Unidad 3.

Anlisis y elaboracin de procedimientos

Actividad: Caracterizacin y procedimientos de calidad
Como coordinador de calidad de la empresa Frutos Veleos S.A. sabe que para el
desarrollo de procedimientos es necesario identificar la interrelacin de los
procesos de la empresa, as como tambin los aspectos claves para caracterizarlo.
Por esta razn su siguiente labor es generar la caracterizacin de procesos en la
empresa, informacin que ser muy til para el desarrollo de procedimientos.
Para el desarrollo de esta actividad usted debe:
1. Despus de haber establecido el mapa de procesos de la empresa Frutos
Veleos S.A. en la actividad de la unidad 2, realice la caracterizacin de un
proceso de apoyo y de un proceso de mejora continua de la empresa. La
caracterizacin debe ser realizada de acuerdo al formato dispuesto en la
pgina 13 del documento Caracterizacin de proceso SENA, disponible en
el botn Documentos de apoyo / Documentos complementarios / Documentos
complementarios unidad 3, del men del programa de formacin.
R/.
MAPA DE PROCESOS FRUTOS VELEOS S.A.

CARACTERIZACION DE PROCESO
NOMBRE DEL PROCESO

Mejoramiento Continuo

LIDER DEL PROCESO

Director de calidad

OBJETIVO DEL PROCESO

Establece los parmetros a seguir para la realizacin de revisiones por parte de la direccin a los requisitos tcnicos y de gestin del Sistema de Calidad

RESPONSABLE DEL PROCESO

Gerencia y Direccin de Calidad

PROVEEDORES

ENTRADAS

ACTIVIDADES

SALIDAS

Proceso de planeacin estratgica

Poltica y Objetivos de Calidad

Planear el mantenimiento y mejora del sistema

Integrado de mejora continua

Proceso de planeacin estratgica

Resultados de auditorias internas y externas

Consolidar y monitorear las acciones preventivas y

correctivas

Informes de supervisin de personal

Todos los procesos

Todos los procesos

Proceso de mejoramiento continuo

RIESGOS
REQUISITOS

Retroalimentacin de clientes

Seguimiento a las acciones generadas en la

Revisin Gerencial Previa.

CLIENTES

Definicin de la poltica y objetivos de

calidad

Todos los procesos

Informe del estado de las acciones

preventivas y correctivas

Todos los procesos

Consolidar y elaborar el informe de la revisin por la

direccin

Informe para la revisin por la direccin

Proceso de planeacin estratgica

Realizar seguimiento e implementar las acciones de

mejora

Acciones de mejora realizadas

Proceso de mejoramiento continuo

V/A

Ver mapa de riesgos de la vigencia

INDICADORES

Indicadores de gestin del proceso

Normograma, matriz de relacin NTC-GP1000, documentos asociados al proceso

Nombre

Cargo

Fecha

Elaboro

xxx

Director de Calidad

Xxx

Reviso

xxx

Lider de Procesos

Xxx

Aprob

xxx

Gerencia

Xxx

Control de Cambios
Versin

Fecha de Aprobacin

Descripcin del cambio

Aprob

24/03/2016

Versin inicial

Director de Calidad

CARACTERIZACION DE PROCESO
NOMBRE DEL PROCESO

Recursos Humanos

LIDER DEL PROCESO

Director de RR.HH

OBJETIVO DEL PROCESO

Establece las pautas para la seleccin del personal que ser empleado, as como la poltica y procedimientos para asegurar la induccin, capacitacin, entrenamiento, actualizacin y evaluacin, que permita
demostrar la competencia del personal de Frutos Veleos S.A.

RESPONSABLE DEL PROCESO

Gerencia y Direccin de RR.HH

PROVEEDORES

ENTRADAS

ACTIVIDADES

SALIDAS

Polticas y marco de referencia para la

administracin de la gestin humana,
Herramientas de valoracin de cargos

Planear la administracin del personal

Cdigo sustantivo del trabajo y Reglamento

Interno

Administracin del personal

Novedades

Gerencia Financiera

Servicio de Nomina

Todos los procesos

Apoyo operativo en el proceso de seleccin

(visita domiciliaria, informe de verificacin de
datos, etc)

Gerencia General

Ministerio del trabajo, jefe inmediato y gerencia

general

Entidades del sistema de Seguridad Social (AFP,

ARL, EPS y CAJA)

