Instituto Tecnolgico De Matehuala

Ingeniera en Gestin Empresarial

Materia: Diseo Organizacional
Trabajo: Elementos bsicos de la
estructura de un organigrama
Guadalupe Navarro Torres
Ana Lucia Flores Vsquez

La estructura administrativa es el esquema formal que representa las relaciones,

las comunicaciones, los procesos de decisin y los procedimientos que articula a
un conjunto de personas, unidades, factores materiales y funciones que estn
orientados a la consecucin de unos determinados objetivos. Todas las
organizaciones, de las ms simples a las ms complejas, disponen de una
estructura que equivale a un conjunto de mecanismos destinados a fragmentar el
trabajo en diferentes tareas sin perder una visin integrada.
ELEMENTOS BASICOS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Los elementos que se deben tener en la estructura organizacional:
Atendiendo las disposiciones normativas.
Redefiniendo los objetivos y las estrategias institucionales.
A la reagrupacin de unidades respetando reas funcionales.
Reduciendo personal conforme a la siguiente secuencia:
Congelando puestos o plazas vacantes.
Liquidacin de personal de reas adjetivas o de apoyo.
Liquidacin de personal de reas sustantivas (siguiendo los niveles jerrquicos
en forma ascendente, esto es, personal secretarial, analista, jefes de oficina, jefes
de departamento, etc.)
Redistribuyendo y o redireccionando funciones.
Diseando y aplicando cuestionarios a travs de entrevistas dirigidas en cada
rea para captar informacin sobre:

El diagrama de organizacin debe reflejar, entre otros aspectos, el patrn bsico

de trabajo de una institucin, ya que presenta las diferentes funciones de la
misma; los componentes o unidades de trabajo y el arreglo de relaciones entre
stas; las lneas de autoridad; y los canales de supervisin. En el diseo de esta
grfica son fundamentalmente importantes los siguientes aspectos:
1.

La ubicacin que se le da a cada unidad mayor de la organizacin a

representarse en el diagrama.

2.

Las figuras geomtricas

3.

Las lneas que enlazan las figuras geomtricas.

4.

Los nombres de las unidades de trabajo

I.

La ubicacin de las unidades de trabajo por nivel

La ubicacin podra depender de las particularidades y relaciones de trabajo de
cada organismo o institucin. Las teoras modernas de organizacin tienden a
recomendar las estructuras "achatadas" o de pocos niveles, para optimizar
los recursos. Por ejemplo, el proceso de reingeniera dirige la estructura de
organizacin hacia los procesos. Por lo tanto, su metodologa ignora las
representaciones de posiciones jerrquicas y se muestra de forma achatada.

Los tres niveles en que se divide la estructura de organizacin son: el directivo, el

de "staff" o de apoyo, y el operacional. El nivel de "staff" se subdivide a su vez en
nivel asesorativo y de servicios auxiliares.
En la ubicacin de las unidades por nivel debe considerarse lo siguiente:
a. En la parte superior del diagrama se presenta(n) la(s) unidad(es) del nivel
directivo, es decir, el alto nivel gerencial del organismo.
b. En la parte intermedia del diagrama se ubican las unidades con funciones de
apoyo o sostn al nivel directivo y a la institucin en general (o a un sector
determinado de la misma), las cuales son conocidas por los especialistas en

organizacin como unidades del "nivel de staff". Las unidades en este nivel
prestan un servicio especializado en la organizacin. Estas desarrollan funciones
asesorativas y/o de servicios auxiliares como generalmente son las de elaboracin
de polticas, auditora interna, planificacin, evaluacin, asesoramiento
legal, presupuesto, relaciones pblicas, anlisis de sistemas y de procedimientos,
administracin de personal, servicios administrativos, sistemas de informacin,
etc.
El personal en estas unidades generalmente acta como asesor del restante
personal ejecutivo de la institucin en la materia especializada en que laboran. El
conocimiento especializado del personal en estas unidades se convierte en la
base para los controles funcionales y para la economa en las operaciones de la
institucin. Estas unidades se crean para, mediante la especializacin, controlar
la naturaleza y operacin de la funcin en particular que se le asigne, porque la
misma demanda atencin especial y cuidadosa.

