Diplomado.

- Gestin de la Informacin y Automatizacin de Centros Documentales

UNIVERSIDAD AUTNOMA GABRIEL REN MORENO
TRABAJO FINAL DE INVESTIGACIN
NOMBRE DEL PROYECTO: ORGANIZACION DE LA BIBLIOTECA Y DEL
ARCHIVO, CATALOGACIN EN SISTEMAS COMPUTARIZADOS DEL
COMIT CVICO PRO SANTA CRUZ

1. RESUMEN DEL PROYECTO

1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El principal problema encontrado es la falta de organizacin y de procesos
tcnicos del rea de archivo, ya que existe mucha demora en la
administracin de la biblioteca y recuperacin de los archivos y
documentos, como as tambin en la catalogacin en el Comit Cvico Pro
Santa Cruz siendo esta empresa precisa de informacin rpida y oportuna
al servicio del departamento, para eso se implementara la catalogacin en
sistemas computarizados.
1.2 AMBITO O COMPETENCIA
Implementacin de paquete informtico para la catalogacin y recuperacin
de informacin.
1.3 PROPOSITO DEL PROYECTO
Este proyecto tiene como propsito organizar la documentacin para su
rpida recuperacin, catalogacin y brindar al usuario un mejor servicio.

1.4 LOCALIZACION DEL PROYECTO

Comit Cvico Pro Santa Cruz

1.5 UNIDAD EJECUTORA DEL PROYECTO

Comit Cvico Pro Santa Cruz

1.6 RESPONSABLE DEL PROYECTO

Nombre
Laura Rojas Ayala

Cargo

Firma

Responsable de Biblioteca

ORGANIZACION DE LA BIBLIOTECA Y DEL ARCHIVO, CATALOGACIN EN SISTEMAS

COMPUTARIZADOS DEL COMIT CVICO PRO SANTA CRUZ

LAURA ROJAS AYALA

Diplomado.- Gestin de la Informacin y Automatizacin de Centros Documentales

UNIVERSIDAD AUTNOMA GABRIEL REN MORENO

1.7 JUSTIFICACION DEL PROYECTO

La

implementacin

del

presente

proyecto

permitir

organizar

la

documentacin y de esta manera una fcil bsqueda y recuperacin de los

documentos para poder tomar decisiones rpidas y oportunas.
1.8 BREVE DESCRIPCION TECNICA DEL PROYECTO
Optimizar la organizacin del archivo a travs de la implementacin de los
procesos tcnicos y la sistematizacin computarizada, para una bsqueda y
recuperacin rpida, fcil y oportuna de la informacin, as como brindar al
usuario mejor acceso a la informacin documental fsica y digital.

2 DESARROLLO DEL PROYECTO

2.1 DESCRIPCION DEL PROYECTO
i.

Objetivo del proyecto

Proponer un sistema de organizacin digital para optimizar, la clasificacin,

el acceso y la recuperacin de la informacin de forma eficaz y eficiente.

ii.

Procesos tcnicos

a. inventario
b. seleccin
c. clasificacin
d. organizacin
e. catalogacin computarizada
f. indizacin
g. digitalizacin
h. migracin base de datos
ORGANIZACION DE LA BIBLIOTECA Y DEL ARCHIVO, CATALOGACIN EN SISTEMAS
COMPUTARIZADOS DEL COMIT CVICO PRO SANTA CRUZ

LAURA ROJAS AYALA

Diplomado.- Gestin de la Informacin y Automatizacin de Centros Documentales

UNIVERSIDAD AUTNOMA GABRIEL REN MORENO

iii.

