P. 1
Auditoria Operativa Ok

Auditoria Operativa Ok

4.0

|Views: 2.746|Likes:
Publicado porE Comercial Adm

More info:

Published by: E Comercial Adm on Apr 25, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

08/03/2015

pdf

text

original

AUDITORÍA OPERATIVA

UNIDAD Nº 1 AUDITORIA – INTRODUCCIÓN 1.1. AUDITORÍA.- El vocablo “auditoría” fue asimilado al idioma castellano luego de su amplia y profunda difusión en el idioma inglés. Deriva etimológicamente del vocablo latín “Audire” que significa “Oír”. Definición de Auditoría.- Una auditoría trata de la revisión, análisis y evaluación de las diferentes operaciones o procedimientos establecidos dentro de una organización o actividad, con la finalidad de determinar si se están ejecutando de acuerdo a los criterios establecidos, para luego comunicar los resultados a las personas interesadas. 1.2. AUDITORÍA FINANCIERA.- Definiciones: “La auditoría financiera, es el examen de los libros, comprobantes y otros documentos que sustenten los estados financieros de una entidad, efectuado para que el auditor formule su dictamen sobre la situación financiera, los resultados de sus operaciones y su conformidad con las disposiciones vigentes”. “La auditoría financiera, se puede definir como el examen realizado por un auditor acerca de la evidencia con que las cuentas finales de ingresos o el balance general de una organización han sido preparados, para cerciorarse de que presentan una visión fiel y clara de las transacciones resumidas del periodo en revisión del estado financiero de la organización en la fecha tope, permitiendo al auditor informar formulando su dictamen”. “La auditoría financiera, es un examen sistemático de los estados financieros, registro y transacciones relacionadas para determinar la adherencia a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, a las políticas de dirección o a los requerimientos establecidos”. “La auditoría financiera es un examen a los estados financieros de una entidad a una fecha determinada de acuerdo a las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (N.A.G.A.) con el propósito de emitir una opinión profesional independiente de que si esos estados financieros bajo examen, presentan o no

80

LIC. GUSTAVO GIL

AUDITORÍA OPERATIVA

razonablemente la situación financiera y patrimonial de dicha entidad, de conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (P.C.G.A.)”. 1.3. NORMAS DE AUDITORIA GENERALMENTE ACEPTADAS (N.A.G.A.).- Las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, son criterios o lineamientos básicos que nos indican cómo debe practicarse la auditoría financiera y se clasifican en tres grupos: 1. Normas Personales. 2. Normas relativas a la realización del trabajo. 3. Normas relativas al dictamen. 1.3.1 Normas Personales.- El Auditor debe: a) Ser una persona que teniendo título profesional o universitario oficialmente reconocido o la habilitación oficial correspondiente, tenga entrenamiento técnico y capacidad profesional para ejercer la auditoria. b) Realizar sus trabajos y preparar su informe con cuidado y diligencia profesional. c) Mantenerse en una posición de independencia a fin de garantizar la imparcialidad y objetividad de sus juicios. 1.3.2 Normas relativas a la realización del trabajo.- El trabajo de auditoría debe comprender: a) Una adecuada planeación y supervisión de los colaboradores. b) Un estudio y evaluación adecuados del sistema de control interno vigente en la entidad examinada, para determinar la naturaleza, tensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría a aplicar. c) La obtención, mediante la aplicación de procedimientos de auditoría, de evidencias y comprobatoria válida y suficiente. 1.3.3 Normas relativas al dictamen.a) Siempre que el nombre de un profesional queda asociado con estados contables, deberá expresar de manera clara e inequívoca la naturaleza de su relación con tales estados. Si practicó un examen de

80

LIC. GUSTAVO GIL

AUDITORÍA OPERATIVA

ellos, el auditor deberá manifestar de modo expreso y claro el carácter de su examen, su alcance y el grado de responsabilidad que asume. b) El auditor debe aclarar si en su opinión los estados examinados presentan razonablemente la situación y los resultados de las operaciones de la entidad, conforme a Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y si los mismos se aplicaron uniformemente respecto al ejercicio anterior. c) Salvo expresa indicación en contrario por parte del auditor considerará que él estima que las declaraciones informales que contienen los estados contables son razonablemente adecuadas. d) Cuando el auditor se considere obligado a presentar limitaciones o excepciones a algunas de las afirmaciones genéricas, su dictamen deberá expresarlo de modo claro e inequívoco, manifestar a cual de tales afirmaciones genéricas se refiere al indicar los motivos y la trascendencia o importancia de la salvedad en relaciones con los estados contables considerados en conjuntos. En su caso podrá llegar a abstenerse de expresar opiniones o emitir una opinión negativa. e) Cuando el auditor considere no estar en condiciones de expresar una opinión profesional respecto a los estados contables, tomados en conjuntos, debe declararlo así de manera explícita, aún cuando después de tal declaración podrá hacer los comentarios parciales que considere prudente. 1.4. CONCEPTO DE DICTAMEN.- El dictamen sobre los estados financieros, es el informe escrito mediante el cual un auditor independiente, fundado en el examen de los mismos y practicado de acuerdo con Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, emite su opinión o expresa que se abstiene de opinar sobre dichos estados de acuerdo con estas normas. 1.5. TIPOS DE DICTAMEN.- A continuación se señalan los tipos de opinión: a) Opinión sin salvedades.- Declara que los estados financieros presentan razonablemente, en todo aspecto significativo, la situación financiera y patrimonial y los resultados de las operaciones de la entidad.

80

LIC. GUSTAVO GIL

excepto por los efectos del asunto o asuntos a los que se refiere la salvedad. Nuestra responsabilidad.AUDITORÍA OPERATIVA b) Opinión con salvedades. y los correspondientes estados de ganancias y perdidas. en todo aspecto significativo. en todo aspecto significativo.. la situación financiera y patrimonial y los resultados de las operaciones de la entidad. MODELO TRADICIONAL DE DICTAMEN ESTÁNDAR DE UNA AUDITORÍA DE ESTADOS FINANCIEROS Dictamen del auditor independiente: Lugar y fecha Señores Al directorio Compañía X Hemos examinado el balance general de la compañía X al 31 de diciembre del 20XX.. la situación financiera y patrimonial y los resultados de las operaciones de la entidad.Declare que los estados financieros no presentan razonablemente.Declara que. GUSTAVO GIL . es expresar una opinión sobre estos estados financieros basados en nuestra auditoría.Declara que el auditor no expresa una opinión sobre los estados financieros. d) Abstención de opinión. c) Opinión adversa. Estos estados financieros son responsabilidad de la gerencia de la compañía. 80 LIC. de cambio en el patrimonio y de flujo de efectivo por el año terminado en esa fecha.. Efectuamos nuestro examen de acuerdo con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas. que se acompañan. los estados financieros presentan razonablemente.6. Estas normas requieren que planifiquemos y ejecutemos la auditoría para obtener razonable seguridad respecto a si los estados financieros están libres de presentaciones incorrectas significativas. 1.

“La auditoría interna es una actividad independiente. Razón social del auditor Firma y nombre del socio responsable de los auditores y matricula profesional. evidencias que sustenten los importes y revelaciones en los estados financieros. 1. Es un control general que funciona mediante la medición y evaluación de la efectividad de otros controles”. “La auditoría interna es la evaluación independiente de las diversas operaciones y sistemas de control dentro de una organización. sistemático y profesional de las operaciones financieras y/o administrativas efectuadas con posterioridad a su ejecución como un servicio a la gerencia por personal de una unidad de auditoría interna completamente independiente de dichas operaciones. Contribuye a que una organización alcance sus 80 LIC. los cambios en su patrimonio neto y su flujo de efectivo por el año terminado en esa fecha. para la revisión de operaciones de contabilidad. los resultados de sus operaciones. una auditoría también incluye evaluar los principios de contabilidad utilizados y las estimaciones significativas hechas por la gerencia. es una actividad de evaluación independiente dentro de una organización. financiera y otras. conclusiones y recomendaciones”. GUSTAVO GIL . “La auditoría interna es el examen objetivo. de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. AUDITORÍA INTERNA. diseñada para agregar valores y optimizar la operación de una organización. la situación patrimonial y financiera de la compañía X al 31 de diciembre de 20XX. a fin de determinar si las políticas y procedimientos establecidos son aplicados”. como base de servicio a la dirección. con la finalidad de verificarlas.Definiciones: “La auditoría interna.7. Consideramos que nuestro examen proporciona una base razonable para nuestra opinión. sobre una base de pruebas. objetiva y de consultoría. En nuestra opinión los estados financieros antes mencionados presentan razonablemente.. en todo aspecto significativo. evaluarlas y elaborar un informe que contenga comentarios.AUDITORÍA OPERATIVA Una auditoría incluye examinar. así como también evaluar la presentación de los estados financieros en su conjunto.

d) Generar e implementar recomendaciones pare fortalecer los controles internos existentes o para sugerir otros nuevos. como ser de sus actividades. para garantizar su cumplimiento. g) Realizar trabajos de auditoria en el nivel de dirección que asegurara una medida efectiva de corrección. i) Determinar por intermedio de revisiones.El alcance de la auditoría interna incluye entre otros aspectos.8. instrucciones. Entre los objetivos específicos de la auditoría interna podemos citar los siguientes: a) Dedicarse. para determinar si el mismo está operando en forma efectiva y eficiente. a las áreas o sectores de mayor exposición y riesgo y no concentrarse en las áreas fuertes. control y dirección”. b) Evaluar permanentemente e independientemente el control interno. GUSTAVO GIL . políticas. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA INTERNA. 80 LIC. planes. normas. c) Determinar el grado de confiabilidad y utilidad de la información procesada como base para la toma de decisiones. procedimientos. lo siguiente: La revisión. j) Vigilar que todos los funcionarios de la organización cumplan con lo establecido en los manuales. que fueron aprobadas por la dirección superior..9.. leyes.El objetivo general de la auditoría interna consiste en la cooperación de todos los miembros de la organización en el desempeño activo de sus funciones y responsabilidades. h) Establecer y asegurar que las cuentas presentadas son correctas y perfectamente expuestas. e) Proporcionar servicio y asesoramiento a los ejecutivos en la toma de decisiones. exámenes. f) Reducir los problemas de las auditorias anuales superando un plan o programa con los auditores externos. 1. etc. esto con el propósito de lograr el cumplimiento de los objetivos formulados. 1.AUDITORÍA OPERATIVA objetivos al proveer un enfoque disciplinado y sistemático para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos. procesos. que todos los procesos operativos se están llevando a cabo de una manera eficiente y económica y con la adecuada organización y administración. análisis y evaluación de todos los sistemas establecidos en la organización. ALCANCE DE LA AUDITORÍA INTERNA. investigaciones o estudios.

cambian de manera rápida y permanente. que tiene su sede en los Estadas Unidos.El Instituto de Auditores Internos (I. en resumen se refieren a los cinco siguientes grandes tópicos de la auditoría interna: 100 200 300 400 500 Normas relativas a la independencia Normas relativas a la idoneidad profesional del departamento de auditoría y del auditor interna..).A.10.11. 100 Normas Relativas a la Independencia.EP. conocimientos. determinando si todos los componentes de la organización los ejecutan y los cumplen. requiriéndose cada día un mayor profesionalismo. aplicación de la tecnología informática.. mediante la realización de auditorias.Los auditores internos deben ser independientes de las actividades que auditan: 80 LIC. promoción y participación en los procesos de autoevaluación del control. ROL DEL PROFESIONAL EN AUDITORÍA INTERNA... en la evaluación y manejo de riesgos. GUSTAVO GIL .I. De manera general se espera que los auditores. Normas relativas a la administración del departamento de auditoría interna. Por lo tanto los profesionales que practican la auditoría interna. promotores del cambio. mide e intenta representar la forma como debería practicarse la auditoría interna. capacidad técnica y habilidades adecuadas para satisfacer los requerimientos de la empresa actual. Estas normas N. Normas relativas a la ejecución de la labor de auditoría.P.). deben cambiar en todo orden de cosas para hacerle frente al entorno actual. 1. definiéndolas como criterios a través de las cuales se evalúa. calidad y protección medioambiental y prestación de servicios de consultorías.I.A.AUDITORÍA OPERATIVA estándares y reglamentos. NORMAS O CRITERIOS PARA EL EJERCICIO PROFESIONAL DE LA AUDITORÍA INTERNA. emitió las Normas para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna (N. una organización profesional.I. estén capacitados pare proporcionar servicios orientados a agregar valor a las operaciones.E.A.Los ambientes en los cuales los auditores deben ejecutar sus actividades. 1. Normas relativas al alcance de las labores.

El departamento de auditoría interna debe asegurarse que las auditorías internas estén debidamente supervisadas. 210 Procedimiento de reclutamiento. de modo que puedan lograr la cooperación de los auditados y realizar su trabajo sin interferencias.. 200 Normas Relativas a la idoneidad profesional del departamento de auditoria y del auditor...Los auditores internos deben mantener su competencia técnica a través de la capacitación continua..AUDITORÍA OPERATIVA 110 Ubicación Orgánica.La ubicación orgánica del departamento de auditoría interna debe ser suficiente para permitir el logro de sus responsabilidades de auditoría. 240 Cumplimiento de la norma de conducta. habilidades y disciplinas. 250 Conocimientos. 80 LIC.Los auditores internos deben poseer los conocimientos.. Los auditores internos deben tener el apoyo de la dirección superior y del directorio. habilidades y disciplinas necesarias pare llevar a cabo sus responsabilidades de auditorias.Los auditores internos deben actuar con objetividad al efectuar las auditorías.El departamento de auditoría interna debe poseer u obtener los conocimientos. habilidades y disciplinas esenciales para efectuar la auditoría interna.El departamento de auditoria interna debe asegurarse de que la idoneidad técnica y los antecedentes educacionales de los auditores internos son apropiados para las auditorias que efectuarán. 220 Conocimientos.Los auditores internos deben cumplir con las normas profesionales de conducta... 120 Objetividad. 260 Relaciones humanas y comunicaciones. habilidades y disciplinas..Los auditores internos deben poseer cualidades para tratar con la gente y comunicar efectivamente.Las auditorías deben ser efectuadas con pericia y con el debido cuidado profesional.. 230 Supervisión. GUSTAVO GIL . 270 Capacitación continua.

Los auditores internos deben evaluar la economía y eficiencia de la utilización de los recursos. 350 Logros de objetivos y metas de operaciones o programas.. la comunicación de los resultados y el seguimiento. 330 Salvaguardia de los activos. 320 Cumplimiento de políticas..El alcance de la auditoria interna debe abarcar el examen y evaluación del sistema de control interno de la organización y la calidad de la ejecución de las labores asignadas.. leyes y reglamentos qua podrían tener un impacto significativo en las operaciones e informaciones y determinar si la organización los cumple.Los auditores internos deben revisar las operaciones o programas para determinar si los resultados son consistentes con los objetivos y metas establecidos y si se llevan a cabo dichas operaciones o programas según lo planeado. verificar la existencia de dichos activos.Los auditores internos deben revisar los sistemas establecidos para asegurar el cumplimiento de las políticas. procedimientos. 310 Confiabilidad e integridad de la información. procedimientos.Los auditores internos deben revisar las medidas de salvaguardia de los activos y en lo que fuera apropiado. el examen y evaluación de la información. GUSTAVO GIL .. 80 LIC.. planes.. medir. 300 Normas relativas al alcance de las labores..La labor de auditoría debe incluir: su planificación. clasificar y comunicar dicha información. planes.. 400 Normas relativas a la ejecución de la labor de auditoría.Los auditores internos deben revisar la confiabilidad e integridad de la información financiera y operacional y las medidas utilizadas para identificar.. 340 Utilización económica y eficiente de recursos.AUDITORÍA OPERATIVA 280 Debido cuidado profesional. leyes y reglamentos. 410 Planificación de la auditoría.Los auditores internos deben planificar cada auditoría.Los auditores internos deben ejercer el debido cuidado profesional al efectuar las auditorias internas.

Los auditores internos deben obtener. para asegurarse que se han tomado las acciones apropiadas.AUDITORÍA OPERATIVA 420 Examen y evaluación de la información. interpretar y documentar la información..El director de auditoría interna debe administrar debidamente el departamento de auditoría interna.El director de auditoría interna debe coordinar los esfuerzos de auditoría interna y externa. 440 Seguimiento.Los auditores internos deben efectuar el seguimiento de los hallazgos de auditoría que se hubieren informado. 530 Políticas y procedimientos. 560 Garantías de calidad. de autoridad y responsabilidad del departamento de auditoría interna.El director de auditoría interna debe establecer un programa para seleccionar y desarrollar los recursos humanos del departamento de auditoría interna. 500 Normas relativas a la administración del departamento de auditoría interna..El director de auditoría interna debe establecer y mantener un programa que asegure la calidad para evaluar las operaciones del departamento de auditoría interna. autoridad y responsabilidad. para apoyar los resultados de la auditoría. 540 Administración y desarrollo del personal. GUSTAVO GIL .... analizar..El director de auditoría interna debe tener una declaración de propósitos. 80 LIC.El director de auditoría interna debe establecer por escrito políticas y procedimientos para guiar al personal de auditoría.. 520 Planificación. 430 Comunicación de los resultados.. 510 Propósito.El director de auditoría interna debe preparar los planes necesarios para llevar a cabo las actividades de la unidad de auditoría interna.Los auditores internos deben informar los resultados de su labor. 550 Los auditores externos...

posteriormente su objetivo fue más profesional. 80 LIC. 2. con el propósito de evaluar e informar sobre la utilización. Durante los últimos años se han utilizado denominaciones para identificar el alcance y características de este tipo de auditoría. se considera que el término más adecuado es el de “Auditoría Operativa” ó “Auditoría Operacional”. “Auditoría Administrativa”. “Auditoría Gerencial”.1. de sus recursos y el logro de sus objetivos”. sino condiciones especiales que le permitan cumplir a cabalidad su importante misión. de manera económica y eficiente. por cuanto significa la evaluación de las “Operaciones” ó “Procedimientos Operativos” integrales que realiza una entidad.. por lo que se utilizan como sinónimos. De todas las expresiones formuladas. “Auditoría de Rendimientos”. AUDITORÍA OPERATIVA. actividades o segmentos operativa de una entidad pública o privada. son empleados de una manera similar al término “Auditoría Operativa”. como es el de determinar y dar fe pública sobre la presentación razonable de la información y documentación de los entes.AUDITORÍA OPERATIVA UNIDAD Nº 2 AUDITORIA OPERATIVA Con el paso del tiempo el proceso de la auditoría ha ido evolucionando en cuanto a su objetivo. GUSTAVO GIL . “Auditoría de Gestión”. Ante esta responsabilidad el auditor operativo no solo debe reunir las condiciones propias de los auditores tradicionales. de acción y dinámica. la auditoría de cumplimientos. De acuerdo a la concepción moderna. cuyo objetivo principal es el de prestar a la administración una ayuda o apoyo que requiere la entidad para lograr eficiencia. ya que en sus orígenes el objetivo de esta disciplina era primordialmente el de detectar y divulgar fraudes. que a su vez incorporo dentro de sus procedimientos. en efecto términos como: “Auditoría Integral”.Definiciones: “La auditoría operativa consiste en la realización de exámenes estructurados de programa de acción. el auditor operacional es el individuo de orientación general o administrativa que pertenece al equipo asesor de la alta dirección. todas estas expresiones son bien conocidas por los auditores. organizaciones. eficacia y economía en sus operaciones.

“La auditoría operativa es el examen y evaluación realizados en una entidad para establecer el grado de efectividad y economía de planificación..El auditor nunca debe dejar de ser objetivo e independiente. debe buscar todas las evidencias posibles para tener un buen juicio. 2. La auditoría operativa debe ser: • • • Crítica. lo que trajo como consecuencia que la gerencia o las personas que conforman la alta dirección. organización. efectividad y economía en sus operaciones”. Sistemática. con tener una opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros y la eficacia del control interno. se hicieron cada vez más grandes y complejas. organización.El auditor no debe aceptar solamente lo que se le presenta. tanto en lo económico como en lo personal.. es una disciplina de control para evaluar la efectividad de los procedimiento operativos y los controles internos”. así como su planificación. sino que tuvo necesidad de conocer las diferencias 80 LIC. Es por esta razón que surge la auditoría operacional. controles. dirección y control interno”. debido al aumento de la población y a las necesidades cambiantes de la misma que requiere más y nuevos productos y servicios. “La auditoría operacionales es un examen objetivo de la gestión financiera y operativa de una entidad. “La auditoría operativa. ya no conformándose tan solo esta. IMPORTANCIA DE LA AUDITORÍA OPERATIVA. perdiendo de esa manera la facultad de poder controlar directamente y conocer la marcha de estas entidades. sistemas.AUDITORÍA OPERATIVA “La auditoría operativa es el examen y evaluación realizados de una entidad para establecer el grado de eficacia y eficiencia en la implementación de las normas que dictan los sistemas administrativos de apoyo. con la finalidad de prestar un servicio de carácter gerencial. Imparcial.. GUSTAVO GIL .Con el devenir de los tiempos.Porque se debe elaborar un plan para lograr los objetivos de la auditoría. su entorno. dirección y control administrativo interno”.2. actividades y procesos y se orienta a identificar oportunidades de mejoras o cambio con el propósito de lograr eficiencia. organización. las empresas tanto privadas como públicas.. se vieran obligados a hacer más amplia la delegación de autoridad y responsabilidad en diversos niveles jerárquicos de las organizaciones. programas.

De forma más específica indicamos algunos de los beneficios obtenidos por la organización o entidad: a) Calidad en la planificación y en el establecimiento de las metas y objetivos. GUSTAVO GIL . fraudes y malversaciones de fondos y otra irregularidades.3. h) Evolución de la confiabilidad y utilización de la información gerencial. barata y mejor de hacer las cosas. creativo y con gran dosis de migración y sentido común. 2. La importancia que va adquiriendo la auditoría operativa. c) Calidad de los informes gerenciales internos sobre el progreso de los proyectos. BENEFICIOS DE LA AUDITORÍA OPERATIVA. mediante la optimización de la eficacia y la eficiencia de los procesos. dejando al olvido la imagen del auditor que sólo se concentraba a la revisión de cuentas y a determinar los responsables de desfalcos.AUDITORÍA OPERATIVA o debilidades existentes que atentan contra la eficiencia. b) Claridad y efectividad de las responsabilidades y facultades asignadas en lo que concierne a ejecutar los planes y programas acordados. l) Identificación de alternativas de acción. g) Evaluación del cumplimiento de objetivos y procedimientos organizacionales. k) Identificación de áreas que contribuyen a un posible aumento de ganancias y/o reducción de costos. que pudiesen evaluar la ejecución y valorizar los resultados obtenidos. la ejecución de los programas operativos y de forma permanente se benefician de las recomendaciones que realiza el auditor operativo. dentro de sus procesos y los mismos cuentan con el respaldo de la alta dirección.Cuando en una entidad implementan programas de auditoría operacional. se obtiene un efecto saludable en cuanto a la presentación de los planes programáticos. f) Evaluación independiente y objetiva de operaciones especificas. convirtiéndose en un elemento pensante. e) Identificación de criterios para la medición del logro de los objetivos organizacionales. a fin de buscar la manera más rápida. a parte de los conocimientos profesionales y técnicos requeridos para ejercer en mejor forma sus funciones. i) Agilidad en la ejecución de los procesos y monitoreo permanente de los mismos. 80 LIC. d) Mejoramiento de los resultados. efectividad y economía. j) Identificación de las áreas criticas y de las causas que las originan..

− Comprobación de la efectividad del sistema de información en sus aspectos básicos. producción.El alcance de la auditoría operativa es variable y puede aplicarse a toda la organización o sólo a algunas de sus partes. nóminas. inventarios.AUDITORÍA OPERATIVA 2. − Estudio del sistema de formulación. etc. − Análisis del sistema o metodología de planificación y orientación de objetivos y metas.. − Examen de las relaciones externas y/o factores que puedan incidir en la gestión. se podría fijar su alcance para varios años o por periodos cortos que abarquen algunas semanas solamente. − Examinar con énfasis los mecanismos utilizados para lograr precios justos y razonables en la contratación de obras y servicios y en las adquisiciones. ALCANCE DE LA AUDITORÍA OPERATIVA. − Evaluación de las políticas que sirven de parámetro a la planeación y ejecución de actividades. − Evaluación de la idoneidad del personal. Respecto al periodo. compras. a los distintos niveles. − Verificación de las normas del control interno típico del área financiera (tesorería. incluyendo la confiabilidad de los estados contables. actividades o dependencias.4. Esta característica ha hecho que se describa a este auditorio como una “auditoría de alcance variable”. aplicable al sector en operación bajo examen y verificar que las mismas se cumplan.…). GUSTAVO GIL . y racionalización de la nómina. − Análisis de la estructura organizativa. delegación de autoridad.… − Análisis del sistema de retroalimentación utilizado por la gerencia para evaluar su gestión y aplicar correctivos. etc. − Verificación del cumplimiento de metas y objetivos mediante evidencias fehacientes incluyendo el control respectivo directo. − Observación y evaluación de prácticas y procedimientos operacionales. Además la auditoría operacional debe considerar los siguientes aspectos: 80 LIC. asignación de responsabilidades. Una auditoría operativa puede abarcar las siguientes tareas: − Estudio o análisis de las normativas legal y administrativa. ejecución y control presupuestario. − Análisis y comparación de datos estadísticos sobre costos. ganancias.

Económicos...Se refiere principalmente al marco económico general.La estructura social. el modelo de organización y sus organizaciones sociales. Demografía.. ideológicos. tales como el sistema tributario.. realizan operaciones con su entorno y lógicamente son afectadas por los cambios que se producen en los mismos.. Político. el nivel de inversión en recursos físicos y las características económicas de los consumidores..Relacionado con el tipo de recursos humanos.. edad. Tecnológicos. su cantidad. cantidad y disponibilidad de los recursos con que cuenta la región y el país. tanto como profesional y el entretenimiento técnico. la política fiscal.Constituye el ambiente político en el que la sociedad y las empresas desarrollan sus actividades.. 80 LIC.. El entorno tiene la característica de cambiar de manera permanente y a un ritmo cada vez más acelerado. sexo y distribución geográfica.AUDITORÍA OPERATIVA − El Entorno Empresarial.Que significa el grado y la calidad de educación que tiene la población. por lo que la empresa debe acomodase de manera constante a esta dinámica.Identificación de los aspectos en los que opera la empresa y que básicamente son: • • • • • • • • Cultural.Que constituye el nivel de adelanto científico y tecnológico alcanzado por la sociedad.Relativos al tipo. valores y normas sociales. laboral y otros..que comprende los antecedentes históricos.Es el marco legal en el que se desenvuelven las actividades de las empresas. Educacional.Permite establecer los fines previstos en la fecha de su constitución. Legal. formación. Recursos Naturales. se mantienen a las fecha y son congruentes con sus fines actuales.. • Sociológicos. Las empresas por sus características especificas. GUSTAVO GIL . − El marco legal de la Constitución de la Empresa. al sistema financiero.

examinar debilidades aparentes.5. mística. informar de las condiciones observadas. El modelo de gestión empresarial.. región.. ganas. materiales y tiempo) deben aplicarse principalmente a las situaciones.Estudiar y determinar el grado de influencia que la empresa tiene en el medio (país. la cultura empresarial. política de seguridad industrial.Se debe realizar una evaluación de los posibles efectos de la normativa ambiental. procesos. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL. La auditoría operacional integral se debe basar en examen y evaluación de las siguientes cuestiones específicas: 80 LIC. el sistema de información gerencial y los procesos gerenciales. características del transporte y accesos a servicios públicos. como ser clima. Como se menciono el alcance el alcance de la evaluación podrá ser selectivo y exhaustivo de acuerdo con un programa anual de revisiones o los requerimientos formulados por la empresa.Estudiar y analizar las características sociológicas del personal de la empresa.La auditoría operacional tiene por objetivo poner a prueba el funcionamiento de los sistemas implementados en la empresa. Sin embargo siempre se deben considerar la política básica de auditoría operacional que se anuncia en la siguiente forma: “los esfuerzos de los recursos de auditoría (humanos. motivación. actividades.…).Estudiar y evaluar la estrategia.. para evitar la contaminación del medio ambiente. etc. sacar conclusiones y formular recomendaciones. áreas.. − − − Las condiciones económicas en las que opera la empresa.. los mercados y el posicionamiento que tiene la empresa y el modelo de organización reflejada en su estructura organizativa. 2. mejoramiento o cambios. Las características sociológicas del personal de la empresa. − El impacto ambiental. etc. considerando el propósito de prestar la mejor la mejor ayuda posible al descargo de responsabilidades de la alta administración de la entidad”.. Se pone énfasis en identificar problemas presuntos u observados que requieren corrección.Estudiar y evaluar las características del medio geográfico. características de los mercados de consumo. la calidad de los recursos que utiliza. regulaciones y otros. GUSTAVO GIL . etc…en la que el examen rinda el mejor resultado.AUDITORÍA OPERATIVA − El impacto del marco geográfico en las actividades de la empresa. fuente de aprovisionamiento de insumos.