La distincin entre personal operacional y el de "staff" se hace a veces con

bastante facilidad y exactitud. Pero otras veces no hay claridad: los gerentes
operacionales parecen estar cumpliendo funciones de "staff", y a su vez los
miembros del personal de "staff" parecen tener algunas responsabilidades del
operacional. No obstante, el personal de "staff" dedicar la mayor parte de
su tiempo a dar servicios y consejo a los miembros del personal operacional. Los
gerentes operacionales centrarn sus esfuerzos en la generacin de los productos
o servicios.
El nivel de "staff" incluye el grupo de trabajo que ofrece al jefe de la organizacin
varios tipos de ayuda experta y de asesora y tambin incluye a individuos o
grupos de la organizacin que prestan servicios y asesoran al personal del nivel
operacional.
Conviene trazar una distincin entre el nivel asesorativo o consultivo y el nivel de
servicios auxiliares.

El nivel de "staff" se subdivide en dos:

1) Subnivel Asesorativo o Consultivo
Las unidades que componen el mismo se ubican inmediatamente bajo el nivel
directivo.
Estas son las unidades que realizan actividades de tal naturaleza que requieren
una estrecha relacin o una vinculacin directa y especial con el dirigente (Jefe) al
cual sirven bsicamente. Tambin asesoran a otro personal de la institucin, de
ser necesario. Estas unidades tienen autoridad para investigar y recomendar.
En este nivel podran quedar ubicadas, entre otras, las unidades con funciones de
servicios legales, relaciones pblicas, auditora, evaluacin, anlisis gerencial,
planificacin y relaciones obrero-patronales.
2) Subnivel de Servicios Auxiliares
Las unidades de este tipo se ubican inmediatamente bajo el nivel asesorativo o
consultivo.
Estas son unidades que asesoran al ejecutivo del organismo y a otros funcionarios
de ste en aspectos relacionados con su rea de especializacin. Adems,
prestan servicios comunes a los distintos componentes de trabajo del organismo y,
por su especialidad, tienen autoridad funcional sobre las mismas. Esto es,
tienen poder para decidir aspectos sobre ciertas fases de actividades relacionadas
con el campo de su especialidad, las cuales se desarrollan en otras unidades de
trabajo, y tienen autoridad sobre el particular para dar instrucciones a otros
supervisores de la organizacin, a travs de la cadena de mando.
Estas unidades tambin asesoran al ejecutivo en aspectos relativos al rea
especializada bajo su jurisdiccin.

En este nivel podran quedar ubicadas, entre otras, las unidades con funciones de
administracin de personal, servicios administrativos, servicios bibliotecarios,
servicios generales, etc.
c. En la parte inferior o base del diagrama se figuran las unidades del nivel
operacional que son las que desarrollan las funciones ms importantes de un
organismo en trminos de misin o de su razn de ser en ley.
Los gerentes operacionales pueden definirse como aquellos que tienen la
responsabilidad directa de alcanzar las metas de la organizacin. La autoridad de
lnea est representada por la cadena estndar de mando, alargndose hacia
abajo por los diversos niveles en la jerarqua hasta el punto donde se llevan a
cabo las actividades bsicas de la organizacin. Dado que las actividades del
personal operacional se identifican a partir de las metas del organismo, las
mismas diferirn con cada organizacin.
Cuando una organizacin es pequea, todas las posiciones pueden ser funciones
operacionales. Las funciones de "staff" se agregan a medida que crece y se
advierte la utilidad de contratar a especialistas para que ayuden a los miembros de
este nivel en la ejecucin de sus tareas primarias.
En este nivel operacional se agrupan las unidades que realizan las funciones
sustantivas de la entidad, tanto del nivel central como extramural (regional,
subregional, local, en centros, etc.). En los casos de organismos que prestan
servicios a la clientela extramuralmente, las unidades regionales, subregionales, o
locales son las que se ubican en la base del diagrama.

