CAPITULO V

PROPUESTA PARA REALIZAR UN EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE

TESORERIA, QUE FORTALEZCA LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA DE LA
ALCALDIA MUNICIPAL DE CIUDAD BARRIOS, EN EL DEPARTAMENTO DE SAN
MIGUEL.
5.1. GENERALIDADES DE LA PROPUESTA DE EXAMEN ESPECIAL
5.1.1. INTRODUCCION
La Propuesta de examen Especial ha sido elaborada en base a las necesidades
detectadas por medio de la investigacin realizada en la Alcalda Municipal de
Ciudad Barrios, departamento de San Miguel, aunque puede ser aplicada en
cualquier otra municipalidad a criterio del Auditor.
5.1.2. ALCANCE DE APLICACIN
La aplicacin del Examen Especial contribuir a que el Auditor Interno de la Alcalda
Municipal ejecute mejor las revisiones bajo procedimientos tcnicos y de forma
ordenada obteniendo resultados confiables sobre los procesos realizados por la
municipalidad en un periodo determinado.

5.1.3. OBJETIVOS
GENERAL
Proponer un modelo de examen especial al rea de tesorera, que fortalezca la
Unidad de Auditora Interna de la Alcalda Municipal de Ciudad Barrios.

101

ESPECIFICOS:
Proporcionar a la Unidad de Auditora Interna de la Alcalda Municipal de Ciudad
Barrios, una gua que facilite la aplicacin de los procedimientos para ejecutar su
trabajo de manera eficaz y efectiva.
Establecer un proceso ordenado y tcnico que ayude a la Unidad de Auditora
Interna a efectuar las auditorias con mnimos esfuerzos y recursos, con el fin de
obtener resultados ptimos.
Proponer a la Unidad de Auditora Interna de la Municipalidad de Ciudad Barrios,
una Gua para realizar un Examen Especial, que contiene elementos y principios
bsicos para efectuar revisiones sobre las operaciones y transacciones que
efecta el departamento de Tesorera.
5.2. GENERALIDADES DEL EXAMEN ESPECIAL
Tal como se mencion anteriormente, el examen especial es una auditora de
alcance limitado que puede comprender la revisin y anlisis de una parte de las
operaciones efectuadas por la entidad, con el objeto de verificar el adecuado manejo
de los recursos pblicos, as como el cumplimiento de la normativa legal y otras
disposiciones aplicables.
Para que el trabajo del Auditor sea preciso y la evidencia que sustenta las
observaciones

cumplan con los requerimientos tcnicos y legales, es importante

mencionar el tipo de papeles de trabajo que se utilizaran para darle seguimiento a la

realizacin del examen especial.

TIPO DE PAPELES DE TRABAJO

Existen muchas variedades y tipos de papeles de trabajo o Cedulas de Auditora que
un Auditor elabora y conserva al realizar una Auditora. En la mayor parte de los
casos los papeles consisten en: Hoja de trabajo, Cedula Sumaria, Cedula Descriptiva
o de Detalles y

Cedulas Analticas, Cedulas Narrativas, Cedulas de Hallazgos,

Programas de Auditora, Cedulas Proporcionadas por la entidad, Cartas de

Salvaguarda.
As mismo se deben identificar algunas de las marcas de auditora que pueden
utilizarse en las Cedulas que se realicen en la ejecucin del Examen Especial, tal
como se presenta a continuacin.
MARCAS DE AUDITORIA
Son

signos particulares y distintivos que hace el auditor para sealar el tipo de

trabajo realizado de manera que el alcance del trabajo quede perfectamente

establecido, que debe registrarse en cada uno de los papeles de trabajo elaborados.
Las marcas al igual que los ndices y referencias, preferentemente deben ser escritas
con lpiz de color rojo.
La marca se har notar al lado derecho del monto examinado y su significado se
describir al pie de la Cedula o en Cedula de Marcas, estas pueden clasificarse en
dos tipos:
Con significado Uniforme: se emplean frecuentemente en circunstancias
similares.
Con leyenda a criterio del Auditor: se emplean segn las necesidades de la
Auditora en particular.

Entre las marcas de auditora mas utilizadas tenemos las siguientes:

SIGNO

DESCRIPCION DE LA MARCA

Cotejado, comprobado y correcto

Verificado y revisado con documentacin Sustentatoria.

Verificado con libros oficiales y registros auxiliares

Sumas Correctas vertical

Sumas Correctas horizontal

Calculo Verificado

Inspeccin fsica

Operacin Autorizada

Documentacin no conforme

A efectos de la identificacin precisa de los papeles de trabajo, se debe contar con

ndices y Referencias, que se detallan a continuacin.
REFERENCIACION
La Referenciacin de todos los papeles de trabajo debe ser ordenado por medio de
ndices y todas las cifras que guardan relacin deben tener cuidadosa Referenciacin
cruzada. El objeto de la Referenciacin es facilitar el cruce de datos de un papel de
trabajo a otro, de tal forma que puedan ser contactados rpidamente por cualquier
persona que revise los papeles de trabajo.
Los cruces de auditoria son: de las cedulas analticas a Cedulas descriptivas o de
detalle, luego el cruce de informacin se realiza a la Cedula Sumaria para despus
cruzar la informacin a la hoja de trabajo y sta al informe final, para cruzar esta
informacin auxiliar a una cedula principal, se anota en color rojo junto al lado
derecho de la cifra a cruzar, el ndice de la Cedula principal donde se esta utilizando

la cifra cruzada, se anota al lado izquierdo de la cifra, el ndice de las cedulas de

donde viene la informacin.
Se usan varios mtodos de Referenciacin, desde la simple numeracin progresiva
hasta la combinacin de letras y nmeros.
METODOS DE REFERENCIACION
Entre los mtodos de Referenciacin tenemos:
Referenciacin Alfabtica: se utiliza cuando el auditor adopta el sistema
de letras para la identificacin de los papeles de trabajo, estas pueden ser
desde la letra A hasta la Z para las cuentas de recursos, por lo general
se utiliza una letra y para las cuentas de obligaciones propias y
obligaciones con terceros se utiliza dos letras, as:
A- Disponibilidades
B- Inversiones en Bienes de Uso
Referenciacin Numrica: es la que el auditor utiliza para identificar los
papeles de trabajo normalmente estos son nmeros arbigos en algunos
casos nmeros romanos, ejemplo:
1
1.1
I
II
Referenciacin Alfanumrica: es la que resulta de la utilizacin combinada
de letras y nmeros al mismo tiempo, por ejemplo:
A.1
A.1.1.

5.3. PROCESO PARA REALIZAR UN EXAMEN ESPECIAL

El proceso para realizar un examen especial comprende las fases de planificacin,
ejecucin del examen e informe, el cual se ilustra as:

OBTENCION DE
INFORMACION
BASICA
COMPRENSION DEL AREA O
ACTIVIDAD A SER EXAMINADA

RECOPILACION DE
DISPOSICIONES
LEGALES
IDENTIFICACION DE ASPECTOS
A EXAMINAR

P
L
A
N
E
A
C
I
O
N

MEMORANDO DE PLANEACION

APLICACION DE PRUEBAS Y OBTENCION DE EVIDENCIA

EXAMEN
DESARROLLO DE LOS HALLAZGOS

LECTURA DEL BORRADOR DE INFORME

INFORME
DISTRIBUCION DEL INFORME

5.3.1. PLANIFICACIN
5.3.1.1. ELABORACIN DE PROGRAMA DE PLANEACIN
PROGRAMA DE PLANEACIN DE EXAMEN ESPECIAL AL DEPARTAMENTO DE
TESORERA
DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2007
MUNICIPIO DE CIUDAD BARRIOS, DEPARTAMENTO DE SAN
MIGUEL

PL
N
Objetivo: Desarrollar sistemticamente el proceso de la auditora para procurar el logro
de los objetivos de manera eficiente, mediante la naturaleza, alcance y oportunidad de
los procedimientos a utilizar en el rea de tesorera, la utilizacin del personal y la
distribucin del trabajo para la planeacin, ejecucin e informe de la auditora.

PROCEDIMIENTO

Elabore papel de trabajo que contenga

1.

la Orden de Inicio, donde se detalla, las

actividades a realizar, el tiempo
estimado.

2.

Revise el Archivo Permanente y

obtenga la documentacin siguiente:
a) Los presupuestos y liquidaciones
sujetos a examen.
b) El ltimo informe de auditoria.

Ref.P/T

Hecho por

Fecha

c) Resumen de la normativa interna de

la municipalidad.

Efectu un conocimiento y comprensin

3.

sobre la municipalidad desarrollando los

aspectos siguientes:
a) Obtenga informacin relevante
del departamento de tesorera.
b) Analice la informacin obtenida
c) Determine los posibles puntos
crticos.

4.

Evale el Control Interno al Concejo

Municipal del perodo del 1 de enero al
31 de diciembre de 2007, de acuerdo a
las Normas Tcnicas de Control Interno
Especificas.

Identifique las reas crticas

5.

encontradas y documntelas en el
Memorndum de Planeacin.

6.

Prepare y disee el programa de

auditora para el rea de tesorera.

108

Prepare el Memorndum de Planeacin

7.

que incluya todos los aspectos que

faciliten el conocimiento de la
Municipalidad..

8.

Prepare un cronograma de tiempo

tomando como base la orden de inicio
para el examen del perodo actual.

Elabor:
Revis:

NARRATIVA DEL PROGRAMA DE PLANEACIN

Procedimiento no. 1:
Elabore papel de trabajo que contenga la Orden de Inicio, donde se detalla, las
actividades a realizar y el tiempo estimado, de acuerdo al plan anual de trabajo.
En este procedimiento se debe elaborar una carta a la gerencia donde se le informa
al titular de la municipalidad, en este caso, el Alcalde Municipal o en su defecto a la
Gerencia, que se efectuar examen especial al rea de Tesorera, incluyendo los
aspectos generales de la Auditora a realizar, tales como periodo a examinar,
actividades a realizar y duracin de la auditora. Para ello se propone el siguiente
papel de trabajo:

109

REF.
Ciudad Barrios,

de

de

Sr.
Alcalde Municipal
Presente.
Atentamente comunico a usted que de conformidad al art. 27 y 38 de la Ley de la
Corte de Cuentas,

se efectuar Examen Especial al departamento de Tesorera, a

partir de la primera semana del mes de noviembre del corriente ao, para el periodo
comprendido del uno de enero al treinta y uno de diciembre del ao dos mil siete, de
acuerdo a la programacin siguiente: revisin de ingresos, revisin de egresos,
disponibilidades iniciales y finales.
En relacin a lo anterior

solicito su valiosa colaboracin, respecto de girar

instrucciones a los funcionarios y empleados de este departamento para que

proporcionen la informacin que sea requerida por la Unidad de Auditora Interna.
Sin ms, aprovecho la ocasin para expresarle las muestras de mi consideracin y
estima.
Lic.
Auditor Interno

Procedimiento No. 2:
Revise el Archivo Permanente y obtenga la documentacin siguiente:
a) Los presupuestos y liquidaciones sujetos a examen.
Antes de explicar en que consiste el procedimiento es necesario conocer los archivos
de papeles de trabajo de la auditora, los cuales se clasifican en archivo permanente
y archivo corriente, el archivo permanente tiene por objetivo mantener la
disponibilidad de la informacin de importancia, sin necesidad de reproducirla cada
ao. Este archivo est conformado por un conjunto de documentos que contienen
copias y/o extractos de informacin de inters. El contenido del archivo debe
revisarse anualmente o al practicar cada auditora, para asegurarse que est
completo y contenga informacin actualizada. Este archivo debe prepararse en forma
ordenada con ndices apropiados y mantener la informacin siguiente:
Archivo permanente de legislacin de la municipalidad
Leyes y sus reformas
Reglamento de la ley
Reglamentos Internos
Instructivos
Presupuesto autorizado
Memoria de labores institucional
Acuerdos de Concejo o decisiones importantes adoptadas.
Resoluciones y acuerdos emitidos por la municipalidad.
Convenios de prstamos y donaciones
Archivo permanente administrativo
Estructura organizativa de la municipalidad
Manual de organizacin y funciones
Manuales de procedimientos
Plan estratgico y operativo institucional
Y otros de inters administrativo.

En cuanto a los presupuestos y liquidaciones sujetas a examen, debemos extraer

del archivo permanente, el presupuesto del ao 2007 con sus respectivas reformas,
as como tambin la liquidacin presupuestaria del mismo perodo.

b) El ltimo informe de auditora: se tiene que recopilar tambin el ltimo informe de

auditora, ya sea interna o externa, con el fin de incluir en el examen, la revisin y
continuidad

de las observaciones. El ltimo informe se toma porque sirve como

parmetro al Auditor, para determinar deficiencias detectadas por auditoras

anteriores y dar el respectivo seguimiento de acuerdo a la Norma de Auditora
Gubernamental 2.2. Seguimiento a Recomendaciones de Auditoras anteriores.

c) Resumen de la normativa interna de la municipalidad: se debe recopilar con el

objetivo de contar con las bases y criterios legales para realizar las respectivas
revisiones y detectar errores e irregularidades en los procedimientos.

