SISTEMA DE

GESTIÓN
DOCUMENTAL
 TABLA DE CONTENIDO

TEMA PÁGINA

Introducción ………………………………………………………………….. 6
Marco Legal …………………………………………………………………... 7
Conceptos Básicos ……………………………………………………………… 8
Imagen Ciclo de los Documentos ……………………………………………. 9
Características del Sistema ………………………………………………….. 10
Ingreso …………………………………………………………………..... 11
Imagen Validación de Ingreso ………………………………………………. 12
Estructura General …………………………………………………………… 14
Módulo de Administración …………………………………………………… 15
 Admón. Usuarios y Perfiles: Crear, Editar y Consultar usuario …….. 16
 Administración de Dependencias …………………………………….. 18
 Administración Formas de Envío de Correspondencia ……………… 19
 Administración Tipos de Radicación …………………………………… 19
 Administrador de Países - Departamentos - Municipios ……………. 20
 Administración de Tarifas de Envíos de Correspondencia ………….. 21
 Administración de Archivos de Ayuda …………………………………. 21
Admón. Dependencia ………………………………………………………….. 22
Módulo de Envíos de Correspondencia ……………………………………. 22
 Asociar Imágenes ………………………………………………………… 23
 Envío de Correspondencia: Normal - Documentos de Salida ………. 24
 Envío de Correspondencia: Normal - Memorandos ………………….. 26
 Modificación Registro de Envío ………………………………………… 28
 Envío Correspondencia Masiva ………………………………………... 30
  Generación Planillas y Guías ……………………………………………………… 32

 Devoluciones de Correspondencia: Exceder Tiempo de Espera - Otras ………. 33

 Anulaciones ………………………………………………………………………... 33

 Reportes: Envío de correo - Devoluciones - Anulaciones ………………........... 34

Función - Modificación …………………………………………………………………… 34

Función - Impresión de Documentos ………………………………………………….. 35

 Generar Listado …………………………………………………………………….. 36

Función Anulación de Radicados ……………………………………………………… 38

Módulo Tablas de Retención Documental …………………………………………… 39

 Administrar Series ……………………………………………. 40

 Administrar Subseries ……………………………………………. 40

 Administrar Matriz Relación …………………………………………………. 41

 Administrar Tipos Documentales ……………………………………………… 41

 Administrar Modificación TRD Área ……………………………………………… 42

 Listado Tablas de Retención Documental ……………………………………….. 42

Función de Consultas ……………………………………………….. 43

Función Otras Opciones ……………………………………………….. 44

Módulo Reportes de la Entidad ……………………………………………….. 47

Vista Permisos de Radicación ……………………………………………….. 47

Vista Carpetas del Sistema ……………………………………………………….. 48

Iconos Parte Superior Derecha ……………………………………………….. 48

 Estadísticas ……………………………………………….. 49

Gestión Sobre los Documentos …………………………………………………………. 51

 Respuesta Vía e-mail ………………………………………………………… 51

 TRD Masiva ………………………………………………… 52

 Incluir en Expediente …………………………………………………………. 53

 Mover A …………………………………………………………. 55
  Reasignar ………………………………………………………… 56

 Informar ………………………………………………………… 57

 Devolver ………………………………………………………… 58

 VoBo ………………………………………………………… 59

 Archivar ………………………………………………………… 60

Radicación de Documentos ………………………………………………………… 62

 Radicación de Salida ………………………………………………………… 63

 Radicación de Entrada de Documentos ……………………………………….. 72

 Creación de Usuario / Empresas Nuevos ……………………………………….. 75

 Generar Respuesta a Radicado de Entrada ………………………………. 82

 Generar Copias a Radicado de Salida - Otro Destinatario ……………………… 85

 Radicación de Memorando ……………………………………….. 88

 Radicación Masiva de Documentos ………………………………………... 96

- Generar Radicación Masiva ……………………………………….. 98

- Recuperar Listado …………………………………........ 101

- Consultar División Política …………………………………. …… 103

- Consulta y Selección de Destinatarios ………………………………….. 103

Conformación de Expedientes Virtuales ………………………………………. 103

Seguridad de Documentos ………………………………….…………... 105

 Nivel Público ……………………………………………….. 106

 Nivel Privado ……………………………………………….. 106

 Nivel Dependencia ……………………………………………….. 106

 Nivel Usuario Especifico ……………………………………………….. 106

Préstamo de Documentos ……………………………………………….. 107

 Solicitud de Préstamo ……………………………………………….. 107

 Entrega de Documentos ……………………………………………….. 109

 Devolución - Generación de Reportes - Cancelación de Solicitudes …………… 110

 INTRODUCCIÓN.

Se considera que los documentos son de vital importancia para el desarrollo de

las funciones de una organización, entidad o empresa sea esta pública o privada y
proporcionan la información adecuada para apoyar en la toma de decisiones y la
eficiencia de la administración, además los documentos pueden ser usados como
testimonios confiables y precisos de las acciones que se han documentado. La
estandarización de los procesos, unificación de conceptos, la trazabilidad de la
gestión, la adecuada divulgación de las políticas de gestión documental, son
necesarios e importantes para el buen desarrollo e implementación de un sistema
de gestión documental.

De acuerdo a lo anterior, surge la necesidad de implementar un Sistema de

Gestión Documental, fundamentado en las políticas de gestión de documental,
estandarización de conceptos y procesos, de forma que se puedan optimizar y
organizar con el apoyo de soluciones informáticas, las cuales permitirán facilitar y
mejorar el desarrollo de las actividades en cada área, resaltando la importancia de
la gestión documental en la organización.

El Sistema de Gestión Documental - ORFEO SGD, permite la organización de los

documentos, además ofrece agilidad y estandarización de los procesos, de forma
sencilla durante todo el ciclo documental, es decir, desde la producción hasta su
disposición final, convirtiéndose de esta forma en una herramienta clave para la
optimización y mejora continua en todos los procesos de gestión documental.

A continuación se describen las diferentes opciones que se encuentran al ingresar

al aplicativo y así poder entender de forma práctica, clara y sencilla las diferentes
opciones a utilizar y/o trabajar.
 MARCO LEGAL.

El Sistema de Gestión Documental - ORFEO SGD, responde a las diferentes

normas proferidas por el Archivo General de la Nación y demás normas aplicables;
a continuación se señalan las normas de carácter general relacionadas con la
práctica de la gestión documental:

 Ley 594 de julio 14 de 2000: “Por medio de la cual se dicta la Ley General
de Archivos y se dictan otras disposiciones”

 Ley 527 de 1999: Sobre mensajes de datos y firmas digitales

 Decreto 2364 de 2012: “Por medio del cual se reglamenta el Art. 7 de la Ley
594 de 1999 sobre Firma Electrónica.

 Acuerdo 060 de 2001: Pautas para la administración de comunicaciones

oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones
públicas.

 Directiva Presidencial 04 de Abril 03 de 2012: “Eficiencia Administrativa y

Lineamientos de la Política cero papel en la administración Pública”

 Ley 1581 de 2012: “Por medio de la cual se dictan disposiciones generales

para la Protección de Datos Personales”
 CONCEPTOS BÁSICOS

GESTIÓN DOCUMENTAL

Es el conjunto de normas técnicas y procesos utilizados para administrar el flujo

de documentos en una organización.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o
recepción hasta su disposición final.

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

Generación de documentos en las diferentes áreas de una organización en

cumplimiento de sus funciones, se dice que el documento nace para servir como
testimonio de la gestión administrativa.

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Conjunto de operaciones de verificación y control que una organización debe

realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona
natural o jurídica.

ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Conjunto de acciones orientadas a la clasificación y ordenación de los documentos

para su respectiva gestión.

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

DIGITALIZACIÓN

Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra en medio

físico en una imagen digital; proceso de convertir un documento analógico en
digital.

CONSULTA DE DOCUMENTOS

Acceso a un documento con el fin de conocer la información que contiene.

CICLO DE LOS DOCUMENTOS
 SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - ORFEO
Orfeo es un Sistema de Gestión Documental, que permite incorporar
electrónicamente la gestión de los documentos a los procesos de cualquier
organización, es decir, desde la producción, tramite, seguimiento hasta la
disposición final, automatizando procedimientos con importantes ahorros en
tiempo, costos y recursos, garantizando la seguridad de la información y la
trazabilidad de cualquier proceso que se implemente en el sistema.

 CARACTERISTICAS

 Interfaz Gráfica web amigable e intuitiva

 Gestión sobre el documento: Reasignar, Modificar, Tipificar, Incorporar en

expediente, Archivar.

 Generación de Reportes de Gestión

 Radicación de Documentos Parametrizable: Entrada, Salida, Memorandos,

Resoluciones.

 Consulta de Documentos y Expedientes: Por Nombre, Número de

documento y/o expediente, Asunto.

 Generación de Estadísticas.

