Unidad 6 Supervisin y Revisin del proyecto

6.1. Administracin de recursos

Si los recursos son adecuados, pero la demanda vara en forma amplia durante
la vida del proyecto, puede ser deseable emparejar la demanda de recursos al
retrasar las actividades no crticas (por medio de un periodo de poca actividad)
para disminuir la demanda pico y, as, aumentar la utilizacin de recursos. Este
proceso se llama nivelacin de recursos o facilitacin. Por otro lado, si los
recursos no son los adecuados para cumplir con las demandas pico, el inicio
tardo de algunas actividades se debe retrasar y la duracin del proyecto puede
aumentar. Este proceso se llama programacin con limitaciones de recursos.
Las consecuencias de no programar los recursos limitados constituyen una
actividad costosa y, por lo general, los retrasos de proyecto se manifiestan a la
mitad del proyecto cuando es difcil una accin correctiva rpida. Una
consecuencia adicional de no programar los recursos es ignorar los picos y los
valles en el uso de recursos durante el proyecto. Debido a que los recursos del
proyecto suelen estar comprometidos en exceso y porque los recursos rara vez
estn alineados por disponibilidad y necesidad, es necesario seguir los
procedimientos para manejar estos problemas.
La ausencia o escasez de recursos puede alterar en forma drstica las
restricciones tcnicas. Un planeador de red de proyecto puede suponer
recursos adecuados y mostrar actividades que ocurren en forma paralela. Sin
embargo, las actividades paralelas tienen un potencial de conflictos de
recursos.
Las interrelaciones e interacciones entre las limitaciones de tiempo y de
recursos son complejas incluso para redes de proyectos pequeos. Algn
esfuerzo por analizar estas interacciones, antes de que el proyecto comience,
con frecuencia revela problemas sorprendentes. Los administradores de
proyecto que no consideran la disponibilidad de recursos en los proyectos
moderadamente complejos, por lo general se enteran del problema cuando es
demasiado tarde para corregirlo. Un dficit de recursos puede alterar de
manera significativa las relaciones de dependencia del proyecto, las fechas de
cumplimiento y los costos. Los administradores de proyecto deben ser
cuidadosos al programar los recursos para asegurar la disponibilidad en las
cantidades correctas y el tiempo adecuado. Por fortuna, hay programas de
cmputo que pueden identificar los problemas de recursos durante la fase de
planeacin inicial del proyecto, cuando se pueden considerar cambios
correctivos. Estos programas slo requieren necesidades de recursos de
actividades e informacin de disponibilidad para programar los recursos.
Los recursos son personas, equipo y material de los que se puede disponer
para lograr algo. En los proyectos, la disponibilidad o carencia de recursos con
frecuencia influir en la forma en que se manejan los proyectos.
1. Personas ste es el recurso del proyecto ms evidente e importante.
Los recursos humanos por lo general se clasifican por las habilidades que

aportan al proyecto. En raras ocasiones, algunas destrezas son

intercambiables, pero casi siempre con una prdida de productividad. Las
diversas habilidades de los recursos humanos se suman a la complejidad de la
programacin de proyectos.
2. Materiales Los materiales de proyecto abarcan un espectro grande:
por ejemplo, qumicos para un proyecto cientfico, concreto para la construccin
de un camino, datos de encuestas para un proyecto de marketing. Los factores
que se consideran causantes del retraso de muchos proyectos son la
disponibilidad o faltantes de material. Cuando se sabe que una carencia de
materiales es importante y probable, se deben incluir los materiales en el plan
de red y el programa del proyecto.
3. Equipo Por lo general, el equipo se presenta por tipo, tamao y
cantidad. En algunos casos, el equipo se puede intercambiar para mejorar los
programas, pero esto no es tpico. Con frecuencia, al equipo se considera
limitante. La omisin ms comn es asumir que la fuente de recursos es ms
que adecuada para el proyecto. En los ambientes de proyectos mltiples es
prudente utilizar un conjunto de recursos comunes para todos los proyectos.
Este enfoque requiere de una revisin de disponibilidad de recursos a travs de
todos los proyectos y reserva el equipo para necesidades especficas del
proyecto, en el futuro. Reconocer las limitaciones de equipo antes de que
comience el proyecto puede evitar costos elevados de fallas o retrasos.

