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CHIMBORAZO
RIOBAMBA ECUADOR
2007
VISIN DE LA ESPOCH
SER UNA INSTITUCIN UNIVERSITARIA LIDER EN LA EDUCACIN
SUPERIOR Y EN EL SOPORTE CIENTFICO Y TECNOLGICO PARA EL
DESARROLLO SOCIOECONMICO Y CULTURAL DE LA PROVINCIA DE
CHIMBORAZO
DEL
PAS,
CON
CALIDAD,
PERTINENCIA
RECONOCIMIENTO SOCIAL.
MISIN DE LA ESPOCH
FORMAR
PROFESIONALES
CONSCIENTES
DE
SU
COMPETITIVOS,
IDENTIDAD
NACIONAL,
EMPRENDEDORES,
JUSTICIA
SOCIAL,
TRANSMISIN,
ADAPTACIN
APLICACIN
DEL
INTRODUCCIN
mediante
la
aplicacin
oportuna
de las
tcnicas
valoracin
mecanismos
tcnico-administrativos
de
ALCANCE
El presente manual contempla a todo el personal administrativo de la ESPOCH,
entendidos como los servidores que conforman los procesos gobernantes,
agregadores de valor, y habilitantes.
BASE LEGAL
Se establece la necesidad de que la ESPOCH y sus estamentos entren en un
proceso de evaluacin, considerando que ha sido suficientemente explicada y
sustentada y que esta no nace precisamente de las disposiciones imperativas
constantes en la normativa legal de la Ley de Educacin Superior y su
Reglamento, Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa y su Reglamento,
sino que y fundamentalmente su pertinencia radica en la necesidad
incontrastable de elevar la calidad, efectividad, eficiencia y productividad a
travs de procesos de mejoramiento continuo, por todas stas reflexiones
debemos, concientizarnos con el contenido de la siguiente premisa:
La
medicin
del
Desempeo,
entonces,
responde
las
siguientes
interrogantes:
Qu debemos medir?
Cundo debemos medir, con qu frecuencia?
Quin debe ejecutar la medicin?
Cmo se debe medir?
Quines y con qu frecuencia van a revisar los datos?
Cmo se han de difundir los resultados obtenidos?
conductas,
valores
competencias
todo
el
personal
10
DE CHIMBORAZO
DIRECCIN DE DESARROLLO HUMANO
GESTIN DE RECURSOS HUMANOS
ACTIVIDAD
ENTIDAD
DESCRIPCIN
No.
1.
Definir poltica de RRHH
Definir propsitos de la evaluacin,
evaluacin
establecer un mecanismo integral de
evaluacin que incluya indicadores,
proyectos y valores a evaluar; as como
ajustar a las normativas de evaluacin
dadas
en
las
reglamentaciones
correspondientes.
2.
Definir
RRHH
Dictar por escrito los responsables, la
responsables,
periodicidad de evaluacin el manejo y
periodicidad,
acceso de la informacin y las
manejo
de
la
consecuencias, acciones y decisiones
informacin,
derivadas.
acciones
y
decisiones
derivadas.
3.
Seleccionar
CLIENTE El responsable de cada proceso debe
indicadores
de INTERNO definir indicadores de rendimiento por
productividad
por
cargo para la medicin dentro de su
parte del Lder
unidad.
4.
Seleccionar
RRHH
Establecer indicadores de gestin
indicadores
de
directamente relacionados con el
gestin.
desempeo de cada uno de los
evaluados a travs de indicadores
previamente seleccionados.
5.
Construir
CLIENTE Elaborar en algn medio los formularios
formularios
de INTERNO que permitan un ptimo manejo de los
evaluacin
formatos de aplicacin, tabulacin y
registro de las consecuencias.
6.
Determinacin
de RRHH
Identificar los objetivos operativos y
objetivos
CLIENTE estratgicos a alcanzar por los
INTERNO servidores con sujecin al plan
UTP.
operativo anual de cada unidad
acadmica o administrativa
11
7.
Aplicar
evaluacin
8.
Medicin,
satisfaccin
interno
Medicin,
satisfaccin
externo.
Identificar
no
conformidades
y
acciones correctivas
Elaborar
plan
individual
de
Desarrollo
9.
10.
11.
12.
13.