− Si los recursos operativos. GUSTAVO GIL 80 . sea cual fuere la descripción o denominación que se refiere a la función de la auditoria operacional.. es lograr mejoras o cambios en el futuro funcionamiento operativo de la empresa. 2.6. Por lo tanto para evitar en su caso atenuar. El objetivo principal. eficiencia y economía. eficiente y económica. No se realizaran con ninguna conclusión preconcebida y no tendrá por objeto a ninguna unidad operativa o persona especifica. procesos o programas están alcanzando sus objetivos previstos. se obtuvieron de manera efectiva. procesos y programas. − Que todos los hallazgos.AUDITORÍA OPERATIVA − Si las actividades. FILOSOFÍA DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL. − Que se hará todo lo posible por establecer una relación operativa de trabajo con los funcionarios de las unidades involucradas.La auditoria operacional tiene por finalidad prestar un servicio a la administración identificando las debilidades y deficiencias operativas y recomendando mejoras o cambios. Que la auditoría operacional se pondrá énfasis en un análisis objetivo. normalmente se la considera como investigación o inspección que busca comprobar deficiencias en las operaciones y en quienes las realizan. − Si el sistema de información gerencial. − Que en los informes de auditoría los resultados que se expones sean equilibrados. así como también las áreas en las cuales se evidencio deficiencia o debilidades respecto de las previsiones originales. Entre otros medios de fomentar una colaboración y entendimiento pleno de las metas y LIC. financieros y de inversiones están aplicando de manera apropiada y se ejecutan con efectividad. − Si el sistema de control interno implementado. permite el logro de los objetivos empresariales. cumplen con las características de un buen sistema de información. afectados o participantes en todas las auditorias operacionales. financieros y de la revisión para la ejecución de las actividades. en el sentido de que se hará todo lo posible por identificar las áreas en las cuales se han alcanzado éxitos. Lamentablemente. − Si el origen de los operativos. conclusiones y recomendaciones se basaran en hechos evidenciados y no en apariciones o suposiciones. esta connotación negativa se debería tratar de divulgar y aplicar la siguiente filosofía: − − Que las auditorías operativas sean emprendidas con carácter evaluativo y no investigativo.

políticas y procedimientos y otra que se obtiene de los empleados mediante entrevistas.. 80 LIC. evaluar. consiste en evaluar la eficiencia y eficacia de la organización.Es la más crítica del proceso. por diferentes y reconocidos autores. El objetivo general por lo tanto.. En esta etapa se acumulan las pruebas y datos necesarios para dar validez al informe final. se debería adoptar una política de “puerta abierta”. 2. LA METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA OPERATIVA.Este método sostiene que “la auditoría operativa abarca una gama de procedimientos. Este enfoque incluye las siguientes etapas: 1. o bien a ciertas normas o directrices que gozan de aceptación general en la compañía”. GUSTAVO GIL .AUDITORÍA OPERATIVA metodologías de cada auditoria.Consiste en la acumulación de datos informativos relacionados con los sectores definidos enb el alcance..Tanto el personal superior como el personal como el personal que lleva a cabo la auditoria deben estar totalmente de acuerdo en cuanto al alcance general que incluirá una evaluación detallada de cada aspecto operativo de la organización.Se debe formular un plan de acción a fin de llevar la misión. de forma breve los mencionamos a continuación: a) Método propuesto por Alexander Hamilton Institute. 2. Recopilación de datos y actualización de la documentación. en virtud de la cual ponga a prueba el programa de auditorías detalladas y el método que proyecta utilizar y los cuestionarios y otras de técnicas de recolección de datos objetivos.. Se propone analizar. presentes en todos los tipos y tamaños de empresas.. Investigación y análisis.Se reconoce la existencia de varios enfoques básicos por la realización de este tipo de auditoría.. Preparación y Organización. Planificación. políticas y enfoques. métodos de evaluación. Los funcionamientos de la empresa deben tener una participación activa en la evaluación. Los datos se obtienen de la correspondencia. Definición del alcance del proyecto. El plan señala las etapas a seguir y calcula el tiempo requerido para cumplir cada etapa. examinar y calificar la actuación de la firma con relación en una serie de normas prefijadas. los que asignan preponderancia a determinados elementos de la administración.7. 4. Algunos de los principales enfoques y criterios para la realización de este tipo de auditoría que se han emitido en los últimos años. 3.

aunque las interpretaciones que se deriven no deben tomarse como conclusiones definitivas. que será el proceso de combinar diferentes elementos. en el que se detallan los diferentes pasos a seguir. etc.Comprende la tarea de integrar un numero de elementos que el auditor administrativo debe tener presente aun durante el análisis preliminar.El cuidado y minuciosidad con que se elabore el análisis determinara el valor de la auditoría. Planeación de la auditoría.. Con el objetivo de formar un criterio sobre el campo de trabajo. Informe. organigramas. tener una idea global y usaría como base para la siguiente etapa. de otra forma se vería mas tarde en dificultades. Informe final. GUSTAVO GIL . Análisis y Evaluación de la información obtenida.. 2. lista de comprobación. que es el medio para guiar al auditor administrativo y sus ayudantes.La base para elaborar el informe final de auditoría en forma adecuada es: En primer lugar determinar ¿Quién lo va a leer? Y ¿Qué uso va a tener?. Estudio preliminar... Investigación y Examen. 5. es preparar una síntesis. etc.La implantación de las recomendaciones formuladas por el auditor es tan importante como cualquiera de las etapas anteriores. manuales. una relación detallada de las conclusiones principales y un examen de las opciones con que cuenta la administración superior para eliminar los elementos del problema existente.AUDITORÍA OPERATIVA 5.Este enfoque sostiene que la tarea de la auditoría consiste en determinar las ineficiencias existentes.Consiste en la síntesis del trabajo realizado.Se realiza esta etapa basándose en revisiones someras. Una fase de esta etapa comprende el programa de auditoría. b) Método propuesto por Joaquín Rodríguez Valencia.. la descripción del alcance del proyecto. ya que constituye el 80 LIC. ósea la división por elementos. 3.… análisis y a las recomendaciones de la auditoría que se realicen. La finalidad del análisis. observación de diagramas de flujos.Mediante entrevistas. El auditor deberá cerciorarse de obtener la información correcta y suficiente para dar apoyo confiable a todo el 4.. ya que tienen que estar relacionadas con otras inferencias y tal vez hasta haya que reformularlas por alguna razón. elevar soluciones y prestar colaboración a la empresa para su efectivización. en segundo lugar ¿Cómo va a estructurarse este? 6. entrevistas no profundas... cuestionario. Implantación de las recomendaciones. Para el efecto propuso la siguiente metodología: 1.

Informe de auditorio LIC. Interpretación y Síntesis 3. para resolver los problemas que originaron la aplicación de la auditoria administrativa. Planeamiento de la investigación 2.. GUSTAVO GIL 80 . Además existen otros enfoques que los resumimos a continuación: c) Método de William P. Evaluación e) Método propuesto por Fernando Hernández Rodríguez.Para el cumplimiento de los objetivos propone la siguiente metodología: 1. Revisión y prueba de control operativo 4. Análisis preliminar 2. Trabajo preliminar 2.AUDITORÍA OPERATIVA momento en las medidas del mejoramiento administrativo propuesto deben ponerse en vigor. Análisis. Formulación del informe 5. Análisis de datos 4. Leonard. Examen y prueba detallada del control operativo 5.Este método se efectúa aplicando las siguientes etapas: 1. Preparación del informe d) Método propuesto por Luis Fernando Valeriano Ortiz.. Revisión de la legislación 3. Implementación e implantación 6. Recopilación de datos 3..Para su realización formula una propuesta que se apoya en los métodos de investigación científica y comprende la ejecución de las siguientes etapas: 1.

. porque los resultados y todo aquello que merecerá ser comunicado a los destinatarios del informe. Como todo trabajo de auditoría esta fase requiere.…. operación. principalmente desfavorable. Informe 2. para la realización de una auditoría operativa. GUSTAVO GIL . A pesar de que no existe uniformidad de criterio entre los diferentes autores. lo más rápidamente posible.. la preparación de un Memorándum de Planificación. Auditoría o diagnóstico preliminar. en cualquiera de los puntos de la gestión operativa de la empresa.AUDITORÍA OPERATIVA f) Método propuesto por Rubén Oscar Rusenas. En definitiva. función. 2.Los propósitos de esta fase son los de identificar las “condiciones” favorables o desfavorables.8. determinando si la situación amerita acción correctiva o no. está constituido por cuatro fases que mencionamos como modelo a continuación: 1. previa a su realización.. La palabra “hallazgos” tiene relación con el verbo “hallar” que es sinónimo 80 LIC. y que sirva para fines de planificación de la auditoria de la siguiente fase. consideramos que el esquema metodológico sobre el cual existe mayor acuerdo y que se adecua a las necesidades de una auditoria operacional. etc. Evaluación 4.Para el cumplimiento de los objetivos de la auditoría operativa. Desarrollo de hallazgos de auditoría. EL PROCESO DE LA AUDITORÍA OPERATIVA. 3. Examen y evaluación de áreas críticas. los propósitos de esta fase son los de la auditoría operativa misma.Es el proceso más importante de la auditoría operativa. en cuanto al enfoque o método a utilizar en la realización de una auditoría operativa.. la metodología básica comprende la ejecución de determinadas fases que cumplidas progresivamente llevan al auditor fases que permiten el suficiente conocimiento de las actividades examinadas que conduzcan a la emisión del informe correspondiente. Verificación 3.. los pasos a ejecutar son: 1.El propósito de esta fase es básicamente obtener información de los aspectos más importante del área.Cualquiera que sea él o los enfoques ó métodos seleccionados. Conocimiento 2. actividad. proporcionando una base firme para la redacción del informe de auditoría.

LA AUDITORÍA OPERATIVA A CARGO DE AUDITORES INTERNOS Y AUDITORES EXTERNOS. GUSTAVO GIL ..El hecho de ser parte de la organización constituye para el auditor interno una ventaja pues conoce la operativa de la entidad y la realización de la auditoría preliminar evidentemente se reduce en su alcance. análisis. en tal sentido esta muy interrelacionadas.AUDITORÍA OPERATIVA “encontrar”. ya que entre ellas existe una dependencia de causa a efecto. manteniendo con mucha flexibilidad el orden expuesto dentro del esquema total.9. es decir. actividad.. más bien como componentes de un todo. lo que. debido a que está en posesión de antecedentes e información referida a aspectos beneficiosos que sea su propia unidad de auditoría interna la que efectúe el examen y evaluación de las operaciones administrativas. cuyo conocimiento se considera de interés y utilidad para determinadas personas y respecto del cual pueden formular recomendaciones.El propósito de esta fase es el de comunicar resultados obtenidos. Las fases citadas anteriormente no deben ser consideradas como partes independientes entre sí. 2. 4. Adicionalmente. su presencia permanente en la empresa le permite y facilita la ejecución del seguimiento de las recomendaciones propuestas de su informe. es el resultado de recopilación. Comunicación de resultados. mediante un informe que contenga entre otras cosas las conclusiones y recomendaciones de auditoría puestas en conocimiento de la empresa o entidad con carácter oficial. nuevamente contribuye a incrementar la eficiencia de su servicio.Una de las razones más importantes que puede motivar cambios en el modelo propuesto. unidad. el esquema de la metodología podría modificarse así: 80 LIC.. una es deducible de la otra. síntesis y evolución de información pertinente a un sistema... operación. etc. En consecuencia. para el proceso de la auditoría operacional tiene relación con el tipo de auditor que realiza el examen: Sobre el particular se admiten dos modalidades: a) Auditoría operacional a cargo de auditores internos. proceso.

AUDITORÍA OPERATIVA 1. Contratos de servicios 3. Auditoría o diagnostico preliminar 2. Desarrollo de hallazgos 5. etc. donde se condiciona la ejecución de la fase Examen y Evaluación de Áreas Criticas. Examen y evaluación de áreas críticas 4. En el caso de los auditores externos pertenecientes a la Contraloría General de la República o entidades que realizan servicios de evaluación. Desarrollo de hallazgos 3. restricciones. la metodología que sigan comprenderá la ejecución de la siguiente fase: 1. salvo situaciones en contrario o que el seguimiento sea asignado a los auditores internos. LIC. Cuando los auditorías son realizadas por auditores de estudios privados. por constituir la fuente de autoridad. Comunicación de resultados El contrato de servicios es el documento de compromisos entre la empresa externa de auditoría y la entidad. Examen y evaluación de áreas críticas 2. GUSTAVO GIL 80 . La fase de seguimiento es más difícil de llevar a la práctica por la discontinuidad que caracteriza a los servicios a cargo de auditores externos. pondrá énfasis en la realización de la fase de auditoría preliminar. a las disposiciones legales que normas las actividades del estado. La auditoría operacional realizada por los auditores gubernamentales. Seguimiento b) Auditoría operacional a cargo de auditores externos. Comunicación de resultados 4.. la ejecución se facilita por el acceso irrestricto de estos organismos a las fuentes de información en las entidades sujetas a control. políticas.Loa auditores externos pueden ser firmas privadas o de organismos gubernamentales de fiscalización.

Seguimiento 2. basadas en la Norma Generales de auditoría. Examen y evaluación de áreas críticas 3.10. Auditoría o diagnostico preliminar 2.). GUSTAVO GIL 80 .. Economía.A. Tributación y Humanidades. Análisis de sistemas. Finanzas. Matemáticas. quienes a su vez y cuando tareas lo exijan.AUDITORÍA OPERATIVA Las fases de una auditoría operativa a cargo de auditores gubernamentales serán las siguientes: 1. en su caso. Derecho. Uno de los puntos más importantes de la XIII Conferencia declara: − “Que las tareas de auditoría operativa son propias de los profesionales del área contable.La XIII Conferencia Interamericana de Contabilidad lanzó algunas resoluciones y recomendaciones que “constituyen pautas de carácter general para orientar el trabajo y los estudios que la Asociación Interamericana de Contabilidad deberá continuar por medio de sus Órganos Directivos y Comisiones Técnicas. la XIII Conferencia Interamericana de Contabilidad propone la conformación de grupos.A. en la medida en que los mismos hayan sido por él designados”. − “Que es responsabilidad del Contador Público al llevar a cabo una auditoría operativa. NORMAS DE AUDITORÍA OPERATIVA. Computación o Procesamiento de Datos. formando un equipo interdisciplinario que deberá actuar bajo su coordinación. a fin de someterse posteriormente. recomendaciones e informes establecidos en los Estatutos y Reglamento de la propia Asociación”. al proceso de emisión de opiniones. la actuación de los integrantes del equipo interdisciplinario. vale decir: LIC. En cuanto a las Normas propiamente dichas. donde se detallan las áreas básicas que deben cubrir los programas universitarios de las carreras de auditoría y que tienen relación con Contabilidad. (N. Auditoría. podrán solicitar la colaboración de profesionales de otras disciplinas. Desarrollo de hallazgos 4.G. También la XIII Conferencia aprobó una resolución referente a los objetivos educacionales de la formación del Contador Público. Comunicación de resultados 5. control y responsabilidad”. Administración.

. Segunda Norma.El trabajo de auditoría operativa debe comprender una adecuada planeación y supervisión de los colaboradores. − − Segunda Norma.El trabajo de auditoría operativa debe comprender la obtención.. a través del desarrollo de la tarea.El trabajo de auditoría operativa debe comprender un estudio y evaluación adecuados del sistema de control vigente en la entidad examinada..AUDITORÍA OPERATIVA a) Normas Personales: − Primera Norma. Tercera Norma. para determinar la naturaleza. Veracidad. extensión y oportunidad de los procedimientos a aplicar. Tercera Norma. − − Segunda Norma. − Tercera Norma.El informe deberá como mínimo indicar los hechos y circunstancias analizados que originan en fallas de gestión. Prudencia.El informe deberá reunir como mínimo las características de Oportunidad.El auditor operativo debe mantenerse en su posición de independencia a fin de garantizar la imparcialidad de sus juicios.. b) Normas relativas a la realización del trabajo: − − Primera Norma..El auditor operativo debe realizar su trabajo y preparar su informe con cuidado y diligencia profesional. Claridad.. fijando sus limitaciones y alcance y el motivo de su realización. Presión. GUSTAVO GIL . de los elementos de juicio válidos y suficientes que permitan respaldar las aseveraciones formuladas en el informe. Materialidad.. c) Normas relativas al informe: − Primera Norma..El auditor operativo debe ser una persona con titulo profesional universitario o equivalente en la especialidad de Contador Público y entrenamiento y capacidad profesional para ejercer la auditoría operativa..El informe deberá como mínimo precisar el objeto de la auditoría. 80 LIC. Integración y Comisión.

Ayudar a la administración al mejor cumplimiento de sus responsabilidades.).O. GUSTAVO GIL . 80 LIC.AUDITORÍA OPERATIVA − Cuarta Norma. NORMAS DE AUDITORÍA OPERACIONAL. mejore su comprensión.Dar una opinión (dictaminar) sobre la responsabilidad de los estados financieros.). debilidades y situaciones críticas y recomendaciones cuando sea necesario.. eficacia y economía.12. 2. a juicio del auditor. para lograr eficiencia. ESTABLECIDAS POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE BOLIVIA: La contraloría general de la República de Bolivia a formulado un conjunto de norma la realización de la auditoría operativa en las instituciones públicas del país. COMPARACIÓN DE LA AUDITORÍA FINANCIERA CON LA AUDITORÍA OPERATIVA: a) Propósito: − − Auditoría financiera (A..El informe deberá como mínimo describir sintéticamente los procedimientos utilizados para la obtención de los elementos de juicio válidos y suficientes.El informe deberá como mínimo indicar en orden de importancia las recomendaciones sugeridas.11.. a través de la identificación de deficiencia. cuyo resumen expresamos a continuación: 230 NORMAS DE AUDITORÍA OPERACIONAL: 231 Planificación 232 Supervisión 233 Controles administrativos 234 Evidencias 235 Comunicación de resultados 2.. Sexta Norma.F. Auditoría operativa (A.El informe deberá como mínimo describir todo elemento que. − − Quinta Norma..

F. concretamente la estructura organizativa.En base a principios de contabilidad generalmente aceptados.En base a principios de administración. considerados de principio comprensivamente a partir de la condición reciente de los mismos y con proyección hacia el futuro.).O.F. A. eficacia y economía. 80 LIC. f) Precisión: − − A.A..O. aún no generalmente aceptadas.F.Especificar en normas de auditoría generalmente aceptadas. que no tienen el carácter de ser generalmente aceptados.Hacia los componentes financieros.. O. A.F. (A.F. c) Alcance: − − A.Internos a la empresa.. e) Método: − − A.El examen es comprensivo.O.AUDITORÍA OPERATIVA b) Orientación: − − (A. A.Hacia el componente financiero.. elemento de sistema de planeamiento y control.. métodos operativos.En normas de auditoría interna o normas de auditoría operativa.O... g) Política de auditoría: − A. de custodia y cumplimiento de eficiencia.Ostensiblemente absoluta. ya que para fines de dictaminación considera a los estados financieros tomados en conjunto.Comprende los estados financieros y controles contables desde un punto de vista retrospectivo... d) Medición: − − A. GUSTAVO GIL .F. recursos y controles administrativos.). de custodia y cumplimiento..Comprende el sistema de planeamiento y control..

j) Requerimiento: − − A. − A.El examen se realiza en una forma continua o cuando lo solicita la administración. etc. condición y hallazgo de auditoría. i) Programa de auditoría: − − A.O.Se practica a solicitud de la administración o plan de trabajo...Preparado progresivamente para cada fase... y en las que puede prestarse el mejor servicio de auditoría.O.F. GUSTAVO GIL . aunque susceptibles de modificación posterior. k) Capacidad profesional del auditor: − − A.O. l) Frecuencia: − − A.O.F..O. 80 LIC.F. Rinde un informe constructivo en el que se incluyen condiciones y hallazgos favorables o desfavorables con respecto a la eficiencia.AUDITORÍA OPERATIVA − A.F.O.. tipificadas como críticas o débiles..Requerida en conjunto. A.O.El examen se realiza para cada ejercicio o gestión.Preparado de una sola vez. A...F. m) Dictamen: − A. A.Emite un dictamen que contiene la expresión de una opinión acerca de los estados financieros tomados en conjunto o la afirmación en sentido de no ser posible la expresión de dicha opinión. unidades.No emite dictamen. A..Internos a la empresa.Requerida individualmente.. A. porque los recursos de auditoría se aplican a funciones.. h) Usuario: − − A. actividades.Requisito establecido por ley..El examen es selectivo.F..Externos e internos de la empresa.

determina lo adecuado de las prácticas seguidas. GUSTAVO GIL . 80 LIC.Determina la buena condición del crédito del cliente. efectúa circularización. examina los procedimientos a través de pruebas desde el inicio de operación hasta el final..F. la validez y la cobrabilidad.Determina la exactitud de los registros. determina la responsabilidad de la política de crédito. Ejemplo práctico de una diferencia: Cuenta por cobrar: − A. − A..AUDITORÍA OPERATIVA efectividad y economía de la entidad y recomendaciones tendientes a facilitar el descargo de responsabilidades de los administradores. y utiliza los procedimientos de reconcilia las cuentas auxiliares establece la antigüedad.O.

La planificación constituye una necesidad y es además importante porque: − Elimina y aminora la incertidumbre y el cambio. que posiblemente tenga un inicio.. Organización.Planificar es predecir el futuro. es intentar controlarlo. eficientes y económicas. − Enfoca la atención hacia los objetivos. Ejecución y Control.2.. 3. Esencialmente las partes deben ser interdependientes y actuar unas sobre otras. El Proceso Administrativo. − Hace posible y facilita el control interno. Es proyectar o establecer un futuro deseado y los medios efectivos para conseguirlo.AUDITORÍA OPERATIVA UNIDAD N° 3 SISTEMAS. ejecución y control. El sistema más característico quo puede percibirse en ella lo constituye el proceso administrativo que es efectivamente un todo. las unidades que las forman y la administración misma. Casi todas las cosas constituyen sistemas y la empresa no es la excepción. las materias primas. los clientes. constituyen sistemas. 3. 80 LIC. cuyas partes interdependientes son las funciones de administración: Planificación. La empresa.1 Componentes del Sistema.3.Muchas son las versiones que se conocen acerca de las funciones que integran este proceso. EL PROCESO ADMNISTRATIVO Y SISTEMA DE CONTROL INTERNO 3. Es adoptar un conjunto de decisiones interrelacionadas respecto a lo que se hará y como se va hacer. pero es algo más que eso. los equipos o instalaciones.. etc. el mercado.Un sistema constituye un conjunto de partes independientes que juntas forman un todo unitario que cumplen alguna función. organización. − Contribuye a que las operaciones sean efectivas. A los efectos del tema del presente capítulo se ha elegido el siguiente esquema que comprende cuatro funciones: Planeación. pero no un fin. Es un proceso continuo. Planificación. GUSTAVO GIL . Igualmente los planes y proyectos administrativos son síntomas cuyos componentes son los recursos humanos.

GUSTAVO GIL .Se reconocen dos tipos de planeamientos: Planeamiento Estratégico y Planeamiento Táctico. Internas. Estas premisas adoptan la forma de: − Suposiciones o pronósticos y − Condiciones conocidas. Premisas de Planeación. como los niveles de precios o la paridad cambiaria. vale decir las que pueden ser cuantificadas.. como horas/hombres y horas/máquinas. marco o condiciones anticipadas en los que se estima que los planes operen. Las premisas pueden ser: Externas. pero también las ventas del período anterior son una promesa de ese mismo presupuesto. Intangibles. ya que previamente son necesarias algunas premisas. como el capital ya invertido. la estructura organizacional o la calidad de los administradores. ejecutar y controlar. como la eficiencia laboral. Controlables. 80 LIC. Incontrolables. no constituye el punto de partida del proceso administrativo.AUDITORÍA OPERATIVA En realidad planificación es la base del proceso administrativo.Son las otras cosas que el ambiente.requisito de la planeación y no si constituye el resultado de la planeación. En rigor de la verdad un pronóstico será una premisa si constituye un pre. como el prestigio de la firma. pues sin planificación no hay nada que organizar. Sin embargo. la demanda del producto o el mercado de capitales.. Tipos de Planeamiento. Tangibles. Por ejemplo el pronóstico sobre la evolución de la población constituye una promesa del presupuesto de ventas. como las condiciones económicas generales.

aportando nuevos conceptos que al presente han dado lugar a una teoría muy amplia. 3. La planeación táctica trata de la selección de medios para los cuales han de perseguirse objetivos específicos y de corto plazo y la estrategia se refiere tanto a la formulación de objetivos a largo plazo como a la selección de los medios para alcanzarlos. Organización. responsabilidad y jerarquía en las relaciones de todas las unidades de la organización. GUSTAVO GIL . financiero y organizativo en los que se llevan a cabo las operaciones. La planeación estratégica tiene una perspectiva amplia. tanto así que se reconoce la existencia de tendencias o escuelas. suelen producir efectos a largo plazo.4. con el propósito de obtener el máximo aprovechamiento de los mismos. es más estratégico.Organizar es estructurar. cada una de las cuales formula su planteamiento como crítica a la otra. con la adquisición y distribución de las principales instalaciones. con el fin de alcanzar los planes y objetivos fijados por la alta dirección. en tanto que la táctica es más estrecha. el compromiso que genera y las categorías y medios de la planificación.AUDITORÍA OPERATIVA En opinión de algunos autores la clasificación es relativa y no absoluta. pero si mencionar tres factores que ayudan a distinguir uno respecto de la otra y que tiene relación con el efecto del plan. por ejemplo. agrupar y ordenar todos los elementos materiales y humanos de un ente.. Definición de organización. más estratégico será. autoridad. Cuanto más funciones de las actividades de una organización sean afectadas o comprometidas por un plan. las decisiones estratégicas. afectando de manera más o menos permanente a los esquemas físico.Esta es la función que mayor atención ha merecido por los investigadores y técnicos de la administración. El esquema teórico trata de seis aspectos básicos que en conjunto identifican lo que posteriormente 80 LIC. En este sentido la planeación estratégica trata de decisiones de efecto duradero. por cuanto que en determinadas circunstancias lo táctico puede ser estratégico. En consecuencia. divisiones o filiales de la empresa ó con sus estructuras organizativas.. Cuanto más largo es el efecto de un plan. Para ello es necesario asignar las funciones. No se pretende aquí dilucidar la controversia. Entonces el planeamiento estratégico tendrá que ser. por estar relacionadas con objetivos y políticas.

Los organigramas son útiles para la comunicación y análisis de la empresa. Organigrama. y estos aspectos se refieren a: La determinación de objetivos y la deducción a partir de ellos de una relación detallada de tareas a ejecutar. relaciones de dependencias confusas. La definición de la estructura de relaciones entre empleados.. 80 LIC. La reunión de esas tareas en secciones y esas secciones en departamentos y unidades administrativas superiores. como funciones de caja y cuentas corrientes asignadas a un mismo cargo. Lineal. La organización del trabajo a nivel de taller. Los organigramas pueden graficarse de varias formas: Vertical. tareas. La delegación de autoridad. que también describe detalladamente las funciones. indefinición de niveles. El o los organigramas deberían ser elementos constitutivos del manual de organización.AUDITORÍA OPERATIVA llegó a denominarse la organización formal. Horizontal. de tal forma que cada uno conozca su situación de la Empresa. departamentalización inadecuada. Semicircular. La definición de responsabilidades y controles que permitan seguir de cerca las realizaciones. GUSTAVO GIL . autoridad y responsabilidad de cada área. Circular. dando mayor énfasis a las relaciones. Los primeros muestran toda la estructura de la organización formal y los segundos muestran exclusivamente la de un departamento u otro tipo de desagregación estructural.. Los organigramas pueden ser macro-organigramas (maestros) y micro-organigramas (complementarios). como funciones de contabilidad y ventas asignadas a un mismo cargo. etc. Como comunicación: se puede informar a los miembros de la organización sobre la posición que ocupan y la relación que tienen con el resto de la estructura. Como medio de análisis se puede mencionar lo siguiente: Fallas de control interno.Es la representación gráfica y simplificada de la forma en que están dispuestas y relacionadas las partes de una organización. responsabilidades y nivel de autoridad de cada puesto.

La comunicación tiene etapas. II. el logro de la cooperación con los demás y hacer que las ideas e instrucciones se entiendan con claridad. se basa en intuición. Estudiar ha eficacia de la comunicación. b) Principio de impersonalidad de mando. La toma de decisiones es la llave final de todo proceso administrativo. Trasmitir eficazmente. c) Principios de aprovechamiento del conflicto. GUSTAVO GIL . cuenta presupuestaria o centro de costo y cantidad de personas. la captación de políticas. ningún control. III. nombre de las personas que ocupan los cargos.La Ejecución es aquel factor de la administración en que se logra la realización efectiva de todos lo planeado por las decisiones generales directamente o por delegación. experiencias y autoridad. Control. Los principios fundamentales de la ejecución son: a) Principio de la coordinación do interés. La toma de decisiones para ser ejecutada. cuya aplicación le permitirá cumplir con su cometido: I. aquella que ofrezca más ventajas.Consiste en verificar si todo se desarrolla de conformidad con el plan adoptado. con la finalidad que todos unan sus esfuerzos para lograr una meta común. para lo cual es necesario una buena comunicación.. ningún sistema de organización tiene efecto mientras no se da una decisión. para conseguir que las disposiciones gerenciales sean mejores obedecidas. funciones. hechos.5. La toma de decisiones gerenciales. con finos constructivos para forzar la meta a buscar que sean beneficiosas para ambas partes. las 80 LIC. IV. categorías de sueldos. ningún plan. La toma de decisiones permite escoger entre una o más alternativas. categoría de los empleados. que es un proceso en virtud del cual se contribuye a la mejor ejecución de los trabajos. Ejecución. debe ser oportunamente transmitida a sus destinatarios.6. Comprender lo que se desea comunicar.AUDITORÍA OPERATIVA Los organigramas también pueden incluir información referente a: Jerarquía de los cargos. 3. Seguir el curso de la comunicación. 3..

Su propósito es determinar las deficiencias. debiendo ser el gerente en este concepto. áreas de responsabilidad. ayudante y consejero para sus subordinados.1. El gerente al ejercer las funciones de control. 3. o al menos principalmente.. conocer que parte de una actividad se está cumpliendo y cual no. determine las causas y efectos. El control permite asegurarse de una óptima ejecución. que tiende a convertir el cumplimiento en lo Normal y las desviaciones de los planes en lo Excepcional: Los controles versarán sobre estos últimos exclusivamente.6. En el control. y al señalar errores lo hará con el propósito de rectificarlos y evitar que no se cometan nuevamente. en que tiempo y por qué se desea. requiere como mínimo los siguientes requisitos: a) Identificación de los factores claves a ser controlados para el logro de los resultados. no será autoritario. mejorar y programar nuevos planes. con el objeto de corregirlas y recomendar lo más conveniente para corregirlas y evitar que se repitan. Otros instrumentos de control que pueden señalarse son los siguientes: informes.En materia de administración ha palabra “control” no es plural de la 80 LIC. El control incluye el establecimiento de normas medidas y rendimientos y la acción correctiva de las desviaciones. señale las tendencias e identifique resultados. c) Definición y acumulación de la información para previa explotación de Ia misma. costos. d) Implementación de una infraestructura de información de que identifique los resultados. es el “principio de excepción”. de qué modo. ya sea en forma total o parcial. b) Especificación de las bases para el establecimiento de normas de rendimiento. Para que el control sea más efectivo. un educador. volumen (calidad y cantidad) de los trabajos realizados. con el fin de corregirlos. presupuesto. estadísticas. Un instrumento importante en el control gerencial. autócrata. medir el rendimiento. de acuerdo a las.AUDITORÍA OPERATIVA instrucciones emitidas y los principios establecidos. sino cooperador. Control y Controles. GUSTAVO GIL . plan. se miden los resultados actuales y pasados en relación con lo previsto.

valorizándolo y si es necesario aplicando medidas correctivas de manera que la ejecución se lleve de acuerdo con lo planeado. medios específicos o técnicas a través de los cuales se practica control. Los controles pueden ser muchos. que tienden a cumplir con los objetivos preestablecidos en la creación de dicha organización o empresa. El control es una función y solamente una. El sinónimo de control es la dirección. Sistema de Control Interno: 3. en tanto que en el segundo caso se examinaran las antes mencionadas formas concretas de realizar el control. Introducción. supervisión y control de la totalidad de las operaciones de un ente. En el Control. con el propósito de lograr o alcanzar los objetivos que primaron en su gestión. la vigilancia activa de una operación para mantenerla dentro de límites definidos es una continuación de las otras tres funciones fundamentales de la administración.. tomando como base las premisas generales que conforman la estructura de la empresa.7. y se ocupa de lo que debería ser”. GUSTAVO GIL . 3. En la época actual.1. que consiste en un proceso.AUDITORÍA OPERATIVA palabra “controles”. par el auditor no significará lo mismo “revisión del control” que “revisión de los controles”. el control con el fin.7. control o si se quiere control directivo. A propósito de la auditoría operativa ésta distinción implica una gran importancia y por lo siguiente: aceptada la distinción. El control es lo general y los controles son lo específico. La organización consiste en diagramar. Los controles se relacionan con los medios. con hechos ocurridos. La administración consiste en manejar la realidad o los hechos diarios mediante la dirección. el control se ocupa de las expectativas. Los controles tratan con hechos. las organizaciones. es decir del futuro. precisamente. es decir. ya fueren privadas o públicas deben poseer un sistema de 80 LIC.El sistema de control interno está profundamente vinculado con la administración de las empresas. en la cual se apoyarán las demás partes componentes. que se define como un proceso para determinar lo que se está llevando a cabo. El término Control se considera corno una función de la administración. La diferencia entre ambos términos la podemos apreciar por lo siguiente: “Ocurre no sólo que el aumento del número de controles no siempre determina mayor control sino que en el contexto de las instituciones sociales las dos palabras tienen sentidos completamente distintos. El control es normativo. En el primer caso se examinará una de las funciones del proceso administrativo denominada. Los sinónimos de los controles son la medición y la información. Por su parte la palabra Controles se refiere a las formas. Los controles son analíticos y se interesan en lo que era y en lo que es.

idóneo y sólido. 3. la vigilancia de su funcionamiento en forma correcta o eficiente. por último el adaptar al tiempo y circunstancia las políticas.. mixta o funcional. finanzas. interpretada o utilizada para enunciar las directrices emanadas de los dueños. Responsabilidad. a) Instituto Americano de Contadores Públicos.7. el detectar los desfases respecto de lo que fue predeterminado y.7.. como por ejemplo: las funciones de registración-contaduría. 80 LIC.AUDITORÍA OPERATIVA control interno. 3. ya fuera ésta de tipo lineal. propietarios o ejecutivos para dirigir. GUSTAVO GIL . generalmente. Pero como evaluador de dicho sistema de control interno.. 3. Alcance. coordinar y controlar a sus subordinados dentro de la pirámide de la organización. y los problemas que se generan al controlar las actividades. que confirman su lógica estructura mediante el funcionamiento de.El alcance del control interno está dada par la totalidad de la empresa.7. por lo tanto. normas y procedimientos que componen el sistema de control interno. Cada funcionario de la empresa. pero es el evaluador del mismo y en base a dicha evaluación podrá determinar la naturaleza. es el responsable del control interno en su ámbito de actuación.“El control interna comprende el plan de organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa. a su vez. Sistema de Control Interno: Definición. compras.3. ventas. etc. puede sugerir cambios para su mejor funcionamiento. obtiene conclusiones que debe informar a la dirección de la empresa y. alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoría a aplicar.El auditor no tiene responsabilidad directa sobre el sistema de control interno. medios humanos. tiene origen en los distintos sectores de la organización según la tarea que estos desarrollan.7. 3. Naturaleza.2. La naturaleza e importancia del sistema de control interno es que es indivisible por que integra toda la organización y.5.La expresión “control interno” es. consistente. que tienda a lograr eficiencia operativa.. El control interno nace y crece en la organización con métodos. personal. es función y responsabilidad de la dirección de la empresa: La instalación o implementación.4. material o tecnológico e ideológico. procedimientos y sistemas. fabricación. tesorería.

