1.2 Fases de la gestión de proyectos.

1.2.1. Planificación y programación de proyectos

En términos generales, Planificar un proyecto consiste en definir los objetivos, el trabajo a

realizar, los recursos disponibles, el plazo y el presupuesto. Más concretamente, en la fase de
planificación debemos:
1. Definir el proyecto, especificando los objetivos, recursos disponibles, tiempo necesario y
presupuesto general.
2. Dividir el trabajo (fases, departamentos, servicios,...).
3. Dividir el trabajo en actividades o tareas.
4. Representar el diagrama de descomposición del trabajo adecuado.
5. Establecer las relaciones de precedencia entre actividades.
6. Estimar la duración de las actividades determinando los recursos implicados y estimando
las necesidades de éstos por parte de las actividades.
Por otra parte, programar es establecer un calendario de ejecución del proyecto. Por tanto,
una buena programación debe tener en cuenta tiempos, recursos y costos.

1.2.2. Propuesta
Criterios para la presentación de una propuesta de proyecto

Formatos y Contenidos
En la actualidad, no existe un formato único para la presentación de un proyecto. Sin embargo,
es importante averiguar si la institución a la que llevaremos nuestro plan tiene algún formato
específico para ello. De ser así, lo recomendable es formular nuestra propuesta de acuerdo
con los criterios establecidos.

Si ese no fuera el caso, le presentamos algunos criterios sugeridos para la estructuración y

formulación de un perfil de proyecto. No pretendemos con esto dar una fórmula única que deba
seguirse al pie de la letra; al contrario, intentamos esbozar una estructura básica que puede
usarse de manera flexible y adaptarsse al tipo de institución y a las particularidades de cada
situación.

Para formular un proyecto, es necesario considerar el punto de vista de la entidad a la que se

va a presentar la propuesta. Por lo general, este tipo de instituciones recibe innumerables
expedientes para su evaluación, sobre todo luego de haber realizado una convocatoria. En tal
sentido, es fundamental redactar la propuesta de la forma más concisa, coherente y clara
posible, de modo que facilite el trabajo de la persona responsable de su evaluación. Existe la
creencia equivocada de que una propuesta correctamente elaborada tiene que ser
voluminosa, pero no es cierto. Generalmente, una propuesta debería oscilar (sin incluir
anexos) entre las ocho y diez páginas si se trata de pequeños proyectos. En el caso uno más
extenso, lo recomendable es que el documento abarque las treinta o cuarenta páginas. Al final,
se puede anexar toda la información (estadística, gráfica, etcétera) que sustente el plan.

1. Carátula y tabla de contenido

La carátula del documento debe contener la información básica y relevante sobre el proyecto,
a la par de lucir un aspecto sobrio y profesional. Esto no quiere decir que se tenga que realizar

Página 1 de 12
un gasto excesivo en materiales o cubiertas especiales, pues podría ser visto por las entidades
donantes como un uso poco austero de recursos. De igual modo, muchas de estas
instituciones (sobre todo las medioambientales) privilegian el uso de materiales que no atenten
contra la naturaleza.

Los principales aspectos que se deben incluir en la carátula son:

• Nombre y logo de nuestra organización

• Nombre del proyecto (debe permitir identificar la naturaleza del proyecto, a la vez que
la solución del problema previamente identificado)
• Mes y año de elaboración de la propuesta
• Contacto en nuestra institución (nombre del funcionario, teléfono, fax, correo
electrónico, dirección)

Además de enviar una copia física de la propuesta, es recomendable anexar al documento

una copia en un medio por correo electrónico. Esto permitirá compartir con mayor facilidad el
documento entre los funcionarios responsables de la evaluación de la propuesta en la entidad
donante.

Si la extensión del documento es superior a cinco páginas, se deberá incluir una tabla de
contenidos que permita una más fácil ubicación de sus secciones.