 Digitalización de Documentos.

 Generación de Expedientes Virtuales.

 Seguridad de los Documentos.

 SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL – ORFEO

 INGRESO
El Sistema de Gestión Documental – ORFEO, es un software/aplicativo que se
instala en un servidor, dispuesto por la empresa o entidad donde se realice la
implementación.

Para ingresar al SGD-ORFEO, se debe tener usuario y contraseña activos en el

sistema el cual debe ser previamente creado por el administrador del sistema de la
entidad o empresa donde se implemente la herramienta.

Las entidades del estado y empresas privadas tienen desarrolladas sus propias
páginas web y su intranet, página interna de la organización donde se comparte
información y sistemas operativos o servicios para los miembros de la
organización, por estos medios se puede crear un link de acceso al SGD-ORFEO.

Adicional a esto, para facilidad de los usuarios, se puede configurar un acceso

directo desde el navegador de internet preferiblemente Mozilla Firefox.

Lo que quiere decir que el ingreso al SGD-ORFEO, se puede realizar en cada

equipo de trabajo de los usuarios de la entidad donde se encuentre implementado
por acceso directo desde el navegador, ingresando por la intranet o desde
cualquier parte dentro o fuera de la empresa o entidad, desde cualquier
dispositivo: tablet, portátil, celular, el único requisito indispensable es tener
conexión a internet, ingresando por la página web de la organización o si se
conoce la ruta completa para ingresar directamente por la barra de direcciones:
URL.

A continuación se muestra la forma como se visualiza el modulo de validación al

momento de ingresar al SGD-ORFEO por cualquiera de las opciones antes
mencionadas.
 IMAGEN MÓDULO DE VALIDACIÓN
Al ingresar al SGD-ORFEO se visualizara la siguiente validación para poder
acceder, donde solicitara el usuario y contraseña de la persona que va a
ingresar.

Datos que deben ser diligenciados correctamente de lo contrario el sistema no

le permitirá el ingreso.
 PRIMER VISTA AL INGRESAR AL SGD-ORFEO

El sistema está predeterminado para que al momento de ingresar se visualicen

directamente los documentos que se tienen asignados en la Carpeta de
Entrada, como se muestra a continuación.

Esta será la primera visualización que se encontrara al ingresar, los

documentos asignados en la carpeta de Entrada, los que no se han revisado
se verán de color verde de lo contrario se verán en azul.
 ESTRUCTURA GENERAL SGD-ORFEO
A continuación se va a realizar una descripción general de la forma como está
estructurado el SGD-ORFEO y las distintas funciones y opciones a trabajar.

Podemos decir que el área de trabajo del SGD-ORFEO está dividida en tres:

1) Perfiles de usuario, Permisos de Radicación y Carpetas: Los cuales se

visualizan al lado izquierdo del aplicativo.

2) Opciones a trabajar con los documentos: Archivar, V.B., Reasignar,

Devolver, Informar, Acciones sobre expedientes, como trd e inclusión en
expedientes de forma masiva y Respuesta Vía e-mail, opciones que se
visualizan en la parte superior derecha.

3) Área donde llegan o se visualizan los documentos que se tienen

asignados, se visualizan al lado derecho del aplicativo
 FUNCIONALIDADES SGD-ORFEO
A continuación se realizara una descripción de las funcionalidades que ofrece el
SGD-ORFEO, se debe tener en cuenta que son parametrizables de acuerdo a
las necesidades de la organización o entidad donde sea implementado el
sistema.

 MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN
Es la opción en donde se realiza la creación, modificación y ajuste de los
diferentes formularios, tablas o temas que se trabajan en el sistema, es por esta
opción en donde se crean y modifican: Usuarios, Dependencias, Tipos de Envío
de Correspondencia, Tipos de Radicación, Países, Departamentos, Municipios,
Tarifas y demás opciones que se deseen paramétrizar.

Esta opción solo la debe tener el (los) administrador(es) encargado(s) en la

entidad o empresa donde se implemente el sistema y será el que realice la
administración y ajustes que se requieran por este módulo.
A continuación se observaran las diferentes opciones que se encuentran en la
Administración:

- ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS Y PERFILES

En el administrador de usuarios y perfiles se encuentran las opciones:

1. Crear Usuario

En esta opción se asignan los datos de los usuarios como son: Perfil, es decir,
si es usuario jefe o usuario normal, Dependencia a la que quedara asignado,
número de documento, Usuario con el que debe ingresar al sistema, Nombres
y Apellidos, correo institucional.

Después de diligenciar los datos correspondientes correctamente, dar clic en

Continuar para asignar los permisos que debe tener el usuario que se va a
crear.
En esta parte se asignan todos los permisos que debe tener el usuario que se va a
crear, según el área y las funciones que va a desempeñar, permisos de Tipo de
Radicado y Otros Permisos, según perfil de usuario.

2. Editar Usuario

En esta opción se puede buscar el usuario a modificar, seleccionar y editar, es

decir, modificar permisos, inactivar usuario, editar ingreso cuando se ha olvidado
la contraseña de ingreso, después de realizar ajustes se da Grabar para tomar
cambios.
 3. Consultar Usuario

En esta opción se puede verificar en que dependencia está asignado un

usuario, en qué fecha fue creado y que usuario lo creo.

- ADMINISTRACIÓN DE DEPENDENCIAS

En esta opción se crean las diferentes dependencias de la entidad con su código,

nombre, estado, es decir, si esta activa o inactiva y consecutivos; se puede
agregar, modificar o eliminar dependencias.
 - ADMINISTRACIÓN FORMAS DE ENVIO DE CORRESPONDENCIA

En esta opción se crean los diferentes medios o formas de envío de

correspondencia y sus características: si esta activo, si genera planilla.

- ADMINISTRACIÓN DE TIPOS DE RADICACIÓN

En esta opción se colocan los tipos de radicación que se van a manejar en la

entidad, lo cual se refiere a los documentos de entrada, salida, memorandos,
resoluciones y los radicados que se les asignaran. Se debe seleccionar código,
agregar nombre, si genera radicado de salida y agregar o modificar.

- ADMINISTRADOR DE PAISES

Estas opciones están relacionadas, agregaran o modificaran los distintos países,

departamentos, municipios, los cuales están relacionados directamente con los
formularios de radicación de entrada y salida en el momento que se requiera
radicar un documento de un país que no está creado en el sistema.
Relacionando: Continente, País, Código, Nombre y agregar o modificar.
– ADMINISTRADOR DE DEPARTAMENTOS

- ADMINISTRADOR DE MUNICIPIOS
 - ADMÓN. DE TARIFAS PARA ENVÍO DE CORRESPONDENCIA

Para modificar o agregar las diferentes formas de envío con su respectiva

localización, peso y valor.

- ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS DE AYUDA

En esta opción se agregan o eliminan los Archivos de Ayuda, es decir, Plantillas,

Manuales e Instructivos; las entidades o empresas deben tener estandarizados
sus procesos, es decir, todos los usuarios deben utilizar las mismas plantillas
para la gestión de los documentos de respuesta, memorandos y demás que
requiera tramitar en el sistema ya que con estas plantillas se realizan las
transacciones en el sistema; además se pueden colocar Videos y Manuales de
Ayuda para facilitar el manejo del sistema a los usuarios.
  ADMON DEPENDENCIA
En esta opción se puede realizar la asignación de trámites por dependencia, de
acuerdo a las funciones de las áreas o dependencias.

 MÓDULO DE ENVÍOS DE CORRESPONDENCIA

El Área de Correspondencia será la encargada de centralizar los procedimientos

para la recepción y envío de documentos, es decir, esta área será la única
autorizada para recibir y enviar la documentación que ingrese y salga de la
entidad.

Siempre que una dependencia genere un radicado ya sea de Salida o Memorando

debe Generar Listado de Entrega y entregar los documentos correspondientes
para enviar y entregar, en el Grupo de Correspondencia; los funcionarios del Área
de Correspondencia serán los únicos que tengan los permisos de: Envíos,
Modificación, Radicación de Entrada y Asociar Imágenes. El ENVÍO del
documento es indispensable, ya que el usuario no podrá realizar la acción de
ARCHIVAR, debido a que el sistema le mostrara un aviso indicando que el
documento no ha sido enviado, por esta razón se debe realizar en el menor tiempo
posible.
Para realizar el envío de un documento, lo primero que se debe hacer es Asociar
la imagen, se debe digitalizar el documento a enviar y guardar el pdf de la imagen
localmente en el equipo con el mismo número de radicado.

Se debe ingresar por Asociar Imágenes, digitar el número de radicado clic en

Buscar, marcar el círculo de selección al final y dar clic en Asociar Imagen del
Radicado.