Estructura organizacional con

valoracin de cargo

Todos los procesos

Informe de aplicacin del rgimen

disciplinario

Todos los procesos

Reporte de novedades, incapacidades,

vacaciones, retiro de cesantas
Administracin del Personal

RIESGOS
REQUISITOS

Ver mapa de riesgos de la vigencia

V/A

CLIENTES

Todos los procesos

Pago de nomina, prestaciones y
bonificaciones

Informe de seguimiento a procesos de

seleccin y contratacin

Vinculacin de colaboradores

INDICADORES

Todos los procesos

Indicadores de gestion del proceso

Normatividad Legal que rige las relaciones laborales, cdigo sustantivo del trabajo, documentos asociados al proceso

Nombre

Cargo

Fecha

Elaboro

Xxx

Director de Calidad

xxx

Reviso

Xxx

Director de RR.HH

xxx

Aprob

xxx

Gerencia

xxx

Control de Cambios
Versin

Fecha de Aprobacin

Descripcin del cambio

Aprob

24/05/2014

Versin inicial

Director de Calidad

2. Realice los procedimientos de mnimo una de las actividades

establecidas en el proceso de apoyo seleccionado en el punto anterior,
por ejemplo:
Actividad del proceso de apoyo de compras: Adquirir los insumos y
suministros necesarios para la realizacin del producto.
Procedimiento: Compra de insumos y suministros.
R/.
1.

PROCEDIMIENTO GENERAL DE RECURSO HUMANO

OBJETO

Este documento establece las pautas para la seleccin del personal que
ser empleado, as como la poltica y procedimientos para asegurar la
induccin, capacitacin, entrenamiento, actualizacin y evaluacin, que
permita demostrar la competencia del personal de Frutos Veleos S.A.
2.

ALCANCE

Este procedimiento aplica a todo el personal que haga parte de Frutos

Veleos S.A.
3.

RESPONSABILIDAD

Este procedimiento, su aplicacin y todo lo que derive de l es

responsabilidad directa del Director de RR.HH y Gerencia.
4.

DEFINICIONES

No aplica
5.

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

Frutos Veleos S.A. tiene como poltica identificar y asegurar las

necesidades de formacin del personal mediante el plan de induccin y
entrenamiento y el plan de capacitacin, evidenciando la eficacia mediante
evaluaciones y ejercicios de aplicacin.
5.1. Organigrama
Ver organigrama de Frutos Veleos S.A. (Anexo A)

5.2. Seleccin del personal

El Director de RR.HH es el responsable de informar a Gerencia la
necesidad de contratar uno o ms empleados, sta a su vez despus de
verificar dicha solicitud, autoriza al Director de RR.HH para seleccionar
candidatos de acuerdo con un perfil previamente establecido.
A estos candidatos se les realizar una entrevista por parte del Director de
RR.HH y/o Colaboradores de Apoyo Operativo para evaluar sus aptitudes y
conocimientos registrando la informacin en el formato general FG-06
Seleccin del personal; en este mismo, se diligencia el resultado de las
pruebas psicotcnicas y/o de conocimiento adems del cumplimiento del
perfil segn el cargo al que aplica (ver Anexo B).
El director de RR.HH realiza el anlisis de la informacin del registro y
posteriormente emite un concepto que determina la posible contratacin del
candidato.
Una vez seleccionado, el candidato firma el respectivo contrato de trabajo,
el Acta de Confidencialidad, Compromiso y Responsabilidad FG 07 la cual
permanecer adjunta a la Hoja de Vida del personal. Posteriormente el
nuevo colaborador entra a un periodo de prueba de dos (02) meses, tiempo
en el cual debe demostrar su capacidad, habilidades y eficiencia para
continuar con el cargo, de lo contrario se proceder a una nueva seleccin.
Cumplidos los dos meses, se realiza la evaluacin de desempeo al
colaborador segn el FG 10.
5.3. Perfil del Personal
El Director de RR.HH ha sido nominado por la Gerencia con base a su
competencia tcnica y experiencia siguiendo el perfil descrito en el anexo C
del documento.
Los colaboradores de apoyo operativo han sido nombrados bajo los
parmetros descritos en el anexo C (Perfiles, Funciones y
Responsabilidades del Personal), asegurando una formacin adecuada y
que muestran esmero, responsabilidad y seguridad en la ejecucin de su
trabajo.
5.3.1.

Hojas de Vida

En los archivos de Frutos Veleos S.A., ser recopilada la informacin de

cada una de las personas que en l labora, en una carpeta que debe
contener lo siguiente:

Hoja de vida del funcionario.

Fotocopia del diploma que acredita sus estudios.
Fotocopias de los certificados de formacin.
Contrato de trabajo
Acta de confidencialidad, compromiso y responsabilidad.
Informacin adicional referente a dicho funcionario.

