Instructivo Sistema de Gestión

Documental
Para ingresar al Sistema de Gestión Documental ORFEO digitamos lo siguiente en la barra de Dirección “Orfeo.cali.gov.co”
sin WWW. Ni nada, solo la dirección y oprimimos la tecla ENTER.

Pasamos a esta pantalla donde digitaremos nuestro usuario y la respectiva contraseña.

Pantalla de inicio donde encontramos todas las radicaciones pendientes en nuestra
bandeja de entrada

BANDEJA DE ENTRADA
Para entrar a mirar cada radicacion, unicamente se ingresa por la
fecha
Encontraremos 4 pestañas, la primera INFORMACION GENERAL donde encontraremos como su
nombre lo indica, la informacion general de esa radicacion. (Fecha de radicado, remitente, asunto,
VER IMAGEN EN OTRA VENTANA, direccion, Nº paginas)

4 PESTAÑAS
HISTORICO, donde encontraremos todo lo que ha pasado con esa radicacion desde que
llego a la recepcion, por donde ha pasado y que cambios le han hecho.
En la pestaña DOCUMENTOS es por donde anexamos nuestra respuesta hecha en
word previamente, le damos click en ANEXAR ARCHIVO.
Nos encontramos con esta nueva
ventana, donde anexaremos el
archivo o respuesta.
Solo señalaremos la parte donde
dice “Este documento sera
Radicado”

y tambien señalaremos la parte de

REMITENTE.

Lugo nos dirijimos a la parte donde

dice EXAMINAR para buscar el
archivo
Buscamos el archivo, en este caso, se guardo en el escritorio y se llama RESPUESTA A
OFICIO DE ORFEO, lo señalamos y le damos abrir.
 Luego pasamos a esta
pagina donde daremos click
en ACTUALIZAR

y seguido le daremos click

en CERRAR
Despues de haber anexado el archivo, nos encontraremos con esta nueva ventana, don de realizaremos
tres pasos para insertar la respuesta en la radicacion. Primero le daremos click en RADICAR.
Saldra esta ventana, don de le daremos ACEPTAR.
Esta ventana nos confirma el radicado, luego vamos a nuestra bandeja de entrada a buscar
nuevamente la radicacion para seguir con los otros dos pasos.
El segundo paso es TIPIFICAR, es decir, clasificar que tipo de documento estoy respondiendo.
En esta ventana seleccionamos LA SERIE – LA SUBSERIE – Y EL TIPO DE DOCUMENTO
Despues de seleccionar el tipo de documento le damos click
en INSERTAR

y seguidamente en CERRAR
El tercer paso es Re-Generar don de ya aplicamos todos los cambios para poder finalizar el proceso
de respuesta.
Nos sale este mensaje al cual le daremos click en ACEPTAR
Saldra este mensaje que nos confirma que hemos procesado la respuesta en su totalidad
Y por ultimo enviamos nuestra respuesta para la impresión, firma y envío correspondiente. Por
supuesto señalando primero la radicacion con la que queremos realizar cualquiera de los
procedimientos.