Separación de funciones y responsabilidades. 2. Comprobantes o formularios pre numerados. 1. 1 ..4. .1. Registros de firmas y régimen de autorizaciones. Compromisos u obligaciones de la empresa con terceros. 1 . 1 . 1. Políticas de seguras. Obtención de Información Adecuada. La sumatoria de la información analítica debe ser igual a la sintética. 1. .5. 1.7. 1. con procedimientos que garanticen su estructura. 80 LIC.6.9. Objetivos Básicos y medidas a adoptar para su funcionamiento: 1.Para lograr este objetivo se deben adoptar las siguientes medias: 1.“Control interno es el conjunto de reglas. principios o medidas enlazadas entre sí. 1. Emisión de cheque por cada egreso. 2. Mantenimiento preventivo. un esquema humano adecuado a las labores asignadas y al cumplimiento de los planes de acción. promover la eficiencia operativa y alentar la adhesión a las políticas gerenciales establecidas” b) Instituto de Auditores Internos de Buenos Aires. Instrucciones que determinen conceptos de uniformidad.8. Manual de cuentas contables. desarrollados dentro de una organización. 2.AUDITORÍA OPERATIVA para salvaguardia de sus activos.3. GUSTAVO GIL .7.. Cheque con más de una firma.2.6..Medidas a adoptar: 2.1. Archivos.Información confiable y eficiente. Sistema de protección contra incendios.3. 3.Eficiencia operativa”.. con el objetivo de lograr: .2.12. controlar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables.11.Razonable protección del patrimonio. Depósito total de ingresos monetarios. . 1 . Servicio de vigilancia.Cumplimiento de políticas prescritas por la organización.Protección de los Activos.10. 1.

Comparación de la información real con la pronosticada..1. Medios materiales y tecnológicos.. Promoción de la Eficiencia Operativa.Medidas a adoptar: 4.3.6.5.7. 4. Auditoría interna. Comparación do información propia con la de terceros.5. Información fluida o constante a regular. 3. 3. 4. GUSTAVO GIL . 3. 1. 1. 3. 2. 2. 2. 1. Estimular la Adhesión a las Políticas de la Dirección. 4.7.AUDITORÍA OPERATIVA 2. Segregación de tareas.4.6. Nivel óptimo de subordinados. Manual de funciones. autoridad y responsabilidad.Medidas a adoptar: Estructura humana.. Organigrama. Comparación de datos actuales con datos históricos.7. Comprobante y formularios pre numerados. Manual de procedimientos. y las medidas a adoptar para que dichos elementos se cumplan: 1.4. Elementos.3. Fuente de información diversa o información cruzada.2. 2. Independencia intersectorial.4.9. 80 LIC. 2. División del trabajo. 1.3. 1. 1.7. Manual de organización. 1. Definiciones de funciones.1. 3. Comprobación rutinaria.2. Manuales de función a procedimientos.4.2. 4.8.Podemos mencionar los siguientes elementos del control interno.1. 3. Un plan de organización que provea una separación apropiada de responsabilidades funcionales. División del trabajo.

Licencias o vacaciones. proporcional a sus responsabilidades. Identificación de funciones. Instrucciones por escrito. Control de ingresas y egresos de productos. Separación de funciones. Homogeneidad o Uniformidad.4. 4. 3. 2.2.1.2.9.6. Un grado de calidad del personal. Control de documentación. 80 LIC.8. 4. 2. Plan de cuentas. Selección.8.7. Archivos de información.1. 3. 2.5. 2. 4.1. Entrenamiento. 3. 2. Rotación de has tareas a funciones.5. 3. 2. 4. Evaluación. Seguro de fidelidad. ingresos y gastos. 3. 3. 2.4. Medios tecnológicos. 3.3. 4.AUDITORÍA OPERATIVA 2. Capacitación. 3. Un sistema de autorización y procedimientos de registros adecuados para proveer un control contable razonable sobre activos.4. 2. Hermeticidad de los depósitos. GUSTAVO GIL .3.7.3. Prácticas sanas a seguirse en la ejecución de los deberes y funciones de cada departamento de la organización. pasivos.6.2. 2. Control Operativo. Licitación a cotizaciones varias 3. 3.9. Proceso de comparación. Manual de cuentas. Comprobantes y formularios.

5. instrucciones. consultando las políticas. Evaluación del sistema de control interno.8. Remuneraciones.. es decir. Eficiencia operativa. controles. Medias tecnológicos con que cuenta el ente. 4. etc.9..8. que tomará contacto con la vida diaria de la organización en una primera etapa de su trabajo. 4.7. Que actúan o están en funcionamiento. los puntos débiles de 80 LIC.El auditor hará un relevamiento de la organización. Calidad del grupo humano.. GUSTAVO GIL . la que le permitirá llegar a la función que sigue.La etapa anterior le permite al auditor poder formarse un juicio sobre el sistema de control interno vigente. Promociones. Confiabilidad de la información. manuales. 4. b) Un estudio y evaluación del control interno vigente que permitirá determinar la naturaleza. La Función del Auditor. 3.AUDITORÍA OPERATIVA 4. mediante la aplicación de los procedimientos de auditoría.El control interno y ha tarea que ejecuta el auditor consiste en: a) Adecuada planificación y el correspondiente control de la ejecución del mismo.7 Identificación.6. Estudio de la Situación Existente. 4. Incompatibilidad. La determinación de cuáles son en forma clara y precisa. extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría a aplicar. Acatamiento de las políticas y directivas de Ia dirección superior. para desarrollar su tarea el auditor debe cumplir tres funciones que son: 1. Adecuada organización del ente. c) La obtención de elementos de pruebas sólidas y suficientes que sustenten el contenido del informe. 2. Rotación. sistemas. En el Control Interno. el cual le permite conocer ciertos aspectos del ente examinador en cuanto a: Su estructura interna.

. Pero la misma debe ser realizada con total objetividad o independencia necesaria para que se llegue a una conclusión lógica. concreta y consistente. etc. El relevamiento de la situación imperante en la empresa El momento de practicarse la auditoria.9. Programación del Trabajo a Efectuar. debe efectuarse mediante la utilización de medios o procedimientos técnicos que tratan da facilitar el trabajo en cuanto ab orden a cronología y control. 3. GUSTAVO GIL . deberá seleccionar cuál va a utilizar para aplicar. deberá estipularse un alce mismo. lo que significa que se establecerá un límite de casos a ver al porcentaje que tendrá la muestra..Elegido el procedimiento o procedimientos. pero que a su vez sirvan como medio de prueba del trabajo realizado y sean el soporte de las conclusiones obtenidas una vez finalizado el mismo. por circunstancias propias del sector a auditar o por el orden de programación efectuada.. sobre el contexto total.AUDITORÍA OPERATIVA control. f) Qué medios so van a utilizar.. Técnicas del Relevamiento del Sistema de Control Interno. un procedimiento. b) Momento y oportunidad en el qué se va a realizar ha tarea. 3.La evaluación es el análisis de ‘algo”.. 80 LIC.La evaluación efectuada en el Paso anterior permitirá al auditor programar procedimientos de auditoría que tendrá que aplicar. Para tal fin se deben establecer ciertas pautas: a) Detallar en forma clara y breve qué es lo que se va evaluar. que estará dado por el tipo de procedimiento a aplicar. La extensión del procedimiento a aplicar. c) Quienes efectuarán y realizarán el trabajo. d) Determinación de un programa de trabajo y control do su cumplimiento. para efectuar su labor y además tendrá en cuenta lo siguiente: La naturaleza del procedimiento a aplicar. ya fuera un sistema. pero también puede existir la aplicación de más de un procedimiento. La oportunidad del procedimiento a aplicar.7. una gestión.Cuando se tengan diferentes procedimientos que logren el mismo objetivo. e) Qué temas o controles serán profundizados a ampliados.Se fijará cuál es el momento ideal para realizar la prueba.

Todos los datos o información recopilada son incorporados tal como se obtienen. las cuales se encuentran codificadas. etc. 3) “no aplicable”. normas.AUDITORÍA OPERATIVA Los métodos o procedimientos del relevamiento del control interno son: 1. 2) ‘no”. sobre los aspectos fundamentales del control interno. referente a las secuencias relevadas provenientes de las explicaciones de los individuos de la empresa.. si es “no aplicable” indica que Ia pregunta no tiene sentido a o existencia dentro del relevamiento que se realiza. registraciones. custodia de bienes. trabajos innecesarios. etc. presentadas por escrito en un formulario pre impreso. mediante un acceso directo y rápido. dentro del contexto de la organización. La forma orgánica que tienen estos formularios de preguntas. mediante la utilización de símbolos convencionales que representan operaciones. 3.Es la narración a descripción detallada en forma de relato de las características de los sistemas o el modo de operar de una organización. Reduce considerablemente el tiempo de lectura y control e indica cuando hay errores de información. Este método muestra el panorama general a situación total y simplificada y agiliza la tarea del relevamiento.Este método se basa en un conjunto de preguntas estándares. curso. Método de Cuestionarios.El cursograma o flujograma es la representación gráfica del sentido. lo que constituyo a un trabajo ordenado. GUSTAVO GIL . Método de Cursogramas o Flujogramas. La interrogación está diagramada para recibir una de tres posibilidades admitidas: 1) ‘si”. superfluos y duplicidad de tareas o procesos. indica que es un punto fuerte o eficiente del control. Método Descriptivo.. fácil de revisar y útil. en cuanto a: Funciones.son planteadas de modo que las respuestas indiquen lo siguiente: si es “afirmativa”. flujo o recorrido de una masa de información. controles. lo que permite ubicar el tema buscado. 80 LIC. debilidad a defecto de control. en los papeles de trabajo del auditor.. o de un sistema o proceso administrativo u operativo. Que ocurren a suceden en forma oral a escrita en el quehacer diario del ente. Las preguntas . operaciones. también para buscar un tema. si es “negativa” denota la falla. procedimientos. que son comunes a la mayoría de las empresas y que interrogan sobre los sistemas y operaciones que se realizan en la organización. consisten en estar separados por áreas operativas. 2. presentándose los distintos aspectos en secciones detalladas en un índice. archivos.

Existe la posibilidad que los individuos deleguen en otros de menor jerarquía sus funciones.Ningún funcionario dentro de una organización debe ser el responsable de una transacción desde que esta se inicia hasta que finaliza. 4. 6.10.La responsabilidad de todos los integrantes de una organización debe estar perfectamente delimitada. por lo tanto.. Ya que si así fuera.7. Para tener funcionarios idóneos para las funciones que 80 LIC..Cuando a un individuo se le asigna una función acompañada de Ia correlativa responsabilidad. ya que ellos son los que ponen en movimiento y desarrollan las empresas. Delegación. Operación.. Funciones. en el caso do existir errores. Autoridad. de tal manera que esto se dividan en las siguientes categorías y cada una de ellas las efectúe un individuo diferente: a) iniciación de una operación. cada uno de los individuos conoce su responsabilidad y para que este conocimiento sea efectivo debe comunicársela por escrito y de forma clara. éstos son difíciles de detectar. se le debe dar autoridad necesaria o justa para que pueda ejercer debidamente esa función. e) Archivo o final de la operación. b) Registración en formularios a libros.Se debe realizar la separación de funciones de los individuos. 5.El siguiente detalle resume los aspectos prácticos que deben ser tenidos en cuenta para lograr y mantener un sistema de control interno eficiente: 1. su selección.El factor humano es fundamental en cualquier tipo de ente y. lo quo a su vez posibilita que se cometan dolos o fraudes.AUDITORÍA OPERATIVA 3. c) Autorización o aprobación de la operación y sus registros. Responsabilidad. pero debe quedar claro que la responsabilidad sobre esa función no puede ser dolegada.. d) Custodia do los bienes físicos a materiales.. Personal. 2. entrenamiento y capacitación tienen mucha importancia. Enumeración y Análisis de los Aspectos Prácticos del Control interno... GUSTAVO GIL . por lo tanto. 3.

. en el momento de su creación. deben ser elegidos teniendo en cuenta sus características personales y técnicas.. evalúan si los controles existentes actúan de ha manera tal como fueran creados. Costa.. Pre numeración de Comprobantes y Formularios.AUDITORÍA OPERATIVA deben ejercer y la responsabilidad de cada cargo.El costo material de instalar y mantener un control debe ser menor de Ia que realmente se requiere controlar.. norma o instrucción. 13. un manual de procedimientos.. a su vez. 8. debe proveérselos do los elementos de seguridad necesarios para que el momento en que el individuo está fuera de la empresa. 80 LIC. dentro de su estructura. funcionarios que efectúen controles por excepciones o controles no rutinarios.Toda instrucción que se le da al personal de una organización debe ser entregada por escrito. que permitan detectar errores de procedimientos que generen su corrección en forma inmediata.. 9 Funciones Rotativas.Toda organización debe poseer. Control Selectivo. y el receptor debe firmar como que recibió dicha norma.. ya fuere su descripción de tareas.A aquellos funcionarios que tienen funciones de custodia de bienes de Ia organización. los cuales se apliquen en forma periódica y de manera sorpresiva ya que.. 11. Esta rotación permite que el individuo no se enajene con un trabajo y que a su vez se capacite y entrene en tareas diferentes que lo permitirán evolucionar dentro del ámbito de la organización. facilitando la detección de Ia falta de un ejemplar. 12 Instrucciones por Escrito. GUSTAVO GIL . pues permite la auto verificación de la información que se procesa. sistema.La datación humana debe tener una rotación de funciones. que constituyen a eliminar a los individuos denominados “indispensables para la organización” y también contribuye a detectar errores y fraudes. Autocontrol.La numeración correlativa permite el procesamiento de todos los formularios siguiendo su secuencia.Todo procedimiento. los valores bajo su custodia estén suficientemente protegidos. deben proveerse de sus controles propios o automáticos. Este tipo de controles es denominado de diseño. 7. etc. 10. Elemento Materiales.

El control por oposición consiste en aquel que se verifique cuando entre un individuo y otros se verifican mutuamente.. 17.Custodia de los Formularios.Los formularios que no están puestas en uso deben estar lo suficientemente protegidos para que nadie pueda tener acceso a los mismos y que una persona sea encargada de entregárselos a los usuarios y registre a quién se los facilitó. Confrontar Datos.. 16.. en el caso de no ser así se debe realizar la conciliación respectiva. 15. Control por Oposición.. etc.Todo pago que efectúe la organización debe realizarlo con un cheque o a la orden del beneficiario y evitando su endoso por éste..Se deben realizar todas las conciliaciones de datos propias con 80 LIC... 22. 19.Pago con cheque. 18 Obligaciones con Doble Firma.Cada vez que la empresa se compromete o se obliga mediante un documento.. Depósito Total de las Cobranzas. coma por ejemplo cuando en un traspaso de valores o información.El uso del dinero en efectivo debe provenir solo de los fondos fijos o cajas chicas y únicamente debe ser utilizado para los desembolsos permitidos de tipo urgente o para gastos menores que no justifique a la realización de un pago con cheque. Cuentas de Control. pero a su vez es imprescindible que en los casos de personas que tienen a su cargo funciones de custodia tengan periódicamente ese descanso lo que contribuirá a que otra persona tome su función y pueda detectar si existen errores o fraudes.Todos los funcionarios deben gozar de periodos de descanso. Vacaciones y Licencias. 20. produciéndose la misma por parte de otro.La sumatoria de la cuenta analíticas debe ser igual a lo expresado en las cuentas de control. Es conveniente que cada dicha obligación tenga la firma de más de un funcionario. se quiera desligar la responsabilidad de uno.AUDITORÍA OPERATIVA 14 . Dinero en Efectivo. un cheque.El total del dinero y los cheque entregados a Ia empresa deben ser depositados de inmediato y en forma intacta en los bancos.. 21. una letra de cambio. ya fuere un pagare. GUSTAVO GIL ..

lo que se pretende lograr a alcanzar son los objetivos. un procedimiento.AUDITORÍA OPERATIVA informaciones de terceros... eficiente y económica”. se debe realizar la confrontación de todos los movimientos bancarios y también enviar “resumen de cuentas” a todos los clientes y proveedores. etc. “El control administrativo es el proceso mediante el cual los directivos aseguran la obtención de recursos y su utilización efectiva. Tareas específicas. una circularización de saldos. Las acciones quo a este respecto se emprendan tienen por objeto maximizar el logro Una persona.8. el control operacional se define como: “El proceso consistente en asegurar que las tareas especificas se cumplan en forma efectiva.Economía . esfuerzo. En cuanta a administración. el que como se indicó tiende al cumplimiento do los objetivos de la organización. metas.. 80 LIC. . 3.. propósitos. Por lo tanto.. Es la maximización de efectividad y economía. quiere decir que tiene vinculación con mucho más concreto y específico que el control administrativo.Efectividad. tiempo. Las acciones que a éste respecto se emprendan tienen.Es realizar una acción efectiva con el mínimo de esfuerzo. 3. por objeto minimizar los elementos citados. Se tienen que efectuar. una maquina etc. GUSTAVO GIL . eficiente y económica en el logro de los objetivos de Ia organización”. o con el menor uso posible de recursos escasos.La definición siguiente de control administrativo corresponde a los lineamientos comprendidos en el sistema de planeamiento y control.Eficiencia. Son más o menos efectivos según como se aproximen o contribuyan a aproximarse a ciertas situaciones deseadas y anteladamente establecidas. . y contestar todos los recibos. etc. cantidad.8.Es el logro concreto de algo deseado. tiempo.Siempre dentro del sistema de planeamiento y control. Posibles.Es realizar una operación o actividad con el mínimo posible de costos. Control Administrativo. . por lo menos una vez al año. Control Operacional. costos.. cantidad. etc.

80 LIC. Acciones específicas del personal. GUSTAVO GIL .AUDITORÍA OPERATIVA Algunas situaciones que ilustran el ejercicio del control operacional sobre tareas o transacciones individuales son: La programación y el control de tareas individuales en un taller en oposición a la medición del rendimiento del taller en su totalidad. La obtención de artículos específicos para el inventario en aposición a la administración del inventario en su totalidad. en oposición a la administración del personal en su totalidad.

El objetivo y propósito fundamental de los papeles de trabajo es constituir una evidencia clara y completa de la tarea efectuada y delimitar la responsabilidad del auditor. por lo tanto los papeles de trabajo: Proporcionan el registro sistemático de la labor realizada en la auditoría. Constituye el eslabón entre los programas de auditoría y el informe.. Reflejan hábitos de orden.AUDITORÍA OPERATIVA UNIDAD Nº 4 PAPELES DE TRABAJO DE AUDITORÍA 4. 4. Revelan los conocimientos del auditor respecto del área auditada.. GUSTAVO GIL . En resumen.1. así como su habilidad para analizar problemas e identificar situaciones relevantes. Objetivos.2. imaginación. Algo que es característico de los papeles de trabajo de la auditoría operativa. ya que los papeles de trabajo deben demostrar: 80 LIC. constituyen la evidencia sistemática de la forma en la que el auditor dio cumplimiento al contenido de los programas de auditoría y por lo mismo son el descargo de su responsabilidad. además de los otros usos que se le da. es que constituyen la base para la preparación de los programas de auditoría de las fases siguientes de la evaluación. Sirven como guía para auditorias posteriores. Conceptualización. visión e ingenio del auditor al realizar su trabajo. Ayudan a coordinar y organizar el trabajo. en la evaluación de las actividades de una empresa.Los papeles de trabajo son la evidencia que guarda el auditor sobre el cumplimiento de los programas de auditoría. las pruebas realizadas. la información obtenida y las conclusiones pertinentes a las que se llegaron en la auditoría. Un papel de trabajo es la manifestación objetiva de las técnicas y procedimientos aplicados durante el trabajo de auditoría. Los papeles de trabajo incluyen todas las evidencias que el auditor considera necesario. Proporcionan un registro de información y evidencia obtenidas y desarrolladas que respaldan los hallazgos. conclusiones y recomendaciones. en lo referente a los pasos o procedimientos aplicados. para apoyar los resultados que se exponen en el informe de evaluación. Ayudan a supervisar y evaluar el desempeño del personal de auditores.

c) Organización...Constituye una guía adecuada para revisar la tarea realizada. etc. debe emitir comentarios sobre el funcionamiento y comportamiento de este. como evaluador del sistema de control interno.. Es decir son completos. análisis. cálculos. por lo tanto hay que describirlos con precisión.El auditor en su trabajo compila: datos.. tienen un valor defensivo. confirmaciones de terceros. comentarios.. GUSTAVO GIL .En los casos de problemas referentes a la auditoría realizada.3.Es fundamental contar con una razonable organización para la recolección y registro correcto de datos precisos.AUDITORÍA OPERATIVA - La fuente y naturaleza de los elementos de juicio obtenidos El alcance de los procedimientos aplicados El resumen de las conclusiones arribadas.. Referencias futuras. 80 LIC. notas. Consulta de datos. relaciones. b) Minuciosidad. Por lo tanto los papeles de trabajo permiten suministrar datos necesarios o importantes para la confección de los informes.. Elementos de prueba. extractos. Control del trabajo. Revisión del sistema de control interno. Además los papeles de trabajo deben respetar los siguientes conceptos: a) Precisión.El trabajo del auditor se basa en los hechos reales y ellos son el sustento de futuras opiniones y conclusiones...Los papeles de trabajo deben dar al lector la seguridad de que en ellos está todo en forma clara. Y de ellos extrae los elementos de juicio para su informe.Las principales características que deben reunir los papeles de trabajo son: Sustento o validez de los informes.Los datos incorporados a los papeles de trabajo son la fuente de consulta para formular apreciaciones. observaciones y sugerencias sobre la tarea ejecutada. 4.Ayuda como guía para la realización de auditorias futuras. ya que adecuadamente preparados constituyen la mejor ayuda para proteger el trabajo efectuado por el auditor operativo.Sabemos que el auditor.. Características.

manuales. normas. Supervisar o controlar en forma sistematizada el trabajo realizado. Realizar auditorías ordenadas y que se puedan contestar estas preguntas: ¿Qué es lo que debe hacerse? ¿Cómo debe hacerse? 4. 6.. Revisión de instrucciones. Consideraciones sobre la preparación. 3.La preparación de los papeles de trabajo tiene por finalidad o sirve para: 1. En base a la presentación de los papeles de trabajo se puede apreciar la habilidad y capacidad del auditor que los efectuó 80 LIC. GUSTAVO GIL . Tomar nota de las deficiencias encontradas en el funcionamiento operativo y registrar evidencias encontradas. 7. Examen de las transacciones del período auditado. Relevamiento de análisis de sistemas de procedimientos.4. 5.AUDITORÍA OPERATIVA d) Prolijidad.Es importante que los papeles de trabajo sean legibles y hay que tener en cuenta que la prolijidad solo insume un pequeño tiempo de más que se ahorra en la lectura posterior. 4. Formar el legajo que reúna los antecedentes de los temas cuestionados. Registrar información proveniente de: Cuestionario de control interno. etc. el que se discutirá en secciones o reuniones con los sectores auditados. Reunir los antecedentes de las sugerencias a realizar y la forma en que se llega a esa conclusión.. 2.

La clasificación de los papeles de trabajo la podemos hacer en dos grandes grupos: 1.Hojas de puntos a realizar . Requisitos sobre los papeles de trabajo.Revisión de tipo general 2.Punto del programa detallado . 80 LIC. Por lo tanto. Auditoría del ejercicio.El trabajo realizado.. la fecha de la auditoría y la firma de la persona que hace el trabajo.AUDITORÍA OPERATIVA 4. .Detalle por sector a auditar . Parte general que contiene: . Auditoría parcial.Son los papeles específicos de los trabajos efectuados durante el ejercicio económico en curso.Utilizar marcas o símbolos uniformes. .Programación . . GUSTAVO GIL . A su vez. podemos hacer otra sub-clasificación: 1.Los requisitos que deben reunir los papeles de trabajo son los siguientes: .Que contiene: .Conclusiones .Deben estar preparados de forma que permitan una fácil lectura y rápidamente se pueda conocer el concepto de lo que se quiere expresar.El encabezamiento debe ser preciso.. su redacción debe ser clara y objetiva.. conteniendo: el nombre del sector. la descripción de la tarea que contiene.Debe indicarse cuáles son los datos.6 Clasificación y ordenamiento.5. 4.. la información o listados preparados por el sector auditado y debe ser revisado o controlado para admitirlo con evidencia válida.

Revisión periódica y seguimiento de recomendaciones o sugerencias. Volumen de operaciones. GUSTAVO GIL . Procedimientos. Organigramas.AUDITORÍA OPERATIVA 2. Legajos permanentes. excepto aquellos que se usan en forma uniforme. Copias de actas y asambleas. Las marcas que se utilizan en auditoría operativa tienen más relación con la profundización y continuidad del examen que con comprobaciones. Detallamos los legajos permanentes: Estructura legal. sucursales y agencias. que en gran parte son narrativos o gráficos. Reseñas de las operaciones.Los símbolos o marcas son utilizados por el auditor para señalar en sus papeles de trabajo el tipo de revisión y pruebas efectuadas. Informes y correspondencias. Estatutos. Programas a largo plazo.Los legajos de tipo permanente deben clasificarse según el tipo de información que contiene. por el hecho de que la auditoría operativa se ejecuta según fases que se aplican progresivamente y también por el contenido especial de los papeles de trabajo. Localización de plantas. aunque estos últimos no se puedan descartar del todo. instrucciones y normas. Estas marcas o símbolos permiten con una rápida visualización determinar el grado de análisis efectuado y constituyen un medio de control de la labor de los ayudantes. Marcas o símbolos. 4.7.. depósitos. Manuales. Ejemplos: 80 LIC.. Las marcas o símbolos que figuran en los papeles de trabajo deben ser debidamente aclarados. Memorias y estados contables. Relevamiento administrativo contable y evaluación del sistema de control interno. Es preferible que estas marcas se efectúen en color. oficinas. Documentos importantes.

por ser aún Incompleto o insuficiente debe ser considerado En un siguiente programa. ídem al anterior Ubicación A la derecha del párrafo en cuestión 80 LIC. ídem al anterior ídem al anterior ídem al anterior ídem al anterior. debe ser ampliado Mediante una entrevista o consulta C I A R Confirmar por escrito o verbalmente Inspeccionar u observar físicamente Analizar Dato o asunto que debe consignarse en una hoja de resumen Según las necesidades podrían adicionarse otras marcas. E El dato o asunto de que se trate.. GUSTAVO GIL . Codificación. que deberán incorporarse a una planilla de marcas de auditoría.Significa el acto mediante el cual se asigna índices de identificación que permiten localizar e identificar el lugar exacto donde se encuentra un papel de trabajo dentro de los archivos que se preparan como resultado del examen. dado que ya se lo ha hecho en la indicada planilla. No se considera necesario explicar el significado de las marcas en cada papel de trabajo.AUDITORÍA OPERATIVA - Verificado con la documentación legal = Control de cálculos = Otros ejemplos Marcas P Significado El dato o asunto de que se trate. La codificación de los papeles de trabajo presenta las siguientes ventajas: Simplifica la localización Simplifica el proceso de supervisión y revisión.

AUDITORÍA OPERATIVA

-

Permite el archivo sistemático.

Los códigos o índices en auditoría pueden ser de las siguientes clases: a) Alfabéticos, b) Numéricos, c) Alfanuméricos. 4.8 Contenido de los papeles de trabajo.- El diseño de las hojas de trabajo queda siempre a criterio del ayudante y/o superior, pero es preferible que sea discutido entre ellos. Pero en auditorías repetidas se hace un estándar del papel del trabajo de un tema específico. Los papeles deben ser perfectamente comprendidos por cualquier persona ajena a su realización y deben contener: Número de papel o de origen (código de archivo) 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. El título de la cédula o el nombre del programa y la fecha de la situación analizada. También pueden mencionarse el nombre del departamento auditado. El nombre de la persona que efectuó el trabajo y la fecha en que lo realizó. Si una cédula tiene varias páginas debe colocarse el número de página y de páginas. Si la cédula comprende información preparada por personas ajenas al departamento de auditoría. Se debe detallar la fuente de la información contenida. La descripción concreta y clara del trabajo efectuado. Las conclusiones a las que se llegó. El nombre de la persona que revisó el trabajo y la fecha de la misma.

4.9. Revisión de los papeles de trabajo.- Cuando se efectúa el control de los papeles de trabajo se evalúa la gestión del auditor que lo realizó. Por lo tanto, debemos tener en cuenta los siguientes aspectos en la revisión de los mismos: Se debe comprobar que se cumplió con el programa de auditoría. Juzgar si los papeles de trabajo contienen la evidencia suficiente para dar por bien cubiertos los procedimientos y sustentar las conclusiones. Determinar si los asuntos o temas de mayor importancia han sido debidamente estudiados y resueltos. Cotejar los datos de los papeles de trabajo con la información pertinente.

80

LIC. GUSTAVO GIL

AUDITORÍA OPERATIVA

-

Verificar que los papeles de trabajo satisfacen los requisitos formales establecidos.

4.10. Tipos de archivos.- La forma de organización y archivos de los papeles de trabajo, responden a una lógica definida, por cuanto estos documentos proporcionan una fuente conveniente de información sobre la auditoría que es de interés para los auditores, supervisores y otros funcionarios vinculados con el examen. Para los papeles de trabajo pueden prepararse dos tipos de archivos: a) Archivo permanente.- La documentación que se clasifica como permanente es aquella que podrá utilizarse en futuras revisiones y que en años siguientes deberá ser actualizada. Entre otras, la siguiente información puede ser incluida: 1. Resumen o fotocopia del documento legal de constitución de la entidad. 2. Macro y micro organigramas. 3. Lista de ejecutivos. 4. Políticas, procedimientos administrativos y financieros. 5. Información sobre el sistema de control interno. 6. Hoja de información general donde especifique:     Tipo de actividad. Tamaño de la entidad. Recursos humanos y materiales. Número y ubicación de sucursales, etc.

