MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

BODEGA CENTRAL
HOSPITAL DE PUERTO MONTT

PUERTO MONTT, 2013

Actualizacin y modificacin
Ing. Ral Correa Balczar
Jefe de Bodega Central HPM

Revisin y ajuste
Srta. Jocelyn Saldivia
Adm. Pblico Abastecimiento HPM

INDICE

1.- PROCEDIMIENTO DE RECEPCION DE BIENES Y SERVICIOS ............... 4

1.1. Antecedentes Generales ....................................................................... 4
1.2. Recepcin Fsica de Artculos .............................................................. 6
1.3. Ordenamiento Logstico ....................................................................... 7
1.4. Recepcin en Sistema Informtico ...................................................... 8
1.5. Recepcin de Servicio .......................................................................... 9
2. PROCEDIMIENTO DE PAGO ..................................................................... 10
2.1. Recepcin de Facturas ....................................................................... 10
2.2. Certificado de Recepcin Conforme .................................................. 10
2.3. Refrendacin Presupuestaria ............................................................. 11
2.4. Resolucin de Pago ............................................................................ 11
3. POLTICA DE INVENTARIOS ..................................................................... 14
3.1. Objetivo General .................................................................................. 14
3.2. Objetivos Especficos ......................................................................... 14
3.3. Contenido ............................................................................................. 14
3.3.1. Identificacin de nmero, tipo, localizacin y responsable
asociado a bodega ....................................................................................... 14
3.3.2. Consumo.................................................................................... 15
3.3.3. Preparacin de Inventario ............................................................ 16
3.3.3.1. Registro de Vencimiento y Lote ............................................ 16
3.3.3.2. Control de Inventario.............................................................. 16
3.3.3.3. Disponibilidad de Inventario .................................................. 17
3.3.3.4. Medicamentos e insumos no disponibles ............................ 18
3.3.3.5. Armarios Digitales: Recargas, Informes, Inventarios......... 19
3.3.4. Definicin de Stock Crtico........................................................... 21
3. GESTIN DE CONTRATOS CON PROVEEDORES .................................. 25
3.1 Unidad de gestin de facturas y contratos ........................................ 26
3.2 Unidades Involucradas en el Proceso de Contratos ......................... 27
3.3 Registro del Contrato ........................................................................... 28
3.4 Polticas de Gestin: ............................................................................ 29
4. PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE INCIDENTES INTERNOS Y
EXTERNOS........................................................................................................... 30
4.1. Manejo Incidentes Internos ................................................................ 30
4.2 Manejo de Incidentes Externos ........................................................... 31
5. ANEXOS ...................................................................................................... 34
5.1. Anexo 1: Planilla recepcion de bultos ............................................... 34
5.2. Anexo 2: Flujo refrendacion presupuestaria ..................................... 35
5.3. Anexo 3: Resolucin de pago............................................................. 36
2

5. 4. Anexo 4: Flujo de contrato de proveedores ..................................... 37

5.5. Anexo 5: Formulario devolucin a proveedores............................... 38

1.- PROCEDIMIENTO DE RECEPCION DE BIENES Y SERVICIOS

1.1. Antecedentes Generales

Se hace necesario definir los conceptos y documentos bsicos que se
manejan en Bodega:
Conceptos:
1.- Artculos o bienes: Se denomina as a las mercaderas que las bodegas
almacenan.
2.-Artculos en Existencia: Nmero determinado de artculos que estn
registrados en el sistema de informacin de control de inventario y que se
mantienen fsicamente en existencia en las bodegas.
3.-Bodegas: Son los lugares de almacenamiento de bienes.
Puede existir dos tipos de bodega: Bodegas Centrales y Trnsito:
3.1.-Bodegas Centrales: Son las bodegas que mantienen el almacenamiento
permanente de bienes.
3.2.-Bodegas en Trnsito: Son bodegas temporales donde se almacenan los
productos por un corto perodo de tiempo o, en algunos casos, se reciben los
bienes, se verifican las cantidades y caractersticas y se entregan de inmediato a
los servicios que los requirieron, este proceso se denomina Recepcin de Entrega
Inmediata.
4.-Administrativos Bodegueros: Personas encargados de realizar las
funciones de bodega, esto es, recibir los bultos de los transportistas, revisarla,
codificarla, ordenarla y, despacharla a los distintos Servicios del Hospital. Son
ellos los responsables de la mercadera fsica, por lo que deben velar por la
correcta codificacin, orden y limpieza de las bodegas. Adems deben realizar
trabajo administrativo y registros en el sistema computacional para mantener la
informacin actualizada y certera.
5.- Administrativos Recepcionistas: Persona encargada de registrar, en el
4

sistema computacional, las entradas de mercadera, ya sea como "Recepcin de

Proveedores" o "Recepcin de Entrega Inmediata".
6.- Cdigo: Conjunto de nmeros por medio del cual se clasifican los
productos, segn su caracterstica: insumos, comprimidos, antispticos, sueros,
vacunas, oncolgicos, inyectables, etc. Este cdigo permite guardarlos y ubicarlos
rpidamente.
7.- Control de Inventario: Revisin cuantitativa de los saldos contables con
los saldos fsicos.
8.- Control: Seguimiento, rastreo, alertar para asegurar que los planes y
programas estn siendo observados. La retroalimentacin de este proceso debe
hacerse permanentemente para evitar costos de realizar procesos de reingeniera,
lo que implicara modificar actividades, funciones y procesos por completo.
9.- Control Interno: Evaluacin de mtodo y procesos que se interrelacionan
en una entidad para la proteccin de sus activos, la obtencin de informacin
veraz y oportuna, la medicin de eficacia en las operaciones y la observacin de
polticas dictadas as como el cumplimiento de objetivos y metas establecidas.
Para realizar control interno debe existir plena conciencia de los procesos,
capacidad del recurso humano para detectar errores o desvos en las operaciones
diarias y sistemas computacionales Software y Hardware apropiados para el
monitoreo constante.
10.- Costo total anual de Inventario: Es igual al costo total de las rdenes
ms el costo total fijo por ordenar, ms el costo de almacenamiento.
11.- Costo de almacenamiento: Es igual al costo de mantener el inventario
por el inventario promedio.
12.-Costos de mantenimiento: Costos relacionados con el hecho fsico de
guardar inventario. Por ejemplo, el costo de oportunidad de mantener un cierto
nivel se stock. Para el caso del Hospital de Puerto Montt, este costo es relevante
dado el espacio fsico con el que se cuenta, por lo que la decisin de mantener
inventario en Bodega depender de la demanda actual y del stock crtico a
considerar, tomando en cuenta el espacio reducido de Bodegas.
13.- STOCK MINIMO: Es la cantidad mnima que se puede mantener en stock,
considerando el consumo mensual, para evitar quiebre de stock.