El sistema muestra opción para colocar observaciones donde se debe especificar

la acción que se está realizando, dar clic en Examinar para adjuntar la imagen en
pdf que se digitalizó, el sistema tiene ciertos filtros los cuales se activan si el
nombre del archivo no coincide con el número de radicado, si el archivo que se
está anexando no es pdf o si el documento ya tiene imagen, luego de anexar
archivo clic en Realizar.
Después de asociar la imagen, el sistema confirma la acción realizada, este paso
es indispensable, ya que si el documento no tiene imagen el sistema no permite
realizar el envío.

Luego se debe ingresar por la opción Envíos, Envío de Correspondencia, opción

Normal

Se debe buscar el radicado digitando el número o utilizando la pistola lectora de

código de barras, seleccionar la dependencia, clic en Buscar, el sistema muestra
los datos del radicado a enviar, marcar en el circulo de selección y clic en Envío
de Documentos, si después de dar clic en buscar el sistema no muestra ningún
resultado, lo más probable es que falta marcar documento como Impreso.

Se debe seleccionar Empresa de envío, diligenciar Peso, el sistema muestra el

valor del envío, Anexos, Fecha de envío y dar clic en GENERAR REGISTRO DE
ENVÍO DE DOC
El sistema muestra la confirmación del envío, donde se observan los datos del
documento y aviso de Registro de Envío Generado, clic en Devolver a Listado,
para continuar realizando envíos, en caso que el documento tenga algún error el
sistema genera aviso de error indicando que no se pudo realizar el envío.

Al realizar esta acción e ingresar al documento, se puede observar en la pestaña

HISTÓRICO en DATOS DE ENVÍO, los datos del documento enviado y se
completa el cuarto visto bueno en la pestaña DOCUMENTOS. Después de
enviado el documento ya no se puede realizar ningún tipo de modificación, por
esta razón se desaparecen las opciones de Modificar y Regenerar.
Para realizar el Envío de Memorandos, lo primero que se debe hacer es Asociar
la imagen, se debe digitalizar el documento a enviar y guardar el pdf de la imagen
localmente en el equipo con el mismo número de radicado, después se debe
ingresar por Asociar Imágenes, digitar el número de radicado clic en Buscar,
marcar el círculo de selección al final y dar clic en Asociar Imagen del Radicado.

El sistema muestra opción para colocar observaciones donde se debe especificar

la acción que se está realizando, dar clic en Examinar para adjuntar la imagen en
pdf que se digitalizó, el sistema tiene ciertos filtros los cuales se activan si el
nombre del archivo no coincide con el número de radicado, si el archivo que se
está anexando no es pdf o si el documento ya tiene imagen, luego de anexar
archivo clic en Realizar, el sistema confirma la acción realizada con los datos del
documento.
Después de realizar la acción de Asociar Imagen del Memorando, el sistema
Automáticamente, lo asigna a la Carpeta de Entrada del usuario al que se le
radico el Memorando, lo que quiere decir, que No es necesario Reasignar el
memorando porque el sistema automáticamente ya lo asigno, lo cual se puede
verificar realizando la Consulta del Memorando, ingresar por la fecha, verificar en
pestaña Histórico la trazabilidad del documento y el Usuario Actual.

Luego se debe ingresar por la opción Envíos, Envío de Correspondencia, opción

Normal

Se debe buscar el radicado digitando el número o utilizando la pistola lectora de

código de barras, seleccionar la dependencia, clic en Buscar, el sistema muestra
los datos del Memorando a enviar, marcar en el circulo de selección y clic en
Envío de Documentos, si después de dar clic en buscar el sistema no muestra
ningún resultado, lo más probable es que falta marcar documento como Impreso.

Se debe seleccionar en Medio de envío Entrega Personal, ya que los

Memorandos son comunicaciones internas que se entregan directamente en las
dependencias, colocar peso, Anexos si contiene, Fecha de Envío y dar clic en
GENERAR REGISTRO DE ENVIO DE DOC.

El sistema muestra la confirmación de la acción con los datos del Memorando y el

aviso de Registro de Envío Generado.

 MODIFICACIÓN REGISTRO DE ENVÍO

En caso de requerir modificar el envío realizado, se puede realizar antes de que el

documento salga de la entidad, ingresando por Envíos, Envío de
Correspondencia, opción -> Modificación registro de envío
El sistema muestra los radicados que han sido enviados o se puede digitar un
radicado específico y clic Buscar, seleccionar en el circulo al final del radicado y
clic Modificar envío

El sistema muestra las opciones donde se puede modificar: medio de envío, peso,
datos del documento, anexos, planilla de envío, fecha de envío, se deben realizar
los ajustes, cambios necesarios y clic en MODIFICAR REGISTRO DE ENVÍO

El sistema muestra los datos del radicado y confirma la realización de la

modificación, todas las acciones quedan registradas en el HISTÓRICO del
documento.
  ENVÍO CORRESPONDENCIA MASIVA

En esta opción se puede realizar el envío de la correspondencia radicada de forma

masiva, para ingresar dar clic en Envíos, Envío de Correspondencia, opción
Masiva

Se debe seleccionar la dependencia, grupo de radicados a enviar marcando el

círculo de selección al final y dar clic en Envío de Documentos.
Se debe seleccionar medio de envío, peso, el sistema muestra cantidad de
documentos a enviar, el valor correspondiente para envío local y nacional, valor
total del envío, colocar anexos u observaciones, número de planilla y clic en
GENERAR REGISTRO DE ENVIO.

El sistema muestra la opción descargar archivo dar clic y se abre la planilla de

envío con los datos y valores.
  GENERACIÓN DE PLANILLAS Y GUIAS

En esta opción se puede generar las planillas y guías de los envíos diarios
generados por el sistema para entregar a la empresa de correos para que realice
la respectiva entrega.

Se abre opción para seleccionar fecha, medio de envío, número de planilla a

generar de acuerdo a secuencia que se lleva y clic en Generar Nuevo Envío

El sistema muestra las respectivas planillas generadas con la cantidad de

documentos que serán entregados, abrir pdf para entregar a la agencia de
correos.

 DEVOLUCIONES DE CORRESPONDENCIA

El sistema tiene la opción para realizar devoluciones de los documentos

generados en las diferentes dependencias.
 - POR EXCEDER TIEMPO DE ESPERA: Cuando la dependencia genera
radicados y ha pasado un tiempo prudente y no los ha entregado para
enviar, se ingresa por esta opción y se realiza devolución para que la
dependencia continúe con el trámite.
- OTRAS DEVOLUCIONES: Cuando se realiza el envío de un documento y
la agencia de correo lo devuelve porque la dirección esta errada, la persona
no reside allí, faltan datos y otros, se debe ingresar por esta opción, buscar
el radicado, realizar la devolución, seleccionar motivo de la devolución
colocar observaciones y dar clic en devolver, el usuario debe corregir el
documento y volver a realizar el envío.

 ANULACIONES

Por esta opción se pueden generar las Actas de Anulación de los documentos que
han sido solicitados anulados por los jefes de las diferentes áreas que son los
únicos que deben tener el permiso de anulación, para que el documento salga de
la carpeta donde lo tiene asignado el usuario y se lleve un control de documentos
anulados y que no fueron enviados.
  REPORTES

Por esta opción se pueden generar diferentes tipos de reportes de lo envíos

generados en el Área de Correspondencia.

- ENVÍO DE CORREO: Para generar reportes de los diferentes envíos que

se han realizado de una dependencia, siguiendo los respectivos filtros.
- DEVOLUCIONES: Genera reporte de las devoluciones que se le han
realizados a las dependencias, colocando los filtros a seguir.
- ANULACIONES: Genera reporte de los diferentes documentos que se han
anulado y el número de acta en el que quedaron registrados.

 FUNCIÓN - MODIFICACIÓN
Por esta opción se podrá realizar cambios a los datos de los documentos de
entrada, como el Asunto, datos del remitente, dirección, ciudad y dependencia al
cual fue asignado, se realizan los respectivos ajustes y se da clic en MODIFICAR
DATOS
  FUNCIÓN - IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS
En esta opción se visualizaran todos los documentos o radicados de respuesta o
salida, memorandos que ha generado una dependencia y que deben ser
marcados como impreso para que el Área de Correspondencia pueda realizar el
envío y respectiva entrega, esta acción corresponde al tercer visto bueno del
proceso de radicación, se debe seleccionar el documento al final en el cuadro de
selección y se da clic en Marcar documentos como impresos.
El sistema confirma la acción realizada con o.k. en el estado del documento,
también se puede colocar la descripción de anexos y GRABAR
OBSERVACIONES.

En esta misma opción también se puede modificar Medio envío, dando clic en
el cuadro amarillo de la columna medio de envío, se abre una ventana
emergente donde selecciono el nuevo medio de envío, clic en Modificar el
sistema confirma la acción y Cerrar.