7. Descripción completa de los aspectos operativos. 8. Copias de manuales, instructivos y reglamentos. 9. Copias de programas y cuestionarios de auditorías. 10. Copias del informe de auditorías. 11. Hoja de sugerencias o asuntos a ser considerados en posteriores auditorias, etc. El archivo permanente debe servir como base de información para ayudar a planificar futuras labores, por consiguiente, deben proporcionar una información resumida rápidamente accesible sobre las labores efectuadas anteriormente y sobre los informes emitidos, incluyendo una lista de las áreas
LIC. GUSTAVO GIL

80

AUDITORÍA OPERATIVA

principales cubiertas en auditorías anteriores y la actual, así como las fechas aproximadas en que se efectuó la labor y los resultados alcanzados. b) Archivo corriente.- Comprende dos tipos de archivos, algunos relacionados con aspectos generales de la revisión y otros con hallazgos específicos de auditoría. Los papeles generales resultan de las primeras fases de la auditoría que es cuando aún no tienen identificados los hallazgos. Se denominan generales por que se vinculan con información que compete a la empresa en su conjunto. Aunque principalmente resultan de la fase de trabajo preliminar, en las fases posteriores podría seguir surgiendo información general. Para todos los papeles de trabajo generales debe abrirse un solo legajo, en cambio será conveniente que para cada hallazgo se habiliten legajos específicos, aunque esto depende de la importancia y la cantidad de papeles. No es posible indicar la relación de papeles que podrían incluirse en un archivo corriente pero se consideran imprescindibles en cualquier legajo la inclusión de: a. b. c. d. Los programas de auditoría debidamente referenciados con los papeles de trabajo que apoyan su ejecución. Papeles de trabajo que respaldan la realización y aplicación del programa de auditoría, preparados para el examen. Correspondencia cursada, recibida y fundamentalmente las actas de validación de los hallazgos. En los legajos específicos, se incluye una hoja resumen del hallazgo que resume la totalidad de los atributos de un hallazgo de auditoría. 4.11. Normas generales para la elaboración de papeles de trabajo.- Las siguientes normas se deben aplicar en la elaboración de los papeles de trabajo. 1. Totalidad y precisión.- Los papeles deben contener evidencias completas y precisas para proporcionar un respaldo apropiado de las observaciones, conclusiones y recomendaciones,

80

LIC. GUSTAVO GIL

. Claridad y comprensibilidad. como se indico aún en las fases finales continúa obteniéndose información diferenciada que puede servir a la auditoría en ejecución o a futuros exámenes. es vital que se identifique el nombre. clasificar los papeles desde un principio según los hallazgos o categorías a la que pertenezcan.. 4. Debe permitir a quien las utilice determinar de inmediato el propósito.. 3.AUDITORÍA OPERATIVA por consiguiente. los papeles para cumplir con la norma anterior deben contener un título que los identifique de manera precisa con su contenido. cuando sea necesario. constituir una base para la demostración de la naturaleza y alcance de nuestro examen. GUSTAVO GIL . Pertinencia.Por las situaciones de controversia que pueden presentarse en las fases de conclusión de la auditoría.. sin embargo no siempre es posible por la presión del tiempo disponible y la forma en que se recibe la información. 5. Por otra parte. naturaleza y alcance de la labor efectuada y las conclusiones de quien las preparo. por consiguiente debe estar justificado. distribuyendo los papeles en los legajos correspondientes. pertinente y útiles con relación a los objetivos establecidos en el examen.Los papeles deben limitarse a los asuntos que son materialmente importantes. El costo de la preparación de los papeles de trabajo es una parte importante del costo total de la labor que efectuamos. 2. Uso de hojas separadas para cada asunto.Este detalle adquiere importancia a partir del momento en que es posible detectar situaciones que posteriormente constituirán un hallazgo.Los papeles deben de ser claros y comprensibles sin necesidad de explicaciones verbales adicionales o suplementarias. Para evitar el desorden y confusión es recomendable depurar los archivos diariamente. Registro de la fuente. cargo y posición de las personas o unidades que proporcionan la información 80 LIC.

se debe velar que la utilización del equipo de fotocopiado sea realizado con moderación.En cada archivo de papeles de trabajo se debe preparar un índice con el contenido. Preparación de un índice. correcciones y principalmente la anotación de marcas de auditorías. 8. 80 LIC. Referenciación. 11.La forma de estructurar y registrar la información debe facilitar la referenciación entre los programas de auditoría. Forma de preparación. Sin embargo. tales como fotocopias de documentos.Antes de la preparación de cualquier papel de trabajo. GUSTAVO GIL .. Esto evitará la proliferación y preparación de papeles insulsos. Los del archivo permanente pueden ser preparados en un ordenador. debe definirse el propósito y la relación que tenga con la auditoría... para facilitar su exploración.Se debe escribir a doble espacio para permitir modificaciones. 10. Planificación. 9.AUDITORÍA OPERATIVA 6.. 7. los papeles de trabajo y entre éstos el informe. Doble espacio... Los papeles de trabajo de auditoría también tienen carácter confidencial y son de propiedad del auditor. Facilidades.Para reducir el tiempo se debe hacer uso intensivo de procedimientos y medios que representan ahorro de tiempo.Para facilitar correcciones los papeles de trabajo del archivo corriente deben prepararse a lápiz o bolígrafo. ampliaciones.

RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN Puede decirse que la auditoría operativa consiste en un proceso ininterrumpido de obtener información. Para cumplir con esta norma. Todo ello. determinará el enfoque de planificación. La materia prima con la que trabaja el auditor es la información. GUSTAVO GIL . procedimientos y pruebas que van a desarrollarse. en razón de que su complejidad hace necesario prever con escrupulosidad todos los pasos a seguir y constituye la única forma de controlar los exámenes. que soporte la emisión de un informe con recomendaciones. si fuera el caso. es decir. la forma mediante la cual el auditor operacional abarca su estrategia para la obtención de la evidencia. 2. es decir. 3. el trabajo no puede realizarse de una manera improvisada. NORMAS SOBRE LA PLANIFICACIÓN En general las normas de auditoría hacen referencia a que el trabajo de auditoría. LA REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES EN LA AUDITORÍA OPERACIONAL El proceso de la auditoria operativa comprende una serie de actividades a cumplir que permiten obtener el suficiente conocimiento de las actividades examinadas que conduzcan a la emisión del informe. La obtención de la evidencia incluye por tanto la planificación del trabajo y el diseño de los programas de auditoría. sino que es necesario hacer planes anticipados. debe ser planeado apropiadamente. 4. Su objetivo consiste en realizar y ejecutar el proceso necesario para probar los objetivos planteados mediante la realización de pruebas que permitan obtener evidencia suficiente. que se somete a un proceso cuyo resultado final son las conclusiones establecidas. La planificación es un plan estratégico que se basa en los objetivos de la auditoría operacional. se deberá diseñar una estrategia global. PLANIFICACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE AUDITORÍA La planificación es la actividad más importante de todo el trabajo de auditoria operacional. 80 LIC.AUDITORÍA OPERATIVA UNIDAD Nº 5 PLANIFICACIÓN Y PROGRAMAS DE AUDITORÍA OPERATIVA I. y de esta manera optimizar el tiempo para llevar a cabo aquellos procedimientos que han sido programados. pertinente. competente. PLANIFICACIÓN DE AUDITORÍA OPERATIVA 1.

4. Asignar el personal con la suficiente experiencia y conocimiento tanto de la entidad como del sector. planear los papeles de trabajo en que van a registrarse los resultados.. GUSTAVO GIL . y concretar los procedimientos necesarios para alcanzarlos. se debe considerar: . Identificar puntualmente los problemas que puedan surgir a lo largo de la auditoría 3. y que estas estén coordinadas. 6. OBJETIVOS Y ENFOQUES DE LA PLANIFICACIÓN El propósito de la planificación es identificar los objetivos de la auditoria. su extensión y en qué momento se van aplicar. A estos efectos.AUDITORÍA OPERATIVA Esta planificación consistirá en decidir previamente los procedimientos que van a emplearse. La planificación de la auditoría tiene que cumplir con los siguientes requisitos: a) Precisión. esto implica la selección de técnicas y procedimientos a ser aplicables en el examen. .La importancia del conocimiento de las actividades de la entidad y del contexto en el cual se desarrollan. 2. VENTAJAS DE LA PLANIFICACIÓN Las principales ventajas de la planificación permiten: 1. 5.Utilización de técnicas y procedimientos para la realización del examen de la gestión operativa de la empresa. 80 LIC.Acciones de antemano planeadas de una manera completa. Así como. Identificar las actividades más importantes de la empresa. de una forma eficaz y con el menor costo posible. b) Flexibilidad..Que se mencionen las acciones para cada actividad. y que se reflejen en un programa de Auditoria. También forma parte de la planificación. decidir la cantidad de personal que deberá asignarse al trabajo..Con relación a cambios imprevistos o circunstancias que hayan variado c) Unidad. Comunicar al equipo de auditoría los objetivos de la misma.

Este proceso culminará con el logro del objetivo fijado o revelará una deficiencia o debilidad en la actividad. La evidencia proporciona los medios por los cuales alcanzamos ese estado de seguridad llamado conocimiento. mediante la aplicación de los procedimientos de auditoría. pues planificar consiste en definir el objetivo y determinar el plan de acciones para conseguirlo. 7. GUSTAVO GIL . Se persigue un enfoque de actuación lógico adaptado a las características de la empresa y organizando el trabajo de forma que se eviten duplicaciones. El mecanismo consiste en que para evaluar estas actividades. se diseñan los procedimientos necesarios para obtener la evidencia suficiente y pertinente. 80 LIC. el auditor debe contar con la capacidad y conocimientos adecuados. de los que se trata de probar es si su ejecución se realiza con eficiencia. para así poder estar en condiciones de interpretar aquello que examina. Para obtener un conocimiento verdadero y lograr adquirir una evidencia válida. LOS OBJETIVOS DE LA EMPRESA Y SU RELACIÓN CON LOS PROCEDIMIENTOS Las actividades que ejecuta la empresa se convierten para los auditores en los objetivos de auditoría. sino que depende de la interpretación que le demos a una cosa de acuerdo con nuestros conocimientos. Este conocimiento se adquiere mediante el diseño lógico de los procedimientos de auditoría y su aplicación.AUDITORÍA OPERATIVA La planificación. para ello es preciso tener presente la relación existente entre los objetivos y los procedimientos de auditoría. implica el desarrollo de una estrategia de la forma en que se espera o estima que responderá la empresa. la forma más eficaz de distribuir los procedimientos de auditoría. Lo que demuestra que la evidencia materia de auditoría se deriva de una conclusión basada en el conocimiento que tengamos de todo aquello que esté a nuestro alcance. efectividad y economía. Cuando tratamos de obtener un conocimiento verdadero a través de nuestros sentidos y observamos un objeto puede suceder que la afirmación de nuestros sentidos no sea válida. ya que el ver no siempre es el creer. es decir. se establece el objetivo específico de auditoría correspondiente y posteriormente. que se opone a la mera creencia.

La función control. incluye todas las acciones que los ejecutivos llevan a cabo en su intento por asegurar que los resultados reales concuerden con lo planificado. que constituyen planes formulados por anticipado de lo que se pretende hacer. las acciones. Los Objetivos Especifican las condiciones futuras que los ejecutivos esperan lograr Las Acciones Son los medios o actividades específicas planificadas para lograr los objetivos Los Recursos Son las asignaciones en clase y cantidad que pueden ser aplicados a las actividades. cuando los ejecutivos pueden tomar las acciones correctivas para corregir desviaciones y se cumplan las leyes y normas aplicables. hacia lo que debe lograse y cómo hacerlo. la planificación incluye acciones en que los ejecutivos determinan los objetivos para el futuro y los medios apropiados para lograrlo. El resultado de esta función es un plan conformado por cuatro elementos fundamentales: los objetivos. EL CONTROL INTERNO La función de planificación se orienta hacia el futuro.AUDITORÍA OPERATIVA 8. De lo expresado anteriormente. En esencia. debe ser controlada por medio de la utilización de programas de auditoría. La planificación tendrá poco valor si los ejecutivos no aplican mecanismos de control aplicados. 80 LIC. La implantación Significa la asignación de dirección que debe tomar el personal para llevar a cabo el plan. cuando haya información disponible para evaluar los estándares establecidos y la formulación financiera. los recursos y la implantación. Para que el control sea eficaz es necesario desarrollar estándares para las variables que pueden controlarse para conocer hasta qué punto se está logrando los objetivos empresariales. II. son funciones estrechamente relacionadas. METODOLOGÍA PARA LA PREPARACIÓN DE PROGRAMAS DE AUDITORÍA OPERATIVA La realización de una labor de auditoria y evaluación de las actividades de una empresa. GUSTAVO GIL . podemos concluir que la planificación y el control. y cuando la empresa cuenta con un conjunto de procedimientos de control.

áreas débiles. 2. no es factible preparar programas de auditoría estándar.. etc. 80 LIC. y cada programa se preparará de acuerdo a los resultados obtenidos en la fase inmediata anterior. 3. BENEFICIOS DE LA PREPARACIÓN DE PROGRAMAS DE AUDITORÍA La preparación de programas de auditoría constituye un medio que facilita el cumplimiento de nuestras responsabilidades como auditores y tienen algunos beneficios. La preparación de los programas de auditoría operacional depende de un gran número de factores. 9.AUDITORÍA OPERATIVA Estos programas tienen las siguientes características: 1. a condiciones. 10. Los Programas de Auditoria Operacional se preparan progresivamente. procesos. por consiguiente. vale decir. como los siguientes: 1. Los programas de auditoría operacional se refieren por una parte a fases de la auditoría. necesidades y objetivos previstos. en la auditoría operacional habrá tantos programas como fases comprendidas en el examen total. hallazgos. Los programas de auditoría operacional tienen como característica fundamental. con base en los resultados que se van obteniendo y a medida que el examen se desarrolla. y por otra. que son elaborados de manera específica para hacer frente a las peculiaridades. Los programas de auditoría. LAS NORMAS DE AUDITORÍA Y LOS PROGRAMAS DE AUDITORÍA La evaluación de las actividades de la empresa. que por la fuerza de las circunstancias se aplican con un formato más o menos similar. tales como: la naturaleza y complejidad de actividad bajo examen. excepto para el diagnóstico preliminar. En consecuencia. tal como establecen las normas de auditoría. GUSTAVO GIL .Constituyen un plan sistemático por la descripción de los procedimientos a ser aplicados en la evaluación. son planes que se realizan por adelantado para la realización de una evaluación y están basados en el propósito formulado para la evaluación. procedimientos y otros aplicados en la empresa. así como en la información disponible que posee el auditor con el fin de obtener un mayor conocimiento sobre las actividades. debe ser convenientemente controlada por medio de la utilización de programas de auditoría. en lo referente a planificación. a etapas o momentos del examen. La excepción se da en el programa del trabajo preliminar.

aspecto por el cual deben ser expuestos de manera clara y precisa. 6. 80 LIC. 3..AUDITORÍA OPERATIVA 2. 4.. 11. son los referentes a: Propósito del examen Constituyen los objetivos o productos finales que se pretende alcanzar con el examen..Propósito del examen.. Los aspectos que ameritan una explicación más amplia de sus características.... para su compresión por parte del personal que aplicará este programa.Pasos o procedimientos a desarrollar..Identificación del responsable de su preparación...Métodos o fuentes de la información. deben ser lo suficientemente flexibles para permitir la imaginación e iniciativa personal del auditor en la ejecución de los pasos o procedimientos contemplados en estos programas..Nombre del programa de auditoría... para ser útiles en la evaluación de las operaciones de una empresa. 5.. b) Área de análisis 1.Fecha de conclusión del examen. 6. 4.Responsable o responsables de la ejecución del paso o procedimiento..Referencia al papel de trabajo que evidencia su realización o las causas de su no ejecución. 2. 3. 4..Fecha de inicio de ejecución del paso o procedimiento 5.Fecha de inicio del examen o aplicación del programa.Permite efectuar el seguimiento de los plazos para la ejecución de la labor encomendada a los auditores.Alcance del examen.Facilita la supervisión del examen.Fecha de conclusión del paso o procedimiento. CARACTERÍSTICAS DE LOS PASOS O PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA Cada programa de auditoría debe contener las siguientes partes: a) Área de identificación 1. 7. Los programas de auditoría. 3. 2.Razón social de la entidad o empresa.Permite la asignación de responsabilidades entre los miembros del equipo de evaluación. GUSTAVO GIL .

para de esa manera evitar la inclusión de procedimientos innecesarios.Cada paso.. deben ser preparados de manera específica. excepto el de auditoría preliminar o diagnostico.Cada paso implica la aplicación de una o varias técnicas de auditoría. debe ser estructurado de manera completa.. 3. 2. se debe indicar las posibles fuentes y métodos para la obtención de información. 3. normas referentes a identificación.Los propósitos del examen se deben revelar en los términos más específicos posible y deben ser fáciles de comprender y alcanzables por los auditores. GUSTAVO GIL . 5.Los programas de auditoría son papeles de trabajo. por consiguiente se deben aplicar. 4. por la connotación de orden o mandato que tiene cada paso o procedimientos. NORMAS PARA LA PREPARACIÓN DE PROGRAMAS DE AUDITORIA En la preparación de programas de auditoría se deben aplicar las siguientes normas: 1. supervisión. 80 LIC.Justificar la incorporación de un paso o procedimientos en el programa de auditoría. control y referenciación.. que es en esencia una instrucción. Se espera un alto rendimiento del profesional encargado de su aplicación. en su preparación. con el propósito que los responsables de su ejecución comprendan de manera plena la naturaleza de la instrucción. 2. enunciados en términos positivos y no de preguntas.. 4. 14.Los pasos o procedimientos se deben formular en términos positivos y no de preguntas. MÉTODOS O FUENTES DE LA INFORMACIÓN Con el propósito de obtener un máximo rendimiento del personal encargado de la aplicación del programa de auditoría. PASOS O PROCEDIMIENTOS A DESARROLLAR Los pasos o procedimientos a aplicar consisten en las instrucciones específicas para llevar a cabo el examen.Se debe escribir en tercera persona..Los programas de auditoría.AUDITORÍA OPERATIVA 12. buscando que de su aplicación se obtenga el máximo beneficio.. En su contenido y diseño se deben cumplir los siguientes criterios: 1.. 13...En cada paso o procedimientos se deben establecer claramente la labor a realizar y las causas y motivos de su inclusión.

.Programa de auditoría para el desarrollo de áreas críticas.Programa de auditoría preliminar o diagnóstico 3. permitiendo la aplicación de iniciativas y criterios utilizables en las circunstancias. 2. lo que está sujeta al grado de complejidad. de acuerdo con las peculiaridades..AUDITORÍA OPERATIVA 6.PROGRAMAS DE AUDITORÍA PARA EL DESARROLLO DE ÁREAS CRÍTICAS: Con base en los resultados de la auditoría preliminar.. 8.Memorándum de planificación 2... GUSTAVO GIL . necesidades y objetivos formulados.Los programas deben ser flexibles.Los pasos o procedimientos deben implicar el uso y aplicación de una o más técnicas e auditoría.. 7. bajo examen.. programa. área. DE AUDITORÍA PRELIMINAR O DIAGNÓSTICO 80 LIC.En la aplicación de los pasos o procedimientos se debe tener permanentemente en cuenta los atributos de los hallazgos de auditoría. que éste tenga. 15.Evitar la duplicidad de pasos o procedimientos. función.PROGRAMA PRELIMINAR: Por las características de la evaluación a practicar y el tipo de información que se precisa. se deben diseñar programas adicionales. 9..Los pasos o procedimientos deben ser estructurados en forma secuencial y de ser posible bajo el criterio de prioridad o importancia. 1. etc. este programa es de carácter estándar con un formato más o menos similar. hasta lograr desarrollar plenamente el hallazgo de auditoría.. 10. CLASES DE PROGRAMAS DE AUDITORÍA OPERATIVA Los programas de auditoría operativa pueden ser de las siguientes clases: 1. 3..MEMORÁNDUM DE PLANIFICACIÓN: En atención a lo señalado en las normas de auditoría. se considera de utilidad preparar un Memorándum de Planificación que comprenda información introductoria de carácter general referida a la empresa.

determinando si una situación requiere acción correctiva.AUDITORÍA OPERATIVA En estos programas se debe evaluar y profundizar el estudio de los posibles hallazgos identificados. y si el asunto de hecho es de tal importancia que merezca tal acción y determine la acción correctiva a ser recomendada o su discontinuación por ser irrelevante. 80 LIC. GUSTAVO GIL .

sean estos internos o externos. para que sean consideradas en el momento de decidir en qué áreas. que sirvan como instrumento de trabajo para el planteamiento de las futuras fases de la auditoría. LIC. político. cuyo resultado será utilizado posteriormente. Este procedimiento permite un enfoque ordenado hacia el planeamiento y logro de los objetivos de la auditoría y facilita la utilización de los esfuerzos en las áreas en que pueden ser más beneficiosos. El objetivo es acumular información útil en corto tiempo con base en cual se puedan hacer planes para revisar y probar la eficiencia. social y cultural en el que la empresa desarrolla sus actividades. Sin embargo. lo más rápidamente posible. sobre los mercados en los que influye. visión y misión. Debe ser un proceso relativamente rápido de recopilación de información. debe documentarse cualquier indicio de serias deficiencias encontradas en las operaciones durante esta parte del trabajo. En el marco interno la información a recopilar se refiere a los antecedentes históricos de la empresa. los recursos con los que opera. caracterizado por una laboriosa lectura de manuales. procesos o actividades se requiere un examen más detallado y profundo.AUDITORÍA OPERATIVA PRIMERA ETAPA ALCANCE Y CONTENIDO DEL DIAGNÓSTICO PRELIMINAR El propósito del estudio preliminar es obtener información de todos los aspectos importantes que rodean las operaciones de la empresa. permitirá al auditor contar con la información sobre el contexto económico. Una revisión general de la información obtenida durante el diagnóstico preliminar. Un diagnóstico preliminar no deberá ser un proceso largo y tedioso. Durante esta fase de trabajo no se debe perder el tiempo en demostrar la existencia de deficiencias. documentos y otros materiales. efectividad y economía en la realización de sus operaciones. Y otros puntos importantes de las operaciones que realiza. con base en los cuales se pueda comenzar a planificar el trabajo de auditoría y hace planes para la revisión detallada. GUSTAVO GIL 80 . legal. Un punto importante para levar a cabo un efectivo estudio es realizado rápidamente. Dicha información debe ser reunida de manera utilizable y de fácil asimilación en la forma de papeles de trabajo. el modelo de organización y los valores con que cuenta tales como la cultura empresarial.

se debe considerar. procedimientos y métodos que se utilizarán - Establecer los indicadores que se emplearán Objetivos del Examen 80 LIC. Esta documentación no se revisa en detalle hasta el momento que se considere apropiado durante las fases siguientes. tipo de actividad y naturaleza de las operaciones de la empresa. GUSTAVO GIL .AUDITORÍA OPERATIVA La documentación obtenida durante el trabajo preliminar deberá ser utilizada para iniciar el archivo permanente de papeles de trabajo. primera fase de la auditoría operativa. etc. se recomienda considerar los siguientes elementos: DETERMINACIÓN DEL PROPÓSITO DEL EXAMEN Se debe fijar: - Los objetivos de examen Fijar el alcance general Áreas de estudio que deben ser considerados en el examen. estará en directa relación con las características. Para efectos de la consideración del alcance de la fase de diagnóstico preliminar. se si trata de una auditoría subsecuente. el posible efecto que la dinámica de las operaciones y actividades de la empresa tengan en la calidad de la información recopilada. de la complejidad de las operaciones. CRITERIOS A SER CONSIDERADOS PARA LA REALIZACIÓN DIAGNÓSTICO PRELIMINAR DE LA FASE DE La información que podría ser recopilada durante la ejecución de esta fase. ALCANCE Y PROFUNDIDAD DEL ESTUDIO PRELIMINAR El alcance y profundidad de este estudio depende de si es una primera auditoría o auditoría subsecuente. En cambio. Si es primera auditoría será conveniente seguir las orientaciones que se dan en este capítulo dependiendo el grado de la profundización de la experiencia del auditor. el estudio preliminar posiblemente consista en una actualización y revisión del archivo permanente de papeles de trabajo. del conocimiento previo de la entidad. técnicas. Sin embargo.

Se enumeran algunas áreas de estudio. Se podría también establecer el alcance del examen. político legal. cultural y demográfico en la que la empresa desenvuelve sus actividades. Áreas de Estudio a ser considerados en el examen. sea más perentoria. Comprendería: Entorno Empresarial Se debe obtener información sobre el contexto económico. El tipo de recursos naturales. La realización de estos estudios dependerá del ramo. GUSTAVO GIL . procedimientos y métodos que se utilizarán. con base en los requerimientos y necesidades de los ejecutivos de la empresa. ALCANCE GENERAL De acuerdo con normas de auditoría. Con base en esta información se debe realizar un análisis de los factores del entorno empresarial. Identificación del perfil y fuerzas que compiten en el mercado. y otros de naturaleza similar. que son potenciales y adversos para la empresa. volumen operacional y la actividad de la empresa de que se trate. del planteamiento económico. actividades y procesos que ejecuta la empresa. porque constituyen la base que orienta todo el proceso de evaluación. así como el alcance que en cuanto a requerimiento se refiere. La objetividad con que se plantee el alcance permitirá tener mejores resultados al término de la evaluación. en una primera instancia. abarca todas las funciones. en el que actúa la empresa. su ubicación y disponibilidad. técnicas. estos son: Económico Es un análisis del marco económico general. Sin embargo. las características del consumo. 80 LIC. social. se debe considerar la política básica de auditoría operativa que señala: que los esfuerzos se deben aplicar a aquellas actividades y procesos donde la posibilidad de mejorar o cambiar.AUDITORÍA OPERATIVA Se deberá definir los objetivos del examen. Constituyen los fines a los que se orienta cada una de las actividades que se ejecutarán en el curso del examen. que se puede realizar durante la etapa de ejecución del examen. la política fiscal y tributaria. el alcance del examen es integral.

Dicho relato debe permitir tener una perspectiva adecuada de las características de la empresa en su pasado y presente. y determinar el impacto en las operaciones de la empresa. Base Legal Se debe obtener información y analizar la Minuta de Constitución. Estatutos y otros documentos de la empresa y determinar si su propósito inicial resulta actual. la forma de pensar de los individuos que trabajan en ella. valores y normas de la sociedad. Cultural Se consideran los antecedentes históricos. sexo. la función social que cumple y el crecimiento histórico. se considerará la disposición legal que determinó la creación de la entidad. distribución. su cantidad. Características Geográficas Se debe obtener informador sobre las características del medio geográfico en que desarrolla sus actividades la empresa. su educación y al medio en el que se han desarrollado. Los aspectos a considerarse son: LIC. ideológicos. Demográfico En relación con las características de los recursos humanos.AUDITORÍA OPERATIVA - Legal La constitución política del país. concentración y urbanización. las disposiciones tributarías y de control de las empresas. Se trata de determinar principalmente el tipo de sociedad en que se encuentra enmarcada el país y la empresa. haciendo hincapié en los logros obtenidos. Si se trata de una empresa del sector público. así como posibles conflictos en el pasado y las formas de solución encontradas. Se debe considerar el tiempo transcurrido de la creación de la empresa a la fecha y determinar su vigencia y la de sus reglamentos y contrato. GUSTAVO GIL 80 . Antecedentes Históricos Se debe preparar un resumen de los antecedentes históricos de la empresa.

Sistema de Control Interno 80 LIC. en los siguientes aspectos: - Características formales del modelo de organización. participación compartida multigrupal. Determinación de los procedimientos que se aplican en la empresa. energía eléctrica. creencias.AUDITORÍA OPERATIVA Características del Clima - La distancia a los centros productivos e industriales de aprovisionamiento de insumos de la producción - Facilidades para la contratación de recursos humanos y obtención de materiales Cercanía a los mercados de consumo Facilidades en el transporte de los productos terminados e insumos de la producción Acceso a los servicios públicos como teléfono. GUSTAVO GIL . Oportunidades de las decisiones. agua. La congruencia de la organización con los objetivos y metas establecidas. Aspectos Económicos Se debe obtener información y practicar un análisis de la situación económica de la empresa con su propósito de conocer los siguientes aspectos: - Características del mercado en el que opera la empresa Posibilidades económicas de participación en el mercado Determinar el lugar que ocupa la empresa dentro de la comunidad económica a la que pertenece Sistema de Planteamiento El propósito es obtener información sobre las características del sistema de planeamiento implementado por la empresa. combustibles. responsabilidad. interdependencia. - Mecanismos de seguimiento de objetivos y políticas. Determinación de la confianza.

formación y otros relativos al caso. contratación. GUSTAVO GIL . que se identifican con la aplicación de políticas. Características del Sistema de Personal El propósito es de tener información y documentación sobre la modalidad de administración de estos recursos.AUDITORÍA OPERATIVA El sistema de control interno es un medio para dar eficiencia a las operaciones de la empresa. para realizar el control interno. introducción y desarrollo. procedimientos y prácticas. y el grado de compromiso del personal en su aplicación y cumplimiento. la empresa debe establecer los mecanismos para su identificación. Sistemas y procedimientos de evaluación del personal Políticas motivacionales La existencia y aplicación de programas de capacitación y adiestramiento Información referente a los índices de rotación. la realización de actividades supone la existencia de un riesgo. vinculadas con las características de un adecuado sistema de información gerencial. - Información y comunicación. selección. antigüedad. análisis y tratamiento. las prácticas de evaluación periódica para mejorar el sistema de manera permanente. - Supervisión. por lo que será necesario obtener información respecto a suficiencia y efectividad de control y las características del control interno y específicamente a los siguientes componentes: - Entorno de control. - Actividades de control. para el efecto se debe abarcar los siguientes aspectos: - Características el sistema implantado en los procesos de: reclutamiento. Políticas de sueldos y salarios Características de clima o ambiente laboral Características de las relaciones sindicales - - Evaluación de los recursos físicos 80 LIC. uno de los más valiosos en la empresa. - Evaluación de riesgo.

La recepción y almacenamiento de producto Sistema de Producción Se debe obtener información relativa al sistema de producción utilizado por la empresa. aplicados por la empresa Realizar una visita de inspección y observación a las instalaciones Obtener información referente a los costos de producción. mobiliario e inmuebles.AUDITORÍA OPERATIVA Se obtendrá información sobre el volumen y características de los recursos físicos con que cuenta la empresa y comprende los siguientes elementos: - Características y configuración de las instalaciones. Sistema de Compras y Suministros Se trata de obtener información sobre los procedimientos que se utilizan para la realización de las compras. básicamente en los siguientes aspectos: - Características del sistema de planeamiento. crédito. para tal efecto se debe indagar sobre: - Las características de la base de datos de proveedores Las políticas de compras aplicadas a la fecha Las modalidades y condiciones de compra de insumos para la producción: precio. - Efectuar una inspección sobre el área y distribución de estos bienes. descuentos. tiempo de entrega. programación y control de la producción. graficar el o los sistemas de producción. Obtener información sobre la evaluación de estos bienes. de por lo menos los últimos tres ejercicios. por lo menos los tres últimos años. y preparar estados comparativos. por tipo de producto. GUSTAVO GIL 80 . - Políticas y prácticas para la administración de los inventarios. devoluciones y calidad. equipos. - Precisar las políticas y procedimientos de mantenimiento de bienes de uso y de producción Sistema de Comercialización LIC. De ser posible.