14.- STOCK CRTICO: Es el stock que debe tenerse de los insumos, para
satisfacer una necesidad fuera de la programacin normal de las compras. Esta
cantidad debe cubrir el tiempo de reposicin de los artculos.
15.- STOCK MAXIMO: Es la cantidad de mercadera mxima que se debe
tener en stock considerando el promedio de consumo, la estacionalidad y las
caractersticas inherentes del producto, debera ser equivalente al total de insumos
que se consumir en un periodo igual a un mes por los Servicios o Unidades del
Hospital.
16.- SOBRESTOCK: Es mantener en el stock de Bodegas una cantidad mayor
a la consumida por la totalidad de los Servicios Clnicos, en un periodo de 2
meses. Son recursos inmovilizados que aumenta el valor del inventario.
18.- Prstamos y Devoluciones: Transacciones comunes entre los distintos
Hospitales, Clnicas, Servicios internos del Hospital. Consiste en pedir mercadera
que no se tiene en stock y que an no se recibe del proveedor, y luego al contar
con el stock se devuelve al prestamista.

1.2. Recepcin Fsica de Artculos

La recepcin fsica de los artculos es de responsabilidad de los
Bodegueros Administrativos o de Apoyo, quien deber:

Recibir los bultos provenientes de los proveedores, los cuales llegan en

distintos medios de transportes.
Anotar la Recepcin en Planilla creada para tal efecto, en la cual se anota el
proveedor y la cantidad de bultos recibidos ms alguna observacin. Se
adjunta formato creado para tal efecto. (Anexo N1)
Verificar que los bultos pertenecen al Hospital Base, para ello revisar las
rdenes de Compra Pendientes.
En el caso de artculos en transito por Bodega (Recepcin de Entrega
Inmediata) que llegan para servicios tales como Equipos Mdicos, Pabelln,
Mantencin, etc. se debe verificar los embalajes, la cantidad de bultos, segn
Orden de Compra y firmar el documento de recepcin (factura, gua o boleto de
transportista). Luego proceder a llamar al Servicio respectivo para que hagan
retiro de los artculos. Si no viene la cantidad de bultos de acuerdo al boleto
del transportista; o los embalajes no son los ptimos, debe avisar de inmediato
al Jefe de Bodega, para la coordinacin con el Servicio respectivo, para la
devolucin al Proveedor.
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Si la recepcin corresponde a productos que quedan almacenados en Bodega,

debe corroborar que las cajas y embalaje sean los apropiados y vengan los
artculos en perfectas condiciones de higiene, sin rupturas.
Verificar si el producto viene con cadena de fro. Para asegurarse que la
cadena de fro es la correcta, revisar las especificaciones que el proveedor
enva etiquetada a la caja en forma inmediata, frente al transportista. Para ello
deber utilizar el termmetro respectivo. Generalmente la caja debe estar
entre 2 y 8 grados Celsius. Si la cadena de fro es la correcta debe dar
prioridad a estos productos, revisarlos cotejando con la gua, verificando
caractersticas y cantidad y
guardarlos en el refrigerador. Avisar al
Bodeguero Administrativo correspondiente la recepcin de stos artculos para
su conocimiento.
Si no cumple con la cadena de fro necesaria indicada por el proveedor en el
embalaje, deber avisar al Jefe de Bodega para la devolucin inmediata y
coordinar con el Dpto. de Abastecimiento para poner en conocimiento al
proveedor de la devolucin.
Si los bultos no son refrigerados, se debe proceder abriendo las cajas.
Si el bulto no llega en condiciones ptimas, procede a informar al jefe de
bodega para realizar la devolucin respectiva , en caso necesario, avisar a
abastecimiento para que se comuniquen con el proveedor.
Si los embalajes estn correctos, debe contar los bultos, firmar conforme el
documento respectivo (gua, factura boleto de transportista)
Cotejar la informacin de la orden de compra con gua de despacho o factura,
segn corresponda.
Entregar los bultos a la bodega que corresponda para su posterior orden y
almacenaje.
Entregar los documentos que correspondan (orden de compra con gua de
despacho o factura) al Bodeguero Administrativo. Indicar si existe alguna
observacin con la mercadera recibida.
Informar al Bodeguero Administrativo, segn corresponda si son productos
inventariables.
En la recepcin de mercadera proveniente de la CENABAST, al momento de
la revisin se encuentran diferencias debe informarlas al Jefe de Bodega
dando copia de la gua para que se reclame a travs de la pgina web.
.

1.3. Ordenamiento Logstico

Corresponder al Bodeguero Administrativo o Administrativo de Apoyo la

logstica relacionada al ordenamiento de la mercadera, esto es:

Una vez recibida la mercadera debe reordenarla logsticamente segn

criticidad de los mismos, volumen, peso, caractersticas de higiene y segn
sistema FIFO (First in First out), es decir, los primeros artculos en llegar sern
los primeros artculos que deben salir de la bodega a los servicios,
considerando para ello las fechas de vencimiento y el estado de los artculos.
Si se han recibido Artculos inventariables que corresponde a artculos que
pertenecen al Activo Fijo del Hospital, es decir que son bienes de valores
significativos, que se compraron para el uso como Ej. muebles, herramientas,
etc. debe avisar al Jefe de Bodega dndole una copia de la gua, para que
ste, a su vez avise al Dpto. de Contabilidad para que realicen la verificacin y
el registro inventariable.
Si, se recibe mercadera slo transitoria, avisar a la unidad respectiva para que
se acerquen a la Bodega para su revisin y luego se lo lleven al Servicio
correspondiente.

1.4. Recepcin en Sistema Informtico

Todos los artculos que llegan a bodega, ya sea para su almacenaje o para
su entrega inmediata deben ser recepcionado mediante el Sistema Informtico y
luego entregado a los servicios, as se puede mantener un control y orden en las
bodegas.
Existe 2 tipos de recepciones: Recepciones de Proveedores y Recepciones
de Entrega Inmediata. Es de responsabilidad del Administrativo Recepcionista
quien deber hacer ingreso al sistema informtico segn corresponda:
A. Recepcin de Proveedores
Se denomina as a las recepciones que se hacen por aquellos artculos que
viene de proveedores y se almacenan en las bodegas hasta su entrega a los
diferentes servicios, a travs de pedidos extraordinarios o por el Plan de
Consumo.