Procedimiento No. 3:
Efectu un conocimiento y comprensin sobre la municipalidad desarrollando los
aspectos siguientes:
a) Obtenga informacin relevante del departamento de tesorera.
La comprensin de las operaciones de la entidad por auditar, constituye un
requisito fundamental para facilitar el desempeo de una auditora efectiva y
eficiente, as como para brindar apoyo apropiado a la gestin de la entidad. Esto
se refiere al entendimiento de las operaciones, sus procesos y los riesgos propios
del desarrollo de las actividades; dicha compresin debe ser suficiente como para
establecer la estrategia de auditora.
En cuanto a obtener informacin relevante del departamento de tesorera, Que
es lo que constituye la tarea inicial del Auditor Interno, para poder adquirir un
apropiado entendimiento de los aspectos a ser auditados, es necesario efectuar

una entrevista directa con los empleados de este departamento con el objeto de
conocer los aspectos relevantes de tesorera, tales como: procesos de pagos,
transferencias de fondos, pagos en efectivo, control de ingresos, documentacin
de respaldo y legalidad de las operaciones. Todo esto mediante un cuestionario
dirigido a cada uno de los involucrados.
b) Analice la informacin obtenida: es necesario analizar detenidamente los
resultados del cuestionario con el fin de darle seguimiento al siguiente aspecto.
c) Determine los posibles puntos crticos: es en ste procedimiento que se debe
definir los puntos que a criterio del auditor son susceptibles, los cuales deben ser
evaluados a profundidad, tales como: cheques sin documentacin de respaldo,
mala aplicacin de aspectos legales en los procedimientos de pagos, pagos en
efectivo, ingresos no remesados en su totalidad, entre otros.

Procedimiento No. 4
Evale el Control Interno al Concejo Municipal del perodo del 1 de enero al 31 de
diciembre de 2007, de acuerdo al Reglamento de Normas Tcnicas de Control
Interno Especificas.
Debe elaborarse un cuestionario en base a los componentes que posee dicho
reglamento. ste

debe proporcionarnos el diagnstico sobre el Control Interno

aplicable a la municipalidad.

Procedimiento No. 5
Identifique las reas crticas encontradas y documntelas en el Memorndum de
Planeacin.
Aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas de las diferentes actividades que se
desarrollan en el rea de tesorera, para determinar elementos de juicio que nos
113

sirvan de insumo para poder crear los procedimientos de dicha rea, las que sern
incluidas en el memorndum de planeacin.

Procedimiento No. 6
Prepare y disee el programa de auditora para el rea de tesorera.
En este procedimiento se elaborar el programa de auditora que se desarrollar,
ste debe ser preparado a la medida, es decir de acuerdo a la necesidad, alcance y
objetivo del examen, as como factible para verificar a profundidad todas las reas
crticas detectadas. Este procedimiento se ampla en la elaboracin del programa de
tesorera.

Procedimiento No.7
Prepare el Memorndum de Planeacin que incluya todos los aspectos que faciliten
el conocimiento de la Municipalidad.
Este es el documento final de la fase de planificacin, en este se debe incluir la
informacin bsica de la municipalidad, estrategia de la Auditora y la administracin
del trabajo y cronograma de actividades. Este aspecto se amplia en el Memorndum
de planeacin.

Procedimiento No.8
Prepare un cronograma de tiempo tomando como base la orden de inicio para
efectuar la fase de planificacin.
Esto es lo que forma parte de los anexos, sin embargo es necesario para que se
documente bien el trabajo, detallndose las actividades a realizar y el tiempo
estimado de duracin del examen.

5.3.1.2. ELABORACION DEL PROGRAMA DE TESORERA

PROCEDIMIENTOS EXAMEN ESPECIAL TESORERIA

N PROCEDIMIENTO
1.

Ref.P/T

Efecte la comparacin de ingresos,

egresos y disponibilidades bancarias
del 01 de enero al 31 de diciembre de
2007.

2.

Haga un resumen mensual por fondo

de los ingresos del 01 de enero al 31
de

diciembre

del

ao

2007,

considerando los siguientes aspectos:

a) solicite a Contabilidad el resumen
de ingresos del Fondo Municipal
b) Compruebe

que

efectuada a

la

diario

remesa

corresponda

efectivamente a todos los ingresos

recaudados,

verificando

el

respectivo documento.
c) Solicite

comprobantes

Tesorera
de

ingreso

los
para

determinar las transferencias del

25% y 75% FODES
d) Solicite

por

escrito

Tesorera

explicacin sobre si existen otros

Hecho por Fecha

fondos, ya sean donaciones o

fondos extranjeros, que maneja la
municipalidad

su

respectiva

documentacin de respaldo.
e) Solicite

documentos

Tesorera
de

ingreso

los
de

prestamos (si existen)

f) Elabore cedula de ingresos por
fondo, para el periodo a examinar
(Ver esquema de Cedula)
3.

Del procedimiento anterior, seleccione

una muestra de los ingresos, a criterio
del auditor, y haga lo siguiente:
a) Coteje el valor del recibo con el
Libro Auxiliar de Ingresos.
b) Verifique su correcta aplicacin con
Leyes, Ordenanzas y Decretos.
c) Verifique

su

correcta

aplicacin

aritmtica.
d) Compruebe que estn libres de
tachaduras o enmendaduras (Ver
esquema de propuesta de Cedula)
4.

Determine y haga un detalle de todas

las disponibilidades bancarias a la
fecha de inicio del examen.

116

a) Solicite a Contabilidad el Balance

de

Comprobacin

nivel

de

subcuenta a la fecha de inicio del

examen.
b) Solicite

Contabilidad

conciliaciones bancarias

de

las
las

cuentas con saldos a la fecha de

inicio del examen.
c) Prepare
detalle

cedula
de

que

todas

contenga

las

cuentas

bancarias, incluso las cerradas en

el periodo bajo examen.
d) Verifique que las cuentas bancarias
estn a nombre de la municipalidad.
e) Compruebe
aritmticas de

las
las

operaciones
conciliaciones

bancarias.
f)

Coteje los saldos que representan

las conciliaciones con los datos
segn Balance de Comprobacin y
estados de cuenta bancarios.

g) Investigue los cheques pendientes

de cobro y las remesas pendientes
de abono, verifique su aplicacin en
117

el estado de cuenta posterior.

h) Elabore Cedula de Detalle de las
disponibilidades.

(Ver

esquema

propuesto de Cedula de Detalle)

5.

Haga un resumen mensual por fondo

de los egresos del 1 de enero al 31 de
diciembre del ao 2007
a)

Solicite

Tesorera

los

documentos de egresos clasificados

por Fondo.
b)

Efecte

la

sumatoria

de

los

documentos de egresos por fondo o

en su defecto solicite el detalle (o
libro de bancos) mensual de los
egresos por fondo.
c)

Elabore Cedula de Detalle de los

egresos por fondo. (Ver esquema

propuesto de Cedula de Detalle)
Del procedimiento anterior seleccione
6.

una muestra de los egresos a criterio

del auditor y haga lo siguiente:
a)

Revise la Legalizacin de los

documentos de egresos con acuerdo,

Vo. Bo. DESE y Tomado de Razn.

118

b)

Que

cada

emitido

documento

nombre

de

est

Tesorera

Municipal de Ciudad Barrios.

c)

Que

los

presenten

documentos

no

alteraciones

enmendaduras,

que

llamen

la

atencin.
d)

Que

los

respaldados

documentos
por

su

estn

respectivo

comprobante contable.
e)

Elabore Cedula Analtica. (Ver

esquema propuesta de Cedula)

7.

Verifique que las personas que firman

los cheques, no tengan relaciones con
la elaboracin de facturas o toda clase
de documentos que representan un
desembolso.

8.

Efecte detalle de los documentos de

egresos

que

fueron

pagados

con

fondos de prstamos.
a) Solicite a Tesorera un detalle de
los destinos a los que se aplicara el
o los

Prstamos que posee la

municipalidad.
119

b) Solicite

la

respaldo

documentacin

de

realizados

todos
con

los

de

pagos

fondos

de

prstamos.
9.

Determine

la

legalidad

de

los

documentos pagados con fondos de

prstamos y selectivamente
verificacin

de

realice

facturas

con

proveedores.
10. Concluya a cerca de la utilizacin de
los fondos de prstamos.
11. Indague sobre el uso y consumo de
combustible en vehculos particulares.
12. Prepare P/T que muestre los egresos
cuestionables,
conforme

luego

la

elabore

evidencia

HPA,

obtenida

(documente apropiadamente).
13. Incluya

otros

procedimientos

que

considere necesarios.
14. Analice los resultados obtenidos

del

examen realizado y verifique si se ha

cumplido con el objetivo planteado
inicialmente

concluya

sobre

la
120

confiabilidad en el uso de los recursos.

15. Solicite

listado

empleados

de

funcionarios

con

funciones

de

ordenadores de pago, refrendarios de

cheques,

pagadores

auxiliares,

colectores y efecte lo siguiente:

a) Asegrese que rinden fianza,
b) Verifique

acuerdo

de

nombramiento.
16. Elabore cedula que contenga desarrollo
de hallazgos de auditora, con sus
atributos:
1)

Nombre,

Titulo,

Referencia

papeles de trabajo ( REF.P/T)

2)

Condicin.

3)

Criterio.

4)

Evaluacin de causa y efectos.

5)

Desarrollo de conclusiones y

recomendaciones.
6)

Incorporacin de los comentarios

de la administracin.
7)

Comentarios de la Unidad de

Auditoria Interna.

ELABORO:

REVIS:

121

5.3.1.3 EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
MUNICIPALIDAD DE CIUDAD BARRIOS, DEPARTAMENTO DE SAN MIGUEL.
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2007
Ref.
No PREGUNTA

SI

NORMAS RELATIVAS

NO N/A P/T COMENTARIO

AL

AMBIENTE DE CONTROL
1

La

municipalidad

cuenta

con

el

Cdigo de tica Institucional? (Art. 7).

2

Cuenta

la

municipalidad

con

el

Reglamento Interno de Trabajo (Art.8)

3

Efectan evaluaciones peridicas del

desempeo

del

personal,

con

el

objetivo de medir la eficacia del

Control Interno? ( Art. 8)
4

Se cuenta con planes estratgicos y

operativos? (Art. 9)

Estos planes son revisados por lo

menos una vez al ao? (Art. 9)

6. Cuenta la

municipalidad

con

una

estructura organizacional?( Art. 10 ).

122

7. Esta estructura es revisada al menos

una vez al ao? (Art. 10)
8. La

municipalidad

cuenta

con

un

Manual de Organizacin y Funciones

y Descriptor de puestos? (Art.10)
9. Se

ha

designado

autoridad

responsabilidad en el desempeo de
las funciones de acuerdo al Manual de
Organizacin y Funciones? ( Art. 11 )
10. Se tienen definidas las relaciones de
jerrquicas y la comunicacin formal
entre los diferentes departamentos en
la municipalidad? (Art. 12)
11. La

municipalidad

cuenta

con

adecuadas polticas y prcticas para

la administracin del capital humano?
(Art. 14)
12. Se cuenta con un reglamento para la
contratacin de personal? (Art. 17)
13. Se

desarrollan

desarrollar

las

programas

para

capacidades

aptitudes de los servidores en el

campo de su competencia? ( Art. 19 )
123

14. Cuenta

la

municipalidad

con

el

Reglamento de Becas Institucional?

(Art. 19)
Subtotal.

NORMAS

RELATIVAS

LA

VALORACIN DE RIESGOS
15. Cuentan con la visin y misin de la
municipalidad? ( Art. 24 )
16. Se

realiza

participativa

una
en

el

planificacin
proceso

de

elaboracin del anteproyecto anual de

presupuesto, planes de desarrollo,
programas

dems

instrumentos

administrativos? (Art. 25)

17. Se hacen divulgaciones de los planes
al personal bajo su responsabilidad?
( Art. 26 )
18. Se

identifican

factores

de

riesgo

internos, que impidan y obstaculicen

una adecuada planificacin? (Art. 27)
19. Existen planes de contingencia a
124

efecto de disminuir los riesgos?

(Art. 28)
20. Se analizan los riesgos que son
identificados y se clasifican desde el
mas alto al ms bajo ( Art. 29 )
Subtotal.
NORMAS

RELATIVAS

LAS

ACTIVIDADES DE CONTROL
21. Se tiene definido a los responsables
de autorizar y aprobar las operaciones
de

cada

unidad

administrativa

operativa de la municipalidad?
(Art. 35)
22. Cuenta

la

municipalidad

con

un

inventario de bienes actualizado?

(Art. 36)
23. El Sndico Municipal realiza arqueos a
los fondos y valores? (Art. 37)
24. Est definido claramente el diseo,
aplicacin y uso de formularios que
contribuyan al adecuado control de
todas las operaciones que se realizan
en la municipalidad? (Art. 39)
125

25. Se

ha

designado

un

servidor

independiente de la custodia y registro

de

fondos

valores,

para

la

conciliacin de cuentas? (Art. 40)

26. Se cuenta con un manual de polticas
y procedimientos de Rotacin de
personal? (Art. 41)
27. Los

servidores

que

administran

fondos y/o recursos institucionales

rinden fianza? (Art. 42)
28. Las

Cuentas

bancarias

estn

nombre de la municipalidad. ( Art. 42 )

29. Se tienen claves de acceso a los
sistemas informticos? (Art. 43)
30. En

los

sistemas

elaboran

los

informticos

respaldos

se

de

la

informacin? ( Art. 43 )
Subtotal
NORMAS

RELATIVAS

LA

INFORMACION Y COMUNICACIN
31. Se

presenta

informacin

oportunamente
para

verificar

la
el
126

cumplimiento

de

los

objetivos

institucionales? (Art. 45)

32. Se lleva un archivo en original y copia
de

toda

la

documentacin

de

respaldo? (Art. 46)

33. El Concejo y las jefaturas, vigilan y se
aseguran que la informacin que se
genera en las transacciones de la
municipalidad sea confiable, clara y
precisa para la toma de decisiones?
(Art. 47)
34 Existe

un

adecuado

Comunicacin

de

la

sistema

de

informacin?

( Art.48 )
35. Se cuenta con un archivo institucional
para

preservar

la

informacin?

(Art.50 )
Subtotal.
NORMAS

RELATIVAS

AL

MONITOREO
36. El

Concejo

Municipal

dems

jefaturas monitorean las actividades

de control de cada una de las reas
de la municipalidad ( Art. 51 )
127

37. Se

realizan auto evaluaciones

trimestralmente

para

evaluar

el

cumplimiento de objetivos y metas?

