Manual de

Usuario Operador
Sistema de Trmite Documentario Web
para las Dependencias de la
Administracin Central del
Ministerio de Salud

STDW MINSA
Fecha: 02/09/2005

INDICE
I) INTRODUCCIN
REQUISITOS TECNICOS
CONFIGURACIN DE INTERNET EXPLORER
II) ACCESO DE USUARIO AL SISTEMA
CAMBIO DE CLAVE
III) PAGINA PRINCIPAL
DETALLES DE LA PAGINA PRINCIPAL
IV) SECCION DE EXPEDIENTES
4.1) NUEVO EXPEDIENTE.
4.2) NUEVO DOCUMENTO
4.3) MODIFICAR DOCUMENTO
4.4) ELIMINAR DOCUMENTOS
4.5) VER DOCUMENTOS
4.6) COPIAR DOCUMENTOS
4.7) COPIAR DOCUMENTO INICIAL
4.8) SUSPENDER DOCUMENTOS
4.9) ACTIVAR DOCUMENTO
4.10) SEPARAR EXPEDIENTE
4.11) HOJA DE ENVIO
4.12) HOJA DE CARGO
4.13) HOJA DE CARGO DE LA BANDEJA
4.14) HOJA DE CARGO EXPEDIENTE ACTUAL
V) SECCION DE MOVIMIENTOS
5.1) NUEVO MOVIMIENTO
5.2) MODIFICAR MOVIMIENTO
5.3) ELIMINAR MOVIMIENTO
5.4) VER MOVIMIENTO
VI) ALERTAS
6.1) ALERTA EN DOCUMENTOS
6.2) ALERTA EN MOVIMIENTOS
VII) SECCION DE BUSQUEDA
Nmero de Expediente:
Nmero de Documento
Asunto:
Estado:
Remitente:
Destinatario
Operador:
Fecha de registro:
Movimiento actual:
Observacin movimientos:
VIII) TIPOS DE USUARIO
IX) Descripcin de los Botones de ayuda
9.2 ) Informacin Histrica.
9.3) Seleccin Avanzada
9.4) Mantenimiento de Tablas Maestras
9.4) Exportar Listado
9.5) Cerrar - Restaurar
9.6) Auditoria
9.7) Estadsticas
9.8) Informes
Hoja de Envo Trmite General
Hoja de Cargo del Sistema de Tramite Documentario
Hoja de Seguimiento del Expediente
Hoja de Seguimiento de los Expedientes en la Bandeja
Ticket
Top de Movimientos Vencidos
Top de Cantidad de Movimientos
Hoja de Cargo - Bandeja
Hoja de Envi en Blanco
X) TIPS

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3
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I) INTRODUCCIN
Este manual le informar de las principales caractersticas del modulo de Sistema de
Trmite Documentario Web para las Dependencias de la Administracin Central del
Ministerio de Salud para que pueda utilizarlo adecuadamente. Este modulo ha sido
desarrollado para consultar en tiempo real los expedientes y los movimientos que se
generan para adecuada tramitacin, cuenta con facilidades de bsqueda y otras
utilidades que se detallan a continuacin.

REQUISITOS TECNICOS
Le recomendamos que su computador cuente como mnimo con las siguientes
caractersticas:
Procesador Pentium III 1 Ghz o superior
128MB de RAM o Superior
Monitor Color SVGA con resolucin de 800 x 600
Mouse
Windows 9x/NT/2000 Server o superior
Tarjeta de Red de 10 Mb o superior
Internet Explorer 5.5 o superior.

CONFIGURACIN DE INTERNET EXPLORER

Antes de hacer uso del sistema, para asegurarse que la informacin que visualice sea
la correcta es indispensable que realice lo siguiente:

Configurar el Internet Explorer para los clientes de la siguiente manera: En

Opciones de Internet, Herramientas, General, Configuracin, Comprobar si hay
nuevas versiones de la paginas guardadas, elegir Cada vez que se visite la
pgina.

Presione Aceptar u OK segn sea el caso.

4

II) ACCESO DE USUARIO AL SISTEMA

Para ingresar al sistema STDW, el usuario deber ingresar el nombre de usuario
asignado y password.
El formato de acceso es como se ve a continuacin.

CAMBIO DE CLAVE
En la ventana de acceso al sistema STDW, se le permite al usuario poder cambiar la
clave de acceso por motivos de seguridad. Este cambio solo podr realizarse con el
conocimiento de la clave anterior. Es decir para cambiar por una clave nueva
tendremos que ingresar nuestro Usuario y clave vigente, pero en vez de presionar el
botn Aceptar, presionaremos el botn Cambiar clave.
El sistema STDW mostrar una nueva ventana para poder realizar el cambio de clave,
como muestra la figura.

Si ingresamos de manera incorrecta la nueva clave mostrar el siguiente mensaje

III) PAGINA PRINCIPAL

DESCRIPCIN
Esta pagina mostrar los expedientes, documentos, y movimientos del Sistema de
Tramite Documentario Web.
DETALLES DE LA PAGINA PRINCIPAL
Al ingresar a la pagina principal del Sistema de Tramite Documentario, nos mostrar la
pgina web del sistema, que la dividiremos en tres partes para una mejor
comprensin. La Seccin de Expedientes, Seccin de Movimientos y la seccin de
Bsqueda. Estas tres secciones las detallaremos a continuacin.

IV) SECCION DE EXPEDIENTES

Esta seccin se caracteriza por mostrar todo lo relacionado a los expedientes y
Documentos permitiendo la ejecucin de acciones tales como: Nuevo Expediente,
Modificar Documento, Eliminar Documento, Ver Documento, Suspender Documento,
Activar Documento, Copiar Documento, Nuevo Documento, y Ver Digitalizacin, etc.
Esta seccin se encuentra en la parte superior de la pagina Principal.

4.1) NUEVO EXPEDIENTE.