12
EVALUACIN DEL
DESEMPEO
RECURSOS HUMANOS
CLIENTE INTERNO
INICIO
D efinir poltica
de evaluacin
D efinir responsables,
periocidad, manejo y
custodia de informacin
y decisiones derivadas
Seleccinar
indicadores de
rendimiento y
parte de nivel
Aplicar autoevaluacin
Seleccionar competencias
estratgicas a evaluar.
Medir la satisfaccin del cliente
interno
Seleccionar proyectos a
evaluar.
Seleccionar indicadores
de gestin
Identificar inconformidades
y acciones correctivas.
D isear formularios de
evaluacin
R egistro en archivo
personal
Firmar compromiso de
mejora con el Plan Individual
de Desarrollo
13
ALCANCE
El presente manual de Evaluacin del Desempeo, se aplicar a todo el
personal administrativo; gobernantes, agregadores de valor y habilitantes
de la ESPOCH.
DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
ATRIBUTOS.- Caractersticas y cualidades de los productos o servicios
que son receptados por los clientes-ciudadanos.
CALIFICACIN ABSOLUTA.- Esta determinada por los resultados
obtenidos en la gestin de la organizacin, confrontando los objetivos
propuestos y los realmente obtenidos en los Planes Operativos y la
Planificacin Estratgica.
CALIFICACIN RELATIVA.- Es aquella que se la determina en funcin
de los resultados individuales alcanzados a travs de la evaluacin de los
indicadores de desempeo.
14
de
las
caractersticas
subyacentes
en
las
personas
15
16
ABREVIATURAS
EXC.- Excelente
MB.- Muy Buena
SAT.- Satisfactorio
DEF.- Deficiente
A.- Alta
M.- Media
B. - Baja
ESPOCH-EVAL00.1.-
ESPOCH-EVAL.002.-
ESPOCH-EVAL.003.-
ESPOCH-EVAL. 004. -
Formulario:
Calificacin
de
Objetivos
Alcanzados.
ESPOCH-EVAL. 005. -
Formulario:
Productividad
Resultados
y
Generales
Desempeo
de
de
la
Organizacin.
ESPOCH-EVAL 006. -
Formulario:
Evaluacin
Relativa-
Proceso
Habilitante.
17
DE LAS RESPONSABILIDADES
DE LA DIRECCIN DE DESARROLLO HUMANO
DE LOS EVALUADOS
Es responsabilidad de los Evaluados, participar en su evaluacin a travs
de la entrevista con el evaluador.
18
PROCEDIMIENTO
A los Jefes Inmediatos y Lderes de Procesos en coordinacin con la
Direccin de Desarrollo de Humano les corresponde:
a) Identificar en el Plan Operativo Anual que deber presentar cada
unidad
acadmica
administrativa
los
objetivos:
general,
19
20
PROCEDIMIENTO
Los Jefes Inmediatos y lderes de los procesos deben:
a) Identificar en el formulario ESPOCH-EVAL-002, la denominacin
del proceso y la fecha de evaluacin.
b) Identificar los procesos Clientes - Evaluadores.
c) Enviar formularios para evaluacin a los procesos clientes.
Los Jefes Inmediatos y lderes de los procesos evaluadores deben:
a) Establecer en el formulario el producto o servicio receptado a ser
evaluado.
b) Establecer cinco atributos del producto o servicio que considere
importantes, para lo cual se remitir a la "Gua de identificacin de
indicadores, atributos y factores."
c) Asignar un peso a cada atributo elegido, distribuyendo 100 puntos
entre los cinco
priorizacin.
21
de
manera
ascendente,
desde
deficiente
hasta
excelente.
c) Transformar la evaluacin cualitativa obtenida a cuantitativa de
acuerdo a los procedimientos establecidos anteriormente y
describir los resultados en el formato.
d) Efectuar una sumatoria total de las calificaciones obtenidas.
e) Ubicar el puntaje total en funcin de los resultados obtenidos,
identificando de esta manera la equivalencia del resultado
alcanzado.
f)
22
PROCEDIMIENTO
A la Direccin de Desarrollo Humano le corresponde:
a) Identificar los clientes claves de la organizacin.
b) Determinar los factores de medicin de satisfaccin del cliente
externo.