2. Resumen ejecutivo

Por lo general, el resumen ejecutivo es una de las principales secciones de una propuesta de
proyecto. Esta sección constituye el punto de partida que despierta el interés de la persona
responsable de la evaluación. En tal sentido, es fundamental poner especial cuidado en su
redacción y consistencia. Como su nombre lo dice, un resumen ejecutivo es una síntesis de la
información más relevante del proyecto. Por lo general, se recomienda que su extensión no
exceda las dos páginas. El resumen ejecutivo debe incluir:

• Descripción breve sobre el problema identificado

• Explicación sobre la solución del problema motivo del proyecto, que incluya sus
actividades, el número de beneficiarios, cómo y dónde operará, el tiempo requerido y
el personal responsable de su ejecución
• Los fondos requeridos para la operación del proyecto y los planes que garanticen su
sostenibibilidad en el futuro.
Una corta reseña (un párrafo) que incluya de manera breve la historia, actividades y
capacidad de su institución para llevar a cabo el proyecto propuesto.

Importante

El resumen ejecutivo debe ser redactado al

final, una vez terminada la elaboración de la
propuesta. Hay que tener en cuenta que, en
muchos casos, esta es la única parte de la
propuesta que leen los evaluadores para
decidir si continúan revisándola o la dejan de
lado. Por ello es importante poner especial
cuidado en su redacción.

Página 2 de 12
3. Estructura del proyecto

A continuación, sugerimos una estructura con los principales componentes de una

propuesta de proyecto. Como lo mencionamos anteriormente, no existe una estructura
rígida para la presentación, esta debe adecuarse a las particularidades de cada situación.

1. Información general

1.1. Nombre del proyecto. Debe permitir identificar la naturaleza del proyecto y a la vez
la solución del problema previamente identificado.

1.2. Entidad responsable: Indicar el nombre de las entidades responsables del proyecto,
así también los datos del personal para establecer contacto.

1.3. Período de duración: Tiempo que tomará la ejecución del proyecto.

1.4. Localización: Señalar la ubicación geográfica que tendrá la sede del proyecto, así
como el ámbito en el que se desarrollarán las actividades del mismo, indicando para
cada caso la localidad, distrito, provincia, departamento.

1.5. Monto total: Indicar los recursos monetarios que demandará la ejecución del
proyecto, expresado en la moneda del país de origen de la entidad a la que se solicita
el financiamiento. Dicho monto se desagregará en: aporte de la cooperación técnica
internacional, de la contrapartida nacional, de los beneficiarios y de otras fuentes, si
las hubiera. Si se hiciera en una moneda local, indicar el tipo de cambio utilizado.

2. Introducción y diagnóstico

Esta sección se orienta, básicamente, a describir el problema central y a demostrar

la calidad y calificación de la organización que implementará el proyecto.

Como se ha mencionado, es preciso elaborar esta sección tratando de dar la mayor

cantidad de elementos de juicio que apoyen nuestra propuesta. Se recomienda evitar
ser declarativo al momento de definir el problema. No se debe describir el problema
sobre la base de la experiencia personal o sobre creencias. Se debe procurar
respaldar el contenido de la propuesta con argumentos sólidos, como estadísticas
actualizadas, fotos o la opinión de expertos o instituciones acreditadas.

En la parte del diagnóstico se debe describir la situación actual identificando la

problemática que se quiere solucionar, la misma que no se puede resolver con los
recursos humanos y materiales existentes, por lo que surge la necesidad de recurrir
al apoyo de la cooperación internacional. Asimismo, se debe captar la atención del
donante sobre la urgencia del tema planteado.

Se debe procurar convencer al donante de cómo los objetivos y capacidades

institucionales de nuestra organización calzan con el objetivo del proyecto, de tal
manera que se asegure el éxito del mismo.

Es recomendable, asimismo, tomar en cuenta que muchos donantes tienen interés

en proyectos presentados por consorcios de ONG o en algún tipo de alianza que
asegure un mayor respaldo institucional a la intervención del proyecto.

Página 3 de 12
3. Definición del problema y sus causas

Se debe especificar de la manera más clara y precisa el problema central identificado,

así como sus características cualitativas y cuantitativas.

Uno de los errores más comunes en la especificación del problema consiste en

expresarlo como la negación o falta de algo. En vez de ello, el problema debe
plantearse de tal forma que permita encontrar diferentes posibilidades de solución.