Los encargados de las recepciones deben hacer la recepcin computacional

cotejando la correspondiente orden de compra y factura o gua de despacho.
El recepcionista debe verificar las cantidades y si las caractersticas del producto
corresponden a lo indicado en la orden de compra.
Si existe diferencia entre el documento de llegada y la orden de compra se
8

procede a informar dicha diferencia al Departamento de Abastecimiento.

B. Recepcin Entrega Inmediata
Existen productos que no pasan directamente a almacenarse en las
Bodegas, sino que se hace entrega inmediata a los usuarios de dichos artculos
dadas las caractersticas de los mismos. Estos productos no se ingresan a las
bodegas como parte del stock sino que se hace una recepcin por entrega
inmediata, ya que tienen la caracterstica de artculos transitorios. Ej. Mantencin,
equipos industriales, productos especiales entre otros, servicios, pasajes, etc.
Tambin se le hace este tipo de recepcin a las cuentas de gasto como el correo,
el telfono, el gas, etc. y tambin artculos que vienen destinados a un servicio.

1.5. Recepcin de Servicio

Cada unidad del Hospital, mediante documento interno solicita el
requerimiento de compra de servicio a la unidad de Abastecimiento, la que con
este documento como respaldo emite la orden de compra.
El proveedor enva la factura a Oficina de Partes y luego de su estada en
Contabilidad y en Gestin de Facturas y Contratacin esta ltima unidad
entrega el documento en planilla a Bodega Central, quien debe gestionar el
visado del Certificado de Recepcin Conforme.

2. PROCEDIMIENTO DE PAGO
2.1. Recepcin de Facturas
Tanto en la recepcin de Proveedores como en la Recepcin de Entrega
Inmediata se recepcionan facturas.
En la Recepcin de Proveedores se emite el documento desde el Sistema
Informtico y se adjunta a una fotocopia de la factura para luego ser entregados
ambos la Unidad de Gestin de Facturas y Contratos con una planilla.
La factura original es enviada a la Oficina de Partes del Hospital previo ingreso
en el Sistema INTRANET de Trazabilidad de Facturas que posee el Hospital, con
una nmina que emite este sistema.
En la Recepcin de Entrega Inmediata se presentan los siguientes pasos:

Recibir desde la Unidad de Gestin de Facturas y Contratos la factura
boleta.

Anotar en libro o registro habilitado para tal efecto los documentos recibidos
desde Unidad de Gestin de Facturas y Contratos para hacer la recepcin.

Imprimir y revisar la Orden de compra que realiza Abastecimiento.

Cotejar la orden de compra con la factura, gua, recibo, boleta, etc.

Revisar si dichos documentos adjunta los respaldos necesarios para
realizar la recepcin, como ser:
1. En caso de las Boletas de Servicios, registro de prestaciones.
2. En caso de facturas o documentos vinculados a prestaciones mdicas
realizadas fuera del hospital, la Hoja de Atencin emitida por
Coordinacin de Recaudacin.

Realizar la cuadratura necesaria, haciendo todas las actividades que esto
conlleva, consultas, verificaciones, etc.

Si existe diferencias consultar en Abastecimiento.

Una vez realizada la recepcin debe entregarse la factura con la recepcin
en cada Servicio para que identifiquen el gasto y lo firme conforme.

2.2. Certificado de Recepcin Conforme

En el caso de la Recepcin de Proveedores el documento emitido por el
Sistema Informtico y que se entrega a Gestin de Facturas y Contratos lleva la
firma y timbre con los datos del funcionario de bodega que da conformidad.

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En el caso de la Recepcin de Entrega Inmediata se dan los siguientes pasos:

Cada servicio devuelve la factura a bodega con la firma correspondiente,
este plazo no puede exceder de 72 horas, segn disposicin del
Departamento de Contabilidad.

Pasado las 72 hrs. Jefe de Bodega solicitar la devolucin de la Recepcin
entrega inmediata y si no fue firmada por el jefe del servicio
correspondiente, deber ser visado por el Coordinador del Centro de
Responsabilidad respectivo.

Bodega deja una copia de la recepcin en su archivo y hace entrega de la
factura a la Unidad de Gestin de Facturas y Contratos, para que este Dpto.
luego la entregue a Contabilidad para su devengacin.

2.3. Refrendacin Presupuestaria

Antes de realizar cualquier compromiso de pago que est relacionado con la
contabilizacin del subtitulo 22 se debe realizar previamente la refrendacin
presupuestaria, es decir se debe tener la certeza que el departamento de
contabilidad y finanzas contara con los recursos necesarios para cumplir dicho
compromiso y previamente se debe certificar que este gasto se encuentra bajo el
marco presupuestario del servicio o centro de responsabilidad el cual lo est
solicitando.
Se entrega a la Unidad de Abastecimiento.

Compromiso Presupuestario
IDE
Resolucin Interna

Ver Anexo N 2
2.4. Resolucin de Pago
Control de Existencia
Unidad encargada de revisar todo documento que ingresa al departamento
de contabilidad para pago con el fin de certificar que dicho documento cuenta con
todos los antecedentes necesarios exigidos como norma nica del establecimiento
que respaldan su contabilizacin y posterior pago.

Orden de Compras
Resolucin Interna
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Recepcin conforme
Factura
Documentacin del servicios facturado.

Presupuesto
Devengado: El devengado es el acto de administracin mediante el cual se
reconoce una obligacin de pago, derivada de un gasto aprobado y comprometido,
que se produce previa acreditacin documentaria ante el rgano competente de la
realizacin de la prestacin o el derecho del acreedor. El reconocimiento de la
obligacin debe afectarse al presupuesto institucional, con cargo a la
correspondiente cadena de gasto.
Documentos que sustentan los Devengados
Factura
Boleta de Venta
Convenio Suscrito
Recibo por Honorarios Profesionales
Planilla de Viticos
Rendicin de Cuentas
Registro del Devengado.El Gasto Devengado es registrado en el Sistema de Informacin para la
Gestin Financiera del Sector Pblico (SIGFE) afectando en forma definitiva la
Especfica del Gasto Comprometido, con lo cual queda reconocida la obligacin de
pago.
Tesorera. Esta unidad una ves de haber revisado que se encuentra el egreso
con toda su documentacin de respaldo y el documento tributario
procede a girar el cheque de los ingresos generados por el
establecimiento.