23
24
CALIFICACIN DE OBJETIVOS
(ESPOCH-EVAL-004)
Este formulario constituye un instrumento de registro y seguimiento de las
actividades a cumplirse por cada servidor en el desarrollo de las metas,
de acuerdo a los objetivos propuestos por los procesos, equipo, puesto y
persona a travs de los indicadores de desempeo.
PROCEDIMIENTO
A los Jefes Inmediatos o lderes de los procesos con el
asesoramiento
de
la
Direccin
de
Desarrollo
Humano
les
corresponde:
a) Identificar la unidad o proceso de la organizacin a evaluarse, el
objetivo general del proceso, describir la denominacin del puesto y
el nombre del servidor a ser evaluado.
b) Elegir los indicadores de desempeo,
de
acuerdo a las
la
escala
cualitativa
de
calificacin
para
cada
competencia.
d) Asignar a los indicadores desempeo, 100 puntos.
los
objetivos
especficos,
metas
actividades
25
la
26
RESULTADOS
GENERALES
DE
PRODUCTIVIDAD
nivel
de
cumplimento
mediante
los
indicadores
de
logro,
PROCEDIMIENTO
A la Direccin de Desarrollo Humano le corresponde:
27
28
PROCEDIMIENTO
A los Jefes Inmediatos y Lderes de cada proceso con el
asesoramiento
de
la
Direccin
de
Desarrollo
Humano
les
corresponde:
a) Identificar en el formulario, el parmetro "Competencias del
Puesto", mismas que se encuentra en el Diccionario de
Competencias, que a manera de Anexo se encuentra en el
presente documento.
b) Establecer los indicadores de dichas competencias, tomando como
referencia de comparacin y anlisis, el rol y atribuciones
establecidas en la descripcin y anlisis del puesto.
c) Identificar las competencias adicionales de alto rendimiento. Para
ello se recurrir al mtodo de evaluacin por comparacin, en el
cual se identifican servidores de similares puestos, se efecta un
listado de competencias en funcin de la descripcin del puesto y
competencias del servidor que se haya destacado en su conducta
laboral, se eligen aquellas que no se repiten, con la certeza de que
stas constituyen competencias de alto rendimiento.
d) Establecer los indicadores de dichas competencias, para lo cual
deber recurrir al Directorio de Competencias como fuente de
informacin, de no encontrarse en ste la competencia identificada,
se debe establecer los indicadores.
29
30
31
indicadores
de
logro
constituyen
referentes
cuantitativos,
Principales indicadores:
Calidad.- Nivel de cumplimiento de las especificaciones asociadas a
necesidades y expectativas del cliente usuario.
Cantidad.- Informa sobre el volumen de produccin o de los recursos
consumidos en el proceso.
32
INDICADORES
SUBFACTORES
Calidad
Cantidad
a. Supera lo planificado
b. Se encuentra en lo planificado
c. Su nivel esta bajo lo planificado
Oportunidad
Costo
a. Bajo lo presupuestado
b. En lo presupuestado
c. Sobre lo presupuestado
Servicio
33
Principales atributos:
1.- Tcnico.-
2.- Objetivo.-
3.- Flexible.-
4.- Confiable.-
usuario.
Los productos, bienes o servicios deben brindar seguridad y
transparencia
para
la
aplicacin
de
sus
procesos
34
5.- Integral.-
6.- Equitativo.-
7.- Oportuno.-
8.- Econmico.-
9.- Especfico.-
10.-Innovador.-
que
superen
los
estndares
posibiliten
el
12.-Relevante.-
35
de
los
mismos
en
funcin
de
los
requerimientos
organizacionales.
36
FACTORES
Aplicabilidad de la
INDICADORES
Claridad de la norma y de la tcnica
norma y la tcnica
Nivel
de
Satisfaccin
Nivel de Atencin
Anlisis de requerimientos.
Flexibilidad
Receptividad
predisposicin
cambios
Torna
de
decisiones
acertadas
frente
alternativas
37
Nivel de Impacto
Mejoramiento de procesos
Responsabilidad y
Compromiso
38
BIBLIOGRAFA
1.
2.
de
Procedimientos
para
la
Autoevaluacin
Institucional.
3.
4.
5.
6.
Maestra
en
Gerencia
Empresarial,
mencin
en
gestin
de
7.