(Art. 52)
38. Se le da seguimiento al cumplimiento
de

las deficiencias observadas en

fiscalizaciones que se realizan en la

municipalidad? (Art. 53)
39. Los resultados de las actividades del
monitoreo del Sistema de Control
Interno son comunicadas al Concejo
Municipal? ( Art.54 )
Subtotal...
TOTAL...

FECHA:
ENTREVISTADO:
AUDITOR:
128

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PARA EL DEPARTAMENTO DE

TESORERIA
MUNICIPALIDAD DE CIUDAD BARRIOS, DEPARTAMENTO DE SAN MIGUEL
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2007
Ref.
No PREGUNTA

SI

Todo desembolso que se realiza,

cuenta

con

su

respectivo

comprobante de respaldo?
2

Toda transferencia de fondos, ya sea

de forma manual o electrnica, cuenta
con su documentacin de soporte?

Se utilizan sistemas electrnicos para

realizar pagos o transferencias de
fondos?

Hay restricciones para el acceso a

estos

sistemas

de

pagos

electrnicos?
5

Cada uno de lo funcionarios que

tienen acceso a los sistemas de
pagos electrnicos tienen su propia
clave de seguridad?

6. Todas las cuentas bancarias estn a

NO

N/A P/T COMENTARIO

nombre de la municipalidad?
7. Los refrendarios de cheques son
funcionarios ajenos a las funciones de
autorizacin

registro

de

operaciones?
8. Los

refrendarios

de

cheques

se

aseguran que los documentos que

soportan un pago cumplan con los
requisitos de veracidad, legalidad y
pertinencia?
9.

Los pagos con cheques se efectan

a

nombre

del

beneficiario

proveedor?
10. Se firman cheques en blanco?
11. Los cheques en blanco se encuentran
debidamente custodiados para evitar
el mal uso?
12. Se maneja fondo circulante?
13. Cuentan con un manual para el uso
del Fondo Circulante?
14. Los reintegros del Fondo Circulante
se efectan a nombre del encargado
130

de dicho fondo?
15. Se verifica la exactitud, legalidad, y
pertinencia de los documentos que
conforman el reintegro del Fondo
Circulante?
16. El encargado del Fondo Circulante es
una

persona

efectan

distinta

labores

los

que

contables,

presupuestarias y de manejo de otros

fondos?
17. Los manejadores de fondos, rinden
fianza a satisfaccin del Concejo?
18. Se deja constancia escrita de los
arqueos que se realizan?
19. Los ingresos son reconocidos dentro
de

las

veinticuatro

horas

hbiles

siguientes a su recepcin?
20. Se realizan los depsitos de los
ingresos dentro de las veinticuatro
horas siguientes a la recepcin?
21. Se utiliza el efectivo proveniente de
los ingresos diarios para cambiar
cheques,

efectuar

desembolsos

y
131

otros fines?
22. Todo

gasto

que

debidamente

se

realiza

autorizado

est

por

el

funcionario competente?
23. Se realizan conciliaciones mensuales
de todas las

cuentas de la

municipalidad?
24. La

persona

que

conciliaciones
independiente

elabora

bancarias
de

la

las
es

funcin

de

custodia y registro de operaciones?

25. Se
peridicas

efectan
de

los

confirmaciones
saldos

de

las

cuentas de derechos y obligaciones

financieras de la municipalidad?

FECHA:
ENTREVISTADO:
AUDITOR:

132

5.3.1.4. MEMORANDUM DE PLANEACION

I. INFORMACIN BASICA.
1. ANTECEDENTES DE LA MUNICIPALIDAD
En este apartado debe ampliarse toda la historia de la municipalidad, desde sus
inicios hasta la fecha, as como mencionarse algunos aspectos de inters general,
tales como:
Fundacin y Evolucin del municipio
Ubicacin geogrfica
Extensin Territorial
Divisin administrativa
Nmero de habitantes
Aspecto administrativo de la municipalidad
Servicios que presta a la poblacin
Gobierno Municipal
Y otros de inters general
1.1 MISIN Y VISIN DE LA MUNICIPALIDAD
MISIN:
Se debe transcribir textualmente la Misin aprobada por el Concejo Municipal
VISIN:
As mismo debe anotarse la Visin de la municipalidad.
2. OBJETIVOS DE LA MUNICIPALIDAD
OBJETIVO GENERAL:
El objetivo
apartado.

General plasmado en el Plan Operativo debe incorporarse en este

OBJETIVOS ESPECFICOS:
As como tambin los objetivos especficos.
3. PRESUPUESTO PARA LOS PERODOS OBJETO DE AUDITORA
Debe incorporarse en este apartado la asignacin presupuestaria (Presupuesto
Municipal aprobado) para la Municipalidad de Ciudad Barrios, del ao en estudio
(2007).
Se deber utilizar el esquema para consolidar lo presupuestado bajo examen,
detallando los diferentes tipos de ingresos segn la clasificacin econmica a que
corresponda, de la siguiente manera:
INGRESOS
AO

INGRESOS

INGRESOS DE TRANSFERENCIAS

CORRIENTES

CAPITAL

CORRIENTES

TOTAL
$

TOTAL

De igual forma, se utilizar el esquema donde se estructure el presupuesto o los

presupuestos de egresos sujetos a examen, atendiendo a la clasificacin econmica,
como se muestra a continuacin:
GASTOS
AO

TOTAL

GASTOS

GASTOS

DE APLICACIONES

CORRIENTES

CAPITAL

FINANCIERAS

TOTAL
$

4. LEYES, REGLAMENTOS Y OTRAS NORMAS APLICABLES

Se realizar un anlisis del aspecto jurdico interno y externo de la municipalidad,
que comprenda toda la base legal sobre la cual se fundamenta la existencia de la
misma, regulando su mbito de accin. Estar constituido principalmente por:
Constitucin de la Repblica.
Ley de la Corte de Cuentas de la Repblica
Cdigo Municipal.
Ley General Tributaria Municipal.
Ley Reguladora de Endeudamiento Publico Municipal
Ley de Impuesto Municipales
Ordenanza Reguladora de Tasas
Reglamento de Normas Tcnicas de Control Interno Especificas
Ley y Reglamento del FODES.
Cdigo Tributario y su Reglamento
Ley y Reglamento del Impuesto sobre la Renta.
Ley del ISSS.
Ley del INPEP.
Ley del Sistema de Ahorro para Pensiones.
Ley del Servicio Civil.
Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administracin Pblica y su

Reglamento.
Ley de la Carrera Administrativa Municipal
Ley de tica Gubernamental.
Ley de Asuetos y vacaciones de los empleados pblicos.
Ley reguladora para la comercializacin de bebidas alcohlicas.

5.

PERSONAL CLAVE DE LA MUNICIPALIDAD

Debe mencionarse a los funcionarios y empleados que representan los puestos clave
para la recopilacin de informacin dentro de la municipalidad, detallando el nombre
y cargo que ocupan, algunos de ellos pueden ser: Alcalde Municipal, Gerente

Municipal, Jefe de la UACI, Secretara Municipal, Jefe de Contabilidad y Tesorero

Municipal.
II. ESTRATEGIA DE LA AUDITORIA
1. OBJETIVOS DE LA AUDITORA
OBJETIVO
GENERAL
Es aqu donde el Auditor debe puntualizar su objetivo al realizar la auditora, el que
persigue en la ejecucin del examen. Un objetivo puede ser: Comprobar la
veracidad, propiedad, transparencia, registro y el cumplimiento de los aspectos
legales de los ingresos, egresos y

disponibilidades de la Alcalda Municipal de

Ciudad Barrios, Departamento de San Miguel, durante el perodo del 1 de enero al

31 de diciembre de 2007.

OBJETIVOS ESPECFICOS
Dentro de estos objetivos debe enumerarse todas las metas que se propone lograr,
de manera especfica, entre las que se pueden mencionar las siguientes:
Validar las conciliaciones bancarias de la municipalidad, correspondiente a las
cantidades iniciales y finales para el perodo del uno de enero al treinta y uno de
diciembre del ao dos mil siete; comprobando la veracidad y correcta aplicacin
de las remesas bancarias, las notas de abonos, de cargo, entre otros puntos de
conformidad a la auditora.

Verificar que los ingresos percibidos por la Municipalidad se hayan ejecutado de

conformidad a la Ordenanza Municipal y Ley de Impuestos, validando a la vez la
exactitud del movimiento de fondos con relacin a los registros contables.
.

 Comprobar que los recursos financieros procedentes del FODES y otras fuentes
de ingreso, hayan sido utilizados adecuadamente y para los fines previamente
programados.
Verificar la pertinencia y legalidad de las transacciones

relacionadas con las

operaciones financieras de egresos.

Determinar si la Municipalidad de Ciudad Barrios ha tomado acciones correctivas
adecuadas sobre las recomendaciones de informes de auditoras anteriores.
2. EVALUACION DE LOS COMPONENTES DE CONTROL INTERNO DE
ACUERDO A LAS NORMAS TECNICAS ESPECFICAS.
La Municipalidad de Ciudad Barrios, tiene aprobado el Reglamento de Normas
Tcnicas de Control Interno Especificas y se verificar el cumplimiento de ste, a
travs de la tcnica del cuestionario para la gestin del Concejo Municipal.
2. 1. NORMAS RELATIVAS AL AMBIENTE DE CONTROL
Debemos describir las fortalezas y debilidades que resulten del cuestionario de
Control Interno por componente, el cual ha sido previamente desarrollado mediante
la opinin de los funcionarios y empleados de la municipalidad. Algunos de los
resultados que podran obtenerse son los siguientes:
La Municipalidad no tiene un Cdigo de tica
La Municipalidad

no cuenta con

el Reglamento para la seleccin y

contratacin de Personal
La Municipalidad tiene una estructura organizacional
La Municipalidad cuenta con el Manual de Organizacin y Funciones
La Municipalidad cuenta con el Manual de Descripcin de Puestos
La Municipalidad cuenta con el Reglamento Interno de Trabajo
La Municipalidad cuenta con la Unidad de Auditora Interna

2.2 .NORMAS RELATIVAS A LA VALORACION DE RIESGOS

En cuanto a la valoracin de riesgos, se establecern los diferentes riesgos
detectados segn Cuestionario de Control Interno relacionado al mismo componente.
Entre los posibles factores de valoracin de riesgos se mencionan:
La Municipalidad tiene establecido la visin y misin.
El Concejo cuenta con un comit especial formada por cada una de las
jefaturas para evaluar la gestin de las Unidades.
El Concejo le da prioridad a los riesgos calificados de alto impacto y de alta
probabilidad de ocurrencia.
2.3 NORMAS RELATIVAS A LAS ACTIVIDADES DE CONTROL
Las actividades de control, se refiere a todos los mecanismos que se consideran al
momento de realizar una determinada actividad, con lo cual se protege,

valida y

genera confiabilidad en los procedimientos que se efectan en la municipalidad. Se

pueden mencionar los siguientes:
La Municipalidad cuenta con el Plan Anual de Trabajo.
La Municipalidad cuenta con Manuales que definan claramente las polticas y
procedimientos para proteger los activos.
La Municipalidad utiliza el Vehculo en actividades puramente oficiales
Se concilian mensualmente por cada encargado los registros de la
municipalidad
No se definen polticas sobre procedimientos de rotacin de personal
Los manejadores de fondos rinden la respectiva fianza
Los sistemas informticos poseen claves de accesos
No se practican arqueos de fondos
El Sndico Municipal no realiza Cortes de Caja en forma diaria
Se concilia mensualmente las cuentas bancarias por el Departamento de
Contabilidad.
Llevan el Control de asistencia del personal
Todos los pagos son cancelados mediante cheques

2.4. NORMAS RELATIVAS A LA INFORMACION Y COMUNICACION

Se determinaran los posibles canales de comunicacin y la forma en que fluye la
informacin, de acuerdo a los resultados del Cuestionario de Control Interno.
Podemos mencionar algunos de los resultados:
Existe un adecuado sistema de Comunicacin Pblica
La Municipalidad cuenta con el Plan Estratgico

2.5 NORMAS RELATIVAS AL MONITOREO

Debe detallarse cada uno de los aspectos que se consideran en la municipalidad
para realizar el monitoreo de las actividades, algunas de ellas son:
El Alcalde y dems jefaturas monitorean las actividades de control de cada
una de las reas de la municipalidad
No se practican revisiones peridicas por parte del Sndico sobre la efectividad
y razonabilidad de la calidad del sistema de control interno.
Los resultados de las actividades del monitoreo del Sistema de Control Interno
no son comunicadas al Concejo Municipal.
3. SEGUIMIENTO A INFORME DE AUDITORIA ANTERIOR
Se dar seguimiento a las recomendaciones segn Informe de Auditora realizada en
periodos anteriores a fin de verificar su cumplimiento.

4. DETERMINACIN DE COMPONENTES O CICLOS IMPORTANTES.

Los componentes de Auditora estarn constituidos as:
A. INGRESOS
B. EGRESOS
C. DISPONIBILIDADES

5. DETERMINACION DE REAS CRTICAS

A continuacin se describen algunas de las reas crticas de examen, proyectadas a
las disponibilidades y a los hechos econmicos de ingresos y egresos, con prioridad
a los fondos realizados con el 75% FODES, que el Auditor puede considerar.

Disponibilidades
-

Saldos disponibles iniciales de la auditora anterior

Movimientos que no tienen respaldo documental como las transferencias entre

cuentas y su efecto en la disponibilidad.

