Manual Excel

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Programa BiblioRedes
Programa de Capacitacin BiblioRedes
Excel para Trabajar

Nivel II
Elaborado por:
Coordinacin de Capacitacin

Excel para Trabajar

Nivel II
Manual de Capacitacin del

Propiedad del Programa BiblioRedes de la

Registro de Propiedad Intelectual N
Este material podr ser reproducido para efectos de capacitacin y/o de referencia con el
consentimiento del Programa BiblioRedes y no podr ser comercializado.

Tabla de Contenidos
1. Grficos______________________________________________________________________3
Introduccin___________________________________________________________________3
1. Reconociendo los diferentes tipos de grficos______________________________________3
1.1. GRFICO DE COLUMNAS O BARRAS_____________________________________________3
1.2. GRFICO CIRCULAR________________________________________________________4
1.3. GRFICO DE LNEAS________________________________________________________4
2. Las diferentes partes de un grfico______________________________________________5

3. Cmo crear un grfico de columnas usando el Asistente de Grficos de Excel___________6
3.1. CMO ABRIR EL ASISTENTE DE GRFICOS DE EXCEL________________________________6
3.2. PASO 1 DEL ASISTENTE PARA GRFICOS_________________________________________7
3.5. PASO 4 DEL ASISTENTE DE GRFICOS__________________________________________12
ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE: EJERCICIO 1_________________________________________13
2. Uso de Plantillas - Balance______________________________________________________14
1. Las plantillas de Excel________________________________________________________14

2. Plantillas para soluciones de hoja de clculo_____________________________________15
3. Trabajar con plantillas dentro de cada tarea_____________________________________15
3. Uso de Plantillas Amortizacin de Prstamos______________________________________19
1. Abrir la plantilla____________________________________________________________19
2. Cambios de formato de la plantilla de Amortizacin de Prstamos___________________20
3. Clculo de Amortizacin de Prstamo___________________________________________21
4. Cmo interpretar los resultados________________________________________________22
Autoevaluacin_________________________________________________________________23
1. GRFICOS________________________________________________________________23
2. USO DE PLANTILLAS - BALANCE________________________________________________23
3. USO DE PLANTILLAS AMORTIZACIN DE PRSTAMOS________________________________24

1. Grficos
Qu sabr o qu podr hacer al finalizar esta seccin?
Reconocer las diferentes partes de un grfico.

Usar el Asistente de Grficos.
Introduccin
Excel incluye una funcin de grficos, la que podemos usar para explicar datos y
representarlos de manera sencilla. Los grficos tambin pueden ayudar a que alguna
presentacin o algn documento escrito, parezca ms profesional y el lector o lectora
retenga mejor lo que se quiere transmitir.
Con el Asistente de Grficos es muy fcil crear casi cualquier grfico que necesitemos.
1. Reconociendo los diferentes tipos de grficos

Un grfico es una herramienta que nos ayuda a visualizar datos, a compararlos, a
observar sus cambios y a verlos de forma global y sintetizada. Existen varios tipos de
grficos, pero en este curso bsico de Excel slo hablaremos de los tres ms comunes:
1.1. Grfico de columnas o barras
Es til para observar seguimientos de tendencias de cifras o para comparar nmeros.
Cada columna representa un valor determinado. El grfico de barras es la versin
horizontal del grfico de columnas.
Grfico de Barras
Grfico de Columnas

1.2. Grfico circular

Este tipo de grfico muestra la relacin de las partes con respecto al todo. Si el crculo es
la totalidad de los datos de origen, cada porcin del crculo representa un nmero
individual.
1.3. Grfico de lneas

ste tipo de grfico es mucho ms til para observar las tendencias durante el transcurso
del tiempo. Estos grficos facilitan estudiar el alza o la baja de un determinado elemento.
Una variacin del grfico de lneas es el grfico de rea en el cual se sombrea, con un
color especfico, el rea que est debajo de la lnea.
La seleccin correcta de un tipo de grfico realmente puede lograr expresar las ideas
claramente. Tambin puede ocurrir lo contrario, que la seleccin incorrecta puede producir
confusin.