Ejemplos mal Formulados Ejemplos Correctamente Formulados

• No existe un • Limitada provisión de

generador local de
energía eléctrica.
• Falta de programas
de educación inicial.
energía eléctrica durante
el día.
• Bajo rendimiento de los
niños y niñas en los
primeros años de
educación primaria.

Los ejemplos del primer cuadro conducen de antemano a una única solución:
Construir un generador de energía eléctrica o implementar programas de educación
inicial. En cambio, los ejemplos del segundo cuadro permiten una amplia gama de
posibilidades de solución, como utilización de medios de generación alternativos o
diversas estrategias para elevar el rendimiento de los niños y niñas en educación
primaria.

Luego de haber sido definido el problema central motivo del proyecto, se debe
determinar tanto las causas que lo generan como los efectos negativos que este
produce. Para ello, lo más recomendable es elaborar un árbol que interrelacione en
forma directa e indirecta las causas con el problema central y con los efectos
generados. A esta herramienta se la conoce como el árbol causa-efecto.

4. Objetivo del proyecto

Tanto el objetivo central como los objetivos específicos deben reflejar los cambios
que se espera lograr con la intervención del proyecto. Se debe evitar el planteamiento
de objetivos muy amplios, ambiciosos y confusos. Por el contrario, es preferible
redactarlos de una manera clara cuya descripción no se extienda más de una página
y de modo que reflejen lo realmente alcanzable de acuerdo con la magnitud de la
inversión. Es recomendable numerar los objetivos específicos como: Objetivo 1,
Objetivo 2, etcétera, de manera que ayude a su rápida identificación y referencia en
el documento.

5. Actividades y cronograma de ejecución

Esta sección es importante porque en ella se explica lo que se va a hacer con el

financiamiento solicitado. En tal sentido, es necesario que las actividades guarden

Página 4 de 12
 consistencia con el presupuesto del proyecto, así también se debe evidenciar en
forma clara cómo estas permitirán el logro de cada uno de los objetivos planteados.

Importante

Es recomendable hacer un
cronograma con las
principales actividades
consideradas durante la
ejecución del proyecto y
agruparlas de acuerdo con el
objetivo específico al cual
pertenecen.

6. Personal
Las entidades donantes tienen mucho interés en garantizar el éxito del proyecto para
el cual proveen financiamiento. En tal sentido, una breve descripción sobre el nivel de
calificación y la experiencia de los profesionales o personas que se harán cargo de la
ejecución del proyecto ayudará a convencer al donante de que la ejecución del
proyecto se realizará con los recursos humanos adecuados, de modo que se
garantice el éxito de su implementación.

7. Sostenibilidad
Dada las restricciones financieras de las entidades cooperantes, estas no desean
comprometerse a financiar proyectos que generarán una necesidad de apoyo externo
permanente ni apoyar proyectos que dejen de funcionar al cerrarse el financiamiento
del proyecto. Por ello es importante mostrar en qué medida los actores locales podrán
asumir el proyecto luego de que este concluya. En tal sentido, es importante mostrar
en la propuesta una estrategia de sostenibilidad que permita asegurar la operación
del proyecto y que haga saber a la entidad donante que sus recursos no se perderán
una vez finalizada la implementación del mismo. En este punto es necesario expresar
en forma específica las actuales y futuras fuentes financieras que garanticen la
viabilidad financiera del proyecto en el largo plazo.

8. El presupuesto

Al igual que el resumen ejecutivo, el presupuesto es una de las secciones de mayor

importancia para las entidades donantes. Luego de haber definido las necesidades y
establecido el plan de trabajo y las metas, se puede proceder a elaborar un
presupuesto inicial que indique con exactitud el flujo total de recursos necesarios para
la implementación del proyecto. Si el presupuesto tiene un número excesivo de
componentes, es preferible presentar una versión resumida del presupuesto
agregado en principales categorías. Se recomienda que el cuadro con el presupuesto
no exceda de una página para un fácil análisis y comparación de los componentes
del mismo.