Considerando: • • • Proceso de control presupuestario La metodología de planeación presupuestaria Prácticas para la elaboración del presupuesto Criterios de distribución del presupuesto por áreas y actividades Procesos de control del presupuesto Procesos de cierre y evaluación del presupuesto • • • - Estructura de las inversiones Composición de los bienes de capital Composición de las obligaciones por créditos obtenidos 80 LIC. comparativos de por lo menos los tres últimos ejercicios Estados de costos operativos. - Métodos para la planeación de las ventas Características del presupuesto de ventas Obtener las políticas de ventas que se aplican Obtener los estudios de mercado actual y potencial.AUDITORÍA OPERATIVA Se determinan la posición de la empresa en el mercado y el grado de competitividad. por similar período Estados de ejecución presupuestaria por similar período. GUSTAVO GIL . si existen Procedimientos para el establecimiento de los precios de venta de los productos Información sobre los costos de publicidad y promoción Métodos de distribución de los productos al consumidor Impacto de la competencia en las actividades de la empresa Los requerimientos de información sobre este sistema son básicamente los siguientes: - Los tipos de sistemas de información con que se cuenta Características del sistema de información contable y financiero Nivel de automatización de los sistemas Recursos Financieros La información a obtener tiene relación con los siguientes aspectos: - Estados Financieros.

GUSTAVO GIL .AUDITORÍA OPERATIVA La información analítica financiera que se presente deberá contemplar comparativa detalladamente los distintos conceptos que integran los estados financieros. .Grado de divulgación y comunicación de esta política entre los empleados de la empresa . Estos métodos son elementales en la aplicación del estudio y no pretender limitar al auditor a usar otros. 80 LIC. así como aquella información que a juicio del auditor sea conveniente desglosar. La intención al seleccionar los métodos debe ser formar un esquema que sirva de base para organizar y sustentar los resultados. Impacto Ambiental Se debe obtener información sobre los siguientes aspectos: . Aspectos Adicionales Estos requerimientos de Información se determinan considerando las características y necesidades de cada empresa.Estudios sobre naturaleza. magnitud e impactos medioambientales aplicables. . y con otros requisitos que la empresa suscriba.Política medioambiental que se aplica en la empresa .Las medidas adoptadas para evitar o disminuir daños a la salud y al ambiente. Algunos son: - Informes y estudios emitidos sobre las actividades de la empresa. Se deben usar sólo los métodos prácticos de investigación. que permitan obtener la información necesaria y tener pruebas y evidencias de los hechos y circunstancias inherentes de lo evaluado.Indagar respecto a sí se ha establecido y mantiene al día la empresa procedimientos para identificar los aspectos medio ambientales de sus actividades. personal externo. por funcionarios de la empresa. Conocimiento de la existencia de problemas no resueltos por la empresa Impacto del avance tecnológico en la rama de actividad de que se trate y su impacto en el mercado - Técnicas de Apoyo Las técnicas son los métodos prácticos de investigación que el auditor utiliza para lograr obtener la información necesaria para poder emitir opiniones y recomendaciones objetivas. proyectos y servicios. esta información será útil para que el grupo pueda emitir una opinión de la situación de la empresa. así como.

las fuentes de las normas de evaluación serán básicamente las siguientes: - Contempladas en los planes. objetivos y metas Contenidas en contratos de obras o servicios. 80 LIC. Cuando la empresa no cuenta con un sistema de medición. las técnicas o instrumentos de análisis están en relación con la factibilidad de su aplicación y de la actividad a giro de cada empresa particular. Para efectos del examen. Para que la evaluación sea objetiva hay que establecer criterios de medición y de esta manera se elimine cualquier criterio subjetivo. procedimiento. obliga al auditor el diseño de los indicadores principales de la función. Los mismos que se deben acordar y encontrar puntos de coincidencia con los responsables de la actividad operativa sujeta a evaluación y de esta manera eliminar posibles desacuerdos. de los que se derivan las recomendaciones. indicadores. Esta comparación proporciona evidencias sobre si las operaciones son ejecutadas de manera económica. Fuente de las Normas de Evaluación Para efectos de la auditoría se debe relacionar la ejecución real (condición) con las normas establecidas (Criterio). eficiente y efectiva. GUSTAVO GIL . para facilitar la interpretación. directivas e instrucciones Experiencias administrativas Sentido común Resultados de sedes o estadísticas históricas. se facilita en gran medida el examen de auditoría y los hallazgos del examen estarán respaldadas con evidencia suficiente y competente y por consiguiente. Indicadores para la evaluación Si la empresa cuenta con un sistema de medición de sus actividades traducido en estándares. defendibles. proceso. En lo posible. etc. convenios y reglamentos Leyes. normas. se deberían establecer en términos cuantificables. ratios y otros similares.AUDITORÍA OPERATIVA La elección. con el propósito de establecer desviaciones o hallazgos. Comparaciones con otras empresas o actividades - - internas similares. políticas. los criterios de medición.

es útil para identificar áreas o actividades en las cuales la existencia de una debilidad en la gestión puede afectar seriamente los intereses de una actividad. etc. OBJETIVOS DEL EXAMEN PROFUNDO El propósito del examen profundo de áreas críticas. programar el trabajo y fijar plazos para la determinación de la labor de auditoría y presentación del informe. Como resultado de labor ejecutada en esta fase se obtienen datos. 80 LIC. Tal información representa la base del informe y otras comunicaciones relacionadas con los resultados de la auditoría. se forman opiniones. programa.También será útil al hacer un estimado de los requerimientos de un personal adicional. Con la obtención adicional. se hace necesario. establecidos como tarea específica. el objetivo es evaluar la eficiencia. durante la primera fase se abran encontrados indicios de serias debilidades operativas o importantes efectos adversos en determinada área o actividad Sin embargo.AUDITORÍA OPERATIVA SEGUNDA ETAPA EXAMEN PROFUNDO DE LAS ÁREAS CRÍTICAS Concluida la primera fase del diagnóstico preliminar. Según lo indicado en la primera fase. efectividad y economía con las actividades se ejecutan e identificar las posibles debilidades importantes que pueden requerir un examen más detallado. llegan a conclusiones y se hacen recomendaciones. Esta fase constituye el medio por el que se logran los objetivos de la auditoría. Durante esta fase. GUSTAVO GIL . el auditor puede tomar decisiones más reales acerca de la naturaleza acerca del examen profundo de áreas críticas identificadas para lograr los objetivos estableados . dirigir los esfuerzos de auditoría hacia las áreas en que se necesita cambiar o mejorar el sistema políticas métodos. operación. incluye el desarrollo apropiado de los hallazgos detectados por la auditoría. de acuerdo con la política básica de auditoría operativa. En algunos casos. probablemente se necesita más información antes de determinar si es necesario un examen más detallado. lo cual será útil para identificar aquellos asuntos para los que se requerirá más tiempo y esfuerzo al hacer un examen más profundo. el auditor debe acumular información adicional sobre la operación y funcionamiento de los diferentes componentes de la actividad de la empresa ya existentes. procedimientos administrativos. el análisis de la información general obtenida durante el estudio preliminar. se desarrollan hallazgos.

Como requerimiento general debe considerarse la eficiencia de los sistemas. metas. GUSTAVO GIL . El grado de énfasis dado cualquiera de las áreas críticas. simplificadas o cambiadas. prácticas. propósitos. A través de un examen lo suficiente profundo como para poder emitir y respaldar opiniones apropiadas sobre la efectividad de las operaciones y lograr identificar y revelar las debilidades que en el interés de la entidad deben ser corregidas. con que lleva a cabo la operación o función bajo examen en si o los posibles defectos de tal operación o función sobre las operación y examinar las deficiencias operantes. Las prácticas administrativas implican la aplicación de sistemas. objetivos de la operación o función bajo examen. El alcance de este requerimiento es tan amplio como el alcance de cada auditoría en particular. métodos.AUDITORÍA OPERATIVA No es factible examinar las operaciones efectuadas. procedimientos. ni tampoco es necesario un examen de tal magnitud. Durante estos exámenes el auditor debe estar alerta para encontrar prácticas antieconómicas. El auditor puede cumplir con su responsabilidad por medio de la revisión y prueba del funcionamiento adecuado de los sistemas. 80 LIC. Este tipo de trabajo se utiliza para conocer y evaluar su efectividad en relación con las actividades que han sido asignadas. etc. prácticas y métodos que proporcionan un grado razonable de control de las operaciones ejecutadas. procedimientos. procedimientos. prácticas o métodos a desarrollar ampliamente todos los aspectos que para los auditores denotan ineficiencia. mejoradas. procedimientos. inapropiadas o insatisfactorias en la utilización de los recursos aplicados en las operaciones y examinar las deficiencias operantes. varían seguís naturaleza y características de la tarea. dependerá de la importancia del hallazgo y de la racional utilización de los recursos humanos en función de los distintos factores implicados. prácticas. Loe objetivos específicos de la auditoría que se logran por medio de un examen profundo de las áreas críticas. El examen debe incluir una investigación de las causas y resultados de acciones por decisiones administrativas específicas. Para una efectiva labor de auditoría se requiere un conocimiento de los sistemas. Una posible conclusión a la que podrían llegar los auditores después de efectuar casi todo un examen profundo a las áreas críticas es aquella relacionada con la eficiencia. políticas genérales y especificas aplicables a la actividad.

métodos. responsables y vinculados con la actividad sujeta a la evolución. están presentando grandes deficiencias para adaptarse a entornos altamente competitivos. porque no en otro lugar? ¿Cómo se está haciendo. es indispensable que lo haga esa persona? ¿Qué factores incluye en las operaciones. por qué esa persona. Después de seleccionar actividades que serán examinadas durante la auditoría. es revisar los procedimientos y prácticas realizadas realmente en operaciones y transacciones específicas. por que se hace de ese modo. prácticas. procesos y practicas involucradas. etc. Los modelos tradicionales de administración seguidos por las empresas. se debe hacer un examen detallado y directo de algunos procedimientos. es la única manera de hacer? ¿Quién lo hace. efectividad y utilidad de los sistemas. GUSTAVO GIL . así como inspecciones de las actividades. simplificar. suprimir o cambiar? Este método de revisión permite a los auditores determinar los procedimientos realmente seguidos y las políticas aplicadas por la entidad con relación a operaciones específicas. operaciones. Este examen debe ser lo suficientemente profundo como para obtener información práctica acerca de lo siguiente: ¿Qué se está haciendo? ¿Por qué se está haciendo. turbulentos y cambiantes. Específicas relacionadas con los sistemas.AUDITORÍA OPERATIVA Esto implica organizar a la empresa para que no exista ninguna pérdida de tiempo durante el proceso de producción de bienes o servicios. se puede mejorar. se necesita evolucionar a modelos más dinámicos y flexibles capaces de asimilar los nuevos entornos empresariales y hacer más competitivas a las empresas. es mucho más satisfactoria que una revisión detenida y general de los manuales de políticas y procedimientos de una entidad o una 80 LIC. es ahí donde comienza los problemas del viejo paradigma: Las empresas tradicionales no están estructuradas para ofrecer rapidez. También se podrían identificar las debilidades operacionales por medio del examen de informes gerenciales e indagación a los funcionarios. procesos y actividades sujetos a examen. es necesario hacer? ¿Por qué se hace ahí. basándose en la información obtenida durante la primera fase. ENFOQUE PRÁCTICO DEL EXAMEN DE ÁREAS CRÍTICAS Un enfoque satisfactorio para una revisión y evaluación de la naturaleza.

AUDITORÍA OPERATIVA

eventual selección de operaciones especificas sometidas a exámenes para determinar si se está cumpliendo con las políticas o procedimientos prescritos. Un excesivo estudio de los manuales de empresa, sin hacer referencia a las operaciones reales no conduce a una auditoría eficiente y efectiva. La experiencia ha demostrado que el enfoque directo da como resultado una identificación más rápida y eficiente que las debilidades y deficiencia que requiere que un examen más profundo por lo tanto la revisión de los sistemas, políticas, procedimientos, métodos, etc. Que gobiernan las actividades de una empresa, se hará normalmente basándose en un examen directo de las actividades, operaciones, transacciones o proyectos seleccionados. El enfoque directo, exige una actitud analítica, mente abierta y libre de perjuicios para detectar situaciones conducentes a eliminar combinar, mejorar, simplificar y en su caso cambiar algún o algunos de los métodos, practicas, procedimientos, sistemas actividades y procesos. Se debe tomar en cuenta debidamente la circunstancia especial y los objetivos establecidos para cada auditoría, al determinar la naturaleza y alcance del examen. Por lo tanto, no se puede establecer reglas rígidas con relación al trabajo que deben efectuarse o las técnicas que pueden utilizarse en esta revisión, el juicio e ingenio de los auditores juega un papel importante en esta labor y su enfoque debe concordar con cada situación. El examen directo de las operaciones se realiza con el propósito de lograr que las operaciones de la empresa se realicen con eficiencia, efectiva y economía; esto se logra eliminando, combinando, simplificando o cambiando las actividades, procedimientos, métodos, practicas, etc. En actual aplicación por parte de la empresa. SELECCIÓN DE OPERACIONES Y ACTIVIDADES ESPECÍFICAS La naturaleza de las operaciones o transacciones que han de revisar dependerán de la naturaleza de los objetivos y metas de la evaluación y del análisis que haga de los componentes importantes de las actividades bajo exámenes, basados en el trabajo de la fase uno. El método de seleccionar operaciones específicas y rastrearlas a través de su procedimiento dentro de la empresa, permite conocer los procedimientos realmente seguidos en las actividades o procesos y si estos son acordes con los objetivos, políticas y normas aplicables a la empresa.

80

LIC. GUSTAVO GIL

AUDITORÍA OPERATIVA

Las operaciones son actividades seleccionadas para el análisis y revisión, deben ser representativas y deben incluir cualquier asunto importante fuera de lo común con este proceso, el número o muestras seleccionadas para este tipo de estudio, es menos importante que su carácter representativo. Para efectos del análisis de operaciones se debe considerar las siguientes interrogantes: QUIEN • ¿Quién lo hará? • ¿Por qué? • ¿Quién debería hacerlo? • ¿Quién otro debería hacerlo? QUE • ¿Qué se está haciendo? • ¿Qué debería hacerse? • ¿Qué otra cosa podría hacerse? • ¿Qué otra cosa debería hacerse? DONDE • “¿Dónde se hace?” • "¿Dónde debería hacerse?" • "¿Dónde podría hacerse?" • "¿En qué otra parte debería hacerse?" CUANDO • "¿Cuándo hacer?" • "¿Cuándo se hace?" • "¿Cuándo podría hacerse?" • "¿Cuándo debería hacerse?" • "¿En qué otro momento debería hacerse?" PORQUE

80

LIC. GUSTAVO GIL

AUDITORÍA OPERATIVA

• "¿Por qué se hace?" • "¿Por qué hacerlo en ese lugar?" • "¿Por qué en ese momento?" • "¿Por qué de esa manera y forma?" • "¿Por qué en esa actividad?" • "¿Por qué no en otra actividad?" COMO • "¿Cómo se hace?" • "¿Cómo debería hacerse?" • "¿Cómo podría hacerse de otra manera?" • "¿Cómo se podría eliminar, cambiar, combinar o simplificar lo que se hace?" En la revisión y evaluación se deben tomar en cuenta los siguientes factores generales, considerando los aspectos mencionados anteriormente: Si los sistemas, políticas, actividades, procesos, procedimientos y prácticas ejecutadas y aplicadas en la realidad, están en conformidad con lo planeado por los ejecutivos. Si el sistema de control interno y los procedimientos aplicados proporcionan un control satisfactorio de los recursos físicos, financieros y humanos. Si las practicas aplicadas dan corno resultado la promoción o protección de los de la entidad, tomando en cuenta todos los factores. Los factores específicos que deben considerarse durante esta revisión sobre los logros obtenidos, niveles de productividad, eficiencia operativa, cumplimiento de políticas, normas y otros establecidos por los ejecutivos, incluyen:  Grado de efectividad de la planeación para anticipar problemas.  Uso de los recursos con eficiencia, efectividad y economía.  Vigencia de la misión y visión de la empresa.  La cultura y el clima empresarial.  Posibles acciones de duplicidad de esfuerzo.  Uso inapropiado o indebido de fondos disponibles.
LIC. GUSTAVO GIL

80

AUDITORÍA OPERATIVA  Falta de aceptación de responsabilidad.  Atrasos en el trabajo y formas de combatirlos. además. actividades.  Características de la estructura organizacional. RESULTADOS ESPERADOS DE LA EJECUCIÓN DE ESTA FASE Los resultados esperados se traducen en: • Identificación de las áreas críticas o problemática de mayor significación y que merezcan un examen más profundo y cuyos resultados podrían conllevar a beneficios importantes. producción. tanto auditores con especialidades específicas y personal de apoyo especializado. utilización de recursos y servicios y otros factores que requieren evaluaciones administrativas continuas.  La existencia de productos defectuosos y sus implicaciones en los costos. GUSTAVO GIL . • Facilitar la determinación de los recursos humanos necesarios a ser aplicadas y utilizados durante la siguiente fase o por parte de ella. este tipo de resultado de una revisión proporciona una base para el planeamiento del trabajo necesario al examinar la efectividad y utilidad de los controles según procedimiento prácticos y métodos de la entidad.  Falta de claridad en los procedimientos escritos. se puede obtener un conocimiento plano y total de forma en que se efectuarán las operaciones bajo revisión y una percepción de la efectividad de los sistemas. utilidad y oportunidad del sistema de información gerencial. 80 LIC. procesos. procedimientos y prácticas.  La precisión.  Capacidad e idoneidad del personal. • Permitir el establecimiento del alcance y profundidad de las pruebas a ser aplicadas en la siguiente fase.  El grado de utilización de los recursos materiales. como de asistentes o auxiliares. financieros y humanos. confiabilidad.  Carencia de normas y/o inadecuada aplicación de mismas existentes que impiden la evaluación de los logros. especialmente con referencia a las debilidades o deficiencias encontradas. Tal conocimiento es esencial para una auditoría eficaz. Si se toma en cuenta esta clase en factores durante la revisión.  Unidad de operaciones o de servicios innecesarios o ineficaces con relación a su costo de mantenimiento. eficiencia. lo cual resulta en interpretaciones inapropiadas e incompetentes.

El examen profundo de las áreas críticas constituyen entre el 80 y 90% de las labores de auditoria operacional y obviamente es la fase más importante. AI terminar la ejecución del programa de auditoría de esta fase es necesario considerar en forma objetiva la importancia relativa de las posibles desviaciones observadas y su impacto en las operaciones. • Si su importancia merece dicha acción y su correspondiente costo • Si la acción debe ser tomada. los criterios de comprobación y evaluación. de acuerdo a las circunstancias. normalmente pueden 80 LIC. es esencial haber determinado las condiciones actuales. con los funcionarios apropiados de la unidad misma. GUSTAVO GIL . Tratando de lograr sobre la base de consideraciones de todos los elementos de juicios posibles. Al elaborar el programa siguiente. como para desarrollar e informar sobre los hallazgos correspondientes. Sin embargo. Los auditores a través de la experiencia y su propio desarrollo. este momento de pausa.AUDITORÍA OPERATIVA • Permitir estimar el tiempo requerido para completar el examen y presentar el informe. cuyos resultados se presentaran en mayor beneficio para la entidad. • Su naturaleza general. En efecto. reflexión y planificación del resto del examen es quizá una de las funciones más importantes del auditor jefe de equipo. En esta fase se desarrollan completamente los hallazgos significativos relacionados con cada área crítica escogida para el examen profundo al concluir la segunda fase. identificando y seleccionando aquellas áreas críticas o problemáticas más importantes que con el tiempo y recursos disponibles permitirán su examen en la profundidad necesaria. En esta fase se amplía el equipo de auditoría de acuerdo a las necesidades específicas. aumentando auditores tanto como para utilizar especialistas en áreas técnicas especificas. es necesario incluir procedimientos respecto a cada área crítica para determinar: • Si realmente requiere acción correctiva. Tiene que discutirla con los miembros del equipo de auditores que han participado en la primera fase con el auditor supervisor y lo más importante. la selección de las áreas para el examen profundo. el efecto negativo y la causa o causas que motivaron cada desviación o problema identificado. él no debe tornar decisiones en forma aislada sobre las posibles áreas críticas.

GUSTAVO GIL . si no utilizar sus servicios con precisión y únicamente cuando sea necesario. Los especialistas pueden ofrecer asesoría técnica sin la necesidad de participar en el trabajo de campo (por ejemplo: abogados e ingenieros). Al terminar esta fase es necesario programar la ejecución de la siguiente fase. a través del planeamiento de la estructura. 80 LIC. así como el planeamiento de la conferencia o conferencias finales.AUDITORÍA OPERATIVA cubrir la mayoría de las áreas críticas y las necesidades de obtener evidencia e información. Deben cuidarse de no intentar utilizar especialistas de apoyo como muletas para cargar con el peso del examen profundo. organización y contenido del informe.

unidad. función. Como podrá advertirse un hallazgo es el resultado de información desarrollada. Estas últimas podrían ser en exceso o defecto. porque define los resultados y todo aquello que merecerá ser comunicado a los destinatarios del informe. operación. Emerge instantáneamente cuando lo percibido es un hecho. Efectivamente un hallazgo es algo que se encuentra. GUSTAVO GIL 80 . síntesis y evaluación de información pertinente a un sistema. reunida lógicamente y que motiva conclusiones basadas en dicha información.AUDITORÍA OPERATIVA TERCERA ETAPA DESARROLLO DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORÍA El desarrollo de los hallazgos de auditoría es el proceso más importante de la auditoría operativa. Un hallazgo puede consistir en:  Hechos e información que podrían referirse a cosas. GÉNESIS DE HALLAZGOS Un hallazgo de auditoría comienza a tomar forma a partir de un proceso de comparación entre algo que se percibe o capta y punto de referencia que generalmente consiste en formas preconcebida de existencia o realización. análisis. La palabra "hallazgo" tiene relación con el verbo "hallar" que es sinónimo de "encontrar". proceso. una situación o LIC. positivas o negativas. Es el resultado de recopilación. que está fuera del auditor en forma latente o patente.  Conclusiones basadas en análisis de los hechos y de información concernientes a estos hechos. cuyo conocimiento se considera de enteres y utilidad para determinar personas y respecto de la que pueden formularse recomendaciones. De la realización de comparación pueden resultar coincidencias o divergencias. situaciones o relaciones. la cual podría estar todo el tiempo ahí y posiblemente ser de conocimiento de otras personas. favorables o desfavorables. El resultado de la comparación puede emerger instantáneamente a ser el producto de un proceso más o menos largo y complicado. actividad. potenciales o definidas. etc.. que él en cierto sentido descubre y pone en conocimiento de otros.

se conoce como "CONDICIÓN" y los puntos de referencia con los que se compara los percibido o captado podría denominarse "lo que debería ser". los elementos coyunturales. Hay autores que cuestionan que puede ser una ciencia. hasta tal punto que puede determinar la calidad de los resultados el examen. dicho conocimiento y dominio no es suficiente y debe ser complementado con una buena dosis de experiencia y alta capacidad de discernimiento del auditor. mientras que otros afirman que no tiene algo de ciencia y algo de arte. que se conoce como “CRITERIO”. costumbres. Lamentablemente la administración no es una ciencia exacta y por lo tanto no tiene un conjunto de leyes de tipo causal como la física. Es un producto de un proceso mas o menos complicado y largo cuando lo percibido o captado no se pone en evidencia a primera vista debiendo llevarse a cabo un trabajo de identificación. las tradiciones. se decidió nominar estos hechos con las expresión “CONDICION”. el medio en el que opera la empresa. con base en las cuales las diferentes situaciones puedan medirse. lo que se encontró o lo que se realizó. incluso la economía. 80 LIC. la tecnología. La administración opera con una serie de factores extremadamente cambiantes. ¿QUÉ ES LA CONDICIÓN? En materia de administración no se cuenta con unidades de medición para todas las posibles situaciones percibidas o captadas. el tipo de actividad. Por supuesto que en la experiencia y capacidad del auditor. tales como la capacidad del administrador. de tal manera que para los diferentes elementos que interviene en la gestión de las empresas que no son necesariamente cuantitativa pudiendo ser de naturaleza cualitativas. lo que debía haberse hecho. Sobre la definición misma de administración todavía no existe acuerdo general. GUSTAVO GIL . la química. Solo será posible establecer o desarrollar hallazgos importantes teniendo conocimiento o dominio de las diferentes formas bajo las cuales puede presentarse un criterio. Sin embargo.AUDITORÍA OPERATIVA relación real cuya forma de existencia o realización es única y generalmente aceptada. etc. ATRIBUTOS DE UN HALLAZGO Aquello que percibe o capta podría ser "lo que es ". ¿QUÉ ES EL CRITERIO? El criterio es posiblemente el atributó clave de un hallazgo de auditoría.

 Normas Físicas No tienen relación con medidas monetarias y competen al aspecto operativo de la empresa. • Porcentaje de mezcla de arena y cemento. • Peso de un papel. CRITERIOS Y NORMAS Las normas pueden adoptar formas concretas y referirse a situaciones físicas. operaciones. a los costos. procesos. Afortunadamente los ejecutivos de las empresas determinan adelantadamente las normas. procedimientos. a los ingresos. actividades. 80 LIC. • Rendimiento de la materia prima insumida por horas . metas. • Cantidad de combustible por unidad de energía producida. estrategias y programas. al capital. • Potencia del motor de un vehículo.máquina o unidad de producción.máquina. a los programas e incluso ser intangibles. • Capacidad de producción. GUSTAVO GIL . estándares. hasta el extremo de no llegar a un acuerdo sobre el. • Porcentaje de rechazos internos y externos. • Contenido de alcohol de una cerveza. • Capacidad ociosa. También pueden reflejar calidad. con el empleo de materiales y bienes. etc. así como los objetivos. funciones. etc. indicadores y otros que representan los rendimientos y realizaciones deseados. de la empresa. • Porcentaje de transparencia del vidrio. políticas. Asumen expresiones cuantitativas y reflejan mediciones tales como: • Rendimiento por horas . con esta base se dispone de un cuerpo de criterios que alcanzan a la casi totalidad de los sistemas. cursos de acción.AUDITORÍA OPERATIVA Por estas razones puede resultar en determinadas circunstancias bastante difícil definir un criterio. métodos. presupuestos. a saber: • Durabilidad de una tecla.

 Normas de Costos Tienen relación con medidas monetarias y con el aspecto operativo de empresa. Economicidad de la mano de obra. tales como: • • • • • • Costo directo o indirecto por unidad de producción. etc. tales como: • • • • Ingresos por áreas geográficas. tales como: • • • • • • • Rentabilidad operativa. Autonomía financiera.  Normas de Ingresos Son expresiones monetarias de las ventas. Gastos por publicidad y las ventas por unidad. Costo de construcción por metro cuadrado. GUSTAVO GIL . Costo de venta por unidad producida. etc. Economicidad de los materiales. Ventas por medio de vendedores. Rotación de inventarios. Ingresos por kilómetros recorridos. 80 LIC. Ciclo de los inventarios. etc.  Normas de Capital Se relacionan con el capitán invertido en la empresa y su relación activo. Traducen los valores monetarios de los costos operativos. Rendimiento de la inversión Capital de trabajo.AUDITORÍA OPERATIVA • Capacidad de memoria de un ordenador personal. Costo por kilómetro de asfalto. pasivo y resultados. Rotación de las deudas comerciales.

tales como: Activos de mercado:  La utilización de las marcas. ni unidades físicas.  El grado de fidelidad de los clientes para con la empresa.  La repetitividad de los negocios.  La existencia de reserva de pedidos. GUSTAVO GIL . tales como: • • • • Desarrollo de nuevos productos que podría evaluarse por el tiempo que dura la ejecución. Porcentaje de quejas. de hecho apreciaciones subjetivas de valoración. etc.  Los canales de distribución de la producción. Devoluciones comerciales.  Modelos de servicios. Activos de propiedad Intelectual:  El Know . Cumplimiento de un programa de capacitación y entrenamiento. etc. etc.  Acuerdos para el uso de licencias y franquicias.How desarrollado por la empresa en sus operaciones.AUDITORÍA OPERATIVA • • • • Cumplimiento de pedidos.  La calidad de la clientela. Cumplimiento del programa de vacunación.  Las patentes aplicadas a fa producción. 80 LIC.  Derecho de autor vigente. etc. Incremento de la clientela. Cumplimiento da las metas de ejecución de obras.  Normas Intangibles Son normas que no se expresan ni en términos monetarios.  Los secretos de fabricación utilizados. Están referidas al capital intelectual de la empresa.  Normas de Programas Son factores que pueden utilizarse como normas objetivas para evaluar el progreso y desempeño del programa al que por su naturaleza corresponden.

Es por lo tanto reconocer que en los controles como en otros aspectos administrativos debe haber un margen de flexibilidad o elasticidad. por ejemplo.AUDITORÍA OPERATIVA - Activos centrados en el Individuo:  Pericia colectiva de los empleados y obreros.  Capacidad creativa de los funcionarios. PARIDAD DE LAS NORMAS No obstante que toda empresa empieza por fijar normas de rendimiento o realización óptimas. el auditor debería determinar los niveles deseados que podrían alcanzar dicho rendimiento o realización. GUSTAVO GIL . pero no lo son en casos tales como gastos.  Los métodos de dirección aplicados. rebajar sus precios para hacer frente 80 LIC.  Las bases de datos del mercado y los clientes. Verificar que las normas establecidas sean las adecuadas.  Los sistemas de comunicación. una empresa puede aumentar sus inventarios por encima de lo previsto si se han presentado indicadores de escasez. etc. las divergencias que superan a los niveles óptimos son convenientes en casos tales como niveles de producción o ingresos. En otras palabras: ¿Qué puede considerarse como una expectativa razonable o paridad de buen desempeño o realización? Para casi todas las normas la paridad existe en el nivel "asequible"' o "tolerable" de rendimiento o realización. También hay circunstancias especiales. etc.  Capacidad empresarial y de gestión.  La estructura financiera.  La habilidad para resolver problemas. Por lo general.  El liderazgo existente. existente. como el coeficiente de producción de la línea de montaje de una fabrica para el que solo puede haber un pequeño margen de tolerancia en las desviaciones por exceso o por defecto en relación a la norma. - Activos de Infraestructura:  La cultura empresarial vigente.

GUSTAVO GIL . En el informe. operación. función. Sin embargo. ¿QUE ES LA CAUSA? Es la razón o razones fundamentales por la cual ocurrió la “CONDICION”. con cuya identificación se integra el esquema total de desarrollo pleno de un hallazgo de auditoría. tiene generalmente una significación o trascendencia positiva o negativa respecto de la actividad. etc. ciertos aspectos como los cualitativos pueden ser expresados en tales términos. estándar. especialmente cuando el objetivo es evaluar o informar sobre la efectividad de un programa o actividad. en todo caso. La importancia de un hallazgo de auditoría se juzga generalmente por el “EFECTO” Si el informe de auditoría presenta información sobre el efecto real o potencial. procedimiento. y así en casos similares. siempre que sea posible. con las que están relacionadas. constituye un hallazgo positivo importante. corresponderá reajustar. o es el motivo por el que no se cumplió el “CRITERIO”. El hecho de no exista ninguna diferencia entre la “CONDICIÓN” y el "CRITERIO". Esta comparación será identificada como: "EFECTO". el lector puede llegar a la conclusión de que el hallazgo no es importante. Sin embargo.AUDITORÍA OPERATIVA a la competencia a sabiendas que sus estimados de ventas ya no serán los anticipados. la flexibilidad no deberá aceptarse como una excusa para descuidar los controles o justificar el inadecuado o deficiente desempeño o realización.. se debe expresar el efecto cuantificado en dinero y otra unidad de medida. Si el efecto es verdaderamente insignificante debe considerarse el no incluirlo en el informe. simplificado o acción correctiva para alcanzar e criterio o meta. 80 LIC. El "EFECTO" es especialmente importante para el auditor en los casos que quiera persuadir a los ejecutivos de que es necesario un cambio. etc. mejorar o cambiar la norma. La simple aseveración en el informe de que el problema existe porque no cumplió las normas no siempre es suficiente para convencer al lector. si las condiciones son altamente adversas a un desempeño o realización ¿QUÉ ES EL EFECTO? Es la comparación cuantitativa o cualitativa que se establece entre la "CONDICÓN" y el "CRITERIO". Este enfoque simplifica encasilla al auditor en la más superficial recomendación de que “se cumplan las normas”. RESUMEN DE LOS ATRIBUTOS DE UN HALLAZGO asequible o tolerable.