Comparacin de ingresos, egresos y disponibilidades

Ingresos
-

Clculo aritmtico en el cobro de tasas e impuestos

Balances anuales presentados por los contribuyentes

Deuda tributaria

Validacin de las cantidades percibidas de ingresos durante el perodo

Egresos
-

Pago de planillas ( sueldos, dietas, aguinaldos)

Documentos de soporte

Remisin y descuento de renta

Trasferencias internas

Registros contables

Control de combustible

Pagos por medio de cheque

Pagos parciales de gastos

Oportunidad del gasto y su registro

Recepcin de compra de materiales y suministros

Secuencia lgica de los egresos

Remisin de las previsiones y renta

6. FUNDAMENTO DE LA AUDITORIA
Para realizar el examen especial, se proceder de acuerdo a las Normas de Auditoria
Gubernamental de El Salvador emitidas por la Corte de Cuentas de la Repblica.

DISPONIBILIDADES
Pruebas detalladas, analticas y de acumulacin de saldos tales como:
Validacin del saldo inicial de la cuenta de disponibilidades contenidas en los
registros contables y libro de bancos.
Anlisis de las cantidades pagadas de ms y menos
Comparacin de movimientos de fondos de ingresos, egresos y disponibilidades.

INGRESOS
Pruebas de cumplimiento sobre los principales controles, tales como:
Clculo de la tasa e impuesto que reflejan los recibos 1-ISAM
Controles de calificacin y actualizacin de la informacin de las empresas para
efecto del clculo del impuesto
Control de deuda tributaria y polticas de recuperacin
Pruebas detalladas, analticas y de acumulacin de saldos tales como:
Verificar el clculo de la tasa e impuesto de conformidad a la Ordenanza
Municipal y Ley de Impuestos.
Verificar si el clculo del impuesto de empresa est de conformidad a la Ley de
Impuestos Municipales
Verificar el monto de la deuda tributaria, percepcin y registro de la recuperacin.

EGRESOS
Pruebas de cumplimiento sobre los principales controles tales como:
Control de combustible.
Revisin de documentos de egresos pagados por medio de cheque.
Revisin de recepcin de compra de materiales y suministros.
Pruebas detalladas, analticas y de acumulacin de saldos tales como:
Examinar sobre base selectiva los pagos de planillas de aguinaldos para verificar
los clculos y autorizacin.
Pruebas de cumplimiento de los aspectos legales relativos a los gastos
generales.
Examinar sobre base selectiva una muestra de egresos para asegurarse que sus
adecuados registros sean razonables y estn adecuadamente soportados.
Pruebas de exactitud aritmtica a la acumulacin de las cifras de los registros.
Se confirmar en forma selectiva la documentacin que soporta los gastos para
verificar su veracidad con los proveedores.

7. ENFOQUE DE MUESTREO Y TAMAO DE LA MUESTRA

Para realizar el examen, se trabajar en base al muestreo no estadstico (a juicio del
auditor), las cuales sern determinadas a medida se avance en cada rea, para ser
analizadas y con ello obtener conclusiones acerca del universo. La razn de utilizar
muestras es el ahorro de tiempo y costos. Su utilidad en la auditora es el proveer
una base confiable para la estimacin de posibilidad de errores o irregularidades en
la informacin financiera de la municipalidad.

III.

ADMINISTRACIN DEL TRABAJO

ANEXOS: como anexos se debe incorporar el cronograma de actividades a realizar

con sus respectivos periodos de tiempo para la consecucin del examen especial.

5.3.2. EJECUCIN DEL TRABAJO

Con el desarrollo de los programas de auditora se ini cia la fase ejecucin del
examen especial, cuyo propsito es obtener la evidencia suficiente, competente y
pertinente, en relacin a los asuntos o hechos evaluados.
5.3.2.1. EJECUCION DEL PROGRAMA DE TESORERIA
PROCEDIMIENTOS
1- Efecte la comparacin de ingresos, egresos y disponibilidades bancarias del
01 de enero al 31 de diciembre de 2007.
Para poder realizar la comparacin de ingresos, egresos y disponibilidades a
la fecha que se examina, debemos utilizar la cedula No 14, de la siguiente
manera:
Saldo al 01/01/07
de

segn libro: este dato ser extrado de la cedula

disponibilidades bancarias, Cedula No. 5

Ingresos: estos saldos provienen de la cdula No 2, sumaria de ingresos.
Egresos: para obtener estos datos es necesario utilizar el total de la
cedula
No.6, Egresos por fondos.
Saldo segn Auditora: este saldo ser el que determine el auditor en la
aplicacin del examen, como resultado de la suma de las disponibilidades
iniciales ms los ingresos,

menos los egresos. Este saldo deber ser

conciliado con la cdula No.5, Disponibilidades Bancarias.

2- Haga un resumen mensual por fondo de los ingresos del 01 de enero al 31 de
diciembre del ao 2007.
Para elaborar el resumen mensual de ingresos por fondo el Auditor debe
proceder a realizar lo siguiente:
a) Solicite a Contabilidad el libro de Resumen de ingresos y sus
respectivos comprobantes de respaldo.

b) Compruebe

que

la

remesa

efectuada

diario

corresponda

efectivamente a todos los ingresos recaudados, verificando el

respectivo documento.
c) Solicite a Tesorera los comprobantes de ingreso para determinar las
transferencias del 25% y 75% FODES
d) Solicite por escrito a Tesorera explicacin sobre si existen otros
fondos, ya sean donaciones o fondos extranjeros, que maneja la
municipalidad y su respectiva documentacin de respaldo.
e) Solicite a Tesorera los documentos de ingreso de prestamos (si
existen)
f) Elabore cedula de ingresos por fondo, para el periodo a examinar (Ver
esquema de Cedula No. 1)
3- Del procedimiento anterior, seleccione una muestra de los ingresos, a criterio
del auditor, y haga lo siguiente:
a) Coteje el valor del recibo con el Libro Auxiliar de Ingresos.
b) Verifique su correcta aplicacin con Leyes, Ordenanzas y Decretos.
Para este procedimiento se recomienda que el auditor se auxilie de la
ordenanza de tasas vigente y sus reformas, a efecto de cerciorarse de
que cada uno de los servicios que han sido cobrados

este en

cumplimiento a la ley, ordenanza o decreto segn aplique.

c) Verifique su correcta aplicacin aritmtica.
d) Compruebe que estn libres de tachaduras o enmendaduras
(Ver esquema de propuesta de Cedulas No. 2, 3 y 4)
4- Determine y haga un detalle de todas las disponibilidades bancarias a la fecha
de inicio del examen.
a) Solicite

a Contabilidad el Balance de Comprobacin a nivel de

subcuenta a la fecha de inicio del examen.

b) Solicite a Contabilidad las conciliaciones bancarias de las cuentas con
saldos correspondientes al periodo a examinar.

c) Prepare cedula que contenga detalle de todas las cuentas bancarias,

incluso las cerradas en el periodo bajo examen.
d) Verifique que las cuentas bancarias estn a nombre de la
municipalidad.
e) Compruebe

las

operaciones

aritmticas

de

las

conciliaciones

bancarias.
f)

Coteje los saldos que representan las conciliaciones con los datos
segn Balance de Comprobacin y estados de cuenta bancarios.

g) Investigue los cheques pendientes de cobro y las remesas pendientes

de abono, verifique su aplicacin en el estado de cuenta posterior.
h) Elabore Cedula de Detalle de las disponibilidades.
(Ver esquema propuesto de Cedula de Detalle No. 5)
5- Haga un resumen mensual por fondo de los egresos del 1 de enero al 31 de
diciembre del ao 2007
a) Solicite a Tesorera los documentos de egresos clasificados por Fondo.
b) Efecte la sumatoria de los documentos de egresos por fondo o en su
defecto solicite el detalle (o libro de bancos) mensual de los egresos
por fondo.
c) Elabore Cedula de Detalle de los egresos por fondo.
(Ver esquema propuesto de Cedula No. 6)
6- Del procedimiento anterior seleccione una muestra de los egresos a criterio
del auditor y haga lo siguiente:
a) Revise la Legalizacin de los documentos de egresos con acuerdo,
Vo. Bo. DESE y Tomado de Razn.
b) Que cada documento est emitido a nombre de Tesorera Municipal de
Ciudad Barrios.
c) Que los documentos no presenten alteraciones o enmendaduras, que
llamen la atencin.

d) Que los documentos estn respaldados por su respectivo comprobante

contable.
e) Elabore Cedula Analtica.
(Ver esquema propuesta de Cedula No.7)
7- Verifique que las personas que firman los cheques, no tengan relaciones con
la elaboracin de documentos que representan un desembolso.
Para este procedimiento debe solicitarse la nomina de funcionarios que se
desempean como refrendarios de cheques, verificando el cumplimiento de
este procedimiento. Se recomienda que el auditor prepare una cedula
narrativa para efecto de respaldar su trabajo. En esta cedula se considera el
mismo encabezado que se utiliza en todas las cedulas de trabajo, luego
realizar una descripcin de la situacin encontrada en cuanto a los
refrendarios de cheques.
8- Efecte detalle de los documentos de egresos que fueron pagados con fondos
de prstamos.
a) Solicite a Tesorera un detalle de los destinos a los que se aplic el o
los Prstamos que posee la municipalidad.
b) Solicite la documentacin de respaldo de todos los pagos realizados
con fondos de prstamos.
(Ver Cedula propuesta No.8)
9- Determine la legalidad de los documentos pagados con fondos de prstamos
y selectivamente realice verificacin de facturas con proveedores. (Ver cedula
propuesta No. 9)
10-Concluya a cerca de la utilizacin de los fondos de prstamos.
De igual manera como se menciona en el procedimiento No. 7, en este debe
elaborarse cedula narrativa de acuerdo a lo encontrado en la aplicacin del
examen. (Ver cedula No. 10)

11-Prepare P/T que muestre los egresos cuestionables, luego elabore HPA,
conforme a la evidencia obtenida (documente apropiadamente). (Ver cedula
N0. 11 y 11A)
12-Incluya otros procedimientos que considere necesarios.
Si el auditor considera que el objetivo no se cumple, con los procedimientos
mencionados anteriormente, puede aplicar los procedimientos alternativos o
adicionales que estime convenientes, a fin de mejorar el alcance del examen.
13-Analice los resultados obtenidos

del examen realizado y verifique si se ha

cumplido con el objetivo planteado inicialmente y concluya sobre la

confiabilidad en el uso de los recursos, realizando una Cedula Narrativa. ( ver
cedula No.12)
14-Solicite listado de funcionarios o empleados con funciones de ordenadores de
pago, refrendarios de cheques, pagadores auxiliares, colectores y efecte lo
siguiente:
a) Asegrese que rinden fianza,
b) Verifique acuerdo de nombramiento.
(Ver Cedula No.12)
15-Elabore cedula que contenga desarrollo de hallazgos de auditora, con sus
atributos:
a) Nombre, Titulo, Referencia papeles de trabajo ( REF.P/T)
b) Condicin.
c) Criterio.
d) Evaluacin de causa y efectos.
e) Desarrollo de conclusiones y recomendaciones.
f) Incorporacin de los comentarios de la administracin.
g) Comentarios de la Unidad de Auditoria Interna.
(Ver Cedula No.13)

5.3.2.2. EVALUACION DE LA EVIDENCIA DE AUDITORIA

Para evaluar la evidencia de auditoria, antes es importante mencionar las tcnicas de
auditoria y los procedimientos de auditoria, a efecto de que la evidencia sea
confiable.
TECNICAS DE AUDITORIA
Son mtodos prcticos de investigacin que utiliza el auditor para obtener la
evidencia necesaria que fundamenta sus opiniones y conclusiones.En la auditora
interna gubernamental las tcnicas se clasifican generalmente con base a la accin
que se va efectuar, entre las que figuran:
TCNICAS DE VERIFICACIN OCULAR
a) COMPARACIN:
Es el acto de observar la similitud o diferencia existente entre dos o ms elementos.
Se efecta la comparacin de resultados contra criterios aceptables, facilitando de
esa forma la evaluacin por el auditor y la elaboracin de observaciones y
recomendaciones.
b) OBSERVACION:
Es el examen ocular realizado para cerciorarse sobre cmo se ejecutan las
operaciones. Esta tcnica es de utilidad en todas las fases de la auditora, por cuyo
intermedio el auditor se asegura de ciertos hechos y circunstancias, en especial, las
relacionadas con

la

forma

de

ejecucin

de

las

operaciones,

apreciando

personalmente, de manera abierta o discreta, como el personal de la entidad ejecuta

las operaciones.
TCNICAS DE VERIFICACIN ORAL
a) INDAGACIN
Es el acto de obtener informacin verbal sobre un asunto mediante averiguaciones
directas o conversaciones con los funcionarios responsables de las diferentes reas
de la municipalidad. La respuesta a una pregunta formulada por el auditor, constituye

una porcin insignificante de elementos de juicio en los que puede confiarse, pero las
respuestas a muchas preguntas que se relacionan entre s, pueden suministrar un
elemento de juicio satisfactorio, si todas son razonables y consistentes. Sus
resultados por s solos no constituyen evidencia suficiente y competente.
b) ENTREVISTAS
Las entrevistas pueden ser efectuadas al personal de la municipalidad o a personas
relacionadas con los programas o actividades a su cargo. Para obtener mejores
resultados

deben

prepararse

apropiadamente,

especificar

quines

sern

entrevistados, definir las preguntas a formular, explicar al entrevistado acerca del

