CUADRO DE CLASIFICACIN DOCUMENTAL DEL

DISTRITO
(Cuadro nico de Clasificacin)

Oscar Javier Almanza R.

Asesor
Archivo de Bogot

1. CLASIFICACIN

Es la accin de identificar y agrupar los documentos

en clases o categoras, dentro de una estructura
jerrquica y lgica.
Etimolgicamente clasificar procede del latn classis facere, hacer
clases. Separar o dividir un conjunto de elementos, segn criterios
previamente definidos, para establecer clases o grupos.
Fase previa a la descripcin documental y la primera etapa de un
tratamiento que conduce a la accesibilidad del acervo documental
La identificacin y la agrupacin de los documentos se llevan a
cabo mediante el Cuadro de clasificacin documental.

1. CLASIFICACIN
Por qu clasificar:
Proporcionar una estructura lgica que represente la documentacin
producida o recibida en el ejercicio de las atribuciones o funciones de
una dependencia o entidad.
Facilitar su localizacin conceptual, es decir, acceder a la informacin
contenida en el acervo documental.
Facilitar la localizacin fsica de cada documento o expediente para
su eficaz control y manejo.
Acelerar y sistematizar la organizacin de los documentos.
Eficacia en la recuperacin de la informacin para la toma de
decisiones.
Proteccin de la informacin administrativa.
Estabilidad y continuidad administrativa.
Optimizacin de los recursos econmicos y racionalizacin de los
espacios.

1. CLASIFICACIN
Qu clasificar?
Todos los documentos administrativos producidos y
recibidos por las diferentes dependencias y servicios de la
entidad, con el fin de organizarlos y tratarlos a partir de
los mismos criterios y por medio de los mismos mtodos.
Cundo clasificar?
Los documentos producidos o recibidos por cualquier
dependencia de la entidad se debern clasificar, y por
tanto asignarles el cdigo y el ttulo del Cuadro de
clasificacin que les corresponda (codificarles), desde el
mismo momento de su creacin o recepcin.

2. SISTEMAS DE CLASIFICACIN
Direccin

2.1 ORGNICA

Jurdica

Contabilidad

Tesorera

Funciones

2.2 FUNCIONAL

Actividades

Actividades

Funciones

2.3 ORGNICO-FUNCIONAL

Dependencias

Dependencias

2.1 CLASIFICACIN ORGNICA

Reproduce las estructuras administrativas u

orgnicas de la institucin productora de los
documentos.
Muy til para fondos cerrados, o bien en
casos
de
corta
duracin
en el tiempo o de escasa evolucin
organizativa de una institucin.

2.2 CLASIFICACIN FUNCIONAL

Definida por las actividades bsicas de la institucin,
es decir, las grandes funciones que se desarrollan,
de manera que por su permanencia permiten
construir un cuadro de gran solidez y durabilidad en
el tiempo.
Es un cuadro con una larga durabilidad en cuanto al
tiempo.
Las funciones siguen un esquema piramidal o
jerarquizado, empezando por las ms amplias hasta
llegar a las ms detalladas.
La mayor parte de las funciones han perdurado a lo
largo de la historia.

2.3 CLASIFICACIN ORGNICOFUNCIONAL

Funciones

Direccin

Actividades

Actividades

Jurdica

Contabilidad

Tesorera

Es la utilizacin de un criterio mixto entre la

clasificacin orgnica y la funcional.
Normalmente, las secciones mayores son
definidas
por
las
funciones
y
las
subsecciones por los rganos.

3. LA CLASIFICACIN UNIFORME

Se basa, mayoritariamente, en un cuadro de

clasificacin de carcter funcional, cuyo uso
es extensible a ms de un rgano.
Muy til para entidades y organizaciones que
comparten procedimientos y trmites de un
mismo asunto.

3. LA CLASIFICACIN UNIFORME
VENTAJAS:
No hay que realizar modificaciones cuando se produce un cambio en
la estructura orgnica.
Permitira la movilidad de personal, entre entidades, sin incidencias en
el conocimiento del sistema.
Con este sistema se puede acceder a la consulta global de una
informacin cuando es gestionada por ms de una entidad.
Identificacin de las copias de documentos en diferentes entidades
Permite que usar el mismo lenguaje administrativo.
Este sistema sirve de gua para trabajar documentacin histrica.
El cuadro de clasificacin es la base de la integracin de las tablas de
retencin documental y de la descripcin documental.

3. LA CLASIFICACIN UNIFORME
REQUERIMIENTOS:

Existencia
poltica.

de

voluntad

Capacidad de implementar
un sistema que comporta una
nueva cultura administrativa.
Participacin y disposicin al
cambio en las entidades.
Paciencia: se no se puede
construir todo en un momento

2
5
8
10 11
1
4
7

3
6
9
12

LOS CUADROS DE CLASIFICACIN

Un cuadro de clasificacin es el primer instrumento
de descripcin de un archivo, y el nico que permite
una visualizacin conjunta de los fondos, las
relaciones jerrquicas entre los grupos, as como de
la institucin y de la actividad que desarrolla.
Son los elementos que permite planificar, de una
manera sistemtica, todos los trabajos de tratamiento
del archivo, es decir, transferencias, evaluacin,
seleccin y eliminacin, realizacin de los
instrumentos de descripcin y tabla de retencin.

