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UNIVERSIDAD DE CUENCA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y ADMINISTRATIVAS


CONTABILIDAD Y AUDITORIA

RESUMEN
Implementacin del Sistema de Control Interno de los
inventarios de: Muebles, equipos, materiales y
suministros en el Colegio Fiscomisional Experimental
Asuncin durante el ao lectivo 2007-2008
La modernidad y los procesos de globalizacin exigen
romper paradigmas tradicionales y con urgente creatividad
definir nuevos modelos de gestin para que

stos

contribuyan a mejorar la calidad de los productos y


servicios, generando competitividad entre empresarios,
industriales, comerciantes o educadores.
Se ha considerado los aspectos ms importantes que la
Administracin debe tomar en cuenta para implementar un
Sistema adecuado de Control Interno para los Inventarios,
que van a ser mantenidos o consumidos en el momento de
prestar servicios; determinar la seguridad razonable,
cumplimiento
informacin

de

el

objetivos, la confiabilidad de la

financiera,

el

cumplimiento

de

leyes

reglamentos que regulan una institucin.


El Colegio Asuncin cuenta con un sistema de control
basado en las Normas de Calidad IS0 9001-2000; esta
decisin forma parte de su plan estratgico; con el
Certificado se garantiza que los requerimientos de los
grupos

de

inters

(alumnos,

padres

de

familia,

universidades y sociedad) se cumplen satisfactoriamente


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dentro de un proceso de mejora continua. Estas Normas


colaboran directamente con el Control Interno, evaluando
los procesos mediante

Auditorias Internas y Externas.

El departamento Guardalmacn a pesar de mantener el


Sistema de Gestin de Calidad

presenta

algunas

desviaciones que debilitan su control Interno.


El sistema de Informacin y las actividades de Control son
los

componentes del Control Interno sumado a las

Polticas,

Normas,

Leyes

Reglamentos

son

fundamentales para implementar un Sistema de Control


Interno que benefician tanto a la Bodega como a la
Institucin. Para la bodega la implementacin va dirigida a
su organizacin, procesos y codificacin
PALABRAS CLAVES: Mtodo C.O.S.O, Sistema de
control Interno, polticas, normas, inventarios, procesos,
procedimientos, normas de calidad, no conformidades,
mejora continua, codificacin, organizacin, guardalmacn,
diagrama de flujo, baja.
INDICE
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
INTRODUCCIN

CAPTULO I
10
1
ASPECTOS GENERALES DE LA INSTITUCIN
1.1 Antecedentes
10

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1.2 Filosofa institucional


3 1.2.1 Misin
1.2.2 Visin
1.2.3 Valores Institucionales
1.2.4 Objetivos de Calidad
1.2.5 Poltica de Calidad

12
12
12
12
12
13

CAPITULO II
2 EL CONTROL INTERNO
14
2.1 Concepto.- (COSO)
14
2.2 Objetivos generales del control interno
15
2.3 LOS INVENTARIOS
20
2.3.1 Antecedentes
20
2.3.2 Definicin
21
2.3.3 Objetivo
21
2.3.4 Componentes del Control Interno
22
2.3.4.1 Actividades de Control
22
2.3.4.2 Sistema de Informacin y
Comunicacin
24
2.4 LAS POLITICAS DE CONTROL INTERNO
25
2.4.1 Definicin
25
2.4.2 Importancia
25
CAPITULO III
3 LA ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS
26
3.1 Aplicacin de Polticas
26
3.1.1 EL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD 29
3.1.2 Generalidades
29
3.1.3 Clases de Procesos
32
3.1.4 Implementaciones al Sistema de Control Interno
de Inventarios
36
3.1.4.1 Organizacin
37
3.1.4.2 Procesos
39
3.1.4.3 Codificacin
41
CAPITULO IV
4.1 CONCLUSIONES
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4.2 RECOMENDACIONES
48
4.2 GLOSARIO
48
4.3 BIBLIOGRAFA
56
4.4 ANEXOS
58
4.4.1 Solicitud de requerimiento de suministros
59
4.4.2 Formulario para registro de proveedores
60
4.4.3 Registro de calificacin de proveedores
61
4.4.4 Acta de entrega recepcin
62
4.4.5 Acta de constatacin fsica de inventario
63
4.4.6 Acta de baja de bienes
64
4.4.7 Macroprocesos de la Institucin
65
4.4.8 Diagrama de Flujo- Procedimiento de Compras 67
4.4.9 Listado de Proveedores
68
4.4.10 Registro de evaluacin de proveedores
71
4.4. 11 Matriz general de indicadores y resultado de
ndices
72
4.4.12 Resultado de encuestas y cuestionario de Control
Interno
73
4.4.13 Fotografas de la Bodega
77

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ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

TESIS PREVIO A LA OBTENCIN DEL TTULO DE


CONTADOR PBLICO- AUTORIZADO

TEMA:
Implementacin del Sistema de Control
Interno de los inventarios de:
Muebles, equipos,
materiales y suministros en el Colegio Fiscomisional
Experimental Asuncin durante el ao lectivo 20072008

TUTOR- DIRECTOR: ING. COM. GENARO PEA


CORDERO

AUTOR: PATRICIA MARISTELA ABRIL SALAZAR

CUENCA, MAYO DE 2008

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DEDICATORIA
A DIOS porque gracias a su MISERICORDIA y a su AMOR
infinito, hace que todo sea posible, que cuando se quiere
se puede siempre que se haga con amor y dedicacin.
A mi ESPOSO Olmedo quien desde el primer momento
respald mi decisin, brindndome
su apoyo y
comprensin.
A mis HIJOS: Juan Pablo y Mara Jos por su cario y
colaboracin al realizar este trabajo arduo. Dios les
bendiga.
A mis PADRES: Pedro y Estela quienes me brindan todo su
amor, apoyo y cario en todas las etapas de mi vida.
A mis HERMANAS: Ing. Com. Mara Augusta y Dra. Anita
Cecilia unas mujeres profesionales gracias por darme su
ejemplo a seguir, que Dios las bendiga
A mis SOBRINOS: Beln, Paz, Pedrito, Gaby, Dome, July,
Sebas, Dany y Carito la ms pequea, gracias por esa
energa y optimismo.
A mi suegra la Sra. GLORITA por estar pendiente de mis
logros y fracasos brindndome su apoyo y afecto.

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AGRADECIMIENTO
A mi FAMILIA que siempre ha estado all en todo momento
brindndome
su apoyo, gracias por su ayuda y
comprensin.
A mi cuada MARA DEL CARMEN por su colaboracin en
los momentos difciles que hemos compartido.
A mis COMPAERAS de trabajo Lcda. Rosario Tobar y
Dra. Roco Vicua quienes han estado pendientes de mis
logros, gracias por toda esa capacitacin impartida en
estos aos de trabajo.
A mi COMPAERO DE TRABAJO Lcdo. Clber Montero
por su paciencia en mi adiestramiento.
A mi COMPAERA DE TRABAJO Econ. Mnica Cobos por
haber llegado en el momento apropiado para brindarme sus
consejos.
A las Autoridades del Colegio ASUNCIN por la
formacin docente recibida durante veinte y un aos de
trabajo.
A mi TUTOR- DIRECTOR de Tesina Ing. Com. Genaro
Pea Cordero por su disposicin, asesora y orientacin en
la elaboracin de este informe de investigacin.

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INTRODUCCIN
Es indiscutible que la modernidad y los procesos de
globalizacin exigen romper paradigmas tradicionales y con
urgente creatividad definir nuevos modelos de gestin para
que

stos contribuyan a mejorar la calidad de los

productos y servicios, generando competitividad entre


empresarios, industriales, comerciantes o educadores. Es
necesario reconocer que estamos insertados en la misma
va histrica que recorre el llamado primer mundo y nos
conviene acortar las distancias de calidad de vida que nos
separan de las sociedades que llevan la delantera. En las
organizaciones surge la necesidad de revisar y mejorar las
operaciones para obtener excelentes resultados por lo que
se hace necesario implementar un Sistema de Control
Interno como clave del xito para mantener su continuidad.
Para el desarrollo del trabajo se ha considerado los
aspectos ms importantes que se deben tomar en cuenta
para implementar un Sistema adecuado de Control Interno
para los Inventarios a fin de determinar la seguridad
razonable

de

los

objetivos,

la

confiabilidad

de

la

informacin financiera y el cumplimiento de leyes y


reglamentos

que

regulan

la

Institucin.

Esta

investigacin contiene (4) captulos:

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El Captulo I, presenta los ASPECTOS GENERALES DE


LA

INSTITUCIN:

Antecedentes.-

La

Filosofa

Institucional: Misin, visin, valores, objetivos, poltica de


Calidad.
El Captulo II, contiene NOCIONES GENERALES sobre: El
Control Interno.- Los Inventarios.- Las Polticas de Control
interno.
El Captulo III, trata sobre la APLICACIN DEL CONTROL
INTERNO A LOS INVENTARIOS.- El Sistema de Gestin
de Calidad IS0 9001-2000.- Implementaciones al Sistema
de Control Interno de Inventarios.
El

Captulo

IV,

presenta

CONCLUSIONES

RECOMENDACIONES, finalmente

la BIBLIOGRAFA,

GLOSARIO Y ANEXOS del trabajo de investigacin.

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CAPITULO I
ASPECTOS GENERALES DE LA INSTITUCIN
ANTECEDENTES.- El Colegio " La Asuncin" de la
Ciudad de Cuenca, en calidad de particular naci en 1963,
funcion con un grupo de religiosas de la Comunidad
Asuncin.

En este mismo ao, guiados por el objetivo de

integrar a todas las clases sociales, a este nuevo sistema,


consiguieron la modalidad de Fiscomisional. En 1981, las
Madres del Colegio "La Asuncin", ofrecen su Institucin a
la PUCE. (Actual Universidad del Azuay).
El 4 de Agosto de 1983, mediante convenio con el
Ministerio de Educacin y Cultura, el Colegio adquiri el
carcter de Experimental. En Octubre de 1988, el Colegio
consciente de que la co-educacin conlleva a la formacin
integral, adquiri la modalidad de mixto.
Como implantacin de una poltica de Estado las
instituciones educativas experimentales tenan que rendir
cuentas de sus actividades, la institucin consciente de la
necesidad de crear un sistema de rendicin de cuentas de
su labor educativa a la sociedad, se acogi al Sistema de
Evaluacin y Acreditacin para Planteles Experimentales

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(SEAPE), se nombr un Comit de Calidad interno que


gestione un sistema de control basado en las Normas IS0
9001-2000.
A partir del ao 2002 todo el personal de la institucin
particip

en

seminarios

de

capacitacin;

cada

departamento fue redactando sus procesos, registrando en


formularios, aprobando, revisando, codificando, ordenando
y protegindolos como evidencia de la realidad del proceso.
En Mayo de 2006 se recibi el Certificado de Calidad ISO
9001:2000, por ser ste aplicable a las organizaciones
que proveen servicios educativos estatales o privados; fue
una decisin que form parte del plan estratgico de la
Institucin; con esta acreditacin se garantizara que los
requerimientos de los grupos de inters (alumnos, padres
de familia, universidades y sociedad)

se cumplieran

satisfactoriamente dentro de un proceso de mejora


continua.
La

Norma

de

Calidad

Internacional

considera

indispensables realizar Auditorias Internas y Externas,


la labor de stas es

inspeccionar cada una de las

dependencias y de acuerdo a las clusulas de la Norma


reportar las no conformidades encontradas. Las Auditorias

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Internas, actan dos veces al ao y las Externas enviadas


por la empresa Bureau Veritas cumplen su funcin una vez
al ao.
FILOSOFA INSTITUCIONAL
VISIN.-

Nos proyectamos al futuro como Unidad

Educativa que ofrece un modelo alternativo de educacin


por competencias, basado en los principios de singularidad,
autonoma, socializacin y trascendencia, con apertura a
los cambios que la realidad del momento lo exija.
MISIN.- Nuestra misin es la formacin de nios y
jvenes competentes que respondan a los perfiles del
estudiante asuncionista, con habilidades, conocimientos y
valores slidos para continuar sus estudios superiores y su
transformacin personal y social.
VALORES INSTITUCIONALES.- Respeto, compromiso,
solidaridad,

honestidad,

responsabilidad,

tolerancia,

coherencia, justicia, perseverancia y equidad.


