1

2





3

INTRODUCCIN

En el presente estudio de caso se describen y se analizan las actividades que se
realizan en el Departamento de Compras de METAPLUS S.A. de C.V. con el objetivo
de comparar la situacin actual con elementos tericos y en el caso de ser necesario,
generar propuestas que puedan ser aplicadas para una mejora continua.




















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GENERALIDADES DE LA EMPRESA



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METAPLUS S.A DE C.V


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UBICACIN
Anillo Perifrico por cruce va ferrocarril a Tizimn, Tablaje catastral 12514 Col.
Pacabtn C.P. 97160, Mrida, Yuc.


ANTECEDENTES
METAPLUS S.A. DE C.V. es una empresa enfocada a la manufactura,
comercializacin y mantenimiento de equipos de refrigeracin comercial. Pertenece
al Corporativo BEPENSA, grupo mexicano cuyo desempeo ha fortalecido sus
estrategias financieras y de mercado permitiendo consolidarse como la empresa ms
importante del sureste y norte de Mxico.


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METAPLUS est conformada por cuatro unidades de negocio:
GLACIAL
Fabricacin y comercializacin de equipos de refrigeracin para uso comercial o
industrial.
BOILEX
Fabricacin y comercializacin de calentadores de agua para uso residencial, con el
objetivo de ofrecer una mezcla de calidad, ahorro de energa y seguridad.
TERMOFIX
Servicios de mantenimiento y reparacin para refrigeracin comercial.
IMPLEMENTOS METLICOS
Fabricacin de implementos metlicos requeridos por el Corporativo BEPENSA.



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MISIN
Somos una organizacin de alto desempeo, que ofrece productos y servicios de
calidad. Orientada a la plena satisfaccin de nuestros clientes, consumidores y
colaboradores, a travs del equipo humano, innovacin y alta tecnologa,
contribuyendo con la sociedad generando utilidades que permiten nuestra
permanencia y desarrollo.

VISIN
Ser un grupo empresarial lder de firme desarrollo y solidez financiera en el mbito
nacional e internacional, diversificando e integrado en la industria de bebidas,
empaques, distribuciones motrices, maquinaria y negocios relacionados.

La misin y la visin anteriormente descritas, son presentadas como las de
METAPLUS, pero en realidad son las del corporativo BEPENSA. Es importante que
todas las organizaciones tengan una misin, una declaracin de su finalidad. Definir
la misin y la visin obliga a los directores a identificar cuidadosamente el alcance de
sus productos o servicios y definir con claridad el camino a seguir.
Es por ese motivo que se decide plantear una Misin y Visin especficamente para
METAPLUS S.A. DE C.V.




9


Robbins y Coulter (2005) plantean una serie de preguntas que son una gua para la
formacin de la misin, las cuales se han contestado para elaborar una propuesta
adecuada a METAPLUS.

Clientes: Quines son los clientes de la organizacin?
Las dems empresas del Corporativo Bepensa y quienes usan nuestros productos y
servicios.
Productos o servicios: Cules son los principales y servicios de la
organizacin?
El principal producto METAPLUS son los equipos de refrigeracin con la marca
GLACIAL y la empresa de servicios TERMOFIX que da mantenimiento y reparacin
para refrigeracin comercial.
Mercados: La organizacin en qu regin compite?
Principalmente en mercados de Centroamrica y Sudamrica aunque se exploran las
oportunidades mundiales.
Tecnologa: La organizacin est al da en tecnologa?
METAPLUS utiliza alta tecnologa y est apegada a los constantes cambios en este
rubro.
Preocupacin por la supervivencia, crecimiento y rentabilidad: La
organizacin est dedicada al crecimiento y la estabilidad econmica?
Realizamos las operaciones para producir utilidades y crecimiento que garanticen un
firme desarrollo y solidez financiera.


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Filosofa: Cules son las ideas, valores, aspiraciones y prioridades ticas
bsicas de la organizacin?
Contribuirle a la sociedad a travs de la satisfaccin de nuestros clientes,
consumidores y colaboradores, a travs del equipo humano que trabaja con
nosotros.
Concepto propio: Cul es la principal ventaja competitiva de la organizacin y
cules son sus capacidades centrales?
Ser parte de un grupo empresarial que ha logrado abarcar gran parte del territorio
nacional, y expandirse a nivel internacional. Est constituida por ms de 13,000
colaboradores y 50 empresas que son el eje dinmico del xito alcanzado.
Preocupacin por la imagen pblica: Es sensible la organizacin a las
inquietudes sociales y ecolgicas?
La organizacin es sensible y consiente de los cambios climticos que ocurren por
los altos niveles de contaminacin, compartimos la obligacin mundial de proteger el
ambiente natural.
Inters en los empleados: La organizacin considera activos valiosos a los
empleados?
METAPLUS busca personas que quieran aprender y dar sus aportaciones en equipo.
Ofrecemos un ambiente laboral seguro e igualdad de oportunidades.







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Para plantear la visin se han contestado las siguientes preguntas:
Cul es la imagen futura que queremos proyectar de nuestra empresa?
Una imagen de solidez financiera, una compaa confiable y respetada.
Cules son nuestros deseos o aspiraciones?
Establecer las unidades maquiladoras en los pases donde existen lazos
comerciales. Estandarizar la fabricacin de enfriadores. Abarcar todo el mercado
nacional.
Hacia dnde nos dirigimos?
A ser lderes en la manufactura y comercializacin de nuestros productos y servicios.

Al generar la visin se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:
Realista y posible de alcanzar, para que el esfuerzo en las acciones tenga
sentido para los integrantes de la organizacin.
Positiva y alentadora, para que en su consecucin congregue los esfuerzos
personales y del conjunto de la organizacin.
Orientada a objetivos y metas, es decir que en su construccin se vea qu se
pretende lograr y ste sea el norte.
Consistente con la Misin.






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MISIN propuesta
Somos una organizacin de alto desempeo, que ofrece productos y servicios de
refrigeracin para uso comercial o industrial. Orientados a la satisfaccin de nuestros
clientes y colaboradores, generando utilidades que garanticen nuestra permanencia y
desarrollo a travs del equipo humano, innovacin y alta tecnologa, compartiendo la
obligacin mundial de proteger el ambiente.

VISIN propuesta
Ser lderes en productos y servicios relacionados a los equipos de refrigeracin, en
bsqueda constante de diversificar nuestro mercado y fortalecer nuestros lazos
comerciales tanto en el mercado nacional como el internacional, con una filosofa de
mejora continua.
Ser lderes: Posicionando la marca en cualquier lugar donde exista la
comercializacin de nuestros productos y/o servicios.
Diversificar nuestro mercado:
Crecer un % anual en comercializacin del producto a nivel nacional
Crecer un % anual en comercializacin del producto a nivel internacional
Crecer un % anual en el establecimiento de plantas manufactureras a nivel nacional
Crecer un % anual en el establecimiento de plantas manufactureras a nivel
internacional




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GERENCIA
ABASTECIMIENTO

COMPRAS

ALMACN

Coordinador de
Compras

Coordinador de
Compras

Coordinador de
Compras

Coordinador de
Compras

Coordinador de
Compras

Jefe de Almacn
(Materia Prima)

Jefe de Almacn
(servicios)


ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
En METAPLUS, el Departamento de Compras es supervisado por el Gerente de
Abastecimiento. Se presenta a continuacin el organigrama (Figura 1.1) integrando al
Gerente de Abastecimiento y sus subordinados.












El Departamento de Compras no cuenta con un Gerente de Compras; es la Gerencia
de Abastecimiento la que controla al Departamento de Compras y Almacn. El
organigrama est bien aplicado y concuerda con las lneas de mando y jerarquas
observadas en METAPLUS, por esta razn se decide conservar el organigrama de la
misma manera.

Figura 1.1 Organigrama


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FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE COMPRAS
Gmez (1997) describe el Flujograma como un diagrama que expresa grficamente
las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este,
estableciendo su secuencia cronolgica. Segn su formato o propsito, puede
contener informacin adicional sobre el mtodo de ejecucin de las operaciones, el
itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida el tiempo empleado, etc.