GUSTAVO GIL 80 .AUDITORÍA OPERATIVA En conclusión. Un hallazgo debería ser: • Importante ¿El hallazgo es lo suficientemente importante como para ser comunicado a la empresa e incluido el informe? • Fundamentado ¿Está fundamentado el hecho y evidencias que figuran registrados en los papeles de trabajo? • Objetivo ¿En su desarrollo se han aplicado normas de desempeño profesional a tal punto que el hallazgo no es el resultado de prejuicios y subjetividades? • Suficiente ¿Se considera el trabajo realizado suficiente como para respaldar las conclusiones establecidas? • Convincente ¿Las conclusiones son lógicas y razonables y se desprenden claramente de los hechos presentados? LIC. Para el efecto se propone un cuestionario breve relacionado con seis características que deberían reunir. los atributos de un hallazgo de auditoría y a las preguntas que se asocian a cada uno de ellos son: ATRIBUTO CONDICION PREGUNTA ASOCIADA ¿Cuál es el hecho? ¿Qué se encontró? ¿Qué es lo que percibió? ¿Qué se capto? CRITERIO EFECTO CAUSA ¿Cómo debió ser? ¿Cómo debió hacerse? ¿Cuál es el impacto? ¿Qué transcendencia tiene? ¿Por qué sucedió? ¿Cuál es la razón o razones? CARACTERÍSTICAS DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORÍA Los hallazgos de auditoría deberán someterse a lo que podría llamarse un control de calidad.

GUSTAVO GIL . del auditor. Sera conveniente que continuamente someta el hallazgo en perspectiva al cuestionario de control de calidad antes comentado. Estos pasos son: • Identificación de la deficiencia o debilidad • Identificación de los criterios aplicables • Determinación del efecto y su importancia • Determinación de la causa o causas • Formulación de recomendaciones • Validez de resultados El esquema anterior es el que corresponde al más importante de lo papeles de trabajo de la auditoria: la “Hoja Resumen”. Este papel de trabajo. la somete a una serie de pasos con el propósito de continuar o discontinuar la auditoría. pudiendo registrar cualquier otra información que se considera necesaria a los fines de resumir los resultados y trabajos realizados a propósito de cada hallazgo. PROCEDIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA Como resultado de la evaluación practicada a las operaciones de la empresa. Es decir pensando permanente que este resultado habrá de ser parte constitutiva del informe.AUDITORÍA OPERATIVA • Completo ¿Comprende todos los atributos y estos están claramente diferenciados y plenamente desarrollados? No se puede dar definiciones a cada una de estas características. sujetas a la consideración de algunas circunstancias en las que se practica el examen. dependiendo de su significado. Este papel de trabajo está estructurado en secciones. una para cada paso del procedimiento antes mencionado. A objeto de depurar el carácter aparente de la deficiencia o debilidad. el auditor percibe o capta la deficiencia o debilidad que parece ser importante. una especie de sumario que debe prepararse para cada hallazgo de auditoría como paso final de su desarrollo. • Identificación de la Deficiencia o Debilidad 80 LIC. de la interpretación de esas circunstancias y del criterio. El desarrollo de un hallazgo supone continuar la operación de recopilar información aplicando todas las técnicas de auditoría que se consideran aun necesarias. ya que están.

la situación actual. La existencia de "CRITERIOS" definidos por los ejecutivos.  Difusión de la deficiencia o debilidad. Posteriormente. sobre la que existen opiniones o interpretaciones encontradas. los objetivos. con la activa participación de los funcionarios involucrados en el examen. o niveles deseados de rendimiento. etc. • Determinación de la importancia Para este fin debe tomarse en cuenta los siguientes factores:  Característica de la empresa. será discontinuada o excluida del informe únicamente cuando el auditor no esté razonablemente seguro de sus conclusiones. Una deficiencia o debilidad. será oportuno que el auditor llegue con la empresa a acuerdos sobre criterios no establecidos o sobre los que existen diferencias de opinión o interpretación. 80 LIC. ya que habrá de tomar en cuenta en su decisión factores tales como el tamaño.  Efecto de la divergencia condición – criterios La importancia de un hallazgo es algo que depende en gran medida del criterio del auditor. aplicable en la evaluación y eliminar así cualquier subjetividad. como también el conocimiento que tenga de empresas similares.AUDITORÍA OPERATIVA Este paso comprende la aplicación de técnicas de la auditoria y obtención de evidencia suficiente.. estos indicadores deben ser sometidos a un análisis para establecer su eficiencia y aplicabilidad. facilita en gran medida el trabajo de los auditores y el resudado de la evacuación. Al objeto de alcanzar una conducción eficiente de la auditoría. permite y competente con el propósito de reunir y establecer claramente el o los hechos que conforman la “CONDUCCIÓN”. • Identificación de los Criterios Aplicables El propósito de esta identificación es saber cuáles serán los "CRITERIOS". GUSTAVO GIL . se debe conformar con el “CRITERIO”. sin embargo. En este caso de que la empresa no cuente con “CRITERIOS” definidos se deberán diseñar los mismos. de la empresa. la magnitud de operación.

tendrá que ser ampliamente demostrado. fallas de maquinaría y equipo. • Formulación de Recomendaciones Las recomendaciones que corresponden deben formularse de manera objetiva. que puede ser cuantificable o no. sino detenidamente analizada.. deficiencias materiales. cualquiera que sea su forma. es también reconocida por los propios ejecutivos de la empresa. La importancia de una debilidad está en función del "EFECTO".AUDITORÍA OPERATIVA Deberá considerar adecuadamente sí la deficiencia es aislad. que deben ser profundizadas por el auditor abarcan asuntos tales como: error humano. directo o colectivo. lo que equivale a obtener toda la información que le concierne. de ser posible. señalando las ventajas y posibles problemas que podrían presentarse como resultado de su implementación. etc. inmediato o mediato. • Validación de Resultados 80 LIC. inconsistencia de los planes. cambios en el mercado. debilidades de organización. tangible. aspecto por el cual el auditor. defectos funcionales. pero por si sola ser muy significativa. será bastante difícil proponer recomendaciones firmes. inadecuada situación financiera. etc. GUSTAVO GIL . Es también parte de este paso llegar a tener el convencimiento de que la importancia asignada por auditor a una deficiencia o debilidad. debe aplicar ampliamente su capacidad analítica para establecer su naturaleza. Las recomendaciones deben significar un verdadero apoyo y ser congruente con el cumplimiento de las metas y objetivos de la empresa. Determinar la o las "CAUSAS" es responder a la pregunta: ¿Por qué tuvo lugar la situación adversa? Las posibles respuestas tentativas. de tal modo que no parezca superficial. incorrección en las mediciones. Las recomendaciones propuestas deben contener. efectivo o potencial. tanto para fines de rendimiento de la auditoría como para la aplicación oportuna de las soluciones. pero estar muy difundido a lo largo de la organización o estar muy difundida ni ser frecuente. una cuantificación de los beneficios que se espera obtener con su implementación. Si no se capta aproximadamente la causa de una condición. difundida o repetitiva. Una deficiencia podría tener poca significación en cuanto al “EFECTO”. En pocas ocasiones es fácil encontrar la principal o verdadera "CAUSA". generalmente se encuentra encubierta por información o hechos de diversa característica. • Determinación de las Causas Determinar una causa es comprendería en todo su alcance.

Cuando al profundizar en el examen una posible condición. que podrían dar lugar a hallazgos significativos. GUSTAVO GIL . los auditores deben exponer los resultados obtenidos. En caso de discrepancia respecto de los resultados del examen. depende de su importancia. no queda otra alternativa que discontinuarla.AUDITORÍA OPERATIVA Los hallazgos de auditoría así como las conclusiones y recomendaciones formuladas. tal decisión no debe ser adoptada considerada en forma aislada la condición que se piensa discontinuar. tal vez sea conveniente la ampliación o reducción del alcance o quién sabe si hasta discontinuar la auditoría. Sin embargo. que deviene de la aceptación del hallazgo y la validez de las recomendaciones formuladas. Esta acción compromete a garantizar la implementación de las recomendaciones. en función del conocimiento más profundo que progresivamente se adquiere sobre las condiciones preliminares. se debe considerar en el cuerpo del informe la naturaleza de las mismas. Por otra parte. El desenvolvimiento firme y eficiente de una auditoría obliga a ejercer control continuo sobre la potencialidad de las condiciones y sobre las evidencias e información recientemente obtenidas. de tal modo que vaya lográndose justificar la aplicación de los recursos y esfuerzos de auditoría dentro de las limitaciones de costo y tiempo establecidos al concluir la fase de trabajo preliminar. por parte de los ejecutivos y otros funcionarios de la empresa. es decir. explicando las causas de la misma. deben ser puestos en consideración de los ejecutivos. dependerá mucho de lo que el auditor según los factores que decida tomar en cuenta considere importante. Es en la fase de auditoría en profundidad que normalmente se advierten las razones para tomar decisiones a este respecto. CARÁCTER CAMBIANTE DE LA AUDITORÍA Siempre existe la posibilidad de cambio en la dirección o intensidad del trabajo según como fue planificado inicialmente. ya que tal vez una suma de condiciones no importantes podría repercutir adversamente en la empresa si son considerados en conjunto. 80 LIC. suspender la aplicación de recursos y cualquier otro trabajo de auditoría. con el propósito de permitir a los interesados el descargo de sus responsabilidades y garantizar la calidad del examen. Continuar con una probable condición hasta completar el proceso de desarrollo de un hallazgo. De percibir la discrepancia. pierde progresivamente importancia hasta el punto de no tener mayor significación.

los auditores deben exponer las razones por las cuales se llevó a cabo la auditoría y los fines que persigue el informe. la razonabilidad de las conclusiones y la conveniencia de aceptar las recomendaciones. Los datos incluidos en el informe deben ser suficientemente convincentes a los lectores de la importancia de los hallazgos. para obtener el punto de vista de los ejecutivos y funcionarios de la empresa y para discutir los hallazgos de la auditoría con ellos. El contenido del informe debe ser presentado de manera objetiva teniendo cuidado de incluir el punto de vista de los funcionarios de la empresa examinada. Al incluir los objetivos en sus informes. Los hallazgos deben presentar los hechos de una manera convincente y las conclusiones y recomendaciones deben referirse lógicamente de los hechos presentados. juzgar los méritos del trabajo realizado y de sus resultados y entender todas sus limitaciones significativas. Un aspecto muy importante del informe es la cualidad de ser convincente al lector. los hallazgos son explicados y las conclusiones y recomendaciones a las que se ha llegado. puesto que los resultados de la auditoría depende de sus objetivos. En realidad el auditor operacional va comunicando los resultados del examen verbalmente durante todo el transcurso. GUSTAVO GIL .AUDITORÍA OPERATIVA CUARTA ETAPA EL INFORME DE AUDITORÍA OPERACIONAL La cuarta fase de la auditoría operacional es la comunicación de los resultados del examen. el alcance y la metodología de la auditoría para comprender su propósito. en caso de ser diferente al punto de vista del 80 LIC. expresar claramente los fines del informe implica normalmente indicar el asunto o materia de la auditoría y el aspecto del desempeño examinado y. Los lectores del informe necesitan conocer los objetivos.

y el período bajo examen. Una presentación equitativa de puntos de vista contrarios al criterio del auditor tendrá como resultado un resultado que será mucho más aceptable a los funcionarios de la empresa y aumentará la posibilidad de la aceptación de las recomendaciones. IMPORTANCIA DEL CONTENIDO Los asuntos incluidos en todo informe deben ser de la suficiente importancia como para merecer la atención de aquellos a quienes van dirigidos. sea un trabajo preciso y convincente. GUSTAVO GIL . se debe establecer la relación entre la muestra realizada y el universo. CARÁCTER DEL INFORME El informe de auditoría debe ser elaborado de acuerdo a un formato que facilite su comprensión y con un alto grado de profesionalismo. haciendo comentario sobre las actividades tendentes a mejorar las tres “E” de la auditoría operacional y debe fundamentalmente permitir la toma de acciones correctivas necesarias por los ejecutivos en forma oportuna. El contenido del informe debe ser relatado en forma narrativa. Esta explicación debe identificar cualquier supuesto significativo que se haya osado al ejecutar la auditoría. La utilidad y por lo tanto la efectividad disminuye con la 80 LIC. describir criterios e indicadores que fueron utilizados y. el lo posible. explicar la forma como se diseño la muestra y las razones para su elección. cuando se haya empleado métodos de muestreo. Se debe incluir una referencia a las limitaciones impuestas al enfoque de la auditoría debido a las limitaciones de la información o del alcance de la auditoría. En la medida que sea aplicable. también debe describir las técnicas comparativas que se hayan aplicado. que merezca de ser leído. Se debe hacer referencia a la metodología aplicada y explicar claramente las técnicas que se han empleado para obtener y analizar la evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la auditoría. En el alcance se deberá indicar la profundidad y cobertura del trabajo que se haya realizado para cumplir los objetivos de auditoría.AUDITORÍA OPERATIVA auditor. Para alcanzar eficazmente los objetivos de la comunicación de los resultados de la auditoría es importante que cada informe. especificar los tipos y fuentes de evidencias utilizadas y explicar los problemas relacionados con la calidad u otros problemas con la evidencia.

deben ser comunicados sin tardanza de modo que se puedan tomar las decisiones de corrección oportuna EXACTITUD Y CONVENIENCIA DE LA INFORMACIÓN SUSTENTATORIA Todos los procedimientos relativos a la preparación. El auditor debe estudiar la información o proporcionaría. Los hallazgos que involucran aspectos tales como gastos innecesarios o indebidos. los receptores del informe previsto y la clase de información necesaria a los receptores para cumplir los propósitos determinados. El informe debe ser escrito de tal forma que sea claro a cualquier persona bien informada y razonablemente inteligente. Un informe cuidadosamente preparado puede ser escaso de valor si llega demasiado tarde al nivel de decisión como para considerar la información con relación a cualquier acción que necesite efectuar. lógicos o de razonamiento. 80 LIC. Las demoras en el proceso del informe generalmente conciernen a problemas no resueltos o desconocidos que debían haber sido resueltos durante la fase de desarrollo del hallazgo. desde la perspectiva de los receptores del informe. revisión y procesamiento de información deben ser aplicados con el objeto de producir informes que no contengan errores de hechos. desperdicios de recursos operaciones o transacciones ilegales y otras fallas en proteger los intereses de la empresa. Los problemas que afectan la oportunidad del informe generalmente se origina en las fases de planteamiento. La integración del informe con la fase de trabajo de planeamiento y ejecución de la auditoría debe ayudar a revelar este problema y facilitar su solución oportuna. UTILIDAD Y OPORTUNIDAD La preparación del informe debe estar precedida de un cuidadoso análisis de los objetivos buscados. como el propósito es estimar una acción constructiva al proporcionar información. los informes deben ser estructurados en función de interés u necesidades de los usuarios. GUSTAVO GIL . La oportunidad y utilidad son esenciales para informar con efectividad.AUDITORÍA OPERATIVA inclusión de asuntos de poca importancia. porque ellos tienden a distraer la atención del lector de los asuntos realmente importantes que se informan. administración y análisis del trabajo.

Los datos incluidos en el informe deben ser suficientes para convencer a los lectores de la importancia de los hallazgos. esta información debe ser sistemáticamente guardada en los archivos y estar disponibles. En la mayoría de los casos el ejemplo de una sola deficiencia no puede respaldar una conclusión amplia y la consiguiente recomendación de acción colectiva. de desviar la atención de lo esencial del informe. Está en juego la reputación del auditor y la unidad que preparó el informe. Las opiniones y conclusiones deben estar identificadas claramente como tales en el informe y estar basadas en suficiente trabajo de auditoría que las respalden. los fundamentos de los asuntos informados y su exactitud y razonabilidad. excepto la que sea necesaria para la presentación convincente.AUDITORÍA OPERATIVA El requisito de exactitud está basado en la necesidad de ser justos e imparciales en el informe y de asegurar a los usuarios y lectores del mismo que su contenido es digno de crédito. Los informes diseñados de esta manera ayudan a centrar la atención de los funcionarios responsables en los asuntos del informe que merecen atención y para estimular la acción correspondiente. con evidencia objetiva suficiente y pertinente y está contenida en los papeles de trabajo para demostrar o probar cuando sea necesario. Todos los datos. CLARIDAD CONVINCENTE Los hallazgos deben ser presentados de una manera convincente y las conclusiones y recomendación se deben inferir lógicamente de los hechos presentados. OBJETIVIDAD Y PERSPECTIVA Cada informe debe presentar los hallazgos de una manera objetiva y clara en incluir suficiente información sobre el asunto principal de manera que proporcione a los lectores una perspectiva 80 LIC. razonablemente de las conclusiones y las conveniencias de aceptar las recomendaciones. No es necesario incluir información sustentadora. sin embargo. GUSTAVO GIL . Una falta de exactitud puede ocasionar la duda sobre la validez de todo el informe. hallazgos y conclusiones proporcionadas en el informe deben estar adecuadamente sustentados.

AUDITORÍA OPERATIVA

adecuada. El objetivo es entregar informes que sean reales, que no conduzcan a error y que a la vez hagan énfasis especial en los asuntos que necesitan atención. El auditor debe, sin embargo cuidarse de la tendencia a exagerar y enfatizar demasiado la ejecución deficiente de las operaciones anotadas durante la revisión. La información necesaria para lograr una perspectiva apropiada del informe debe estar contenida tanto en la síntesis como en el detalle del informe y tiene que incluir: 1. Una declaración de la naturaleza y alcance del examen. Cuando sea apropiado, el informe debe expresar claramente que el énfasis principal de la auditoría fue el examen de los asuntos que aparentemente requerían atención y de que no se efectuaron las evaluaciones completas de las actividades u operaciones.

2. Información sobre el tamaño y naturaleza de las actividades o programas a los que se refieren los hallazgos, de la manera que sirvan para proporcionar una perspectiva contra la cual se puede medir la importancia de los mismos.

3. Descripciones correctas y claras de los hallazgos de modo que sea factible evitar malas interpretaciones. Esto requiere el reconocimiento de todos los comentarios obtenidos de funcionarios y la identificación de todos los factores relevantes, aun cuando algunos sean contrarios a los hallazgos.

4. Información no solo de los aspectos deficientes, sino también de los aspectos satisfactorios de las operaciones examinadas cuando sean importantes y estén justificadas en el alcance del trabajo. Esto no significa que cuando hay algo inadecuado para informar, que debe decirse algo satisfactorio para balancearlo.

CLARIDAD Y SIMPLICIDAD Para que el informe comunique con efectividad debe presentarse tan claro y simple como sea posible. También es importante la claridad porque la información contenida en el informe puede ser usada por

80

LIC. GUSTAVO GIL

AUDITORÍA OPERATIVA

otros funcionarios que no participarán directamente en el trabajo principal o en la preparación y revisión del informe. No se debe presuponer que los lectores tengan conocimientos técnicos detallados. Cuando se usan términos y abreviaciones no familiares se deben definir claramente. Los esfuerzos en el “estilo” deben estar dirigidos a que el significado sea claro. Para que haya claridad es necesaria una organización adecuada del material de información y precisión en el detalle de los hechos, en su análisis y emisión de conclusiones. Muchos de los informes tienen que ver con asuntos complejos y varias secciones del informe se encuentran interrelacionadas. Esto dificulta a veces a evitar repetición. Sin embargo, hasta el máximo posible debe estar tan organizado que, excepto, por información incluida también en la síntesis, todo tipo que tiene que decir sobre una materia dada esta cubierta en alguna parte del informe. Se debe usar ayudas visuales (dibujos, fotografías, cartas, gráficas, mapas, etc.) para que el informe sea más comprensible y por lo tanto más útil.

CONCLUSIÓN El informe no debe ser más largo de lo necesario para comunicar la información. Demasiado detalle quita monto al informe y puede desvirtuar el mensaje real o confundir y desanimar a los lectores. En la determinación del contenido del informe, el auditor debe tener presente que los informes que sean completos, y a la vez costosos tiene mayores probabilidades de restar atención.

SUFICIENCIA Aunque el informe debe ser conciso, debe recordarse que la brevedad no siempre es una virtud. El informe debe contener información suficiente sobre los hallazgos, conclusiones y recomendaciones para promover un entendimiento adecuado de los asuntos informados y para proporcionar presentaciones convincentes y claras en una perspectiva adecuada. Los informes deben incluir tanta

80

LIC. GUSTAVO GIL

AUDITORÍA OPERATIVA

información como sea necesaria para mantener al lector adecuadamente informado de los resultados del trabajo de auditoría. El auditor no debe esperar que los lectores conozcan los mismos factores que él, por lo tanto el informe no debe ser escrito con una escasa explicación de los hechos. Si tiene conclusiones, opiniones y recomendaciones y quiere que los lectores conozcan, debe exponerla claramente en lugar de dejarlas a que los lectores las supongan.

TONO CONSTRUCTIVO De acuerdo con un objetivo básico de mejorar la administración de las actividades de la entidad y superar la ideología de la comodidad y la tiranía de las costumbres, el tono del informe debe estar dirigido a provocar una reacción de aceptación de los hallazgos y conclusiones. Los títulos, capítulos y contenidos del informe deben ser enunciados en términos constructivos. Aunque los hallazgos se presenten en términos claros, debe tener presente que el objetivo es lograr una reacción favorable, y que esta se pueda lograr con eficiencia estando el lenguaje que genera innecesariamente acciones defensivas y de oposición. En resumen los informes se deben preparar considerando lo siguiente: 1. Redacte en forma objetiva, sencilla, concisa y clara, evitando el uso de terminología técnica muy especializada. 2. Incluya información suficiente de los aspectos significativos, pero evite párrafos largos y complicados. 3. Verifique que exista evidencia suficiente, adecuada y detallada en los papeles de trabajo. 4. Asegure un contenido convincente y de tono constructivo. 5. Concluya su redacción durante el trabajo de campo y asegure una emisión y entrega oportuna. 6. Confirme la exactitud de la información. 7. Conserve la estructura preestablecida.

80

LIC. GUSTAVO GIL

80 LIC. ORGANIZACIÓN DEL INFORME La estructura del informe debe ser diseñada de acuerdo con la información a proporcionar y el propósito a servir. deben presentar adecuadamente esos comentarios o reacciones junto a las evaluaciones. Carta del informe 3. párrafo. sección o capítulo debe contribuir a la comunicación efectiva del mensaje básico. ofrecer la perspectiva y guiar hacia el contenido del tipo del mensaje y la cantidad de información depende del mensaje que se va a dar. antes de que se emita. Índice y lista de abreviaturas. Debe hacerse uso liberal de subtítulos cortos y comprensivos en el informe. Información introductoria. particularmente útiles a los lectores que desean recorrer rápidamente con la vista el informe para localizar cierto material o recordar el flujo de ideas expuestas. La estructura es como sigue: 1. GUSTAVO GIL . Caratula 2. Tales subtítulos son. Cada palabra. oración. 4. Revise su contenido detenidamente. 5. El mensaje o tema central debe proporcionar la dirección y propósito de todo contenido del informe. Se deben evidenciar claramente las relaciones existentes entre las recomendaciones y las causas principales de los problemas discutidos. La información introductoria debe situar la escena. Síntesis o resumen. Los comentarios o respuestas de los funcionarios responsables de la entidad y de las personas adversamente afectadas son importantes y de interés a los lectores. El formato básico que se pone es lo suficientemente flexible para la presentación del informe. así como para otro tipo de informes preliminares cuando sea necesario.AUDITORÍA OPERATIVA 8.

• Mención a la naturaleza y autorización del examen. GUSTAVO GIL . Anexos (cuando sea necesario). La tercera hoja debe presentar el índice del informe con la relación a los rubros que la conforman y el número de página que le corresponden al informe. TÍTULO DEL INFORME El título del informe debe ser interesante y debe diseñarse para transmitir el mensaje del informe. 80 LIC. 9. PRIMERAS HOJAS La carátula y la primera hoja del informe normalmente tienen idéntica información. No se deben incluir abreviaturas de uso corriente. conclusiones y recomendaciones del informe fueron válidos con los funcionarios afectados. LA CARTA DEL INFORME Es la nota de presentación del informe y va dirigida al ejecutivo de mayor nivel de la empresa. Contra caratula. Los asuntos que cubre esta carta son: • Identificación del informe. Capítulos de comentarios sobre hallazgos (incluye conclusiones y recomendaciones). La síntesis o resumen del informe puede publicarse en forma separada.AUDITORÍA OPERATIVA 6. indicando título y número. 8. • Nombres y cargos de otros funcionarios a los que se hacen llegar copias del informe. Luego del contenido es aconsejable presentar una lista de las abreviaturas usadas en el informe. Información financiera complementaria (cuando sea apropiada). si no aquellas abreviaturas o siglas pertinentes al contenido del informe. En la mayoría de los casos este debe presentar el rasgo más importante de la auditoría o del resultado constructivo a lograr a través de una acción apropiada sobre los hallazgos. • Referencia a que tanto los hallazgos. 7. La segunda hoja presenta la carta del informe.

El siguiente patrón es recomendado para el contenido de los capítulos de comentarios sobre los hallazgos (debe considerarse los tres atributos claves: criterio. Cada informe debe incluir nombres. etc. Antecedentes de las operaciones o actividades examinadas: una breve información sobre el origen de la actividad. • Principales funcionarios responsables. el material expuesto debe ser relativamente corto. CAPÍTULO DE COMENTARIOS SOBRE LOS HALLAZGOS Constituye el mensaje principal que el auditor quiere comunicar a los lectores a través de la presentación del informe. El auditor debe considerar que los lectores del informe tienen derecho a conocer el alcance y la naturaleza del trabajo así como una indicación de la cobertura establecida como esquema de referencia para los hallazgos. El informe debe considerar el transmitir a los lectores la imagen más imparcial posible. programa. b. El contenido de esta información es: a. • Atributos del hallazgo. • Declaraciones positivas.. El capítulo introductorio debe incluir toda la información acerca del alcance y naturaleza del trabajo para situarlos en la perspectiva adecuada. GUSTAVO GIL . CAPÍTULO DE INFORMACIÓN INTRODUCTORIA Esta información servirá de base para una mejor comprensión del mensaje principal del informe. efecto y causa). 80 LIC. Ayudar a situar la escena para los hallazgos detallados y de interés para los lectores que no están familiarizados con los antecedentes.AUDITORÍA OPERATIVA • Dependiendo de la condición del auditor (interno y externo) la mención que se practicará la correspondiente acción de seguimiento. Alcance y naturaleza del examen. cargos y prioridades de servicio de los funcionarios principales responsables de las actividades examinadas.

etc..AUDITORÍA OPERATIVA • Tipo descriptivo. debe ser expuesta al comienzo de la sección. PROCESAMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES Estas son el producto más importante del informe de la auditoría debido a ello deben ser claramente identificadas.Es un resumen del hallazgo.Los hallazgos deben tener un título que de por sí indique la naturaleza del problema.. y en algunos casos puede incluir el efecto expresado en términos cuantitativos. que por su mandato deben cumplirse. son una parte importante del informe de auditoría y están respaldadas en los papeles de trabajo. proporcionada al lector una breve sinopsis del hallazgo y un sentido deseable de la perspectiva. directivas. FORMAS DE PRESENTACIÓN DE LAS CONCLUSIONES Se presenta la conclusión en forma más detallada y luego de haber presentado los atributos del hallazgo y comentarios de los funcionarios. reglamentos. CONTENIDO DE LAS RECOMENDACIONES 80 LIC. Al formular recomendaciones el auditor debe incluir las leyes. • Introducción de la conclusión. FORMULACIÓN DE CONCLUSIONES Las conclusiones son opiniones profesionales del auditor basadas en su examen. debe ser expresado positivamente. GUSTAVO GIL . se puede identificar la conclusión como tal a través de un subtítulo que puede ser numerado en orden correlativo de la presentación de las conclusiones. su formulación se basa en la situación encontrada manteniendo una actitud objetiva positiva e independiente sobre lo examinado.. Las recomendaciones son sugerencias positivas para mejoras o soluciones prácticas a los problemas o deficiencias encontradas cuyo fin es mejorar o cambiar las operaciones o actividades de la entidad. Deben estar dirigidas al titular de la entidad y al funcionario responsable del área al nivel más alto.

las recomendaciones deberán ser diseñadas para corregir las causas principales de las deficiencias y lograr un ajuste de los casos específicos que se han identificado.” En el cuerpo del informe para recomendaciones especiales. GUSTAVO GIL . etc. normalmente al final de cada capítulo o sesión referente a hallazgo. SENTIDO CONSTRUCTIVO DE LAS RECOMENDACIONES Las recomendaciones deben ser constructivas y considerar: • Ser tan específicas como fuera posible. 80 LIC. Esta es la razón por la que se pone énfasis en la identificación de las causas básicas. identificando la recomendación por medio de un subtítulo descriptivo asignando a cada recomendación incluida en el informe un número correlativo. • Identifique la persona que debe tomar acción correctiva.AUDITORÍA OPERATIVA Cuando un informe tiene que ver con las deficiencias. IDENTIFICACIÓN DEL FUNCIONARIO QUE DEBE ACTUAR Para enfocar la atención en las responsabilidades principales y facilitar al nivel superior el estudio de la acción recomendada. IDENTIFICACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES Deben utilizarse la expresión “recomendamos que. solo mediante la identificación de estas se pueden proyectar recomendaciones efectivas. a que simplemente se cumplan las disposiciones legales. CLARIDAD DE LAS RECOMENDACIONES Las recomendaciones deben ser expuestas en oraciones afirmativas. evite recomendaciones muy generales • No limite la recomendación. De esta manera se incrementarán hasta los beneficios del trabajo. • No recomiende acciones ya tomadas completamente. PRESENTACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES EN EL INFORME Las recomendaciones son presentadas conjuntamente con el hallazgo y las conclusiones pertinentes. simples y estar libre de ambigüedades o calificaciones innecesarias. se debe identificar al funcionario de la organización que debe llevar a cabo la acción.

GUSTAVO GIL . No debe presentar hechos u opiniones que no estén contenidos en el informe ni dar énfasis indebido a partes menos significativas del mismo. sin abundar en terminologías técnicas. La síntesis tiene la ventaja de presentar. ANEXOS AL INFORME Los anexos deben ser presentados por el auditor de forma clara. accesible al lector. sin demora. c) Recomendaciones principales. • Considere el factor costo . e) Asuntos importantes no resueltos. • Sea lo más breve posible. justa y clara lo más importante del informe de tal forma que se evite malos entendidos o interpretaciones. ESTILO DE LA SÍNTESIS Sugerencias para preparar la síntesis: 80 LIC. d) Comentarios y/ó acciones tomadas por la entidad. La estructura de la síntesis puede ser la siguiente: a) Encabezamiento.beneficio de cada recomendación.AUDITORÍA OPERATIVA • Evite el lenguaje extremado (inmediatamente. • Identifique la recomendación como tal. para revisión rápida por parte del lector. etc. La síntesis debe presentar en forma exacta.) • Incluya la explicación de las razones para hacer la recomendación o su objetivo. b) Hallazgos y conclusiones principales. los resultados principales de la auditoría. El propósito principal de la síntesis es hacer del informe un instrumento más útil a sus posibles lectores o usuarios. FORMATO DE LA SÍNTESIS DEL INFORME El formato del informe deberá constar de un resumen del contenido de la auditoría.