En esta opción también se puede Generar Listado de Entrega de documentos,

esto para llevar control de la persona que entrega como la persona que recibe
el documento para su respectivo envío, se selecciona el radicado en el cuadro
de selección y se da clic en Generar Listado de Entrega.
Se abre una ventana donde se selecciona, fecha de radicación, tipo de radicado
y Generar.

El sistema muestra la información del radicado para verificar que todos los
datos correspondan, luego se da clic en confirmar y luego abrir pdf para
imprimir y entregar en el Área de Correspondencia.
  FUNCIÓN - ANULACIÓN DE RADICADOS
Es un permiso que solo deben tener los jefes de Área, para el caso en el que se
genere un radicado y el documento no se vaya a tramitar debido a que al
momento de radicar se cometió algún tipo de error, se debe solicitar la anulación
del radicado.

Se debe ingresar por Anulación, el sistema lista todos los radicados generados en
la dependencia, si se identifica enseguida seleccionar en el cuadro al final y clic en
Solicitar Anulación o se puede digitar el número de radicado, clic en Buscar,
marcar cuadro de selección y clic en Solicitar Anulación.

El sistema muestra opción para seleccionar motivo de anulación, colocar

observaciones y clic en Realizar.
 El sistema muestra confirmación de la acción con los datos del radicado
solicitado como anulado.

El documento saldrá de la carpeta del usuario en el momento que sea generada

el Acta de anulación por parte del la persona encargada del Área de
Correspondencia.

 MÓDULO DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

De acuerdo a la normativa en esta opción se pueden crear, modificar, ajustar
todo lo relacionado con las Tablas de Retención Documental, que es la forma de
clasificar los documentos de acuerdo a su serie, subserie y tipos documentales,
para establecer el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital del
documento; estas tablas de retención documental están asignadas a cada
dependencia de acuerdo a sus funciones y trámites asignados.
 En esta opción se pueden crear, ajustar las Series documentales, que son los
Temas principales de los documentos, la cual llevara un código, nombre y tiempo
de vigencia

La subserie va enlazada, ligada a la serie, lo que quiere decir, que después de

haber creado la Serie, se ingresa a la opción de Subseries, se selecciona la serie
a la que se le van a crear las respectivas subseries y se diligencian todos los
datos: código, descripción, tiempo de vigencia, tiempo en archivo de gestión,
archivo central, soporte, disposición final, observaciones y se da clic en Insertar o
Modificar según sea el caso.
En la opción Matriz Relación, es por donde se van a asignar, actualizar las Tablas
de Retención Documental con sus respectivos tipos documentales a cada Área o
Dependencia de la entidad o empresa donde se implemente el sistema, se
selecciona la dependencia, serie, subserie, tipo documental correspondiente y clic
en Actualizar.

En la opción Tipos Documentales, es donde se van a crear, modificar los tipos

documentales que se van a asignar a cada serie y subserie, colocando la
descripción, término del trámite y luego clic en Insertar o Modificar según sea el
caso.
En la opción Modificación TRD Área, es donde se van a modificar las Tablas de
Retención Documental que ya se hayan asignado a un Área, se debe seleccionar
la dependencia y el campo a modificar: serie, subserie o tipo documental que se
desee modificar y dar clic en Activar o Desactivar.

En la opción Listado Tablas de Retención Documental, se pueden visualizar

todas las Tablas de Retención Documental de las dependencias, se selecciona la
dependencia y se da clic en Generar Informe.
  FUNCIÓN - CONSULTAS
En esta opción se puede realizar seguimiento a los documentos, se puede
realizar búsqueda por número de radicado, por número de documento, número
de expediente, por palabra clave, nombre del remitente, por número de guía,
además se deben tener en cuenta los filtros como tipos de radicado, rangos de
fecha de búsqueda, tipos documentales y dependencia, después de colocar el
dato del documento que se desea buscar, dar clic en Búsqueda, los datos a
colocar deben ser muy específicos para que la búsqueda sea sencilla y no
muestre información tan extensa, el sistema muestra el resultado en la parte
inferior de la pantalla con la información básica del documento: número del
radicado, fecha de radicación, expediente si lo tiene, asunto, tipo de documento,
nombre del remitente, usuario actual, dependencia actual, usuario anterior y
número de guía.

Después de mostrar el resultado, se puede visualizar la imagen del documento

dando clic sobre el número de radicado, también se puede ingresar a los datos
detallados dando clic sobre la fecha de radicación, donde se visualizaran cuatro
pestañas:

INFORMACIÓN GENERAL: Datos del remitente: fecha de radicado, asunto,

nombre, dirección, ciudad, número de páginas, anexos y trd.
HISTORICO: Se visualiza la trazabilidad, es decir, las áreas, fechas,
transacciones, usuarios y observaciones o comentarios que se han realizado al
documento, en la parte inferior también se pueden visualizar los datos de envío del
documento para verificar si los documentos de salida ya fueron enviados.

DOCUMENTOS: Para visualizar los anexos que tiene el documento.

EXPEDIENTES: Para visualizar el expediente en el que está incluido el

documento.

 FUNCIÓN - OTRAS OPCIONES

La última acción que realiza un usuario sobre un documento es Archivar,
cuando realiza esta acción el documento sale de la carpeta donde lo tenía
asignado el usuario y no puede realizar ninguna acción sobre este documento ya
que no lo tiene asignado; si desea recuperar el documento debe ingresar por
Otras Opciones donde se puede Desarchivar, dando clic en esta opción se
abre una ventana emergente, debe ingresar el número de radicado y clic en
Buscar.
Se abre otra ventana emergente mostrando la acción que se va a realizar, se debe
colocar en observación la justificación y clic en Realizar.
El sistema le confirma la acción realizada, por último clic en Aceptar, el
documento le quedará asignado en su carpeta de entrada.
  MÓDULO REPORTES DE LA ENTIDAD
En esta opción se pueden parametrizar los diferentes tipos de reportes que
requieran la entidad o empresa donde se implemente el SGD-ORFEO, de acuerdo
a las funciones del Área o reportes específicos.

 VISTA PERMISOS DE RADICACIÓN

En esta parte se visualizan los permisos de radicación, según los perfiles de los
usuarios, los usuarios en general tendrán permisos de radicación de Salida para
generar documentos nuevos, radicación Memorando, para las comunicaciones
internas, los permisos de radicación de Entrada y Asociar imágenes los
deberán tener únicamente los usuarios del Grupo de Correspondencia, ya que
son los únicos que reciben las comunicaciones de entrada y asocian imágenes a
los documentos de entrada y salida.
 VISTA CARPETAS DEL SISTEMA

Vienen predeterminadas con el sistema, es donde se guardaran los documentos

que radiquen y le sean asignados a los usuarios, es decir, todos los documentos
que sean asignados van a llegar siempre a la carpeta de Entrada, los
documentos que sean radicados por salida se visualizaran en la carpeta de
Salida y los documentos radicados por la opción de memorandos se visualizaran
en la carpeta Memos, lo que le sea enviado por opción devolver llegara a la
carpeta Devueltos y lo que se realice por informar le llegara a la carpeta
Informados; también se pueden crear carpetas personales. Los números que se
encuentran entre paréntesis al final indican la cantidad de documentos que se
tienen en cada carpeta y se actualizan dando clic en la palabra carpetas o en el
icono naranja. Cada vez que se le asigne un documento al usuario o realice una
radicación de cualquier tipo aumentara la cantidad de documentos asignados y
disminuirá la cantidad de documentos asignados cada vez que se Reasigne o
Archive un documento.

 ICONOS PARTE SUPERIOR DERECHA

- AYUDA: En esta opción encontraremos las Plantillas, Instructivos y
Manuales del sistema de acuerdo a las políticas de cada entidad o empresa
donde sea implementado

- INFO: En esta opción se visualizan los datos del usuario que ha ingresado
al sistema, como documento, extensión, correo electrónico.

- CRÉDITOS: Aquí se visualiza la información de las empresas y personas

que han colaborado en el proyecto de ORFEO.

- CONTRASEÑA: Para realizar cambio de contraseña.

- ESTADISTICAS: En esta opción se podrán visualizar las diferentes
estadísticas que se pueden generar en el sistema y que se otorgan de
acuerdo al perfil del usuario, tales como: radicados generados por usuario,
radicados recibidos de correspondencia, radicados actuales en la
dependencia y otro tipo de estadísticas, las cuales se pueden parametrizar
de acuerdo a los requerimientos de la entidad o empresa donde se
implemente el sistema y siguiendo los filtros establecidos, como usuarios y
tipos de radicado.
Después de dar clic en Generar se visualiza, según la estadística solicitada, el
resultado con los datos como: usuario, cantidad y ver detalles en cada usuario o
al final ver todos los detalles, al dar clic en esta opción se pueden visualizar los
números de radicado, fecha de radicación, tipo de documento, usuario actual,
asunto.