propsito y puntos a ser abordados. Asimismo, los aspectos considerados
relevantes, deben ser documentados y/o confirmados por otras fuentes.
c) ENCUESTAS
Las encuestas pueden ser tiles para recopilar informacin de un gran universo de
datos o grupos de personas. Su ventaja principal radica en la economa en trminos
de costo y tiempo; sin embargo, su desventaja se manifiesta en su inflexibilidad, al no
obtenerse ms de lo que se pide, lo cual en ciertos casos puede ser muy costoso. La
informacin obtenida por medio de encuestas es poco confiable, bastante menos que
la informacin verbal recolectada en base a entrevistas efectuadas por los auditores.
Por lo tanto, deben ser utilizadas con mucho cuidado, a no ser que se cuente con
evidencia que las corrobore.
TCNICAS DE VERIFICACIN ESCRITA
a) ANLISIS
Consiste en la separacin y evaluacin crtica, objetiva y minuciosa de los elementos
o partes que conforman una operacin, actividad, transaccin o proceso, con el fin de
establecer su naturaleza, su relacin y conformidad con los criterios normativos y
tcnicos existentes. Los procedimientos de anlisis estn referidos a la comparacin
de cantidades, porcentajes y otros. La tcnica de anlisis es especialmente til para
determinar las causas y efectos de los hallazgos de auditora.
149

b) CONFIRMACION
Es la tcnica que permite comprobar la autenticidad de los registros y documentos
analizados, a travs de informacin directa y por escrito, otorgada por funcionarios
que participan o realizan las operaciones sujetas a examen (confirmacin interna).
Otra forma de confirmacin, es la denominada confirmacin externa, la cual se
presenta cuando se solicita a una persona independiente de la municipalidad
(terceros), informacin de inters que slo ellos pueden suministrar.
c) TABULACION:
Es la tcnica de auditora que consiste en agrupar los resultados obtenidos en reas,
segmentos o elementos examinados, de manera que se facilite la elaboracin de
conclusiones.
d) CONCILIACION
Implica hacer que concuerden dos conjuntos de datos relacionados, separados e
independientes. Esta tcnica consiste en analizar la informacin producida por
diferentes unidades operativas, respecto de una misma operacin o actividad, con el
objeto de establecer su concordancia entre s y, a la vez, determinar la validez y
veracidad de los informes, registros y resultados que estn siendo examinados.
TECNICAS DE VERIFICACION DOCUMENTAL
a) COMPROBACION
Tcnica que se aplica en el curso de un examen, con el objeto de verificar la
existencia, legalidad, autenticidad y legitimidad de las operaciones efectuadas por la
municipalidad, mediante la verificacin de los documentos que las justifican.
b) CALCULO
Es la tcnica que se utiliza para verificar la exactitud y correccin aritmtica de una
operacin o resultado. Se prueba solamente la exactitud de un clculo, por lo tanto,
se requiere de otras pruebas adicionales para establecer la validez de las cifras
incluidas en una operacin.
150

c) RASTREO
Es utilizada para dar seguimiento y controlar una operacin de manera progresiva, de
un punto a otro de un proceso interno determinado o, de un proceso a otro realizado
por una unidad operativa dada. Al efectuar la comprensin de la estructura del
control interno, se seleccionan determinadas operaciones relativas a cada partida o
grupo, para darles seguimiento, desde el inicio hasta el final dentro de sus procesos
normales de ejecucin, para con esto asegurarse de su regularidad y correccin.
Esta tcnica puede clasificarse en dos grupos: a) rastreo progresivo, que parte de la
autorizacin para efectuar una operacin hasta la culminacin total o parcial de sta;
y, b) rastreo regresivo, que es inverso al anterior, es decir, se parte de los resultados
de las operaciones para llegar a la autorizacin inicial.
d) REVISION SELECTIVA
Consiste en el examen ocular rpido de una parte de los datos o partidas que
conforman un universo homogneo en ciertas reas, actividades o documentos
elaborados, con el fin de separar mentalmente los asuntos que no son normales,
dado el alto costo que representara llevar a cabo un revisin amplia o, que por otras
circunstancias, no es posible efectuar una anlisis profundo.
TECNICAS DE VERIFICACION FISICA
a) INSPECCIN
Es el examen fsico y ocular de activos, obras, documentos y valores, con el objeto
de establecer su existencia y autenticidad. La aplicacin de esta tcnica es de mucha
utilidad, especialmente, en cuanto a la constatacin de efectivo, valores, activo fijo y
otros equivalentes. Generalmente, se acostumbra calificarla como una tcnica
combinada, dado que en su aplicacin utiliza la indagacin, observacin,
comparacin, rastreo, tabulacin y comprobacin.
Estas acciones verificadoras pueden ser oculares, verbales, por escrito, por revisin
del contenido de documentos y por examen fsico.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA
Entre los procedimientos de auditora mas utilizados en los exmenes especiales
figuran:
a) Declaraciones de funcionarios.
b) Confirmaciones.
c) Inspecciones fsicas.
d) Revisin documentaria.
a) DECLARACIONES DE FUNCIONARIOS O EMPLEADOS
Las declaraciones obtenidas de los funcionarios y empleados de la entidad, en el
curso de investigaciones o entrevistas, debe ser siempre por escrito y firmadas por el
autor de las mismas. Debe considerarse la expresin libre de los declarantes, a
quienes debe permitrseles la revisin del borrador del texto de su declaracin y su
firma a continuacin del prrafo final siguiente:
"He ledo ntegramente el contenido del presente documento, considerando que el
mismo refleja fielmente mis declaraciones en relacin al .......(asunto, entidad) y firmo
la presente en seal de conformidad".
Las declaraciones deben siempre corroborar los resultados de otros procedimientos
aplicados por los auditores en relacin al asunto evaluado.
Cuando se considere apropiado revelar indicios y/o actos relacionados con
ilegalidades o irregularidades debe solicitarse la asesora legal pertinente, de modo
de evitar situaciones que se deriven de la falta de respaldo de las observaciones.
b) CONFIRMACIONES
Las confirmaciones son procedimientos destinados a corroborar la informacin
obtenida de la entidad, a travs de aquella obtenida de la contraparte externa de la
transaccin ocurrida.

Al requerir la confirmacin, el auditor debe adoptar las precauciones necesarias para

asegurarse que la respuesta sea remitida directamente a su persona. En caso de no
recibir respuesta a la solicitud de confirmacin, deber remitirse un segundo
requerimiento y, de no obtenerse respuesta, debe aplicar procedimientos alternativos
para asegurarse de la validez de la informacin proporcionada por la entidad.
Si los procedimientos alternativos no confirman la informacin en evaluacin, el
auditor debe considerar al mismo como punto especial de atencin y ahondar su
investigacin hasta quedar satisfecho del mismo y definir su inclusin en el informe.
c) INSPECCIN FSICA
La inspeccin fsica es empleada por el auditor para cerciorarse mediante percepcin
sensorial y/o pruebas especiales, de la existencia de un activo o bien en poder de la
municipalidad.
El arqueo de efectivo y/o valores y el inventario de bienes en almacn y/o de activo
fijo, constituyen la aplicacin prctica de esta tcnica. Debe siempre tenerse en
cuenta que la percepcin sensorial est referida a los cinco (5) sentidos con que est
dotado el ser humano.
d) REVISIN DOCUMENTARIA
La revisin documentaria es, probablemente, el procedimiento mas utilizado en un
examen especial. Partiendo de la premisa que cada paso, fase o etapa de una
transaccin debe dejar siempre una huella documental -bien sea por la emisin de un
documento o por anotaciones en el mismo (Visto Bueno, afectaciones a cuentas,
pases a otros departamentos, informes, etc.), es posible reconstruir una transaccin
en base a la documentacin disponible y llegar a conclusiones sobre faltantes
documentarios, de autorizaciones, procedimientos omitidos y/o falta de oportunidad
de los mismos, transgresiones a la normatividad vigente y otros.
La revisin documentaria constituye un complemento excelente de la inspeccin
fsica, pues sta ltima aporta evidencia en torno a la existencia fsica de los bienes,
lo cual no puede ser proporcionado a travs del primer procedimiento.

Los procedimientos descritos y otros que considere necesario llevar a cabo el

auditor, deben permitirle establecer conclusiones en relacin a los objetivos del
examen.
PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO O DE CONTROL
Son los procedimientos de auditora para probar la efectividad de las polticas y
actividades de control establecidas por la administracin de la municipalidad.
El auditor puede desarrollar procedimientos de control por separado o realizar
procedimientos de doble propsito (pruebas de control y pruebas sustantivas o de
detalle).
PRUEBAS SUSTANTIVAS
Las pruebas sustantivas son la aplicacin de uno o ms tipos de tcnicas de
auditora a las partidas o transacciones individuales, que constituyen un saldo de
cuenta o una clase de transaccin.
Las pruebas sustantivas se aplican para confirmar la efectividad del funcionamiento
del sistema de control interno, despus de haber aplicado pruebas de control y
obtenido evidencia sobre la razonabilidad de los saldos de los registros contables.
Estas pruebas se aplican cuando no se confa en los sistemas de control y cuando
existe la necesidad de reforzar las conclusiones obtenidas a travs de la revisin
analtica.
TIPOS DE PROCEDIMIENTOS SUSTANTIVOS
ANALTICOS
Los procedimientos analticos consisten en la aplicacin de comparaciones,
clculos, indagaciones, inspecciones y observaciones, para analizar la razonabilidad
de la informacin financiera, relacionando los datos contables y los operativos.
154

DE DETALLE
Los procedimientos de detalle, son la aplicacin de uno o ms tipos de tcnicas de
auditora a las partidas o transacciones individuales, que constituyen un saldo de
cuenta o una clase de transaccin. Utilizando, entre otras, las siguientes tcnicas:
confirmacin, inspeccin fsica, comprobacin y clculo.
EVIDENCIA DE AUDITORIA
Con el desarrollo de los programas de auditora se inicia la fase de ejecucin del
examen especial, cuyo propsito es obtener la evidencia suficiente, competente y
pertinente, en relacin a los asuntos o hechos evaluados.
La evidencia es la prueba obtenida por cualquiera de los diversos medios empleados
por el auditor en el curso de una auditora; tambin es el conjunto de hechos
comprobados que sustentan las conclusiones del auditor. Es la informacin
especfica obtenida durante la labor de auditora a travs de observacin, inspeccin,
entrevistas y examen de los registros.
La actividad de auditora se dedica a la obtencin de la evidencia suficiente,
competente y pertinente, dado que sta provee una base racional para la formulacin
de los juicios u opiniones. As mismo debe ser oportuna, ya que

mediante la

aplicacin de los procedimientos de auditora programados el Auditor sustentara sus

conclusiones y hallazgos de auditora sobre una base objetiva y real.
El trmino suficiente se refiere a la cantidad de evidencia necesaria para respaldar
sus conclusiones y hallazgos de auditora.
El trmino competente se relaciona con la confiabilidad, relevancia, pertinencia e
importancia de la evidencia y finalmente, el trmino oportuna se refiere al momento
en que sta es recopilada.
Estas evidencias deben quedar registradas en los papeles de trabajo.
155

En trminos generales la evidencia de auditora puede clasificarse en cuatro tipos:

fsica, testimonial, documental y analtica.
1. EVIDENCIA FSICA
Se

obtiene por medio de una inspeccin u observacin directa de: Actividades

ejecutadas por las personas, Documentos y registros, Hechos relativos al objetivo

del examen.
La evidencia fsica se documenta en memorandos que resumen los asuntos
revisados, es decir, papeles de trabajo que muestran la naturaleza y alcance de la
verificacin practicada, pudiendo ser el resultado de una inspeccin y estar
representada por fotografas, cuadros, mapas u otras representaciones grficas. El
obtener y utilizar evidencia grfica es una forma eficaz de explicar o describir una
situacin en un informe.
El adecuado uso de la tcnica de observacin, incluyendo el reconocimiento del valor
de la evidencia fsica depende, en gran parte, del auditor que efecta el trabajo. Por
ejemplo, si ste se mantiene alerta y es curioso e imaginativo, observar en forma
crtica los inventarios, las condiciones de las estructuras y equipo y las actividades
del personal de la entidad.
2. EVIDENCIA TESTIMONIAL
Es la informacin obtenida de otros a travs de cartas o declaraciones recibidas en
respuesta a indagaciones o por medio de entrevistas. El resultado de las entrevistas
puede expresarse en un memorando basado en notas tomadas durante ellas. Es
conveniente que tales declaraciones estn firmadas por los funcionarios o empleados
entrevistados. La declaracin verbal o escrita de un funcionario acerca de, por
ejemplo, la cantidad y condiciones de las existencias en almacn, tiene un valor
limitado como evidencia. Las declaraciones se tornan ms importantes y tiles, si
estn corroboradas por revisiones de los registros y las pruebas fsicas de inventario.

Las declaraciones de funcionarios de la entidad son fuentes valiosas de informacin

(explicaciones, justificaciones o lneas de razonamiento) y proporcionan elementos
de juicio que no seran fciles de obtener a travs de una prueba de auditora
documental.
3. EVIDENCIA DOCUMENTAL
Es aquella plasmada en escritos y registros, como documentos, contratos y otros. La
forma ms comn de evidencia en la auditora consiste en documentos clasificados
como:
Externos: Son aquellos que se originan fuera de la entidad (por ejemplo, facturas de
vendedores y correspondencia que se recibe).
Internos: Los que se originan dentro de la entidad (por ejemplo, registros contables,
correspondencia que se enva, guas de recepcin y comunicacin interna).
El auditor debe evaluar la confiabilidad de la evidencia documental utilizada como
respaldo de sus hallazgos de auditora. Por ejemplo, un documento externo que se
obtenga directamente de su lugar de origen es ms confiable que el mismo
documento obtenido en la entidad. Siempre debe considerarse la posibilidad de que
los documentos obtenidos en la entidad podran estar alterados, cualquier alteracin
debe ser objeto de investigacin, verificando de ser posible en la fuente de origen del
documento.
La evidencia interna que circula fuera de la entidad puede tener la misma
confiabilidad que la evidencia externa. Relativamente pocos tipos de documentos
estn sujetos a revisin y aprobacin externa, como ejemplo se puede mencionar las
rdenes de compra devueltas con el visto bueno del proveedor.
Los procedimientos internos tienen un efecto importante en la confiabilidad de la
evidencia documental que se origina en la entidad y que circula slo en ella.

