostración de la naturaleza y alcance de nuestro examen. por consiguiente debe estar justificado.Este detalle adquiere importancia a partir del momento en que es posible detectar situaciones que posteriormente constituirán un hallazgo. Debe permitir a quien las utilice determinar de inmediato el propósito. Claridad y comprensibilidad.AUDITORÍA OPERATIVA por consiguiente. cuando sea necesario. sin embargo no siempre es posible por la presión del tiempo disponible y la forma en que se recibe la información. Para evitar el desorden y confusión es recomendable depurar los archivos diariamente..Los papeles deben de ser claros y comprensibles sin necesidad de explicaciones verbales adicionales o suplementarias. 2. Uso de hojas separadas para cada asunto. Por otra parte. Pertinencia. cargo y posición de las personas o unidades que proporcionan la información 80 LIC. 3.Por las situaciones de controversia que pueden presentarse en las fases de conclusión de la auditoría. Registro de la fuente. distribuyendo los papeles en los legajos correspondientes. 4. 5.. los papeles para cumplir con la norma anterior deben contener un título que los identifique de manera precisa con su contenido. clasificar los papeles desde un principio según los hallazgos o categorías a la que pertenezcan. GUSTAVO GIL ..Los papeles deben limitarse a los asuntos que son materialmente importantes. El costo de la preparación de los papeles de trabajo es una parte importante del costo total de la labor que efectuamos. pertinente y útiles con relación a los objetivos establecidos en el examen. como se indico aún en las fases finales continúa obteniéndose información diferenciada que puede servir a la auditoría en ejecución o a futuros exámenes. naturaleza y alcance de la labor efectuada y las conclusiones de quien las preparo. es vital que se identifique el nombre.

Sin embargo. Facilidades. se debe velar que la utilización del equipo de fotocopiado sea realizado con moderación. 10. Forma de preparación. Preparación de un índice.Se debe escribir a doble espacio para permitir modificaciones. 7. ampliaciones. correcciones y principalmente la anotación de marcas de auditorías.Para facilitar correcciones los papeles de trabajo del archivo corriente deben prepararse a lápiz o bolígrafo. Esto evitará la proliferación y preparación de papeles insulsos. 8. Referenciación. Los del archivo permanente pueden ser preparados en un ordenador. Los papeles de trabajo de auditoría también tienen carácter confidencial y son de propiedad del auditor.. tales como fotocopias de documentos.. GUSTAVO GIL .AUDITORÍA OPERATIVA 6. 9.. debe definirse el propósito y la relación que tenga con la auditoría.Para reducir el tiempo se debe hacer uso intensivo de procedimientos y medios que representan ahorro de tiempo.Antes de la preparación de cualquier papel de trabajo.. para facilitar su exploración. Planificación. 11.. 80 LIC.En cada archivo de papeles de trabajo se debe preparar un índice con el contenido. Doble espacio..La forma de estructurar y registrar la información debe facilitar la referenciación entre los programas de auditoría. los papeles de trabajo y entre éstos el informe.

el trabajo no puede realizarse de una manera improvisada. es decir. Su objetivo consiste en realizar y ejecutar el proceso necesario para probar los objetivos planteados mediante la realización de pruebas que permitan obtener evidencia suficiente. NORMAS SOBRE LA PLANIFICACIÓN En general las normas de auditoría hacen referencia a que el trabajo de auditoría. se deberá diseñar una estrategia global.AUDITORÍA OPERATIVA UNIDAD Nº 5 PLANIFICACIÓN Y PROGRAMAS DE AUDITORÍA OPERATIVA I. GUSTAVO GIL . y de esta manera optimizar el tiempo para llevar a cabo aquellos procedimientos que han sido programados. La obtención de la evidencia incluye por tanto la planificación del trabajo y el diseño de los programas de auditoría. 3. que se somete a un proceso cuyo resultado final son las conclusiones establecidas. La planificación es un plan estratégico que se basa en los objetivos de la auditoría operacional. 2. determinará el enfoque de planificación. competente. 80 LIC. Todo ello. pertinente. en razón de que su complejidad hace necesario prever con escrupulosidad todos los pasos a seguir y constituye la única forma de controlar los exámenes. La materia prima con la que trabaja el auditor es la información. debe ser planeado apropiadamente. si fuera el caso. es decir. PLANIFICACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE AUDITORÍA La planificación es la actividad más importante de todo el trabajo de auditoria operacional. sino que es necesario hacer planes anticipados. LA REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES EN LA AUDITORÍA OPERACIONAL El proceso de la auditoria operativa comprende una serie de actividades a cumplir que permiten obtener el suficiente conocimiento de las actividades examinadas que conduzcan a la emisión del informe. RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN Puede decirse que la auditoría operativa consiste en un proceso ininterrumpido de obtener información. la forma mediante la cual el auditor operacional abarca su estrategia para la obtención de la evidencia. PLANIFICACIÓN DE AUDITORÍA OPERATIVA 1. procedimientos y pruebas que van a desarrollarse. que soporte la emisión de un informe con recomendaciones. Para cumplir con esta norma. 4.

decidir la cantidad de personal que deberá asignarse al trabajo.Utilización de técnicas y procedimientos para la realización del examen de la gestión operativa de la empresa. y que estas estén coordinadas. esto implica la selección de técnicas y procedimientos a ser aplicables en el examen.AUDITORÍA OPERATIVA Esta planificación consistirá en decidir previamente los procedimientos que van a emplearse. Asignar el personal con la suficiente experiencia y conocimiento tanto de la entidad como del sector. Así como. su extensión y en qué momento se van aplicar. VENTAJAS DE LA PLANIFICACIÓN Las principales ventajas de la planificación permiten: 1. b) Flexibilidad.. 2. se debe considerar: . de una forma eficaz y con el menor costo posible.Acciones de antemano planeadas de una manera completa. A estos efectos. Comunicar al equipo de auditoría los objetivos de la misma. También forma parte de la planificación. GUSTAVO GIL . y concretar los procedimientos necesarios para alcanzarlos. planear los papeles de trabajo en que van a registrarse los resultados. La planificación de la auditoría tiene que cumplir con los siguientes requisitos: a) Precisión. . 6.Con relación a cambios imprevistos o circunstancias que hayan variado c) Unidad. 80 LIC.Que se mencionen las acciones para cada actividad. OBJETIVOS Y ENFOQUES DE LA PLANIFICACIÓN El propósito de la planificación es identificar los objetivos de la auditoria. 4.. Identificar las actividades más importantes de la empresa. Identificar puntualmente los problemas que puedan surgir a lo largo de la auditoría 3.La importancia del conocimiento de las actividades de la entidad y del contexto en el cual se desarrollan.. y que se reflejen en un programa de Auditoria. 5.

Lo que demuestra que la evidencia materia de auditoría se deriva de una conclusión basada en el conocimiento que tengamos de todo aquello que esté a nuestro alcance.AUDITORÍA OPERATIVA La planificación. GUSTAVO GIL . El mecanismo consiste en que para evaluar estas actividades. La evidencia proporciona los medios por los cuales alcanzamos ese estado de seguridad llamado conocimiento. se diseñan los procedimientos necesarios para obtener la evidencia suficiente y pertinente. ya que el ver no siempre es el creer. la forma más eficaz de distribuir los procedimientos de auditoría. el auditor debe contar con la capacidad y conocimientos adecuados. 7. 80 LIC. Se persigue un enfoque de actuación lógico adaptado a las características de la empresa y organizando el trabajo de forma que se eviten duplicaciones. implica el desarrollo de una estrategia de la forma en que se espera o estima que responderá la empresa. sino que depende de la interpretación que le demos a una cosa de acuerdo con nuestros conocimientos. que se opone a la mera creencia. Cuando tratamos de obtener un conocimiento verdadero a través de nuestros sentidos y observamos un objeto puede suceder que la afirmación de nuestros sentidos no sea válida. pues planificar consiste en definir el objetivo y determinar el plan de acciones para conseguirlo. efectividad y economía. Este conocimiento se adquiere mediante el diseño lógico de los procedimientos de auditoría y su aplicación. para ello es preciso tener presente la relación existente entre los objetivos y los procedimientos de auditoría. Para obtener un conocimiento verdadero y lograr adquirir una evidencia válida. mediante la aplicación de los procedimientos de auditoría. LOS OBJETIVOS DE LA EMPRESA Y SU RELACIÓN CON LOS PROCEDIMIENTOS Las actividades que ejecuta la empresa se convierten para los auditores en los objetivos de auditoría. para así poder estar en condiciones de interpretar aquello que examina. se establece el objetivo específico de auditoría correspondiente y posteriormente. Este proceso culminará con el logro del objetivo fijado o revelará una deficiencia o debilidad en la actividad. es decir. de los que se trata de probar es si su ejecución se realiza con eficiencia.

incluye todas las acciones que los ejecutivos llevan a cabo en su intento por asegurar que los resultados reales concuerden con lo planificado. las acciones. 80 LIC. los recursos y la implantación. Para que el control sea eficaz es necesario desarrollar estándares para las variables que pueden controlarse para conocer hasta qué punto se está logrando los objetivos empresariales. debe ser controlada por medio de la utilización de programas de auditoría. II. y cuando la empresa cuenta con un conjunto de procedimientos de control. La función control. son funciones estrechamente relacionadas. En esencia. EL CONTROL INTERNO La función de planificación se orienta hacia el futuro. Los Objetivos Especifican las condiciones futuras que los ejecutivos esperan lograr Las Acciones Son los medios o actividades específicas planificadas para lograr los objetivos Los Recursos Son las asignaciones en clase y cantidad que pueden ser aplicados a las actividades. cuando haya información disponible para evaluar los estándares establecidos y la formulación financiera. La implantación Significa la asignación de dirección que debe tomar el personal para llevar a cabo el plan. De lo expresado anteriormente. cuando los ejecutivos pueden tomar las acciones correctivas para corregir desviaciones y se cumplan las leyes y normas aplicables.AUDITORÍA OPERATIVA 8. la planificación incluye acciones en que los ejecutivos determinan los objetivos para el futuro y los medios apropiados para lograrlo. hacia lo que debe lograse y cómo hacerlo. GUSTAVO GIL . El resultado de esta función es un plan conformado por cuatro elementos fundamentales: los objetivos. La planificación tendrá poco valor si los ejecutivos no aplican mecanismos de control aplicados. METODOLOGÍA PARA LA PREPARACIÓN DE PROGRAMAS DE AUDITORÍA OPERATIVA La realización de una labor de auditoria y evaluación de las actividades de una empresa. que constituyen planes formulados por anticipado de lo que se pretende hacer. podemos concluir que la planificación y el control.

Los programas de auditoría operacional tienen como característica fundamental. con base en los resultados que se van obteniendo y a medida que el examen se desarrolla. por consiguiente. a etapas o momentos del examen. que son elaborados de manera específica para hacer frente a las peculiaridades. hallazgos. en la auditoría operacional habrá tantos programas como fases comprendidas en el examen total. así como en la información disponible que posee el auditor con el fin de obtener un mayor conocimiento sobre las actividades. en lo referente a planificación.Constituyen un plan sistemático por la descripción de los procedimientos a ser aplicados en la evaluación. tal como establecen las normas de auditoría. LAS NORMAS DE AUDITORÍA Y LOS PROGRAMAS DE AUDITORÍA La evaluación de las actividades de la empresa. etc..AUDITORÍA OPERATIVA Estos programas tienen las siguientes características: 1. como los siguientes: 1. vale decir. necesidades y objetivos previstos. 80 LIC. procesos. procedimientos y otros aplicados en la empresa. excepto para el diagnóstico preliminar. no es factible preparar programas de auditoría estándar. La preparación de los programas de auditoría operacional depende de un gran número de factores. y cada programa se preparará de acuerdo a los resultados obtenidos en la fase inmediata anterior. En consecuencia. áreas débiles. tales como: la naturaleza y complejidad de actividad bajo examen. Los programas de auditoría. son planes que se realizan por adelantado para la realización de una evaluación y están basados en el propósito formulado para la evaluación. 10. 3. Los Programas de Auditoria Operacional se preparan progresivamente. que por la fuerza de las circunstancias se aplican con un formato más o menos similar. 2. La excepción se da en el programa del trabajo preliminar. 9. Los programas de auditoría operacional se refieren por una parte a fases de la auditoría. GUSTAVO GIL . y por otra. BENEFICIOS DE LA PREPARACIÓN DE PROGRAMAS DE AUDITORÍA La preparación de programas de auditoría constituye un medio que facilita el cumplimiento de nuestras responsabilidades como auditores y tienen algunos beneficios. debe ser convenientemente controlada por medio de la utilización de programas de auditoría. a condiciones.

Fecha de inicio del examen o aplicación del programa.Responsable o responsables de la ejecución del paso o procedimiento. para su compresión por parte del personal que aplicará este programa. 80 LIC.Métodos o fuentes de la información.Facilita la supervisión del examen. 4. 11. deben ser lo suficientemente flexibles para permitir la imaginación e iniciativa personal del auditor en la ejecución de los pasos o procedimientos contemplados en estos programas. Los programas de auditoría. 4.. 7.Propósito del examen.Permite la asignación de responsabilidades entre los miembros del equipo de evaluación. aspecto por el cual deben ser expuestos de manera clara y precisa.. 5.. 4....Nombre del programa de auditoría.. 6.. 6..Pasos o procedimientos a desarrollar.AUDITORÍA OPERATIVA 2. b) Área de análisis 1..Referencia al papel de trabajo que evidencia su realización o las causas de su no ejecución. 3.Permite efectuar el seguimiento de los plazos para la ejecución de la labor encomendada a los auditores.Fecha de inicio de ejecución del paso o procedimiento 5. Los aspectos que ameritan una explicación más amplia de sus características..Fecha de conclusión del paso o procedimiento.Identificación del responsable de su preparación. 2.. para ser útiles en la evaluación de las operaciones de una empresa... 2.Fecha de conclusión del examen. 3. son los referentes a: Propósito del examen Constituyen los objetivos o productos finales que se pretende alcanzar con el examen.Alcance del examen. 3. GUSTAVO GIL ..Razón social de la entidad o empresa. CARACTERÍSTICAS DE LOS PASOS O PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA Cada programa de auditoría debe contener las siguientes partes: a) Área de identificación 1..

2. supervisión.Cada paso. enunciados en términos positivos y no de preguntas..Los propósitos del examen se deben revelar en los términos más específicos posible y deben ser fáciles de comprender y alcanzables por los auditores. excepto el de auditoría preliminar o diagnostico.. 3..Los programas de auditoría son papeles de trabajo. 13. por consiguiente se deben aplicar. se debe indicar las posibles fuentes y métodos para la obtención de información. GUSTAVO GIL .Los pasos o procedimientos se deben formular en términos positivos y no de preguntas.. MÉTODOS O FUENTES DE LA INFORMACIÓN Con el propósito de obtener un máximo rendimiento del personal encargado de la aplicación del programa de auditoría. NORMAS PARA LA PREPARACIÓN DE PROGRAMAS DE AUDITORIA En la preparación de programas de auditoría se deben aplicar las siguientes normas: 1. por la connotación de orden o mandato que tiene cada paso o procedimientos.. debe ser estructurado de manera completa.Justificar la incorporación de un paso o procedimientos en el programa de auditoría. deben ser preparados de manera específica. PASOS O PROCEDIMIENTOS A DESARROLLAR Los pasos o procedimientos a aplicar consisten en las instrucciones específicas para llevar a cabo el examen. para de esa manera evitar la inclusión de procedimientos innecesarios. normas referentes a identificación. 5.Se debe escribir en tercera persona. Se espera un alto rendimiento del profesional encargado de su aplicación.En cada paso o procedimientos se deben establecer claramente la labor a realizar y las causas y motivos de su inclusión.Los programas de auditoría. 4. En su contenido y diseño se deben cumplir los siguientes criterios: 1. control y referenciación. buscando que de su aplicación se obtenga el máximo beneficio. 80 LIC..Cada paso implica la aplicación de una o varias técnicas de auditoría. 14. con el propósito que los responsables de su ejecución comprendan de manera plena la naturaleza de la instrucción. en su preparación. 3....AUDITORÍA OPERATIVA 12. 2. que es en esencia una instrucción. 4.

programa.Los pasos o procedimientos deben ser estructurados en forma secuencial y de ser posible bajo el criterio de prioridad o importancia.. 3. que éste tenga. 8.. bajo examen.PROGRAMAS DE AUDITORÍA PARA EL DESARROLLO DE ÁREAS CRÍTICAS: Con base en los resultados de la auditoría preliminar. función.. 15.Los programas deben ser flexibles. DE AUDITORÍA PRELIMINAR O DIAGNÓSTICO 80 LIC. CLASES DE PROGRAMAS DE AUDITORÍA OPERATIVA Los programas de auditoría operativa pueden ser de las siguientes clases: 1...Evitar la duplicidad de pasos o procedimientos. 10.Programa de auditoría preliminar o diagnóstico 3.AUDITORÍA OPERATIVA 6. área.MEMORÁNDUM DE PLANIFICACIÓN: En atención a lo señalado en las normas de auditoría.. etc. 2. de acuerdo con las peculiaridades. 1. este programa es de carácter estándar con un formato más o menos similar.Programa de auditoría para el desarrollo de áreas críticas.Memorándum de planificación 2.Los pasos o procedimientos deben implicar el uso y aplicación de una o más técnicas e auditoría. se deben diseñar programas adicionales...En la aplicación de los pasos o procedimientos se debe tener permanentemente en cuenta los atributos de los hallazgos de auditoría. necesidades y objetivos formulados..PROGRAMA PRELIMINAR: Por las características de la evaluación a practicar y el tipo de información que se precisa. hasta lograr desarrollar plenamente el hallazgo de auditoría. permitiendo la aplicación de iniciativas y criterios utilizables en las circunstancias. se considera de utilidad preparar un Memorándum de Planificación que comprenda información introductoria de carácter general referida a la empresa. lo que está sujeta al grado de complejidad. 9. GUSTAVO GIL .. 7.

y si el asunto de hecho es de tal importancia que merezca tal acción y determine la acción correctiva a ser recomendada o su discontinuación por ser irrelevante. 80 LIC. determinando si una situación requiere acción correctiva.AUDITORÍA OPERATIVA En estos programas se debe evaluar y profundizar el estudio de los posibles hallazgos identificados. GUSTAVO GIL .

