EL ACTA

1. Concepto:
El acta es un documento que contiene el testimonio de las acciones ms
importantes que han acontecido en la realizacin formal d determinados actos
administrativos, por ejemplo, de lo que ha pasado en una sesin o en una visita
de inspeccin.
El acta es un documento probatorio de hechos que han sucedido en la
realidad y que sirven de base o sustento para nuevas acciones, como puede ser
para la expedicin de resoluciones, envo de circulares, oficios, etc.
Las actas constituyen instrumentos pblicos cuyos contenidos deben
tenerse por verdaderos, mientras no se pruebe lo contrario.
Se redactan por propia iniciativa o en cumplimiento de disposiciones
establecidas. Se usan tanto en la administracin pblica como privada.
2. Clases:
Distinguimos dos clases de actas:
2.1. ACTA DE TRABAJO
Conocemos con este nombre a las diferentes actas que se elaboran con el
fin de dejar constancia de actos o hechos de inters, ocurridos en el
cumplimiento de nuestras obligaciones cotidianas en nuestro centro laboral.
Las actas de trabajo se redactan en el mismo lugar y en la misma fecha y
hora de los acontecimientos, son elaboradas por el secretario o por quien hace
sus veces, en presencia de la autoridad que preside el acto y con la intervencin
de personas interesadas. Los que intervienen pueden sugerir a la autoridad la
adicin, supresin o rectificacin de alguna incidencia que consideren pertinente.
Por ejemplo, se redacta esta clase de acta al momento de evaluar a los
postulantes a plazas de trabajo; al evaluar al personal de una institucin con
fines de ratificacin o promocin interna; en la ejecucin de las diferentes etapas
de un proceso electoral, al decomisar mercadera ilegal o de dudosa procedencia;
al realizar diligencias judiciales como audiencias, inspeccin ocular o actos de
conciliacin entre partes en conflicto; al efectuar visitas de inspeccin
administrativa a centro de trabajo, establecimientos comerciales o a lugares
devastados por hechos fortuitos como sismos, inundaciones o incendios; al
incautar, exterminar, transferir, inventariar, entregar y depositar bienes; al
asumir y dejar cargos; al entregar y recibir obras; al resolver diversos problemas
o conflictos internos y al tiempo de cumplir cualquier otra accin administrativa
considerada delicada o de responsabilidad. Algunas entidades preparan
formularios o dan lineamientos para redactar este documento.

Las actas de trabajo, una vez redactadas, son ledas y firmadas

inmediatamente por el funcionario que presidi el acto, el secretario y las
personas interesadas que han intervenido. Si alguien que esta obligado o que ha
intervenido se niega a firmar el acta, la autoridad que dirigi la accin har
constar tal negativa en la parte final del documento en presencia de los dems.
Las actas de trabajo se envan al superior jerrquico con oficio de remisin
o, en su defecto, se conservan en sus archivos de las oficinas que tienen inters
en el asunto.
2.1.1. Solicitud de copias de actas de trabajo
Los servidores que han intervenido en los actos que constan en las actas
de trabajo, pueden solicitar copia simple de las mismas; de igual manera,
quienes prueben tener legtimo inters, podrn solicitar copia certificada de tales
actas.
2.1.2. Impugnacin de actas de trabajo
En los casos permitidos por ley, las partes interesadas que hubiesen
intervenido en una diligencia (por ejemplo, en una visita de inspeccin efectuada
por un funcionario del Ministerio de Trabajo), y que no estuvieran de acuerdo con
los hechos registrados en el acta, podrn presentar recurso de impugnacin
contra ella, en el plazo establecido. Pero solo podrn impugnarla si hubiesen
dejado constancia en el acta de su disconformidad. De ser declarado fundado el
recurso, se anular lo actuado y se dispondr una segunda y ltima diligencia,
conservando validez plena los puntos no observados del acta. En caso contrario,
de ser declarado infundado el recurso de impugnacin, la autoridad respectiva
aplicar una multa al impugnador.
2.1.3. Partes
El acta de trabajo presenta las siguientes partes obligatorias:

ttulo (tipifica el acta)

texto

firma y posfirma de los que intervienen en el hechos que consta en el acta.

con copia

pie de pgina
y las siguientes complementarias;

membrete

cdigo

anexo