Descripcin
Permite crear un nuevo expediente en el sistema. Un expediente podr tener varios
documentos y todos se mostrarn en la seccin de Expedientes que detallaremos ms
adelante en este manual.
Al ingresar un nuevo expediente se muestra en la barra de titulo l numero de
expediente de acuerdo a la regla sealada en el grfico:

Los dos primeros dgitos del Nmero de expediente

representan el ao, los siguientes seis es un numero
secuencial que se genera automticamente, y los
ltimos tres dgitos van a identificar los documentos que
pertenecen al expediente.

Flujo de Eventos:
1. El operador deber presionar el botn Nuevo expediente de la pantalla
principal, como muestra la figura anterior.
2. Para que el expediente pueda crearse debe registrarse la informacin del
documento que le da origen, por lo tanto el Sistema mostrar una nueva
ventana con l titulo Nuevo Expediente.
3. Primero se llena la informacin referente al Documento, y luego la
informacin referente al primer Movimiento.
4. Despus de ingresar todos los datos, el operador presiona el botn Aceptar.
5. El sistema mostrar el nuevo expediente en la pantalla principal con los
datos ms relevantes, tales como, numero de expediente, tipo, nmero de
documento, fecha, asunto, adjuntos, digitalizacin, confidencial, estado del
expediente, das transcurridos y alerta. Tambin se mostrara los datos ms
importantes de su movimiento en la seccin Movimientos.
6. El expediente se encuentra preparado para aadirle nuevos documentos.

Observaciones

Al momento de llenar los datos del nuevo documento, existen campos

obligatorios que se encuentran indicados por el asterisco rojo, el nuevo
documento no podr ser registrado si es que estos campos no son
llenados.
Las cajas de texto acompaado del icono binocular, sugieren una
facilidad de bsqueda.
Dentro de la opcin que nos brinda el icono binocular si colocamos en
las cajas de texto una cadena esta acta como filtro, por ejemplo si
colocamos la cadena LI y presionamos el botn buscar el sistema
nos mostrar todas aquellas palabras que en su contenido se encuentre
la cadena LI, como lo muestra la figura adjunta.

Otras Opciones

El operador puede abortar el proceso presionando el botn cancelar

disponible en la nueva pantalla.
Adicionalmente el operador puede limpiar la pantalla para ingresar
nuevos datos presionando el botn limpiar.
Para
ingresar los datos correspondientes a las opciones
Referencias y Documentos Adjuntos el operador deber
presionar el botn Nuevo, de este modo se activar una ventana
emergente en la cual se podr ingresar los datos.
As mismo se permite modificar, ver y eliminar el estado de estas
opciones, para lo cual se seguir el mismo proceso.

4.2) NUEVO DOCUMENTO

Descripcin
Permite adicionar un nuevo documento a un expediente existente. Los nuevos
documentos tendrn los mismos ocho primeros dgitos de su expediente pero se
diferenciarn por los tres ltimos dgitos que irn en forma ascendente conforme se
aadan nuevos documentos.

10

Los ltimos 3 dgitos

diferencian los
documentos dentro
de un expediente.

Flujo de Eventos
1. El operador deber de seleccionar un expediente o documento, de no ser as el
sistema adicionar el nuevo documento al ultimo expediente ingresado.
2. El operador deber presionar el botn Nuevo Documento de la seccin de
Expedientes, como muestra la figura anterior.
3. En el sistema aparecer la ventana Nuevo Documento.
4. Despus de ingresar todos los datos del nuevo documento y de su movimiento,
el operador presiona el botn Aceptar.
5. El sistema mostrara el nuevo documento en la pantalla principal con sus datos
ms relevantes, tales como numero de expediente, tipo, nmero de
documento, fecha, asunto, adjuntos, digitalizacin, confidencial, estado del
expediente, das transcurridos y alerta. Tambin se mostrara los datos ms
importantes de su movimiento en la seccin Movimientos.

El sistema nos brinda la posibilidad de establecer una ruta digital que nos
va servir para adjuntar un archivo deseado al nuevo documento, para
realizar este proceso presionamos el botn Ruta Digital, enseguida el
sistema nos mostrar la siguiente ventana.

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Presionamos el botn examinar el cual nos va permitir ubicar la ruta local

del archivo a adjuntar y se seleccionar dando clic en el botn Abrir.

Luego presionamos el botn descargar y el sistema guardar el archivo en

el servidor.

Si la Ruta Digital de nuestro archivo ha adjuntar ha sido bien ingresada, el

sistema mostrar en la parte de digitalizacin
Todos aquellos documentos que no poseen Ruta Digital tendrn la palabra
No.
El flag de documento incompleto se aplica a los documentos que no
cumplan totalmente los requisitos para ser tramitados.

Otros Pasos

El operador presionando el botn Limpiar iniciar nuevamente los campos

del formulario Nuevo documento.

El operador puede abortar los procesos presionando el botn cancelar

disponible en las pantallas presentadas.

Nota:
Se pueden adicionar varios documentos en un mismo expediente.

12

4.3) MODIFICAR DOCUMENTO

Descripcin
Permite modificar un documento existente en el sistema.

Seleccionar el Documento
a modificar

Flujo de Eventos
1. El operador deber seleccionar el documento a modificar.
2. El operador deber presionar el botn Modificar Documento de la pantalla
principal, como muestra la figura anterior.
3. En el sistema aparecer la ventana Modificar Documento
4. Despus de modificar los datos del nuevo documento, el operador presiona
el botn Aceptar.
5. El sistema mostrar el documento con las modificaciones realizadas en la
pantalla principal con los datos ms relevantes.

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Otras Opciones

El operador puede abortar los procesos presionando el botn cancelar,

disponible en las pantallas presentadas.
Estarn activadas las opciones Referencia y Documentos Adjuntos del
formulario las cuales podrn ser ingresadas y o modificadas.

Nota:
Solo podr modificar un documento el usuario quien lo registra, de no ser as el
sistema mostrar el siguiente mensaje.