Un diagnóstico preliminar no deberá ser un proceso largo y tedioso. Y otros puntos importantes de las operaciones que realiza. El objetivo es acumular información útil en corto tiempo con base en cual se puedan hacer planes para revisar y probar la eficiencia. legal. documentos y otros materiales. caracterizado por una laboriosa lectura de manuales. Este procedimiento permite un enfoque ordenado hacia el planeamiento y logro de los objetivos de la auditoría y facilita la utilización de los esfuerzos en las áreas en que pueden ser más beneficiosos. sobre los mercados en los que influye. los recursos con los que opera. para que sean consideradas en el momento de decidir en qué áreas. con base en los cuales se pueda comenzar a planificar el trabajo de auditoría y hace planes para la revisión detallada. LIC. En el marco interno la información a recopilar se refiere a los antecedentes históricos de la empresa. Debe ser un proceso relativamente rápido de recopilación de información. político. GUSTAVO GIL 80 . Una revisión general de la información obtenida durante el diagnóstico preliminar. el modelo de organización y los valores con que cuenta tales como la cultura empresarial.AUDITORÍA OPERATIVA PRIMERA ETAPA ALCANCE Y CONTENIDO DEL DIAGNÓSTICO PRELIMINAR El propósito del estudio preliminar es obtener información de todos los aspectos importantes que rodean las operaciones de la empresa. Durante esta fase de trabajo no se debe perder el tiempo en demostrar la existencia de deficiencias. permitirá al auditor contar con la información sobre el contexto económico. lo más rápidamente posible. que sirvan como instrumento de trabajo para el planteamiento de las futuras fases de la auditoría. social y cultural en el que la empresa desarrolla sus actividades. procesos o actividades se requiere un examen más detallado y profundo. Sin embargo. Un punto importante para levar a cabo un efectivo estudio es realizado rápidamente. sean estos internos o externos. debe documentarse cualquier indicio de serias deficiencias encontradas en las operaciones durante esta parte del trabajo. efectividad y economía en la realización de sus operaciones. cuyo resultado será utilizado posteriormente. visión y misión. Dicha información debe ser reunida de manera utilizable y de fácil asimilación en la forma de papeles de trabajo.

del conocimiento previo de la entidad. estará en directa relación con las características. ALCANCE Y PROFUNDIDAD DEL ESTUDIO PRELIMINAR El alcance y profundidad de este estudio depende de si es una primera auditoría o auditoría subsecuente. Esta documentación no se revisa en detalle hasta el momento que se considere apropiado durante las fases siguientes. Si es primera auditoría será conveniente seguir las orientaciones que se dan en este capítulo dependiendo el grado de la profundización de la experiencia del auditor. Sin embargo. tipo de actividad y naturaleza de las operaciones de la empresa. etc. técnicas. CRITERIOS A SER CONSIDERADOS PARA LA REALIZACIÓN DIAGNÓSTICO PRELIMINAR DE LA FASE DE La información que podría ser recopilada durante la ejecución de esta fase. Para efectos de la consideración del alcance de la fase de diagnóstico preliminar.AUDITORÍA OPERATIVA La documentación obtenida durante el trabajo preliminar deberá ser utilizada para iniciar el archivo permanente de papeles de trabajo. En cambio. se si trata de una auditoría subsecuente. primera fase de la auditoría operativa. el posible efecto que la dinámica de las operaciones y actividades de la empresa tengan en la calidad de la información recopilada. se debe considerar. se recomienda considerar los siguientes elementos: DETERMINACIÓN DEL PROPÓSITO DEL EXAMEN Se debe fijar: - Los objetivos de examen Fijar el alcance general Áreas de estudio que deben ser considerados en el examen. GUSTAVO GIL . de la complejidad de las operaciones. procedimientos y métodos que se utilizarán - Establecer los indicadores que se emplearán Objetivos del Examen 80 LIC. el estudio preliminar posiblemente consista en una actualización y revisión del archivo permanente de papeles de trabajo.

actividades y procesos que ejecuta la empresa. procedimientos y métodos que se utilizarán. del planteamiento económico. El tipo de recursos naturales. ALCANCE GENERAL De acuerdo con normas de auditoría. en el que actúa la empresa. Áreas de Estudio a ser considerados en el examen. y otros de naturaleza similar. cultural y demográfico en la que la empresa desenvuelve sus actividades. Se podría también establecer el alcance del examen. las características del consumo. La objetividad con que se plantee el alcance permitirá tener mejores resultados al término de la evaluación. La realización de estos estudios dependerá del ramo. 80 LIC. sea más perentoria. Identificación del perfil y fuerzas que compiten en el mercado. se debe considerar la política básica de auditoría operativa que señala: que los esfuerzos se deben aplicar a aquellas actividades y procesos donde la posibilidad de mejorar o cambiar. estos son: Económico Es un análisis del marco económico general. que son potenciales y adversos para la empresa. el alcance del examen es integral. Con base en esta información se debe realizar un análisis de los factores del entorno empresarial. con base en los requerimientos y necesidades de los ejecutivos de la empresa. social. que se puede realizar durante la etapa de ejecución del examen. porque constituyen la base que orienta todo el proceso de evaluación.AUDITORÍA OPERATIVA Se deberá definir los objetivos del examen. técnicas. volumen operacional y la actividad de la empresa de que se trate. así como el alcance que en cuanto a requerimiento se refiere. político legal. GUSTAVO GIL . abarca todas las funciones. su ubicación y disponibilidad. Comprendería: Entorno Empresarial Se debe obtener información sobre el contexto económico. Sin embargo. Constituyen los fines a los que se orienta cada una de las actividades que se ejecutarán en el curso del examen. en una primera instancia. Se enumeran algunas áreas de estudio. la política fiscal y tributaria.

valores y normas de la sociedad. concentración y urbanización. su educación y al medio en el que se han desarrollado. Los aspectos a considerarse son: LIC. y determinar el impacto en las operaciones de la empresa. su cantidad. Se trata de determinar principalmente el tipo de sociedad en que se encuentra enmarcada el país y la empresa. ideológicos.AUDITORÍA OPERATIVA - Legal La constitución política del país. Dicho relato debe permitir tener una perspectiva adecuada de las características de la empresa en su pasado y presente. Características Geográficas Se debe obtener informador sobre las características del medio geográfico en que desarrolla sus actividades la empresa. las disposiciones tributarías y de control de las empresas. la forma de pensar de los individuos que trabajan en ella. Demográfico En relación con las características de los recursos humanos. se considerará la disposición legal que determinó la creación de la entidad. Base Legal Se debe obtener información y analizar la Minuta de Constitución. Si se trata de una empresa del sector público. sexo. Cultural Se consideran los antecedentes históricos. GUSTAVO GIL 80 . Estatutos y otros documentos de la empresa y determinar si su propósito inicial resulta actual. distribución. haciendo hincapié en los logros obtenidos. Antecedentes Históricos Se debe preparar un resumen de los antecedentes históricos de la empresa. así como posibles conflictos en el pasado y las formas de solución encontradas. la función social que cumple y el crecimiento histórico. Se debe considerar el tiempo transcurrido de la creación de la empresa a la fecha y determinar su vigencia y la de sus reglamentos y contrato.

interdependencia. La congruencia de la organización con los objetivos y metas establecidas. responsabilidad. participación compartida multigrupal. agua.AUDITORÍA OPERATIVA Características del Clima - La distancia a los centros productivos e industriales de aprovisionamiento de insumos de la producción - Facilidades para la contratación de recursos humanos y obtención de materiales Cercanía a los mercados de consumo Facilidades en el transporte de los productos terminados e insumos de la producción Acceso a los servicios públicos como teléfono. en los siguientes aspectos: - Características formales del modelo de organización. Determinación de la confianza. Aspectos Económicos Se debe obtener información y practicar un análisis de la situación económica de la empresa con su propósito de conocer los siguientes aspectos: - Características del mercado en el que opera la empresa Posibilidades económicas de participación en el mercado Determinar el lugar que ocupa la empresa dentro de la comunidad económica a la que pertenece Sistema de Planteamiento El propósito es obtener información sobre las características del sistema de planeamiento implementado por la empresa. combustibles. creencias. Sistema de Control Interno 80 LIC. GUSTAVO GIL . Oportunidades de las decisiones. energía eléctrica. - Mecanismos de seguimiento de objetivos y políticas. Determinación de los procedimientos que se aplican en la empresa.

AUDITORÍA OPERATIVA El sistema de control interno es un medio para dar eficiencia a las operaciones de la empresa. las prácticas de evaluación periódica para mejorar el sistema de manera permanente. la realización de actividades supone la existencia de un riesgo. - Actividades de control. - Información y comunicación. que se identifican con la aplicación de políticas. por lo que será necesario obtener información respecto a suficiencia y efectividad de control y las características del control interno y específicamente a los siguientes componentes: - Entorno de control. antigüedad. introducción y desarrollo. la empresa debe establecer los mecanismos para su identificación. - Supervisión. y el grado de compromiso del personal en su aplicación y cumplimiento. procedimientos y prácticas. - Evaluación de riesgo. Características del Sistema de Personal El propósito es de tener información y documentación sobre la modalidad de administración de estos recursos. para realizar el control interno. Sistemas y procedimientos de evaluación del personal Políticas motivacionales La existencia y aplicación de programas de capacitación y adiestramiento Información referente a los índices de rotación. análisis y tratamiento. GUSTAVO GIL . formación y otros relativos al caso. para el efecto se debe abarcar los siguientes aspectos: - Características el sistema implantado en los procesos de: reclutamiento. vinculadas con las características de un adecuado sistema de información gerencial. contratación. selección. uno de los más valiosos en la empresa. Políticas de sueldos y salarios Características de clima o ambiente laboral Características de las relaciones sindicales - - Evaluación de los recursos físicos 80 LIC.

por tipo de producto. Obtener información sobre la evaluación de estos bienes. La recepción y almacenamiento de producto Sistema de Producción Se debe obtener información relativa al sistema de producción utilizado por la empresa.AUDITORÍA OPERATIVA Se obtendrá información sobre el volumen y características de los recursos físicos con que cuenta la empresa y comprende los siguientes elementos: - Características y configuración de las instalaciones. Sistema de Compras y Suministros Se trata de obtener información sobre los procedimientos que se utilizan para la realización de las compras. por lo menos los tres últimos años. De ser posible. programación y control de la producción. graficar el o los sistemas de producción. GUSTAVO GIL 80 . - Precisar las políticas y procedimientos de mantenimiento de bienes de uso y de producción Sistema de Comercialización LIC. y preparar estados comparativos. descuentos. crédito. mobiliario e inmuebles. de por lo menos los últimos tres ejercicios. básicamente en los siguientes aspectos: - Características del sistema de planeamiento. - Políticas y prácticas para la administración de los inventarios. - Efectuar una inspección sobre el área y distribución de estos bienes. para tal efecto se debe indagar sobre: - Las características de la base de datos de proveedores Las políticas de compras aplicadas a la fecha Las modalidades y condiciones de compra de insumos para la producción: precio. equipos. aplicados por la empresa Realizar una visita de inspección y observación a las instalaciones Obtener información referente a los costos de producción. devoluciones y calidad. tiempo de entrega.

- Métodos para la planeación de las ventas Características del presupuesto de ventas Obtener las políticas de ventas que se aplican Obtener los estudios de mercado actual y potencial. si existen Procedimientos para el establecimiento de los precios de venta de los productos Información sobre los costos de publicidad y promoción Métodos de distribución de los productos al consumidor Impacto de la competencia en las actividades de la empresa Los requerimientos de información sobre este sistema son básicamente los siguientes: - Los tipos de sistemas de información con que se cuenta Características del sistema de información contable y financiero Nivel de automatización de los sistemas Recursos Financieros La información a obtener tiene relación con los siguientes aspectos: - Estados Financieros. GUSTAVO GIL . Considerando: • • • Proceso de control presupuestario La metodología de planeación presupuestaria Prácticas para la elaboración del presupuesto Criterios de distribución del presupuesto por áreas y actividades Procesos de control del presupuesto Procesos de cierre y evaluación del presupuesto • • • - Estructura de las inversiones Composición de los bienes de capital Composición de las obligaciones por créditos obtenidos 80 LIC. comparativos de por lo menos los tres últimos ejercicios Estados de costos operativos.AUDITORÍA OPERATIVA Se determinan la posición de la empresa en el mercado y el grado de competitividad. por similar período Estados de ejecución presupuestaria por similar período.

80 LIC. Conocimiento de la existencia de problemas no resueltos por la empresa Impacto del avance tecnológico en la rama de actividad de que se trate y su impacto en el mercado - Técnicas de Apoyo Las técnicas son los métodos prácticos de investigación que el auditor utiliza para lograr obtener la información necesaria para poder emitir opiniones y recomendaciones objetivas. GUSTAVO GIL . . así como.Indagar respecto a sí se ha establecido y mantiene al día la empresa procedimientos para identificar los aspectos medio ambientales de sus actividades. Impacto Ambiental Se debe obtener información sobre los siguientes aspectos: .Política medioambiental que se aplica en la empresa . proyectos y servicios.Grado de divulgación y comunicación de esta política entre los empleados de la empresa .AUDITORÍA OPERATIVA La información analítica financiera que se presente deberá contemplar comparativa detalladamente los distintos conceptos que integran los estados financieros. Algunos son: - Informes y estudios emitidos sobre las actividades de la empresa.Estudios sobre naturaleza. que permitan obtener la información necesaria y tener pruebas y evidencias de los hechos y circunstancias inherentes de lo evaluado. personal externo. La intención al seleccionar los métodos debe ser formar un esquema que sirva de base para organizar y sustentar los resultados. Estos métodos son elementales en la aplicación del estudio y no pretender limitar al auditor a usar otros. magnitud e impactos medioambientales aplicables.Las medidas adoptadas para evitar o disminuir daños a la salud y al ambiente. esta información será útil para que el grupo pueda emitir una opinión de la situación de la empresa. . así como aquella información que a juicio del auditor sea conveniente desglosar. Se deben usar sólo los métodos prácticos de investigación. y con otros requisitos que la empresa suscriba. por funcionarios de la empresa. Aspectos Adicionales Estos requerimientos de Información se determinan considerando las características y necesidades de cada empresa.

se deberían establecer en términos cuantificables. proceso. las técnicas o instrumentos de análisis están en relación con la factibilidad de su aplicación y de la actividad a giro de cada empresa particular. ratios y otros similares. para facilitar la interpretación. etc. los criterios de medición. Comparaciones con otras empresas o actividades - - internas similares. GUSTAVO GIL . procedimiento. de los que se derivan las recomendaciones. Para efectos del examen. indicadores. las fuentes de las normas de evaluación serán básicamente las siguientes: - Contempladas en los planes. eficiente y efectiva. obliga al auditor el diseño de los indicadores principales de la función. políticas. se facilita en gran medida el examen de auditoría y los hallazgos del examen estarán respaldadas con evidencia suficiente y competente y por consiguiente. Fuente de las Normas de Evaluación Para efectos de la auditoría se debe relacionar la ejecución real (condición) con las normas establecidas (Criterio). Cuando la empresa no cuenta con un sistema de medición. Esta comparación proporciona evidencias sobre si las operaciones son ejecutadas de manera económica. Indicadores para la evaluación Si la empresa cuenta con un sistema de medición de sus actividades traducido en estándares. objetivos y metas Contenidas en contratos de obras o servicios. Los mismos que se deben acordar y encontrar puntos de coincidencia con los responsables de la actividad operativa sujeta a evaluación y de esta manera eliminar posibles desacuerdos. con el propósito de establecer desviaciones o hallazgos. defendibles. directivas e instrucciones Experiencias administrativas Sentido común Resultados de sedes o estadísticas históricas. convenios y reglamentos Leyes. Para que la evaluación sea objetiva hay que establecer criterios de medición y de esta manera se elimine cualquier criterio subjetivo. 80 LIC.AUDITORÍA OPERATIVA La elección. normas. En lo posible.

OBJETIVOS DEL EXAMEN PROFUNDO El propósito del examen profundo de áreas críticas. Como resultado de labor ejecutada en esta fase se obtienen datos. GUSTAVO GIL . Esta fase constituye el medio por el que se logran los objetivos de la auditoría. Según lo indicado en la primera fase. efectividad y economía con las actividades se ejecutan e identificar las posibles debilidades importantes que pueden requerir un examen más detallado. establecidos como tarea específica. se hace necesario. el análisis de la información general obtenida durante el estudio preliminar. incluye el desarrollo apropiado de los hallazgos detectados por la auditoría. Con la obtención adicional. es útil para identificar áreas o actividades en las cuales la existencia de una debilidad en la gestión puede afectar seriamente los intereses de una actividad. el auditor puede tomar decisiones más reales acerca de la naturaleza acerca del examen profundo de áreas críticas identificadas para lograr los objetivos estableados . llegan a conclusiones y se hacen recomendaciones. programa.AUDITORÍA OPERATIVA SEGUNDA ETAPA EXAMEN PROFUNDO DE LAS ÁREAS CRÍTICAS Concluida la primera fase del diagnóstico preliminar. probablemente se necesita más información antes de determinar si es necesario un examen más detallado. el auditor debe acumular información adicional sobre la operación y funcionamiento de los diferentes componentes de la actividad de la empresa ya existentes. procedimientos administrativos. se desarrollan hallazgos. durante la primera fase se abran encontrados indicios de serias debilidades operativas o importantes efectos adversos en determinada área o actividad Sin embargo. operación. etc. En algunos casos. lo cual será útil para identificar aquellos asuntos para los que se requerirá más tiempo y esfuerzo al hacer un examen más profundo. se forman opiniones. 80 LIC. programar el trabajo y fijar plazos para la determinación de la labor de auditoría y presentación del informe. dirigir los esfuerzos de auditoría hacia las áreas en que se necesita cambiar o mejorar el sistema políticas métodos.También será útil al hacer un estimado de los requerimientos de un personal adicional. de acuerdo con la política básica de auditoría operativa. Tal información representa la base del informe y otras comunicaciones relacionadas con los resultados de la auditoría. el objetivo es evaluar la eficiencia. Durante esta fase.

métodos. mejoradas. simplificadas o cambiadas. 80 LIC.AUDITORÍA OPERATIVA No es factible examinar las operaciones efectuadas. Como requerimiento general debe considerarse la eficiencia de los sistemas. GUSTAVO GIL . objetivos de la operación o función bajo examen. políticas genérales y especificas aplicables a la actividad. El examen debe incluir una investigación de las causas y resultados de acciones por decisiones administrativas específicas. Para una efectiva labor de auditoría se requiere un conocimiento de los sistemas. procedimientos. varían seguís naturaleza y características de la tarea. ni tampoco es necesario un examen de tal magnitud. etc. prácticas o métodos a desarrollar ampliamente todos los aspectos que para los auditores denotan ineficiencia. El grado de énfasis dado cualquiera de las áreas críticas. prácticas y métodos que proporcionan un grado razonable de control de las operaciones ejecutadas. procedimientos. prácticas. prácticas. El auditor puede cumplir con su responsabilidad por medio de la revisión y prueba del funcionamiento adecuado de los sistemas. con que lleva a cabo la operación o función bajo examen en si o los posibles defectos de tal operación o función sobre las operación y examinar las deficiencias operantes. propósitos. Loe objetivos específicos de la auditoría que se logran por medio de un examen profundo de las áreas críticas. Una posible conclusión a la que podrían llegar los auditores después de efectuar casi todo un examen profundo a las áreas críticas es aquella relacionada con la eficiencia. Este tipo de trabajo se utiliza para conocer y evaluar su efectividad en relación con las actividades que han sido asignadas. El alcance de este requerimiento es tan amplio como el alcance de cada auditoría en particular. Las prácticas administrativas implican la aplicación de sistemas. A través de un examen lo suficiente profundo como para poder emitir y respaldar opiniones apropiadas sobre la efectividad de las operaciones y lograr identificar y revelar las debilidades que en el interés de la entidad deben ser corregidas. Durante estos exámenes el auditor debe estar alerta para encontrar prácticas antieconómicas. metas. procedimientos. dependerá de la importancia del hallazgo y de la racional utilización de los recursos humanos en función de los distintos factores implicados. inapropiadas o insatisfactorias en la utilización de los recursos aplicados en las operaciones y examinar las deficiencias operantes. procedimientos.

métodos. procesos y practicas involucradas. GUSTAVO GIL . etc. es la única manera de hacer? ¿Quién lo hace. es revisar los procedimientos y prácticas realizadas realmente en operaciones y transacciones específicas. suprimir o cambiar? Este método de revisión permite a los auditores determinar los procedimientos realmente seguidos y las políticas aplicadas por la entidad con relación a operaciones específicas. así como inspecciones de las actividades. Este examen debe ser lo suficientemente profundo como para obtener información práctica acerca de lo siguiente: ¿Qué se está haciendo? ¿Por qué se está haciendo. basándose en la información obtenida durante la primera fase. se necesita evolucionar a modelos más dinámicos y flexibles capaces de asimilar los nuevos entornos empresariales y hacer más competitivas a las empresas. están presentando grandes deficiencias para adaptarse a entornos altamente competitivos. es ahí donde comienza los problemas del viejo paradigma: Las empresas tradicionales no están estructuradas para ofrecer rapidez. se puede mejorar. Los modelos tradicionales de administración seguidos por las empresas. responsables y vinculados con la actividad sujeta a la evolución. es indispensable que lo haga esa persona? ¿Qué factores incluye en las operaciones. es necesario hacer? ¿Por qué se hace ahí. procesos y actividades sujetos a examen. simplificar. operaciones. por que se hace de ese modo. turbulentos y cambiantes. porque no en otro lugar? ¿Cómo se está haciendo. Específicas relacionadas con los sistemas. se debe hacer un examen detallado y directo de algunos procedimientos. ENFOQUE PRÁCTICO DEL EXAMEN DE ÁREAS CRÍTICAS Un enfoque satisfactorio para una revisión y evaluación de la naturaleza. prácticas. es mucho más satisfactoria que una revisión detenida y general de los manuales de políticas y procedimientos de una entidad o una 80 LIC. por qué esa persona.AUDITORÍA OPERATIVA Esto implica organizar a la empresa para que no exista ninguna pérdida de tiempo durante el proceso de producción de bienes o servicios. efectividad y utilidad de los sistemas. También se podrían identificar las debilidades operacionales por medio del examen de informes gerenciales e indagación a los funcionarios. Después de seleccionar actividades que serán examinadas durante la auditoría.