Las hojas de vida del personal sern revisadas dos veces por ao para
corroborar que la informacin requerida se encuentre completa. Esta
actividad ser realizada por el Director de RR.HH o una persona delegada
por el anexando una lista de verificacin en cada hoja de vida para facilitar
la revisin.
5.4. Calificacin del Personal
Los empleados de la compaa son instruidos en los aspectos tcnicos y
organizativos que son supervisados por la direccin de la empresa a los
cuales se les evala una vez por ao a fin de concretar metas a realizar en
el siguiente periodo (ver Evaluacin de Desempeo FG - 10), Los
colaboradores son formados en conformidad con un plan de capacitacin
(Plan de Capacitacin FG 08).
5.4.1.

Induccin y Entrenamiento

La induccin y entrenamiento del personal nuevo esta a cargo de la

Direccin Tcnica y de Calidad, donde se dan a conocer las actividades y
servicios, el manual de calidad y el manual de procedimientos y aspectos
generales de la compaa.
Durante el entrenamiento, el personal tcnico nuevo realiza las actividades
bajo la supervisin del personal asignado. Una vez finaliza la induccin y
entrenamiento, el personal nuevo es evaluado por el Director Tcnico para
establecer a que actividades es autorizado.
La induccin y entrenamiento se realiza con base en el formato FG-21 Plan
de induccin y entrenamiento el cual indicara si el personal se encuentra
autorizado para las actividades, o si por el contrario necesita profundizacin
en algn tema. De all se determinan planes de accin y se identifican las
necesidades de formacin del personal.
5.4.2.

Capacitacin y Actualizacin

El Director de RR.HH y/o el Director de Calidad programarn por lo menos

una capacitacin por ao para el personal.

Las metas establecidas para la formacin, educacin y habilidades del
personal se formulan de acuerdo a las necesidades del personal. Estas se
determinan de acuerdo a los resultados de las evaluaciones de desempeo,
a los ejercicios de intercomparacin, a las reuniones o comits de calidad y
a los compromisos adquiridos en las revisiones gerenciales
La capacitacin se brindar por medio de cursos internos o externos
dictados por entidades reconocidas en el mbito nacional o internacional o
por personal con trayectoria en el medio.
Todo curso de capacitacin, induccin o reinduccin de carcter interno se
documenta mediante el registro de asistencia a la actividad (Registro de
Asistencia FG - 09) y se realizan evaluaciones para medir su eficacia.
Las hojas de vida de todos los funcionarios deben ser revisadas mnimo dos
veces al ao actualizando el acta confidencialidad, compromiso y
responsabilidad (FG 07) y ultimas capacitaciones recibidas.
6.

REFERENCIAS Y BIBLIOGRAFA

Manual de Calidad
NTC ISO 9001:2008

7.

REGISTROS DE CALIDAD

Tabla Maestra de Documentos Externos FG 01.

Tabla Maestra de Documentos Internos FG 02.
Formato de control y descripcin de cambios a documentos FG 03.
Tabla Maestra de Control de Registros FG -05.
Seleccin de Personal FG -06.
Acta de Confidencialidad, Compromiso y Responsabilidad FG 07.
Plan de Capacitacin FG 08.
Registro de Asistencia FG 09.
Evaluacin de Desempeo FG 10.
Plan de induccin y entrenamiento FG-21
Matriz de Autorizaciones FG-38

Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.

CONCLUSIONES

Con este trabajo se practico la elaboracin de caracterizacin de

procesos segn el formato del Sena, algo que es muy productivo para
nuestra formacin porque nos da herramientas para realizar diversas
actividades relacionadas con el sistema de gestin de la calidad.
Tambin se puso en prctica la elaboracin de un procedimiento, lo cual
es algo que debemos de hacer muy frecuentemente en nuestra labor
diaria al implementar un SGC.

Enve un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a travs de

la plataforma, en el enlace Actividades / Actividades unidad 3 / Actividad
Caracterizacin y procedimientos de calidad.
No olvide realizar la actividad interactiva, el aporte al foro temtico y la
evaluacin de la unidad en los enlaces disponibles en el botn Actividades /
Actividades unidad 3.
Nota: recuerde revisar la gua de aprendizaje de esta unidad con el fin de
verificar que ha realizado todas las actividades propuestas, saber cmo
desarrollarlas y entregarlas correctamente.

Criterios de evaluacin
Caracteriza un proceso de apoyo y un proceso de mejora continua de la empresa
de acuerdo al formato dispuesto.
Documenta el procedimiento de al menos una de las actividades establecidas en el
proceso de apoyo de la empresa.
Reflexiona sobre la actividad realizada exponiendo su punto de vista con
respecto al aprendizaje adquirido.
Entrega a tiempo: enva la actividad en la fecha indicada por el instructor.