OBJETIVOS DE CALIDAD
1. Implementar el Proyecto Educativo Institucional, a
travs de la educacin por

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competencias.

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2. Mejorar continuamente el servicio educativo, de


acuerdo al perfil del bachiller asuncionista.
3. Incrementar el nmero de servidores actualizados y
capacitados de acuerdo a las necesidades institucionales
4. Estandarizar los procedimientos en cada una de
las dependencias de la Institucin.
5. Poseer una infraestructura funcional y debidamente
financiada
POLTICA DE CALIDAD
Identificar constantemente los requerimientos de
nuestros clientes (universidades, sociedad y padres
de familia) en relacin a los servicios ofertados, para
la satisfaccin plena de sus necesidades.
Disear estrategias que permitan articular el perfil de
la Educacin Bsica y Bachillerato asuncionista, con
el perfil de ingreso a las universidades.
Revisar

permanentemente

los

procesos

institucionales para generar una mejora continua.

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CAPITULO II
EL CONTROL INTERNO

CONCEPTO.- (COSO)1

Es el proceso realizado por el

Consejo de Directores, administradores y otro personal de


una

entidad,

diseado

para

proporcionar

seguridad

razonable mirando el cumplimiento de los objetivos en las


siguientes categoras:

Efectividad y eficiencia de las

operaciones.
- Confiabilidad de la informacin financiera
- Cumplimiento de leyes y regulaciones
aplicadas.

El control interno se basa en la proteccin a travs de todos


los instrumentos pertinentes., la cobertura adecuada de las
posibles contingencias y la verificacin de los sistemas de
preservacin y registro. El control interno es efectuado por
la gerencia y el personal, para enfrentarse a los riesgos,
dar una seguridad razonable de que en la consecucin de

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la misin de la entidad se alcanzarn los objetivos


gerenciales que son:
Ejecucin ordenada, tica, econmica, eficiente y
efectiva de las operaciones
Cumplimiento de las obligaciones de responsabilidad
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables
Salvaguarda de los recursos para evitar prdidas, mal
uso y dao.

1
C

COMITEE

OF

S
O

SPONSORING
ORGANIZATION OF THE TREEADWAY COMMISSION.

OBJETIVOS GENERALES DEL CONTROL INTERNO


La direccin o mxima autoridad debe establecer, aprobar
y divulgar los objetivos del control interno para las distintas
actividades que desarrolla la entidad.

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a)

La direccin de las entidades deben limitar las tareas

de sus unidades y servidores, de modo que exista


independencia

separacin

entre

funciones

incompatibles. Es conveniente evitar que todos los


aspectos fundamentales de una transaccin u operacin se
concentren en manos de una sola persona o unidad
operativa,

dado

que

por

tratarse

de

funciones

incompatibles, existe un alto riesgo de que pueda incurrirse


en errores, despilfarros, actos irregulares o ilcitos.
b) En toda transaccin de bienes o servicios, as como en
las dems actividades de gestin, deber tenerse presente,
el criterio de economa.

La adquisicin econmica

implica, adquirir bienes y/o servicios, en calidad y cantidad


apropiada, y al menor costo posible.
c) Todos los bienes que adquieran

la entidad, deben

ingresar fsicamente a travs de la Unidad de Almacn,


antes de ser utilizados. Los ambientes asignados para el
funcionamiento

de

los

adecuadamente

ubicados,

almacenes,
contar

deben

con

estar

instalaciones

seguras, y tener el espacio fsico necesario, que permita el


arreglo y disposicin conveniente de los bienes, as como
el control e identificacin de los mismos.

Las personas a

cargo del almacn tienen la responsabilidad de acreditar en

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documentos, su conformidad con los bienes que ingresan.


Para el control de los bienes se debe establecer un sistema
adecuado de registro permanente del movimiento de stos,
por unidades de iguales caractersticas. Slo las personas
que laboran en el almacn deben tener acceso a sus
instalaciones, y distribuir los bienes segn requerimiento.
d) Cada entidad debe practicar anualmente inventarios
fsicos de los activos fijos, con el objeto de verificar su
existencia fsica y estado de conservacin.

La toma de

inventario, es un proceso que consiste en verificar


fsicamente los bienes con que cuenta cada entidad, a una
fecha dada; con el fin de asegurar su existencia real. La
toma de inventarios permite contrastar los resultados
obtenidos valorizados, con los registros contables, a fin de
establecer su conformidad, investigando las diferencias que
pudiera existir y proceder a las regularizaciones del caso.
El personal que interviene en la toma de inventarios fsicos,
debe ser independiente de aquellos que tienen a su cargo
el registro y manejo de los activos, salvo para efecto de
identificacin.
e) Solamente el personal autorizado debe tener acceso
a los bienes de la entidad, el que debe asumir
responsabilidad por su buen uso, conservacin, y custodia,

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de ser el caso.

Acceso, es la facultad que tienen las

personas autorizadas para poder utilizar los bienes de una


dependencia y/o ingresar a sus instalaciones. El uso es la
accin de utilizacin permanente de un bien, asignado a
una persona por el cuidado fsico de un bien.

Los

servidores que laboran en una determinada dependencia


deben ser los nicos autorizados para utilizar los bienes
asignados, quienes estn en la obligacin de utilizarlos
correctamente, y velar por su conservacin.
f) Los bienes de activo fijo que por diversas causas, han
perdido utilidad para la entidad, deben ser dados de baja
oportunamente. La baja de bienes, es un proceso que
consiste en retirar del patrimonio de la entidad, aquellos
que han perdido la posibilidad de ser utilizados, por haber
sido expuestos a acciones de diferente naturaleza, como
las siguientes:
Obsolescencia tcnica
Inoperancia de los bienes, producidos por

los

cambios y avances tecnolgicos.


Dao y/o deterioro
Desgaste o afectacin de los bienes debido al uso
continuo.

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Prdida y/o robo


Inexistencia del bien por la vulnerabilidad de los
controles, y/o circunstancias sustraccin.
Destruccin
Afectacin de los bienes por causas ajenas al manejo
institucional, (inclemencias del tiempo, actos de
violencia, etc.)
Excedencia
Bienes operativos que no se utilizan y se presume que
permanecern en la misma situacin por tiempo
indeterminado.
Mantenimiento y/o reparacin onerosa
Cuando el costo de mantenimiento y/o reparacin de
un bien es significativo, en relacin a su valor real.
Reembolso y/o reposicin
Opera para los bienes asegurados cuando los
documentos contractuales correspondientes as lo
determinan.
Corresponde a la entidad establecer los procedimientos
administrativos para el tratamiento de la baja de bienes por
las causales invocadas anteriormente, en concordancia con
las

normas

legales

vigentes.

Igualmente,

tales

procedimientos deben regular las acciones que deben


adoptar las entidades para los casos de transferencia,

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subasta, incineracin y/o destruccin o donacin de su


patrimonio mobiliario.
g) Cumplir con de leyes, reglamentos y otras normas
gubernamentales. Este objetivo se refiere al buen uso de
los recursos pblicos
h)

Elaborar informacin financiera vlida y confiable

presentada con oportunidad. Se relaciona con las polticas,


mtodos y procedimientos dispuestos por la administracin
para asegurar que la informacin financiera elaborada por
la entidad es vlida y confiable, al igual que sea revelada
razonablemente en los informes. Una informacin es vlida
porque se refiere a operaciones o actividades que
ocurrieron y que tiene las condiciones necesarias para ser
considerada como tal; en tanto que una informacin
confiable es aquella que brinda confianza a quien la utiliza.

LOS INVENTARIOS
ANTECEDENTES.- Desde tiempos inmemorables, los
egipcios

acostumbraban

dems

pueblos

almacenar

de

grandes

la

antigedad,

cantidades

de

alimentos para ser utilizados en los tiempos de sequa o de

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calamidades. Es as como surgen o nacen los inventarios,


como una forma de hacer frente a los periodos de escasez,
asegurar la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus
actividades normales.
Los inventarios son considerados dentro del Activo Fijos,
su valor representa uno de los ms onerosos de una
organizacin.

El inventario aparece tanto en el Balance

General como en el Estado de Resultados.


DEFINICIN.-

El inventario es el conjunto de bienes o

artculos que tiene la

institucin para ser mantenidos o

consumidos en el momento de prestar servicios


OBJETIVO.- Proveer o distribuir adecuadamente los
materiales necesarios a la empresa. Colocndolos a
disposicin en el momento indicado, para as evitar
aumentos de costos perdidas de los mismos. Permitiendo
satisfacer correctamente las necesidades reales de la
empresa, a las cuales debe permanecer constantemente
adaptado. Por lo tanto la gestin de inventarios debe ser
atentamente controlada y vigilada.

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COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO


Entre los Componentes de Control Interno estn: las
Actividades de Control, Sistema de

Informacin y

comunicacin.
ACTIVIDADES DE CONTROL.-

Son las acciones que

realiza la administracin para cumplir con las funciones


asignadas en toda la organizacin.

Implica la forma

correcta de hacer bien las cosas, son actividades de


deteccin y prevencin; tambin son las polticas y
procedimientos establecidos para disminuir los riesgos y
lograr los objetivos.
Entre las actividades de control de deteccin y prevencin
estn las siguientes:
- Procedimientos

de

autorizacin

aprobacin
- Segregacin de funciones
- Controles sobre acceso de recursos y
archivos
- Verificaciones, constataciones fsicas
- Revisin de desempeo operativo
- Revisin de procesos, operaciones y
actividades.

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El control interno de los inventarios se inicia con el


establecimiento de un departamento de compras, que
deber gestionar las compras de los inventarios siguiendo
un procedimiento.
Un buen control interno sobre los inventarios incluyen
las siguientes medidas:
1.- Conteo fsico de los inventarios peridicamente, no
importa que sistema se utilice
2.- Confrontar los inventarios fsicos con los registros
contables.
3.- Mantenimiento eficiente de procedimientos en compras
y recepcin
4.- Almacenamiento para protegerlo contra el robo, dao o
descomposicin
5.- Permitir el acceso al inventario solamente al personal
que no tiene acceso a los registros contables
6.- Comprar el inventario en cantidades econmicas
7.- Mantener suficiente inventario disponible para prevenir
situaciones de dficit.
8.- No mantener un inventario almacenado demasiado
tiempo, evitar el gasto en artculos innecesarios
9.- Proteger los inventarios con una pliza de seguro.