Jefa de Contabilidad. Revisin de Documentos para Pagos: Unidad encargada de revisar

todo documento que ingresa al departamento de contabilidad para
pago con el fin de certificar que dicho documento cuenta con todos los

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antecedentes necesarios exigidos como norma nica del

establecimiento que respaldan su contabilizacin y posterior pago.
Revisar, registrar y clasificar todas las transacciones contables que
se generan en el establecimiento en el sistema de Informacin de
gestin financiera del Estado (SIGFE), de acuerdo con la legislacin
vigente.
Refrendacin y Control presupuestario del Gasto respecto del
presupuesto aprobado para el Establecimiento.
Revisar la refrendacin presupuestaria de las rdenes de compra.
Tramitar el pago de proveedores, remuneraciones, viticos,
programas PAD e Impuestos.
Secretaria.Una vez que el documento recrece a la unidad de Tesorera firmado un el Jefe
de Finanzas se proceder a depositar los documentos. De esta manera finaliza el
proceso de pago.
Ver ANEXO N3

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3. POLTICA DE INVENTARIOS
3.1. Objetivo General
Mantener los stocks de los productos en las bodegas de Economato,
Adquisiciones Mdicas y General de Frmacos de manera confiable, teniendo
como apoyo al sistema informtico y en las condiciones idneas de manera de
responder a las necesidades de consumo del Hospital.

3.2. Objetivos Especficos

Mantener la cuadratura de los stocks de los productos segn lo indicado por
el Sistema Informtico.
Mantener el orden fsico de los productos en las bodegas preocupndose
de la integridad de ellos y de la utilizacin del sistema FIFO.
Informar a las Unidades correspondientes por los sobrestocks y los
vencimientos cercanos de los productos para una oportuna gestin de ellos.
Mantener los productos vencidos o dados de baja de forma separada y
bajo el proceso correspondiente.

3.3. Contenido
3.3.1. Identificacin de nmero, tipo, localizacin y responsable asociado a
bodega
Todos los productos de consumo en el Hospital poseen un cdigo por el
cual son identificados fsicamente y en el Sistema Informtico. Este cdigo
consta de 7 dgitos y tiene relacin con el tipo de producto, clasificndolos en
secciones lo cual queda determinado por los primeros 3 dgitos, quedando
circunscrito a una bodega determinada.
Segn el tipo de producto estos sern almacenados y registrados en el
Sistema Informtico con todos sus movimientos de entrada y salida en la
bodega de Economato, Adquisiciones Mdicas o General de Frmacos.

14

La bodega de Economato tiene relacin con artculos de oficina, aseo,

muebles no clnicos y todo lo que no tenga relacin con frmacos e insumos
mdicos. Consta de una bodega donde mantiene la mayor diversidad de
productos, ms un contenedor de 12 metros y otra bodega que se utiliza para
los productos enviados desde Santiago por el Programa Chile Crece Contigo.
La bodega de Adquisiciones Mdicas mantiene insumos mdicos y clnicos
y est constituida por 2 subbodegas ms 2 contenedores de 6 metros cada
uno.
La bodega General de Frmacos maneja sueros, detergentes enzimticos,
jabones y frmacos en general y consta de 2 subbodegas.
Las subbodegas, excepto la que mantiene productos del Chile Crece
Contigo, se encuentran alineadas dentro de un mismo sector del edificio del
Hospital, mientras que los contenedores se encuentran en exterior del edificio
cerca del rea de descarga de los transportes.
Las tres bodegas existentes poseen un responsable que se denomina
Encargado de Bodega, el cual debe ser un funcionario con cargo administrativo
y contratado por el Hospital.

3.3.2. Consumo
El consumo de los productos del Hospital est determinado por el uso de los
productos que realice cada Centro de Costo. Este consumo es detectado
mediante 3 formas:

A travs de los Armarios Digitales de aquellos servicios que los poseen y

donde el consumo se registra informticamente cuando el personal del servicio
registra la salida de ellos para el uso en el paciente. Estos armarios mantienen
insumos mdicos, frmacos, sueros y jabones.
Mediante el registro de entrega de medicamentos por receta en el Sistema
Informtico el cual es utilizado por Farmacia tanto para pacientes
hospitalizados como ambulatorios.
Mediante el registro de salida por despachos del Sistema Informtico que
realiza Bodega Central cuando se despachan productos a los servicios que
previamente los han solicitado mediante un pedido de consumo emitido del
Sistema Informtico y que para el servicio representa la cantidad de productos
que han utilizado y que a su vez les permitira responder a sus necesidades.
15

En estos pedidos se encuentran insumos mdicos, de economato y sueros.

3.3.3. Preparacin de Inventario

3.3.3.1. Registro de Vencimiento y Lote

El Encargado de Bodega o la persona que revise fsicamente la mercadera

deber registrar en la gua o factura, la fecha de vencimiento y lote de lo
recibido. Como norma general, se reciben productos con vencimiento mayor a
un ao.
Mensualmente el Encargado de Bodega, deber revisar los vencimientos de
insumos y/o frmacos. Para ello, debe ordenar los productos por Sistema FiFo,
de tal manera, de dejar los insumos o frmacos con primer vencimiento al
alcance para que sean los primeros en ser entregados a los Servicios.
El Encargado de Bodega deber llevar registro de los insumos y/o frmacos
que estn prontos a vencer, considerando para tal efecto 6 meses.
Mediante el sistema informtico el Bodeguero podr visualizar cuando el
producto baje del stock mnimo o sobrepase el stock mximo o se encuentre
en stock crtico.
El Encargado de Bodega debe informar mensualmente al Jefe de Bodega de
los prximos vencimientos para que ste gestione el uso de ellos.
El Encargado de Bodega debe realizar mensualmente el mismo procedimiento
con insumos o frmacos que tiene baja rotacin, llevar registro de ellos y avisar
al Jefe de Bodega para que gestione el uso de ellos.
El Jefe de Bodega, debe informar a los diferentes servicios clnicos de los
prximos vencimientos y de productos con baja rotacin. S an as no se
activa el uso de ellos, podr donarlos a Red Minsal.
Si la gestin no da resultado y los insumos o frmacos se vencen en bodega,
se debe realizar la eliminacin de insumos, segn el procedimiento.

