Gestin de Materiales Para Mantenimiento

Motivado por contribuir con la mejora continua en los sistemas de

calidad en la gestin de materiales para el mantenimiento, me detuve a
investigar en plantas petroleras y petroqumicas el stock de repuestos que
tienen en los almacenes para la ejecucin del mantenimiento.
Muchos gerentes, supervisores y tcnicos piensan que mientras los
equipos estn envejeciendo debe mantenerse un alto stock de repuestos en los
almacenes, para garantizar la continuidad operativa de las plantas. Eso hoy en
da no es la mejor prctica en la gestin de activos; existen tcnicas probadas
por grandes corporaciones que establecen un control del stock de almacn
optimo para la gestin del mantenimiento.
El problema al que hace frente el personal del mantenimiento y
materiales hoy en da no es solo el aprender cuales son esas nuevas tcnicas,
sino tambin el ser capaz de decidir cules son tiles y cuales no los son para
sus propias compaas
Si elegimos adecuadamente, es posible que mejoremos la prctica del
mantenimiento y a la vez contengamos e incluso reduzcamos el coste del
mismo. Si elegimos mal, crearemos ms problemas, a la vez que haremos ms
graves los existentes.
El control de inventario de partes y repuestos para mantenimiento se le
ha prestado poca atencin en comparacin a estos sistemas de control
desarrollados para administrar materias primas y productos terminados, ello
adquiere relevancia si se observa que en general los materiales usados en las
operaciones industriales son costosos; y millones de dlares se invierten en
inventarios que se constituyen en elementos crticos en la administracin de
complejos industriales.
La experiencia de dicha problemtica en varios tipos de organizaciones
en Amrica Latina, USA, Asia y Europa tienen un perfil caracterizado
generalmente por una inapropiada inversin en materiales y complejidad
tcnica, asignacin de recursos humanos de baja calificacin tcnica,
clasificacin de materiales inapropiadas, codificacin deficiente de materiales
sin articulacin con otros subsistemas tales como equipos, plantas,
ensamblaje, contabilidad y documentacin tcnica, con una dinmica de uso
con baja rotacin de inventarios, alto valor de los inventarios, ms del 70% de
los artculos de escaso valor de consumo anual, pocos artculos con gran valor
de inventario y consumo anual, alto porcentaje de artculos sin movimientos,
alto porcentaje de stock muerto, bajo nivel de servicio, es decir, que no se
atiende una proporcin importante de solicitudes de Materiales de almacn,
tiempos lentos de reposicin especialmente en artculos de importacin,
desconocimiento del coste de comprar y mantenimiento de un rengln en
almacn, compras de artculos basados en criterios de lotes no econmicos
originando exceso de coste administrativo al producir sobre stock.

