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Sistema de Gestin Documental

Manual de Usuario v. 1.1



Alcalda Municipal de Guadalajara de Buga
Oficina Asesora TIC
Octubre de !"#
TAB$A D% CO&T%&IDO
QU ES ORFEO?....................................................................................................................................3
Funcionalidad........................................................................................................................................3
Algunas caractersticas..........................................................................................................................3
ESQUEMA GENERA S!S"EMA #E GES"!$N #O%UMEN"A......................................................&
M$#UO GENERA..............................................................................................................................'
%()o ingresar a Or*eo G+?..............................................................................................................'
Estructura , *uncionalidad de Or*eo G+.............................................................................................-
O.ciones generales del siste)a........................................................................................................-
O.ciones de radicaci(n , estructura de car.etas............................................................................../
Funcionalidades generales................................................................................................................0
RA#!%A%!$N #E #O%UMEN"OS......................................................................................................12
1 3 4uscar radicado .re5io..................................................................................................................12
%aso 16 el radicado NO *or)a .arte de uno .re5io........................................................................12
%aso 76 el radicado S! *or)a .arte de uno .re5io...........................................................................11
7 3 %rear el radicado............................................................................................................................11
3 3 Ane8ar el docu)ento.....................................................................................................................19
Modi*icaci(n de radicados..................................................................................................................10
Agendar radicados...............................................................................................................................72
EN:;O #E #O%UMEN"OS..................................................................................................................71
Modi*icaci(n de un registro de en5o..................................................................................................73
Generaci(n de .lantillas , guas..........................................................................................................73
#e5oluci(n de radicados.....................................................................................................................7&
Anulaci(n de radicados.......................................................................................................................79
Re.ortes de en5os...............................................................................................................................7-
A%%!ONES SO4RE RA#!%A#OS.......................................................................................................32
"R#.....................................................................................................................................................32
!ncluir en e8.edientes..........................................................................................................................32
Mo5er a................................................................................................................................................32
Reasignar.............................................................................................................................................31
!n*or)ar...............................................................................................................................................37
#e5ol5er..............................................................................................................................................33
:isto 4ueno <:o4o=............................................................................................................................33
Arc>i5ar...............................................................................................................................................33
E?+E#!EN"ES :!R"UAES................................................................................................................3&
%reaci(n de un e8.ediente 5irtual.......................................................................................................3&
%ONSU"AS @ RE+OR"ES..................................................................................................................3-
%onsultas.............................................................................................................................................3-
Re.ortes...............................................................................................................................................3-
Manual de Orfeo GPL V. 1.0 Pg. 2 de 47
'()* %S O+,%O-
Orfeo G.$ es una herramienta de gestin documental / de procesos amparada bajo la Licencia GNU/GPL,
altamente escalable, desarrollada originalmente en Colombia para la gestin de los documentos procesos en
!mpresas !ntidades. "ue registrado en el a#o $%%& por sus creadores con la Licencia GNU/GPL ante la
'ireccin Nacional de (egistros de )utor, por lo tanto, cual*uier bi+urcacin o nuevo desarrollo se mantendr,
Libre. )ctualmente -r+eo es usado como apoo en las entidades empresas colombianas para cumplir con los
re*uerimientos e.igidos a nivel nacional e internacional.
,uncionalidad
-r+eo no es solo un /istema de Gestin de 'ocumentos, sino *ue adem,s es un sistema de gestin de los
procesos de la !mpresa o !ntidad. -r+eo permite la incorporacin de los procesos propios de las
organi0aciones optimi0ando su gestin control, +acilitando, si se re*uiere, la certi+icacin de la calidad de los
mismos.
Algunas caractersticas
1nter+a0 gr,+ica 2eb amigable e intuitiva.
'igitali0acin de documentos. -r+eo posee un mdulo de digitali0acin *ue genera im,genes de los
documentos +3sicos en +ormato multi4ti++.
(adicacin de documentos parametri0able 5entrada, salida, o+icios, circulares, etc6.
Gestin sobre el documento7 (easignar, )gendar, Modi+icar, )rchivar, 1ncorporar en e.pedientes,
8ipi+icar el documento 5a partir de 8ablas de (etencin 'ocumental6.
9giles b:s*uedas de documentos e.pedientes 5por +echas, usuarios, tipos de documentos, etc.6.
Generacin de e.pedientes virtuales siguiendo los lineamientos del )rchivo General de la Nacin su
parametri0acin para otros modelos.
Generacin de reportes de gestin.
(ecepcin autom,tica de documentos para radicacin v3a email.
!nv3os +3sicos con mdulos para correos o couriers o v3a email.
Gestin de )rchivos.
"lujos 'ocumentales 5;or<"lo26.
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%S()%MA G%&%+A$ SIST%MA D% G%STI0& DOC)M%&TA$
La )lcald3a Municipal de Guadalajara de =uga ha puesto a disposicin de los +uncionarios de la )dministracin,
un nuevo sistema de Gestin 'ocumental *ue permitir, una m,s ,gil interaccin con los ciudadanos dem,s
entidades del Municipio. !l es*uema *ue se ha adoptado es de acuerdo al siguiente gr,+ico7
!l usuario 5natural o jur3dico6 puede establecer contacto con la )dministracin de varias +ormas7 personalmente,
por correo electrnico, v3a tele+nica o +a., a trav>s de un +ormulario publicado en el portal p:blico de la entidad,
por medio de chat, etc. /ea cual +uere el medio utili0ado, >sta interaccin debe hacerse a trav>s de la llamada
1entanilla 2nica, perteneciente a la seccin de Arc3i4o de la Secretara de Desarrollo Institucional. /i el
usuario *ue establece contacto re*uiere radicar un documento +3sico, la ventanilla har, la radicacin
digitali0acin de cada uno de los +olios ane.os *ue el usuario e.terno desee incluir. /i el usuario no tiene un
documento sino *ue desea hacer su peticin de manera oral, puede llenar un +ormulario suministrado por el
+uncionario de la ventanilla :nica o puede el mismo +uncionario llenar el +ormulario 2eb utili0ado para capturar
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Ilustracin 1 !s"ue#a General $G%
las P?('s desde 1nternet. /i se pretende radicar una P?(' *ue llega por correo electrnico, el +uncionario
tendr, *ue convertir el te.to de dicho correo al +ormato gr,+ico Multi481" agregar este, como sus ane.os, al
radicado. )l radicar por cual*uiera de los m>todos anteriores, se genera un consecutivo se imprimen dos
auto4adhesivos *ue se colocar,n tanto en el recibido del usuario como en el documento *ue *ueda en la
entidad. !ste :ltimo documento, con sus ane.os, se digitali0a, proceso *ue se lleva a cabo en la misma
ventanilla :nica o en el centro de digitali0acin@ esto dependiendo del volumen.
)l generar el radicado, el documento *uedar, autom,ticamente en el bu0n de entrada del je+e de la
dependencia a la cual se ha enviado. /i el je+e de dependencia determina *ue el radicado no le pertenece,
podr, reasignarlo a otra dependencia o devolverlo a *uien se lo envi. /i le pertenece, el je+e lo reasignar, a
uno de sus +uncionarios o lo dejar, en su bu0n para ser resuelto por >l mismo. !s potestad tambi>n de cada
dependencia determinar si la tipi+icacin 5relacin con las 8('s6 es reali0ada por el mismo je+e o si se delega
esta tarea al +uncionario asignado. !s importante recordar *ue sin la tipi+icacin no se podr, archivar
posteriormente el radicado.
Auando un +uncionario recibe el radicado de parte de su je+e, este debe proceder a gestionar el tr,mite
redactar su respuesta si el caso lo amerita. !sta redaccin se debe hacer sobre una de las plantillas elaboradas
para tal +in, teniendo en cuenta *ue la in+ormacin variable la incorporar, el sistema de +orma autom,tica. )l
terminar su redaccin, se ane5a al radicado de entrada se puede solicitar el visto bueno del je+e el cual
devolver, el documento con una nota de correccin o de aceptacin. !n este :ltimo caso, el +uncionario
proceder, a radicar el documento 5radicado de salida6 a imprimirlo para hacerlo +irmar o insertar, la +irma
digitali0ada antes de la impresin, si la tiene. !ste documento +3sico deber, ser entregado a la seccin de
archivo para su posterior env3o. !n la ventanilla :nica proceder,n a en4iar el documento a su destinatario +inal.
8odo este proceso permite in+erir *ue cada documento ane.o de salida *ue se de como respuesta a otro
radicado debe surtir cuatro pasos7 ane5ar, radicar, imprimir en4iar. /lo hasta *ue estos cuatro pasos se
completen, se puede proceder a archivar el documento.
Los +uncionarios tambi>n pueden, si se les ha asignado los permisos correspondientes, radicar documentos de
salida *ue no sean respuesta a radicados de entrada o radicar documentos internos como o+icios o circulares,
aun*ue estos permisos slo estar,n asignados inicialmente a los je+es de dependencia.