2. Las figuras geomtricas

Las figuras geomtricas simbolizan o representan a las unidades de trabajo que
componen la estructura de organizacin dibujada en la grfica. Se debe
representar, adems, la relacin especial con organismos exgenos a dicha
organizacin. Las figuras sirven, adems, para expresar grficamente algunas
particularidades relativas a las unidades representadas. Las dimensiones dadas a
las diferentes figuras en un organigrama no tienen, en principio, ningn significado
especial. Es, pues, ms correcto representar todas las unidades de trabajo
utilizando figuras de la misma dimensin.
Se recomienda utilizar las figuras con valor genrico para representar unidades
semejantes. De ese modo, el diagrama representa un plano fiel a la realidad, no

resulta repetitivo y estticamente luce mejor. Veamos el siguiente ejemplo con un

rectngulo genrico indicando unidades extramurales (en este caso regionales):
Para ver el grfico seleccione la opcin Descargar trabajo del men superior
En la preparacin del diagrama se recomienda, adems, abstenerse de utilizar
una figura geomtrica para representar aquel componente de trabajo que realiza
una labor con carcter espordico. Ese es el caso, por ejemplo, de grupos de
trabajo como comits o juntas (internas en la institucin) a las cuales se les asigna
funciones particulares a desarrollarse en forma no recurrente. En stas, las
personas desempean en adicin a la labor diaria y permanente, actividades
espordicas. La unidad regular de trabajo opera ininterrumpidamente.
Las figuras ms utilizadas para disear el diagrama de organizacin son:
a. Rectngulo
1) Rectngulo formado por lnea continua
2) Rectngulo formado por lnea entrecortada

3) Rectngulo con lados dobles

b. Crculo
1) Crculo formado por lnea contina

2) Crculo formado por lnea entrecortada

c. Elipse
1) Representa un organismo subsidiario de otro.
Organismo Subsidiario es aquel que se crea bajo la jurisdiccin de otro organismo,
pero tiene personalidad jurdica propia. Se entiende que est en una jerarqua
menor que el organismo que lo cre. Sus decisiones y plan de trabajo responden a
los intereses que tiene el organismo mayor. Se puede crear por ley, orden
administrativa o por la Junta de Directores del organismo matriz. Su funcin es
ayudar al organismo matriz a cumplir con su misin, ya que lleva a cabo una labor

especializada y especfica. Es una situacin que puede darse en las corporaciones

o agencias que tienen tesoro propio.
d. Cuadrado y otras figuras geomtricas con lnea continua o discontinua
Es una figura que se est utilizando ms frecuentemente para reflejar estructuras
de organizacin grandes. Por necesidades de diseo el cuadrado acomoda ms
adecuadamente las unidades de trabajo regulares en el diagrama.

Se puede utilizar tambin para representar organismos, unidades, proyectos,

servicios, etc., con situaciones de trabajo o relaciones especiales, las cuales no se
haya representado con alguna otra figura, smbolo o signo en particular. Se puede
utilizar para representar, entre otras:

Unidades creadas formalmente, pero no establecidas.

La existencia de componentes o proyectos, o programas que se dejan sin

desarrollar, cuando stos quieran destacarse.

Proyectos, servicios u organismos que aunque no forman parte integrante

de la entidad, mantienen con ella alguna relacin especial no permanente.

Proyectos, servicios u organismos que forman parte de la entidad, pero no

son creados con carcter permanente.