Solo se podr modificar un documento que se encuentre en tramite, no se podr

modificar un documento que se encuentre en estado finalizado / atendido.

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4.4) ELIMINAR DOCUMENTOS

Descripcin
Permite eliminar un documento existente en el sistema.

Flujo de Eventos
1. El operador deber de seleccionar el documento a eliminar.
2. El operador deber presionar el botn Eliminar Documento de la
pantalla principal, como muestra la figura anterior.
3. En el sistema aparecer la ventana Eliminar Documento

Seleccionar el Botn
Aceptar eliminar

4. El operador presiona el botn Aceptar.

5. El sistema mostrar un mensaje para confirmar la eliminacin del
documento Aceptar o Cancelar.

15

6. El operador presiona el botn Aceptar.

7. El documento ha sido eliminado de la pantalla principal.
Otras Opciones

El operador puede abortar los procesos presionando el botn cancelar

disponible en las pantallas presentadas.

Nota:
Solo podr eliminar un documento el usuario quien lo registra

No se podr eliminar documentos con mas de un Movimiento, para eliminar

el documento primero se deber eliminar los movimientos que sean
necesarios.

16

4.5) VER DOCUMENTOS

Descripcin
Permite visualizar los distintos campos de un documento.

Flujo de Eventos
1. El operador deber seleccionar el documento a visualizar.
2. El operador deber presionar el botn Ver Documento de la
pantalla principal, como muestra la figura anterior.
3. El sistema mostrar el documento en con sus distintos campos y
datos en una nueva pantalla

17

Nota:
El usuario no podr modificar ningn dato dentro de esta pantalla.

18

4.6) COPIAR DOCUMENTOS

Descripcin
Permite hacer una copia del documento seleccionado, en caso se requiera efectuar
tramites paralelos de consulta o gestin en oficinas distintas a la original.

Flujo de Eventos
1. El operador deber seleccionar el documento al cual se le va a realizar la
copia.
2. El operador deber presionar el botn Copia Documento de la seccin de
Expedientes, como muestra la figura anterior.
3. En el sistema aparecer la ventana Copia Documento.
4. Despus de ingresar los datos, el operador presiona el botn Aceptar.

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5.

El sistema mostrar el nuevo documento(copia) en la pantalla principal

con sus datos ms relevantes

20

4.7) COPIAR DOCUMENTO INICIAL

Descripcin
Permite hacer una copia del documento inicial seleccionado, en caso se requiera
efectuar tramites paralelos de consulta o gestin en oficinas distintas a la original.

Flujo de Eventos
1. El operador deber seleccionar el documento al cual se le va a realizar la
copia del documento inicial.
2. El operador deber presionar el botn Copia Documento Inicial de la
seccin de Expedientes, como muestra la figura anterior.
3. En el sistema aparecer la ventana Copia Documento Inicial.
4. Despus de ingresar los datos, el operador presiona el botn Aceptar.

21

5.

El sistema mostrar el nuevo documento(copia) en la pantalla principal

con sus datos ms relevantes

22

4.8) SUSPENDER DOCUMENTOS

Descripcin
Permite modificar el estado de un documento en trmite a Suspendido.

Flujo de Eventos
1. El operador deber seleccionar el documento a suspender.
2. El operador deber presionar el botn Suspender Documento de la
pantalla principal, como muestra la figura anterior.
3. El sistema pedir la confirmacin del proceso dando clic en el botn aceptar
4. El sistema mostrar el estado Suspendido en el documento seleccionado.

23

Nota:
Solo se podr suspender un documento que se encuentre en trmite, no se podr
suspender un documento que se encuentre en estado finalizado. Los documentos
en este estado no generan ningn tipo de alerta por cuanto no son considerados
para el clculo de das de tramitacin.

24

4.9) ACTIVAR DOCUMENTO

Descripcin
Permite activar un documento que se encuentra en estado suspendido.

Flujo de Eventos
1. El operador deber seleccionar el documento que se encuentre suspendido
para activarlo.
2. El operador deber presionar el botn Activar Documento, como muestra la
figura anterior.
3. El operador deber presionar el botn Aceptar a la confirmacin del proceso
de Activacin mostrada por el sistema.
4. El sistema mostrar el documento en estado Pendiente.

25

26

4.10) SEPARAR EXPEDIENTE

Descripcin
Permite al operado separar nmeros de expediente, para ser completas
posteriormente, con el fin de seguir con los otros trabajos o simplemente postergar
la carga de la informacin del expediente por recarga de laboral.

Flujo de Eventos
1. El operador deber presionar en el botn Separar Expediente.
2. El operador ingresar el numero de expedientes que sern separados y dar
clic en el botn Aceptar.
3. El sistema mostrara los nuevos expedientes con los datos de Temporal en
la cantidad de expedientes que el operador haya ingresado.

Observacin

Estos expedientes tendrn que ser modificados con el fin de completar la

informacin de dichos expedientes.

27

4.11) HOJA DE ENVIO

Descripcin:
Permite visualizar e imprimir la Hoja de Envi de tramite general del documento activo que se
adjuntara al documento fsico.

28

Flujo de Eventos:
1. El operador selecciona el registro
2. El operador da clic en el botn Hoja de Envi as como muestra la imagen
siguiente,
3. El sistema mostrara una vista de la hoja de Envi.

4.12) HOJA DE CARGO

Descripcin:
Documento que registra las firmas de recepcin de los movimientos de cada
Expediente.

29

Flujo de Eventos:
1. El operador selecciona el registro
2. El operador da clic en el botn Hoja de Cargo as como muestra la imagen
anterior.
3. El sistema mostrara una vista de la Hoja de Cargo.

4.13) HOJA DE CARGO DE LA BANDEJA

Descripcin:
Son las hojas de cargos mostrados en la pantalla principal. En el sistema de tramite
documentario sirve para visualizarlos ya sea en orden vertical u horizontal, segn
muestra las imgenes siguientes.