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M0D)$O G%&%+A$
'Cmo ingresar a Orfeo G.$-
Para ingresar a -r+eo se utili0a cual*uier navegador 2eb 5"ire+o., Ahrome, 1!, -pera, etc.6 se puede hacer de
dos +ormas7
1. !ntrar a la 1ntranet de la entidad 5222.alcabuga.local/intranet6 seleccionar, en los !nlaces de inter6s
del lado i0*uierdo, el botn Orfeo 51lustracin $6 o seguir, en su orden, las siguientes opciones del men:
superior7 Enlaces de Inters / SAC / SAC alcalda (Orfeo) (Ilustracin 3).
$. !scribir directamente en el navegador la direccin 222. alcabuga.local/or+eo.
Por cual*uiera de los m>todos anteriores se debe visuali0ar la siguiente pantalla donde se ingresar, el nombre
de usuario asignado por la -+icina )sesora 81A, la cual deber, ser escrita en letras ma:sculas, la contrase#a
personal.
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Ilustracin & Pantalla de ingreso
a Orfeo GPL
Ilustracin 3 Ingreso a Orfeo GPL #ediante el #en( de la Intranet
Ilustracin 2 )cono de acceso a Orfeo.
Ilustracin 4 Ingreso a Orfeo GPL ingresando la url.
Para ingresar a la aplicacin, se deben tener en cuenta dos aspectos importantes7
/olo se podr, ingresar a -r+eo desde un e*uipo situado al interior de la entidad. /i se desea hacer
desde un sitio e.terno, el e*uipo deber, ser con+igurado previamente por la -+icina )sesora 81A.
Luego de 1B minutos de inactividad la sesin se cerrar, el usuario deber, reingresar al sistema.
%structura / funcionalidad de Orfeo G.$
La siguiente es la pantalla principal de -r+eo, en su versin C.D.E7
Para un manejo pr,ctico sencillo del sistema, -("!- se encuentra dividido en C secciones principales *ue
son7
1. -pciones generales del sistema 5parte superior derecha de la pantalla6
$. !structura de carpetas opciones personali0adas, con di+erentes +uncionalidades 5Parte i0*uierda de la
pantalla6
C. Lista de documentos o contenido de acuerdo a la opcin seleccionada 5parte central de la pantalla6
Opciones generales del sistema
Ilustracin 7 O*ciones generales.
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Ilustracin ' Pantalla *rinci*al de orfeo GPL
Carrito@ Mediante este v3nculo podemos FcargarF radicados en la medida *ue entremos a di+erentes bandejas,
con el +in de aplicarles una accin por ejemplo archivar, reasignar, etc.
.lantillas para +adicacin@ !ste v3nculo nos abre una ventana la cual permite descargar las plantillas
utili0adas por la entidad.
A/uda OrfeoG.$@ Mediante este v3nculo se puede ingresar al manual donde se puede consultar los di+erentes
procedimientos la manera +,cil de reali0arlos en el sistema.
Modificar Datos de Mi Cuenta@ /e encuentran los datos generales de cada usuario como documento de
identi+icacin, +echa de nacimiento, No. de e.tensin, correo electrnico, No. de )8 5e*uipo6, piso. /e
recomienda tener actuali0ado sus datos en el sistema.
Cr6ditos@ /e reconoce el signi+icativo es+uer0o de los integrantes *ue han colaborado para *ue la herramienta
cre0ca se sostenga.
Cambio de .ass7ord@ )l ingresar a este v3nculo se puede cambiar la contrase#a del usuario para el ingreso al
sistema. Auando se realice un cambio de contrase#a, se debe cerrar la sesin volver a ingresar con la nueva
clave.
Generar %stadsticas 8 +eportes@ Permite generar estad3sticas de los documentos *ue se encuentran
actualmente en la dependencia. /e puede agrupar el listado por tipo de documento, adem,s de mostrar los
registros uno a uno, o simplemente contarlos.
Salir de Orfeo@ Aierra la sesin en el momento *ue no se desea continuar en el aplicativo. !s importante *ue
siempre la sesin *uede completamente cerrada en el sistema.
Opciones de radicacin y estructura de carpetas
Las opciones de radicacin aparecer,n o no, dependiendo de los permisos *ue tenga cada usuario. !ntre
ellas est,n7
Salida@ Para radicar documentos dirigidos a personas o entidades e.ternas a la )lcald3a
Municipal.
%ntrada@ 'onde se radican documentos cuo remitente es una persona o entidad
e.terna *ue van dirigidos a alguna dependencia interna.
Oficios internos@ Para radicar -+icios generados por dirigidos a una dependencia
interna.
Circulares@ Para radicar Airculares generadas por una dependencia interna pero *ue
est, dirigido a todas las dependencias de la )lcald3a Municipal.
Masi4a@ !n donde podemos radicar varios documentos de salida mediante una plantilla
previamente creada.
Asociar im9genes@ Por medio de esta opcin se ane.an las im,genes digitali0adas de
alg:n documento a un radicado a creado.
La estructura de carpetas se re+iere a las carpetas *ue vienen por de+ecto al crear
cual*uier usuario *ue se utili0an para agrupar radicados de di+erente tipo. !stas son7
Salida@ ) esta carpeta llegan todos los radicados de salida 5dirigidos a una persona o entidad e.terna6, *ue son
creados por el usuario.
%ntrada@ 8odos los radicados *ue sean enviados a un usuario, llegar,n a esta carpeta. !s como el bu0n de
entrada de un correo electrnico.
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Ilustracin + O*ciones de
radicacin , car*etas.
Oficios internos@ !n esta carpeta se colocar,n todos los -+icios internos *ue han sido generados por el
usuario no se ha enviado a:n a su destinatario.
Circulares@ 1gual *ue el anterior, pero para las circulares.
1o:Bo:@ !n esta carpeta se encuentran los radicados *ue un usuario ha enviado para revisin aprobacin a su
Ge+e de Grupo. /i es un usuario G!"!, en >sta carpeta se almacenar,n los radicados *ue sus +uncionarios le
haan enviado para Ho.=o. !n esta carpeta podr, reali0ar todas las transacciones al radicado como reasignar,
devolver radicar@ pero si es un U/U)(1- normal, solo podr, visuali0ar los documentos *ue >l mismo ha
enviado a su je+e, pero no podr, reali0ar ninguna transaccin con los documentos.
De4ueltos@ ) esta carpeta llegan los documentos *ue el usuario a enviado , por alguna ra0n, le han devuelto.
Agendados@ /e acumulan a*u3 los documentos *ue se han programado para resolver en +echas posteriores.
Agendados 4encidos@ ) donde se trasladar,n los documentos agendados *ue a han sobrepasado la +echa
programada.
.ersonales@ !n donde se colocar,n las carpetas *ue el usuario crea para organi0ar sus documentos.
,uncionalidades generales
/on las acciones *ue se pueden reali0ar sobre los radicados *ue se encuentras dentro de las carpetas. !stas
acciones se reali0an de acuerdo a los permisos *ue tenga cada usuario7
Agendar@ permite programar ciertos radicados para ser gestionados m,s adelante.
T+D@ Aon esta opcin podemos tipi+icar un radicado. !s decir, relacionamos el radicado con una serie,
sub4serie tipo documental de la tabla de retencin.
Incluir %5p:@ para incluir el/los radicados seleccionados a un e.pediente previamente creado.
Mo4er a@ con el *ue podemos mover uno o varios radicados a otra carpeta.
+easignar@ para reasignarle el radicado a otro usuario de nuestra dependencia o, si se trata de un je+e de
dependencia, al je+e de otra dependencia.
Informar@ con esta opcin enviamos copias del radicado para enterar a otros usuarios o dependencias.
De4ol4er@ permite devolver el radicado a *uien nos lo remiti.
1oBo@ cuando se *uiere remitir un documento al je+e de nuestra dependencia para su visto bueno.
Arc3i4ar@ para guardar el documento cuando a se la hecho el tr,mite respectivo.
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Ilustracin - .otones *ara funcionalidades generales.
+ADICACI0& D% DOC)M%&TOS
Ia *ue la radicacin de documentos de !ntrada, /alida, -+icios internos Airculares siguen, inicialmente, el
mismo procedimiento, e.pondremos a*u3 los pasos generales para crear cual*uiera de estos tipos de radicado,
resaltando las di+erencias cuando corresponda.
Para crear un radicado se deben llevar a cabo tres pasos b,sicos como son, buscar el radicado previo al *ue se
pretende ane.ar el radicado nuevo 5si aplica6, crear el radicado generando su consecutivo ane.ar el
documento. /i lo *ue se pretende es crear un radicado *ue sirva de respuesta a un re*uerimiento recibido a
trav>s de otro radicado, no ha necesidad de seguir todos los pasos antes mencionados. !n este caso, solo se
necesita abrir el radicado del re*uerimiento, ir a la pesta#a Documentos seguir los pasos del punto C, Ane5ar
el Documento, agregar all3 la respuesta previamente redactada en la plantilla correspondiente.