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SISTEMA DE INFORMACIN Y COMUNICACIN.- Los


mtodos establecidos para registrar, procesar, resumir e
informar sobre las operaciones administrativas y financieras
de una entidad. La calidad y oportunidad de la informacin
afecta la capacidad de la mxima autoridad para adoptar
decisiones

adecuadas

que

permitan

controlar

las

actividades y preparar informacin confiable. El sistema de


informacin permite a la mxima autoridad evaluar los
resultados de su gestin en relacin a su nivel de
desempeo.
Los factores que conforman un sistema de informacin y
comunicacin son:
-Estrategias y sistemas integrados de informacin
- La calidad y oportunidad de la informacin
- Comunicacin e informacin interna y externa
- Medios para la comunicacin
- Evaluacin
La evolucin de los sistemas de informacin es tal que en
un momento debern idearse mtodos de control para
stos como los siguientes:
- Sistema en lnea proveedor-cliente
- Sistemas de inventario permanente
- Sistemas de informacin general
- Sistema de informacin como herramienta de control

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POLTICAS DE CONTROL INTERNO


DEFINICIN.-

Son planes permanentes que establecen

parmetros generales para la toma de decisiones.


Es una orientacin verbal escrita e implcita que fija la
frontera en los lmites y direccin general en la cual se
desenvuelve la accin administrativa. Son guas amplias
dinmicas y elsticas que necesitan interpretacin para
poder utilizarse. Stoner y otros (1995 pag. 244).
IMPORTANCIA.-

Las

polticas

que

adopten

las

instituciones son esenciales para lograr el xito de un plan


adems por:
Facilitar la delegacin de autoridad
Motivan y estimulan al personal al dejar a su libre
albedro ciertas decisiones
Evitan prdidas de tiempo a los Auditores al minimizar
las consultas innecesarias que puedan hacer sus
colaboradores
Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones
en determinadas actividades
Contribuyen a lograr objetivos de la empresa
Proporcionan uniformidad y estabilidad en la toma de
decisiones
Facilitan la induccin del nuevo personal
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CAPTULO III
LA ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS
APLICACIN DE POLTICAS.- El Colegio Fiscomisional
Experimental Asuncin mantiene las siguientes polticas
de Control Interno para administrar sus inventarios.
1.- El tratamiento de bienes fiscales como particulares se
basan en las siguientes Leyes, normas, reglamentos y
manuales.
- Constitucin Poltica de la Repblica del Ecuador.
Reg. Oficial febrero de l997
- Reglamento General de Bienes del sector pblico.
Reg. Oficial 3 octubre de 2006
- Reglamento para la distribucin de bienes muebles
obsoletos. Reg. Oficial agosto de 1985
- Reglamento para enajenacin de activos improductivos.
Reg. Oficial

abril de l993

- Normas de Control Interno.

Reg. Oficial octubre de

2002
- La Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control
(LOAFYC)
- Ley de Presupuestos del Sector Pblico.
- Manual General de Contabilidad Gubernamental

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- Normas para el clculo y registro de la depreciacin y


correccin monetaria Reg. Oficial de julio de 1996
- Manual General de Administracin y Control de los
Activos Fijos del Sector Pblico. Reg. Oficial mayo de 1997
- En la Norma ISO 9001-200, de los Procedimientos de
Recursos
Guardalmacn,

Humanos,
Infraestructura,

Servicio

al

Cliente

Ambiente de Trabajo. Marzo 2006


- Manual de Funciones Colegio Asuncin

7 de abril

de 2008.
2.- En el mes de mayo se solicita a las reas utilizar el
formulario de requerimiento de materiales para el siguiente
ao lectivo; las autoridades analizan y definen prioridades.
ANEXO 1

Solicitud de requerimientos de materiales y

suministros
3.- El presupuesto anual aprueban el Consejo Directivo, la
Colectora y la Contadora; cada ao se aprueba el Plan de
adquisiciones.
4.-Al solicitar bienes que no consta en el plan de
adquisiciones, el Sr. Rector autoriza la dotacin de
recursos de forma directa, siempre y cuando los montos no
exceden al 0,8 por mil ($1.500) del presupuesto global del

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ao, caso contrario se deben seguir los procedimientos


establecidos para el efecto.
5.- La Solicitud de requerimiento de bienes debe ser
dirigida al Sr. Rector o al Consejo Directivo.
6.- En el departamento de Guardalmacn se registran los
proveedores

ANEXO 2

Formulario para registro de

proveedores
7.- Una comisin autorizada califica a los proveedores de
acuerdo a requisitos establecidos.

ANEXO 3

Registro de calificacin de proveedores


8.- Los egresos del Departamento de Guardalmacn se
registran mediante
recepcin

ANEXO 4

recibos en o actas de entregaActa de entrega-recepcin

9.- En forma mensual el Guardalmacn

informa a

Colectura el total de egresos.


10.- El Consejo Directivo nombra comisiones para las
constataciones fsicas en los departamentos queda como
constancia la respectiva acta.

ANEXO 5 Acta de

constatacin fsica

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11.- Los bienes obsoletos, inservibles, deteriorados se dan


de baja siguiendo los procedimientos que exige la ley, tanto
para los bienes particulares como fiscales.

ANEXO 6

Ejemplo de Acta de baja de bienes


12.- En algunos departamentos realizan auditorias en forma
quimestral y anual

Auditorias Internas e Externas

respectivamente.
EL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD
GENERALIDADES.- Las Normas de la familia ISO 9.000,
ISO 14.000 (Gestin Ambiental) y de la familia ISO 18.000 (
Seguridad industrial y salud ocupacional), son el resultado
del trabajo interactivo de comits tcnicos formados por
profesionales de universidades, empresas y entes oficiales
de

174

pases,

coordinados

en

la

Internacional

Stadardization Organization (ISO) con sede en Ginebra.


En estas normas se percibe cada vez ms fuertemente,
una energa homocentrista que da la pauta para el futuro
de la tecnologa de Calidad. Rosero (2004- pag. 29)
Vivimos en un mundo donde el cliente asume, cada vez
ms el rol de testigo, fiscal y juez, pues al decidir qu

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comprar define si una empresa o institucin sigue en el


mercado; las probabilidades de xito de stas ya no
dependern del nivel de calidad de sus procesos, sino ms
bien de la velocidad con que

procesen su informacin,

tanto internamente como con sus clientes


La cultura de calidad es imprescindible en los gerentes del
siglo XXI: el ser anticipativos.

Si la velocidad de la

informacin ser el paradigma de las prximas dcadas,


preparmosle la pista de aterrizaje viviendo a fondo el
paradigma del cambio de siglo que es la calidad de los
productos y servicios. Rosero (2004- pag. 30)
El Sistema de Calidad es aplicable a todo tipo de
organizacin

que

provea

servicios

educativos

tanto

estatales como privados, la Norma ISO 9001-2000 respeta


la independencia del usuario de construir su propio servicio.
La Norma contiene

8 clusulas siendo estas las

siguientes:
CLASULAS GENERALES
0

Introduccin

Objeto y Campo de

aplicacin de la Norma

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Referencias Normativas

Trminos y

definiciones

CLUSULAS OPERATIVAS
4

Sistema de gestin de calidad

Realizacin del Servicio


5

Responsabilidad de la Direccin

Medicin, anlisis y mejora


6

Gestin de los recursos

Para que una organizacin funcione en forma eficaz se


tiene que identificar y realizar
Procesos, stos transforman los elementos de entrada
en resultados Ejemplo:

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Modelo de gestin
MEJORA CONTNUA DEL
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
RESPONSABILIDAD
DE LA DIRECCIN

C
L
I
E
N
T
E

R
E
Q
U
I
S
I
T
O
S

GESTIN DE LOS
RECURSOS

MEDICIN, ANLISIS
Y MEJORA

REALIZACIN DEL PRODUCTO

ENTRADAS

El xito

PROCESOS

S
A
T
I
S
F
A
C
C
I

PRODUCTO

C
L
I
E
N
T
E

SALIDAS

de un Proceso est basado en el denominado

crculo de Deming que contempla cuatro pasos: Planificar,


hacer, verificar y actuar.

PLANIFICAR
HACER

ACTUAR

VERIFICAR

CLASES DE PROCESOS.
- Macroprocesos.- Son procesos globales, vitales
inciden en la calidad del servicio (Proceso de
Planificacin acadmica), son realizados por el
Consejo Directivo y el Comit de calidad, para cumplir

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32

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con los objetivos y polticas institucionales. Se refiere


a la planificacin estratgica y los lineamientos de
accin bsicos, la estructura organizacional y la
gestin de calidad entre otros.
- Procesos claves.- Son los que monitorean y dan
soporte al Macro proceso, son esenciales en la
institucin, destinados a llevar a cabo actividades para
ejecutar las polticas y estrategias relacionados con
los servicios que ofrecen a sus clientes. (Proceso de
Gestin Administrativa, Procesos de Planificacin,
asignacin y control de recursos, Procesos de
Compras).
- Procesos de soporte o paralelos.- Son los que
ayudan a los procesos claves se encargan de
proporcionar personal competente, reducir los
riesgos de trabajo, preservar la calidad de los
materiales, equipos y herramientas, mantener las
condiciones de funcionamiento, coordinar y controlar
la eficacia del desempeo administrativo y
optimizacin de los recursos.
(Proceso de
mantenimiento de instalaciones elctricas y sanitarias;
Proceso
del
departamento
de
informtica;
mantenimiento del Hardware y Software). Ejemplo:
ANEXO 7 Macroprocesos Institucionales
Para desarrollar un Proceso se hace necesario numerosas
actividades relacionadas entre s a las que se les denomina
Procedimientos; se debe utilizar una representacin
grfica simblica denominada Flujograma. En este grfico
se muestra cada actividad en forma secuencial,
proporcionando al lector experimentado una imagen clara
del sistema; tambin se puede observar claramente a los
responsables, fuentes, registros de respaldo y distribucin
de documentos. Ejemplo: ANEXO 8

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Las clusulas de la Norma ISO 9001-2000 que se


relacionan

directamente

con

el

Departamento

de

Guardalmacn son la 7 y 8; a continuacin se sintetiza su


contenido.
Dentro la clusula operativa 7

REALIZACIN DEL

SERVICIO est el Proceso de Compras La organizacin


debe asegurarse de que el producto adquirido cumple con
los requisitos de compra especificados; debe evaluar y
seleccionar los proveedores en funcin de su capacidad
para suministrar productos; deben establecerse criterios
para la seleccin, evaluacin y reevaluacin; deben
mantenerse los registros de los resultados
de las evaluaciones.

Rosero (2004 pg. 122).

La

Institucin mantiene el control de los inventarios como


sugieren las Leyes del Sector pblico, el Reglamento
General de Bienes, las Normas y Polticas de Control
Interno; progresivamente ha ido incorporando registros
para el proceso de compras, elaborando flujogramas.
La clusula

MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA

la

organizacin debe llevar a cabo auditorias internas


tomando en cuenta el rea a auditar, la objetividad e
imparcialidad; el procedimiento debe ser documentado para

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analizar e informar de los resultados; tomar acciones sin


demora

para

eliminar

no

conformidades

mediante

acciones correctivas y preventivas siempre con el afn


de una mejora continua en cada proceso.
A partir de abril de 2006, fecha de la Certificacin se fue
organizando en forma paulatina algunos los procedimientos
relacionados con el proceso de compras como es la
calificacin de los proveedores, se cuenta con 47 empresas
proveedoras

calificadas

ANEXO

Listado

de

Proveedores.
En el mes de abril de 2007 luego del informe de Auditoria
Externa, las autoridades vieron la necesidad de que exista
un Supervisor para Proveedores; de all a la fecha se
evala a los proveedores en forma mensual como se
puede observar en el ANEXO 10 Registro de evaluacin
de proveedores
En el mes de marzo del presente ao, se efectu la
Auditoria Externa a algunas dependencias, esta vez se
detect no conformidades menores en el Departamento
de Guardalmacn:

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1.- La

evaluacin a proveedores contiene parmetros

cualitativos se

debe seleccionar aquellos que sean

cuantitativos para efectos de comparacin.