30

Flujo de Eventos:
1. El operador selecciona el registro
2. El operador da clic en el botn Hoja de Cargo de la bandeja as como muestra
la imagen anterior.
3. El sistema mostrara una vista de la Hoja de Cargo.

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4.14) HOJA DE CARGO EXPEDIENTE ACTUAL

Descripcin:
Visualiza los expedientes de las hojas de cargo pendientes.

Flujo de Eventos:
1. El operador selecciona el registro
2. El operador da clic en el botn Hoja de Cargo de Cargo Expediente Actual as
como muestra la imagen anterior.
3. El sistema mostrara una vista de la Hoja de Cargo.

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V) SECCION DE MOVIMIENTOS
Esta seccin nos muestra los movimientos que tiene un documento. Se activa al
momento de seleccionar un documento
mostrando todos sus movimientos
respectivos. En esta seccin podremos generar nuevos movimientos, as como
modificarlos y eliminarlos.

33

5.1) NUEVO MOVIMIENTO

Permite adicionar un nuevo movimiento a un documento en el sistema. Un movimiento
tiene un nmero de orden secuencial en forma ascendente para identificarlo.

Flujo de Eventos
1. El operador deber presionar el botn Nuevo Movimiento, como muestra
la figura anterior.
2. En el sistema aparecer la ventana Nuevo Movimiento
3. Despus de ingresar todos los datos del nuevo movimiento, el operador
presiona el botn Aceptar.
4. El sistema mostrar el nuevo movimiento en la seccin de movimientos,
con sus datos ms puntuales, tales como orden, remitente, destinatario,
indicacin, adjuntos, folio, observacin, prioridad, das asignados, fecha de
recepcin, das de vencimiento, fecha de registro, operador, y alerta.

34

Flujos Alternativos
1. El operador presionando el botn Limpiar puede inicializar nuevamente los
campos del formulario Nuevo Movimiento.
2. El operador puede abortar los procesos presionando el botn cancelar
disponible en las pantallas presentadas.
3. El operador puede aplicar los cambios o los datos ingresados dando un clic
en el botn Aplicar y podr continuar en la pantalla donde puede agregar o
modificar datos del movimiento.

35

5.2) MODIFICAR MOVIMIENTO

Descripcin
Permite modificar un Movimiento existente en el sistema.

Flujo de Eventos
1. El operador deber de seleccionar el movimiento a modificar.
2. El operador deber presionar el botn Modificar Movimiento, como
muestra la figura anterior.
3. En el sistema aparecer la ventana Modificar Movimiento
4. Despus de modificar los datos del movimiento, el operador presiona el
botn Aceptar.
5. El sistema mostrara el nuevo movimiento con las modificaciones realizadas
en la pantalla principal con los datos ms relevantes.
Flujo Alternativo
El operador puede abortar los procesos presionando el botn cancelar disponible
en las pantallas presentadas.
Nota:
Solo podr modificar un movimiento el usuario quien lo registra, de no ser as el
sistema mostrara un mensaje igual al siguiente

36

5.3) ELIMINAR MOVIMIENTO

Descripcin
Permite eliminar un movimiento existente en el sistema.

Flujo de Eventos
1. El operador deber de seleccionar el movimiento a eliminar.
2. El operador deber presionar el botn Eliminar Movimiento, como
muestra la figura anterior.
3. En el sistema aparecer la ventana Eliminar Movimiento
4. El operador presionar el botn Aceptar, y el sistema mostrara un mensaje
para confirmar la eliminacin del documento OK o Cancel.
5. El operador presiona el botn OK.
6. El movimiento ha sido eliminado de la pantalla principal.

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Flujos Alternativos
El operador puede abortar los procesos presionando el botn cancelar
disponible en las pantallas presentadas.
Nota:
Solo podr eliminar un movimiento el usuario quien lo registra.

No se podr eliminar movimientos cuando el documento se encuentra

en estado de suspendido.

Si queda un movimiento en el documento, no se podr eliminar este

movimiento.

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5.4) VER MOVIMIENTO

Permite visualizar los datos de un movimiento.

Flujo de Eventos
1. El operador deber seleccionar el documento a visualizar.
2. El operador deber presionar el botn Ver Movimiento de la pantalla
principal, como se muestra en la figura.
3. El sistema mostrar el documento con sus distintos campos y datos.

39

40

VI) ALERTAS
Este indicador se utiliza en los documentos y en los movimientos.
6.1) ALERTA EN DOCUMENTOS
Esta opcin es un indicador del avance del tiempo limite para dar una respuesta a un
documento. Solo se utiliza con algunas instituciones.

Los tipos de alerta de documentos son los siguientes:

Alerta Roja: Nos indica que el tiempo limite se ha excedido

Alerta Amarilla: Nos indica que el avance del tiempo limite esta entre mas del
50% y menos del 100%
Alerta Verde: Nos indica que el avance del tiempo limite esta entre mas del
0% y menos del 50%

Estos valores pueden ser modificados en la tabla maestra Alerta:

41

6.2) ALERTA EN MOVIMIENTOS

Esta opcin es un indicador del avance del tiempo limite para dar una respuesta a un
documento en cada movimiento. Este tiempo limite esta sujeto a una prioridad como
se puede observar en la tabla maestra Prioridad:

De acuerdo a como avance el tiempo limite, el color de las alertas sigue la misma regla
que en Documentos.

42

VII) SECCION DE BUSQUEDA

En esta seccin indicaremos algunas facilidades que nos brinda el sistema para
facilitar la bsqueda de documentos en el sistema.
Nmero de Expediente:
Este criterio nos permite encontrar los diversos documentos por el nmero de
expediente que tienen asignado.