3.3.3.2. Control de Inventario

Los procedimientos que se requieren para lograr mantener un control de
existencia adecuado son:

El Encargado de cada Bodega debe verificar constantemente las existencias

de la bodega respectiva, esto es cotejar si los stocks corresponden fsicamente

16

con lo computacional.
El Jefe de Bodega para mantener control de los procedimientos y de la
efectividad de los saldos debe efectuar inventarios dirigidos y selectivos,
debiendo dejar actas del proceso efectuado, con las
observaciones
correspondientes.
Realizar inventarios dirigidos revisando la totalidad de los artculos con
funcionario de la Unidad de Contabilidad, peridicamente entro del ao.
Realizar inventarios selectivos mensualmente. En el caso del inventario
selectivo, se utiliza una muestra de artculos aleatorios y representativos del
universo. Estos se deben llevar a cabo uno con funcionario de la unidad de
Contabilidad y otro interno sin funcionario de Contabilidad.
Llevar a cabo el inventario fsico, aleatorio, registrando las diferencias
captadas.
Informar al Jefe de Bodega el motivo de los descuadres.
En el inventario verificar adems orden, conocimiento del Bodeguero y limpieza
de la Bodega.
Hacer seguimiento de las diferencias encontradas en los inventarios.
El Jefe de Bodega har los inventarios dirigidos o selectivos junto al Bodeguero
Administrativo de la bodega respectiva.
El jefe de Bodega debe tener registro y archivos con la documentacin
correspondiente a los formularios de devolucin enviadas al proveedor y
fotocopia de facturas.
El Bodeguero Administrativo debe llevar archivo correlativo de la siguiente
documentacin interna:
Cuaderno de facturas y documentos ingresados a la Bodega para su
recepcin.
Entrega registrada de originales de toda la documentacin de Control de
Existencias a Abastecimiento para control.

3.3.3.3. Disponibilidad de Inventario

Todos los productos de la Bodega Central se encuentran disponibles para ser
solicitados por el Hospital una vez que han pasado por el proceso de recepcin
exitosamente y se encuentran en sus respectivas ubicaciones fsicas y registrados
en el Sistema Informtico formando parte del stock, cumpliendo adems con la
fecha de vigencia y con la completa integridad de estos.
Los productos pueden ser traspasados a los servicios del Hospital a travs de
las siguientes formas:

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Mediante su carga por parte del personal de bodega en los armarios digitales
los cuales son solicitados por los programas informticos asociados a estos
equipos los que a travs de un informe diario de lunes a viernes indican cules
son los productos que se deben cargar y en qu cantidades.

Mediante el despacho por traspaso al Servicio de Farmacia basndose en el

pedido de consumo que le emite este servicio. Esta entrega se realiza los das
Lunes para la Atencin Cerrada, los Martes para la Atencin Abierta, un
repaso los das Jueves y la entrega de lo que haya quedado pendiente en el
momento que el producto vuelva a formar parte del stock de la bodega.

Mediante el despacho que para productos que saldrn de la Bodega de

Economato y de Adquisiciones Mdicas se debe contar con el pedido de
consumo mensual. El pedido de consumo mensual debe abarcar la totalidad de
los productos que utilizar el servicio que los solicita y ste es coordinado y
entregado por la Bodega Central a partir del da 20 de casa mes. De esta
forma se evita congestionar a la bodega y almacenar productos en los pasillos
fuera de las bodegas. Si en la entrega de los productos quedara algn
pendiente este se entregar una vez que sea recepcionado.

3.3.3.4. Medicamentos e insumos no disponibles

Existen medicamentos e insumos que no cumplen las caractersticas y
condiciones necesarias para ser utilizados y estos deben ser eliminados. Aquellos
productos que cumpliran esta condicin seran los siguientes:

Productos vencidos,
Productos Obsoletos,
Alteraciones fisicoqumicas evidentes, como cambio en el color u olor
Productos alterados por mala conservacin,
Presencia de cuerpos extraos en soluciones o envoltorios,
Destruccin de la forma farmacutica en medicamentos,
Informes de la Autoridad Sanitaria que seale la ineficiencia y/o falta de
seguridad del producto, esto en caso de que el proveedor no realice el cambio
de producto.
Productos sin identificacin.

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Procedimiento de Eliminacin
El procedimiento contempla los siguientes pasos a seguir:

El Encargado de cada Bodega debe revisar mensualmente los productos

vencidos y deteriorados en sus bodegas, informando a la Jefatura para su
posterior eliminacin.
Informar a la Direccin del Hospital la destruccin adjuntando Acta con la
nmina de medicamentos e insumos a eliminar y su causa.
Rebajar del Sistema Informtico las cantidades involucradas en la nmina.
La eliminacin total debe realizarse una vez recibida la autorizacin por parte
de la Direccin del Hospital Base de Puerto Montt, en la cual autoriza la
eliminacin de los artculos.
Realizar la eliminacin de acuerdo a procedimientos establecidos y al personal
asignado en el acta de baja de medicamentos o insumos, considerando la
naturaleza del o los artculos a dar de baja para as evitar contaminacin al
medio ambiente.
Los medicamentos no debern eliminarse junto con los desechos comunes.
Efectuada la eliminacin en presencia de un representante de la oficina de
control de existencia del Hospital, del Encargado de Bodega y del Jefe de
Bodega se levantar el acta de rigor sealando el mtodo de eliminacin
usado.
La copia de todos los documentos se entregar a la oficina de Contabilidad del
Hospital y los originales se archivarn y mantendrn en la Bodega Central.

3.3.3.5. Armarios Digitales: Recargas, Informes, Inventarios

Los Armarios Digitales corresponden a armarios automticos diseados para la
dispensacin de dispositivos mdicos y medicamentos. Para esto se requiere:

Recargar los armarios peridicamente, segn el uso por parte de los Centros
de Costo que cuentan con este tipo de equipamiento.
Desde Bodega se repone dispositivos mdicos, sueros, jabones y
desinfectantes.
Al instalar los armarios, el administrador de los armarios en conjunto con los
jefes de servicio fijan un stock mximo, mnimo y crtico, de acuerdo al
consumo. Se repone de acuerdo al stock mnimo.

19

A. Reporte de Reposicin Responsable Personal de Bodega.

Generar e imprimir, a travs del sistema computacional del armario, el reporte

diario de reposicin. En aquellos casos en que la reposicin est configurada
automticamente, verificar diariamente, que el reporte se imprima a la hora
configurada. Este reporte refleja todos aquellos insumos, que se encuentran
bajo el stock mnimo que el Servicio ha definido, por lo tanto es importante
reponerlos para que no se altere el normal funcionamiento del servicio
respectivo. La reposicin diaria, es realizada por personal de Bodega, definido
para tal efecto.
Para que la reposicin diaria sea correcta, en cuanto a las cantidades e
insumos a reponer, el servicio respectivo, a travs del encargado de revisar el
sistema en el servicio, debe verificar que todos los artculos consumidos sean
correctamente rebajados y cargados a pacientes o cargados al piso, segn
corresponda. Esta actividad, permite que aparezcan en el reporte como
necesidad.
B. Recopilacin y Reposicin de Insumos