2. Las diferentes partes de un grfico

En Excel es posible construir un grfico a partir de datos insertos en una tabla. Veamos un
ejemplo, en este caso, los datos de Comparacin de Precios. La tabla que mostramos a
continuacin contiene los datos de origen, es decir, el rango de celdas que contienen la
informacin esencial en base a la cual se construye el grfico. Esta informacin est
constituida por la serie de datos, es decir, los valores que se incluirn en el grfico (en
este caso el precio de cada producto en los distintos supermercados comparados) y, por
las categoras, que nos permitirn saber a qu corresponden dichos datos.
Serie de
datos
Pan
Leche
Azcar
Aceite
Comparacin de Precios
Supermercad Supermercad Supermercad Supermercado
oA
oB
oC
D
900
890
100
950
630
720
690
700
400
430
500
490
980
1100
1000
1200
En base a estos datos, es posible construir el siguiente grfico de columnas:

Ttulo
Eje de
valores
(Eje Y)
Leyenda
Eje de categoras
(Eje X)

3. Cmo crear un grfico de columnas usando el Asistente de Grficos de

Excel
En esta seccin aprenderemos a utilizar el Asistente de Grficos para crear un grfico de
columnas. El Asistente de Grficos nos guiar a travs de las sucesivas etapas para
ingresar la informacin que nuestro grfico.
3.1. Cmo abrir el Asistente de Grficos de Excel
Abramos el archivo Ejercicio4.xls que guardamos anteriormente en la carpeta de Mis

Documentos.
Seleccionamos los datos que se incluirn en el grfico. Debemos incorporar en esta
seleccin elementos tales como: ttulos e identificadores de serie que, en este caso,
seran los nombres de los meses y los aos.
Aunque en el caso del ejemplo que estamos utilizando, todas las celdas que se
seleccionarn son contiguas, debemos recordar que los datos que se seleccionan no
tienen que ser necesariamente contiguos.
Ahora estamos listos o listas para abrir el Asistente de grficos. Hay dos maneras para
hacer esto:
Hacer clic sobre el botn para Asistente de Grficos de la barra de herramientas:
O, hacer clic sobre la opcin Insertar en la barra del men, donde debemos
seleccionar desde el men la opcin Grfico. Al hacerlo, se abriremos la ventana de
dilogo para Asistente de Grficos:

3.2. Paso 1 del Asistente para Grficos

1. El primer paso del Asistente de Grficos
corresponde a la seleccin del tipo de
grfico. En nuestro caso utilizaremos un
grfico Tipo estndar, de columnas, el
que se selecciona con un clic en el Tipo
de grfico de nuestra preferencia.
2. Luego, se debe seleccionar uno de los
Subtipos de grfico correspondientes a
Columnas.
Para
este
ejercicio
utilizaremos una columna agrupada, es
decir el primero que se encuentra en la
esquina superior izquierda del men
Subtipo de Grfico. Al hacer clic sobre
este recuadro se deber oscurecer.
3. Para ver una muestra preliminar del grfico, y confirmar que es el que deseamos usar,
debemos mantener oprimido el botn Presionar para ver muestra. La muestra
preliminar la veremos en el espacio donde antes estaba el men Subtipos de
Grfico.
4. En la parte inferior de esta ventana y en la de los 4 pasos del Asistente de Grficos

nos encontraremos con los siguientes botones: Cancelar, Atrs, Siguiente y Finalizar.
Sirven, respectivamente, para desistir de la construccin del grfico, retroceder y
avanzar un paso dentro del asistente y, para ir directamente al final, creando as el
grfico con las opciones predeterminadas.
5. Ahora, hagamos clic en el botn Siguiente para avanzar al paso nmero 2.


En el segundo paso del Asistente de Grficos debemos verificar o cambiar los rangos
de celdas que contengan la informacin que usamos para crear el grfico.
Si la serie de datos que queremos graficar

est expresada en filas, debemos dejar
seleccionada la opcin Filas. Si la serie de
datos que queremos graficar est
expresada en columnas, hacemos clic
sobre la opcin Columnas. La seleccin
de
Filas
o
Columnas
afecta
significativamente la apariencia del grfico.
Para comprobar esto, seleccionemos
primero Filas y veamos cmo el grfico
aparece en la ventana del asistente. A
continuacin hagamos lo mismo con
Columnas. Para efectos de este ejercicio,
volvamos a seleccionar fila que es como
hemos ordenado las series de datos.
En la mayora de los casos, incluyendo este, Excel interpreta correctamente la

orientacin de los datos y, en este paso, no necesitamos ms que hacer clic en el
botn Siguiente en la parte inferior de la ventana.