El departamento de Calidad junto al Guardalmacn y el
Supervisor de Proveedores dieron solucin, elaborando un
nuevo formato en el que se pueden registrar valores en
porcentajes. ANEXO 11 Indicadores
IMPLEMENTACIONES AL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO DE INVENTARIOS
El Colegio Asuncin cuenta con oficinas y dependencias
como el Departamento de Guardalmacn que fue creado
por resolucin del Consejo Directivo en el ao 1989 siendo
ste anexo a Colectura, en esa poca el control de los
inventarios se los realizaba en forma manual utilizando
tarjetas de Kardex, desde esa fecha hasta hoy ocupa el
cargo de custodio de los bienes el Sr. Clber Montero.
Desde el ao 1996 por

el avance de la tecnologa y

crecimiento del establecimiento se comenz a utilizar


programas

informticos

sencillos

los

mismos

que

facilitaban las labores de registro, contabilidad y control.

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Este departamento es clave en la Institucin, se encarga


de adquirir, distribuir y salvaguardar los bienes necesarios
para brindar el servicio educativo.
Para implementar

el Sistema de Control Interno de los

inventarios se utilizaron

las Tcnicas de: Observacin

directa, a las actividades que se desarrollaban en el


departamento. Entrevista a los

departamentos de

Contabilidad, Colectura y Guardalmacn. Recoleccin de


informacin por medio de una encuesta de 6 preguntas a
20 departamentos (mes de diciembre) para conocer sobre
el trabajo que realiza el Guardalmacn y las actividades
de control que ejerce;

los resultados constan en el

ANEXO 12 Encuesta a departamentos y Cuestionario de


Control Interno.
A continuacin se hace referencia

a tres aspectos

importantes que servirn para Implementar el Control


Interno de los Inventarios de muebles, equipos, materiales
y suministros del Colegio Asuncin.
ORGANIZACIN
El departamento de Guardalmacn funciona en el horario
7:00 a 15:00. Entre algunas actividades que se desarrollan
estn:

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- Obtener pro-formas
- Realizar adquisiciones determinadas por las autoridades
- Participa en la entrega recepcin de bienes
- Elabora diariamente recibos o actas de entrega-recepcin.
- Archivo de actas por departamentos.
- Realiza constataciones fsicas.
- Mantiene actualizado los registros de ingresos y egresos
de cada artculo
- Prepara informes para trasladar, reparar o dar de baja los
bienes
- Informa a contabilidad en forma mensual sobre los gastos
y traspaso de bienes en los departamentos
Muchas veces el custodio debe cumplir con sus tareas,
dentro y fuera de la institucin por lo que el departamento
permanece cerrado sin atencin.

Para solucionar este

inconveniente se debera:
a)

Reorganizar

el departamento

nombrando un

ayudante; de tal forma que sustituya en la atencin.


b) Colocar un horario de atencin para

que los

usuarios se rijan a l y no se interrumpan las dems


actividades, adems para que el custodio pueda

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desplazarse dentro de la institucin

sin causar

inconvenientes.
Los materiales y suministros permanecen colocados en
estantes sin ninguna identificacin:
a)

Se

debera

colocar

dentro

sealizacin, para distinguir entre

de

la

bodega

stock de bienes

particulares y fiscales.

PROCESOS
En un proceso de compra se dan los siguientes
procedimientos:

autorizacin,

designacin

de

una

comisin, solicitud de pro formas, anlisis comparativo de


la mejor oferta y finalmente adquisicin.
-

La Comisin de Finanzas consta en el Manual de


Funciones del 2008 como la encargada directa de
algunas de las actividades citadas; en la actualidad
no participan en ninguna de ellas por lo tanto
autoridades

las

debera solicitar su colaboracin o

enmendar dicho Manual. En el Sistema de Gestin


colabora

el

Supervisor

de

proveedores

podra

integrarse tambin a este equipo.

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Para el suministro de materiales el Guardalmacn revisa la


existencia y procede a ingresar los datos en forma digital,
completa el procedimiento con la firma del interesado;
algunos servidores no acuden personalmente, envan a
otras personas en su lugar, no se puede registrar su firma
en el recibo; sin embargo el custodio da paso a la solicitud.
- Esta situacin genera malestar, confusin, olvido y el
hecho de tener que ubicar al funcionario dentro del
plantel; debe comunicarse a todos sobre la necesidad
de acudir en forma personal.
Algunas empresas se hacen presentes para ofertar sus
productos, se les indica que se la Institucin cuenta con el
Sistema de Gestin de Calidad por lo que se les solicita
documentos; para ser calificados deben alcanzar como
mnimo el 70/100.
- Considero que el porcentaje es alto, se debe reducir
al 50% para dar opcin a empresas pequeas que
tienen excelentes ofertas, muchas de ellas no
regresan ya que miran esto como una traba.

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Cuando la Institucin debe adquirir bienes costosos decide


pedir ofertas a las que estn calificadas, se pide en sobres
cerrado, la comisin asignada decide la mejor oferta.
- Se debera tener como poltica agradecer por escrito
a cada una de las empresas participantes; se nota que en
las siguientes oportunidades ya no tienen la voluntad para
participar.
Para receptar las compras el Sr. Guardalmacn debe estar
presente.
- Cuando se trate de la compra de muebles y equipos,
adems del custodio se debe exigir la presencia de
la comisin que estuvo encargada de todo el proceso,
deben comunicar el da y la hora de la recepcin para
todos acudan a verificar las caractersticas solicitadas.
Las autoridades deben concientizar a todos los miembros
de la institucin sobre la importancia del cuidado y
responsabilidad en el manejo de los bienes.
CODIFICACIN
En las Bodegas se tienen almacenados diferentes bienes
de acuerdo a sus caractersticas, al entregar siempre se
producen confusiones entre lo fiscal y particular.

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- Se debe proceder a sealizar en los estantes esto


evitara confusiones.
Los bienes muebles, equipos de oficina y equipos de
computacin tanto de lo fiscal como de lo particular se los
codifica con una letra F y con una P, el custodio explica
que

es por falta de tiempo,

no encuentra un mtodo

sencillo y eficaz para marcarlos.


- Se deber realizar la codificacin de los bienes
muebles, equipos de oficina y equipos de computacin de
manera inmediata a la recepcin. En algunos bienes se
observa el cdigo anterior

42-01-001-5432 CAF.

- Para la codificacin de bienes Muebles, equipos de


oficina y computacin de la Escuela y del Colegio, se
deber tomar en cuenta que existen bienes fiscales y
particulares.

Con el paso de los aos los cdigos de

muchos bienes se han desvanecido por el uso.

Se

debe volver a codificar todos.


- La Codificacin debera ser de la siguiente manera:
contener al inicio abreviaturas de Escuela o Colegio;
Fiscal o Particular, el

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grupo pertenece (muebles,

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equipos de oficina o computacin); si es un bien fiscal


la numeracin comenzar con 14.101.000000001 que
es como se registra el rubro de bienes en la
contabilidad Gubernamental. Un ejemplo sera:

Si se adquiere un computador para el colegio con fondos


fiscales y un escritorio para la escuela con

fondos

particulares.
a) C.A.F.E.C. 14.101.000000002

b) E.A.P.M. 1.2

000000000001
El control interno de los equipos de computacin es
complejo, existen en la institucin alrededor de 150
unidades, estn ubicados en oficinas, departamentos y
aulas. Son bienes que tienen una vida til de tres a cinco
aos, la inversin en estos activos es onerosa pero
indispensable; en la actualidad no se tiene claro

un

procedimiento para el tratamiento de estos bienes, sugiero


que se deben considerar los siguientes aspectos:
-

Se deben cerciorar del tiempo de

garanta de los

componentes del equipo, por posibles reclamos.

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- Al adquirir se debe verificar todos los nmeros de


series de los componentes internos (disco duro,
memoria Ram, procesador) y de las partes externas
(monitor, teclado, mouse, impresora, parlantes) (Se lo
realiza tomando una muestra indistintamente para ver
si coincide la numeracin que viene desde el
almacn). Mantener registros de manera impresa y
digital.
- Se debe grabar el cdigo con un pequeo esmeril.
-

Al igual que en los bienes muebles se debe


diferenciar con cdigos, para su ubicacin.

- Se debera comunicar por escrito al Sr. Guardalmacn


y en forma mensual sobre los cambios realizados en
los componentes internos de los equipos por dao,
obsolescencia, de igual manera si se ha hecho un
movimiento de un departamento a otro. Esto no se lo
hace, trae muchas dificultades en el momento de la
toma fsica del inventario
- Para dar de baja se debe nombrar una comisin
integrada por un miembro del rea de Computacin o
de personas que tengan conocimiento al respecto.
Actualmente se nombra a personas en forma indistinta
muchas veces desconocen de tecnologa.

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- El nuevo programa informtico SINET asegura que


el departamento de

Computacin tendr acceso en

red con el departamento de Guardalmacn,

de esta

manera en forma automtica los cambios ocurridos.


Todava no est activa esta opcin.
CAPTULO IV
CONCLUSIONES
El Control Interno en la actualidad se ha tornado
indispensable en las empresas e instituciones, hoy en da
se existen nuevas metodologas que plantean su eficiencia
para que la Direccin consiga los objetivos que persigue.
El Sistema de Gestin de Calidad a travs de las Normas
ISO 9001-2000 colabora directamente con el control
interno, fomenta la evaluacin de los procesos mediante
Auditorias Internas y Externas.

El criterio de los auditores

cuenta en el momento de decidir que informacin amerita


ser reportada a las partes interesadas, as como la
responsabilidad de que el reporte sea sustentado por
documentacin veraz.

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En el Departamento de Guardalmacn del Colegio


Asuncin a pesar de mantener el Sistema de Gestin de
Calidad se presentan algunas desviaciones que debilitan su
control Interno.
- Inadecuada separacin de funciones

concentra

actividades en una sola persona como es el caso del


Guardalmacn que puede provocar ocultamiento de
fraude, error, omisin.
- Los procedimientos para el tratamiento de los Equipos
de Computacin no son claros.
- En los departamentos de Computacin, laboratorios
de Fsica, Ciencias Naturales y Qumica es necesario
hacer la toma fsica del Inventario, se han elaborado
actas de entrega- recepcin en aos atrs.
- No se realizan toma fsica en forma peridica de todos
los inventarios
- Falta de comunicacin, se desconoce el lugar donde
se puede ubicar al custodio para solicitar materiales.

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De lo antes sealado se tiene que la causa que origina


tales desviaciones es el

hecho de que la Institucin

que crecido de tal manera que una sola persona no puede


abarcar con tantas actividades al mismo tiempo.
Otras de las causas que han originado las desviaciones en
el Control Interno del Colegio es que no se contaba con el
Manual de Funciones y el que existe tiene algunos errores
por consiguiente ste se debe modificar.
Considero que a pesar de todos los errores que se puedan
generar en el tratamiento de los inventarios, en la
institucin se controla de mejor manera que en otras; el
custodio posee registros al da, conoce de la procedencia y
ubicacin de todos los bienes, se puede aseverar que los
inventarios

estn

correctamente

organizados

controlados.
No

est

por

dems

hacer

rectificaciones

los

procedimientos en forma inmediata como sugiere la Norma


ISO para que el Control Interno resulte eficaz.