Esta actividad corresponde a buscar fsicamente en las distintas bodegas los

artculos que se necesita reponer, segn el reporte diario, esta actividad puede
hacerse conjuntamente con el Encargado de Bodega respectiva.
Luego de recopilados todos los insumos hay que llevarlos al Servicio y cotejar que
las cantidades fsicas llevadas sean las mismas que las cantidades solicitadas por
el reporte de reposicin e ingresar correctamente, esta cantidad en el armario.
Esta operacin es muy importante y debe realizarse con mucho cuidado, ya que la
cantidad ingresada en los armarios es la que ser rebajada del stock de la bodega
respectiva.
Las reposiciones deben hacerse de lunes a viernes en los horarios establecidos
con el servicio.
Cuando el Servicio no rebaja correctamente la cantidad de insumo consumido y no
aparece en el reporte a la hora de reponer, es el servicio quien debe preocuparse
de su abastecimiento y de revisar las discrepancias.
Si al momento de reponer, no haba un insumo en bodega y ste llega durante el
da hay que reponerlo al servicio, sobre todo si el servicio est sin stock de dicho
insumo.
Los das viernes, si el usuario lo estima necesario, se realiza una reposicin
suplementaria con mayor cantidad de insumos para que el servicio no se vea
desabastecido y tenga stock suficiente para 3 das.

20

C. Manejo de Stock

El encargado de reposicin diaria en armarios, debe avisar al Jefe de Bodega los

artculos que no se encuentran en Bodega o queda poco stock, para que ste a su
vez, informe a Abastecimiento para su compra. La misma tarea la debe efectuar el
funcionario Administrador de los armarios.
Diariamente el encargado de las reposiciones, debe revisar en el Sistema
Informtico de las bodegas que se rebaj correctamente del stock de las mismas
reposiciones realizadas. Cuando se presente algn error o discrepancia por no
rebaje u otro motivo, debido al sistema computacional, avisar al Jefe de Bodega
para que revise esta situacin y verifique el motivo de estos errores, en algunos
casos deber informar al Dpto. de informtica para que revise la interfaz y
verifique los stock de bodega.
Diariamente, el Administrador de los armarios debe verificar que funcione
correctamente la interfaz existente entre los armarios digitales y el sistema de
informacin de bodega.
Mantener la informacin actualizada sobre los stock y reposiciones.
El encargado de reposicin en conjunto con el encargado de los armarios de los
servicios deben realizar inventarios peridicos, esto es, como mnimo un inventario
mensual a cada armario para detectar discrepancias de cantidad y mejorar los
procedimientos.
El resultado del inventario deber ser informado a la Jefatura el servicio para que
tome las medidas correspondientes y evite se repitan los mismos errores.

3.3.4. Definicin de Stock Crtico

La definicin de stock crtico hace referencia al stock que debe tenerse de los
insumos y medicamentos, para satisfacer una necesidad fuera de la programacin
normal de las compras. Esta cantidad debe cubrir el tiempo de reposicin de los
artculos.
El Hospital ha definido el concepto de stock mnimo de manera de contar con
una herramienta de apoyo dentro de estas unidades para responder a los
consumos de aquellas unidades consideradas de mayor riesgo.
Segn Protocolo de Procedimiento de Mantencin de Stock Mnimo de
Medicamentos e Insumos en Unidades Criticas se define Stock Mnimo como la
21

existencia o reserva mnima de medicamentos e insumos clnicos que se debe

mantener para asegurar el otorgamiento oportuno de un tratamiento mdico
impostergable, en cada unidad crtica definida.

3.3.5. Reposicin de stock

La reposicin de los stocks en el Hospital responde a los siguientes
requerimientos:

Mediante la solicitud de los servicios a la unidad de Abastecimiento por

aquellas adquisiciones extraordinarias.
Mediante la reposicin de insumos, medicamentos, sueros y jabones que se
realiza en los armarios digitales y que va rebajando el stock fsico de las
bodegas y de igual forma descontando el stock de las bodegas virtuales del
Sistema Informtico.
Mediante la adquisicin de parte de Abastecimiento de stocks de producto de
la obtencin de la consolidacin de pedidos de consumo que realizan los
servicios.
El Sistema Informtico permite identificar aquellos productos que
se
encuentran bajo el stock mnimo lo que activa el proceso de compra en la
unidad de Abastecimiento tomando en cuenta adems la consolidacin de
pedidos de consumo.

3.3.6. Control de entradas, salidas y mermas.

Bodega Central registra en el Sistema Informtico el flujo de entrada y salida
de los productos. En el Sistema Informtico se pueden revisar los movimientos
que tienen los productos en la bodega virtual respectiva, teniendo cada uno de
ellos un nmero asociado de registro.
Es responsabilidad del Encargado de cada Bodega mantener bajo su
responsabilidad la mercadera guardada en forma ordenada, con los stock
cuadrados. Para esto deber seguir los siguientes procedimientos:

El Encargado debe verificar constantemente el stock de mercadera,

informando al Jefe de Bodega lo referente a sobrestock, bajo stock,
deficiencia de stock. Para que, ste gestione sobre los sobrestock con los
Servicios u otras instituciones.
22

Cualquier diferencia de stock deber comunicarla de inmediato al Jefe de

Bodega para que ste realice un arqueo del producto.
En caso de la diferencia de stock, el Jefe de Bodega debe hacer la revisin
respectiva y luego emitir un informe de las causas que ocasionaron dichas
diferencias.
En caso de los productos bajo Stock mnimo, el Jefe de Bodega debe
avisar a Abastecimiento para realizar la reposicin.

A. Entradas
En el Sistema Informtico se registran las entradas de todos los productos
que pasan a formar parte del stock de la Bodega Central. Estas entradas de
productos pueden llegar por:
Compra del Hospital
Intermediacin de Cenabast
Programa Ministerial
Donacin
Prstamos
Cada registro de entrada en el Sistema Informtico que corresponde a una
entrada fsica es emitido e impreso y lleva la firma y timbre del funcionario de
bodega que recepciona y luego entregada la documentacin a la Unidad de
Gestin de Facturas y Contratos. Los documentos son enviados
posteriormente a Contabilidad.
B. Salidas
Los movimientos de salida de los stocks fsicos en Bodega Central se
pueden deber a:
Despacho por transferencia
Despacho a servicio por consumo
Prestamos
Donacin
Por vencimiento
Cada movimiento de salida debe emitirse e imprimirse para ser archivado y
consultado posteriormente con su respaldo.

23

C. Mermas
Cada vez que se detecten mermas stas deben ser informadas al Jefe de
Bodega, quien realizar la investigacin correspondiente para finalmente emitir
un informe con los resultados, generando el respectivo ajuste en el Sistema
Informtico con la observacin que corresponda.