- CERRAR: Para salir del sistema de forma segura

  GESTION SOBRE LOS DOCUMENTOS

- RESPUESTA VIA E-MAIL

Esta opción se coloca por perfiles de usuario a los jefes de área, permite dar
respuesta a las solicitudes que realizan las empresas o usuarios por la página web
de la entidad o empresa donde se implemente el sistema. Se debe seleccionar el
radicado al que se le va dar respuesta y clic en Respuesta Vía E-mail,

Se abre ventana donde debe estar diligenciado el campo Destinatario con la

dirección de correo electrónico de usuario o empresa que hizo la solicitud por la
página web, diligenciar texto del documento, si se requiere enviar cuadros en el
Excel, archivos pdf u otro tipo de archivos se pueden adjuntar por Examinar,
además se pueden administrar plantillas, luego clic en Enviar.
Es sistema genera número de radicado de salida, se debe seleccionar serie,
subserie, tipo documental, insertar y clic en Salir.

- TRD MASIVA

Esta opción permite seleccionar radicados masivamente que correspondan a una

misma trd para incluirlas de forma masiva. Se marcan los radicados y clic en TRD
MASIVA

El sistema muestra la confirmación de los documentos a tipificar y clic en TRD

Se muestra opción para seleccionar serie, subserie, tipo documental, clic en
insertar, el sistema muestra advertencia que se aplicara solo a radicados de
entrada que no tengan trd y cerrar.

El sistema confirma la acción completada.

- INCLUIR EXP

Esta opción permite seleccionar radicados de forma masiva para incluir a un

mismo expediente. Se marcan los radicados y clic INCLUIR EXP.
Se abre pestaña para colocar número de expediente y clic en Incluir en Exp,
también se puede buscar el número de expediente y clic en Cerrar.

El sistema solicita confirmación de la acción.

El sistema realiza la acción y clic en cerrar

Al regresar a la pantalla principal donde se seleccionaron radicados ya se

visualizan con carpeta, que indica que tienen expediente.
 - MOVER A

Esta opción permite mover documentos entre carpetas, es decir, mover

documentos de las carpetas principales a carpetas personales. Se selecciona
radicado, clic en Mover A, seleccionar carpeta personal a la que se va a mover el
documento y clic en cuadro naranja.

Colocar comentario, clic en Realizar, el sistema confirma la acción y el documento

pasa a carpeta seleccionada.
 - REASIGNAR

Esta opción permite asignar documentos a otro usuario de la misma dependencia,

si se requiere enviar a otra área o dependencia se debe enviar al jefe de área y él
lo debe reasignar al área correspondiente, ya que el sistema está configurado para
que solo los jefes puedan reasignar de un área a otra. Seleccionar documento y
clic en Reasignar, se habilitan dependencias para seleccionar la que se requiere y
clic en cuadro naranja.

Seleccionar nombre de usuario, colocar observaciones y clic en Realizar. El

sistema confirma la acción. El documento sale de la carpeta del usuario.
 - INFORMAR

Esta opción permite enviar una copia o informado del documento a usuarios de
cualquier área o dependencia que estén relacionados con el tema a tratar en el
documento. Seleccionar documento, clic en Informar, se habilitan dependencias
para seleccionar la(s) que se requiera y clic en cuadro naranja.

Seleccionar usuarios a informar, colocar observación y clic en Realizar.

El sistema confirma la acción.

 - DEVOLVER

Cuando a un usuario le sea asignado un documento que no le corresponde, puede

seleccionar el radicado y clic en Devolver.

El sistema abre directamente para colocar comentario y clic en Realizar.

El sistema confirma la acción y el documento quedara asignado en la Carpeta

Devueltos del usuario anterior.
 - VoBo

Por esta opción los usuarios de una dependencia pueden anexar por la pestaña
documentos la proyección o borrador de respuestas de documentos y enviar al
jefe de área para su respectiva revisión. Después de haber adjuntado la
proyección de respuesta, seleccionar documento y clic en VoBo

El sistema muestra al jefe de Área, colocar observaciones y clic en Realizar.

El muestra confirmación de la acción y el documento queda asignado en la

Carpeta VoBo del Jefe de Área.
 - ARCHIVAR
En esta opción, después que el documento haya terminado su gestión o tramite y
cumpla con todos los requisitos para poder ser archivado, como debe ser tener
imagen asociada, tener trd asignada, estar incluido en un expediente junto con los
anexos y las respuestas haber sido enviado, ya que son requisitos indispensables
para poder Archivar. Se selecciona documento y clic en Archivar.

Si el documento no cumple con alguno de los requisitos mencionados, el sistema

no permite archivar y envía letrero en rojo indicando que requisito le falta para
poder archivar.

Si el documento cumple con todos los requisitos, el sistema muestra opción para
colocar observaciones y clic en Realizar.
El sistema confirma la acción, el documento queda archivado y el contador de la
carpeta donde lo tenía asignado el usuario debe disminuir.

NOTA: Las únicas acciones que permiten disminuir la cantidad

de radicados asignados son: REASIGNAR y ARCHIVAR.
 SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL – ORFEO

 RADICACIÓN DE DOCUMENTOS
De acuerdo al Marco Legal y según el Acuerdo No. 060 de 2001 “Por el cual se
establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las
entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas”, la cual
pretende establecer lineamientos y procedimientos enfocada en la estandarización
de procesos y como lo enuncia en su Artículo Segundo donde se nombran
algunas definiciones entre las que están:

Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del

cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas
o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el
propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que
establezca la ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente
de radicado el documento.

Artículo Tercero sobre las Unidades de Correspondencia y otras pautas

relacionadas con las políticas de gestión documental.

De acuerdo a procesos establecidos y perfiles de usuario verificaremos las

opciones de radicación en el Sistema de Gestión Documental - ORFEO.
  RADICACIÓN - SALIDA
Los permisos de radicación de Salida lo deberán tener los usuarios en general, por
esta opción se deben radicar los documentos nuevos, es decir, las
comunicaciones oficiales que se van a enviar a una persona natural o jurídica y
que no tiene ningún tipo de antecedente, solicitud o radicado padre.

Lo primero que se debe hacer es proyectar el oficio o documento a enviar en las

Plantillas designadas por la entidad o empresa para este tipo de radicados, las
cuales se pueden descargar en la opción AYUDA.

Dar clic en ayuda, luego clic en Plantilla - Radicado Oficio, se abre una ventana
emergente para abrir la plantilla dar clic en Aceptar.
Proyectar oficio del documento a enviar con los datos correspondientes, sin
modificar el encabezado y guardarlo localmente en el equipo con nombre fácil de
ubicar.

Después ir a opciones de RADICACIÓN, clic en Salida, al lado derecho se abre

un formato para realizar una búsqueda previa, como el documento es nuevo, se
debe dar clic en Nuevo
Se abre un formulario para diligenciar los datos, se debe dar clic en BUSCAR,
para diligenciar los datos del destinatario del documento.

Se abre una ventana emergente con las opciones BUSCAR POR, donde se debe
Seleccionar: PERSONA NATURAL, ENTIDADES, EMPRESAS y FUNCIONARIO,
de acuerdo al tipo de destinatario al que se requiera o necesite enviar la
comunicación.

Seleccionar la opción que se requiere y luego se debe digitar DOCUMENTO o

Nombre Completo de la persona o empresa y luego clic en BUSCAR. El sistema
muestra el resultado de la búsqueda en la parte inferior, donde se deben verificar
los datos que están relacionados con lo que se requiere, ya que el sistema puede
arrojar varias opciones relacionadas con la búsqueda que se solicitó, después de
verificar, en la parte REGISTRAR COMO dar clic en DESTINATARIO. El sistema
coloca la información en la parte DATOS A REGISTRAR EN LA RADICACIÓN y
luego dar clic en PASAR DATOS AL FORMULARIO DE RADICACIÓN.

El sistema pasa los datos seleccionados al formulario principal, para continuar

diligenciando la parte de Asunto, Medio Envío y Anexos.

Después de diligenciar estos datos dar clic en Radicar, el sistema genera un

número de radicado de catorce dígitos -> 20179980000031 que corresponden: los
cuatro primeros al año, los tres siguientes al código de la dependencia que está
generando el radicado, los seis siguientes el consecutivo de radicación y el último
digito es de verificación, es decir, cuando termina en uno (1) indica que es un
oficio de salida; los documentos que se radiquen en esta opción quedan ubicados
en la Carpeta de Salida.

El sistema abre una ventana emergente donde se puede: Colocar la trd del
documento, dando clic en el cuadro naranja.
Se abre ventana emergente para seleccionar la SERIE, SUBSERIE y TIPO
DOCUMENTAL que corresponda, de acuerdo al tema del documento, clic en
Insertar y Cerrar

Se debe dar clic en la palabra CARPETAS, para que el sistema actualice la

cantidad de radicados en las carpetas y dar clic en la carpeta Salida.
Se debe visualizar el radicado generado, ingresar al documento dando clic en la
fecha.