El tercer cuadro de dilogo del Asistente de Grficos nos presenta opciones para definir
su apariencia. La cantidad de pestaas que aparecen en la parte superior de este
cuadro, depende del tipo de grfico seleccionado. El mximo de pestaas son 6, como en
el caso de nuestro ejemplo en la imagen de ms abajo.
Haciendo clic sobre cada una de ellas podremos ir definiendo algunas opciones
especiales. Aunque en este ejercicio no ser necesario hacer mayores cambios, veremos
qu permite modificar cada una de ellas.
Ttulos: Permite ingresar ttulos para varias partes del grfico. En nuestro ejemplo
escribiremos Cuenta Andrea Urrutia en el espacio para el Ttulo del grfico;
Meses para el subttulo del eje de categoras (X) y Cantidad para el subttulo del eje
de valores (Y).

Eje: Permite seleccionar el tipo de valores que se muestran en los ejes.
Lneas de divisin: Nos permite especificar las lneas de divisin, por ejemplo, en
este caso hicimos una divisin por meses. Esta ventana de dilogo cambia segn las
dimensiones del grfico.
10

Leyenda: Permite especificar si queremos mostrar una leyenda para el grfico y

definir la ubicacin con relacin al grfico.
Rtulos de datos: Nos permite mostrar rtulos de datos y el contenido de estos

rtulos para las series de datos. En este caso, hemos dejado definida la opcin de
Valor, lo que se refleja en el nmero que se agrega en la parte superior de cada barra
y corresponde al valor que representa.
11

Tabla de datos: Nos permite especificar si se quiere mostrar una tabla de los valores
usados en el grfico y tambin permite mostrar la tabla de datos junto al grfico.
Por lo general para hacer un grfico sencillo, no es necesario intervenir en esta etapa del
asistente, excepto para ingresar un ttulo. Esta herramienta toma las decisiones correctas
por nosotros.
Avancemos, haciendo clic sobre el botn Siguiente para llegar al paso final.
3.5. Paso 4 del Asistente de Grficos
En el 4 paso debemos especificar dnde queremos mostrar el grfico. Podemos

elegir entre mostrar En una hoja nueva separada o Como objeto en una hoja de
clculo existente.
12

Luego, debemos hacer clic sobre el botn Finalizar y Excel crear el grfico de
acuerdo con nuestras especificaciones.
Sin embargo, siempre existe la posibilidad de hacer cambios en el grfico. Solo

debemos hacer clic sobre el grfico y, luego, hacer clic sobre el botn Asistente de
Grficos para modificarlo.
Actividades de Aprendizaje: Ejercicio 1
Copie la siguiente tabla en un libro de Excel:

N Nombre Completo Enero Febrero Marzo
1 Francisco Garca 2500 5100 4870
2 Teresa Inostroza 8300 4000 3920
3 Luisa Snchez
6200 5600 2900
Abril
4500
8760
7980
Una vez copiada la tabla, represente los datos en un grfico de lneas y en una
hoja separada de la tabla, utilizando el Asistente de Grficos.
No olvide autoevaluarse en la pgina 19, en el captulo Grficos.
13

2. Uso de Plantillas - Balance

1. Elegir una plantilla para elaborar un Balance.
2. Trabajar con plantillas dentro de cada tarea.
1. Las plantillas de Excel

Las plantillas son patrones predefinidos para crear libros (archivos) en la planilla de
clculo. stas resultan muy tiles cuando usamos varias veces un libro con la misma
estructura. Por ejemplo, cuando hacemos facturas, tarjetas de tiempo, balances, etc.
Excel dispone de varias plantillas para crear diversos libros con estructuras
predeterminadas, algunas de ellas vienen junto con el programa, otras se puede
descargar de la web.
Para comenzar a utilizar una de ellas es preciso que abramos
un libro nuevo desde el men Archivo, haciendo clic en la
opcin Nuevo...
Al hacerlo se abre el panel Nuevo libro, el que nos

permite: abrir un libro nuevo en blanco o abrir un libro
que ya existe. Tambin nos permite crear un libro nuevo
a partir de una plantilla, para lo cual debemos ir a la
opcin En mi PC...
Al hacer clic sobre ste, se

despliega la ventana Plantillas, la
que contiene 2 pestaas con
distintos
tipos
de
plantillas
predeterminadas y, adems, cuenta
con el botn Plantillas de Office
Online para descargar plantillas a
travs de Internet.
14