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eventual selección de operaciones especificas sometidas a exámenes para determinar si se está cumpliendo con las políticas o procedimientos prescritos. Un excesivo estudio de los manuales de empresa, sin hacer referencia a las operaciones reales no conduce a una auditoría eficiente y efectiva. La experiencia ha demostrado que el enfoque directo da como resultado una identificación más rápida y eficiente que las debilidades y deficiencia que requiere que un examen más profundo por lo tanto la revisión de los sistemas, políticas, procedimientos, métodos, etc. Que gobiernan las actividades de una empresa, se hará normalmente basándose en un examen directo de las actividades, operaciones, transacciones o proyectos seleccionados. El enfoque directo, exige una actitud analítica, mente abierta y libre de perjuicios para detectar situaciones conducentes a eliminar combinar, mejorar, simplificar y en su caso cambiar algún o algunos de los métodos, practicas, procedimientos, sistemas actividades y procesos. Se debe tomar en cuenta debidamente la circunstancia especial y los objetivos establecidos para cada auditoría, al determinar la naturaleza y alcance del examen. Por lo tanto, no se puede establecer reglas rígidas con relación al trabajo que deben efectuarse o las técnicas que pueden utilizarse en esta revisión, el juicio e ingenio de los auditores juega un papel importante en esta labor y su enfoque debe concordar con cada situación. El examen directo de las operaciones se realiza con el propósito de lograr que las operaciones de la empresa se realicen con eficiencia, efectiva y economía; esto se logra eliminando, combinando, simplificando o cambiando las actividades, procedimientos, métodos, practicas, etc. En actual aplicación por parte de la empresa. SELECCIÓN DE OPERACIONES Y ACTIVIDADES ESPECÍFICAS La naturaleza de las operaciones o transacciones que han de revisar dependerán de la naturaleza de los objetivos y metas de la evaluación y del análisis que haga de los componentes importantes de las actividades bajo exámenes, basados en el trabajo de la fase uno. El método de seleccionar operaciones específicas y rastrearlas a través de su procedimiento dentro de la empresa, permite conocer los procedimientos realmente seguidos en las actividades o procesos y si estos son acordes con los objetivos, políticas y normas aplicables a la empresa.

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Las operaciones son actividades seleccionadas para el análisis y revisión, deben ser representativas y deben incluir cualquier asunto importante fuera de lo común con este proceso, el número o muestras seleccionadas para este tipo de estudio, es menos importante que su carácter representativo. Para efectos del análisis de operaciones se debe considerar las siguientes interrogantes: QUIEN • ¿Quién lo hará? • ¿Por qué? • ¿Quién debería hacerlo? • ¿Quién otro debería hacerlo? QUE • ¿Qué se está haciendo? • ¿Qué debería hacerse? • ¿Qué otra cosa podría hacerse? • ¿Qué otra cosa debería hacerse? DONDE • “¿Dónde se hace?” • "¿Dónde debería hacerse?" • "¿Dónde podría hacerse?" • "¿En qué otra parte debería hacerse?" CUANDO • "¿Cuándo hacer?" • "¿Cuándo se hace?" • "¿Cuándo podría hacerse?" • "¿Cuándo debería hacerse?" • "¿En qué otro momento debería hacerse?" PORQUE

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• "¿Por qué se hace?" • "¿Por qué hacerlo en ese lugar?" • "¿Por qué en ese momento?" • "¿Por qué de esa manera y forma?" • "¿Por qué en esa actividad?" • "¿Por qué no en otra actividad?" COMO • "¿Cómo se hace?" • "¿Cómo debería hacerse?" • "¿Cómo podría hacerse de otra manera?" • "¿Cómo se podría eliminar, cambiar, combinar o simplificar lo que se hace?" En la revisión y evaluación se deben tomar en cuenta los siguientes factores generales, considerando los aspectos mencionados anteriormente: Si los sistemas, políticas, actividades, procesos, procedimientos y prácticas ejecutadas y aplicadas en la realidad, están en conformidad con lo planeado por los ejecutivos. Si el sistema de control interno y los procedimientos aplicados proporcionan un control satisfactorio de los recursos físicos, financieros y humanos. Si las practicas aplicadas dan corno resultado la promoción o protección de los de la entidad, tomando en cuenta todos los factores. Los factores específicos que deben considerarse durante esta revisión sobre los logros obtenidos, niveles de productividad, eficiencia operativa, cumplimiento de políticas, normas y otros establecidos por los ejecutivos, incluyen:  Grado de efectividad de la planeación para anticipar problemas.  Uso de los recursos con eficiencia, efectividad y economía.  Vigencia de la misión y visión de la empresa.  La cultura y el clima empresarial.  Posibles acciones de duplicidad de esfuerzo.  Uso inapropiado o indebido de fondos disponibles.
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eficiencia.  Capacidad e idoneidad del personal. GUSTAVO GIL . 80 LIC.AUDITORÍA OPERATIVA  Falta de aceptación de responsabilidad. utilización de recursos y servicios y otros factores que requieren evaluaciones administrativas continuas. RESULTADOS ESPERADOS DE LA EJECUCIÓN DE ESTA FASE Los resultados esperados se traducen en: • Identificación de las áreas críticas o problemática de mayor significación y que merezcan un examen más profundo y cuyos resultados podrían conllevar a beneficios importantes.  La existencia de productos defectuosos y sus implicaciones en los costos. procesos. confiabilidad. Si se toma en cuenta esta clase en factores durante la revisión. utilidad y oportunidad del sistema de información gerencial.  Falta de claridad en los procedimientos escritos. como de asistentes o auxiliares. • Permitir el establecimiento del alcance y profundidad de las pruebas a ser aplicadas en la siguiente fase. producción. tanto auditores con especialidades específicas y personal de apoyo especializado. actividades. Tal conocimiento es esencial para una auditoría eficaz. • Facilitar la determinación de los recursos humanos necesarios a ser aplicadas y utilizados durante la siguiente fase o por parte de ella.  La precisión.  Atrasos en el trabajo y formas de combatirlos. se puede obtener un conocimiento plano y total de forma en que se efectuarán las operaciones bajo revisión y una percepción de la efectividad de los sistemas.  Unidad de operaciones o de servicios innecesarios o ineficaces con relación a su costo de mantenimiento.  El grado de utilización de los recursos materiales.  Características de la estructura organizacional. especialmente con referencia a las debilidades o deficiencias encontradas. además. financieros y humanos.  Carencia de normas y/o inadecuada aplicación de mismas existentes que impiden la evaluación de los logros. procedimientos y prácticas. este tipo de resultado de una revisión proporciona una base para el planeamiento del trabajo necesario al examinar la efectividad y utilidad de los controles según procedimiento prácticos y métodos de la entidad. lo cual resulta en interpretaciones inapropiadas e incompetentes.

En esta fase se amplía el equipo de auditoría de acuerdo a las necesidades específicas. Tiene que discutirla con los miembros del equipo de auditores que han participado en la primera fase con el auditor supervisor y lo más importante. AI terminar la ejecución del programa de auditoría de esta fase es necesario considerar en forma objetiva la importancia relativa de las posibles desviaciones observadas y su impacto en las operaciones. el efecto negativo y la causa o causas que motivaron cada desviación o problema identificado. de acuerdo a las circunstancias. GUSTAVO GIL . identificando y seleccionando aquellas áreas críticas o problemáticas más importantes que con el tiempo y recursos disponibles permitirán su examen en la profundidad necesaria. la selección de las áreas para el examen profundo. es necesario incluir procedimientos respecto a cada área crítica para determinar: • Si realmente requiere acción correctiva. este momento de pausa. con los funcionarios apropiados de la unidad misma. Tratando de lograr sobre la base de consideraciones de todos los elementos de juicios posibles. Al elaborar el programa siguiente. cuyos resultados se presentaran en mayor beneficio para la entidad. Los auditores a través de la experiencia y su propio desarrollo. En efecto. los criterios de comprobación y evaluación. • Su naturaleza general. aumentando auditores tanto como para utilizar especialistas en áreas técnicas especificas. él no debe tornar decisiones en forma aislada sobre las posibles áreas críticas. En esta fase se desarrollan completamente los hallazgos significativos relacionados con cada área crítica escogida para el examen profundo al concluir la segunda fase. reflexión y planificación del resto del examen es quizá una de las funciones más importantes del auditor jefe de equipo. es esencial haber determinado las condiciones actuales.AUDITORÍA OPERATIVA • Permitir estimar el tiempo requerido para completar el examen y presentar el informe. normalmente pueden 80 LIC. Sin embargo. • Si su importancia merece dicha acción y su correspondiente costo • Si la acción debe ser tomada. como para desarrollar e informar sobre los hallazgos correspondientes. El examen profundo de las áreas críticas constituyen entre el 80 y 90% de las labores de auditoria operacional y obviamente es la fase más importante.

organización y contenido del informe. así como el planeamiento de la conferencia o conferencias finales. GUSTAVO GIL . si no utilizar sus servicios con precisión y únicamente cuando sea necesario. Los especialistas pueden ofrecer asesoría técnica sin la necesidad de participar en el trabajo de campo (por ejemplo: abogados e ingenieros). a través del planeamiento de la estructura.AUDITORÍA OPERATIVA cubrir la mayoría de las áreas críticas y las necesidades de obtener evidencia e información. Deben cuidarse de no intentar utilizar especialistas de apoyo como muletas para cargar con el peso del examen profundo. 80 LIC. Al terminar esta fase es necesario programar la ejecución de la siguiente fase.

favorables o desfavorables. una situación o LIC.. Un hallazgo puede consistir en:  Hechos e información que podrían referirse a cosas. GÉNESIS DE HALLAZGOS Un hallazgo de auditoría comienza a tomar forma a partir de un proceso de comparación entre algo que se percibe o capta y punto de referencia que generalmente consiste en formas preconcebida de existencia o realización. El resultado de la comparación puede emerger instantáneamente a ser el producto de un proceso más o menos largo y complicado. Efectivamente un hallazgo es algo que se encuentra. reunida lógicamente y que motiva conclusiones basadas en dicha información. Es el resultado de recopilación. De la realización de comparación pueden resultar coincidencias o divergencias.AUDITORÍA OPERATIVA TERCERA ETAPA DESARROLLO DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORÍA El desarrollo de los hallazgos de auditoría es el proceso más importante de la auditoría operativa. unidad. situaciones o relaciones. potenciales o definidas. positivas o negativas. GUSTAVO GIL 80 . que él en cierto sentido descubre y pone en conocimiento de otros. función. Como podrá advertirse un hallazgo es el resultado de información desarrollada. que está fuera del auditor en forma latente o patente. Estas últimas podrían ser en exceso o defecto. porque define los resultados y todo aquello que merecerá ser comunicado a los destinatarios del informe. síntesis y evaluación de información pertinente a un sistema. análisis. actividad. etc. Emerge instantáneamente cuando lo percibido es un hecho.  Conclusiones basadas en análisis de los hechos y de información concernientes a estos hechos. operación. cuyo conocimiento se considera de enteres y utilidad para determinar personas y respecto de la que pueden formularse recomendaciones. la cual podría estar todo el tiempo ahí y posiblemente ser de conocimiento de otras personas. proceso. La palabra "hallazgo" tiene relación con el verbo "hallar" que es sinónimo de "encontrar".

mientras que otros afirman que no tiene algo de ciencia y algo de arte. se conoce como "CONDICIÓN" y los puntos de referencia con los que se compara los percibido o captado podría denominarse "lo que debería ser". Es un producto de un proceso mas o menos complicado y largo cuando lo percibido o captado no se pone en evidencia a primera vista debiendo llevarse a cabo un trabajo de identificación. de tal manera que para los diferentes elementos que interviene en la gestión de las empresas que no son necesariamente cuantitativa pudiendo ser de naturaleza cualitativas. La administración opera con una serie de factores extremadamente cambiantes. 80 LIC. Sobre la definición misma de administración todavía no existe acuerdo general. ¿QUÉ ES EL CRITERIO? El criterio es posiblemente el atributó clave de un hallazgo de auditoría. Por supuesto que en la experiencia y capacidad del auditor. con base en las cuales las diferentes situaciones puedan medirse. Lamentablemente la administración no es una ciencia exacta y por lo tanto no tiene un conjunto de leyes de tipo causal como la física. la tecnología. hasta tal punto que puede determinar la calidad de los resultados el examen. las tradiciones. el medio en el que opera la empresa. que se conoce como “CRITERIO”. costumbres. la química. Sin embargo. ¿QUÉ ES LA CONDICIÓN? En materia de administración no se cuenta con unidades de medición para todas las posibles situaciones percibidas o captadas. los elementos coyunturales. ATRIBUTOS DE UN HALLAZGO Aquello que percibe o capta podría ser "lo que es ". dicho conocimiento y dominio no es suficiente y debe ser complementado con una buena dosis de experiencia y alta capacidad de discernimiento del auditor. Solo será posible establecer o desarrollar hallazgos importantes teniendo conocimiento o dominio de las diferentes formas bajo las cuales puede presentarse un criterio. incluso la economía. lo que debía haberse hecho. GUSTAVO GIL . el tipo de actividad. se decidió nominar estos hechos con las expresión “CONDICION”.AUDITORÍA OPERATIVA relación real cuya forma de existencia o realización es única y generalmente aceptada. Hay autores que cuestionan que puede ser una ciencia. etc. lo que se encontró o lo que se realizó. tales como la capacidad del administrador.

estrategias y programas. procesos. CRITERIOS Y NORMAS Las normas pueden adoptar formas concretas y referirse a situaciones físicas. de la empresa. cursos de acción. etc. hasta el extremo de no llegar a un acuerdo sobre el. estándares. También pueden reflejar calidad. • Porcentaje de mezcla de arena y cemento. a los costos.AUDITORÍA OPERATIVA Por estas razones puede resultar en determinadas circunstancias bastante difícil definir un criterio. GUSTAVO GIL . a los ingresos. indicadores y otros que representan los rendimientos y realizaciones deseados. a los programas e incluso ser intangibles. • Cantidad de combustible por unidad de energía producida. procedimientos. • Capacidad ociosa. operaciones. metas. • Contenido de alcohol de una cerveza. métodos. 80 LIC. con el empleo de materiales y bienes. • Capacidad de producción. • Rendimiento de la materia prima insumida por horas . Afortunadamente los ejecutivos de las empresas determinan adelantadamente las normas. • Porcentaje de rechazos internos y externos.máquina o unidad de producción. así como los objetivos. • Porcentaje de transparencia del vidrio. • Peso de un papel. a saber: • Durabilidad de una tecla.máquina. actividades. funciones. • Potencia del motor de un vehículo. etc. presupuestos.  Normas Físicas No tienen relación con medidas monetarias y competen al aspecto operativo de la empresa. al capital. con esta base se dispone de un cuerpo de criterios que alcanzan a la casi totalidad de los sistemas. políticas. Asumen expresiones cuantitativas y reflejan mediciones tales como: • Rendimiento por horas .

AUDITORÍA OPERATIVA • Capacidad de memoria de un ordenador personal. etc. Ciclo de los inventarios. Costo por kilómetro de asfalto. Autonomía financiera. 80 LIC. GUSTAVO GIL . Costo de construcción por metro cuadrado. tales como: • • • • • • Costo directo o indirecto por unidad de producción. Rendimiento de la inversión Capital de trabajo.  Normas de Capital Se relacionan con el capitán invertido en la empresa y su relación activo. tales como: • • • • • • • Rentabilidad operativa. Economicidad de los materiales. Rotación de inventarios. Gastos por publicidad y las ventas por unidad. Rotación de las deudas comerciales.  Normas de Ingresos Son expresiones monetarias de las ventas. Ventas por medio de vendedores. tales como: • • • • Ingresos por áreas geográficas. Ingresos por kilómetros recorridos. pasivo y resultados.  Normas de Costos Tienen relación con medidas monetarias y con el aspecto operativo de empresa. Economicidad de la mano de obra. etc. Costo de venta por unidad producida. etc. Traducen los valores monetarios de los costos operativos.

 Acuerdos para el uso de licencias y franquicias. GUSTAVO GIL . 80 LIC. de hecho apreciaciones subjetivas de valoración.  La existencia de reserva de pedidos. etc. ni unidades físicas. Incremento de la clientela.  Derecho de autor vigente. Cumplimiento da las metas de ejecución de obras.How desarrollado por la empresa en sus operaciones.  Normas de Programas Son factores que pueden utilizarse como normas objetivas para evaluar el progreso y desempeño del programa al que por su naturaleza corresponden. Activos de propiedad Intelectual:  El Know . etc.  Normas Intangibles Son normas que no se expresan ni en términos monetarios.  Modelos de servicios.  Las patentes aplicadas a fa producción.  Los secretos de fabricación utilizados. etc. etc. Están referidas al capital intelectual de la empresa.AUDITORÍA OPERATIVA • • • • Cumplimiento de pedidos.  Los canales de distribución de la producción.  La repetitividad de los negocios. Porcentaje de quejas. tales como: • • • • Desarrollo de nuevos productos que podría evaluarse por el tiempo que dura la ejecución.  La calidad de la clientela. Devoluciones comerciales. Cumplimiento de un programa de capacitación y entrenamiento. tales como: Activos de mercado:  La utilización de las marcas. Cumplimiento del programa de vacunación.  El grado de fidelidad de los clientes para con la empresa.