" ; Buscar radicado pre4io
)ntes de iniciar la radicacin, el +uncionario debe conocer si el documento *ue pretende radicar +orma parte de
un radicado previo o si, por el contrario, es un documento *ue no tiene antecedentes se debe radicar como
uno nuevo. Para radicar un documento se debe, inicialmente, seleccionar del men: +ADICACI0& de la parte
superior derecha, el tipo de radicado a elaborar7
!l sistema despliega entonces un +ormulario donde se reali0a una veri+icacin previa para saber si el documento
+orma parte de un radicado a creado o si ha *ue generar uno nuevo.
Caso 1 el radicado !O forma parte de uno pre"io
/i el documento *ue se *uiere radicar N- +orma parte de un radicado previo, es decir, si no ha *ue ane.ar o
asociar este documento a un radicado generado previamente, procedemos a crear un radicado nuevo. Para
hacerlo, simplemente no ponemos ning:n patrn de b:s*ueda hacemos clic en Buscar 516. Luego
seleccionamos &ue4o <Copia Datos= 5$67
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Ilustracin 10 $eccin radicacin.
Ilustracin 11 /rear radicado nue0o 1sin ane2ar a docu#ento *re0io3.
Caso # el radicado SI forma parte de uno pre"io
Lo primero es buscar el radicado previo. /e pueden reali0ar b:s*uedas de acuerdo con los siguientes criterios7
re+erencia 5cuenta 1nterna, n:mero de o+icio6, n:mero de radicado, e.pediente, identi+icacin 58.1.,A.A.,Nit6
nombres.
)dem,s, e.iste un rango de +echas para reali0ar la b:s*ueda. Por de+ecto el sistema siempre busca en el :ltimo
mes de acuerdo a los par,metros solicitados. /i se desea reali0ar la b:s*ueda en otra +echa di+erente se debe
acomodar dicho rango7
)l ingresar el patrn de b:s*ueda 516 se da clic en el botn Buscar 5$6, se selecciona el radicado de entre los
encontrados 5C6 se selecciona el botn Como ane5o 5E6 o el botn Asociado 5B6, seg:n sea el caso. !l
primero se usa cuando el documento pertenece al mismo e.pediente del radicado encontrado el segundo
cuando el documento +orma parte de varios e.pedientes.
; Crear el radicado
'espu>s de validar el tipo de radicado seg:n el punto anterior, aparece el +ormulario de radicacin vac3o, si es
una radicado nuevo, o con la in+ormacin del radicado padre si se ane. o asoci a otro previamente creado.
!n este +ormulario debemos ingresar, inicialmente, la in+ormacin personal del remitente 5si es un radicado de
entrada6 o del destinatario 5si es un radicado de salida, o+icio interno o circular6. Para incluir esta in+ormacin,
debemos buscar primero esta persona natural o jur3dica en nuestra base de datos, a *ue en caso de
encontrarse nos ahorrar3a tiempo al no tener *ue escribir de nuevo toda su in+ormacin. !n caso de no
encontrarse, procederemos entonces a crearlo para re+erencias posteriores. 'e all3 *ue lo *ue haremos
inicialmente es darle clic en el botn Buscar7
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Ilustracin 12 /rear radicado ane2ndolo a uno *re0io.
)l hacerlo, intentaremos primero buscar el remitente/destinatario a trav>s de su n:mero de identi+icacin o su
nombre, apellido o parte de >l. Para eso usamos la parte superior del +ormulario de b:s*ueda7
Lo primero *ue debemos determinar es si buscaremos un usuario o un +uncionario 516, lo *ue depende de si
estamos elaborando un radicado interno o e.terno. !s decir, si estamos haciendo un radicado de salida o uno
de entrada, debemos buscar en la base de datos de usuarios, a *ue estos van dirigidos o provienen de un
ciudadano o entidad e.terna , si es un o+icio interno o circular, debemos busca en la base de datos de
+uncionario, a *ue estos van dirigidos a +uncionarios de la administracin. Luego, ingresaremos el documento
/o el nombre o parte de >l 5$6 haremos clic en el botn Buscar 5C6. !l sistema buscar, en su registro si
e.iste. !n caso negativo, nos indicar, *ue no se encontraron registros tendremos *ue ir hasta el :ltimo blo*ue
a crearlo 5E6 llenando el +ormulario seleccionando el botn Agregar 5J6. /lo podremos agregar usuarios
e.ternos 5ciudadanos o empresas6, a *ue los +uncionarios son creados por el administrador del sistema. !n
caso de *ue a e.ista, nos aparecer,n sus datos en la siguiente seccin, en donde podremos de+inir la +orma en
*ue aparecer, en el radicado, si como remitente o como destinatario 5B6. )l indicarlo, los datos se copiar,n tanto
en el tercer blo*ue en la l3nea respectiva como en el cuarto blo*ue. !n >ste :ltimo podremos modi+icar la
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Ilustracin 13 O*ciones de radicacin.
Ilustracin 14 4or#ulario de 5(s"ueda de 6e#itentes7%estinatarios.
in+ormacin si es necesario 5E6 oprimir el botn Modificar 5&6. /i tuvimos *ue modi+icar los datos debemos
hacer la b:s*ueda nuevamente para actuali0ar los datos de radicacin. Para +inali0ar, debemos hacer clic en el
botn .asar datos al formulario de radicacin 5D67
Lo dem,s datos a rellenar son los siguientes7
Dignatario 5si aplica6. /i es una entidad *uien remite el radicado, all3 colocaremos el nombre de la persona *ue
+irma el documento.
Asunto. Una descripcin corta clara del contenido del radicado.
Medio de recepcin8en4o. La manera como se recibe o como se env3a el radicado 5personal, correo, email,
+a., tele+nico, etc.6.
Desc: Ane5os 5si aplica6. /e describen ac, los ane.os *ue tenga el documento a radicar.
&o: ,olios &o: Ane5os. /on la cantidad de +olios del radicado de sus ane.os, respectivamente.
Dependencia. /i es un radicado de entrada el *ue estamos elaborando, se trata de la dependencia a la cu,l va
dirigido el radicado. !n el caso de los radicados de salida los radicados internos 5-+icios Airculares6, la
dependencia ser, la misma de la persona *ue est, elaborando el radicado. !sto, mientras se completa m,s
tarde se env3a.
Auando se termina de escribir toda la in+ormacin damos clic en +adicar, a lo cual es sistema responde
generando un n:mero de radicado.
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Ilustracin 1& 4or#ulario de radicacin con 5(s"ueda efectuada.
Ilustracin 1' Generacin de consecuti0o de radicacin.
!ste consecutivo 516 est, compuesto por7
'espu>s de generar el consecutivo, tenemos la oportunidad de imprimir el auto4adhesivo 5$6 generando $
copias, una *ue se adhiere al documento +3sico *ue ingresa a la entidad la otra *ue *ueda en el documento
del remitente como prueba de recibido. /i se trata de radicados internos o de salida, no ha necesidad de
imprimir auto4adhesivos, a *ue el sistema insertar, autom,ticamente >sta in+ormacin sobre el documento de
acuerdo a la plantilla empleada.
/i estamos creando un radicado de entrada, tambi>n podemos en este punto asociar la imagen escaneada del
documento 5C6 o, si el documento es voluminoso, dejarlo para *ue se escanee se asocie al radicado en el
,rea de digitali0acin. !sto es v,lido si se trata de radicados de entrada, a *ue para los radicados de salida e
internos, el documento se incorporar, al radicado de otra +orma. 1gualmente podemos in+ormar a una o varias
dependencias m,s sobre el radicado 5E6. !n este caso, se seleccionan la o las dependencias se da clic en el
botn Modificar Datos.
)l terminar de radicar el documento, >ste *uedar, en el bu0n de entrada del je+e de la dependencia destino, si
es un radicado de entrada. /i es un radicado de salida o interno 5o+icio o circular6, *uedar, en el bu0n
correspondiente del usuario *ue est, creando el radicado, mientras se completa la in+ormacin se ane.a el
documento. 'espu>s de esto, dependiendo de los permisos de radicacin *ue tenga el usuario, se podr,
reasignar /o in+ormar a otras dependencias.
Para los radicados de entrada, si no se asoci el documento digitali0ado en el momento de la radicacin se
desea hacerlo de una ve0 sin esperar a *ue se haga en el ,rea de digitali0acin, se puede usar la opcin
Asociar im9genes del men: de +adicacin. !sta opcin slo aparecer, si el usuario tiene los permisos
necesarios. )l ingresar, aparecer, el siguiente +ormulario7
/e ingresa el n:mero de radicado o parte de >ste 516, se da clic en el botn Buscar 5$6 , entre los radicados
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Ilustracin 17 auto8ad9esi0o.
Ilustracin 1+ .(s"ueda *ara asociar i#agen.
encontrados, se selecciona al *ue se *uiere asociar la imagen 5C6. Luego se da clic en el botn Asociar imagen
del radicado 5E6 se ingresa a la siguiente pantalla7
Primero se selecciona la imagen del documento digitali0ado mediante el botn %5aminar 516 se le da una
breve descripcin 5$6. Para +inali0ar se hace clic en el botn +eali>ar 5C6.