Flujo de Eventos
1. El operador ingresar el nmero de expediente, el cual desea buscar.
2. El operador deber presionar el botn Seleccionar de la seccin Bsqueda.
3. El sistema mostrar el resultado de la bsqueda en la seccin correspondiente a
Documentos.
4. En caso el sistema no encuentre ningn expediente con el nmero ingresado,
mostrar en la seccin de Documentos No existen datos. Si el operador desea
realizar una nueva bsqueda deber presionar el botn Limpiar de la Seccin de
Bsqueda, y proceder con la nueva bsqueda.
Como muestra el grfico anterior el operador realiz la bsqueda del expediente con
nmero 05-452238. El sistema mostr en la seccin de Documentos los resultados.
Nota:
Si se quisiera buscar documentos tan solo basndonos en el ao, deberamos llenar
solamente el primer campo de N Exp. Por ejemplo para buscar documentos del 2004
se llenara el campo como se muestra en el grfico:
43

Nmero de Documento:
Este criterio nos permite encontrar los diversos documentos por el nmero de
documento que tienen asignado.

44

Flujo de Eventos
1. El operador ingresar el nmero de documento, el cual desea buscar.
2. El operador deber presionar el botn Seleccionar de la seccin Bsqueda.
3. El sistema mostrar el resultado de la bsqueda en la seccin correspondiente a
Documentos.
4. En caso el sistema no encuentre ningn documento con el nmero ingresado,
mostrar en la seccin de Documentos No existen datos. Si el operador desea
realizar una nueva bsqueda deber presionar el botn Limpiar de la Seccin de
Bsqueda, y proceder con la nueva bsqueda.
Como muestra el grfico anterior el operador realiz la bsqueda del documento con
nmero 105. El sistema mostr en la seccin de Documentos los resultados de
aquellos que posean la cadena 105.

45

Asunto:
Este criterio nos permite encontrar palabras claves dentro del campo asunto en los
diversos documentos.

.
Flujo de Eventos
1. El operador ingresar la palabra o palabras claves que desea encontrar en el
campo asunto, cabe indicar que esta seccin permite al operador realizar la
bsqueda mediante conectores lgicos (Or/And) representados por los signos / y
* respectivamente.
2. El operador deber presionar el botn Seleccionar de la seccin Bsqueda.
3. El sistema mostrar el resultado de la bsqueda en la seccin correspondiente a
Documentos.
4. En caso el sistema no encuentre ningn documento con las palabras claves
ingresadas, mostrar en la seccin de Documentos No existen datos. Si el
operador desea realizar una nueva bsqueda deber presionar el botn Limpiar de
la Seccin de Bsqueda, y proceder con la nueva bsqueda.
Como muestra el grfico anterior el operador realiz la bsqueda de documentos cuyo
asunto contenga las palabras presupuesto y carta. El sistema mostr en la seccin
de Documentos los resultados

46

Estado:
Esta seccin nos permite encontrar los diversos documentos por el estado en el que
se encuentran.

Flujo de Eventos
1. El operador seleccionar el estado de los documentos que desea buscar, haciendo
clic en el combo que se muestra en la figura anterior y eligiendo el estado deseado.
2. El operador deber presionar el botn Seleccionar de la seccin Bsqueda.
3. El sistema mostrar el resultado de la bsqueda en la seccin correspondiente a
Documentos.
4. En caso el sistema no encuentre ningn expediente, mostrar en la seccin de
Documentos No existen datos. Si el operador desea realizar una nueva
bsqueda deber presionar el botn Limpiar de la Seccin de Bsqueda, y
proceder con la nueva bsqueda.
Como muestra el grfico anterior el operador realiz la bsqueda de documentos cuyo
estado es Pendiente de Atencin. El sistema mostr en la seccin de Documentos
los resultados

47

Remitente:
Esta seccin nos permite encontrar los diversos documentos en los cuales los
movimientos fueron realizados por determinado Remitente.

Flujo de Eventos
1. El operador ingresar el nombre del Remitente el cual desea buscar.
2. El operador deber presionar el botn Seleccionar de la seccin Bsqueda.
3. El sistema mostrar el resultado de la bsqueda en la seccin correspondiente a
Documentos y Movimientos.
4. En caso el sistema no encuentre ningn documento emitido por el Remitente
ingresado, mostrar en la seccin de Documentos y Movimientos No existen
datos. Si el operador desea realizar una nueva bsqueda deber presionar el
botn Limpiar de la Seccin de Bsqueda, y proceder con la nueva bsqueda.
Como muestra el grfico anterior el operador realiz la bsqueda de documentos
cuyos movimientos tienen como remitente a Glvez Polo Susana Lourdes. El sistema
mostr en la seccin de Documentos y Movimientos los resultados

48

Destinatario:
Esta seccin nos permite encontrar los diversos documentos en los cuales los
movimientos fueron emitidos a determinado destinatario.

Flujo de Eventos
1. El operador ingresar el nombre del Destinatario el cual desea buscar.
2. El operador deber presionar el botn Seleccionar de la seccin Bsqueda.
3. El sistema mostrar el resultado de la bsqueda en la seccin correspondiente a
Documentos y Movimientos.
4. En caso el sistema no encuentre ningn documento emitido por el Remitente
ingresado, mostrar en la seccin de Documentos y Movimientos No existen
datos. Si el operador desea realizar una nueva bsqueda deber presionar el
botn Limpiar de la Seccin de Bsqueda, y proceder con la nueva bsqueda.
Como muestra el grfico anterior el operador realiz la bsqueda de documentos
cuyos movimientos tienen como destinatario a Disa Huancavelica. El sistema mostr
en la seccin de Documentos y Movimientos los resultados

49

Operador:
Esta seccin nos permite encontrar los diversos documentos cuyos movimientos
fueron ingresados por determinado operador.