METAPLUS no cuenta con un flujograma del proceso de compras, para realizarlo se
observ detalladamente cada actividad involucrada en el proceso y se plante de la
siguiente manera, Figura 1.2:



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Flujograma del Proceso de Compras
Administracin Almacn Depto. Solicitante
Depto.
Planeacin
Depto. De Compras
Inicio
Realizar
Explosin de
Materiales
Inicio
Recibir requisicin
de compra
Elaborar requisicin
de compra de
material No Estndar
Es una
requisicin de
compra de material
Estndar?
Enviar orden
de compra a
proveedor
Elaborar orden de
compra de
material Estndar
Elaborar orden de
compra de material
No Estndar
Seguimiento a la
orden de compra
Recepcin e
inspeccin de
artculos
Liquidacin de
factura y pago
Mantenimiento de
registros
Fin
SI NO
Figura 1.2 Flujograma del Proceso de Compras


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DESCRIPCIN DE PUESTOS



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DESCRIPCIN DE PUESTOS
Leenders, Fearon, England (1985) explican que una descripcin de puesto es una
resea del contenido bsico de los puestos que componen cada unidad
administrativa.
Toda descripcin debe contener la siguiente informacin.
Nombre del puesto
Ubicacin en organigrama (depto.)
Nmero de plazas
Objetivo del puesto
Especificaciones del puesto
o Competencias
o Preparacin
o experiencia
Responsabilidades y deberes
La descripcin de un puesto es de suma importancia ya que marca la pauta de cmo
se desenvolver una persona dentro de la organizacin. El saber cul es el objetivo
de cada puesto ayuda a que se logren los mismos.







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A continuacin se muestra la descripcin actual de los puestos del Departamento de
Compras de METAPLUS, donde se incluye al Gerente de Abastecimiento, que como
se explic anteriormente, es quien supervisa al Departamento de Compras.

Gerente de Abastecimiento
UBICACIN: Gerencia
OBJETIVO DEL CARGO: Suministrar y administrar en precio, calidad y cantidad a
los departamentos buscando optimizar los inventarios existentes en los almacenes.
COMPETENCIAS: Negociacin, facilidad de palabra, manejo de personal, trabajo en
equipo, comunicacin eficaz, liderazgo.
PREPARACIN: Ingeniero industrial o licenciado en administracin.
Experiencia: mnimo 5 aos en puesto similar (gerente departamento de compras /
almacn)
CONOCIMIENTOS en gestin de compras.
RESPONSABILIDADES: Analizar el proceso de abastecimiento del almacn y surtido
de productos, Supervisar el buen trabajo de todos los integrantes del departamento,
Negociacin de convenios con proveedores, licitaciones, relacin con todo aquello
que represente precios de materiales y componentes de la compaa. Tener un
seguimiento de inventarios de los almacenes, Suministro en tiempo a la lnea de
produccin.





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Coordinador de Compras
UBICACIN: Departamento de Compras
OBJETIVO DEL CARGO: Realizar la planeacin y compra del suministro de
materiales en tiempo, cantidad y calidad.
COMPETENCIAS: Liderazgo, capacidad de negociacin, comunicacin eficaz,
facilidad de palabra, sociable, habilidad numrica, habilidad en planeacin (tiempo y
operacin)
PREPARACIN: Ingeniero Industrial o Licenciado en Administracin
Experiencia: Mnimo 1 ao en puesto similar
CONOCIMIENTO en gestin de compras
RESPONSABILIDADES: Suministro adecuado (lo justo necesario) para la compaa,
Cotizaciones, Seguimiento de compra, Planeacin estratgica.

Se realiz una comparacin entre lo que debe contener una Descripcin de Puesto
(con referencia a la teora) y la documentacin de METAPLUS. Se proponen
pequeos cambios para complementar dicha informacin y se plantea un formato
que se encuentra en ANEXO 1 y ANEXO 2.








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DESCRIPCIN DE PUESTOS propuesta
GERENTE DE ABASTECIMIENTO
NO. DE PLAZAS: 1
DEPARTAMENTO: ABASTECIMIENTO
UNIDAD O DEPENDENCIA: METAPLUS
SUBORDINADOS: Coordinadores de compra, Jefes de almacn
OBJETIVO: Suministrar y administrar en precio, tiempo, calidad y cantidad a los
departamentos, buscando optimizar los inventarios existentes en los almacenes.
ESPECIFICACIONES DE PUESTO:
Competencias: Negociacin, Facilidad de palabra, Manejo de personal, Trabajo en
equipo, Comunicacin eficaz, Liderazgo, Planeacin estratgica, Organizado,
Iniciativa, Capacidad de anlisis
Preparacin: Ingeniero industrial o Licenciado en Administracin.
Experiencia: Mnimo 3 aos en puesto similar (Gerente departamento de compras /
almacn)
Conocimientos: Gestin de compras, Gestin de almacenes, Leyes, Logstica
Responsabilidades: Analizar el proceso de abastecimiento del almacn y surtido de
productos, Supervisar el buen trabajo de todos los integrantes del departamento,
Negociar convenios con proveedores, Realizar licitaciones, Relacin con todo aquello
que represente precios de materiales y componentes de la compaa, Seguimiento
de inventarios de los almacenes, Suministrar en tiempo a la lnea de produccin,
Desarrollar nuevas fuentes de abastecimiento, Realizar actividades de anlisis de


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valores, Estandarizar los artculos requeridos, Mantener estndares de calidad,
Establecer los procedimientos a seguir en las acciones de compras de la empresa,
Motivar e incentivar al personal bajo su cargo.

COORDINADOR DE COMPRAS
NO. DE PLAZAS: 5
DEPARTAMENTO: COMPRAS
UNIDAD O DEPENDENCIA: METAPLUS
SUPERIOR: Gerente de Abastecimiento
OBJETIVO: Realizar la planeacin y compra del suministro de materiales en tiempo,
cantidad, calidad y precio.
ESPECIFICACIONES DE PUESTO:
Competencias: Liderazgo, Capacidad de negociacin, Comunicacin eficaz,
Facilidad de palabra, Sociable habilidad numrica, Habilidad en planeacin,
Capacidad de anlisis.
Preparacin: Ingeniero industrial o Licenciado en Administracin.
Experiencia: Mnimo 1 ao en puesto similar
Conocimientos: Gestin de compras
Responsabilidades: Suministrar adecuadamente lo requerido en la compaa,
Realizar cotizaciones, Dar seguimiento a las compras, Desarrollar nuevas fuentes de
abastecimiento.





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PLANEACIN Y PRONSTICOS




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METAS DE PLANEACIN
METAPLUS no cuenta con metas explcitas dentro del Departamento de Compras,
aunque cada uno de ellos trabaje para cumplir asignaciones, no se han especificado
cules son las metas a cumplir como Departamento y equipo de trabajo.

Leenders, E. Fearon, B. England (2005) proponen una declaracin especfica de las
metas generales de las compras, que podran incluir los siguientes nueve puntos:
1. Proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales, abastos y servicios
requeridos para la operacin de la organizacin.
2. Conservar las inversiones y prdidas mnimas en inventario.
3. Mantenimiento de estndares o controles de calidad adecuados.
4. Encontrar o desarrollar vendedores competentes.
5. Estandarizar en lo que sea posible los artculos comprados.
6. Compra de los artculos y servicios requeridos al precio final ms bajo posible.
7. Mejorar la posicin competitiva de la organizacin.
8. Lograr interrelaciones de trabajo armoniosas, productivas, con otros
departamentos de la organizacin.
9. Alcanzar los objetivos de compras al menor nivel posible de costos de
administracin.





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Analizando lo propuesto por estos autores, se considera que el planteamiento de
estas metas es adecuado para METAPLUS, mantenemos esta propuesta como las
Metas de Planeacin de METAPLUS.