24

3. GESTIN DE CONTRATOS CON PROVEEDORES

El proceso de Gestin de Contratos deriva del Proceso de Adquisicin de
Insumos, suministros, materiales y servicios previamente gestionado por Unidad
de Abastecimiento. Una vez adjudicado una Licitacin por proveedor, se procede
a crear un contrato generado a partir desde la creacin de las bases (Un Contrato
puede variar desde una simple orden de compra validada en la 1era orden de
compra - y su aceptacin hasta un contrato escriturado complejo o muy extenso)
en el que quedan establecidas las obligaciones y derechos para ambas partes
descritas anteriormente en las bases.

Ver ANEXO N 4

25

3.1 Unidad de gestin de facturas y contratos

Unidad de Gestin de Facturas y Contratos tiene por funcin la gestin y

administracin de los Contratos contrados con Proveedores, el cual es
recepcionado fsicamente posterior a su formalizacin ante notario, y que por lo
general viene acompaado de una garanta asociada al cumplimiento de este
contrato (la inclusin de garantas depende del tipo de contrato, del monto y de las
obligaciones incluidas en l).
Las funciones pueden detallarse de la siguiente manera:
1. Recepcin del Contrato fsico, firmado ante notario. A partir del punto 5 del
Proceso de Abastecimiento.
2. Ingreso del Contrato en registro computacional interno.
3. Ingreso de Garanta (en caso de haberla) en registro computacional.
4. Creacin de Memo de Unidad dirigido a Contabilidad, solicitando Custodia
fsica de la garanta (Existen subprocesos correspondientes a las
Garantas, relacionadas con los cambios y devoluciones de estas).
5. Creacin en sitio Mercado Pblico de ficha de Contrato, en el que se
adjunta toda la informacin correspondiente al Contrato y que nos permitir
gestionar y controlar que se cumpla lo estipulado por ambas partes.
6. Custodia fsica del Contrato en archivo fsico (adems de virtual) de una
copia original del Contrato.
7. El ltimo punto individualizado (n7), correspon de al seguimiento de la
recepcin conforme de los productos/servicios que fueron contratados, y
quien establece la conformidad (en cantidad y calidad) es Bodega. Segn
esta conformidad se generar posteriormente el pago por parte de
Contabilidad.

26

3.2 Unidades Involucradas en el Proceso de Contratos

Unidad

Objetivo

Unidad Encargada de gestionar

Unidad de
Abastecimie el Plan Anual de compras,
nto
respondiendo
as
ante
los
requerimientos de las distintos
Servicios que conforman el
Hospital.
Le
corresponde
adems
elaborar y gestionar Contratos
(con apoyo Jurdico)

Encarg
ado
Jefe de
Abastecimi
ento,
Profesional
Universitari
o,
acreditado
Mercado
Pblico.

Usuario

Unidad
Responsable
de
Unidad de
Gestin de Custodiar y transparentar el
Facturas
y contrato al crear la Ficha de
Contratos
Contrato (ID nica y que se
encuentra asociada al nmero de
Licitacin), el que se encuentra
disponible al pblico.
Adems gestiona y administra
las Garantas asociadas a estos
contratos.

Jefe de
Gestin de
Facturas y
Contratos,
Profesional
Universitari
o,
acreditado
Mercado
Pblico.

Los
distintos
comits y
Unidades
del Hospital
(centros de
costo
del
rea clnica
y
administrati
va)
Unidade
s
de
Abastecimi
ento
y
Contabilida
d.
Externa
mente
Proveedore
s.

Unidad de
Unidad encargada de la
Bodega
recepcin
de
los
insumos
contratados por el Hospital y
responsable del almacenamiento y
distribucin de estos insumos a las
Unidades del Hospital.

Jefe de
Bodega,
Profesional
Universitari
o.

Todas
los Centros
de
Costo
del
Hospital.

Unidad de
Unidad
responsable
de
Jefe de
Centros
Contabilidad custodiar fsicamente las garantas Contabilida de costo del
27

derivadas de los Contratos.

Adems, est encargada de
finalizar el proceso parcial al pagar
por cada entrega de insumos por
parte del Proveedor, si es que esto
sucediera del modo convenido
previamente en cada contrato.
Unidad encargada de gestionar
Unidad de
Comercializa Convenios de Servicios con otras
cin
instituciones.
Estos
convenios
son
ingresados en el Registro fsico
que lleva esta Unidad y custodiado
en el archivo.

d,
Hospital.
Profesional
Universitari
o.

Jefe de
Comerciali
zacin,
Profesional
Universitari
o.

Unidade
s
relacionada
s
por
procesos y
pacientes
del HPM.

3.3 Registro del Contrato

La Unidad de Gestin de Facturas y Contratos llevar un Registro de Contratos
que se encuentren activos, el que ser permanentemente actualizado (ingresando
los nuevos y quitando los vencidos).
El Registro de Contratos cuenta con los siguientes datos:

ID y Descripcin de Licitacin.
Rut Proveedor.
Nombre Proveedor.
Monto contratado (aprox.)
Fecha Inicio del Contrato.
Fecha Termino del Contrato.
Si existe clusula de Renovacin, y nueva fecha.

Aparte de este Registro Interno (generado en planilla excel), se generar Ficha

28

de Contrato en Mercado Pblico, el que contiene toda la informacin de los

productos contratados por la entidad y contenidas en el contrato, tales como:

ID y Descripcin de Licitacin.
Rut Proveedor.
Nombre Proveedor.
Monto contratado (aprox.)
Fecha Inicio del Contrato.
Fecha Termino del Contrato.
Si existe clusula de Renovacin, y nueva fecha.
Descripcin detallada de los bienes y/o servicios contratados.
Posibilidad de Termino Anticipado del Contrato.
Pagos realizados al Proveedor del bien/servicio.

3.4 Polticas de Gestin:

Orientado al seguimiento de cada contrato se ha adoptado como polticas:

Revisin mensual de los contratos fsicos y ver cuando se cumplan los

plazos. De esta forma se actualiza el Registro.
Revisin quincenal de sistema por Licitaciones adjudicadas.
Revisin de las garantas, revisando que los datos sean los requeridos. En
caso de tener algn dato errneo esta ser devuelta al Proveedor para que
se genere nuevamente con los datos correctos.