LOS CUADROS DE CLASIFICACIN

SON TILES PARA:
Establecer vinculaciones entre documentos concretos que,
agrupados, suministren una informacin continuada de la actividad.
Garantizar que los documentos son nombrados apropiadamente en
el tiempo.
Permitir la recuperacin de todos los documentos relacionados con
una funcin general o actividad concreta.
Determinar la proteccin de seguridad y el acceso adecuado para
conjuntos de documentos.
Distribuir responsabilidades para gestionar determinados conjuntos
de documentos.
Distribuir documentos por accin.
Determinar perodos de retencin y acciones de disposicin
adecuadas para los documentos.

EL CUADRO DE CLASIFICACIN
DOCUMENTAL DEL DISTRITO
Es la estructura jerrquica y lgica, organizada
con criterios funcionales y un enfoque basado en
procesos, que recoge cuantas actividades concretadas en documentos- tienen lugar en la
gestin del Distrito.
Es el instrumento de referencia y control en el que
se plasman, las categoras de clasificacin
normalizadas para todo el Distrito, recogidas de
forma exhaustiva y sistemtica.

EL CUADRO DE CLASIFICACIN
DOCUMENTAL DEL DISTRITO

(Uniforme-Integral)

(estandarizado)

El AB facilita,
orienta y
valida las
decisiones
tomadas en
los comits

Los productos: Guas para la

gestin normalizada de los
documentos generados por los
procesos

Mediente
Mediente

mientras
mientras

Mediante
Mediante

Comits
tcnicos de
especialistas
que toman
decisiones
sobre gestin
documental

Requiere un
lenguaje
comn

Donde
Donde

(lista de documentos
agrupados en series)

Es aplicado a
varias
entidades

yy

Que
Que

Es un Cuadro
de
Clasificacin

La
estandarizacin comienza
a partir de los
procesos
comunes

Que
Queproveen
proveen

Los grupos documentales para cada proceso que van conformando el

Cuadro Distrital de Clasificacin Documental

ESTRUCTURA DEL CCD DEL DISTRITO

2
1
Sectores Procesos
3
Series

4
Subseries

ESTRUCTURA DEL CCD DEL DISTRITO

Cod
20

21

22

23

24

25

26

27

Sector
SECTOR GESTIN
PBLICA

Cod
Entidad
104Secretara General
125Departamento Administrativo del Servicio Civil - DASCD
110Secretara Distrital de Gobierno
127Departamento Administrativo de la Defensora del Espacio Pblico - DADEP
SECTOR GOBIERNO,
131Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos
SEGURIDAD Y
203Fondo de Prevenciny Atencin Emergencias - FOPAE
CONVIVENCIA
217Fondo de Vigilancia y Seguridad
220Instituto Distrital de la Participacin y Accin Comunal
111Secretara Distrital de Hacienda
226Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital
SECTOR HACIENDA
240Lotera de Bogot
206Fondo de Prestaciones Econmicas, Cesantas y Pensiones - FONCEP
SECTOR
120Secretara Distrital de Planeacin
PLANEACIN
117Secretara Distrital de Desarrollo Econmico
SECTOR
DESARROLLO
ECONMICO,
200Instituto para la Economa Social - IPES
INDUSTRIA Y
TURISMO
112Secretara de Educacin del Distrito
SECTOR EDUCACIN 219Instituto para la Investigacin Educativa y el Desarrollo Pedaggico - IDEP
230Universidad Distrital Francisco Jos de Caldas
114Secretara Distrital de Salud
SECTOR SALUD
201Fondo Financiero Distrital de Salud - FFDS
777Empresas Sociales del Estado
SECTOR
214Instituto Distrital para la Proteccin de la Niez y la Juventud - IDIPRON
INTEGRACIN
122Secretara Distrital de Integracin Social
SOCIAL

1
Sectores

ESTRUCTURA DEL CCD DEL DISTRITO

Cod
20

Sector
SECTOR GESTIN
PBLICA

28

SECTOR CULTURA,
RECREACIN Y
DEPORTE

29

SECTOR AMBIENTE

30

SECTOR MOVILIDAD

31

SECTOR HBITAT

99

OTRAS ENTIDADES

Cod

Entidad

104Secretara General
119Secretara Distrital de Cultura, Recreacin y Deporte
211Instituto Distrital de Recreacin y Deporte - IDRD
215Fundacin Gilberto Alzte Avendao
216Orquesta Filarmnica de Bogot
260Canal Capital Ltda.
213Instituto Distrital de Patrimonio Cultural - IDPC
218Jardn Botnico "Jos Celestino Mutis"
126Secretara Distrital de Ambiente
113Secretara de Movilidad
204Instituto de Desarrollo Urbano - IDU
227Unidad Administrativa Especial de Rehabilitacin y Mantenimiento Vial
262Transmilenio S.A.
135Fondo de Educacin y Seguridad Vial - FONDATT en liquidacin
118Secretara Distrital del Hbitat
208Caja de Vivienda Popular
228Unidad Administrativa Especial de Servicios Pblicos
261Metrovivienda
263Empresa de Renovacin Urbana
264Empresa de guas de Bogot - ESP
265Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogot - ESP
100Concejo
102Personera
105Veedura
235Contralora de Bogot