Por ejemplo, una tarjeta o registro de control de asistencia sera evidencia confiable
de la labor efectuada por un servidor si: el empleado registra su hora de ingreso a la
oficina en el reloj de control; el rea de personal verifica la tarjeta de control,
comparndola con la informacin del rea de trabajo donde est asignado el
servidor; y, los auditores internos o la administracin efectan revisiones sorpresivas
de asistencia.
4. EVIDENCIA ANALITICA
Se obtiene al analizar o verificar la informacin. El juicio profesional del auditor
acumulado a travs de la experiencia orienta y facilita el anlisis. La evidencia
analtica puede originarse de comparaciones con normas establecidas, operaciones
anteriores u otras operaciones, transacciones o rendimiento, leyes y/o reglamentos,
anlisis de la informacin dividida en sus componentes.
El informe representa el producto final del trabajo del auditor y en l se presentan sus
observaciones,

conclusiones

recomendaciones,

expresadas

en

juicios

fundamentados como consecuencia del anlisis de las evidencias obtenidas durante

la fase de ejecucin.
5.3.2.3. ELABORACIN DE HALLAZGOS CON SUS ATRIBUTOS
La comunicacin de presuntas deficiencias de auditora, deber realizarse durante el
proceso de la auditora, informando a las personas relacionadas con los

hechos

observados, al momento de identificados, a fin de que en un plazo establecido,

presenten comentarios por escrito y evidencia, para su evaluacin y consideracin.
Se remitir copia de cada comunicacin de presuntas deficiencias al titular.
El auditor

identificar las observaciones debidamente comprobadas, que por su

naturaleza e importancia a su criterio, constituyan hallazgos y las que correspondan

a deficiencias menores, llevando al borrador de informe las primeras y a la carta de
gerencia las segundas. Se considera una deficiencia menor, la observacin que a
criterio del equipo de auditora, no tiene consecuencias significativas en el sistema de

control interno y en la gestin de la entidad, considerando los factores cualitativos y

cuantitativos.
La deficiencia menor debe ser comunicada al Titular de la entidad, para fortalecer el
sistema de control interno y gestin de la entidad auditada, con el propsito de
prevenir que en el futuro se convierta en hallazgo. Dicha deficiencia ser reportada a
travs de una carta de gerencia, de la cual se har mencin en el informe de
auditora correspondiente.
Es importante identificar los aspectos positivos o fortalezas institucionales, de las
cuales se debe obtener la evidencia que las sustenten y demuestren, ya que debern
reportarse con el propsito de balancear el efecto de un informe eminentemente
negativo.
Tambin se desarrollarn los hallazgos con todos sus atributos, los cuales deben
constar en los papeles de trabajo y estar debidamente referenciados y
documentados con la evidencia recopilada.
Tcnicamente surge un hallazgo, cuando al comparar la normativa incumplida (ley
y/o normativa tcnica incumplida) con la observacin (deficiencia sealada por los
auditores) existe diferencia. Ya establecida la deficiencia, se realiza su evaluacin en
trminos de causa (origen de la deficiencia) y efecto (impacto cuantitativo o
cualitativo ocasionado por la deficiencia sealada, o el impacto potencial que podra
ocasionar la misma), luego

de cada hallazgo de auditora, el auditor incluir los

comentarios de los servidores relacionados con los hallazgos recopilados en las

diversas fases de la auditora, toda vez que estn relacionados con las
observaciones.
Para documentar el desarrollo de los hallazgos, se utilizar la cedula "Hallazgo
Potencial de Auditora" (HPA).

En el desarrollo de los hallazgos, el auditor considerar los siguientes atributos:

OBSERVACIN
Es la deficiencia comprobada y sustentada en los papeles de trabajo, con evidencias
suficientes y competentes.
Caractersticas:
Denota lo que es
Describe la deficiencia detectada por el auditor
Debe ser objetiva
Producto de verificacin o comprobacin
Se sustenta con evidencias
Opuesta al deber ser
Debe explicarse por s misma, por lo que su redaccin no debe ser
Contradictoria o confusa
NORMATIVA INCUMPLIDA
Es el deber ser y o un requisito contenido en alguna ley, reglamento, Instructivo u
otra normativa aplicable. Para que exista hallazgo deber existir Oposicin entre la
observacin y la normativa incumplida.
Caractersticas:
Denota El deber ser
Definida en la normativa legal y/o tcnica
Se debe incluir en forma textual
Opuesta a la observacin
CAUSA
Es el origen de la observacin.
Caractersticas:
Identifica el origen de la deficiencia
Producto de fallas de la administracin
Se puede evidenciar u obtener de la respuesta de la administracin

EFECTO
Impacto cuantitativo o cualitativo ocasionado por la deficiencia sealada, o el impacto
potencial que podra ocasionar la misma.
Caractersticas:
Ocasionado por la condicin
Categrico
Evitar palabras o frases confusas en su redaccin
Se puede medir en trminos cualitativos o cuantitativos se agregar ttulo para
identificar los hallazgos, su redaccin ser breve y denotar la observacin, los
cuales sern numerados correlativamente en el informe respectivo.
ELEMENTOS DE LOS HALLAZGOS
El auditor debe presentar los hallazgos detectados, considerando los elementos
siguientes:
a) Ttulo
Se debe expresar en una lnea el resumen de la condicin detectada, redactado en
sentido positivo o negativo, segn el caso.
b) Condicin
Es la deficiencia detectada y sustentada en papeles de trabajo, con evidencia
suficiente y competente.
c) Criterio
Es el deber ser y que est contenido en alguna ley y/o reglamento, y es el elemento
que permite identificar que la condicin se encuentra en oposicin al criterio.
d) Causa
Es la razn o el motivo que genera el efecto obtenido de la comparacin entre la
condicin y el criterio. La identificacin de la causa contribuye a que los auditores

gubernamentales, preparen recomendaciones constructivas en relacin a las

acciones correctivas que deban implantarse.
e) Efecto
Es el resultado ocasionado por la condicin y permite identificar la importancia del
hallazgo.
f) Conclusin, cuando sea pertinente
g) Recomendacin
Son las acciones que la administracin debe implementar para abordar la causa, y
en algunas veces presenta soluciones a la condicin.
h) Comentario de la Administracin
Es la repuesta escrita y documentada a los hallazgos comunicados en el informe de
auditora.
i) Comentario de los Auditores, en los casos en que exista discrepancia.
5.3.3. INFORME Y COMUNICACIN DE RESULTADOS DE EXAMEN ESPECIAL
El producto final de la auditora gubernamental es un informe, el cual debe
elaborarse y comunicarse al rea auditada de forma oportuna. Los informes de
auditora deben respaldarse con evidencia suficiente y competente; y deben ser
suscritos por los titulares responsables de la entidad o unidad auditora.
Los informes de auditora deben agregar valor a las reas auditadas, las
recomendaciones que se emiten deben ser prcticas, aplicables y que realmente
fortalezcan a las instituciones atacando los problemas o deficiencias encontradas.
El auditor debe presentar los hallazgos detectados.

5.3.3.1. COMUNICACIN DE RESULTADOS

La comunicacin de resultados a las personas relacionadas con las presuntas
deficiencias, se realiza por escrito, en la medida en que se identifican dichas
deficiencias en el transcurso de la auditora, con el propsito de garantizar su
derecho de defensa, confirmar la presunta deficiencia y que todas las personas
responsables de la actividad observada, estn enteradas de los resultados, para que
tengan oportunidad de participar activamente en la presentacin de evidencia

para

desvirtuar, modificar o confirmar las presuntas deficiencias y/o dar las explicaciones
correspondientes, en beneficio de la objetividad de nuestros resultados.
Se remitir copia de tal comunicacin, al titular de la entidad auditada.
La deficiencia menor debe ser comunicada al Titular de la entidad, para fortalecer el
sistema de control interno, con el propsito de prevenir que en el futuro se convierta
en hallazgo. Dicha deficiencia ser reportada a travs de una carta de gerencia, de la
cual se presenta la Cedula No. 15
El auditor debe colocar especial cuidado en la identificacin de los funcionarios
comprendidos en las observaciones, a fin de evitar errores en la identificacin de las
responsabilidades que les compete por su gestin.
El informe de examen especial debe incluir los comentarios y aclaraciones por escrito
presentados por los servidores relacionados en las observaciones. Esta informacin
debe ser evaluada por el auditor e incluida en el informe. Tambin debe incluirse la
opinin del auditor que resulte de la evaluacin de tales argumentos, cuando exista
discrepancia.
Las recomendaciones deben estar dirigidas a los funcionarios que tengan
competencia para disponer la adopcin de correctivos encaminados a superar la
causa del problema detectado (Cedula No. 16).

Antes de elaborar el borrador de informe, es necesario obtener la carta de

salvaguarda

relacionada con la gestin administrativa, financiera y operativa,

suscrita por el Titular de la Entidad o por el funcionario a quien l designe (Cedula

No. 17).
5.3.3.2. ELABORACION DEL BORRADOR DE INFORME
El Auditor se asegurar que todos los hallazgos de auditora se encuentren
sustentados con evidencias suficientes y competentes, en los papeles de trabajo.
Finalizar el borrador de informe y la carta de gerencia para su revisin final. De no
existir hallazgos, se proceder a elaborar el informe final, para su presentacin y
respectiva distribucin.
El informe y la carta de gerencia debern

haberse elaborado de acuerdo a las

Normas de Auditora Gubernamental, y revisados en todos los aspectos tcnicos y

gramaticales, observando que las operaciones matemticas incorporadas en el
informe hayan sido comprobadas, que ambos estn referenciados con los papeles de
trabajo y que se ha realizado un adecuado anlisis en la separacin de hallazgos y
deficiencias menores.Para la lectura del borrador de Informe, el Auditor Interno
presentar la nmina de las personas que se van a convocar, a quienes se les
enviar copia de los hallazgos en los que estn relacionados y al titular el original del
borrador de informe y la carta de gerencia.
A continuacin se presenta el contenido del Borrador de Informe de Examen
Especial, desarrollando el tem respectivo, su explicacin y el ejemplo practico, de la
siguiente manera:
BORRADOR DE INFORME DE EXAMEN ESPECIAL
a) INTRODUCCION
(Debe describirse brevemente los antecedentes del examen especial)
En este caso, el examen especial se ejecuto en cumplimiento a la programacin del
plan de Auditora Interna del ao 2008.

b) OBJETIVO Y ALCANCE DE LA AUDITORIA

(El informe debe describir los objetivos y el alcance de la auditora, declarando
adems que la auditora fue conducida de acuerdo a las NAG, en lo aplicable)
El objetivo planteado es el siguiente: Realizar

un Examen especial

al rea de

tesorera de la Alcalda Municipal de Ciudad Barrios, por el periodo comprendido

entre el 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2001, de conformidad a las Normas de
Auditoria Gubernamental.
c) LIMITACIONES EN EL ALCANCE DE LA AUDITORIA
(Se beben describir factores que contribuyeron a que la auditora no se realizara de
la mejor forma por cualquier tipo de limitaciones)
Algunas de las limitaciones generales de las Unidades de Auditoria, al realizar el
examen son las siguientes:
Poca valoracin de las Unidades Administrativas de las recomendaciones
emitidas por la Auditoria Interna.
Falta de seguimiento de las recomendaciones por parte del concejo municipal.
Poco tiempo asignado por las unidades Administrativas para el Desarrollo del
examen.
d) RESULTADOS DE LA AUDITORIA
(Se deben detallar los hallazgos encontrados con todos sus atributos, excepto las
recomendaciones cuando sean innecesarias debido a que los responsables ya no
pueden ponerlas en prctica)
En el transcurso de la ejecucin del examen especial, se pueden detectar muchas
condiciones, sin embargo para ejemplificar a continuacin se mencionan algunas:
Aspectos financieros
1. Disponibilidades bancarias sobrevaluadas.

2. Fondos recibidos en colectura no son remesados al banco dentro las

veinticuatro horas.
Aspectos de control Interno
1. Falta de Instrumentos Administrativos.
2. Falta de coordinacin dentro de las funciones de los empleados.
3. Deficiencia encontrada en el rea de ingresos.
Aspectos de cumplimiento de leyes, Instructivos, Reglamentos y otras
Normas aplicables.
1. Cheques pendiente de cobro de aos anteriores incluidos en
conciliaciones bancarias de 2007.
2. Documentacin proporcionadamente inoportunamente carente de
confiabilidad.
e) RESULTADO DEL ANALISIS DE INFORMES DE AUDITORIA ANTERIOR
(Analizar y dar continuidad a las observaciones presentadas en informes de
Auditoras Anteriores)
f) RECOMENDACIONES
(Incorporar las recomendaciones a cada hallazgo encontrado por el Auditor, con el fin
de que dicho hallazgo sea superado)
g) ANEXOS
(Adjuntar toda la documentacin que sirve de respaldo al informe)
Al momento de realizar la convocatoria para la lectura del Borrador del Informe y
teniendo

presentes a los involucrados, se deber tomar la asistencia de los

participantes, con formato previamente elaborado de Acta de Lectura del borrador

de Informe, y lo completar durante la reunin, debiendo ser firmada por los
asistentes (Cedula No. 18).