Página 5 de 12
 Por lo general, muchas instituciones donantes tienen interés en que el financiamiento
de las propuestas sea compartido por otras instituciones, así como por la institución
solicitante. En tal sentido, si este fuera el caso, incluya en el presupuesto el monto de
financiamiento que corresponde a cada institución.

Importante

Asegúrese de especificar la
moneda utilizada en el cuadro del
presupuesto. Es preferible usar la
moneda del país de origen de la
institución donante. Si utiliza la
moneda local, incluir el tipo de
cambio utilizado

9. Evaluación y monitoreo
Muchas entidades cooperantes valoran que un proyecto incluya una sección de
evaluación y seguimiento que describa cómo serán medidos los efectos de la
intervención. En esta sección se puede incluir una descripción narrativa de quién
asumirá la responsabilidad de la evaluación del proyecto, las metodologías de
evaluación a utilizarse, así como los indicadores. Esta sección deberá hacer
referencia al marco lógico previamente desarrollado.

10. Anexos
En esta sección se deberá incluir toda la información relevante (estadísticas,
fotografías, cartas de autoridades, involucrados, etcétera). Asimismo, se puede incluir
la matriz del marco lógico, así como desarrollar con mayor detalle el cronograma de
trabajo, entre otros.

11. Bibliografía

1.2.3 Selección y Evaluación de personal.

Consiste en todas aquellas actividades que involucran llenar (y mantener llenos) los puestos
que fueron establecidos en la estructura organizacional del proyecto. Esto incluye selección
de candidatos, entrenamiento y otros.
Los principales problemas en esta etapa son:
• Los jefes de proyecto son frecuentemente seleccionados por su habilidad para programar
o realizar tareas de ingeniería en vez de su habilidad de gestión (pocos ingenieros son
buenos gerentes)
• La productividad de los programadores, analistas e ingenieros de software varía mucho de
individuo en individuo.
• Hay grandes cambios en el equipo de un proyecto software, especialmente en aquellos
organizados matricialmente.
• Las universidades no están produciendo un número suficiente de ingenieros que entiendan
el proceso de la ingeniería de software o gestión de proyectos.
• Los planes de entrenamiento para desarrolladores individuales de software no se
desarrollan o mantienen.

Página 6 de 12
Actividades derivadas:
• Llenar los puestos de la organización.
• Asimilar al personal recientemente asignado
• Educar o entrenar al personal
• Proveer de desarrollo general
• Evaluar y valorar al personal
• Compensar

Atributos del Personal

Capacidad de análisis: La capacidad del grupo de analistas, en términos
de habilidad de análisis, eficiencia y capacidad para cooperar tiene un
impacto significativo en el esfuerzo humano. Cuanto más capaz sea el
grupo, menos esfuerzo será necesario.

Experiencia en aplicación: La experiencia del grupo en una aplicación

similar tiene una gran influencia en el esfuerzo. Los tiempos de
experiencia para los distintos niveles se muestran en la Tabla 5.6.

Capacidad de los programadores: La cuantificación es similar al caso de la capacidad de

análisis, pero en este caso relacionado con los programadores. Se aplica a los
programadores como grupo, pero no a los programadores individuales.

Experiencia con la máquina virtual: Cuanto mayor sea la experiencia del grupo de
programación con el procesador, menor será el esfuerzo necesario. Los niveles de variación
de este factor se muestran en la Tabla 5.7.

Experiencia en el lenguaje: Un grupo de programadores con amplia experiencia en un

lenguaje determinado programará de una manera mucho más segura, generando un menor
número de defectos y de requerimientos humanos. La Tabla 5.8 muestra lo que refleja cada
factor de ponderación considerado.

Página 7 de 12
Atributos del Proyecto
Técnicas de Programación: En este punto se consideran los niveles que se muestran en la
Tabla 5.9.

Utilización de herramientas de software: El uso adecuado de herramientas de software es un

multiplicador de la productividad.
La puntuación varía desde Muy Bajo cuando sólo se utilizan herramientas básicas, a Muy
Alto cuando se utilizan herramientas específicas.

Restricciones de tiempo de desarrollo: Se refiere al plazo que requiere menor esfuerzo

humano. Cualquier apresuramiento (Muy Bajo) o retraso (Muy Alto) demandará más
esfuerzo.