• Use solo abreviaturas bien conocidas y familiares. • Haga uso liberal de referencias a páginas del informe para encaminar a los lectores a los detalles del hallazgo. • Use oraciones y párrafos cortos. • Usar ayudas visuales de naturaleza general (mapas) en las primeras páginas del informe. No se debe: LIC. • Colocar todas las ayudas visuales cerca del asunto con el cual se relacionan en el texto. • Use palabras simples. • Usar siempre un título para explicar que hay en la foto. GUSTAVO GIL 80 . • Proporcionar un elemento de comparación del tamaño cuando sea posible. mediante el uso de ayudas visuales. conclusiones y recomendaciones y a los comentarios y/ó acciones de las entidades.AUDITORÍA OPERATIVA • Use la construcción gramatical en tercera persona. • Subraye o escriba con otro molde de letra para enfatizar. • Consiga información en la fecha en que fue tomada la foto. si el asunto es una máquina grande coloque a un hombre en la fotografía. • Use frases que califiquen pero no exagere. SUGERENCIAS PARA EL USO DE AYUDAS VISUALES Se debe: • Tener en mente las fotografías y otras ayudas visuales desde el comienzo de una auditoria. • Buscar oportunidades para hacer que un informe sea más claro y sucinto. especialmente cuando se encuentra en el lugar de trabajo.

• ¿Reconoce logros positivos de la administración dignos de ser mencionados? • ¿Ha hecho el auditor jefe de grupo de equipo. esta responsabilidad es compartida por los auditores que intervinieron en las diferentes fases por las que pasa el borrador del informe hasta llegar a la consideración del jefe de la unidad. prácticas y económicas? • ¿Es necesaria la acción correctiva que se recomienda? • ¿Es adecuada? • ¿Son actuales los hechos que se presentan? • ¿Entenderá la administración el informe? • ¿Se debió de decir algo y puede incluirse? • ¿Es un resultado profesional? 80 LIC. GUSTAVO GIL . jefe del equipo de auditoría que realizó el examen. • Destacar algo que no se explica en el título de una foto. quien aprueba el informe y es el responsable del contenido. uso suficiente de la autoridad conferidas para efectuar el examen? RESPONSABILIDADES DE LA REDACCIÓN Y REVISIÓN DEL INFORME La redacción del informe debe hacerla el auditor. • Usar gráficos u otro material tan diminuto que no pueda ser leído. Una lista de preguntas que ayudará al jefe de la unidad a efectuar una revisión es la siguiente: • ¿Cubre el examen el propósito de la auditoria? • ¿Es necesario expresarlo de esa manera? • ¿Comunica a la administración lo observado? • ¿Cumplen los hallazgos con los atributos que los caracterizan? • ¿Se apoyan las conclusiones en los hallazgos? • ¿Responden las recomendaciones a las conclusiones y son factibles.AUDITORÍA OPERATIVA • Principiar sobre la base de “terminemos el informe” y después busquemos algo para ilustrarlo.

80 LIC. debidamente respaldados en los papeles de trabajo? • ¿Está la crítica expuesta bajo una perspectiva equilibrada? • ¿Señala asuntos que deben ser estudiados con más profundidad si el caso lo requiere? EL APPRAISAL (APPRAISEMENT – LEAST READING) INTRODUCCIÓN  El “Appraisal” o evaluación de los programas de personal es el fundamento sobre la cual se sustenta la auditoría del personal. Los empleados responsables comienzan a buscar sus descargos en el evento de que sean llamados a entrevistas. completo y bien presentado? • Están los hallazgos expresados en forma objetiva. clara y sencilla. provocando mayores problemas que la corrección buscada.AUDITORÍA OPERATIVA • ¿Cumple el informe con las normas de auditoría aplicable? ¿Es correcto. Esto fomenta el comprometer a otros.  El “Appraisal” se realiza “observando hacia atrás u observando hacia delante”.  Desde el “Appraisal” de personal concierne a la comparación de lo que ha pasado con lo que se esperaba que sucediese (metas) hay una tendencia en convertir la auditoría en un simple proceso fiscalizador. GUSTAVO GIL .

2) Estadísticas estándar del diseño.  Al igual que en una auditoría contable. de un equipo de auditores bien implementados en número e idoneidad. 80 LIC. económicamente? A fin de contestar completamente a estas tres interrogantes. la observación hacia delante intenta descubrir lo que estuvo mal a fin de que la deficiencia no se repita. normalmente seis partes: 1) Porcentaje de rotación del personal.AUDITORÍA OPERATIVA  Por el otro lado. es decir. debe ajustarse a las necesidades de la empresa (entidad). CONTENIDO DE “APPRAISAL”  El “Appraisal” de las funciones o actividades del personal varían de acuerdo a las características específicas de la empresa o entidad. la auditoría de personal incluye.  Algunas de las preguntas que una auditoría de personal debe responder. son los siguientes: 1) ¿Es el departamento de personal productivo? 2) ¿Está cumpliendo con todas las funciones que puede y debería? 3) ¿Está cubriendo sus objetivos. GUSTAVO GIL .  El éxito de un “Appraisal” y auditoria de personal depende de la persona o personas que conducen el plan así como también de la forma como este es conducido. Debe ponerse énfasis en que buscamos mejorar la situación en vez de buscar un culpable de errores pasados.

6) Uso racional de los recursos humanos. áreas y actividades que proporcionen al auditor información que le permite hacer un estudio crítico de lo siguiente: 80 LIC. 4) Encuestas de actitudes. 5) Inventario psicológico del personal. GUSTAVO GIL . Un programa para la revisión operativa de la eficiencia institucional general de una empresa deberá incluir aspectos. ALGUNAS GUÍAS Y PROGRAMAS DE AUDITORÍA OPERATIVA GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN PROGRAMA RAMA DE AUDITORÍA OPERATIVA DE EFICIENCIA INSTITUCIONAL 1.AUDITORÍA OPERATIVA 3) Cuestionario funcional del análisis.

al cumplimiento de los objetivos de la entidad? 5. encuadrados en la política interna dictada por la máxima autoridad? 4. GUSTAVO GIL . con el máximo grado de eficiencia.. reglamentos vigentes? 3. dirección. ¿Es el planeamiento la base de la organización.AUDITORÍA OPERATIVA A.. ¿Contribuyen los planes y las acciones que de ellas derivan.. B. ¿Están los objetivos y metas de la entidad. de una manera eficaz.GENERALES 1. materiales y financieros disponibles? 2. ¿Está la política interna de la entidad de acuerdo a las disposiciones legales. ¿Está orientado el planeamiento a conducir las operaciones de toda entidad. ¿Dicta la máxima autoridad por escrito la política interna a seguir en todos los niveles de la entidad? 2. ¿Se ha elaborado un planeamiento racional e integrado de los recursos humanos.ORGANIZACIÓN 80 LIC. • Control. • Organización • Dirección. ¿Es flexible el plan? C. ¿Tiene la entidad formulados o esbozados planes a corto plazo? 8. eficiente y económica? 3. coordinación y control? 7. ¿Se cumplen los objetivos programados.PLANEAMIENTO 1. Se sistematizan las acciones de la entidad en el proceso administrativo de: • Planeamiento. efectividad y economía? 6. ¿Se solicita la intervención de todos los niveles de la entidad para elaborar el plan anual? 9.

Mantiene las jerarquías de unidades y/ó áreas. Se ha establecido y mantiene la entidad. Se han separado adecuadamente las funciones en todos los niveles de la entidad. GUSTAVO GIL 80 . Se establecen y mantienen adecuadamente las líneas de comunicación. Se señala en forma escrita las líneas de autoridad.1 El manual de organización y funciones.1 Refleja la verdadera organización de la entidad. un alcance y límite de control. 7. que aseguren la continuidad de los fines de la entidad. Se cumple: 7. las funciones y responsabilidades de todos los funcionarios y empleados. 6.AUDITORÍA OPERATIVA 1. Existen en cada nivel de la entidad: 6. 9. 6.de tal forma que ningún servidor tenga bajo control la ejecución de una transacción u operación en forma completa.. 7. 2. en todos los niveles de la entidad. 8.1 Manual de organización y funciones. 4. la delegación de autoridad en todos los niveles de la entidad.3 El reglamento de trabajo. 8. 3. Se asigna por escrito en forma clara. 5. D. 7. unidad de mando en todos los niveles. En cada operación o transacción financiera y administrativa. 3. se cumplen los procedimientos de: LIC. Se ha delimitado en forma escrita. 2.2 Manual de procedimientos. Se establece claramente las líneas de autoridad y responsabilidad. Existe un organigrama aprobado.2 Manual de procedimientos.EJECUCIÓN O DIRECCIÓN 1.

3.2 Las resoluciones F. Se encuentra la documentación que recibe la entidad registrada y numerada correlativamente. 4. 3. GUSTAVO GIL . tienden las evaluaciones a señalar las desviaciones y su correspondiente acción correctiva en sentido constructivo. Se enumeran correlativamente: 3.AUDITORÍA OPERATIVA 3. 3. II.3 De acuerdo con disposiciones legales. Se basa la evaluación en disposiciones y reglamentos escritos.EVALUACIÓN I.4 De acuerdo con las normas de sistemas aplicables. 4.. E. que reduzcan la influencia de factores subjetivos.1 En forma escrita. La autorización de operaciones financieras y administrativas se aplica: 4. 4.3 Control. instruirá si cree conveniente aspectos. 80 LIC.1 Las directivas.1 Autorización.2 Uniformemente. su localización rápidamente..PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 1.2 Registro. áreas y actividades que complementen la presente guía. III. II OTROS El auditor. 2. de acuerdo a su experiencia y políticas de la empresa o entidad por examinarse. Se han establecidos procedimientos de evaluación. 4. 3. Se Permite el registro de la documentación.

Su influencia en los resultados que se obtiene es determinante. con el propósito de lograr incrementar la eficiencia y eficacia operativa. Consecuentemente. Responsabilidades de la gerencia de ventas. Las ventas constituyen una operación de primordial importancia en las empresas. Objetivo. pues son el elemento natural de que se dispone para hacer frente a los costos y gastos totales que se efectúan para llevar a cabo la operación de la empresa. 80 LIC. Las responsabilidades básicas de la función de ventas son: • • Establecer los objetivos de venta del negocio. La auditoría operativa de ventas. GUSTAVO GIL . Establecer los planes para cumplir dichos objetivos. como la de cualquier otra operación.AUDITORÍA OPERATIVA ENFOQUE DE LA AUDITORÍA OPERATIVA EN EL ÁREA DE VENTAS 1. en virtud de que son la operación que produce los ingresos y permite utilizar su objetivo. todas las mejoras en la eficiencia de la operación de ventas. 2. inciden directamente en la obtención de mejores resultados. a través de proponer las recomendaciones que se consideren adecuadas. tiene el objetivo de examinar ciertos aspectos administrativos que constituyen el conjunto de actividades que comprende el concepto y alcance de la operación de ventas.

precio y costo están operando en relación a las políticas establecidas al preparar el presupuesto de ventas o cualquier otro tipo de estimado y estándar. La venta de productos y servicios representan la fuente principal del ingreso de una empresa. GUSTAVO GIL . Ejecutar los planes a través de procedimientos efectivos.AUDITORÍA OPERATIVA • • • • Distribuir y organizar las responsabilidades de ventas. 3. 80 LIC. 4. la máxima utilidad neta de un producto o servicio se obtiene a través de un adecuado volumen de ventas a un precio favorable que excede de un volumen mayor de ventas. Ventas a crédito. Es necesario que el otorgamiento del crédito a los clientes se efectué sobre la base de las políticas establecidas en la empresa para tal efecto. El factor precio y el factor costo debe estar adecuadamente engranado y mantenido con el objeto de producir el resultado deseado. Revisar los resultados con el objeto de mejorarlos en el futuro. Establecer estándares de ejecución. Factores básicos de las ventas. Un cuarto factor de ventas que el auditor deberá vigilar será el relativo a la valuación de la orden con el objeto de ver su costeabilidad. antes de su aceptación. Una revisión de la función real de ventas puede determinar que tanto los factores de volumen.

sus sistemas. sus procedimientos y sus prácticas. GUSTAVO GIL . sus competidores. etc.AUDITORÍA OPERATIVA GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA OPERATIVA DE VENTAS 1. 2. 80 LIC. sus canales de distribución. la porción del mercado que absorben. mediante estudios de sus objetivos. en el que actúa la empresa y con la operación de ventas. los mercados que surten. los siguientes aspectos: a) Los productos que vende la empresa. el número de clientes promedio que maneja. Más específicamente. entre otros. la familiarización puede llevarse a cabo investigando. su estructura orgánica. sus políticas. que permita la ubicación de ventas en el flujo de las operaciones. Familiarización general con el medio económico-político-social.

etc. tanto de carácter interno como externos. Estudios de los expedientes de auditoría. Análisis de la información existente. vigilando su tendencia y aplicación de razones financieras. de demanda permanente. el grado de dependencia de la empresa de alguna o algunos de ellos. d) La política de crédito que se tenga establecida. cuando estos sean aplicables. e) La política de publicidad establecida con objeto de precisar si para llevarla a cabo se cuenta con personal especializado dentro de la misma empresa. c) La política para la determinación de precios para saber si son predeterminadas. regiones. Los análisis más convenientes a considerar son: a) Por conductos. si son materia de negociación o si se calculan en cada ocasión. relativa a ventas. comparación de ventas efectuadas con años anteriores. d) Por clientes. se recurre a agencias de publicidad o se sigue un sistema combinado. 3. informes cartas de recomendaciones o sugerencias. b) Por áreas (departamentos de la república. 4. 80 LIC. estaciónales o de moda. en unidades. precios y contribución a la utilidad. como objeto de evaluar su importancia el en conjunto de operaciones de la empresa. GUSTAVO GIL . etc. f) Los clientes importantes que se tengan y en su caso.) c) Por vendedores y/o distribuidores. al recibir una solicitud de cotización.AUDITORÍA OPERATIVA b) Las características de los productos artículos de primera necesidad o de lujo.

Inspección de las instalaciones de los departamentos de ventas y de los demás departamentos vinculados (compras. grandes almacenes. los cuales deben ser congruentes con el objetivo general de la empresa y estar aprobados por la dirección. Es necesaria su coordinación con los presupuestos. embarque. GUSTAVO GIL . Elaboración de guías de entrevistas y cuestionarios que permitan conocer como se realiza la operación de ventas. Verificación de la existencia de presupuestos detallados de ventas. 5. clientes especiales. comisionistas. 6. etc. facturación. agencias de publicidad y demás elementos externos que están relacionados con las ventas. Es muy conveniente la elaboración de diagramas de flujos que nutren gráficamente la secuencia de la operación. 7.: mayorista.AUDITORÍA OPERATIVA e) Por tipo de consumidor (por ej. detallista. crédito y cobranzas). La responsabilidad de su logro debe ser conocida y aceptada por todos los que intervienen en la operación de ventas. Estudio de los diversos registros. 10.). publicidad. 9. que sirvan de base para preparar los demás presupuestos. los cuales debe completarse con memorándum descriptivos a ellos. tendientes a investigar si se efectúa eficientemente. en algunos casos es conveniente celebrar entrevistas con clientes. f) El análisis del costo directo de distribución y su compensación contra el precio de ventas por líneas de artículos. Precisar si los responsables de la operación de ventas tienen presentes los objetivos a lograr. Estos 80 LIC. archivos y formas existentes para comprobar sus funcionalidades. verificando en cumplimiento de las políticas que la empresa tiene establecidas. 8. por lo menos en los principales artículos. Entrevistas con responsables de la ejecución de las ventas y con los de los departamentos relacionados con ellas.

determinación de que si tales costos se han fijado con base en estudios formales y evaluación. Revisión de los costos de los canales de distribución. el conocimiento que de este tienen. las causas. lo que ha hecho la empresa por impedirles. c) Respecto a producto que acusen una tendencia descendente en ventas. así como con el canal de distribución previsto. su posición frente a la competencia. la provisión de artículos sustitutos y de diversificación. en comparación con los volúmenes de ventas de cada uno. Selección de los productos más importantes de la empresa a determinar: a) Si su mercado. 13. 14. Determinación de volumen de devoluciones y pedidos no surtidos y en caso de ser importante seleccionar un período y definir sus tendencias. 80 LIC. b) Su vida probable. los principales artículos que las provocan. GUSTAVO GIL . 12. Verificación de la vigencia de un sistema por el cual los responsables de desviaciones presupuestarias informan sobre sus causas. justificación y medidas correctivas adoptadas al respecto. comprendiendo al aspecto motivacional de los sistemas de remuneración a las fuerzas de ventas. los efectos que han tenido en el cliente. su penetración en el mercado. en la experiencia de los responsables primarios de la operación de ventas y estar de acuerdo con los objetivos fijados para ellos. su promoción y publicidad están de acuerdo a los estudios y planes previos.AUDITORÍA OPERATIVA presupuestos deben basarse en investigaciones de mercados. 11. el responsable de las ventas y sus puntos de vista al respecto.

Aún cuando se entiende que el objeto de estudio en la auditoría operativa son precisamente las operaciones más que las personas que las ejecutan o los departamentos responsables de su ejecución.AUDITORÍA OPERATIVA 15. Finalmente en la metodología será necesario utilizar un proceso de comprobación continua de la información obtenida de las diversas fuentes y siempre que sea posible la cuantificación del efecto de los problemas detectados y/o de los posibles cambios en los métodos de venta que procuren mayor eficiencia que los establecidos en la empresa. GUSTAVO GIL . para lo cual es recomendable hacer una recapitulación de los resultados obtenidos para detectar omisiones y jerarquizar hallazgos. Conocimiento del nivel de preparación del personal que ejecuta la operación para tener una idea general de la forma como se atienden las ventas. 16. Elaboración de informes al cliente. 80 LIC.

GUSTAVO GIL .Objetivo El objetivo general de una auditoría de compras.AUDITORÍA OPERATIVA ENFOQUE DE LA AUDITORÍA OPERATIVA EN EL ÁREA DE COMPRAS 1. desde el punto de vista de la gerencia puede expresarse como sigue: “Evaluar que tan adecuadas y efectivas son las políticas. la organización. la planeación. Este objetivo está concebido para proporcionar a la gerencia una apreciación de sus controles en el área de compras así como recomendaciones para mejorarlas. El auditor de operaciones estará interesado en las políticas de compras..Políticas La revisión que el auditor operativo haga de las políticas deberá incluir: a) Una apreciación de las políticas de compra. en cuanto así son adecuadas para los objetivos de la gerencia de esa área. la eficiencia y validez de los datos que se utilizan para tomar decisiones no solo cotejar para ver que se haya obtenido cotizaciones cuando hayan sido necesarias y que las requisiciones estén firmadas. los controles internos. 80 LIC. b) En apreciación de la efectividad de la política en la práctica para alcanzar los objetivos establecido. los procedimientos y otros medios empleados para obtener bienes y servicios a costos finales más bajos de acuerdo con las normas adecuadas de calidad y servicio”. 2..

80 LIC.Organización La función de compras generalmente está centrada en un área de compras con diversos grados de descentralización y de delegación de responsabilidad a otros departamentos. 4. La gerencia espera que cada empleado maneje un asunto de la empresa sin verse influenciado por intereses personales. el cálculo del tiempo de adquisición y entregas.Ética Como resultado de que se ve involucrado en grandes volúmenes de desembolso y en contacto constante con los proveedores.AUDITORÍA OPERATIVA c) Sus comentarios y sus recomendaciones en cuanto a la forma en que podrían mejorase las políticas y la manera en ponerlas en práctica..Controles internos La valorización de los controles internos dentro de la función de compras será una parte vital de la auditoria de operaciones de compras. 5.. Estos controles son de interés especial. intereses financieros en otras empresas. porque la naturaleza de esta actividad implica el compromiso y el gasto de cantidades importantes de dinero. Sin embargo. El auditor estará interesado en la forma en que este organizada dentro de la infraestructura de la política de compras y revisará y evaluará la colocación de la responsabilidad de compras por toda la organización. deben considerarse los riesgos que entrañan estas actividades al organizarla delegación de autoridad para la función de compras. 3. GUSTAVO GIL . de acuerdo con esto una empresa servirá su propio interés estableciendo normas de ética elevadas y al mismo tiempo ayudará a proteger a sus empleados de la tentación de intervenir en las actividades o éticas ilegales. El participar en estas actividades hasta cierto grado puede ser aceptable y el punto en el que ya no sirve a los mejores intereses de la empresa es con frecuencia una cuestión de criterio.. Los mejores controles son aquello que se logran por medio de la asignación de responsabilidades de manera que ningún individuo o ninguna función puedan completar una transacción si tener que dar cuentas a otros. Se puede ejercer influencia sobre los cobradores por medio de regalos. amistad personal. agasajos. la calidad del material y del servicio y el contacto continuo con personas de afuera. los sobornos y los conflictos de interés sirven únicamente a intereses personales. el personal de compras está expuesto a una amplia variedad de presiones éticas. etc. los regalos.

En su caso. tanto de carácter interno como externo. las entrevistas y cuestionarios serán una base para recomendar algún cambio en los procedimientos que puedan mejorar las operaciones. sus procedimientos y sus prácticas a fin de efectuar un análisis crítico de ellos con el objeto de asegurarse de que sean las adecuadas. sus sistemas. ósea. Además es de la mayor importancia que se deben conocer a todos los empleados que estén expuestas a tales influencias y a todas las personas de afuera que provean materiales y servicios. 3. la ubicación de la operación de compras en el flujo de las operaciones.. De este estudio podrían surgir a su vez investigaciones que permitan profundizar en algún aspecto ya observado en el curso del examen de estados financieros. Estudio de las cifras estadísticas y proyecciones de compras. de su organización. llevar a cabo un estudio general de sus objetivos.AUDITORÍA OPERATIVA EI auditor estará interesado en que las normas de la organización hayan sido claramente definidas.. Es 80 LIC. tales como condiciones de compras precios de algunos artículos. 4. sus políticas. 2. con el fin de conocer su importancia relativa en el conjunto de operaciones de la empresa.Elaboración de cuestionarios y guías de entrevistas que permitan conocer como se realiza la operación de compras.Se considera de utilidad elaborar cuadros comparativos con cifras internas y externas acerca de razones financieras y otros datos relativos a las compras.Análisis de la información existente relativa a las compras. GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA OPERATIVA DE COMPRAS 1.Familiarización. Deberá establecerse el énfasis necesario para el enfoque operativo que logra investigar si las compras se efectúan eficientemente.Estudio de los expedientes de auditoría. etc.. Es recomendable elaborar algún cambio en los procedimientos que puedan mejorar las operaciones. Comprobación de las cifras de compras con ejercicios anteriores y de ser posible con otras empresas similares . GUSTAVO GIL .. informes y cartas de recomendaciones o sugerencias cuando esto sea aplicable.

lo cual facilita la localización de aspectos susceptibles de mejorarse. en posible efecto de cambios en los métodos de compra que procuran mayor eficiencia en los establecidos en las empresas.Entrevistas con los responsables de la ejecución de las compras y verificación de las aplicaciones de las políticas en esa área de acuerdo con los lineamientos generales de la empresa Estas entrevistas deberán ser tanto con las persona que deciden las políticas de compras como con los que las ejecutan. análisis de precios de condiciones de compra análisis de casos particulares y concretos de artículos comprados. de cualquier manera esta conocimiento resulta indispensable..Comprobación de los datos obtenidos en los procesos de familiarización en el análisis estadísticos y en las entrevistas para medir el grado en que los aspectos que configuran las compras se cumplen en la práctica estudio de los diversos registros y archivos de compras de proveedores de requisiciones atendidas.. 8. almacenes y finanzas..AUDITORÍA OPERATIVA recomendable elabora algún tipo de diagrama de flujo que muestra secuencia de la operación. producción. Aún cuando se entiende que el objeto de estudio de la auditoría son precisamente las operaciones más que las personas que las ejecutan o los departamentos responsables de su ejecución. determinación del lote económico de compra de volumen. Adicionalmente pueden elaborarse memorándum descriptivos de la operación para su estudio y análisis posterior. 9. así como aquellas responsables de crear un estrecho contacto con las compras tales como las cuentas por pagar. 6. etc. 5... 80 LIC.). GUSTAVO GIL . (Ver compra de volumen. (En estas revisiones el muestreo estadístico es aplicable) 7.Cuantificación de algún artículo o materiales.Inspección de las instalaciones del departamento de compras de las áreas de recepción y de almacenes.Conocimiento del nivel de preparación del personal que ejecuta la operación para tener una idea general de la forma como se atiende las compras. En algunos casos es conveniente utilizar también entrevista con algunos proveedores. por otra parte es útil conocer también si hay adecuada distribución de las cargas de trabajo y de las funciones acorde con la capacidad del personal de compra. determinación del lote económico de compra alternativa de compras o fabricas.

Eficacia del personal de producción. Objetivo La auditoría operativa de producción. Claridad y adecuación de las políticas de producción. 7. para señalar fallas o puntos débiles y recomendar modificaciones que tiendan a incrementar la eficacia operativa.. como la de cualquier otra operación. Costos de los productos 8. ENFOQUE DE LA AUDITORÍA OPERATIVA EN EL ÁREA DE PRODUCCIÓN 1. 9. 2. manual de procedimientos e instructiva que regulen las operaciones de compra. operar y controlar la producción. 6. 10. Claridad y adecuación de los objetivos de la operación de producción. los métodos de trabajo.. Adecuación y calidad de los métodos de trabajo para planear. Factores limitantes de la producción. Algunos aspectos importantes a examinar son: 1. Etc. 80 LIC. 11. 3. Productividad de la planta. Adecuación y claridad de la organización que desarrolle la operación de producción.AUDITORÍA OPERATIVA 10.Estudio de la información obtenida para sugerir cambios en los procedimientos que puedan mejorar la eficiencia en el área de compras. 4.Revisión de la forma en uso. Calidad de los productos. tiene por objetivo el examen de las actividades que comprende esta operación. GUSTAVO GIL . 5. Adecuación y calidad de la contabilidad de costos.

pero es controlado por el departamento de control de producción. está influenciado por las necesidades del cliente. 80 LIC. 3. b) Sistema de costos. Los efectos de un programa inadecuado de control de calidad son obvios: devoluciones. Control de costos de producción. d) Capacidad de almacenamiento. los requisitos reglamentarios. c) Variaciones.AUDITORÍA OPERATIVA 2. a pesar de que los títeres son en realidad el espectáculo. que cantidades. el titiritero es el que mueve los hilos necesarios para activarlos. Control de calidad El grado de calidad que se desee en un producto. en que máquinas. puede ser comprobada a la función que realiza el titiritero. reproceso excesivo. La función de control de producción La función de control de producción en manufactura. etc. a) Control presupuestario. Planeación de la producción. Algunos de los elementos básicos a considerar son: a) Demanda del producto en el mercado. etc. en que departamentos. De la misma manera el departamento de manufactura de un negocio produce el producto. la competencia y el orgullo que el fabricante tenga en su producto. pérdidas de futuras ventas. en que fechas. 5. La planeación de la producción consiste en determinar lo que se va a producir. 4. c) Capacidad de producción. GUSTAVO GIL . b) Disponibilidad de materia prima. etc.

GUSTAVO GIL . 1. (V. Familiarizarse con la empresa y la operación de producción en la misma y en el mismo ramo. GR informe a los accionistas) 80 LIC. a) Estudio en la información disponible sobre la producción en la rama industrial a la que pertenece la empresa en: • • • Libros o revistas. Informaciones de la competencia. Informes de cámaras y asociaciones.AUDITORÍA OPERATIVA GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA OPERATIVA DE PRODUCCIÓN.

dónde. Informes de costos. o informes específicos de los directivos de la empresa sobre los problemas y marchas de la producción. si la hubiera. cuándo. políticas de la organización y métodos. Manuales de normas. 2. Las instalaciones. Sistema de seguridad e higiene industrial. • • • Expedientes de auditorías. Archivos permanentes. Informes de ejercicios del presupuesto. Informes y cartas de recomendaciones o sugerencias.AUDITORÍA OPERATIVA b) Estado de la información disponible en la empresa. d) Visita a la planta con objeto de conocer: • • • Los productos. quién. estados financieros. GUSTAVO GIL . cómo y con qué? 80 LIC. c) Estudio de la información previa disponible. Este examen debe desarrollarse con una técnica indagatoria metódica reflexionando sobre: a) ¿Qué se hace. análisis de variaciones. Examen de los datos y hechos investigados con espíritu crítico para determinar la situación sujeta a mejoría y hacer recomendaciones. y en caso de costos estándar. la operación de producción y en la empresa en general: • • • • Organigramas.

ENFOQUE DE AUDITORÍA OPERATIVA EN EL ÁREA DE PERSONAL 80 LIC. En esta guía se habla siempre de recomendaciones generales porque no debe confundirse la auditoría operativa con la organización de una operación.AUDITORÍA OPERATIVA b) ¿Por qué lo anterior? c) ¿Qué cosa podría hacerse al respecto? d) ¿Qué debería hacerse al respecto para lograr óptimos resultados? Los pasos a) y b) se refieren a la interpretación de la información obtenida y los pasos c) y d) representan la parte creativa de la auditoría operativa ya que es donde se crean soluciones generales a las deficiencias observadas y se recomienda las más adecuadas. actividad o parte de una actividad. GUSTAVO GIL .

Con mayor frecuencia las relaciones se desarrollan muy aparte de las que se indican formalmente en la grafica de organización. Los sistemas más formales y periódicos de informe de control siguen la estructura de la organización.. se otorgan promociones y se hacen cambios de títulos y generalmente se cambian la estructura orgánica. la gerencia de alto nivel obtiene una imagen más clara de la compañía de cómo funciona realmente. GUSTAVO GIL .-Administración del personal. Cuando la auditoría operativa las identifica y las reporta. Es el punto inicial para una auditoría operativa.. La empresa debe tener políticas definidas en cuanto a: - Reclutamiento del personal Contratación Administración de sueldos – Adiestramientos Reemplazos capacitación - 3. El organigrama de la organización es un medio gráfico de mostrar las asignaciones y los títulos administrativos se emplea también para mostrar las relaciones entre las funciones. En cualquier organización.AUDITORÍA OPERATIVA 1.La gráfica de organización. 2. la responsabilidad tiende a fluir hacia la persona más capaz y experimentada. 80 LIC. cuando esto es reconocido por la gerencia de alto nivel.Objetivo La evaluación de la función de personal corresponde la crítica de las políticas y procedimientos que se siguen en relación a la administración del mismo del mismo dentro de la empresa.

Encuesta.La función de personal a) Contratación del personal requerido y autorizado b) Fijación de la política de sueldos y salarios la personal contratado c) Registro del personal d) Reportes mensuales de: • • • • • Rotación de personal. Tiempo extra.AUDITORÍA OPERATIVA 4.. 80 LIC. GUSTAVO GIL . Vacaciones. Tiempo ocioso y ausentismo.-Coordinación Debe existir una adecuada coordinación entre el departamento de personal y los departamentos de operación en cuanto a: • • Programación del uso de personal Determinación de la políticas de personal 5.