 Capacidad creativa de los funcionarios. - Activos de Infraestructura:  La cultura empresarial vigente. También hay circunstancias especiales. etc.  Los métodos de dirección aplicados. rebajar sus precios para hacer frente 80 LIC. pero no lo son en casos tales como gastos.AUDITORÍA OPERATIVA - Activos centrados en el Individuo:  Pericia colectiva de los empleados y obreros. el auditor debería determinar los niveles deseados que podrían alcanzar dicho rendimiento o realización.  La habilidad para resolver problemas. En otras palabras: ¿Qué puede considerarse como una expectativa razonable o paridad de buen desempeño o realización? Para casi todas las normas la paridad existe en el nivel "asequible"' o "tolerable" de rendimiento o realización.  Las bases de datos del mercado y los clientes. existente. las divergencias que superan a los niveles óptimos son convenientes en casos tales como niveles de producción o ingresos. Por lo general. como el coeficiente de producción de la línea de montaje de una fabrica para el que solo puede haber un pequeño margen de tolerancia en las desviaciones por exceso o por defecto en relación a la norma. GUSTAVO GIL . por ejemplo.  El liderazgo existente.  Los sistemas de comunicación.  Capacidad empresarial y de gestión. Verificar que las normas establecidas sean las adecuadas. una empresa puede aumentar sus inventarios por encima de lo previsto si se han presentado indicadores de escasez. PARIDAD DE LAS NORMAS No obstante que toda empresa empieza por fijar normas de rendimiento o realización óptimas. Es por lo tanto reconocer que en los controles como en otros aspectos administrativos debe haber un margen de flexibilidad o elasticidad. etc.  La estructura financiera.

y así en casos similares. La importancia de un hallazgo de auditoría se juzga generalmente por el “EFECTO” Si el informe de auditoría presenta información sobre el efecto real o potencial. siempre que sea posible. El hecho de no exista ninguna diferencia entre la “CONDICIÓN” y el "CRITERIO". etc. tiene generalmente una significación o trascendencia positiva o negativa respecto de la actividad. Este enfoque simplifica encasilla al auditor en la más superficial recomendación de que “se cumplan las normas”. procedimiento. ciertos aspectos como los cualitativos pueden ser expresados en tales términos. 80 LIC.. Sin embargo. simplificado o acción correctiva para alcanzar e criterio o meta. función. El "EFECTO" es especialmente importante para el auditor en los casos que quiera persuadir a los ejecutivos de que es necesario un cambio. Si el efecto es verdaderamente insignificante debe considerarse el no incluirlo en el informe. Sin embargo. etc. constituye un hallazgo positivo importante. el lector puede llegar a la conclusión de que el hallazgo no es importante. o es el motivo por el que no se cumplió el “CRITERIO”.AUDITORÍA OPERATIVA a la competencia a sabiendas que sus estimados de ventas ya no serán los anticipados. operación. con cuya identificación se integra el esquema total de desarrollo pleno de un hallazgo de auditoría. con las que están relacionadas. si las condiciones son altamente adversas a un desempeño o realización ¿QUÉ ES EL EFECTO? Es la comparación cuantitativa o cualitativa que se establece entre la "CONDICÓN" y el "CRITERIO". se debe expresar el efecto cuantificado en dinero y otra unidad de medida. especialmente cuando el objetivo es evaluar o informar sobre la efectividad de un programa o actividad. Esta comparación será identificada como: "EFECTO". En el informe. La simple aseveración en el informe de que el problema existe porque no cumplió las normas no siempre es suficiente para convencer al lector. la flexibilidad no deberá aceptarse como una excusa para descuidar los controles o justificar el inadecuado o deficiente desempeño o realización. mejorar o cambiar la norma. GUSTAVO GIL . ¿QUE ES LA CAUSA? Es la razón o razones fundamentales por la cual ocurrió la “CONDICION”. estándar. corresponderá reajustar. RESUMEN DE LOS ATRIBUTOS DE UN HALLAZGO asequible o tolerable. en todo caso.

Un hallazgo debería ser: • Importante ¿El hallazgo es lo suficientemente importante como para ser comunicado a la empresa e incluido el informe? • Fundamentado ¿Está fundamentado el hecho y evidencias que figuran registrados en los papeles de trabajo? • Objetivo ¿En su desarrollo se han aplicado normas de desempeño profesional a tal punto que el hallazgo no es el resultado de prejuicios y subjetividades? • Suficiente ¿Se considera el trabajo realizado suficiente como para respaldar las conclusiones establecidas? • Convincente ¿Las conclusiones son lógicas y razonables y se desprenden claramente de los hechos presentados? LIC.AUDITORÍA OPERATIVA En conclusión. Para el efecto se propone un cuestionario breve relacionado con seis características que deberían reunir. GUSTAVO GIL 80 . los atributos de un hallazgo de auditoría y a las preguntas que se asocian a cada uno de ellos son: ATRIBUTO CONDICION PREGUNTA ASOCIADA ¿Cuál es el hecho? ¿Qué se encontró? ¿Qué es lo que percibió? ¿Qué se capto? CRITERIO EFECTO CAUSA ¿Cómo debió ser? ¿Cómo debió hacerse? ¿Cuál es el impacto? ¿Qué transcendencia tiene? ¿Por qué sucedió? ¿Cuál es la razón o razones? CARACTERÍSTICAS DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORÍA Los hallazgos de auditoría deberán someterse a lo que podría llamarse un control de calidad.

A objeto de depurar el carácter aparente de la deficiencia o debilidad. Es decir pensando permanente que este resultado habrá de ser parte constitutiva del informe. del auditor. Estos pasos son: • Identificación de la deficiencia o debilidad • Identificación de los criterios aplicables • Determinación del efecto y su importancia • Determinación de la causa o causas • Formulación de recomendaciones • Validez de resultados El esquema anterior es el que corresponde al más importante de lo papeles de trabajo de la auditoria: la “Hoja Resumen”. la somete a una serie de pasos con el propósito de continuar o discontinuar la auditoría. ya que están. el auditor percibe o capta la deficiencia o debilidad que parece ser importante. Este papel de trabajo está estructurado en secciones. El desarrollo de un hallazgo supone continuar la operación de recopilar información aplicando todas las técnicas de auditoría que se consideran aun necesarias. una para cada paso del procedimiento antes mencionado. sujetas a la consideración de algunas circunstancias en las que se practica el examen. pudiendo registrar cualquier otra información que se considera necesaria a los fines de resumir los resultados y trabajos realizados a propósito de cada hallazgo. una especie de sumario que debe prepararse para cada hallazgo de auditoría como paso final de su desarrollo. Este papel de trabajo.AUDITORÍA OPERATIVA • Completo ¿Comprende todos los atributos y estos están claramente diferenciados y plenamente desarrollados? No se puede dar definiciones a cada una de estas características. dependiendo de su significado. GUSTAVO GIL . Sera conveniente que continuamente someta el hallazgo en perspectiva al cuestionario de control de calidad antes comentado. PROCEDIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA Como resultado de la evaluación practicada a las operaciones de la empresa. de la interpretación de esas circunstancias y del criterio. • Identificación de la Deficiencia o Debilidad 80 LIC.

. los objetivos. etc. aplicable en la evaluación y eliminar así cualquier subjetividad. como también el conocimiento que tenga de empresas similares. sin embargo. con la activa participación de los funcionarios involucrados en el examen. sobre la que existen opiniones o interpretaciones encontradas. • Determinación de la importancia Para este fin debe tomarse en cuenta los siguientes factores:  Característica de la empresa. la magnitud de operación. la situación actual. ya que habrá de tomar en cuenta en su decisión factores tales como el tamaño. La existencia de "CRITERIOS" definidos por los ejecutivos. • Identificación de los Criterios Aplicables El propósito de esta identificación es saber cuáles serán los "CRITERIOS". facilita en gran medida el trabajo de los auditores y el resudado de la evacuación. Posteriormente. permite y competente con el propósito de reunir y establecer claramente el o los hechos que conforman la “CONDUCCIÓN”. se debe conformar con el “CRITERIO”. GUSTAVO GIL . será discontinuada o excluida del informe únicamente cuando el auditor no esté razonablemente seguro de sus conclusiones. 80 LIC. Una deficiencia o debilidad. o niveles deseados de rendimiento. de la empresa. En este caso de que la empresa no cuente con “CRITERIOS” definidos se deberán diseñar los mismos.  Efecto de la divergencia condición – criterios La importancia de un hallazgo es algo que depende en gran medida del criterio del auditor. Al objeto de alcanzar una conducción eficiente de la auditoría.AUDITORÍA OPERATIVA Este paso comprende la aplicación de técnicas de la auditoria y obtención de evidencia suficiente. será oportuno que el auditor llegue con la empresa a acuerdos sobre criterios no establecidos o sobre los que existen diferencias de opinión o interpretación.  Difusión de la deficiencia o debilidad. estos indicadores deben ser sometidos a un análisis para establecer su eficiencia y aplicabilidad.

etc. es también reconocida por los propios ejecutivos de la empresa. cualquiera que sea su forma. efectivo o potencial. pero estar muy difundido a lo largo de la organización o estar muy difundida ni ser frecuente. directo o colectivo. cambios en el mercado. lo que equivale a obtener toda la información que le concierne. inmediato o mediato. sino detenidamente analizada. • Determinación de las Causas Determinar una causa es comprendería en todo su alcance. que puede ser cuantificable o no. Las recomendaciones propuestas deben contener. En pocas ocasiones es fácil encontrar la principal o verdadera "CAUSA". etc. señalando las ventajas y posibles problemas que podrían presentarse como resultado de su implementación. difundida o repetitiva. Si no se capta aproximadamente la causa de una condición. generalmente se encuentra encubierta por información o hechos de diversa característica. debe aplicar ampliamente su capacidad analítica para establecer su naturaleza. incorrección en las mediciones. defectos funcionales. Las recomendaciones deben significar un verdadero apoyo y ser congruente con el cumplimiento de las metas y objetivos de la empresa. Determinar la o las "CAUSAS" es responder a la pregunta: ¿Por qué tuvo lugar la situación adversa? Las posibles respuestas tentativas. GUSTAVO GIL . pero por si sola ser muy significativa.AUDITORÍA OPERATIVA Deberá considerar adecuadamente sí la deficiencia es aislad. de ser posible. tanto para fines de rendimiento de la auditoría como para la aplicación oportuna de las soluciones. una cuantificación de los beneficios que se espera obtener con su implementación. de tal modo que no parezca superficial.. Una deficiencia podría tener poca significación en cuanto al “EFECTO”. deficiencias materiales. La importancia de una debilidad está en función del "EFECTO". debilidades de organización. tangible. que deben ser profundizadas por el auditor abarcan asuntos tales como: error humano. inadecuada situación financiera. tendrá que ser ampliamente demostrado. inconsistencia de los planes. • Formulación de Recomendaciones Las recomendaciones que corresponden deben formularse de manera objetiva. aspecto por el cual el auditor. Es también parte de este paso llegar a tener el convencimiento de que la importancia asignada por auditor a una deficiencia o debilidad. fallas de maquinaría y equipo. • Validación de Resultados 80 LIC. será bastante difícil proponer recomendaciones firmes.

Sin embargo. los auditores deben exponer los resultados obtenidos. dependerá mucho de lo que el auditor según los factores que decida tomar en cuenta considere importante. Continuar con una probable condición hasta completar el proceso de desarrollo de un hallazgo. que podrían dar lugar a hallazgos significativos. en función del conocimiento más profundo que progresivamente se adquiere sobre las condiciones preliminares. tal vez sea conveniente la ampliación o reducción del alcance o quién sabe si hasta discontinuar la auditoría. Esta acción compromete a garantizar la implementación de las recomendaciones. CARÁCTER CAMBIANTE DE LA AUDITORÍA Siempre existe la posibilidad de cambio en la dirección o intensidad del trabajo según como fue planificado inicialmente. pierde progresivamente importancia hasta el punto de no tener mayor significación. se debe considerar en el cuerpo del informe la naturaleza de las mismas. que deviene de la aceptación del hallazgo y la validez de las recomendaciones formuladas. con el propósito de permitir a los interesados el descargo de sus responsabilidades y garantizar la calidad del examen. no queda otra alternativa que discontinuarla.AUDITORÍA OPERATIVA Los hallazgos de auditoría así como las conclusiones y recomendaciones formuladas. Cuando al profundizar en el examen una posible condición. De percibir la discrepancia. El desenvolvimiento firme y eficiente de una auditoría obliga a ejercer control continuo sobre la potencialidad de las condiciones y sobre las evidencias e información recientemente obtenidas. explicando las causas de la misma. suspender la aplicación de recursos y cualquier otro trabajo de auditoría. deben ser puestos en consideración de los ejecutivos. En caso de discrepancia respecto de los resultados del examen. es decir. Es en la fase de auditoría en profundidad que normalmente se advierten las razones para tomar decisiones a este respecto. por parte de los ejecutivos y otros funcionarios de la empresa. ya que tal vez una suma de condiciones no importantes podría repercutir adversamente en la empresa si son considerados en conjunto. Por otra parte. tal decisión no debe ser adoptada considerada en forma aislada la condición que se piensa discontinuar. depende de su importancia. GUSTAVO GIL . de tal modo que vaya lográndose justificar la aplicación de los recursos y esfuerzos de auditoría dentro de las limitaciones de costo y tiempo establecidos al concluir la fase de trabajo preliminar. 80 LIC.

Los datos incluidos en el informe deben ser suficientemente convincentes a los lectores de la importancia de los hallazgos. el alcance y la metodología de la auditoría para comprender su propósito. Los lectores del informe necesitan conocer los objetivos. los auditores deben exponer las razones por las cuales se llevó a cabo la auditoría y los fines que persigue el informe. El contenido del informe debe ser presentado de manera objetiva teniendo cuidado de incluir el punto de vista de los funcionarios de la empresa examinada. juzgar los méritos del trabajo realizado y de sus resultados y entender todas sus limitaciones significativas.AUDITORÍA OPERATIVA CUARTA ETAPA EL INFORME DE AUDITORÍA OPERACIONAL La cuarta fase de la auditoría operacional es la comunicación de los resultados del examen. Un aspecto muy importante del informe es la cualidad de ser convincente al lector. puesto que los resultados de la auditoría depende de sus objetivos. GUSTAVO GIL . para obtener el punto de vista de los ejecutivos y funcionarios de la empresa y para discutir los hallazgos de la auditoría con ellos. expresar claramente los fines del informe implica normalmente indicar el asunto o materia de la auditoría y el aspecto del desempeño examinado y. En realidad el auditor operacional va comunicando los resultados del examen verbalmente durante todo el transcurso. Al incluir los objetivos en sus informes. Los hallazgos deben presentar los hechos de una manera convincente y las conclusiones y recomendaciones deben referirse lógicamente de los hechos presentados. la razonabilidad de las conclusiones y la conveniencia de aceptar las recomendaciones. en caso de ser diferente al punto de vista del 80 LIC. los hallazgos son explicados y las conclusiones y recomendaciones a las que se ha llegado.

La utilidad y por lo tanto la efectividad disminuye con la 80 LIC. Esta explicación debe identificar cualquier supuesto significativo que se haya osado al ejecutar la auditoría. CARÁCTER DEL INFORME El informe de auditoría debe ser elaborado de acuerdo a un formato que facilite su comprensión y con un alto grado de profesionalismo. IMPORTANCIA DEL CONTENIDO Los asuntos incluidos en todo informe deben ser de la suficiente importancia como para merecer la atención de aquellos a quienes van dirigidos. explicar la forma como se diseño la muestra y las razones para su elección. Una presentación equitativa de puntos de vista contrarios al criterio del auditor tendrá como resultado un resultado que será mucho más aceptable a los funcionarios de la empresa y aumentará la posibilidad de la aceptación de las recomendaciones. Para alcanzar eficazmente los objetivos de la comunicación de los resultados de la auditoría es importante que cada informe. En la medida que sea aplicable.AUDITORÍA OPERATIVA auditor. GUSTAVO GIL . haciendo comentario sobre las actividades tendentes a mejorar las tres “E” de la auditoría operacional y debe fundamentalmente permitir la toma de acciones correctivas necesarias por los ejecutivos en forma oportuna. Se debe incluir una referencia a las limitaciones impuestas al enfoque de la auditoría debido a las limitaciones de la información o del alcance de la auditoría. también debe describir las técnicas comparativas que se hayan aplicado. el lo posible. describir criterios e indicadores que fueron utilizados y. cuando se haya empleado métodos de muestreo. que merezca de ser leído. especificar los tipos y fuentes de evidencias utilizadas y explicar los problemas relacionados con la calidad u otros problemas con la evidencia. El contenido del informe debe ser relatado en forma narrativa. En el alcance se deberá indicar la profundidad y cobertura del trabajo que se haya realizado para cumplir los objetivos de auditoría. se debe establecer la relación entre la muestra realizada y el universo. Se debe hacer referencia a la metodología aplicada y explicar claramente las técnicas que se han empleado para obtener y analizar la evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la auditoría. sea un trabajo preciso y convincente. y el período bajo examen.

como el propósito es estimar una acción constructiva al proporcionar información. Un informe cuidadosamente preparado puede ser escaso de valor si llega demasiado tarde al nivel de decisión como para considerar la información con relación a cualquier acción que necesite efectuar. porque ellos tienden a distraer la atención del lector de los asuntos realmente importantes que se informan. los informes deben ser estructurados en función de interés u necesidades de los usuarios. GUSTAVO GIL . lógicos o de razonamiento. La integración del informe con la fase de trabajo de planeamiento y ejecución de la auditoría debe ayudar a revelar este problema y facilitar su solución oportuna. UTILIDAD Y OPORTUNIDAD La preparación del informe debe estar precedida de un cuidadoso análisis de los objetivos buscados. 80 LIC. deben ser comunicados sin tardanza de modo que se puedan tomar las decisiones de corrección oportuna EXACTITUD Y CONVENIENCIA DE LA INFORMACIÓN SUSTENTATORIA Todos los procedimientos relativos a la preparación. El informe debe ser escrito de tal forma que sea claro a cualquier persona bien informada y razonablemente inteligente. La oportunidad y utilidad son esenciales para informar con efectividad. El auditor debe estudiar la información o proporcionaría.AUDITORÍA OPERATIVA inclusión de asuntos de poca importancia. Los hallazgos que involucran aspectos tales como gastos innecesarios o indebidos. desperdicios de recursos operaciones o transacciones ilegales y otras fallas en proteger los intereses de la empresa. administración y análisis del trabajo. Las demoras en el proceso del informe generalmente conciernen a problemas no resueltos o desconocidos que debían haber sido resueltos durante la fase de desarrollo del hallazgo. Los problemas que afectan la oportunidad del informe generalmente se origina en las fases de planteamiento. desde la perspectiva de los receptores del informe. revisión y procesamiento de información deben ser aplicados con el objeto de producir informes que no contengan errores de hechos. los receptores del informe previsto y la clase de información necesaria a los receptores para cumplir los propósitos determinados.

Los datos incluidos en el informe deben ser suficientes para convencer a los lectores de la importancia de los hallazgos.AUDITORÍA OPERATIVA El requisito de exactitud está basado en la necesidad de ser justos e imparciales en el informe y de asegurar a los usuarios y lectores del mismo que su contenido es digno de crédito. Está en juego la reputación del auditor y la unidad que preparó el informe. de desviar la atención de lo esencial del informe. Todos los datos. hallazgos y conclusiones proporcionadas en el informe deben estar adecuadamente sustentados. Los informes diseñados de esta manera ayudan a centrar la atención de los funcionarios responsables en los asuntos del informe que merecen atención y para estimular la acción correspondiente. No es necesario incluir información sustentadora. razonablemente de las conclusiones y las conveniencias de aceptar las recomendaciones. CLARIDAD CONVINCENTE Los hallazgos deben ser presentados de una manera convincente y las conclusiones y recomendación se deben inferir lógicamente de los hechos presentados. OBJETIVIDAD Y PERSPECTIVA Cada informe debe presentar los hallazgos de una manera objetiva y clara en incluir suficiente información sobre el asunto principal de manera que proporcione a los lectores una perspectiva 80 LIC. Las opiniones y conclusiones deben estar identificadas claramente como tales en el informe y estar basadas en suficiente trabajo de auditoría que las respalden. GUSTAVO GIL . sin embargo. con evidencia objetiva suficiente y pertinente y está contenida en los papeles de trabajo para demostrar o probar cuando sea necesario. Una falta de exactitud puede ocasionar la duda sobre la validez de todo el informe. los fundamentos de los asuntos informados y su exactitud y razonabilidad. excepto la que sea necesaria para la presentación convincente. esta información debe ser sistemáticamente guardada en los archivos y estar disponibles. En la mayoría de los casos el ejemplo de una sola deficiencia no puede respaldar una conclusión amplia y la consiguiente recomendación de acción colectiva.