8.
39
9.
COMISIN
DE
EVALUACIN
INTERNA.2001,
Sistema
de
10.
CONSEJO
NACIONAL
DE
EVALUACIN
11.
12.
13.
14.
MORA,
J.G.1991.Calidad
Rendimiento
en
las
Instituciones
15.
16.
40
ANEXOS
41
ANEXO A:
Diseo de Formularios de :
Determinacin de Objetivos ESPOCH-EVAL-001.
Medicin
de
Satisfaccin
del
Cliente
Interno
del
Cliente
Externo
ESPOCH-EVAL-002.
Medicin
de
Satisfaccin
ESPOCH-EVAL-003.
Calificacin de Objetivos alcanzados ESPOCH-EVAL004.
Resultados
Generales
de
Productividad
42
EVALUACIN
DEL
DESEMPEO
DETERMINACIN DE OBJETIVOS
ESPOCH-EVAL-001
DE CHIMBORAZO
NO.
OBJETIVOS
ESPECIFICOS
METAS
OPORTUNIDAD
AP
EP
DP
TOTAL RELEVANCIA
CALIDAD
CE CPE NCE
SUBTOTAL
A
M
B
OBSERVACIONES
EXC.
MB.
SAT.
DEF.
100-90.00
89.99-80
79.99-70
69.99-60
TOTAL PROMEDIO
Relevancia
A= Alta
M= Media
B= Baja
Cantidad
SP= Supera lo planificado
P= Lo planificado
BP= Bajo lo Planificado
Oportunidad
AP= Antes de lo previsto
EP= En lo previsto
DP= Despus de lo previsto
Calidad
CE= Cumple las especificaciones
CPE= Cumple parcialmente las especificaciones
NCE= No cumple las especificaciones
43
PRODUCTOS/SERVICIO:
No.
EVALUACIN DEL
DESEMPEO
ESPOCH-EVAL-002
FECHA:
PROCESO CLIENTE:
ATRIBUTOS
PESO
EVALUACIN CUALITATIVA
EXC
MB.
SAT
CUANTITATIVA
SUGERENCIAS DE MEJORIA AL
PRODUCTO O SERVICIO
DEF.
1.
2.-
3.-
4.-
TOTAL
100
EXC.
100-90.
MB
SAT.
DEF.
44
EVALUACIN DEL
DESEMPEO
ESPOCH-EVAL-003
ORGANIZACIN EVALUADA:
NOMBRE: _______________________________________
FIRMA DE RESPONSABILIDAD: ___________________
FECHA: _________________________________________
PRODUCTO 0 SERVICIO:
INDICADORES
EVALUACIN
CUALITATIVA
EVALUACIN
CUANTITATIVA
EXC.
Indicador
TOTAL
MB.
SAT. DEF
Factor
EXC.
100-90.
MB.
SAT.
89.99-80
79.99-70
DEF.
69.99-60
45
EVALUACIN DEL
DESEMPEO
DE CHIMBORAZO
DIRECCIN DE DESARROLLO HUMANO
CALIFICACIN DE OBJETIVOS ALCANZADOS
UNIDAD
OBJETIVO GENERAL:
OBJETIVOS
ESPECFICOS
METAS
te
ESPOCH-EVAL-004
PUESTO:
SERVIDOR:
ACTIVIDADES
FECHA:
Productividad
EXC
EXC
MB
FIRMA:
SAT
DEF
MB SAT
Trabajo en Equipo
DEF
EXC
Conducta Profesional
MB SAT
DEF
FACTOR
INCIDENTES CRTICOS
CLAVE DE
RESULT XITO
ADO
Sinergia
EXC
MB SAT
DEF
SUBTOTAL DESEMPEO
INDICADOR DE DESEMPEO
CALIFICACIN
EXC.
MB.
SAT.
DEF.
100-90.
89.99-80
79.99-70
69.99-60
46
EVALUACIN DEL
DESEMPEO
ESPOCH-EVAL-006
EVALUACIN RELATIVA
PROCESO: HABILITANTE
NIVEL FUNCIONAL: APOYO
No.
COMPETENCIA
DEL PUESTO
NOMBRE:
PUESTO:
INDICADORES
EVALUACIN
EVALUACIN CUANTITATIVA
CUALITAZTIVA
EXC. MB.