# ; Ane5ar el documento
!ste procedimiento aplica slo para los radicados de salida e internos, a *ue para los radicados de entrada se
sigue el proceso de Asociar imagen *ue se describi anteriormente. Aomo es obvio, antes de ane.ar el
documento >ste debe estar a redactado. Para hacerlo, se usan unas plantillas de+inidas *ue permiten incrustar
de +orma autom,tica in+ormacin variable como los datos del remitente, n:mero del radicado principal, el
nombre de *uien proect el escrito, etc., de tal manera *ue el +uncionario slo tenga *ue redactar el cuerpo del
documento. Para descargar las plantillas, hacemos clic en el botn *ue, para tal +in, se ha ubicado en las
opciones generales del sistema, de la parte superior 516.
!l listado de plantillas 5$6 est, organi0ado en orden al+ab>tico por dependencia, de cada una de las cuales ha
hasta tres plantillas distintas7 Carta %5terna empresa? cuando sea una carta *ue vaa dirigida a una entidad
ajena a la )lcald3a Municipal@ Carta %5terna .ersona &atural, cuando vaa dirigida a un ciudadano Oficio
Interno / Circular, cuando vaa dirigida a otra dependencia. 8ambi>n se encuentra en este +ormulario un
enlace para descargar la +uente 5tipo de letra6 *ue utili0an las plantillas para representar lo cdigo de barras
dentro de las plantillas 5C6. !l siguiente es un ejemplo de una plantilla7
Manual de Orfeo GPL V. 1.0 Pg. 1& de 47
Ilustracin 20 Lista de *lantillas.
Ilustracin 1- :sociar i#agen.
Los +uncionario son libres de modi+icar la plantilla descargada de acuerdo a sus propias necesidades, aun*ue
ha *ue recordar *ue estas deben seguir las pautas *ue, para tal +in, se han entregado por parte de
M!A14Aalidad el ,rea de )rchivo. !sta modi+icacin debe hacerse teniendo en cuenta *ue la in+ormacin
variable se incrusta con lo campos *ue aparecen entre asteriscos 5K6. 8ambi>n los +uncionarios pueden solicitar
la elaboracin publicacin de nuevas plantillas a la -+icina )sesora 81A.
Aomo se mencion en los aspectos generales del sistema, estos documentos deben pasar por tres etapas para
asegurar el env3o a su destinatario7 Ane5ar, +adicar, Imprimir %n4iar7
": Ane5ar. /e debe ane.ar el documento de salida a radicar. Para esto, debemos ingresar al radicado
previamente creado 5o al de entrada al *ue se le vaa a dar respuesta6 d,ndole clic sobre la +echa de
>ste. !l enlace *ue se encuentra sobre el n:mero de radicado sirve para visuali0ar el documento de
entrada. Ia dentro del radicado, en la pesta#a Documentos, podemos ane.ar la respuesta mediante el
enlace Ane5ar Arc3i4o, en donde nos aparecer, el siguiente +ormulario7
1nicialmente se debe elegir el tipo de archivo 516 en el *ue est, almacenado el documento. !n nuestra
Manual de Orfeo GPL V. 1.0 Pg. 1' de 47
Ilustracin 21 Plantilla *ara radicado de salida.
Ilustracin 22 :ne2ar docu#ento.
entidad, intentaremos trabajar para esto con el +ormato .odt, a *ue, a di+erencia de los .doc o .doc.,
son +ormatos de libre utili0acin *ue tienes menos inconvenientes a la hora de hacer combinaciones
con la aplicacin. Luego marcamos la opcin %ste documento ser9 radicado 5$6 seleccionamos el
tipo de radicacin 5C6. 1ndicamos el destinatario del documento 5E6, se escribe una descripcin si se
desea 5B6 , +inalmente, se selecciona el archivo creado con la plantilla 5&6. Para terminar, se hace clic
en Actuali>ar 5J6 luego en Aceptar 5D6. !l sistema le asignar, al documento un n:mero de radicado
temporal slo le asignar, el de+initivo cuando se realice la radicacin7
)l documento recientemente ane.ado podemos aplicarle una de las acciones ubicadas en la parte
derecha7 Modificar, Borrar o +adicar. !l 3cono en +orma de lupa sirve para revisar la combinacin del
documento con los datos variables. /i >sta no aparece, signi+ica *ue el documento ane.o no tiene las
variables necesarias para la combinacin. Las casillas del lado i0*uierdo nos indican cu,les de los
pasos se han cumplido para el documento7
'ocumento )ne.ado.
'ocumento (adicado.
'ocumento 1mpreso.
'ocumento !nviado.
: +adicar. )ntes de radicar el documento si es necesario, se puede solicitar el visto bueno 5Ho=o6 de
parte del je+e de la dependencia, envi,ndoselo mediante el botn 1oBo de la parte superior. )l je+e de
la dependencia le llegar, entonces este radicado a su carpeta 1oBo , al regresarlo con alguna
sugerencia o con la orden de proceder a radicarlo, este *uedar, ubicado en la carpeta De4ueltos de
nuestro usuario. Mientras el radicado se encuentra en espera de un visto bueno por el je+e, el usuario
normal podr, ver los radicado en su propia carpeta 1oBo, aun*ue no podr, reali0ar ninguna accin
sobre >l hasta *ue el je+e no se lo regrese. Auando se decide radicarlo, se hace clic sobre la accin
+adicar 5o Asignar +ad6 a lo *ue el sistema responde solicit,ndonos con+irmacin. /i se con+irma, se
asignar, un n:mero de radicado de+initivo al documento se podr, ver cmo *ued el archivo de+initivo
para su impresin.
'espu>s de radicado, las acciones del lado derecho cambian a Modificar, Tipificar +e@Generar. Aon
Manual de Orfeo GPL V. 1.0 Pg. 17 de 47
Ilustracin 24 6adicacin de ane2o.
Ilustracin 23 %ocu#ento ane2ado.
Tipificar se debe relacionar el documento con la 8abla de (etencin 'ocumental o 8('. /i el
documento re*uiere una modi+icacin del tipo de radicado, o del destinatario, etc. se reali0a >ste desde
Modificar se +e@Genera para *ue asuma los cambios. 8ambi>n aparece la marca de documento
radicado7
#: Impresin. La opcin de impresin es necesaria para poder estampar la +irma de *uien remite el
documento /o para ser enviado de manera +3sica a su destinatario. Auando se realice la impresin, el
documento debe ser LmarcadoL como impreso solo puede hacerlo un usuario con los permisos
necesarios, generalmente el je+e de la dependencia. Para marcar un documento como impreso, se usa
la opcin Impresin, despu>s de lo cual saldr, el siguiente +ormulario7
)un*ue puede usarse la b:s*ueda 516, el sistema mostrar, los ane.os radicados pendientes de
imprimir o a impresos de la dependencia a la *ue pertenece el usuario. /olo deber, seleccionarse el o
los radicados a marcar como impresos 5$6 hacer clic en Marcar documentos como impresos 5C6, a
lo *ue el sistema responder, indicando *ue los documentos a est,n listos para su env3o.
/i vemos ahora de nuevo los documentos ane.os del radicado padre, veremos *ue a aparece la
marca de impresin7
Manual de Orfeo GPL V. 1.0 Pg. 1+ de 47
Ilustracin 2& %ocu#ento radicado.
Ilustracin 2' Marcar docu#ento co#o i#*reso.
Ilustracin 27 6es*uesta al #arcar docu#ento co#o i#*reso.
!l documento impreso debe ser llevado a la seccin de )rchivo para *ue sea enviado por el medio
adecuado a su destinatario, si este es un documento de salida, o para proceder a archivarlo si es un
documento interno. 'e todas +ormas, en esta seccin proceder,n a digitali0ar el documento para
rempla0ar la imagen *ue se encuentra en este momento asociada al radicado, por la imagen a +irmada
*ue entrega la dependencia.
!l llevar el documento al ,rea de correspondencia de la entidad, no signi+ica *ue cada *ue se genere un
radicado se traslade inmediatamente el documento impreso. !sta tarea, seg:n la urgencia del radicado,
puede hacerse por blo*ues en determinadas horas del d3a. 'e todas +ormas, para *ue la dependencia
tenga un control sobre los radicados *ue ha llevado a correspondencia, se debe imprimir un listado de
entrega, dnde la dependencia e.igir, la +irma de recibido. !ste proceso est, descrito al comien0o del
siguiente cap3tulo %&1AO D% DOC)M%&TOS.
/i es un radicado interno, el je+e de dependencia debe proceder, despu>s de marcar como impreso el
documento 5o los documentos6 ane.os, por*ue pueden ser varios, a +easignarlo a la dependencia
destino, para poder *ue llegue a su destinatario. !ste proceso se describe m,s abajo en el cap3tulo
ACCIO&%S SOB+% +ADICADOS. !s importante anotar tambi>n *ue, si se desea enviar copias del
documento radicado a otras dependencias, es en el momento de reasignar *ue se in+orma a >stas.
B: %n4o. !l env3o del documento ane.o radicado lo har, el usuario autori0ado de la dependencia *ue
lleve a cabo las tareas de correspondencia dentro de la entidad. !ste proceso ser, descrito en el
cap3tulo correspondiente a %&1AO D% DOC)M%&TOS.