1
Sectores

ESTRUCTURA DEL CCD DEL DISTRITO

2
Procesos

En general son procesos de apoyo cuya ejecucin es imprescindible

para el funcionamiento de una organizacin. La Direccin Distrital de
Desarrollo Institucional y su grupo de Equipos Transversales
inicialmente identifico 17 de estos procesos, los cuales el Archivo de
PROCESOS
TRANSVERSALES
Bogot adopt
para desarrollar
su esquema de trabajo.

Procesos mediante los cuales se da cumplimiento a las funciones

propias de una entidad, en el concierto de la administracin del
Distrito Capital.
la mayoraMISIONALES
de estos procesos son exclusivos de
PROCESOS
una entidad, pero, en algunos casos, pueden ser comunes a varias
entidades que actan en un sector, como es el caso de los
hospitales, alcaldas locales, entidades prestadoras de servicios,
entre otras.

ESTRUCTURA DEL CCD DEL DISTRITO

Asesora Jurdica
Auditoria
Comunicaciones

2
Procesos

Planeacin
Presupuesto
Quejas y Soluciones
PROCESOS TRANSVERSALES
de
recursos
Administracin
Fsicos,
Mantenimiento
y
Contabilidad
Compras y Suministros
Contratacin
Recurso humano
Control disciplinario
Sistemas
Control interno
Financiera
y
desarrollo
Gestin
Defensa Judicial
organizacional
Gestin Documental
Procesos directivos unipersonales
Participacin Ciudadana
Procesos colegiados de direccin

EJEMPLO DEL CCD DEL DISTRITO

CUADRO DE CLASIFICACIN DOCUMENTAL DEL DISTRITO
Cd

Proceso
ATENCIN
PETICIONES
QUEJAS
RECLAMOS
ATENCIN A
PETICIONES
QUEJAS Y
RECLAMOS
PROCESO
CONTABLE
PROCESO
CONTABLE
PROCESO
CONTABLE
PROCESO
CONTABLE
PROCESO
CONTABLE
PROCESO
CONTABLE

Cd
A
Y

Serie

Cd

Subserie

Tipo documental
Requerimiento
Comunicaciones
oficiales
Autos
Pruebas

PETICIONES,
QUEJAS,
RECLAMOS,
RECURSOS,
SOLICITUDES,
SUGERENCIAS
Y
SOLUCIONES. (PQRS)

Sin subseries

INSTRUMENTOS
CONTROL

DE

Planilla de reparto o
seguimiento
entrega de PQRS
documentos

INSTRUMENTOS
CONTROL

DE

Planilla de seguimiento
seguimiento
a las PQRS
documentos

Requerimiento
Planillas de reparto y
de
Planillas de reparto y
de

LIBROS DE CONTABILIDAD

Libro Mayor y Balance

LIBROS DE CONTABILIDAD

Libro Diario

LIBROS DE CONTABILIDAD

Libro Auxiliar

COMPROBANTES
CONTABILIDAD

DE

Comprobantes
diario

de

COMPROBANTES
CONTABILIDAD

DE

Comprobantes
eliminaciones

de

COMPROBANTES
CONTABILIDAD

DE

Comprobantes
ajuste

de

CODIFICACIN DEL CCD DEL

DISTRITO

BIBLIOGRAFA
La clasificacin: evolucin y prctica. Imma Moratalla y Carmen Martnez. En
www.universidad.edu.uy/ag/clasificacionevypract.ppt
Clasificacin de fondos documentales de Archivos Histricos Universitarios. El
modelo del Archivo Histrico de la Universidad de Salamanca. Agustn Vivas
Moreno. Primer Congreso Universitario de Ciencias de la Documentacin.
Manual de Normas y Procedimientos Archivsticos. Universidad Pblica de
Navarra.
Montejo Uriol, ngel (1997). "La clasificacin de fondos archivsticos
administrativos" en: Mtodos de Informacin, v. 4 (17-18) p. 50.
Las herramientas de clasificacin e indizacin del sistema de gestin de la
documentacin administrativa del Departament D'agricultura, Ramaderia I
Pesca de la Generalitat de Catalunya. Jordi Andreu i Dauf, Ferran Burguillos
Martnez. Comunicacin al III congreso de Archiveros de Andaluca, Crdoba,
5 y 6 de noviembre de 1998
Cuadro General de Clasificacin Archivstica. Instructivo para su elaboracin.
Archivo General de la Nacin. Mxico. 2004.
Instruccin tcnica sobre clasificacin de documentos. Administracin y
Servicios Sistema de Gestin de Calidad. Universidad de Almera. Espaa.
2004.