6.2. Administracin del tiempo

La mayor parte de los mtodos de programacin disponibles en la actualidad
requieren que el administrador del proyecto clasifique el proyecto como
limitante de tiempo o limitante de recursos. Los administradores de proyecto
necesitan consultar su matriz de prioridades para determinar en qu caso
encaja su proyecto. Una simple prueba para determinar si el proyecto tiene
limitante de tiempo o de recursos es preguntar: Si la ruta crtica se retrasa, se
agregarn recursos para recuperar el tiempo perdido? Si la respuesta es s,
asuma que el proyecto tiene limitante de tiempo; si la respuesta es no, asuma
que el proyecto tiene limitante de recursos. Un proyecto con limitante de tiempo
es aquel que debe estar finalizado para una fecha impuesta. Si se requiere, se
pueden agregar recursos para asegurar que el proyecto se complete para una
fecha especfica. Aunque el tiempo sea un factor crtico, la utilizacin de
recursos no debe ser ms de la necesaria y suficiente. Un proyecto con
limitacin de recursos es el que asume que el nivel de recursos disponible no
puede excederse. Si los recursos son inadecuados, ser aceptable retrasar el
proyecto, pero lo mnimo posible. En trminos de programacin, limitacin de
tiempo significa que el tiempo (la duracin del proyecto) es fijo y los recursos
son flexibles, mientras que limitacin de recursos significa que los recursos son
fijos y el tiempo es flexible.

6.3. Evaluacin y ajustes del proyecto

Mtodos de asignacin de recursos
Suposiciones
La facilidad para demostrar los mtodos de asignacin disponibles
requiere que algunas suposiciones limitantes mantengan la atencin en el
corazn del problema. El resto del captulo depende por completo de las
suposiciones sealadas aqu. Primero, no se permitir dividir las actividades.
Esto significa que una vez que una actividad se coloca en el programa, se
asume que se trabajar en ella de manera continua hasta que est terminada;
por lo tanto, una actividad no puede iniciarse, detenerse por un tiempo y luego
terminarse. Segundo, el nivel de recursos utilizado para una actividad no se
puede cambiar. Estas suposiciones de limitantes no existen en la prctica, pero
simplifican el aprendizaje. Es fcil para los nuevos administradores de proyecto
manejar la realidad de dividir las actividades y cambiar el nivel de recursos
cuando los enfrentan en el trabajo.
Proyectos con limitaciones de tiempo: demanda niveladora de
recursos
La programacin de los proyectos con limitaciones de tiempo se enfoca
en la utilizacin de recursos. Cuando la demanda de un tipo de recurso
particular es errtica, es difcil de manejar y la utilizacin puede ser muy mala.
Los practicantes han atacado el problema de la utilizacin mediante tcnicas de
nivelacin de recursos que equilibran o nivelan la demanda de un recurso. En
lo fundamental, todas las tcnicas de nivelacin retrasan las actividades no
crticas utilizando un tiempo de tolerancia para reducir la demanda pico y llenar
los valles de los recursos.
Proyectos con limitaciones de recursos
Cuando el nmero de personas o el equipo no son los adecuados para
satisfacer las necesidades de demanda pico y es imposible obtener ms, el
administrador de proyecto enfrenta un problema con limitaciones de recursos.
Se tiene que hacer algo. El truco es priorizar y asignar recursos para minimizar
el retraso del proyecto sin exceder el lmite de recursos o alterar las relaciones
de redes tcnicas. La cuestin de programacin de recursos es un problema
combinatorio grande. Esto significa que incluso una red de proyecto de tamao
modesto con pocos tipos de recursos podra tener varios miles de soluciones
factibles. Algunos investigadores han demostrado soluciones matemticas
ptimas al problema de asignacin de recursos, pero slo para redes pequeas
y muy pocos tipos de recursos. Las necesidades de datos masivos para
problemas ms grandes (por ejemplo, programacin lineal) hacen poco
prcticas las soluciones matemticas puras. Un enfoque alternativo al problema
ha sido el uso de la heurstica (reglas prcticas) para resolver los problemas
combinatorios grandes. Estas reglas prcticas de decisin o de prioridad han