29

4. PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE INCIDENTES INTERNOS Y

EXTERNOS
4.1. Manejo Incidentes Internos
A. Sistema Informtico
Cada vez que el sistema Informtico presente anomalas y que ello
signifique no poder visualizar informacin relevante o registrar algn movimiento,
que impida el normal desarrollo de las actividades se debe:

Dar aviso a la Jefe de Bodega de manera de que ste contacte a la

Unidad de Informtica para que tomen conocimiento de la situacin y se
pueda establecer con ellos un plazo aproximado de la resolucin del
inconveniente.
En el caso de que se deba recepcionar mercadera, chequear la
documentacin versus el fsico y solicitar a la Unidad de Abastecimiento
documentacin que permita corroborar antecedentes de compra de lo que
se est recepcionando y posibilitar el almacenamiento y posterior consumo.
Archivar la documentacin que tenga relacin con la recepcin de
productos que no se haya podido ingresar al sistema.
Realizar registros manuales de salida de la mercadera.
Traspasar toda la informacin de entrada y salida que se haya generada
manualmente al sistema informtico una vez solucionado el inconveniente.

B. Devolucin de los Servicios a Bodega

En las siguientes situaciones se aceptan devoluciones de insumos o
frmacos a bodega:

Error en despachar productos ya que no eran los que el Servicio

necesitaba
Insumos o frmacos con errores de calidad
En estos casos se aceptar devolucin a bodega con la respectiva
documentacin, con memo indicando la situacin que origina la devolucin y la
cantidad a devolver. En caso de problema de calidad, el Jefe de Bodega se
comunicar con el Encargado de Compras en Abastecimiento para solicitar el
cambio de producto con el proveedor.
Cuando un Servicio tiene sobre stock de algn producto, lo que permitira

30

abastecer a otro servicio.

C. Problemas de funcionamiento de los Armarios Digitales
En caso en que los armarios presenten problemas de funcionamiento como
apagones sin explicacin, no poder abrir puertas, desconfiguracin por corte de
luz, etc. El Administrador de los Armarios debe contactarse con los telfonos de
los ejecutivos de las empresas proveedoras de estos equipos, segn corresponda
para arreglar la situacin. En caso de urgencia, con la llave del mueble pueden
abrir las puertas y dispensar lo necesario. En este caso, deberan anotar los
insumos utilizados para luego, cuando se arregle el problema se carguen al
paciente. Adems deben contactarse con el Dpto. de Informtica para verificar
que no se hayan borrado los pacientes.

4.2 Manejo de Incidentes Externos

A. Devolucin a proveedores
Durante la etapa de revisin de mercadera se detectan errores en envos
de productos desde los proveedores, o, falta de productos, recepcin de artculos
rotos, con vencimientos antes de 6 mese, etc., se deben realizar los siguientes
pasos para realizar devolucin a los proveedores:

Escanear gua de despacho o factura, documento con que fueron recibidos

los productos.
Enviar scanner a Jefe de Bodega para que ste se comunique con el
Servicio de Abastecimiento. Tambin puede enviarse el scanner
directamente al Encargado de Compras, con copia al Jefe de Bodega.
El scanner con la factura que se enva al Encargado de Compras debe
explicar el problema detectado.
El Encargado de Compras de Abastecimiento, debe enviar la informacin al
proveedor, solicitando envi de productos o NC, segn sea la mejor
solucin para cada caso.
De acuerdo a esto se debe informar a Bodega si los insumos o frmacos
con problemas sern enviados al domicilio del proveedor o que llegar NC
para entregar la documentacin a la Unidad de Gestin de Facturas y
Contratos.
En caso de devolucin de mercadera, Bodega prepara la documentacin
de envo, esto es, formulario de devolucin rotulado, en l se seala el
problema y se adjunta la gua o factura que transport los insumos.
31

Se avisa por mail a oficina de partes del Hospital de Puerto Montt, que
retiren bulto para ser enviado al proveedor.
Guardar en archivador creado para tal efecto, la documentacin respectiva,
una vez que el bulto fue retirado en bodega. Ver ANEXO N 5.

B. Ausencia de Funcionarios
La Bodega Central del Hospital Base de Puerto Montt jams puede parar
sus funcionamiento, y menos por ausencia de los trabajadores, por lo que se
cuenta con el siguiente plan de Contingencia:

Al ausentarse un funcionario a cargo de la recepcin de bultos, debe ser

reemplazado por otro funcionario de bodega que sea destinado por el Jefe
de Bodega.
En ausencia de personal a cargo de la digitacin de recepciones debe ser
reemplazada su labor, en primera instancia por el otro digitador. En caso
que ste no se encuentre por razones de fuerza mayor o bien este
funcionario se encuentre con una carga laboral excesiva en el momento del
reemplazo deber ser apoyado por los Encargados de Bodegas en las
recepciones.
Ante la ausencia de los Encargados de Bodega esta ser la distribucin de
reemplazo:

Bodeguero Administrativo Bodega de Adquisiciones Mdicas

Reemplaza Bodeguero Administrativo Bodega Economato
Bodeguero Administrativo Bodega Adquisiciones Mdicas
Reemplaza Bodeguero Administrativo Bodega Sueros
Bodeguero Administrativo Bodega Sueros
Reemplaza Bodeguero Administrativo Bodega Frmacos
Bodeguero Administrativo Bodega Adquisiciones Mdicas
Reemplaza Encargado Bodega de Adquisiciones Mdicas
Ante la ausencia de una de las personas que reemplaza, el Jefe de la
Unidad ser responsable de la asignacin de funciones.

La subrogancia del Jefe de Bodega, en primera instancia corresponde al

Bodeguero de mayor antigedad que es el encargado de Bodega General
32

Frmacos. En caso de ausencia de este ltimo corresponder a la 2 mayor

antigedad y as sucesivamente.

33

5. ANEXOS
5.1. Anexo 1: Planilla recepcion de bultos

Fecha
Recepcin

Proveedor

Cantidad
Bultos

OBSERVACION

34

5.2. Anexo 2: Flujo refrendacion presupuestaria

35

5.3. Anexo 3: Resolucin de pago

36

5. 4. Anexo 4: Flujo de contrato de proveedores

37

5.5. Anexo 5: Formulario devolucin a proveedores

FOLIO

DEVOLUCION DE PRODUCTOS
FECHA,
CLIENT
E
RUT

FACTU
RA

CONTACTO

GUIA/G
TR

Estimado Proveedor:
Agradecemos a Ud. Recibir producto e informacin referente a la devolucin. En caso
de haber gestionado alguna reposicin previa a este envo, favor informar a:
CONTACTO
TELEFONO
E-MAIL
ARTICULOS QUE SE ENVIAN
Cdigo
Descripcin
Cant. Lote/serie Vencimiento

Motivo de la devolucin por producto.

Alternativa de solucin.

Declaracin condiciones del producto

Se adjunta
Este documento se enva a travs de:
____ Oficina de Partes del Hospital Base de Puerto Montt
____ Transportista
____________________Nombre
_____________________Rut
_____________________Firma
Sin otro particular saluda atte.
JEFE DE BODEGA
Hospital de Puerto Montt

38