Dar clic en la pestaña DOCUMENTOS, y luego clic en Anexar Archivo para

anexar la Plantilla o archivo donde se proyectó el oficio que se va a enviar
Se abre una ventana emergente donde se debe marcar el cuadro Este
documento será radicado, en Tipos de radicación se debe seleccionar Salida
(-1), colocar el asunto, clic en Examinar para anexar el archivo o plantilla donde
se proyectó el oficio que se va a enviar, debe estar seleccionado Destinatario,
que debe ser la persona o empresa a la que se le genero el número de radicado,
clic en Actualizar el sistema confirma la acción y Cerrar.

Al volver a la pestaña DOCUMENTOS, se visualiza un primer Visto Bueno que

indica que se ha anexado un archivo y al final las opciones: Modificar, Borrar y
Asignar Rad, dar clic en Asignar Rad, se abre una ventana emergente donde el
sistema pregunta si está seguro de asignar número de radicado, clic en Aceptar.
El sistema muestra la confirmación de la asignación de radicado y dar clic en Ver
Archivo para visualizar el documento, imprimir, tomar firma del jefe y realizar
entrega en el Área de Correspondencia para su respectivo envío.
En la pestaña DOCUMENTOS, se deben visualizar dos Vistos Buenos, que
corresponden el primero a la acción de anexar el archivo y el segundo a la
asignación de radicado, el paso a seguir es dirigirse a la opción de IMPRESIÓN,
marcar el radicado al final en el cuadro de selección y luego dar clic en Marcar
documentos como impresos que corresponde al tercer Visto Bueno.

Luego se selecciona el radicado y clic en Generar Listado de Entrega, siguiendo

las instrucciones como se indicó en el manual general, para entregar en el Grupo
de Correspondencia y realizar el correspondiente envío y entrega del documento.

 RADICACIÓN - ENTRADA

Según las pautas y lineamientos establecidos en el Acuerdo No 060 de 2001,

Artículo Tercero, las entidades deben establecer la Unidad de Correspondencia
que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción,
radicación y distribución de sus comunicaciones, lo que quiere decir, que toda la
documentación externa que ingrese a la entidad debe ser recibida por los
funcionarios de esta área y serán estos los encargados de revisar, controlar,
verificar, organizar y serán los únicos que radiquen la documentación que ingrese
a la entidad.

Ingresar por opciones de RADICACIÓN, clic en Entrada. Al lado derecho se abre

un formato para realizar una búsqueda previa, para los casos en que los
documentos que se reciben, sean asociados o anexos de un documento que ya se
había recibido o para copiar los datos, para este caso dar clic en Nuevo
Se abre un formulario para diligenciar los datos, se debe dar clic en BUSCAR,
para los datos del remitente del documento.

Se abre una ventana emergente con las opciones BUSCAR POR, donde se
debe Seleccionar: PERSONA NATURAL, ENTIDADES, EMPRESAS o
FUNCIONARIO, de acuerdo al tipo de remitente de la comunicación, es decir,
si el documento que se recibe viene de una entidad del estado, empresa
privada o una persona natural.
Seleccionar la opción que se requiere y luego se debe digitar DOCUMENTO o
Nombre Completo de la persona o empresa y luego clic en BUSCAR. El sistema
muestra el resultado de la búsqueda en la parte inferior, donde se deben verificar
los datos que están relacionados con el documento que se está recibiendo, ya que
el sistema puede arrojar varias opciones relacionadas con la búsqueda que
solicitó, después de verificar, en la parte REGISTRAR COMO dar clic en
REMITENTE. El sistema coloca la información en la parte DATOS A REGISTRAR
EN LA RADICACIÓN y luego dar clic en PASAR DATOS AL FORMULARIO DE
RADICACIÓN.
CREACIÓN USUARIO/EMPREA NUEVO

Si al momento de realizar la búsqueda el sistema no arroja ningún resultado,

mostrando el letrero No se encontraron Registros, lo que quiere decir, que no
existe en la base de datos la persona natural o jurídica que se está buscando, por
lo tanto se puede realizar la creación, teniendo en cuenta que sólo se pueden
crear Personas Naturales y Empresas, para este caso, dejando seleccionado en la
parte superior la opción que se requiere, se deben diligenciar los datos de la
persona o empresa a crear en la parte inferior y clic en AGREGAR. En esta opción
también se pueden modificar datos de personas naturales o empresas cuando se
requiera.

El sistema muestra la creación de la persona natural o empresa, en la parte

REGISTRAR COMO dar clic en REMITENTE. El sistema coloca la información en
la parte DATOS A REGISTRAR EN LA RADICACIÓN y luego dar clic en PASAR
DATOS AL FORMULARIO DE RADICACIÓN.
El sistema pasa los datos seleccionados al formulario principal, para continuar
diligenciando: Asunto, Medio Recepción, Anexos y Dependencia a la que se le
va asignar el documento; se debe tener en cuenta que este documento quedara
asignado en la Carpeta de Entrada del Jefe de la dependencia a la que se asigne
al momento de radicar. Después de diligenciar estos campos dar clic en Radicar,
si falta diligenciar alguno de estos campos, la dirección o ciudad, el sistema
muestra una ventana emergente indicando el campo que falto diligenciar.

Al dar clic en radicar el sistema genera el número consecutivo de radicación de

catorce dígitos -> 20179980000032, que corresponde: los cuatro primeros al
año, los tres siguientes al código de la dependencia que genera el radicado, los
seis siguientes al consecutivo que es único e irrepetible y el último digito es de
verificación, es decir, cuando termina en dos (2) indica que es un radicado de
Entrada.
Al momento de radicar el sistema abre una ventana emergente donde se puede:
asignar TRD o TIPO PQR, dando clic en el cuadro amarillo que se encuentra al
frente, se abre una ventana emergente donde se pueden seleccionar las opciones:
Derecho de Petición, Queja, Reclamo, Sugerencia, Tutela 1, 2 y 3 días, se
selecciona la opción requerida, clic en Grabar Cambio, el sistema confirma la
acción, cerrar y de esta forma poder realizar seguimiento a este tipo de solicitudes.

Después de radicar el documento, en el Área de Correspondencia están

instaladas en las ventanillas de recepción de documentos las impresoras de
stickers, el cual se genera dando clic sobre el número de radicado, el sistema abre
una ventana emergente donde se visualiza, Nombre de la Entidad, Teléfono,
Código de Barras, Número de Radicado, Fecha, Nombre o Código de la
Dependencia Destino, Nombre Remitente y Anexos, se da Control+P y se imprime
la cantidad de stickers que se requiera para colocar en el documento y sus copias,
recordando que el documento original con sus anexos debe quedar en la entidad
para su respectivo trámite y las copias se entregan a la persona que está
entregando el documento.

IMAGEN DE STICKER

En el Área de Correspondencia deben estar instalados los Scanner de

digitalización, después de radicado el documento, se debe pasar a digitalizar o
escanear para asociarle la respectiva imagen, al momento de escanear el
documento, la imagen queda en pdf, la cual debe ser guardada localmente en el
equipo con el mismo número de radicado; para evitar errores de digitación de
números de radicado, el Área de Correspondencia debe contar con pistolas
lectoras de código de barras y así hacer más eficiente la labor de leer, buscar,
guardar los números de radicado de los documentos.

Luego ir a la opción Asociar Imágenes, digitar número de radicado, clic en

Buscar, marcar el círculo de selección al final y dar clic en Asociar Imagen del
Radicado.
El sistema muestra opción para colocar observaciones y clic en Examinar para
adjuntar la imagen en pdf que se digitalizó, el sistema tiene ciertos filtros los
cuales se activan si el nombre del archivo no coincide con el número de radicado,
si el archivo que se está anexando no es pdf o si el documento ya tiene imagen,
luego de anexar archivo clic en Realizar.
Después de asociar imagen correctamente, el sistema muestra confirmación de la
acción.

El usuario que tiene asignado el documento ya puede visualizar la imagen del

documento, en carpeta de entrada, cuando el número de radicación esta
subrayado indica que ya tiene imagen, la cual se puede visualizar dando clic sobre
el número de radicado o ingresando por la fecha, pestaña INFORMACIÓN
GENERAL, dar clic en Ver Imagen en otra Ventana.
Enfocados en la Directiva Presidencial 04 de 2012: “Eficiencia Administrativa y
Lineamientos de la Política Cero Papel en la Administración Pública”, y de acuerdo
a la estructura y organización de la entidad/empresa donde se implemente el
sistema, el paso a seguir es la organización de los documentos en el Archivo de
Gestión cuando se tiene centralizado en el Área de Correspondencia, de lo
contrario se realiza la organización de los documentos y se procede a entregar en
el Área Correspondiente, ingresando por Reportes de la Entidad, en la opción
Relación de asignación diaria de Correspondencia, siguiendo los filtros
correspondientes para generar el Listado de Documentos que ha sido asignado a
cada Área de la entidad o empresa, imprimir listado y entregar para firma de
recibido y llevar el control correspondiente.
Los jefes de Área deben asignar los documentos a los funcionarios
correspondientes de acuerdo con el tema de los mismos para realizar el respectivo
trámite, se debe recordar que el proceso del documento termina después de haber
realizado la gestión correspondiente y Archivar el documento.