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adecuada. El objetivo es entregar informes que sean reales, que no conduzcan a error y que a la vez hagan énfasis especial en los asuntos que necesitan atención. El auditor debe, sin embargo cuidarse de la tendencia a exagerar y enfatizar demasiado la ejecución deficiente de las operaciones anotadas durante la revisión. La información necesaria para lograr una perspectiva apropiada del informe debe estar contenida tanto en la síntesis como en el detalle del informe y tiene que incluir: 1. Una declaración de la naturaleza y alcance del examen. Cuando sea apropiado, el informe debe expresar claramente que el énfasis principal de la auditoría fue el examen de los asuntos que aparentemente requerían atención y de que no se efectuaron las evaluaciones completas de las actividades u operaciones.

2. Información sobre el tamaño y naturaleza de las actividades o programas a los que se refieren los hallazgos, de la manera que sirvan para proporcionar una perspectiva contra la cual se puede medir la importancia de los mismos.

3. Descripciones correctas y claras de los hallazgos de modo que sea factible evitar malas interpretaciones. Esto requiere el reconocimiento de todos los comentarios obtenidos de funcionarios y la identificación de todos los factores relevantes, aun cuando algunos sean contrarios a los hallazgos.

4. Información no solo de los aspectos deficientes, sino también de los aspectos satisfactorios de las operaciones examinadas cuando sean importantes y estén justificadas en el alcance del trabajo. Esto no significa que cuando hay algo inadecuado para informar, que debe decirse algo satisfactorio para balancearlo.

CLARIDAD Y SIMPLICIDAD Para que el informe comunique con efectividad debe presentarse tan claro y simple como sea posible. También es importante la claridad porque la información contenida en el informe puede ser usada por

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otros funcionarios que no participarán directamente en el trabajo principal o en la preparación y revisión del informe. No se debe presuponer que los lectores tengan conocimientos técnicos detallados. Cuando se usan términos y abreviaciones no familiares se deben definir claramente. Los esfuerzos en el “estilo” deben estar dirigidos a que el significado sea claro. Para que haya claridad es necesaria una organización adecuada del material de información y precisión en el detalle de los hechos, en su análisis y emisión de conclusiones. Muchos de los informes tienen que ver con asuntos complejos y varias secciones del informe se encuentran interrelacionadas. Esto dificulta a veces a evitar repetición. Sin embargo, hasta el máximo posible debe estar tan organizado que, excepto, por información incluida también en la síntesis, todo tipo que tiene que decir sobre una materia dada esta cubierta en alguna parte del informe. Se debe usar ayudas visuales (dibujos, fotografías, cartas, gráficas, mapas, etc.) para que el informe sea más comprensible y por lo tanto más útil.

CONCLUSIÓN El informe no debe ser más largo de lo necesario para comunicar la información. Demasiado detalle quita monto al informe y puede desvirtuar el mensaje real o confundir y desanimar a los lectores. En la determinación del contenido del informe, el auditor debe tener presente que los informes que sean completos, y a la vez costosos tiene mayores probabilidades de restar atención.

SUFICIENCIA Aunque el informe debe ser conciso, debe recordarse que la brevedad no siempre es una virtud. El informe debe contener información suficiente sobre los hallazgos, conclusiones y recomendaciones para promover un entendimiento adecuado de los asuntos informados y para proporcionar presentaciones convincentes y claras en una perspectiva adecuada. Los informes deben incluir tanta

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información como sea necesaria para mantener al lector adecuadamente informado de los resultados del trabajo de auditoría. El auditor no debe esperar que los lectores conozcan los mismos factores que él, por lo tanto el informe no debe ser escrito con una escasa explicación de los hechos. Si tiene conclusiones, opiniones y recomendaciones y quiere que los lectores conozcan, debe exponerla claramente en lugar de dejarlas a que los lectores las supongan.

TONO CONSTRUCTIVO De acuerdo con un objetivo básico de mejorar la administración de las actividades de la entidad y superar la ideología de la comodidad y la tiranía de las costumbres, el tono del informe debe estar dirigido a provocar una reacción de aceptación de los hallazgos y conclusiones. Los títulos, capítulos y contenidos del informe deben ser enunciados en términos constructivos. Aunque los hallazgos se presenten en términos claros, debe tener presente que el objetivo es lograr una reacción favorable, y que esta se pueda lograr con eficiencia estando el lenguaje que genera innecesariamente acciones defensivas y de oposición. En resumen los informes se deben preparar considerando lo siguiente: 1. Redacte en forma objetiva, sencilla, concisa y clara, evitando el uso de terminología técnica muy especializada. 2. Incluya información suficiente de los aspectos significativos, pero evite párrafos largos y complicados. 3. Verifique que exista evidencia suficiente, adecuada y detallada en los papeles de trabajo. 4. Asegure un contenido convincente y de tono constructivo. 5. Concluya su redacción durante el trabajo de campo y asegure una emisión y entrega oportuna. 6. Confirme la exactitud de la información. 7. Conserve la estructura preestablecida.

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párrafo. 4. Tales subtítulos son. 80 LIC. así como para otro tipo de informes preliminares cuando sea necesario. Cada palabra. Índice y lista de abreviaturas. antes de que se emita. 5. GUSTAVO GIL . deben presentar adecuadamente esos comentarios o reacciones junto a las evaluaciones. Se deben evidenciar claramente las relaciones existentes entre las recomendaciones y las causas principales de los problemas discutidos. La estructura es como sigue: 1. Revise su contenido detenidamente. particularmente útiles a los lectores que desean recorrer rápidamente con la vista el informe para localizar cierto material o recordar el flujo de ideas expuestas. Los comentarios o respuestas de los funcionarios responsables de la entidad y de las personas adversamente afectadas son importantes y de interés a los lectores. ofrecer la perspectiva y guiar hacia el contenido del tipo del mensaje y la cantidad de información depende del mensaje que se va a dar.AUDITORÍA OPERATIVA 8. El formato básico que se pone es lo suficientemente flexible para la presentación del informe. sección o capítulo debe contribuir a la comunicación efectiva del mensaje básico. Caratula 2. ORGANIZACIÓN DEL INFORME La estructura del informe debe ser diseñada de acuerdo con la información a proporcionar y el propósito a servir. Debe hacerse uso liberal de subtítulos cortos y comprensivos en el informe. oración. La información introductoria debe situar la escena. Síntesis o resumen. El mensaje o tema central debe proporcionar la dirección y propósito de todo contenido del informe. Carta del informe 3. Información introductoria.

8. si no aquellas abreviaturas o siglas pertinentes al contenido del informe. 7.AUDITORÍA OPERATIVA 6. indicando título y número. Contra caratula. 80 LIC. La síntesis o resumen del informe puede publicarse en forma separada. En la mayoría de los casos este debe presentar el rasgo más importante de la auditoría o del resultado constructivo a lograr a través de una acción apropiada sobre los hallazgos. Los asuntos que cubre esta carta son: • Identificación del informe. La tercera hoja debe presentar el índice del informe con la relación a los rubros que la conforman y el número de página que le corresponden al informe. 9. • Referencia a que tanto los hallazgos. La segunda hoja presenta la carta del informe. Información financiera complementaria (cuando sea apropiada). TÍTULO DEL INFORME El título del informe debe ser interesante y debe diseñarse para transmitir el mensaje del informe. No se deben incluir abreviaturas de uso corriente. • Nombres y cargos de otros funcionarios a los que se hacen llegar copias del informe. GUSTAVO GIL . Luego del contenido es aconsejable presentar una lista de las abreviaturas usadas en el informe. Anexos (cuando sea necesario). conclusiones y recomendaciones del informe fueron válidos con los funcionarios afectados. LA CARTA DEL INFORME Es la nota de presentación del informe y va dirigida al ejecutivo de mayor nivel de la empresa. • Mención a la naturaleza y autorización del examen. PRIMERAS HOJAS La carátula y la primera hoja del informe normalmente tienen idéntica información. Capítulos de comentarios sobre hallazgos (incluye conclusiones y recomendaciones).

b. cargos y prioridades de servicio de los funcionarios principales responsables de las actividades examinadas. efecto y causa). Cada informe debe incluir nombres. El capítulo introductorio debe incluir toda la información acerca del alcance y naturaleza del trabajo para situarlos en la perspectiva adecuada. programa. El informe debe considerar el transmitir a los lectores la imagen más imparcial posible.. El contenido de esta información es: a. • Principales funcionarios responsables. 80 LIC. GUSTAVO GIL . El auditor debe considerar que los lectores del informe tienen derecho a conocer el alcance y la naturaleza del trabajo así como una indicación de la cobertura establecida como esquema de referencia para los hallazgos. Ayudar a situar la escena para los hallazgos detallados y de interés para los lectores que no están familiarizados con los antecedentes.AUDITORÍA OPERATIVA • Dependiendo de la condición del auditor (interno y externo) la mención que se practicará la correspondiente acción de seguimiento. el material expuesto debe ser relativamente corto. • Declaraciones positivas. CAPÍTULO DE INFORMACIÓN INTRODUCTORIA Esta información servirá de base para una mejor comprensión del mensaje principal del informe. • Atributos del hallazgo. CAPÍTULO DE COMENTARIOS SOBRE LOS HALLAZGOS Constituye el mensaje principal que el auditor quiere comunicar a los lectores a través de la presentación del informe. Alcance y naturaleza del examen. Antecedentes de las operaciones o actividades examinadas: una breve información sobre el origen de la actividad.El siguiente patrón es recomendado para el contenido de los capítulos de comentarios sobre los hallazgos (debe considerarse los tres atributos claves: criterio. etc.

debe ser expuesta al comienzo de la sección. debe ser expresado positivamente. FORMULACIÓN DE CONCLUSIONES Las conclusiones son opiniones profesionales del auditor basadas en su examen. reglamentos. • Introducción de la conclusión.AUDITORÍA OPERATIVA • Tipo descriptivo. son una parte importante del informe de auditoría y están respaldadas en los papeles de trabajo. y en algunos casos puede incluir el efecto expresado en términos cuantitativos. se puede identificar la conclusión como tal a través de un subtítulo que puede ser numerado en orden correlativo de la presentación de las conclusiones. FORMAS DE PRESENTACIÓN DE LAS CONCLUSIONES Se presenta la conclusión en forma más detallada y luego de haber presentado los atributos del hallazgo y comentarios de los funcionarios.. Las recomendaciones son sugerencias positivas para mejoras o soluciones prácticas a los problemas o deficiencias encontradas cuyo fin es mejorar o cambiar las operaciones o actividades de la entidad.. Deben estar dirigidas al titular de la entidad y al funcionario responsable del área al nivel más alto.Los hallazgos deben tener un título que de por sí indique la naturaleza del problema. directivas. proporcionada al lector una breve sinopsis del hallazgo y un sentido deseable de la perspectiva. etc.Es un resumen del hallazgo. su formulación se basa en la situación encontrada manteniendo una actitud objetiva positiva e independiente sobre lo examinado. que por su mandato deben cumplirse. CONTENIDO DE LAS RECOMENDACIONES 80 LIC. GUSTAVO GIL . PROCESAMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES Estas son el producto más importante del informe de la auditoría debido a ello deben ser claramente identificadas.. Al formular recomendaciones el auditor debe incluir las leyes.

SENTIDO CONSTRUCTIVO DE LAS RECOMENDACIONES Las recomendaciones deben ser constructivas y considerar: • Ser tan específicas como fuera posible. IDENTIFICACIÓN DEL FUNCIONARIO QUE DEBE ACTUAR Para enfocar la atención en las responsabilidades principales y facilitar al nivel superior el estudio de la acción recomendada. evite recomendaciones muy generales • No limite la recomendación. a que simplemente se cumplan las disposiciones legales. 80 LIC. se debe identificar al funcionario de la organización que debe llevar a cabo la acción. GUSTAVO GIL .” En el cuerpo del informe para recomendaciones especiales. normalmente al final de cada capítulo o sesión referente a hallazgo. las recomendaciones deberán ser diseñadas para corregir las causas principales de las deficiencias y lograr un ajuste de los casos específicos que se han identificado. etc. Esta es la razón por la que se pone énfasis en la identificación de las causas básicas. • Identifique la persona que debe tomar acción correctiva.AUDITORÍA OPERATIVA Cuando un informe tiene que ver con las deficiencias. solo mediante la identificación de estas se pueden proyectar recomendaciones efectivas. simples y estar libre de ambigüedades o calificaciones innecesarias. IDENTIFICACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES Deben utilizarse la expresión “recomendamos que. PRESENTACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES EN EL INFORME Las recomendaciones son presentadas conjuntamente con el hallazgo y las conclusiones pertinentes. De esta manera se incrementarán hasta los beneficios del trabajo. • No recomiende acciones ya tomadas completamente. identificando la recomendación por medio de un subtítulo descriptivo asignando a cada recomendación incluida en el informe un número correlativo. CLARIDAD DE LAS RECOMENDACIONES Las recomendaciones deben ser expuestas en oraciones afirmativas.

El propósito principal de la síntesis es hacer del informe un instrumento más útil a sus posibles lectores o usuarios. • Sea lo más breve posible. justa y clara lo más importante del informe de tal forma que se evite malos entendidos o interpretaciones. FORMATO DE LA SÍNTESIS DEL INFORME El formato del informe deberá constar de un resumen del contenido de la auditoría. etc. La estructura de la síntesis puede ser la siguiente: a) Encabezamiento. ESTILO DE LA SÍNTESIS Sugerencias para preparar la síntesis: 80 LIC. No debe presentar hechos u opiniones que no estén contenidos en el informe ni dar énfasis indebido a partes menos significativas del mismo. e) Asuntos importantes no resueltos. sin demora. La síntesis debe presentar en forma exacta.AUDITORÍA OPERATIVA • Evite el lenguaje extremado (inmediatamente.beneficio de cada recomendación. b) Hallazgos y conclusiones principales. para revisión rápida por parte del lector. • Identifique la recomendación como tal. los resultados principales de la auditoría. • Considere el factor costo . c) Recomendaciones principales. La síntesis tiene la ventaja de presentar. GUSTAVO GIL . d) Comentarios y/ó acciones tomadas por la entidad. accesible al lector. ANEXOS AL INFORME Los anexos deben ser presentados por el auditor de forma clara.) • Incluya la explicación de las razones para hacer la recomendación o su objetivo. sin abundar en terminologías técnicas.

especialmente cuando se encuentra en el lugar de trabajo. mediante el uso de ayudas visuales. • Buscar oportunidades para hacer que un informe sea más claro y sucinto. No se debe: LIC. • Haga uso liberal de referencias a páginas del informe para encaminar a los lectores a los detalles del hallazgo. • Colocar todas las ayudas visuales cerca del asunto con el cual se relacionan en el texto. • Use palabras simples. SUGERENCIAS PARA EL USO DE AYUDAS VISUALES Se debe: • Tener en mente las fotografías y otras ayudas visuales desde el comienzo de una auditoria. GUSTAVO GIL 80 . • Subraye o escriba con otro molde de letra para enfatizar. • Usar siempre un título para explicar que hay en la foto. • Proporcionar un elemento de comparación del tamaño cuando sea posible. si el asunto es una máquina grande coloque a un hombre en la fotografía.AUDITORÍA OPERATIVA • Use la construcción gramatical en tercera persona. • Use oraciones y párrafos cortos. • Consiga información en la fecha en que fue tomada la foto. • Usar ayudas visuales de naturaleza general (mapas) en las primeras páginas del informe. conclusiones y recomendaciones y a los comentarios y/ó acciones de las entidades. • Use solo abreviaturas bien conocidas y familiares. • Use frases que califiquen pero no exagere.

Una lista de preguntas que ayudará al jefe de la unidad a efectuar una revisión es la siguiente: • ¿Cubre el examen el propósito de la auditoria? • ¿Es necesario expresarlo de esa manera? • ¿Comunica a la administración lo observado? • ¿Cumplen los hallazgos con los atributos que los caracterizan? • ¿Se apoyan las conclusiones en los hallazgos? • ¿Responden las recomendaciones a las conclusiones y son factibles. GUSTAVO GIL . jefe del equipo de auditoría que realizó el examen. prácticas y económicas? • ¿Es necesaria la acción correctiva que se recomienda? • ¿Es adecuada? • ¿Son actuales los hechos que se presentan? • ¿Entenderá la administración el informe? • ¿Se debió de decir algo y puede incluirse? • ¿Es un resultado profesional? 80 LIC. • Destacar algo que no se explica en el título de una foto. esta responsabilidad es compartida por los auditores que intervinieron en las diferentes fases por las que pasa el borrador del informe hasta llegar a la consideración del jefe de la unidad.AUDITORÍA OPERATIVA • Principiar sobre la base de “terminemos el informe” y después busquemos algo para ilustrarlo. • Usar gráficos u otro material tan diminuto que no pueda ser leído. quien aprueba el informe y es el responsable del contenido. uso suficiente de la autoridad conferidas para efectuar el examen? RESPONSABILIDADES DE LA REDACCIÓN Y REVISIÓN DEL INFORME La redacción del informe debe hacerla el auditor. • ¿Reconoce logros positivos de la administración dignos de ser mencionados? • ¿Ha hecho el auditor jefe de grupo de equipo.

AUDITORÍA OPERATIVA • ¿Cumple el informe con las normas de auditoría aplicable? ¿Es correcto. GUSTAVO GIL . provocando mayores problemas que la corrección buscada. completo y bien presentado? • Están los hallazgos expresados en forma objetiva. clara y sencilla.  El “Appraisal” se realiza “observando hacia atrás u observando hacia delante”. 80 LIC.  Desde el “Appraisal” de personal concierne a la comparación de lo que ha pasado con lo que se esperaba que sucediese (metas) hay una tendencia en convertir la auditoría en un simple proceso fiscalizador. Los empleados responsables comienzan a buscar sus descargos en el evento de que sean llamados a entrevistas. Esto fomenta el comprometer a otros. debidamente respaldados en los papeles de trabajo? • ¿Está la crítica expuesta bajo una perspectiva equilibrada? • ¿Señala asuntos que deben ser estudiados con más profundidad si el caso lo requiere? EL APPRAISAL (APPRAISEMENT – LEAST READING) INTRODUCCIÓN  El “Appraisal” o evaluación de los programas de personal es el fundamento sobre la cual se sustenta la auditoría del personal.