'(u6 pasa si debo modificar un documento /a ane5ado-
La modi+icacin de un documento a ane.ado se tiene *ue hacer sobre la plantilla *ue se descarg *ue se
us para redactar el mismo. Luego de modi+icar el documento, se debe dar clic a la opcin Modificar *ue se
encuentra en el e.tremo derecho del documento ane.ado, en la pesta#a Documentos del radicado7
Manual de Orfeo GPL V. 1.0 Pg. 1- de 47
Ilustracin 2+ Marca de docu#ento i#*reso.
Ilustracin 2- Modi;car docu#ento ane2ado.
)parecer, entonces de nuevo el +ormulario para ane.ar documentos 5ilustracin $$6 la cual a trae la maor3a
de la in+ormacin diligenciada. /lo ha *ue seleccionar de nuevo el documento corregido mediante el botn
%5aminar, sin olvidar terminar haciendo clic sobre el botn Actuali>ar luego sobre el botn Aceptar.
/i el documento, adem,s de estar ane.ado, se encontraba a radicado, adem,s del proceso anterior ha *ue
regenerarlo haciendo clic en el enlace +e@Generar luego en Aceptar para con+irmar la operacin7
Modificacin de radicados
!sta tarea, como muchas otras dentro de -r+eo, slo pueden ser reali0adas por usuarios autori0ados. !n este
caso, generalmente es alg:n +uncionario del ,rea de archivo. Parra llevarlo a cabo, a este usuario le aparecer,
en su men: la opcin Modificacin. /e selecciona dicha opcin, se ingresa el n:mero de radicado 516 se
hace clic sobre el botn Buscar radicado 5$6.
'espu>s de esto, se despliega toda la in+ormacin del radicado para permitir su modi+icacin.
Agendar radicados
!sta +uncionalidad permite al usuario la programacin a +uturo del tr,mite de uno o varios radicados *ue, por su
naturale0a, no re*uieran ser atendidos de inmediato. /e puede reali0ar dicha programacin con cual*uiera de
los radicados sin importar la ubicacin dentro de las carpetas de usuario. !l +uncionario puede asignar una
+echa al radicado con la cual se puede reali0ar un control sobre los documentos *ue se deben ir tramitando
cronolgicamente de acuerdo a lo seleccionado por el usuario7
Manual de Orfeo GPL V. 1.0 Pg. 20 de 47
Ilustracin 31 .uscar radicado a #odi;car.
Ilustracin 32 :gendar radicados.
Ilustracin 30 Modi;car docu#ento radicado.
Para agendar radicados primero se seleccionan 516, luego se hace clic sobre el botn 5$6 para visuali0ar el
calendario, se selecciona el d3a para el cual se desea posponer el tr,mite del radicado 5C6 se termina
oprimiendo el botn Agendar. )l hacerlo, se generar3a una copia de los radicados agendados en la carpeta
Agendado, tal como se muestra a continuacin7
Los radicados *ue se encuentren en la carpeta Agendado est,n programados para +echa anterior o igual a la
actual, ser,n trasladados autom,ticamente a la carpeta Agendado 4encido.
Para *uitar un radicado de la carpeta )gendado, se selecciona 516 luego se da clic sobre el botn Sacar de la
agenda 5$6.
+adicacin masi4a
!n ocasiones debemos radicar varios o+icios de salida *ue tiene el mismo te.to, pero con alguna in+ormacin
variable. Para esto, no ha necesidad de crear en -r+eo cada radicado por separado, pues e.iste una +uncin
para generarlos todos de una ve0. !l proceso tiene tres pasos7 crear la base de datos con la in+ormacin de los
destinatarios, generar los radicados en -r+eo , por :ltimo, crear los o+icios con la plantilla respectiva.
Crear la $ase de datos
La base de datos se debe crear sobre una hoja electrnica como Microso+t !.cel, en cual*uiera de sus
versiones. La :nica condicin es *ue cada columna lleve el nombre de campo en la parte superior como en el
siguiente ejemplo, se llenen de manera obligatoria las columnas en a0ul7
) continuacin pasamos a describir los campos *ue se pueden usar para crear la base de datos en la hoja
electrnica7
Manual de Orfeo GPL V. 1.0 Pg. 21 de 47
Ilustracin 33 $acar radicados de la agenda.
Ilustracin 34 !nca5e<ados radicacin #asi0a.
La in+ormacin se debe ingresar a las columnas sin usar el car,cter coma 5,6 en ninguna parte, pues >ste
s3mbolo ser, usado por -r+eo como separador de campo. Para los campos obligatorios, ha *ue tener en
cuenta los siguientes puntos7
!l tipo debe ser siempre dos 5$6
!l nombre puede escribirse completo en el campo nombre o puede usarse solo para el nombre usar
los campos respectivos para los apellidos. /i se trata de una entidad, la ra0n social debe ponerse
completa en el campo nombre. !n >ste :ltimo caso, tambi>n deber3a llenarse el campo dignatario,
para indicar a *ui>n va dirigir la comunicacin dentro de la entidad.
!l nombre del municipio del departamento, debe escribirse de +orma id>ntica a como est,n en la
base de datos de -r+eo.
Auando a se tiene elaborada la base de datos en la hoja electrnica, se debe generar con >sta un archivo
te.to con >sta in+ormacin. Para hacerlo, se debe seleccionar, desde !.cel, el men: Arc3i4o luego
seleccionar Guardar como. Luego se elige el tipo de +ormato en el *ue se va a guardar 516, seleccionando CS1
<delimitado por comas= <C:cs4= 5$6.
Manual de Orfeo GPL V. 1.0 Pg. 22 de 47
CAMPOS DE COMBINACIN
RADICACIN MASIVA ORFEO GPL
NOMBRE CAMPO OBLIGATORIO TIPO DE DATO LONGITUD DESCRIPCIN
*TIPO* X Entero 1
*DOCUMENTO* Carcter 14 Nmero de cdula o NIT
*NOMBRE* X Carcter 100
*PRIM!PE"* Carcter #0 Pr$mer a%ell$do
*&E'!PE"* Carcter #0 &e(undo a%ell$do
*DI'N!T!RIO* Carcter )0
*DIR* X Carcter *0 D$recc$+n del de,t$natar$o-
*MUNINOMBRE* X Carcter ma.,cula, #0
*DEPTONOMBRE* X Carcter ma.,cula, #0
*!&UNTO* Carcter 40 El a,unto /ue tendr el rad$cado
*DE&C!NE0O&* Carcter #0 De,cr$%c$+n de ane1o,
*TIPODOC* Entero #
*TE"* Entero Tel2ono del de,t$natar$o
*M!I"* Carcter Correo electr+n$co del de,t$natar$o-
0 3 E&P
1 3 OTR! EMPRE&!
# 3 PER&ON! N!TUR!"
&$ e, em%re,a4 la ra5+n ,oc$al de ,ta- &$ e, %er,ona
natural ,e %uede %oner ac el nom6re com%leto o ,e
%uede e,cr$6$r ,+lo el nom6re . lo, a%ell$do, en lo,
cam%o, ,$(u$ente,-
&$ la comun$cac$+n ,e d$r$(e a una em%re,a4 ac de6e
e,%ec$7car,e el nom6re de la %er,ona a /u$en 8a d$r$($da-
C$udad del de,t$natar$o 9de6e ,er e1actamente $(ual a
como a%arece en la 6a,e de dato, de Or2eo:
De%artamento del de,t$natar$o 9de6e ,er e1actamente
$(ual a como a%arece en la 6a,e de dato, de Or2eo:
0 3 Cdula de c$udadan;a
1 3 Tar<eta de $dent$dad
# 3 Cdula de e1tran<er;a
* 3 Pa,a%orte
4 3 NIT
) 3 NUIR
)l darle clic en el botn Guardar, probablemente salgan los mensajes M!l tipo de archivo no es compatible con
libros *ue contienen m:ltiples hojasN, a lo *ue se contesta con un Aceptar, el mensaje M!l archivo.csv puede
tener caracter3sticas no compatibles...N, a lo *ue se responde con S.
%enerar los radicados
Ia con la base de datos lista en +ormato csv 5archivo de te.to separado por comas6, se procede a generar los
radicados. !l usuario autori0ado para hacer radicados de +orma masiva, debe ingresar por la opcin Masi4a 516
del men: de radicacin seleccionar luego la opcin Masi4a combinacin e5terna 5$67
!n el +ormulario para radicacin masiva *ue se presenta, se selecciona la serie, subserie el tipo documental
de acuerdo a la tabla de retencin documental de cada dependencia. 1gualmente se selecciona, como tipo de
radicacin, la opcin Salida7
/eguidamente se selecciona el archivo csv con la base de datos creada a trav>s del botn %5aminar ,
+inalmente, se hace clic en +adicar. /i ha alg:n error en el archivo subido el sistema no crear, ning:n
radicado se deber,n hacer las modi+icaciones a >sta usando el archivo en !.cel, para luego convertirlo de
nuevo en csv repetir el procedimiento. /i, por el contrario, no ha ning:n error, el sistema sacar, una
advertencia indicando *ue los cambios *ue se har,n ser,n irreversibles , al con+irmar la operacin, se crear,n
tantos radicados como destinatarios haa en la base de datos, se nos permitir, descargar un nuevo archivo
csv con la base de datos *ue se subi, pero con los n:meros de radicado *ue se le asign a cada destinatario,
como tambi>n con la +echa de radicacin7
Manual de Orfeo GPL V. 1.0 Pg. 23 de 47
Ilustracin 3& 6adicacin #asi0a.
