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DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA

INFORMACIN Y COMUNICACIONES

ADM5071 - 50147 DIRECCIN DE PROYECTOS DE


TIC
ASIGNACIN #5

LA#5 Introduction of an IT PM Methodology

PABLO JESUS CASANOVA CAMARA 00240638

MRIDA YUCATN MXICO 14 OCTUBRE 2014

Pensemos en introducir nuevas TICs en empresas que se encuentran en crecimiento, esta


necesidad se da puesto que al ir surgiendo un rpido crecimiento de la empresa que
involucra mayor nmero de sucursales y empleados, se necesitan herramientas eficaces
para que todos estn conectados, sin embargo durante este proceso surge una duda latente:
por qu cambiar el sistema que ya se tiene? Y es cuando el directivo se encuentra en la
disyuntiva: necesita establecer las bases para que el proyecto permita desarrollar estrategias
y sea exitoso pero a la vez, si la empresa sigue en desarrollo hasta cuando este proyecto
ser sustentable y cundo ya se necesitar un nuevo proyecto?. Para esto es necesario
desarrollar una metodologa nica en cada empresa y no utilizar algo ya existente, debido a
que como sabemos cada empresa es nica y tiene sus propias necesidades y objetivos.
Existen muchas herramientas en el mundo que pueden ser utilizadas en las empresas sin
embargo es muy probable que ninguna de ellas se adapte a lo que especficamente
necesitamos, como resultado de esto ser necesario establecer una metodologa especfica
la cual nos permitir identificar las necesidades de nuestra empresa, as como las
deficiencias que el proyecto a realizar vaya presentando y que estos se pueda retroalimentar
rpidamente. Entre los pasos de nuestra metodologa deben encontrarse:
1. Iniciacin del proyecto: normalmente esta etapa consiste en definir los objetivos y
estrategias, sin embargo es necesario considerar las consecuencias que tiene
llevarse mucho tiempo en esta etapa y quiz de manera ms importante deber
considerarse tambin los riesgos fututos que cada estrategia pueda tener para que los
mismos tambin cuentan con una base para prevenirlos.
2. Dividir el proyecto en fases/etapas: normalmente esta etapa no es muy comn
puesto que puede causar cierta confusin pero implementada correctamente
significa un gran avance puesto que al dividir el proyecto en fases es ms fcil
evaluar el avance del mismo.
3. Manejo del riesgo: la identificacin del riesgo raramente era ejecutada pero es claro
que el monitoreo y retroalimentacin constante dar mejores resultados en lugar de
ir solucionando como se pueda los problemas que van surgiendo.
4. Reportar la estandarizacin: una de los mayores problemas siempre ha sido ser
especficos en cuestin de presupuesto, riesgos, calidad y cambios que acompaan
cada proyecto. Es por esto que es necesario crear un marco que desglose lo anterior
mencionado para que al momento de elegir e implementar cualquier proyecto sea de
la mejor manera posible.
Como se ha mencionado que es necesario desarrollar una metodologa en cada empresa que
sirva para identificar sus necesidades y saber que tipo de proyecto se requiere para las
mismas, sin embargo la intencin del documento es presentar una metodologa que se
pueda identificar y usar de manera general como base en cada empresa. Esta metodologa
recibe el nombre de iMAP (Internal Management of Actelion Projects)

En la mayora de los casos la metodologa utilizada incluye tres pasos: INICIACIN,


EJECUCIN Y CIERRE, mismos que dejan varios espacios de incertidumbre, puesto que
no solo es necesario dedicar ms tiempo en la parte de iniciacin para proyectar los
resultados especficos que se pretenden sino que dependiendo de la complejidad del
proyecto ser necesario analizar y examinar cada detalle a esta etapa le asignaremos un
nuevo nombre: ELABORACIN. De igual forma entre las etapas de ejecucin y cierre
existe mucha confusin entre el plan original y la ejecucin del mismo, lo cual incluso
puede llevar a descartar por completo el proyecto, es por esto que tambin se agrega una
nueva etapa: TRANSCIN.
De esta forma nuestra metodologa consistir en cinco etapas: INICIACIN,
ELABORACIN, EJECUCIN, TRANSICIN Y CIERRE. Para hacerlo inclusive mas
especfico y entendible se crearn puertas entre las etapas:
1. La primera ser dentro de la Iniciacin: Propuesta de Idea, la cual oficialmente
dar inicio al proyecto y dar paso a la Iniciacin, esta puerta debe incluir una
descripcin general del problema a resolver, los objetivos y beneficios esperados, el
impacto del proyecto, el presupuesto estimado y el nombre del encargado del
proyecto
2. La siguiente puerta Proyecto Captulo 1 ser antes de la Elaboracin e incluir la
descripcin del alcance del proyecto, objetivos y beneficios especficos, la estrategia
del proyecto, el equipo que lo integrar, as como los riesgos esperados y la calidad
del mismo
3. La tercera puerta Proyecto Captulo 2 est ubicada entre la Elaboracin y la
Ejecucin, la cual describir lo incluido en la puerta anterior con mayor detalle
sobre todo en la parte del manejo de riesgos, cambios, calidad y comunicacin
4. La siguiente puerta Aceptacin se dar al finalizar la Ejecucin y antes de la
Transicin la cual incluir de reportar de manera formal la conclusin de todas las
actividades realizadas en el proyecto quitando de incertidumbre lo que se hizo y lo
que no
5. Finalmente est la puerta Reporte de Cierre el cual es un documento que se
deber firmar para dar por concluido el proyecto
Cabe recalcar que lo anterior es la propuesta iMAC sin embargo, las puertas y pasos pueden
saltarse en orden o descartarse por completo de acuerdo a cada organizacin que la utilice,
sin embargo las actividades intrnsecas dentro de las etapas de un proyecto son:

Tareas, costos y manejo de horario/calendario


Manejo de comunicacin
Manejo del cambio
Manejo de riesgos y problemas
Manejo de calidad
Manejo de transicin

Manejo de roles y responsabilidades

Por otra parte iMAP tambin sugiere un orden al categorizar y describir el proyecto:
PRESUPUESTO, PROGESO, CAMBIO, CALIDAD, RIESGO, PROBLEMAS,
PROYECTO GENERAL, para el cual se sugiere marcarlos con una escala de colores:
verde, sin problemas, amarillo, problemas que se pueden manejar y rojo para los
problemas crticos que requerirn ayuda o decisiones externas.
Se espera que esta propuesta de metodologa (iMAP) sea utilizado cada vez ms alrededor
del mundo y sus resultados sean cada ves mejores y ms satisfactorios para todas las
empresas que lo utilicen