CONTENIDO DE “APPRAISAL”  El “Appraisal” de las funciones o actividades del personal varían de acuerdo a las características específicas de la empresa o entidad.  Algunas de las preguntas que una auditoría de personal debe responder. debe ajustarse a las necesidades de la empresa (entidad). la observación hacia delante intenta descubrir lo que estuvo mal a fin de que la deficiencia no se repita.  Al igual que en una auditoría contable. 80 LIC. 2) Estadísticas estándar del diseño. de un equipo de auditores bien implementados en número e idoneidad. es decir. GUSTAVO GIL . son los siguientes: 1) ¿Es el departamento de personal productivo? 2) ¿Está cumpliendo con todas las funciones que puede y debería? 3) ¿Está cubriendo sus objetivos. la auditoría de personal incluye. Debe ponerse énfasis en que buscamos mejorar la situación en vez de buscar un culpable de errores pasados.  El éxito de un “Appraisal” y auditoria de personal depende de la persona o personas que conducen el plan así como también de la forma como este es conducido. económicamente? A fin de contestar completamente a estas tres interrogantes. normalmente seis partes: 1) Porcentaje de rotación del personal.AUDITORÍA OPERATIVA  Por el otro lado.

AUDITORÍA OPERATIVA 3) Cuestionario funcional del análisis. áreas y actividades que proporcionen al auditor información que le permite hacer un estudio crítico de lo siguiente: 80 LIC. Un programa para la revisión operativa de la eficiencia institucional general de una empresa deberá incluir aspectos. ALGUNAS GUÍAS Y PROGRAMAS DE AUDITORÍA OPERATIVA GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN PROGRAMA RAMA DE AUDITORÍA OPERATIVA DE EFICIENCIA INSTITUCIONAL 1. 4) Encuestas de actitudes. 6) Uso racional de los recursos humanos. GUSTAVO GIL . 5) Inventario psicológico del personal.

ORGANIZACIÓN 80 LIC. reglamentos vigentes? 3. ¿Es el planeamiento la base de la organización. al cumplimiento de los objetivos de la entidad? 5. encuadrados en la política interna dictada por la máxima autoridad? 4. efectividad y economía? 6. • Organización • Dirección.. ¿Se ha elaborado un planeamiento racional e integrado de los recursos humanos. ¿Está la política interna de la entidad de acuerdo a las disposiciones legales.GENERALES 1. dirección. GUSTAVO GIL . coordinación y control? 7. ¿Tiene la entidad formulados o esbozados planes a corto plazo? 8.. ¿Se solicita la intervención de todos los niveles de la entidad para elaborar el plan anual? 9. • Control. Se sistematizan las acciones de la entidad en el proceso administrativo de: • Planeamiento. ¿Contribuyen los planes y las acciones que de ellas derivan.. ¿Se cumplen los objetivos programados. materiales y financieros disponibles? 2. ¿Están los objetivos y metas de la entidad.AUDITORÍA OPERATIVA A. ¿Dicta la máxima autoridad por escrito la política interna a seguir en todos los niveles de la entidad? 2. eficiente y económica? 3. de una manera eficaz. ¿Es flexible el plan? C. con el máximo grado de eficiencia. B. ¿Está orientado el planeamiento a conducir las operaciones de toda entidad.PLANEAMIENTO 1.

unidad de mando en todos los niveles. en todos los niveles de la entidad. un alcance y límite de control.2 Manual de procedimientos. 5. que aseguren la continuidad de los fines de la entidad..3 El reglamento de trabajo. Se cumple: 7. Se han separado adecuadamente las funciones en todos los niveles de la entidad.AUDITORÍA OPERATIVA 1. Se asigna por escrito en forma clara. Se ha establecido y mantiene la entidad. Se señala en forma escrita las líneas de autoridad. Se ha delimitado en forma escrita.1 Refleja la verdadera organización de la entidad.de tal forma que ningún servidor tenga bajo control la ejecución de una transacción u operación en forma completa. 3. se cumplen los procedimientos de: LIC. 4. Existen en cada nivel de la entidad: 6. 6.2 Manual de procedimientos.EJECUCIÓN O DIRECCIÓN 1. Mantiene las jerarquías de unidades y/ó áreas. Existe un organigrama aprobado. D. En cada operación o transacción financiera y administrativa. la delegación de autoridad en todos los niveles de la entidad. 8. 7. 6. 3. 8. 2. 7.1 Manual de organización y funciones. 2. Se establecen y mantienen adecuadamente las líneas de comunicación.1 El manual de organización y funciones. 7. las funciones y responsabilidades de todos los funcionarios y empleados. Se establece claramente las líneas de autoridad y responsabilidad. GUSTAVO GIL 80 . 9.

80 LIC. GUSTAVO GIL . de acuerdo a su experiencia y políticas de la empresa o entidad por examinarse. Se han establecidos procedimientos de evaluación.2 Las resoluciones F. 2.PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 1.AUDITORÍA OPERATIVA 3. Se encuentra la documentación que recibe la entidad registrada y numerada correlativamente.3 Control. 4. 4. 3.1 Autorización. instruirá si cree conveniente aspectos. II OTROS El auditor. 4.. La autorización de operaciones financieras y administrativas se aplica: 4. su localización rápidamente.2 Registro. Se enumeran correlativamente: 3. 4.2 Uniformemente. E.EVALUACIÓN I.1 Las directivas. Se Permite el registro de la documentación. Se basa la evaluación en disposiciones y reglamentos escritos. 3. 3.4 De acuerdo con las normas de sistemas aplicables.1 En forma escrita. que reduzcan la influencia de factores subjetivos. 3.. III. áreas y actividades que complementen la presente guía.3 De acuerdo con disposiciones legales. tienden las evaluaciones a señalar las desviaciones y su correspondiente acción correctiva en sentido constructivo. II.

Responsabilidades de la gerencia de ventas. GUSTAVO GIL . La auditoría operativa de ventas. pues son el elemento natural de que se dispone para hacer frente a los costos y gastos totales que se efectúan para llevar a cabo la operación de la empresa.AUDITORÍA OPERATIVA ENFOQUE DE LA AUDITORÍA OPERATIVA EN EL ÁREA DE VENTAS 1. todas las mejoras en la eficiencia de la operación de ventas. 80 LIC. Las ventas constituyen una operación de primordial importancia en las empresas. tiene el objetivo de examinar ciertos aspectos administrativos que constituyen el conjunto de actividades que comprende el concepto y alcance de la operación de ventas. como la de cualquier otra operación. Establecer los planes para cumplir dichos objetivos. a través de proponer las recomendaciones que se consideren adecuadas. 2. Consecuentemente. en virtud de que son la operación que produce los ingresos y permite utilizar su objetivo. con el propósito de lograr incrementar la eficiencia y eficacia operativa. Objetivo. inciden directamente en la obtención de mejores resultados. Su influencia en los resultados que se obtiene es determinante. Las responsabilidades básicas de la función de ventas son: • • Establecer los objetivos de venta del negocio.

3. Factores básicos de las ventas. 80 LIC. precio y costo están operando en relación a las políticas establecidas al preparar el presupuesto de ventas o cualquier otro tipo de estimado y estándar. Un cuarto factor de ventas que el auditor deberá vigilar será el relativo a la valuación de la orden con el objeto de ver su costeabilidad. La venta de productos y servicios representan la fuente principal del ingreso de una empresa. Establecer estándares de ejecución. Ventas a crédito. Ejecutar los planes a través de procedimientos efectivos. la máxima utilidad neta de un producto o servicio se obtiene a través de un adecuado volumen de ventas a un precio favorable que excede de un volumen mayor de ventas. Una revisión de la función real de ventas puede determinar que tanto los factores de volumen. Es necesario que el otorgamiento del crédito a los clientes se efectué sobre la base de las políticas establecidas en la empresa para tal efecto. antes de su aceptación. Revisar los resultados con el objeto de mejorarlos en el futuro. GUSTAVO GIL . 4.AUDITORÍA OPERATIVA • • • • Distribuir y organizar las responsabilidades de ventas. El factor precio y el factor costo debe estar adecuadamente engranado y mantenido con el objeto de producir el resultado deseado.

sus procedimientos y sus prácticas. sus competidores. 2. la porción del mercado que absorben. Más específicamente. que permita la ubicación de ventas en el flujo de las operaciones. sus canales de distribución. su estructura orgánica. 80 LIC. en el que actúa la empresa y con la operación de ventas. Familiarización general con el medio económico-político-social. la familiarización puede llevarse a cabo investigando.AUDITORÍA OPERATIVA GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA OPERATIVA DE VENTAS 1. GUSTAVO GIL . los siguientes aspectos: a) Los productos que vende la empresa. sus políticas. sus sistemas. los mercados que surten. etc. mediante estudios de sus objetivos. el número de clientes promedio que maneja. entre otros.

d) La política de crédito que se tenga establecida. regiones. Los análisis más convenientes a considerar son: a) Por conductos. comparación de ventas efectuadas con años anteriores. como objeto de evaluar su importancia el en conjunto de operaciones de la empresa. Análisis de la información existente. el grado de dependencia de la empresa de alguna o algunos de ellos. al recibir una solicitud de cotización. b) Por áreas (departamentos de la república. 3. relativa a ventas.AUDITORÍA OPERATIVA b) Las características de los productos artículos de primera necesidad o de lujo. si son materia de negociación o si se calculan en cada ocasión. informes cartas de recomendaciones o sugerencias. vigilando su tendencia y aplicación de razones financieras. 4. estaciónales o de moda. 80 LIC. e) La política de publicidad establecida con objeto de precisar si para llevarla a cabo se cuenta con personal especializado dentro de la misma empresa. de demanda permanente. tanto de carácter interno como externos.) c) Por vendedores y/o distribuidores. precios y contribución a la utilidad. etc. se recurre a agencias de publicidad o se sigue un sistema combinado. f) Los clientes importantes que se tengan y en su caso. Estudios de los expedientes de auditoría. etc. c) La política para la determinación de precios para saber si son predeterminadas. en unidades. cuando estos sean aplicables. GUSTAVO GIL . d) Por clientes.

archivos y formas existentes para comprobar sus funcionalidades. facturación. Elaboración de guías de entrevistas y cuestionarios que permitan conocer como se realiza la operación de ventas. Precisar si los responsables de la operación de ventas tienen presentes los objetivos a lograr. Estos 80 LIC. agencias de publicidad y demás elementos externos que están relacionados con las ventas. por lo menos en los principales artículos. los cuales debe completarse con memorándum descriptivos a ellos. crédito y cobranzas). Entrevistas con responsables de la ejecución de las ventas y con los de los departamentos relacionados con ellas.AUDITORÍA OPERATIVA e) Por tipo de consumidor (por ej. etc. Verificación de la existencia de presupuestos detallados de ventas. en algunos casos es conveniente celebrar entrevistas con clientes. 7. verificando en cumplimiento de las políticas que la empresa tiene establecidas. f) El análisis del costo directo de distribución y su compensación contra el precio de ventas por líneas de artículos. detallista. que sirvan de base para preparar los demás presupuestos. 9. Es necesaria su coordinación con los presupuestos. 8. grandes almacenes. Inspección de las instalaciones de los departamentos de ventas y de los demás departamentos vinculados (compras. los cuales deben ser congruentes con el objetivo general de la empresa y estar aprobados por la dirección. 10. La responsabilidad de su logro debe ser conocida y aceptada por todos los que intervienen en la operación de ventas. Es muy conveniente la elaboración de diagramas de flujos que nutren gráficamente la secuencia de la operación. tendientes a investigar si se efectúa eficientemente. comisionistas. GUSTAVO GIL . 6. publicidad. clientes especiales.).: mayorista. Estudio de los diversos registros. 5. embarque.

12. el responsable de las ventas y sus puntos de vista al respecto. Selección de los productos más importantes de la empresa a determinar: a) Si su mercado. 14. GUSTAVO GIL . justificación y medidas correctivas adoptadas al respecto. los efectos que han tenido en el cliente. los principales artículos que las provocan. Verificación de la vigencia de un sistema por el cual los responsables de desviaciones presupuestarias informan sobre sus causas. 80 LIC. su promoción y publicidad están de acuerdo a los estudios y planes previos. 11. c) Respecto a producto que acusen una tendencia descendente en ventas. la provisión de artículos sustitutos y de diversificación. el conocimiento que de este tienen. su penetración en el mercado. lo que ha hecho la empresa por impedirles. determinación de que si tales costos se han fijado con base en estudios formales y evaluación. su posición frente a la competencia. comprendiendo al aspecto motivacional de los sistemas de remuneración a las fuerzas de ventas. en comparación con los volúmenes de ventas de cada uno. b) Su vida probable.AUDITORÍA OPERATIVA presupuestos deben basarse en investigaciones de mercados. Determinación de volumen de devoluciones y pedidos no surtidos y en caso de ser importante seleccionar un período y definir sus tendencias. así como con el canal de distribución previsto. las causas. Revisión de los costos de los canales de distribución. en la experiencia de los responsables primarios de la operación de ventas y estar de acuerdo con los objetivos fijados para ellos. 13.

80 LIC. Finalmente en la metodología será necesario utilizar un proceso de comprobación continua de la información obtenida de las diversas fuentes y siempre que sea posible la cuantificación del efecto de los problemas detectados y/o de los posibles cambios en los métodos de venta que procuren mayor eficiencia que los establecidos en la empresa. 16. Aún cuando se entiende que el objeto de estudio en la auditoría operativa son precisamente las operaciones más que las personas que las ejecutan o los departamentos responsables de su ejecución. Elaboración de informes al cliente. para lo cual es recomendable hacer una recapitulación de los resultados obtenidos para detectar omisiones y jerarquizar hallazgos.AUDITORÍA OPERATIVA 15. Conocimiento del nivel de preparación del personal que ejecuta la operación para tener una idea general de la forma como se atienden las ventas. GUSTAVO GIL .

.. la planeación. 80 LIC. Este objetivo está concebido para proporcionar a la gerencia una apreciación de sus controles en el área de compras así como recomendaciones para mejorarlas. 2.Políticas La revisión que el auditor operativo haga de las políticas deberá incluir: a) Una apreciación de las políticas de compra. los procedimientos y otros medios empleados para obtener bienes y servicios a costos finales más bajos de acuerdo con las normas adecuadas de calidad y servicio”. El auditor de operaciones estará interesado en las políticas de compras. en cuanto así son adecuadas para los objetivos de la gerencia de esa área. los controles internos.Objetivo El objetivo general de una auditoría de compras. b) En apreciación de la efectividad de la política en la práctica para alcanzar los objetivos establecido. GUSTAVO GIL . desde el punto de vista de la gerencia puede expresarse como sigue: “Evaluar que tan adecuadas y efectivas son las políticas. la organización.AUDITORÍA OPERATIVA ENFOQUE DE LA AUDITORÍA OPERATIVA EN EL ÁREA DE COMPRAS 1. la eficiencia y validez de los datos que se utilizan para tomar decisiones no solo cotejar para ver que se haya obtenido cotizaciones cuando hayan sido necesarias y que las requisiciones estén firmadas.

los regalos. Los mejores controles son aquello que se logran por medio de la asignación de responsabilidades de manera que ningún individuo o ninguna función puedan completar una transacción si tener que dar cuentas a otros. Estos controles son de interés especial. GUSTAVO GIL . 3. 80 LIC. Sin embargo. la calidad del material y del servicio y el contacto continuo con personas de afuera. 5..Ética Como resultado de que se ve involucrado en grandes volúmenes de desembolso y en contacto constante con los proveedores. el personal de compras está expuesto a una amplia variedad de presiones éticas. La gerencia espera que cada empleado maneje un asunto de la empresa sin verse influenciado por intereses personales. 4. El auditor estará interesado en la forma en que este organizada dentro de la infraestructura de la política de compras y revisará y evaluará la colocación de la responsabilidad de compras por toda la organización.. porque la naturaleza de esta actividad implica el compromiso y el gasto de cantidades importantes de dinero. el cálculo del tiempo de adquisición y entregas. deben considerarse los riesgos que entrañan estas actividades al organizarla delegación de autoridad para la función de compras. El participar en estas actividades hasta cierto grado puede ser aceptable y el punto en el que ya no sirve a los mejores intereses de la empresa es con frecuencia una cuestión de criterio. los sobornos y los conflictos de interés sirven únicamente a intereses personales. Se puede ejercer influencia sobre los cobradores por medio de regalos.AUDITORÍA OPERATIVA c) Sus comentarios y sus recomendaciones en cuanto a la forma en que podrían mejorase las políticas y la manera en ponerlas en práctica.. de acuerdo con esto una empresa servirá su propio interés estableciendo normas de ética elevadas y al mismo tiempo ayudará a proteger a sus empleados de la tentación de intervenir en las actividades o éticas ilegales. amistad personal. agasajos.Controles internos La valorización de los controles internos dentro de la función de compras será una parte vital de la auditoria de operaciones de compras. etc. intereses financieros en otras empresas.Organización La función de compras generalmente está centrada en un área de compras con diversos grados de descentralización y de delegación de responsabilidad a otros departamentos.

llevar a cabo un estudio general de sus objetivos. con el fin de conocer su importancia relativa en el conjunto de operaciones de la empresa. sus sistemas.AUDITORÍA OPERATIVA EI auditor estará interesado en que las normas de la organización hayan sido claramente definidas. ósea.. etc. 3. GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA OPERATIVA DE COMPRAS 1. 2. Además es de la mayor importancia que se deben conocer a todos los empleados que estén expuestas a tales influencias y a todas las personas de afuera que provean materiales y servicios. GUSTAVO GIL . De este estudio podrían surgir a su vez investigaciones que permitan profundizar en algún aspecto ya observado en el curso del examen de estados financieros.. las entrevistas y cuestionarios serán una base para recomendar algún cambio en los procedimientos que puedan mejorar las operaciones.Análisis de la información existente relativa a las compras. Deberá establecerse el énfasis necesario para el enfoque operativo que logra investigar si las compras se efectúan eficientemente. Estudio de las cifras estadísticas y proyecciones de compras.Elaboración de cuestionarios y guías de entrevistas que permitan conocer como se realiza la operación de compras.Familiarización.. 4. sus políticas. informes y cartas de recomendaciones o sugerencias cuando esto sea aplicable. Es recomendable elaborar algún cambio en los procedimientos que puedan mejorar las operaciones. En su caso. de su organización. tales como condiciones de compras precios de algunos artículos. sus procedimientos y sus prácticas a fin de efectuar un análisis crítico de ellos con el objeto de asegurarse de que sean las adecuadas. la ubicación de la operación de compras en el flujo de las operaciones.Se considera de utilidad elaborar cuadros comparativos con cifras internas y externas acerca de razones financieras y otros datos relativos a las compras.Estudio de los expedientes de auditoría. Comprobación de las cifras de compras con ejercicios anteriores y de ser posible con otras empresas similares . tanto de carácter interno como externo. Es 80 LIC..

8. Adicionalmente pueden elaborarse memorándum descriptivos de la operación para su estudio y análisis posterior. de cualquier manera esta conocimiento resulta indispensable.. 5..). (Ver compra de volumen.. Aún cuando se entiende que el objeto de estudio de la auditoría son precisamente las operaciones más que las personas que las ejecutan o los departamentos responsables de su ejecución. lo cual facilita la localización de aspectos susceptibles de mejorarse. 80 LIC. por otra parte es útil conocer también si hay adecuada distribución de las cargas de trabajo y de las funciones acorde con la capacidad del personal de compra.Cuantificación de algún artículo o materiales.. 9. almacenes y finanzas. 6.Entrevistas con los responsables de la ejecución de las compras y verificación de las aplicaciones de las políticas en esa área de acuerdo con los lineamientos generales de la empresa Estas entrevistas deberán ser tanto con las persona que deciden las políticas de compras como con los que las ejecutan. así como aquellas responsables de crear un estrecho contacto con las compras tales como las cuentas por pagar. GUSTAVO GIL .. producción. etc.Conocimiento del nivel de preparación del personal que ejecuta la operación para tener una idea general de la forma como se atiende las compras. (En estas revisiones el muestreo estadístico es aplicable) 7. análisis de precios de condiciones de compra análisis de casos particulares y concretos de artículos comprados. determinación del lote económico de compra alternativa de compras o fabricas.Comprobación de los datos obtenidos en los procesos de familiarización en el análisis estadísticos y en las entrevistas para medir el grado en que los aspectos que configuran las compras se cumplen en la práctica estudio de los diversos registros y archivos de compras de proveedores de requisiciones atendidas.Inspección de las instalaciones del departamento de compras de las áreas de recepción y de almacenes. En algunos casos es conveniente utilizar también entrevista con algunos proveedores. determinación del lote económico de compra de volumen. en posible efecto de cambios en los métodos de compra que procuran mayor eficiencia en los establecidos en las empresas.AUDITORÍA OPERATIVA recomendable elabora algún tipo de diagrama de flujo que muestra secuencia de la operación.