TIPOS DE PLANES CON DESCRIPCIN
Es normal dentro de una empresa que no exista una planeacin. Cuando ocurren
cambios en el entorno se deja la decisin de actuar de una u otra manera a los
directivos, quienes analizan las situaciones para brindar una solucin en el momento
en que sea requerido.
Este es el caso de METAPLUS, donde el Gerente de Abastecimiento es el
responsable de tomar las decisiones ante situaciones presentadas en el da a da. En
muchas ocasiones se toman buenas decisiones, pero el riesgo de cometer errores es
mayor cuando no se tiene una planeacin.
La planeacin nos ayuda a desarrollar habilidades y procedimientos que guen las
acciones futuras ante posibles acontecimientos, es por eso que planteamos una serie
de Planes para el Departamento de Compras que orienten las acciones a tomar ante
distintas situaciones.
PLAN 1
SITUACIN: Aumento sbito en los precios de algn material requerido
ACCIN:


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- Aumentar el inventario al nivel ms alto posible econmicamente antes del
incremento del precio.
- Si el incremento del precio ya sucedi, se mantiene el inventario sin realizar
compras el mayor tiempo posible.
PLAN 2
SITUACIN: Devaluacin de la moneda a la que se vende
ACCIN:
- Incrementar las ventas hacia otros mercados que no estn afectados
PLAN 3:
SITUACIN: Tendencia a la disminucin de los precios
ACCIN:
- Incrementar las compras hasta un nivel adecuado de inventario

DESCRIPCIN DE LA ESTRATEGIA DE NIVEL FUNCIONAL
Robbins (2005) describe la Estrategia Funcional de la siguiente manera:
Las estrategias funcionales respaldan a las estrategias empresariales. Para las
organizaciones que tienen departamentos funcionales tradicionales como
manufactura, marketing, recursos humanos, investigacin y desarrollo, estas
estrategias tienen que apoyar la estrategia empresarial.


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Estrategia empresarial: Se trata de determinar cmo debe competir la organizacin
en sus negocios. Para la organizacin pequea con slo una lnea de negocios o la
grande que no est diversificada en varios productos o servicios, esta estrategia se
superpone con la estrategia de nivel corporativo. En cambio, en las organizaciones
de varios negocios cada divisin tendr su propia estrategia que define los productos
y servicios que ofrece, los clientes a los que quiere llegar, etc.

Con respecto a la definicin de las estrategias funcionales de Robbins, hemos
propuesto las siguientes estrategias que se adecan a las actividades realizadas en
METAPLUS.

ESTRATEGIA: Incrementar la consignacin de artculos
ESTRATEGIA EMPRESARIAL RESPALDADA: Disminucin de Costos,
Aseguramiento de Suministro
OBJETIVO: Esta estrategia pretende disminuir los costos de almacenaje y
manejo de inventarios generados al tener materia prima en el almacn para la
lnea de produccin, como tambin asegurar el suministro de dichos
materiales.
PLAN DE ACCIN:
1. Gestionar con el proveedor un contrato anual con un volumen estimado de
material requerido en un ao.
2. El producto estipulado se coloca en el almacn SIN darle entrada en el
inventario.
3. Al momento de ser utilizado el material, se factura.


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ESTRATEGIA: Plazo de Pago a Proveedores a 90 das.
ESTRATEGIA EMPRESARIAL RESPALDADA: Incremento de flujo de
efectivo
OBJETIVO: Esta estrategia pretende incrementar un flujo de efectivo en la
organizacin.
PLAN DE ACCIN:
1. Gestionar en los contratos futuros un plazo de pago a los proveedores
de 90 das.
2. Negociar en los contratos existentes con plazos de pago a 30 das, un
cambio a plazo de pago a 90 das.

ESTRATEGIA: Establecer contratos con proveedores.
ESTRATEGIA EMPRESARIAL RESPALDADA: Aseguramiento del
suministro, Reduccin de Costos.
OBJETIVO: Esta estrategia pretende asegurar el suministro de materiales
de calidad y reducir el costo de los mismos.
PLAN DE ACCIN:
1. Hacer licitaciones para materiales estratgicos para la produccin:
Se realizarn contratos anuales para dos proveedores, asegurando el
60% de las compras para el proveedor ganador y el 40% restante para
otro proveedor.
*No se realizarn contratos de exclusividad.



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TCNICAS DE ELABORACIN DEL PRONSTICO CON SUS DESCRIPCIONES
Para elaborar los pronsticos en METAPLUS se consultan las opiniones de diversas
personas, se agrupan y revisan las estimaciones de ventas esperadas por los
vendedores, y luego se obtiene un pronstico global.
Este mtodo cualitativo es definido como propuesta del personal de ventas por
Heizer y Render (2007).
Propuesta del personal de ventas: En este mtodo cada vendedor estima que habr
en su zona. Estas previsiones se revisan posteriormente para asegurarse que son
realistas. A continuacin se combinan a nivel de distritos y de nacin para obtener
una previsin global.

Se describe detalladamente el mtodo utilizado en METAPLUS a continuacin:
El Departamento de ventas elabora un pronstico para productos tipo A y tipo B.
Recopila pronsticos de vendedores (Centro, Occidente, Bajo, Norte, Sureste) y
realiza un Excel con todos los Pronsticos y crea uno General. Los Pronsticos de
Ventas se realizan mensualmente (con tres meses de adelanto. Por ejemplo: en
enero se pronostica marzo).
Este pronstico se enva a Departamento de Operaciones para validar o en su caso
modificar el pronstico.

Utilizacin de los pronsticos para cada tipo de producto:


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A: Son los productos que generan el 80% de las ventas. Para este tipo de productos
se compra lo que gener el pronstico.
B: Son los productos que generan el 15% de las ventas. Se manejan mximos y
mnimos del inventario. Se compran con el pronstico solo los componentes crticos
(los mismos utilizados para el producto A), y hasta que existan las rdenes de
compra se completa el material.
C: Son los productos que generan el 5% de las ventas. Se compran todos los
materiales con rdenes de compra y se le especifica al comprador que se le surtir el
material en un tiempo de entrega de 8 10 semanas.

A la hora de generar el pronstico hay que tener cuidado con los intereses que
puedan tener, ya que normalmente van a subestimar o sobreestimar en funcin de la
metodologa de incentivos por ventas.
Si cobran un porcentual sobre las ventas, sobreestimarn la demanda con tal de que
no les falte producto para vender. Si cobran en funcin al grado en el cual superan
un objetivo, subestimarn la demanda, para negociar un objetivo menor y as
superarlo ms ampliamente o con menor esfuerzo.

Los pronsticos de opinin colectiva carecen del rigor de las tcnicas cuantitativas
pero no son necesariamente menos exactas. Con frecuencia la gente con un
profundo conocimiento del mercado tiene una sensacin que es difcil de definir,
pero que da buenos resultados pronosticados.



30

Sin embargo tomando en cuenta que los pronsticos realizados por el Departamento
de Operaciones tienen un porcentaje de asertividad menor al 30% (segn lo
afirmado por el Gerente de Abastecimiento), se recomendara utilizar un mtodo
cuantitativo para pronosticar sus ventas.

INSTRUMENTOS DE PROGRAMACIN CON SUS DESCRIPCIONES
El Departamento de Compras recibe la cantidad de material a comprar para cada tipo
de producto con una fecha lmite en que el producto ya es requerido en la lnea de
produccin. Estos datos son el resultado de la Explosin de Materiales que realiza el
Departamento de Operaciones con el sistema Microsoft Dynamics AX, utilizando el
pronstico de ventas.
Los Coordinadores de Compras son los encargados de planificar sus compras con
respecto a la fecha margen en que se requiere el material, comprando los materiales
al acercarse la fecha lmite para no tenerlos en el almacn con demasiada
anticipacin.
Esta forma de comprar les da los resultados esperados.

ESCENARIOS PLANEADOS
Se plantean los siguientes escenarios, el % debe ser llenado por la alta direccin con
respecto a sus metas organizacionales.


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Crecimiento de un % anual en comercializacin del producto a nivel nacional y
un % anual en comercializacin del producto a nivel internacional.
OBJETIVO: Incrementar la venta del producto as como su posicionamiento.

Crecimiento de un % anual en el establecimiento de plantas manufactureras a
nivel nacional y un % anual en el establecimiento de plantas manufactureras a
nivel internacional.
OBJETIVO: Descentralizar la produccin de la Planta Manufacturera de Mrida, a
razn de eliminar costos de traslado a los lugares donde se comercializa nuestro
producto.

PLANES DE CONTINGENCIA
El plan de contingencia propone una serie de procedimientos alternativos al
funcionamiento normal de una organizacin, cuando alguna de sus funciones
usuales se ve perjudicada por una contingencia interna o externa.
METAPLUS no cuenta con planes de contingencia, y es de suma importancia saber
qu acciones tomar ante situaciones presentadas que no sean del orden comn.
A continuacin se presentan planes de accin a realizar cuando se presenta alguna
de las siguientes situaciones no previstas.