2. Plantillas para soluciones de hoja de clculo

Comenzaremos a aprender el uso de las plantillas a travs de la creacin de una Hoja de
balance. Para ello, debemos abrir la ventana de plantillas y hacer clic sobre la pestaa
Soluciones de hoja de clculo.
3. Trabajar con plantillas dentro de cada tarea

En la pestaa Soluciones de hoja de clculo, entramos directamente a la plantilla Hoja de
Balance, seleccionando el cono correspondiente y, luego, haciendo clic en el botn
Aceptar. Cada una de las soluciones que all se presentan corresponde a una
publicacin genrica ya creada, sobre la que podemos trabajar.
15

Una vez seleccionada y abierta la plantilla, debemos escribir nuestra propia informacin
en los espacios asignados para cada dato y guardar luego, el archivo como tipo Libro de
Excel.
Si bien las plantillas traen un formato predefinido, podemos hacer las modificaciones de
formato que estimemos convenientes dentro de la planilla. Sin embargo, antes de
modificarlo debemos desproteger la hoja.
Para desproteger una hoja debemos ir al men Herramientas, luego, seleccionar

la opcin Proteger y, por ltimo, Desproteger hoja... Una vez que hemos hecho este
procedimiento, ya podemos hacer cambios en cualquier parte de la planilla.
La otra dificultad que podemos encontrar, es que los valores de dinero tengan un
tipo de moneda ya asignado y que no corresponda al que necesitamos usar, en este
caso, el Euro . Para cambiarlo, debemos seleccionar todas las celdas que utilicen
datos numricos para valores de dinero; luego, dirigirnos al men formato, opcin
Celdas..., finalmente, se abrir la siguiente ventana, donde debemos seleccionar la
Pestaa Nmero, Categora Moneda y, por ltimo, el tipo que, en nuestro ejemplo,
debera ser $ Espaol (Chile).
16

Despus de hacer todos los cambios de formato y del tipo de smbolos que vamos a usar
dentro del balance, solo debemos ingresar los datos y, los resultados, se irn calculando
de manera automtica, tal como en el siguiente ejemplo, donde tenemos la visualizacin
de la hoja Gastos (en el crculo rojo):
La siguiente hoja, denominada Evolucin de la cuenta, nos muestra los cambios sufridos
por nuestro balance a travs de un grfico de lneas.
17

Utilizando los siguientes datos y, con el uso de una plantilla, obtenga el balance
de la empresa Ishikawa, para el mes de diciembre de 2007 y con valores expresados
en pesos chilenos.
Balance inicial $ 39.890.000.Da 08, pago de materia prima por $ 3.550.930.Da 10, Cobro de intereses de un depsito a plazo por $590.000.Da 12, Pago de servicios bsico $ 280.000.Da 16, Pago de imposiciones $ 374.000.Da 21, Cobro de deuda a la empresa Kaoru por $ 2.300.900.-
Ahora, compruebe que realmente aprendi realizando la autoevaluacin del captulo

Uso de Plantillas, en la pgina 19.
18

3. Uso de Plantillas Amortizacin de Prstamos

1. Elegir una plantilla para elaborar una planilla de amortizacin de prstamos.
2. Trabajar con plantillas dentro de cada tarea.
1. Abrir la plantilla
Como ya sabemos, Excel dispone de varias plantillas para crear diversos libros con
estructuras predeterminadas, una de ellas es la de Amortizacin de Prstamos, en
palabras simples se trata de una planilla que nos permitir hacer los clculos para saber
cunto debemos pagar mensualmente de un prstamo considerando todos valores
involucrados (impuestos, intereses, monto del prstamo, etc.).
Para comenzar a utilizarla debemos abrir un libro nuevo desde el men Archivo,
haciendo clic en la opcin Nuevo... y seguir las mismas instrucciones detalladas en el
captulo anterior, pero esta vez seleccionaremos, en la pestaa Soluciones de hoja de
clculo, el cono de Amortizacin de Prstamo.
19