Adecuación y calidad de la contabilidad de costos. Factores limitantes de la producción. 9. Objetivo La auditoría operativa de producción. Costos de los productos 8. Claridad y adecuación de los objetivos de la operación de producción. para señalar fallas o puntos débiles y recomendar modificaciones que tiendan a incrementar la eficacia operativa. 11. Calidad de los productos. 80 LIC. los métodos de trabajo. GUSTAVO GIL . operar y controlar la producción. 4. 5..Estudio de la información obtenida para sugerir cambios en los procedimientos que puedan mejorar la eficiencia en el área de compras. Eficacia del personal de producción. Adecuación y calidad de los métodos de trabajo para planear. 7. 3. manual de procedimientos e instructiva que regulen las operaciones de compra. Adecuación y claridad de la organización que desarrolle la operación de producción. 10.Revisión de la forma en uso. Etc. Claridad y adecuación de las políticas de producción. tiene por objetivo el examen de las actividades que comprende esta operación. Productividad de la planta. como la de cualquier otra operación. Algunos aspectos importantes a examinar son: 1. ENFOQUE DE LA AUDITORÍA OPERATIVA EN EL ÁREA DE PRODUCCIÓN 1. 2.AUDITORÍA OPERATIVA 10.. 6.

La función de control de producción La función de control de producción en manufactura. 4. c) Capacidad de producción. los requisitos reglamentarios. etc. 3. en que departamentos.AUDITORÍA OPERATIVA 2. puede ser comprobada a la función que realiza el titiritero. está influenciado por las necesidades del cliente. La planeación de la producción consiste en determinar lo que se va a producir. c) Variaciones. GUSTAVO GIL . De la misma manera el departamento de manufactura de un negocio produce el producto. etc. Los efectos de un programa inadecuado de control de calidad son obvios: devoluciones. que cantidades. Control de costos de producción. la competencia y el orgullo que el fabricante tenga en su producto. 80 LIC. en que fechas. etc. pérdidas de futuras ventas. a) Control presupuestario. pero es controlado por el departamento de control de producción. 5. Planeación de la producción. b) Disponibilidad de materia prima. d) Capacidad de almacenamiento. a pesar de que los títeres son en realidad el espectáculo. en que máquinas. el titiritero es el que mueve los hilos necesarios para activarlos. b) Sistema de costos. Control de calidad El grado de calidad que se desee en un producto. reproceso excesivo. Algunos de los elementos básicos a considerar son: a) Demanda del producto en el mercado.

a) Estudio en la información disponible sobre la producción en la rama industrial a la que pertenece la empresa en: • • • Libros o revistas. 1. GR informe a los accionistas) 80 LIC.AUDITORÍA OPERATIVA GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA OPERATIVA DE PRODUCCIÓN. (V. Familiarizarse con la empresa y la operación de producción en la misma y en el mismo ramo. Informes de cámaras y asociaciones. Informaciones de la competencia. GUSTAVO GIL .

Este examen debe desarrollarse con una técnica indagatoria metódica reflexionando sobre: a) ¿Qué se hace. Sistema de seguridad e higiene industrial. Las instalaciones. • • • Expedientes de auditorías. 2. la operación de producción y en la empresa en general: • • • • Organigramas. d) Visita a la planta con objeto de conocer: • • • Los productos. Informes de ejercicios del presupuesto. cómo y con qué? 80 LIC. análisis de variaciones. cuándo. Informes de costos. GUSTAVO GIL . o informes específicos de los directivos de la empresa sobre los problemas y marchas de la producción.AUDITORÍA OPERATIVA b) Estado de la información disponible en la empresa. y en caso de costos estándar. dónde. Examen de los datos y hechos investigados con espíritu crítico para determinar la situación sujeta a mejoría y hacer recomendaciones. c) Estudio de la información previa disponible. Archivos permanentes. Manuales de normas. políticas de la organización y métodos. estados financieros. quién. si la hubiera. Informes y cartas de recomendaciones o sugerencias.

AUDITORÍA OPERATIVA b) ¿Por qué lo anterior? c) ¿Qué cosa podría hacerse al respecto? d) ¿Qué debería hacerse al respecto para lograr óptimos resultados? Los pasos a) y b) se refieren a la interpretación de la información obtenida y los pasos c) y d) representan la parte creativa de la auditoría operativa ya que es donde se crean soluciones generales a las deficiencias observadas y se recomienda las más adecuadas. GUSTAVO GIL . actividad o parte de una actividad. ENFOQUE DE AUDITORÍA OPERATIVA EN EL ÁREA DE PERSONAL 80 LIC. En esta guía se habla siempre de recomendaciones generales porque no debe confundirse la auditoría operativa con la organización de una operación.

cuando esto es reconocido por la gerencia de alto nivel. 80 LIC. La empresa debe tener políticas definidas en cuanto a: - Reclutamiento del personal Contratación Administración de sueldos – Adiestramientos Reemplazos capacitación - 3. la gerencia de alto nivel obtiene una imagen más clara de la compañía de cómo funciona realmente.. Es el punto inicial para una auditoría operativa.-Administración del personal. 2. Cuando la auditoría operativa las identifica y las reporta.Objetivo La evaluación de la función de personal corresponde la crítica de las políticas y procedimientos que se siguen en relación a la administración del mismo del mismo dentro de la empresa. En cualquier organización.AUDITORÍA OPERATIVA 1. El organigrama de la organización es un medio gráfico de mostrar las asignaciones y los títulos administrativos se emplea también para mostrar las relaciones entre las funciones.La gráfica de organización. Con mayor frecuencia las relaciones se desarrollan muy aparte de las que se indican formalmente en la grafica de organización. la responsabilidad tiende a fluir hacia la persona más capaz y experimentada. GUSTAVO GIL .. se otorgan promociones y se hacen cambios de títulos y generalmente se cambian la estructura orgánica. Los sistemas más formales y periódicos de informe de control siguen la estructura de la organización.

Tiempo ocioso y ausentismo. Vacaciones. Tiempo extra.AUDITORÍA OPERATIVA 4. 80 LIC.-Coordinación Debe existir una adecuada coordinación entre el departamento de personal y los departamentos de operación en cuanto a: • • Programación del uso de personal Determinación de la políticas de personal 5.. Encuesta.La función de personal a) Contratación del personal requerido y autorizado b) Fijación de la política de sueldos y salarios la personal contratado c) Registro del personal d) Reportes mensuales de: • • • • • Rotación de personal. GUSTAVO GIL .

GUSTAVO GIL . Adecuación de las políticas y procedimientos establecidos para: a) Reclutar el personal más capacitado en el mercado de mano de obra. Desarrollo dentro de la propia empresa a sus diferentes niveles directivos. Permitir al trabajador oportunidad de realizarse personalmente. d) Mantener un programa de adiestramiento que permita a los obreros y empleados de la empresa un desarrollo al máximo de su capacidad a fin de : I. Adecuación de las políticas y su ejecución en cuanto a: a) Horas de trabajo 80 LIC. II. b) Contratar el personal con la asignación de un sueldo justo que garantice su estancia en la empresa. c) Promover una administración de sueldos que permita al personal contratado un progreso adecuado y una retribución justa al empleado haciendo más eficiente. 2.AUDITORÍA OPERATIVA GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA OPERATIVA DE PERSONAL Un programa para la revisión operativa de función de personal deberá incluir puntos que proporciona un auditor información que le permite hacer un estudio crítico de los siguientes aspectos: 1.

etc. servicios médicos. jubilaciones.) i) Deducciones de salarios j) Vacaciones de méritos k) Honorarios l) Actividades recreativas m) Reglamento de seguridad n) Premios o) Publicación de la empresa p) Tableros de boletines q) Planes de sugerencias r) Consejeros personales 3. asignación de autoridad y responsabilidad y conocimiento por parte 80 LIC. Estudio y crítica de la estructura de la organización de la empresa que permita una adecuada coordinación de personal.AUDITORÍA OPERATIVA b) Retardos c) Ausentismo d) Vacaciones e) Pago de salarios f) Pago de horas extras g) Pago de días festivos h) Prestaciones (seguro de grupos. 4. GUSTAVO GIL . cafetería. Estacionamiento. Estudio y críticas del sistema de información que permita una oportuna y adecuada planeación de la contratación de personal.

Función de finanzas Algunas personas encuentran dificultades para distinguir lo que es contabilidad y lo que es finanzas. Sin embargo el fin primario de la función de la contabilidad es generar información siendo el fin primario de la función finanzas el análisis de esa información para ser usada en la toma de decisiones.AUDITORÍA OPERATIVA del personal y sus funciones (este estudio podría realizarse también en cada función o dentro del estudio de eficiencia operacional general) 5. la misma terminología y los mismos estados o registros financieros son usados. acción que permita comparar las cualidades originalmente previstas del personal y la realización práctica de su trabajo. Objetivos La auditoría operativa de la función financiera. GUSTAVO GIL . Ellos observan que. en cuanto a su alcance puede ser: 1. Total 2. ENFOQUE DE AUDITORÍA OPERATIVA EN EL ÁREA FINANCIERA 1. Estudio y críticas del sistema de captación de información. Parcial 80 LIC. 2. tanto contabilidad como finanzas.

En el segundo caso más práctico anula la desventaja apuntada en el párrafo anterior. la revisión se encaminará a comprobar el cumplimiento de los objetivos particulares de cada etapa del proceso administrativo. se podrán dar dos tipos de enfoques a esta revisión: En la función de las etapas del proceso administrativo: revisión de la planeación. GUSTAVO GIL . En el primer caso. En función de la estructura de organización de la función: dirección. organización. lo cual dificultaría el trabajo del auditor. por ejemplo. presupuesto y auditoría. contabilidad. podrá abarcar labores de planeación y dirección o control. Este procedimiento presenta el inconveniente de que en muchas ocasiones no son plenamente identificables tales etapas ya que un departamento o inclusive un puesto. dirección y control financiero.1 Administración de efectivos 80 LIC. etc. el cual podrá referirse a una sub-función o departamento determinado o bien a todas las áreas que integran la administración financiera de la empresa. complementado con el estudio de la organización financiera se considera que es el que permite la mayor objetividad y facilita en la revisión.AUDITORÍA OPERATIVA 3. El auditor deberá precisar anticipadamente el tipo de revisión a efectuar. Áreas que comprenden la función de finanzas La función de finanzas dentro de una empresa puede ser comparada a la función de tesorería y comprende las siguientes áreas. 3. este procedimiento. se partirá de lo general hacia lo particular. En términos generales. mencionadas en forma enunciativa y no de importancia: • • • • • Administración de efectivos Créditos Administración de cobranzas Control de inventarios Inversiones permanentes 3.

AUDITORÍA OPERATIVA

• • •

Presupuesto de efectivos: indica la cantidad de fondos que serán necesarios mes por mes o semana por semana, y es una de las herramientas más importantes de la función finanzas. Descuentos de efectivos: es una reducción en el precio basado dentro de un periodo específico. Cash Flow (pronóstico de efectivo)

3.2 Crédito Normas: • • • • • • • • • • • Solvencia normal. Solvencia económica. Capacidad de pago. Autosuficiencia en cuanto a liquidez. Aprovechamiento de inversiones en los recursos del tipo permanente. Que el plazo pactado sea adecuado para lograr la generación de fondos de operación. Capacidad y experiencia. Ubicación. Competencia en el mercado del ramo. Calidad de los productos que vende o fabrica Análisis del riesgo de crédito • • Del tipo de riesgo Del grado de riesgo

Determinaciones:

• Eliminación de arreglos especiales • Desarrollar procedimientos de cobranza que reduzcan el riesgo de incobrabilidad Capital • Situación financiera en general.

Otorgamiento de crédito • • • Datos generales. Antecedentes. Reputación.

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AUDITORÍA OPERATIVA

• • • •

Capacitación de información relativa al negocio. Posición financiera. Destino del crédito. Pronóstico de caja.

Fuentes de información Internas: Solicitud de crédito, entrevista Externa: Información de terceros, estudios financieros 3.2 Administración de cobranza Objetivos: • • • • • • • • Deudas por cobrar Con rapidez Conservar buena imagen ante el cliente Volumen de ventas a crédito Curva de ventas Reglas para limitar créditos Termino de ventas y políticas de créditos Políticas de administración de cobranzas

Las determinantes más importantes del nivel de cuentas por cobrar son:

Métodos de cobranza para: Particulares: • • • • • Ventas de volumen Ventas de equipo Ventas de volumen Ventas de equipo Ventas de servicio

Gobierno: dificultad en el trámite

3.3 Control de inventarios

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Para evaluar el nivel de materias primas, el autor debe considerar aspectos tales como: producción anticipada, producción de temporada, fuentes de abastecimiento con el factor básico que influye en el nivel de productos terminados que el auditor de operaciones debe tomar en cuenta es la coordinación entre la producción y ventas. El gerente financiero puede estimular las ventas a través de cambiar los términos de crédito y permitiendo créditos a clientes marginales, pero ya sea las mercancías (productos terminados) permanezcan registrados en libros, ya sea como inventarios, o como cuentas por cobrar, la empresa tiene que financiar la: Administración de inventarios: • • • • • • • Punto de nivel óptimo. Momento de compra. Máximos y mínimos. Atender una demanda. Lograr un objetivo de ventas y utilidades. Promover la eficiencia en la fabricación. Obtener las condiciones adecuadas en las compras.

Objetivos al conservar un inventario:

Eficiencia en manejo de inventarios: • • • • • • • Costos de mantenimiento Recursos requeridos Costos de administración y almacenamiento Transporte Seguros Obsolescencia Cantidad requerida por producto

3.4 Inversiones Objetivos El auditor debe tener como objetivo básico en esta área: asegurarse que las inversiones en activos de carácter permanentes estén apoyadas en estudios económicos y financieros que justifiquen la propia inversión en función de su costo y el rendimiento que se espera obtener de la misma.
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Obtener esquemas de organización Lista de funcionarios responsables de todas las áreas Determinación general de los objetivos a. De la dirección b. 3.AUDITORÍA OPERATIVA Fases que cubre el control de inversiones. GUSTAVO GIL . 2. De cada uno de los departamentos o secciones 80 LIC. • • • • Autorización original Programación Limite de aprobación Justificación económica GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA OPERATIVA DE FINANZAS Aspectos generales de la función: 1.

GUSTAVO GIL . ¿a largo plazo? ¿Cuántos años? 2. Evaluar de acuerdo a la magnitud de la empresa si la organización presta planes a corto plazo y a largo plazo. ¿Personal de otras funciones? b. ¿Quiénes intervienen en su formulación? a. ¿Existe un presupuesto de inversiones de capital? a. descripción de flujos Distribución de formas Manuales de funcionamiento y de operaciones Descripción de flujos Distribución de formas Sistema de contabilidad general de costos Información periódica y constante a la administración Auditoría interna Otros controles Presupuestos 1. ¿Existe un presupuesto de operaciones? 80 LIC. ¿Son flexibles? a. ¿Qué áreas de la empresa cubren? ¿Son todas? 3.AUDITORÍA OPERATIVA 4. Sistema de presupuesto • Adecuada Separación de funciones • • • • • • • • • • Limitación de responsabilidad Unidad de mando. acordes a los objetivos de la función y de la empresa. ¿Personal de finanzas? 4. ¿Se ajustan periódicamente? b. ¿Concuerda con los objetivos generales de la empresa? b. ¿Prevé las fuentes del financiamiento? 6. ¿Qué bases se toman? 5. ¿Con que frecuencia? c. ¿a corto plazo? ¿Por qué periódico? b. ¿Qué tipo de presupuesto se formulan? a.

¿El equipo con el que cuenta. Sistemas y equipos a. ¿A quienes se reportan las desviaciones? Contabilidad general 1. ¿Se prevén fuentes alternativas de fondos en los casos de insuficiencia? d. ¿Se cuenta con instrucciones para su manejo? ¿Actualizado? d. ¿Cubre todos los aspectos que afectan el flujo de archivo? • • • • Ventas al contado Cobranzas Costos de operaciones Pagos b. ¿Permite el sistema rapidez en el registro? d. Si se cuenta con equipo electrónico: ¿Es adecuada la programación? LIC. Si no se cuenta con equipo electrónico: ¿Es posible su utilización? ¿Es costeable? f. ¿Quién la hace? d. ¿Cubre todas las áreas de operación de la empresa? 7. ¿Se adapta el sistema a la información requerida? c.AUDITORÍA OPERATIVA a. ¿Está actualizado? b. se adapta a al sistema y volumen de operaciones? e. ¿Con qué periodicidad? b. ¿Existe un presupuesto de caja? a. ¿Permite obtener información completa y precisa? c. ¿Cuál es el margen de seguridad para el efectivo? 8. ¿Existe un catalogo de cuentas en uso? a. GUSTAVO GIL 80 . ¿Qué investigación se hacen de las investigaciones? c. ¿Se comparan los presupuestos con los importes reales? a. ¿Están debidamente difundidos entre el personal encargado del registro de las operaciones? 2. ¿Recibe de contabilidad información previa y oportuna a todas las operaciones realizadas? b. ¿Con qué periodicidad se determinan las necesidades de efectivos? c.