SITUACIN NO PREVISTA: Cancelacin del abastecimiento de cierto material por
parte de algn proveedor.
PLAN DE ACCIN


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OBJETIVO: Tener el material necesario para continuar la lnea de produccin.
TCTICA:
1. Utilizar el stock de seguridad del material requerido.
2. Solicitar pedido a otro proveedor.
3. Establecer fecha de entrega.
4. Reponer la cantidad de material utilizada del stock de seguridad.

SITUACIN NO PREVISTA: Situacin (climatolgica, accidente, incendio, etc) que
imposibilite la utilizacin del almacn.
PLAN DE ACCIN
OBJETIVO: Tener un Almacn Provisional fuera de la Planta.
TCTICA:
1. Crear una lista de posibles almacenes del Corporativo Bepensa que puedan
utilizarse en caso de requerirse.
2. Asignar a una persona del Departamento de Abastecimiento que se encargue
del manejo de la lista:
a. Verificar cada bimestre con los Gerentes de Almacenes de la lista
cules estn disponibles
b. Verificar capacidad y tiempo disponible para un almacenamiento
provisional.






33










INDICADORES DE DESEMPEO


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INDICADORES DE DESEMPEO
El logro de la competitividad de la organizacin debe estar referido al
correspondiente plan, el cual fija la visin, misin, objetivos y estrategias corporativas
con base en el adecuado diagnstico situacional.

Los indicadores de gestin se convierten en los signos vitales de la organizacin, y
su continuo monitoreo permite establecer las condiciones e identificar los diversos
sntomas que se derivan del desarrollo normal de las actividades.

En una organizacin tambin se debe contar con el mnimo nmero posible de
indicadores que nos garanticen contar con informacin constante, real y precisa
sobre aspectos tales como: efectividad, eficiencia, eficacia, productividad, calidad, la
ejecucin presupuestal, la incidencia de la gestin, todos los cuales constituyen el
conjunto de signos vitales de la organizacin.

Segn Mora Garca (2002) un indicador es una magnitud que expresa el
comportamiento o desempeo de un proceso, que al compararse con algn nivel de
referencia permite detectar desviaciones positivas o negativas. Tambin es la
conexin de dos medidas relacionadas entre s, que muestran la proporcin de la
una con la otra.





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Todo se puede medir y por tanto todo se puede controlar, all radica el xito de
cualquier operacin, no podemos olvidar: lo que no se mide, no se puede
administrar. El adecuado uso y aplicacin de estos indicadores y los programas de
productividad y mejoramiento continuo en los procesos logsticos de las empresas,
sern una base de generacin de ventajas competitivas sostenibles y por ende de su
posicionamiento frente a la competencia nacional e internacional.

INDICADORES DE COMPRA Y ABASTECIMIENTOS
Estos indicadores estn diseados en funcin de evaluar y mejorar continuamente la
gestin de compras y abastecimiento como factor clave en el xito de la gestin de la
cadena de suministro de la compaa, donde se pueden controlar aspectos del proceso
de compras como de las negociaciones y alianzas estratgicas hechas con
proveedores.

Despus de un anlisis de los indicadores que seran ms efectivos en el Departamento
de Compras en METAPLUS, se realiza una propuesta de una serie de ellos.









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Certificacin de proveedores
Objetivo
Controlar la calidad de los proveedores y el nivel de integracin con los mismos.
Definicin
Nmero y porcentaje de proveedores certificados.
Clculo:
s proveedore Total
os certificad oveedores
Valor
_
_ Pr

Periodicidad
Este indicador se calcula cada mes.
Responsable
El responsable por el clculo del indicador es el Jefe de Compras.
rea que recibe el indicador
El indicador se presenta a la Direccin Administrativa, dentro de los 5 primeros
das de cada mes.
Beneficios
Costes de implantar controles adicionales en la recepcin de productos
provenientes de proveedores no certificados y riesgo de nivel de servicios
inadecuados, con implicaciones como: Coste de retornos, coste de volver a
realizar pedidos, retrasos en la produccin, coste de inspecciones adicionales de
calidad, prdida de ventas, etc.




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Calidad de los pedidos generados
Objetivo
Controlar la calidad de los pedidos generados por el rea de Compras.
Definicin
Nmero y porcentaje de pedidos de compras generadas sin retraso, o sin
necesidad de informacin adicional.
Clculo
100 *
sin
generados pedidos Total
problemas generados Pedidos
Valor
Periodicidad
Este indicador se calcula cada mes.
Responsable
El responsable por el clculo del indicador es el Jefe de Compras.
rea que recibe el indicador
El indicador se presenta a la Direccin Administrativa, dentro de los 5 primeros
das de cada mes.
Beneficios
Costos de los problemas inherentes a la generacin errtica de pedidos, como:
costo del lanzamiento de pedidos rectificadores, esfuerzo del personal de compras
para identificar y resolver problemas, incremento del costo de mantenimiento de
inventarios, prdida de ventas, entre otros aspectos.




38


Volumen de compra
Objetivo
Controla la evolucin del volumen de compra en relacin con el volumen de venta.
Definicin
Porcentaje sobre las ventas de los pesos gastados en compras.
Clculo
lasventas de Total
compra de Valor
Valor

Periodicidad
Este indicador se calcula cada mes.
Responsable
El responsable por el clculo del indicador es el Jefe de Compras.
rea que recibe el indicador
El indicador se presenta a la Direccin Administrativa, dentro de los 5 primeros
das de cada mes.
Beneficio
Conocer el peso de la actividad de compras en relacin con las ventas de la
empresa con el fin de tomar acciones de optimizacin de las compras y
negociacin con proveedores.
Grfico del indicador
Informacin para graficar el indicador de volumen de compra




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Entregas perfectamente recibidas
Objetivo
Controlar la calidad de los productos/materiales recibidos, y la puntualidad de las
entregas de los proveedores de mercanca.
Definicin
Nmero y porcentaje de productos y pedidos (lneas) que no cumplan las
especificaciones de calidad y servicio definidas, con desglose por proveedor
Clculo
100 *
recibidas compra de ordenes Total
rechazados Pedidos
Valor

Periodicidad
Este indicador se calcula cada mes.
Responsable
El responsable por el clculo del indicador es el Coordinador de Compras
rea que recibe el indicador
El indicador se presenta al Gerente de Abastecimientos, dentro de los 5 primeros
das de cada mes.
Beneficios
Costos de recibir pedidos sin cumplir las especificaciones de calidad y servicio,
como: costo de retorno, coste de volver a realizar pedidos, retrasos en la
produccin, coste de inspecciones adicionales de calidad, etc.




40

Entregas a tiempo de proveedores
Objetivo
Controlar el nivel de cumplimiento de las entregas de los pedidos realizados a
proveedores.
Definicin
Este indicador mide el nivel de cumplimiento de los proveedores realizando la
entrega de los pedidos en la fecha o periodo de tiempo pactado.
Clculo
entregados pedidos Total
tiempo a entregados Pedidos
Valor
Periodicidad
Este indicador se calcula cada mes.
Responsable
El responsable por el clculo del indicador es el Coordinador de Compras.
rea que recibe el indicador
El indicador se presenta al Gerente de Abastecimientos, dentro de los 5 primeros
das de cada mes.
Beneficios
Costo para la empresa de pedidos no recibidos, entre los cuales se encuentran: el
coste de mantenimiento de excesivo stock de seguridad, nivel de servicio al cliente
final y prdida de ventas.





41

Costos de compras vs. ventas
Objetivo
Analizar el costo de las Compras con respecto a las Ventas.
Definicin
Los costos de compras representan un porcentaje significativo de las ventas
totales, margen bruto y los costos totales de las empresa, por ello deben
controlarse permanentemente.
Clculo
100 *
COMPAIA LA DE VENTAS TOTAL
COMPRAS DE TOTALES COSTOS
Valor

Periodicidad
Este indicador se calcula cada mes.
Responsable
El responsable por el clculo del indicador es el Gerente General de la compaa.
rea que recibe el indicador
El indicador se presenta a la Direccin Administrativa, dentro de los 5 primeros
das de cada mes.
Beneficios
Sirve para controlar los gastos logsticos en la empresa y medir el nivel de
contribucin efectuado.