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RECOMENDACIONES
La Comisin de Finanzas est conformada por un
grupo cinco personas que son elegidas por las autoridades
al inicio del ao lectivo; desde hace algunos aos atrs no
se le permite participar en ninguna de las actividades que
cita el Manual de Funciones.
Se sugiere a las autoridades tomar en cuenta el trabajo
que puede desarrollar esta Comisin ya que todas las que
nombra el Manual, las est realizando el Supervisor de
Proveedores, el trabajo resulta no ser equitativo.
- Al momento de solicitar la adquisicin de bienes se
debe observar

la lista de proveedores calificados, la

misma que se mantiene en el Departamento de Gestin de


Calidad y Guardalmacn
-Ver la posibilidad de que otra persona colabore
directamente en el Departamento de Guardalmacn para
que en ese el lugar se atienda ininterrumpidamente;
muchas de las veces por tantas solicitudes al mismo tiempo
suele confundir el registro de egresos
- Es

necesario socializar las disposiciones legales

respecto al buen uso y mantenimiento de los bienes que


pertenecen a la institucin especialmente aquellos que
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pertenecen al fisco, la falta de conocimiento al respecto lo


que hace que se cometan irregularidades que pueden ser
motivo para una glosa.
-

Se debe buscar el mecanismo para que se

comunique del traslado bienes a otros departamentos, el


custodio lleva registros por separado de lo que existe en
cada dependencia, por movilizar a otro se

originan

conflictos el momento de una toma fsica.


- Tambin debe encontrar

un mecanismo para

comunicar a los servidores sobre el lugar donde se puede


localizar al custodio si se lo necesita con urgencia.

GLOSARIO
Actividades.- Conjunto de tareas desarrolladas en una
organizacin
Actividades de control: Se refieren a las acciones que
realiza la Gerencia y otro personal de la entidad para
cumplir diariamente con las funciones asignadas. Son
importantes porque en si mismas implican la forma
correcta de hacer las cosas, as como tambin porque el

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dictado de polticas y procedimientos y la evaluacin de su


cumplimiento, constituyen el medio ms idneo para
asegurar el logro de objetivos de la entidad.
Actuar.- Tomar acciones para mejorar continuamente el
desempeo de los

procesos

Accin preventiva.- Son acciones para eliminar las causas


de las no conformidades
Almacenamiento: Es el conjunto de actividades orientadas
a la ubicacin temporal de los bienes en un espacio fsico
establecido, con el objeto de ser custodiados, en tanto sean
trasladados a las dependencias que los soliciten.
Aplicacin.- Procedimientos programados a travs de
alguna

herramienta

tecnolgica,

que

permite

la

administracin de la informacin y la oportuna toma de


decisiones.
Auditoria ..- Examen, objetivo, sistemtico, profesional e
independiente, aplicado a una organizacin por un auditor
completo.

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Autorizacin.- Es la forma de asegurar que slo se


efectan operaciones y actos administrativos vlidos, y de
acuerdo con lo previsto por la direccin.
Baja de bienes: Es un proceso que consiste en retirar
todos aquellos bienes de activo fijo, que han perdido la
posibilidad de ser utilizados por la entidad, por haber sido
expuestos

acciones

de

diferente

naturaleza

(obsolescencia, deterioro, prdida o destruccin).


Calidad.- Grado en el cual un conjunto de caractersticas
inherentes cumple con

los requisitos.

Crculo de Deming.- Proceso en forma circular que tiene


cuatro pasos: planificar, hacer, verificar y actuar.
Cliente.- Organizacin o persona que recibe un producto o
un servicio (padres de familia, los educandos y las
entidades pblicas y privadas que contratan un curso o un
seminario para sus empleados)
Confidencialidad.- Es la garanta de que slo el personal
autorizado accede a la informacin preestablecida.
Control Interno.- Proceso realizado por el Consejo de
Directores, administradores y otro personal de una entidad,

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/ 2008

51

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CONTABILIDAD Y AUDITORIA

diseado para proporcionar seguridad razonable, mirando


el cumplimiento de los objetivos.
Diagrama de Flujo.- Es una representacin grfica
simblica de un sistema o serie de procedimientos
mostrando cada uno de ellos de forma secuencial,
proporciona al lector experimentado una imagen clara del
sistema, muestra la divisin de responsabilidades, fuentes
y distribucin de documentos.
Eficacia.- Capacidad de un producto o servicio de lograr
los resultados esperados.
Eficiencia.- Capacidad de usar la menor cantidad posible
de recursos para obtener el resultado esperado.
Evaluacin.- Capacidad de analizar, estudiar y considerar
lo examinado.
Hacer.- Implementar los procesos
Informacin.- Cualquier forma de registro electrnico,
ptico,

magntico

en

otros

medios,

previamente

procesado a partir de datos que pueden ser almacenados,

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CONTABILIDAD Y AUDITORIA

distribuidos y sirven para anlisis, estudios y toma de


decisiones.
Indicadores.-

Medicin

para

saber

cmo

se

est

cumpliendo el proceso.
ndices.- Porcentaje o valor real obtenido al final de un
proceso.
Infraestructura.- Instalaciones que permiten alojar los
recursos

fsicos

relacionados

con

la

tecnologa

de

informacin.
Insumo.- Es el conjunto de materiales, datos o informacin
que sirven como entrada a un proceso Rosero
Manual de normas y procedimientos.- Expresa de forma
analtica las actividades administrativas a travs de las
cuales se canaliza la actividad operativa de la empresa, as
como la enunciacin de normas bsicas que regirn cada
una de las actividades
Mejora

continua.-

Se

consigue

con

las

acciones

preventivas, correctivas y el respaldo de todos los

PATRICIA MARISTELA ABRIL SALAZAR

/ 2008

53

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CONTABILIDAD Y AUDITORIA

funcionarios

trabajadores

de

la

entidad

comprometindose a no reincidir.
No conformidad.- Es el producto que se presenta en el
proceso o al final de ste; posee fallas, problemas, errores,
debilidades, etc.
Organizacin.- Conjunto de personas e instalaciones
ordenadas segn un esquema de responsabilidades,
autoridades y relaciones.
Planificar.-

Establecer

los

objetivos

procesos

necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los


requisitos del cliente y las polticas de la organizacin
Proceso.-Conjunto

de

actividades

mutuamente

relacionadas o interactuantes, las cuales transforman


elementos de entrada en resultados.
Producto.- Resultado de un proceso (el educando, pues en
l radican y cristalizan los buenos y malos resultados del
proceso educativo; constituyen la primera y ltima razn de
ser de la educacin; es imposible separar la persona de la
evaluacin de resultados) Marcelo Rosero

PATRICIA MARISTELA ABRIL SALAZAR

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CONTABILIDAD Y AUDITORIA

Procedimiento.- Es el mtodo que especifica los pasos a


seguir para cumplir un propsito determinado.
Poltica de Calidad -

Son planes permanentes que

establecen

generales

parmetros

para

la

toma

de

decisiones.
Seguridad de la informacin.- Mecanismos implantados
que

garantizan

la

confidencialidad,

integridad

disponibilidad de la informacin y los recursos relacionados


con ella.
Verificar.- Realizar el seguimiento y medicin de los
procesos y los productos

respecto a las polticas, los

objetivos y los requisitos para el producto e informar sobre


los resultados.

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55

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CONTABILIDAD Y AUDITORIA

BIBLIOGRAFA
Referencias de fuentes impresas
Leyes
CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO Reglamento
General de Bienes del sector pblico

Reg. Oficial

octubre de 2006.
CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO Curso de
Control de Bienes en el Sector
Pblico

Direccin Regional 2- Cuenca 22 de abril de

2005.
Manual General de Administracin y Control de los
Activos Fijos del Sector Pblico

Registro Oficial 7 de

mayo de 1997.
Manual de Contabilidad Gubernamental

para los

Colegios ao 2001
COLEGIO Fiscomisional Experimental Asuncin Manual
de Procedimiento Interno
para Inventarios Diciembre de 2007
COLEGIO Fiscomisional Experimental Asuncin Manual
de Funciones marzo 2008
Libros
ROSERO Aguirre Marcelo

El da en que los ngeles

perdieron las alas

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/ 2008

56

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CONTABILIDAD Y AUDITORIA

Gua para implantar un sistema de Calidad ISO 9000 en la


Educacin Primaria, Media y Universitaria

EMAAP-Q

Quito-Ecuador 2004
STONER, FREEMAN Y GILBERT Administracin Editorial
Prentice Hall 1995
CASHIN J. y otros Enciclopedia de la Auditoria Tomo 1,
Editorial Ocano, edicin 1993 Espaa.
Tesis Publicada
Patricia Quezada, Catalina Romero 2006 Tesina sobre
Teora del control Interno aplicado a la empresa Los
Cofanes

previo a la obtencin del ttulo de Contador

Pblico Autorizado, Universidad de Cuenca.

Pginas de Internet
www.contralora.gov.ec/normativa/NTCI-PRES-INDICE
www.unmsm.edu.pe/ogp/ARCHIVOS/NORMASTECNICAS-DE-CONTROL-INTERNO
www.monografias.com/trabajos11/conin.shtml64

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ANEXO No. 1

COLEGIO FISCOMISIONAL EXPERIMENTAL "LA ASUNCIN"


SOLICITUD DE REQUERIMIENTOS DE SUMINISTROS Y MATERIALES
RGA-7.4-01
FECHA: .

N ..

DEPARTAMENTO:

CANTIDAD

DESCRIPCIN

Escuela

Almohadillas Pelikan
Archivador tamao oficio
Archivador tamao telegrama
Borradores BR-40
Borradores blancos PZ 20
Borradores de pizarrn
Cajas de Acuarelas
Cajas de Alfileres
Cajas de Chinchetas
Cajas de clips andino
Cajas de crayones
Cajas de grapas grandes
Cajas de grapas pequeas
Cajas de hojalillos
Cajas de pinturas a colores
Cajas de temperas
Carpetas plsticas
Cartulina negra pliegos
Cartulina bristol pliegos
Cartulina tamao A 4
Cinta masking tape
Cinta Scosh
Cinta de embalaje
CD Grabable
CD Regrabable
Compases pequeos con tornillo
Cuadernos 100 hojas pequeos espirales
Cuadernos 100 hojas universitarios
Cuadernos 60 hojas
Cuadernos 60 hojas espirales pequeos
Cuchillas grandes
Cuchillas pequeas
Diskettes Maxel
Esferos Bic punta fina
Esferos Bic punta media
Folder Nacional o Carpeta de cartulina
Frascos de Peganol o Gomeros
Frascos de tinta para Almohadilla
Paquetes de 500 hojas de papel bond
Paquetes de 50 hojas de papel perforado a cuadros
Pliegos de Fomix de varios colores

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58

Colegio

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CONTABILIDAD Y AUDITORIA
Tijeras
Lapiz con borrador
Frascos de liquido corrector pluma
Juegos de marcadores de 12 colores
Marcadores de pizarrn
Marcadores punta fina
Marcadores resaltadores
Marcadores de cartulina Snowman 400 gruesos
Marcadores para fomix
Pinceles Nro. 2
Pinceles Nro. 6
Cajas de plastilina
Pega Stick en barra
Pliegos de papel bond 120 gramos
Pliegos de papel de brillo
Pliegos de papel de seda
Plegos de papel peridico
Registros de control
Reglas plasticas grandes 50 cmt
Reglas pequeas 30 cmt
Tiza blanca
Tiza de colores

Laboratorios, Conserjes, Audiovisuales, Imprenta, Dpto.