 GENERAR RESPUESTA A RADICADO DE ENTRADA

Los documentos que se reciben o que se radican de entrada, generalmente

requieren de una gestión, trámite o respuesta, para estos casos se debe radicar
documento como respuesta oficio.

Lo primero que se debe hacer es proyectar el oficio de respuesta en la Plantilla -

Radicado Oficio, sin modificar el encabezado que es donde el sistema coloca el
número de radicado y la fecha, la cual se puede descargar en la opción de
AYUDA -> PLANTILLAS.
Proyectar respuesta de solicitud con los datos pertinentes y guardarlo localmente
en el equipo con ubicación y nombre fácil de identificar.

Luego se debe dirigir al documento al que desea darle respuesta e ingresar por la
fecha del Radicado.

Dirigirse a la pestaña Documentos y dar clic en Anexar archivo para adjuntar el

oficio de respuesta.

Se abre una ventana emergente donde se debe marcar el cuadro Este

documento será radicado, en Tipos de radicación se debe seleccionar Salida
(-1), colocar el asunto, clic en Examinar para anexar el oficio que se proyecto
como respuesta, debe estar seleccionado Destinatario, que debe corresponder a
la persona o empresa a la que se le va a enviar el documento, clic en Actualizar
el sistema confirma la acción y Cerrar.
Se visualiza un primer visto bueno que indica que se ha anexado un archivo y al
final las opciones Modificar, por si se necesita realizar alguna modificación al
archivo, Borrar si se necesita borrar el archivo anexado y dar clic en Radicar (-1)
para generar número de radicado, el sistema abre ventana emergente para
confirmar la asignación de radicado, clic en Aceptar.

El sistema muestra el número de radicado generado, el cual queda asignado en la

carpeta de salida del usuario que lo genero y dar clic en Ver Archivo para
visualizar el documento, imprimir, tomar firma del jefe y realizar entrega en el Área
de Correspondencia para su respectivo envío.
Luego dirigirse a la opción de IMPRESIÓN, verificar que tenga un medio de envío,
si no lo tiene dar clic en el cuadro naranja y seleccionar medio de envío, clic en
modificar y cerrar. Marcar el radicado al final en el cuadro de selección y dar clic
en Marcar documentos como impresos que corresponde al tercer Visto Bueno.

Luego se selecciona el radicado y clic en Generar Listado de Entrega, siguiendo

las instrucciones como se indicó en el manual general, para entregar en el Grupo
de Correspondencia. Es importante que siempre tenga seleccionado un Medio de
envío de lo contrario no se podrá Generar Listado de Entrega.

 GENERAR COPIAS A RADICADO DE SALIDA

Si se requiere enviar copias de un documento de salida a diferentes destinatarios,

se debe al momento de Anexar Archivo, en la parte de DESTINATARIO, debe
estar seleccionado el Remitente y marcar el cuadro de GENERAR COPIAS y clic
en BUSCAR.
Se abre ventana emergente para buscar los destinatarios de las copias que se
requiera agregar al documento a enviar, seleccionar si es persona natural, entidad
o empresa, clic en buscar, seleccionar Destinatario y clic en Pasar datos al
Formulario de Radicación, se pueden agregar la cantidad de copias que se
requiera realizando la misma operación.

Se da clic en Agregar Destinatario, el sistema confirma la acción, clic en Actualizar

y Cerrar.
En la pestaña Documentos dar clic al final en Radicar (-1) o Asignar Rad, para que
el sistema genere el número de radicado con sus copias, se abre ventana
emergente con para confirmar la acción.

El sistema confirma la generación del número de radicado y sus respectivas

copias, dar clic en Ver Archivo, para imprimir documento y tomar firma del jefe.

Luego ir a la opción de Impresión, para marcar el original y la copia como

impresos y Generar Listado de Entrega para entregar documentos y enviar.
NOTA: Para el caso que el documento que se va a responder, NO es para la
misma persona que lo remitió sino para otro(s) diferente(s), al dar clic en Anexar
Archivo, en la parte de DESTINATARIO, se debe marcar la opción OTRO
DESTINATARIO y clic en BUSCAR y seguir los mismos pasos de agregar copias.

 RADICACIÓN - MEMORANDO

Se debe recordar que los memorandos son comunicaciones internas entre las
diferentes áreas de una organización o entidad. Los permisos de radicación de
memorandos lo podrán tener los usuarios en general y lo debe firmar únicamente
el jefe del área.

Lo primero que se debe hacer es proyectar el memorando en las Plantillas

establecidas por la entidad o empresa para este tipo de radicados, las cuales se
pueden descargar en la opción AYUDA.
Dar clic en ayuda, luego clic en Plantilla - Radicación Memorando, se abre una
ventana emergente para abrir el archivo dar clic en Aceptar.

Proyectar Memorando con los datos correspondientes como lo indica la plantilla,

es decir, diligenciar Para, De, Asunto, texto correspondiente y guardar localmente
en el equipo con ubicación y nombre fácil de identificar.
Después ir a opciones de RADICACIÓN, clic en Memorando, al lado derecho se
abre un formato para realizar una búsqueda previa, como el documento es nuevo,
se debe dar clic en Nuevo

Se abre un formulario para diligenciar los datos, se debe dar clic en BUSCAR,
para diligenciar los datos del destinatario del Memorando.
Se abre una ventana emergente con las opciones BUSCAR POR, donde siempre
que se vaya a Radicar un Memorando se debe Seleccionar: FUNCIONARIO, esto
para que al momento que la persona del Área de Correspondencia asocie la
imagen, el sistema automáticamente lo asigne a la dependencia que pertenece el
funcionario al que se le va a radicar el Memorando, colocar nombre completo y
luego clic en BUSCAR. El sistema muestra el resultado de la búsqueda en la parte
inferior, donde se deben verificar los datos que están relacionados con lo que se
requiere, ya que el sistema puede arrojar varias opciones relacionadas con la
búsqueda que se solicitó, después de verificar, en la parte REGISTRAR COMO
dar clic en DESTINATARIO. El sistema coloca la información en la parte DATOS
A REGISTRAR EN LA RADICACIÓN y luego dar clic en PASAR DATOS AL
FORMULARIO DE RADICACIÓN.

El sistema pasa los datos seleccionados al formulario principal, para continuar

diligenciando la parte Asunto, Medio Envío y Anexos.
Después de diligenciar estos datos dar clic en Radicar, el sistema genera un
número de radicado de catorce dígitos -> 20179980000013 que corresponden:
los cuatro primeros al año, los tres siguientes al código de la dependencia que
genera el memorando, los seis siguientes al consecutivo de radicación y el último
digito es de verificación, es decir, cuando termina en tres (3) indica que es un
memorando.

El sistema abre una ventana emergente donde se puede: Colocar la trd del
documento, dando clic en el cuadro naranja.
Se abre ventana emergente para seleccionar la SERIE, SUBSERIE y TIPO
DOCUMENTAL que corresponda, de acuerdo al tema del documento, clic en
Insertar y Cerrar

Se debe dar clic en la palabra CARPETAS, para que el sistema actualice la

cantidad de documentos en las carpetas y dar clic en Memos, al lado derecho se
debe visualizar el radicado generado, ingresar al documento dando clic en la
fecha.
Dar clic en la pestaña DOCUMENTOS, y luego clic en Anexar Archivo para
adjuntar la Plantilla o Archivo donde se proyectó el Memorando.

Se abre una ventana emergente donde debe estar seleccionado el cuadro Este
documento será radicado, en Tipos de radicación debe estar seleccionado
Memorando (-3), asunto, clic en Examinar para adjuntar el archivo o plantilla
donde se proyectó el memorando, debe estar seleccionado Destinatario, que
debe ser el funcionario y la dependencia a la que se va a entregar, clic en
Actualizar el sistema confirma la acción y Cerrar.

Al volver a la pestaña DOCUMENTOS, se visualiza un primer Visto Bueno que

indica que se ha anexado un archivo y al final las opciones: Modificar, Borrar y
Asignar Rad, dar clic en Asignar Rad, se abre una ventana emergente donde el
sistema pregunta si está seguro de asignar número de radicado, clic en Aceptar.

El sistema muestra la confirmación de la asignación de radicado y la combinación

de correspondencia, dar clic en Ver Archivo para visualizar el documento,
imprimir, tomar firma del jefe y realizar entrega en el Área de Correspondencia
para su respectivo envío.
El paso a seguir es dirigirse a la opción de IMPRESIÓN, marcar el radicado al final
en el cuadro de selección y luego dar clic en Marcar documentos como impresos
que corresponde al tercer Visto Bueno.