2. Cambios de formato de la plantilla de Amortizacin de Prstamos

Una vez seleccionada y abierta la plantilla, debemos escribir nuestra propia informacin
en los espacios asignados para cada dato y guardar luego, el archivo como tipo Libro de
Excel.
Recordemos que, si bien las plantillas traen un formato predefinido, podemos hacer
modificaciones a la planilla, desprotegiendo la hoja en forma previa.
Nuevamente, nos encontraremos con que los valores de dinero tienen un tipo de
moneda ya asignado, el Euro . Seleccionando todas las celdas que utilicen datos
numricos para valores de dinero; y luego, dirigindonos al men formato, opcin
Celdas..., podremos cambiar el tipo de moneda en la pestaa Nmero, Categora
Moneda y, por ltimo, el tipo que, en nuestro ejemplo, debera ser $ Espaol (Chile).
En el caso de esta plantilla en particular, debemos tener cuidado en seleccionar las
celdas con formato Moneda, ya que, no todas corresponden a cantidades de dinero.
Se debe cambiar el formato de la moneda, solo en las celdas: Importe del prstamo;
Pago Programado; Total de Adelantos e Inters total (celdas marcadas en rojo). Y
de la primera lnea de la tabla de la parte inferior que nos arrojar los resultados.
Tambin podemos definir el nmero de decimales que queremos obtener.
20

3. Clculo de Amortizacin de Prstamo

Despus de hacer todos los cambios de formato y del tipo de smbolos que vamos a usar
dentro de la Calculadora de prstamos, solo debemos ingresar los datos del prstamo y
los resultados, se irn calculando de manera automtica, tal como en el siguiente ejemplo:
Supongamos que pedimos un prstamo en el Banco de Las Amricas por un monto total
de $ 200.000 (Doscientos mil pesos), con una tasa de inters del 4,75% anual, a 2 aos
plazo y con 1 mes de gracia anual a eleccin. La fecha del primer pago ser el 30 de
septiembre de 2009.
Importe del prstamo: $ 200.000.Inters anual: 4,75%

Periodo del prstamo en aos: 2 aos
Nmero de pagos anuales: 11
Fecha inicial del prstamo: 30/09/2009
Entidad financiera: Banco de Las Amricas
La opcin de Pagos extra

opcionales, como lo dice el
mismo comentario que aparece al
colocar el cursor en la celda
respectiva, corresponde a pagos
adicionales
que
nosotros
queramos hacer para ir bajando el
monto de la deuda. Si no vamos a
hacer pagos extra, la dejamos en
blanco.
As, una vez que hemos ingresado todos los datos, obtendremos en detalle cada una de
las cuotas que debemos pagar para amortizar (ir cubriendo) la deuda.
La siguiente hoja, denominada Evolucin

de la cuenta, nos muestra los cambios
sufridos por nuestro balance a travs de
un grfico de lneas.
21

4. Cmo interpretar los resultados

Los resultados que obtenemos son el Resumen del prstamo y la tabla final que detalla
cada uno de los pagos, hasta llegar a 0 (cero), o sea, cuando ya hemos pagado toda
nuestra deuda.
El recuadro en el extremo superior
derecho nos da los datos generales del
prstamo. El valor de la cuota, el nmero
de pagos y el monto total de lo que
pagaremos por concepto de inters.
En la planilla que se despliega en la parte inferior, se detallan los siguientes datos:
Pago N: Es el nmero de la cuota que nos corresponde pagar.