Mdico, Dpto. Odontolgico, Guardalmacn, Dibujo anote a
continuacin listado de requerimientos de suministros
propios de su rea:

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/ 2008

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FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y ADMINISTRATIVAS
CONTABILIDAD Y AUDITORIA

ANEXO No. 2
UNIDAD EDUCATIVA "LA ASUNCIN"
FORMULARIO PARA REGISTRO DE PROVEEDORES
Sr. Proveedor:

Informamos a Ud.(s) que el Colegio Fiscomisional Experimental "La Asuncin", ha implementado un Sistema de Gestin de
Calidad bajo la norma ISO 9001:2000, y ha establecido que las compras que sean necesarias realizar se las efectuar a
proveedores calificados

EVALUACIN

ASPECTOS A EVALUAR

POR

LA

DATOS
LLENADOS
POR
EL
UNIDAD EDUCATIVA
PROVEEDOR
ADJUNTANDO
(Espacio a ser llenado
DOCUMENTOS DE RESPALDO
por el Plantel)

REQUISITOS LEGALES
Razn social
Representante legal
N de cdula
RUC
N Carn profesional o artesanal vigente ( en caso
de proveedores de servicios)
REQUISITOS DE CALIDAD: Adjuntar listado de
productos o servicios que puede ofrecernos y sus
marcas
SERVICIO DE ENTREGA: Indicar si cuenta con
servicio de entrega o atencin a domicilio
SERVICIOS DE POST VENTA: Indicar si su
empresa o negocio ofrece este servicio y detallar
en que consiste
RELACIN COMERCIAL PREVIA: Indicar si ha
mantenido o mantiene una relacin comercial con
nuestra Institucin (hace cunto tiempo?)
RECOMENDACIONES: Adjuntar certificados de
clientes que acrediten que han recibido de su parte
un buen servicio o producto
Si el proveedor es de materiales didcticos, previo
a la compra se adjuntar un informe del Jefe de
rea
Si es proveedor nico de bienes o servicios ser
calificado automticamente

PARA CAPACITADORES
Los capacitadores de la Direccin de Educacin o
los del Plantel son calificados directamente
Otros capacitadores deben adjuntar justificativos
de su experiencia en el tema

Nota: Sr. Proveedor le informamos que anualmente o antes, si es necesario, estos datos deben ser
actualizados y que al momento de recepcin de las adquisiciones, evaluamos si los productos estn
dentro de las especificaciones establecidas, si se cumple co
Atentamente,

Lcdo. Walter Auquilla Tern


RECTOR

POR POLTICA DE LA INSTITUCIN, EST PROHIBIDO AL


PERSONAL DEL PLANTEL DE SOLICITAR O RECIBIR
OBSEQUIOS O COMISIONES A NIVEL PERSONAL EN
COMPRAS. EL INCUMPLIMIENTO DE ESTA DISPOSICIN
SER CAUSA PARA SUSPENDER NUESTRA RELACIN
COMERCIAL.

PATRICIA MARISTELA ABRIL SALAZAR

/ 2008

60

UNIVERSIDAD DE CUENCA
No. 3
FACULTAD DEANEXO
CIENCIAS ECONMICAS
Y ADMINISTRATIVAS
CONTABILIDAD
Y AUDITORIA
UNIDAD EDUCATIVA "LA ASUNCIN
UNIDAD EDUCATIVA
"LA ASUNCIN
REGISTRO DE CALIFICACIN DE PROVEEDORES

REGISTRO DE CALIFICACIN DE PROVEEDORES

P unt a je
O bt e nido

C rit e rio s :

P unt a je
O bt e nido

C rit e rio s :

Nom bre del Proveedor: Comercial Salvador Pacheco


Mora
- Requisitos legales:

Nom bre del Proveedor:DISCOMSA

Representante legal, razn social, RUC,

Representante legal, razn social, RUC,

- Requisitos legales:

20 Puntos.

20 Puntos.

20

- Requisitos de calidad:

- Requisitos de calidad:

* Productos que ya han sido utilizados y de marcas


reconocidas dentro de la
institucin.... 30 Puntos.

* Productos que ya han sido utilizados y de marcas


reconocidas dentro de la
institucin.... 30 Puntos.

30

20

30

* Productos equivalentes o sustitutos a los de marcas


reconocidas ... 20 puntos.

* Productos equivalentes o sustitutos a los de marcas


reconocidas ... 20 puntos.

- Servicios ofrecidos por la em presa:

- Servicios ofrecidos por la em presa:

* Entrega de productos en la institucin


...20 puntos

* Entrega de productos en la institucin


...20 puntos

* Entrega de productos en sus locales comerciales


..10 puntos
* Relacin comercial previa positiva con la Institucin, en
cuanto a prestacin de servicios de post venta
........20 puntos

20

10

* Entrega de productos en sus locales comerciales


..10 puntos

20

* Relacin comercial previa positiva con la Institucin, en


cuanto a prestacin de servicios de post venta
........20 puntos

* Relacin comercial previa positiva con la Institucin,


aunque no ofrece servicios de post venta
.........15 puntos

* Relacin comercial previa positiva con la Institucin,


aunque no ofrece servicios de post venta
.........15 puntos

- Recom endaciones

- Recom endaciones

Presenta recomendaciones de otras instituciones o


empresas 10 puntos

Presenta recomendaciones de otras instituciones o


empresas 10 puntos

10

TOTAL

80

TOTAL

80
UNIDAD EDUCATIVA "LA ASUNCIN

UNIDAD EDUCATIVA "LA ASUNCIN

REGISTRO DE CALIFICACIN DE PROVEEDORES

REGISTRO DE CALIFICACIN DE PROVEEDORES

P unt a je
O bt e nido

C rit e rio s :

Nom bre del Proveedor: SAOREDES

N o m bre de l P ro v e e do r :Luis eduardo Frez M atute

- Requisitos legales:
Representante legal, razn social, RUC,

P unt a je
O bt e nido

C rit e rio s :

- Requisitos legales:
20 Puntos.

20

Representante legal, razn social, RUC,

20 Puntos.

- Requisitos de calidad:

- Requisitos de calidad:

* Productos que ya han sido utilizados y de marcas


reconocidas dentro de la
institucin.... 30 Puntos.

* Productos que ya han sido utilizados y de marcas


reconocidas dentro de la
institucin.... 30 Puntos.

* Productos equivalentes o sustitutos a los de marcas


reconocidas ... 20 puntos.

* Productos equivalentes o sustitutos a los de marcas


reconocidas ... 20 puntos.

- Servicios ofrecidos por la em presa:

- Servicios ofrecidos por la em presa:

* Entrega de productos en la institucin


...20 puntos

20

* Entrega de productos en la institucin


...20 puntos

* Entrega de productos en sus locales comerciales


..10 puntos

* Entrega de productos en sus locales comerciales


..10 puntos

* Relacin comercial previa positiva con la Institucin, en


cuanto a prestacin de servicios de post venta
........20 puntos

* Relacin comercial previa positiva con la Institucin, en


cuanto a prestacin de servicios de post venta
........20 puntos

20

* Relacin comercial previa positiva con la Institucin,


aunque no ofrece servicios de post venta
.........15 puntos

* Relacin comercial previa positiva con la Institucin,


aunque no ofrece servicios de post venta
.........15 puntos

- Recom endaciones

- Recom endaciones

Presenta recomendaciones de otras instituciones o


empresas
10
puntos SALAZAR
PATRICIA
MARISTELA ABRIL

10 /

Presenta recomendaciones de otras instituciones o


2008empresas 10 puntos 61

20

20

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FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y ADMINISTRATIVAS
CONTABILIDAD Y AUDITORIA

ANEXO No. 4
ACTA DE ENTREGA RECEPCION
MUEBLES FISCALES, ENTRE EL
MONTERO
GUARDALMACN
DE
EDUCATIVA ASUNCION, Y EL SEOR
ING. JAIME ZEAS, LABORATORISTA
ASUNCION.

DE BIENES
(Sr.) KLBER
LA
UNIDAD
PROFESORES:
DEL COLEGIO

En la Ciudad de Cuenca, a los veinte das del mes de


Marzo del 2007 los suscritos: Sr. Clber Montero O.
Guardalmacn de la Unidad Educativa Asuncin, y el Sr.
Ing. Jaime Zeas, Laboratorista del Colegio, Asuncin,
respectivamente, se constituyen en la Bodega del Plantel a
fin de suscribir el acta de ENTREGA-RECEPCION de los
bienes que corresponden a este Departamento,
los
mismos que se detallan en el anexo correspondiente
y
son propiedad de la Unidad Educativa Asuncin.
Al efecto presente las mencionadas partes proceden a la
constatacin fsica y conteo de los bienes.
Para constancia y conformidad de lo actuado suscriben la
presente acta en original y copia las personas que han
intervenido.
Lcdo. Walter Auquilla T.
RECTOR
GUARDALMACEN

Sr. Clber Montero O.

Ing. Jaime Zeas.


RECIBI CONFORME

PATRICIA MARISTELA ABRIL SALAZAR

/ 2008

62

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FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y ADMINISTRATIVAS
CONTABILIDAD Y AUDITORIA

ANEXO No. 5
ACTA DE CONSTATACION FSICA DEL INVENTARIO DE
SUMINISTROS Y MATERIALES FISCALES
DE
PROPIEDAD DE LA UNIDAD EDUCATIVA ASUNCION
En la Ciudad de Cuenca, a los dos das del mes de Enero
del 2007, se constituyen los seores: Lcdo. Walter Auquilla
T. Rector de la Unidad Educativa Asuncin, Sra. Patricia
Argudo, Colectora de la Unidad Educativa Asuncin, Srta.
Samantha Ulloa. Contadora de la Unidad Educativa
Asuncin, Sr. Clber Montero O. Guardalmacn de la
Unidad Educativa Asuncin, con la finalidad de realizar la
constatacin
fsica del Inventario de Suministros y
Materiales Fiscales con la presencia de su custodio Sr.
Klber Montero O.
Luego de la constatacin fsica y control realizados se
indica que los Inventarios estn en orden y no se
determina observacin alguna.
Para constancia y conformidad de lo actuado suscriben la
presente acta en original y copia las personas que han
intervenido
Lcdo. Walter Auquilla
Montero O.
RECTOR
GUARDALMACN

Sr. Klber

Sra. Patricia Argudo


Samantha Ulloa
COLECTORA
CONTADORA

PATRICIA MARISTELA ABRIL SALAZAR

Srta.

/ 2008

63

UNIVERSIDAD DE CUENCA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y ADMINISTRATIVAS
CONTABILIDAD Y AUDITORIA

ANEXO No. 6
ACTA DE BAJA DE BIENES MUEBLES PARTICULARES
DEL COLEGIO FISCO MISIONAL EXPERIMENTAL
ASUNCION
En la Ciudad de Cuenca, a los veinte y dos das del mes de
Noviembre del 2007, los suscritos Lcdo. Walter Auquilla T.
Rector de la Unidad Educativa Asuncin, Sra. Patricia
Argudo Colectora de la Unidad Educativa Asuncin, Srta.
Samantha Ulloa, Contadora de la Unidad Educativa
Asuncin, Sr. Clber Montero O. Guardalmacn de la
Unidad Educativa Asuncin, Prof. Maria Eugenia Soto
delegada del H. Consejo Directivo se constituyen en el local
donde funciona la Bodega del Plantel a fin de suscribir el
acta de baja del bien que se detallan a continuacin: en
cumplimiento a lo dispuesto en el oficio Nro.582 SG/CA del
16 de Noviembre del 2007, suscrito por el Sr. Rector con
aprobacin del H. Consejo Directivo.
_______________________________________________
_____________
DETALLE
CANT.
PRECIO
VALOR
UNITARIO
TOTAL
_______________________________________________
_____________
- Pedestales micrfono TE-13-08
3
2,66
7,97
Deck
Tocacassette
marca
SANSUI
1
31,87
31,87
- Micrfono Shure 14HCL
1
11,36
11,36
Micrfonos
marca
shure
con
cables
2
13,28
26,56
Y plubs

PATRICIA MARISTELA ABRIL SALAZAR

/ 2008

64

UNIVERSIDAD DE CUENCA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y ADMINISTRATIVAS
CONTABILIDAD Y AUDITORIA

_______________________________________________
____________
Suman:
..$.
77,76 dlares
Los Bienes que se dan de baja tienen el valor de (Setenta
y siete dlares con setenta y seis centavos)
Valor que se procede a dar de baja y destruir en los
terrenos adjuntos al Plantel.
Para constancia y conformidad de lo actuado suscriben la
presente acta las personas que han intervenido en dos
ejemplares de igual tenor

Lcdo.
Walter
Ing. Patricia Argudo
RECTOR
COLECTORA

Sra.
Sr. Clber Montero
CONTADORA
GUARDALMACEN

Auquilla

Samantha

PATRICIA MARISTELA ABRIL SALAZAR

/ 2008

T.