Niveles de servicio, fijacin de mnimos y mximos sin criterios tcnicos

apropiados generando pedidos antes de tiempo y sin tomar en cuenta la
dinmica operativa de los equipos. Dificultades en la asignacin de factores de
servicio apropiados a la criticidad de cada artculo. Control de inventarios
registros atrasados y limitada correspondencia entre los inventarios reales y
libros. Igual tratamiento para cada artculo sin tomar en consideracin la
importancia de cada una de las operaciones. Generacin de informacin
indiscriminada dificultando su anlisis. Material obsoleto no desincorporado.
Dificultad en el manejo de material excedente de proyectos.
Metodologas Gestin de Stock
El objetivo final de cualquier modelo de inventarios es el de dar
respuesta a preguntas como: Qu cantidad de artculos deben pedirse? Y
Cundo deben pedirse?. La respuesta siempre la expresamos en trminos de
lo que llamamos cantidad de pedido. Esta representa la cantidad ptima que
debe ordenarse cada vez que se haga un pedido y puede variar con el tiempo,
dependiendo de la situacin que se considere. La respuesta a la segunda
interrogante depende del tipo de sistema de inventarios. Si el sistema requiere
revisin peridica en intervalos de tiempo iguales (por ejemplo, cada semana o
cada mes), el tiempo para adquirir un nuevo pedido suele coincidir con el inicio
de cada intervalo de tiempo. Por otra parte, si el sistema es del tipo de revisin
continua, el nivel de inventario en el cual debe colocarse un nuevo pedido suele
especificar un punto para un nuevo pedido.
El coste de compra se vuelve un factor importante cuando el precio de la
unidad de mercanca depende del tamao pedido. Esta situacin se expresa
normalmente en trminos de un descuento por cantidad o una reduccin de
precio, donde el precio unitario del articulo disminuye con el incremento de la
cantidad ordenada. El coste fijo representa el gasto fijo (o no variable) en que
se incurre cuando se hace un pedido. Por lo tanto, para satisfacer la demanda
en un periodo, el pedido (ms frecuente) de cantidades menores dar origen a
un coste fijo mayor durante el perodo, que si se satisface la demanda haciendo
pedidos mayores y, por lo tanto, menos frecuentes. El coste de mantenimiento,
que representa los costos de almacenamiento de productos en bodega (por
ejemplo, inters sobre capital invertido, almacenamiento, manejo, depreciacin
y mantenimiento), normalmente aumenta con el nivel de inventario. Por ltimo,
el coste de escasez es una penalizacin en la que se incurre cuando se
termina la existencia de un producto que se necesita. Por lo general incluye
costes que se acreditan a la prdida de la benevolencia del cliente y tambin a
la prdida potencial del ingreso.
En la grfica (1) se ilustra la variacin de las cuatro componentes de
coste del modelo de inventario general como funcin del nivel de inventario. El
nivel de inventario ptimo corresponde al coste total mnimo de las cuatro
componentes. Sin embargo, obsrvese que un modelo de inventarios no
necesita incluir los cuatro tipos de costes, ya sea porque algunos de los costos
sean estos insignificantes o porque harn que la funcin de costo total sea
demasiado compleja para el anlisis matemtico. No obstante, en la prctica
podemos suprimir una componente slo si su efecto en el modelo de coste total
es insignificante.

Metodologa OCR
La metodologa de Optimizacin Costo-Riesgo (OCR) representa una va
altamente efectiva y eficiente para ejecutar estudios en un tiempo relativamente
rpido con resultados de gran impacto en la confiabilidad operacional del
proceso. Las tcnicas de OCR nos ayudan a modelar y analizar distintos
escenarios, con el fin de poder determinar el momento oportuno de realizar una
actividad de mantenimiento, inspeccin, conocer la viabilidad econmica de
algn proyecto, determinar el nmero ptimo de repuestos u identificacin del
ciclo ptimo de vida til. Estos resultados permitirn optimizar el proceso de
toma de decisiones de los diferentes procesos de gestin de la confiabilidad
operacional.
Aplicacin de Metodologa
El APT Spare/ Stock, permite definir estrategias de repuestos y
materiales, niveles mnimos y mximos de inventarios, cuantificacin de
ordenes, comparacin de suplidores y opciones de inventario. Este software
pertenece a la gama de herramientas de Optimizacin Costo-Riesgo (OCR).
Este sistema considera las mismas variables de costes, tasas de falla,
tiempos de reposicin y reparacin
que los mtodos anteriormente
explicados, sin embargo, una diferencia importante es que permite realizar
anlisis de sensibilidad entre estas, a travs del manejo de escenarios, dado
que, por ser un sistema computarizado basado en modelos matemticos de
mltiples variables, almacena y luego compara dichos escenarios, lo cual
facilita la seleccin de la mejor alternativa.
Referencias y Bibliografa
Degarmo. E, Black. K, Materials and Processes in
Manufacturing, Editorial John Wiley International.

GARCIA.
A.,
Almacenes,
Organizacin y Control, Editorial Trillas, 1999.

Planeacin,

ROUX. M., Manual de Logstica para la Gestin

de Almacenes, Editorial Ediciones Gestin 2000 S.A, 1997.

J. Woodhouse. Optimizacin Costo Riesgo de

Mantenimiento. The Woodhouse Partnership. 2000.

A. Matalobos, Gerencia de Inventarios

Ediciones IESA, ISBN 9802172227.