3. Las lneas que enlazan las figuras geomtricas.

Las lneas que unen los componentes orgnicos en el diagrama indican los
diferentes tipos de relaciones existentes entre stos, o lo que es lo mismo, entre
una figura geomtrica y otra. Los organigramas ms frecuentes suelen presentar
una sola clase de lnea, pero en algunos casos puede observarse la existencia de
distintos tipos de trazos, cada uno de los cuales representar un tipo especial de
relaciones.
Los siguientes conceptos se deben considerar para dibujar las mismas:
a. El punto de origen y de terminacin de la lnea
El punto de arranque u origen ilustra donde radica la autoridad o de donde surge
la relacin especial que existe. El punto de terminacin indica la unidad sobre la
cual recae esa autoridad o el componente con el cual se tiene la relacin especial.
Dado que el vnculo jerrquico supone una relacin de contenido bidireccional, no
es necesario que las lneas que lo representan terminen en flechas.
En el diagrama ramificado en vertical, que es el organigrama comnmente
utilizado en el Gobierno, la autoridad fluye de la parte alta de ste hacia abajo
(hacia la base) y la responsabilidad se manifiesta en sentido ascendente, pero no
es necesario expresar su doble orientacin. Es importante que en el diagrama se
refleje claramente esta lnea de mando, con respecto a cada unidad de trabajo. Es
importante, adems, que la relacin principal de autoridad y responsabilidad se
dibuje de modo que todas las unidades de trabajo que dependan de un
determinado jefe o supervisor queden ligadas a ste por una sola lnea,
adecuadamente ramificada como se ejemplifica a continuacin:

Es conveniente no cruzar dos lneas que no tienen relacin. Al representar la

relacin entre dos o ms unidades, se debe evitar interrumpir la lnea que une
otras unidades. No obstante, si fuere necesario cruzar una lnea para ilustrar dicha
relacin, sta deber hacerse de forma diferente, o tal vez, mediante la
interrupcin de la lnea continua. Toda vez que sea necesario dicha interrupcin se

deber identificar con una flecha o asterisco. La relacin a ilustrarse deber

explicarse con nota al calce.
b. El tipo de lnea
La lnea ya sea continua o discontinua indica los tipos de nexos entre
componentes. Cada uno de los tipos de nexos especiales representados debe
aparecer explicado en la leyenda.

1.

Lnea continua - Se utiliza para ilustrar la relacin jerrquica normal de

autoridad, responsabilidad y subordinacin que existe entre los componentes o
unidades de trabajo de un mismo organismo o entre el organismo en cuestin y
otro exgeno.

Las unidades que son partes integrantes de la organizacin se entrelazan con

lneas continuas.
El vnculo principal de autoridad o la autoridad de lnea debe, en lo posible,
representarse mediante un trazo visiblemente ms grueso que el que se utiliza
para el diseo de las figuras geomtricas, tal como se expresa a continuacin:

2) Lnea discontinua - Se utiliza para representar varios tipos de relaciones

especiales entre componentes de una institucin, es decir, para representar las
relaciones que no suponen subordinacin, ni an funcional. Su uso debe indicar al
pie del organigrama el significado que se dara a cada una de ellas. Debe tenerse

presente, adems, que las lneas discontinuas deben utilizarse de modo restrictivo
o reservarse, en lo posible, para los diagramas analticos.
Entre estas lneas encontramos:
a) Lnea formada por pequeos trazos (-----)
b) Lnea formada por puntos (.....) - Representa la relacin formal de coordinacin,
y la de control tcnico.
c) Lnea formada por pequeos trazos y puntos (_._._.) -Representa la relacin
bien especial entre organismos, donde el cuerpo rector del organismo adscrito
ser presidido por el ejecutivo del otro organismo.
3) Otras lneas
En los diagramas pueden dibujarse otros tipos de lneas, como las que
mencionamos ms adelante. Las mismas se utilizan para representar algunas
relaciones especiales o para indicar que la estructura de organizacin tiene otras
unidades o componentes los cuales no aparecen recogidos en el organigrama.
Estas situaciones se pueden poner de manifiesto con:

Lneas continuas y flechas

Lneas discontinuas y flechas

Lneas discontinuas

4. Los nombres de las unidades de trabajo

Es importante la presentacin clara, breve y correcta del nombre de la

organizacin y de sus unidades de trabajo, para que no surjan dudas a la hora de
presentarlas. Consideraciones que deben tenerse presente:
a. El nombre del organismo deber ser el que aparece en la ley o estatuto que lo
crea.
b. Los nombres de las unidades deben cotejarse para asegurarse que estn
correctamente identificadas. Las unidades debern designarse con nombres que
clara e inconfundiblemente indiquen el quehacer de la unidad.
c. El nombre de la unidad debe siempre describir, en forma breve, la funcin o
funciones que se realiza en la misma para as facilitar la comunicacin y el uso de
la grfica. La nomenclatura debe reflejar la funcin principal que se realiza en la
unidad; no el puesto del incumbente, excepto en el caso del alto nivel gerencial del
organismo y en alguna otra situacin muy especial.