Ulloa

65

UNIVERSIDAD DE CUENCA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y ADMINISTRATIVAS
CONTABILIDAD Y AUDITORIA

Prof. M. Eugenia Soto


DELEGADA DEL H.C.D

ANEXO No. 7

4.1 MACRO PROCESOS DEL COLEGIO FISCOMISIONAL EXPERIMENTAL " LA ASUNCIN "

PATRICIA MARISTELA ABRIL SALAZAR

/ 2008

66

UNIVERSIDAD DE CUENCA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y ADMINISTRATIVAS
CONTABILIDAD Y AUDITORIA
C d i g o : PGA - 7.4 - 0 1

ANEXO No. 8
PR OC ED I M I EN T O D E C OM PR A S D E M A T ER IA LES D I D C T I C O S,
B IEN ES M U EB LES, M A T ER IA LES Y SU M IN IST R OS, M A T ER IA LES D E
C O N ST R U C C I N Y SER V I C I OS

5.Docum entos
Asociados
En base a los requerimientos recibidos, definimos compras a realizar o
servicios a contratar, elaboramos el plan de adquisiciones ( de acuerdo
a lo aprobado por el Rector y C. Directivo en base al presupuesto) y
designamos a colaboradores responsables de las adquisiciones.

El Colaborador

Presupuesto

R ev. N o . : 1da. emisin

6.Registros
Generados

Plan
de Rector
C. Directivo
aduisiciones
C. Designado

Proformas

Si designado obtiene

C. Designado
Rector

proformas del listado de


proveedores, y
elegimos la ms
conveniente.

El monto de compra
puede aprobar el
Rector?

7.
Responsable

No
Plan
de Rector
C. Directivo
aduisiciones
aprobado

Informamos al H.C.D. para su aprobacin o modificacin

Se aprueba?

Aplicamos reformas
necesarias

No

Si
El Colaborador o comisiones especializadas designadas, obtienen
proformas del listado de proveedores calificados, para elegir la ms
conveniente. Cuando sean proveedores nicos, sern seleccionados
automticamente. En caso de compras de equipos o materiales
didcticos especializados, se unir a la Comisin un experto en el
rea requerida . Los miembros de la comisin no debern tener
parentesco o relacin comercial alguna con los ofertantes.

Se adquiere el bien o servicio y/o en caso de ser necesario se


elabora un contrato

C. Designado
Proformas

J. de rea
C. Especial

Proformas
elegidas
Rector
Contrato
( triplicado)

Secretara
Proveedor
Guardalmacn

La
compra
realiza da
est
conforme ?

Si

Se devuelve la
adquisicin para cambio
C. Designado
No

Se anula pedido

El responsable de la adquisicin avaliza con su firma en la factura la


recepcin y conformidad de la compra realizada y pasa a
colectura para que se realice el pago. En el caso de bienes que
deban ser inventariados, se envia la compra a la dependencia

C. Designado
Rector
Colectora
Inventarios

El solicitante llena la
solicitud de
requerimientos

Guardalmacn
J. departamento

Es
necesario
realiza r
compras
que no constan en
el cronograma de
dotacin ?

PATRICIA MARISTELA ABRIL SALAZAR

Contadora

/ 2008

67
Solicitud
de Solicitante
requerimientos

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CONTABILIDAD Y AUDITORIA

ANEXO No. 9
COLEGIO FISCOMISIONAL EXPERIMENTAL "LA ASUNCIN"
LISTADO DE PROVEEDORES
Materiales, bienes muebles, medicamentos equipos materiales de construccin

Construccin y mantenimiento

Materiales didcticos y servicios de capacitacin

Fecha:30 de noviembre de 2007

Cdigo: RRE-7.4-01-03

REPRESENTANTE LEGAL O
PERSONA NATURAL (Cuando
se trata de prestacin de
servicios de capacitacin o
construccin y mantenimiento)

CEDULA DE C.

AUSTROCOPY S. A.

Mauricio Contreras

010215706-2

019157598-001

Av. Las Amricas


Edificio Horizontes
Local 9

2832994
2838397

Papelera
coninsq2@etapaonline 90
Accesorios y Equ.
.net.ec
De Computacin

BAZAR LA VICTORIA Ulloa


Pacheco Cia. Ltda.

Marcelo Ulloa

010196950-9

0190158748-001

Gran Colombia
7-34 y Borrero

2822951
2843407

lavicto@cunetsatnet.n 60 Equ. De
Video Ut. De of. Y
et
Computacin

COMERCIAL LUNA
PAZMIO CIA.LTDA.

Luca Luna Pazmio

050174322-3

190168824-001

Ave.Pichincha s/n y
Lorenza Piedra

72882-158

1791263685-001

Telefax
Toms Ordoez 9-18
(593-7)2821y Bolivar
434

0190048365-001

Luis Cordero 9-70


72842388
Ave. Huayna Cpac 280-5763
9-40
Cel.093127304

010094737-3

01009473730001

Francisco
Moscoso y Av.
27 de febrero

2888417

2480148
No
098256599

RAZN SOCIAL (Cuando se trata


de empresas o instituciones)

COMERCIO Y
Eco. Jimmy Antonio
ASESORA "COMASE"
Rivadeneira Flor
CIA.LTDA.

140016494-1

COMERIAL SALVADOR Bolivar Clodoveo


Muoz Jara
PACHECO MORA

COMERCIAL VIVAR

Jhenny Vivar

RUC

DIRECCIN

COMPUTECHNOLOGIES

Ing. Arturo Sacoto

010249691-6

Jos Fajardo
0190155390-001 1-244 y P.
Matovelle

CONSTRUMUEBLE

Csar Matute Barros

010281613-9

0102816139-001 Chilcapamba

PATRICIA MARISTELA ABRIL SALAZAR

/ 2008

TELFONO

CALIFICACIN Y
TIPO DE BIENES Y
SERVICIOS

E-MAIL

80 Materiales de
Construccin y
Ferretera

comase@cosinet.net

80
Soluciones
audiovisuales,
sistemas de
proteccin elctrica
cableado,
asistencia tcnica

cap@cspmsa.com

90
Equi. de
Computacin,
pinturas, tubera,
equ. De audio y
video

Sin nmero No

85

Ferretera

65
Equipos de
Computacin
Sotware,
ventas@computecnolol.com
Suministros de
oficina
65 Muebles de
oficina

68

UNIVERSIDAD DE CUENCA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y ADMINISTRATIVAS
CONTABILIDAD Y AUDITORIA

DIGITOP

Josefina Cruz Lpez

170302753-8

DISCOMSA

Claudio Verdugo

DISMAREX

Fernando Durn

010252199-4

DITECRAL

Ruben Ochoa M.

ELECTRONICA
TORRES

Virgil Matas E70170327538-001 724 y El Morln


Quito

2811714 digitop@yahoo.com

60
Fotocopiadoras,
impresoras, equi.
de imprenta,
duplicadoras

Juan Len Mera 3-88 72825111


Fax 2860367

70 Materiales y
suministrso de
oficina y
computacin

0102521994-001

Edwin Sacoto y
calle del Batn

2810880 No

80 Mantenimiento
y recarga de
extintores

010147579-6

0101475796-001

Fasayn 3-41 y
Altar Urco

2808762

Juan Torres

010130319-5

No

Juan Jaramillo
9-49

2834306 No

86
Equipos de
audio y video,
mantenimiento y
reparacin

ESTRELLITA

Carmen Gmez

010157655-1

0101576551-001

2805020 No

75
Cera para
pisos de madera

FEDERACIN
DEPORTIVA

Delia Bravo Delgado

010222709-7

FERROMATERIAL

Violeta Brito

030082914-1

0300829140-001

Guapondlig y
Juan Jos Flores

2800987 No

95

FLORISTERA AZUAY

Rosa L. Pintado

010160347-0

0101603470-001

Sucre 14-60 y
Coronel Tlbot

2834155 No

65

FRIOSABORES CIA.
LTDA.

Marco Durn

010281065-2

GYGA COMPUTERS

Freddy Serrano G.

010345436-9

IMPORSOPAPEL
PAPELERA G. SOTO

Hernn Soto Cepeda

010082039-8

INFOLINK

Boris Torres Almeida

010205965-6

LAKSMI SONIDO

Edison Berrezueta

1023478040 1023478040-001 y Juan Jos Flores

010231644-5

Yaruqui S/N y
Janahurco
Av. 12 de abril
0102227097-001 S/N y Unidad
Nacional

Cajas 1-87 y
0190168697-001 Avenida de los
Andes
P. Crdova 180103454369-001 42 y Benigno
Malo
Mariscal Lamar
0190153142-001
13-60
010205965-001

Paucarbamba 197 y Doce de


Abril

012316445-001

Av. De las
Amricas 9-202

PATRICIA MARISTELA ABRIL SALAZAR

/ 2008

Diseo
matuco@etapa.net.co 70
tcnico de alumnio
m.ec
y cristal

80

Implementos

2882775 deliabd@hotmail.com deportivos

28008059 No

55
Materiales y
suministros de
limpieza

2832847 gig@computers

75
Equipos de
computacin,
proyectores

2823718
imposo@ecua.net.ec
2834363

95
Papelera y
suministros de
oficina
65
Equipos de
computacin,

2816033 infoklin@vio.satnet.net suministros, papel y


tinta

72386928 No

75
Servicio de
amplificacin

69

UNIVERSIDAD DE CUENCA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y ADMINISTRATIVAS
CONTABILIDAD Y AUDITORIA
COLEGIO FISCOMISIONAL EXPERIMENTAL "LA ASUNCIN"
LISTADO DE PROVEEDORES
Materiales, bienes muebles, medicamentos equipos materiales de construccin

Materiales didcticos y servicios de capacitacin

Construccin y mantenimiento

Fecha:30 de noviembre de 2007


RAZN SOCIAL (Cuando se trata
de empresas o instituciones)

EDITORIAL DON
BOSCO

Cdigo: RRE-7.4-01-03

REPRESENTANTE LEGAL O
PERSONA NATURAL (Cuando
se trata de prestacin de
servicios de capacitacin o
construccin y mantenimiento)

CEDULA DE C.