Ilustracin 3' Generar radicados de for#a #asi0a.
!ste archivo se utili0ar, en el :ltimo paso de la radicacin masiva por lo *ue se debe abrir el mismo en !.cel
cambiar el +ormato de nuevo a .ls o .ls. a trav>s de Guardar como. !s posible *ue cuando se abra el archivo
csv en e.cel, todo el te.to *uede ubicado en la primera columna, como se muestra en la siguiente ilustracin7
/i esto sucede, ha *ue dividirlo en columnas, por lo *ue primero se debe seleccionar la primera columna,
donde se encuentra la in+ormacin 516, elegir el men: Datos 5$6 luego la opcin Te5to en columnas 5C6. !n el
+ormulario *ue sale, se debe seleccionar la opcin Delimitados 5E6 luego Siguiente 5B67
Manual de Orfeo GPL V. 1.0 Pg. 24 de 47
Ilustracin 37 6adicacin #asi0a creada.
Ilustracin 3+ :rc9i0o cs0 a5ierto en !2cel.
Ilustracin 3- =e2to en colu#nas 1.
Para *ue no suceda lo del caso anterior, tambi>n se podr3a con+igurar ;indo2s para *ue la el separador de
listas sea el punto coma 5@6. !sto se hace a trav>s del panel de control, por la opcin de la con+iguracin
regional de idioma.
/eguidamente, se selecciona .unto / coma o Coma 516, dependiendo de como est> dividido el archivo se
termina dando clic en ,inali>ar 5$67
!l archivo entonces *uedar, dividido por columnas, as37
/i se necesita agregar m,s in+ormacin variable, se adicionan las columnas necesarias se les pone un
nombre de columna cual*uiera. Auando a se tenga listo, se almacena como !.cel procederemos al paso
siguiente.
%enerar los oficios
!n este punto, a tenemos los radicados creados en -r+eo la base de datos con la in+ormacin de los
destinatarios, incluendo el n:mero de radicado la +echa de radicacin *ue le asign -r+eo a cada uno. )hora
debemos crear los o+icios *ue se ane.ar,n a cada radicado. !sto lo hacemos con la utilidad de combinacin de
correspondencia de Microso+t ;ord.
Lo primero *ue debemos hacer es crear nuestra plantilla en Microso+t ;ord. /e puede utili0ar como gu3a una de
las plantillas a creadas en +ormato -'8 o se puede crear una nueva. La plantilla contendr,, adem,s del
encabe0ado el pi> de p,gina de la dependencia, el te.to com:n *ue ir, en la comunicacin. !l documentos
ser, algo parecido a esta7
Manual de Orfeo GPL V. 1.0 Pg. 2& de 47
Ilustracin 40 =e2to en colu#nas 2.
Ilustracin 41 =e2to en colu#nas 3.
Para hacer la combinacin necesitamos asociar el o+icio redactado en la plantilla con la base de datos de !.cel,
creada anteriormente. Para hacerlo, vamos a la pesta#a Correspondencia 516, elegimos el botn Iniciar
combinacin de correspondencia 5$6 luego la opcin Cartas 5C67
/e activar, entonces el botn Seleccionar destinatarios 5E6. Lo seleccionamos elegimos la opcin )sar lista
e5istente 5B67
Manual de Orfeo GPL V. 1.0 Pg. 2' de 47
Ilustracin 43 :sociar 5ase de datos.
Ilustracin 42 %ocu#ento a co#5inar.
=uscamos abrimos el archivo en !.cel donde tenemos nuestra base de datos, a lo *ue el sistema nos
preguntar, en *u> hoja del libro de !.cel tenemos la in+ormacin 5&6. 'ebemos asegurarnos *ue la opcin $a
primera fila de datos contiene encabe>ados de columna 5J6 est> activada +inali0amos con Aceptar7
)hora debemos indicar, dentro del documento redactado, dnde deber, insertarse la in+ormacin variable.
Hamos entonces a cada punto del documento donde *ueramos insertar cada campo, damos clic sobre el botn
Insertar campo combinado 5O6 seleccionamos el campo *ue vaamos a insertar en ese lugar 51%6. Pacemos
lo mismo con los dem,s campos.
Manual de Orfeo GPL V. 1.0 Pg. 27 de 47
Ilustracin 44 :sociar la 5ase de datos 2.
Ilustracin 4& :sociar la 5ase de datos 3.
No olvidemos *ue el documento debe llevar, pre+eriblemente en la parte superior derecha, los campos *ue
insertar,n tanto el n:mero del radicado como la +echa de radicacin, los cuales corresponden a los campos
+ADDS I ,D+ADDS respectivamente. !s necesario insertar dos veces el n:mero de radicado 5()'Q/6 como
se ve en la ilustracin anterior, pues el primero de ellos es para convertirlo en cdigo de barras. Para hacer esta
conversin se debe resaltar este campo 5116 darle tipo de +uente ,ree # of E tama#o $D 51$6. /i el tama#o
no aparece dentro de los tipos de +uente, es debido a *ue no se ha instalado, para lo cual ha *ue descargarla
de la seccin de plantillas de -r+eo e instalarla7
Auando a se tengan todos los campos insertados, podemos tener una vista preliminar de cmo *uedar,n
nuestro o+icios combinados, haciendo clic en el botn 1ista pre4ia de resultados 51C6 liego ir pasando los
registro uno a uno con los botones respectivos 51E6. /i vemos *ue todo est, bien, podemos oprimir el botn
,inali>ar / combinar para obtener tantos o+icios como destinatarios ha en la base de datos7
Manual de Orfeo GPL V. 1.0 Pg. 2+ de 47
Ilustracin 4' Insertar ca#*os de co#5inacin.
Ilustracin 47 Organi<ar el cdigo de 5arras.
Los documentos a combinados se deben imprimir enviarlos a la seccin de digitali0acin para *ue all3 los
escaneen los ane.en a los radicados a creados.
Manual de Orfeo GPL V. 1.0 Pg. 2- de 47
Ilustracin 4+ Vista *re0ia de la co#5inacin.
%&1AO D% DOC)M%&TOS
Aomo se dijo anteriormente, este proceso es llevado a cabo por la seccin de correspondencia de la entidad,
aun*ue debe haber cierto control tanto de parte de la dependencia *ue ha generado el radicado como de la
seccin de correspondencia. Para *ue cada uno pueda llevar este control, -r+eo puede generar $istados de
entrega en las dependencia *ue env3a, los cuales deben concordar con la consulta *ue haga la seccin de
correspondencia para el env3o +3sico. Para generar este listado, un usuario con permisos de impresin en la
dependencia, generalmente el je+e, debe ingresar por la opcin Impresin oprimir el botn Generar listado
de entrega. ) continuacin debe especi+icarse un rango de +echas horas , si se *uiere, un tipo de radicado
para reali0ar la b:s*ueda de los radicados *ue est,n listos para su env3o.
)l hacer la b:s*ueda con+irmar la operacin, el sistema genera un resumen en P'" 516 *ue puede ser
descargado e impreso para capturar las +irmas de *uien entrega 5el +uncionario de la dependencia6 *uien
recibe 5el +uncionario de la seccin de correspondencia6. 8ambi>n puede descargarse en +ormato A/H 5$6
cargarlo en un documento de !.cel si se *uiere7
Manual de Orfeo GPL V. 1.0 Pg. 30 de 47
Ilustracin 4- .uscar radicados *ara en0>o.
Ilustracin &0 Listado de entrega generado.
Ilustracin &1 Listado generado en P%4.
Ia en el ,rea de correspondencia, el +uncionario responsable de los env3os deber, ingresar por la opcin
%n4os, luego por la opcin &ormal7
'esde ac,, se debe consultar por dependencia 516 el listado de los radicados *ue se tengan listos para enviar ,
si es el caso, reali0ar la b:s*ueda por el n:mero de radicado 5$6. Luego seleccionar el o los radicados *ue se
van a enviar 5C6 presionar el botn %n4o de documentos 5E6 nos saldr, la siguiente pantalla7
/e elige la empresa de env3o 516 5si es un radicado interno, se selecciona %ntrega interna6, se ingresa el peso
del env3o 5$6 se calcula el valor 5C6. /i se *uieres se escribe alguna observacin hace clic en Generar
registro de en4o de documentos. /i todo termina bien, nos aparecer, el siguiente reporte7
Manual de Orfeo GPL V. 1.0 Pg. 31 de 47
Ilustracin &2 !n0>o de docu#entos.
Ilustracin &3 $eleccin de e#*resa de en0>o.