Flujo de Eventos
1. El operador ingresar el nombre del Operador el cual desea buscar.
2. El operador deber presionar el botn Seleccionar de la seccin Bsqueda.
3. El sistema mostrar el resultado de la bsqueda en la seccin correspondiente a
Documentos y Movimientos.
4. En caso el sistema no encuentre ningn documento relacionado al operador
ingresado, mostrar en la seccin de Documentos y Movimientos No existen
datos. Si el operador desea realizar una nueva bsqueda deber presionar el
botn Limpiar de la Seccin de Bsqueda, y proceder con la nueva bsqueda.
Como muestra el grfico anterior el operador realiz la bsqueda de documentos
cuyos movimientos tienen como operador a mcajaleona. El sistema mostr en la
seccin de Documentos y Movimientos los resultados

50

Fecha de registro:
Esta seccin nos permite encontrar los diversos documentos por la fecha de registro
de sus expedientes.

Flujo de Eventos
1. El operador ingresar el rango de fechas de registro de los movimientos que
pertenezcan al documento que desea buscar.
2. El operador deber presionar el botn Seleccionar de la seccin Bsqueda.
3. El sistema mostrar el resultado de la bsqueda en la seccin correspondiente a
Documentos y Movimientos.
4. En caso el sistema no encuentre ningn documento que posea al menos un
movimiento cuya fecha de registro este en el rango ingresado, mostrar en la
seccin de Documentos y Movimientos No existen datos. Si el operador desea
realizar una nueva bsqueda deber presionar el botn Limpiar de la Seccin de
Bsqueda, y proceder con la nueva bsqueda.
Como muestra el grfico anterior el operador realiz la bsqueda de documentos cuya
fecha de registro de sus movimientos sean desde el 24/11/04 al 25/11/04. El
sistema mostr en la seccin de Documentos y Movimientos los resultados

51

Movimiento actual:
Esta seccin nos permite mostrar solamente los movimientos actuales de cada
documento
Por ejemplo mostramos los movimientos del documento cuyo numero de expediente
es 05-452234-001

Ahora marcamos la casilla Actual, presionamos Seleccionar, y seleccionamos el

mismo documento anterior. Podemos ver en la seccin de movimientos que solo se
muestra el movimiento actual:

Observacin movimientos:
Esta seccin nos permite encontrar los diversos documentos que tengan al menos un
movimiento cuya observacin sea la ingresada en el campo Observaciones de
movimiento.

52

Flujo de Eventos
1. El operador ingresar los detalles de la Observacin de Movimiento del
movimiento que desea buscar.
2. El operador deber presionar el botn Seleccionar de la seccin Bsqueda.
3. El sistema mostrar el resultado de la bsqueda en la seccin correspondiente
a Documentos y Movimientos.
4. En caso el sistema no encuentre ningn documento que al menos tenga un
movimiento cuya observacin coincida con lo ingresado por el operador,
mostrar en la seccin de Documentos y Movimientos No existen datos. Si
el operador desea realizar una nueva bsqueda deber presionar el botn
Limpiar de la Seccin de Bsqueda, y proceder con la nueva bsqueda.
Como muestra el grfico anterior el operador realiz la bsqueda de documentos que
tengan al menos un movimiento cuyo campo observacin coincida con la palabra
urgente. El sistema mostr en la seccin de Documentos y Movimientos los
resultados

Observaciones

El operador podr realizar combinaciones de los parmetros de bsqueda

especificados en esta seccin, hay que tener en cuenta que si el operador usa dos
parmetros de bsqueda, el sistema realizar la bsqueda de acuerdo a estos
parmetros usando el operador lgico y, es decir si uno de los dos parmetros no
existe en la base de datos, el sistema no mostrar resultado alguno.
53

VIII) TIPOS DE USUARIO

En el sistema STDW existen cinco tipos de usuarios:

Los administradores
Los supervisores
Los supervisores de entidad
Los supervisores de unidad administrativa, y
Los usuarios

Cada uno de estos usuarios tienen un rango de acceso a la informacin segn los
perfiles definidos para cada uno y las funciones que estos cumplen.
Botones de ayuda para el Administrador
El Administrador tendr acceso a los botones de Seleccin Avanzada, Mantenimiento
de Tablas Maestras, Exportar Listado, Cerrar-Restaurar, Auditoria, Estadsticas e
Informes. Tiene acceso a toda la informacin del sistema.

54

Botones de ayuda para el Supervisor

El Supervisor tendr acceso a los botones de Seleccin Avanzada, Exportar Listado,
Estadsticas, e Informes. Tiene acceso a la informacin de todas las entidades.

Botones de ayuda para el Supervisor de Entidad

El Supervisor de Entidad tendr acceso a los botones de Seleccin Avanzada,
Exportar Listado, Estadsticas e Informes. Tiene acceso a la informacin de todas las
unidades administrativas de su entidad.

Botones de ayuda para el Supervisor de Unidad Administrativa

El Supervisor de Unidad Administrativa tendr acceso a los botones de Seleccin
Avanzada, Exportar Listado, Estadsticas e Informes. Tiene acceso a la informacin de
su unidad administrativa.

Botones de ayuda para el Usuario

El Usuario tendr acceso a los botones de Seleccin Avanzada, Exportar Listado,
Estadsticas e Informes. Tiene acceso a la informacin en la que l participa.

55

IX) Descripcin de los Botones de ayuda

9.1) Botn Cambiar usuario
Descripcin
Este botn nos permite reiniciar la pgina principal de Minsa para poder ingresar al
sistema con otro usuario.

Flujo de Eventos
como muestra la figura.
1. El operador presionar el botn
2. El sistema nos har volver a la pgina de inicio de Minsa.
3. El operador ingresar al sistema con el nombre de usuario y password.

56

57

9.2 ) Informacin Histrica.

9.3) Seleccin Avanzada

Es una Opcin de Bsqueda Avanzada que nos permite encontrar de modo eficiente
Documentos, Documentos Adjuntos de Documentos, Movimientos, y Documentos
Adjuntos de Movimientos.