Enfoque fsico

El material requerido para la implementacin del presente proyecto

comprende:
2 estantes mviles metlicos con capacidad de 100
archivadores tipo torre cada uno
1 estacin de trabajo tipo L
1 silla giratoria con ruedas
1 computadora personal
1 scanner
1 impresora
Material de escritorio

2.2 CRONOGRAMA DE EJECUCION

Noviembre
Actividad

Sem
.1

Sem
.2

Sem
.3

Diciembre
Sem
.4

Sem
.1

Sem
.2

Sem
.3

Enero
Sem
.4

Sem
.1

Sem
.2

Sem
.3

Sem
.4

INVENTARIO
SELECCIN
CLASIFICACIN
ORGANIZACIN
CATALOGACIN
COMPUTARIZADA
INDIZACIN
DIGITALIZACIN

ORGANIZACION DE LA BIBLIOTECA Y DEL ARCHIVO, CATALOGACIN EN SISTEMAS

COMPUTARIZADOS DEL COMIT CVICO PRO SANTA CRUZ

LAURA ROJAS AYALA

Diplomado.- Gestin de la Informacin y Automatizacin de Centros Documentales

UNIVERSIDAD AUTNOMA GABRIEL REN MORENO

2.4. SITUACION DE LA COMPAA SIN / CON PROYECTO

SITUACION SIN PROYECTO

Demora en la entrega de la
informacin
Envo de informacin errnea o
incompleta
Extravo o prdida de informacin

SITUACION CON PROYECTO

Documentacin organizada en el
sistema
Fcil y rpido acceso a la
informacin computarizada
Informacin correcta y oportuna

3. RESUMEN PLAN DESARROLLO UNIVERSITARIO 2003-2007

3.1. MISION
Brindar un servicio de excelencia en la administracin de la documentacin
para que el usuario tenga la informacin en tiempo y calidad.
3.2 ANALISIS FODA
FORTALEZA
1.
2.
3.
4.

Herramientas informticas
Infraestructura adecuada
Recursos econmicos
Personal capacitado

OPORTUNIDADES
1.
2.

Expansin de la empresa
Sistemas informticos avanzados

DEBILIDADES

AMENAZAS

Falta de organizacin
Falta de un sistema de
clasificacin
3. Falta de apoyo de las diferentes
reas
4. Falta de personal

1.
2.

1.
2.

Prdida de informacin
Exigencias del medio con relacin
a la fluidez de la informacin

ORGANIZACION DE LA BIBLIOTECA Y DEL ARCHIVO, CATALOGACIN EN SISTEMAS

COMPUTARIZADOS DEL COMIT CVICO PRO SANTA CRUZ

LAURA ROJAS AYALA

Diplomado.- Gestin de la Informacin y Automatizacin de Centros Documentales

UNIVERSIDAD AUTNOMA GABRIEL REN MORENO

3.3 LINEAS DE ACCION Y OBJETIVOS ESTRATEGICOS DEL COMIT

CVICO PRO SANTA CRUZ
LINEAS DE ACCION
atencin al cliente

Modernizacin institucional

Capacitacin de la fuerza laboral

ptimo clima laboral

OBJETIVOS ESTRATEGICOS
Alcanzar excelencia en atencin al
pblico de inters, con un sistema
computarizad eficiente
Alcanzar
mayores
niveles
de
eficiencia operacional y de gestin
Promover el uso de herramientas de
gestin adecuadas al desarrollo del
negocio
Desarrollar
y
fortalecer
las
competencias
del
personal,
y
actualizar al personal
Fortalecer
el
compromiso,
la
satisfaccin e identidad de los
funcionarios con la compaa

3.4 VINCULACION ENTRE EL PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

Y EL PROYECTO
OBJETIVOS DEL PLAN
INSTITUCIONAL

Optimizar el sistema de gestin a

travs de la permanente planificacin,
evaluacin y optimizacin de nuestros
procesos, la capacitacin, valorizacin
y reconocimiento del personal.

OBJETIVOS DEL PROYECTO

Proponer un sistema de organizacin

manual y digital para optimizar, la
clasificacin, el acceso y la
recuperacin de la informacin de
forma eficaz y eficiente, a fin de
satisfacer las necesidades de una
empresa en crecimiento.

ORGANIZACION DE LA BIBLIOTECA Y DEL ARCHIVO, CATALOGACIN EN SISTEMAS

COMPUTARIZADOS DEL COMIT CVICO PRO SANTA CRUZ

LAURA ROJAS AYALA