42












PROCEDIMIENTOS E INSTRUCCIONES





43



PROCEDIMIENTOS E INSTRUCCIONES
Los procedimientos describen, de forma clara y concisa, los pasos que se deben
seguir para iniciar, desarrollar y concluir una actividad u operacin, incluyendo entre
otras consideraciones, los elementos tcnicos que deben emplearse, las condiciones
que se requieren, el alcance y las limitaciones fijadas y el personal que interviene.
Deben incluir los datos precisos sobre los responsables de los resultados que se
quieren obtener y su posible delegacin. En ocasiones los procedimientos requieren
de determinadas especificaciones operativas relacionadas con actividades crticas
para el alcance de los objetivos. Estas especificaciones se desarrollaran de forma
documental a travs de las instrucciones tcnicas operativas o de trabajo. Aunque
las instrucciones de trabajo contienen los mismos apartados que un procedimiento y
su elaboracin tambin tiene las mismas etapas lgicamente, ni los apartados ni las
etapas de las instrucciones tcnicas o de trabajo tendrn el mismo contenido que los
procedimientos. El modelo de una instruccin tcnica puede ser muy diverso
dependiendo de su contenido y la accin concreta a realizar. La distincin entre
procedimientos e instrucciones se realiza, en la prctica comn, considerando que
los procedimientos proporcionan disposiciones para reas de actividades
determinadas. Las tareas individuales que se deben realizar en tales reas se
detallan en las instrucciones de trabajo.





44

Es importante que METAPLUS cuente con todos sus procedimientos documentados,
en este apartado se detallarn algunos que consideramos como los ms importantes.
Los procedimientos surgen del flujograma del proceso de compras, cada recuadro
del flujograma es un procedimiento que puede ser detallado. Para explicar un
procedimiento se pueden utilizar diversos mtodos, en este caso utilizamos el
diagrama de flujo con una descripcin escrita ms especfica. Las instrucciones de
trabajo son los pasos a seguir del procedimiento, cada paso debe de llevar una
instruccin de trabajo. Tambin en este caso han sido escogidas las de mayor
importancia.

En la tabla 1 siguiente se detallan todos los procedimientos surgidos del flujograma
con sus respectivas instrucciones de trabajo, estn divididas por departamentos. Los
marcados en rojo son las propuestas que se mostrarn posteriormente.
DEPARTAMENTO SOLICITANTE
Procedimiento para realizar una
requisicin de compra No
estndar
Instruccin para recibir solicitud
de compra
Instruccin para notificar al
empleado solicitante la negativa
y sus motivos
Instrucciones para ingresar al
sistema OP ADM
Instruccin para abrir el apartado
de requisicin de compra


45

Instruccin para llenar los
campos requeridos en el sistema
OP ADM para realizar una
requisicin de compra
Instruccin para solicitar al
corporativo dar de alta al artculo
requerido
DEPARTAMENTO DE PLANEACIN
Procedimiento para realizar la
explosin de materiales
N/A
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Procedimiento para realizar una
Orden de Compra de material
Estndar
Instruccin para ingresar al
sistema Microsoft Dynamics AX
Instruccin para entrar a la
bandeja comn en el sistema
Microsoft Dynamics AX
Instruccin para visualizar las
requisiciones de compra de cada
Coordinador
Instruccin para dar seguimiento
a las rdenes de compra
Instruccin para cambio de
proveedor


46

Instruccin para generar orden
de compra
Procedimiento para realizar una
orden de compra de material No
Estndar
Instruccin para ingresar al
sistema OP ADM
Instruccin para ingresar a la
bandeja de requisiciones de
compra
Instruccin para seleccionar la
requisicin de compra
Instruccin para analizar
proveedores
Instruccin para cotizar en el
sistema OP ADM
Instruccin para generar orden
de compra
Instruccin para llenar los
campos requeridos de la orden
de compra en el sistema OP
ADM
Procedimiento para enviar orden
de compra al proveedor
Instruccin para enviar orden de
compra al proveedor generada el
sistema Microsoft Dynamics AX
Instruccin para enviar orden de


47

compra al proveedor generada el
sistema PO ADM
Procedimiento para el realizar
seguimiento a la orden de
compra
Instruccin para el seguimiento a
la orden de compra
ADMINISTRACIN
Procedimiento para la
liquidacin de factura y pago a
proveedores
Instruccin para recibir la factura
Instruccin para verificar que la
factura este correcta
Instruccin para informarle al
proveedor que es encontraron
errores en la factura
Instruccin para informarle al
coordinador de compras que se
encontr algn error en la factura
Procedimiento para el registro
de las facturas
Instruccin para el registro de las
facturas
Almacn
Procedimiento para la recepcin
e inspeccin de artculos
Instruccin para recepcin de
materiales Estndar
Instruccin para la recepcin de
materiales No Estndar
Instruccin para la inspeccin de


48

materiales Estndar
Instruccin para la inspeccin de
materiales No Estndar

- Procedimiento para realizar una requisicin de compra de un material no
estndar. Ver ANEXO 3
- Procedimiento para realizar una orden de compra de un material no estndar.
Ver ANEXO 4
- Instruccin para llenar los campos requeridos en el sistema OP ADM para realizar
una requisicin de compra. Ver ANEXO 5
- Instruccin para cotizar en el sistema OP ADM. Ver ANEXO 6
- Instruccin para llenar los campos requeridos de la orden de compra en el
sistema OP ADM. Ver ANEXO 7












49











SISTEMAS DE INFORMACIN







50


SISTEMAS DE INFORMACIN

Microsoft Dynamics AX
Es el software utilizado por METAPLUS como sistema de informacin, siendo
ste una herramienta administrativa que optimiza muchos aspectos de suma
importancia dentro de METAPLUS y con ello al departamento de compras.
La importancia de un sistema de informacin dentro de una empresa,
especficamente dentro del departamento de compras, radica en que todo
procedimiento o tarea realizada dentro de este requiere o genera informacin de
diversa naturaleza. Esta aplicacin permite un incremento en eficacia y eficiencia
bastante significativo de la transmisin y utilizacin de la informacin de una
manera muy sencilla y puntual.

Microsoft Dynamics AX es una herramienta de administracin que optimiza
procesos financieros, relaciones con clientes y cadena de abastecimiento. Es fcil
de usar, funciona como y en conjunto con el conocido software de Microsoft.

OPEADM
El sistema de informacin OPEADM es un sistema cuya funcin principal es la de
administrar los recursos con los que cuenta una empresa, a su vez facilita el flujo
de informacin entre los distintos departamentos de sta, esto mediante la
creacin y asignacin de un bloque a dos o ms departamentos relacionados
entre s, tomando en cuenta la informacin que comparten; estos bloques estn


51

conformados por diferentes mens en los cuales se pueden visualizar y llevar
acabo diferentes actividades.

Descripcin de sistema de informacin
En METAPLUS ambos sistemas son usados como ERP ya que se complementan
y el propsito de esta fusin es facilitar el flujo de informacin entre todas las
funciones empresariales dentro de los lmites de la organizacin.
Por el momento METAPLUS an se encuentra en una etapa de implementacin
de Microsoft Dynamics AX, por ello de manera temporal el sistema OPEADM es
utilizado para seguimiento de materiales NO estndar y el AX para materiales
estndar, pero ambos operan de la misma forma.

Principales Funciones
Calcular la cantidad de material a comprar, analizando las existencias y faltantes
que hay en almacn, generar las rdenes de Compra, verificar el movimiento y
estado de cada producto y pedido (conforme a fecha, lugar, etc.), determinar los
inventarios y detectar sobre inventarios, crear claves de los materiales, crear los
formatos de requisicin, cotizacin y Orden de Compra.
De manera general recopila y almacena toda informacin relacionada con
rdenes de Compra, pedidos, fechas correspondientes, recepcin, adicin de
material, etc.





52


Descripcin
Entrada: Se da mediante el registro de las requisiciones de compra
generadas en los diferentes departamentos solicitantes o desde el
departamento de operaciones. Revisar IN01-01.
Almacenamiento: La informacin se encuentra disponible en el sistema
hasta el momento en que se le da una resolucin ya sea de surtida o
cancelada.
Procesamiento: El sistema realiza automticamente algunos clculos
necesarios, por ejemplo: el material requerido para cierta lnea de
produccin, tomando en cuenta el material existente en el almacn;
establece la fecha del trmino de una lnea de produccin, contemplando el
tiempo que tarda en reunirse el material necesario para llegar a cabo esta
misma.
Salida: Para una mayor visualizacin los datos pueden ser extrados en
una hoja de clculo, la cual contiene clave del Coordinador de Compras,
clave del producto, descripcin del artculo, unidades a producir, material
requerido para la lnea de produccin, unidades requeridas para la lnea de
produccin, fecha de entrega, entre otros datos importantes.