GUSTAVO GIL . d) Mantener un programa de adiestramiento que permita a los obreros y empleados de la empresa un desarrollo al máximo de su capacidad a fin de : I. Adecuación de las políticas y su ejecución en cuanto a: a) Horas de trabajo 80 LIC. 2. II. Permitir al trabajador oportunidad de realizarse personalmente. Adecuación de las políticas y procedimientos establecidos para: a) Reclutar el personal más capacitado en el mercado de mano de obra. Desarrollo dentro de la propia empresa a sus diferentes niveles directivos. b) Contratar el personal con la asignación de un sueldo justo que garantice su estancia en la empresa. c) Promover una administración de sueldos que permita al personal contratado un progreso adecuado y una retribución justa al empleado haciendo más eficiente.AUDITORÍA OPERATIVA GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA OPERATIVA DE PERSONAL Un programa para la revisión operativa de función de personal deberá incluir puntos que proporciona un auditor información que le permite hacer un estudio crítico de los siguientes aspectos: 1.

Estudio y crítica de la estructura de la organización de la empresa que permita una adecuada coordinación de personal. 4. Estacionamiento. servicios médicos. jubilaciones.) i) Deducciones de salarios j) Vacaciones de méritos k) Honorarios l) Actividades recreativas m) Reglamento de seguridad n) Premios o) Publicación de la empresa p) Tableros de boletines q) Planes de sugerencias r) Consejeros personales 3. GUSTAVO GIL . cafetería.AUDITORÍA OPERATIVA b) Retardos c) Ausentismo d) Vacaciones e) Pago de salarios f) Pago de horas extras g) Pago de días festivos h) Prestaciones (seguro de grupos. etc. asignación de autoridad y responsabilidad y conocimiento por parte 80 LIC. Estudio y críticas del sistema de información que permita una oportuna y adecuada planeación de la contratación de personal.

ENFOQUE DE AUDITORÍA OPERATIVA EN EL ÁREA FINANCIERA 1. Estudio y críticas del sistema de captación de información. Sin embargo el fin primario de la función de la contabilidad es generar información siendo el fin primario de la función finanzas el análisis de esa información para ser usada en la toma de decisiones. acción que permita comparar las cualidades originalmente previstas del personal y la realización práctica de su trabajo. en cuanto a su alcance puede ser: 1. GUSTAVO GIL . la misma terminología y los mismos estados o registros financieros son usados.AUDITORÍA OPERATIVA del personal y sus funciones (este estudio podría realizarse también en cada función o dentro del estudio de eficiencia operacional general) 5. Parcial 80 LIC. Total 2. 2. Función de finanzas Algunas personas encuentran dificultades para distinguir lo que es contabilidad y lo que es finanzas. Objetivos La auditoría operativa de la función financiera. Ellos observan que. tanto contabilidad como finanzas.

En el primer caso. El auditor deberá precisar anticipadamente el tipo de revisión a efectuar. En el segundo caso más práctico anula la desventaja apuntada en el párrafo anterior. organización. podrá abarcar labores de planeación y dirección o control. etc. por ejemplo. contabilidad. Áreas que comprenden la función de finanzas La función de finanzas dentro de una empresa puede ser comparada a la función de tesorería y comprende las siguientes áreas. dirección y control financiero. este procedimiento. complementado con el estudio de la organización financiera se considera que es el que permite la mayor objetividad y facilita en la revisión. mencionadas en forma enunciativa y no de importancia: • • • • • Administración de efectivos Créditos Administración de cobranzas Control de inventarios Inversiones permanentes 3.1 Administración de efectivos 80 LIC. En términos generales. Este procedimiento presenta el inconveniente de que en muchas ocasiones no son plenamente identificables tales etapas ya que un departamento o inclusive un puesto.AUDITORÍA OPERATIVA 3. lo cual dificultaría el trabajo del auditor. el cual podrá referirse a una sub-función o departamento determinado o bien a todas las áreas que integran la administración financiera de la empresa. En función de la estructura de organización de la función: dirección. 3. se podrán dar dos tipos de enfoques a esta revisión: En la función de las etapas del proceso administrativo: revisión de la planeación. la revisión se encaminará a comprobar el cumplimiento de los objetivos particulares de cada etapa del proceso administrativo. GUSTAVO GIL . presupuesto y auditoría. se partirá de lo general hacia lo particular.

AUDITORÍA OPERATIVA

• • •

Presupuesto de efectivos: indica la cantidad de fondos que serán necesarios mes por mes o semana por semana, y es una de las herramientas más importantes de la función finanzas. Descuentos de efectivos: es una reducción en el precio basado dentro de un periodo específico. Cash Flow (pronóstico de efectivo)

3.2 Crédito Normas: • • • • • • • • • • • Solvencia normal. Solvencia económica. Capacidad de pago. Autosuficiencia en cuanto a liquidez. Aprovechamiento de inversiones en los recursos del tipo permanente. Que el plazo pactado sea adecuado para lograr la generación de fondos de operación. Capacidad y experiencia. Ubicación. Competencia en el mercado del ramo. Calidad de los productos que vende o fabrica Análisis del riesgo de crédito • • Del tipo de riesgo Del grado de riesgo

Determinaciones:

• Eliminación de arreglos especiales • Desarrollar procedimientos de cobranza que reduzcan el riesgo de incobrabilidad Capital • Situación financiera en general.

Otorgamiento de crédito • • • Datos generales. Antecedentes. Reputación.

80

LIC. GUSTAVO GIL

AUDITORÍA OPERATIVA

• • • •

Capacitación de información relativa al negocio. Posición financiera. Destino del crédito. Pronóstico de caja.

Fuentes de información Internas: Solicitud de crédito, entrevista Externa: Información de terceros, estudios financieros 3.2 Administración de cobranza Objetivos: • • • • • • • • Deudas por cobrar Con rapidez Conservar buena imagen ante el cliente Volumen de ventas a crédito Curva de ventas Reglas para limitar créditos Termino de ventas y políticas de créditos Políticas de administración de cobranzas

Las determinantes más importantes del nivel de cuentas por cobrar son:

Métodos de cobranza para: Particulares: • • • • • Ventas de volumen Ventas de equipo Ventas de volumen Ventas de equipo Ventas de servicio

Gobierno: dificultad en el trámite

3.3 Control de inventarios

80

LIC. GUSTAVO GIL

AUDITORÍA OPERATIVA

Para evaluar el nivel de materias primas, el autor debe considerar aspectos tales como: producción anticipada, producción de temporada, fuentes de abastecimiento con el factor básico que influye en el nivel de productos terminados que el auditor de operaciones debe tomar en cuenta es la coordinación entre la producción y ventas. El gerente financiero puede estimular las ventas a través de cambiar los términos de crédito y permitiendo créditos a clientes marginales, pero ya sea las mercancías (productos terminados) permanezcan registrados en libros, ya sea como inventarios, o como cuentas por cobrar, la empresa tiene que financiar la: Administración de inventarios: • • • • • • • Punto de nivel óptimo. Momento de compra. Máximos y mínimos. Atender una demanda. Lograr un objetivo de ventas y utilidades. Promover la eficiencia en la fabricación. Obtener las condiciones adecuadas en las compras.

Objetivos al conservar un inventario:

Eficiencia en manejo de inventarios: • • • • • • • Costos de mantenimiento Recursos requeridos Costos de administración y almacenamiento Transporte Seguros Obsolescencia Cantidad requerida por producto

3.4 Inversiones Objetivos El auditor debe tener como objetivo básico en esta área: asegurarse que las inversiones en activos de carácter permanentes estén apoyadas en estudios económicos y financieros que justifiquen la propia inversión en función de su costo y el rendimiento que se espera obtener de la misma.
LIC. GUSTAVO GIL

80

De cada uno de los departamentos o secciones 80 LIC. Obtener esquemas de organización Lista de funcionarios responsables de todas las áreas Determinación general de los objetivos a. De la dirección b. • • • • Autorización original Programación Limite de aprobación Justificación económica GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA OPERATIVA DE FINANZAS Aspectos generales de la función: 1. 3.AUDITORÍA OPERATIVA Fases que cubre el control de inversiones. GUSTAVO GIL . 2.

acordes a los objetivos de la función y de la empresa. ¿Con que frecuencia? c. ¿Qué áreas de la empresa cubren? ¿Son todas? 3. ¿Quiénes intervienen en su formulación? a. ¿Existe un presupuesto de operaciones? 80 LIC. ¿Personal de finanzas? 4.AUDITORÍA OPERATIVA 4. ¿Existe un presupuesto de inversiones de capital? a. descripción de flujos Distribución de formas Manuales de funcionamiento y de operaciones Descripción de flujos Distribución de formas Sistema de contabilidad general de costos Información periódica y constante a la administración Auditoría interna Otros controles Presupuestos 1. GUSTAVO GIL . ¿a corto plazo? ¿Por qué periódico? b. Sistema de presupuesto • Adecuada Separación de funciones • • • • • • • • • • Limitación de responsabilidad Unidad de mando. ¿Son flexibles? a. ¿Qué bases se toman? 5. ¿Concuerda con los objetivos generales de la empresa? b. ¿Personal de otras funciones? b. ¿Qué tipo de presupuesto se formulan? a. Evaluar de acuerdo a la magnitud de la empresa si la organización presta planes a corto plazo y a largo plazo. ¿Prevé las fuentes del financiamiento? 6. ¿a largo plazo? ¿Cuántos años? 2. ¿Se ajustan periódicamente? b.

¿Cubre todos los aspectos que afectan el flujo de archivo? • • • • Ventas al contado Cobranzas Costos de operaciones Pagos b. ¿Existe un presupuesto de caja? a. ¿A quienes se reportan las desviaciones? Contabilidad general 1. Si se cuenta con equipo electrónico: ¿Es adecuada la programación? LIC. ¿Está actualizado? b. ¿Se adapta el sistema a la información requerida? c. ¿Están debidamente difundidos entre el personal encargado del registro de las operaciones? 2. ¿Con qué periodicidad se determinan las necesidades de efectivos? c. ¿Quién la hace? d.AUDITORÍA OPERATIVA a. ¿Recibe de contabilidad información previa y oportuna a todas las operaciones realizadas? b. ¿Se cuenta con instrucciones para su manejo? ¿Actualizado? d. se adapta a al sistema y volumen de operaciones? e. ¿Se comparan los presupuestos con los importes reales? a. ¿El equipo con el que cuenta. Sistemas y equipos a. GUSTAVO GIL 80 . ¿Permite obtener información completa y precisa? c. ¿Qué investigación se hacen de las investigaciones? c. ¿Se prevén fuentes alternativas de fondos en los casos de insuficiencia? d. Si no se cuenta con equipo electrónico: ¿Es posible su utilización? ¿Es costeable? f. ¿Con qué periodicidad? b. ¿Cubre todas las áreas de operación de la empresa? 7. ¿Permite el sistema rapidez en el registro? d. ¿Cuál es el margen de seguridad para el efectivo? 8. ¿Existe un catalogo de cuentas en uso? a.

en función al servicio prestado y a la capacidad de la empresa? 3. ¿Contienen todos los datos? c. ¿Se elabora informes periódicos respecto a lo anterior? a. ¿Se informa utilizando un criterio “por excepción”? j. GUSTAVO GIL . ¿Incluyen información completa? ¿Demasiados datos? e. ¿Con qué periodicidad? c. ¿Sirven de base para la toma de decisiones? g. ¿Se preparan pensando en las personas a quien van dirigidas? i. ¿Su distribución es adecuada? 4. ¿Con qué periodicidad? b. ¿Con qué oportunidad? ¿Hay atrasos? d. ¿Costos unitarios por productos o por líneas? c. ¿Costos totales por períodos? b. ¿Se envían a las personas adecuadas? h. ¿Se pueden fusionar con alguna otra forma? d. ¿Son comparables con presupuestos? ¿Con que otros datos? f. ¿Se investigan las variables en relación a los estimados o estándares? Impuestos ¿Cuáles impuestos gravan a la empresa? ¿Se consideran para efectos de presupuesto? ¿Se aprovechan las ventajas fiscales? ¿Cuáles? ¿Hay posibilidades de excepciones o subsidios? ¿Existe un programa formal de planeación final? 80 LIC. ¿Volúmenes de producción? 6. ¿Costos fijos o variables? d. ¿Las bases son de aplicación de gastos indirectos? 5. ¿Qué informes se preparan? b. ¿Las bases son utilizadas para la fijación de los estimados o estándares? k. ¿Con qué oportunidad? 7. Formas utilizadas a. ¿Son prácticas naturales? b. Información a. ¿Se puede suprimir? e.AUDITORÍA OPERATIVA ¿Cubre todas las áreas posibles de utilización? ¿Es costeable. Proporciona el sistema información relativa a: a.

ENFOQUE DE LA AUDITORÍA OPERATIVA EN EL ÁREA GERENCIAL 1.AUDITORÍA OPERATIVA ¿Existe una persona en el departamento que vigila el adecuado cumplimiento de las obligaciones fiscales? ¿Hay una adecuada revisión de la información proporcionada a los auditores fiscales? ¿La política tributaria es determinante en el nivel y estructura de la inversión? Auditoría interna ¿Existe un departamento o sección de auditoría interna? ¿A quién reporta? ¿Se cuenta con un programa que cubra. ¿Se vigila la corrección o atención de las desviaciones encontradas? h. al menos los siguientes aspectos? a.. Revisión de documentos en cuanto a requisitos internos y fiscales e. tendencias. Revisión de cartera al cobro d. constituye la herramienta principal del auditor en ese aspecto. y su comparación con otras empresas. GUSTAVO GIL . al menos una vez al año b. ¿Se efectúan auditorías operativas? Auditorías externas ¿Se practica auditoría de estados financieros de la empresa por un contador público independiente? ¿Se estudian y/o implementan las sugerencias del auditor independiente? Estructura y políticas financieras La revisión de la estructura financiera se basa en el análisis o interpretación de estados financieros. Función de gerencia La función gerencial es una apreciación que tiene varios enfoques. etc. tanto del giro como de otros tipos. Revisión del cumplimiento de las obligaciones fiscales f. rotaciones. numerosos autores están de acuerdo que incluye los procesos administrativos siguientes: a) Fijar los objetivos b) Proveer c) Dirigir d) Coordinar 80 LIC. ¿Qué tipos de informes se elaboran? g. Supervisión y evaluación sobre toma de inventarios c. el uso de razones. Revisión de saldos de todo el catalogo de cuentas.

en forma coordinada. GUSTAVO GIL . b) Investigar factores positivos y negativos que nos ayuda o limitan en la búsqueda de los objetivos. deberá prever. Dirección La dirección es aquel factor de la administración en la que se logra la realización efectiva de todo lo planeado por las decisiones gerenciales directamente o por delegación. La política es la decisión que adopta el funcionario de más alta jerarquía y los funcionarios de más alto nivel dentro de cada jerarquía. no habrá una meta en que basar la orientación del trabajo y cuando se desconocen las metas a cumplir. sin la cual seria imposible hacer planes. c) Coordinar los distintos recursos con diversas alternativas de ejecución que nos permita escoger algunas de ellas como nuestra base. los elementos indispensables que permitan el logro de los objetivos de la empresa. estará destinado a cumplir los objetivos predeterminados en función de la política adoptada. de allí que los objetivos deben definirse claramente. las metas constituyen los objetivos básicos de la empresa. es decir fijar el fin que se persigue de acuerdo a las necesidades. mirar de antemano hacia los objetivos propuestos. 3. Todo plan implica metas a cumplirse. La gerencia como primer paso. la situación se torna totalmente confusa. Fijación de objetivos y políticas Generalmente los objetivos vienen expresados por disposiciones legales y su cumplimiento constituye la esencia misma de las empresas. Todo plan por muy pequeño o extenso que sea. Los principios fundamentales de la dirección son: 80 LIC. Concepto de previsión Implica la idea de ciertas anticipaciones de acontecimientos y situaciones futuras.AUDITORÍA OPERATIVA e) Controlar 2. lugar y cifras. Si los objetivos y políticas no aparecen claramente definidas. 4. para proveer a los planes. Ellos deben explicar claramente las metas y ubicarlas dentro de un tiempo. Para hacer previsiones se requiere: a) Determinar objetivos o fines que se requieren.

cuya aplicación le permitirá cumplir con su cometido: I. II. para conseguir que las disposiciones generales sean mejores obedecidas. Principios de impersonalidad de mando. ningún plan. III. experiencias y la toma de decisiones para ser ejecutadas. etc. debe ser: oportunamente transmitidas a sus destinatarios. es la unificación de un ambiente de confianza recíproca entre todos. entrevistas. La toma de decisiones permite escoger entre una o más alternativas aquellas que ofrezcan más ventajas. 5. se basa en la intuición. mientras no se da una decisión. informes. para lo cual es necesario una buena comunicación. II. La comunicaron tiene etapas. el logro de la cooperación con los demás y hacer que las ideas e instrucciones se entiendan con claridad. Transmitir eficazmente.AUDITORÍA OPERATIVA I. GUSTAVO GIL . con fines constructivos. boletines. Coordinación La coordinación ordena y organiza los esfuerzos de varios individuos. La toma de decisiones gerenciales. para alcanzar el objetivo o meta propuesta. las comunicaciones orales y escritas. ningún sistema de organización tiene efecto. Comprender lo que se desea comunicar. visitas. IV. para forzar la meta a buscar que sean beneficiosas para ambas partes. ningún control. con mayos eficiencia. unificándolos. 80 LIC. acción de interés. pues significa establecer relaciones entre varias partes de una actividad o empresas. la unión de todas las actividades para alcanzar el desarrollo del plan. reuniones. economía y efectividad. III. Principios de aprovechamiento del conflicto. con la finalidad de que unan sus esfuerzos para lograr una meta común. el gerente debe tener una visión amplia del funcionamiento de su empresa y podrá emplear como medio de coordinación. Para alcanzar ese principio. la captación de políticas. Principios de la coordinación. Se podrá decir que todos los demás principios están contenidos en la coordinación. hechos. que es un proceso en virtud de cual se contribuye a la mejor ejecución de los trabajos. Estudiar la eficiencia de la comunicación Seguir el curso de la comunicación. conferencias. La forma de decisiones es la llave final de todo proceso administrativo.

en que tiempo y porque se desea. sino cooperativo. no será autoritario. mejorar y programar nuevos planes. las instrucciones emitidas y los principios establecidos. GUSTAVO GIL . de qué modo. Implementación de una infraestructura de información que identifique los resultados. determinen las causas y efectos. IV. debiendo ser el gerente en este concepto un educador. se requiere como mínimo los siguientes requisitos: I. se miden los resultados actuales y pasados en relación con lo previsto. Otros instrumentos de control que pueden señalarse son los siguientes: • • • • Informes Estadísticas Presupuesto Costos 80 LIC. Identificación de los factores claves a ser controlados para el logro de los resultados. de acuerdo a las áreas de responsabilidad. ya sea en forma total o parcial. Especificación de las bases para el establecimiento de normas de rendimiento. es el “principio de excepción”. Su propósito es determinar las deficiencias. II. que tiende a convertir el cumplimiento en lo normal y las desviaciones de los planes en lo excepcional: los controles versaran sobre esto último exclusivamente. o al menos principalmente. Definición y acumulación de la información para previa explotación de las mismas. y medir rendimientos. Para que el control sea más efectivo. con el fin de corregirlo. En el control. Control Es verificar si todo se desarrolla de conformidad con el plan adoptado. ayudante y consejero para sus subordinados. conocer que parte de una actividad se esta cumpliendo y cual no. El control permite asegurarse de una óptima ejecución.AUDITORÍA OPERATIVA 6. y al señalar errores lo hará con el propósito de rectificarlos y evitar que se cometan nuevamente. Un instrumento muy importante en el control gerencial. El gerente (jefe de la entidad) al ejercer las funciones de control. señale las tendencias e identifique resultados. ni autócrata. III. con el objeto de corregirlas y recomendar cuales son más convenientes de corregirlas y evitar que se repitan.

AUDITORÍA OPERATIVA • • Plan Volumen (calidad y cantidad) de los trabajos realizados. para expresar sus opiniones con integridad. cordialidad y don de gestos. Capacidad profesional. Cualidades generales que deben reunir un gerente a) Aspecto personal: • • • • • • • • • Comprensión. efectividad y economía) de las metas u objetivos. o las que haya impartido el directorio (alta dirección). para participar correctamente en reuniones. conceptos o ideas rápidamente. para mantenerse firme y fiel a sus principios y normas de su empresa. a fin de conocer con certeza la marcha (eficiencia. Control para verificar el exacto cumplimiento de sus disposiciones. para apreciar con objetividad ecuanimidad y equidad las situaciones que tiene que resolver. Cultura general. Modestia. para cubrir sin alterarse y reaccionar a forma ecuánime y a ajustada a la realidad. para hábilmente crear soluciones a pesar de las limitaciones. subalternos y los de su mismo nivel. Imparcialidad y justicia. para poseer y aplicar sus conocimientos profesionales relacionados al puesto que desempeña. Superación. GUSTAVO GIL . etc. Lealtad. 80 LIC. razonar con lógica y tomas de decisiones prácticas y metódicas. actuando con desenvoltura. b. 7. pero debe dársele la importancia que tiene. descuide la atención a las demás actividades El control no debe realizarse con tal énfasis que administrativas. que le permita atender e interpretar un punto de vista correcto de los demás. para adquirir conocimientos. Entereza. para actuar y trabajar sin ostentación ni personalismo. Aspecto intelectual: • • • • Inteligencia y juicio. Ingenio. para incrementar su capacidad profesional y mejorar sus cualidades personales. sinceridad y firmeza. para expresarse concisa y claramente tanto por escrito como en forma oral. Serenidad y tacto. a sus superiores. Sociabilidad y educación.

Espíritu de superación y empresa. Personalidad y carácter. Moralidad y honradez. lucidez. para actuar en sus decisiones superando los obstáculos que se le presenten. Ética profesional. para actuar con honradez y moral. imaginación y criterio que le permita actuar con capacidad de concepción y reflexión. Esta guía ha sido elaborada para documentar las diferentes claves que son los fundamentos del examen. para pueda actuar en situaciones de complejidad y mayor alcance. que le permita desarrollar con eficiencia. No existe patrón idéntico para ser seguido en cualquier auditoría. y capacidad para trabajar en cualquier dependencia de la empresa. para incrementar su capacidad profesional para que el desempeño de sus funciones con responsabilidad. GUSTAVO GIL . para tener un rendimiento prolongado y eficiente. se debe tener en cuenta que simplemente es una guía y no un programa detallado de auditoría. que le permita resistir la fatiga física y mental. para usar racionalmente los recursos que dispone. 80 LIC. Responsabilidad.AUDITORÍA OPERATIVA • • • • • Condiciones de administrador. flexibilidad y facultad de innovar. para trabajar con energía y entusiasmo. dentro y fuera de la empresa. y de hecho. GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA OPERATIVA GERENCAL 1. c. Introducción Al aplicar esta lista de verificación. responsabilidad y autoridad las funciones que se le han sido asignadas. Experiencia. no debería existir. Salud y aptitud para ser expuesto. Inteligencia. para ser puntual o constante en el desempeño de su puesto. para conducirse de acuerdo con las normas morales y de ética profesional. para actuar por convicción y sin necesidad de control. Puntualidad. Salud y aptitud para el cargo y vigor físico. Aspecto profesional • • • • • • • Conocimiento.

Han sido establecidos en términos positivos. etc. Han sido establecidos en términos de resultados finales. ¿Se han determinado prioridades en la formulación de objetivos? 80 LIC. por las razones expuestas está sujeta a ser modificada y/o complementada. Reflejar las políticas de la empresa. Objetivos En este rubro hay que tener en cuenta algunos aspectos importantes como: I. utilizando conjuntamente los dos listados. ¿Ha determinado las áreas claves donde la empresa debe producir resultados positivos? (rentabilidad. La presente guía tiene como propósito desarrollar una lista de verificación para la evaluación de control general. ¿Ha precisado en qué áreas claves debe invertir su tiempo y los recursos disponibles? ¿Se a fijado los objetivos generales y los objetivos específicos?` ¿Ha tenido en cuenta para la determinación de objetivos los siguientes criterios? • • • • • • V.) II. Son factibles de alcanzar. diversificación. Cubren todas las áreas claves. programas o proyectos. 2. Ha sido difundido por escrito y en forma precisa y clara. así mismo debe emplearse esta guía conjuntamente con cuestionarios específicos que incluyan preguntas dirigidas directas y específicamente a la actividad que se revisa. recursos materiales. servirán como base para determinar los procedimientos a seguirse durante el curso del examen y ayudarían al auditor a preparar su programa de auditoría para las distintas áreas y actividades de la empresa. productividad. III. IV. en vez de actividades.AUDITORÍA OPERATIVA Esta guía. que pueden tener incidencias sobre el éxito de la empresa. recursos humanos. innovación. GUSTAVO GIL .

II. VI. Planteamiento I. X. VII. ¿Tiene la empresa un plan anual operativo? ¿Tiene también un plan operativo a largo plazo? ¿Tiene los proyectos y programas detallados? ¿Participan todos los niveles de supervisión en el planeamiento? ¿Conoce la gerencia este plan? ¿Conocen todos los empleados de la empresa este plan? ¿Se mide el rendimiento actual en relación a la planificación? ¿Se comunica cualquier cambio en el plan? ¿Se hacen frecuentes cambios en el plan? ¿Contiene el plan unidades de medida tales como: costo.? ¿Se preparan informes de avance en compararon con el plan? 4. GUSTAVO GIL . Existe un acuerdo general con respecto a los objetivos.¿Oralmente? . III. fechas. VIII.AUDITORÍA OPERATIVA VI. lugar y cifras? ¿Se informa periódicamente sobre sus logros? En caso de no lograr los objetivos estas se verifican: • Con la gerencia . números de empleados.¿Por escrito? X. IV. • • Entre el gerente y el director. Organización I. VII. IX. XI. VIII. 3. ¿Tiene algunos problemas de personal? ¿Está satisfecho con la calidad del personal de su empresa? 80 LIC. II. etc. V. Entre el gerente y sus subalternos. ¿Se ha decidido los métodos que deben emplearse para la consecución de los objetivos? ¿Se identifica su tiempo. IX.

¿Existe una estructura orgánica de la empresa? XV. ¿Tiene la empresa algún programa de entrenamiento en las diferentes áreas de la empresa? ¿Se motiva a los trabajadores a seguir cursos de capacitación? ¿Cómo se mide el rendimiento de los trabajadores? • • • Por objetivos. por lo menos una vez en los últimos tres años? XIX. ¿Conocen los trabajadores esta estructura orgánica? XVI. modificado. III.AUDITORÍA OPERATIVA III. ¿Se ha definido por escrito el papel de la empresa bajo revisión? ¿Existe un acuerdo mutuo entre el gerente y el director? Se ha especificado como se va a medir el rendimiento de la empresa en términos de: 80 LIC. ¿Conocen los trabajadores estas oportunidades? ¿Existe algún problema de cambios frecuentes de personal? ¿Dentro de los dos o tres últimos años se ha prohibido al personal estar fuera de la sede central de la empresa? XIV. Midiendo su trabajo. VII. ¿Se ha cambiado. ¿Existe demasiado personal o demasiados funcionarios que dependen del gerente general? XVII. IX. ¿Está dotada la empresa. GUSTAVO GIL . ¿Saben los empleados que son evaluados? ¿Se mide el rendimiento en forma periódica? ¿Se revisa el resultado de la evaluación con el trabajador? ¿Existen descripciones de cargos para cada puesto? ¿Existen adecuado alcance de oportunidades? • • ¿Dentro de la empresa? ¿Fuera de la empresa? XI. Por otros métodos. ¿Han rotado cada servidor que depende del gerente general. además de la estructura adecuada y de los recursos humanos y financieros para hacerlo funcionar con los métodos y sistemas. VIII. complementado o revisado la estructura orgánica en los últimos dos años? XVIII. V. a través de los cuales deberían desarrollarse las funciones de la empresa? 5. XIII. VI. Control I. X. IV. II. XII.

Las políticas de control 80 LIC. limitaciones. Han sido establecido por escrito los objetivos específicos de la empresa. tiempo. Existe áreas en particular o problemas dentro de la empresa donde el gerente general desearía que se concentren más los esfuerzos de auditoría. Por escrito. Se ha hecho anteriormente alguna auditoría. Responsabilidad y auditoría general. Ahorro en costos (economía) Quejas del cliente. Especifica este papel: 1. • • • • • • • Esta satisfecho el gerente con el rendimiento del objetivo. Su función en términos amplios. Se revisa con el directorio la falta de cumplimiento de los objetivos: 1.AUDITORÍA OPERATIVA • • • • • • • • • • • • • • • Cumplimiento presupuestario. GUSTAVO GIL . Numero de personal. Ha revisado y probado el plan anual de operaciones de la empresa. Rendimiento programado Logro de objetivos Se han establecido por escrito normas o niveles de rendimiento aceptables en las áreas señaladas en el ítem 5. principales. se ha especificado el papel de la empresa. 2. Criterio personal aplicado. Señalan los objetivos. 6. Recibe informes periódicos que muestran y comparan los logros con el plan operativo. parcial o totalmente. Coordinación con otras dependencias o áreas. Recuperación de gastos operativos. revisión o evaluación de las actividades de la empresa. Se reporta periódicamente el logro de los objetivos. Se ha priorizado los objetivos de acuerdo a su importancia. Verbalmente 2. lugar y cantidades.

Algunas reglas de control El control es la función de más preocupación del auditor. o reemplazan con otra • • • • • • • ¿tiene la empresa políticas por escrito? ¿Se organiza esta en un manual? ¿Están las políticas actualizadas? ¿se verifica su cumplimiento? ¿Se distribuyen entre los trabajadores? ¿Están claramente escritas? ¿Está el formato estandarizado? 7. GUSTAVO GIL .AUDITORÍA OPERATIVA Una política es una guía para llevar a cabo una acción con el objeto de lograr los objetivos. Hay significativos números de controles que se deben aplicar en una empresa pudiendo citarse a continuación algunos de ellos. actúan para asegurarse que determinados objetivos y metas se cumplan. que pueden considerarse básicos: • La gerencia debe establecer normas para su personal de trabajadores. Los controles no operan sin sustentación. 80 LIC. por cuya razón debe conocer a fondo determinadas reglas de control que las relacionará con los objetivos y metas de la empresa. es por medio de ciertas normas que puede hacer mejor su trabajo. Los procedimientos en el control El procedimiento es un documento que explica la forma de proceder y trabajar para llevar a cabo las políticas: • • • • • • • ¿Tiene la empresa procedimientos por escrito? ¿Se originan estos en un manual? ¿Están actualizados? ¿Se verifica su cumplimiento? ¿Existen procedimientos por escrito para cada política? ¿Se distribuyen los procedimientos a los trabajadores? ¿Está el formato estandarizado? 8. Son efectivas desde su establecimiento hasta su anulación.

Las actividades pendientes a evaluarse y las deficiencias deben darse a conocer recomendando su posible medida correctiva. El gerente debe estar informado de los que hace cada uno de los trabajadores de la empresa. Cada actividad debe tomar un presupuesto y un camino a seguir. El gerente debe poner en conocimiento de sus trabajadores las necesidades y los procedimientos empleados en los diferentes niveles de la empresa. debiendo los trabajadores reportarse en función a ambas.AUDITORÍA OPERATIVA • • • • • • • La gerencia debe evaluar a su personal en función a normas establecidas. De una manera general el control gerencial puede resumirse en las siguientes expresiones: Usar continuamente la supervisión y la retroalimentación para mejorar la ejecución mediante acciones correctivas. FIN ¡¡¡ 80 LIC. GUSTAVO GIL . En forma periódica el gerente y sus supervisores deben hacer el seguimiento para luego verificar si las actividades se han realizado se acuerdo a los procedimientos establecidos. Se debe establecer prioridades para nuevos trabajos.

You're Reading a Free Preview

Descarga
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->