existido durante muchos aos. La heurstica no siempre arroja un programa

ptimo, sino que puede impulsar un programa bueno para redes muy
complejas con muchos tipos de recursos. La eficiencia de las distintas reglas y
combinaciones de reglas ha sido bien documentada. Sin embargo, como cada
proyecto es nico, es inteligente probar varios conjuntos distintos de heurstica
en una red para determinar las reglas de asignacin de prioridades que
minimicen el retraso del proyecto. Hoy, el software de cmputo disponible
facilita mucho que el administrador de proyecto pueda crear un buen programa
de recursos para el proyecto. Un ejemplo simple del enfoque heurstico se
ilustra aqu.
Divisin de actividades
La divisin de las tareas es una tcnica de programacin que se usa
para obtener un mejor programa de proyecto y/o aumentar el uso de recursos.
Un planeador divide el trabajo continuo incluido en una actividad al interrumpir
el trabajo y mandar el recurso a otra actividad durante un periodo y luego hace
que el recurso termine el trabajo en la actividad original. La divisin puede ser
una herramienta til si el trabajo de que se trata no incluye costos fuertes de
inicio y de cierre; por ejemplo, mover equipo de un lugar de actividad a otro. El
error ms comn es interrumpir el trabajo de la gente, donde hay algunos
costos conceptuales de inicio y cierre. Por ejemplo, si hacemos que un
diseador de puentes tome tiempo libre para trabajar en el problema de diseo
de otro proyecto puede ocasionar que este individuo pierda cuatro das en
cambiar sus mecanismos conceptuales dentro y fuera de dos actividades. El
costo puede estar oculto, pero es real.
Beneficios de programar los recursos
Es importante recordar que si los recursos de veras estn limitados y los
clculos de tiempo de la actividad son precisos, el programa con limitaciones
de recursos se materializar conforme se lleve a cabo el proyecto, no el
programa con limitaciones de tiempo! Por lo tanto, el no programar los recursos
limitados puede llevar a serios problemas para un administrador de proyecto. El
beneficio de crear este programa antes de que comience el proyecto es que
deja tiempo para considerar opciones razonables. Si el retraso en el programa
es inaceptable o el riesgo de que se retrase es muy elevado, la suposicin de
tener limitaciones de recursos puede ser reevaluada. Se pueden considerar
concesiones de tiempo-costo. En algunos casos se pueden cambiar
prioridades.

Introduccin
Las fases de planificacin y programacin son cruciales, sin embargo, pocas veces los
planes se cumplen al pie de la letra; los materiales llegan tarde, el trabajo lleva ms
tiempo del previsto, etc. Llamamos seguimiento al proceso de recopilacin de datos
sobre el funcionamiento real del proyecto y su incorporacin al programa, as como la
obtencin de los informes pertinentes para que el director y el personal implicado est
informado de los cambios ocurridos frente a la programacin de trabajos inicial.
Llamamos control a la funcin que utiliza los datos proporcionados por el seguimiento
para llevar la ejecucin real del proyecto de acuerdo con los planes previstos. La
evaluacin es una fase posterior al control. En la fase de evaluacin es donde
haremos juicios sobre la calidad
y efectividad del
proyecto.
En
definitiva, controlar implica tomar las medidas correctivas necesarias cuando los
hechos difieren de lo previsto ms de lo que se considera admisible para cada
proyecto.

Para establecer un seguimiento adecuado del proyecto, necesitaremos conocer qu

informacin es la que se necesita para realizar un control efectivo del mismo. As,
dependiendo de las caractersticas del proyecto se actualizar el programa semanal,
mensualmente, etc. El ltimo paso de la Gestin de Proyectos es la Evaluacin.
Cuando hemos acabado tenemos la oportunidad de aprender de nuestros errores. El
anlisis de los mismos har las decisiones futuras ms realistas. Por ejemplo,
debemos preguntarnos si hemos infraestimado la duracin de las actividades, si las
prelaciones establecidas han sido correctas, si hemos asignado el trabajo al personal
adecuado o si ha habido retrasos en la recepcin del material, as como si la calidad
era apropiada.

Conclusin:
El uso y la disponibilidad de los recursos son reas de problemas importantes
para los administradores de proyecto. Al desarrollar un programa de proyecto,
la atencin a estas reas puede sealar los cuellos de botella de recursos
antes de que comience el proyecto. Los administradores de proyecto deben
entender las ramificaciones de no programar los recursos. Con frecuencia, los
resultados de la programacin de recursos son en forma significativa diferentes
de los resultados del mtodo estndar CPM. Con los cambios rpidos en
tecnologa y el nfasis en el tiempo al mercado, detectar el uso de los recursos
y los problemas de disponibilidad antes de que comience el proyecto puede
ahorrar los costos de tener que intervenir en las actividades del proyecto ms
adelante.