53

Departamentos involucrados en Microsoft Dynamics AX y OPEADM








Actividades realizadas de cada Departamento dentro de los sistemas de
informacin.

-Departamento de administracin: este departamento lleva el seguimiento de la
requisicin de pago y confirma su realizacin.
-Departamento de operaciones: ingresa el pedido, especificando la serie de
producto, cantidad y da de entrega.
-Departamento de almacn: confirma la entrada y salida de material del almacn.
-Gerencia de abastecimiento: el gerente generalmente por medio de este
sistema de informacin da seguimiento al proceso de abastecimiento, tambin
ingresa algn nuevo proveedor o cotizacin.
-Departamento de compra: actualiza las cotizaciones, ingresando el precio por
unidad de material. Realiza la peticin de nueva cotizacin.
-Departamento de calidad: lleva el seguimiento de la compra, para revisar la
entrada de pedido.
Depto. de
almacn
Depto. de
administracin
Depto. de
operaciones
Depto. de
calidad
Gerencia de
abastecimiento
Depto. de
compras
Microsoft Dynamics AX y
OPEADM
Figura 6.1 Relacin del Departamentos de METAPLUS involucrados en los Flujograma del Proceso de
Compras Microsoft Dynamics AX y OPEADM


54


Diagrama de la informacin intercambiada entre los distintos departamentos
y compras (EDI)

*Las lneas azules representan el envi de datos de abastecimiento a los
dems departamentos y proveedores.
*Las lneas rojas representan el envo de datos de los diversos
departamentos involucrados y proveedores al departamento de
abastecimiento.

Envo de datos:
La informacin que es enviada a los Departamentos de METAPLUS por parte del
Departamento de Compras es por medio de alguno de los dos sistemas de
informacin dependiendo del tipo de material. En caso de la informacin
intercambiada con el Proveedor es por medio de un correo electrnico generado
en el mismo sistema OPEADM o Microsoft Dynamics AX.



55

A continuacin se presenta el flujo de informacin hacia el Departamento de
Compras.
El departamento de almacn recibe la informacin concerniente a la
compra realizada, el da de entrega (da que ser recibida por su parte), cantidad,
entre otras especificaciones.
Departamento de calidad: es informado de un cambio de proveedor, as
como las especificaciones de compra.
Departamento de administracin: se le informa de falta de pago para que
este pueda tomar acciones correspondientes.
Proveedor: se le enva la orden de compra, as como necesidad de una
cotizacin actualizada y se tiene un seguimiento conjunto de la orden de compra.

Recepcin de datos:
La informacin que es recibe por parte de los departamentos de METAPLUS al
departamento de Compras es por medio de Microsoft Dynamics AX o OPEADM,
en caso de la informacin enviada por los Proveedores es por medio de un correo
electrnico visualizado en el mismo sistema de informacin.

El flujo de informacin se presenta a continuacin:

El departamento de operaciones provee de la informacin del producto a
fabricar, junto con la cantidad y la fecha de entrega.
Departamento de almacn: da entrada al material recibido al confirmar su
llegada eliminando as la orden de compra.


56

Gerencia de abastecimiento: realiza algunas actualizaciones
correspondientes a los proveedores, precios, etc.
Departamento de administracin: confirma la realizacin del pago a
proveedor.
Proveedor: este informa del precio actual de la materia requerida, as como
el estado del material de orden de compra enviada.






57











POLTICAS




58

POLTICAS
Las Polticas se consideran planes, dado que son enunciados generales que guan
las acciones y decisiones de las organizaciones. Las polticas son criterios de accin
aprendidos por la empresa. Garza, Juan (2003)

Las polticas son normas para tomar decisiones, que ha diferencia de las reglas, una
poltica establece parmetros generales para quien decide, ms que declarar
explcitamente qu debe hacer o no debe hacerse. Las polticas contienen un trmino
ambiguo que deja la interpretacin a quien decide. Robbins,(2005)

Un departamento de Compras debe contar con polticas enfocadas a las fuentes de
abastecimiento, especificaciones de producto, precio y calidad, investigacin y
desarrollo, compras reciprocas, tica, compras anticipadas y venta de desperdicio.
Tomando en cuenta estos enfoques se redactaron las siguientes polticas que se
creen pertinentes para el departamento de Compras de METAPLUS.

Fuentes de abastecimiento
- Es responsabilidad del Gerente de Abastecimiento evaluar constantemente
a los proveedores, para mantener en cartera a los mejor calificados.
- No se otorgar en ninguna operacin anticipos a proveedores, salvo casos
especiales en que se cuente con autorizacin de la Gerencia General.
Especificaciones


59

- Cuando un pedido recibido no cumple con las especificaciones se notificar
al proveedor para realizar cambio o ajustes necesarios.
- En los casos donde la compra tenga un alto nivel de especificidad, como
por ejemplo maquinaria, equipo e instalaciones de fbrica, la seleccin ser
hecha en conjunto con el gerente responsable del Departamento que
solicita la compra.
- El material recibido solo se acepta cuando cuenta con la factura
correspondiente.
- Cuando una requisicin de compras realizada por algn Departamento
exceda los cincuenta mil pesos, deber ser aprobada por la Direccin
General.
- Todas las compras deben ser respaldadas por una orden de compra
emitida por un Coordinador de Compras, de lo contrario METAPLUS no se
har responsable del pago.
Precio y calidad
- Se establecer hasta donde sea posible, la estandarizacin en las compras.
- Ser responsabilidad de cada Coordinador de Compras actualizar en el
sistema los precios de los materiales cada 2 meses.
- Es responsabilidad de los Coordinadores de Compras decidir entre la mejor
alternativa con respecto a los proveedores en cartera.


60

- Se pedir cotizacin a 3 proveedores como mnimo por cada requisicin de
compra.
Investigacin y desarrollo
- El gerente de abastecimiento es responsable de la negociacin y seleccin
de proveedores.
- Se deber conceder a todos los proveedores oportunidad de cotizar en
igualdad de circunstancias.
- Los proveedores a quien se recurra debern ser aquellos que renan las
mejores caractersticas en estos aspectos:
a) Buena posicin financiera
b) ptima calidad
c) Costos convenientes
d) Cumplimiento de contratos
e) Considerable tica
tica
- Toda comunicacin que exista entre proveedores y jefaturas de otros
departamentos deber manifestarse al jefe de Compras para tomar
conjuntamente la decisin final.


61

- Toda correspondencia con los proveedores deber ser canalizada a travs
del Departamento de Compras, incluyendo reclamaciones y ajustes con los
mismos.
- Sern considerados en carcter confidencial todos los presupuestos,
cotizaciones e informacin general proveniente de proveedores respecto a
agentes externos a la funcin de compras.
- Para preservar la imagen e integridad del comprador y de la empresa, no
debern aceptarse regalos o incentivos de proveedores.
- Ser responsabilidad de todos los colaboradores involucrados directa o
indirectamente en las actividades de compras y particularmente de los
supervisores, resguardar el buen nombre de METAPLUS, estableciendo y
preservando relaciones adecuadas entre la empresa y sus proveedores.
- En caso de enfermedad o inasistencia se deber notificar al Gerente de
Abastecimiento.







62








ESTRATEGIAS DE COMPRAS





63


ESTRATEGIAS DE COMPRAS
El Departamento de Compras de METAPLUS no tiene definidas estrategias para
realizar sus compras. Se basan en comprar lo requerido para la lnea de produccin
o los pedidos generados por los Departamentos de la Empresa.
Las estrategias generales de compras deben estar relacionadas tanto con las
necesidades de la empresa en la actualidad como las necesidades futuras. En lo
anterior radica la dificultad para establecer estrategias efectivas y constantes.
Carter (1999) propone un esquema de anlisis que permite discriminar insumos por
lo crtico de su riesgo (el riesgo implica su carencia para el sistema) y su costo o
valor para el cliente. Este esquema permite plantear estrategias de abastecimiento
diferentes segn el tipo de insumo de que se trate, y aun estrategias de migracin de
insumos de uno a otro cuadrante (en general es conveniente evitar tener insumos
crticos).