58

Flujo de Eventos
1. El operador deber presionar el botn de Seleccin Avanzada como muestra la
figura.
2. Aparecer la ventana de Seleccin Avanzada, y el operador ingresar los
parmetros de bsqueda deseado.
3. El sistema emitir los resultados de la bsqueda en la pantalla principal de
Minsa.
Observacin

El operador podr realizar la Seleccin Avanzada segn Documentos,

Documentos Adjuntos de Documentos, Movimientos y Documentos Adjuntos
de Movimientos.
Para accesar a cada una de estas secciones tendr que hacer click en sus
respectivas pestaas como muestra la figura:

59

Pestaa Documentos
Permite realizar la bsqueda segn los distintos expedientes que se encuentran en el
sistema. Los parmetros de bsqueda se muestran en la siguiente figura el operador
deber ingresar los datos relevantes del documento que desea encontrar.

60

61

Pestaa Documentos Adjuntos de Documentos

Permite realizar la bsqueda segn los documentos Adjuntos que tienen los diversos
documentos en el sistema. Los parmetros de bsqueda se muestran en la siguiente
figura:

El operador deber ingresar los datos relevantes de los Documentos Adjuntos para los
documentos que desee encontrar.

Pestaa Movimientos
Permite realizar la bsqueda segn los movimientos que tienen los diversos
documentos en el sistema. Los parmetros de bsqueda se muestran en la figura, el
operador deber ingresar los datos relevantes del movimiento que desea encontrar.

62

Pestaa Documentos Adjuntos de Movimientos

Permite realizar la bsqueda segn los documentos Adjuntos que tienen los diversos
movimientos en el sistema. Los parmetros de bsqueda se muestran en la siguiente
figura:

63

el operador deber ingresar los datos relevantes de los Documentos Adjuntos para los
movimientos que desee encontrar.

64

9.4) Mantenimiento de Tablas Maestras

Permite al operador realizar cambios segn los parmetros que el sistema necesita.
Por ejemplo puede reducir el tiempo de las alertas, ingresar nuevos feriados, etc.

Flujo de Eventos
1. El operador presionar el botn Mantenimiento de Tabla Maestras.
2. Aparecer la ventana Mantenimiento de Tabla Maestras, el operador deber
elegir las opciones que desee modificar o aadir.
3. Elegida la opcin el operador presiona el botn Modificar.
4. El operador ingresar los nuevos parmetros de la opcin ha modificar en la
parte derecha de la ventana.
5. El operador presiona el botn Aceptar para guardar los cambios.
6. La tabla maestra ha sido modificada.

Observaciones

Existen las tablas maestras de Alerta, Cargo, Estado de Documento,

Estado de Usuario, Feriado, Indicacin, Entidad, Prioridad, Procedencia de
Entidad, Rol, Tema, Hoja de Ruta, Tipo de Destinatario, Tipo de
Documento, Tipo de Documento de Identificacin, Tipo de Remitente,
Organo Administrativo, Usuario, Particulares.
65

Para acceder a cada una de ellas el operador deber hacer clic en el combo
Tabla Maestras y elegir una de ellas como muestra la figura.

9.4) Exportar Listado

Permite extraer la lista contenida en la bandeja de resultados a nivel de documentos y
movimientos en forma normalizada, utilizando como salida un archivo de Excel.
La informacin dispuesta de esta manera permite que los datos de los expedientes
puedan ser importados a cualquier aplicacin.

Flujo de Eventos
1. El operador deber presionar el botn Exportar Listado.
2. El sistema extraer los expedientes contenidos en la bandeja de resultados y
los enviar a una hoja de Excel, informando de la siguiente forma:

66

9.5) Cerrar Restaurar

Permite la ejecucin de dos funciones: Cerrar y Restaurar.

Cerrar
Permite tomar los expedientes que se encuentren en estado de Finalizado o Atendido,
desde el ao que el operador seleccione as como la de expedientes de aos
anteriores si estos existieran. Si el operador elige el ao 2004 el sistema tomara todos
los expedientes cuyo estado sea Finalizado hacia atrs, los extraer de la base de
datos de produccin y los almacenar en una base de datos histrica.

Flujo de Eventos
1.
2.
3.
4.
5.

El operador presionar el botn de Cerrar-Restaurar.

El sistema abrir la venta Cierre / Apertura de Expedientes.
El operador seleccionar el ao de cierre.
El operador presionar el botn Cerrar Ao como muestra la figura.
El sistema guardar en una base de datos histrica los archivos seleccionados.

67

9.6) Auditoria
La auditoria registra todos los eventos o actividades resultantes de la interaccin del
operador con el sistema STDW. Es decir registra todas las veces que el operador
presiono el botn Nuevo, Modificar, Creacin, Eliminar, Ver.

Flujo de Eventos
1. El operador presionar el botn de Auditora como muestra la figura.
2. El sistema emitir un reporte con las interacciones realizadas entre el sistema
STDW y el operador.

Observaciones

El sistema por default emite el rango de fecha, que indica desde que fecha
hasta que fecha el operador desea realizar la auditora, que es de una semana.
El operador podr cambiar el rango de la fecha, el Tipo de Transaccin que
desee registrar en la auditora, as como especificar el usuario, en caso se
requiera auditar a un usuario en especial.
Una vez ingresado los parmetros, el operador presionar el botn Buscar.
68

Para imprimir el reporte el operador presionar el botn de impresin.

9.7) Estadsticas
Permite emitir un informe estadstico del nmero de expedientes emitidos a
determinada Entidad en un rango de fecha ingresado por el operador, segn los
diferentes estados en que se encuentre(En tramite, Pendiente, Finalizado)

Flujo de Eventos
1. El operador presionar el botn de Estadstica como muestra la figura.
2. El sistema abrir una nueva ventana donde el operador ingresar el rango de
fecha, as como la entidad.
3. El operador presionar el botn Tablas Dinmicas como muestra la figura.

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4. El sistema procesar y emitir el informe estadstico.