5.3.3.3. ELABORACION DEL INFORME FINAL

El resultado de un examen especial ser comunicado de manera tcnica y
profesional a travs de un informe que el equipo de auditores deber preparar, el
cual debe ser oportuno, completo, exacto, objetivo y claro.
Para la elaboracin del informe final debe analizarse la documentacin presentada
en la lectura del informe o en el plazo asignado en el acta de lectura, procediendo a
elaborar el informe final, el cual deber llevar los cambios que se hayan incorporado.
El informe de examen especial debe contener:
a) TITULO
(Deber indicar el tipo de examen que se ha realizado)
INFORME DE EXAMEN ESPECIAL
b) DESTINATARIO.
(El informe debe ser dirigido a la mxima autoridad de la entidad auditada y a los
funcionarios que por ley estn facultados, para solicitar una investigacin)
Sres. Concejo Municipal
Alcalda Municipal de Ciudad Barrios.
Presente.
c) INTRODUCCIN.
(Debe describirse brevemente los antecedentes del examen especial)
El examen especial se ejecuto en
Auditoria Interna del ao 2008.

cumplimiento a la programacin del plan de

d) OBJETIVOS Y ALCANCE DEL EXAMEN.

(El informe debe describir los objetivos y el alcance de la auditora, declarando
adems que la auditora fue conducida de acuerdo a las NAG, en lo aplicable)
Realizar

un Examen especial

al rea de tesorera de la Alcalda Municipal de

Ciudad Barrios, por el periodo comprendido entre el 01 de Enero al 31 de Diciembre

de 2001, de conformidad alas Normas de Auditoria Gubernamental.
e) RESULTADOS OBTENIDOS.
(Se deben detallar los hallazgos encontrados con todos sus atributos, excepto las
recomendaciones cuando sean innecesarias debido a que los responsables ya no
pueden ponerlas en prctica)
En el transcurso de la ejecucin del examen especial, se detectaron las condiciones
que a continuacin se mencionan:
Aspectos financieros
1. Disponibilidades bancarias sobrevaluadas.
2. Fondos recibidos en colectura no son remesados al banco dentro las
veinticuatro horas.
Aspectos de control Interno
1. Falta de Instrumentos Administrativos.
2. Falta de coordinacin dentro de las funciones de los empleados.
3. Deficiencia encontrada en el rea de ingresos.
Aspectos de cumplimiento de leyes, Instructivos, Reglamentos y otras
Normas aplicables:
1. Cheques pendiente de cobro de aos anteriores incluidos en
conciliaciones bancarias de 2007.

2. Documentacin proporcionadamente inoportunamente carente de

confiabilidad.
f) COMENTARIOS DE LA ADMINISTRACIN.
(El informe debe incluir los comentarios de la administracin de la entidad o de los
funcionarios que en su momento, tomaron las decisiones)
El concejo municipal de Ciudad Barrios, segn nota suscrita da respuesta a carta a
la Gerencia enviada por el Auditor Interno, con fecha
amplan los comentarios y presentan nuevas evidencias el da

, en la cual
, para

respaldar sus afirmaciones, sobre las observaciones formuladas por la Unidad de

Auditora Interna de esta municipalidad.
g) COMENTARIOS DEL AUDITOR.
(Deber agregarse comentarios del auditor, cuando stos difieran en parte o en su
totalidad, de los comentarios de la administracin. Los comentarios debern ser
claros y precisos)
La administracin de la Alcalda Municipal de Ciudad Barrios acept las deficiencias
sealadas y present detalle de las medidas que se ejecutarn, quedando a la fecha
de este informe 10 recomendaciones en proceso 6 cumplidas y 3 no cumplidas. Sin
embargo, en las auditoras posteriores se les dar el seguimiento respectivo para
asegurar el cumplimiento de las recomendaciones contempladas en el presente
informe.
h) PRRAFO ACLARATORIO.
(El prrafo aclaratorio debe indicar que el objetivo fue realizar un examen especial a
las cuentas o partidas especficas o a cualquier otra situacin particular)
El examen especial fue aplicado a las disponibilidades, Ingresos y Egresos de la
Alcalda Municipal de Ciudad Barrios.

i) FECHA.
(La fecha del informe, ser aquella cuando se suscribe, la cual debe contener da,
mes y ao)
j) DIOS UNION LIBERTAD,
(Incluir esta leyenda al final del informe)
k) FIRMA
(El informe de las unidades de Auditora Interna, ser suscrito por el jefe de la
unidad)
l) IDENTIFICACIN.
(El informe definitivo deber ser presentado en papel membretado de la entidad o
Unidad de Auditora Interna)
Concluido el Informe Final es oportuno remitir las copias a los involucrados en los
hallazgos contenidos en el informe, para ello debe elaborarse la notificacin al
Concejo Municipal, as mismo su remisin a la Corte de Cuentas de la Republica.
(Cedula No. 19)
5.4. PROPUESTA DE CEDULAS
Se plantean las siguientes Cedulas que contienen datos bsicos para el vaciado de
informacin, las cuales servirn como apoyo para que el Auditor elabore sus papeles
de Trabajo, al momento de realizar un Examen Especial al rea de Tesorera; as
como tambin podrn ser utilizadas para cualquier tipo de Auditora que se requiera
y podrn ser modificadas a Criterio del Auditor.

ALCALDIA MUNICIPAL DE CIUDAD BARRIOS

UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
EXAMEN ESPECIAL
PERIODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2007
PROCEDIMIENTO NO. 2 PROGRAMA: A

(CEDULA NO.1)
REF.:
FECHA:
ELABORADO
POR:

CEDULA DE INGRESOS POR FONDO

FONDOS

ENE

FEB

MAR

ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOS SEPT OCT

NOV

DIC

TOTAL

FONDOS
PROPIOS

25% FODES

75% FODES

FISDL

DONACIONES

PRESTAMO

OTROS FONDOS
ESPECIFIQUE

TOTAL

171

ALCALDIA MUNICIPAL DE CIUDAD BARRIOS

UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
EXAMEN ESPECIAL
PERIODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2007
PROCEDIMIENTO NO. 3 PROGRAMA: A

(CEDULA NO.2)
REF.:
FECHA:
ELABORADO
POR:

CEDULA SUMARIA DE INGRESOS

INGRESOS DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2007

TIPO DE
FONDO

TESORERIA

CONTABILIDAD

SEGN
AUDITORIA

DIFERENCIA

FONDOS
PROPIOS

25% FODES

75% FODES

FISDL

DONACIONES

PRESTAMO
$
OTROS FONDOS, ESPECIFIQUE

TOTAL

OBSERVACION

ALCALDIA MUNICIPAL DE CIUDAD BARRIOS

UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
EXAMEN ESPECIAL
PERIODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2007
PROCEDIMIENTO NO. 3 PROGRAMA: A

(CEDULA NO.3)
REF.:
FECHA:
ELABORADO
POR:

CEDULA DE DETALLE DE INGRESOS

CONCEPTO

ENE

FEB

MAR

ABR

MAY

JUN

JUL

AGO

SEP

OCT

NOV

DIC

TOTAL

LIBRO RESUMEN

CONTABILIDAD

DOCUMENTOS

CONCILIAC.
BANCARIAS

REMESAS

TOTAL

ALCALDIA MUNICIPAL DE CIUDAD BARRIOS

UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
EXAMEN ESPECIAL
PERIODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2007
PROCEDIMIENTO NO. 3 PROGRAMA: A

(CEDULA NO.4)
REF.:
FECHA:
ELABORADO
POR:

CEDULA ANALITICA DE INGRESOS

MES DE:

DIA

VALOR SEGN
RECIBOS

NO. RECIBOS

VALOR SEGN
LIBROS

DIFERENCIA

OBSERVACION

ALCALDIA MUNICIPAL DE CIUDAD BARRIOS

UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
EXAMEN ESPECIAL
PERIODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2007
PROCEDIMIENTO NO. 4 PROGRAMA: A

(CEDULA NO.5)
REF.:
FECHA:
ELABORADO
POR:

CEDULA DE DETALLE DISPONIBILIDADES BANCARIAS

SALDO INICIAL
NO. DE
CUENTA

NOMBRE

TOTAL

SALDO FINAL

CONTABLE

CONCILIACION
CONCILIACION
DIFERENCIA CONTABLE
DIFERENCIA
BANCARIA
BANCARIA

OBSERVACION

ALCALDIA MUNICIPAL DE CIUDAD BARRIOS

UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
EXAMEN ESPECIAL
PERIODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2007
PROCEDIMIENTO NO. 5 PROGRAMA: A

(CEDULA NO.6)
REF.:
FECHA:
ELABORADO
POR:

CEDULA DE EGRESOS POR FONDO

FONDOS

ENE

FEB

MAR

ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOS SEPT

OCT

NOV

DIC

TOTAL

FONDOS
PROPIOS

25% FODES

75% FODES

FISDL

DONACIONES

PRESTAMO

OTROS FONDOS
ESPECIFIQUE

TOTAL

ALCALDIA MUNICIPAL DE CIUDAD BARRIOS

UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
EXAMEN ESPECIAL
PERIODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2007
PROCEDIMIENTO NO. 6 PROGRAMA: A

(CEDULA NO.7)
REF.:
FECHA:
ELABORADO
POR:

CEDULA ANALITICA DE EGRESOS

MES DE

DIA

PROVEEDOR

MONTO

NO.
FACT

PDA.
ACUERDO
CONTABLE
NO.

VO.
BO.

DESE

TOMADO
DE
RAZON

OBSERVACIONES

ALCALDIA MUNICIPAL DE CIUDAD BARRIOS

UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
EXAMEN ESPECIAL
PERIODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2007
PROCEDIMIENTO NO. 8 PROGRAMA: A

(CEDULA NO.8)
REF.:
FECHA:
ELABORADO
POR:

CEDULA DETALLE DE PRSTAMOS

BANCO:

DESTINOS

FECHA OTORG.

REF. CREDITO

MONTO:

SALDO
DESTINADO

VALOR EJECUTADO

DIFERENCIA

OBSERVACIONES

ALCALDIA MUNICIPAL DE CIUDAD BARRIOS

UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
EXAMEN ESPECIAL
PERIODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2007
PROCEDIMIENTO NO. 9 PROGRAMA: A

(CEDULA NO.9)
REF.:
FECHA:
ELABORADO
POR:

CEDULA ANALITICA DE EGRESOS FONDOS PRESTAMO

PROYECTO:

FECHA

PROVEEDOR

MONTO

NO.
FACT

PDA.
CONTABLE

ACUERDO
NO.

VO.
BO.

DESE

TOMADO
DE
RAZON

OBSERVACIONES

(CEDULA NO.10)
ALCALDIA MUNICIPAL DE CIUDAD BARRIOS
REF.:
UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
FECHA:
EXAMEN ESPECIAL
ELABORADO
POR:
PERIODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE
2007
PROCEDIMIENTO NO. 10 PROGRAMA: A
CEDULA DE CONCLUSIONES

De acuerdo a los resultados obtenidos en el examen practicado a la utilizacin de

fondos provenientes de prstamos, concluimos que:
a) Detallarse aquellos aspectos que no pueden verse u observarse en los
papeles de trabajo y que es necesario que se haga mencin de ellos como
una conclusin a cerca de lo encontrado.
b) Otros aspectos de inters, que a criterio del auditor se pueden mencionar.

180

(CEDULA NO.11)
Ciudad Barrios,

_de

de
REF.:
FECHA:
ELABORADO
POR:

Lic.
Encargado del Fondo Circulante
Presente.

Estamos efectuando Examen Especial al Area de Tesorera, correspondiente al

periodo comprendido del uno de enero al treinta y uno de diciembre de dos mil siete.
Como resultado de nuestro examen hemos identificado una diferencia entre la
comparacin de los cheques emitidos y las erogaciones efectuadas, la cual se detalla
en documento anexo.
Con la finalidad de cumplir lo dispuesto en el art. 33 de la ley de la Corte de Cuentas
de la Republica y obtener mayores elementos de juicio que nos permitan brindar
recomendaciones adecuadas, atentamente solicitamos a usted presentar por escrito
sus

explicaciones

comentarios,

adjuntando

la

evidencia

documental

correspondiente, a mas tardar dentro de los tres das hbiles siguientes contados a
partir de la fecha en que recibe esta nota.
Es oportuno mencionar, que la falta de respuesta de nuestra solicitud en el plazo
sealado, nos indicara que las observaciones y recomendaciones planteadas han
sido aceptadas por usted.
Aprovechamos la oportunidad para reiterarle las muestras de mi consideracin y
estima.
DIOS UNION LIBERTAD.
Lic.
Auditor Interno.

(CEDULA NO.11A)
REF.:
ALCALDIA MUNICIPAL DE CIUDAD BARRIOS
FECHA:
UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
ELABORADO
POR:
EXAMEN ESPECIAL
PERIODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2007
PROCEDIMIENTO NO. 11 PROGRAMA: A

CEDULA DE HALLAZGOS
HALLAZGO 1
TITULO:
DIFERENCIA SIN JUSTIFICAR
CONDICION:
En el examen realizado al fondo circulante, determinamos una DIFERENCIA SIN
JUSTIFICAR por la cantidad de $ 1,350.00, segn detalle:
CHEQUES EMITIDOS DE LA CUENTA NO. 03-00740-8
A NOMBRE DEL FONDO CIRCULANTE
1. Cheque no. 00001 de fecha 20/02/07 por

$ 15,600.00

2. Cheque no. 00002 de fecha 25/03/07 por

$ 16,530.00

3. Cheque no. 00003 de fecha 18/12/07 por

$ 22,745.00
$ 54,875.00

COMPARACION:
Documentacin de egreso presentada por el encargado del fondo circulante, 48
documentos soportan los gastos efectuados, suman
sin justificar $ 1,350.00

$ 53,525.00, diferencia

CRITERIO:
Art. 40 Normas Tcnicas de Control Interno Especficas
CAUSA:
Esto se debe a que el encargado del Fondo Circulante ha realizado desembolsos sin
los correspondientes documentos de egresos que soporten las erogaciones.
EFECTO:
Detrimento de fondos municipales, debido a la diferencia no justificada.
RECOMENDACIN:
La Unidad de Auditora Interna recomienda al Concejo Municipal gire instrucciones al
encargado del Fondo Circulante para que tome las acciones que conduzcan al
manejo y control efectivo de la documentacin y los egresos que se realizan de este
fondo.