1.2.4 Supervisión y Revisión del proyecto.

Las fases de planificación y programación son cruciales, sin embargo, pocas veces los planes
se cumplen al pie de la letra; los materiales llegan tarde, el trabajo lleva más tiempo del
previsto, etc. Llamamos seguimiento al proceso de recopilación de datos sobre el
funcionamiento real del proyecto y su incorporación al programa, así como la obtención de los
informes pertinentes para que el director y el personal implicado esté informado de los cambios
ocurridos frente a la programación de trabajos inicial. Llamamos control a la función que utiliza
los datos proporcionados por el seguimiento para llevar la ejecución real del proyecto de
acuerdo con los planes previstos. La evaluación es una fase posterior al control. En la fase
de evaluación es donde haremos juicios sobre la calidad y efectividad del proyecto. En
definitiva, controlar implica tomar las medidas correctivas necesarias cuando los hechos
difieren de lo previsto más de lo que se considera admisible para cada proyecto.

Para establecer un seguimiento adecuado del proyecto, necesitaremos conocer qué

información es la que se necesita para realizar un control efectivo del mismo. Así, dependiendo
de las características del proyecto se actualizará el programa semanal, mensualmente, etc. El
último paso de la Gestión de Proyectos es la Evaluación. Cuando hemos acabado tenemos
la oportunidad de aprender de nuestros errores. El análisis de los mismos hará las decisiones
futuras más realistas. Por ejemplo, debemos preguntarnos si hemos infraestimado la duración
de las actividades, si las prelaciones establecidas han sido correctas, si hemos asignado el
trabajo al personal adecuado o si ha habido retrasos en la recepción del material, así como si
la calidad era apropiada.

1.2.5 Informes

A continuación se detallan los distintos listados disponibles más comúnmente utilizado

como informes en los proyectos de software

LISTADO DE INFORMES DISPONIBLES EN GESTIÓN DE PROYECTOS

Página 8 de 12
Listado prioridades Listado donde podemos ver la relación de las distintas prioridades de
tareas dadas de alta en la aplicación

Tipos de estados Listado donde podemos obtener la relación de los distintos estados que
pueden adoptar los proyectos dados de alta en la aplicación

Resoluciones Listado donde podemos obtener la relación de las distintas resoluciones que
pueden adoptar las tareas

Versiones Listado que nos muestra la relación de versiones dadas de alta en la aplicación y
que se pueden aplicar a las tareas

Tipos de tareas Listado que nos muestra la relación de los distintos tipos de tareas que
podemos dar de alta

Tareas Listado que nos muestra la relación de todas las tareas dadas de alta
independientemente del proyecto al que pertenezcan

Tareas agrupadas por tipo Listado que nos muestra la relación de tareas dadas de alta
agrupadas por tipo

Listado de proyectos Listado que nos muestra la relación de todos los proyectos que
llevamos a cabo en la empresa

Listado de beneficios de proyectos Listado que nos muestra la relación de beneficios

obtenidos en los distintos proyectos llevados a cabo por la empresa

Listado detalle presupuestos y gasto/ingreso Listado que nos muestra en detalle la

relación de ingresos y gastos asociados a cada uno de los proyectos gestionados por la
empresa

Presupuesto extendido Listado que nos muestra en detalle la relación del presupuesto
donde se incluyen los requisitos y las tareas que comprenden cada proyecto

Presupuesto solo partidas Listado de presupuesto que nos muestra solamente aquellas
partidas que se incluyen como tales en cada uno de los proyectos dados de alta

Informe comparativo planeado/ejecutado Informe que nos muestra la comparación entre

el proyecto o línea base del proyecto planeada inicialmente en la planificación, con la
situación real del estado del proyecto

Plan de proyecto Informe que nos permite imprimir el plan de proyecto para entregar al
cliente

Página 9 de 12
Partes de trabajo Listado que nos muestra el detalle del parte de trabajo previamente
seleccionado en la vista

Listado de partes Listado que nos muestra una relación de todos los partes de trabajo