SAT. DEF. INDICADOR COMPETENCIA
FECHA:
ROL:
INCIDENTES CRITICOS
AREAS DE MEJORIA
1.
2.
3.
4.
5.
2.
3.
DEF
NOMBRE DEL EVALUADOR
EVALUADO:
FIRMA:
TOTAL
EXC
MB.
SAT
DEF
100-90.00
89.99-80
79.99-70
69.99-60
FIRMA:
47
ORGANIZACIN
PROCESO
EQUIPO
OBJETIVOS
GENERALES
POR PROCESO
RESULTADOS
OBJETIVOS
ESPECFICOS
METAS
NDICE
DE
LOGRO RELEVANCI
A DE
OBJETIVOS
A M B
PROMEDIO
OBJETIVOS
GENRALES
CLIENTE
INTERNO
NDICE
DESEMPEO
PROMEDIO
EQUIPO
EVALUACIN
DEL DESEMPEO
ESPOCH-EVAL-005
REAS DE MEJORA
GESTIN Y
DESERROLLO DEL
PROCESO
PROCESOS
OTROS
SUBTOIAL
NOMBRE:
BTOTAL
EXC
EQUIVALENCIAS
100-90.
MB
SAT
DEF.
89.99-80
79.99-70
69.99-60
FIRMA DE RESPONSABILIDAD
FECHA
48
ANEXO A:
Diccionario de Competencias:
49
DICCIONARIO DE COMPETENCIAS
Modificar
la
propia
conducta
para
alcanzar
3. ANLISIS DE PROBLEMAS.-
50
12. CONOCIMIENTO
DEL
ENTORNO.-
Tener
conciencia
de
las
14. DECISIN.-
acciones
consecuentes
con
stas,
aceptando
la
DE
COLABORADORES.-
Analizar
las
Adaptarse
las
polticas
procedimientos
51
52
53
AMBIENTAL.-.
Demostrar
sensibilidad
hacia
los
54
43. SENSIBILIDAD
ORGANIZACIONAL.-
Tener
conciencia
de
la
DE
LA
URGENCIA.-
Percibir
la
urgencia
real
de
55
50. VISIN.convertida
objetivos
concretos
para
el
propio
campo
de
56
DICCIONARIO DE COMPETENCIAS
57
Su
comportamiento
se
ajusta
las
normas
58
CLARIFICAR
OBJETIVOS,
EXPECTATIVAS
TAREAS.-
Se
por
quienes
estn
involucrados
con
el
trabajo,
59
empresas,
60
8. PENSAMIENTO
ANALTICO.-
Trabaja
de
manera
ordenada
61
62
ASUME
RESPONSABILIDADES.-
Apoya
en
la
Realiza un seguimiento
63
LA
VISIN.-
Comparte
con
otros
difunde
64
65
DICCIONARIO DE COMPETENCIAS
Gregory Watson
1. ASTUCIA ORGANIZACIONAL.- Trabaja en todas la reas,
elimina
lmites
funcionales
construye
relaciones
de
Representa agresivamente la
con
las
necesidades
de
la organizacin
las
5. HABILIDAD CONCEPTUAL.-
Identifica,
66
PARA
COLABORAR.-
Promueve
objetivos
con los
miembros
del
equipo, expresa
conceptos
que
el
mejoramiento
del
rendimiento;
67
que
las
acciones
sugeridas
sean
implementadas
implementado
soluciones
factibles,
tiene
la
Ampla
continuamente
el
conocimiento
en
reas
68
ANEXO B:
Formularios de Medicin:
De la Cultura Organizacional
Evaluacin del Liderazgo
Del Clima Organizacional
69
DE CHIMBORAZO
EVALUACIN DEL
DESEMPEO
A AMOR
1 Asume y reconoce sus errores?
2 Practica y fomenta el no atribuirse el mrito de otros?
3 Respeta distintas creencias, valores y estilos en el aspecto personal y laboral?
B COMPROMISO
4 Participa activamente en los procesos de cambio de la organizacin?
5 Muestra entusiasmo en la ejecucin su trabajo?
6 Busca su auto capacitacin y desarrollo?
7 Busca alcanzar las metas?
8 Realiza su trabajo sin necesidad de supervisin?
C CALIDAD
9 Acta y sigue instrucciones y polticas institucionales?
10 Propone soluciones a problemas de manera rpida y eficazmente?
11 Orienta su trabajo a la satisfaccin permanente del cliente?
12 Realiza su trabajo con calidad?
13 Prioriza su trabajo en base a los objetivos estratgicos?
14 Es claro y oportuno en la ejecucin de informacin de la gestin?
D LIDERAZGO
15 Trata las discrepancias con conceptos y no va en contra de la persona?
16 Motiva y promueve en sus compaeros actividades tendientes al logro de los resultados?
17 Posee capacidad de negociacin y soluciona situaciones conflictivas?
E TRABAJO EN EQUIPO
18 La informacin que transmite formal e informalmente es real y completa?
19 Es organizado y metdico en su trabajo?
20 Mantiene buenas relaciones con sus compaeros?
21 Mantiene iniciativa y creatividad?
22 Tiene capacidad de escuchar y retroalimentar las opiniones de sus colegas?
PROMEDIO TOTAL
CALIFICACIN
70
EVALUACIN DEL
DESEMPEO
DE CHIMBORAZO
FORMATO PARA EVALUAR LIDERAZGO
DESTREZAS DE LIDERAZGO
A - RESULTADOS
A1 - ESTRATEGIA Y PLANIFICACIN
SI
NO
1 Establece objetivos a corto, mediano y largo plazo alineados con la estrategia institucional?
2 Establece prioridades de metas y planes de trabajo de acuerdo a la estrategia?
3 Involucra a sus colaboradores en el desarrollo de la estrategia del rea?
4 Logra compromiso de sus colaboradores para cumplir con las metas y planes de trabajo?
A2 - MONITOREO Y CONTROL
SI
NO
A3-ADMINISTRACIN DE RECURSOS
SI
NO
SI
NO
12 Tiene habilidad para identificar y potenciar los talentos de los miembros de su equipo?
13 Crea espacios de desarrollo para sus colaboradores observando las polticas institucionales?
14 Promueve la auto-capacitacin?
15 Ayuda a balancear la vida laboral con la familiar de sus colaboradores?
B2 - MOTIVACIN Y RECONOCIMIENTO
SI
NO
71
B3 - FACILITADOR
SI
NO
SI
NO
SI
NO
C2 ACTITUD DE SERVICIO
C 3- INNOVACIN
SI
NO
72
DE CHIMBORAZO
EVALUACIN DEL
DESEMPEO
73
c. Su trato siempre se basa en recompensas (si lo hace bien), castigos (si lo hace mal).
d. Todo el personal del Dpto. forma un equipo y si se comete un error todos se toman ese
como error del equipo y no de uno solo.
74
4.- Cuando en determinado momento su Jefe tuvo que llamarle la atencin por
alguna falta, este:
75
DE CHIMBORAZO
EVALUACIN DEL
DESEMPEO
14 Las actividades diarias que usted realiza le dejan la sensacin de estar agregando
valor a la organizacin en un nivel:
15 A su juicio el nivel de Jerarqua en la organizacin es:
16 Para cumplir su trabajo la actual cadena de mando de la organizacin le ayuda en un nivel:
17 Usted cree que lo que se comenta en los pasillos, comedor y otros lugares le
permite tener una informacin de la organizacin:
18 Las decisiones y acciones de fa organizacin son informadas por canales
extraoficiales en forma:
19 Hay personas dentro de la institucin que influyen en usted o sus compaeros de
trabajo y le hacen sentir que pertenece a una organizacin:
20 Luego de dialogar sobre el futuro de la institucin con alguna persona que usted
considera "bien informada" le queda la Idea de un futuro:
21 Las ltimas decisiones de su Jefe Inmediato o de las mximas autoridades
respecto de la distribucin de beneficios fue.
22 Siente que la distribucin de los beneficios que se dan en la organizacin son:
23 Actualmente las decisiones le son comunicadas en forma:
24 La Informacin "oficial" de la organizacin es:
25 Su lugar de trabajo y la posicin del mismo en el edificio le parece que es:
LA ENCUESTA HA CONCLUDO, GRACIAS POR SU COLABORACIN
76
MUY MALO
MALO
BUENO
MUY BUENO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11