Luego se selecciona el radicado y clic en Generar Listado de Entrega, siguiendo

las indicaciones como se explicó en el manual general, para entregar en el Grupo
de Correspondencia y realizar la correspondiente entrega del memorando.

 RADICACIÓN MASIVA DE DOCUMENTOS

El sistema tiene la opción para poder radicar varios documentos que contienen el
mismo texto y van dirigidos a diferentes destinatarios, se debe tener el permiso de
radicación Masiva.

Lo primero que se debe hacer es descargar por la opción de Ayuda, las Plantillas
de Oficio Masiva para proyectar texto de oficio a enviar y Campos Listado Masiva
para generar el listado de destinatarios a quienes se les va a enviar la
comunicación.
Se debe proyectar oficio colocando los campos que se necesite combinar en
mayúsculas y entre asteriscos para que el sistema coloque los datos
correspondientes según el listado realizado y guardar localmente en el equipo.

Generar Listado de Destinatarios con los datos correspondientes, que deben estar
relacionados con los campos que se indicaron en la carta, además se pueden
agregar los que se requiera como asunto, cargo, un dato o valor que se repita en
todas las cartas a generar, se debe tener en cuenta que los datos que van en las
columnas no deben llevar comas intermedias ya que esto genera error, en la
columna tipo siempre debe ir 1, los nombres de municipio, departamento y país
deben ir en mayúscula, diligenciar los datos de los destinatarios y guardar archivo
localmente en el equipo con nombre y ubicación fácil de identificar.
Las columnas con títulos sombreados son obligatorias, se deben diligenciar todos
los campos, al momento de guardar el archivo se debe seleccionar Tipo CSV
(delimitado por comas)

Se debe ingresar por la opción de Radicación, clic en Masiva, clic en Generar

Radicación Masiva

Se debe seleccionar serie, subserie, tipo documental, tipo de radicación, adjuntar

oficio o plantilla donde se proyecto documento a enviar, adjuntar el Listado de
Destinatarios que se guardo en CSV y clic en Enviar Prueba
El sistema muestra la combinación de correspondencia con los datos de los
destinatarios para verificar, en caso de haber algún error el sistema debe mostrar
en que fila o línea se generó, si todo está bien se debe dar clic Generar
Definitiva, el sistema abre ventana emergente para confirmar la generación de
radicados, clic en Aceptar.

El sistema debe mostrar la generación de radicados definitivos con los datos

correspondientes para cada destinatario y la opción Guardar Archivo y Abrir
Listado.

Se debe dar clic en Guardar Archivo para abrir las cartas masivas generadas con
sus respectivos datos combinados y números de radicado para imprimir y tomar
firma del jefe de Área.
Luego dar clic en Abrir Listado para imprimir y entregar con los documentos a
enviar en el Área de Correspondencia para el envío.

 RECUPERAR LISTADO

Para recuperar Listado de Masiva generada, se debe ingresar por Masiva, clic en
Recuperar Listado.
El sistema muestra listado de masivas generadas por la dependencia, marcar al
final en el circulo de selección y dar clic en Recuperar Listado.

El sistema muestra el grupo recuperado con el número de radicado que inicia y

dar clic en PDF GENERADO.

Se visualiza listado de radicación masiva con los datos correspondientes para

imprimir y entregar con las comunicaciones en el Área de Correspondencia.
En la opción de Radicación Masiva también se puede:

- CONSULTAR DIVISIÓN POLITICA: Para verificar nombres de municipios o

departamentos y su correcta escritura.
- CONSULTA Y SELECCIÓN DESTINATARIOS: Para buscar y seleccionar
los destinatarios de la masiva uno a uno, el sistema guarda listado y genera
archivo csv para luego ir a Generar Radicación Masiva
- ADMINISTRACIÓN DE SECUENCIAS: Para separar secuencias de
masivas grandes y guardar en listado de destinatarios en Excel para
realizar combinación de correspondencia en Word y luego cargar CSV.

 CONFORMACIÓN EXPEDIENTES VIRTUALES

El sistema permite al usuario la conformación de expedientes virtuales, es decir,

puede agrupar los radicados que pertenecen a un mismo tema o proceso en una
misma carpeta virtual.

Se debe ingresar a la carpeta donde tiene asignado el documento, ingresar por la

fecha del radicado.
Luego clic en la pestaña EXPEDIENTES y clic en crear expediente.

El sistema abre ventana emergente para diligenciar los datos de serie, subserie,
nombre del expediente, asunto, al seleccionar usuario responsable se habilita la
opción de crear expediente.

El sistema solicita confirmar si se está seguro de la creación de expedientes con

los datos correspondientes, clic en Confirmación Creación de Expediente.

El sistema muestra ventana emergente con número de expediente, serie y

subserie, clic en cerrar.

El sistema muestra en la pestaña expedientes los datos del expediente creado y

los documentos y anexos que lo conforman.
La pestaña EXPEDIENTES también tiene las opciones de incluir en, dando clic
allí se puede copiar y pegar el número del expediente creado e incluir todos los
documentos que pertenezcan al mismo expediente y excluir de, para excluir
documentos que no pertenezcan o por error se hayan incluido en un expediente.

 SEGURIDAD DE DOCUMENTOS

Esta opción permite al usuario proteger los documentos que tiene a su cargo en
cualquiera de las carpetas, para evitar que otros usuarios revisen el contenido y
trámite realizado a los documentos. Se debe hacer con documentos que sean
estrictamente confidenciales.

Se debe ingresar por la fecha del radicado.

En la pestaña Información General, dar clic en Nivel de Seguridad.

Se abre una ventana emergente donde se puede seleccionar el nivel de seguridad
que se requiere de acuerdo al tema y procesos del documento.

Los niveles que se pueden seleccionar son:

- NIVEL PÚBLICO: El documento será público para cualquier usuario

- NIVEL PRIVADO: Solo el usuario que tiene a cargo el documento lo puede
ver.
- NIVEL DEPENDENCIA: Solo los usuarios de la misma dependencia podrán
ver el documento.
- NIVEL USUARIO ESPECIFICO: Solo el o los usuarios de las dependencias
que se seleccionen podrán ver el documento.

Después de seleccionar el Nivel de Seguridad que se requiera, dar clic en Grabar

Nivel y Cerrar, el documento tomara el nivel de seguridad que se haya elegido con
su respectiva restricción y todo quedara guardado en el HISTORICO del
documento.

 PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS

Siguiendo las Políticas de Gestión Documental y de acuerdo a los lineamientos y

las normas relacionadas, como son el acuerdo 060 de 2001 y la Directiva
Presidencia 04 de 2012 enfocada en la Política Cero Papel y de acuerdo a la
estructura de la organización o entidad donde se implemente, el sistema tiene la
función de préstamo de documentos, es decir, cuando la organización o entidad
cuenta con el Área de Archivo y Correspondencia y Centraliza toda la
documentación en esta área, es decir, no se entregan documentos en las oficinas
o dependencias de la entidad, si no que se organizan en esta área.
Para este caso, el Área de archivo debe tener una ventanilla de Préstamo de
Documentos y los usuarios encargados de esta función tendrán el permiso de
Préstamo para descargar y entregar los documentos por esta opción.

- SOLICITUD DE PRÉSTAMO

Lo primero que debe hacer el usuario que necesite pedir prestado un documento,
es ingresar por la fecha del documento.
En la parte superior izquierda debe tener el permiso de Solicitar Físico, debe
ingresar por esta opción.

Se muestran datos del documento y dar clic en Solicitar.

De esta forma quedar solicitado en préstamo el documento, esta acción es

obligatoria para que sea entregado un documento en Archivo

.
 - ENTREGA O PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS

El funcionario de Archivo encargado de realizar los préstamos, debe ingresar por

Préstamo, al lado derecho dar clic en Préstamo de Documentos.

Se muestra opción para buscar por radicado o usuario que realizó la solicitud, filtro
por dependencia y clic en Buscar.

El sistema mostrara los datos del documento a prestar, marcar el círculo al final y
dar clic en Prestar, de esta forma el documento quedara cargado en préstamo al
usuario que lo solicito.
Las otras opciones que se encuentran en esta función son:

- DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS: Para descargar o realizar la devolución

de los documentos que entregan los usuarios, buscar por radicado y clic en
Devolver para que el usuario no quede con documentos pendientes.

- GENERACIÓN DE REPORTES: Para verificar o revisar los documentos

que han sido solicitados por los usuarios, siguiendo los filtros
correspondientes.

- CANCELAR SOLICITUDES: Para el caso que los usuarios hayan

realizados préstamos y no retiren los documentos.

Nota: Son las mismas funciones para préstamo de Expedientes.