TIPOS DOCUMENTALES BSICOS 1. CORRESPONDENCIA: Cartas, memorandos, circulares, informes, telegramas, E-mails. 2.

DOCUMENTOS CONTABLES Y/O FINANCIEROS: Cotizaciones, remisiones, pedidos, comprobantes de diario, comprobantes de egreso e ingreso, salidas de almacn, notas dbito y crdito, facturas, pagars, nminas etc.

3. DOCUMENTOS LEGALES: Decretos, leyes, ordenanzas, acuerdos, resoluciones, historias clnicas, historias laborales. 4. DOCUMENTOS ESPECIALES: constancias, certificados, actas y escrituras.

FORMATOS DOCUMENTALES BSICOS

TIPO DOCUMENTAL: es una unidad documental simple, es decir, constituida por un solo documento indivisible intelectualmente el cual se caracteriza por tener unidad de accin lugar y tiempo. Ej: una carta, un registro civil, un certificado.

LA SERIE DOCUMENTAL: Es el reflejo de una funcin o actividad ejercida por un organismo a lo largo de un determinado perodo de tiempo. Normalmente estn sujetas la mismo procedimiento normativo, presenta una misma apariencia externa y un contenido informativo homogneo. Las hay simples y complejas. Las simples formadas por documentos simples y las complejas son los expedientes. EL EXPEDIENTE SIMPLE: es una serie documental conformada por un mismo tipo documental que trata de diversos asuntos que son reflejo de un proceso administrativo, legal etc. EL EXPEDIENTE COMPLEJO: Es una serie documental formada por un conjunto de documentos diferentes entre s que son reflejo de un proceso administrativo o legal. En todo caso agrupan un mismo asunto. Ej expedientes laborales y clnicos. DOCUMENTO PRINCIPAL CON ANEXOS: Es un documento simple que est acompaado de soportes, los cuales al momento de archivarse siempre deben ir junto al documento principal.

CLASES DE DOCUMENTOS SEGN LA ENTIDAD PRODUCTORA

DOCUMENTO PBLICO: Es producido por una entidad pblica. Ej: leyes, ordenanzas, decretos, acuerdos, resoluciones etc.

DOCUMENTO PRIVADO: Es producido por una entidad privada. Ej: circulares, memorandos, informes, manuales de funciones, constancias etc. CLASES DE DOCUMENTOS SEGN SU SOPORTE Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la informacin, segn los materiales empleados. DOCUMENTOS TEXTUALES: estn escritos en forma de prrafos: cartas, memorandos, resoluciones, decretos, leyes, actas, informes etc. DOCUMENTOS GRAFICOS: son los que estn representados en forma grafica como los planos, mapas etc. DOCUMENTOS ELECTRNICOS/DIGITALES: son los que solo se pueden leer mediante un equipo informtico, se encuentran en soportes digitales, magnticos, pticos etc. DOCUMENTOS EN IMAGEN: son aquellos que estn representados en forma de imagen: fotografas, pelculas, videos.

CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS

EXTERNOS: Hacen referencia a la parte fsica del documento: soporte, formato, No. De folios, calidad de tintas etc. INTERNOS: Hacen referencia a la parte intelectual del documento: Lengua, autor, fecha, asunto, texto o cuerpo, protocolo inicial o encabezamiento, protocolo final o pie de pgina. CLASES DE DOCUMENTO SEGN SU FINALIDAD U OBJETIVO INFORMATIVOS: Su objetivo es emitir una informacin: cartas, memorando, informes, circulares, e-mails. DISPOSITIVOS: Son actos administrativos que imparten normas de obligatorio cumplimiento: resoluciones, decretos, ordenanzas, acuerdos, convenios, manuales de procedimiento, manuales de funciones, reglamentos de trabajo, manuales de convivencia. TESTIMONIALES: Son los que sirven de prueba o dan fe de un acto administrativo, legal, financiero o fiscal: actas, comprobantes de contabilidad, facturas, recibos de pagos etc. CLASES DE DOCUMENTOS SEGN SU TIEMPO DE RETENCIN E IMPORTANCIA DENTRO DE LA EMPRESA

DOCUMENTOS VITALES: son aquellos esenciales para rehacer las operaciones de una institucin. Su retencin es permanente mientras la institucin exista: escrituras de constitucin, patentes de funcionamiento, planos de edificios, escrituras de propiedades, historias laborales. DOCUMENTOS CONTABLES O FINANCIEROS: son todos aquellos que expresan movimientos de dinero: comprobantes de egreso e ingreso, facturas, recibos de caja, balances, libros de contabilidad, nminas, estados financieros. Su retencin en cualquier medio independiente del soporte son 10 aos. (ley 962 de 2005) DOCUMENTOS INFORMATIVOS: son todos aquellos que emiten una informacin: memorandos, cartas, informes, e-mails, circulares. Su retencin est sujeta a la del expediente en el que estn incluidos. DOCUMENTOS NO ESENCIALES: son aquellos que tienen fecha de expiracin o que transcurrido un corto tiempo ya no son tiles a la administracin: citaciones, cotizaciones, solicitudes de informacin, oficios remisorios, confirmaciones de recibo, volantes y publicidad en general. Su retencin oscila entre 1 mes y 1 ao.

DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad. El documento original es producido por su autor sin ser copia.