Correcto

Incorrecto

Oficina de Auditora

Oficina del Auditor

Oficina de Contralora

Oficina del Contralor

Oficina de Asesoramiento Legal

Oficina de Asesoramiento

No obstante lo anterior, los siguientes criterios deben tenerse presentes para

efectos de la denominacin uniforme de las unidades de trabajo en una
organizacin:

a.

Generalmente, las unidades del nivel de staff se denominan oficinas,

especialmente las de carcter asesorativo y consultivo.

b.

Las unidades del nivel operacional se denominan divisin, reas,

negociado, etc.

c.

Los vocablos "programa" y "unidad" los consideramos incorrectamente

usados como denominaciones de unidades de trabajo.

El trmino programa se utiliza para esbozar la estructura programtica o

presupuestaria de una institucin. Ninguna de esas estructuras tiene
necesariamente que coincidir con la estructura organizativa, que es en esencia lo
que se define al denominar unidades de trabajo.

El trmino unidad es de carcter genrico utilizado comnmente para

identificar cualquier componente de trabajo de una institucin.
a.

Las
denominaciones
"departamento",
"departamento
sombrilla",
"administracin" y "rama" no deben utilizarse para el nombre de unidades o
componentes internos de trabajo de los organismos gubernamentales para as
evitar confusiones.

El trmino departamento, de acuerdo a la poltica adoptada para la

organizacin de nuestra Rama Ejecutiva, se utiliza exclusivamente para designar
aquellos organismos principales creados por ley para atender funciones bsicas
inherentes a la responsabilidad del Gobierno para con el Pueblo y que son de
primordial importancia para el Pas.

El trmino departamento sombrilla, de acuerdo a la poltica adoptada, es

un modelo de organizacin basado en la agrupacin de organismos o unidades de
la Rama Ejecutiva por reas programticas. Su principio bsico es la integracin
de agencias con funciones y caractersticas similares bajo la coordinacin de una
direccin comn. El Secretario del Departamento-Sombrilla se convierte en un
delegado del Gobernador para administrar el sector programtico integrado. Las
lneas de responsabilidad van de los directores de las agencias que integran el
sector al Secretario del Departamento y de ste al Gobernador.

El trmino administracin, de acuerdo a la poltica sealada, es de

aplicabilidad a los organismos gubernamentales que trabajan con relativa
autonoma en el Gobierno.

El trmino rama se utiliza para denominar, con carcter genrico, cada una
de las partes, esferas o componentes grandes y bsicos de trabajo del Gobierno,
como lo son la Rama Judicial, la Rama Legislativa y la Rama Ejecutiva.

Conclusin:
Dentro de nuestra materia Diseo Organizacional se ha recalcado claramente
que es de gran importancia el buen diseo

del organigrama, ya que es un

elemento muy importante en una organizacin por el hecho de que se puede

observar claramente quin depende de quin y claro para una buena organizacin
en el cumplimiento de los objetivos, cabe mencionar que dicho organigrama es
tambin para la efectividad de los trabajadores y de acuerdo al tema abordado
he concluido que en verdad se deben tomar dichos aspectos y considerarlos al
momento de disear un organigrama en una empresa, todo lo que se incluya en
un organigrama tiene un por qu y su significado.
Por ultimo he aprendido a mejorar en el diseo de organigramas, ya que la teora
anterior me fue de mucha ayuda porque en realidad no conoca muchas de las
lneas y las definiciones que tienen cada una de ellas.

Referencias:
Diana
Lavanda
(2006)
extrado
de
http://www.monografias.com/trabajos22/el-organigrama-empresarial/elorganigrama-empresarial.shtml el dia 10 Mayo 2016
Koontz y Weirich (1990) Administracin: Una perspectiva diferente.
Caracas: Edit. Vencedores