Figura 8.1 Matriz de Carter


64

Con este esquema, se plantean las siguientes estrategias para cada tipo de
producto:
PRODUCTOS TCTICOS
Son productos de rutina que pueden ser comprados fcilmente, como productos
de papelera, mantenimiento y administrativos.
ESTRATEGIA: Compra por lotes cada determinado tiempo
OBJETIVO: Esta estrategia pretende disminuir las compras minoristas e
incrementar compras por lote.
PLAN DE ACCIN:
1. Realizar un anlisis estadstico de las compras realizadas por los
departamentos para determinar los productos que son adquiridos con mayor
frecuencia.
2. Realizar una Grfica de Pareto para identificar los productos que generan el
80% del volumen de compras.
3. Para los productos seleccionados, establecer un promedio de compra y
establecer el tiempo de resurtido.
4. Cotizar con los proveedores nuevos precios.
5. Realizar compras por lote
Ventajas:
Reduccin de transacciones
Disminucin de costos
Desventajas:
Posible generacin de stock


65


PRODUCTOS ESTRATGICOS
Son aquellos que proporcionan ventajas competitivas. En este punto se ubican los
materiales para la lnea de produccin.
ESTRATEGIA: Incrementar la consignacin de artculos
OBJETIVO: Esta estrategia pretende disminuir los costos de almacenaje y manejo
de inventarios generados al tener materia prima en el almacn para la lnea de
produccin, como tambin asegurar el suministro de dichos materiales.
PLAN DE ACCIN:
1. Gestionar con el proveedor un contrato anual con un volumen estimado de
material requerido en un ao.
2. El producto estipulado se coloca en el almacn SIN darle entrada en el inventario.
3. Al momento de ser utilizado el material, se factura.
Ventajas:
Disminucin de costos de almacenaje e inventarios
Aseguramiento del suministro del material
Desventajas:
Dependencia con el proveedor
No se desarrollan proveedores alternos



66


PRODUCTOS CRTICOS
Son aquellos productos que generan un alto riesgo cuando hacen falta.
ESTRATEGIA: Establecer contratos con proveedores.
OBJETIVO: Esta estrategia pretende asegurar el suministro de materiales de
calidad y reducir el costo de los mismos.
PLAN DE ACCIN:
1. Hacer licitaciones para materiales estratgicos para la produccin:
Se realizarn contratos anuales para dos proveedores, asegurando el 60% de las
compras para el proveedor ganador y el 40% restante para otro proveedor.
*No se realizarn contratos de exclusividad.
Ventajas:
Aseguramiento del suministro del material
Reduccin de costo
Desventajas:
Dependencia con proveedor
No se desarrollan proveedores alternos





67









CALIDAD



68

CALIDAD EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
METAPLUS siendo una empresa perteneciente al corporativo BEPENSA requiere de
una alta calidad dentro de sus procesos y debe cumplir con ciertos parmetros de
calidad, importantes para que el producto final sea el mejor en el mercado.
Dentro del departamento de Compras de METAPLUS la calidad del proceso es muy
importante, ya que de la calidad de la compra y su realizacin depender el resultado
final, que se traducir en la satisfaccin del cliente y a su vez, en el ingreso y
prestigio de la organizacin.
Para contar con la calidad requerida en las Compras se debe de dar suma
importancia a aspectos importantes como:
-Comprar el producto adecuado: Este punto es clave, ya que comprar el producto
equivocado puede traducirse en una prdida monetaria bastante significativa para la
organizacin.
-Tener material disponible en el tiempo adecuado: Esto incluye el aspecto de
contar con proveedores de calidad, que realicen sus entregas en el momento
acordado, as como en la cantidad necesaria.
-Pagar el mejor precio: en este aspecto la calidad no quiere decir comprar al precio
ms bajo, sino al mejor, respecto a lo requerido.
Haciendo una comparacin entre los aspectos que hacen que el proceso de Compra
tenga calidad y lo observado en el departamento de Compras se concluye que el
Departamento de Compras de METAPLUS no cuenta con una calidad del 100% ya
que algunas actividades no se cumplen satisfactoriamente. Un ejemplo de esto es
que cerca 30% de las rdenes de Compra no llegan en el momento adecuado.


69

MATRIZ DE CALIDAD
PROCESO
Requisicin de
Compra
Aprobacin de
requisicin
Cotizacin
Eleccin de
proveedor
Realizacin de
Orden de
Compra
ESTANDARES

Llenado
correcto en el
sistema
conforme a la
instruccin
IN01-01

Gerente de
Abastecimiento
< $50, 000
Direccin
General
> $50, 000
3 Cotizaciones
Mejor proveedor
(tiempo/costo)
Llenado
correcto en el
sistema
conforme a la
instruccin
IN03-01
MTODO DE
ACCIN
Ninguno








PROBLEMAS
CONOCIDOS
No se
elaboran las
requisiciones
de manera
correcta.
Ninguno
No se realizan las
3 cotizaciones.
La eleccin es
bajo criterio, no
existe un
estndar
Ninguno
RESULTADOS
La requisicin
es rechazada.
La requisicin
est
incompleta,
genera
prdida de
tiempo.
Aprobacin o
rechazo de la
requisicin de
compra
La posible
perdida de un
mejor precio
Posible mala
eleccin del
proveedor
Orden de
Compra
correcta
REA
Departamento
Solicitante
Gerencia de
Abastecimiento
o Direccin
General
Depto. Compras Depto. Compras
Depto.
Compras

SISTEMAS DE CALIDAD UTILIZADOS EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Para tener buenos estndares de calidad en el departamento de compras, se debe
implementar un sistema de calidad. Dentro de la organizacin se exige que se
cumpla con de la norma ISO 9001-2008 enfocado al proceso de abastecimiento.
La certificacin de ISO 9001 aumenta la confianza en productos y servicios provistos
por las organizaciones, en las relaciones entre empresas, en la seleccin de
proveedores, en la cadena de suministros y para la obtencin de contratos.


70

-Proceso de Compras: La organizacin debe asegurarse de que el producto
adquirido cumpla con los requisitos de compra especificados. La organizacin debe
evaluar y seleccionar los proveedores en funcin de su capacidad para suministrar
productos de acuerdo con los requisitos de la organizacin. Para esto el Gerente de
Abastecimiento se rene con los Proveedores y es este el encargado de realizar las
negociaciones.
-Informacin de las Compras: La informacin de las compras debe describir el
producto a comprar, incluyendo cuando sea apropiado los requisitos para la
aprobacin del producto, procedimientos, requisitos para la calificacin del personal y
requisitos del sistema de gestin de calidad. La punto de calidad no se de gran
dificultad para METAPLUS, ya que el sistema de informacin requiere de todos los
datos, por lo que no hay lugar para error alguno.
-Verificacin de los productos comprados: La organizacin debe establecer e
implementar la inspeccin u otras actividades necesarias para asegurarse de que el
producto comprado cumple los requisitos de compra especificados. En METAPLUS
los encargados de recibir el producto son el personal de Almacn y Calidad, los
cuales deben cuidar hasta el ltimo detalle de la factura y material.

Para poder contar con la certificacin ISO-9001-2008, es necesario contar con
ciertos documentos como los siguientes mencionados.
Manual de Calidad.
Manual de acciones correctivas.
Manual de acciones preventivas.
Manual de control de documentos.


71

Manual de control de registros.
Manual para el control del producto no conforme.
Manual para la realizacin de auditoras internas.

METAPLUS tiene estos documentos a nivel corporativo por lo que todo el personal
tiene acceso a estos y est obligado a seguirlos.
Para poder mejorar la calidad dentro del Departamento de Compras de METAPLUS
es necesario que todos los miembros conozcan el contenido de dichos manuales.

INDICADORES
Indicadores de calidad se encuentran en ANEXO 8.
CONTROLES INTERNOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.
METAPLUS no cuenta con controles interno por lo tanto proponemos lo siguiente:
Controles:
- Verificacin de los datos de la factura del proveedor.
- Comparar la factura recibida al momento de recibir el material con la orden
de compra.
- Solicitar cotizacin a un mnimo de tres proveedores.
- Revisar la existencia de material, antes de emitir una orden de compra.
- Registrar la recepcin de materiales.
- Beneficios:
- Aseguramiento el logro de los objetivos planteados.
- Mejor aprovechamiento de los recursos.
- Cumplimiento con las normas, polticas, procedimientos establecidos en el
departamento.



72

ACCIONES QUE TOMAN ANTE LOS ERRORES
1. Si el programa asigna un proveedor que no puede cumplir con la orden de compra, el
responsable de cambiarlo es el coordinador de compras, de no hacerlo se le
penalizar.