Lcdo. Jorge Snchez

019000513-5

0190005135-001

010167453-9

Av. Del Tejar


0190043797-001
S/N y Pelileo

IMPRENTA MONSALVE Fernando Monsalve


Moreno
MORENO

RUC

PATRICIA MARISTELA ABRIL SALAZAR

DIRECCIN

Vega Muoz y
General Torres

/ 2008

TELFONO

No

CALIFICACIN

E-MAIL

70

No
90

Papel,

romulo@imprentamon impresin,
2858800
suministros para
salve.com
fotocopiadora

70

UNIVERSIDAD DE CUENCA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y ADMINISTRATIVAS
CONTABILIDAD Y AUDITORIA
COLEGIO FISCOMISIONAL EXPERIMENTAL " LA ASUNCIN"
REGISTRO DE EVALUACIN DE PROVEEDORES

ANEXO No. 10
RRE-7.4-01-04

M ateriales, bienes muebles, medicamento s equipo s materiales


de co nstrucci n: Co nsidera cumplimineto de especificacio nes, y
tiempo de entrega

M ateriales didctico s: co nsidera tiempo de entrega.Servicio s de


capacitaci n:evaluaci n po r parte de lo s asistentes co n un de mnimo 75%

Co nstrucci n y mantenimiento : co nsidera tiempo de entrega de la o bra y cumplimiento


co n las especificacio nes de co nstrucci n

x
FECHA

PROVEEDOR

12/02/2008 DITECRAL

DETALLE DE LA COMPRA Y/O TRABAJO


REALIZADO
Cancelacin por elaboracin de pupitres y
cerramiento del parqueadero $ 1.582,70

C ON F OR M E

NO
C ON F OR M E

O B S E R V A C IO N E S

Permanece en la lista

15/02/2008 SERVICIOS Y COMERCIO

Compra de fusor para impresora de secretara del


Rector $ 100,80

Permanece en la lista

18/02/2008 REFILLEXPRESS

Compra de tinta para impresora $ 441,oo

Permanece en la lista

21/02/2008 PC EXPERTOS

Compra de parlantes para audiovisules segn plan


de adquisicin $ 201,30

Permanece en la lista

Compra de balones para donacin a escuela


Hermano Miguel $ 68,30

Permanece en la lista
Permanece en la lista

CASA DEPORTIVA
29/02/2008 IMPORSOPAPEL S.A.

Compra de engrapadora elctrica $ 49,63

PC EXPERTOS

Compra de pen drives $ 47,oo

Permanece en la lista

CASA DE LA CORTINA

Compra de coritnas $ 241,50

Solicitar que se califique

FERRETERIA VASQUEZ BRITO

Compra de soldadora Indura 1250 $ 388,57

Es la primera vez que se adquiere

REFILL EXPRESS

Compra de tinta para impresora $ 432,38

Permanece en la lista

RESPONSABLE DE EVALUACIN: .

PATRICIA MARISTELA ABRIL SALAZAR

/ 2008

71

ANEXO No. 11
UNIVERSIDAD DE CUENCA
COLEGIO FISCOMISIONAL EXPERIMENTAL "LA ASUNCIN"
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y ADMINISTRATIVAS
MATRIZ GENERAL DE INDICADORES
CONTABILIDAD Y AUDITORIA
2007-2008
RAD-RE-8.4-01

MES

PROCESO

REA
DEPARTAMENTAL
O ACADMICA

META

INDICADOR

RESPONSABLE

MN. SATIS. MX.

fin de c/mes

Gestin de Recursos:
Econmicos

Compras

Patricia Abril

% de compras a proveedores calificados

80%

90% 100%

fin de c/mes

Gestin de Recursos:
Econmicos

Compras

Patricia Abril

% de productos entregados acorde a especificaciones de


90%
compra

95% 100%

fin de c/mes

Gestin de Recursos:
Econmicos

Compras

Patricia Abril

% de entregas dentro del tiempo previsto

95% 100%

90%

Cuenca, . de abril de 2008


Dra. Roco Vicua Flores
Coordinadora de S.G.C.
Su despacho
Para los fines pertinentes envo a UD. resultados de ndices de gestin obtenidos respecto a los siguientes
indicadores:
1.

% de compras realizadas a proveedores calificado

I.G.= N compras realizadas a proveedores calificados x 100 =


N total de compras
2.

...90.....%

% de productos entregados de acuerdo a especificacin de compra


I.G.= N de productos entregados de acuerdo a especificacin de compras x 100 =
N total de productos entregados

3.

100. %

% de productos entregados de acuerdo a especificacin de compra


I.G.= N de productos entregados de acuerdo a la fecha prevista x 100 =
N total de productos entregados

100. %

Atentamente,

C.P.A. Patricia Abril S.

PATRICIA MARISTELA ABRIL SALAZAR

/ 2008

72

RESULTADOS

UNIVERSIDAD DE CUENCA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y ADMINISTRATIVAS
CONTABILIDAD Y AUDITORIA

ANEXO No. 12
1.- Seale Con qu regularidad visita el Departamento de Guardalmacn?
TABLA No. 1
RESPUESTAS

FRECUENCIA

PORCENTAJES

ABSOLUTA

2
8
4
3
3
20

SEMANAL
QUINCENAL
MENSUAL
TRIMESTRAL
ANUAL
TOTAL

10%
40%
20%
15%
15%
100%

- El personal de los departamentos acuden en forma regular para aprovisionarse de los materiales
necesarios, solo el 15% solicita al inicio del ao y no lo vuelve a hacer.

2.- Siempre que solicita materiales el Sr. Guardalmacn le hace firmar el recibo, o el
acta de entrega recepcin correspondiente?

Seale

TABLA No. 2
RESPUESTAS

FRECUENCIA

PORCENTAJES

ABSOLUTA

SI

20

NO

TOTAL

20

100%

100%

- El Sr. Guardalmacn tiene la precaucin de hacer firmar los documentos de respaldo por los egresos,
aunque muchas veces no sea en forma inmediata, en ocasiones son varias solicitudes y todas al mismo
tiempo.

3.- Cuando requiere de suministros el Sr. Guardalmacn se encuentra en su oficina


TABLA No. 3
RESPUESTAS

FRECUENCIA

PORCENTAJES

ABSOLUTA

SI

12

60%

NO
TOTAL

8
20

40%
100%

PATRICIA MARISTELA ABRIL SALAZAR

/ 2008

73

UNIVERSIDAD DE CUENCA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y ADMINISTRATIVAS
CONTABILIDAD Y AUDITORIA

Si su respuesta es Negativa. Ud. cree que se encuentra:

TABLA No. 3
RESPUESTAS

FRECUENCIA

PORCENTAJES

ABSOLUTA
..en otro lugar

25%

50%

2
8

25%
100%

de la Institucin
..realizando
compras
..otras actividades
TOTAL

- De las respuestas obtenidas a 8 personas que representan el 25% no le encuentra en su lugar de trabajo,
opinan que debe est realizando otro tipo de actividades, esta ausencia ha originado algunas veces
malestar en las personas que requieren materiales en forma inmediata dndose quejas al respecto. Se ha
confirmado que todas las veces el Guardalmacn se encuentra ausente pero dentro del establecimiento
haciendo sus labores; cuando sale de los predios informa a la Inspectora General.
4.-

Ha requerido algn tipo de material adicional al solicitado al inicio del ao lectivo

que no haya sido tomado en cuenta? Escriba la clase de material que ha requerido.

TABLA No. 4
RESPUESTAS

FRECUENCIA

PORCENTAJES

ABSOLUTA

2
2
6
10
20

computadora
cmara de fotos
proyector
nada extra

TOTAL

10%
10%
30%
50%
100%

- Los materiales que se entregan al inicio del ao constan en el presupuesto que se realiza en el mes de
enero, con ello se elabora el cronograma de adquisiciones, cuando no se las ha hecho a tiempo la opcin
es solicitar a las autoridades pero algunas veces las prioridades son otras.

5.- Hace cunto tiempo se realiz en su departamento una constatacin fsica de los
bienes?
TABLA No. 5
RESPUESTAS

FRECUENCIA

PORCENTAJES

ABSOLUTA
al inicio del ao
no recuerda
hace dos meses
hace un ao
TOTAL

PATRICIA MARISTELA ABRIL SALAZAR

8
3
4
5

40%
15%
20%
25%

20

100%

/ 2008

74

UNIVERSIDAD DE CUENCA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y ADMINISTRATIVAS
CONTABILIDAD Y AUDITORIA

- Por el crecimiento de la Institucin se han creado aulas y departamentos, es difcil realizar una toma
fsica a cada uno de los departamentos pues se debe volver a hacer actas de entrega recepcin cuando se
adquieren nuevos bienes. Los tres departamentos que no recuerda afirman que no se ha hecho en aos. El
Guardalmacn explica que algunos se dejan para realizar en el tiempo de vacaciones, por ejemplo en los
talleres de Computacin, laboratorios de Qumica, Fsica.

6.- Cmo calificara el trabajo que realiza el Sr. Guardalmacn? Seale


TABLA No. 6
RESPUESTAS

FRECUENCIA

PORCENTAJES

ABSOLUTA
Muy satisfactorio
Satisfactorio
Poco satisfactorio
Nada satisfactorio

TOTAL

8
7
3
2
20

40%
35%
15%
10%
100%

- El trabajo realizado por las personas no siempre es visto por las dems como eficiente, posiblemente en
este caso se relaciona con el hecho de que constantemente coincide que al momento de solicitar cualquier
bien, el custodio no se encuentra en su lugar de trabajo.

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO


CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
No.

1
2
3
4
5
6
7
8

AREA /PREGUNTAS
ACTIVOS FIJOS: MUEBLES, EQUIPOS DE OFICINA Y COMPUTACIN
FACTOR DE RIESGO DE CONTROL

SI NO OBSERVACIONES

La persona responsable del inventario es otra diferente del


tenedor de libros?
Se realizan inventarios fsicos peridicamente?
Se mantienen archivos de inventario permanente?
Existe polticas establecidas para la compra de
activos Fijos?
Existe responsables para autorizar la adquisicin de los
Activos Fijos?

Se ha comprobado la existencia fsica de los Activos Fijos en


cada unos de los departamentos?
Se emplean rdenes de compras?
La persona que realiza las compras, es diferente del tenedor
de libros?

PATRICIA MARISTELA ABRIL SALAZAR

/ 2008

Realiza la Contadora

X
X
X
X
En la mayora, no en
todos
X
X
X

75

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CONTABILIDAD Y AUDITORIA

FACTORES DE RIESGO INHERENTE


1
2

Existe cobertura de los seguros para la totalidad


de los Activos Fijos?
Existen montos significativos en la cuenta Activos Fijos?

El edificio es
seguro.

Existen las debidas seguridades para el cuidado de los Activos X


Fijos?

La persona responsable del inventario es otra diferente a la que


realiza adquisiciones?

Puertas con
seguridades
guardin privado
Realiza ambas
actividades
el Sr. Guardalmacn

Las respuestas de la encuesta en su mayora son positivas; coinciden las respuestas


que dieron tres departamentos en lo referente a que no se realiza la toma fsica de
inventarios a algunas dependencias. El Sr. Guardalmacn explica que en algunos de
ellos no se dan cambios sustanciales; considera que al ao se hace la toma fsica en un
80%.
Tambin sale a relucir que el tema separacin de funciones, indica que l realiza
personalmente las compras cuando son urgentes, cuenta con la autorizacin respectiva,
manifiesta que cuando se designa una comisin en vez de ser gil se vuelve un
obstculo.
La Institucin no ha contratado pliza de seguros contra incendios o contra robos;
dentro de la misma hay zonas de seguridad que mantienen extintores, el personal est
capacitado en el uso de stos, se realizan constantemente simulacros de evacuacin. En
lo que respecta a las seguridades se cuenta con protecciones en las puertas y ventanas,
adems se tiene contratado Servicio de Guardiana.

PATRICIA MARISTELA ABRIL SALAZAR

/ 2008

76

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CONTABILIDAD Y AUDITORIA

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/ 2008

78