¿Las bases son utilizadas para la fijación de los estimados o estándares? k. en función al servicio prestado y a la capacidad de la empresa? 3. ¿Se envían a las personas adecuadas? h.AUDITORÍA OPERATIVA ¿Cubre todas las áreas posibles de utilización? ¿Es costeable. GUSTAVO GIL . ¿Con qué oportunidad? ¿Hay atrasos? d. ¿Su distribución es adecuada? 4. ¿Con qué oportunidad? 7. ¿Se elabora informes periódicos respecto a lo anterior? a. ¿Se preparan pensando en las personas a quien van dirigidas? i. ¿Son comparables con presupuestos? ¿Con que otros datos? f. ¿Con qué periodicidad? b. ¿Qué informes se preparan? b. ¿Costos unitarios por productos o por líneas? c. ¿Incluyen información completa? ¿Demasiados datos? e. Proporciona el sistema información relativa a: a. ¿Sirven de base para la toma de decisiones? g. ¿Se informa utilizando un criterio “por excepción”? j. ¿Costos fijos o variables? d. ¿Volúmenes de producción? 6. ¿Contienen todos los datos? c. ¿Se pueden fusionar con alguna otra forma? d. ¿Costos totales por períodos? b. ¿Con qué periodicidad? c. ¿Se puede suprimir? e. Información a. ¿Las bases son de aplicación de gastos indirectos? 5. ¿Se investigan las variables en relación a los estimados o estándares? Impuestos ¿Cuáles impuestos gravan a la empresa? ¿Se consideran para efectos de presupuesto? ¿Se aprovechan las ventajas fiscales? ¿Cuáles? ¿Hay posibilidades de excepciones o subsidios? ¿Existe un programa formal de planeación final? 80 LIC. Formas utilizadas a. ¿Son prácticas naturales? b.

constituye la herramienta principal del auditor en ese aspecto. ENFOQUE DE LA AUDITORÍA OPERATIVA EN EL ÁREA GERENCIAL 1. y su comparación con otras empresas. tendencias. Función de gerencia La función gerencial es una apreciación que tiene varios enfoques. ¿Qué tipos de informes se elaboran? g. Revisión de cartera al cobro d.AUDITORÍA OPERATIVA ¿Existe una persona en el departamento que vigila el adecuado cumplimiento de las obligaciones fiscales? ¿Hay una adecuada revisión de la información proporcionada a los auditores fiscales? ¿La política tributaria es determinante en el nivel y estructura de la inversión? Auditoría interna ¿Existe un departamento o sección de auditoría interna? ¿A quién reporta? ¿Se cuenta con un programa que cubra. numerosos autores están de acuerdo que incluye los procesos administrativos siguientes: a) Fijar los objetivos b) Proveer c) Dirigir d) Coordinar 80 LIC. tanto del giro como de otros tipos. al menos los siguientes aspectos? a. Revisión de documentos en cuanto a requisitos internos y fiscales e. etc. Revisión del cumplimiento de las obligaciones fiscales f.. ¿Se efectúan auditorías operativas? Auditorías externas ¿Se practica auditoría de estados financieros de la empresa por un contador público independiente? ¿Se estudian y/o implementan las sugerencias del auditor independiente? Estructura y políticas financieras La revisión de la estructura financiera se basa en el análisis o interpretación de estados financieros. Revisión de saldos de todo el catalogo de cuentas. al menos una vez al año b. GUSTAVO GIL . Supervisión y evaluación sobre toma de inventarios c. rotaciones. ¿Se vigila la corrección o atención de las desviaciones encontradas? h. el uso de razones.

estará destinado a cumplir los objetivos predeterminados en función de la política adoptada. La gerencia como primer paso. en forma coordinada. Si los objetivos y políticas no aparecen claramente definidas. 3. mirar de antemano hacia los objetivos propuestos. La política es la decisión que adopta el funcionario de más alta jerarquía y los funcionarios de más alto nivel dentro de cada jerarquía. Fijación de objetivos y políticas Generalmente los objetivos vienen expresados por disposiciones legales y su cumplimiento constituye la esencia misma de las empresas. Ellos deben explicar claramente las metas y ubicarlas dentro de un tiempo. sin la cual seria imposible hacer planes. Todo plan implica metas a cumplirse. no habrá una meta en que basar la orientación del trabajo y cuando se desconocen las metas a cumplir. 4. Concepto de previsión Implica la idea de ciertas anticipaciones de acontecimientos y situaciones futuras. GUSTAVO GIL . Todo plan por muy pequeño o extenso que sea. los elementos indispensables que permitan el logro de los objetivos de la empresa. Para hacer previsiones se requiere: a) Determinar objetivos o fines que se requieren. es decir fijar el fin que se persigue de acuerdo a las necesidades. de allí que los objetivos deben definirse claramente. Dirección La dirección es aquel factor de la administración en la que se logra la realización efectiva de todo lo planeado por las decisiones gerenciales directamente o por delegación. la situación se torna totalmente confusa. para proveer a los planes. deberá prever.AUDITORÍA OPERATIVA e) Controlar 2. c) Coordinar los distintos recursos con diversas alternativas de ejecución que nos permita escoger algunas de ellas como nuestra base. Los principios fundamentales de la dirección son: 80 LIC. las metas constituyen los objetivos básicos de la empresa. b) Investigar factores positivos y negativos que nos ayuda o limitan en la búsqueda de los objetivos. lugar y cifras.

II. ningún control. entrevistas. III. informes. ningún plan. con mayos eficiencia. conferencias. el gerente debe tener una visión amplia del funcionamiento de su empresa y podrá emplear como medio de coordinación. III. II. cuya aplicación le permitirá cumplir con su cometido: I.AUDITORÍA OPERATIVA I. la captación de políticas. experiencias y la toma de decisiones para ser ejecutadas. que es un proceso en virtud de cual se contribuye a la mejor ejecución de los trabajos. Estudiar la eficiencia de la comunicación Seguir el curso de la comunicación. mientras no se da una decisión. pues significa establecer relaciones entre varias partes de una actividad o empresas. las comunicaciones orales y escritas. etc. hechos. reuniones. para forzar la meta a buscar que sean beneficiosas para ambas partes. el logro de la cooperación con los demás y hacer que las ideas e instrucciones se entiendan con claridad. Principios de impersonalidad de mando. Comprender lo que se desea comunicar. La toma de decisiones permite escoger entre una o más alternativas aquellas que ofrezcan más ventajas. 5. La comunicaron tiene etapas. para alcanzar el objetivo o meta propuesta. IV. ningún sistema de organización tiene efecto. para lo cual es necesario una buena comunicación. La toma de decisiones gerenciales. visitas. con la finalidad de que unan sus esfuerzos para lograr una meta común. es la unificación de un ambiente de confianza recíproca entre todos. Se podrá decir que todos los demás principios están contenidos en la coordinación. Principios de aprovechamiento del conflicto. Principios de la coordinación. se basa en la intuición. debe ser: oportunamente transmitidas a sus destinatarios. unificándolos. para conseguir que las disposiciones generales sean mejores obedecidas. con fines constructivos. economía y efectividad. boletines. Coordinación La coordinación ordena y organiza los esfuerzos de varios individuos. acción de interés. la unión de todas las actividades para alcanzar el desarrollo del plan. Transmitir eficazmente. Para alcanzar ese principio. 80 LIC. La forma de decisiones es la llave final de todo proceso administrativo. GUSTAVO GIL .

determinen las causas y efectos. II. IV. y medir rendimientos. Identificación de los factores claves a ser controlados para el logro de los resultados. sino cooperativo. se requiere como mínimo los siguientes requisitos: I. se miden los resultados actuales y pasados en relación con lo previsto. En el control. ayudante y consejero para sus subordinados. Para que el control sea más efectivo. no será autoritario. Especificación de las bases para el establecimiento de normas de rendimiento. ni autócrata. III. GUSTAVO GIL . mejorar y programar nuevos planes. Implementación de una infraestructura de información que identifique los resultados. El gerente (jefe de la entidad) al ejercer las funciones de control. en que tiempo y porque se desea. Otros instrumentos de control que pueden señalarse son los siguientes: • • • • Informes Estadísticas Presupuesto Costos 80 LIC. debiendo ser el gerente en este concepto un educador. con el fin de corregirlo. Un instrumento muy importante en el control gerencial. conocer que parte de una actividad se esta cumpliendo y cual no. que tiende a convertir el cumplimiento en lo normal y las desviaciones de los planes en lo excepcional: los controles versaran sobre esto último exclusivamente. Su propósito es determinar las deficiencias. de qué modo. El control permite asegurarse de una óptima ejecución.AUDITORÍA OPERATIVA 6. y al señalar errores lo hará con el propósito de rectificarlos y evitar que se cometan nuevamente. ya sea en forma total o parcial. Control Es verificar si todo se desarrolla de conformidad con el plan adoptado. las instrucciones emitidas y los principios establecidos. Definición y acumulación de la información para previa explotación de las mismas. es el “principio de excepción”. de acuerdo a las áreas de responsabilidad. o al menos principalmente. con el objeto de corregirlas y recomendar cuales son más convenientes de corregirlas y evitar que se repitan. señale las tendencias e identifique resultados.

Sociabilidad y educación. GUSTAVO GIL . Entereza. para expresar sus opiniones con integridad. Capacidad profesional. subalternos y los de su mismo nivel. pero debe dársele la importancia que tiene. 7. Modestia. Superación. para cubrir sin alterarse y reaccionar a forma ecuánime y a ajustada a la realidad. para poseer y aplicar sus conocimientos profesionales relacionados al puesto que desempeña. Imparcialidad y justicia. efectividad y economía) de las metas u objetivos. para hábilmente crear soluciones a pesar de las limitaciones. Ingenio. Serenidad y tacto. Control para verificar el exacto cumplimiento de sus disposiciones. etc. Aspecto intelectual: • • • • Inteligencia y juicio. 80 LIC. para expresarse concisa y claramente tanto por escrito como en forma oral.AUDITORÍA OPERATIVA • • Plan Volumen (calidad y cantidad) de los trabajos realizados. b. Cualidades generales que deben reunir un gerente a) Aspecto personal: • • • • • • • • • Comprensión. para adquirir conocimientos. que le permita atender e interpretar un punto de vista correcto de los demás. para participar correctamente en reuniones. a fin de conocer con certeza la marcha (eficiencia. actuando con desenvoltura. para actuar y trabajar sin ostentación ni personalismo. descuide la atención a las demás actividades El control no debe realizarse con tal énfasis que administrativas. Lealtad. para mantenerse firme y fiel a sus principios y normas de su empresa. sinceridad y firmeza. cordialidad y don de gestos. para incrementar su capacidad profesional y mejorar sus cualidades personales. a sus superiores. razonar con lógica y tomas de decisiones prácticas y metódicas. conceptos o ideas rápidamente. Cultura general. para apreciar con objetividad ecuanimidad y equidad las situaciones que tiene que resolver. o las que haya impartido el directorio (alta dirección).

No existe patrón idéntico para ser seguido en cualquier auditoría. Salud y aptitud para el cargo y vigor físico. para incrementar su capacidad profesional para que el desempeño de sus funciones con responsabilidad. Salud y aptitud para ser expuesto. flexibilidad y facultad de innovar. no debería existir. para conducirse de acuerdo con las normas morales y de ética profesional. GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA OPERATIVA GERENCAL 1. y de hecho. 80 LIC. imaginación y criterio que le permita actuar con capacidad de concepción y reflexión. para trabajar con energía y entusiasmo. Moralidad y honradez. Esta guía ha sido elaborada para documentar las diferentes claves que son los fundamentos del examen. para ser puntual o constante en el desempeño de su puesto. Inteligencia. GUSTAVO GIL . para actuar por convicción y sin necesidad de control. dentro y fuera de la empresa. responsabilidad y autoridad las funciones que se le han sido asignadas. para tener un rendimiento prolongado y eficiente. que le permita desarrollar con eficiencia. se debe tener en cuenta que simplemente es una guía y no un programa detallado de auditoría. que le permita resistir la fatiga física y mental. Responsabilidad. Ética profesional. para pueda actuar en situaciones de complejidad y mayor alcance. Puntualidad. para actuar con honradez y moral. Experiencia. y capacidad para trabajar en cualquier dependencia de la empresa. para usar racionalmente los recursos que dispone. lucidez.AUDITORÍA OPERATIVA • • • • • Condiciones de administrador. c. Personalidad y carácter. para actuar en sus decisiones superando los obstáculos que se le presenten. Espíritu de superación y empresa. Aspecto profesional • • • • • • • Conocimiento. Introducción Al aplicar esta lista de verificación.

IV.AUDITORÍA OPERATIVA Esta guía. productividad. Han sido establecidos en términos positivos. ¿Ha determinado las áreas claves donde la empresa debe producir resultados positivos? (rentabilidad. programas o proyectos. por las razones expuestas está sujeta a ser modificada y/o complementada. Objetivos En este rubro hay que tener en cuenta algunos aspectos importantes como: I.) II. en vez de actividades. Reflejar las políticas de la empresa. GUSTAVO GIL . Cubren todas las áreas claves. 2. ¿Ha precisado en qué áreas claves debe invertir su tiempo y los recursos disponibles? ¿Se a fijado los objetivos generales y los objetivos específicos?` ¿Ha tenido en cuenta para la determinación de objetivos los siguientes criterios? • • • • • • V. La presente guía tiene como propósito desarrollar una lista de verificación para la evaluación de control general. diversificación. que pueden tener incidencias sobre el éxito de la empresa. servirán como base para determinar los procedimientos a seguirse durante el curso del examen y ayudarían al auditor a preparar su programa de auditoría para las distintas áreas y actividades de la empresa. ¿Se han determinado prioridades en la formulación de objetivos? 80 LIC. innovación. Han sido establecidos en términos de resultados finales. Son factibles de alcanzar. recursos humanos. así mismo debe emplearse esta guía conjuntamente con cuestionarios específicos que incluyan preguntas dirigidas directas y específicamente a la actividad que se revisa. etc. III. Ha sido difundido por escrito y en forma precisa y clara. recursos materiales. utilizando conjuntamente los dos listados.

VIII. IV. fechas. VII. II.¿Oralmente? . ¿Tiene la empresa un plan anual operativo? ¿Tiene también un plan operativo a largo plazo? ¿Tiene los proyectos y programas detallados? ¿Participan todos los niveles de supervisión en el planeamiento? ¿Conoce la gerencia este plan? ¿Conocen todos los empleados de la empresa este plan? ¿Se mide el rendimiento actual en relación a la planificación? ¿Se comunica cualquier cambio en el plan? ¿Se hacen frecuentes cambios en el plan? ¿Contiene el plan unidades de medida tales como: costo. lugar y cifras? ¿Se informa periódicamente sobre sus logros? En caso de no lograr los objetivos estas se verifican: • Con la gerencia . Planteamiento I. V. GUSTAVO GIL . IX. X.¿Por escrito? X. 3. VIII. VII. ¿Se ha decidido los métodos que deben emplearse para la consecución de los objetivos? ¿Se identifica su tiempo. VI. Organización I. II. Entre el gerente y sus subalternos. IX. III. XI. etc. números de empleados.? ¿Se preparan informes de avance en compararon con el plan? 4. ¿Tiene algunos problemas de personal? ¿Está satisfecho con la calidad del personal de su empresa? 80 LIC.AUDITORÍA OPERATIVA VI. Existe un acuerdo general con respecto a los objetivos. • • Entre el gerente y el director.

¿Han rotado cada servidor que depende del gerente general. ¿Existe demasiado personal o demasiados funcionarios que dependen del gerente general? XVII. XII. Midiendo su trabajo. VI. ¿Conocen los trabajadores estas oportunidades? ¿Existe algún problema de cambios frecuentes de personal? ¿Dentro de los dos o tres últimos años se ha prohibido al personal estar fuera de la sede central de la empresa? XIV. ¿Saben los empleados que son evaluados? ¿Se mide el rendimiento en forma periódica? ¿Se revisa el resultado de la evaluación con el trabajador? ¿Existen descripciones de cargos para cada puesto? ¿Existen adecuado alcance de oportunidades? • • ¿Dentro de la empresa? ¿Fuera de la empresa? XI. IV. V.AUDITORÍA OPERATIVA III. por lo menos una vez en los últimos tres años? XIX. Control I. IX. ¿Se ha definido por escrito el papel de la empresa bajo revisión? ¿Existe un acuerdo mutuo entre el gerente y el director? Se ha especificado como se va a medir el rendimiento de la empresa en términos de: 80 LIC. además de la estructura adecuada y de los recursos humanos y financieros para hacerlo funcionar con los métodos y sistemas. II. VIII. X. modificado. GUSTAVO GIL . ¿Está dotada la empresa. a través de los cuales deberían desarrollarse las funciones de la empresa? 5. VII. ¿Se ha cambiado. Por otros métodos. ¿Existe una estructura orgánica de la empresa? XV. III. ¿Conocen los trabajadores esta estructura orgánica? XVI. ¿Tiene la empresa algún programa de entrenamiento en las diferentes áreas de la empresa? ¿Se motiva a los trabajadores a seguir cursos de capacitación? ¿Cómo se mide el rendimiento de los trabajadores? • • • Por objetivos. complementado o revisado la estructura orgánica en los últimos dos años? XVIII. XIII.

6. Se ha priorizado los objetivos de acuerdo a su importancia. Su función en términos amplios. Señalan los objetivos. Por escrito. 2. tiempo. GUSTAVO GIL . Rendimiento programado Logro de objetivos Se han establecido por escrito normas o niveles de rendimiento aceptables en las áreas señaladas en el ítem 5. se ha especificado el papel de la empresa. Recibe informes periódicos que muestran y comparan los logros con el plan operativo. Ahorro en costos (economía) Quejas del cliente. Las políticas de control 80 LIC. lugar y cantidades. parcial o totalmente. Responsabilidad y auditoría general. Especifica este papel: 1. Ha revisado y probado el plan anual de operaciones de la empresa. Criterio personal aplicado. Se ha hecho anteriormente alguna auditoría. principales. revisión o evaluación de las actividades de la empresa. Han sido establecido por escrito los objetivos específicos de la empresa. Numero de personal. Recuperación de gastos operativos.AUDITORÍA OPERATIVA • • • • • • • • • • • • • • • Cumplimiento presupuestario. Verbalmente 2. Se reporta periódicamente el logro de los objetivos. • • • • • • • Esta satisfecho el gerente con el rendimiento del objetivo. Coordinación con otras dependencias o áreas. Se revisa con el directorio la falta de cumplimiento de los objetivos: 1. limitaciones. Existe áreas en particular o problemas dentro de la empresa donde el gerente general desearía que se concentren más los esfuerzos de auditoría.

o reemplazan con otra • • • • • • • ¿tiene la empresa políticas por escrito? ¿Se organiza esta en un manual? ¿Están las políticas actualizadas? ¿se verifica su cumplimiento? ¿Se distribuyen entre los trabajadores? ¿Están claramente escritas? ¿Está el formato estandarizado? 7. actúan para asegurarse que determinados objetivos y metas se cumplan. Los procedimientos en el control El procedimiento es un documento que explica la forma de proceder y trabajar para llevar a cabo las políticas: • • • • • • • ¿Tiene la empresa procedimientos por escrito? ¿Se originan estos en un manual? ¿Están actualizados? ¿Se verifica su cumplimiento? ¿Existen procedimientos por escrito para cada política? ¿Se distribuyen los procedimientos a los trabajadores? ¿Está el formato estandarizado? 8.AUDITORÍA OPERATIVA Una política es una guía para llevar a cabo una acción con el objeto de lograr los objetivos. es por medio de ciertas normas que puede hacer mejor su trabajo. 80 LIC. que pueden considerarse básicos: • La gerencia debe establecer normas para su personal de trabajadores. Son efectivas desde su establecimiento hasta su anulación. Hay significativos números de controles que se deben aplicar en una empresa pudiendo citarse a continuación algunos de ellos. Algunas reglas de control El control es la función de más preocupación del auditor. Los controles no operan sin sustentación. GUSTAVO GIL . por cuya razón debe conocer a fondo determinadas reglas de control que las relacionará con los objetivos y metas de la empresa.

El gerente debe poner en conocimiento de sus trabajadores las necesidades y los procedimientos empleados en los diferentes niveles de la empresa. GUSTAVO GIL . De una manera general el control gerencial puede resumirse en las siguientes expresiones: Usar continuamente la supervisión y la retroalimentación para mejorar la ejecución mediante acciones correctivas. FIN ¡¡¡ 80 LIC. El gerente debe estar informado de los que hace cada uno de los trabajadores de la empresa. Se debe establecer prioridades para nuevos trabajos. Cada actividad debe tomar un presupuesto y un camino a seguir. debiendo los trabajadores reportarse en función a ambas. En forma periódica el gerente y sus supervisores deben hacer el seguimiento para luego verificar si las actividades se han realizado se acuerdo a los procedimientos establecidos.AUDITORÍA OPERATIVA • • • • • • • La gerencia debe evaluar a su personal en función a normas establecidas. Las actividades pendientes a evaluarse y las deficiencias deben darse a conocer recomendando su posible medida correctiva.

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