2. Cuando la persona que haya generado la requisicin de compra no este satisfecha
con el material recibido, se verificar la causa, si la causa es del proveedor se le
notificar, si la causa es del sistema se levantar un reporte del fallo.

3. Cuando el pago de la factura se retrase, Cuentas por Pagar deber notificar a
compras para que ste notifique al proveedor expidindole una carta con los motivos
del retraso.


73

TABLA. PUNTO DE CONTROL
QU? CMO? CUNDO? DNDE? QUIN? POR QU?
No se
elaboran las
requisiciones
de manera
correcta
Generando
bloqueos en el
sistema al
momento de darle
entrada a los
datos
2 meses
Sistema
OP ADM
Direccin
General
Porque se
generan
requisiciones de
compras con
errores y
necesitan ser
corregidas por el
Coordinador de
Compras
No se realizan
las 3
cotizaciones
Generando un
aviso que
confirme el
requerimiento de
3 cotizaciones
2 meses
Sistema
OP ADM
Direccin
General
Para mantener
actualizada la
informacin
La eleccin
del proveedor
es bajo
criterio, no
existe un
estndar
Elaborar un
formato que
permita
seleccionar la
alternativa del
mejor proveedor,
dndole valor a
diversos criterios
de evaluacin
1 mes
Depto.
Compras
Gerente de
Abastecimie
nto
Para elegir al
proveedor que
sea la mejor
alternativa




74








SELECCIN DE PROVEEDORES



75


SELECCIN DE PROVEEDORES
Los proveedores son una parte muy importante para las empresas ya que ellos
son los encargados de abastecer los materiales requeridos.
En METAPLUS el Gerente de Abastecimiento es el encargado de seleccionar a
los proveedores, esto lo realiza de acuerdo a su criterio. Es importante contar con
un check list para la seleccin de proveedores, as como tambin calificarlos para
evaluar su desempeo.

DESCRIPCIN DE PROVEEDORES FIJOS Y/O VARIABLES
METAPLUS no cuenta con proveedores fijos, ya que la forma de comprar es con
base a un anlisis que realizan las Coordinadoras de Compras, refirindose a un
listado de proveedores donde eligen quien tenga el menor precio. Tienen
proveedores a quienes les compran frecuentemente, pero eso no les hace el nico
proveedor, ya que si en cierto momento tienen una variacin en el precio de su
producto, la Coordinadora tiene la libertad de escoger el proveedor que ms le
convenga. No existe un compromiso por ninguna de las partes. Es por lo
mencionado anteriormente, que todos los proveedores de METAPLUS son
proveedores variables.

Se propone evaluar a los proveedores para mantener estndares de calidad,
tiempo de entrega, y asegurar el resurtido de los productos claves para la


76

produccin. Para estos productos, los proveedores que sean elegidos sern los
proveedores fijos y se establecern convenios con ellos.

La empresa debe contar con un padrn de proveedores en el cual se describe el
estatus de cada uno, el cual puede ser Aprobado, Condicionado y nico.
Aprobado: Son los proveedores fijos, se tiene un convenio con ellos, no se
requiere cotizacin, se les da prioridad al solicitar un pedido.
Condicionado: Son proveedores variables, se les solicita producto solo cuando
no se tiene un proveedor Aprobado, o cuando este no puede surtir el pedido. Se
hacen 3 cotizaciones de diferentes proveedores antes de que se seleccione uno.
nico: Son los proveedores de piezas de maquinaria, ya que por garanta de la
misma, no se pueden adquirir piezas con otro proveedor.

CHECK LIST DE LAS CARACTERSTICAS QUE DEBE TENER UN PROVEEDOR
PARA SER ACEPTADO COMO TAL.

LISTA DE VERIFICACIN PARA LA ACEPTACIN DE LOS PROVEEDORES
Proveedor: Respues
ta
Observacion
es
Puntos a considerar: Si No
1. Cuenta con Misin y Visin documentada?

2. Existen organigramas bien definidos, al menos de



77

los puestos que afectan la calidad del material
establecido?
3. Cuenta con Polticas de Calidad?

4. Cuenta con un Sistema de Gestin de Calidad?

5. Existe un representante o comit de la calidad que
se encargue de revisar la conveniencia y efectividad
del Sistema de Gestin de Calidad establecido?

6. Existe un manual de Sistema de Gestin de
Calidad?

7. Cuenta con planes de calidad establecidos para
obtener la calidad en el producto?

8. Cuenta con alguna Certificacin?

9. Tienen auditoras internas de Calidad?

10. Cuentan con alguna persona que se asegura del
cumplimiento de los requisitos acordados en el
pedido o contrato?

11. Estn definidos los insumos y/o materias primas
que afectan la Calidad del material?

12. Cuentan con algn procedimiento para evaluar a
sus Proveedores?

13. Existen procedimientos que controlen la proteccin
del producto en su manejo, almacenamiento,
empaque y entrega?

14. Cuentan con procedimientos de inspeccin de los
materiales?



78

15. Cuenta con procedimientos para la rastreabilidad de
los materiales?

16. Existe servicio posterior a la venta del producto
especificado en el contrato?

Total


Para poder aprobar el check list y as poder entrar a la cartera de proveedores de
METAPLUS se necesita tener un 80% de buenas respuestas (S).

CARACTERSTICAS FINANCIERAS PARA LA SELECCIN DE LOS
PROVEEDORES
Para continuar con la propuesta de establecer proveedores fijos para METAPLUS,
se pretende realizar un anlisis financiero para la seleccin de los proveedores.

El proveedor debe:
- Tener excelentes referencias de crdito
- Tener un estado financiero slido
- Tener la capacidad de solventar un crecimiento estable anual del pedido en
un 5% anual
- Tener la capacidad de solventar pedidos extraordinarios




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CARACTERSTICAS SOBRE LA CALIDAD DEL PRODUCTO PARA LA
SELECCIN DE PROVEEDORES
En METAPLUS se toma muy en cuenta la calidad de los materiales para la
seleccin de proveedores, entre las caractersticas importantes est la ficha
tcnica de cada uno de sus productos, capacidad de respuesta ante casos
extraordinarios, disponibilidad de la informacin actual de los costos, entre otras.

EVALUACIN DE LOS PROVEEDORES
Evaluacin de Proveedores

Preguntas Peso Calificacin Peso
ponderado
Embarque y empaque
1. Enva los pedidos en tiempo? 0.09
2. Tiene capacidad de respuesta ante un
caso extraordinario?
0.09
3. Sus productos son enviados
empaquetados?
0.07
Total 0.25
Calidad


80

4. Mantiene un mejoramiento constante en
sus productos?
0.1
5. Siempre tiene disponible el material
solicitado?
0.1
6. Mantiene precios competitivos con
respecto a sus competidores?
0.1
7. Mantiene las especificaciones de calidad
establecidas en el convenio?
0.1
Total 0.4
Estabilidad en sus entregas
8. Entrega el material con las
especificaciones?
0.1
9. Cumple con el tiempo de entrega
establecido?
0.1
Total 0.2
Deseo de cooperacin
10. Proporciona informacin real cuando esta
se solicita?
0.075
11. Mantiene una comunicacin contante con
METAPLUS?
0.075
Total 0.15

Total
Ponderado




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Las calificaciones resultantes de la evaluacin de proveedores refleja los distintos
tipos de proveedores a los que METAPLUS cataloga como:
* Proveedor excelente
* Proveedor bueno
* Proveedor regular
* Proveedor malo



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Tabla de valor ponderado
Calificacin 1 2 3 4 5
Ponderacin 0.2 0.4 0.6 0.8 1.0

1. La calificacin que se le asigne a cada una de las respuestas
deber ir entre uno y cinco, siendo el uno la calificacin ms baja
y el cinco la ms alta.
2. El peso ponderado de cada pregunta se sacara mediante la
calificacin asignada, multiplicada por la ponderacin asignada en
la tabla anterior.
3. El total de ponderado es la sumatoria de todos los pesos
ponderados de cada pregunta.
Tipo de proveedor segn la calificacin total.
Proveedor excelente: Son los proveedores con una calificacin entre 90% y
100%.
Proveedor bueno: Son los proveedores con una calificacin entre 80% y 89%.
Proveedor regular: Son los proveedores con una calificacin entre 70% y 79%.
Proveedor malo: Son los proveedores con una calificacin entre 0% y 69%.







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