(CEDULA NO.12)
REF.:
ALCALDIA MUNICIPAL DE CIUDAD BARRIOS
FECHA:
UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
ELABORADO
POR:
EXAMEN ESPECIAL
PERIODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2007
PROCEDIMIENTO NO. 13 y 14 PROGRAMA: A

CEDULA NARRATIVA
De acuerdo a los resultados del examen a las disponibilidades, ingresos y egresos
para el periodo del uno de enero al treinta y uno de diciembre, concluimos que:
A) el control interno utilizado para el registro, control y custodia de ingresos es
confiable, en cumplimiento a las normas Tcnicas de Control Interno
Especificas.
B) El procedimiento para el pago y registro de las obligaciones de la
municipalidad se realiza de acuerdo a la normativa legal y tcnica establecida
para cada erogacin.
C) Cualquier otra

situacin importante que el auditor considere conveniente

mencionar.
Al realizar indagaciones sobre los refrendarios de cheques se pudo observar que:
A) Mencionar sobre la situacin de los refrendarios, pagadores y colectores, si
rinden fianza y su acuerdo de nombramiento.
B) Cualquier otra
mencionar.

situacin importante que el auditor considere conveniente

(CEDULA NO.13)
ALCALDIA MUNICIPAL DE CIUDAD BARRIOS
REF.:
UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
FECHA:
EXAMEN ESPECIAL
ELABORADO
POR:
PERIODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE
2007
PROCEDIMIENTO NO. 11 PROGRAMA: A

HALLAZGO POTENCIAL DE AUDITORIA

HALLAZGO 1
TITULO:
INGRESOS REMESADOS EN PERIODO EXTRAORDINARIO
CONDICION:
Comprobamos que los ingresos de colectura fueron entregados despus de las
veinticuatro horas de ingresado el dinero, para los das 3 y 7 de marzo y el
tesorero remes despus de las veinticuatro horas los das 20 y 24 de septiembre
ambos del ao sujeto a examen.
CRITERIO:
Art. 47.- Normas Tcnicas de Control Interno Especificas
CAUSA:
Falta de planificacin del proceso de remesas diarias de tesorera
EFECTO:
Inseguridad en el manejo de los fondos de la municipalidad, ya que el Tesorero al
remesar est expuesto a riesgos y adems el lugar en el que se tiene el dinero en
resguardo no es seguro.

RECOMENDACIN:
La Unidad de Auditora Interna recomienda al Concejo Municipal gire
instrucciones a los encargados de Cuentas Corrientes para que agilicen el
proceso de entrega de los recibos, ya que es esta la dificultad que se tiene,
porque el tesorero no puede remesar al banco si no cuenta con la cuadratura
entre lo que registra Colectura, Cuentas Corrientes y Tesorera para que
despus no se den diferencias entre lo remesado y lo registrado.
COMENTARIOS DE LA ADMINISTRACION:
Por

medio de notas con fecha

y respaldado en comentarios

emitidos por el Colector municipal, manifiesta lo siguiente: los ingresos no se

pueden cuadrar y entregar el mismo da que se reciben, porque estn en custodia
de Cuentas Corrientes para realizar el respectivo abono a cada contribuyente,
sta es la dificultad para poder entregar los ingresos a diario.
As mismo el Sr. Tesorero manifiesta: que la entrega de los fondos provenientes
de ingreso no le son entregados de forma oportuna y que cuando se hace el
cierre diario ya no se puede llevar el efectivo al banco por ser horario no hbil.
COMENTARIO DEL AUDITOR INTERNO
La observacin no se supera por medio de los comentarios de la administracin,
sin embargo los responsables manifiestan el compromiso de mejorar los controles
y evitar posibles cuestionamientos.

(CEDULA NO.14)
ALCALDIA MUNICIPAL DE CIUDAD BARRIOS
UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
EXAMEN ESPECIAL
PERIODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2007
PROCEDIMIENTO NO. 1 PROGRAMA: A

REF.:
FECHA:
ELABORADO
POR:

HOJA DE TRABAJO DE DISPONIBILIDADES, INGRESOS Y EGRESOS

FONDOS

SALDO AL 01/01/
2007 SEGN
LIBROS

INGRESOS

EGRESOS

SALDO SEGN
AUDITORIA

FONDOS PROPIOS

25% FODES

75% FODES

FISDL

DONACIONES

PRESTAMO

OTROS,
ESPECIFIQUE

TOTAL

OBSERVACIONES

187

(CEDULA No. 15)

Ciudad Barrios,
.

de

de

REF.:
FECHA:
ELABORADO
POR:

Seor (a)(es) Concejo Municipal

Alcalda Municipal Ciudad Barrios
Presente.
Hemos efectuado Examen Especial a la Tesorera, en la entidad a su digno cargo,
correspondiente al perodo comprendido del uno de enero al treinta y uno de
diciembre del ao dos mil siete.
Como resultado del examen, hemos identificado algunas deficiencias relacionadas
con aspectos de control interno y/o de cumplimiento con leyes, reglamentos u otras
disposiciones aplicables, las cuales al ser superadas mejoraran la gestin
institucional, fortaleciendo el sistema de control interno, bajo responsabilidad de la
mxima autoridad y evitaran que en el futuro, puedan convertirse en hallazgos de
auditora; siendo las siguientes:
(Detalle cada una de las deficiencias y la normativa incumplida correspondiente.)

DIOS UNION LIBERTAD

Lic.
Auditor Interno

188

(CEDULA NO. 16)

Ciudad Barrios,

de

de
REF.:
FECHA:
ELABORADO
POR:

Sr.
Tesorero Institucional
Alcalda Municipal Ciudad Barrios
Presente.

Atentamente me dirijo a usted para hacer de su conocimiento que, con la finalidad

de cumplir lo dispuesto en el Art. 33 de la Ley de la Corte de Cuentas de la
Republica, esta Unidad, ha preparado un Borrador de Informe del Examen Especial
al rea de Tesorera, correspondiente al periodo del uno de enero al treinta y uno de
diciembre del ao dos mil siete, del cual remito copia de las deficiencias del rea en
la que usted desempea el cargo de Tesorero desde el uno de mayo de dos mil seis,
adjunto a la presente. Siendo stas las siguientes: Hallazgos No. 1 y 2.
Al respecto, es oportuno mencionar que por tratarse de resultados preliminares, tal
informe puede ser modificado mediante la presentacin de evidencias documentales,
as como de anlisis de explicaciones y comentarios que se presenten por escrito el
da de la lectura y discusin del informe, para tal efecto, se le convoca a usted, a una
a
las
horas
del
da
reunin
en
de

del corriente ao.

Aprovecho la ocasin para expresarle las muestras de mi consideracin y estima.

DIOS UNION LIBERTAD
Lic.
Auditor Interno.

(CEDULA NO. 17)

Ciudad Barrios,

de

de

.
REF.:
FECHA:
ELABORADO
POR:

Licenciado(a):
Auditor Interno
Presente.

Estamos proporcionando esta carta en conexin a su examen especial realizado a

esta municipalidad para el perodo comprendido del uno de enero al treinta y uno de
diciembre del ao dos mil siete, con el propsito de comprobar la veracidad,
propiedad, transparencia, registro y el cumplimiento de los aspectos legales de los
ingresos, egresos y disponibilidades de la Alcalda Municipal de Ciudad Barrios, de
conformidad con los principios y normas tcnicas y legales pertinentes.
Aceptamos que somos responsables por la presentacin de la informacin que
respalda la gestin examinada.
Confirmamos,

segn

nuestro

conocimiento

conviccin,

que

al

(fecha del informe del auditor), las siguientes representaciones

hechas a usted durante su auditora:
1.

Los

estados

financieros

referidos

anteriormente,

estn

razonablemente

presentados de conformidad a los principios y normas de contabilidad gubernamental

emitidos por la Direccin General de Contabilidad Gubernamental.
2. Hemos puesto a su disposicin lo siguiente:
a) Los registros financieros y toda la informacin relacionada.
b) Las actas de las reuniones de Concejo Municipal o resmenes de los
acuerdos tomados en reuniones recientes, para los cuales las actas todava
no han sido elaboradas.

3. No han existido comunicaciones de entidades reguladoras, con respecto al

incumplimiento o deficiencias en la informacin incorporada en estados financieros.
4. No existen transacciones materiales que no hayan sido apropiadamente
registradas en la contabilidad que respalda los estados financieros.
5. No ha existido:
a. Fraude o irregularidades en el cual estn involucrados la gerencia o
empleados que desempean un papel importante en el sistema de control
interno.
b. Fraude o irregularidades en el cual estn involucrados otros empleados, que
pueda tener un efecto material en los estados financieros.
6. La entidad no tiene planes o intenciones que puedan afectar materialmente los
valores, o la clasificacin de bienes y obligaciones.
7. Lo siguiente ha sido registrado apropiadamente o revelado en los estados
financieros:
a) Transacciones entre partes relacionadas (incluyendo ventas, compras,
prstamos, transferencias, contratos de arrendamientos, garantas y montos
por cobrar o por pagar).
b) Garantas, ya sean por escrito o verbales, bajo las cuales la Entidad es
eventualmente responsable.
c) Clculos o valos significativos y concentraciones materiales conocidas por la
Administracin, que requieren ser reveladas.
8. No existen.
a) Violaciones o posibles violaciones de leyes o regulaciones, cuyos efectos
deben ser considerados para revelar en la auditora financiera o como base
para registrar una prdida eventual.

b) Reclamos o litigios no aceptados que nuestros abogados hayan considerado

como probables aceptaciones, que deben ser revelados.
c) Otras obligaciones, ganancias o prdidas eventuales, que se requiere sean
acumuladas o reveladas.
9. La Entidad tiene a su nombre, la propiedad de todos los bienes y no existen
gravmenes a los mismos, ni han sido otorgados en garanta colateral.
10. La Entidad ha cumplido con todos los acuerdos contractuales que tendran un
efecto material en los estados financieros en caso de incumplimiento.
11. La Entidad ha proporcionado toda la informacin relacionada con la gestin,
solicitada por el auditor en el transcurso del examen, asimismo ha permitido el
acceso del auditor a los procesos y a las personas que ejecutan la gestin.
12. Segn nuestro conocimiento y conviccin, ningn suceso ha ocurrido
subsiguiente a las fechas de la evaluacin de la gestin y hasta la fecha de esta
carta, que requiera un ajuste o revelacin en la misma

Nombre y cargo de quien suscribe la Carta.

(CEDULA NO. 18)

DEL BORRADOR DE

ACTA DE LECTURA NMERO

INFORME DE EXAMEN ESPECIAL, CORRESPONDIENTE

REF.:
FECHA:
ELABORADO
POR:

AL PERODO DEL
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL AO 2007

En el

de la Alcalda Municipal de Ciudad Barrios, a las

horas, del da

del ao dos mil

; siendo stos el lugar, da

y hora sealados para dar lectura al borrador de Informe de Examen Especial, a los
Ingresos, Egresos y Disponibilidades, correspondiente al perodo del uno de enero al
treinta y uno de diciembre del ao dos mil siete, en presencia de los seores:
(nombres y cargos) quienes fueron previamente convocados mediante nota de fecha
, todos servidores pblicos o terceros relacionados; proced a dar lectura al
borrador de informe, en cumplimiento al artculo 33 de la Ley de la Corte de Cuentas
de la Repblica y Normas de Auditora Gubernamental emitidas por la Corte de
Cuentas de la Repblica. Se hace constar que los asistentes a

esta reunin,

presentaron documentacin de descargo y comentarios por escrito sobre los

hallazgos incorporados en el borrador de informe, la cual ser analizada previa a
emisin del informe final, en el trmino de

das

contados a partir de la

lectura del presente informe.

La presente acta nicamente constituye evidencia de que los convocados a la lectura
del borrador de informe, estuvieron presentes en el acto.
Y no habiendo ms que hacer constar, se da por terminada la presente acta, en
horas del da
del ao dos mil
, la cual se
Ciudad Barrios, a las
firma de conformidad.

(NOMBRES, CARGOS Y FIRMAS)

(CEDULA NO. 19)

REF.:
FECHA:
ELABORADO
POR:

NOTIFICACION

Ciudad Barrios,

de

de

Seores.
Concejo Municipal
Ciudad Barrios.
Presente.
Comunico a ustedes, que se ha concluido con el Examen Especial efectuado en el
rea de tesorera de esta municipalidad, por el periodo correspondiente del 01 de
Enero al 31 de Diciembre de 2007, para lo cual remito a ustedes un ejemplar del
informe definitivo.
Lo anterior se le comunica para los efectos legales consiguientes.

DIOS UNION LIBERTAD

Auditor Interno
Alcalda municipal de Ciudad Barrios
Recib Notificacin:

F.
Nombre
DUI. No.
Lugar de Notificacin:
Fecha:

194

5.5. ESTRUCTURA DE PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo deben ordenarse siguiendo una estructura uniforme, de
acuerdo a su contenido.
Para que el Auditor mantenga el paquete de papeles de trabajo debidamente
ordenados y referenciados, describimos a continuacin la estructura a considerar
para archivarlos en orden descendente, de la siguiente manera:
ESTRUCTURA/ REFERENCIA
1- Hoja de Trabajo ( H/T)
2- Programa de Auditora (A)
3- Cedulas Sumarias (A1)
4- Cedulas de Detalle (A2)
5- Cedulas Analticas (A3)
6- Cedula de Hallazgos (A4)
7- Evidencias de Hallazgos (A5)
8- Comunicacin de la Deficiencia (A6)
9- Comentarios de la Administracin (A7)