Listado resumen proyecto tareas por recurso Listado que nos muestra información en
modo resumen de las tareas del proyecto previamente seleccionado en la vista agrupado por
recurso asignado

Listado detallado de trabajos Listado que nos muestra el detalle del trabajo realizado por
cada recurso en cada uno de los proyectos disponibles, así como el tiempo empleado en su
desarrollo

Listado detallado proyectos-recursos Listado que nos muestra en detalle la relación de

tareas realizadas por recurso en cada uno de los proyectos gestionados por la empresa

Listado resumen recursos tareas por proyecto Listado que nos muestra por proyecto el
resumen de las tareas ejecutadas ordenadas por recurso

Listado detallado tareas de un recurso Listado detallado de las tareas realizadas por
recurso con detalle de horas imputadas a cada tarea

Resumen totalizado por recurso cliente y proyecto Listado que nos muestra el resumen
del total de horas imputadas por cada recurso a cada uno de los proyectos llevados a cabo

Resumen proyectos por cliente Listado que nos muestra un resumen de proyecto por
cliente

Estadística mensual ventas agrupadas por familia

Informe que nos muestra una estadística mensual de las ventas realizadas agrupadas por
familia de artículos

Listado de beneficios de facturas

Listado que nos muestra la relación de los beneficios de facturación obtenidos tras la
realización de los trabajos

Listado de beneficios de facturas detallado

Listado que nos muestra en detalle la relación de los beneficios obtenidos en la facturación
de los trabajos realizados

Listado beneficios resumidos por actividad

Listado que nos muestra la relación de los beneficios obtenidos con la ejecución de los
proyectos resumidos por actividad

Listado beneficios resumidos por agente

Página 10 de 12
Listado que nos muestra la relación de los beneficios obtenidos con la ejecución de los
proyectos resumido por agente

Estadística ventas familia/artículo

Informe que nos muestra una estadística de ventas clasificada por familia y artículo

Estadísticas ventas cliente/familia/artículo

Informe que nos muestra una estadística de ventas realizadas clasificadas por cliente, familia
y artículo

Listado de devoluciones
Listado que nos muestra la relación de devoluciones de artículos emitidos por el cliente

Factura de venta
Listado que nos muestra información relacionada con la factura de venta

Factura de venta a origen

Listado que nos muestra información relacionada con la factura de venta a origen del
proyecto en cuestión

Resumen IVA Facturas

Listado que nos muestra el resumen del IVA imputado en las facturas de venta

Facturación acumulada
Listado que nos muestra la relación de los albaranes facturados

Listado de facturas con punto verde

Listado que nos muestra información relacionada de aquellas facturas que incluyen punto
verde

Listado detallado de facturas

Listado que nos muestra información detallada de todas las facturas de venta

LA ESTRUCTURA LÓGICA DEL DESARROLLO DE UN INFORME:

Introducción o presentación

De qué trataba el proyecto.

A qué necesidad o problemática de información respondía o
por qué era necesario.
Qué se pretendían lograr con él.

Planteamiento y realización de la acción

Qué planearon hacer.
Con qué recursos y medios.

Página 11 de 12
Qué fuentes buscaron, con qué estrategias.
Cuáles encontraron y cómo las validaron.

Resultados y su valoración
Sintesis o resumen
Análisis crítico
Comentarios y juicios críticos

Conclusiones construidas con los hallazgos.

Lo relevante, lo débil, las ausencias.
Razones o causas, implicaciones y consecuencias,
Las tendencias, alternativas y escenarios futuros.

Anexos
(Contenidos referidos en el informe que por su amplitud y especificidad no se incluyen en él)

Bibliografia y fuentes.

CONTENIDO DEL INFORME

Aspectos formales:

• Portada
• Título del proyecto
• Empresa que solicita el proyecto (cliente)
• Empresa que realiza el proyecto

Aspectos Legales:

• Documento de entrega y finalización

• Documento / contrato de solicitud

Índice:

• Contenidos del documento

• Índice de gráficos
• Índice de tablas
• Índice de figuras

Informe directivo:

• Objetivos del estudio

• Principales resultados
• Conclusiones
• Recomendaciones

Página 12 de 12