Modificacin de un registro de en4o
/i se re*uiere modi+icar la in+ormacin de un env3o, despu>s de haber generado la lista de env3o, se debe
ingresar por la misma opcin !n4o elegir la opcin Modificacin registro de en4o.
/e selecciona primero la dependencia *ue gener el env3o 516 se hace la b:s*ueda si es necesario, se
selecciona el radicado a modi+icar se oprime el botn Modificar en4o.
/e modi+ica la in+ormacin necesaria se hace clic sobre Modificar registro del en4o.
Generacin de plantillas / guas
Para llevar a cabo un control de los env3os con la agencia de correo correspondiente, se pueden generar
plantillas /o gu3as. Para hacerlo se usa la opcin %n4os, luego la opcin Generacin de plantillas / guas.
Manual de Orfeo GPL V. 1.0 Pg. 32 de 47
Ilustracin &4 !n0>o generado.
Ilustracin && Modi;cacin de en0>o.
Ilustracin &' Modi;car datos del en0>o.
/e hace el +iltro necesario 516 se oprime el botn Generar nue4o en4o 5$6. La plantilla se puede descargar en
+ormato P'", 8R8 o A/H para poderse insertar en un documento !.cel.
De4olucin de radicados
Auando un documento es radicado marcado como impreso por una dependencia >sta e.cede las $E horas
en llevar el documento +3sico al ,rea de archivo correspondencia para su env3o, se podr, reali0ar la devolucin
de los radicados marcados como impresos *ue no llegaron para ser enviados. !sta se llama De4olucin por
e5ceder el tiempo de espera se hace tambi>n por la opcin %n4o.
!l sistema mostrar, los radicados marcados como impresos antes de la +echa dada *ue no se han enviado
516. /e pide una 1ista preliminar 5$6 , si se est, de acuerdo con la consulta se Confirma la de4olucin 5C6.
Manual de Orfeo GPL V. 1.0 Pg. 33 de 47
Ilustracin &7 Generacin de *lantillas de en0>o.
Ilustracin &+ %e0olucin *or tie#*o de es*era.
!stos radicados aparecer,n de nuevo en la dependencia sin la marca de impresin. Para enviarlo de nuevo, el
+uncionario deber, marcarlo de nuevo como impreso.
8ambi>n se pueden manejar desde -r+eo los env3os *ue devuelve la empresa de correspondencia por
di+erentes motivos 5casa desocupada, direccin errnea, etc.6. Para registrar >stas devoluciones se debe7
1. 1ngresar al mdulo de %n4os elegir la opcin Otras de4oluciones.
$. =uscar seleccionar los radicados a devolver. Para esto, se selecciona la dependencia *ue gener el
radicado 5a6 / o se buscan 5b6. Luego se selecciona el o los radicados a devolver 5c6 se oprime el
botn De4olucin de documentos 5d6.
C. !l sistema muestra un +ormulario donde se puede indicarse el Moti4o de de4olucin 5a6, Comentario
5b6, para +inali0ar con un clic en Confirmar de4olucin 5c6. !l radicado ser, entonces devuelto a la
dependencia radicadora, *uedando almacenado en la carpeta De4 Correo.
E. !n la dependencia, para volver a enviar el documento se debe reali0ar el proceso de +e@generacin
del radicado.
Anulacin de radicados
La anulacin de radicados es un procedimiento slo podr, hacer el +uncionario encargado del ,rea de )rchivo.
Pero para *ue >ste :ltimo lo pueda reali0ar, debe haber una solicitud previa por parte de alguna dependencia.
Para hacer la solicitud, el +uncionario autori0ado de la dependencia, generalmente el je+e, ingresa por la opcin
Anulacin del men: principal a la i0*uierda, despu>s de lo cual aparecer, la siguiente pantalla7
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Ilustracin &- Otras de0oluciones.
Ilustracin '0 4or#ulario de0olucin de docu#entos.
!n esta se busca o selecciona el radicado 51 o $6 se hace clic sobre Solicitar anulacin. )l hacerlo, se debe
redactar en el espacio desplegado el motivo de la anulacin 516 se hace clic en +eali>ar 5$67
'espu>s de la solicitud por parte de la dependencia, la o+icina de env3os debe ingresar por la opcin !nv3os
luego por la opcin Anular radicados a lo *ue el sistema responde con una solicitud de b:s*ueda *ue se hace
a trav>s del siguiente +ormulario7
/e debe, entonces, reali0ar la b:s*ueda de acuerdo a las opciones dadas 516 oprimir el botn 1er
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Ilustracin '1 $olicitud de anulacin de radicados.
Ilustracin '2 6edactar #oti0o de la anulacin.
Ilustracin '3 :nulacin de radicado.
documentos en solicitud 5$6. /i e.isten documentos a los cuales se les ha solicitado anulacin de acuerdo a
los patrn de b:s*ueda dado, se desplegar,n en la parte in+erior. /lo se debe hacer clic en el botn Aceptar
para *ue se lleve a cabo la anulacin. )l hacerlo, el sistema genera un acta de anulacin. Para visuali0arla, se
selecciona el enlace *ue aparece con el nombre 1er Acta &o: F. !l acta generada ser, una como la siguiente
deber, ser +irmada por el encargado del ,rea archiv3stica.
+eportes de en4os
!n lo *ue respecta al mdulo de env3os, -r+eo provee una serie de reportes de mucha utilidad para el ,rea
encargada. Aada uno de estos reportes, despu>s de generados, se pueden convertir a alg:n otro +ormato,
como ;ord, !.cel o )crobat (eader 5P'"6. Los reportes disponibles son7
:::$istado de documentos en4iados7
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Ilustracin '4 :cta de anulacin.
S $istado de documentos de4ueltos7
S +eporte de radicados anulados7
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Ilustracin '& 6e*orte de radicados en0iados.
Ilustracin '' 6e*orte de radicados de0ueltos.
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Ilustracin '7 6e*orte de radicados anulados.
ACCIO&%S SOB+% +ADICADOS
/obre los radicados *ue se encuentra dentro de nuestras distintas carpetas podemos reali0ar varias acciones
como son7 8ipi+icar 5T+D=, Incluir en e5pediente? Mo4er a? +easignar, Informar, De4ol4er, /olicitar visto
bueno 51oBo6 Arc3i4ar.
Pa *ue tener en cuenta *ue cual*uier accin *ue impli*ue el traslado de radicados entre carpetas no va a
actuali0ar el indicador de n:mero de radicados en la carpeta o carpetas a+ectadas 5n:mero entre par>ntesis al
lado derecho del nombre de la carpeta6. Para *ue >ste n:mero se actualice se debe hace clic en el botn
actuali0acin del navegador u oprimir la tecla ,G.
T+D
Permite asignar serie, sub4serie tipo documental a uno o varios radicados a la ve0.
Incluir en e5pedientes
Para incluir los radicados seleccionados a un e.pediente.
Mo4er a
Aon esta +uncionalidad se puede trasladar un documento *ue se encuentra en cual*uier carpeta, a una carpeta
personal a creada previamente. Para crear una carpeta personal, se elige del men: principal la opcin
.%+SO&A$%S 516 luego la opcin &ue4a carpeta 5$6. Luego, se escribe el nombre *ue tendr, la nueva
carpeta 5C6 , si se *uiere, una descripcin 5E6. )l +inal se hace clic en el botn Crear a3ora.
Manual de Orfeo GPL V. 1.0 Pg. 3- de 47
Ilustracin '- /rear car*eta *ersonal.
Ilustracin '+ :cciones so5re los radicados.
/e pueden organi0ar los documentos dependiendo la clasi+icacin *ue cada usuario le *uiera dar. Los pasos
para mover un documento estando en cual*uier carpeta son7
/e /elecciona el / los radicados a mover 516 se oprime el botn Mo4er a 5$6. /e eligen de la lista desplegable
la carpeta personal a la cual se enviar, el / los radicados escogidos 5C6 se hace clic en el botn <HH=.
1nmediatamente despu>s se despliega el +ormulario para insertar un comentario a la accin *ue se pretende
reali0ar. 'espu>s de redactar dicho comentario se oprime el botn +eali>ar para terminar con el proceso.
+easignar
Aon esta +uncionalidad se puede enviar un documento a otro usuario para su respectivo tr,mite. !l sistema le
permite a un usuario b,sico reasignar un documento :nicamente a los usuarios *ue pertene0can a su misma
dependencia. !l Ge+e, por el contrario, puede reasignar documentos a los usuarios de su dependencia
adicionalmente a los Ge+es de cual*uier otra ,rea de la entidad. Por esta ra0n, cuando se necesite reasignar un
documento a otra dependencia di+erente, se debe hacer por medio del Ge+e para *ue este a su ve0 lo env3e a la
dependencia respectiva.
Para hacer una reasignacin, inicialmente se marcan los radicados 516 se oprime el botn +easignar 5$6.
Luego se elige la dependencia 5C6, teniendo en cuenta *ue si es un usuario com:n, solo ver, la dependencia a
la *ue pertenece. Para continuar, se hace clic en el botn <HH=.