9.8) Informes
Permite realizar informes de los diversos expedientes que se encuentren en la base de
datos de produccin. Existen 5 tipos de informes: Hoja de Envo de Tramite General,
Hoja de Cargo del Sistema de Trmite Documentario, Hoja de Recorrido de
Expediente, Hoja de Ruta de Expedientes Reporte de Bandeja, Ticket, Top de
Movimientos Vencidos, y Top de Cantidad de Movimientos.

70

71

Hoja de Envo Trmite General

Cada vez que el operador realiza una actividad en el Sistema STDW, esta deber
estar acompaada de la Hoja de Envo Trmite General.
Esta hoja detalla el Destinatario, Indicacin, Fecha, y Remitente.

72

Hoja de Cargo del Sistema de Tramite Documentario

Emite el informe de Hoja de Cargo de todos los expedientes y movimientos segn los
parmetros de bsqueda que ingrese el operador. Los parmetros de bsqueda son
Rango de los Expedientes, Rango de Fecha de Registro, Operador, y Destinatario,

De acuerdo a los parmetros ingresados obtenemos la siguiente lista de resultados:

En esa ventana el operador podr seleccionar uno o ms registros para obtener la

Hoja de Cargo del Sistema de Tramite Documentario.

73

74

Hoja de Seguimiento del Expediente

Emite un informe del documento seleccionado previamente y sus movimientos.

Hoja de Seguimiento de los Expedientes en la Bandeja

Muestra la Hoja de recorrido de expedientes que se encuentren actualmente en
bandeja.

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Ticket
Emite una constancia de la existencia de un documento en el sistema, detalla el
Nmero de Expediente, Tipo de Documento, Nmero de Documento, Fecha de
Documento, Asunto, Estado del Documento, Ultimo Remitente, y Ultimo Destinatario

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Top de Movimientos Vencidos

Emite un informe detallado de los Movimientos que ya han vencido. Previamente
podemos hacer un filtrado llenando criterios en la siguiente ventana:

Si se hace clic en Aceptar obtenemos el siguiente informe:

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Top de Cantidad de Movimientos

Como su nombre lo indica, muestra el top de cantidad de movimientos, habiendo
previamente el operador ingresado algunos criterios desde la siguiente ventana:

Los resultados son los siguientes:

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Hoja de Cargo Bandeja

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Hoja de Envi en Blanco

80

X) TIPS
TIPS ( SECCION DOCUMENTOS)
En esta seccin indicaremos algunas facilidades que nos brinda el sistema.
En la seccin de documentos debajo de la barra de herramientas encontramos el
ttulo de cada campo segn como se encuentra ordenado los documentos(Numero de
Expediente, Tipo Documento, Nmero de Documento, Fecha Documento, Asunto,
Documentos Adjuntos, Digitalizado, Confidencial, Estado, Das Transcurridos, y
Alerta).
Al acercarnos con el mouse por encima de cada uno de los ttulos obtendremos la
extensin completa de cada ttulo como lo muestra la figura.

Esta barra de ttulos nos brinda la posibilidad de ordenar los documentos segn el
nmero de expediente, Fecha del Documento, Estado, Das Transcurridos, y Alerta, ya
sea en forma ascendente o descendente haciendo clic en cada uno de los ttulos
obteniendo un tringulo hacia arriba o hacia abajo.
Ordenamiento segn Nro de Expediente
Al hacer clic sobre el ttulo N Exped, obtendremos un tringulo ya sea hacia arriba o
hacia abajo, para ilustrarnos mejor veremos el siguiente ejemplo.

81

Ordenamiento segn Fecha Documento

Al hacer clic sobre el ttulo Fecha, obtendremos un tringulo ya sea hacia arriba o
hacia abajo. Ejemplo:

82

Ordenamiento segn Estado

Al hacer clic sobre el ttulo Estado, obtendremos un tringulo ya sea hacia arriba o
hacia abajo. Ejemplo:

83

Ordenamiento segn Das Transcurridos

Al hacer clic sobre el ttulo T (Das Transcurridos), obtendremos un tringulo ya sea
hacia arriba o hacia abajo. Ejemplo:

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Ordenamiento segn Alerta

Al hacer clic sobre el ttulo A (Alerta), obtendremos un tringulo ya sea hacia arriba o
hacia abajo. En la figura encontramos indicado que la informacin se encuentra
ordenada segn la alerta en manera descendente como lo muestra el tringulo hacia
abajo, es decir los documentos se encontrarn ordenados segn el orden de urgencia
que estos tienen en llegar a su destinatario desde los menos urgentes hacia los ms
urgentes segn el plazo establecido. Ejemplo:

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Otras observaciones
En la pantalla de Minsa en la seccin Documentos encontrars informacin que por
espacio en la pgina web, no puede ser detallada en su totalidad a la cual se le
adjunta puntos suspensivos, indicando que la informacin no esta completa, para
acceder a la informacin completa solo se tendr que acercar el mouse hacia la
informacin incompleta que deseas revisar y obtendrs la informacin completa como
lo muestra la figura.

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TIPS ( SECCION MOVIMIENTOS)

En esta seccin indicaremos algunas facilidades que nos brinda el sistema.
En la seccin de movimientos debajo de la barra de herramientas encontramos el ttulo
de cada campo segn como se encuentran ordenado los Movimientos (Orden,
Remitente, Destinatario, Indicacin, Documentos Adjuntos, Folio, Observacin
Prioridad, Das Asignados, Fecha de Recepcin, Das de Vencimiento, Fecha de
Registro, Operador, y Alerta).
Al acercarnos con el Mouse por encima de cada uno de los ttulos obtendremos la
extensin completa de cada ttulo como lo muestra la figura

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OTRAS OBSERVACIONES
En la pgina principal del Sistema Tramite Documentario Web en la seccin
Movimientos encontrars informacin que por espacio en la pgina, no puede ser
detallada en su totalidad la cual ser abreviada, para acceder a la informacin
completa solo tendrs que acercar el Mouse hacia la informacin abreviada que
deseas revisar y obtendrs la informacin completa como muestra la figura.

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