Fecha del pago: Fecha en la que nos corresponde pagar la cuota.
Saldo inicial: Es el monto total que nos falta pagar.
Pago programado: Corresponde al valor de la cuota.
Pago extra: Es cualquier pago que hagamos, adicional a la cuota establecida.
Pago total: Corresponde al valor de la cuota que debemos pagar ese mes,
considerando el pago programado y el pago extra.
Capital: Es la cantidad de dinero de la cuota, que corresponde al pago del
prstamo propiamente tal, descontando lo pagado por inters.
Inters: La cantidad de dinero de la cuota mensual, que corresponde al pago de
intereses.
Saldo final: Es el valor total de la deuda, descontando la cuota de ese mes.
22

Utilizando los siguientes datos y, con el uso de la plantilla correspondiente,

obtenga el detalle de las cuotas que se deben pagar por un prstamo solicitado el 15
diciembre de 2009 y con valores expresados en pesos chilenos, en el Banco de
Curic.
El valor total del prstamo es de $ 670.000.- (Seiscientos setenta mil pesos), a 3 aos
plazo, pagando 10 cuotas anuales.
En las cuotas n 10, 11 y 12, haremos un pago extra de $ 5.000.- (cinco mil pesos).
Ahora, compruebe que realmente aprendi realizando la autoevaluacin del captulo

Uso de Plantillas, en la pgina 19.
23

Autoevaluacin
A medida que complete cada contenido, es importante que usted vaya monitoreando su
propio proceso de aprendizaje. De esta manera, usted podr determinar si necesita ms
horas de prctica y/o solicitar apoyo en los contenidos que necesita repasar.
Ponga una X en el casillero que mejor describa su percepcin del logro alcanzado y
apropiacin de su aprendizaje. Luego hgase alguna recomendacin de cmo proseguir y
convrselo con su capacitador o capacitadora.
1. Grficos
Aprendizajes Logrados
Reconozco los diferentes tipos de grficos.
Reconozco las diferentes partes de un grfico.
Puedo crear un grfico usando el Asistente de Grficos.
En parte
No
Y ahora, cmo sigo? Marque la opcin que ms le acomoda o recomindese algo diferente.
Continuar con la prxima unidad.
Ejercitar un poco ms.
Reunirme con algn compaero, compaera o mi capacitador o capacitadora para aclarar
dudas.
Otro...............................................................................................................................................
2. Uso de Plantillas - Balance

Conozco las plantillas de Excel.
S cmo acceder a las plantillas de Excel.
Puedo crear un balance usando una plantilla.
Si
En parte
No
dudas.
Otro...............................................................................................................................................
24

3. Uso de Plantillas Amortizacin de Prstamos

Conozco las plantillas de Excel.
S cmo acceder a las plantillas de Excel.
Puedo crear un balance usando una plantilla.
Si
En parte
No
dudas.
Otro...............................................................................................................................................
25

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1. Las plantillas de Excel________________________________________________________14

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Reconocer las diferentes partes de un grfico.

1. Reconociendo los diferentes tipos de grficos

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1.2. Grfico circular

1.3. Grfico de lneas

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2. Las diferentes partes de un grfico

En base a estos datos, es posible construir el siguiente grfico de columnas:

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3. Cmo crear un grfico de columnas usando el Asistente de Grficos de

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Hacer clic sobre el botn para Asistente de Grficos de la barra de herramientas:

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3.2. Paso 1 del Asistente para Grficos

4. En la parte inferior de esta ventana y en la de los 4 pasos del Asistente de Grficos

5. Ahora, hagamos clic en el botn Siguiente para avanzar al paso nmero 2.

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3.3. Paso 2 del Asistente para Grficos

Si la serie de datos que queremos graficar

En la mayora de los casos, incluyendo este, Excel interpreta correctamente la

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3.4. Paso 3 del Asistente para Grficos

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Eje: Permite seleccionar el tipo de valores que se muestran en los ejes.

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Leyenda: Permite especificar si queremos mostrar una leyenda para el grfico y

Rtulos de datos: Nos permite mostrar rtulos de datos y el contenido de estos

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En el 4 paso debemos especificar dnde queremos mostrar el grfico. Podemos

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Sin embargo, siempre existe la posibilidad de hacer cambios en el grfico. Solo

Actividades de Aprendizaje: Ejercicio 1

Copie la siguiente tabla en un libro de Excel:

No olvide autoevaluarse en la pgina 19, en el captulo Grficos.

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2. Uso de Plantillas - Balance

1. Las plantillas de Excel

Al hacerlo se abre el panel Nuevo libro, el que nos

Al hacer clic sobre ste, se