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Ilustracin 70 Mo0er radicados entre car*etas.
Ilustracin 71 6easignacin de radicados *or ?efe de de*endencia.
) continuacin, se selecciona el +uncionario a *uien se le har, la reasignacin 516, si se desea se escribe un
comentario 5$6, si es necesario in+ormar a otras dependencias se seleccionan de la lista 5C6 +inalmente se da
clic en +eali>ar.
Informar
Aon esta +uncionalidad se puede enviar una copia de un documento a cual*uier usuario para su in+ormacin ,
si es necesario, para su respectivo tr,mite. !l sistema le permite a un +uncionario b,sico in+ormar de un
radicado o otro +uncionario sin importar si pertenece o no a su misma dependencia. /e seleccionan los
radicados a in+ormar 516, se hace clic en Informar 5$6, se selecciona la o las dependencias a in+ormar, haciendo
AtrlTclic sobre cada dependencia 5C6. Luego se hace clic en el botn <HH= 5E6.
Luego se selecciona el o los usuarios a *uienes se va a in+ormar 516, se pone un comentario si se desea 5$6 se
hace clic en +eali>ar para terminar.
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Ilustracin 72 $eleccionar funcionario *ara reasignacin.
Ilustracin 73 Infor#ar a otros usuarios de uno o 0arios radicados.
Ilustracin 74 $eleccionar el funcionario a infor#ar.
De4ol4er
Aomo su nombre lo indica, con >sta opcin regresamos el radicado al +uncionario *ue nos lo ha enviado. /lo
se selecciona el / los radicados 516, se oprime el botn De4ol4er 5$6, se pone un comentario si se *uiere se
hace clic en el botn +eali>ar.
1isto Bueno <1oBo=
Aon la opcin visto bueno o Ho=o, solicitamos la autori0acin al je+e de dependencia para radicar un documento
de salida o interno. Para hacerlo, se marcan el o los radicados 516 se hace clic en 1oBo 5$6. 1gual *ue las
opciones anteriores se pone un comentario se elige +eali>ar. Los radicados se trasladar,n entonces a la
carpeta Ho=o del je+e de la dependencia, el cu,l deber, evaluarlo devolverlo al +uncionario con un comentario
autori0ando la radicacin o sugiriendo algunos cambios7
Mientras se espera el visto bueno por parte del je+e, el +uncionario podr, ver los radicados en su propia carpeta
de 1oBo, aun*ue no podr, reali0ar con ellos ninguna accin. )l devolverlo el je+e, el radicado *uedar, en el
bu0n de radicados devueltos del +uncionario *ue solicit el visto bueno.
Arc3i4ar
Auando a se surten todos los pasos de un radicado este +ue debidamente tipi+icado entregado a
satis+accin, se procede a archivarlo. !sta tarea slo podr, hacerla el je+e de la dependencia se reali0ar,
desde el interior de un radicado o desde una carpeta, marcando los radicados a archivar. /e oprime el botn
Arc3i4ar, se escribe un comentario se da clic en +eali>ar. !l radicado desaparece de la carpeta donde se
encontraba se trasladar, a la carpeta de !ntrada de un usuario especial al cual slo tendr, acceso el
personal del ,rea de )rchivo.
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Ilustracin 7& %e0ol0er radicados.
Ilustracin 7' !n0iar a 0isto 5ueno.
%I.%DI%&T%S 1I+T)A$%S
!sta +uncionalidad permite al usuario agrupar varios radicados *ue se encuentren registrados en el sistema
asociarlos en una sola carpeta denominada !RP!'1!N8!. !stos e.pedientes virtuales se van con+ormando a
medida *ue el usuario o usuarios incluen radicados en determinado nombre de e.pediente, logrando en una
sola ventana mostrar todos los documentos involucrados en el mismo proceso los cuales se encuentran
+3sicamente archivados.
Los e.pedientes se con+orman teniendo en cuenta el a#o la dependencia. Aada e.pediente re+leja como se
encuentran organi0ados +3sicamente los archivos de cada una de las ,reas productoras.
Creacin de un e5pediente 4irtual
Para crear un e.pediente virtual se debe ingresar primero al radicado *ue se va a incluir en el e.pediente.
'entro de >l, se selecciona la pesta#a %5pediente se visuali0a el siguiente +ormulario7
!n este +ormulario tenemos en la parte superior 516, los datos del radicado en el *ue nos encontramos , en la
parte media, los enlaces para Crear o Incluir el radicado actual en un e.pediente a creado previamente 5$6. )l
hacer clic en Crear 5opcin *ue slo estar, presente si el usuario tiene permisos para crear e.pedientes6, el
sistema nos pide la siguiente in+ormacin7
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Ilustracin 77 4or#ulario de e2*edientes.
Primero se tipi+ica el e.pediente seleccionando la serie subserie a la *ue pertenece 516. Luego el sistema pide
el nombre del e.pediente 5$6, para lo cual propone uno tomando como base un consecutivo interno. /i el
e.pediente pertenece a otro a#o, este se puede modi+icar de la lista desplegable. /i se desea dar un nombre
manual, se activa la casilla correspondiente se ingresa el consecutivo de acuerdo a la siguiente secuencia7
"inalmente, se selecciona la +echa de creacin del e.pediente si es distinta a la actual, se elige el +uncionario
responsable del proceso 5C6. /eguidamente se hace clic en Crear e5pediente, para lo *ue el sistema pide la
siguiente con+irmacin7
)l con+irmar 516 cerrar el +ormulario 5$6, el e.pediente es generado se visuali0a un pe*ue#o resumen.
Auando se tiene alg:n e.pediente a creado, el +ormulario de e.pedientes cambia para mostrar in+ormacin,
como por ejemplo, el n:mero del e.pediente su responsable 516, su tipi+icacin +echa de inicio 5$6, los
radicados incluidos en este e.pediente sus ane.os 5C6, un botn para ver el historial del e.pediente 5E6, un
botn para ver los radicados borrados de este e.pediente 5B6, etc. !n la parte superior derecha se listan los
e.pedientes creados 5&6 se dan algunas opciones para Incluir en otro e.pediente el mismo radicado,
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Ilustracin 7+ 4or#ulario de creacin de e2*ediente.
Ilustracin 7- for#ato de consecuti0o *ara e2*edientes.
Ilustracin +0 /on;r#ar creacin de e2*ediente.
%5cluirlo de alguno ademas la Creacin de un nuevo e.pediente para el mismo radicado 5J6. )l hacer clic
sobre un n:mero de e.pediente, los datos del +ormulario cambian autom,ticamente para mostrar la in+ormacin
del e.pediente seleccionado.
Para todos los radicados *ue son grabados en un e.pediente, autom,ticamente se env3a una noti+icacin a las
personas de )rchivo para *ue realicen el procedimiento de )rchivado +3sico del documento a cada e.pediente.
!l e.pediente virtual debe re+lejar una +iel copia del e.pediente +3sico. Por esto, se debe entregar todos los
documentos +3sicos *ue se re*uieran al grupo de archivo correspondiente.
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Ilustracin +1 4or#ulario con e2*ediente creado.
CO&S)$TAS J +%.O+T%S
Los +uncionarios con los per+iles adecuado pueden contar con una serie de consultas reportes sobre los
radicados.
Consultas
)un*ue en principio todos pueden generar una consulta, los detalles de los radicados consultados slo estar,n
visibles por los +uncionarios adecuados. Las consultas son visuali0aciones en pantalla de los radicados, en
donde se puede ver la in+ormacin b,sica de este. Para generar una consulta, debemos dirigirnos a la opcin
Consultas del men: in+erior i0*uierdo 5167
/lo ha *ue llenar el +ormulario 5$6 de acuerdo a nuestras necesidades hacer clic en B2sKueda 5C6 para *ue
el sistema nos devuelva el listado de radicados *ue cumplen con el patrn 5E6.
!n el listado, al igual *ue en las carpetas, si se desea ver el documento asociado al radicado se puede hacer
clic sobre el n:mero de >ste si se desea ver la in+ormacin completa del radicado, se hace clic sobre su +echa.
+eportes
Para obtener consultas *ue se puedan e.portar a otros +ormatos 5;ord o !.cel6 , eventualmente imprimirlos
desde estas aplicaciones, se usa el botn Generar %stadsticas 8 +eportes, de la parte superior derecha de la
pantalla 5botones generales del sistema6 5167
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Ilustracin +2 4or#ulario *ara consultas en *antalla.
!n este +ormulario se selecciona inicialmente el tipo de consulta 5$6 , de acuerdo a esta seleccin, saldr,n a
continuacin las opciones necesarias para +iltrar o agrupar el reporte 5C6. Auando se diligencian estas opciones
de acuerdo a las necesidades de consulta se oprime Generar 5E6, el sistema buscar, sacar, el reporte en
la parte in+erior 5B6. /i se desean ver m,s detalles se hace clic en 1er todos los detalles 5&6 si se desea ver
un resumen gr,+ico se oprime 1er gr9fica. Para e.portar el reporte a ;ord o !.cel se hace clic en el icono
correspondiente 5D6.
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